Методические рекомендации к изучению курса

КЕМЕРОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ КУЛЬТУРЫ КАФЕДРА НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

Сбитнев С.А.

ОСНОВЫ ПРОЕКТИРОВАНИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ БИБЛИОТЕЧНЫХ СИСТЕМ

( МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ К ИЗУЧЕНИЮ КУРСА)

Кемерово 1985

Предисловие

Коммунистическая партия своей высшей целью считает неуклонный подъем материального и культурного уровня жизни народа, создание лучших условий для всестороннего развития личности на основе дальнейшего повышения эффективности об­щественного производства, роста социальной и трудовой активности советских людей.

Успешное решение задач, поставленных КПСС в области экономического и социального развития общества, в той или иной мере зависит от организации информационного и библио­течного обслуживания ученых, ведущих специалистов, новаторов производства, занятых в различных отраслях народного хозяйст­ва, от уровня управления информационной и библиотечной систе­мами в стране.

Несмотря на безусловные преимущества библиотечных систем, полученные в результате централизации библиотечного дела, мы вправе обратить внимание на ограниченность библио­течно-библиографических ресурсов ЦБС, что, в конечном итоге, снижает ожидаемые результаты и не повышает уровня надежнос­ти функционирования библиотечных систем. Даже и те мероприя­тия, которые будут направлены на изменение видовой, типологи­ческой и отраслевой структуры документальных фондов ЦБС, и резкое возрастание количественных параметров не приведут к повышению качества работы библиотек. И, наконец, если даже увеличить штатную численность библиотечных работников ЦБС, все это вместе взятое не обеспечит принципиально нового качественного справочно-библиографического и библиотечного об­служивания читателей. Решение проблемы максимально полного использования библиотечно-библиографических ресурсов надо ис­кать в новой библиотечной технологии, ориентированной на широ­кое применение технических средств для автоматизации техноло­гических процессов в библиотеках, с одной стороны, и создание реальных условий для реализации принципов взаимодействия и совместимости, которые заложены в реализацию создания единой автоматизированной государственной системы научно-технической информации, в которой библиотеки выступают как информационные центры и книгохранилища, обеспечивающие организацию эксплуа­тации документальных фондов.

Целью «Основ проектирования ...» является, прежде всего, овладение теоретическими знаниями с приобретением практических навыков для непосредственного участия технолога автоматизирован­ных библиотечных систем в разработке технологических процессов и операций автоматизации библиотечно-библиографических работ; овладение методикой выбора объектов автоматизации, описания ин­формационных задач, подлежащих автоматизации, а также адапта­ции в реальных автоматизированных системах технологических про­цессов и операций по машинной обработке информации. Поэтому изучению курса должно предшествовать освоение студентом сущест­вующей библиотечной технологии, которая охватывает технологи­ческие процессы комплектования и учета библиотечных фондов, библиографического описания., систематизации и предметизации, организации библиотечных фондов, работы с читателями, т.е. дис­циплин, входящих в цикл дисциплин специальной подготовки. Курс «Основы проектирования...» является прикладным и его изучение строится на знаниях, полученных студентами при изучении курса: «Системный анализ и дисциплин информационное, лингвистическое, программное и техническое обеспечение автоматизированных библиотечных систем»

Возрастание экономического потенциала Советского государ­ства, достигнутые им успехи в области вычислительной техники, прикладной лингвистики, информатики, библиотековедения и библиографоведения, с одной стороны, и созданные условия централизации библиотечного дела, с другой стороны, наконец, распространение магнитоленточных изданий создают сейчас благоприятные условия для широкого использования технических средств в крупных ЦБС и прежде всего областных, краевых и республиканских универсальных библиотек. Всё это вместе взятое стимулирует усилия по подготов­ке нового типа библиотечного работника, который бы, в конечном итоге, не только овладел, но и широко использовал средства авто­матизации в практике работы библиотек. С этой точки зрения изу­чение теоретических и методических приемов проектирования АБС, излагаемых в курсе, должны обеспечивать методически дипломное проектирование, которым завершается подготовка студентов по специализации «Технология автоматизированных библиотечных сис­тем».

Курс «Основы проектирования АБС читается в 6 и 7 семест­рах в объеме 60 ч. из них 38 -лекционные и 22 - практические (лабораторные) занятия. Курс завершается экзаменом.

Общие методические указания к изучению курса

Работа над изучением программного материала осложняется тем, что сейчас нет учебников и учебных пособий по проблеме про­ектирования автоматизированных библиотечных систем. Накопленный опыт проектирования автоматизированных информационных систем до может быть механически перенесен в условия функционирования автоматизированной библиотеки. Библиотека в автоматизированной информационной системе выступает как подсистема, в которой реа­лизуются специфические технологические процессы, присущие данно­му типу учреждения. Это и обусловливает трудности, связанные с адаптацией проектных разработок по АИС для условий автоматизи­рованных библиотечных систем. Поэтому содержание материала в курсе связано с привязкой отдельных теоретических положений и практических приемов проектирования АИС для условий АБС.

В курсе лекций в той или иной мере используется опыт ав­тора по проектированию АБС в условиях Кемеровской областной библиотеки. Ограниченный список литературы ни в коей мере не исчерпывает всех сторон проектирования автоматизированных биб­лиотечных систем, поэтому он должен постоянно дополняться, а курс лекций - наполняться новым содержанием с учетом достигну­того уровня проектирования АБС.

Если проанализировать список рекомендуемой литературы к изучению курса, то его можно разделить на две группы документов. Одна из них освещает общие вопросы, связанные с проектированием автоматизированных библиотечных систем и в той или иной мере освещает опыт проектирования и эксплуатации документальных АИС.

