Методические указания и контрольные задания для студентов заочников и экстерната образовательных учреждений среднего профессионального образования по специальности 032002 «Документационное обеспечение управления и архивоведение» 2008

· составлять и оформлять организационно-распорядительную документацию

Методические указания:

Классификация организационно-распорядительных документов: организационные, распорядительные, справочно-информационные.

Вопросы для самоконтроля:

- Расскажите о единых правилах документирования управленческих действий, которые определены ГС ДОУ;

- Перечислите виды организационно-распорядительных документов, которые издаются в органах управления;

- Назовите все виды документов и укажите, по каким признакам они классифицируюся.

Литература: 2, 3, 4, 5, 7, 10, 13, 14.

Тема 3.2. Организационные документы

Студент должен

знать:

· виды и разновидности документов, входящих в состав организационной документации

уметь:

· составлять и оформлять организационные документы

Методические указания:

Организационные документы – устав, положения (об учреждении, о структурном подразделении); правила, регламент, структура и штатная численность, штатное расписание, инструкции. Особенности составления и оформления документов.

Вопросы для самоконтроля:

- Перечислите виды организационно-правовых документов и расскажите, каков общий порядок их оформления;

- Дайте определение понятию «организационные документы»

Литература: 2, 3, 4, 5, 7, 10, 13, 14.

Тема 3.3. Распорядительные документы

Студент должен

знать:

· виды и разновидности документов, входящих в состав распорядительной документации

уметь:

· составлять и оформлять распорядительные документы

Методические указания:

Распорядительные документы. Процедура издания распорядительных документов. Документы, издаваемые на основе коллегиального принятия решения: постановления, решения. Документы, издаваемые на основе единоличного принятия решения: приказы, распоряжения, указания. Правила их составления и оформления.

Вопросы для самоконтроля:

- Дайте определение понятию «распорядительная документация»;

- Перечислите распорядительные документы, издаваемые на основе коллегиального принятия решения, и назовите процедуру издания этих документов;

- Перечислите распорядительные документы, издаваемые на основе единоличного принятия решения, и назовите процедуру издания этих документов;

- Перечислите правила их составления и оформления.

Литература: 2, 3, 4, 5, 7, 10, 13, 14.

Тема 3.4. Справочно-информационные документы

Студент должен

знать:

· виды и разновидности документов, входящих в состав справочно-информационных документов

уметь:

· составлять и оформлять справочно-информационные документы

Методические указания:

Справочно-информационные документы: акты, докладные, служебные, объяснительные записки, представления, протоколы, служебные письма, справки, сводки, заключения, отзывы, перечни, телеграммы, телефонограммы и др. Требования к их составлению и оформлению.

Вопросы для самоконтроля:

- Перечислите виды информационно-справочных документов и расскажите, каков общий порядок их оформления;

- Дайте определение понятию «информационно-справочные документы»

Литература: 2, 3, 4, 5, 7, 10, 13, 14.

Тема 3.5. Система документации по личному составу

Студент должен

знать:

· законодательные акты и нормативные документы по системе документации по личному составу;

· состав документов, входящих в систему документации по личному составу;

· унифицированную форму документации по личному составу

уметь:

· составлять и оформлять документы по личному составу

Методические указания:

Система документации по личному составу – подсистема Организационно-распорядительной документации (ОРД).

Документация по личному составу как комплекс документов, оформляющих трудовые правоотношения между физическими и юридическими лицами: прием, перевод, освобождение от должности, представление отпусков, поощрения, дисциплинарные взыскания и т.п.

Классификация документов по личному составу: личные, первичные, вторичные, итоговые, сводные.

Нормативно-методическое обеспечение составления и оформления документации по личному составу. Инструкция по применению и заполнению форм первичной учетной документации.

Вопросы для самоконтроля:

- Классифицируйте документы по личному составу;

- Назовите состав документов, входящих в систему документации по личному составу;

- Назовите значение альбома унифицированных форм первичной учетной документации.

Литература: 2, 3, 4, 5, 7, 10, 13, 14.

