Методические рекомендации для выполнения контрольной работы по дисциплине «Управление персоналом»

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ДЛЯ ВЫПОЛНЕНИЯ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ

По дисциплине «Управление персоналом»

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

В соответствии с планом учебных работ и программой курса «Управление персонала» студент заочного отделения обязан выполнить контрольную работу практической направленности. В ходе подготовки работы следует обязательно изучить относящиеся к избранной теме рекомендуемую учебную и научную литературу, а также статьи, практические учебные пособия, словари.

Желательно, применительно к разрабатываемой теме, использовать в работе научную информацию, публикуемую в периодической печати, в том числе в журнале «Управление персоналом».

Цель данной работы: получить представление о методике составления должностных инструкций, как составной части эффективной системы управления персоналом организации.

По своему содержанию контрольная работа должна в полной мере раскрывать изученную тему, показать, что ее автор овладел теоретическими основами работы по управлению персоналом и может адекватно применять свои познания в своей практической деятельности.

Студенту следует подходить к выполняемой им контрольной работе как к подготовительному этапу курсового проектирования. Исходя из этого, студент в своей контрольной работе должен быть точен при воспроизведении смысла рассматриваемых им документальных материалов.

Контрольная работа должна быть выполнена студентом по исходным данным организации в которой он работает или проходит стажировку.

Необходимо соблюдать следующий порядок размещения материала:

1. Титульный лист (установленного образца, см. приложение 1)

2. Содержание

3. Введение

4. Исходная информация ( профессиограмма, выписки из из квалификационного справочника, анкеты, и т.д.)

5. Аналитическая часть (отчёт по прилагаемой форме)

6. Проект должностной инструкции

7. Заключение

8. Использованная литература

Вспомогательный материал может быть внесён в приложение.

При оформлении работы необходимо учитывать, что работа может выполняться в обычной школьной тетради в клеточку (объем – 24 рукописных страниц) или в печатном виде (страница стандартного размера А4 – 210*297мм) объемом 12-15 страниц, соблюдая 1,5 интервал и 14 шрифт Times New Roman ( поля страницы – слева 30мм., справа – 10мсм., сверху -15 мм и снизу – 20 мм) .

При написании работы нужно оставлять поля для замечания рецензента. Работа должна быть оформлена грамотно и написана четким и разборчивым почерком.

Контрольная работа представляется на рецензирование до начала сессии. Если контрольная работа не сдана вовремя, студент не допускается к сдаче экзамена.

В общем виде выполнения контрольной работы выглядит следующим образом:

1. Предварительный обзор существующих документов, отражающих функции и обязанности работника

1.1. Обзор нормативных квалификационных характеристик работника

1.2. Характеристика документов по кадровой политике предприятия

1.3. Характеристика существующей должностной инструкции работника

1.4. Выявление проблемных вопросов и несоответствий в существующих документах

2. Определение основного содержания работы, функций , обязанностей и ответственности работника

2.1. Составление профессиограммы работника

2.2. Составление анкеты для работника и его непосредственного руководителя

2.3. Анкетирование работника и руководителя

2.4. Составление отчёта по результатам анкетирования и их совмещения с профессиограммой

3. Составление проекта должностной инструкции работника

4. Выводы по результатам проделанной работы

II.ОБЩИЕ ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ СВЕДЕНИЯ.

II.1. Профессиограмма.

Требования, предъявляемые характером работы и особенностями профессии отражаются в профессиограммах, разрабатываемых на основе данных типовых должностных инструкций (из квалификационного справочника); наблюдения за работником в процессе труда, хронометража, фотографии рабочего времени, анализа информационных потоков. При составлении профессиограммы необходимо руководствоваться мнением опытных работников, и вышестоящего руководителя.

СТРУКТУРА ПРОФЕССИОГРАММЫ:

Раздел	Содержание раздела
Профессия	Общие сведения о профессии; изменения, которые произошли с развитием производства, перспективы развития профессии.
Процесс труда	Характеристика процесса труда, сфера деятельности и вид труда, продукция, орудия труда, основные производственные операции и профессиональные обязанности, рабочее место, рабочая поза.
Санитарно-гигиенические условия труда	Работа в помещении или на воздухе; шум, вибрация, освещение, температура, режим труда и отдыха; монотонность и темп труда; возможность производственных травм, профзаболеваний; медицинские показания; льготы и компенсации
Психофизиологические требования профессии к работнику	Требования к особенностям воспитания, мышления, внимания. Памяти; требования к эмоционально-волевым качествам человека; требования к деловым качествам
Перечень работ, выполняемых работником по данной профессии	согласно квалификационному справочнику
Профессиональные знания и навыки	Перечень необходимых знаний, умений и навыков
Требования к подготовке и повышению квалификации кадров	Формы, методы и сроки профессионального обучения, перспектива профессионального роста

2.
Должностные инструкции

Должностные инструкции определяют основное содержание работы, которую выполняет работник. Обычно должностные инструкции включают следующие пункты: наименование должности, что собой представляет данная работа, какие виды деятельности и обязанности она включает, квалификационные требования к работнику, ответствен­ность и полномочия, место работника в формальной структуре органи­зации, личностные качества работника.

Преимущества использования должностных инструкций для сотрудни­ков.
Благодаря должностным инструкциям сотрудники предприятия имеют ясное представление о том, какие задачи они должны решать для постижения поставленных перед ними целей и насколько велик простор для их самостоятельной деятельности Благодаря должностным инструкциям вероятность кон­фликтных ситуаций (между сотрудником и его руководителем) может быть изначально сведена до минимума.