Другую группу представляет нормативно-техническая докумен­тация, включая ГОСТы, методические указания, справочники, которые должны лежать в основе регламентирующих документов. Изучение литературных источников при достаточной усидчивости не вызы­вает особых трудностей, но в то же время требует понимания тех­нологических процессов и строгости - обязательности рассмотрения вопросов в документах, которые выполняются в ходе проектирования автоматизированной библиотечной системы или технологического процесса. Овладение теоретическими положениями курса и приоб­ретение практических навыков по проектированию АБС обеспечи­вается курсом прочитанных лекций, выполненным курсовым проек­том и теми расчетными работами, которые студент должен выпол­нить самостоятельно дома.

Тематический план курса

"Основы проектирования автоматизированных библиотечных систем"

№ темы п/п		Кол-во часов всего	В том числе
			лекции	практич. лаборат. занятия
1	Предмет, задачи курса. Библиотека как объект автоматизации. Задачи проектирования	2	2	-
2	Системный подход к решению задач проектирования по информационному	2	2	-
3	Предпроектное обследование библиотеки как объекта автоматизации	4	2	2
4	Техническое задание на проектирование АБС	2	2	-
5	Технико-экономическое обоснование АБС	4	2	2
6	Проектирование информационного обеспечения АБС	4	2	2
7	Нормативная и справочная база АБС	2	2	-
8	Проектирование лингвистического обеспечения АБС	4	2	2
9	Требования к программному обеспечению АБС	2	2	-
10	Техническое обеспечение АБС (выбор технологического оборудования)	4	2	2
11	Структура АБС, Общесистемные элементы. Подсистемы АБС	2	2	-
12	Принципы проектирования технологических процессов	4	2	2
13	Проектирование технологических процессов и организационные формы их реализации в АБС	2	2	2
14	Требования к организации работы АБС. Организация технологических операций.	2	2	-
15	Использование типовых технологических процессов при проектировании	2	2	-
16	Оценка технико-экономической эффективности технологических процессов	4	2	2
17	Данные и источники для расчета и определения затрат на проектирование и функционирование АБС	4	2	2
18	Технические и экономические критерии эффективности АБС. Проблемы отбора комплекса критериев.	6	2	4
		60	38	22

Методические рекомендации к изучению программного материала курса

Тема: 1. Предмет, задачи курса. Библиотека как объект автоматизации. Задачи проектирования.

ОСНОВНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Библиотека как информационно-поисковая система технологического назначения.

2. Характеристика входного и выходного документального потока.

3. Информационные, справочно-библиографические и библио­течные услуги.

4. Задачи и цели проектирования: повышение качества ус­луг, снижение стоимости информационного и библиотечного обс­луживания читателей.

Изложение материалов по теме базируется на ранее усво­енных студентом положениях, связанных с выбором оснований для решения автоматизированных информационно-поисковых систем, из­лагаемых в курсе "Основы информатики" по теме 19, а также курсов "Общее библиотековедение" и "Библиотечные фонды", где рассматриваются примерная структура областных библиотек и до­кументальные потоки, в частности той темы, которая посвящена видовой и типологической структуре входного потока документов. В связи с тем, что в качестве главного объекта автоматизации, в курсе рассматривается областная библиотека, как главный ин­формационный и библиотечный центр в регионе желательно усво­ить типовую структуру областной, краевой, республиканской (АССР) универсальной научной библиотеки, которая закреплена Типовым уставом (34). Важным элементом при изучении структуры библио­тек является, выявление существующих связей между структурными подразделениями библиотеки, а также потоков информации с харак­теристикой библиотечного и информационного окружения.

Входной и выходной потоки долимы быть описаны характе­ристиками, которые свойственны видам и типам первичных и вто­ричных документов. Здесь важно иметь в виду, что кроме книг, сериальных изданий, нормативно-технической документации вход­ной поток может быть представлен в виде микрофильмов, микро­фиш, магнитных лент и других носителей. Что касается потока вторичных документов, то здесь необходимо обратить внимание на изучение баз данных, распространяемых международными, всесо­юзными, центральными отраслевыми и региональными автоматизи­рованными и библиотечными системами.

Важным моментом при оценке входных и выходных потоков в документальных информационно-поисковых системах является учет статуса элемента данных, которые отражаются в ГОСТе 7.19-79 (17). Количественные параметры входного и выходного потока документов с анализом форматов и возможностей конвер­тирования информационных массивов в проектируемых АБС.

Информационная и библиотечная практика накопила значи­тельное количество форм информационных и библиотечных услуг, которые предоставляются информационными и библиотечными цен­трами. Описание информационных и библиотечных услуг изложено в курсе "Работа с читателями", в соответствующих разделах кур­сов отраслевых библиографий и в "Основах информатики".

Внедрение технических средств в практику работы библио­тек дает возможность расширить арсенал форм библиотечного и информационного обслуживания и сократить сроки выдачи информации читателю. Поэтому главной целью создания АБС является повышение качественных параметров услуг, в частности релеван­тности, полноты выдачи, информативности, оперативности, ком­фортности, а также снижение стоимости обслуживания за счет повышения производительности труда информационных и библио­течных работников.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Попытайтесь описать организационную структуру АИС, АБС, библиотеки, в задачу' которой входит информационное и библиотечное обслуживание читателей вообще, ученых и ведущих специалистов, в частности.

2. Опишите статус обязательных элементов для следующих видов документов: книги, диссертации, реферативный журнал,, опи­сание к авторским свидетельствам.

3. Перечислите формы информационных услуг, представляе­мых интегральными автоматизированными информационными систе­мами.

4. Приведите перечень критериев оценки функционирования АБС.

