УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ОБЗОР
“ РАЗВИТИЕ АРХИВНОГО ДЕЛА В МОСКОВСКОЙ
ОБЛАСТИ В 1991-2000 годах”
Москва, 2001
СОДЕРЖАНИЕ
1. Введение........................................................................... 1
2. Государственное регулирование в сфере
архивного дела...................................................................2
3. Обеспечение сохранности и государственный учет
документов Архивного фонда Московской области.........10
4. Формирование Архивного фонда Московской области.
Организационно- методическое руководство
ведомственными архивами и организация документов в
делопроизводстве................................................................. 20
5. Научная информация и использование документов,
создание информационно - поисковых систем................. 39
6. Научно - исследовательская и методическая работа.... 53
7. Информатизация архивного дела.....................................55
8. Работа с кадрами...............................................................59
9. Международные связи.......................................................63
10. Перспективы развития архивных учреждений
в Московской области......................................................... 63
11. Использованные источники и литература......................65
ОБЗОР
“ РАЗВИТИЕ АРХИВНОГО ДЕЛА В МОСКОВСКОЙ
ОБЛАСТИ В 1991-2000 годах”
1. Введение
Архивный фонд Московской области является составной частью Архивного фонда Российской Федерации, неотъемлемой частью историко-культурного наследия и составной частью государственных информационных ресурсов Московской области. С этим документальным богатством, собранным и сохраненным трудом нескольких поколений, области предстоит войти в третье тысячелетие, сохранить и приумножить его.
В 1991-2000 годах деятельность архивных учреждений Московской области осуществлялась в условиях процесса реформирования государственного управления архивным делом, вызванного существенными изменениями в законодательстве Российской Федерации, затрагивающими проблемы государственного устройства, разделения государственной власти на законодательную, исполнительную и судебную и взаимодействия между ними, введения на территории Российской Федерации местного самоуправления, разграничения полномочий между органами государственной власти РФ, субъектов РФ и органами местного самоуправления, деления собственности на государственную и негосударственную, а также федеральную, государственную собственность субъектов РФ и муниципальную собственность.
В соответствии с новым архивным законодательством изменилась организация формирования, хранения, учета и использования Архивного фонда Московской области. Выделение в составе Архивного фонда государственной и негосударственной части повлияло на содержание работы архивных учреждений с организациями, учреждениями и предприятиями - источниками комплектования госархивов. Демократизация доступа к архивным фондам и архивным документам, информатизация архивов значительно расширили информационный потенциал архивов и возможности использования и публикации документальных источников.
Реализация новой государственной политики в архивном деле Московской области осуществлялась с учетом преемственности в его реформировании.
Реформирование политической, экономической, культурной, общественной, социальной жизни государства поставило в число первоочередных задач совершенствование нормативно-правовой базы деятельности архивных учреждений Московской области в целях наиболее эффективной организации управления архивным делом, комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, удовлетворения социальных потребностей населения и защиты социально-правовых интересов граждан. Именно эти задачи нашли отражение в нормативно-правовых актах представительной и исполнительной власти Московской области, органов местного самоуправления, а также в деятельности архивных учреждений области.
На территории Московской области по состоянию на 1 января 2001 года функционируют: Управление по делам архивов Московской области, Центральный государственный архив Московской области (ЦГАМО), филиал Центрального государственного архива Московской области в г. Можайске, 69 архивных отделов
( архивов) администраций городов и районов области , 40 центров хранения документации по личному составу
В архивохранилищах области хранится 2,8 млн. дел, содержащих информацию о деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, промышленных и сельскохозяйственных предприятий, учреждений науки и культуры, общественных организаций. За 10 лет количество единиц хранения увеличилось на 367,6 тыс. дел.
Целью обзора ”Развитие архивного дела в Московской области в 1991-2000 годах” является анализ произошедших изменений и современного состояния архивного дела в области, выработка путей его дальнейшего развития.
При подготовке обзора использованы нормативно-правовые акты Российской Федерации, нормативно-правовые акты Московской области, нормативно-методические документы, литература ( список использованных источников прилагается, приложение 1).
Для подготовки обзора приказом и.о. начальника Управления по делам архивов Московской области от 25.02.2000 № 2/217-К “ О подготовке обзора “ Развитие архивного дела в Московской области в 1991-2000 гг.” был создан творческий коллектив, состоящий из 3 творческих групп, разработаны специальные графики их работы. Творческими группами подготовлены соответствующие разделы обзора.
Обзор состоит из 9 разделов: раздел 1 “ Введение”, раздел 2 “Государственное регулирование в сфере архивного дела”, раздел 3 “Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Московской области”, раздел 4 ”Формирование Архивного фонда Московской области. Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве”, раздел 5 “Научная информация и использование документов, создание информационно-поисковых систем”, раздел 6 “ Научно-исследовательская и методическая работа”, раздел 7 “Информатизация архивного дела”, раздел 8 “Работа с кадрами”, раздел 9 “ Международные связи” и раздел 10 “Перспективы развития архивных учреждений в Московской области”.
В состав творческого коллектива вошли заведующие отделами Управления по делам архивов Московской области: Бороздина Г.В., Бакалинская Г.Г., Баркова В.И., директор ЦГАМО Наумова Л.А., заместитель директора ЦГАМО Тугова Т.С., наиболее квалифицированные работники управления, ЦГАМО, городских и районных архивных отделов.
2. Государственное регулирование в сфере архивного дела.
2.1. Разработка архивного законодательства.
Деятельность архивных учреждений Подмосковья в период начала политических и социально-экономических преобразований была ознаменована необходимостью реализации Указа Президента РФ от 24 августа 1991 г. “ О партийных архивах”. Во исполнение данного Указа Президента РФ было издано распоряжение Мособлисполкома от 27.08.91 № 729-р “ О передаче документов КПСС государственным архивам”. В районах и городах распоряжениями исполкомов райгорсоветов народных депутатов были созданы комиссии по отбору на государственное хранение документов райкомов и горкомов партии. Документы сдавались в основном в необработанном виде. Все документы РК и ГК КПСС, располагавшиеся на территории Московской области, были сданы в Центр хранения и изучения документов новейшей истории г. Москвы (ныне Центральный архив общественных движений г. Москвы).
Основным нормативно-правовым актом впервые в практике архивного строительства на законодательном уровне определяющим понятие “ архивный фонд Московской области”, регулирующим на территории Московской области правоотношения в части формирования, организации учета, хранения, использования архивов и архивных фондов и управления ими стал Закон Московской области “ Об Архивном фонде Московской области и архивах”, принятый решением Московской областной Думы от 28.02.96 № 4/84 и подписанный Губернатором Московской области 14.03.96. Закон разработан с учетом требований Устава Московской области, Основ законодательства Российской Федерации “ Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах”, рекомендаций Росархива, предусмотренных в Модельном правовом акте об Архивном фонде субъекта Российской Федерации и архивах. Законом было определено, что государственное управление архивным делом в Московской области осуществляется Администрацией Московской области через образуемый ею орган управления архивным делом, ведение архивного дела возлагалось на Комитет по делам архивов Администрации Московской области, его учреждения. В систему Комитета согласно Закону входили: ЦГАМО и его филиал в г. Можайске, районные и городские архивы, центры хранения документации по личному составу.
Однако на основании протеста заместителя прокурора Московской области и по инициативе комиссии по законодательству Московской областной Думы был разработан проект нового закона об Архивном фонде Московской области и архивах. Первоначальный вариант изменений и дополнений к закону не был одобрен Росархивом и Управлением по делам архивов Московской области, так как это привело бы к разрушению уже сложившейся архивной системы области и взаимоотношений с муниципальными образованиями. Работа над законом была продолжена. Руководство Управления по делам архивов Московской области приняло участие в заседании Московской областной Думы по рассмотрению проекта закона, закон был принят за основу и направлен в соответствующие организации для дальнейшего обсуждения. Московская областная Дума приняла решение от 19.07.2000 № 5/105 “ О Законе Московской области “ Об Архивном фонде Московской области и архивах”, Губернатор Московской области подписал данное решение 04.08.2000 № 52/2000-ОЗ.
Следует отметить, что новый закон составлен с учетом требований федеральных законов: “ О собственности в РСФСР” и “ Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации”. К сожалению, вопрос о собственности на архивные документы должным образом не проработан в Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. Вопрос о собственности на архивные документы является главным и он должен найти законодательное обеспечение в разрабатываемом федеральном законе “ О внесении изменений и дополнений в “ Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах”
2.2. Методы государственного регулирования в сфере архивного дела
Деятельность архивных органов и учреждений Московской области с начала 90-х годов претерпела значительные изменения в связи с реформированием политической, экономической, культурной, общественной, социальной жизни государства. В связи с этим на первый план встали задачи совершенствования нормативно-правовой базы деятельности архивных органов и учреждений в целях наиболее эффективной организации управления архивным делом, комплектования, хранения, учета и использования архивных документов.
В 1991г. было принято 4 решения и 48 распоряжений исполкомов райгорсоветов по вопросам архивного дела и делопроизводства. Следует отметить принятие решения МОИК № 185/13 от 18.04.91 “ О дальнейшем развитии архивной службы Московской области”, в соответствии с которым в 1991 г. МОИК выделил 120,9 тыс. руб. на оборудование архивохранилища филиала ЦГАМО в г. Можайске, 150 тыс. руб. на приобретение множительной и компьютерной техники. Выполняя данное решение, 5 райисполкомов выделили новые помещения, в 10 архивах введена вторая штатная единица архивного работника. Однако решение МОИК в части выделения капвложений на проектирование и строительство здания ЦГАМО в 1992-1997 г.г. в целях создания надлежащих условий для хранения Архивного фонда области и освобождения занимаемого архивом культового помещения осталось невыполненным, так как сметная стоимость строительства здания возросла с 1991 г. в 100 раз, изменился порядок землеотвода под строительство государственных объектов.
Одной из первостепенных задач в условиях коренных преобразований, происходящих в стране, явилась задача удовлетворения социальных потребностей населения и защиты социально-правовых интересов граждан. Именно эта задача нашла отражение в нормативно-правовых актах представительной и исполнительной власти Московской области в целом, ее районов и городов. Большое значение в деятельности архивных органов и учреждений области имело распоряжение Главы Администрации Московской области от 07.04.92 № 294-р “ Об обеспечении сохранности архивных документов в интересах социально-правовой защиты граждан ”. Характерной особенностью деятельности архивных учреждений стало обеспечение возросших задач, определенных названным распоряжением. Данное распоряжение повлияло не только на усиление контроля за сохранностью архивных документов, прежде всего по личному составу, в организациях, учреждениях и на предприятиях области, но и в значительной степени создало благоприятные условия для укрепления и совершенствования организации архивной службы Московской области.
Одним из важных в прошедшее 10-летие было распоряжение Главы Администрации Московской области “ Об обеспечении сохранности документов на передачу жилых помещений в домах государственного и муниципального жилищного фонда в собственность граждан” от 27.09.94 № 718-р. В соответствии с распоряжением главы администраций городов и районов области установили порядок обеспечения сохранности документов на передачу жилых помещений в собственность граждан для их последующей передачи на государственное хранение в составе документов администраций городов и районов.
Большую роль в работе архивной службы Московской области сыграло принятое постановление Главы Администрации Московской области “Об обеспечении сохранности Архивного фонда Московской области и мерах по дальнейшему развитию материально-технической базы архивных учреждений” от 28.08.95 № 166-ПГ. В соответствии с постановлением осуществлен комплекс мероприятий по повышению ответственности работников Комитета и ЦГАМО за обеспечение сохранности документов, усилению контроля за состоянием работы горрайархивов, архивов учреждений, организаций и предприятий. Разработана программа развития архивной службы области на 1996-1997 г.г., совместно с администрациями городов и районов была продолжена работа по созданию центров хранения документов по личному составу. Комитетом по финансам и налоговой политике Администрации Московской области были приняты предложения Мособлкомархива по финансированию работ по техническому оснащению и созданию компьютерной сети Комитета и ЦГАМО. Была увеличена штатная численность Комитета для организации работ по созданию компьютерной системы “ Архивный фонд” и контролю за ее функционированием. Реализовывалась разработанная программа информатизации архивного дела в области. Данная программа была профинансирована, на эти цели в 1996 г. было выделено и полностью освоено 1 млрд.780 млн. руб. денежных средств. В большинстве городов и районов вышеназванное постановление от 28.08.95 № 166-ПГ было выполнено.
С 1991 года по 2000 год главами администраций городов и районов Московской области было принято 565 организационно-распорядительных документов по вопросам архивного дела и делопроизводства: о создании архивных отделов и центров хранения документации по личному составу, о приеме документов в архивы, о выделении новых и дополнительных помещений под архивы, о состоянии делопроизводства в учреждениях, организациях и на предприятиях, о принятии мер по соблюдению ГОСТов на ОРД и др. Принятие многих распорядительных документов явилось результатом деятельности специалистов Управления, которыми были осуществлены в течение 1991-2000 гг. 502 командировки в архивные отделы, райгорархивы и центры хранения документации по личному составу. Имели место личные контакты или телефонные переговоры и.о. начальника Управления с представителями органов местного самоуправления. Это помогало преодолевать наметившуюся в ряде городов и районов области тенденцию понижения статуса муниципальных архивных учреждений.
Внимание архивных учреждений Московской области было направлено и на выполнение “ Основных мероприятий целевой программы развития архивного дела в Московской области на 1997-1999гг. ” В целом программа была выполнена, за исключением отдельных пунктов 1 раздела “ Обеспечение сохранности, повышения уровня безопасности документов Архивного фонда Московской области. Строительство, реконструкция и ремонт архивохранилищ”. Планировалось выделение нового помещения под архивохранилище ЦГАМО (для перемещения документов из архивохранилища по Мало-Ивановскому переулку), новых помещений Дмитровскому, Талдомскому, Чеховскому, Шатурскому архивам, однако помещения не были выделены.
Архивные учреждения Московской области в практике работ используют систему планово - отчетной документации, разработанной Федеральной архивной службой России. Однако Управление по делам архивов Московской области несколько расширило количество основных показателей по всем направлениям деятельности. Планы и отчеты состоят из текстовой части , таблиц цифровых показателей, статистических отчетов . На ряду с основной документацией архивы области разрабатывают графики утверждения описей дел на ЭПК Управления и комплектования архивов, утверждают их постановлениями Глав администраций.
Основой планирования является анализ состояния архивного дела в регионах Московской области. Предварительный анализ проводят отделы Управления. Исходя из рекомендаций Росархива и проведенного анализа, разрабатываются рекомендации по планированию и отчетности для архивов области.
До 1995 года при Управлении по делам архивов существовала комиссия, которая рассматривала индивидуальные планы работы архивов. В последующие годы каждый архив сам определяет приоритет тех или иных направлений деятельности, их объемы. Такое положение дел не сказалось на объемных показателях, они в основном стабильны. Наблюдается рост объемных показателей по переплету дел, приему дел по личному составу, созданию БД. Несколько снизились показатели по усовершенствованию и переработке описей дел с появлением новых видов работ.
В помощь зав. муниципальными архивами Управлением по делам архивов разработана “ Памятка по составлению планово - отчетной документации”. Вопросы по планированию и отчетности подробно рассматриваются на занятиях по повышению квалификации. По итогам года проводится коллегия или общеобластное совещание.
Вопросы финансового обеспечения деятельности архивных учреждений области были стабильны до 1998 года. Архивная служба финансировалась полностью в соответствии с утвержденной сметой на содержание архивных учреждений области. Финансовые средства выделялись на проведение ремонтных работ, создание компьютерной сети в Управлении по делам архивов и ЦГАМО, для приобретения техники. Так на нужды архивной службы по неполным данным в 1995 г. было выделено 1 миллиард 374 млн. рублей, в 1996 г.- 2 миллиард 380 млн. рублей., 1997г. - 1 миллиард 480 млн. рублей.
С марта 1998 года финансирование осуществлялось в основном по защищенным статьям расходов по фонду оплаты труда и начислению заработной платы. Выделение средств на покрытие материальных затрат было крайне незначительным. В 1998 году из плановых назначений по хозяйственному содержанию Управление профинансировано на 69%, ЦГАМО - 36%., в 1999 году Управление - на 97%, ЦГАМО - 72 %., в 2000 году Управление - на 99.8 %, ЦГАМО - 96 %., Не выделялись средства на оплату коммунальных услуг, задолженность по которым в 1998 г. составила 10,2 тыс. рублей, в 1999 г.- 134,4 тыс. руб., 2000 г. -181,4 тыс. руб. Задолженности по зарплате нет.
Источниками дополнительного финансирования архивных учреждений Московской области служат платные услуги, осуществляемые архивами области в соответствии с распоряжением СМ РСФСР от 15.01.90 №. 38-р и решения Мособлисполкома от 09.04.90 № 404 / 12. С 1 мая 1990 года приступил к платным услугам и ЦГАМО перешедший на новые условия хозяйствования. Были разработаны перечни платных услуг и положение о проведении договорных работ. В настоящее время Прейскурант платных услуг доработан и зарегистрирован Министерством экономики Московской области.
Платные услуги осуществляют ряд муниципальных архивов области, доход от которых полностью идет в местный бюджет. Номенклатура платных услуг согласовывается с Управлением по делам архивов. Расценки утверждаются постановлениями Глав местных администраций. В 2000 г. оказали платные услуги 24 муниципальных архива области, заработав при этом 400185 руб.
2.3 Эволюция системы архивных учреждений
2.3 1. В 1991-2000 гг. организацию комплектования, хранения, учета и использования архивных фондов и архивных документов, находящихся в собственности Московской области, осуществлял орган управления архивным делом Московской области.
1991 год - архивная служба Московской области была представлена Архивным управлением Мособлисполкома, ЦГАМО и его филиалом в г. Бронницы, 59 районными и городскими архивами с переменным составом документов.
В 1992 г. выходит в свет распоряжение Главы администрации Московской области “ Об обеспечении сохранности архивных документов в интересах социально-правовой защиты граждан” ( от 07.04.92 № 294 - р), которое и положило начало преобразования архивных учреждений Московской области, сети государственных архивов. Выполняя данное распоряжение, администрации городов и районов области принимают постановления “ О совершенствовании структуры управления архивным делом” с своих регионах. Меняется статус райгоргосархивов - они преобразуются в архивные отделы, при них создаются центры хранения документации по личному составу.
В целях обеспечения возросших задач, стоящих перед Архивным управлением в связи с созданием центров, происходит его преобразование в Комитет по делам архивов Администрации Московской области (Постановление №119 от 05.05.92). Для организации работы в Мособлкомархиве создается отдел организации и регулирования работы центров. К концу 1992 года в области было создано 17 центров хранения документации по личному составу.
Согласно положению о Комитете на него возлагалось осуществление на территории области отраслевого и межотраслевого руководства архивным делом непосредственно или через ЦГАМО, районные и городские архивы ( архивные отделы ). Комитет имел штатную численность 14 человек и следующую структуру: руководство, отдел анализа и регулирования деятельности райгорархивов, отдел ведомственных архивов и делопроизводства, отдел организации и регулирования деятельности центров хранения документации по личному составу, отдел бухгалтерского учета, группа информационного обеспечения и информационных технологий.
В 1996 г. система архивных органов и учреждений области закрепляется Законом “ Об Архивном фонде Московской области и архивах”. В систему Комитета по делам архивов Администрации Московской области входят ЦГАМО, районные и городские архивы, центры хранения документации по личному составу.
В соответствии со ст. 60 Устава Московской области и решения Московской областной Думы от 10.06 98 № 5/20 “ О структуре Администрации Московской области “ на базе Комитета по делам архивов Администрации Московской области было образовано Управление по делам архивов Московской области. В положении был определен правовой статус Управления как центрального органа исполнительной власти для осуществления государственного регулирования в области архивного дела и контроля за сохранностью, комплектованием и использованием документов Архивного фонда Московской области, организационно-методического руководства и контроля за деятельностью ЦГАМО, филиала ЦГАМО в г. Можайске, районных, городских архивов и центров хранения документации по личному составу.
В Законе Московской области “ О схеме управления Московской областью”, утвержденного решением Московской областной Думы от 13.03.2000 № 13/2000 - ОЗ устанавливается, что для реализации отдельных функций государственного управления в Московской области формируется государственный орган - Управление по делам архивов Московской области, подотчетное Правительству Московской области. Постановлением Правительства Московской области от 25.05.2000 № 39/7 “ О формировании Управления по делам архивов Московской области” утверждено положение об Управлении, его структура и штатная численность. Штатная численность составляет 18 единиц.
На 1 января 2001 г. на территории Московской области функционирует Управление по делам архивов Московской области, ЦГАМО и его филиал в г. Можайске, 69 архивных отделов (муниципальных архивов) и 40 центров хранения документов по личному составу. Архивные отделы (муниципальные архивы) осуществляют организацию управления архивным делом, хранение и использование документов общего делопроизводства и по личному составу.
2.3 2. Архивные учреждения Московской области приняли участие в российско-швейцарско-голландском семинаре “ Муниципальные архивы: правовые, организационные и научно-методические вопросы деятельности”. На семинаре выступили: начальник архивного отдела Администрации г. Железнодорожного Ткаченко Л.И., по теме “ Проблемы формирования муниципального архива, экспертиза ценности и отбор документов на постоянное хранение”, заведующая архивным отделом Администрации Можайского района Дрючина Г.И. по теме “ О работе муниципального архива по обеспечению органов власти документной информацией, а также обслуживанию учреждений, организаций и граждан”, заведующая архивным отделом Администрации Ленинского района Поляруш О.В. по теме “ О работе Видновского городского муниципального архива по совершенствованию организации документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации”.
2.3 3. Зональный научно - методический Совет Центрального района Российской Федерации, в состав которого входит Московская область, является совещательным органом. Его основная задача в совершенствовании научно-исследовательской и методической работы. ЗНМС играет важную роль в распространении передового опыта. Положительный результат приносит и живое общение архивистов.
Архивисты области готовят на каждое совещания ряд выступлений по разной тематике. Так для совещания- семинара “ Комплектование госархивов и организация работы с ведомствами в современных условиях”, проходившего в рамках ЗНМС архивных учреждений Центрального района в 2000 г. подготовлено выступление работников Управления по делам архивов Московской области “ Опыт работы по созданию и организации архивов документов по личному составу”, “ О взаимодействии Управления по делам архивов Московской области с органами местного самоуправления по вопросам развития архивного дела. Внедрение примерного положения о муниципальном архиве”, “ Система учетных документов и перспективы ее совершенствования в ходе внедрения “ Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации”.
2.3 4. В 1995 г., реализуя приказы Росархива, были разработаны положения о ЦГАМО, его отделах, архивохранилищах, положения о дирекции и экспертно- методической комиссии. С 1998 г. муници- пальные архивы области приступили к разработке индивидуальных положений на основе “Примерного положения о муниципальном архиве ”. Надо отметить, что каких - либо сложностей и проблем на начальном этапе с внедрением положения не возникало. На сегодняшний день к данному положению все больше возникает вопросов т.к. оно не увязано с законодательством о самоуправлении и требует доработки.
2.4. На заседаниях коллегии Управления по делам архивов Московской области рассматривала основные вопросы руководства архивным делом в области, организации и деятельности архивных учреждений, состояния ведомственных архивов, кадровой политики. Систематически рассматривались итоги деятельности архивных учреждений за календарный год и планы мероприятий на предстоящий период. О принимаемых решениях коллегии информировались главы администраций городов и районов.