В должностных инструкциях однозначно определяется ответствен­ность сотрудников. Тем самым сотрудник отвечает за выполнение лишь тех обязанностей, которые оговорены в его должностной инструкции. Возможность возникновения спорных ситуа­ций, таким образом, практически исключена.

Должностные инструкции являются основой для самоконтроля, так как это надежное мерило для определения соответствия сотрудника тре­бованиям, которые вытекают из поставленных перед ним целей и задач. Он знает, чего от него ожидают.

Сотрудник имеет свободу действий. Так как в должностной инструк­ции оговаривается, насколько самостоятельно может действовать и при­нимать решения отдельный сотрудник, последнему не требуется посто­янно оглядываться на руководителя и выяснять, как будет реагировать руководитель на то, что он примет самостоятельное решение по тому или иному делу, относящемуся к его компетенции. Сотрудник обязан действовать в соответствии с должностной инструкцией и имеет право защищаться от вмешательства руководителя в его дела.

Пример: должностная инструкция начальника отдела кадров

1. Должностные обязанности. Возглавляет работу по комплекто­ванию предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых про­фессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности, по формированию и ве­дению банка данных о количественном и качественном составе кад­ров, их развитии и движении. Организует разработку прогнозов, оп­ределение текущей и перспективной потребности в кадрах и источ­ников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда, установления прямых связей с учебными заведениями и службами занятости, контактов с предприятиями аналогичного профиля, ин­формирования работников внутри предприятия об имеющихся ва­кансиях, использования средств массовой информации для помеще­ния объявлений о найме работников. Принимает участие в разработ­ке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия. Осуществляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контро­лирует правильность использования работников в подразделения предприятия. Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с получение в учебном заведении профессией и специальностью; совместно с руководителями подразделений организует проведение их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности. Осущест­вляет планомерную работу по созданию резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуаль­ным планам, ротационное передвижение руководителей и специа­листов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответст­вующих должностях. Организует проведение аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке ме­роприятий по реализации решений аттестационных комиссий, оп­ределяет круг специалистов, подлежащих повторной аттестации. Участвует в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального про­движения персонала, подготовке предложений по совершенствова­нию проведения аттестации. Организует своевременное оформле­ние приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и при­казами руководителя предприятия, учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для пред­ставления персонала к поощрениям и награждениям. Обеспечивает подготовку документов по пенсионному страхованию, документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, а также представление их в орган социального обеспечения. Проводит работу по обновлению научно-методического обеспече­ния кадровой работы, ее материально-технической и информацион­ной базы, внедрению современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных подсистем «АСУ-кадры» и АРМ (автоматизированное рабочее место) работников кадровых служб, созданию банка данных о пер­сонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному представлению необходимой информации пользователям. Осуществляет методическое руководство и координацию деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений предпри­ятия, контролирует исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства, постановле­ний, приказов и распоряжений руководителя предприятия по во­просам кадровой политики и работы с персоналом. Обеспечивает социальные гарантии трудящихся в области занятости, соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работ­ников, предоставления им установленных льгот и компенсаций.

Проводит систематический анализ кадровой работы на предпри­ятии, разрабатывает предложения по ее улучшению. Организует та­бельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, кон­троль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях пред­приятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести, разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров потерь рабочего времени, контролирует их выполнение. Обеспечи­вает составление установленной отчетности по учету личного соста­ва и работе с кадрами. Руководит работниками отдела.

2. Должен знать: законодательные и нормативные правовые ак­ты, методические материалы по управлению персоналом; трудовое законодательство; структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития; кадровую политику и стра­тегию предприятия; порядок составления прогнозов, определения перспективной и текущей потребности в кадрах; источники обеспе­чения предприятия кадрами; состояние рынка труда; системы и ме­тоды оценки персонала; методы анализа профессионально-квали­фикационной структуры кадров; порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением; по­рядок формирования и ведения банка данных о персонале предпри­ятия; организацию табельного учета; методы учета движения кадров, порядок составления установленной отчетности; возможности ис­пользования современных информационных технологий в работе кадровых служб; передовой отечественный и зарубежный опыт ра­боты с персоналом; основы социологии, психологии и организации труда; основы профессиографии; основы профориентационной ра­боты; основы экономики, организации производства и управления; средства вычислительной техники, коммуникаций и связи; правила и нормы охраны труда.

3. Требования к квалификации. Высшее профессиональное об­разование и стаж работы по организации управления кадрами на инженерно-технических и руководящих должностях не менее 5 лет.

При составлении должностной инструкции, прежде всего необходимо определить, что представляет собой дан­ная должность в действительности.

Нередко можно наблюдать следующее:

- некоторые обязанности не выполняются, хотя их выполнение предусмотрено распоряжениями руководства;

- те или иные лица выполняют работу, которая не относится к их компетенции;

- штабные органы пытаются заниматься тем, что является прерога­тивой линейных структур;

- в рамках предприятия практикуется лишь передача информации вверх (по вертикали), в то время как движения информации вниз (по го­ризонтали) не наблюдается.

Как правило, руководители предприятия или его подразделений не знают всего этого. Поэтому необходимо провести анализ фактической ситуации на предприятии и на конкретных рабочих местах. Причем предполагается, что работник, для которого составляется должностная инструкция, дает описание того, что представляет собой его работа.

