Дифференцированный подход к описанию документальных материалов (Методические рекомендации)

Документальные материалы Государственного архивного фонда Союза ССР (ГАФ СССР), содержащие информацию большой политической, научной и хозяйственной ценности, могут быть использованы только с помощью специально создаваемой системы научно-справочного аппарата (НСА) государственных архивов. Составной частью такой системы НСА государственного архива является система каталогов документальных материалов, которая должна обеспечить сквозной поиск информации по всем фондам данного архива.

Необходимость включения в систему каталогов архива информации о всех архивных фондах, различная информационная значимость этих фондов, растущие потребности в документной информации и соображения экономического характера обусловили разработку методики дифференцированного подхода к описанию документов ГАФ СССР при каталогизации.

Методические рекомендации "Основы дифференцированного подхода при каталогизации" являются вторым выпуском серии пособий "Дифференцированный подход к описанию документальных материалов". /1/ Рекомендации используют и развивают главные идеи и положения "Основных правил работы государственных архивов" (М., 1962) и методических указаний к "Схеме классификации документальных материалов" (М., 1962), внедренных Главным архивным управлением при СМ СССР в практику работы государственных архивов. Пособие строится на базе теоретических положений советского архивоведения с учетом достижений в области библиотековедения и информатики. В его основу легли результаты анализа методического и практического опыта работы архивных учреждений.

Цель рекомендаций - оказать помощь в работе по созданию каталогов документов государственных архивов. Для более полного восприятия проблемы каталогизации в пособие включены вопросы, выходящие за рамки собственно дифференцированного описания документов. В частности, в первом разделе рекомендаций дан анализ возможной структуры системы каталогов и основы взаимосвязи элементов этой системы. В пособии рассматриваются сущность дифференцированного подхода при каталогизации, методы выбора архивных фондов, их структурных частей, отбора единиц хранения, документов и сведений из них для описания на каталожных /2/ карточках; предлагается конкретная методика описания документальных материалов при каталогизации в связи с требованиями дифференцированного подхода.

Положения рекомендаций распространяются на работу с документами, характерными для периода XIX - XX вв. /3/ Методические рекомендации рассчитаны на применение в государственных архивах, но их можно использовать и в работе ведомственных архивов. В рекомендациях изложены основные положения, которые должны уточняться и конкретизироваться при подготовке рабочих инструкций, памяток и других пособий для проведения каталогизации документальных материалов применительно к особенностям конкретного архива.

Ценные советы и практическая помощь при подготовке рекомендаций были получены от отделов научно-методической работы и научно-справочного аппарата, центральных государственных архивов СССР Главного архивного управления при СМ СССР, Главного архивного управления при СМ СССР, Московского государственного историко-архивного института, Центрального государственного архива народного хозяйства СССР, Центрального государственного военно-исторического архива СССР, Центрального государственного исторического архива СССР, Центрального государственного архива РСФСР, Архивного управления при СМ БССР, Архивного управления Леноблгорисполкомов, Центрального государственного архива г. Москвы, Государственного архива Московской области, Государственного архива Оренбургской области, Государственного архива Черниговской области, рукописного отдела Государственной публичной библиотеки им. М.Е. Салтыкова-Щедрина и сектора экспертизы документальных материалов ВНИИДАД.

Каталог. Система каталогов

Каталог документов /4/ служит межфондовым архивным справочником, в котором сведения о содержании документальных материалов располагаются в соответствии с определенной схемой классификации. Его можно рассматривать в качестве документной информационно-поисковой системы, предназначенной для выдачи сведений о наличии или отсутствии в архивных фондах требуемой информации и адреса хранения (поисковых данных) соответствующих документов.

Совокупность различных по содержанию и построению взаимодополняющих и взаимосвязанных каталогов представляет собой систему каталогов документов, которая является частью системы научно-справочного аппарата государственного архива и позволяет осуществлять многоаспектный поиск информации.

Система каталогов государственного архива должна отвечать ряду требований. Главным среди них следует считать соответствие принципов построения каталогов их целевому назначению, а также рациональную структуру каталогов при возможно большем разнообразии аспектов информационного поиска, исключение параллелизма в группировке информации, отражаемой в различных каталогах системы.

Состав системы каталогов для различных звеньев государственных архивов и архивов разного профиля неодинаков. Однако существует некоторая стабильная часть системы, присущая всем государственным архивам.

Систематический каталог и предметный указатель к нему

Центральным элементом системы является систематический каталог документов. В качестве наиболее крупных группировок сведений о содержании документов в нем выступают отрасли знания и деятельности общества, расположенные в логической последовательности. В настоящее время в государственных архивах СССР для организации систематических каталогов советского периода применяется "Схема классификации документальных материалов" (СЕК), подготовленная и введенная в действие ГАУ при СМ СССР. /5/ Для каталогов дореволюционного периода используются индивидуальные схемы классификации, разработанные архивами. /6/ Поиск информации в систематическом каталоге ведется от общего к частному. Систематический каталог содержит сведения на разных уровнях обобщениях (в том числе, на уровне отсылочной карточки к другим каталогам системы и справочникам системы НСА архива) обо всем документальном комплексе архива. Благодаря такому комплексному характеру содержания и логической структуре построения систематический каталог способен выдавать информацию в целом по отраслям знания и деятельности общества, воспроизводить связи между событиями и явлениями, зафиксированными в документальных материалах. Все это определяет центральное положение в системе каталогов архива.

Однако комплексный характер информации систематического каталога, особенности схемы систематической классификации, удовлетворяя задачам проблемного поиска информации, в то же время, могут затруднить поиск информации по конкретному вопросу или отдельному объекту. Организовать такой поиск информации в систематическом каталоге позволяет предметный указатель к каталогу. Предметный указатель к систематическому каталогу состоит из расположенных в алфавитном порядке основных предметных понятий, содержащихся в систематическом каталоге, и соответствующих им индексов систематического каталога. Предметный указатель целесообразно организовывать на основе алфавитно-предметного указателя к СЕК.

Предметные каталоги

Предметные каталоги, входящие в систему, предназначены для поиска информации по специально заданному направлению, ограниченному их целевым назначением. Среди предметных каталогов следует в первую очередь назвать именной и географический.

Именной каталог - разновидность предметного каталога, основанием деления в котором является имя. /7/ Каталожные карточки в нем концентрируются в единый комплекс и систематизируются в алфавитном порядке имен. Дальнейшая последовательность расположения карточек может быть различной. Существующие в некоторых государственных архивах именные каталоги, классифицирующие информацию по темам, т.е. построенные по логической структуре, приводят к параллелизму в группировке информации именного и систематического каталогов. Не удовлетворяет требованиям системы каталогов и размещение сведений о лицах в разделе "Персоналии" или тематических разделах систематического каталога, поскольку это затрудняет, а в отдельных случаях делает невозможным, поиск информации в именном аспекте. Однако этот недостаток может быть частично восполнен за счет организации именного указателя к систематическому каталогу. Этот указатель состоит из расположенных по строгому алфавиту имен карточек, на которых, кроме фамилии, имени, отчества, проставлены индексы разделов и подразделов систематического каталога, содержащие информацию о данном лице. Именной указатель позволяет осуществить поиск информации в специально заданном аспекте - от имени к соответствующему разделу систематического каталога, получая там адрес требуемой информации.

Именной каталог, в первую очередь, служит научным целям, хотя он может использоваться также и для исполнения биографических запросов. Но основой для справочной биографической работы являются картотеки по личному составу, которые можно условно рассматривать в качестве элемента системы каталогов. Особенностью таких карточек является переменный состав информации в них. Часть информации картотек по личному составу может через определенный промежуток времени пополнять именной каталог или в результате экспертизы может быть отобрана к уничтожению.

Географический каталог - разновидность предметного каталога, основанием деления в котором является географическое наименование (названия стран, республик, краев, областей, экономических районов, населенных пунктов, морей, рек, и т.д.). Рубрики каталога располагаются в алфавитной последовательности. Систематизация карточек внутри рубрик может быть хронологической или тематической. Географический каталог позволяет вести поиск информации от частного к общему в специально заданном географическом аспекте. Каждый архив самостоятельно определяет, какие из географических наименований и информация о них должны найти отражение в географическом каталоге.

Возможна замена географического каталога географическим указателем к систематическому каталогу. Указатель состоит из расположенных по алфавиту географических наименований, вынесенных на разделители. Внутри разделов помещаются систематизированные по темам отсылочные карточки, на которых обозначена соответствующая информация и отсылка к разделу систематического каталога. Например, в разделе "Якутская АССР" географического указателя к систематическому каталогу в тематическом подразделе указателя "Статистика" могут находиться следующие карточки:

В тематическом подразделе указателя "Планирование" могут иметь место такие карточки:

и т.д.

Применение географического указателя также позволяет вести поиск информации в географическом аспекте (от частного к общему).

При решении вопроса о целесообразности применения собственно каталогов или соответствующих указателей необходимо учитывать следующие соображения: эффективность создания и использования каталога или соответствующего указателя; характер, основные направления работы архива; состав и особенности уже имеющегося в архиве научно-справочного аппарата.

Предметно-тематические каталоги

Предметно-тематический каталог основанием деления имеет вопрос или предмет, относящийся к определенной теме. Такой каталог организуется по логической структуре с использованием формальной структуры на низших ступенях (алфавит и т.д.). Поиск информации ведется от общего к частному. Обязательным условием для предметно-тематического каталога, как элемента системы каталога, является группировка сведений по признаку, отсутствующему в систематическом каталоге.

