Методические рекомендации по выполнению индивидуальных заданий по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» для студентов специальности 080401 «Товароведение и экспертиза товаров» всех форм обучения Бийск

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Бийский технологический институт (филиал)

государственного образовательного учреждения

высшего профессионального образования

«Алтайский государственный технический университет

имени И.И. Ползунова»

Т.И. Макрушина, А.Л. Верещагин

ИНДИВИДУАЛЬНЫЕ ЗАДАНИЯ

Методические рекомендации по выполнению индивидуальных заданий по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» для студентов специальности 080401 «Товароведение и экспертиза товаров» всех форм обучения

Бийск

Издательство Алтайского государственного технического

университета им. И.И. Ползунова

2009

УДК 651.4/.9(075.8)

Рецензент: доцент, к.х.н. БТИ АлтГТУ Г.В. Багров

Макрушина, Т.И.

Индивидуальные задания: методические рекомендации по выполнению индивидуальных заданий по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» для студентов специальности 080401 «Товароведение и экспертиза товаров» всех форм обучения / Т.И. Макрушина, А.Л. Верещагин; Алт. гос. техн. ун-т, БТИ. – Бийск: Изд-во Алт. гос. техн. ун-та, 2009. – 45 с.

В методических рекомендациях представлена программа дисциплины «Делопроизводство и корреспонденция», содержание индивидуальных заданий и рекомендации по их выполнению, а также примерный перечень вопросов к зачету.

УДК 651.4/.9(075.8)

Рассмотрены и одобрены на заседании

кафедры общей химии и экспертизы товаров.

Протокол № 70-05/02 от 20.02.2009 г.

© Т.И. Макрушина, А.Л. Верещагин, 2009

© БТИ АлтГТУ, 2009

СОДЕРЖАНИЕ

Введение……………………………………………………………...….	4
1 Программа дисциплины………………………………………………	5
1.1 Теоретические основы дисциплины……………………………..	5
1.2 Системы документации…………………………………………..	5
1.3 Организация работы с документами…………………………….	6
2 Индивидуальные задания…………………………………………….	7
2.1 Содержание заданий……………………………………………	7
2.2 Методические рекомендации по выполнению заданий……….	18
3 Примерный перечень вопросов к зачету………………………….	20
Приложение А. ГОСТ 6.30-90. Система организационно-распорядительной документации: требования к оформлению документов…………………………………………………………….	23
Приложение Б. Внутренняя опись документов……………………..	33
Приложение В. Титульный лист……………………………………..	34
Приложение Г. Регистрационные карточки…………………………	35
Приложение Д. Номенклатура дел……………………………………	38
Приложение Ж. Заверительный лист дела…………………………….	40
Приложение И. Обложка дела……………………………………….	41
Приложение К. Формуляр-образец…………………………………..	43
Литература……………………………………………………………..	44

ВВЕДЕНИЕ

Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Законодательное определение термина «делопроизводство»: это «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами». Коммерческая корреспонденция представляет собой совокупность знаний, необходимых для надлежащей переписки по торговым делам; имеет свои установленные торговыми обычаями формы и терминологию.

Основными целями дисциплины «Делопроизводство и корреспонденция» являются:

− освоение требований к оформлению управленческих документов и технологии оформления и составления документов как традиционным способом, так и с использованием компьютеров;

− формирование навыков применения общепринятой лексики и стиля служебных документов, в том числе и коммерческих.

Задачи изучения дисциплины:

− научиться использовать нормативно-правовые документы при оформлении организационно-распорядительной, информационно-спра-вочной документации;

− приобрести навыки правильного оформления деловой и коммерческой переписки, в том числе международной.

Товаровед-эксперт должен обладать достаточными знаниями в области делопроизводства и корреспонденции, требующимися при управлении ассортиментом товаров; проведении сертификации товаров и услуг; измерении и оценке потребительской стоимости уровня качества и конкурентной способности товаров.

1 ПРОГРАММА ДИСЦИПЛИНЫ

1.1 Теоретические основы дисциплины

Предмет и задачи дисциплины.
Основные термины и определения

Делопроизводство и корреспонденция, документ, документирование, юридическая сила документов, документационное обеспечение управления, организация работы с документами, системы организации делопроизводства. Классификация документов [1].

История становления и развития делопроизводства в России.
Зарождение делопроизводства в Древнерусском государстве, приказное, коллежское, министерское и советское делопроизводство [1].

Современный этап делопроизводства в России.
Органы власти, ответственные за делопроизводство. Нормативно-методическая база делопроизводства: законы, постановления, приказы и распоряжения РФ в области делопроизводства, стандарты, ЕГСДОУ, классификаторы, инструкции по делопроизводству. Принципы ЕГСДОУ. Унификация и стандартизация [1].