Используются анкеты, содержащие ряд вопросов, которые помо­гают составить описание рабочего места:

1. Примерные вопросы для работника.

- Что, по Вашему мнению, является целью Вашей работы? Над выполнением каких задач Вы работаете?

- Какими видами работы Вам приходится заниматься ежедневно?

- Какие виды работ приходится выполнять периодически, но не ежедневно?

- Какие виды работ приходится выполнять время от времени?

• Какими полномочиями Вы располагаете для выполнения Ващиу
обязанностей?

• Кто на предприятии дает Вам распоряжения?

Конечно, нельзя требовать от отдельного работника, чтобы он строго систематизировал ответы, так как он должен оценить свою работу с позиции стороннего наблюдателя. Подобный анализ имеет большое значение для самого работника: он должен более критично отнестись к тому, что он привык рассматривать как что-то привычное.

При ответе на поставленные Вами вопросы, работник должен конкретно указать, кто из сотрудников предприятия выполняет по отношению к нему руководящие функции. Этот вопрос можно сформулировать следующим об­разом: «Кто является Вашим руководителем?» Однако такая постановка вопроса может быть не всегда оправданной: работник может, отвечая на данный вопрос, упомянуть просто своего непосредственного начальни­ка, не учитывая при этом, что определенные распоряжения могут посту­пать и от других должностных лиц, которые выступают как вышестоя­щие руководители по отношению к непосредственному начальнику дан­ного работника. Теже правила нужно соблюдать и составлении анкету для руководителя работника (« Кому на предприятии Вы даете распоряжения?»).

И здесь тоже неприемлем простой вопрос: «Кто Вам подчиняется?» Ибо в этом случае работник скорее всего решит, что речь идет только о тех, кто находится в его непосредственном подчинении. В то же время он может не осознавать, что в любой другой специальной сфере, где он полномочен давать распоряжения, существуют отношения подчинения, ввиду чего он может выступать как руководитель, являющийся специа­листом в данной сфере.

«О чем Вы (как подчиненный) информируете своего начальника и о чем Вы (как руководитель) информируете своих подчиненных?» - ответ на данный вопрос покажет слабые места во взаимоотношени­ях между подчиненным и руководителем (информирование снизу вверх), а также между руководителем и подчиненным (информирование сверху вниз).

«Кого на предприятии, не считая шефа и Ваших сотрудников, Вы иформируете о результатах работы и о других важных событиях, происходяших во вверенной Вам сфере, и от кого Вы получаете подобную ин­формацию?» - исходя из ответа можно будет определить существующие на пред­приятии информационные каналы (помимо информирования снизу вверх и сверху вниз), а также понять, насколько хорошо организовано информирование по горизонтали, и решить, что и каким образом надо сделать для улучшения состояния дел в этой области.

«Кто и каким образом выполняет Ваши обязанности при Вашем краткосрочном или длительном отсутствии?» - ответ на данный вопрос необходим для того, чтобы выяснить, прак­тикуется ли замещение работника в случае его отсутствия и кто (времен­но) выполняет его обязанности (сотрудник, коллега, начальник или че­ловек со стороны); кроме того, станет ясно, на какой основе осуществ­ляется замещение (по совмещению или штатно) и что это за замещение — частичное или с распределением обязанностей. Ответ на во многом аналогичный вопрос: «Кто является Вашим заместите­лем?» - вряд ли был бы столь информативным, ибо в этом случае отве­чающий на него мог бы счесть, что будет достаточно указать имя и на­звание должности.

«Если отсутствует Ваш начальник, коллега или сотрудник, испол­няете ли Вы их обязанности и каким образом?»; « В какие комитеты или проектные группы на предприятии и вне его Вы входите, кем Вы там являетесь и каковы Ваши полномочия?» -ответ на этот вопрос покажет, насколько велик объем дополнитель­ных обязанностей работника, и одновременно послужит основой для оценки деятельности данных структур на предприятии: созданные в свое время ввиду объективной необходимости комитеты и группы нередко продолжают существовать и после того, как они уже выполнили поставленные перед ними задачи.

Выше были рассмотрены, естественно, не все вопросы, используе­мые для анализа того, что представляет собой та или иная должность. Круг вопросов может быть расширен, сокращен либо изменен, что будет определяться в каждом конкретном случае характером решаемых задач.

3. Сбор и оценка исходной информации.

Не следует также забывать, что любой человек будет описывать должность с той или иной степенью субъективности. Окончательная и наиболее близкая к действительности картина будет получена лишь после того, как свое мнение выскажут руководитель данного работника и другие заинтересованные лица, а также после соответствующей аналитической работы, которую должен провести студент для написания контрольной работы..

Сбор материалов.
Так как анализ ситуации на предприятии должен явиться основой для определения в дальнейшем объема обязанностей и полномочий отдельных работников, недостаточно одного лишь иссле­дования того, что представляет собой та или иная должность на данный момент времени. Наряду с этим администрация предприятия должна выяснить, какой хотел бы видеть свою должность тот или иной работ­ник, насколько это необходимо и оправданно и что для этого необходи­мо сделать. Решающую роль при определении такого рода параметров, естественно, играет само должностное лицо, лучше других знающее все недостатки, мешающие ему более эффективно осуществлять свою дея­тельность, а также пути устранения данных недостатков.