РАЗДЕЛ 4. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Студент должен

знать:

· возможности применения компьютерных технологий в документационной деятельности

Методические указания:

Использование компьютерных технологий для совершенствования процессов документирования. Компьютерные технологии подготовки текстовых документов. Понятие «Электронный документ». Использование локальных и глобальных компьютерных сетей в бездокументном обмене информацией. Правовое регулирование документационной деятельности при использовании компьютерных технологий.

Вопросы для самоконтроля:

- Дайте определение понятию «электронный документ»;

- Назовите компьютерные технологии подготовки текстовых документов;

- Назовите новейшие компьютерные технологии подготовки табличных документов;

- Перечислите организационно-технические мероприятия по документированию деятельности коллегиальных органов

Литература: 1, 7, 14, 16, 17, 18, 19.

ВАРИАНТЫ КОНТРОЛЬНЫХ РАБОТ

Вариант 1.

1. Информация и документ. Основные функции документа.

2. Требования к оформлению реквизитов на рабочем поле документа.

3. Характеристика и состав организационных документов.

4. Докладные записки и справки, порядок их составления.

5. Используя традиционный способ и унифицированную форму, составить и оформить приказ генерального директора акционерного общества «Согаз» о приеме Вас на работу офис-менеджером.

Вариант 2.

1. Состав нормативно-правовых документов, регламентирующих документирование управленческой деятельности и организацию работы с документами.

2. Требования к оформлению реквизитов «дата» и «номер документа». Значение этих реквизитов.

3. Протоколы. Их виды, состав и порядок оформления.

4. Компьютерные технологии подготовки табличных документов.

5. Составить и оформить приказ об итогах работы с документами в 2007 году в ОАО «Стайлинг». В констатирующей части укажите на низкую требовательность руководителей структурных подразделений к качеству подготовки документов и контроля за исполнением. В распорядительной части обратите внимание руководителей на повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Дайте задание работнику, отвечающему за делопроизводство, на разработку мер по улучшению этой работы.

Вариант 3.

1. Виды бланков ОРД и их характеристика. Состав реквизитов и варианты их расположения.

2. Требования к оформлению реквизитов: гриф согласования и гриф утверждения документов.

3. Распорядительные документы. Процедура издания распорядительных документов. Документы, издаваемые на основе коллегиального принятия решения: постановления, решения. Правила их составления и оформления.

4. Заявления. Требования к их составлению и оформлению.

5. Составить и оформить гарантийное письмо ОАО «Сампро» в ОАО «Прогресс» об оказании технической помощи в разработке рабочих чертежей насосной станции. ОАО «Сампро» просит произвести эту работу непосредственно на площадке.

Вариант 4.

1. Способы документирования. Материальные носители информации.

2. Требования к оформлению реквизитов по составу удостоверения документов (подпись, печать). Значение этих реквизитов.

3. Характеристика и состав справочно-информационных документов. Требования к оформлению.

4. Протокол. Требования к составлению и оформлению. Компьютерные технологии подготовки протокола.

5. Составить и оформить указание начальника метрополитена о порядке оформления организационно-распорядительной документации в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

Вариант 5.

1. Нормативно-методическое обеспечение составления и оформления документации по личному составу. Инструкция по применению и заполнению форм первичной учетной документации.

2. Требования к оформлению реквизитов на служебном поле документа.

3. Распорядительные документы. Процедура издания распорядительных документов. Документы, издаваемые на основе единоличного принятия решения: приказы, распоряжения, указания. Правила их составления и оформления.

4. Требования к оформлению телеграмм, телефонограмм.

5. Составить и оформить совместное письмо-ответ областного управления здравоохранения и управления финансов администрации Новосибирского района о выделении дополнительных ассигнований из областного бюджета на оказание медицинской помощи жителям района.

Вариант 6.

1. Виды и разновидности документов, входящих в состав организационно-распорядительной документации.

2. Реквизиты документов, их размещение на бланках. Обязательные и дополнительные реквизиты.