Основные правила оформления документов.
Требования к составлению и оформлению. Бланки и форматы документов. Формуляр-образец документа как модель унифицированной формы документа. Реквизиты документов. Состав и расположение реквизитов документов. Служебные отметки на документах, датирование документов, адресование, заголовок к тексту и др. Особенности оформления реквизитов в зарубежной переписке. Правильность оформления текстов служебных документов [2].

Классификация бланков документов.

В зависимости от расположения реквизитов: угловой и продольный бланки. В зависимости от автора документа: бланк организации, структурного подразделения и бланк автора документа. В зависимости от вида бланка документа: общий бланк, бланк конкретного вида документа и бланк письма.

1.2 Системы документации

Организационно-правовая система документации.
Устав, учредительный договор, положения о структурном подразделении, регламент, штатное расписание, должностные инструкции, трудовой договор. Состав реквизитов, правила оформления [1].

Распорядительная система документации.
Документы, принимаемые на условиях единоначалия и коллегиальными органами. Приказы, распоряжения, указания. Постановления и решения. Состав реквизитов, правила оформления [1].

Справочная система документации.
Информационно-справочная система документации: докладные, служебные, объяснительные записки, протоколы, заявления, представления и служебные письма.

Информационно-аналитическая система документации: акты, справки, перечни, сводки, заключения, отзывы, списки. Состав реквизитов, правила оформления [1].

Документы по личному составу предприятия
. Приказы по личному составу, трудовые договоры, анкета, личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки [1].

Коммерческие договоры (контракты).
Договор купли-продажи. Договор поставки [1].

1.3 Организация работы с документами

Документооборот и общие правила его организации и учета.
Особенности организации движения документопотоков: входящие, исходящие, внутренние документы и организация работы с ними.

Регистрация служебных документов: индексация, формы регистрации и порядок заполнения.

Построение справочного аппарата для аналитической документационной работы. Компьютерные средства организации документооборота [1].

Оперативное хранение документов.
Номенклатура дел. Сроки хранения. Формирование и оформление дел. Экспертная комиссия. Порядок передачи дел в архив организации [1].

Современные способы и техника создания документов.
Средства составления текстовых документов, в том числе акустическим способом. Средства обработки, хранения и поиска документов, в том числе компьютерные.

Особенности использования компьютера при оформлении отдельных документов.

Особенности оформления документов с формой и графлением. Конструирование цифровых таблиц [5, 6].

2 ИНДИВИДУАЛЬНЫЕ ЗАДАНИЯ

Цель заданий:

− изучение современных требований к составлению и оформлению управленческих документов;

− овладение правилами и формами деловой и коммерческой переписки;

− формирование представлений об организации движения документов на предприятиях.

2.1 Содержание заданий

Индивидуальное задание по дисциплине состоит из ответов на теоретические вопросы и выполнения практических заданий по заданному варианту.

Задание первое
.
Ответьте на теоретические вопросы с использованием учебной литературы и нормативно-правовых документов в области делопроизводства (таблица 1).

Таблица 1 – Теоретические вопросы

Номер варианта	Вопрос	Литература
1	2	3
01	Основные понятия и определения дисциплины «Делопроизводство и корреспонденция». В каких законодательных документах раскрываются термины и определения по делопроизводству?	[3, 7]
02	Назначение и классификация документов, их функции. Приведите примеры различных классов документов	[1−4]
03	Делопроизводство в Древнерусском государстве и в период феодальной раздробленности. Приведите примеры используемых документов	[3]
04	Приказное делопроизводство. Каковы характерные особенности и принцип организации делопроизводства в данный период? Приведите при-меры используемых документов	[3]