В психологическом плане важно, чтобы работник участвовал в опре­делении не только того, что представляет собой его должность на мо­мент проведения анализа, но и того, что она должна представлять собой в идеале. Тем самым работник вовлекается в процесс реорганизации управленческой и организационной структуры и вносит в него свой по­сильный вклад.

В ходе данной работы целесообразно также предложить работнику ряд вопросов, которые помогли бы ему точнее разобраться с тем, какие недостатки он видит в сфере делегированных ему прав и обязанностей и что необходимо сделать для их устранения. Вопросы должны быть следующего характера:

• Что Вы рассматриваете в качестве цели Вашей деятельности?

• Чего можно достигнуть в наиболее благоприятных условиях?

• В чем, на Ваш взгляд, должно заключаться Ваше предназначение?

• Соответствует ли объем решаемых Вами задач Вашим возможностям и представлениям или здесь необходимы какие-либо изменения?

• Соответствуют ли Ваши полномочия характеру решаемых Вами задач и не считаете ли Вы, что объем полномочий следует изменить?

• Не думаете ли Вы, что задачи, которые по своей сути относятся к Вашей компетенции, выполняются в настоящее время другими долж­ностными лицами? Не приходится ли Вам заниматься делами, с которы­ми могли бы справиться другие должностные лица?

• Не думаете ли Вы, что во вверенных и подчиненных Вам сферах должны произойти какие-либо изменения?

• Что Вы думаете по поводу того, как организован на предприятий обмен информацией и нужны ли здесь какие-либо изменения?

• Как, на Ваш взгляд, организована система замещения Вашей должности на случай Вашего отсутствия и нужно ли здесь что-нибудь отрегулировать?

- Насколько хорошо сочетается Ваша нынешняя деятельность в с другими Вашими обязанностями?

- Не кажется ли Вам, что некоторые из Ваших задач могут быть успешнее решены в командах, комитетах и рабочих группах?

Практика показала, что оценку того, что представляет собой должность в действительности и какой она могла бы быть по мнению лица, данную должность занимающего, необходимо проводить одновре­менно. Ибо оценивая свою должность на данный момент времени, ра­ботник неизбежно задумывается о том, какой она должна быть в идеале.

Оценка собранного материала.
Должностные лица, описывающие свои должности и одновременно излагающие, какими им видятся эти должности в будущем, нередко допускают ошибки. Поэтому рекоменду­ется сразу после того, как должностное лицо передало ответы на поставленные перед ним вопросы, побеседовать с ним, чтобы избе­жать возможных недоразумений и по возможности точнее определить, что именно работник имел в виду, формулируя свои ответы.

Если в ходе такого собеседования не удастся добиться полной ясно­сти, будет целесообразно обратиться к непосредственному руководите­лю работника, с тем чтобы он высказал свое мнение по данным вопросам.

отчет о результатах работы по изучению рабочих мест.
После проведения всего объема работы по изучению того, как обстоят дела на рабочих местах и какие преобразования необходимо осуществить, составляется отчет, в котором излагают результаты проделанной работы. На основе данного отчета руководство предприятия принимает решение об окончательном распределении обязанностей и полномочий между занятыми на предприятии, что фиксируется в их должностных инструкциях.

Проекты должностных инструкций.
После завершения описанных вы­ше мероприятий необходимо составить проект должност­ных инструкций, с которыми следует ознакомить тех должностных лиц и их руководителей, кого они непосредственно касаются.

Должностная инструкция не должна использоваться как средство уклонения от исполнения не предусмотренных в ней обязанностей, если этого требуют непредвиденные обстоятельства. Инструкции служат упо­рядочению взаимоотношений на предприятии на основе создания эф­фективной организационной структуры, которая, тем не менее, не должна рассматриваться в качестве застывшей, раз и навсегда данной, а напротив, представлять собой гибкую систему.

Должностные инструкции необходимо составлять таким образом, чтобы исключить возможность формального подхода работников к ис­полнению своих

Содержание должностных инструкций1

В должностной инструкции определяются профессиональные обя­занности данного работника. Правила, в соответствии с которыми работник должен строить свое поведение как руководитель или подчинённый излагаются в общей инструкции по управлению.

Должностная инструкция составляется в расчете на ту или иную должность, а не на конкретное должностное лицо. Если человек работает сразу на нескольких должностях, то на каж­дую должность он получает отдельную инструкцию.

Должностная инструкция состоит из нескольких пунктов:

1. Название должности определяется функцией (обязанностями) должностного лица и характеризует должность, которую он занимает. Например, оно может быть следующим: начальник главного отдела сбы­та, начальник отдела кадров, руководитель группы снабжения, делопро­изводитель, производственный мастер, бригадир монтажни­ков.

2. Звание (ранг) должностного лица. В должностных инструкциях данный пункт содержится лишь в тех случаях, когда руководство

пред­приятия решает, что будет целесообразно ввести наряду с системой должностей, характеризующей служебное положение отдельных работ­ников и тем самым уже отражающей их иерархию, систему особых зва­ний. Причины присвоения званий могут быть самыми разными, напри­мер:

• отнесение должности к тому или иному уровню иерархической ле­стницы. Это касается в первую очередь тех должностей, которые непо­средственно не входят в иерархию фирмы либо имеют такое название, которое не позволяет однозначно определить, к какой ступени иерархи­ческой лестницы данная должность относится. При наличии того или иного ранга должностное лицо, а также те, с кем ему приходится иметь Дело на предприятии, ясно видят, с какими другими должностями со­поставима данная должность. Это относится, например, к руководителю правовой службы, начальнику отдела по связям общественностью, штабу руководства фирмы, начальнику службы со­действия сбыту;

• желание подчеркнуть значимость должности и поднять авторитет занимающего ее работника, что, однако, никак не отражается на объеме его функций.