Тема 2. Системный подход к решению задач проектирования

ОСНОВНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Понятие о композиции и декомпозиции системы.

2. Задачи информационного обеспечения и возможности информационно-поисковых языков.

3. Видовая структура информационного обеспечения и воп­росы выбора технических средств по подготовке, вводу и выводу информации из системы.

4. Информационные услуги и выбор пакетов прикладных программ для решения задач АБС.

Изучение темы лучше всего начать с учебного пособия, подготовленного кафедрой информатики и технических средств, МГИК и посвященного системному анализу библиотечных процес­сов; Простота и доступность изложения с иллюстративными при­мерами дают возможность каждому студенту самостоятельно рас­сматривать библиотеку как объект для системного анализа, осуществлять на основе знаний о структуре библиотеки, полученных в курсах дисциплин библиотечного цикла, декомпозицию системы

(библиотеки) на основе функциональных различий каждой подсистемы в отдельности. Более сложно и вместе с тем короче све­дения о системном подходе к проектированию систем студент найдет в монографии (15, с,287-290). И будет вполне доста­точно в подготовке вопроса по системному подходу к проектиро­ванию автоматизированных систем прочитать (4, с. 233).

Второй аспект системного подхода заключается в оценке функций лингвистического обеспечения проектируемой системы с позиций индексирования универсального, многоотраслевого, отрас­левого или узкоспециализированного документального потока с оценкой релевантности, полноты выдачи информации в задаваемые сроки при приемлемой стоимости обслуживания.

Использование системного подхода к проектированию авто­матизированной библиотечной системы, исходя из задач и функ­ций проектируемой системы через комплекс критериев, дает воз­можность оценивать эффективность функционирования каждой под­системы в отдельности и проектируемой АБС в целом, увязывая вопросы информационного, лингвистического, программного, тех­нического и организационного обеспечения.

Учитывая особенности подготовки технологов автоматизи­рованных библиотечных систем и их функции в АБС, связанные с программным обеспечением решаемых задач, студент должен знать основные пакеты прикладных программ, с помощью которых реализуется большая часть библиотечно-библиографических задач, и уметь отобрать для целей преобразования информации в системе такие программы, с помощью которых можно реализовать информа­ционную задачу на вычислительном комплексе, запроектированном в системе, с учетом возможностей вычислительного комплекса.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Опишите библиотеку как объект системного анализа (проведите декомпозицию).

2. Обоснуйте для группы информационных задач по поиску информации в документальных системах выбор комплекса информа­ционно-поисковых языков.

3. Перечислите основные пакеты прикладных программ, с помощью которых осуществляется преобразование информации всесоюзных, отраслевых, региональных АИС, АБС.

Тема 3. Предпроектное обследование библиотеки как объекта автоматизации

ОСНОВНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Цели и организация обследования.

2. Содержание программы обследования.

3. Анализ результатов обследования и оформление отчета.

В соответствии с требованиями Единого Порядка разработки автоматизированных информационных систем в каждом кон­кретном случае разработчик АБС должен провести предпроектное обследование объекта автоматизации, целью которого является описание существующего объекта, выявлением методологических и методических принципов, задач и функций существующего объ­екта автоматизации, выявление как внутренних связей в системе, так и внешних связей с библиотечными и информационными цент­рами, а также форм информационных услуг, сроков представления информации, и, наконец, описание существующей технологии и воз­можности использования техпроцессов при внедрении в практику средств вычислительной и другой техники. Поэтому изучение Еди­ного Порядка разработки АИС является обязательным. Каждый раз при проектировании АБС необходимо разрабатывать програм­мы предпроектного обследования. В программе, кроме целей, указывают объекты и изучаемые вопросы, в частности изучение существующей структуры библиотеки, применяемых приемов, тех­нологических процессов при комплектовании, научной обработке, хранении документов, а также существующих форм информационных и библиотечных услуг, которые библиотека использует при обслу­живании читателей, В программе обследования должны быть отра­жены вопросы, связанные с количественной и качественной оцен­кой входных и выходных потоков информации. Программой должно предусматриваться выявление применяемых в библиотеке методов планирования, учета, анализа деятельности библиотеки.

Вопросы, включаемые в программу предпроектного обследо­вания, должны освещать всю многогранную деятельность библио­теки, применяемые технологические процессы и операции при обработке, хранении документов, библиографическом и библиотеч­ном обслуживании читателей.

В итоге реализации программы обследования должен быть подучен документ, в котором описаны и проанализированы резуль­таты обследования. В отчете по результатам обследования непре­менно должна быть описана структура объекта автоматизации, при­ведены показатели функционирования библиотечной системы, вклю­чая количественные показатели комплектования документальных фондов; ритмичность поступления документов в библиотеку, коли­чественные показатели, характеризующие обработку документов, описаны комплексы информационно-поисковых языков, используемых для индексирования документов, оценена глубина индексиро­вания, уровень организации справочного аппарата, применяемые методы контроля за поддержанием в рабочем состоянии системы каталогов и картотек, получены и проанализированы показатели о справочно—библиографической и информационной работе, вклю­чая вопросы, связанные с анализом типов библиографических за­просов и потребителей информации.

В отчете должны быть и сведения, характеризующие сос­тав читателей, ритмичность посещения библиотеки, описаны фор­мы учета книговыдачи, проанализирована эффективность функцио­нирования библиотечных фондов в разрезе отраслевых (тематичес­ких направлений. Собранные данные (образцы), должны характери­зовать формы учета, применяемых в библиотеке и описывать комп­лекс критериев оценки функционирования библиотеки в целом и структурных подразделений, в частности.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Сформулируйте цели предпроектного обследования ЦБС как объекта автоматизации.

