ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ИСТОРИКО-АРХИВНЫЙ ИНСТИТУТ
ФАКУЛЬТЕТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ
КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ
Методические указания по подготовке курсовых работ
Москва 2006
УТВЕРЖДЕНЫ
Протоколом заседания кафедры
от 10.11.2005 № 10
Составитель: к.и.н., доцент Л.В.Санкина
Пояснительная записка
Методические указания подготовлены для студентов, обучающихся по специальности 350 800 "Документоведение и документационное обеспечение управления" и выполняющих курсовые работы по следующим дисциплинам документоведческого цикла: «Документоведение», «Организация и технология документационного обеспечения управления», «Информационное обеспечение управления».
Методические указания содержат единые для всех форм обучения (дневной, вечерней, заочной) требования кафедры к курсовым работам
Подготовка курсовой работы является завершающим этапом изучения общепрофессиональных или специальных дисциплин. В процессе написания курсовой работы студенты формируют навыки сбора и обобщения научных данных, анализа правовых актов, нормативно-методических документов, специальной литературы, выявления необходимых по теме источников и литературы.
Курсовая работа должна показать умение студента:
- обосновать актуальность выбранной темы в научном и практическом плане;
- показать степень изученности и разработанности проблемы в научной литературе;
- формулировать цель и задачи работы;
- обосновать структуру работы;
- изложить содержание разделов и подразделов работы литературным языком с использованием стандартной терминологии;
- анализировать собранный материал, сопоставлять различные концепции, альтернативные подходы, решения отдельных проблем;
- формулировать выводы;
- оформлять работу в соответствии с требованиями, предъявляемыми к научно-исследовательским работам.
1. Подготовка курсовой работы
Основная цель подготовки курсовой работы состоит в закреплении теоретических знаний по дисциплине, приобретении студентами навыков самостоятельного углубленного изучения одного из разделов курса дисциплины, читаемой на кафедре. При подготовке курсовой работы студенты получают навыки и умение работать с источниками и литературой, анализировать факты и данные специальной литературы, излагать прочитанное современным профессиональным языком.
Курсовая работа помогает развитию развитие мышления студента, формированию умения свободно оперировать научными знаниями применительно к разнообразным сферам профессиональной деятельности.
Выбор темы курсовой работы
осуществляется студентом после знакомства с теоретическими проблемами дисциплины, изложенными в лекционном курсе.
Выбор темы студент может осуществлять самостоятельно исходя из примерной тематики курсовых работ разработанной кафедрой, в качестве методического пособия по каждой дисциплине, по которой, в соответствии с учебным планом, запланирована подготовка курсовой работы. Примерная тематика соответствует направлениям научно-исследовательской работы кафедры документоведения.
Выбор темы студент может осуществлять также самостоятельно с учетом своих научных интересов, практических задач, специфики деятельности конкретной организации, в которой он работает, своеобразия своих должностных обязанностей и т.д. Тема курсовой работы и в этом случае должна соответствовать тематике проблем, рассматриваемых в теоретическом курсе и включенных в программу изучаемой дисциплины. Выбор темы курсовой работы осуществляется студентом и с учетом доступности основных источников и литературы. В случае самостоятельного выбора темы для курсовой работы студент обязан согласовать ее с преподавателем, осуществляющем научное руководство подготовкой курсовых работ.
Курсовая работа, как правило, является теоретическим исследованием по одной из предложенных кафедрой тем.
Допускается подготовка курсовой работы, освещающих практические разработки в области документационного обеспечения, проведенные с участием студента или выполненные им самостоятельно. Например, тема курсовой работы может быть посвящена разработке нормативно-методических документов по регламентации службы ДОУ, ее сотрудников, разработке номенклатуры дел, локальных классификаторов, внедрения новых информационных технологий, регламентирующих локальных нормативных актов (таких как инструкция, табель унифицированных форм документов, стандарт организации и др.). Подобные работы выполняются на примере конкретной организации.
