Колесник Е.Н., Райкова Е.В. Документационное обеспечение управления
: Методические указания по выполнению контрольной работы. – Екатеринбург, 2009. – 7 с.
Методические указания по выполнению контрольной работы по курсу «Документационное обеспечение управления» предназначены для студентов, обучающихся по 2-ух, 3-х, 4-х и 6-ти годичному плану по специальности 080504.65 «Государственное и муниципальное управление».
В пособии определяется содержание контрольных заданий, выполняемых студентами самостоятельно в межсессионный период, методика их выполнения и рекомендуется литература.
Общие требования к выполнению контрольной работы
Контрольная работа предназначена для выработки навыков составления документов и систематизации знаний по вопросам организации работы с документами.
Контрольная работа выполняются в межсессионный период, и сдается преподавателю в первый день приезда на сессию, в рамках которой сдается зачет по курсу. Преподаватель проверяет работу до первого практического занятия. Замечания доводятся до студентов на первом семинарском занятии по курсу.
Контрольная работа состоит из двух заданий.
Задание №1 Составление управленческих документов
Задание:
используя модели-образцы управленческих документов, составить конкретные управленческие документы (их перечень указан ниже):
• Постановление органа государственной власти или местного самоуправления по вопросам основной деятельности;
• протокол работы постоянно действующего коллегиального органа;
• инициативное письмо и письмо-ответ на него;
• докладная записка.
Методика выполнения задания:
Студент находит реальные документы изданные органами государственной власти или местного самоуправления. Он осуществляет анализ правильности составления реквизитов документа и его текста, основываясь на следующих источниках:
1. Правилах, изложенных в типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Инструкция утверждена приказом министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. N 536.
2. В ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
3. В книге Колесника Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления. Книга 2. Назначение, составление и оформление реквизитов управленческих документов. - Екатеринбург: УрАГС, 2002. - 48 с.
4. В книге Колесника Е. Н. и Кузнецовой Е.В. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления. Книга 3. Модели-образцы управленческих документов. - Екатеринбург: УрАГС, 2002. - 112 с.
Далее студент составляет свой вариант документа, внося в исходный документ соответствующие изменения. При этом особое внимание необходимо обратить на отражение в документе всех, без исключения, сведений, приведенных в модели-образце документа соответствующего вида.
Студент предъявляет преподавателю следующие результаты выполнения контрольной работы по первому заданию:
1. Копии всех исходных документов, анализ которых осуществлял студент.
2.Документы составленные студентом по результатам анализа.
Студент сдает на кафедру либо твердую копию всех выше перечисленных документов, либо диск с результатами работы. При этом исходные документы на диске должны быть представлены в виде отсканированных с реальных документов копий.
Не допускается при выполнении задания заимствовать документы, использованные в качестве примеров в учебной литературе!
Литература
1. Анодина Н.Н. Деловое письмо: методика составления и правила оформления: Практическое пособие. - 2-е изд., испр. (Серия:'Делопроизводство'), М. 2008- 104 с.
2. ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.
3. Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления. Книга 2. Назначение, составление и оформление реквизитов управленческих документов. - Екатеринбург: УрАГС, 2002. - 48 с.
4. Колесник Е.Н., Кузнецова Е.В. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления. Книга 3. Модели-образцы управленческих документов. –Екатеринбург: УрАГС, 2002. – 112 с.
5. Ульянцева С.Э. Составление текста документа: языковые нормы// Делопроизводство. 2003. №4, с.68-73
6. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536.
7. http://www.termika.ru/dou/enc/razd1/rekvizit.html (оформление реквизитов) нормативно - методическая библиотека по документационному обеспечению управления и архивному делу. Сайт консалтинговой группы Термика.
Оценивается:
• правильность оформления документов;
• знания композиционных структур и особенностей составления и оформления реквизитов управленческих документов.
Задание №2
Подготовка реферата
Задание
: подготовить реферат по одной из предложенных тем.
Темы рефератов:
А–В
Тема 1. Жизненный цикл управленческих документов и предметные действия, производимые с ними
Краткая аннотация темы
. В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: этапы жизненного цикла для внешних и внутренних документов; предметные действия, производимые с управленческими документами на различных этапах их жизненного цикла, и их сущность; набор базовых операций, производимых с управленческими документами; связь базовых операций с этапами жизненного цикла управленческого документа и предметными действиями; технология работы с документами.
Г–Е
Тема 2. Организация постоянного хранения и поиска управленческих документов, выполненных на бумажной основе. Номенклатура дел
Краткая аннотация темы
. В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: группировка управленческих документов; понятие дела, его назначение и состав; правила формирования дел; понятие о номенклатуре дел; виды и состав номенклатуры дел. Определение индекса дела; определение срока хранения дела; правила разработки и ведения номенклатуры дел; оформление номенклатуры дел; поиск управленческих документов при использовании номенклатуры дел.
Ж–И
Тема 3. Организация оперативного хранения и поиска документов на этапе его исполнения
Краткая аннотация темы
. В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: маршрутизация движения документов; маршрутные карты; отслеживание движения документов на маршруте; учет движения документов; отличительные особенности оперативного хранения документов выполненных на различной материальной основе.
К–Л
Тема 4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов
Краткая аннотация темы
. В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: регистрационный индекс документа; структура регистрационного индекса, правила его образования и нанесения; формы регистрации документов, их виды и назначения; журнальная форма регистрации; регистрационно-контрольные карточки.
М–Н
Тема 5. Контроль исполнения документов
Краткая аннотация темы
. В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: контроль исполн
ения управленческих документов, его виды и значение; виды и типовые сроки исполнения управленческих документов; организация контроля исполнения документов; этапы контроля исполнения документов, их содержание.