Большую роль в формировании Архивного фонда Московской области играет экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) Управления по делам архивов Московской области. За 1991-2000 гг. проведено 184 заседания ЭПК , на которых было рассмотрено 77 методических вопроса: о включении и исключении организаций из списков источников комплектования архивов, о фондировании документов, об уточнении принципов описания документов, о передаче фондов, о местах хранения документов и т.д. За вышеуказанный период были утверждены описи на 312421 дело управленческой документации и 179361- по личному составу.
2.5.Выводы и предложения
, направленные на совершенствование государственного регулирования архивного дела
Период 1991-2000 годов - это период коренных изменений в общественно-политическом и государственном устройстве страны, социально-экономической жизни, науке и культуре.
Происходило реформирование деятельности архивных органов и учреждений, в особенности районных, что связано с принятием федеральных законов “ Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации” от 28.08.95, “ Об основах муниципальной службы в Российской Федерации” от 08.01.98, законов Московской области “ О местном самоуправлении в Московской области” от13.06.96, “ О муниципальных должностях и муниципальной службе в Московской области” от 31.07.97. В связи с этим возникает вопрос о необходимости сохранения управленческого влияния на городское и районное звено архивных органов и учреждений, сохранения их нынешнего статуса и статуса их работников, недопущения разрушения существующей системы управления архивами.
Решение вышеизложенных проблем ставит на первое место вопрос о необходимости изменения современного архивного законодательства, а именно принятия Федерального Закона” О внесении изменений и дополнений в Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах”. Целью законопроектной деятельности должны быть не только редакционные изменения, вытекающие из Конституции РФ, Гражданского кодекса России, других недавно принятых нормативно-правовых актов. Главная задача - более глубокая правовая регламентация предмета архивного дела. Актуальными в вопросах усовершенствования главного архивного закона страны являются: понятийный аппарат закона и необходимость его дополнения, Архивный фонд России как предмет гражданского права, общие принципы организации управления архивным делом в муниципальных образованиях и их отражение в архивном законодательстве.
В целях совершенствования государственного регулирования архивного дела в Московской области представляется целесообразным создание органами государственной власти и местного самоуправления координационных межведомственных органов поддержки архивного дела, развитие межрегионального взаимодействия архивных органов и учреждений, создание договорной практики сотрудничества архивных учреждений, дальнейшее развитие взаимодействия архивных учреждений области с академическими и другими научными организациями, учреждениями культуры и образования, общественными организациями и творческими союзами. Управление по делам архивов Московской области намерено также провести работу по созданию областного отделения Российского общества историков-архивистов для содействия развитию архивного дела.
Несмотря на то, что в Московской области были созданы 40 центров хранения документации по личному составу, в связи с увеличением числа ликвидируемых по причине банкротства учреждений, организаций и предприятий как государственной, так и негосударственной форм собственности, остается актуальным вопрос о расширении сети центров хранения документации по личному составу. В целях обеспечения сохранности документов по личному составу, которые в настоящее время приобретают все большую практическую ценность в силу своей социальной значимости, представляется целесообразным создание в системе архивных учреждений Московской области Областного архива социальной защиты граждан, который бы осуществлял централизованное хранение, комплектование, учет и использование документов по личному составу ликвидированных областных организаций и учреждений, действующих областных учреждений и организаций, не имеющих условий для обеспечения сохранности документов по личному составу, а также негосударственных организаций на договорной основе. Актуальными являются также проблемы укрепления маетериально-технической базы ЦГАМО для обеспечения планомерного качественного комплектования архивных фондов, а также создание областного архива дипозитарного хранения документов на хозрасчетной основе.
3. Обеспечение сохранности и государственный
учет документов Архивного фонда
Российской Федерации.
3.1 Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Московской области.
3.1.1. В текущем десятилетии вопросы обеспечения сохранности документального наследия Московской области были одной из первостепенных задач архивных учреждений. Особенно тяжелым для архивной службы стал 1990 г., когда возникла необходимость перемещения почти 500 тыс. дел из 2-х культовых зданий, переданных Православной церкви - филиала ЦГАМО, находящегося в церкви Михаила Архангела в г. Бронницы и архивохранилища № 3 ЦГАМО, расположенного в г. Москве храме Ивановского монастыря по Мало-Ивановскому переулку.
23 февраля 1990 года принимается распоряжение № 83-р от 23. 02. 90 ” О перемещении документов из филиала ЦГАМО в г. Бронницы ”. 80 тыс. дел были перевезены в арендованное у Всесоюзной книжной палаты Госкомиздата СССР в г. Можайске хранилище.
18 апреля 1991 г. выходит в свет решение исполкома Мособлсовета
“ О дальнейшем развитии архивной службы Московской области”, в котором предусматривалось выделение лимитов на проектирование и строительство нового здания для ЦГАМО, реконструкцию архивохранилища в г. Можайске. Однако, в связи с экономическими преобразованиями в стране стоимость здания к 1993 году возросла в 100 раз и Мособлисполком отказывается от его строительства .
В 1992 году принимается постановление Правительства г. Москвы о выделении помещения площадью 3 тыс. кв. м. для перемещения документов из архивохранилища № 3 по Мало-Ивановскому переулку ( № 452 от 07.07.92 ). Помещение было выделено в 1997 году площадью 1250 кв. м. по адресу ул. Кантемировская, 57, работы по переоборудованию начаты с 2001 г.
Позитивному решению вопросов по укреплению и развитию материально-технической базы архивов значительно способствовали решения и постановления органов исполнительной власти Московской области.
Распоряжение Главы Администрации Московской области от 7 апреля 1992 г. № 294 - р “ Об обеспечении сохранности архивных документов в интересах социально-правовой защиты граждан” способствовало созданию сети центров по личному составу при органах исполнительной власти на местах. Начинается активная работа по выделению помещений и их оснащению . Только в первые 2 года было выделено помещений общей площадью 1816 кв. м. Центры оснащались охранно-пожарной сигнализацией, металлическими стеллажами и коробками.
Серьезные изменения произошли в вопросах обеспечения сохранности документов и материально-технического оснащения архивов районного звена с выходом в свет решения исполкома Мособлсовета “ Об обеспечении сохранности Архивного фонда Московской области и мерах по дальнейшему развитию материально-технической базы архивных учреждений “. Данное решение и принятые в 1996 г. “ Основные мероприятия целевой программы развития архивной службы Московской области на 1997-1999 гг.”, обязывали Глав Администраций районов и городов области принять необходимые меры, обеспечивающие полную сохранность архивных документов. И как результат, 32 райгорархивам выделили новые или дополнительные помещения под архивохранилища, в 30 - проведены ремонтные работы, 18 архивов оснащены компьютерной и множительной техникой.
В постановлении 1995 г. отмечалось неудовлетворительное состояние материально-технической базы Балашихинского районного и Коломенского городского архивов. Лишь в 1999-2000 гг. удалось решить эти проблемы. Балашихинский архивный отдел в апреле 1999 г. переведен в новое помещение в пос. Салтыковка (бывшее здание территориальной администрации пос. Салтыковка и Николо-Архангельского сельского округа), занимает помещение площадью 298,7 квадратных метров на втором этаже 3-х этажного здания, оснащен компьютерной и множительной техникой и техникой для создания страховых копий архивных документов. В 2000 г. завершен ремонт помещения
(400 квадратных метров), выделенного Коломенскому городскому архиву и центру хранения документов по личному составу, начато его оборудование и оснащение.
Всего за период с 1991 г. по 2000 г. администрациями городов и районов были выделены новые и дополнительные помещения в общей сложности 92 архивным учреждениям. Переехали в новые помещения Волоколамский, Домодедовский, Клинский, Ступинский, Подольский районный , Реутовский, Троицкий, Щербинский архивы.
Если говорить о современном состоянии материально - технического оснащения и обеспечения сохранности документов в государственных и муниципальных архивах области, то картина выглядит следующим образом.
Центральный Государственный архив Московской области располагается в пятиэтажном здании по ул. Азовская, 17 и в храме Ивановского монастыря по Мало-Ивановскому переулку. Здание по ул. Азовской построено по типовому проекту в 1960 г., площадью 3600 кв.м., в основном отвечает требованиям сохранности документов: оснащено охранно-пожарной сигнализацией с выходом на пульт управления вневедомственной охраны, металлическими стеллажами 9699 п. м., все документы закартонированы, соблюдается температурно-влажностный режим. Однако загруженность помещения составляет 100 %.
Архивохранилище № 3, расположенное в Храме, занимает площадь 1457 кв.м., сохранность документов не обеспечена: архивохранилище оснащено деревянными стеллажами, наблюдаются перепады температуры и влажности воздуха, Храм еще в 1990 году был передан церковной общине. Решается вопрос о перемещении документов в 2001 году.
Филиал ЦГАМО в г. Можайске арендует хранилище Книжной палаты РФ. Аренда заключена на 20 лет. Помещение оборудовано металлическими стеллажами 794 п. м., охранно-пожарной сигнализацией. Загруженность архивохранилища 75 % .
На территории области расположено 69 муниципальных архивов, общая площадь занимаемых помещений составляет 7043 кв. м., средняя загруженность архивохранилищ 63 %. 100 % загруженность наблюдается в 5 архивах: Дмитровском, Лотошинском, Луховицком, Солнечногорском, Шатурском .
Охранно-пожарной сигнализацией оснащено 88 % архивов. Отсутствует охранная сигнализация в Звенигородском, Куровском, Протвинском, Рошальском, Серебряно-Прудском, Талдомском, Щелковском, Химкинском архивах. Пожарная сигнализация установлена во всех архивах области.
Металлические стеллажи установлены в 92 % архивов, протяженность стеллажных полок составляет 20726 п.м.
40 центров хранения документов по личному составу занимают площадью 3272 кв. м. Протяженность архивных полок - 6229 п. м., степень загруженности 55,5 %. ( 100 % загруженность имеют Реутовский и Серпуховской центры). Оснащены охранно-пожарной сигнализацией 23 центра.
Последние годы определенное внимание уделяется оснащению государственных и муниципальных архивов копировально-множительной техникой. На 1 января 2001 г. компьютерами оснащено Управление по делам архивов Московской области, ЦГАМО , 44 муниципальных архива и 17 центров.
3.1.2. Размещение документов в ЦГАМО организовано в хранилищах по отраслевому принципу и определено схемой размещения документов. Так хранилище № 1 содержит фонды учреждений власти; хранилище №2 - органов управления народным хозяйством, народного образования, здравоохранения и культуры; хранилище № 3 - фонды промышленных предприятий, колхозов, совхозов, кооперации; хранилище №4 - фонды военных учреждений, органов охраны общественного порядка, судов и профессиональных союзов; хранилище №5 - фонды промышленных предприятий и финансовых учреждений; хранилище № 6 - фонды, содержащие секретные документы.
Все хранилища, кроме одного, находятся в специально оборудованном здании. В настоящее время это хранилище закрыто для работы. Несмотря на различные условия в техническом обеспечении хранилищ, порядок хранения дел везде одинаков.
Дела размещены в коробках и связках (в ЦГАМО 10% дел не закартонированы) и установлены на стеллажах сверху вниз. Нумерация стеллажей производится слева направо, нумерация постеллажных шкафов начинается от окон. Во всех хранилищах имеются пофондовые топографические картотеки и постеллажные топографические указатели. Схемы размещения документов на каждое здание составлены отдельно.
Загруженность по хранилищам в настоящее время составляет 98,5%. Для увеличения свободных площадей в 1991 - 1992 гг. по всем хранилищам была проведена целевая экспертиза дел по личному составу с истекшими сроками хранения. В целях рационального размещения дел проводятся перемещения фондов как внутри одного хранилища, так и между различными хранилищами.
В хранилище, расположенном в бывшем церковном здании, все коробки и связки в пределах фондов пронумерованы (документы подготовлены к перемещению). Нумерация коробок внутри фондов в других хранилищах не производится. Небольшая часть коробок с мало используемыми документами опечатана.
Помещений для обособленного хранения дел в архиве не имеется, однако часть документов выделена из общего массива. Так обособленно хранятся дела секретного характера. Для этого одно из хранилищ разделено металлической сеткой с закрывающейся на замок дверью. Дела с особо ценными документами выделены на отдельное хранение и размещены на первых стеллажах хранилищ или на шкафах близких к проходу в хранилище (с целью эвакуации в первую очередь в экстремальных случаях). Во всех хранилищах коробки с особо ценными делами имеют наклеенные красные ярлычки. Номера дел на таких коробках указываются не через тире, а через запятую.
Обеспечение сохранности уникальных и особо ценных дел в ЦГАМО включает микрофильмирование, реставрацию, переплет, ограничение выдачи дел из хранилищ. В архиве выявлено 30606 особо ценных дел. На 16736 дел из них имеются страховые копии и фонд пользования на микрофильмах, т.е. на 60 % дел. Выдача особо ценных дел из хранилищ ограничена, а при наличии копий фонда пользования не производится. Реставрация и переплет особо ценных дел проводится в первую очередь. Для экспонирования на выставках изготавливаются ксерокопии таких документов. Хранение особо ценных дел, как уже говорилось, обособленное.
3.1.3. Для предотвращения аварийных ситуаций архивные учреждения области периодически проводят мероприятия, направленные на обеспечение сохранности документов. Так, в целях усиления противопожарной безопасности архивов области в 1993 году было проведено совместное обследование всех архивов области сотрудниками пожарного надзора и Комитета по делам архивов. По результатом обследования проведен анализ состояния пожарной безопасности в архивах области с предложениями по улучшению системы противопожарной охраны по каждому конкретному архиву, который в дальнейшем использовался в работе.
В 1999 году в целях обеспечения безопасности архивных учреждений, в связи с террактами произошедшими в г. Москве, и.о. начальника Управления по делам архивов издал приказ № 9 от 14. 09. 99 “ О мерах по усилению безопасности”. Согласно данному приказу в соответствии с графиком были организованы дежурства сотрудников Управления и ЦГАМО в здании архива и на его территории. Введены специальные пропуска для всех посетителей архива, ведутся регистрационные журналы. Назначено ответственное лицо, дежурившее на воротах. Был запрещен въезд во двор постороннего автотранспорта. Сотрудниками управления и ЦГАМО проводятся ежедневные проверки всех помещений, неиспользуемые подвальные помещения опечатываются.
Во исполнении письма Росархива от 22.09. 99 № 5/818-К “ О неотложных мерах по усилению безопасности архивных учреждений” издан приказ директора ЦГАМО № 9 от 11.10.99 “ О неотложных мерах по усилению безопасности архива и филиала” и разрабатан план мероприятий с назначением ответственных лиц. В соответствии с планом мероприятий ужесточается пропускная система, особенно в читальный зал, проводится досмотр сумок и дипломатов посетителей. Совместно с сотрудниками вневедомственной охраны и государственной противопожарной службой МВД России проведены проверки подвальных и чердачных помещений, запасных выходов. Помещения были освобождены от ненужных материалов и макулатуры. Все предписания, не требующие финансовых затрат, выполнены. В архивах области уточнены планы эвакуации документов, наиболее ценные документы размещены ближе к выходам.
3.1.4. В вопросах обеспечения сохранности документов Архивного фонда Московской области Управление по делам архивов налаживает тесные взаимоотношения с органами исполнительной власти Московской области и местного самоуправления. Личные контакты, командировки, переписка, принятие постановлений и различных программ - все используется для улучшения состояния архивов области. Однако, отсутствие в последние годы финансовых средств сказывается на данном вопросе. Имеют место факты отключения охранной сигнализации, задержка оплаты коммунальных платежей, отсутствие средств на проведение необходимых ремонтных работ. И все же, повседневная работа и связи с органами исполнительной власти дают желаемые результаты.
В целях усиления борьбы с хищениями документов в мае 2000 г. была проведена проверка ЦГАМО по соблюдению нормативных требований в части контроля за сохранностью документов. Проверка осуществлялась в соответствии с приказом и.о. начальника Управления по делам архивов Московской области ( № 4 от 05. 05. 2000 ) комиссией в составе 5 человек по “Примерному плану проверки соблюдения нормативных требований в части контроля за сохранностью документов ”. Был вскрыт ряд недостатков в охранном режиме здания ЦГАМО, порядке выдачи дел и описей дел из хранилища для сотрудников архива, в работе читального зала и работе с кадрами в ЦГАМО по вопросам повышения ответственности за сохранность документов . По результатам проверки были даны предложения, которые обсуждались на дирекции и издан приказ директора ЦГАМО.
3.1.5. В ЦГАМО около 30 % хранящихся дел, изготовлены на дешевой бумаге низкого качества с текстом из неустойчивых химических красителей. В основном это документы 20-30-х гг. Достаточно много встречается документов - вторых, третьих и т.д. машинописных копий со слабоконтрастным текстом. Имеются некачественные экземпляры изготовленные на ротаторе и ротопринте. Физические качества документов были определены изначально.
Часть документов (не более 10%) имеют повреждения приобретенные в процессе формирования дел и их дальнейшего хранения до поступления в госархив. Так, встречаются документы с высохшими следами плесени (бурыми и черными пятнами), намоканий, склеивания, скрепленные металлическими скрепками из ржавеющего металла или дела на металлических скоросшивателях подшитые прямо по тексту, неформатные документы в несколько сложений с бумагой разрушенной на сгибах. Все эти документы требуют постоянного контроля за их физическим состоянием и принятие определенных мер по их сохранности.
Выявление таких документов и оценка их состояния проводится в процессе различных работ. Целевой и постоянный контроль осуществляется при проверке наличия и состояния дел. В данном случае дается количественная оценка физического состояния бумаги, на которой изготовлены документы. В листах и актах проверки указывается количество и перечисляются номера дел, нуждающихся в реставрации и переплете. В картотеке физического состояния, которая имеется в каждом архивохранилище, также дается количество дел, требующих специальной обработки. Характер и степень повреждения документов при этом не оговариваются.
При подготовке дел к выдаче из хранилища определяются конкретные имеющиеся повреждения документов, что оговаривается в листе - заверителе, при необходимости дело срочно отправляется на реставрацию.
С конца 80-х гг. по 1994 г. проводилось целевое выявление затухающего текста по часто используемым фондам I категории, это также была количественная оценка повреждений текста. В книге учета затухающего текста указывались номера листов, имеющих такой текст, без указания способов нанесения текста и степени его затухания.
Качественная оценка состояния дел, включающая одновременно оценку состояния и бумаги и текста методом “малой выборки” была начата в 1994г. и продолжалась 6 лет. В процессе этой работы просмотрено 1,5% хранящихся в ЦГАМО дел (17000). Методика работы изложена в методических пособиях ВНИИДАД “ Выявление документов с повреждениями носителя и текста в государственных архивах”, М., 1989г., “Рекомендации по оценке физического состояния дел методом “малой выборки”, М., 1996г.
Согласно данным рекомендациям в ЦГАМО применена цифровая и буквенная индексация повреждений бумаги и текста. В результате экспертизы физического состояния документов создана картотека дел, требующих реставрации бумаги (простой или сложной) и дел, имеющих слабоконтрастный, угасающий текст нанесенный определенными красителями.
В картотеке определена очередность консервационной обработки документов в зависимости от степени их разрушения и категории фонда.
Экспертиза физического состояния дел методом “малой выборки” позволила сделать выводы о примерных объемах дел, требующих специальной обработки. Так 16 % дел нуждаются в реставрации и 9 % дел имеют слабоконтрастный и угасающий текст. Документов, требующих сложной реставрации почти не имеется, незначительное количество документов с угасшим текстом.
Выявлено для специальной обработки 6296 дел с разрушениями бумаги и 477824 страницы по 3111 делам слабоконтрастного и угасающего текста.
Однако материальное обеспечение этой работы слабое, а уровень квалификации реставраторов (в штате архива 2 реставратора) невысокий.
Реставрация заключается в восстановлении целостности бумаги и укреплении краев документов, обработка текстов не производится. В среднем в год таким образом восстанавливается по 205 дел. Всего с 1991 г. по 2000 г. отреставрировано 81363 листа.
Возможностей восстановления текста с нестойкими красителями кроме как методом перепечатки на пишущей машинке в госархиве не имеется. До 1990г. таким образом было восстановлено всего лишь 45 листов текста. С 1991 по 1996 год восстановлено еще 48 листов. Из-за низкой эффективности работы от нее решено было отказаться.
3.1.6. Планомерная работа по созданию страхового фонда копий архивных документов началась в ЦГАМО в 1980 г., когда была создана лаборатория обеспечения сохранности документов. До 1995 г. это было самостоятельное структурное подразделение архива, с 1995 г. лаборатория вошла в состав отдела обеспечения сохранности. В настоящее время в лаборатории работают 2 реставратора и 2 переплетчика. Объем дел, подлежащих реставрации и переплету определяется с учетом потребностей в этих работах, исходя из штатной численности работников.
К 1991 г. был создан страховой фонд копий особо ценных документов на рулонной пленке и на микрофишах в следующих объемах:
- 321 ед.хр. на рулонной пленке;
- 8643 микрофиши;
- 2253240 кадров негатива ( в целом на рулонной пленке и на микрофишах), что составило 60,6 % от выявленных особо ценных дел.
В 1996 г. работа по созданию страхового фонда архивных документов в ЦГАМО была прекращена вследствие износа микрофильмирующего оборудования. За 6 лет с 1991 г. по 1996 г. создан страховой фонд на 1263 ед.хр. архивных документов в объеме 5980 микрофиш, 196301 кадров негатива страхового фонда.
Темпы микрофильмирования в 1991 - 1996 гг. значительно снижены в соответствии с техническими возможностями оборудования ” Пентакта”, производительность которого составляет не более 200-300 дел ( 250 листов) в год. До 1991 г. использовалось бельгийское микрофильмирующее оборудование “ Копекс”, производительность которого была значительно выше, таким образом по состоянию на 01.01.2000 г. в ЦГАМО создан страховой фонд копий архивных документов в объеме 321 ед.хр. на рулонной пленке, 14623 микрофиш. 2449541 кадра негатива на 20036 особо ценных дел, что составляет 64 % от всего объема выявленных особо ценных дел. Фонд пользования имеют 18518 ед.хр.
В состав документов, имеющих страховой фонд, входят особо ценные дела 72 -х фондов 1 и 2 категории. Это фонды:
- органов государственной власти: Моссовет, Мособлсовет, Московский губернский Совет, Московский окружной Совет, Московский уездный Совет, Московский губернский и уездные революционные комитеты;
- органов государственного контроля: Московская КК - РКИ, Московская губернская КК - РКИ , Московская уездная КК - РКИ;
- органов планирования и статистики: Московская губернская плановая комиссия, Плановая комиссия Мособлисполкома, Статистический отдел Моссовета, Статистическое управление Московской области;
- органов управления, учреждений и предприятий народного хозяйства;
- комиссий при органах власти;
- профсоюзных организаций;
- фондов личного происхождения.