2. Опишите вопросы, которые должны быть включены в программу предпроектного обследования.

3. Опишите состав и содержание отчета по результатам предпроектного обследования.

Тема 4. Техническое задание на проектирование АБС

ОСНОВНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Общие положения и содержание технического задания.

2. Основные разделы технического задания.

3. Основные требования в техническом задании к АБС.

Требования к содержанию технического задания (ТЗ) рег­ламентируются ГОСТом 24.201-79 (21) и являются обязатель­ными при проектировании автоматизированных библиотечных сис­тем. Техническое задание на АБС должно содержать разделы: введение, характеристика объекта автоматизации, назначение АБС. В техническом задании должны быть изложены требования к АБС с технико-экономическими показателями её функционирования.

В разделе "Введение" ТЗ указывают название АБС, наиме­нование организации, участвующей в разработке АБС, указаны сроки начала и окончания работы. В этом же разделе приводят сведения об источниках финансирования.

В разделе "Характеристика библиотеки как объекта авто­матизации должна быть приведена: структура библиотеки, оце­нены количественные и качественные параметры входного и вы­ходного потоков, приводятся требования к проектируемой АБС. Требования касаются сроков задержки документов в системе ин­тервала выдачи, полноты и точности выдаваемой информации, ре­жимов работы АБС (пакетный, диалоговый).

В разделе "Назначение АБС" должны быть указаны цели создаваемой системы. Это прежде всего повышение качества ин­формационного и библиотечного обслуживания читателей, повышение производительности труда работников, занятых библиотечным и справочно-библиографическим обслуживанием. В этом же разделе должна быть описана структура создаваемой АБС, указаны между структурными подразделениями АБС, включая подсистему управ­ления.

В ТЗ определяют показатели, которые должны быть достиг­нуты в результате автоматизации того или иного технологическо­го процесса. В частности, качества комплектования, которое за­дается коэффициентом соответствия приобретаемых документов про­филю формируемых фондов, который задается тематико-типологическим планом по таким параметрам как тематическая направлен­ность, видовая и типовая структура документов с оценкой экземплярности; научной обработки, которая оценивается критериями полноты и глубины раскрытия содержания документов и запросов, информационной работы с приемлемыми критериями по релевант­ности и полноте выдачи информации, а также интервалу выдачи.

Что касается автоматизации задач по управлению, то они должны характеризовать показатели снижения трудоемкости, повы­шения производительности труда и снижения стоимости информа­ционного и библиотечного сервиса.

Наконец, в ТЗ должны быть указаны требования к обеспе­чивающим системам - информационному, лингвистическому, програм­мному техническому и организационному. К ТЗ обычно приклады­вают и технико-экономические показатели функционирования АБС. В ТЗ должны быть указаны не только стадии и этапы, но и перечень работ по ним с указанием сроков и ответственных за их выполнением. В ТЗ указывают состав приемно-сдаточных испытаний в соот­ветствии с НТД для данного типа автоматизированных систем.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Дайте характеристику содержания разделов технического задания.

2. Опишите сущность критериев с помощью оценивается та или иная подсистема АБС.

3. Изложите требования к информационному, лингвистичес­кому обеспечению АБС.

Тема 5. Технико-экономическое обоснование проектирования АБС

ОСНОВНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Обоснование создания АБС.

2. Состав и содержание технико-экономического обоснования.

3. Перечень основных источников экономической эффектив­ности создаваемой АБС.

В составе технической документации особое место занимает технико—экономическое обоснование (ТЭО). В этом документе должна быть дана обстоятельная характеристика библиотеки как объекта автоматизации, указаны цели, критерии и ограничения соз­даваемой АБС, приведен список задач по автоматизации, а также указаны те изменения функций, которых произойдут в результате проекта. Чтобы подчеркнуть те изменения, которые произойдут в результате автоматизации, в ТЭО. должны быть вскрыты и описа­ны недостатки существующей системы информационного и библио­течного обслуживания читателей (в каждом из её структурных подразделений и в целом по библиотеке). В ТЭО должны быть при­ведены показатели функционирования автоматизированной библиоте­ки в целом и её структурных подразделений. В этом же документе описываются экономические, технические и организационные изме­нения, которые: произойдут в результате осуществления проекта.

Содержание ТЭО АБС регламентируется ГОСТом 24.202-80 (22), Требования этого ГОСТа являются обязательными при сос­тавлении ТЭО. ТЭО состоит из нескольких разделов. В разделе "Характеристика объекта автоматизации и существующей системы управления должна быть детально охарактеризована библиотечная деятельность с учетом организационной структуры, функций управ­ления, с указанием распределения этих функций с выявлением и указанием недостатков, связанных с библиотечной, библиографичес­кой, хозяйственной деятельностью библиотеки, существующих потерь в каждом структурном подразделении и в библиотеке в це­лом». В работе (15, с. 174-217) описываются принципы подход да к выбору критериев оценки. Поэтому студенту настоятельно рекомендуется изучить эти подходы, чтобы можно было в пределах разумного использовать их при обосновании выбора комплекса критериев для оценки функционирования АБС. Здесь надо иметь в виду, что не один критерий, а только комплекс их снижает субъективность и обеспечивает выбор оптимального варианта ре­шения задачи. В ТЭО должны быть приведены как единовременные затраты на создание и внедрение проекта АБС, так и текущие затраты на эксплуатацию автоматизированной библиотеки с указа­нием годового экономического эффекта, который может быть по­лучен после внедрения проекта автоматизации.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Опишите основные требования к технико-экономическому обоснованию разработки АБС.

2. Опишите основные задачи и функции, которые должны выполняться АБС,

3. Приведите перечень информационных задач, которые будут реализованы в АБС с их характеристиками.