Содержание предметно-тематического каталога, в отличие от систематического, ограничивается чаще всего одной, реже несколькими близкими, родственными темами. Содержание предметно-тематического каталога, правомерность его создания определяются архивом на основании информационных потребностей. Одной из особенностей этого вида каталога является допустимость отражения в нем документальных материалов других архивов и опубликованных источников.

В качестве разновидности предметно-тематического каталога может выступать каталог по истории государственных учреждений. Группировка сведений в нем на основных ступенях деления, как правило, отраслевая. Возможно создание предметно-тематического каталога по истории административно-территориального деления и другим темам.

Каталоги специфической документации

Государственные архивы с общей документацией, как правило, имеют в своем составе некоторое количество специфической по форме документации. К ней относится документы на небумажной основе, а также документальные материалы в графическом исполнении (фотографии, чертежи, карты, ноты и др.). Они могут представлять значительный научный интерес, поэтому целесообразно, чтобы сведения о подробной документации нашли отражение в системе каталогов госархива. Информация о таких материалах может быть включена в систематический каталог. Однако, учитывая особенности их использования возможно создание самостоятельных каталогов специфической документации, что должно быть строго обосновано информационными потребностями, обычно - практическим использованием.

Принципы организации каталогов специфической документации различны. Они могут организовываться в соответствии с алфавитной или логической структурой и по существу и по существу являются разновидностью предметного или передметно-тематического каталогов. Сведения о картографических материалах могут систематизироваться в каталоге по алфавиту имен авторов (или составителей) или алфавиту названий территорий (алфавитно-территориальные), а также по темам. Нотные материалы - по алфавиту названий произведений или имен авторов.

Фондовый каталог

Элементом системы каталогов можно считать также фондовый каталог. Его основная функция - централизованный учет документальных материалов, но фондовый каталог несет и информационную нагрузку. Он дает информацию о документальных материалах архива, обобщенную на уровне названия фонда. Использование такого каталога непосредственно архивом затруднено существующими нормативами документами - создание его предусмотрено в архивных управлениях (или архивных отделах). В государственных архивах подобная информация содержится в листах фондов и указателях к ним.

Делопроизводственные картотеки в системе каталогов

В системе каталогов документальных материалов государственных архивов со временем могут занять место отдельные элементы учетно-информационного аппарата учреждений.

В настоящее время можно отметить, что картотеки, создаваемые в учреждениях, представляют определенный интерес как один из источников комплектования системы каталогов. Наибольшего внимания в этом смысле заслуживают картотеки учета нормативных актов. Необходима значительная работа в части сближения принципов описания и классификации информации в учреждениях и архивах, прежде чем делопроизводственные картотеки смогут выступить источником пополнения системы каталогов государственного архива. Положительные изменения в сближении учетно-информационного аппарата учреждений и научно-справочного аппарата государственных архивов могут произойти с внедрением Единой государственной системы делопроизводства.

Взаимосвязь элементов системы каталогов

Необходимым условием эффективной работы системы каталогов является установление связи между ними - организация взаимодействия элементов системы. Взаимосвязь элементов осуществляется, как правило, с помощью отсылочных карточек и различных указателей. Все каталоги, входящие в систему, прежде всего связаны с систематическим каталогом. Помимо этого отдельные каталоги могут взаимодействовать между собой.

Сущность дифференцированного подхода при каталогизации

Различная степень информационной значимости архивных фондов вызывает необходимость выработки дифференцированного подхода к описанию документальных материалов при создании всех элементов системы научно-справочного аппарата государственного архива. Установление принадлежности фондов к определенным категориям - один из начальных этапов работы по созданию и усовершенствованию системы научно-справочного аппарата к документальным материалам архива, в том числе и работы по созданию системы каталогов. /8/

Дифференцированный подход при каталогизации выражается в выборе и применении комплекса наиболее рациональных приемов описания документальных материалов фондов разных категорий. При этом имеется в виду установление очередности выбора архивных фондов для каталогизации, определение характера отбора единиц хранения, документов и сведений из них, применение различных приемов подачи информации о документальных материалах.

Практическое осуществление дифференцированного подхода будет зависеть от категории фонда, информационной значимости структурного подразделения данного фонда, разновидности документальных материалов, непосредственно связанной с их содержанием и им обусловленной, состава и состояния имеющегося научно-справочного аппарата к фонду, в том числе вида каталога (систематический, именной, географический и т.д.).

Выбор архивных фондов

В системе каталогов данного архива должны быть, в конечном итоге, сосредоточены сведения о содержании всех его фондов. Это положение не означает, что в каталоги войдут сведения о каждом единичном документе или единице хранения каждого фонда. Оно означает, что сведения о содержании всех фондов войдут в систему каталогов с разной степенью обобщения информации о материалах - от каталожной карточки, составленной на вопрос, отраженный в части документа, до отсылочной карточки к фонду в целом. Поэтому практически задача выбора фондов заключается в определении очередности их каталогизации и решении вопроса, с какой степенью обобщения войдут сведения о данном фонде в каталог. Каждый архив определяет эту очередность с точки зрения целесообразности каталогизации документальных материалов фондов той или иной категории в данное или последующее время. Как правило, в первую очередь каталогизации подвергаются фонды первой категории. Однако при определении очередности каталогизации тех или иных фондов должны учитываться такие поправочные коэффициенты, как: комплексность разработки фондов, интенсивность и перспективы использования документов, состав и качество системы научно-справочного аппарата архива в целом и ее элементов, направленность работы архива, степень сохранности документальных материалов данного фонда.

1. Комплексность разработки фондов. Наряду с фондами первой категории первоочередной разработке могут подвергнуться фонды второй и даже третьей категорий, документальные материалы которых связаны между собой временем происхождения, масштабом деятельности и т.д., то есть они составляют в совокупности определенный комплекс. Комплексность разработки фондов дает возможность всесторонне изучить историю и документальные материалы учреждений-авторов за данный период, проследить их взаимосвязь, обратить внимание на дублетность документов и широко применить групповое описание документальных материалов на каталожных карточках.

Одновременной каталогизации могут быть подвергнуты комплексы фондов в рамках существования определенной территориальной единицы. Например, фонды областного архива за советский период делятся на губернский, окружной и областной комплексы. Вначале каталогизируются документальные материалы фондов советских учреждений, организаций и предприятий, действовавших на данной территории в период существования там губернии; после завершения работы над ними переходят к каталогизации документальных материалов периода существования округа, а затем - области. Недостатком такого решения вопроса является то, что каталогизация документальных материалов на продолжительное время ограничивается лишь определенными хронологическими рамками.

В некоторых случаях (особенно для союзных и республиканских центральных государственных архивов) более целесообразно проведение последовательной каталогизации комплексов фондов учреждений одной системы за весь период их существования, независимо от изменения административно-территориального деления. Например, проведение каталогизации фондов органов государственной власти и управления, или органов планирования, или органов культуры и т.д. за весь период их деятельности.

2. Интенсивность и перспективы использования документальных материалов. Из фондов первой категории, намеченных к каталогизации, первоочередной разработке подлежат те, которые наиболее широко и часто используются. Учитывая интенсивность использования документальных материалов, архив может включить для каталогизации в первую очередь и фонд второй категории.

3. Состав и качество системы научно-справочного аппарата архива в целом и ее элементов. Прежде всего учитывается взаимосвязь и взаимодополняемость основных элементов этой системы - каталогов и описей (при этом учитывается качество описей, степень отражения в них содержания документальных материалов). Кроме того, наличие в системе каталогов географического и именного каталогов также окажет влияние на очередность разработки фондов, документальные материалы которых содержат соответствующую информацию. Насыщенность документальных материалов фонда сведениями для включения в имеющийся в архиве именной каталог, может послужить одной из причин первоочередности его разработки.

4. Направленность работы архива. В результате работы архива по использованию и публикации, научно-технической обработке, если она проводится на карточках, может образоваться массив карточек, содержащих сведения о фондах как первой, так и второй категорий. После редактирования эти карточки включаются в каталог.

5. Степень сохранности документальных материалов данного фонда. Если документальные материалы фонда первой категории сохранились неполностью, в список фондов для первоочередной разработки, помимо этого фонда, могут быть включены фонды учреждений его системы, относящиеся ко второй и даже третьей категории. Как правило, эти документальные материалы являются необходимым дополнением для освещения деятельности основного учреждения.

Таким образом, решение проблемы выбора фондов для каталогизации определяется категорией данного фонда - принадлежность фонда к той или иной категории влияет на очередность его каталогизации с учетом вышеперечисленных поправочных коэффициентов.

Выбор структурных частей фонда

В фонде, намеченном к каталогизации, не все структурные части будут каталогизироваться в обязательном порядке и не все подвергнутся каталогизации одновременно. Как правило, материалы основных структурных подразделений учреждения содержат многообразную информацию о деятельности самого учреждения и учреждений его системы и требуют первоочередной и детальной разработки (имеется в виду полистный просмотр и наибольшая вероятность подокументной разработки). Информация, содержащаяся в материалах других структурных частей, чаще всего детализирует документную информацию основных отделов или представляет интерес как конкретная информация по определенному участку работы учреждения. Поэтому каталогизация материалов этих структурных частей проводится во вторую очередь, с большей степенью обобщения сведений об их содержании, или они вообще исключается из плана каталогизации.