Любое звание (ранг) связано с той или иной должностью, что отмечается в соответствующей должностной инструкции. При этом наиме­нование ранга (звания) часто выводится из названия должности. Вместе с тем существуют звания (ранги), которые выводятся не из названий должностей (например, старший уполномоченный, директор, директор отдела, главный инженер и т. д.). Они также приводятся в соответствую­щих должностных инструкциях (если они так или иначе связаны с долж­ностями). На некоторых предприятиях должностные лица нередко име­ют титулы, которые никак не связаны с функциями того или иного должностного лица или с его рангом. Они, как правило, присваиваются в знак признания особых заслуг либо из соображений престижа. Не бу­дучи связанными с должностью, титулы не упоминаются в должностных инструкциях. В то же время допустимо их упоминание в дополнениях к последним.

Наряду с рангами и титулами особое значение имеют «прокура» (от нем. prokura
—
полномочие, доверенность) и торгово-юридические пол­номочия. Их смысл заключается в том, чтобы дать должностному лицу права, которые излагаются в должностной инструкции под пунктом «Особые полномочия», например: в должностной инструкции коммер­ческого директора в пункте «Особые полномочия» среди прочего напи­сано: «Он уполномочен принимать самостоятельные решения».

На практике, однако, прокура и торгово-юридические полномочия нередко используются для того, чтобы подчеркнуть ранг или звание того или иного должностного лица, что не соответствует их изначальному на­значению. Так, начальники главных отделов и отделов, никогда не пред­ставляющие фирму в отношениях с партнерами и потребителями, могут носить звание прокуриста или лица, имеющего определенные торго­во-юридические полномочия, хотя у них нет права использовать связан­ные с этими званиями полномочия.

Таким образом, если прокура и торгово-юридические полномочия характеризуют ранг (звание) работника, они приведены в его должност­ной инструкции. Если же они используются чисто формально и не влия­ют на объем полномочий работника, в должностной инструкции не упо­минаются.

3. Субординация (подчинение); оговаривается, кто является руководителем должностного лица, т. е. кому он подчиняется. Лишь тот руководитель, который назван в инструкции должностного лица, имеет право давать ему распоряжения.

Наряду с такими руководителями, именуемыми непосредственными (или прямыми) начальниками, существуют также дисциплинарные ру­ководители и руководители служб и подразделений. Руководители служб и подразделений могут в определенных вопро­сах выполнять контрольно-распорядительные функции по отношению к тому или иному работнику. Кроме того, они выполняют свои обычные управленческие функции, относящиеся к сфере их компетенции.

Наличие такого рода руководителей всегда сопряжено с риском возникновения трений между вовлеченными сторонами. Поэтому су­ществование института руководителей служб и подразделений, упол­номоченных выполнять контрольно-распорядительные функции по отношению к работникам других служб и подразделений, является оп­равданным лишь тогда, когда это диктуется сложившимися на пред­приятии условиями.

В качестве дисциплинарных руководителей выступают лица, упол­номоченные принимать меры дисциплинарного порядка. Они могут, ес­ли это предусмотрено принятыми на предприятии правилами, выносить предупреждения, выговоры и т. д.

На практике часто функции отдельного дисциплинарного руководи­теля выполняются дисциплинарной комиссией, в которой представлен и совет предприятия. В каждой должностной инструкции необходимо четко отразить сложившиеся отношения подчинения.

4. Субординация (кто подчинен должностному лицу); определяется круг работников, подчиненных данному должностному лицу (т. е. пере­числяются названия должностей всех его подчиненных). При этом не­обходимо точно указать, в каком качестве они ему подчинены (как ра­ботники линейных, штабных или вспомогательных структур). Благода­ря этому однозначно определяется характер взаимоотношений между Должностным лицом как руководителем и его подчиненными:

- если должностному лицу подчиняются сотрудники в линейной Функции, они действуют и принимают решения в рамках лишь данных им полномочий;

- если ему подчинены работники, выполняющие штабные функции, решения принимает он, а сотрудники могут только информировать и давать свои рекомендации;

- если подчиненные выполняют вспомогательные функции, то руководитель решает, когда и что именно они должны сделать. Не следует, однако, забывать, что использование труда работников

вспомогательных структур еще не означает, что эти работники находятся в подчинении лица, пользующегося их услугами (например, привратник, возможно, подчинен шефу сервисной службы, но не каждому из тех, кого он обслуживает). Пример: директору предприятия среди прочих подчинены три начальника производства, руководитель проектно-конструкторского отдела и водитель. Тогда в его должностной инст­рукции будет записано:

Директору предприятия подчинены:

- в линейной функции: начальник серийного производства, на­чальник штучного производства, начальник сборочного производства;

- в штабной функции: руководитель проектно-конструкторе кого отдела;

- во вспомогательной функции: водитель.

5. Замещение должности; следует определить:

а) меры, которые должны быть приняты в том случае, если должност­ное лицо по каким-либо причинам не сможет исполнять свои обязанно­сти, т. е. необходимо указать, кто должен занять должность - заместитель, временно исполняющий обязанности или какое-либо другое лицо, как и в каком объеме будут выполняться функции данного должностного лица.