4. Составьте список критериев и дайте им обоснованную характеристику для одного из вариантов принимаемого вами ре­шения.

Тема 6. Проектирование информационного обеспечения АБС

ОСНОВНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Внемашинная информационная база.

2. Первичные и вторичные документа. Подготовка документов к вводу в АБС. 3. Статус элементов данных. Наполнение коммуникативного формата.

При проектировании информационного обеспечения АБС особое внимание следует уделять выбору носителя информации- перфоленты, перфокарты, магнитные ленты и др. Особенностью подготовки документов к вводу в отличие от автоматизированных систем управления в автоматизированных библиотеках предъявляются к созданию вторичного документа и его поисковому образу. Для автоматизированных документальных систем, которыми являются АБС, характерным является ввод не самого первичного до­кумента, а предоставленного набором библиографических элементов: автор, заглавие, выходные данные, с одной стороны, а также элементов, раскрывающих предметное содер­жание (ключевые слова, стандартные фразы, дескрипторы и т.д.), с другой стороны. Все это вместе взятое представляет сущ­ность поискового образа документов. Кроме этих элементов, поисковый образ обычно снабжается краткой аннотацией или рефератом, призванными помочь абоненту принять решение по детальному ознакомлению с информацией, содержащейся в пер­вичном документе (монографии, статье, ГОСТе, промкаталоге, диссертации и т.д.). Поэтому проектирование информационного обеспечения сводится к выбору существующих форм или их раз­работке с целью записи информации на предмашинном рабочем листе. Проектируемый предмашинный рабочий лист, на котором записана исходная информация, подлежащая вводу в ЭВМ, дол­жен содержать минимальный, но достаточный объем исходной информации для получения нужных сведений, прежде всего все­ми заинтересованными структурными подразделениями АБС, а также абонентами системы. В предмашинном рабочем листе должны содержаться данные не только об адресе хранения пер­вичного документа, но и его предметном содержании. Выбран­ные реквизиты (элементы данных), которые будут переноситься на машинный носитель информации, должны давать возможность спроектировать как форму записи на машинном носителе инфор­мации, так и форму выходного документа.

Обычно размещение реквизитов (обязательных элементов описания первичного документа) на бланке предмашинного ра­бочего листа должно соответствовать ГОСТу 7.19-79 (17). В связи с тем, что в.практике работы библиотек существуют различные формы документов (вторичных, первичных) и значи­тельная их часть не отвечает предъявляемым требованиям вы­числительной техники, при проектировании информационного обеспечения должно быть обращено внимание на унификацию до­кументации с учетом интересов других автоматизированных ин­формационных и библиотечных систем. Унифицирование докумен­тации должно осуществляться на основе стандартизации требо­ваний, предъявляемых к унифицированным документам с учетом сопряжения форм с единой ГАСНТИ и единой системой класси­фикации и кодирования информации ЕСККТЭИ.

При проектировании информационного обеспечения необ­ходимо учитывать параметры, структуру записей, системы клас­сификации, лингвистическое обеспечение баз данных, распространяе­мых международными! всесоюзными, центральными отраслевыми, региональными информационными и библиотечными центрами. Тре­бования к содержанию документов по информационному обеспече­нию изложены в ГОСТе 24.205-80 (24). В автоматизированных системах обрабатывается информация, связанная не только с вво­дом вторичных документов, но и плановая документация, статисти­ческая и бухгалтерская отчетность библиотеки. Поэтому надо учитывать требования, предъявляемые ГОСТами, в частности ГОСТом 6.11.2-75, ГОСТом 93.27-60, ГОСТом 6.10.1-75, ГОСТом 6.12.2-75 (43-47). Эти стандарты устанавливают ко­ды, формы документов, формат бумаги, размеры полей и т.д. Важным моментом при проектировании информационного обеспечения является описание технологических процессов сбора и обработки данных. В проекте должны быть предусмотрены сос­тав и последовательность выполнения операций по приему, контро­лю, обработке, выдаче результатов обработки, выполняемых тех­ническими средствами АБС.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Опишите видовую структуру входного и выходного пото­ков документов в библиотеке (АБС).

2. Приведите список систем классификации документов, которые используются всесоюзными, международными, и централь­ными отраслевыми и региональными АИС, АБС.

3. Опишите, какие параметры должны быть приведены в опи­сании массива информации.

Тема 7. Нормативная и справочная база АБС

ОСНОВНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Опишите видовую структуру входного и выходного пото­ков-документов в библиотеке (АБС).

2. Приведите список систем классификации документов, которые используются всесоюзными, международными и центральными отраслевыми и региональными АИС, АБС.

3. Опишите, какие параметры должны быть приведены в описании массива информации.

Тема 7. Нормативная и справочная база АБС

ОСНОВНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Основные понятия.

2. Организация нормативно-справочной информации.

3. Структура и содержание массивов нормативно-справочной информации.

4. Нормативная и справочная информация

НСИ; занимает важное место в информационном обеспечении АБС и представляет систему научно и технически обоснованных нормативов, характеризующих количественную меру различных элементов библиотечно-библиографических и информационных процессов, осуществляемых в АБС. Нормативные данные являются одним из важнейших элементов информационного обеспечения, с которым связываются вопросы обоснованного и комплексного управления системой. Сведения о нормативах, нормах, классификации нормативно-справочной информации, а также организации и ведении фондов НСИ, этапа: создания НСИ, типах машинных носителей, структуре и содержании массивов НСИ хорошо и достаточно полно изложены в источнике (14, с.72-93).