Документальные материалы структурных частей большинства фондов первой и второй категорий в зависимости от значения и места их фондообразователей в общей структуре учреждения можно разделить на четыре группы:

материалы общих отделов (коллегий, президиумов, канцелярий, секретариатов, организационно-инструкторских отделов), отражающие общее руководство деятельностью самого учреждения в целом и учреждений его системы;

материалы отраслевых отделов, отражающие конкретные направления производственной деятельности фондообразователя;

материалы функциональных отделов (планово-экономический, отдел труда, зарплаты и кадров, бухгалтерия, отдел материально-технического снабжение, сбыта и т.д.), отражающие выполнение определенных функций в сфере обеспечения целевой деятельности фондообразователя;

материалы подразделений, отражающие выполнение подсобно-вспомогательных функций.

Основное внимание при выборе для каталогизации структурных частей фондов должно быть обращено на полноту отражения в их документальных материалах основной, целевой деятельности фондообразователя и учреждений его системы.

Документальные материалы общих отделов наиболее полно и всесторонне освещают основную целевую деятельность учреждения. Их конкретное содержание в описи, как правило, не показано. Кроме того, в материалах этой группы много итоговой документации обобщающего характера, отражающей производственную деятельность учреждения (доклады, отчеты). Поэтому они подвергаются первоочередной и детальной разработке в обязательном порядке.

Содержание документальных материалов функциональных и отраслевых отделов, во-первых, частично поглощается в документальных материалах общих отделов; во-вторых, оно показано в описи конкретнее, чем содержание документальных материалов общих отделов. Поэтому эти материалы каталогизируются только после разработки документов общих отделов и с большей степенью обобщения сведений об их содержании (от каталожной карточки, составленной на отдельную единицу хранения, до отсылочной карточки к описи). /9/

Документальные материалы структурных частей, несущих вспомогательные функции, возможно из плана каталогизации исключить. При этом следует иметь в виду, что в зависимости от периода времени возникновения документов, от исторической обстановки, в которой они появились, каталогизации могут быть подвергнуты и документальные материалы вспомогательных структурных частей.

Отбор единиц хранения и документов

Отбор единиц хранения следующим этапом работы по каталогизации. При отборе единиц хранения и документов для описания на каталожных карточках следует руководствоваться тем же принципом, что и при выборе структурных частей фонда - прежде всего учитывать целевую направленность документальных материалов и степень отражения в них основной деятельности учреждения. Имея четкое представление о функциях учреждения, можно заранее наметить ориентировочные комплексы документов, содержание которых будет отражать существенные и вспомогательные стороны работы, т.е. основную и вспомогательную документацию. К основной относится документация, определяемая целевым назначением учреждения, полученная извне или созданная в самом учреждении. Она содержит сведения о характере, направлении, итогах деятельности самого учреждения и связанных с ним учреждений. К ним относятся, например, нормативные документы органа управления, без которых это учреждение не может выполнить своих главных функций. К вспомогательной относится документация, содержащая сведения справочного характера, дополняющая основу. Единицы хранения, содержащие сведения по основной деятельности учреждения-автора и учреждений его системы, соответствующие его основным функциям, подвергаются каталогизации в первую очередь.

При оценке содержания единиц хранения и документов для каталогизации следует учитывать также виды и разновидности документальных материалов. Каждый вид и разновидность предназначены для документирования определенных сторон деятельности учреждения и несет свойственную ему функциональную нагрузку. Важнейшими видами документов, посредством которых, например, осуществляется руководство, являются законы, указы, постановления, решения, приказы и т.д. Следовательно, с видом и разновидностью документа связывается наличие в них определенной информации, что дает возможность использовать разновидность документа в качестве своеобразной оценки его содержания, а, значит, и как дополнительный фактор при отборе. Предпочтение отдается тем видам и разновидностям, которые документируют наиболее существенные стороны деятельности учреждений.

Таким образом, при отборе единиц хранения и документов для каталогизации необходимо тщательное изучение функций учреждения, функций видов документов, целей, преследуемых при их создании, и степени информативности каждого документа. Учитывается также степень отражения содержания единиц хранения в описи.

Единицы хранения, состоящие их таких документов, как протоколы, постановления, решения, распоряжения, указы, циркулярные письма, отложившиеся в результате деятельности самого учреждения-фондообразователя, содержание которых отражает выполнение учреждением и его системой основных функций и в описи не показано, должны быть обязательно подвергнуты каталогизации и, как правило, в первую очередь. Возможен такой вариант, когда первоочередной каталогизации подвергаются не все документальные материалы фонда, а лишь вышеперечисленная группа единиц хранения. Остальная группа дел фонда, подлежащая каталогизации, может быть оставлена для последующей разработки в другое, более удобное для архива время. Особенно это характерно для центральных государственных архивов с большим количеством фондов, содержащих многостороннюю информацию. Например, при разработке фонда Совета Министров в первую очередь каталогизируются постановления и распоряжения СНК и Совета Министров, остальная группа единиц хранения намечается для последующей разработки.

При отборе единиц хранения и отдельных документов для каталогизации нужно учитывать следующее:

распорядительные материалы вышестоящих органов в фондах нижестоящих, имеющих прямое отношение к осуществлению учреждением его целевого назначения, хранение которых в фонде признано целесообразным, подвергаются каталогизации. Не каталогизируются они в том случае, если фонды вышестоящего и подведомственного учреждений хранятся в одном архиве и есть возможность убедиться в том, что эти документы сохранились в фонде вышестоящего учреждения;

материалы подведомственного учреждения в фонде вышестоящего, присланные для контроля и обобщения, подвергаются каталогизации. Не каталогизируются они в случае, аналогичном изложенному в пункте 1;

копии предложений, проектов постановлений, актов проверки и т.д., в которых отражается существо деятельности учреждения, но подлинники которых в учреждениях, их составившем, не остаются, подвергаются каталогизации в том случае, если фонды этого и вышестоящего учреждения, куда были посланы подлинники, находятся в разных архивах;

если при изменении административно-территориального деления соответствующие материалы не были переданы по назначению и остались в прежнем архиве, они подвергаются каталогизации. Каталожные карточки на такие материалы могут включаться в систематический каталог и выделяться путем соответствующих географических рубрик или из них может создаваться специальная картотека;

печатные издания, имеющиеся в фонде и касающиеся непосредственно деятельности данного учреждения, подвергаются каталогизации. Печатные издания, не относящиеся к деятельности данного учреждения, но представляющие значительный научный интерес, могут быть переданы в научно-справочную библиотеку архива или подвергнуты каталогизации по усмотрению архива. При этом архив учитывает характер использования печатных изданий, состав и принципы построения системы каталогов.

Из плана каталогизации заранее следует исключать такие единицы хранения, как циркуляры, приказы, постановления и другие руководящие материалы, присланные для сведения из вышестоящих учреждений. эти единицы хранения могут каталогизироваться лишь в том случае, если установлено, что документальные материалы данного вышестоящего учреждения за указанный период не сохранились. Не включаются в план каталогизации материалы по личному составу, хранящиеся в архивах только в справочных целях - лицевые счета, приказы, списки, платежные ведомости (если особенности работы архива не требуют составления справочных картотек на материалы по личному составу). При этом следует учитывать, что материалы по личному составу, имеющие научное значение, могут быть отражены в именном каталоге. Целесообразно их подвергать просмотру с целью выявления и описания отдельных документов для систематического и особенно для именного каталога (из приказов по личному составу могут быть отобраны сведения о выдающихся деятелях и работниках науки, культуры и производства, сведения об организации и ликвидации фондообразователя, если другие источники, имеющие такие сведения, не сохранились; личные дела, отобранные для постоянного хранения в архиве, каталогизируются для именного каталога).

Отбор сведений

Научно-обоснованный отбор сведений из документов является наиболее важной частью работы по каталогизации. Цель отбора - выявить для описания такие сведения, которые в совокупности дадут необходимую и достаточную информацию о сущности событий, фактов, явлений, отраженных в документальных материалах. При этом необходимо избегать включения в каталог случайных сведений о событиях, фактах, явлениях, не раскрывающих закономерности и х развития, не показывающих индивидуальные, характерные особенности их появления. Качество отбора сведений в конечном итоге определяет полноту разделов каталога, степень освещенности тех или иных исторических фактов и событий.

Непременным условием квалифицированного отбора сведений из документальных материалов при каталогизации является применение общих принципов маркситско-ленинской методологии:

партийности, предполагающей научную объективность в оценке сведений с позиций марксизма-ленинизма;

историзма, требующего знания не только конкретной истории, но и делопроизводственной практики, существовавшей в данный исторический период;

всесторонности и комплексности, то есть учета всех явлений, событий, фактов в жизни общества, изучение их во взаимосвязи и взаимообусловленности.

При проведении отбора сведений из документальных материалов для описания на каталожных карточках, в основном, применяются те же критерии, что и при проведении экспертизы ценности документальных материалов, с учетом целевого назначения данной работы.

Основным критерием при отборе сведений является критерий оценки содержания, ценности документной информации с учетом ее научно-исторического и практического значения. Содержание необходимо рассматривать в целом и в деталях, выделить главное и второстепенное и в зависимости от этого решать, какое значение могут иметь сведения, отраженные в документальных материалах, для освещения тех или иных сторон жизни общества с позиций как настоящего, так и будущего. Необходимо отбирать только такие информационные сведения, которые показывают основное содержание документа. Основное содержание документа (основная информация) - это та целевая необходимая информация, которая вытекает из формы и целевого назначения документа как средства управления. При этом свернутая информация о содержании документа, с одной стороны, не должна быть избыточной, не относящейся к основному содержанию документа, т.е. следует избегать излишней детализации содержания. С другой стороны, она не должна быть неполной, недостаточной для освещения основных фактов, явлений, событий, отраженных в документальных материалах. Не следует излишне обобщать характерные особенности содержания документальных материалов, которые могут представить значительный интерес для показа существенных, но не свойственных данному учреждению сторон его деятельности.