Состав документов фондов, имеющих страховой фонд разнообразен, большую их часть составляют документы возникшие при осуществлении фондообразователями основных функций, а также содержащие наиболее полную информацию о событиях, явлениях, фактах в жизни Московской губернии и области. Это приказы, распоряжения, решения. инструкции, положения, протоколы заседаний, совещаний, конференций, съездов, планы, отчеты, доклады, справки, обзоры и т.д. Представляют интерес также документы, относящиеся к деятельности вождей большевистской партии: В.И. Ленина, В.Д. Бонч - Бруевича, А. В. Луначарского, В.Н. Подбельского, В.П. Ногина, М.И. Ульяновой, Н.К. Крупской, З.А. Аванесова и др. В частности, имеются телеграммы председателя СТО В.И. Ленина, содержащие различные распоряжения, указания по вопросам землеустройства, заготовки топлива, восстановления железных дорог и мостов и др. К этой же категории документов относятся протоколы общих собраний рабочих и служащих заводов и фабрик с текстами выступлений Н.К. Крупской, А. В. Луначарского, Е.М. Ярославского, В.П. Ногина, М.И. Калинина, В.Д. Бонч - Бруевича.
Целый комплекс документов отражает международную рабочую солидарность: это протоколы собраний, решения, постановления исполкомов, общих собраний рабочих и служащих об оказании материальной помощи английским бастующим рабочим, посылке продовольственного поезда тульскими рабочими в 1918 г. рабочим Германии, о проведении субботников в фонд помощи венгерским рабочим, стенограммы встреч профактива г. Москвы с зарубежными делегациями.
Ценную информацию содержат документы о ходе ликвидации последствий голода в Поволжье, помощи голодающим жителям Подмосковья, о восстановлении разрушенного голодом народного хозяйства Чувашии и Крыма.
О трудовом подвиге жителей Подмосковья, проявлении патриотизма советских людей в период временной оккупации немецкими войсками части территории Московской области свидетельствуют документы Мособлисполкома, Московской областной чрезвычайной комиссии по установлению и расследованию злодеяний немецко-фашистских захватчиков. Документы комиссии полностью отнесены к числу особо ценных дел и полностью смикрофильмированы. Они представлены актами и сводными ведомостями учета ущерба, причиненного немецкими войсками предприятиям, учреждениям, сельским советам и гражданам. В фонде имеется уникальный документ - акт, составленный о казни партизанки Зои Космодемьянской в д. Петрищево, Верейского района.
Документы фондов личного происхождения видных советских и общественных деятелей, ученых, писателей, краеведов являются ценным дополнением ко всему комплексу особо ценных дел, имеющих страховой фонд. Они представлены материалами творческой деятельности, воспоминаниями, перепиской, отдельными документами служебной деятельности. Полностью отнесены к особо ценным документы личного фонда А.В. Белякова, участника беспосадочного перелета Москва - Северный полюс - США, совершенного в 1937 г. вместе с В. Чкаловым . Большой интерес представляют подлинные документы о перелете, среди которых - штурманский бортовой журнал самолета АН-25, на котором был совершен перелет.
Страховой фонд копий архивных документов хранится в специальных металлических шкафах в отдельном, изолированном помещении.
Работа по переводу фотодокументов на негорючую основу в ЦГАМО не проводилась.
3.2. Учет документов как необходимое условие их сохранности
3.2.1. В 1991 году во исполнение постановления Совета Министров РСФСР от 28. 02. 91 № 123 ” О мерах по выполнению постановления Верховного Совета РСФСР ” О неотложных мерах по хранению национального культурного и природного наследия народов РСФСР ” государственные архивы области приступили к инвентаризации и учету состояния документов Архивного фонда РСФСР. В итоговых сведениях об инвентаризации и учету говорилось, что на 1 января 1991 года в ЦГАМО , его филиале и 59 районных и городских архивах области на государственном хранении находилось 10730 фондов, 2.524 107 ед.хр., из них 2 517922 документов на бумажной основе и 6185 фотодокументов. 30781 ед.хр. были отнесены к особо ценным документам, из них 18772 - имели страховые копии.
За истекший десятилетний период Архивный фонд Московской области значительно возрос. На 1 января 2001 года в государственных и муниципальных архивах области на хранении числится 13983 фонда, 2854398 ед.хр., из них 2848212 ед.хр. документов на бумажной основе и 6185 фотодокументов. 30955 ед.хр. отнесены к особо ценным документам, из них 20236 - имеют страховые копии. С 1993 года в муниципальных образованиях области активно проводится работа по комплектованию документами по личному составу от ликвидированных и реорганизованных предприятий и организаций. Сейчас в архивах и центрах хранения документов по личному составу находится 316858 дел по личному составу.
В государственных и муниципальных архивах области в основном сложилась система научно-справочного аппарата, обеспечивающая учет документов Архивного фонда Московской области.
В ЦГАМО имеется полный комплект основных учетных документов на все хранящиеся фонды, рекомендуемый “Основными правилами работы государственных архивов”. Формы учетных документов , а также порядок их ведения соответствуют действующим нормативным документам, правилам и инструкциям. Помимо основного комплекса учетных документов ведутся вспомогательные, призванные зафиксировать определенные сведения, образующиеся при проведении архивных работ, имеющие локальное значение и не входящие в основные учетные документы: книга учета движения фондов, описей, дел; реестр описей; номерник фондов; тематический указатель к листам фондов; книги выдачи дел и описей из архивохранилищ; картотека учета физического состояния фондов; картотека учета выбывших фондов; книга учета экземплярности описей.
В муниципальных архивах области заведен полный комплект основных учетных документов, предусмотренный “ Правилами работы районных и городских архивов “ М, 1989г. Не описанных и не учтенных дел в архивах не значиться. Формы учетных документов соблюдаются. В практику работ архивов внедряются формы предусмотренные “Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации”.
В 90-х годах на учет документов в районных и городских архивах было обращено особое внимание, вызванное прежде всего тем, что вопрос о состоянии работы по учету документов в райгоргосархивах Московской области слушался на заседании коллегии Главархива РСФСР. В адрес архивных учреждений области было высказано немало замечаний по вопросам учета.
С целью улучшения состояния учета и развития научно-справочного аппарата к документам, Архивным управлением Мособлисполкома был разработан план мероприятий по выполнению решения коллегии Главархива РСФСР ” О состоянии работы по учету документов в райгоргосархивах Московской области ” и по данному вопросу проведен смотр районных и городских архивов. Смотр помог не только выявить, но и устранить имеющиеся недостатки, наметить пути дальнейшей работы. Были определены 3 базовых архива , где организованы практические занятия по учету. ЦГАМО стал больше уделять внимания методической помощи райгоргосархивам, разработал ряд методических пособий: “ Памятка по категорированию фондов в райгоргосархивах”, “ Методические рекомендации по учету и созданию НСА к описям в райгоргосархивах”, “Методические рекомендации по созданию объединенных фондов”, “ Каталогизация решений исполкомов горсоветов” и др. Все это способствовало значительному улучшению состояния учета в районных и городских архивах.
Вместе с тем, несмотря на принятые меры следует отметить, что в учете документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах области имеются неточности и ошибки. Отдельные учетные формы ( описи дел, листы фондов), составленные в основном в период 30 х - 50 х годов, содержат ошибки в заполнении. Так, итоговые записи к описям составлены не всегда правильно, в листах фондов указаны неточные названия фондов и их переименования, даты существования фондообразователей, некачественно проаннотированы документы, не указаны итоговые цифры наличия дел по описям (в графе “ наличие (остаток)”, дата первого поступления документов в архив, имеют место случаи двойного учета фондов, несоответствие количества дел, внесенных в опись и числящихся по листу фондов.
3.2.2. С целью расширения информационной базы общественных наук и более широкого доступа исследователей к архивным документам в Центральном государственном архиве Московской области в 1987 г., создается специальная комиссия по рассекречиванию документов. Среди рассекреченных в первую очередь особый интерес представляли документы фондов Московского Совета рабочих, крестьянских и солдатских депутатов, Московского губернского революционного трибунала, Московского областного бюро Совета рабочих, крестьянских и солдатских депутатов, Уполномоченного Совета по делам русской православной церкви и многие другие. На 01.01.2000 г. рассекречено и передано на открытое хранение 651 фонд, 104134 дела.
Работа по учету и оформлению рассекреченных дел в ЦГАМО проводится с соблюдением требований “ Временной инструкции по учету и оформлению рассекреченных дел и документов”. В архиве разработано собственное “Положение о комиссии по рассекречиванию архивных документов.” В соответствии с Положением заседания комиссии протоколируются. На основе решений о рассекречивании документов, зафиксированных в протоколе заседания, составляются акты о рассекречивании документов по каждому конкретному фонду. Акты утверждаются начальником Управления по делам архивов. На основании этих актов, а также актов передачи дел на открытое хранение. главный хранитель фондов вносит изменения в список фондов, листы фондов, сведения об изменениях в составе и объеме фондов. Описям рассекреченных фондов при необходимости присваиваются новые номера.
3.2.3. Работа по выявлению особо ценных документов началась в ЦГАМО в 80 - е годы. Работа проводилась в соответствии с требованиями “ Инструкции о выявлении, учете, описании и хранении особо ценных документов” ( М, 1980 г.), в основном по фондам 1 и 2 категории. На 1 января 2001 г. выявлено и учтено 30780 особо ценных дел по 263 фондам. Это фонды органов власти и управления на территории Московской области, профсоюзных органов, наиболее значимых предприятий, фондов личного происхождения и др. Все особо ценные документы включены в описи особо ценных дел. Имеется список фондов содержащих особо ценные дела, реестр описей особо ценных дел. В 90 - е годы работа по выявлению ОЦД не проводилась.
3.2.4. Документы из бывших партийных архивов в архивы области не поступали. Документы партийных организаций Московской области хранятся в Центральном архиве общественных движений Москвы.
3.2.5. Внедряя в практику работы архивных учреждений области “Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации”, Управление по делам архивов осуществило ряд мероприятий. На областном семинаре заведующие муниципальными архивами были ознакомлены с Регламентом и им были даны подробные разъяснения по заполнению предлагаемых Регламентом учетных документов.
Внедрение новых форм учетных документов не вызвали особых трудностей, кроме карточки фонда. Это связано прежде всего с финансовыми трудностями, а для муниципальных архивов и необходимостью внедрять в практику работы и листы фондов, желательно по образцу новых “Правил работы государственных архивов”. Поэтому данный вопрос пока решается слабо и далеко не все архивы внедрили новые образцы фондовых карточек.
Основным справочником по учету документов в Управлении по делам архивов является фондовый каталог. Ответственность за ведение фондового каталога возложена приказом начальника управления на ведущего специалиста отдела анализа и регулирования деятельности райгорархивов.
В фондовом каталоге учитываются все фонды хранящиеся в ЦГАМО, его филиале в городе Можайске, 69 муниципальных архивах, 40 центрах хранения документов по личному составу и 6 музеях области. Документы бывших партийных архивов в систему Архивного фонда Московской области не вошли и не учтены в каталоге.
Фондовый каталог состоит из карточек фондов 2-х образцов, рекомендованными “ Основными правилами работы государственных архивов СССР ” (1984 г.) и “ Правилами работы государственных районных и городских архивов” (1989 г.). С внедрением Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации появилась новая форма карточки.
При поступлении “Сведений......” в карточку фондов вносятся данные о количестве дел , годы принятых дел, состав документов. В процессе работы с фондовым каталогом может выявиться несоответствие учетных данных о количестве хранящихся фондов и дел в архиве с данными фондового каталога. В этом случае куратор архива совместно с главным хранителем (зав. архивом) проводит сверку учетных данных. При необходимости в карточки фондов вносятся соответствующие исправления. Карточка может быть пересоставлена, если она составлена небрежно или допущено много ошибок.
В Московской области проводится работа по автоматизации фондового каталога. ЦГАМО и 35 райгорархивов приступили к внедрению программы “ Архивный фонд “. Однако, только 39 % архивов имеют необходимую компьютерную технику, поэтому по приказу начальника Управления сотрудники отдела анализа и регулирования деятельности райгорархивов создают программу “ Архивный фонд” для архивов, где компьютеры отсутствуют.
3.2.7. Выводы и предложения
, направленные на совершенствование организации обеспечения сохранности и государственного учета документов необходимо:
1. Выделить дополнительные помещения для ЦГАМО, Дмитровскому, Лотошинскому, Луховицкому, Солнечногорскому, Шатурскому райархивам, провести их оснащение в соответствии с архивными правилами.
2. Переместить документы из архивохранилища по Мало - Ивановскому переулку.
3. Установить охранную сигнализацию в Звенигородском, Куровском, Протвинском, Рошальском, Серебряно-Прудском, Талдомском, Щелковском, Химкинском архивах.
4. Оснастить все архивные учреждения области компьютерной техникой и осуществить внедрение в практику работы программы “ Архивный фонд”.
5. Использовать результаты анализа состояния государственного учета с целью устранения недостатков вскрытых в процессе проведенных работ .
4. Формирование Архивного Фонда Московской области.
Организационно-методическое руководство ведомственными
архивами и организацией документов в делопроизводстве.
4.1. Формирование архивного фонда Московской области.
4.1.1. Начало девяностых годов ознаменовалось большими изменениями в жизни страны. Были реформированы органы представительной и исполнительной власти, созданы органы местного самоуправления. Также этот период был отмечен развитием рыночных отношений и предпринимательства, образованием, реорганизацией и ликвидацией большого числа учреждений, организаций и предприятий самых различных форм собственности. Реформы затронули и социальную сферу: органы пенсионного обеспечения, социальной защиты, занятости населения, профессиональных союзов и социального страхования, образования, здравоохранения и т. П. Из всего количества учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования архивных учреждений области стабильными по форме собственности и содержанию деятельности осталось не более 1%.
По состоянию на 01.01.1991 года на хранении в учреждениях, организациях и на предприятиях области- источниках комплектования госархивов находилось 249948 ед.хр. за 1936-1987 годы, из них внесенные в описи 177654 ед.хр., что составляло 71%. Сверх установленного срока хранилось 27163 ед.хр., 11% от общего количества дел, находящихся на ведомственном хранении. По личному составу хранилось 1276314 ед.хр., из них внесенные в описи 943631 ед.хр. (74%). Ведомственные архивы научно-технической документации хранили 5200 ед.хр. за 1945-1987 годы, из них внесенные в описи 1870 ед.хр. , что составляло 36%.
По итогам паспортизации 1993 года на ведомственном хранении находилось 340690 ед.хр. за 1940-1990 годы, из них приведены в порядок 180901 ед.хр., что составляло 53%; 42900 хранится сверх установленного срока, что составляло 12,5%. Документов по личному составу хранилось 1414580 ед.хр., из них 1100907 внесены в описи (78%). Научно-техническая документация хранится за 1976-1990 годы в количестве 7180 ед.хр., внесенных в описи 74 ед.хр за 1978-1987 годы (1%).
С появлением в списке источников комплектования негосударственных организаций в 1995 году вводятся новые формы учета состояния хранения документов в учреждениях, организациях и на предприятиях области, которые позволяют учитывать негосударственную часть Архивного фонда Московской области. Всего в ведомственных архивах хранится 334905 дел за 1937-1992 годы, из них упорядочены 153072 дела (46%), сверх установленного срока хранится 21% - 70328 дел. Документы по личному составу: всего 1531866 ед.хр. и описанных 1134863 ед.хр. (74%). Примерно 5% от общего количества дел относилось к негосударственной части архивного фонда (из-за отсутствия рекомендаций по отнесению к негосударственной части документов общественных, профсоюзных и кооперативных организаций в статистической форме объем дел негосударственной части дан неверно, т.к. по этим организациям сведения давались не с момента их перерегистрации). Научно-техническая документация в количестве 3160 ед.хр. хранится в ведомственных архивах за 1976-1995 годы, внесенных в описи 2244 ед.хр.( 71%) за 1976-1987 годы, 60% сверх установленного срока.
По состоянию на 01.01.98 в организациях - источниках комплектования хранилось 420022 ед.хр. за 1781-1994 годы, внесены в описи 155046 дел, что составило 37%. Сверх установленного срока хранилось75760 дел (18%). По личному составу хранилось 1659869 ед.хр., из них приведено в порядок 1272583 ед.хр.(77%). Негосударственная часть составляла ориентировочно 7% (ошибка та же, что и в 1995 г.). Научно-техническая документация - 6320 ед.хр. за 1969-1997 годы, из них 2244 ед.хр. внесены в описи (36%).
По итогам паспортизации 2000 года на ведомственном хранении находится 434985 дел за 1836-1997 годы, из них внесены в описи 155688 дел (36%), сверх установленного срока хранится 70690 дел (16%). По личному составу - 1773400 ед.хр., внесенных в описи 1277616 ед.хр. (72%). Негосударственная часть составляет 6% - 36378 дел за 1989-1997 годы, из них внесено в описи 47%. По личному составу в негосударственных организациях хранится 34873 ед.хр., из них внесены в описи 15259 ед.хр. (44%). Научно-техническая документация хранится с 1969 г. по 2000 г. в количестве 6700 ед.хр., из них описаны 2244 ед.хр. за 1969-1987 годы (33%).
Таким образом, с 1991 года по 2000 год включительно процент упорядочения документов постоянного хранения снизился на 35%, по личному составу на 6% , хранящихся сверх установленного срока увеличился на 5%. Показатели по научно-технической документации просто не сопоставимы, потому, что за этот период список организаций, создающих НТД коренным образом изменился. Сведения по негосударственной части Архивного фонда Московской области впервые точно даны по состоянию на 01.01.2001. Причины снижения показателей упорядочения документов заключаются в следующем:
1) Процент приведения в порядок документов постоянного хранения резко снизился в связи с постановкой на учет в 1996 году районных и городских отделов ЗАГС почти за полутора вековой период в количестве 58 тыс. неописанных и неупорядоченных по архивным правилам дел.
2) Экономическая ситуация, сложившаяся в стране, привела к тому, что многие сельскохозяйственные и промышленные предприятия не смогли уже с начала 90-х годов финансировать приведение архивов в порядок. Последнее десятилетие ознаменовано взрывом предпринимательской деятельности и экономической нестабильностью малых предприятий, преобразованием государственных организаций в негосударственные. Поэтому больше внимания уделялось приведению в порядок и передаче на хранение в районные и городские архивы документов по личному составу ликвидированных предприятий.
3) Увеличение количества дел, хранящихся сверх установленного срока, связано с прекращением комплектования ЦГАМО и некоторых районных архивов.
4) Частые реорганизации государственных и муниципальных управленческих структур приводили и к частой смене специалистов, отвечающих за вопросы делопроизводства и архива, на обучение которых требовалось время.
5) Отсутствие общероссийской нормативно-методической базы по отбору документов на вечное хранение. Много вопросов изучалось и решалось на ЭПК областного архивного органа: рекомендации Росархива приходили позже и не всегда соответствовали уже принятым решениям и сложившейся практике.
6) В 1990 году на основании приказа № 10 от 17.05.90 начальника Архивного управления были ликвидированы функциональные отделы (в том числе отдел ведомственных архивов и делопроизводства), и в течение двух лет основное внимание в работе уделялось учету и совершенствованию НСА в районных и городских архивах, что привело к снижению темпов приведения в порядок ведомственных архивов.
Однако за последние три года наметилась тенденция к улучшению показателей ведомственного хранения документов.
В деятельности учреждений, организаций и предприятий изменились традиционные формы планово-отчетной документации и появились новые виды организационно-распорядительной, нормативно-правовой документации. В результате приватизации предприятий отложились документы: учредительные, о работе коллегиальных органов управления предприятиями, об экономической деятельности (бизнес планы, инвестиционные программы, координационные планы, прогнозы, договоры о сотрудничестве, отчеты в различные государственные внебюджетные фонды, налоговые органы).
Все наиболее важные стороны жизнедеятельности Московской области - субъекта Российской Федерации - нашли отражение в законах Московской области, принятых Московской областной Думой и постановлениях Администрации и Правительства Московской области.
Реорганизация органов исполнительной власти привела к изменению состава документов и в этих органах: вместо решений исполкомов администрации издают постановления. Каждый район и город областного подчинения имеет устав муниципального образования.
Для осуществления процесса приватизации и учета форм собственности были образованы органы управления имуществом, в которых оформлялись и накапливались документы о приватизации, о передаче имущества из одной формы собственности в другую, в аренду.
В целях проведения земельной реформы созданы земельные комитеты, которые ведают вопросами учета, распределения, аренды и приватизации земельных участков.
В Московской области вопросами приватизации жилого фонда занимались самые различные организации и не было единого порядка формирования и хранения дел по передаче жилых помещений в домах государственного и муниципального жилого фонда в собственность граждан; распоряжение Администрации Московской области № 718-р от 27.09.94 определило виды документов (заявления,
договоры), передаваемых на постоянное хранение в фондах администраций городов и районов.
В системе учреждений здравоохранения, образования появились документы по лицензированию отдельных видов деятельности, документы по установлению цен и тарифов на услуги, оказываемые населению.
В связи с выделением налоговых органов в отдельное ведомство изменился состав отчетов по различным налогам и сборам. На постоянное хранение ведется выборочный отбор документов проверок правильности начисления и уплаты налогов.
Документы пенсионных отделов и центров занятости населения выборочно принимаются в составе фонде областного Отделения Пенсионного Фонда РФ и Департамента занятости населения.
4.1.2. Основными законодательными и нормативно-методическими документами, обеспечивающими работу по контролю за архивами учреждений, организаций и предприятий и комплектования архивов области, являются “Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах” (1993 г.), Закон Московской области “Об Архивном фонде Московской области и архивах” (1996 г.) раздел У ст.17-19, его новая редакция 2000 г. Раздел У ст. 16-20, постановление Совета Министров РСФСР от 12.10.91 № 531 “О развитии архивного дела в РСФСР, определившее принципы архивной реформы, Указ Президиума РСФСР от 24.08.91 “О партийных архивах”, постановление Правительства Российской Федерации № 191 от 03.03.93 “О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве”, Указ Президента РФ от 17.03.94 № 552 “Об утверждении положения об Архивном фонде Российской Федерации и положения о Государственной архивной службе России”, распорядительные документы Мособлисполкома и Администрации Московской области, названные во втором разделе, “Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения” (1989 г.), совместные письма Росархива с министерствами и ведомствами РФ об обеспечении сохранности документов, решения ЦЭПК и ЭПК областного архивного органа.
4.1.3. Экспертные службы образуются приказами руководителей учреждений, организаций и предприятий, при которых они действуют. Работа их регламентируется положениями, разработанными на основе типовых положений об ЭК (1995 г.), ЦЭК (1993 г.), ЭМК (1995 г.), ЭПК (1994 г.). Положения об ЭК и ЦЭК организаций-источников комплектования ЦГАМО согласовываются ЭПК Управления по делам архивов; ЭК организаций-источников комплектования районных и городских архивов - заведующими и начальниками архивных отделов администраций городов и районов. Положения утверждаются руководителями организаций.
За десять лет обновлено и согласовано ЭПК 91 положение о ЦЭК и ЭК, что составляет 25% от количества организаций - источников комплектования ЦГАМО. ЭК организаций-источников комплектования районных и городских архивов используют в работе, в основном, типовое положение. Экспертные комиссии администраций небольших муниципальных образований выполняют роль ЦЭК по отношению к своим функциональным комитетам, управлениям и отделам, являющимися самостоятельными источниками комплектования.
В состав ЭПК областного архивного органа входят ведущие специалисты управления и ЦГАМО (последние изменения утверждены приказом № 1 от 13.01.99).