Рассматривая вопросы нормативной и справочной базы, студент должен не только хорошо представлять, но и знать нормы времени на информационные и библиотечные работы, единые нор: времени выработки на работы, выполняемые на различных средствах подготовки и ввода информации в автоматизированные системы. В нормативно-справочную базу данных включают также справок массивы о библиотечных сетях и системах, библиотечных кадрах документальных фондах, а также и применяемых решениях при и индексировании документов.

В процедуру проектирования нормативной и справочной базы входит и разработка инструкции по формированию информационных массивов, по заполнению и ведению инструкционной карты по перфорации и верификации, по сортировке информационных массивов, по формированию массивов информации на перфокарте и магнитной ленте. И, наконец, проектирование нормативно-справочной базы охватывает вопросы, связанные с представлением данных на фи­зических носителях информации.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Перечислите действующие нормы времени на работу, выполняемую в библиотеках и вычислительных центрах.

2. Опишите структуру записей на носителе информации о нормах времени на работы, выполняемые в библиотеках и инфор­мационных центрах.

3. Опишите значение нормативно-справочной базы данных для управления АБС (библиотечной системой).

Тема 8. Проектирование лингвистического обеспечения АБС

ОСНОВНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Информационные задачи в АБС и их лингвистическое обеспечение.

2. Основные требования к информационно—поисковым языкам.

3. Особенности проектирования информационно-поисковых языков.

В любой библиотеке, в т.ч. и автоматизированной, объекты автоматизации и информационные задачи, которые в них решаются, можно разбить на три группы. В первой группе задачи, которые по принятой классификации относятся к так называемому докумен­тальному поиску, т.е. разысканию документов, которые содержат сведения, данные, содержащиеся в документе. Этот класс инфор­мационных задач может быть реализован с помощью информационно-поисковых языков (ИПЯ), относящихся к иерархическому типу (УДК, ББК, МКИ, рубрикаторы МЦНТИ, ГАСНТГИ, классификаторы промышленной и сельскохозяйственной продукции и т.п.) и широко используются не только в традиционных, но и автоматизированных системах. Однако, несмотря на гибкость этих языков, они не обес­печивают одновременного многоаспектного поиска информации. Поэтому значительно чаще для раскрытия предметного содержания документов в АИС, АБС используют ИПЯ дескрипторного типа. Вместе с тем в библиотеках насчитывается большое количество информационных задач, которые должны реализовываться с по­мощью комплексов вычислительных средств. Это задачи по анали­зу деятельности библиотеки, управлению библиотекой в целом и подсистемами библиотеки в частности, а также по обработке статистических данных, бухгалтерской деятельности.

В библиотеках существуют объекты автоматизации, которые могут быть описаны с помощью проблемно-ориентированных ин­формационно-поисковых языков. К таким объектам относятся, например документальные фонды, библиотечные сети, абоненты

МБА и др. Поэтому при разработке проектов АБС надо учиты­вать объемы работ, связанные с созданием комплексов информационно-поисковых языков, разработкой инструктивно-методичес­ких материалов, правил использования ИПЯ в конкретной АБС. Методы разработки информационно-поисковых языков изложены (36) и требования к ним в ГОСТе.

К основным требованиям, предъявляемым к лингвистичес­кому обеспечению АБС, относятся обеспечение более полного однозначного перевода текстов документов и запросов на языки системы, которые эксплуатируются в АБС. Они должны обладать большой семантической силой и в деталях описывать объект ин­формации только ему присущими характеристиками. При этом разработчики информационно-поисковых языков должны учитывать трудности, связанные с проектированием языков и ограниченной возможностью их эксплуатации в интегральных системах.

Проектировщики лингвистического обеспечения все чаше встречаются с разработкой ИПЯ, которые должны обслуживать класс фактографических информационно-поисковых систем. При этом каждый объект, который обслуживается ИПЯ, имеет свои присущие ему характеристики. Учитывая то, что таких объектов в АБС насчитывается множество, проектирование ИПЯ должно отражаться в техническом задании требованиями, которые должны предъявляться к каждому из языков. В частности, по полноте вы­дачи, релевантности и многоаспектности поиска информации в массиве (32, с.8-9).

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Перечислите информационно-поисковые языки иерархи­ческого типа, применяемые в АИС всесоюзных центров информа­ции.

2. Перечислите информационно-поисковые системы, в кото­рых эксплуатируется ИПЯ дескрипторного типа.

3. Укажите причины, обусловливающие появление проблем­но-ориентированных (объектно-ориентированных) языков.

Тема 9. Требования к программному обеспечению АБС

ОСНОВНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Описание логической и физической модели баз данных.

2. Описание постановки задач и представление алгоритмов их решения,

3. Требования к описанию программного обеспечения АБС.

В автоматизированных библиотечных системах базами дан­ных могут пользоваться посредники, обеспечивающие функциониро­вание АБС, а также пользователи непосредственно в АБС или с помощью оконечных устройств. Поэтому при эксплуатации баз дан­ных весьма важно иметь язык, с помощью которого можно вести поиск информации в базе данных, управлять составом, изменять структуру базы данных и поддерживать её в рабочем состоянии.

Обычно база данных в АБС должна представлять собой со­вокупность взаимосвязанных (через лингвистическое, программное, техническое обеспечение) данных, предназначенных для многоце­левого информационного обеспечения нужд потребителей информа­ции. Структура баз данных должна обеспечивать возможности взаимосвязей с базами данных автоматизированных систем раз­личного функционального назначения. Требования к составу и структуре базы данных изложены в ГОСТе 14.413 -80(40) и касаются основных структурных единиц, в которых различаются поле, запись, файл, база. В этом же ГОСТе изложены и требова­ния к логической схеме модели баз данных, в которой могут быть использованы следующие структуры: иерархическая, сетевая, реля­ционная, и, наконец, смешанная, ГОСТом 14.413-80 (40) опреде­лены и требования к программным средствам, в которые должны входить система управления базой данных, модели информационно-поисковой системы документального, фактографического типа, сис­тема управления запросами.