В первую очередь при отборе сведений отдается предпочтение сведениям о характере, направлении, итогах деятельности данного учреждения или учреждений его системы. Таким образом, критерий оценки содержания выступает в тесной связи с такими факторами, как значение учреждения, характер, сфера его деятельности. Чем шире охват различных направлений деятельности подведомственных или смежных по характеру деятельности учреждений, тем большее количество ценной в научном и практическом отношении документации отложится в результате его деятельности и, следовательно, тем большее количество сведений потребует отражения в каталоге.

Так, исходя из критерия оценки содержания, сведения административно-хозяйственного характера (о ремонте зданий, если они не являются историческими памятниками, распределении производственных площадей, отпусках и т.д.) включению в каталог не подлежат.

При отборе сведений учитывается также время возникновения документа или время описываемых в документе событий, когда важен сам исторический период - период подготовки и проведения Великой Октябрьской социалистической революции, Гражданской войны, Великой Отечественной войны, периоды, имеющие особое историческое значение для отдельных республик, краев, областей.

Применение в совокупности критериев оценки содержания и времени происхождения документа помогает в каждом конкретном случае решить вопрос о включении тех или иных сведений в каталог. Например, при отборе информации из протоколов берутся сведения только по решенным вопросам. Но составитель, исходя из конкретного содержания протокола и учета исторического периода, профиля учреждения, может в отдельных случаях брать на каталожную карточку и вопросы нерешенные, постановка которых уже заслуживает внимания исследователя.

Критериями отбора сведений для каталогизации являются также:

место событий, освещенных в документальных материалах;

автор или адресат. Так, первостепенное значение для отбора сведений имеют документы головных учреждений, организаций, предприятий в пределах данной республики, края, области, а также документы, подписанные известным деятелем или ему адресованные, независимо от характера содержания этих документов;

степень сохранности документальных материалов.

Определяющим моментом квалифицированного отбора сведений является применение всех этих критериев во взаимосвязи друг с другом. /10/ Следует учитывать, что практически применять принципы и критерии отбора помогают "Схема единой классификации документальных материалов Государственного архивного фонда СССР в каталогах госархивов", схемы классификации и методические разработки самих архивов. При этом каждым архив исходит из специфики и конкретного содержания его документальных материалов. Все вышеизложенное относится прежде всего к систематическому каталогу.

При отборе сведений для предметных и предметно-тематических каталогов (географический, именной, по истории госучреждений и др.) применяются такие же критерии, что и при отборе сведений для систематического каталога, но с акцентом на те аспекты содержания документальных материалов, которые составляют специфику данного каталога. При этом необходимо помнить, что вопросы отбора сведений тесно связаны с вопросами организации, назначением каталога, которые определяют направление, характер и специфику отбора сведений.

Наибольшей спецификой обладает отбор сведений для именного каталога. Прежде, чем приступить к отбору сведений для именного каталога необходимо четко установить круг лиц, сведения о которых должны браться на каталожную карточку для включения в каталог. В именной каталог включаются сведения о лицах, политическая, общественная, экономическая, культурная, просветительская или практическая деятельность которых представляет интерес для науки и практики. При этом необходимо иметь в виду, что в каталог включаются сведения не только о деятелях прогрессивных партий, организаций и т.д., но и о деятелях реакционного направления, сведения о которых содержатся в документальных материалах общего хранения.

Рекомендовать всеобъемлющий перечень лиц, сведения о которых должны включаться в именной каталог применительно к документальным материалам ГАФ СССР в целом, - задача в настоящее время невыполнимая. Каждому архиву целесообразно, исходя из конкретного содержания и специфики документальных материалов с учетом масштаба, характера и сферы деятельности учреждений-фондообразователей, в документальных материалах которых содержатся сведения о тех или иных лицах, составить такой примерный перечень лиц. В пределах определенного звена государственных архивов (республиканские, областные, городские архивы) это перечень во многом будет однотипен. Однако он будет иметь и ряд особенностей в каждом конкретном архиве, т.к. круг лиц, рамки их деятельности, их интересов, отразившиеся в документальных материалах, будут значительно шире профиля материалов архива. Этот перечень может пополняться и уточняться в процессе конкретной работы при составлении каталожных карточек для именного каталога. Он только в самых общих чертах намечает круг лиц, сведения о которых следует брать для включения в каталог.

В именной каталог каждого архива войдут сведения о жизни и деятельности работников Коммунистической партии Советского государства, науки, культуры, просвещения, промышленности, историческая значимость которых несомненна. При составлении перечня основным критерием явится значимость деятельности лица, сведения о котором содержатся в документальных материалах архива. Если деятельность данного лица имела прямое отношение к работе учреждения-фондообразователя или учреждений его системы, то ее значимость (для материалов советского периода) можно определить из должностного положения и круга вопросов, которым это лицо занималось. При этом необходимо учитывать функции фондообразователя, специфику его работы, период деятельности. В перечень вносятся наименования таких групп лиц, как участники исторических событий, деятели науки, культуры и искусства, передовики промышленности и сельского хозяйства, авторы документов творческого характера. Помимо этого, в перечень вносятся фамилии тех лиц, историческая значимость которых несомненна и сведения о которых имеются в документальных материалах данного архива.

В именной каталог отбираются сведения биографического характера (автобиография, биография, характеристики, документы о перемещениях по службе, увольнениях, награждениях и т.д.) и сведения о деятельности данного лица в той или иной сфере жизни общества (материалы творческого, служебного, делового характера), автографы выдающихся деятелей.

Аналогичным образом осуществляется отбор сведений и для других предметных и предметно-тематических каталогов: вначале - установление круга понятий, сведения о которых должны войти в данный каталог, затем - собственно отбор сведений в соответствии с критериями, о которых говорилось выше.

Дифференцированный подход к каталогизации документальных материалов предусматривает определенное различие в методике описания. Анализ наиболее рациональных приемов описания документальных материалов фондов различных категорий составляет содержание предлагаемой методики.

Информация, объективно отражающая основные стороны деятельности фондообразователя, может быть обеспечена применением научно-обоснованной методики на базе принципов партийности, историзма, всестороннего и комплексного подхода к описанию документальных материалов. Например, сведения о материалах, характеризующих организацию заготовок сельхозпродуктов за 1953-1961 гг., должны быть описаны при каталогизации таким образом, чтобы обязательно отразить и не потерять в массе информации то новое, что было внесено в это дело решениями партии и правительства - повышение заготовительных цен на сельскохозяйственные продукты, снижение норм обязательных поставок, установление единых закупочных цен. Каталогизация документальных материалов о снабжении сельского хозяйства техникой должна дать четкую информацию об удовлетворении заявок колхозов и совхозов на материально-технические средства для развития сельскохозяйственного производства и строительства и т.д.

Отдельные вопросы, находившиеся за пределами регламентированных функций конкретного учреждения, но нашедшие отражение в его документах и по различным причинам представляющие научный или практический интерес, /11/ также имеют основание для описания и включения в каталог.

Такой подход к определению основных принципов методики описания конкретных комплексов документальных материалов обеспечит объективное отражение первичной информации (документов) в каталогах каждого государственного архива.

Вопросный метод описания на каталожных карточках

Основным методом описания документальных материалов при каталогизации является вопросный метод, при котором каждый самостоятельный вопрос описывается на отдельной карточке. Необходимость такого метода описания подтверждается тем, что вопрос служит основанием при индексировании каталожных карточек, является сущностью большей части запросов, выполняемых архивами, а также - отправным моментом для поиска документальных материалов.

Вопросом следует считать совокупность сведений, характеризующих какое-либо событие, явление, объект или предмет, причем эти сведения могут заключаться как в отдельном документе или в части документа, так и в группе документов. Как правило, обозначение вопроса должно включать понятие о действии, отразить динамическую сторону событий и явлений, характеризовать действие, совершаемое предметом (объектом) или касающееся его. Например, о развитии животноводства, о строительстве школьных зданий и т.п.

Вопросный метод обязателен при составлении карточек для систематического и предметно-тематического каталогов. Для предметных каталогов карточки в ряде случаев также отражают вопросную сторону документной информации, но в этих случаях основой ее является все-таки предмет, лицо, объект.

Требования к информации каталожной карточки

Информация, вынесенная на каталожную карточку, представляет собой совокупность сведений, характеризующих отдельные вопросы первичной информации. Сама каталожная карточка определяется как носитель вторичной информации. Структура ее складывается из элементов, характеризующих вопрос и несущих сведения о поисковых данных документа. Это - основные элементы карточки. К числу дополнительных относятся те, в которых фиксируются способ воспроизведения каталогизируемого документа, дата составления и фамилия составителя каталожной карточки.