Экспертно-проверочная комиссия Управления по делам архивов Московской области провела 203 заседания, из них 47 по методическим вопросам. На заседаниях ЭПК рассматривались вопросы:
- проект перечня типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения;
- определение сроков хранения документов налоговых инспекций, пенсионных отделов, не предусмотренных перечнями;
- изменение сроков хранения документов районных и городских отделов ЗАГС и порядка приема документов по регистрации актов гражданского состояния на государственное хранение;
- отраслевые списки видов предприятий, учреждений и организаций, документы которых подлежат и не подлежат приему на государственное хранение;
- списки учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования районных и городских архивов (в том числе вновь образованных);
- уточнение и внесение изменений в список источников комплектования в связи ликвидацией, образованием и реорганизацией учреждений, организаций и предприятий;
- индивидуальные номенклатуры дел организаций - источников комплектования ЦГАМО;
- примерные номенклатуры дел;
- описи дел постоянного хранения управленческой, научно-технической документации, по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
- положения об экспертных комиссиях и архивах учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования ЦГАМО;
- инструкции по делопроизводству организаций и учреждений - источников комплектования ЦГАМО;
- описи дел постоянного и долговременного хранения, составленные в районных и городских архивах, центрах хранения документов по личному составу после проведения научно-технической обработки документов (усовершенствования), акты о выделении к уничтожению документов и дел из фондов ЦГАМО, районных и городских архивов;
- акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения, находящихся в ведомственных архивах, акты о необнаружении дел, подлежащих передаче на постоянное хранение;
- передачи фондов, организаций - источников комплектования ЦГАМО, районных и городских архивов в другие архивы;
- формирования и организации хранения документов о реабилитации граждан, избирательной комиссии Московской области, Мособлкомстата;
- фондирования документов по личному составу, территориальных управлений Государственного архитектурно-строительного надзора, сельских и поселковых Советов народных депутатов, их исполкомов и администраций;
- о результатах экспертизы ценности документов организаций сельскохозяйственного профиля;
- о порядке приема документов подведомственных организаций в составе фондов вышестоящих организаций: пенсионных отделов, отделений Федерального казначейства, управлений занятости, филиалов ФСС РФ, кредитных организаций, зарегистрированных Главном управлением Центрбанка России;
- о передаче на государственное хранение в архивы области метрических книг
Проводились совместные заседания ЭПК и ЦЭК для решения вопросов:
- о порядке приема документов территориальных управлений Главного управления государственного архитектурно-строительного надзора Московской области;
- о порядке передачи документов кредитных организаций в архивы Московской области;
- об изменении сроков хранения документов налоговых инспекций, пенсионных отделов и управлений;
По вопросу о порядке отбора документов регистрации актов гражданского состояния совместного решения не принималось, но вопрос предварительно согласовывался с Управлением ЗАГС.
В течение 10 лет было утверждено 314,3 тыс. ед. постоянного хранения и 200,2 тыс. ед.хр. по личному составу, научно-технической документации 1918 ед.хр. (в том числе упорядоченных на договорных началах 95,8 тыс ед. постоянного хранения, 101,6 тыс. ед.хр по личному составу и НТД в полном объеме), согласовано 127 номенклатуры дел, 7 примерных номенклатур дел, 80 положений об архивах и 9 инструкций по делопроизводству организаций - источников комплектования ЦГАМО, согласованы акты о выделении к уничтожению документов, находящихся на хранении в ЦГАМО, районных и городских архивах в количестве 141, 3 тыс. дел.
Упорядочение документов проводится в рамках плановых показателей и согласно графикам утверждения описей на ЭПК, представленных районными и городскими архивами, утвержденные распорядительными документами администраций.
Экспертно-методическая комиссия ЦГАМО, состоящая из ведущих специалистов архива и возглавляемая заместителем директора, использовала в своей деятельности традиционные формы и методы работы, рассматривая на своих заседаниях вопросы методического обеспечения архивных работ, проекты методических пособий и разработок, описи дел и акты на документы, выделенные к уничтожению. За десять лет комиссия провела 50 заседаний, рассмотрев на них:
- сдаточные и архивные описи на документы личного происхождения по 40 фондам;
- переработанные и усовершенствованные описи дел по 35 архивным фондам ЦГАМО и филиала;
- акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению по 16 фондам;
- организация работы по подготовке продолжения “Справочника по фондам ЦГАМО и его филиала”;
- организация работы по рассекречиванию документов;
- вопрос о передаче источников комплектования, создающих НТД и комплексов документов ЦГАМО в филиал РГНТА;
- о переработке фонда Московского областного суда и Московского областного статистического управления;
- конкурсные работы сотрудников;
- методические пособия: “Каталогизация документов фонда МОБЮС” (бюро советов), “Использование документов райархивов в учебно-воспитательных целях”. “Памятка по ведению фондового каталога”;
- предисловия к описям;
- историческая справка к фондам учреждений и организаций здравоохранения и др.;
- планы внедрения научно-методических и нормативных разработок;
- планы усовершенствования описей дел по фондам ЦГАМО.
4.1.4. По итогам оптимизации состава документов ГАФ РСФСР и инвентаризации и учете состояния документов Архивного фонда РСФСР по состоянию на 01.01.91 в списке источников комплектования госархивов Московской области числилось 2045 учреждений, организаций и предприятий. По итогам паспортизации ведомственных архивов, проведенной в 1993 году в списке числилось 2083 источника комплектования, на 01.01.96 - 2077, на 01.01.98 - 2262 и на 01.01.2001 - 2270. За десять лет количество организаций, учреждений и предприятий - источников комплектования архивных учреждений Московской области увеличилось на 10%. С 1995 года ведется учет негосударственных организаций. Негосударственные организации составляют 32% (668) от общего количества. К началу 2001 года количество негосударственных организаций составило 695 (30%).
Архивные учреждения в 1991-2000 годах продолжали работу по пересмотру сводного списка источников комплектования архивов области по следующим направлениям:
- исключение 171 организации из списка в связи с их ликвидацией, банкротством, отказом от сотрудничества.
В связи с реорганизацией исполнительных органов власти из 75 функциональных отделов и управлений Мособлисполкома в структуру Администрации Московской области вошло только 17, остальные были либо ликвидированы, либо реорганизованы и сменили форму собственности, например: Управление общественного питания, Управление бытового обслуживания, Управление предприятий, применяющих труд инвалидов, Территориально-производственное объединение художественных промыслов и игрушек, Главмособлстройматериалы, ТПО жилищно-коммунального хозяйства и т. д. были преобразованы в акционерные общества и включены в список как новые источники комплектования. Этот период отмечен нестабильностью структур администраций городов и районов. Постоянные реорганизации в поисках наиболее эффективных форм управления привели к тому, что ранее самостоятельные отделы и управления влились в укрупненные управленческие структуры: управления (комитеты) экономики и статистики, культуры, туризма, физкультуры и спорта, образования, культуры и спорта, строительства, архитектуры, землепользования и экологии и т.п. Некоторые промышленные и сельскохозяйственные предприятия, изменив форму собственности, отказались от сотрудничества с архивами области: Жуковская фабрика “Бумиз”, Обушковская кожгалантерейная фабрика, бывшие совхозы, реорганизованные в ассоциации фермерских хозяйств, акционерные общества “Заворово”, “Ново-Александров-ское”, “Белая Колпь”, “Федорцево-Агро”, “Волочаново”, “Озеры”. В нескольких районах произошло изменение административно-территориального деления, объединение сельских округов привело к ликвидации органов местного самоуправления в Егорьевском, Зарайском, Раменском, Луховицком, Рузском, Шаховском районах. В связи с принятием Закона о банкротстве целый ряд предприятий был намечен к банкротству и назначено внешнее и конкурсное управление. Завершена работа по упорядочению документов на предприятиях банкротах-источниках комплектования ЦГАМО: АО “Красное Знамя”, ОАО “Мособлжилкомхоз”, Красноармейское производственное объединение технических тканей, ООО “Малаховский опытный механический завод”, ТОО “Раменский опытный завод “Техноприбор”, ТОО “Щелковское текстильно-галантерейное предприятие “Весна”, ОАО “Геркулес” (Серпуховский завод пищевых концентратов), ТОО “Игрушка”, ООО “Мытищинский завод художественного литья. Сельскохозяйственные предприятия-банкроты присоединяются в качестве производственных единиц к другим предприятиям: птицефабрика “Дружба”, акционерные общества “Ковригино”, ”Бояркино”, им. Крупской, СПК “Подхоженский”, ТОО агрофирма “Красный путь”.
- включение в список 364 вновь образованных организаций: Московская областная Дума, Администрация Московской области, администрации городов и районов, комитеты по управлению имуществом всех уровней, Фонд имущества Московской области, Управление Федерального казначейства по Московской области, Управление государственной и муниципальной службы, Министерство по промышленности и науке, Регистрационная палата, Государственная налоговая инспекция по Московской области (УМНС по Московской области), Комитет по делам молодежи, Миграционная служба, Управление судебного Департамента при Верховном Суде России, Контрольно-ревизионное управление Минфина РФ в Московской области, Территориальный орган Федеральной службы по финансовому оздоровлению, отделения государственных внебюджетных фондов (ФСС РФ, ФОМС РФ,ПФ РФ), Департамент занятости населения, Союз арендаторов и предпринимателей, Комитет по земельной реформе и земельным ресурсам и др., которые либо проводят в жизнь социально-экономические реформы, либо являются продуктом этих реформ. Некоторые организации были образованы путем реорганизации, объединения бывших источников комплектования: Министерство жилищно-коммунального хозяйства, топлива и энергетики, Департамент социальной защиты населения, Министерство экономики, Московская областная ассоциация “Мособлстройматериалы” и др.
В соответствии с рекомендациями Росархива включены в список таможни (совместное письмо ГТК РФ и ГАС РФ от 10.05.94 “Об обеспечении сохранности документов таможен”) Российская таможенная академия.
32 организации, ранее исключенные из списка источников комлпектования ЦГАМО, были включены в списки источников комплектования районных и городских архивов.
- уточнение названий фондообразователей в связи с их преобразованием и реорганизацией в том случае, если реорганизация не повлекла за собой изменение основных функций (функциональные отделы, управления, сельские и поселковые администрации), перепрофилирования основного производства (государственные промышленные и сельскохозяйственные предприятия, реорганизованные в акционерные общества, сельскохозяйственные кооперативы).
Работа по пересмотру сводного списка источников комплектования начинается с информации, поступившей из Росархива, Администрации Московской области (с 2000 г. Правительства Московской области), от заведующих городскими и районными архивными отделами, от самих организаций при обращении за консультацией по вопросам организации документов в делопроизводстве и создания ведомственного архива. Проводится обследование организации с целью определения значения организации в отраслевой системе, ее правового статуса, определения полноты отражения информации о деятельности организации в документах вышестоящей организации, ее уникальности, значения ее для данного региона; для управленческой организации - ее место среди других органов управления и значение ее управленческих функций для решении главных задач управления отраслью.
По итогам обследования составляется справка или докладная записка и представляется на ЭПК Управления по делам архивов Московской области. Отбор и передача документов на госхранение производится на основании решений ЭПК. Видовой состав документов организаций закрепляется в номенклатуре дел или перечне документов постоянного хранения, утвержденном ЭПК. В работе по отбору документов на госхранение от управленческих организаций областного звена используются перечни, разработанные Росархивом и уточненные применительно к конкретной организации (налоговые инспекции, комитеты по земельным ресурсам и землеустройству, органы управления имуществом, органы здравоохранения и т.п.). В 1995 году проводилась работа по внедрению “Примерного списка учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования районных и городских архивов”, разработанного Росархивом. Однако не со всеми позициями этого списка можно согласиться. Из сложившейся практики комплектования согласно критериям отбора документов на постоянное хранение органы представительной власти, комитеты и комиссии, избирательные комиссии, не имеющие юридического лица, сдают свои документы в составе фондов органов самоуправления (администраций и мэрий).
Структурные изменения и изменения качественных показателей в сводном списке источников комплектования можно отразить следующим образом:
| Наименование отрасли |
кол-во организа-ций на 01.01.91 |
кол-во организаций на 01.01.2001 |
Примечание |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
| Государственная власть и государственное управление |
673 |
656* |
*в т.ч. органы местного самоуправ-ления |
| Юстиция, суд, прокуратура, госарбитраж |
53 |
117* |
*в т.ч. органы ЗАГС |
| Охрана правопорядка, оборона, ликвидация последствий чрезвычайных ситуаций, таможенная служба |
1* |
8 |
* завод “Военохот” |
| Финансирование, кредитование, налогообложение |
64 |
134 |
|
| Экономика, статистика, стандартизация |
105 |
172* |
*в т.ч. органы управления имущест-вом |
| Промышленность, топливо, энергетика |
242 |
263 |
|
| Сельское, лесное, водное хозяйство, землеустройство и землепользование |
442 |
432 |
|
| Охрана окружающей среды, природопользование |
- |
3 |
|
| Строительство, архитектура, градостроительство |
77* |
74* |
* в т.ч. жилищно-ком-мунальное хозяйство |
| Транспорт, дорожное хозяйство |
9 |
8 |
|
| Связь, радиовещание, телевидение, печать |
46 |
53 |
|
| Торговля, потребкооперация, материально-техниче-ское снабжение, сбыт |
45 |
43 |
|
| Высшее, общее, среднее и специальное образование |
93 |
105 |
|
| Культура и искусство |
79 |
69 |
|
| Наука и научное обслуживание |
2 |
2 |
|
| Здравоохранение, физкультура и спорт |
74 |
75 |
|
| Национальная и молодежная политика |
- |
1 |
|
| Труд, социальная защита и страхование |
3 |
6 |
|
| Центральная избирательная комиссия РФ |
- |
1 |
|
| Общественные организации |
37 |
48 |
В списке источников комплектования по состоянию на 01.01.2001 5% организаций с повидовым выборочным приемом документов (органы ЗАГС городов и районов, редакции газет). До 1999 года к этой категории относились народные суды. К групповому выборочному приему относится 1% организаций: ТЭЦ, птицефабрики, некоторые категории промышленных предприятий (пищевые, стройматериалов, швейные и т.п.), лесхозы. Практикуется выборочный прием документов подведомственных организаций в составе вышестоящих: учреждения народного образования, культуры, здравоохранения, пенсионные отделы, органы соцстраха, районные и городские комитеты профсоюзов, отделения Федерального казначейства.
4.1.5 В сводный список источников комплектования включены следующие виды негосударственных организаций: акционерные общества, сельскохозяйственные производственные кооперативы, товарищества и общества с ограниченной ответственностью, агрофирмы, областные комитеты профсоюзов, общественные советы, союзы, общества, коллективные сельскохозяйственные предприятия, союзы и общества потребительской кооперации. Все они отнесены к категории организаций по полной форме приема, кроме некоторых категорий промышленных и сельскохозяйственных предприятий.
Работа по отнесению вновь созданных организаций негосударственной формы собственности начинается с поступившей информации о данной организации, обследования и предварительного согласия на сотрудничество с архивами, далее вопрос о постановке решается на ЭПК и в итоге заключается договор о сотрудничестве. За 1993-2000 годы заключено 88 договоров с организациями - источниками комплектования ЦГАМО, что составляет 13% от общего количества негосударственных организаций. Практика договорных отношений в районных и городских архивах не распространена (кроме Подольского городского), их взаимоотношения строятся на традиционной основе.
В списке источников комплектования числятся редакции газет, но работа по отбору и приему фотодокументов на постоянное хранение не проводится, кроме фондов личного происхождения . Не проводилась работа по отбору и приему кинофонодокументов, нет условий для хранения. Эта работа планируется с2001 года.
В списке источников комплектования научно-технической документацией на 01.01.91 числилось 15 организаций, на 01.01.94 - 23, на 01.01.96 - 10, на 01.01.98 - 10, на 01.01.2001 - 9.
Согласно заключенному соглашению между ЦГАМО и РГНТА от 14.04.93 “О передаче организаций научно-технического профиля из ЦГАМО в филиал РГНТА” и на основании решения ЭПК Мособлкомархива от 05.05.94 № 8 из областного архива переданы 7 организаций - источников, создающих НТД, 13 ранее исключенные из списков № 1 и № 1-Т. Фонды переданных организаций, находящихся на госхранении в ЦГАМО, не передавались (решение ЭМК ЦГАМО от 17.05.93 № 2). В списке 1-Т числятся Главархитектура, МОНИКИ, МОНИАГ, НИЛ иммунохимиотерапии лепры, ВУЗы, Госкомиссия по сортоиспытанию сельхозкультур. В 2000 г. исключен Мытищинский завод художественного литья - предприятие-банкрот.
4.1.6. За десять лет на хранение в архивные учреждения области поступило 315,2 тыс. ед. постоянного хранения. 202,9 ед. хр. по личному составу, 1918 ед. хр. научно-технической документации, 1713 ед. хр. документов личного происхождения по сдаточным описям от 42 фондообразователей. Комплектование фотодокументами прекратилось в 1990 г.
Комплектование архивов осуществляется согласно плану и графикам комплектования городских и районных архивов, утвержденным распорядительными документами администраций городов и районов.
В 1994 году прекратился плановый прием документов в ЦГАМО. На государственное хранение принимались документы только от ликвидированных организаций - источников комплектования и не обеспечивающих сохранность документов. Не осуществляли плановый прием документов также ряд районных архивов со 100% загруженностью.
В архивах организаций-источников комплектования ЦГАМО сверх срока хранится 25 тыс. дел, что составляет 35% от общего количества дел, хранящихся сверх установленного срока. Большие объемы документов, хранящихся в организациях-источниках комплектования сверх установленного срока числятся за Одинцовским (7 тыс. дел), Чеховским и Дмитровским (3 тыс.), Солнечногорским, Пушкинским, Луховицким, Домодедовским (более 2 тыс.), Щелковским, Ступинским, Орехово-Зуевским, Истринским и Видновским (более 1,5 тыс.) районными архивами. Общие объемы хранения документов сверх установленного срока даны в начале раздела.
4.1.7. В последнее десятилетие было ликвидировано большое количество учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования архивных учреждений области. Только в центры хранения документов по личному составу поступили документы от 2000 организаций. Работа архивистов с ликвидированными организациями, оставшимися без правопреемников, напоминает аврал. Документы, как правило, не в упорядоченном состоянии лежат бесхозными в помещениях либо переданных, либо проданных другим организациям. Для упорядочения документов изыскивались средства из местных бюджетов. До 1992 года работа по упорядочению документов ликвидированных организаций велась стихийно. Сведения о ликвидированных организациях поступали с опозданием. Начиная уже с 1992 г. некоторыми администрациями городов и районов были приняты распорядительные документы, согласно которым образование и ликвидация организаций не регистрировалась, если не был решен вопрос с документами. Были установлены контакты с представительствами Регистрационной палаты. В 1999 г. в Территориальный орган Федеральной службы по финансовому оздоровлению направлен запрос о предоставлении сведений об организациях Московской области, в отношении которых назначено внешнее и конкурсное управление. В списке значилось 475 организаций и предприятий, из них 38 промышленных и сельскохозяйственных предприятий - источники комплектования. По 9 источникам проделана работа по обработке документов и приему их на госхранение в ЦГАМО и его филиал, районные архивы (постоянного хранения) и в центры хранения документации по личному составу. По 22 предприятиям процесс банкротства прекращен путем достижения мирового соглашения с кредиторами.
Особенности комплектования и организации приема документов негосударственных и общественных организаций заключаются в том, что в первую очередь ставится вопрос об упорядочении и сдаче на постоянное хранение документов государственной части, т.е. до ее перерегистрации или приватизации. Далее отношения архива с организацией строятся согласно договору о сотрудничестве. От негосударственных организаций помимо традиционных видов документов принимаются документы по приватизации (акционированию), документы о работе руководящих и коллегиальных органов, реестры акционеров и т.п. Состав документов кредитных организаций определяется соответствующим перечнем для этих организаций (2000 г.).
В Московской области действует система избирательных комиссий. Московская областная избирательная комиссия - постоянно действующая - источник комплектования ЦГАМО. В ее фонде на постоянное хранение принимаются документы по выборам депутатов в Федеральное Собрание, Государственную Думу, Президента РФ, в Московскую областную Думу, Губернатора Московской области, о проведении российских и областных референдумов.
На время проведения выборов в городах областного подчинения образуются территориальные избирательные комиссии, которые после проведения выборов передают свои документы в администрации муниципальных образований. На постоянное хранение от территориальных избирательных комиссий поступают документы по выборам депутатов в представительные органы и глав районов и городов в составе фондов администраций. Документы о проведении российских и областных выборных кампаний в этих фондах на постоянное хранение не берутся, кроме протоколов территориальных комиссий об итогах выборов в органы государственной власти РФ и российских референдумов. Документы по выборам представительных органов сельских округов и поселков откладываются в фондах администраций сельских округов и поселков.
4.1.8. Научно-техническая документация передается на государственное хранение по отдельным описям, имеет свои особенности в описании и учете. На данный момент в список 1-Т включены организации, создающие научно-исследовательскую документацию, которая является текстовой. Только Главархитектура создает чисто техническую документацию. Обработку документов Главархитектуры проводит специалист отдела комплектования и экспертизы ценности документов, существующий за счет спецсредств.
С целью сохранения документов по личному составу ликвидированных организаций и социально-правовой защиты интересов граждан в Московской области была создана сеть архивов по личному составу (центров хранения документации по личному составу). В 1992 г. начался плановый прием документов по личному составу. До 1992 г. только Шаховской районный архив регулярно принимал документы по личному составу. Во исполнение распоряжения Администрации Московской области № 294-Р от 07.04.92 Мособлкомархивом были подготовлены рекомендации по подготовке распорядительных документов органов исполнительной власти городов и районов: о совершенствовании структуры управления архивным делом в районе, городе; о создании центров хранения документов по личному составу; об обеспечении сохранности архивных документов в интересах социально-правовой защиты граждан. Органами исполнительной власти городов и районов были приняты постановления и распоряжения с учетом рекомендаций Мособлкомархива. В принятых постановлениях и распоряжениях руководителям всех учреждений, организаций и предприятий было вменено в обязанность принятие мер по обеспечению сохранности документов по личному составу, а руководителям ликвидированных организаций - упорядочение и передача документов по личному составу правопреемникам, а в случае их отсутствия - центрам хранения документов по личному составу городов и районов. Установлен порядок, согласно которому распорядительные документы о ликвидации, перерегистрации, изменении форм собственности предприятий, учреждений и организаций в городах и районах принимаются после решения вопросов о сохранности и упорядочении документов по личному составу.
В соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 21.03.94 № 358-Р архивам было рекомендовано установить деловые контакты с представительствами Регистрационной палаты Московской обла
В центры хранения документов по личному составу поступают документы многочисленных организаций и предприятий бытового обслуживания населения, торговли, общественного питания, приватизированных в соответствии с программой приватизации государственных предприятий Московской области и местными программами приватизации муниципальных предприятий.
В соответствии с рекомендациями Управления по делам архивов Московской области в городах и районах области осуществляется работа по упорядочению и приему на хранение в центры документов по личному составу прекративших свою деятельность районных, городских, сельских, поселковых Советов народных депутатов и их исполнительных комитетов.
