ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
Кемеровский технологический институт пищевой промышленности
СРЕДНЕТЕХНИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ
Согласовано: Утверждено:
Зам.декана по ЗФО Зам.декана по УМ и НР
________Н.В.Львова ________О. А. Шейфель
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ И ВАРИАНТЫ ДОМАШНЕЙ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ
по дисциплине ОПД.05 «Документационное обеспечение управления»
для студентов специальности 260502 «Технология продуктов общественного питания» направления 260500 «Технология продовольственных продуктов специального назначения и общественного питания»
Составил:
преподаватель филиала
кафедры БУАиА
Молдованова О. Л.
Утверждено:
на заседании филиала
кафедры БУАиА
протокол №___ от ______
Зав. филиалом кафедры
___________О. А. Коньшина
Кемерово 2009
ВВЕДЕНИЕ
Проводимая в стране экономическая реформа, усиление самостоятельности экономической и хозяйственной деятельности предприятий и организаций значительно повышают роль и значение документирования. Появилось множество новых типов организаций, новых организационно-экономических форм культурно-досуговой деятельности.
Управленческий процесс этих организаций включает документированные операции: сбор, обработку информации, подготовку и принятие решений, контроль за исполнением документов. Каждая из названных операций оформляется документально, через организационно-распорядительные документы. А следовательно, перед специалистами появляется необходимость овладения основами работ с документами, оформленными по Государственному стандарту.
Умелая организация делопроизводства влияет на оперативность, экономичность функционирования организаций культуры.
Только при условии, если все сотрудники, участвующие в процессах создания, обработки и использования документальной информации, будут точно придерживаться в своей деятельности единых правил и норм делопроизводства эффективность использования документной информации будет обеспечена.
Например, научно-организационное делопроизводство, обеспечивая контроль за исполнением документов, способствует укреплению исполнительской дисциплины, повышению порядка и организованности в работе управленческого аппарата организаций социально-культурной сферы.
Таким образом, унифицировано и грамотно составленный документ, предельно четко написанное письмо, правильно изложенное телексное сообщение являются слагаемыми успеха опытного руководителя, предпринимателя.
Стандартизация и унификация документов способствует повышению информативности деловой документации, облегчает ее восприятие. В документе есть обязательные и дополнительные реквизиты.
Курс «Основы делопроизводства» рекомендуется изучать в жесткой связи с учебными дисциплинами и спецкурсами, такими как: «Менеджмент» культура речи; бух. учет, информационное обеспечение АСУ «Технология механизированной обработки информации», экономикой и организацией производства. Взаимодействие этих дисциплин дает возможность глубже освоить изложенный в учебном пособии материал.
Целью курса является знакомство студентов с важнейшей частью управленческой деятельности предприятий и учреждений, работой с документами, а также самостоятельное составление отдельных документов и ведение делопроизводства.
Изучение каждой темы предмета «Делопроизводство» рекомендуется начинать с выяснения теоретических положений, а затем переходить к изучению сложившейся практики на конкретных предприятиях пищевой промышленности, применяя при этом метод сравнения. При этом изучении предмета важным моментом является назначение каждого вида документации и делопроизводственных операций, особое место отводится практическим занятиям, анализу документационной работы на предприятии.
После изучения данного курса студенты должны:
1. Иметь четкое представление о назначении документов, используемых на предприятии.
2. Знать виды и классификацию документов по признакам, которая дает возможность повышения оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей.
3. Знать основные и дополнительные реквизиты составляемых документов.
4. Уметь оформлять и составлять деловую документацию с использованием основных и дополнительных реквизитов.
5. Уметь использовать нормативно-правовые документы, регламентирующие профессиональную деятельность специалиста.
Данное учебно-методическое пособие содержит:
1. Методические рекомендации для выполнения студентами контрольных работ.
2. Десять вариантов контрольных работ.
3. Опорные вопросы по курсу «Делопроизводство».
4. Вопросы подготовки к экзаменам.
5. Методические рекомендации для подготовки к экзамену.
6. Образец выполненной контрольной работы.