Продолжение таблицы 1

1	2	3
05	Коллежское делопроизводство. Каковы характерные особенности и принцип организации делопроизводства в данный период? Приведите примеры используемых документов	[3]
06	Министерское делопроизводство. Каковы характерные особенности и принцип организации делопроизводства в данный период? Приведите примеры используемых документов	[3]
07	Советское делопроизводство в XX в. Каковы характерные особенности делопроизводства в данный период? Приведите примеры используемых документов	[3]
08	Современная организация делопроизводства в России. Системы организации делопроизводства на предприятиях	[3, 4]
09	Нормативно-методическая база делопроизводства в России	[3, 4]
10	Унификация и стандартизация в области делопроизводства. Системы документации: характеристика, примеры	[3, 4]
11	Стандарт на организационно-распорядительные документы (ГОСТ Р 6.30-2003): состав, расположение и правила оформления реквизитов документов	[2]
12	Стандарт на организационно-распорядительные документы (ГОСТ Р 6.30-2003): классификация бланков документов, форматы и поля документов. Приведите примеры бланков документов	[2]
13	Язык и стиль документов. Требования к языку и стилю служебных документов. Разновидности и особенности официально-делового стиля документов	[3, 4]
14	Лексические и орфографические особенности языка и стиля служебных документов	[3, 4]
15	Общие правила подготовки служебных документов. Типичные ошибки в языке и стиле деловой документации: структурные, морфологические, технические	[3, 4]
Продолжение таблицы 1
1	2	3
16	Композиционное построение текста документа. Информационная роль порядка слов в тексте, правила выбора слов и закономерности словосочетаний	[3, 4]
17	Исправления в документах. Редакторская правка документов	[3, 4]
18	Возникновение письменности и появление первых документов в России и других странах	[3]
19	ГСДОУ. Основные принципы и направления развития	[3, 4]
20	Классификация бланков документов. Примеры бланков документов	[2, 3]
21	Классификация систем документаций и их характеристика	[1−3]
22	Назначение и состав организационно-правовой системы документации. Устав предприятия, уч-редительный договор, положение о структурном подразделении: содержание, правила оформле-ния, обязательные реквизиты	[1−4]
23	Регламент, штатное расписание, должностные инструкции: содержание, правила оформления, обязательные реквизиты	[1−4]
24	Назначение и состав распорядительной документации. Решения и постановления. Содержание, правила оформления, обязательные реквизиты. Примеры оформления	[1−4]
25	Процедуры издания распорядительных документов. Приказы, распоряжения и указания: со-держание, правила оформления, обязательные реквизиты. Примеры оформления	[1−4]
26	Назначение и состав справочной системы документации. Докладная, служебная и объяснитель-ная записки: содержание, правила оформления, обязательные реквизиты. Примеры оформления	[1−4]
27	Предложение, представление, заявление, справка, резюме: содержание, правила оформления, обязательные реквизиты. Примеры оформления	[1−4]

Продолжение таблицы 1

1	2	3
28	Резюме, автобиография, характеристика: содержание, правила оформления, обязательные реквизиты. Примеры оформления	[1−4]
29	Протоколы, выписки из протоколов, акты: содержание, правила оформления, обязательные реквизиты. Примеры оформления	[1−4]
30	Методические рекомендации. Инструкции по тех-нике безопасности. Содержание, правила оформления, обязательные реквизиты. Примеры оформления	[1−4]
31	Трудовой договор. Основные и дополнительные условия контракта, обязательные реквизиты, порядок и правила составления и оформления. Типовая форма договора	[1−4]
32	Документы по личному составу предприятий. Приказы по личному составу. Личная карточка. Личное дело работника: правила его оформления и порядок ведения, место и роль в управленческой деятельности	[1−4]
33	Коммерческие договоры: разновидности, правила составления и расположение реквизитов	[1−4]
34	Письма. Их классификация по содержанию и назначению. Общие требования к тексту и реквизиты	[1−4]
35	Директивные (инструктивные) и гарантийные письма. Назначение, правила составления и офор-мления	[1−4]
36	Информационные и коммерческие письма. Назначение, реквизиты, правила составления и оформления	[1−4]
37	Деловое письмо международного образца. Назначение, реквизиты, правила составления и оформления	[1−4]
38	Назначение, разновидности факсов. Телеграммы. Телефонограммы. Их разновидности, назначение, состав реквизитов; правила составления, оформления и передачи	[1−4]
Продолжение таблицы 1
1	2	3
39	Документация по личному составу, ее разновидности и особенности. Роль в организации управления. Схема документирования при приеме, увольнении и переводе работника	[1−4]
40	Трудовая книжка, ее назначение, содержание, порядок и правила оформления. Внесение изменений и записи. Выдача и учет трудовых книжек	[1−4]
41	Делопроизводство по письменным и устным заявлениям граждан. Разновидности документов. Порядок работы с ними	[1−4]
42	Документооборот	[1−4]
43	Документопоток: определение, классификация, основные параметры	[1−4]
44	Прием и первичная обработка поступающей в организацию документации. Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ	[1−4]
45	Регистрация документов. Формы регистрации	[1−4]
46	Основные этапы работы с документацией	[1−4]
47	Контроль исполнения документов. Формы контроля. Сроки исполнения документов	[1−4]
48	Информационно-справочная работа по документам. Обработка исполненных и отправляемых документов	[1−4]
49	Организация хранения документов. Установление сроков хранения дел. Перечень типовых сроков хранения	[1−4]
50	Номенклатура дел. Виды номенклатур дел. Назначение, содержание, оформление	[1−4]
51	Формирование и оформление дел. Подготовка дел к передаче на архивное хранение	[1−4]
52	Экспертиза ценности документов. Экспертная комиссия. Порядок передачи дел в архив	[1−4]
53	Защита документов, содержащих коммерческую тайну	[1−4]
54	Использование персонального компьютера в делопроизводстве: виды и формы компьютерной информации, использование прикладных программ	[1−4]

Задание второе
.
Составьте и оформите пять управленческих документов по ГОСТ Р 6.30-2003 (таблица 2). Все документы оформите от одного юридического или физического лица. Заведите дело и подготовьте его к передаче на архивное хранение.