В центры принимаются также документы по личному составу ликвидированных и реорганизованных с изменением форм собственности предприятий промышленности, агропромышленного комплекса, строительства, а также действующих организаций здравоохранения, народного образования, культуры и других систем, где сохранность документов по личному составу полностью не обеспечена.
В некоторых районах и городах области центры не были образованы, поэтому документы по личному составу ликвидированных организаций принимаются и в районные и городские архивы. Документы по личному составу источников комплектования ЦГАМО поступают либо в филиал ЦГАМО, либо в центр по территориальному принципу.
На хранение поступают следующие виды документов по личному составу: распоряжения, приказы по личному составу, протоколы, содержащие данные о приеме, перемещении, увольнении работников, личные дела, личные карточки уволенных рабочих и служащих, списки личного состава, списки членов коммерческих структур, акты о несчастных случаях, связанных с производством, лицевые счета по начислению заработной платы работникам, расчетно-платежные ведомости по заработной плате, книги учета труда и расчетов с членами колхозов и другие документы.
Документы личного происхождения принимаются в ЦГАМО по заявлению фондообразователя под расписку. Уже в архиве составляется сдаточная опись. Предусматривается составление договора, если фондодержателем будут выдвинуты особые условия хранения и использования документов, но пока таких случаев не было. Среди них, как наиболее интересные, представляющие историческое, культурное, социальное значение, можно выделить документы таких фондообразователей, как Сафонов Э.И.- член Союза писателей СССР и РСФСР, писатель, главный редактор газеты “Литературная Россия”; Липпинг В.О.- исследователь и хранитель истории коневодства России; Зайчиков В.М.- географ, исследователь Центральной и Юго-Восточной Азии; Терехин Л.С.- литератор, член Союза Писателей России, Моисеев-Черкасский М.Ф.- один из основателей конного спорта России; коллекция документов 1-й Ударной Армии; Сергеев И.Н. - краевед по Царицыно, Суханово; Веселовский В.И. - историк-краевед по Москве и ближнему Подмосковью, семья Лапуниных - работников народного образования, династия Горловых - работников просвещения, преподавателей МОПИ им Крупской - профессора Залеского М.П. и Бессарабова И.Д. и других. Организация работы по выявлению потенциальных фондообразователей осуществлялась через получение разносторонних сведений из средств массовой информации, от ведомств, исследователей, работающих в читальном зале ЦГАМО. Подобный подход к организации данной работы можно считать единственным из возможных форм поиска в широком информационном диапазоне. Исходя из этого, архивисты при поиске возможных фондообразователей руководствуются не определенной концепцией и четкой системой принципов и идей, а практическими изысканиями в повседневной работе. Однако такие принципы, как отношение фондообразователя к Московской области, его оригинальность, творческая сторона документной и визуальной информации остаются незыблемыми. В этом плане достаточно серьезное внимание уделяется взамоотношениям с различными общественными и творческими организациями. В отличие от комплектования управленческими документами комплектование документами личного происхождения имеет свои особенности и сложности. Это, в первую очередь, касается психо-эмоциональной стороны работы с фондообразователем: учитывается его возраст, менталитет, психология, здоровье, характер, интеллект, степень коммуникабельности, интересы и т.п. Учитывая данные факторы определяется методика организации работы с фондообразователем.
4.1.9. “Архивная Россика”. Документы из-за рубежа не поступали.
4.2. Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве.
4.2.1. Взаимоотношения с министерствами и ведомствами Московской области (как и с другими организациями-источниками) строятся на основе Закона “Об Архивном фонде Московской области и архивах” ст. 16 “Обязанности собственников по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Московской области, ст. 17 “Постоянное хранение документов государственной части Архивного фонда Московской области”, ст. 18 “Временное хранение документов Архивного фонда Московской области”, ст. 19 “Комплектование архивов”, ст. 20 “Государственный учет документов Архивного фонда Московской области”, ст. 21 “Использование архивных документов”, ст. 22 “Ответственность за нарушение Закона ...”.
4.2.2. Из 2270 организаций - источников комплектования только 1367 имеют помещения для хранения документов, что составляет 60%, и 174 организации имеют штатных работников ведомственных архивов (7,7%), причем больше половины их работает в архивах негосударственных организаций. 75% негосударственных организаций имеют помещения под архивы.
Основным нормативно-методическим документом по работе ведомственных архивов являются “Основные правила работы ведомственных архивов” (1986 г.), по организации делопроизводства “Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения” (1991 г.), а также “Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации” (1994 г.).
Информация о новых нормативно-методических разработках Росархива, ВНИИДАДа, ЦГАМО и Управления по делам архивов доводится до организаций либо письменно, либо на совещаниях-семинарах.
Ведомственный архив строит свою работу в соответствии с положением о нем, разработанным на основе типового. В течение 10 лет на ЭПК согласовано 80 положения о ведомственных архивах. Таким образом 74% источников комплектования ЦГАМО имеют положения об архивах. Организации - источники комплектования районных и городских архивов используют в работе архивов типовое положение (за редким исключением). Если организация не имеет штатного работника ведомственного архива, приказом руководителя назначается отвественное лицо за архив. В случае отсутствия помещения под архив, когда документы хранятся в структурных подразделениях, за сохранность документов отвечают руководители подразделений и лица, ответственные за делопроизводство.
Организационно-методическая помощь по вопросам архивного дела и делопроизводства негосударственным и общественным организациям оказывается в соответствии с условиями договоров. ЦГАМО, ряд районных и городских архивов оказывают методическую и практическую помощь ведомствам на платной основе.
Вновь образованным организациям в первую очередь даются консультации по созданию ведомственных архивов, экспертных комиссий, приобретения нормативно-методической литературы по архивному делу и делопроизводству, оказывается методическая и практическая помощь в составлении положений об архиве, ЭК, инструкций по делопроизводству, составлении номенклатур дел и внедрении их в делопроизводство. Дается информация о курсах повышения квалификации.
Для традиционных источников комплектования оказывается тот же набор услуг, что и для любой другой организации, исходя из состояния архивного дела и делопроизводства в каждом конкретном случае.
Свои особенности имеет организационно-методическое руководство центров хранения документов по личному составу. Они проводят инструктаж, консультации работников организаций в момент их регистрации или перерегистрации по вопросам обеспечения сохранности, организации документов в делопроизводстве. При этом организации знакомятся с требованиями постановлений и распоряжений органов исполнительной власти области, города, района по обеспечению сохранности документов по личному составу, требованиями “Основных правил работы ведомственных архивов”(М.,1986 ), ГСДОУ, им вручаются методические пособия, разработанные центрами, даются рекомендации о включении в уставные документы положений, касающихся вопросов ведения, учета, обеспечения сохранности документов по личному составу и своевременной передаче их на хранение при реорганизации или ликвидации организаций.
4.2.3. Методическая помощь и контроль за организацией документов в делопроизводстве, упорядочением документов, обеспечением их сохранности и отбором на государственное хранение. Организация взаимодействия с ЭК организаций.
Наиболее эффективной формой работы с учреждениями, организациями и предприятиями остаются выезды на места с целью проверок состояния ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве, что позволяет доложить о выявленных недостатках непосредственно руководству, оказать практическую помощь в их устранении. Итоги проверок оформляются справкой, а в случае необходимости в организацию высылается письмо с рекомендациями по устранению выявленных недостатков. В течение десяти лет архивными учреждениями области проведено 8458 проверки, из них комплексных 3314. В результате проверок выявляются факты утраты документов постоянного хранения. Наиболее крупные факты утраты документов: ПО “Шатурторф” 604 дела, документы редакции газеты “Ленинское знамя”, Серпуховский завод пищевых концентратов, Наро-Фоминская фабрика деревянных игрушек, Мишеронский стекольный завод и многие другие. Факты утраты фиксируются в документах ЭПК.
Одной из форм контроля за состоянием ведомственных архивов является ежегодная паспортизация, по результатам которой районными и городскими архивами составляются сведения о наличии дел, хранящихся в организациях - источниках комплектования.
С целью осуществления контроля в ЦГАМО, районных и городских архивах заведены наблюдательные дела, в которых накапливаются сведения о состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве. Ведутся картотеки по работе с ведомствами, о нахождении на ведомственном хранении документов по личному составу.
Большое внимание в работе с ведомствами уделяется оказанию методической и практической помощи в составлении номенклатур дел; за 10 лет с Управлением по делам архивов согласовано 1680 номенклатур дел. На 01.01.2001 процент действующих номенклатур дел составил 53% (5 лет). Номенклатуры дел не для источников комплектования согласовывают заведующие архивными отделами городов и районов. В 1992 г. Отделом ведомственных архивов управления была разработана примерная номенклатура дел для сельских и поселковых Советов народных депутатов и их администраций и внедрена в практику работы инструктивным письмом Администрации Московской области почти в 600 организациях. В 1995-1999 годах совместно с областными ведомствами разработаны примерные номенклатуры дел для территориальных подразделений службы судебных приставов, государственных нотариальных контор, городских и районных комитетов профсоюза работников госучреждений и общественного обслуживания, районных и городских пенсионных отделов и управлений Отделения Пенсионного Фонда РФ по Московской области, районных и городских отделений Федерального казначейства по Московской области, районного городского управления Департамента Федеральной службы занятости населения по Московской области, филиалов Московского областного регионального отделения Фонда социального страхования РФ. В 1998-1999 гг. специалисты управления и ЦГАМО принимали участие в разработке номенклатур дел Московской областной Думы и Администрации Московской области.
Архивными учреждениями области оказывается методическая и практическая помощь в разработке инструкций по делопроизводству. Непосредственное участие в этой работе принимал отдел ЦГАМО в 9 функциональных органах управления Администрации Московской области. Совместно с общим отделом Администрации Московской области Мособлкомархивом в 1994 г. была разработана “Инструкция по делопроизводству в Администрации Московской области”, в 2000 г. Управление по делам архивов участвовало в разработке “Инструкции по делопроизводству в аппарате Правительства Московской области”. 49% организаций-источников комплектования архивов области имеют инструкции по делопроизводству. Проводилась работа по внедрению ГОСТов на ОРД.
ЭПК Управления по делам архивов, заведующие районными и городскими архивными отделами активно сотрудничают с ЭК организаций. Проводятся совместные заседания ЭПК и ЭК, заведующие районными и городскими архивными отделами включаются в состав экспертных комиссий администраций городов и районов и некоторых других источников комплектования, в необходимых случаях в состав ЭК источников комплектования ЦГАМО включаются специалисты госархива.
Организация работы по повышению квалификации работников в государственных и негосударственных организациях.
За 10 лет архивными учреждениями области проведено 1247 совещаний-семинаров с работниками ведомств - источниками комплектования архивов и центров по следующим вопросам: приведение в порядок документов, обеспечение их сохранности на местах, организация документов в делопроизводстве, а также создание нормативной базы ведомственного хранения. На базе ЦГАМО ежегодно проводятся семинары с представителями организаций - источниками ЦГАМО. Специалисты управления читали лекции для слушателей Архивной школы РГГУ. В 1998-2000 гг. в практику работы архивных учреждений вошло проведение выездных семинаров на базе вышестоящей организации с ее подведомственными организациями. Таких выездных семинаров состоялось 9: в Департаменте службы занятости по Московской области, Управлении Федерального казначейства по Московской области, Комитете по культуре Московской области, Регистрационной палате Московской области, Московском областном фонде обязательного медицинского страхования, Управлении Министерства по налогам и сборам по Московской области, Московском областном отделении Ространсинспекции, Главном управлении Центробанка РФ по Московской области, ОАО “Мособлжилкомхоз”, Управлении ЗАГС Московской области. В ряде районов Московской области также распространена такая практика проведения семинаров.
В прошедшее десятилетие не проводились смотры в масштабах области, однако в некоторых районах такие мероприятия проводятся регулярно. Организатором смотров являются администрации городов и районов. Правда специальных смотров по вопросам делопроизводства и архивного дела не проводится, эти вопросы проверяются в комплексе с другими направлениями в работе.
4.2.4. Согласно Федеральному Закону Российской Федерации от 25.09.98 № 158-ФЗ “О лицензировании отдельных видов деятельности” и требований постановления Правительства Российской Федерации от 24.07.95 № 747 “Об утверждении Положения о лицензировании деятельности по обследованию состояния архивных фондов, экспертизе, описанию, консервации и реставрации архивных документов”, Управлением по делам архивов в 1998 г. начата организация работы по лицензированию указанных видов деятельности. Эта работа предполагала повысить качество по упорядочению документов учреждений, организаций и предприятий, обеспечить сохранность, пополнение и использование документов Архивного фонда Московской области. Управление по делам архивов было уполномочено на выдачу лицензий по обследованию состояния архивных фондов, экспертизе, описанию, консервации и реставрации архивных документов. Согласно программы “ Единый реестр выданных, приостановленных, возобновленных лицензий на территории Московской области” предназначался сбор, хранение и предоставление данных по предприятиям и физическим лицам осуществляющих свою деятельность на территории Московской области. Управлением по делам архивов разработан первоначальный вариант Положения о лицензировании (порядок выдачи лицензий, порядок определения размера платы за рассмотрение заявления и выдачу лицензии, порядок приостановления действия или аннулирования лицензии, перечень обязательных условий и требований к лицензиату, контроль за соблюдением лицензионных условий, а также требуемые приложения), составлен проект постановления Губернатора Московской области.
Лицензирование деятельности по описанию, консервации и реставрации архивных документов предполагалось осуществлять в целях упорядочения, защиты интересов и прав потребителей данного вида услуг в Московской области.
Однако в соответствии с постановлениями Правительства Московской области от 24.03.97 № 24/8 “ Об утверждении порядка лицензирования отдельных видов деятельности на территории Московской области” и Губернатора Московской области от 15.07.98 № 199-ПГ“ О совершенствовании нормативной базы лицензирования отдельных видов деятельности на территории Московской области” в Перечне органов, уполномоченных на ведение лицензионной деятельности на территории Московской области Управление по делам архивов не значилось.
В 1999 г. Управлением по делам архивов Московской области разрабатывается новое Положение о порядке лицензирования по описанию, консервации, реставрации архивных документов на территории Московской области, согласно которому полномочия на выдачу лицензий передаются Управлению ценообразования и лицензирования Московской области.
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 11.04.2000 № 326 “О лицензировании отдельных видов деятельности” устанавливается, что осуществление лицензионной деятельности относится к компетенции Федеральной Архивной службы России. Вместе с тем постановлением Правительства Московской области от 14.08.2000 № 74 / 20 “ Об организации лицензионной деятельности на территории Московской области” в Перечень уполномоченных на осуществление лицензионной деятельности Управление по делам архивов не включено.
Росархив письмом от 25.09.2000 № 2 / 3271-К передал полномочия на осуществление лицензирования по описанию, консервации, реставрации архивных документов органам государственной власти Московской области.
Управлением по делам архивов Московской области совместно с Управлением ценообразования и лицензирования Министерства экономики Московской области разработано временное Положение о порядке лицензирования по описанию, консервации, реставрации архивных документов на территории Московской области.
На период до принятия нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих порядок лицензирования указанных видов деятельности, выдача лицензий на деятельность по описанию, консервации, реставрации архивных документов в Московской области не осуществляется.
4.2.5 Регулярно приводят свои документы в порядок только 18% организаций-источников комплектования. Активную работу со своими источниками комплектования ведут Звенигородский, Железнодорожный, Электростальский, Дубненский, Реутовский, Ногинский, Сергиево-Посадский, Одинцовский, Волоколамский, Воскресенский, Зарайский, Наро-Фоминский, Протвинский, Серебряно-Прудский архивные отделы, однако хорошие показатели по упорядочению документов источников комплектования только у пяти первых названных. Некоторые организации - источники комплектования ЦГАМО также регулярно обрабатывают свои документы: таможни, ГРЭС, отдельные промышленные предприятия. Контроль за качеством упорядочения документов осуществляется с помощью проверок во время обработки документов, при подготовке документов для сдачи на постоянное хранение по истечении сроков хранения на месте и при приеме документов на хранение в архив. Полноту и качество составления описей и научно-справочного аппарата к ним контролирует экспертно-проверочная комиссия Управления по делам архивов Московской области. При проверке качества отбора документов на вечное хранения уделяется большое внимание оформлению документов (его юридической силе).
4.2.6. Выводы и предложения, направленные на совершенствование формирования Архивного фонда Московской области.
Последние десять лет для архивистов Московской области в плане работы с организациями - источниками комплектования оказались очень сложными. Появление организаций различных форм собственности, постоянные реорганизации органов управления исполнительной власти и органов местного самоуправления, привели к тому, что в список источников комплектования постоянно вносились изменения. Менялись не только названия источников комплектования, менялся и состав и объемы документов фондообразователей. Приходилось искать новые формы работы с организациями. Последние три года наблюдается процесс стабилизации и улучшения количественных и качественных показателей состояния ведомственного хранения документов и документационного обеспечения управления в организациях - источниках комплектования архивных учреждений области. Однако для более успешного решения проблем в работе с ведомствами необходимо, чтобы архивное законодательство наделило архивные органы и учреждения не только правом контроля за его соблюдением, но и определило рычаги для осуществления этого права. Необходимо внести в уголовное и административное законодательство ответственность руководителей организаций за не обеспечение сохранности документов, отнесенных к составу Архивного фонда, документов по личному составу.
Архивным учреждениям области необходимо активизировать работу по упорядочению документов в организациях - источниках комплектования, в связи с этим пересмотреть плановые показатели утверждения описей на ЭПК.
Заведующим архивными отделами при поддержке Управления по делам архивов постоянно будировать в администрациях городов и районов вопросы выделения новых помещений или дополнительных площадей для комплектования документами из ведомств с целью сокращения объемов дел, хранящихся сверх установленного срока, и спасения их от уничтожения.
Министерствам и ведомствам Российской Федерации необходимо разработать ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.
Управлению и ЦГАМО продолжить работу по разработке примерных и типовых номенклатур дел для однотипных организаций, активизировать работу по составлению индивидуальных номенклатур дел и инструкций по делопроизводству.
Необходимо развивать формы сотрудничества архивных учреждений области с органами регистрации вновь образуемых и ликвидируемых организаций с целью сохранения документов по личному составу и документов, отнесенных к составу Архивного фонда Московской области.
Архивным отделам городов и районов уделять больше внимания разработке нормативной базы работы ведомственных архивов и экспертных комиссий, установлению договорных отношений с негосударственными организациями.
Архивным учреждениям осуществлять постоянный контроль в организациях - источниках комплектования за внедрением в практику работы с документами ГОСТов на ОРД, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел.
5. Научная информация и использование документов,
создание информационно - поисковых систем.
5.1. С объявления Указа Президента Российской Федерации от 23. 06.92 № 658 “ О снятии ограничительных грифов с законодательных и иных актов , служивших основанием для массовых репрессий и посягательств на права человека” и приказа Росархива 09.07.92 № 160 начинается работа по рассекречиванию документов в архивах Московской области. Законом Российской Федерации “ О государственной тайне “ и Распоряжением Президента РФ от 22 сентября 1994 г. № 489-р рассекречивание документов признано одной из функций архивных учреждений.
5.1.1. Работа по рассекречиванию архивных документов в ЦГАМО проводится в соответствии с установленными правилами. Ежегодно определяется объем дел, подлежащих рассекречиванию, и включается в годовой план работ. В ЦГАМО создана комиссия по рассекречиванию документов из числа наиболее квалифицированных работников. Комиссия работает в соответствии с положением о ней, разработанным в архиве на основе типового положения по рассекречиванию документов. Ход обсуждения предложений по рассекречиванию документов фиксируется в протоколах заседаний комиссии. Результаты работы, принятые решения по рассекречиванию оформляются актами по установленной форме. Акты утверждаются руководством Управления по делам архивов Московской области, и на их основании вносятся соответствующие изменения в учетные документы.
Работа по рассекречиванию документов регламентируется нормативно- методическими документами, разработанными Росархивом:
-Временным положением “ О порядке доступа к архивным документам и правилам их использования” 1992 г.;
- Временной инструкцией по учету и оформлению рассекреченных дел и документов в государственных архивах, центрах хранения документации;
- Положением о комиссии по рассекречиванию документов, разработанным ЦГАМО.
Работа по рассекречиванию документов была начата в конце
80-х годов и к 2001 г. рассекречено 103303 ед. хр. Это комплекс архивных документов, объединяющих фонды органов государственной власти всех уровней и управления на территории Московской области, фонды военных организаций, предприятий, учреждений и организаций народного хозяйства, связанных с выпуском военной продукции, органов охраны общественного порядка и др. В состав рассекреченных архивных фондов входят документы, связанные с вопросами обороны в предвоенный и послевоенный периоды ( об организации мобилизационной работы, гражданской обороны, выпуске военной продукции, учете военнообязанных, об участии граждан Москвы и области в борьбе с немецкими войсками в период оккупации Московской области).
Следующую большую группу рассекреченных документов представляют документы об установлении советской власти на территории Московской губернии и о выступлениях граждан против власти, о деятельности левых эсеров и их организаций, о преследовании царских и белогвардейских военных , представителей буржуазии и зажиточного крестьянства, о репрессиях против граждан, о чистках советского аппарата. Рассекречены также документы о работе фракций, бюро, ячеек ВКП(б) на предприятиях, в организациях и учреждениях, о хищениях, растратах, нарушениях трудовой дисциплины, борьбе с “ вредительством” и т.д.
Практики передачи ЦГАМО организациями - фондообразователями полномочий по рассекречиванию документов за прошедший период не было. Документы на режим ограниченного доступа не переводились.
Информирование общественности о результатах рассекречивания архивных документов осуществляется посредством включения информации о рассекречиваемых фондах в справочник о фондах ЦГАМО и представления списков рассекречиваемых фондов в читальный зал архива и Госслужбу РФ.
5.2. Основными формами организации использования архивных документов являются традиционные формы: информационное обеспечение, организация выставок, участие в средствах массовой информации, связь с общественностью, выдача справок.
5.2.1. В течение 1991-2000 гг. подготовлены перечни документов по заданию Росархива по темам:
“Советско-швейцарские отношения в области экономики, политики и культуры 1917-1939 гг.” для сборника документов, подготовку которого осуществлял Главархив СССР совместно с Федеральным департаментом иностранных дел Швейцарии;
“Экономические отношения России и США в ХХ веке” для выставки Росархива совместно с Гуверовским институтом войны, революции и мира;
“Предпринимательство в России”;
“К юбилею Госфильмофонда”;
“К 80-летию Октября” для выставки Росархива “Новый взгляд на традиционный вопрос”, проходившей в Музее революции в Москве;
“Новые поступления в фонды личного происхождения” для выставки Росархива, посвященной 80-летию принятия Ленинского декрета об архивах;
“Документы ЦГАМО по истории отношений с Францией”;
“ Документы Комитета госбезопасности” для издания Мосгорархива
“Лубянка-2”;
“Сведения о местах принудительного содержания населения и о массовом угоне в плен по районам Московской области по материалам Московской областной чрезвычайной комиссии по установлению и расследованию злодеяний немецко-фашистских захватчиков” для Управления использования архивных документов Росархива как дополнение к “Справочнику о местах хранения документов о немецко-фашистских лагерях, гетто, других местах принудительного содержания и насильственного вывоза граждан...;
”Документы к 200-летию А.С.Пушкина” для выставки “Пушкин в московских архивах”, проходившей в юбилейный год в Музее А.С.Пушкина на Пречистенке.