Критерии оценки курсовой работы.
Курсовая работа должна быть подготовлена студентом в сроки предусмотренные учебным планом, которые преподаватель доводит до сведения студентов.
Основными критериями оценки курсовой работе являются:
- аргументированная формулировка актуальности темы;
- четкие цели и задачи работы;
- обзор источников и литературы по избранной теме;
-обоснование структуры работы;
- использование основных источников и специальной литературы по теме;
- анализ изложенного в разделах работы фактического материала;
- наличие выводов по каждому разделу;
- грамотное изложения текста, оформление работы в соответствии с методическими указаниями;
Оценку "отлично" заслуживают курсовые работы, актуальность темы которых обоснована, введение содержит достаточно полный обзор источников и литературы по данной теме. Структура работы логична, соответствует содержанию. В конце каждого раздела и в Заключении содержатся чёткие, выводы. Работа написана литературным языком, с правильным использованием профессиональной терминологии. Текст тщательно выверен, научно-справочный аппарат и оформление соответствуют настоящим методическим указаниям.
Курсовая работа оценивается на "хорошо", если список использованных источников и литературы не совсем полный, выводы недостаточно аргументированы, в её структуре и содержании есть отдельные погрешности, не имеющие принципиального характера. В остальном соблюдены требования, предъявляемые к “отличной” курсовой работе.
Курсовая работа оценивается "удовлетворительно", если в тексте имеются многочисленные прямые заимствования из учебной и методической литературы, студенту не полностью известен круг источников и специальной литературы, выводы слабо аргументированы или не конкретны, в литературном стиле и оформлении работы имеются погрешности.
Проверив работу преподаватель выставляет на титульном листе итоговую оценку, которая сопровождается краткой рецензией. В рецензии преподавателя оценивается полнота изложения, аргументированность, научная содержательность, соблюдение правил оформления научно-справочного аппарата, соответствие оформления работы настоящим методическим указаниям.
В случае неудовлетворительной оценки курсовой работы студенту предлагается переработать ее по замечаниям преподавателя или подготовить курсовую работу на другую тему.
План курсовой работы
студенты составляют самостоятельно, после чего он согласовывается с преподавателем. Подготовка плана курсовой работы является первым этапом работы над ней и выполняется после ознакомления студента с источниковой базой темы и изучения специальной литературы. При согласовании плана с преподавателем студент должен иметь четкое представление об изучаемой теме, а также суметь обосновать структуру будущей курсовой работы, последовательность изложения материала.
Преподаватель должен довести до сведения студентов требования кафедры к курсовым работам.
Студент вправе обратиться к преподавателю за консультацией по любому вопросу, возникшему в ходе подготовки курсовой работы. В ходе консультаций студент получает дополнительную информацию, необходимую для подготовки курсовой работы. Как правило, преподаватель консультирует студента по выбору источников и литературы, анализу специальной литературы, разработке рациональной структуры работы, сбору фактов и статистических данных, их обработке.
Преподаватель контролирует подготовку курсовой работы, знакомится с текстом и представляет студенту свои замечания.
1.1. Структура и содержание курсовой работы
Курсовая работа включает:
- титульный лист;
- оглавление;
- введение;
- разделы ( допускается деление на подразделы);
- заключение;
- список использованных источников и литературы;
- приложения.
Титульный лист
содержит наименование учебного заведения, факультета и кафедры, на которой подготовлена курсовая работа, фамилию, имя, отчество студента, указания на курс, форму обучения, название темы курсовой работы, фамилию, имя, отчество преподавателя, его ученую степень, звание. (Приложение 1).
Оглавление
содержит перечень составных частей курсовой работы и указание страниц на которых расположено начало каждой части. (Приложение 2).
Введение
должно включать:
· обоснование актуальности выбранной темы;
· характеристику степени изученности темы, разработки теоретических и практических проблем;
· формулировку цели и задач работы;
· обзор источников и литературы с изложением существующих концепц
· обоснование структуры работы.