Таблица 2 – Управленческие документы

Номер варианта	Документы
1	2
01	− приказ о переводе вас на другую работу; − распоряжение о распределении обязанностей; − ваша характеристика-рекомендация; − ваш трудовой договор с предприятием; − входящее информационное письмо
02	− приказ о вашем приеме на работу; − указание; − учредительный договор; − ваше заявление об увольнении; − сопроводительное письмо к пакету документов по коммерческому договору
03	− приказ о вашем увольнении переводом в другую организацию; − положение о структурном подразделении ДОУ; − краткий протокол заседания трудового коллектива; − докладная записка начальника отдела руководителю пред-приятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика; − гарантийное письмо
04	− приказ о поощрении бухгалтера И.В. Ивановой; − должностная инструкция секретаря-референта О.И. Кузнецовой; − акт о списании компьютеров; − докладная записка секретаря-референта об утере работником Н.В. Степановой письма-запроса; − письмо-приглашение
05	− распоряжение о передаче дел увольняемыми сотрудниками; − договор поставки оборудования;

Продолжение таблицы 2

1	2
05	− ваше заявление о приеме на работу, − объяснительная записка о нарушении производственной дисциплины; − исходящее письмо-просьба
06	− приказ о приеме вас на работу бухгалтером; − штатное расписание закрытого акционерного общества «Д и О»; − договор купли-продажи товаров; − представление о вашем повышении; − исходящее письмо-извещение закрытого акционерного общества «Д и О»
07	− приказ директора производственного кооператива «Заря» о направлении вас в командировку; − полный протокол общего собрания рабочих производственного кооператива «Запуск», на котором обсуждался вопрос о создании производства строительных материалов для строительства жилых домов. На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение 6 мес. развернуть работу и выделить для этих целей 315 тыс. руб; − акт сдачи-приемки работ по строительству цеха строительных материалов; − справка о составе участников общего собрания рабочих производственного кооператива «Запуск»; − исходящее письмо-требование о поставке оборудования
08	− ваша автобиография; − отзыв на вашу дипломную работу; − предложение по коммерческой деятельности; − приказ о создании службы ДОУ; − исходящее письмо-предупреждение
09	− приказ о прохождении медосмотра; − ваш трудовой договор; − перечень материально-ответственных лиц; − заявление о предоставлении вам отгулов; − входящее письмо-благодарность

Продолжение таблицы 2

1	2
10	− приказ о проведении субботника; − докладная записка начальника планово-экономического отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами; − инструкция по технике безопасности; − указание; − входящее письмо-напоминание
11	− приказ о работе с документами предприятия «Россвязьинформ»; − заявление о приеме вас на работу экономистом в государ­ственное предприятие по связи и информатике –«Россвязьинформ»; − инструкция по делопроизводству; − ваше резюме; − входящее письмо-сообщение
12	− приказ о предоставлении вам отпуска; − распоряжение о применении правил работы с конфиденциальными документами; − ваша автобиография; − трудовой договор с вами; − заключение на вашу научную статью
13	− приказ о вашем увольнении в связи ликвидацией предприятия; − регламент; − ваша служебная записка о покупке запчастей; − акт об уценке; − исходящее письмо-поздравление
14	− распоряжение о сроках предоставления авансовой отчетности; − должностная инструкция товароведа; − характеристика-рекомендация на работника вашего пред­-приятия для поступления его в аспирантуру Новосибирского института народного хозяйства; − приказ о переводе вас на другую работу внутри организации; − входящее письмо-благодарность
15	− решение; − правила внутреннего распорядка предприятия; − протокол о ликвидации организации;

Продолжение таблицы 2

1	2
− заявление о вашем увольнении в связи с ликвидацией организации; − исходящее письмо-сообщение
16	− положение о службе делопроизводства; − договор о материальной ответственности продавца; − должностная инструкция продавца; − приказ о приеме вас на работу продавцом; − ваше резюме
17	− указание; − сводка требований, замечаний; − акт о списании МБП; − телеграмма фирмы «Юнисиб» Кемеровскому предприятию «Кристалл» о полном отказе от оплаты за поступившую продукцию в связи с тем, что эта продукция не была заказана; − заявление о предоставлении вам административного от­пуска по семейным обстоятельствам
18	− договор аренды помещения; − приказ о вашем совмещении; − докладную записку главного бухгалтера руководителю предприятия о необходимости централизации расчетов с работниками предприятия. В обязанности отчетных работников цехов должно входить лишь оформление первичных документов по учету выработки. В докладной записке необходимо подать предложение о пересмотре штатов отчетных работников в цехах и главной бухгалтерии из расчета общего сокращения штатов не менее чем на 20 %; − список; − исходящее гарантийное письмо
19	− распоряжение о порядке использования служебного транспорта; − заявление о вашем переводе; − приказ об освобождении вас от работы в фирме «Орбита» в связи с переездом на новое местожительство; − технологическая инструкция; − входящее претензионное письмо