Так, в должностной инструкции может быть записано: «В случае отсутствия должностного лица его временно замещает сек­ретарь» или: «Должностное лицо замещается:

- при непродолжительном отсутствии (до трех дней) — кем-либо из коллег, временно исполняющим его обязанности;

- при длительном отсутствии — его руководителем, который испол­няет его обязанности в полном объеме» или: «В случае замещения долж­ностного лица его обязанности:

- временно исполняются начальником отдела недвижимо­сти;

- временно исполняются делопроизводителем отдела фи­нансирования»;

б) в каких случаях и каким образом должностное лицо замешает или временно исполняет обязанности того или иного работника. Разу­меется, эти моменты оговариваются и в должностных инструкциях со­ответствующих (замещаемых) работников.

6. Цели деятельности должностного лица. Их необходимо четко из­ложить, чтобы:

а) руководитель мог как можно точнее определить результаты работы данного должностного лица и осуществлять контроль за его деятельностью;

б) у работника была какая-нибудь основа для самоконтроля и определения того, насколько полно ему удалось выполнить поставленную перед ним задачу.

В данном пункте не должны перечисляться обязанности должностного лица; не следует также включать формулировки в виде плановых зданий, ибо это есть не что иное, как частичные цели, ограниченные определенным сроком, которые в идеале должны устанавливаться при необходимости руководителем должностного лица. При определении целей необходимо указать, что деятельность работника должна строить­ся на принципах сотрудничества (партнерства), а не на авторитаризме. Это единственный момент, когда в должностной инструкции затрагива­ются вопросы управления и руководства. При этом делается ссылка на общую инструкцию по управлению.

Цели деятельности заведующего складом канцелярских и оргтехнических принадлежностей могут быть сформулированы, например, сле­дующим образом: «Работник должен руководить вверенным ему скла­дом так, чтобы:

- было своевременно обеспечено снабжение всех рабочих мест необ­ходимыми материалами требуемого качества и в требуемом количестве;

- складские запасы материалов постоянно пополнялись, исходя из ус­тановленных минимальных и максимальных объемов хранения, с одной стороны, и имеющихся в определенный момент потребностей - с дру­гой;

- в результате контроля за качеством и объемом поступающих товаров предприятие не понесло потери;

- поступившие товары хранились таким образом, чтобы они не уста­рели и не потеряли свои потребительские качества.

Управленческие принципы, которыми следует руководствоваться в своей деятельности, изложены в общей инструкции по управлению. Цели должны излагаться как можно более конкретно и поддаваться оценке и контролю. При этом следует избегать общих формулировок, таких как «заботиться о том ...», «гармоничное развитие», «оптимальное выполнение», «наиболее рационально» и т. д.

7. Обязанности: определяются профессиональные задачи, должен решить сам работник, чтобы добиться поставленных перед целей. Управленческие задачи, вытекающие из прав и обязанностей должностного лица как руководителя или подчиненного, излагаются в общей инструкции по управлению:

1) должностная инструкция, ориентированная на работу в соответ­ствии с принципами сотрудничества, указывает на обязанности, а не на ответственность. Если в должностной инструкции изложены задачи, которые должен решать работник, то он ответственен за их выполнение. Его ответственность вытекает из обязанностей и связанной с ними ком­петенции. Если же при составлении должностных инструкций исходят из ответственности работника, а не из его обязанностей, то в инструкци­ях постоянно встречаются формулировки типа: «Он отвечает за...», в ре­зультате чего в тех случаях, когда работник выступает в качестве руково­дителя, остается неясным, идет речь об обязанности, которую работник должен выполнять сам и, таким образом, нести ответственность за дей­ствия, или об обязанности, выполнять которую должны его сотрудники, отвечая при этом за свои действия; сам же он несет ответственность за руководство. Тогда это будет означать, что он должен, в частности, уста­навливать цели и направления деятельности, информировать, а также контролировать надлежащее выполнение заданий. Должностная инст­рукция как раз и существует для того, чтобы прояснить все эти вопросы. Иначе путаница в распределении ответственности за действия и за руко­водство постоянно приводила бы к тому, что руководитель вмешивается в дела подчиненного (думая, что он несет ответственность за его дейст­вия), а подчиненный сотрудник старается свалить ответственность на своего руководителя (считая, что руководитель несет солидарную ответ­ственность).

Формулировки типа: «Он отвечает за все, что происходит в сфере сбыта или производства» сегодня еще довольно популярны. Они проис­текают из традиций, основанных на авторитарных принципах руково­дства, когда не имело значения, выполнял задание сам работник или он поручал его выполнение своему подчиненному.

Если же в основе управленческой и организаторской деятельности на предприятии лежат принципы сотрудничества, в соответствии с ко­торыми работник может самостоятельно действовать и принимать решения в рамках своей компетенции, то он сам и отвечает за свои дейст­вия (а не его начальник).

Если в должностной инструкции управляющего предприятия розничной торговли записано, что он ответственен за закупку товаров, то остаётся неясным, занимается закупками он сам, отвечая тем самым за действия, или закупками ведают руководители отделов, а сам управляющий несёт ответственность лишь за руководство ими. Все недоразумения, однако, могут быть сразу устранены, если в должностной инструкции управляющего будет сказано, что он принимает решение по

вопросам закупок. В этом случае закупками будет заниматься сам руководитель отдела, неся ответственность за свои действия, а управляющий будет отвечать лишь за руководство.