Разделы курсовой работы
могут содержать характеристику объекта исследования (учреждения, организации, ее структурного подразделения); описание проблемы (например, документационного обеспечения управления в определенной организации и при определенных условиях); анализ организационных или технологических особенностей документирования (или работы с документами); историю развития вопроса или проблемы. Количество разделов определяется студентом самостоятельно или по согласованию с преподавателем исходя из задач курсовой работы и собранного материала.
В конце каждого раздела студентом формулируются выводы по изложенному материалу.
Заключение
обычно включает общие выводы по теме работы, их соответствие поставленным целям и задачам; возможно включение в эту часть работы изложения перспективы дальнейшей работы студента над темой (например, при подготовке дипломной работы).
Список использованных источников и литературы
показывает знакомство автора с источниками и литературой по выбранной теме.
Список формируется по разделам “Источники” (он может подразделятся на два подраздела - "Опубликованные источники" и "Неопубликованные источники") и “Литература”. В список источников включают федеральные законодательные и нормативные правовые акты, нормативно-методические и нормативно-технические документы, методические указания межотраслевого действия, а также правила, регламенты, инструкции и др. Систематизация источников обычно проводится по группам (законы, постановления, инструкции и др.), которые определяются исходя из значимости источника, а внутри выбранных групп по хронологии. В список источников не включаются отмененные правовые, нормативные и нормативно-методические документы (за исключением случаев, когда курсовая работа написана на тему, связанную с историей делопроизводства, документирования, развития отдельных направлений ДОУ). По каждому отдельному изданию, включенному в список источников приводятся их выходные данные. При этом федеральные законы, законы субъектов федерации, правовые и нормативные акты должны содержать сведения об источнике официального опубликования.
В список неопубликованных источников включают устав, положение об организации (его структурном подразделении), должностные и ведомственные инструкции, регламенты и др. документы текущего делопроизводства.
В списке литературы названия монографий, статей, рецензий, учебных пособий, авторефератов располагают в алфавитном порядке первой буквы фамилии автора. При включении в список статьи из журнала или сборника необходимо указать название журнала, год, номер и страницы.
Приложения
являются иллюстративным материалом к курсовой работе. Они могут включать образцы документов, примеры их оформления, графики и схемы, диаграммы, таблицы и т.п. Размещают приложения в порядке упоминания о них в тексте. Каждое приложение начинается с нового листа и нумеруется. В правом верхнем углу пишется слово “Приложение 1” и указывается его название. В тексте делаются соответствующие ссылки.
При подготовке курсовой работы на темы, связанные с документированием в приложения возможно включать примеры оформления различных видов документов.
1.2. Оформление курсовой работы
Текст курсовой работы может быть подготовлен рукописным или машинописным (компьютерным) способом. Объем курсовой работы 25-30 страниц текста (при наборе через 1,5 интервала и размере шрифта 12-13. Приложения в общий объем курсовой работы не входят.
Работа пишется на одной стороне стандартного листа бумаги формата А4 (210х197мм).
Размеры полей: левое - не менее 35мм, правое - не менее 10мм, верхнее не менее 15мм, нижнее не менее 20мм.
Страницы курсовой работы нумеруются арабскими цифрами на верхнем поле листа, без кавычек, дефисов и других знаков препинания. Титульный лист и оглавление не нумеруют, но включают в общий объем курсовой работы.
Наименования разделов и подразделов в тексте курсовой работы должны соответствовать их наименованиям в оглавлении. Разделы нумеруются арабскими цифрами (без слов “глава”, “раздел”). Нумерация подразделов состоит из номера раздела и номера подраздела разделенными точкой. Например:
1. Организация документооборота
1.1 Основные принципы организации документооборота
1.2 Количественные и качественные характеристики документооборота
Научно-справочный аппарат курсовой работы включает список источников и литературы и подстрочные ссылки. Подстрочные ссылки используются во всех случаях цитирования в тексте курсовой работы документов, произведений авторов монографий, статей, учебников, учебных пособий, а также при цитировании стандартных определений терминов и понятий. Все приводимые в курсовой работе факты, цифры, даты, конкретные данные должны быть подтверждены подстрочными ссылками.