Продолжение таблицы 2

1	2
20	− ваш трудовой договор; − приказ о вашем поощрении; − должностная инструкция кассира; − представление о вашем повышении; − исходящее письмо-просьба
21	− распоряжение о проведении ежегодной диспансеризации работников, характеристика; − положение о персонале предприятия; − заполните на себя личную карточку ф. Т-2; − служебная записка о дополнительном финансировании; − заявление о вашем увольнении по собственному желанию
22	− распоряжение о проведении инструктажа; − ваша автобиография; − правила внутреннего трудового распорядка предприятия; − ваш лицевой счет; − акт приема-сдачи научно-исследовательских работ
23	− положение об аттестационной комиссии предприятия; − распоряжение о проведении аттестации работников; − ваша анкета; − график отпусков; − служебная записка по основным вопросам деятельности предприятия
24	− оформите запись в трудовой книжке об увольнении вас по собственному желанию; − положение об отделе хранения документов службы ДОУ; − приказ о распределении служебных помещений; − контракт купли-продажи; − справка, подтверждающая работу
25	− инструкция по документационному обеспечению управления; − приказ о порядке и сроках хранения бухгалтерских документов; − справка, подтверждающая оплату; − представление о назначении; − оформите запись в трудовой книжке об увольнении вас в связи с ликвидацией предприятия
Продолжение таблицы 2
1	2
26	− инструкция о ведении делопроизводства по письменным обращениям граждан; − приказ о создании рабочей группы по проекту; − краткий протокол общего собрания акционеров; − объяснительная записка по производственным вопросам; − представление о вашем поощрении
27	− инструкция о правилах пожарной безопасности в помещениях службы ДОУ; − приказ о работе с документами; − объяснительная записка о причинах несвоевременного представления информации о выполнении приказа директора о работе с документами; − предложение по коммерческой деятельности; − телефонограмма
28	− методические рекомендации по работе с документами предприятия; − объяснительная записка, поясняющая отдельные положения основного документа (плана, отчета, проекта); − должностная инструкция бухгалтера; − заявление о вашем приеме на работу бухгалтером; − представление о вашем перемещении
29	− ваше заявление о недостатках, нарушениях в работе организации; − приказ директора об устранении недостатков (нарушений) в работе организации; − акт обследования (состояния техники безопасности, условий труда); − полный протокол заседания инвентаризационной комиссии; − входящее письмо-запрос
30	− оформите запись в трудовой книжке об увольнении вас в связи с несоответствием выполняемой работы предъявляемым требованиям вследствие недостаточной квалификации; − протокол согласования цен; − акт инвентаризации; − сводка предложений; − входящее письмо-ответ
Продолжение таблицы 2
1	2
31	− заявление о приме на работу вас товароведом; − приказ о приеме вас на работу; − полный протокол производственного совещания; − список лиц к протоколу собрания; − исходящее письмо-запрос
32	− ваше резюме; − приказ о вашем поощрении; − решение общего собрания акционеров; − представление рекомендаций по определенным действиям и мероприятиям по вопросам деятельности учреждения; − сводка требований, замечаний
33 >	− заявление о вашем совмещении; − приказ о вашем совмещении; − перечень документов, подлежащих утверждению; − доклад (отчет); − ваша автобиография
34	− заявление о вашем переводе на другую работу (менеджером по продажам); − приказ о вашем переводе; − должностная инструкция менеджера по продажам; − заключение на какой-либо проект; − входящее письмо-запрос
35	− доклад по дипломной работе; − отзыв на дипломную работу; − заявление на прием вас на работу кладовщиком; − приказ о приеме вас на работу; − объяснительная записка; − исходящее письмо-запрос

2.2
Методические рекомендации по выполнению заданий

Подготовка к выполнению индивидуального задания заключается в изучении теоретической части работы по учебной литературе [1−4] и методическим рекомендациям [9−11].

Индивидуальное задание оформляется на листах формата А4 рукописным способом либо с помощью машинной техники. Рабочее поле и реквизиты документов должны оформляться согласно ГОСТ Р 6.30-2003 (Приложение А).

Ответы на теоретические вопросы по первому заданию оформляются в виде письма-ответа по ГОСТ Р 6.30-2003 с указанием источников используемой литературы. К письму-ответу прикладывается приложение в виде списка литературы.

При выполнении второго задания на управленческих документах проставляются помимо обязательных реквизитов дополнительные реквизиты документов: 27, 28, 30. Далее на базе исполненных пяти документов составляется внутренняя опись документов (Приложение Б).