3. Приказ – самый распространенный распорядительный документ.

4. Документация по личному составу как комплекс документов, оформляющих трудовые правоотношения между физическими и юридическими лицами: прием, перевод, освобождение от должности, представление отпусков, поощрения и дисциплинарные взыскания.

5. Составить и оформить информационное письмо Московского полиграфического техникума об открытии новых факультетов.

Вариант 7.

1. Формуляр-образец организационно-распорядительных документов. Состав реквизитов, их назначение.

2. Требования к оформлению реквизитов: текст документа, заголовок к тексту документа.

3. Понятие «реквизит». Постоянные и переменные реквизиты. Правила оформления.

4. Служебное письмо. Виды служебных писем. Использование типовых текстов и текстов-трафаретов при составлении служебных писем с однотипной информацией.

5. Составить и оформить постановление Совета директоров ОАО «Вента» о ликвидации службы документационного обеспечения в связи с переходом предприятия на новые формы хозяйствования и значительным сокращением объема работ с документами. Функции по организации работы с документами возложить на секретаря.

Вариант 8.

1. Суть унификации и стандартизации в делопроизводстве.

2. Требования к оформлению отметок на документах. Значение этих реквизитов.

3. Инструкции. Их виды. Порядок составления.

4. Приказ по основной деятельности. Требования к составлению и оформлению.

5. Составить и оформить акт комитета по культуре администрации г. Омска о проверке сохранности документов в комитете на основании приказа председателя комитета «О проверке сохранности управленческих документов».

Вариант 9.

1. Формы представления унифицированных текстов: текстовой, трафаретной, таблица, анкета. Особенности унификации текстов документов с учетом применения автоматизированных систем. Единая структура текста. Состав информации.

2. Протоколы. Их виды, состав, порядок оформления.

3. Требования к оформлению реквизитов общего бланка и бланка конкретного вида документа.

4. Акт. Правила составления и оформления.

5. Составить и оформить приказ по предприятию «Оникс» об итогах ревизии по проверке финасово-хозяйственной деятельности. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.

Вариант 10.

1. Унифицированные формы документов. Альбомы форм унифицированных документов. Табель форм документов.

2. Требования к оформлению реквизитов бланка письма.

3. Использование компьютерных технологий для совершенствования процессов документирования. Понятие «электронный документ». Правовое регулирование документационной деятельности при использовании компьютерных технологий.

4. Государственные стандарты Российской Федерации: ГОСТ Р 6.30-2003 и ГОСТ Р 51141-98. Характеристика, состав и область применения.

5. Составить и оформить приказ ректора Томского государственного университета о научно-исследовательской работе на летний период для изучения языка и фольклора народов Севера.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» // Собрание законодательства РФ, 1995 № 8

2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: Главархив РФ, 1991

3. ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов. – М.: ВНИИДАД, 1991

4. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003

5. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998

6. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999

7. Березина Н.М., Воронцова Е.П. Современное делопроизводство – СПб.: Питер, 2005

8. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Киев: Знання, 2003

9. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. – Москва ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2004

10. Общероссийский классификатор управленческой документации. – М.: Изд-во стандартов, 1994

11. Стенюков М.В. Справочник секретаря. М.: Изд-во ПРИОР, 2001

12. Зиновьева Н.Б. Документоведение. – М.: Профиздат, 2001

13. Корнеев И.К. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004

14. Галахов В.В., Корнеев И.К. Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы). – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004

15. Кузнецова А.Н., Вагенгейм Р.Н. Обучение секретарскому делу. М.: Высшая школа, 1989

16. Степанов Е.А., Корнеев И.К. Информационная безопасность и защиты информации. М.: Инфра-М, 2001

17. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. Изд. 2-е, перераб. и доп. М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 2002

18. Журнал «Секретарское дело» (ежемесячный)

19. Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» (ежемесячный)

20. Методические рекомендации по выполнению лабораторно-практических работ

21. Методические указания для студентов заочного отделения по выполнению домашней контрольной работы