”Документы по Храму Христа Спасителя”, выявленные для общественного наблюдательного совета по восстановлению храма по заданию мэрии г. Москвы и используемые “Моспроектом-2” для проведения восстановительных работ;
В связи с 70-летием Московской области для Администрации области были выявлены документы, подготовлен их перечень, изготовлены ксерокопии “По истории Подмосковья с древнейших времен до 1929 года” и “Председатели Мособлисполкома 1931-1985гг”.
Проводилась работа по инициативному информированию федеральных и муниципальных музеев с составлением перечней документов:
“ Реутов в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.” для выставки посвященной юбилею со дня Победы;
“Русская усадьба” о Подмосковных усадьбах Останкино, Кусково, Архангельское;
” Музей и время” по Горкам Ленинским к выставке, посвященной 60-летию создания Дома-музея В.И. Ленина в Горках;
“Документы Мосводоканала в фонде Московского коммунального хозяйства” для Музея воды г. Москвы;
“ Усадьба Карзинкиных” для общественного музея Северо-Западного округа г. Москвы.
В 1997 году отмечался 850-летний юбилей со дня основания г. Москвы, к которому было приурочено выявление документов архива для тематического перечня “История Москвы в документах ХП в. по настоящее время”. В рамках празднования этого юбилея был подготовлен перечень документов Моссовета и Мособлисполкома о закрытии церквей в г. Москве в 1922-1936гг, с которым были ознакомлены мэрия г. Москвы, Московская патриархия, Патриарх Московский и Всея Руси Алексий П.
К 2000-летию Рождества Христова проведено выявление по фонду Мособлисполкома “Церкви Московской области закрытые в 1929-1950 гг. ”.
В связи с празднованием 50-летия и 55-летия со дня Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг. проводились инициативное информирование органов государственной власти и были выявлены документы по темам:
”Документы о войне в личных фондах ЦГАМО”;
“Авиационная промышленность Москвы и Подмосковья в годы Великой Отечественной войны 1941-1945гг”, подготовлена информация о местах принудительного содержания населения, времени оккупации населенных мест Московской области, об ущербе жителям Подмосковья, причиненном в результате фашистской оккупации. И хотя Центральный госархив Московской области проявил инициативу в вопросе установления мест принудительного содержания населения в Московской области и направил соответствующее письмо в Фонд примирения и согласия, уведомив Росархив и заручившись его поддержкой, ответ о результате рассмотрения этого вопроса нами так и не был получен. Жители Подмосковья, интересы которых защищал ЦГАМО, в данном вопросе никакой поддержки специально созданного фонда не получили и, по-прежнему, каждый раз заново, с огромным трудом пытаются подтвердить свое нахождение в местах принудительного содержания. Наша инициатива не была поддержана, хотя в Фонде примирения и согласия был представитель Росархива.
5.2.2. Исполнение запросов граждан
5.2.2.1 Главным направлением деятельности архивов Московской области является использование запросов граждан и выдача им справок социально-правового характера. За минувшее десятилетие в архивы обратилось более 500 тысяч человек и было выдано 576857 справок. Пик выдачи справок населению пришелся на 1993 г., когда их было выдано 184 тысячи. Произошел значительный рост справочной работы и в последние годы. Так, в 1999 г. было исполнено 62 тыс. справок, а в 2000 г. - 78 тысяч. Необходимо отметить , что в области достаточно велик процент выдачи справок с положительным результатом, он доходит до
85 % .
На объем и тематику поступивших запросов в первую очередь влияет законодательство РФ. Так, льготы, предоставленные ветеранам Великой Отечественной войны 1941-1945 гг., вызвал рост справочной работы в 1993 г. Только в ЦГАМО обратилось свыше 26 тыс. человек за подтверждением в получении наград “ За доблестный труд в ВОВ 1941-1945 гг.” и “ За оборону Москвы”.
Новую волну справочной работы вызвали документы “ О ходе выплат компенсации лицам, пострадавшим от нацистских преследований”. Большинство обратившихся в архивы - жители Москвы и Подмосковья - пенсионеры, существующие на низкую пенсию. Справки, выданные архивами об оккупации населенных пунктов и угоне в плен, дали возможность лицам, пострадавшим от нацистских преследований, получить компенсацию от Фонда взаимопонимания и примирения.
Архивные учреждения области работают в тесном контакте с муниципальными отделами социальной защиты г. Москвы и Московской области. Заведующая отделом использования и публикации ЦГАМО участвует в работе комиссии Южного округа г. Москвы по восстановлению прав реабилитированных жертв политических репрессий. В соответствии с Законом РФ “ О реабилитации жертв политических репрессий” в архивы области обратились около 10 тыс. человек.
ЦГАМО исполняет запросы социально-правового характера российских и иностранных граждан, проживающих за рубежом. За 10 лет в архив обратилось 57 человек. В ЦГАМО сложилась определенная схема работы с данными документами, обусловленная многоступенчатым характером исполнения таких запросов. Сотрудники архива стараются выдерживать 3-х месячный срок исполнения запросов данной категории. Платные услуги при исполнении запросов не применяются.
С 2000 г. увеличился поток справок по подтверждению трудового стажа и начислению заработной платы в связи с пересмотром пенсий. В течение года было выдано 78404 справки, 68565 с положительным результатом ( 85,7 %). Работа в основном легла на муниципальные архивы и центры хранения документации по личному составу. На наш взгляд, это наиболее сложные справки, требующие выбора информации за 5-10, а иногда и более лет.
Контроль за качеством и сроками исполнения запросов осуществляется начальником отдела справок и директором ЦГАМО, в муниципальных архивах - сотрудниками Управления по делам архивов. Проводится выборочная проверка выданных справок с текстом документов и сроки их выполнения. Справки исполняются в срок, установленный Российским законодательством. С целью организации контроля за сроками исполнения справок информационной группой Управления по делам архивов была разработана компьютерная программа “ Учет и исполнение запросов социально- правового характера “, внедренная в работу Центрального государственного архива Московской области в 1997 г., чтобы ускорить работу по выдаче справок составляются разного рода указатели.
Для наведения справок социально-правового характера в ЦГАМО создан отдел справочной работы численностью 8 человек (3 вакансии). В период увеличения справочной работы к наведению справок привлекаются все работники архива. Финансирование осуществляется из бюджета ЦГАМО. В 1993 г., когда объем справочной работы был достаточно велик, исполкомом Мособлсовета было выделено дополнительное финансирование в объеме 3 млн. рублей для поощрения сотрудников архива. В муниципальных архивах справки исполняются всеми сотрудниками архива, финансируются из бюджета Администраций района, города.
5.2.2.2. Генеалогических запросов в архивы области не поступало.
5.2.2.3. В течение 1991-2000 гг. было исполнено 7422 тематических запроса, особенно возросло количество тематических запросов с 1995 г. в связи с возросшим интересом организаций, предприятий, отдельных граждан к проводившейся в стране экономической реформе. Запрашиваемые сведения, в основном, об отводе земельных участков, об истории создания организаций, предприятий. При исполнении некоторых запросов проведено тематическое выявление, составлены перечни документов, подготовлены исторические справки:
“О преобразовании фабрики д. Григорьева” для производственного объединения “Колос”;
“Об истории создания Арнольдо-Третьяковского училища” для Московского городского правления общества глухих;
“О храме Бориса и Глеба в Дегунино” для Московской патриархии;
“О Центральном стадионе “Динамо” для футбольного клуба “Динамо”;
“Об истории создания Тушинской чулочной фабрики”;
“О деятельности Никольского кирпичного завода”;
“Об истории создания и использования архитектурного ансамбля с. Ярополец Волоколамского уезда”;
“ История создания и деятельности колхоза “Огородный Гигант”.
Резкий рост запросов пришелся на 1998 - 1999 гг., когда на исполнение поступило 3454 запроса. Связано это было с обращением органов социального обеспечения Москвы и Московской области по вопросам оккупации населенных мест Подмосковья в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.; сроков оккупации отдельных деревень, городов; о местах принудительного содержания населения во время фашистской оккупации; о переименовании, передаче населенных мест Московской области из одного района в другой уже после 1945 года и т. д.
С таким потоком тематических запросов, с ответом на них в установленный срок и даже раньше - в течение 5-7 дней, удалось справиться только благодаря созданию необходимого научно-справочного аппарата к фонду Московской областной чрезвычайной комиссии по установлению и расследованию злодеяний немецко-фашистских захватчиков ( фонд 548). Отделом использования ЦГАМО был подготовлен перечень документов по оккупации районов и крупных населенных мест Московской области.
Количество платных тематических запросов составляло в 1991-2000 годах около 30 %. В основном запросы поступают от органов государственной власти, Правительства и Администрации Московской области, Областной Думы, мэрии г. Москвы, органов социального обеспечения, правоохранительных органов и исполняются бесплатно.
5.2.3. Экспозиционно-выставочная деятельность, заметно активизировавшаяся в последние годы, является важным направлением работы. Главной своей задачей мы видим популяризацию истории Московской области, делая акцент на взаимосвязи всех общественно-политических, культурных, экономических, социальных процессов, происходящих в регионе. С аналогичными процессами в масштабах государства, проводя параллели между человеческими судьбами и историческими фактами. Подать информацию в аспекте “время-личность-судьба” позволяют не только документы значительных по объему и информационной насыщенности фондов Моссовета, Мособлисполкома, Московского отдела народного образования, крупнейших предприятий Московской области, но и большая коллекция фондов личного происхождения, как именитых, так и простых граждан, чья жизнь так или иначе была связана с Подмосковьем. Коллекция фондов личного происхождения ЦГАМО формируется в продолжение нескольких десятилетий и является источником редких, подчас уникальных документов. Работа ведется по двум основным направлениям:
I. Организация и проведение самостоятельных выставочно-экспозиционных мероприятий.
Учитывая особенности взаимоотношений архивных учреждений Подмосковья с органами законодательной и исполнительной власти Московской области, такая работа является весьма эффективной, так как в большинстве случаев помогает наладить деловые контакты и взаимовыгодное сотрудничество с представителями властных структур в решении задач совершенствования архивного дела в области.
С 1999 года достигнута договоренность с Администрацией Московской области об организации тематических выставок в здании Администрации, расположенном по адресу Старая площадь д.2, (документы располагаются в стеклянных вертикальных витринах), а также передвижных выставок на стендах для выездных мероприятий, проводимых структурными подразделениями областной Администрации на арендуемых площадях.
Тематика выставок разнообразна и в своей основе посвящена юбилейным датам. За истекший период было подготовлено 107 выставок. Среди них особенный интерес представляют выставки:
“50 лет Победы. Битва под Москвой”, “Москве 850 лет” , “А.С. Пушкин в документах ЦГАМО” , “История образования Московской области.” , “А.Д.Калинина - комиссар соцзащиты Московской области”. (встреча Губернатора Московской области с женщинами Подмосковья в Колонном Зале Дома Союзов), “История экономического развития Московской области”, “Дорога к Храму”, “Фальц-Фейн и Аскания-Нова”, “Партизанская земля Подмосковья”, “Под пятой оккупантов”, “Дети 20-х годов”, “Путь к Победе”, “Пять дней , которые потрясли Россию. (О разрушении Храма Христа Спасителя)” , “Московский процесс 54-х и Патриарх Тихон”, “Судьба подмосковных храмов. 1929-1950гг.” и многие другие.
II. Участие в межархивных, межотраслевых выставках, совместных музейно-архивных проектах.
Помимо традиционного участия документов в выставках, проводимых Росархивом, Мосгорархивом, сотрудникам ЦГАМО удалось наладить сотрудничество с музеями Москвы и Подмосковья, настойчиво пропагандируя высокую степень значимости архивных документов в музейных экспозициях. С удовлетворением констатируем тот факт, что в большинстве случаев взаимодействие по схеме “музей-архив” оказывается весьма успешным и влечет за собой инициативные приглашения со стороны музеев к участию документов ЦГАМО в выставках.
Тематика совместных выставок:
“История предпринимательства в России” (Росархив), “Юбилей Лотошинской районной больницы” (г.Лотошино, совместно с музеем райбольницы ), “История Храма Христа пасителя”. (Мосгорархив), “50 лет Победы в Великой Отечественной войне” (Росархив), “Роль Москвы в защите Отечества” (Росархив),“История местного самоуправления в России” (Мосгорархив), “Москва сквозь века” (Мосгорархив), “История Храма Христа Спасителя” (музей Храма Христа Спасителя), “Мир русской женщины” ( государственный Сергиево-Посадский историко- художественный музей -заповедник),“А.С.Пушкин в Московских архивах” ( государственный музей А.С. Пушкина, Росархив), “Храни веру православную” (к 70-тетию Святейшего Патриарха Московского и Всея Руси Алексия II), (музей истории Москвы, галереи Храма Христа Спасителя), “Пушкин. Москва. Любовь.Семья” (музей истории Москвы), “А.С. Пушкин. 200 лет со дня рождения”. (государственный историко-литературный музей-заповедник А.С.Пушкина Б.Вяземы-Захарово), “70 лет Московской области. 290 лет Московской губернии” (Администрация Московской области, Большой Манеж), “Мир русской женщины” ( выставочный зал г. Серпухова, Историко-архитектурный и художественный музей “Новый Иерусалим”), “История усадьбы “Кузьминки” (музей истории Москвы, музей усадьбы “Кузьминки”), “Путь к Победе” (Историко-архитектурный и художественный музей “Новый Иерусалим”), “О Москве, о войне, о Победе” (Мосгорархив, ГВЗ “Беляево”, Московская городская Дума).
5.2.4. Работа читальных залов архивных учреждений области осуществлялась на основании “Основных правил работы госархивов”. Дважды, в 1994 и в 1998 годах вносились изменения, перерабатывалась “Памятка по организации работы читального зала ЦГАМО”, где были учтены современные средства работы пользователей, оказание платных слуг. В настоящее время наряду с “Памяткой...” читальные залы руководствуются в своей работе “Правилами работы пользователей в читальных залах госархивов РФ”.
В минувшее десятилетие в архивах области работало 2650 пользователей ( от 150 до 350 человек в год) в основном отечественных, в последнее годы к документам архивов обратились иностранные исследователи из США, Канады, Японии, Германии.
Большой интерес проявляет русская православная церковь: Московская Патриархия, богословские институты, благочинные и обыкновенные прихожане, восстанавливающие историю церквей, монастырей, отыскивающие документы об их разрушении в первые годы советской власти, списки изъятого имущества. Тематика их исследований:
“Храмы, монастыри, церкви Можайского района”;
“Русские иконостасы”;
“Закрытие церквей в Можайском районе Московской области “;
“История русской православной церкви в ХХ веке”;
“Земельный участок храма иконы Казанской матери Истринского района в 1917-1932гг”;
“История Успенской церкви в г. Клину”;
“ История храма в Филях”;
“Материалы по канонизации священников” и т.д.
Другая категория пользователей сотрудники музеев, краеведы, учителя истории, интересующиеся историей своего края. Процессы расширения местного самоуправления положительно воздействовали на общественную и культурную жизнь регионов. В архивы чаще стали обращаться местные краеведы. Так, документы архива Орехово-Зуевского района использовались для написания главы в новом учебнике по истории города и района. В Каширском архиве историк Смирнов А.И. готовит книгу о Каширском крае. Доцент, преподаватель философии работает над документами Егорьевского района по теме “ Историческое прошлое г. Егорьевска и его известные люди”. Темы исследований краеведов : “Дмитровские мещане”; “История Бронницкого музея”; “ История крупной и средней промышленности и торговли России с 1917 года”; “История памятников культуры Москвы и Московской области”; “Здравоохранение в г. Бронницы”; “Край Коломенский”; “Историческая среда г. Дмитрова в советский период”; “Троице-Сергиевское художественное общество”; “Поселок “Сокол” город-сад 20-х годов”; “История сел и деревень Подмосковья с 1917 года” и многие другие.
Работают в читальном зале и представители организаций и учреждений, которые выявляют информацию о земельной собственности, дате основания, вводе в эксплуатацию объектов.
На основании документов Центрального государственного архива Московской области исследователями подготовлены и опубликованы следующие работы:
“Сводный каталог листовок первых лет советской власти” (2 тома), Спб. 1996-1997;
“Святыни православной Москвы. Храмы Северного округа”. М.1997;
“Лютеранская церковь в советской России (1918-1950гг) документы и материалы”. М. 1997;
“ Истребитель И-16. М. Маслов. Издание Армада. М.1997;
“Троице-Сергиева Лавра за последние сто лет”. Голубцов. М.1998;
“В лесах Подмосковья”. М.1995;
”Пожарная охрана Подмосковья в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг”. М.1995;
“Реутов от хутора до града”(исторический очерк). М.1997;
“Городу Видное - 35”;
“Серпухов - истории свидетель” (путеводитель). 1997;
“ Богородск-Ногинск”(путеводитель).1999;
“Электрогорск. Исторический очерк. 1996;
“Коломенский край” Г.И.Бычков, А.Н.Девятериков. М.1995;
“ Исторические сюжеты на юбилейную тему. 70-летие Московской области”. М.1999;
“Из истории Московского края 1929-1999гг.” Е.К. Сергеев.
Пользователи в читатльном зале ЦГАМО работают бесплатно, плата взимается только за изготовление ксерокопий документов.
5.2.5. Использование документов в средствах массовой информации продолжает оставаться одним из ведущих направлений информационной деятельности архивов. В первую очередь следует отметить подготовку газетных и журнальных статей к юбилейным и знаменательным датам отечественной истории. Эта работа ведется как правило по предварительной договоренности с редакциями городских и районных газет, выражающими свою заинтересованность в той или иной тематике. Неплохие контакты установились с редакциями ведущих областных газет “Народная газета” и “Подмосковные известия”. В последнее время развивается сотрудничество с информационным бюллетенем РОИА “Вестник архивиста”.
За минувшее десятилетие было опубликовано 357 статей, начиная с 1996 г. данная работа значительно активизировалась. Динамика роста статей выглядит следующим образом:
| 1991г. |
1992г. |
1993г. |
1994г. |
1995г. |
1996г. |
1997г. |
1998г. |
1999г. |
2000г. |
| 13 |
10 |
16 |
19 |
14 |
45 |
52 |
52 |
90 |
46 |
Статьи посвещались юбилейным датам, военной и религиозной тематике, работе архивных учреждений области, народным промыслам и т. д. Среди них наиболее интересные “Восьмое чудо света” (о Храме Христа Спасителя), “Народные промыслы Подмосковья”, “Московский водопровод”, “Что Неглинная река повидала за века”, “Наводнение в Москве в 1926 году”, “Приглашение в страну чудес”, “Остров на карте Москвы”, “Старосимоновский монастырь”, “Церковь Рождества Богородицы”,
“Использование документов ЦГАМО в подготовке к празднованию 850-летия Москвы”, “Московской области 70 лет”. “Районирование Московской области”, “Оккупация Подмосковья немецкими войсками”, “Они были первыми” (о первом председателе МОИКа Уханове К.В.), “Канал Москва-Волга”, “Сельское хозяйство Московской области”, “Культурное строительство в Московской области”.
С недавнего времени документы архивов стали использоваться в телевизионных передачах. В канун празднования Дня Победы 8 мая 1995 года документы ЦГАМО впервые были представлены телезрителям канала “Подмосковье” в виде подборки документов военных лет: решения Мособлисполкома в годы войны, мобилизационные документы, документы о партизанском движении в Московской области. В 1998-1999 годах нам удалось установить контакты с кабельным телевидением г. Видное и каналом “Подмосковье”, в результате чего на экран вышли три полноценные передачи :
1.1998г. “ Документы по истории Ленинского района Московской области в ЦГАМО”;
2.1999г. “К 200-летию со дня рождения А.С.Пушкина”;
3.1999г. “Истори образования Московской области”.
Кроме того, были отсняты материалы для канала “Подмосковье” о деятельности архива по исполнению запросов социально-правового характера, к сожалению по независящим от нас причинам передача так и не увидела свет, хотя в разрозненном виде эти материалы вышли в эфир.
5.2.6. Ставя перед собой цель сделать информацию, содержащуюся в документах архивов максимально доступной как для ученых-исследователей, краеведов, так и для всех интересующихся судьбами Подмосковья, архивы определили для себя несколько способов ее достижения, в том числе - организация встреч с общественностью (студентами и школьниками), представителями средств массовой информации, государственных, общественных и религиозных учреждений. Наиболее интересные из них , в 1999 году была организована встреча архивистов ЦГАМО с министром печати Московской области А.В. Тихомировым, редакторами и ведущими журналистами подмосковных газет, как результат - достигнутые договоренности о сотрудничестве, которое стало весьма плодотворным, что явственно видно из приведенного выше внушительного списка опубликованных статей. По согласованию с А.В. Тихомировым сотрудники архива еженедельно готовили информацию для пресс-релиза министерства печати Московской области.
В том же году на базе ЦГАМО дважды проводились встречи с представителями творческой интеллигенции и высшего духовенства
( Митрополит Крутицкий и Коломенский Ювеналий), на которых сотрудниками архива были представлены документы по истории Русской Православной Церкви. В целях оказания информационной поддержки представителям церковных приходов, занятых выявлением документов о новомученниках, был приглашен доцент МГИАИ, кандидат исторических наук С.В. Чирков, прочитавший курс лекций по истории церковных архивов, что вызвало значительный интерес в частности у сотрудников Богословского института и способствовало установлению новых деловых контактов.
Ежегодно архивами проводятся семинары-совещания представителей предприятий, учреждений и организаций - источников комплектования архива, на которых наряду с вопросами организации делопроизводства и ведомственного хранения документов обсуждаются вопросы их использования. Участники совещаний получают исчерпывающую информацию о состоянии этого направления работы в ЦГАМО. Такой способ инициативного информирования оказался весьма эффективным. Так представители Московской областной Думы обратились с просьбой к сотрудникам ЦГАМО подготовить и провести в 2000-2001 гг. цикл выставок для депутатов в соответствии с тематикой думских заседаний.
Традиционной для нас формой работы является просветительская деятельность среди молодежи Подмосковья. Сотрудники архивов принимают участие во встречах с учениками школ, высших и средних учебных заведений Московской области, выступая с популярными лекциями по истории региона, организовывают экскурсии.
5.3. В последнее десятилетие архивные учреждения области самостоятельно сборников документов не публиковали, ЦГАМО был участником совместных проектов с Росархивом, Мосгорархивом. За этот период вышли издания:
“Хроника рабочего движения 1905-1917 год”;
“Москва-военная” ;
“ Москва- флоту”;
“Лубянка 2”, в которых были опубликованы документы фондов Центрального государственного архива Московской области.
5.4. Создание современного научно-справочного аппарата является основным путем повышения эффективности научно- информационной деятельности и использования архивной документной информации, поэтому данному вопросу уделяется достаточное внимание.
5.4.1. Система НСА соответствует той, которая определена Правилами работы государственных, районных и городских архивов. Основой научно - справочного аппарата являются списки фондов, описи дел, справочники и картотеки, позволяющие ориентироваться в составе и содержании хранящихся в них архивных фондов и дел. В архивах области хранится 2848212 ед. хр. Неописанных дел нет.