Ясность будет и тогда, когда в должностной инструкции руководите­ля отдела будет записано: «Руководитель отдела самостоятельно решает вопросы о закупках на сумму от ... до ... рублей». Тогда это задание он будет выполнять сам, а не его начальник-управляющий. При этом руководи­тель отдела будет отвечать за свои действия, а управляющий - нести от­ветственность за руководство;

2) при определении задач (обязанностей) и полномочий недоста­точно лишь простого перечисления сфер компетенции. В должностных инструкциях часто встречаются, например, такие предложения: «Он ве­дает сбытом» или: «К его компетенции относятся все вопросы производ­ства». Дело в том, что подобные формулировки имеют ограничительный характер. Они определяют, что должностное лицо занимается сбытом и производством, но не финансами, снабжением или рекламой. При этом, однако, не указывается, какие задания и с какими полномочиями он должен выполнять в том регионе, который относится к его ведению, не оговариваются обязанности и полномочия подчиненных ему сотруд­ников и других работников в рамках сферы его компетенции, что явля­ется одним из назначений любой должностной инструкции;

3) особое значение придается ясности и недвусмысленности фор­мулировок. Ибо могут возникнуть разночтения, если в данном пункте будет много таких выражений, как «производство», «наблюдение за кнъюнктурой рынка», «контроль за качеством товаров», «статистический учет закупок», «оценка», «подведение итогов», «постоянное предоставление отчетов». Следует также избегать слишком общих формулировок, не дающих, конкретного представления о характере стоящих перед работником за дач. Подобные формулировки нередко просто заимствуют из действующих на предприятии директив и предписаний: «Задачей начальника производства является ...», «В обязанности делопроизводителя отдела экспорта входит ...». Не рекомендуется также использовать неоднознач­ные формулировки, например: «Во взаимодействии с ...», «В отношени­ях с ...», «По согласованию с ...», «С привлечением ...», даже если представляется целесообразным предварительное согласование (обсужде­ние) того или иного решения с кем-либо из работников предприятия который упоминается в должностной инструкции.

Нежелательно также использовать такие неконкретные формули­ровки, как: «взаимодействует с ...», «обеспечивает», «поддерживает», «заботится о...», «выясняет», «изучает».

Любому должностному лицу, получающему должностную инструк­цию с подобными туманными формулировками, следует настаивать на требуемой ясности. К этому же должен стремиться и каждый руководи­тель, ибо в противном случае ему придется столкнуться со значительны­ми трудностями в процессе контроля того, как его сотрудник справляет­ся с возложенными на него обязанностями: руководителю трудно будет определить, что он должен и может требовать от своего подчиненного. Потому обязательной является проверка любой упомянутой в должност­ной инструкции обязанности с точки зрения того, как поддается кон­тролю ее выполнение. Следовательно, администрация предприятия должна следить за тем, чтобы еще до того, как будут введены в
действие должностные инструкции, из них были устранены все неясные форму­лировки;

4) при перечислении должностных обязанностей необходимо четко указывать, в какой функции работник будет исполнять ту или иную обя­занность (в линейной, штабной или вспомогательной), этим будут опре­деляться его полномочия.

Поэтому наиболее целесообразно распределить все обязанности по функциям и кратко записать их в соответствующих подпунктах 7 пункта. В линейной, штабной и вспомогательной функции работник должен сам исполнять следующие обязанности:

7.1. В линейной функции:

он решает, определяет, устанавливает, одобряет (утверждает), осуществляет;

7.2. В штабной функции:

он консультирует, предлагает, рекомендует, информирует;

7.3. Во вспомогательной функции:

он составляет, вырабатывает, представляет, пишет (оформляет), должен быть готов, выполняет по распоряжению... следующие работы.

Если работник имеет отношение сразу к нескольким сферам производственно-хозяйственной деятельности, то в должностной инструкции следует перечислить по отдельности его обязанности, относящиеся к каждой из этих сфер.

Если работник занят на нескольких должностях одновременно, то для каждой из этих должностей составляется отдельная инструкция. Такая практика оправданна прежде всего в тех случаях, когда можно ожидать, что нагрузка на работника окажется настолько большой, что он будет не в состоянии совмещать все занимаемые должности и придется поручить данные обязанности другим сотрудникам. При наличии соответствующих должностных инструкций будут иметься организационные предпосылки для исполнения делегируемых новым работникам обязанностей.

7.4. Взаимоотношения с юридическими и физическими лицами вне предприятия: перечисляются обязанности, связанные с представитель­ством интересов фирмы во взаимоотношениях с партнерами и потреби­телями, а также целенаправленные контакты в ходе рекламно-информа­ционной деятельности и участие в работе институтов, стоящих над пред­приятием или вне его.

7.5. Другие виды деятельности: описывается деятельность в комис­сиях, комитетах, рабочих группах и т.д., предполагающая, что вовле­ченные лица постоянно или периодически встречаются друг с другом. Пример: должностное лицо является членом комитета по выработке проектов и предложений для руководства предприятия; кроме того, будучи начальником отдела кадров, входит в комиссию по оплате труда.

8. Индивидуальные полномочия: следует исходить из того, что вменяемые работнику обязанности не могут исполняться без соответствующих полномочий. Так, если в должностной инструкции записано; «он решает...», то работник как бы автоматически получает полномочия для принятия решений, относящихся к его компетенции. Если там же запи­сано: «Он консультирует ...», то он полномочен давать соответствующие консультации.