Характеристика описываемого вопроса складывается из сведений, размещенных по графам карточки: "содержание", "рубрика", "подрубрика", "место события", "дата события", "название фонда". В графе "индекс" повторяется основное содержание каталожной карточки в формализованном, закодированном виде, позволяющем при систематизации определить место карточки в каталоге. Так, например, сведения об организации, структуре и функциях Самарского губкомхоза из протокола заседания президиума Самарского губернского исполкома можно, избегая повторения в разных графах одних и тех же сведений, разместить по каталожной карточке следующим образом:

При составлении каталожной карточки следует исходить из того, что каждый ее элемент несет определенную информацию. Обозначение вопроса на карточке должно отвечать ряду требований, в частности:

недопустим пересказ содержания документа или его отдельной части. На каталожной карточке должно быть лишь обозначение вопроса в форме, дающей представление о сути содержания первичной информации;

при анализе содержания документов обязательно выделяется главный вопрос и основные аспекты его освещения;

текст информации каталожной карточки должен быть адекватен основному смысловому содержанию документа (группы документов). Он не должен сокращать или расширять объем информации, содержащейся в документе;

стилистическая сторона информации каталожной карточки должна обеспечить предельную ясность и ее полное смысловое понимание. Текст не должен состоять из сложных синтаксических конструкций, затрудняющих понимание смысла. Сложные предложения следует заменять простыми, чаще использовать обобщающие слова, которые заменяли бы несколько однородных членов предложения.

Существенные ошибки при описании происходят из-за нечеткого формулирования вопроса, выносимого на карточку. Эти ошибки, влияющие на информативность каталожной карточки, можно свести к следующим: излишняя детализация при описании отдельного вопроса; излишняя лаконичность при изложении существа вопроса, влияющая на восприятие смыслового содержания, а также отсутствие характеристики действия при обозначении содержания. Так, отсутствие понятия о действии часто приводит к искажению представления о содержании материалов, например:

Настоящую информацию можно понять по-разному: об установлении или наоборот - о ликвидации двоевластия и т.д. Другой пример:

Здесь можно предположить, что речь идет о материалах, характеризующих либо общую деятельность завода, либо какую-то одну сторону этой деятельности - строительство завода или его реконструкцию, обеспечение руководства или любой другой вопрос. Таким образом, включение в текст каталожной карточки понятия о действии делает информацию более конкретной.

В практике архивов нередки случаи, когда каталожные карточки насыщены излишней информацией - перечислением видов документов, наименованиями их авторов и корреспондентов и другими подробностями, хотя часто это не вызывается необходимостью. Особенно заметно такое положение в тех каталогах, где широко использованы ранее сформировавшиеся предметные и предметно-тематические каталоги, например:

Выделенную часть текста можно считать достаточной для каталожной карточки.

Столь же нецелесообразна и другая крайность в методике описания отдельных вопросов, а именно стремление к неоправданной краткости, лаконичности, что приводит к снижению информативности каталожной карточки.

Унификация в изложении информации улучшает ее восприятие при просмотре карточек в каталоге. За последние годы все большее распространение в государственных архивах получает определенный порядок изложения той части информации которая помещается в графе "содержание". Имеется в виду инверсия, при которой на первое место выносится суть вопроса - "о том-то", а дальше дается краткое указание на разновидность документа. Можно считать оправданным применение именно такой унификации, т.к. определенное единообразие в подаче информации повышает информативность всей поисковой системы.

Конкретные особенности каждого отдельного документа влияют на определение наиболее целесообразного приема описания. Поэтому, следует иметь в виду, что изложение характеристики вопроса в графе "содержание" начинается с обозначения вида документа в тех случаях, когда название вида включает в себя и понятие о содержании - "план", "бюджет", "главная книга", "устав" и т.д., например:

Инверсия при изложении текста вторичной информации применяется и для предметных каталогов. В именном каталоге, где главная информация выносится в верхнюю часть карточки, в географическом, где главная информация помещается в графе "место события", инверсное описание позволит сразу обратить внимание на основные вопросы, связанные с объектом описания.

Рассматривая методику обозначения хронологии и географических границ вопроса на каталожной карточке, следует остановиться лишь на следующих моментах.

Дата вопроса выносится в графу "дата события" в следующем виде : 10 февраля 1943 года - 10. 02. 43; 10 февраля 1843 года - 10. 02. 1843. Если вносится только год, то он обозначается полностью - 1843, 1943. В карточке в графе "содержание" дата указывается лишь в том случае, если это является необходимым для обозначения вопроса, уточнения его. При этом применяется принятое написание, например:

Следует иметь в виду, что далеко на всегда дата составления документа является датой события. Это также нужно учитывать при анализе содержания документа.

Подобным же образом решается вопрос и с обозначением географических границ. Указание названий республик, губерний, областей, районов помещаются в графе

Место события Корчевский уезд.

Содержание О постройке школы в селе Заречное.

Из отчета уезда земской управы.

Учитывая требования систематизации карточек в каталоге, данные об административно-территориальной принадлежности располагаются в определенной последовательности - от крупного деления к мелкому.

Если в тексте документа полное название административно-территориальной единицы отсутствует (например, указано название района, но не известно, в какую область он входил), то составитель карточки устанавливает его в соответствии с административно-территориальным делением в данные период и выносит в графу "место события". Географические названия приводятся в их исторической форме.

При определении степени подробности заполнения графы "место события" следует учитывать состав системы каталогов архива, а также принцип систематизации каталожных карточек в конкретном разделе систематического каталога, для которого предназначается составляемая карточка. Если вопрос относится к нескольким конкретным населенным пунктам, то:

в графе "место события" указывается территориальное деление, в которое входят эти территориальные единицы; такие карточки используются в систематическом каталоге при отсутствии систематизации по месту;

либо на каждое территориальное деление составляется отдельная карточка и эти карточки размещаются по соответствующим рубрикам раздела систематического каталога или передаются для комплектования географического каталога.

При определении географических границ не следует отождествлять место события с местом составления документов. Например, для документов, возникших в результате деятельности республиканского министерства, местом события является не город, где находится министерство, а территориальная единица, на которую распространяется действие описываемого документа.

Способы описания

Применение при описании обобщений различной степени обеспечивает в систематическом каталоге наибольшую полноту информации о всех фондах архива. Определение нужной степени обобщения диктуется принадлежностью документов к фонду той или иной категории. Кроме того, дифференцированный подход к описанию документальных материалов при каталогизации выражается в выборе основного или определении сочетания различных способов описания для каждой характерной группы документальных материалов фонда. Такими способами являются - подокументный, поединичный, групповой.

Подокументное описание предполагает обозначение на одной каталожной карточке содержания одного документа (или его части, если документ содержит несколько вопросов, требующих самостоятельного отражения в каталоге). Так, документальные материалы фондов первой категории, имеющие многоплановый характер, многоотраслевую направленность, описываются, как правило, подокументно.

При поединичном описании на каталожную карточку выносится обозначение содержания единицы хранения в целом. Так, например, для документальных материалов фондов второй категории, имеющих четкую отраслевую направленность, целесообразно более широкое применение поединичного описания в сочетании с групповым. Это позволит избежать излишней дробности информации, ненужной детализации вопросов при описании.

При групповом описании на отдельную каталожную карточку выносится содержание нескольких единиц хранения по одному вопросу (или нескольких документов, находящихся в одной или в разных единицах хранения). Документальные материалы фондов третьей категории, как отмечалось выше, являются узко специализированными и содержат информацию по частным вопросам. Характер этих документов позволяет описывать их преимущественно групповым способом. Следует считать закономерным, что в фондах с однообразным по содержанию материалами нужно больше применять поединичное и групповое описание. Эти способы могут быть широко применены к материалам фондов, в которых дела сформированы по вопросному принципу.

Подокументное описание

Подокументное описание чаще всего применяется для вопросов, которые нашли самостоятельные отражение в отдельном документе или в его части и не связаны с другими документами, характеризующими тот же вопрос. Этот способ описания применяется к документальным материалам различных периодов. Даже при повопросной системе формирования дел в делопроизводстве всегда имеются отдельные группы единиц хранения, представляющие собой комплексы документов по самым различным вопросам. К ним относятся протоколы и журналы заседаний, приказы, постановления и распоряжения. Глухие заголовки в описях, без показа содержания этих документов, делают необходимым применение подокументного описания при их каталогизации. Следует подчеркнуть при этом, что при любой разновидности каталогизации - целевой или попутной /12/ - описание таких материалов, как правило, подокументное, особенно для фондов первой категории. При этом способе описания на каждый документ составляется столько карточек, сколько вопросов в нем заключено. Особенно характерно такое положение для каталогизации протоколов и отчетов.

Преимущественное применение подокументного описания касается названых видов документальных материалов фондов первой категории, но не исключается и для фондов второй категории. Кроме того, подокументное описание рекомендуется также при каталогизации единиц хранения, содержащих среди прочих также сведения для предметных каталогов: отдельные сведения о видных деятелях государства, народного хозяйства, науки и культуры, сведения по истории учреждений, организаций, предприятий.

Формирование дел документами по ряду различных вопросов широко применялось и применяется в учреждениях советского периода. Как правило, многоплановый характер деятельности учреждений, фонды которых отнесены к первой категории, предполагает большую насыщенность разнохарактерными вопросами значительного числа документов. Такое положение определяет во многих случаях необходимость каталогизации отдельного документа или его частей.

Поединичное описание

Поединичное описание может считаться основным при повопросном формировании дел. При этом фактически происходит слияние понятий - поединичный-вопросный. Повопросная система формирования дел в делопроизводстве учреждений как дореволюционных, так и советских позволяет архивам составлять основную часть каталожных карточек на отдельные единицы хранения ("дела") или группы их. Используются заголовки только из описей, которые не требуют переработки.