5.4.1.1. Архивные описи
Все хранящиеся в архивах документы описаны. Опись документов как основной архивный справочник служит базой для создания других элементов системы НСА - путеводителей, каталогов, обзоров и т.д. Поэтому в описям дел уделяется постоянное внимание повышению информационного уровня посредством проведения работ по усовершенствованию и переработки.
К настоящему времени в ЦГАМО в основном завершена работа по усовершенствованию описей дел фондов 1 и 2 категории, которые составляют 24,5 % от общего количества описей. Эти описи находятся в удовлетворительно состоянии. К усовершенствованию описей дел фондов 3 категории в ЦГАМО приступили в 90-х годах , когда был рассекречен основной комплекс документов, находящихся на закрытом хранении. Эти описи составляют 73.5 % от общего числа описей и многие из них имеют серьезные недостатки: глухие заголовки, рукописный текст, отсутствие титульных листов и т.д. Среди описей документов рассекреченных фондов имеются фонды 1 и 2 категорий. Эти описи дел усовершенствовались в первую очередь. В них отредактированы заголовки дел, составлен необходимый справочный аппарат к описи, описи отпечатаны в полном комплекте экземпляров. В настоящее время около 80 % описей рассекреченных фондов усовершенствованы или переработаны. В муниципальных архивах 80 % описей 2 категории переработаны или усовершенствованы. Состояние описей дел удовлетворительное, проводится частичное усовершенствование описей дел 3 категории.
По состоянию на 1 января 1991 г. в архивах области имелось 7828 описей дел, из них 2072 - в полном комплекте экземпляров
( 26,4% ). На 1 января 2001 г. числится 19590 описей дел, из них 6361 опись в полном комплекте экземпляров (32,4 % ). Низкий процент экз. описей дел наблюдается в ЦГАМО - 28,2 % , в муниципальных архивах - 75,5 % . Причины некомплектности описей дел заключаются в:
- наличии большого количества рукописных описей ( около 1000 в ЦГАМО);
- наличие описей принятых от ведомств в 2-х экз. в 50-60 гг.;
- отсутствии множительной техники ( ксероксов) в ряде архивов.
5.4.1.2. Путеводители
К 1991 году основным справочником по фондам ЦГАМО являлся “ Справочник по фондам Центрального государственного архива Московской области и его филиала в г. Бронницы.” (М., 1983 г.) В период с 1991 по 2000 год в связи с назревшей необходимостью введения в научный оборот максимального объёма фондов госархива бала проведена работа по созданию дополнительного тома к существующему справочнику, включившего в себя информацию о вновь поступивших в архив документах, рассекреченных фондах, а также фондах, в составе которых произошли изменения за период с 1982 по 1990 год.
В 2000 году отделом НСА архива также подготовлен Справочник по фондам филиала ЦГАМО в г. Можайске, содержащий информацию о всех фондах филиала по 2000 год включительно. Эти справочники существуют в компьютерной версии и применяются на данном этапе в основном для служебного пользования. В это же время начата работа по созданию новой редакции справочника по фондам ЦГАМО, включающей информацию обо всех документах архива по 2000 год.
С 2000 года в Управлении по делам архивов начата работа над “ Справочником по фондам государственных организаций, хранящихся в муниципальных архивах”. Отсутствие сводного справочника по фондам осложняло работу по поиску документов, их использованию, т.к. в муниципальных архивах хранится более 9.5 тыс. фондов. Завершение работы планируется в 2002 г.
5.4.1.3. Архивные каталоги.
Целевая разработка архивных фондов с целью создания каталогов проводилась в области до начала 90-х годов и на 1 января 1991 года было закаталогизировано 40231 дело, созданы каталоги с общим объемом 494366 карточек. В начале 90 - х годов в ЦГАМО была прекращена работа по каталогизации документов в связи с ее трудоемкостью и сложившейся в архиве неблагоприятной ситуацией с кадрами. Пополнение каталогов продолжалось за счет вливания в каталоги тематических карточек. В архивах с переменным составом документов работа по каталогизации продолжается и по ныне. По состоянию на 01.01.2001 г. в архивах области насчитывается 52705 закаталогизированных дел с общим объемом 530171 карточка.
В архивах области имеются каталоги:
- систематический;
- именной;
- предметно - тематический НТД;
- предметно - тематический фотодокументов.
Полностью закаталогизированы документы 72 фондов. Это фонды 1 и 2 категории органов государственной власти и управления. В состав систематического каталога ЦГАМО включены тематические карточки по следующим темам:
- подготовка и проведение Октябрьской революции;
- культурное строительство в Московской области;
- административно - территориальное деление Московской губернии и области;
- сельское хозяйство Московской области;
- градостроение и архитектура;
- история государственных учреждений Московской области;
- индустриализация Московской области;
- знатные люди Подмосковья;
- народные промыслы Подмосковья;
- Великая Отечественная война;
- развитие архивного дела в Московской губернии;
- переименование фабрик и заводов;
- автографы выдающихся людей;
- исторические памятники Подмосковья.
Все имеющиеся в ЦГАМО каталоги размещены в помещении читального зала, доступ читателей и сотрудников архива к каталогам свободный . В муниципальных архивах каталоги находятся в рабочих комнатах и используются в основном для наведения справок.
При составлении систематического каталога были использованы Схемы единой классификации 1978 и 1983 гг. При создании предметно- тематических каталогов к НТД и фотодокументам были разработаны собственные схемы. Все каталоги созданы традиционным ручным способом.
5.4.1.4. Принцип открытости информации и равного доступа к ней, провозглашенный новым архивным законодательством, так же как и необходимость совершенствования учета документов и обеспечения их сохранности, требует от работников архива создания наиболее полной системы информации о содержании и составе фондов архива , представляющей собой совокупность архивных справочников, в целях обеспечения наилучшего качества государственного учета и хранения документов, а также их оперативного и всестороннего использования. Естественно, в наше время для решения этой задачи необходимо создание автоматизированых поисковых систем (АИПС), различных баз данных, делающих возможным получение той или иной информации за минимальное время. Но кроме того, что создание таких систем требует соответствующего программного обеспечения и оборудования (а это в условиях существующего финансирования архивов далеко не всегда возможно), уровень информативности АИПС в значительной, если не в определяющей, степени зависит от качества традиционной системы НСА. Поэтому автоматизация поиска информации, содержащейся в документах архива, невозможна без создания новых или усовершенствования ранее созданных (в тех случаях, когда это целесообразно) традиционных архивных справочников и прежде всего их основного вида — архивных описей.
При совершенствовании системы НСА к документам Центрального госархива Московской области в последнее десятилетие было уделено значительное внимание ранее не проводившемуся виду работ — созданию указателей как самостоятельных архивных справочников к документам (описям) фондов, содержащих многостороннюю информацию , имеющих сложную структуру , с большим количеством описей. В 1995 году была завершена работа по составлению предметного специального указателя к ф. 66 Моссовет РК и КД ( 16 272 ед. хр., 30 описей ) — Указатель видов документов , образовавшихся в результате деятельности Московского Совета РК и КД ( 1917 - 1929 гг. ). В 1998 - 1999 гг. были составлены общие предметно- тематические указатели к фондам № 966 Отдел народного образования Моссовета
( 5461 ед. хр. , 13 оп. ).
5.4.1.5. В справочно-информационном фонде ЦГАМО на 1991 год имелось 27 обзоров , включающих систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов и предназначенных для информации заинтересованных учреждений и научной общественности. Из них 15 являются тематическими , преимущественно посвященными истории революционного движения в области и истории Великой Отечественной войны ( например, обзор документальных материалов архива об установлении Советской власти в Москве и Московской области или обзор “Документы Государственного архива Московской области как источник по истории Великой Отечественной войны” ), остальные 12 справочников представляют собой обзоры документов отдельных фондов ( т.н. пофондовые обзоры.)
В период с 1991 по 1999 гг. работа по составлению обзоров как архивных справочников в ЦГАМО не проводилась, что связано, прежде всего с недостатком квалифицированных сотрудников при большом объёме других видов работы в архиве. В 2000 году в связи с юбилейной датой 2000 - летия Рождества Христова начата работа по созданию тематического обзора “ Документы по истории Русской Православной церкви в Центральном Государственном архиве Московской области”, которая будет завершена в первом полугодии 2001 года.
Составление обзоров на данном этапе, разумеется является необходимой частью работы по совершенствованию системы НСА к документам архива, особенно учитывая потребность общества в информации по темам, которые в предшествующий период по ряду причин были закрыты и не получили своего отражения в ранее созданных архивных справочниках. Но в связи с большой трудоёмкостью данной работы ( особенно при составлении тематических обзоров, требующих иногда полистного просмотра дел) и недостатком кадров в архиве, возможность создания обзоров сейчас ограничена. Основное внимание необходимо уделять, на наш взгляд, созданию общего справочника по фондам архива и совершенствованию архивных описей.
5.4.2. При проведении сравнительного анализа востребованности архивных справочников, имеющихся в ЦГАМО, пользователями совершенно очевидным становится значение прежде всего справочника-путеводителя по фондам ЦГАМО и его филиала. Этот справочник является необходимым первым этапом при поиске документной информации как для сотрудников архива, так и для читателей. Следующим видом архивных справочников после путеводителя , естественно, являются архивные описи. Именно их качество создает наиболее полную возможность для пользователя достичь необходимого результата при работе с документами архива. Эту же роль могут выполнять и предметно-тематические указатели к описям или документам фондов архива, но так как такие указатели как самостоятельные виды справочников в ЦГАМО существуют только к трём фондам (см. раздел 5. 4.1. 4 настоящего обзора), а основная часть предметно-тематических (в том числе географических, видов документов, именных) указателей является частью научно-справочного аппарата к архивным описям, то использование именно описей как основного вида архивных справочников в ЦГАМО является очевидным. Имеющийся в архиве каталог также составляет необходимую часть системы НСА, особенно для читателей, что же касается обзоров, то как правило, они используются только сотрудниками архива в тех случаях, когда возникает необходимость поиска документной информации по теме существующих обзоров.
5.4.3 Научно - методическое обеспечение работы по составлению архивных справочников организовано по нескольким направлениям - внедрение нормативных и методических разработок Росархива и ВНИИДАД; использование опыта работы по составлению архивных справочников других архивных учреждений РФ; подготовка собственных методических разработок.
В СИФе ЦГАМО имеется практически весь комплекс нормативно - методических разработок Росархива и ВНИДАД по вопросам подготовки различного рода архивных справочников. Активно используются разработки архивных учреждений России.
Несомненно очень большое значение имеет собственная деятельность по созданию научно- методической базы по составлению архивных справочников. В последнее десятилетие основное внимание уделялось таким видам справочников как описи, каталоги, справочники о фондах архива. Вопросы подготовки именно этих справочников находили отражение в разработанных инструкциях, памятках и рекомендациях. При этом особенно следует выделить каталоги. Практически каждому новому этапу работы по каталогизации предшествовала подготовка соответствующей методической разработки. Это схемы классификации, инструкции по каталогизации групп фондов, отдельных фондов, инструкции по усовершенствованию систематического каталога и др.
Многочисленными методическими разработками обеспечена также работа по составлению, переработке и усовершенствованию описей. Следует отметить такие разработки, как инструкции по переработке конкретных фондов, по составлению предисловий и др. видов НСА к описям, составление описи на особо ценные документы. Для районных и городских архивов были разработаны методические рекомендации по созданию объединенных архивных фондов, памятка по составлению и ведению списка фондов в районных и городских архивах, памятка о категорировании фондов и др. Таким образом следует отметить, что создана достаточная научно - методическая база для проведения работ по составлению архивных справочников.
Помимо названных выше нормативно - методических разработок организации и успешному проведению данной работы способствуют периодически проводимые анализы системы НСА ( 1992, 1995 гг.), результаты которых обобщаются и используются в дальнейшем при составлении программ развития и совершенствования НСА, определении приоритетов в составлении архивных справочников.
5.5. Выводы и предложения, направленные на совершенствование использования документов и развития научно- справочного аппарата:
5.5.1 Активизировать работу по:
- использованию документов муниципальных архивов в создании выставок и в средствах массовой информации;
- усовершенствованию описей дел и созданию их страховых экземпляров путем ксерокопирования;
- по подготовке справочников по фондам и административно-территориальному делению.
5.5.2. В муниципальных архивах создать картотеки по истории учреждений.
6. Научно - исследовательская и методическая работа.
6.1. Научно-исследовательская и методическая работа в ЦГАМО направлена на создание, выбор и обоснование конкретных методов и средств научных и научно-вспомогательных работ. Ее задачей является совершенствование организации, методов выполнения и качества архивных работ по всем направлениям деятельности.
До 1991 г. ЦГАМО самостоятельно были подготовлены справочник по фондам ЦГАМО, документальный очерк по истории ЦГАМО с 1917 по 1980 гг. и множество методических пособий, направленных на решение проблем и призванных оказывать методическую помощь работникам, выполняющим конкретные виды работ . Среди них можно отметить следующие :
- Инструкция по организации работы по учету документов;
- Возможности усовершенствования учета документов в госархивах
с постоянным составом документов;
- Нормы времени на основные виды работ, выполняемых в ЦГАМО и райгорархивах Московской области;
- Памятка по оформлению служебных документов;
- Методика оформления результатов проверки наличия дел;
- Памятка по ведению фондового каталога в Мособлкомархиве;
- Памятка по формированию и подготовке личных дел к сдаче в ведомственный архив учреждения и многие другие. Таким образом, все основные виды работ, проводимые архивными учреждениями области, были методически обеспечены.
6.2 Социально - экономические преобразования в обществе способствовали реформированию архивного дела, а как результат возникла необходимость обновления правовой, нормативной и методической базы. Архивные учреждения области сделали акцент на законодательную и нормативную базу.
Сотрудниками Комитета по делам архивов Московской области в 1995 г. был разработан проект Закона “ Об Архивном фонде Московской области и архивах”. 28 февраля 1996 г. он был принят Московской областной Думой и утвержден Главой Администрации области. Законом определен порядок формирования, организации учета, хранения и использования архивных фондов. 19 июля 2000 г. Московской областной Думой принята новая редакция Закона “ Об Архивном фонде Московской области и архивах”. Принятие законов и изменения названия органа управления архивной службой Московской области вызвало необходимость доработки положения об Управлении по делам архивов Московской области.
В 1995 г., реализуя приказы Росархива, были разработаны положения о ЦГАМО, его отделах, архивохранилищах, положения о дирекции и экспертно- методической комиссии.
С 1998 г. муниципальные архивы области приступили к разработке индивидуальных положений на основе “Примерного положения о муниципальном архиве ”. Надо отметить, что каких - либо сложностей и проблем на начальном этапе с внедрением положения не возникало. На сегодняшний день к данному положению все больше возникает вопросов т. к. оно не увязано с законодательством о самоуправлении и требует доработки.
6.3. Организация и проведение работы по подготовке Основных правил работ со стороны архивных учреждений области была минимальной. Сотрудниками Управления и ЦГАМО были подготовлены предложения к разделам “ Правил работы госархивов” для подготовки новой редакции и даны замечания к проекту правил.
Сотрудники отдела ведомственных архивов ЦГАМО приняли участие в разработке “Перечня типовых документов “ М, 1989г. по разделам 1.4, 1.5, 5. и подготовили проекты разделов перечня по заданным темам:
1. Распорядительная деятельность.
1.4 Правовое обеспечение деятельности.
1.5 Документационное обеспечение управления и организация хранения документов.
5. Экономические, научные и культурные связи.
5.1 Организация связей.
5.2 Осуществление связей.
Сбор и анализ материалов по заданным разделам перечня проводились как в государственных, так и в негосударственных организациях, таких как “ Микропровод ”, АО “ Подольский химико-металлургический завод”, Территориальное агентство Федерального управления по делам о несостоятельности, Комитет по культуре Московской области и др. В проект перечня включены новые виды документов, отсутствующие в “ Перечне...” 1989 г., а также типовые документы, образующиеся при документировании управленческих функций организации любых форм собственности.
С 1991 г. несколько ослабла роль ЦГАМО как методического центра. За последнее десятилетие было подготовлено только 3 методических пособия:
- Методическое пособие по проведению экспертизы ценности фондов учреждений и организаций системы здравоохранения Московской области ( 1991г.);
- Инструкция об охранном режиме ( 1994 г.);
- Памятка по организации работы читального зала архива ( 1994 г. ).
Сотрудники Управления по делам архивов совместно с законодательными и исполнительными органами Московской области разработали и внедрили в практику работ номенклатуры дел Администрации Московской области и Московской областной Думы.
6.5. До 1991 г. научно- исследовательская и методическая работа проводилась по специальному плану. При планировании учитывались в первую очередь разработки включенные в республиканский план НИР и план работы ЗНМС архивных учреждений Центрального района, а также темы, которые архив разрабатывал по своей инициативе. В тех случаях. когда ЦГАМО являлся головной организацией по теме, план работ согласовывался с соисполнителями. С 1991 г. научно-исследовательская и методическая работа плани- руется в годовых планах работ архива.
Архивные учреждения области дважды принимали участие в конкурсах научных работ. За разработанные номенклатуры дел для Московской областной Думы и Администрации Московской области сотрудники Управления по делам архивов были награждены Дипломом Конкурса научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии за 1997 - 1998 гг.
7. Информатизация архивного дела
7.1. Информатизация и переход к широкомасштабному применению современных информационных технологий и систем во всех сферах деятельности общества для обеспечения потребителей наиболее полной, достоверной и своевременной информацией приобретает в настоящее время особую актуальность.
Вся работа по информатизации архивного дела Московской области велась в соответствии с Федеральным Законом Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации», Законом Московской области «Об информации, информатизации в Московской области» и областными целевыми программами «Развитие архивных учреждений Московской области на 1997-1999 гг.» и «Информатизация Московской области на 1997-2000 гг.».
Главной целью информатизации архивного дела является развитие и поддержка систем автоматизации государственного учета и научно-справочного аппарата, контроль за обеспечением сохранности, учет использования документов и защита информационных ресурсов.
7.2. Внедрение и активное использование автоматизированных архивных технологий должны сделать труд архивистов более продуктивным и содержательным, избавив его от выполнения многих рутинных операций. Разумеется, не автоматически и не сразу, а по мере овладения программами и с приобретением опыта.
Процесс автоматизации неизбежно связан с изменением трудовых отношений, с постановкой новых задач перед органом управления архивными учреждениями, возникновением у него новых функций. Новые функции требуют и совершенствования структуры органа управления архивными учреждениями области.
Поэтому в 1995 году перед Администрацией Московской области был поставлен вопрос об увеличении штатной численности Мособлкомархива для организации работ по внедрению автоматизированных архивных технологий. В 1996 году в Комитете по делам архивов Московской области была создана группа информационного обеспечения и информационных технологий с штатом в 2 единицы и была начата работа по внедрению современных средств вычислительной техники для обеспечения деятельности Мособлкомархива и Центрального государственного архива Московской области.
В связи с дальнейшим развитием автоматизации всех направлений деятельности организаций Московской области и в частности архивов, актуальность проблемы внедрения в архивную практику информационно-поисковых систем предполагает дальнейшее увеличение нагрузки на этом направлении. Поэтому неоднократно ставился вопрос о расширении штата сотрудников и создании отдела, занимающегося вопросами информатизации. К сожалению, вместо развития направления информационных архивных технологий и создания отдела на базе группы информационного обеспечения и информационных технологий, в соответствии с постановлением Правительства Московской области №174/40 от 29.12.00 «О внесении изменений в Постановление Правительства Московской области №39/7 от 25.05.00» была утверждена новая структура Управления по делам архивов Московской области, где такое подразделение, как группа информатизации не предусмотрено. Штатные единицы группы переданы в другие отделы Управления.
Муниципальные архивы не имеют квалифицированных специалистов по вычислительной технике, поэтому для решения технических вопросов архивисты обращаются в отделы информатизации своих Администраций городов и районов Московской области. Координацией вопросов внедрения и использования новых информационных архивных технологий ранее занималась непосредственно группа информационного обеспечения и информационных технологий Управление по делам архивов Московской области.
Вопросы общесистемного программного обеспечения решаются архивами на местах самостоятельно, через свои районные и городские Администрации. Своих сил и средств на разработку новых архивных технологий Управления по делам архивов Московской области не имеет. К сожалению, наметившаяся три года назад тенденция по обеспечению Росархивом архивных учреждений Российской Федерации общеотраслевыми программными продуктами дальнейшего развития не получила. До сих пор отсутствуют стандарты и методики на разработку специального программного обеспечения по архивному делу.
Автоматизация архивных технологий невозможна без приобретения вычислительной техники. Это длительный процесс, причинами которого служит постоянное совершенствование самих технических средств, быстрое их устаревание, а также постепенность охвата процессом автоматизации все новых видов деятельности архивов. Уровень оснащенности компьютерной техникой в муниципальных архивах и центрах хранения документов по личному составу очень разнородный. Ряд архивов имеют IBM PC-486 и Pentium, но ведь есть архивы, которые в своем распоряжении имеют только устаревшие модели IBM PC-286 или вообще не имеют никаких компьютеров.
В 1995 году девятнадцать архивов области были оснащены компьютерами: РС-286 (15 шт.), РС-386 (3 шт.), РС-486 (1 шт.) и ксероксами. В 1996 году 20 райгорархивов области имели компьютерную технику, а в Мособлкомархиве и ЦГАМО было принято решение об объединении персональных компьютеров в локальную вычислительную сеть. В 1997 году проводилось дальнейшее оснащение архивов компьютерной и множительной техникой, в 23 райгорархивах области было 26 компьютеров. В течение 1998 года в трех архивах была проведена замена компьютеров на более современные. Таким образом, 32 архивных учреждения Московской области были компьютеризированы. В 1999 году в 33 муниципальных архивах области насчитывалось 40 компьютеров, из них современные модели Pentium имели 10 архивов, IBM РС-486 - 11 архивов, IBM РС-386 - 8 архивов и еще оставались устаревшие модели IBM РС-286 в 11 архивах, но в ряде архивов было более одного компьютера.
В 2000 году продолжалась работа по оснащению архивных учреждений области компьютерной техникой. Пятнадцать архивов приобрели или заменили на более современные свои компьютеры. Ксероксами и принтерами оснащены в течение года 8 архивов. На сегодняшний день в Московской области Управление по делам архивов имеет 13 компьютеров, ЦГАМО – 12 компьютеров, а в 45 муниципальных архивах и центрах хранения документов по личному составу насчитывается 60 компьютеров. Парк техники по-прежнему разнообразен: от устаревших РС-286 до современных моделей Pentium, принтеры – матричные, струйные и лазерные, но только в 27 архивах области имеется современная вычислительная техника.
Современные потребности оснащения компьютерной и коммуникационной техникой в Московской области остаются большими. Более половины муниципальных архивов области оснащены устаревшими моделями компьютеров, а часть архивов не имеет никакой техники.
Отсутствуют финансовые средства на закупку лицензионного программного обеспечения и на разработку новых информационно-поисковых систем и систем управления базами данных. По нашим подсчетам, из 69 архивных учреждений Московской области в ближайшее время необходимо оснастить 24 муниципальных архива новыми компьютерами класса не ниже Pentium, а в 21 архиве следует модернизировать имеющуюся технику.
7.3. С 1997 по 2000 годы продолжался ввод и накапливание массива информации в общеотраслевую базу данных «Архивный фонд».