Поэтому нет необходимости излагать в должностной инструкции ра­ботника его полномочия, так как они являются само собой разумеющи­мися.

Совсем иначе обстоит дело в тех случаях, когда речь идет о разграни­чении компетенции; это должно быть четко отражено в должностной инструкции. Так, в инструкции может быть записано: «Работник едино­лично решает вопросы о закупках на сумму до 5000 рублей» или: «Он рас­поряжается денежными средствами, исходя из годового бюджета». Од­нако совершенно ненужным являются при этом дополнения: «Если сум­ма превышает установленную величину, работник должен передать вопрос на рассмотрение своему начальнику».

Необходимо, однако, заметить, что полномочия, которые не вытека­ют непосредственно из возложенных на работника обязанностей, долж­ны соответствующим образом фиксироваться в его должностной инст­рукции: «Он подписывает (визирует) почту начальников отделов»; «Окончательное решение об отправлении в командировки принимается руководством предприятия»; «Он уполномочен отправлять работников на обучение (с отрывом от производства)»; «Он имеет доступ к сейфам»; «Он имеет право в любое время проходить на территорию предприятия»; «Рабочее время работника не нормировано».

IV. ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ

- Дать общую квалификационную характеристику работника, согласно квалификационному справочнику

- Дать квалификационную характеристику работника, согласно существующим на предприятии документам по кадровой политике

- Составить профессиоргамму работника, заполнив таблицу и используя теоретический материал данных методических указаний:

Раздел	характеристика
Профессия
Процесс труда
Санитарно-гигиенические условия труда
Психофизиологические требования профессии к работнику
Перечень работ, выполняемых работником по данной профессии
Профессиональные знания и навыки
Требования к подготовке и повышению квалификации кадров

- Составить анкету для работника с целью анализа фактической ситуации на предприятии и на конкретном рабочем месте

- Составить анкету для непосредственного руководителя РАБОТНИКА с целью изучения того, как на самом деле распределены обязанности и какие изменения необходимо внести

- Составить отчёт по результатам анкетирования с целью определения обязанностей и полномочий работника. В отчете должны содержаться:

- соображения о том, насколько соответствует оценка распределе­ния целей, обязанностей и компетенции, изложенная работниками предприятия при описании состояния дел на их рабочих местах, сущест­вующему штатному расписанию и какие изменения необходимо произ­вести с учетом соображений, высказанных работниками;

- описание того, как протекают на предприятии при существующем штатном расписании все рабочие процессы (т. е. как организована рабо­та) и какие преобразования здесь необходимы;

- анализ соответствия существующего распределения обязанностей и полномочий (что определяется исходя из полученных от работников предприятия описаний их рабочих мест) и принятых ранее руководством распоряжений и директив, а также рекомендации по преодолению обна­руженных несоответствий;

- перечень рекомендуемых мер по устранению дублирования в ра­боте тех или иных должностных лиц, а также по преодолению недостат­ков, которые были обнаружены в области организации работы на пред­приятии;

- перечень проблем, по которым руководство, по мнению студента, должно сначала принять принципиальные решения, без чего не мо­жет быть продолжена работа над составлением новых должностных ин­струкций.

- Составить проект должностной инструкции работника применяя следующую структуру :

Должность:

Отдел:

Общая цель должности:

Общие положения:

Подчиненность:

• непосредственная:

• косвенная (указания этих работников Вы выполняете только в том случае, если они не противоречат указаниям Вашего непосред­ственного руководителя).

Замещение:

• исполнителя этой должности замещает (наименование должно­сти):

• исполнитель этой должности замещает (наименование должно­сти):

Прием и освобождение от должности:

Работа на данной должности требует от работника:

• образование:

• специальность:

• специальное обучение:

• навыки:

• опыт работы:

Обязанности (подробно):

Формы отчетности
(для лучшей организации своей повседневной работы Вы ведете следующие формы отчетности):

Взаимодействие:

Коммуникации внутренние
(для достижения общих целей и эффективного исполнения обязанностей Вы сотрудничаете с другими сотрудниками подразделения или другими отделами и обмениваетесь следующей информацией (содержание, форма, сроки):

Коммуникации внешние
(для выполнения своих обязанностей обмениваетесь информацией с другими организациями):

Права
(для выполнения обязанностей Вам предоставлены следующие права):

• в отношении непосредственного руководителя:

• в отношении подчиненных:

• Вы имеете право самостоятельно решать вопросы:

• Вы имеете право общаться с представителями прессы., передавать служебную информацию в другие организации как сотрудник предприятия:

только по разрешению непосредственного руководителя; в рамках выполняемых функций по должности; по всем вопросам, относящимся к Вашей сфере деятельности на предприятии;

Ответственность
(какая и за что):

• финансовая (штрафные санкции, лишение премии и пр.);

• функциональная (изменение функций, задач и др.):

• организационная (оргвыводы, выговоры и пр.):

• управленческая (изменение управленческого уровня, полно­мочий, области принятия решений и пр.):

Показатели оценки
(Вашу работу непосредственный руководи­тель оценивает на основе следующих показателей):

• измеряемые показатели:

• функциональные показатели:

Программа повышения квалификации
(для успешного выполне­ния обязанностей необходимо регулярное повышение квалифика­ции):

• по каким темам:

• как часто:

Перспективы служебного роста
(для сотрудника, успешно рабо­тающего в данной должности):

- В заключении сделать выводы по проделанной работе.