Методические рекомендации для выполнения контрольных работ
Процесс самостоятельной работы студента в межсессионный период – это сложный процесс, который включает в себя несколько этапов:
- Систематическая работа над учебным материалом (не менее 3-4 часа в день);
- Глубокое изучение и конспектирование рекомендованной литературы;
- Изложение темы на основе изученного материала;
- Самоконтроль;
- Оформление контрольной работы.
1. Составление библиографии по теме
Составление библиографии по теме (подбор литературы) требует от студента много внимания и труда. Хорошо составленная библиография является залогом успеха над контрольной работой. Кроме рекомендованной литературы (учебной) изложенной в каждом варианте, необходимо пользоваться дополнительной как учебной так и нормативной литературой. Для более полного понимания и раскрытия сути вопросов рекомендуется использовать справочник по делу производству, комментарий к КЗоТ (прием, перевод и увольнение работников).
При чтении литературы необходимо делать выписки в специальную тетрадь. При конспектировании литературы надо указывать источник (фамилию, инициалы автора, название работы, издание, год, страницы) для того, чтобы потом этот источник занести в перечень используемой литературы.
2. Сбор и обработка фактического материала
Данные из учебных пособий, учебной литературы, данные из справочника выписываются отдельно. Очень ценно, если в контрольной работе студентами используется материал с места своей работы, и подкреплен практическими данными.
Собранный материал необходимо сгруппировать, систематизировать, при необходимости составить графики, схемы, таблицы.
Написание текста и оформление работы
Содержание работы раскрывается в соответствии с заданием по своему шифру. Ответы на вопросы должны быть изложены творчески, самостоятельно, а не путем механического списывания с учебника. Качество работы оценивается, прежде всего, по тому насколько самостоятельно и правильно студент раскроет содержание главных вопросов темы и покажет свои знания рекомендованной литературы.
При изложении теоретических вопросов особое внимание следует уделять глубокому освещению вопросов, правильно увязать теоретический материал с практикой, учесть российскую действительность, необходимость овладения работы с документами, оформленными по государственному стандарту.
Умелая организация делопроизводство влияет на оперативность, экономичность функционирования предприятий и организаций.
Изложение должно осуществляться логически последовательно и в соответствии с заданием.
При выполнении контрольной работы:
- необходимо написать все вопросы задания;
- изложить ответы на вопросы с обязательным указанием литературы;
- составить требуемый документ со всеми необходимыми реквизитами;
- ответы на вопросы должны быть четкими, ясными, не содержащими лишней информации.
Очень важно, чтобы текст работы был написан простым, ясным языком, чтобы основные положения работы были правильно и четко сформулированы. Поэтому целесообразно в начале работу написать в черновик, затем тщательно отредактировать, внести необходимые изменения, дополнения, а затем переписать начисто.
Большое значение имеет правильное техническое оформление работы, к которому предъявляются следующие требования:
- работа должна быть написана любыми чернилами (кроме красной и зеленой пасты), разборчивым почерком, без помарок и перечеркивания написанного;
- каждая новая мысль начинается с новой строки;
- слова необходимо писать полностью, допуская только общепринятые сокращения (О.Р.Д.,ЕГСД, КЗоТ и т.д.);
- при заполнении листа необходимо соблюдать расположение текста в соответствии с ГОСТом 6-38-90. С левой стороны оставляются поля не менее 20мм для возможных замечаний рецензентом;
- все листы должны быть пронумерованы;
- в конце работы приводится список фактически использованной литературы;
- список составляется в алфавитном порядке их авторов с указанием фамилии, инициалов, названия учебника, места и года издания;
- при использовании тетради в клетку следует писать через строчку;
- на титульном листе (обложка тетради) указывается порядковый номер контрольной работы, наименование предмета, шифр, вариант, специальность, курс, фамилия, имя, отчество, полный домашний адрес;
- в конце работы ставится дата отправки контрольной работы и подпись.
К выполнению контрольной работы нужно приступить заблаговременно с тем, чтобы представить ее на заочное отделение в установленные сроки и до начала экзаменационной сессии получить на нее рецензию, учесть замечания преподавателя при подготовке к экзамену.