О–П
Тема 6. Экспертиза ценности документа
Краткая аннотация темы
. В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: понятие экспертизы ценности документов; критерии определ
Р–С
Тема 7. Управление документационным обеспечением деятельности организации
Краткая аннотация темы
. В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: содержание управленческих функций и виды работ в документационном обеспечении управления организацией; виды организационных структур в документационном обеспечении управления организацией в зависимости от документооборота; основные задачи службы документационного обеспечения управления; организационная структура службы; функции, выполняемые структурными подразделениями службы; состав руководителей и специалистов службы; функции секретарей и помощников руководителей. Организация труда работников службы и их рабочих мест. Укрупненные нормативы времени по делопроизводственному обслуживанию.
Т–У
Тема 8. Архивное дело в России
Краткая аннотация темы.
В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: Понятие архива. Архивный документ. Виды архивов. Определение и структура архивного фонда России, архивного фонда организации.
Ф–Ц
Тема 9. Подготовка документов к хранению и передача документов в архив
Краткая аннотация темы
. В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: подготовка документов к помещению в архив; оформление дел для архивного хранения документов; порядок приема документов в ведомственный архив и передачи дел на государственное хранение.
Ч–Щ
Тема 10. Системы управления документами
Краткая аннотация темы
. В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: принципы построения компьютерных систем управления документами; обзор компьютерных систем управления документами.
В соответствии с буквой алфавита, на которую начинается имя студента, выбирается система управления документами.
| А |
Гранд Док |
| Б-В |
Company Media |
| Г-Д |
1С: Архив |
| Е |
Documentum |
| Ж-З |
Электронная Система Комплексной Автоматизации ДокументоОборота (ЭСКАДО) |
| И |
LanDocs |
| К-Л |
ЕВФРАТ-документооборот |
| М-Н |
DocsVision |
| О |
OPTiMA-WorkFlow |
| П-Р |
Кодекс: Документооборот |
| С-Т |
Летограф |
| У |
БОСС-Референт |
| Ф - Х |
Lotus Domino/Notes |
| Ц-Ч |
Globus Professional 2008 |
| Ш – Щ |
Золушка |
| Э-Я |
Дело |
Э-Я
Тема 13. Электронный документ
Краткая аннотация темы
. В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: понятие электронного документа, достоинства и недостатки применения электронных документов; понятие электронно-цифровой подписи, этапы ее становления в РФ; способы защиты ЭЦП; применение ЭЦП в органах власти.
Методика выполнения задания по подготовке реферата:
1. Выбирается тема реферата в соответствии с буквой алфавита, на которую начинается фамилия студента.
2. Подбирается литература, нормативные документы, необходимые для раскрытия выбранной темы реферата.
3. Реферат выполняется в соответствии со следующими требованиями. Структура работа должна содержать оглавление, введение, основную часть, заключение, список использованной литературы, приложения (при наличии прилагаемых материалов). Оглавление и структура работы должны полностью соответствовать содержанию краткой аннотации темы. Количество цитируемых источников – не менее 5. Источники кроме нормативно – технической и нормативно правовой документации должны быть датированы не позднее, чем 2005 годом. Обязательно наличие в тексте реферата ссылок на используемую литературу. В работе необходимо не просто ограничиться изложением теоретического материала по выбранной теме, но и выделить актуальные проблемы рассматриваемого вопроса. Материалы реферата должны основываться на опыте организации работы с документами в органах государственной власти и местного самоуправления.
4. Защита реферата осуществляется на практическом занятии.
Литература
1. Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство [Документационное обеспечение управления]. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2006. – 352 с. (и другие издания).
2. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство. М: ВШ, 2006 – 560 с.
3. ГОСТ Р 51141-1998 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
4. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Управление документами.
5. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991 г.
6. Кузнецов И.Н. Делопроизводство. Учебно-справочное пособие. – М: Издательско- торговая корпорация «Дашков и К», 2005 – 504 с.
7. Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. М.: АСТ: Восток-Запад, 2006 – 427 с.
8. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Утв. Постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72.
9. Мосеев Р.Н. Современное документоведение. Учебное пособие. М.: АСТ: Восток-Запад, 2007 – 427 с.
10. Новикова М.М. Документационное обеспечение управления. – М.: Ось-89, 2006. – 144 с.
11. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. – М.: Инафра-М, 1998.
12. Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Росархив, ВНИИДАД. – М., 2002.
13. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД).
14. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. М. ЮСТИЦИНФОРМ, 2005 – 192 с.
15. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: учебно-практ.пособие. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005 – 384 с.
16. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления. 2-е изд., перераб. и допю – М: Издательский центр «Академия», 2004 – 224 с.
17. Санкина Л.В. Делопроизводство. М: МЦФЭР, 2002 – 288 с.
18. Стенников М.В. Делопроизводство (конспект лекций) – М.: Приор – издат, 2005 – 144 с.
19. Стенюков М. В. Делопроизводство. М: Приор, 2004 – 128 с.
20. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536.
21. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Утв. Руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2002. Росархив, ВНИИДАД. М., 2001.
22. Журналы: «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Служба кадров», «Управление персоналом» и др.
23. http://www.termika.ru/dou/enc/index.html нормативно - методическая библиотека по документационному обеспечению управления и архивному делу. Сайт консалтинговой группы Термика
24. Основные правила работы архивов организаций М.: Росархив; ВНИИДАД, 2002.
Оценивается:
·самостоятельность и творческий характер выполнения задания;
·знание темы реферата.