Система управления базами данных включает описание логи­ческой и физической структуры данных, порядка внесения новых записей, исключения из базы данных устаревших сведений, а так­же описание процедуры поиска записей информации в различных полях на основе задаваемой стратегии поиска информации.

В техническом задании на проектирование АБС должен быть описан весь комплекс задач, решаемых в автоматизирован­ном режиме. Описание комплекса задач должно иметь характерис­тику задач, описание входной и выходной информации, В характе­ристике задачи или комплекса следует обращать внимание на цель, технико-экономическую сущность задачи, обоснование целесообраз­ности её решения. В характеристике задачи должны быть описаны процедуры использования выходной информации, периодичность ре­шения и ограничения по срокам выдачи результатов поиска.

Более подробные требования к описанию и постановке задач АБС студент найдет в ГОСТе 24.204-80(24). Для проектирова­ния программного обеспечения весьма важно представить не только логическую структуру баз данных, но и список информационных задач и алгоритмы их решения, которые могут быть представлены в виде словесного описания или блок-схемы

Требования к описанию программного обеспечения АБО из­ложены в ГОСТе 24.207-80(26). Эти требования касаются об­щих требований к программному обеспечению АСУ и общих требо­ваний по программному обеспечению АБС. Весьма важным требо­ванием для технологов АБС является знание пакетов прикладных программ, которые реализуются в АИС, АБС всесоюзных, цент­ральных отраслевых и региональных центров. И сущность проек­тирования программного обеспечения технологами АБС заключа­ется в умении отобрать пакеты прикладных программ или отдель­ные программы, которые могут быть адаптированы в той или иной АБС при автоматизации того или иного технологического процесса, операции. Поэтому слежение за библиографической ин­формацией по алгоритмам и программам (41,42) выпускаемой ГПНТБ СССР (по публикуемым) и ВНТИЦентром (по непубликуемым алгоритмам и программам) для технолога АБС является не только желательным, но и обязательным.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Опишите логическую структуру одной из баз данных, распространяемых всесоюзными центрами информации.

2. Представьте логическую схему базы данных, в которой используется иерархическая, сетевая и реляционная структура.

3. Сделайте словесное описание алгоритма решения задачи поиска информации в базе данных и представьте его в виде блок-схемы.

Тема 10. Техническое обеспечение АБС. Выбор технологического оборудования

ОСНОВНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Понятие о комплексе технических средств АБС.

2. Параметры технических средств.

3. Методика выбора технических средств.

Документация по техническому обеспечению АБС включает описание комплекса технических средств, предназначенных для механизации и автоматизации технологических процессов в АБС. Описание структурной схемы этого комплекса, описание плана расположения и другой документации, перечень которой предусмотрен ГОСТом 24.206-80(25).

В АБС используются различные классы технологического оборудования, в т.ч. для преобразования информации в машиночи­таемую форму, средства связи, копировально-множительное обору­дование, средства оперативной полиграфии и микрофильмирования. В технологическом процессе преобразования информации определен­ное место занимают носители информации, служащие для ввода ин­формации в ЭВМ или в качестве промежуточных носителей инфор­мации. Поэтому на первоначальном этапе проектирования АБС чрезвычайно важно выбрать носители информации, для которых важнейшим критерием является емкость записи и эксплуатацион­ная надежность, Вторым важным моментом является выбор опти­мального состава технологического оборудования с учетом потреб­ностей каждой подсистемы и системы в целом. Поэтому весьма важны знания, полученные студентом при изучении дисциплины. Техническое обеспечение АБС в которой излагаются: назначе­ние оборудования, его техническая характеристика с указанием производительности оборудования, потребляемой электроэнергии, габаритов и стоимости. Обычно технологическое оборудование для АБС выбирают с учетом его использования в подсистемах АБС. При этом учитывают наименьшие временные и стоимостные затра­ты, связанные с приобретением оборудования. В качестве основных параметров оценки, по которым выбирают тот или иной тип техни­ческих средств для АБС, являются: время преобразования инфор­мации, емкость устройства, применяемая система счисления, дос­товерность информации, эксплуатационная надежность и другие параметры, с которыми студенту рекомендуется ознакомиться в ГОСТе 14.410-74(47). Для облегчения процесса выбора одного из вариантов комплекса технологического оборудования АБС луч­ше всего ознакомиться с источником (37, с. 112-114), в частности, с описанными приемами построения так называемой буле­вой двоичной матрицы, через которую можно осуществить сущест­вующие связи между технологическими операциями, которые долж­ны быть автоматизированы в АБС и типами применяемого обору­дования.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Перечислите и обоснуйте целесообразность использова­ния в АБС технических средств, принадлежащих к различным классам оборудования.

2. Перечислите основные параметры технических средств, по которым можно оценить то или иное техническое средство.

3. Опишите методику построения булевой двоичной таблицы для выбора технологического оборудования.

Тема 11. Структура ABC. Общесистемные вопросы проектирования

ОСНОВНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Организационная структура: подсистемы АБС.

2. Взаимосвязи подсистем АБС.

3. Обобщенная, базовая и типовая модели АБС.

Набор функциональных подсистем в АБС зависит от задач и функций, закрепленных положением об автоматизированной сис­теме. Независимо от задач и функций, выполняемых АБС, в каждой автоматизированной библиотечной системе обязательными подсистемами являются: подсистема сбора (комплектования) до­кументальных фондов, подсистема хранения документов, подсис­тема научной (аналитико-синтетической) обработки документов, подсистема поиска информации (информационного, справочного и библиотечного обслуживания), подсистема управления автомати­зированной библиотекой. В качестве самостоятельных в АИС мо­гут быть и другие подсистемы, например, подсистема копирова­ния и микрофильмирования, подсистема подготовки и тиражного размножения информации и другие.