Оформление титульного листа должно соответствовать Приложению В. На поступающие (входящие) и отправляемые (исходящие) информационно-справочные документы заводятся регистрационные карточки для контроля исполнения и создания справочной системы (Приложение Г). Затем составляется номенклатура дел предприятия (Приложение Д).

Оформление дела для передачи на архивное хранение состоит из следующих этапов. Сначала подшиваются в папку-скоросшиватель следующие документы:

− титульный лист;

− внутренняя опись документов;

− письмо-ответ на теоретический вопрос с приложением;

− пять исполненных управленческих документов;

− регистрационные карточки;

− номенклатура дел организации.

Затем нумеруются листы дела, составляется заверительный лист дела и также подшивается в дело (Приложение Ж).

Далее на обложке дела указываются необходимые реквизиты, номер дела по номенклатуре, заголовок, дата и количество листов, срок хранения (Приложение И).

Примеры составления документов (Приложение К), внутренней описи документов, регистрационных карточек, номенклатуры дел организации, заверительной надписи и оформления обложки дела смотрите в учебной литературе [1−4].

Небрежно оформленные отчеты к проверке не принимаются.

Выполненная работа высылается или передается на кафедру не позднее, чем за один месяц до сессии. Студент, не получивший положительного отзыва на работу, не допускается к сдаче зачета по дисциплине. Незачтенная работа выполняется повторно с учетом замечаний и сдается вместе с предыдущими замечаниями.

3 ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ВОПРОСОВ К ЗАЧЕТУ

1. Основные понятия и определения курса «Делопроизводство и корреспонденция». Цели и задачи дисциплины «Делопроизводство и корреспонденция». Содержание курса.

2. Различные системы организации делопроизводства.

3. Функции документов.

4. Назначение и классификация документов.

5. История развития отечественного делопроизводства.

6. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства.

7. Общегосударственные нормативно-методические документы организации.

8. Унификация и стандартизация управленческих документов.

9. УСД и УСОРД. ЕГСДОУ. Основные направления развития.

10. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

11. Системы документации.

12. Стандарт на организационно-распорядительные документы (ГОСТ Р. 6.30-2003). Состав реквизитов документов и правила их оформления.

13. Бланки документов предприятия. Классификация бланков документов.

14. Примеры продольного и углового бланков документов.

15. Бланк должностного лица: реквизиты.

16. Бланк организации: реквизиты.

17. Бланк структурного подразделения: реквизиты.

18. Общий бланк: реквизиты.

19. Бланк конкретного вида документов: реквизиты.

20. Бланк письма: реквизиты.

21. Форматы и поля бланков документов.

22. Общие правила подготовки служебных документов.

23. Разновидности и особенности официально-делового стиля документов.

24. Язык и стиль документов, их разновидности.

25. Некоторые лексические особенности языка и стиля служебных документов.

26. Назначение и состав организационно-правовой документации.

27. Устав предприятия: содержание, правила оформления, обязательные реквизиты.

28. Учредительный договор: правила оформления, обязательные реквизиты.

29. Положение о структурном подразделении: содержание, правила оформления, обязательные реквизиты.

30. Регламент и штатное расписание: правила оформления, обязательные реквизиты.

31. Инструкции: содержание, правила оформления, обязательные реквизиты.

32. Должностная инструкция: правила оформления, обязательные реквизиты.

33. Назначение и состав распорядительной документации.

34. Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решения.

35. Процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиального принятия решения.

36. Виды приказов. Порядок составления, оформления, доведения до исполнителей. Обязательные реквизиты. Сроки хранения.

37. Распоряжение. Порядок составления, оформления, доведения до исполнителей. Обязательные реквизиты. Сроки хранения.

38. Указание. Порядок оформления. Обязательные реквизиты. Сроки хранения.

39. Решение. Порядок оформления. Обязательные реквизиты. Сроки хранения.

40. Постановление. Порядок составления, оформления, доведения до исполнителей. Обязательные реквизиты. Сроки хранения.

41. Назначение и состав справочной документации.

42. Докладная записка: определение, классификация, правила оформления, обязательные реквизиты.

43. Служебная записка: определение, классификация, правила оформления, обязательные реквизиты.

44. Объяснительная записка: определение, классификация, правила оформления, обязательные реквизиты.

45. Предложение: определение, правила оформления, обязатель-ные реквизиты.

46. Представление: определение, правила оформления, обязательные реквизиты.

47. Заявление: определение, правила оформления, обязательные реквизиты.

48. Протокол: определение, виды, правила оформления, обязательные реквизиты.

49. Акт: определение, правила оформления, обязательные реквизиты.

50. Справка: определение, виды, правила оформления, обязательные реквизиты.

51. Документооборот.

52. Документопоток: определение, классификация, основные параметры.

53. Прием и первичная обработка поступающей в организацию документации.

54. Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ.

55. Регистрация документов. Формы регистрации.

56. Основные этапы работы с входящей документацией.

57. Основные этапы работы исходящей документацией.

58. Основные этапы работы с внутренней документацией.

59. Контроль исполнения документов.

60. Формы контроля.

61. Сроки исполнения документов.

62. Информационно-справочная работа по документам.

63. Обработка исполненных и отправляемых документов.

64. Организация хранения документов.

65. Номенклатура дел.

66. Составление заголовков дел.

67. Установление сроков хранения дел.

68. Формирование дел.

69. Оформление обложки дел.

70. Оформление дел.

71. Составление и оформление описей дел.

72. Экспертиза ценности документов. Экспертная комиссия.

73. Порядок передачи дел в архив.

74. Письма. Их классификация по содержанию и назначению. Общие требования к тексту и реквизиты.

75. Директивные (инструктивные) письма. Назначение, правила составления и оформления.

76. Гарантийные письма. Назначение и правила составления и оформления.

77. Информационные письма. Назначение, реквизиты, правила составления и оформления.

78. Коммерческие письма: их разновидности и назначение, состав обязательных реквизитов и правил составления и оформления.

79. Документы по личному составу предприятия.

80. Коммерческие договоры.

ПРИЛОЖЕНИЕ А

ГОСТ 6.30
-90. Система организационно-распорядительной

документации: требования к оформлению документов

А.1 Состав реквизитов документов по ГОСТ Р 6.30
-
2003

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

А.2 Требования к оформлению реквизитов документов

1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст. 5021).

2. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

7. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

8. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации.

Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

9. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и другие являются условными):

Минюст России Департамент информатизации и научно-технического обеспечения

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует yказывать обобщенно, например:

Администрации районов Московской области

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264

16. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ Президент ЗАО «Ростекстиль» личная подпись В.А. Степанов дата

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

17. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой Н.В. Федосеевой Н.А. Прошу подготовить проект договора с Консалтинговой группой «ТЕРМИКА» к 05.10.2003 личная подпись дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например: Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например: Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

19. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

20. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации-автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа организации, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации региональных предприятий	личная подпись	А.А. Борисов
или на бланке:
Вице-президент	личная подпись	А.А. Борисов

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

личная подпись	А.Г. Грязнова
дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и другими, гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук от 05.06.2003 № 430-162

24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела
личная подпись	А.С. Орлов
дата

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно
Инспектор службы кадров	личная подпись	Т.С. Левченко
дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков

924 45 67

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

А.3 Требования к бланкам документов

1. Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее.

2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

3. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

4. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой и продольный.

5. Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов);

- фланговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

6. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

7. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

8. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

9. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

Внутренняя опись документов

Наименование предприятия

Внутренняя опись

документов дела №

№№ п.п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	№№ листов дела	Примечание

Итого_________________________________________________________документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи____________________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела Подпись Расшифровка подписи

Дата

ПРИЛОЖЕНИЕ В

Титульный лист

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего

профессионального образования

«Алтайский государственный технический университет

имени И.И. Ползунова»

Бийский технологический институт (филиал)

ИНДИВИДУАЛЬНОЕ ЗАДАНИЕ

по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция»

Вариант № 11

Выполнил студент гр. ТиЭТ-61

С.А. Лебедев

22.11.2009

Проверил

ст. преподаватель Т.И. Макрушина

05.12.2009

Бийск 2009

ПРИЛОЖЕНИЕ Г

Регистрационные карточки

Формы регистрационных карточек представлены на рисунках Г.1, Г.2 и Г.3.

Входящий номер и дата регистрации	От кого поступил документ	Количество листов и экземпляров	Исходящий номер и дата полученного документа

Краткое содержание документа_________________________________

Кто направил документ. Резолюция______________________________

Оборотная сторона

Дата передачи на испол- нение

Кому направлен документ

Расписка в получении

Дата возврата, расписка принявшего документ

Номер дела, в котором хранится документ или отметка об уничтоже- нии

Отметка о контроле и исполнении______________________________

дата, индекс исполнителя (ответа)

Адресат, содержание_________________________________________

Когда и кем документ снят с контроля__________________________

Дело_________ Том__________ Листы________

Подпись контролера _____________

Фонд_____

Опись____

Дело_____

Рисунок Г.1 – Форма регистрационной карточки поступающей

корреспонденции

Лицевая сторона

Оборотная сторона

Рисунок Г.2 – Разновидность формы регистрационной карточки

поступающей корреспонденции

Лицевая сторона

Порядковый регистрационный номер и дата	Количество листов и экземпляров	Кому направлен документ	Расписка в получении или номер реестра, дата

Краткое содержание документа__________________________________

Кем подписан документ________________________________________

Оборотная сторона

Входящий номер исполненного документа	Номер дела, в которое помещена копия документа и номера листов	Отметка о полученном ответе, дата

Когда и кем документ снят с контроля__________________________

Дело_________ Том__________ Листы________

Подпись контролера _____________

Фонд_____

Опись_____

Дело______

Рисунок Г.3 − Регистрационная карточка отправляемой корреспонденции

ПРИЛОЖЕНИЕ Д

Номенклатура дел

Форма номенклатуры дел представлена на рисунке Д.1.