Ссылки нумеруют в пределах одной страницы арабскими цифрами, текст ссылки размещают под последней строкой текста. Допускается нумерация ссылок в пределах раздела, в этом случае ссылки размещаются на последней странице раздела в порядке нумерации. Текст каждой ссылки печатают через один межстрочный интервал. Между двумя ссылками оставляют два межстрочных интервала.
Оформление ссылок должно соответствовать ГОСТ 7.1-84 ”Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления”.
Курсовая работа сдается на кафедру в одном экземпляре, регистрируется лаборантом. Курсовая работа должна быть сброшюрована (переплетена или прошита).
Примеры оформления ссылок:
1.В ссылках на законы, указы, постановления органов государственной власти и управления указывают вид документа (закон, указ), дату, номер, название, название издания, год, номер издания, номер статьи.
Например:
Федеральный закон от 25 января 1995 года № 119-ФЗ “Об информации, информатизации и защите информации” // Собрание законодательства Российской Федерации. 1995. № 8. Ст. 609.
Или
Распоряжение Правительства Российской Федерации от 21 марта 1994 года № 358-р "Об обеспечении сохранности документов по личному составу" // Собрание актов Президента и правительства РФ. 1994. № 13. Ст. 42.
2. В ссылках на литературу указывают фамилию и инициалы автора (авторов), название работы, место издания, издательство, год издания, номера страниц. Например:
Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство. М.: «Интел- синтез АПР». 2005.
3.В ссылках на статьи, опубликованные в сборниках указывают фамилию и инициалы автора (авторов), название работы, название сборника, место издания, год издания, издательство, номера страниц. Например:
Ларин М.В. Информационный менеджмент и управление документацией. // Документ в административных структурах. Тезисы докладов и выступлений на международной конференции “Документ в административных структурах” 27-28 октября 1994г. М.: ВНИИДАД. 1995. с.21-23.
4. В ссылках на статьи опубликованные в журналах, сборниках, газетах указывают фамилию и инициалы автора (авторов), название статьи, название журнала (сборника), год издания, номер, номера страниц. Например:
Усманова И.В., Вишнякова И.Н. Автоматизация подготовки документов на рабочем месте специалиста. // Делопроизводство. 2005. № 3. с.53-63.
5. В ссылке на государственные стандарты указывают номер стандарта, его название, место издания, издательство, год издания, номера страниц. Например:
ГОСТ 7.1-84 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления. - М. : Изд-во стандартов, 1987, с.25.
6. В повторных ссылках на одну и ту же работу указывают фамилию и инициалы автора и слова “Указ. соч. с. 23.”
Приложение 1
Образец оформления титульного листа курсовой работы
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
Российский государственный гуманитарный университет
Историко-архивный институт
Факультет документоведения
Кафедра документоведения
Николаева Татьяна Васильевна
Направления совершенствования документооборота организации в условиях внедрения современных компьютерных технологий обработки документов
Курсовая работа студентки третьего курса дневного отделения
Научный руководитель
к.и.н., доцент
Вялова Л.М.
Москва 2006
Приложение 2
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ………………………………...……………………………………3
ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ДОКУМЕНТООБОРОТА……………………9
1.1. Правила организации документооборота………….........................9
1.2. Факторы роста документооборота…............................................13
1.3.Регламентация документооборота в организации…………………17
СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИЕ И ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА...............................................21
2.1.Характеристика современных типовых программ электронного документооборота.......................................................................................21
2.2. Мероприятия по переходу от бумажного к электронному документообороту…………………………………….……………………27
2.3. Роль службы ДОУ в организации электронного документооборота......................................................................................30
ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………..32
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРА-
ТУРЫ……………………………………………………………………….34
ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………….……………36