При перенесении заголовков из описи на каталожные карточки применяется инверсия. Например, в описи фонда Всесоюзного совета научно-технических обществ дан заголовок "Доклад о результатах проверки деятельности Воронежского отделения и материалы к нему". На каталожной карточке эта информация имеет такой вид:

В отдельных случаях необходима некоторая редакционная правка текста информации, что также следует считать целесообразным при проведении описания материалов с описи. Эта правка заключается в основном в литературно-редакционной отработке текста информации, в процесс которой устраняются архаизмы в оборотах речи, проверяется правильность применения сокращений и т.п.

В тех случаях, когда в описи заголовки начинаются словом "то же", на карточке необходимо это сокращение, типичное для описи, раскрывать по заголовку самой единицы хранения, поисковые данные которой выносятся на карточку. Например, заголовок в описи - "То же - предприятий легкой и пищевой промышленности". Этот текст, взятый изолированно от предшествующих заголовков, ни о чем не говорит исследователю. Так, в приведенном примере текст каталожной карточки должен выглядеть следующим образом:

Нередки случаи, когда поединичное описание сочетается с частичным подокументным описанием. При этом на единицу хранения составляются сразу несколько карточек - одна на всю единицу в целом и определенное количество карточек на отдельные документы или части документов. Такое описание может применяться при следующих условиях:

а) если в заголовке дела не обозначено содержание отдельных документов, представляющих самостоятельный научный интерес для отражения в соответствующем разделе (или виде) каталога, то составляются дополнительные карточки, например:

1-я карточка (на все дело в целом) -

2-я карточка (на отдельный документ) -

б) если в единице хранения имеются документы, связанные с именами видных деятелей, известных ученых и т.п. например:

1-я карточка (общая на единицу хранения) -

2-я карточка (на отдельный документ) -

в) если в единице хранения имеются документы об отдельных административных и географических районах, не обозначенные в общей характеристике вопроса. Одна карточка, общая на единицу хранения, составляется на вопрос в целом.

На отдельный документ можно составить самостоятельную карточку, представляющую определенный интерес для конкретного архива, например:

Аналогичные карточки могут быть составлены на сведения по другим областям или конкретным предприятиям.

Групповое описание

Групповая карточка составляется на однородные сведения по вопросу или теме, содержащиеся в разных документах или делах фонда и объединяемые географическими признаками, которые необходимы как классификационные рубрики конкретных разделов каталога. Такие сведения имеются, как правило, в фонде любой категории.

Говоря о групповом описании, мы имеем в виду итог, результат этой работы - групповую каталожную карточку. /13/

Дифференцированный подход при описании документальных материалов предполагает определение целесообразности применения группового описания в каждом конкретном случае. Для группового описания могут быть объединены сведения по одному вопросу из документов одного или нескольких дел, содержащих, кроме того, информацию и по другим вопросам. Так, например, дело, содержащее отчеты по различным вопросам профсоюзной работы, имеет заголовок в описи:

Статистические отчеты обкомов профсоюза за 1949 г.

На них составляются каталожные карточки:

При групповом описании на одной карточке могут быть объединены сведения из нескольких отдельных документов одной единицы хранения или нескольких единиц хранения. Такими документами могут быть:

а) протокол и стенограмма одного заседания или нескольких заседаний по одному вопросу.

б) инициативные письма и ответы на них. Так, например, три тома переписки облисполкома с Главсельстроем и Министерством сельского хозяйства включают в себя документы о выделении средств на восстановление МТС; о подготовке кадров строителей, о выделении строительных материалов для жилищного строительства и др. На эти вопросы составляются каталожные карточки: о выделении средств на восстановление МТС; о подготовке кадров строительных рабочих; о выделении строительных материалов для жилищного строительства и несколько других.

в) различные документы (протоколы, отчеты, справки и др.) с приложениями к ним (отчетами, справками, докладами, таблицами, схемами и др.)

Групповая карточка может составляться к отдельной описи или группе описей, объединяющих тематическую группу документов, а также к фонду в целом. В этих случаях групповая карточка является фактически отсылочной. Составление таких карточек целесообразно, когда документальные материалы фонда или части фонда содержат однотипную документацию по узко специализированному вопросу, содержание которого соответствует какому-либо одному подразделению каталога. Так, при каталогизации документальных материалов Комиссии помощи голодающим Поволжья при Советах депутатов, материалы которой ограничены небольшим хронологическим периодом, целесообразно применить групповое описание. Расписывание на отдельных каталожных карточках таких финансовых документов как ведомости, денежные ордера, квитанция, списки пожертвований и т.д. нецелесообразно. Правильнее составить одну общую карточку на все документы, например:

Целесообразно применить рекомендуемый способ группировки сведений к материалам судебно-следственного характера, что позволяет иметь в каталоге вместо сотен и тысяч карточек всего несколько десятков с тем же объемом информации. При этом возможно заранее определить группы основных вопросов и обозначить их на каталожных карточках, которые в дальнейшей работе будут лишь пополняться поисковыми данными. Так, например, для исторической части областного архива, имеющего фонд судебного округа, в раздел каталога "Преступления по должности" помещаются каталожные карточки с информацией только о таких преступлениях в пределах отдельных административных территорий и за определенный период. Учитывая форму и размер каталожной карточки, можно считать допустимым вынесение в этом случае поисковых данных в графу "содержание" (после текста информации) или на обратную сторону карточки.

Составление отсылочных карточек возможно также, если каталогизация фонда по каким-либо причинам не планируется на ближайшие годы, а сведения, хотя бы общие, о содержании его материалов могут представлять интерес для исследователей, - в каталог помещается карточка с отсылкой или к фонду в целом, или к отдельным его структурным подразделениям. Впоследствие, после проведения каталогизации, эти карточки могут быть изъяты из каталога. Особенно широкое применение таких карточек может быть рекомендовано для документальных материалов фондов третьей категории. Карточка в этом случае составляется на отдельную структурную часть, на фонд в целом или на группу однородных фондов, например, больниц, школ, колхозов одного отраслевого направления и т. д.

В практике государственных архивов нередки случаи, когда результатом работы по тематическому выявлению документов являются группы карточек, которые можно условно назвать "суммарными" по отношению к карточкам системы каталогов. Составление суммарных карточек, как правило, обусловлено выполнением работ, не связанных с целевой каталогизацией. Это - исполнение тематических запросов, составление перечней документальных материалов по определенной теме или отдельному вопросу темы и т.д. Использовать такие карточки в каталоге до проведения целевой каталогизации тех же фондов вполне целесообразно. Суммарные карточки позволяют ввести в обращение сведения о документальных материалах фондов, не включенных в планы целевой или попутной каталогизации на ближайшие годы, но представляющих определенный интерес как для исследователей, так и для работников архива.

Суммарные карточки также в основе своей содержат информацию по отдельному вопросу или теме в целом. При описании на карточке отдельные элементы информации могут опускаться. Карточка составляется на группу, иногда значительную, документов по одному вопросу. При этом хронологический период может быть весьма продолжительным, он не ограничивается какими-либо рамками. Географические признаки могут быть опущены.

В последнем примере "деятельность" думы не является вопросом, это - комплексное обозначение функций думы в целом. Такие документальные материалы потребуют впоследствии специальной разработки и составления каталожных карточек на все вопросы, характеризующие деятельность думы. Поэтому архивам нужно предусматривать в перспективных планах каталогизацию таких фондов.

Следует четко представлять себе, что введение суммарных карточек в систематический каталог - мера временная, и что увлечение составлением суммарных карточек нельзя признать целесообразным. Использование же в каталоге уже составленных карточек на отдельные комплексы документальных материалов вводит в оборот информацию о многих интересных документах. Наличие таких карточек в каталоге ориентирует определенным образом исследователей относительно направления поиска нужных сведений.

Широкое использование группового описания при каталогизации открывает значительные возможности для создания каталогов. Групповое описание дает экономию во времени при составлении и оформлении каталожных карточек, уменьшает объем каталога, облегчая исследователям и работникам архивов просмотр необходимых разделов. Следует, однако, отметить, что специфика или особая ценность документной информации для изучения определенной проблемы может требовать более детализированного описания конкретного вопроса. Тогда объединение таких сведений с другими нецелесообразно, лучше составить самостоятельную карточку. Сюда могут относиться, например, сведения о пользовании земельными фондами в силу того, что земля - основное средство производства в сельском хозяйстве и информация по такому вопросу представляет самостоятельный интерес. В другом случае, для материалов о производстве высокочастотных установок важно выделить самостоятельную информацию о производстве ультразвуковых установок, как определенного прогресса в развитии промышленности за конкретный период времени и т.п.

Степень обобщения сведений при формулировании характеристики вопроса определяется в значительной степени и тем разделом (подразделом, отдельным индексом) каталога, его структурой, для которого данная информация предназначена. Так, для разделов, имеющих основные деления по хронологии, нецелесообразно составлять групповые карточки, объединяющие сведения за ряд лет. Для разделов, имеющих разделителями названия административно-территориальных районов, отдельных населенных пунктов, не следует проводить объединение информации, которое помешает разместить эти карточки в соответствии со схемой классификации данного раздела.

Определение оптимальных границ для объединения сведений по одному вопросу из разных документов и единиц хранения целесообразно осуществлять, исходя из оценки конкретных документальных материалов и конечной структуры соответствующих разделов каталогов данного архива.