Наименование организации

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

_________№___________ руководителя организации

______________________

(место составления) Подпись Расшифровка

подписи

На ________________ год

Дата

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности руководителя

службы ДОУ организации Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного

учреждения

от _________ № _____________ от__________№___________

Рисунок Д.1 – Форма номенклатуры дел

Пример номенклатуры дел представлен на рисунке Д.2.

Рисунок Д.2 – Пример номенклатуры дел предприятия

ПРИЛОЖЕНИЕ Ж

Заверительный лист дела

Пример заверительного листа дела представлен на рисунке Ж.1.

Рисунок Ж.1 – Пример заверительного листа дела

Лист-заверитель дела представлен на рисунке Ж.2.

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № 3

В дело подшито (вложено) и пронумеровано 210 (двести десять) листов, в том числе: литерные листы 50а, 112а, 1126 + 2 листа внутренней описи + 1 лист номенклатуры дел + 2 листа регистрационной карточки. Лист 5 имеет физические повреждения - разрыв и склейка.

Секретарь Подпись Расшифровка подписи

Дата

Рисунок Ж.2 – Лист-заверитель дела

ПРИЛОЖЕНИЕ И

Обложка дела

Формы обложки дела представлены на рисунках И.1 и И.2.

Рисунок И.1 − Форма обложки дел постоянного и временного хранения

Рисунок И.2 – Пример оформления обложки дела

ПРИЛОЖЕНИЕ И Ж. Формуляр-образец

ПРИЛОЖЕНИЕ К

Формуляр-образец

ЛИТЕРАТУРА

1. Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия / М.В. Стенюков. – М.: Книга сервис, 2003. − 160 с.

2. Рогожин, М.Ю. Организация делопроизводства предприятия (на основе ГОСТ Р 6.30-2003): учебно-практическое пособие / М.Ю. Рогожин. − М.: Издательство РДЛ, 2003. − 208 с.

3. Делопроизводство [Организация и технология документационного обеспечения управления]: учебник для вузов / Т.В. Кузнецова [и др.]; под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ, 2001. − 359 с.

4. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: учеб. пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. – М.: ИНФРА-М, 2002. − 320 с.

5. Кузнецов, С.Л. Компьютеризация делопроизводства / С.Л. Кузнецов. – М.: Бизнес-школа, Интел-Синтез, 1997.

6. Стенюков, М.В. Составление документов на компьютере: практическое пособие / М.В. Стенюков, О.А. Кузнецова. – М.: ПРИОР, 1996. − 144 с.

7. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения / Государственный комитет РФ по управлению качеством продукции и стандартам. − М., 1998.

8. ГОСТ 6.30-90. Система организационно-распорядительной документации: требования к оформлению документов / Государственный комитет СССР по управлению качеством продукции и стандартам. − М., 1990.

9. Макрушина, Т.И. Правила оформления документов: методические рекомендации по выполнению лабораторных работ / Т.И. Макрушина. – Бийск: БТИ АлтГТУ, 2005. − 51 с.

10. Макрушина, Т.И. Особенности составления деловых писем: методические рекомендации по выполнению лабораторных работ / Т.И. Макрушина. – Бийск: БТИ АлтГТУ, 2005. − 55 с.

11. Макрушина, Т.И. Делопроизводство и корреспонденция: методические рекомендации и задания к выполнению контрольных работ / Т.И. Макрушина. – Бийск: БТИ АлтГТУ, 2005. − 44 с.

Учебное издание

Макрушина
Татьяна Ивановна

Верещагин
Александр Леонидович

ИНДИВИДУАЛЬНЫЕ ЗАДАНИЯ

Методические рекомендации по выполнению индивидуальных заданий по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» для студентов специальности 080401 «Товароведение и экспертиза товаров» всех форм обучения

Редактор Соловьёва С.В.

Подписано в печать 24.09.2009. Формат 60´84 1/16

Усл. п. л. - 2,7. Уч.-изд. л. - 2,9

Печать - ризография, множительно-копировальный аппарат «RISO EZ300»

Тираж 100 экз. Заказ 2009-84

Издательство Алтайского государственного

технического университета

656038, г. Барнаул, пр-т Ленина, 46

Оригинал-макет подготовлен ИИО БТИ АлтГТУ

Отпечатано в ИИО БТИ АлтГТУ

659305, г. Бийск, ул. Трофимова, 27