Варианты контрольной работы:
Вариант 1
1. Раскрыть понятия терминов «Делопроизводство», «Документирование», «Документационное обеспечение управления», «Документ». Основные функции документов.
2. Письма, их классификация, правила оформления.
3. Правила и задачи регистрации документов в организации.
4. Составьте пример письма-просьбы.
Вариант 2
1. Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации.
2. Акты. Правила их оформления. Состав основных реквизитов.
3. Систематизация и хранение документов на предприятии.
4. Составьте пример письма-приглашения.
Вариант 3
1. Классификация документов.
2. Протокол, основные требования к его оформлению.
3. Документооборот.
4. Составьте заявление о приеме на работу.
Вариант 4
1. Правила оформления таблиц в документах.
2. Устав предприятия, основные требования к его содержанию и оформлению.
3. Единая Государственная система делопроизводства (ЕГСД), ее цели и задачи.
4. Составьте приказ «Об утверждении инструкции по делопроизводству на предприятии».
Вариант 5
1. Понятие «Электронного документооборота».
2. Положение, его назначение и правила оформления.
3. Претензионно - исковая документация.
4. Составьте объяснительную записку о причине опоздания на работу.
Вариант 6
1. Системы документации: функциональные и отраслевые.
2. Инструкция, ее содержание и порядок оформления.
3. Формуляр – образец.
4. Составьте приказ о приеме на работу.
Вариант 7
1. Организация контроля за исполнением документов.
2. Договор, его виды, правила оформления.
3. Доверенность.
4. Составьте протокол заседания инвентаризационной комиссии.
Вариант 8
1. Правила и формы переписки с зарубежными партнерами.
2. Дать характеристику документов используемых при приеме на работу.
3. Номенклатура дел, правила ее составления и хранения.
4. Составьте приказ «О противопожарной безопасности».
Вариант 9
1. Приказы по основной деятельности, правила их оформления.
2. Входящая, исходящая и внутренняя документация.
3. Организация работы с конфиденциальными документами.
4. Составьте резюме.
Вариант 10
1. Справочно-информационная документация.
2. Структура и функции службы ДОУ.
3. Контракты, требования предъявляемые к ним.
4. Составьте распоряжение на проведение вакцинации сотрудников от вируса гриппа.
Опорные вопросы по курсу «Делопроизводство»:
1. Понятие «документ», его составные части, документирование, «документационное обеспечение»
2. Системы документации: функциональные и отраслевые
3. Требования, предъявляемые к составлению управленческой документации
4. Формуляр – образец.
5. Состав и расположение основных реквизитов документов.
6. Классификация организационно-распорядительной документации.
7. Организационная документация и ее характеристика.
8. Распорядительная документация и ее характеристика.
9. Справочно-информационные документы.
10. Виды корреспонденции на предприятии: деловая и коммерческая.
11. Переписка, ее назначение, реквизиты.
12. Общая характеристика и значение документации по трудовым правоотношениям.
13. Понятие и виды договоров.
14. Коммерческие акты, порядок их оформления.
15. Доверенность.
16. Корреспонденция по внешнеэкономической деятельности.
17. Претензионно - исковая документация.
18. Структура и функции служб ДОУ.
19. Понятие «документооборот» и основы его организации.
20. Технология работы с входящими, исходящими и внутренними документами.
21. Регистрация, индексация и контроль исполнения документов.
22. Номенклатура дел предприятия.
23. Подготовка документов к архивному хранению и сроки хранения документов.
24. Экспертиза ценности документов.
25. Работа с конфиденциальными документами.
Список литературы:
| 1. |
Стенюков М.В. Делопроизводство конспект лекций (пособие для подготовки к экзаменам) Москва |
| 2. |
Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция (учебное пособие в вопросах и ответах) Ростов-на-Дону Феникс, 2001 |
| 3. |
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства (учебное пособие) Москва-Новосибирск Инфра – М – Сибирское соглашение, 1999 |
| 4. |
Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству, Москва 1997 |