Описание отдельных видов документов

Документальные материалы, хранящиеся постоянно в государственных архивах, очень разнообразны по видам. Рассмотреть в настоящих рекомендациях особенности описания всех видов и разновидностей документов или даже большинства их не представляется возможным. Ниже будут изложены особенности описания отдельных видов управленческой документации.

Описание распорядительной документации

К этой группе документов относятся такие виды, как указы, постановления, решения, распоряжения, приказы, циркулярные письма, нормативная и другая документация. В описях документальных материалов как советского, так и дореволюционного периодов, содержание этих документов обычно не раскрыто, внутренние описи к таким единицам хранения имеются крайне редко. Следовательно, именно путем каталогизации возможно информировать о содержании этой группы материалов. Как правило, такая документация описывается подокументно как в фондах первой, так и второй категории.

Если документ имеет в своем наименовании обозначение основного вопроса ("постановление о том-то"), то оно выносится на каталожную карточку в качестве информации о содержание документа и берется в кавычки.

Если название документа отсутствует или оно не раскрывает существа вопроса, информацию для каталожной карточки следует сформулировать самостоятельно и изложить без кавычек. Если к документу приложены материалы, послужившие основанием для решения вопроса, перечислять их на карточке не следует, достаточно указать после обозначения разновидности описываемого документа - "... и материалы".

При каталогизации документов фонда или структурной части фонда, деятельность которых имела сугубо специализированное направление, соответствующее наименованию определенного раздела систематического каталога, целесообразно составить одну карточку, где указать поисковые данные этих документов. Если карточка составляется на материалы всей структурной части или фонда в целом, распорядительная документация специально может не разрабатываться. Это характерно для фондов второй и третьей категорий.

Описание документов типа уставов, положений и т.п. аналогично описано названных выше видов документов. При цитировании названия документа также применяются кавычки. Порядок изложения информации о них может быть двоякими: с инверсией или без нее. Прямой порядок применения, когда название вида служит и источником определений информации.

Описание плановой документации

При описании на каталожных карточках перспективных и текущих планов, контрольных цифр, бюджетов, смет и др., а также материалов к ним следует исходить из положений, данных в настоящем пособии применительно к описанию документов, видовое название которых содержит в себе определенную долю информации. При этом целесообразно широкое применение группового описания для фондов всех категорий. Так, например, группируются сведения о планировании развития отдельных отраслей народного хозяйства за один и тот же период или по одной территории (учитывается структура соответствующего раздела каталога), взятые из планов развития народного хозяйства и т.п.

Таким описанием плановой документации многоотраслевых учреждений достигается дополнительная информация о содержании документов фондов первой и второй категорий, отражается значительный круг вопросов, не обозначенных в описи.

Плановая документация отраслевых учреждений, организаций и предприятий (фонды второй категории), а также аналогичные материалы предприятий в фондах первой и второй категорий описываются, как правило, групповым способом. Планы, содержащие сведения о развитии различных отраслей народного хозяйства, можно описывать на нескольких каталожных карточках, в соответствии с отраслевым направлением народного хозяйства той или иной территории.

Проекты планов, приложений к плановой документации не описываются, как правило, на отдельных каталожных карточках (если это не итоговый материал о работе за предыдущие годы). Указания на эти документы делаются на каталожной карточке после характеристики вопроса. Такими приложениями могут быть экономические обоснования, расчеты к планам, проекты документов и т.п.

В тех случаях, когда эти сведения по своему содержанию имеют отношение еще и к другому разделу каталога, следует составить вторую каталожную карточку.

Описание бюджетов и смет производится без применения инверсии.

Описание отчетов, обзоров, справок, докладов и докладных записок

Текстовые отчеты органов государственной власти охватывают, как правило, множество разнообразных вопросов. Их следует по возможности расписывать на нескольких каталожных карточках, каждая из которых будет в таком случае содержать информацию по самостоятельному вопросу. На такой отчет в целом также составляется отдельная карточка. Имея в виду ежегодную периодичность таких отчетов, можно составить групповую карточку, которая объединит сведения о них за несколько лет. Например, на годовой отчет о деятельности ВЦИК составляется ряд карточек. Одна из них:

И карточки на другие вопросы, которые нашли отражение в этом отчете. Кроме того, этот отчет вместе с аналогичными отчетами ВЦИК за другие годы описывается групповым способом.

В примере использован фонд первой категории. Для фондов первой категории, сфера деятельности которых охватывала множество разнородных вопросов, такой способ каталогизации будет наиболее целесообразным.

Отчеты о работе отраслевых органов управления, специализированных организаций, т.е. фондов второй категории, деятельность которых имела отраслевую направленность, содержат, как правило, характеристику одного вопроса, отражающего основную функцию учреждения. Описываются такие отчеты на одной каталожной карточке.

Такого же типа отчеты по отдельным вопросам составляются органами государственного управления и ведомствами широкого профиля.

Если возникает необходимость отразить в каталоге отдельные стороны отчета, то составляются дополнительные карточки.

Описывать статистические отчеты с разнохарактерными сведениями возможно различными способами, с учетом того, что может считаться наиболее целесообразным в условиях каждого конкретного архива.

Статистические отчеты, официальные формы которых предусматривают ежегодно повторяющиеся сведения по одной или нескольким определенным темам или вопросам, описываются подокументно или чаще - групповым способом.

Статистические отчеты, содержащие сведения по нескольким самостоятельным вопросам, могут описываться аналогично отчетам о работе органов государственного управления. При этом для информации на карточке объединяются темы из нескольких отчетов. Например, широко известная в определенный период для профсоюзной документации форма статистического отчета "Общие сведения" содержит разделы о соцсоревновании, производственных совещаниях, культурно-массовой работе и профсоюзном членстве. Каждый такой раздел из отчетов за несколько лет может быть обозначен на отдельной карточке и занять свое место в систематическом каталоге. Это удобно и для систематизации каталожных карточек, и при поиске в каталоге.

Целесообразно объединение для описания на одной каталожной карточке статистической и текстовой документации, связанной содержание. Например, статистический отчет и пояснительная записка к нему или текстовой отчет и статистическая (разработочная) таблица к нему.

Для статистических материалов, как видно на этом примере, целесообразно оговаривать более подробно наличие документов типа таблиц, ведомостей.

При описании статистических отчетов широко применяются отсылочные карточки.

Методика описания, рекомендуемая нами для отчетов, распространяется и на другие документальные материалы обобщающего характера - объяснительные записки к отчетам, обзоры, доклады, таблицы (сводные, разработочные по ряду вопросов), справки и т.д. Конкретизация описания проводится путем внесения в характеристику вопроса отраслевого, тематического и географического аспектов для фондов первой категории. Для фондов второй категории - вопрос дополняется указанием на его тематические, объектные или географические стороны. Так, в приведенных примерах содержание вопросов уточняется введением тематического аспекта. В первом случае указывается, что это не отчет ВЦИК в целом, а лишь одна сторона его деятельности, один вопрос, в другом примере - уточнение содержания вопроса осуществлено путем обозначения характера объекта - в одном случае это проектные организации, в другом - учебные заведения, в третьем - детские лечебные учреждения.

Отдельные группы отчетных документов независимо от категории фондов не требуют описания по разделам. К ним относятся отчеты по отдельным вопросам, обозначенным уже в названии документа. Кроме того, на каталожной карточке описываются, как правило, целиком финансовые отчеты без выделения каких-либо разделов на дополнительные карточки.

При выборе способов описания для отчетной документации нужно учитывать, помимо факторов, определяющих научно-историчекую ценность документов, также и широту информации, заключенной в них. Для многотемных документов - несколько каталожных карточек, по количеству самостоятельных вопросов. Одновопросные документы описываются на отдельных карточках. Методика, рекомендуемая для отчетных материалов, вполне применима для описания большой группы контрольно-справочной документации (акты, справки, докладные записки), оформляющей результаты проверки хода выполнения хозяйственного и культурного строительства.

Описание протоколов, стенограмм

Протоколы и стенограммы интенсивно используются исследователями в государственных архивах. Это заставляет особенно внимательно относиться к каталогизации названных материалов, тем более, что описи в большинстве своем не дают представления об их содержании.

Для составления информации о содержании вопроса протокола можно использовать формулировку, данную в разделе "слушали", если она правильно отражает суть вопроса. В ином случае необходимо формулировать информацию самостоятельно, используя при этом сведения, заключенные в разделе "постановили". Например, формулировка раздела "слушали": "Об Охотско-Камчатском крае". Сведения из раздела "постановили" позволяют составить следующую информацию о содержании этого пункта протокола:

При каталогизации протоколов или стенограмм на отдельные каталожные карточки берется каждый вопрос, представляющий интерес в научном и народнохозяйственном отношении. Например, в протокол включены три вопроса, на каждый из них составляется самостоятельная карточка.

Иногда при описании протоколов выносятся все вопросы сразу (повестка дня) на одну каталожную карточку. Обычно так поступают при работах, не связанных с каталогизацией материалов, или при проведении работы совместно с техническим сотрудником, который тут же дублирует эту карточку для всех вопросов. /14/ Основная карточка поступает в раздел систематического каталога, где сосредоточены сведения о деятельности данного учреждения.