7.4. В крупных международных проектах с применением информационных технологий архивные учреждения Московской области не участвовали.
7.5. Информационные технологии в основных направлениях деятельности архивов.
7.5.1. Замена традиционных способов и средств специальной обработки на способы современного копирования (воспроизведения) с переводом бумажных документов в электронную форму (с последующим хранением в виде ЭД) или с переводом бумажных документов (разрушенных, с плохим состоянием бумаги и текста) на новый бумажный носитель (по схеме сканирование – принтерная распечатка) не проводилась. На данном этапе из-за отсутствия финансовых средств, специальной вычислительной техники и высоко квалифицированных специалистов в сфере информатизации, архивные учреждения Московской области не имеют возможности заниматься исследованиями в данном направлении.
7.5.2. С 1997 года в муниципальных архивах и центрах хранения документов по личному составу Московской области началась апробация нового программного комплекса «Архивный фонд», который обеспечивает создание информационного массива данных о составе и содержании документов, состоянии их сохранности и научно-справочного аппарата на уровне фонда и описи. С целью совместимости средств вычислительной техники и программного обеспечения для работы этой программы необходим IBM – совместимый компьютер АТ/386 или выше. Из-за отсутствия соответствующей техники в 1998 году только 10 архивов области начали внедрение программы «Архивный фонд».
Используя сведения этой базы данных и являясь информационной основой для автоматизированного фондового каталога, в Управлении по делам архивов Московской области началась апробация нового программного продукта «Фондовый каталог». Темпы роста информационного массива базы данных «Фондовый каталог» сдерживаются отсутствием соответствующей техники в архивах, но Управление по делам архивов Московской области оказывает помощь по вводу данных в программу «Архивный фонд» тем архивам, которые не имеют возможности самостоятельно выполнить эту работу в ближайшее время.
В 1999 году проводилось заполнение базы данных «Архивный фонд» по 29, а в 2000 году по 35 архивам области. Заполняются разделы: «Фонд», «Опись», «Движение документов», «Топография» и «Рубрикатор» и в течение года корректируются имеющиеся сведения. Информационные объемы введенных данных по «Архивному фонду» таковы: на 1998 г. – 1,03 Мбайт, на 1999 г. – 5,14 Мбайт, на 2000 г. – 8,17 Мбайт.
7.5.3. В 1992 году проводилось анкетирование 2001 учреждения - источников комплектования по вопросам обеспечения сохранности, учета, и состава машиночитаемых документов и баз данных. В итоге 26 организаций указали на наличие 42 баз данных в сфере управления.
В 1995 году из 1645 учреждений - источников комплектования были получены сведения от 931 организации о функционировании 185 баз данных, таких как «Постановления Главы администрации города (района)», «Данные по статистике труда и зарплаты», «Данные по статистике капитального строительства», «Бюджет города», «Регистрация предприятий разных форм собственности», «Решения собрания представителей».
Автоматизированной базы данных по учету учреждений - источников комплектования Управление по делам архивов Московской области не имеет.
7.5.4. Важным аспектом в ежедневной работе справочного отдела ЦГАМО является база данных «Учет и регистрация запросов населения по социальным вопросам», созданная в Управлении по делам архивов Московской области. Благодаря автоматизации этого процесса, быстро отслеживаются сроки исполнения и результаты запросов, сокращается время, требующееся на выполнение повторных запросов.
Многолетний труд по вводу информации в базу данных «Картотека решений исполкома областного Совета народных депутатов с 1929 года» систематически используется для исполнения тематических запросов. На сегодняшний день объем этой базы данных составляет 17,3 Мбайт.
Районные и городские архивы Московской области продолжают работу по созданию баз данных на документы, хранящиеся в архивах. В 17 архивах создано 35 баз данных общим объемом 41,8 Мбайт. В основном это базы данных, которые имеют сведения о решениях городских и районных Советов депутатов трудящихся, распорядительные документы Администраций городов и районов, нотариальные действия и решения судов, сведения по личному составу отдельных учреждений, а также списки жителей области, награжденных медалями «За оборону Москвы», «За доблестный труд в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.», «850-летие Москвы». Информация, получаемая из этих баз данных, эффективно используется для исполнения социально-правовых и тематических запросов, а также для информационного обеспечения органов государственной власти.
7.5.5. С помощью программы «Архивный фонд» ряд архивов и центров хранения документов по личному составу Московской области начали создавать рубрикаторы для автоматического формирования исходного текста путеводителя своего архива.
При составлении, усовершенствовании и переработке описей, при создании кратких справочников, каталогов и указателей информационные технологии не используются.
7.6. Организация обучения и повышение квалификации архивистов в области информационных технологий.
Управление по делам архивов Московской области уделяет большое внимание повышению квалификации сотрудников. В 1997 году в Московском областном учебном центре «Нахабино» и на рабочих местах были организованы курсы начального обучения компьютерной грамотности для работников Мособлкомархива и ЦГАМО. Обучение закончили все сотрудники Комитета по делам архивов и 19 сотрудников ЦГАМО. Это дало возможность начать реальную работу по автоматизации архивных технологий.
В соответствии с планом повышения квалификации заведующих районными и городскими архивами, центрами хранения документов по личному составу в 1999 году в здании Управления проведено 3 практических занятия по внедрению в практику работы архивов общеотраслевой программы «Архивный фонд», в 2000 году – 1 занятие в помещении Видновского архива.
7.7 Для развития Интернет технологий в архивном деле необходимо дополнительное финансовое и кадровое обеспечение этого участка работы. На данном этапе развития информационных архивных технологий, с учетом изложенного, в Московской области вопрос о внедрении Интернет технологий не стоит.
7.8. Выводы и предложения
, направленные на совершенствование и развитие применения информационных технологий в архивном деле.
Только достаточное и регулярное финансирование, а также обеспечение квалифицированными кадрами позволит продолжить внедрение новых архивных технологий в Московской области.
Для обеспечения единой политики в области информатизации в архивном деле требуется разработка и распространение по всем архивам одного и того же программного обеспечения. Использование типовых технологий обеспечит оперативный и надежный обмен информацией между архивами и органами управления архивным делом.
8. Работа с кадрами
8.1. За истекшее десятилетие в архивных учреждений области произошли серьезные кадровые изменения. Из-за низкой заработной платы резко сократился штат архивных сотрудников в ЦГАМО. Если на 1 января 1991 г. в штате архива и филиала числилось 81 человек (8 вакансий), то в 2000 г. штатная численность составила 73 человека (25 вакансий). Фактически численность работающих сократилась с 72 человек до 47 человек. Пик увольнения пришелся на 1997 г., когда уволилось сразу 10 сотрудников. Это были молодые, наиболее квалифицированные кадры, имеющие в основном высшее историко - архивное образование. С высшим образованием в отделах ЦГАМО остались только начальники отделов.
Иная картина наблюдается в архивных учреждениях районного звена. В 1991 г. в районных и городских архивах с переменным составом документов работало 59 человек , по 1 человеку в архиве, к 2001 году их штатная численность возросла до 127 человек. В архивных отделах городов и районов области трудится от 2 до 4 человек и только в 9 архивах работает по одному человеку. Изменился качественно состав кадров. Кандидатуры заведующих архивными отделами, райгорархивами и центрами согласовываются с руководством Управления по делам архивов, приоритетом пользуются лица, имеющие историко-архивное образование и высшее. 58 % работающих в архивах муниципальных образований имеют высшее образование, 16 человек (12,9 % ) историки - архивисты.
В последние годы более, чем когда-либо обострилась проблема пополнения архивных учреждений специалистами и молодыми специалистами. Всего за последние 10 лет принято 9 человек с историко-архивным образованием и последний молодой специалист пришел в 1991 г. Молодежи в возрасте до 30 лет в настоящее время работает всего 13 человек, свыше 50 лет - 100 человек (45% личного состава).
8.2..
От общего уровня компетентности и профессионализма сотрудников зависит состояние архивного дела в области в целом, поэтому Управление по делам архивов Московской области всегда уделяло особое внимание вопросам подготовки, переподготовки и повышению квалификации архивных работников.
Ведущим центром по подготовке историков-архивистов и документоведов является Историко-архивный институт Российского государственного гуманитарного университета. Восемь заведующих архивными отделами области учатся в институтах, в том числе и в РГГУ.
На территории Московской области много лет вопросами профессиональной подготовки и переподготовки кадров занимается Московский областной учебный центр “ Нахабино “. В соответствии с постановлением Губернатора Московской области “ О профессиональной переподготовке и повышении квалификации государственных служащих органов государственной власти Московской области и муниципальных служащих Московской области “ на учебу направляются работники, занимающие главные и ведущие должности. К ним относятся сотрудники Управления по делам архивов Московской области, сотрудники ЦГАМО и заведующие муниципальными архивами. Центр осуществляет подготовку долгосрочных ( 4 года ) с получением высшего образования, среднесрочных ( 1- 2 года ) и краткосрочных ( 2 недели ) курсов.
В связи с проходящей в области с 1995-1997 годах аттестацией государственных и муниципальных служащих, на курсы в учебный центр “ Нахабино “ направлялись 2 сотрудника Управления не имеющие историко-архивного образования и 52 заведующих архивными отделами.
Наиболее интересными и разнообразными были семинары, проводимые раз в год Управлением по делам архивов Московской области в учебном центре “ Нахабино “. С 1993 года по 1996 год всего было проведено 4 занятия ( 11-15.01.93; 17-21.01.94; 16-20.01.95; 01-05.07.96 ). Разрабатывалась специальная программа рассчитанная на неделю. С лекциями выступали сотрудники Росархива, ВНИИДАД, Администрации Московской области, специалисты разных отраслей народного хозяйства. В 1997 году семинары были увеличены до двух недель и проводились по темам : “ Документационное обеспечение управления “, “ Компьютерная грамотность “, “ Нормативно-правовая база по использованию рассекреченных документов “,
“ Подготовка управленческих документов ”, “ Проблема борьбы с фальсификацией исторических документов “, “ Делопроизводство и современные технологии”, “ Подготовка документов для сдачи на государственное хранение “ и другие. По окончании учебы слушатели готовили рефераты по вопросам законодательства, архивного дела и делопроизводства. Каждая работа рецензировалась начальниками отделов Управления и дирекцией ЦГАМО. Данные семинары не проводятся последние 3 года, т.к. это связано с финансовыми затратами.
Заведующие муниципальными архивами области повышают свою квалификацию так же в учебно-методическом центре документоведения и управления “ Межрегионсервис” мэрии г. Москвы( ОАНО “ЦДУ” ) и в институте повышения квалификации информационных работников (ИПКИР) при Правительстве России. В 1995-1996 гг. прочитано 5 лекций заведующим райгорархивами в ИПКИР по вопросам исполнения запросов социально-правового характера, платных услуг, ведения НСА.
Особое место в повышении квалификации архивистов занимают ВНИИДАД и Архивная школа, в тематике которых все большее место занимают вопросы правового обеспечения и экономики архивного дела, автоматизированных архивных технологий. В настоящее время, из-за отсутствия финансовых средств Администрации городов и районов области не направляют архивных работников на курсы, организованные ВНИИДАД и Архивной школой. За последние 3 года слушателями данных курсов были только 4 человека.
Основной, постоянно действующей и бесплатной формой повышения квалификации сотрудников архивных учреждений области являются проводимые Управлением по делам архивов совещания - семинары. Тематика семинаров разнообразна и затрагивает все сферы деятельности архивов: законодательство, комплектование, обеспечение сохранности, учет, использование документов, проведение паспортизации и многие другие виды работ. Занятия проводят руководство, начальники отделов, наиболее квалифицированные специалисты Управления, а также дирекция и начальники отделов ЦГАМО.
Хорошо зарекомендовали себя практические занятия, проходившие на базе архивных отделов муниципальных образований. Первоначально были выбраны 3 базовых архива, но постепенно от этой практики отказались, т. к. в каждом архиве можно найти виды работ, которые делаются там лучше, чем в других.
Занятия проводятся в виде круглого стола и в обсуждении темы принимают участие все присутствующие. Идет активный обмен опытом и мнениями. Тематика занятий тесно связана с конкретными задачами стоящими перед архивами в тот период. Таких занятий за 1994 - 2000 гг. было проведено 9 .
Очень продуктивным методом работы по обучению архивных работников является проведение стажировок. Все вновь принятые на работу заведующие архивными отделами, не имеющие высшего историко-архивного образования проходят стажировку в ЦГАМО или ближайшем архивном отделе. Стажировка, как правило, проводится в течение месяца по специально разработанному плану. Это дает начинающему работнику представление о предстоящей работе.
С 2000 года в Управлении организованы практические занятия для начинающих архивных работников центров по личному составу не имеющих историко-архивного образования. Слушатели снабжаются необходимой методической литературой.
Перечисленные выше формы работы по подготовке и повышению квалификации работников архивных учреждений Московской области, позволяют поддерживать квалификацию как кадровых архивистов Подмосковья , так и начинающих на должном уровне.
Бесспорную роль в стимулировании труда сотрудников архивных учреждений области играет моральное и материальное поощрение. Минувшее десятилетие явилось знаменательным в истории архивной службы области: 1994 - год 70-летия архивной службы Московской области, 1997 г. - 60- летие ЦГАМО, 1999 год - 75-летия образования архивной службы Московской области. В эти юбилейные дни наиболее отличившиеся работники были представлены к званию “ Заслуженный работник культуры Российской Федерации”, к ордену “Почета” и медалями “ За заслуги перед Отечеством 2-ой степени”. Грамотами Правительства Московской области и Росархива было награждено 31 человек, 38 человек - грамотами Управления по делам архивов Московской области, 2 сотрудника награждены знаком “ Почетный архивист”.
8.3. Социальная защищенность архивистов государственного архива была в этом десятилетии наиболее острой проблемой. Постановлением правительства Российской Федерации от 14.10.92 № 785 “ О дифференциации в уровнях оплаты труда работников бюджетной сферы на основе единой тарифной сетки” введена Единая тарифная сетка. В ЦГАМО наметилась текучесть кадров. Руководство Управления по делам архивов и ЦГАМО изыскивают возможности повышения зарплаты.
В 1995 г. выходит постановление Главы Администрации Московской области, в котором говорится “ В месячный срок представить предложения об отнесении работы на штатных должностях в ЦГАМО к государственной службе“. Комитет совместно с Управлением по труду и социальным вопросам готовит предложения отнести ЦГАМО к структурному подразделению Управления или привести систему оплаты труда работников архива к существующей у сотрудников госслужбы и 3 октября 1995 г. направляет их в Администрацию Московской области. Решение вопроса затянулось до 1998 г.
30 апреля 1998 г. выходит постановление Губернатора Московской области “ Об оплате труда работников ЦГАМО и его филиала в г. Можайске ”. С 1 мая заработная плата увеличивается в 2 раза и приравнивается к работникам обслуживающим госслужбу. Это было определенным достижением, но не дало желаемого результата - пополнения архива специалистами. Начинается новый этап поиска. По инициативе руководства Управления по делам архивов был подготовлен проект постановления и 14 сентября 1999 г. выходит постановление Губернатора Московской области “ Об изменении порядка оплате труда работников ЦГАМО “. Теперь расчет заработной платы осуществляется из средней зарплаты по области и коэффициента к должностному окладу. Таким образом найдено оптимальное решение данного вопроса. Средняя зарплата в ЦГАМО составляет 3522 рубля. В 2000 г. на работу было принято 3 человека с высшим историко - архивным образованием. Таким образом, наметилась перспектива оснащения архива кадрами.
Согласно Закона Московской области от 16.07.97 № 8/ 142 “ О муниципальных должностях и муниципальной службе Московской области” заведующие ( начальники) архивных отделов районных и городских администраций отнесены к муниципальным служащим и они имеют среднюю заработную плату в 2000 г. - 4629 руб. плюс надбавки за выслугу лет и премии. Сотрудникам ежемесячно выплачиваются премии.
9. Международные связи
Международное сотрудничество чрезвычайно сложная и многосторонняя область. Архивисты Подмосковья практически не имеют опыта этой работы. За 1991-2000 гг. руководством Управления и ЦГАМО принимались иностранные делегации Югославии, Германии, стран Южной Африки.
Начальник Управления по делам архивов Кривенко М.В. принимала участие в составе делегации российских архивистов в работе Международного конгресса архивистов в Пекине, 1993 г. посетила Югославию.
В 1994 г. старший научный сотрудник ЦГАМО Тугова Т.С. приняла участие в международном семинаре по обмену опытом создания архивных учреждений в странах Восточной Европы в условиях распада социалистического содружества в проходившем во Франции. К семинару было подготовлено сообщение о структуре архивных учреждений Московской области.
Архивные учреждения области приняли участие в российско- швейцарско - голандском семинаре “ Муниципальные архивы: правовые, организационные и научно-методические вопросы деятельности”. На семинаре выступили: начальник архивного отдела Администрации г. Железнодорожного Ткаченко Л.И. по теме “ Проблемы формирования муниципальных архивов, экспертиза ценности и отбор документов на постоянное хранение”, заведующая архивным отделом Администрации Можайского района Дрючина Г.И. “ О работе муниципального архива по обеспечению органов власти документной информацией, а также обслуживанию учреждений, организаций и граждан” и заведующая архивным отделом Администрации Видновского района Поляруш О. В. по теме “ О работе Видновского городского муниципального архива по совершенствованию организации документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации”. Особый интерес у архивистов области вызвали выступления зарубежных коллег, организация их работы по всем направлениям деятельности архивов.
10. Перспективы развития архивных учреждений в Московской области.
В Московской области планируется создание трех новых областных государственных архива:
1. Московский областной государственный архив социальной защиты граждан. В архиве предполагается хранение документов по личному составу Правительства Московской области, Мособлдумы, областных министерств, ведомств, организаций и учреждений. Место расположение архива г. Ивантеевка Московской области.
2. Московский областной государственный архив новейшей истории. Хранение аудиовизуальной информации в соответствии с решением Межведомственной комиссии по информационной безопасности Совета Безопасности РФ от 21.01.2000. Предполагаемое место размещения архивохранилища в г. Ивантеевка Московской области.
3. Московский областной государственный архив депозитарного хранения документов, для временного хранения документов ликвидированных областных структур с целью привлечения дополнительных ассигнований на развитие и содержание архивных учреждений области - хозрасчетное учреждение. Место расположения: г. Москва, ул. Кантемировская. д. 57 стр.1.
Важным фактором развития архивной системы Подмосковья будет определение собственности на архивные документы периода 18 века - 1992 г, находящихся на хранении в муниципальных образованиях Московский области и передача их в пользование муниципалам, по договору о разделе полномочий. Целью установления договорных отношений с муниципальными образованиями ставится сохранение порядка контроля за деятельностью местных органов власти в части организации работы на местах с документами.
Главная же перспектива архивного строительства в Московской области заключается в законодательном установлении собственности субъекта на архивные документы, хранящиеся на его территории и за его счет независимо от авторства, вида собственности и места их создания.
В перспективе планируется создание при Управлении по делам архивов Московской области Школы архивистов для подготовки кадров архивных работников для работы как в государственных, так и в муниципальных архивах.
Приложение 1
Использованные источники и литература.
Нормативно-правовые акты Российской Федерации
:
1. Конституция Российской Федерации, М., Юридическая литература, 1996
2. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, М., 1993
3. Федеральный закон РФ от 28.08.95 “Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации “ (с изменениями и дополнениями, внесенными Федеральными законами РФ от 22.04.96, от 26.11.96, от 17.03.97 ) // Местное самоуправление в России. Сб. Выпуск 1 . М. ”Грамота”. 1995
4. Федеральный закон РФ от 08.01.98 “Об основах муниципальной службы в Российской Федерации”. // Российская газета, 1998.- 16 января.
5. Указ Президента РФ от 17.03.94 № 552 “Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России”. // Российская газета.1994.-24 марта
Нормативно-правовые акты Московской области:
6. Устав Московской области. //Вестник МОД.-1997-№1
7. Закон Московской области от 14.03.96 “ Об Архивном фонде Московской области и архивах”.-М.,1996
8. Закон Московской области “Об Архивном фонде Московской области и архивах”. //Народная газета,2000.-12 августа
9. Распоряжение Главы Администрации Московской области от 07.09.92 “ 294 -р “Об обеспечении сохранности архивных документов в интересах социально-правовой защиты граждан”. //Информационный бюллетень Администрации Московской области.-1992.-№4
10. Распоряжение Главы Администрации Московской области от 27.09.94 № 718-р “ Об обеспечении сохранности документов на передачу жилых помещений в домах государственного и муниципального жилищного фонда в собственность граждан”. // Информационный бюллетень Администрации Московской области.-1994.-№9
11. Постановление Главы Администрации Московской области от 28.08.95 №166-ПГ “Об обеспечении сохранности Архивного фонда Московской области и мерах по дальнейшему развитию материально-технической базы архивных учреждений” //Информационный бюллетень Администрации Московской области.-1995.-№13
12. Постановление Главы Администрации Московской области от 05.05.92 №119 “О преобразовании Архивного управления Администрации Московской области в Комитет по делам архивов Администрации Московской области “ // Информационный бюллетень Администрации Московской области.-1992.-№5
13. Постановление Губернатора Московской области от 30.03.99 №97-ПГ “Об Управлении по делам архивов Московской области” // Информационный бюллетень Администрации Московской области.-1999.-№3
14. Постановление Правительства Московской области от 25.05.2000 №39/7 “О формировании Управления по делам архивов Московской области” //Информационный бюллетень Правительства Московской области.- 2000.-№5
Нормативно-методические документы:
15. Основные правила работы государственных архивов СССР.-М.,Главархив СССР,1984
16. Правила работы государственных районных и городских архивов.-М., Главархив СССР, Главархив РСФСР,1989
17. Основные правила работы ведомственных архивов.-М., Главархив СССР,1986
18. Примерное положение о муниципальном архиве ( об архивном отделе муниципального образования), утвержденное решением коллегии Федеральной архивной службы России от 02.10.97
19. Примерное положение о районном (городском) архиве документов по личному составу, утвержденное приказом Роскомархива от 21.09.92 №189
Материалы текущего делопроизводства Комитета по делам
архивов Администрации Московской области, Управления по
делам архивов Московской области, Центрального государственного
архива Московской области:
20. Положения о структурных подразделениях Мособлкомархива и Управления по делам архивов Московской области , утвержденные председателем Комитета в 1992г. и начальником Управления в 1999г.
21. Положение о Центральном государственном архиве Московской области, утвержденное председателем Мособлкомархива 15.03.95
22. Отчеты о реализации “Основных направлений развития архивного дела в Московской области” за 1991-2000гг.
23. Паспорта по архивам городов и районов, центрам хранения документов по личному составу с объяснительными записками к ним на 1 января 1991г. и на 1 января 2001г.
24. Паспорт Центрального государственного архива Московской области и его филиала в г. Можайске с объяснительными записками к нему на 1 января 1991г. и на 1 января 2001г.
Литература:
1. Материалы Всероссийской научно-практической конференции 22-24 октября 1996г. Проблемы формирования архивного фонда Российской Федерации.М.,1997
2. Муниципальные архивы: правовые, организационные и научно-методические вопросы деятельности. Материалы международного семинара 22-23 апреля 1999г.М.,1999
3. Материалы, опубликованные в журнале “Отечественные архивы”, Информационном бюллетене Росархива, Вестнике архивиста