В тех случаях, когда в протоколе идет речь об утверждении или изменении каких-либо нормативных или плановых документов - положений, программ, планов, бюджетов и т.д., являющихся приложениями к протоколу, - на каталожной карточке проводится описание этих документов. Так, если протокольна запись лишь фиксирует факт утверждения бюджета на заседании, бюджет приложен к протоколу, целесообразно составить такую карточку:

Приложения к протоколам, послужившие подготовительным материалом для рассмотрения поставленных вопросов, могут быть описаны двумя способами:

а) за основу для информации на каталожной карточке берется документ-приложение с оговоркой о его принадлежности к протоколу.

Этот вариант описания целесообразно использовать лишь в тех случаях, когда содержание приложений шире и значительнее вопроса, поставленного в протоколе;

б) за основу для информации каталожной карточки берется содержание текста протокола, отражающего и содержание приложений, наличие которых оговаривается.

На тексты выступлений выдающихся государственных деятелей, деятелей науки и культуры составляются отдельно каталожные карточки для именного каталога или для соответствующих разделов систематического. Например, карточка для систематического каталога:

И, кроме того, для именного:

Если в архиве не имеется именного каталога, то наличие текстов выступлений названных деятелей оговаривается на каталожной карточке, предназначенной для систематического каталога.

Если мы имеем дело с протоколами структурной части учреждения, название которой четко определяет характер и направление ее деятельности, чему вполне соответствует и содержание имеющихся документальных материалов, то возможно отказаться от подокументного или поединичного способов описания этих материалов (Комиссии исполкомов: по борьбе с голодом, помощи школам, топливные и т.д.). В этом случае составляется отсылочная карточка к соответствующим описям. Подобным образом можно решить вопрос и при описании протокольных материалов фондов учреждений узко специализированного направления, а также протоколов по специальным вопросам деятельности, например, протоколов испытаний оборудования, проведения соревнований и т.д.

Протоколы и стенограммы отчетно-выборочных собраний и конференций общественных организаций (профсоюзов, НТО, ВОИР, ДСО и т.д.) описываются как поединично, так и групповым способом. Возможно проводить описание этих материалов прямо с описи. Говоря об описании протоколов, следует рекомендовать составление групповых карточек для вопросов, обсуждение которых проходило на заседаниях соответствующих органов несколько раз. При описании протоколов с нерешенными вопросами, следует это оговорить на карточке, применяя формулировки "о рассмотрении", "об обсуждении", а не "об утверждении" и т.д. Вместе с тем следует признать нецелесообразным составление каталожных карточек на протоколы фондов первой категории без обозначения вопроса, рассчитанные лишь на учет их в каталоге. Для учета документов имеется опись и подобное дублирование не может считаться правильным.

Описание переписки

Характер формирования переписки в делах и полнота обозначения ее содержания в описи определяют подход к описанию этой документации при каталогизации. Если содержание переписки отражается заголовком единицы хранения, то применяется поединичное описание ее на каталожной карточке.

В последнем примере очевидна необходимость дублирования каталожной карточки.

Если в единице хранения, сформированной как "переписка", имеются отдельные документы, не относящиеся к основному вопросу переписки, имеющие самостоятельное значение, то они описываются на отдельных каталожных карточках. Например, общая карточка:

Отдельная карточка:

Глухие заголовки для обозначения содержания переписки или показывающие ее содержание лишь частично ("по другим вопросам") не могут служить основанием для информации на каталожной карточке. Такие единицы хранения требуют полистного просмотра и чаще всего подокументного описания. Так, для обозначения содержания переписки Леноблисполкома, озаглавленной "по общим вопросам", где содержатся документы о состоянии сельского хозяйства в области, о реконструкции ряда клубов и домов культуры, о мероприятиях по борьбе с вредителями сельскохозяйственных культур требуется составление трех каталожных карточек, на каждый вопрос отдельно.

Особое внимание следует уделять переписке при каталогизации личных фондов. Именно здесь часто встречаются уникальные документы в виде автографов, писем, рецензий, критических высказываний выдающихся деятелей науки и культуры, т.е. сведения включаемые в именной каталог, а часто и в систематический. Так, например, если в фонде скульптора А.И. Козырева имеются письма Е.А. Федорова, а в фонде детского писателя Л.И. Куликова хранятся письма С.Я. Маршака и А.Л. Барто, то такие документы должны быть описаны самостоятельно, на отдельных карточках.

Описание других разновидностей документальных материалов строится в основном на тех же принципах.

Особенности описания, обусловленные видом каталога

Специфика каждого каталога, входящего в систему каталогов государственного архива, проявляется и в информационных данных, обозначенных на каталожных карточках. Они должны обеспечить наличие тех признаков информации, которые составляют специфику данного каталога.

Методика описания, изложенная выше, имеет в виду в основном составление каталожных карточек для систематического каталога. Методика описания сведений, предназначенных для пополнения предметных и предметно-тематических каталогов, имеет некоторые особенности.

Карточка для именного каталога, как показывает практика архивов, является, по существу, дублетной карточкой систематического каталога с графическим выделением фамилии, имени лица, которые составляют основу информации на карточке в этом случае. Фамилия может выноситься в верхнюю часть карточки, подчеркиваться в тексте, обозначаться в "рубрике", но суть информации останется прежней - вопрос. Например, карточка для систематического каталога:

Карточка для именного каталога:

Карточка для географического каталога не отличается по форме от карточки систематического каталога. Но при составлении текста информации подчеркивается та ее сторона, которая определяет специфику данного каталога. Так, при описании документальных материалов для географического каталога обобщение сведений происходит в ином, чем для систематического каталога, направлении, то есть при конкретизации географических понятий обобщаются вопросы, отражающие содержание документальных материалов в соответствии с характером содержания разделов географического каталога. В этом случае следует подчеркнуть, что обобщение сведений о содержании документальных материалов по определенной географической или административно-территориальной единице проводится в объеме, соответствующем понятию, вынесенному на разделитель. Так при разделителе "сельское хозяйство" обобщаются сведения по вопросам сельского хозяйства в пределах определенной территории, в то время как в систематическом каталоге раздел "сельское хозяйство" имеет множество конкретных понятий и вопросов, наиболее общие из которых составляют самостоятельные разделы.

Составление информации для каталога по истории государственных учреждений аналогично составлению карточки для тех разделов систематического каталога, которые включают сведения о создании, реорганизации, структуре и функциях учреждений государственной власти и управления.

В этом случае нецелесообразно обобщение сведений по нескольким учреждениям разных систем, ибо это повлечет за собой обязательное дублирование.

В заключение необходимо отметить, что в данном методическом пособии изложена лишь общая постановка вопроса дифференцированного подхода к описанию документальных материалов при каталогизации фондов разных категорий. Пособие имеет целью помочь архивистам в разработке конкретной методики каталогизации документальных материалов с учетом особенностей каждого государственного архива.

СНОСКИ

/1/ Первый выпуск серии вышел под названием: "Дифференцированный подход к описанию документальных материалов (Методические рекомендации). Выпуск 1. Основы дифференцированного подхода при переработке и усовершенствовании описей". М., 1969.

/2/ Здесь и далее вместо термина "тематическая карточка" используется более общий как для информационной, так и для архивной практики термин "каталожная карточка"

/3/ В пособии не рассматривается методика дифференцированного описания при каталогизации научно-технической документации, кинофотодокументов, в также материалов, характерных для специализированных архивов.

/4/ Определение понятия "каталог документов" см. Государственный стандарт Союза ССР. Делопроизводство и архивное дело. термины и определения. ГОСТ-16487-70; определения видов каталогов см. "Краткий словарь архивной терминологии". М. - Л., 1968.

/5/ Схема единой классификации документальных материалов Государственного архивного фонда СССР в каталогах государственных архивов (советский период). М., 1962.

/6/ Например, Схема каталога документальных материалов. ЦГИА СССР. Ленинград, 1971. Ротапринт; Схема классификации документальных материалов ЦГИА БССР в г. Минске. Минск, 1964. Машинопись; Схема классификации документальных материалов досоветского периода. Калинин, 1964. Машинопись.

/7/ В данном случае "имя" выступает как собирательное понятие; конкретно в качестве основания деления в именном каталоге вступают фамилии, псевдонимы и т.д.

/8/ О принципах деления архивных фондов на категории в целях создания научно-справочного аппарата см. Дифференцированный подход к описанию документальных материалов (Методические рекомендации). Вып. 1. М., 1969.

/9/ Подробнее см. раздел III. Методика дифференцированного описания документальных материалов при каталогизации.

/10/ Выдвигаемая в качестве критерия отбора сведений при каталогизации во многих методических разработках государственных архивов степень обобщения сведений не является критерием отбора и ставит лишь задачу группировки сведений об описываемых документальных материалах.

/11/ Подробнее см. раздел II. Методика дифференцированного отбора сведений для описания при каталогизации.

/12/ Целевое описание проводится в процессе работы, задачей которой является создание системы каталогов. Попутное описание осуществляется в процессе проведения научно-технической обработки документальных материалов или усовершенствования описей, а также при выполнении некоторых работ по использованию и публикации документальных материалов.

/13/ Однако групповая карточка может возникать не только в процессе описания. Очень часто при включении каталожных карточек в соответствующий раздел систематического каталога мы находим там аналогичные, ранее составленные карточки по другим материалам, - то же вопрос, период и события. Целесообразно объединение таких карточек. Цель этой меры вполне оправдана соображениями экономического порядка: получается значительное сокращение объема каталога с той же информативностью.

/14/ В этих случаях предполагается составление научным сотрудником одной каталожной карточки на несколько вопросов и дублирование ее техническим сотрудником путем полного перенесения текста информации.