Организационно-функциональную структуру студент может изучить по источнику (4, с.68-73). Характеризуя структурно-организационные связи, существующие между подсистемами, не­обходимо обратить внимание на иерархическое построение проек­тируемой АБС с учетом иерархии уровней управления, с одной стороны, а также выявить функциональные связи между подсис­темами через информационное лингвистическое и программное обеспечение задач, решаемых в АБС. Учет информационно—техно­логических связей исключает непроизводительные затраты и не­оправданное дублирование в организации технологических процес­сов сбора, обработки, хранения и распространения информации.

Рассматривая АБС как документальную систему, осуществ­ляющую практически все функции АСНТИ, необходимо использо­вать накопленный опыт проектирования АИС, а также АСУ, Наи­более подробно о взаимосвязях между различными типами авто­матизированных систем изложено у С.С, Терещенко (З"7,с. 167-190).

Существующий опыт проектирования АИС, АБС и отдельных подсистем может служить в той или иной степени основанием для построения системного эталона АБС, который разработчики АБС могут использовать при проектировании. При этом студент должен хорошо различать так называемые обобщенные модели, базовые модели и типовые модели АБС, При проектировании кон­кретной АБС базовая модель даст возможность скорее выяснить, какие функциональные, технологические, организационные, а так­же правовые и другие системы, должны быть предусмотрены в АБС. Базовые модели дают возможность выбрать и включить в проект как цели, так и отдельные типовые функциональные для подсистем может служить в той или иной степени основанием для построения системного эталона АБС, который разработчики АБС могут использовать при проектировании. При этом студент должен хорошо различать так называемые обобщенные модели, базовые модели и типовые модели АБС, При проектировании кон­кретной АБС базовая модель даст возможность скорее выяснить, какие функциональные, технологические, организационные, а так­же правовые и другие системы, должны быть предусмотрены в АБС. Базовые модели дают возможность выбрать и включить в проект как цели, так и отдельные типовые функциональные технологические процессы обработки, поиска и распространения ин­формации,

В отличие от базовых в типовой модели АБС технологи­ческие процессы и операции нормированы. В типовых моделях детально описаны типовые технологические операции, типовой набор которых обеспечивает разработку типового проекта и тем самым ускоряется процесс проектирования. Изучая базовые и типовые модели АБС, студент должен хорошо усвоить набор типовых подсистем в АБС, организационные и технологические блок-схемы базовой и типовой модели АИС (АБС), изложенные в источнике (37, с.169-172).

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Перечислите и охарактеризуйте основной набор под­систем АБС.

2. Опишите существующие взаимосвязи между подсистемами АБС.

3. Уясните разницу между обобщенной, базовой и типо­вой моделями АБС и их значение при проектировании автомати­зированных систем.

Тема 12. Основные принципы проектирования технологических процессов АБС

ОСНОВНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Технологические и производственные процессы. Опреде­ление понятий.

2. Основные требования к технологическим процессам.

3. Основные факторы, влияющие на характер технологических процессов.

В числе основных проблем, подлежащих разрешению при проектировании АБС, наиболее ответственным является проекти­рование технологических процессов по созданию многочисленных машиночитаемых информационных массивов, таких как "Тематике— типологический план комплектования документальных фондов", "Читатели библиотеки", "Библиотечные сети и системы", "Або­ненты МБА". Здесь студенту важно усвоить то, что создание информационных массивов требует разработки частных методик, которые должны применяться при создании поисковых образов документов, поисковых предписаний, а также способов и методов решения задач при поиске информации в массивах. При этом принципиально важно, что проектирование технологического про­цесса воплощается не только в организационных формах, но и комплексе технологических операций, реализуемых с помощью набора технологического оборудования.

Производственный процесс в отличие от технологического представляет собой комплекс технологических процессов, кото­рые обеспечивают решение задачи, связанной с информационным, библиографическим и библиотечным обслуживанием читателей. В производственный процесс входят не только основные технологические операции, но и те процессы и операции, которые связаны с транспортированием, приобретением, учетом и т.п. Обычно про­изводственные процессы можно разделить на этапы.

Технологический процесс в отличие от производственного понимается как совокупность технологических операций. Например, совокупность технологических операций, которые завершаются принятием решения о приобретении конкретного документа в биб­лиотеку.

Важнейшим принципом проектирования технологических про­цессов является выбор наиболее рационального и экономичного способа решения того или иного вопроса, например, выбор ме­тодов аналитике—синтетической обработки документов. При проек­тировании технологических процессов обязательным является учет современных достижений в области науки и техники по пре­образованию, информации, информационному и библиотечному обслу­живанию читателей.

На характер технологических процессов в АБС влияют ко­личественные и качественные параметры потоков документов, ор­ганизационная форма выполнения технологических процессов, су­ществующие требования к полноте поиска информации и глубине индексирования, а также информационные услуги, представляемые.

АБС, и формы представления документов. При проектировании технологических процессов должна учитываться их технологич­ность, обеспечиваемая широким использованием унифицирован­ных форм, возможно большим подсортированием информационных потоков в подмассивы с учетом требований других структурных подразделений, осуществляющих технологические операции по подготовке документов для ввода в АБС.

Под технологичностью понимается также упрощение обра­ботки и возможность выполнения параллельных во времени и пространстве работ. Технологичность процессов снижает трудо­емкость, уменьшает стоимость информационного и библиотечного обслуживания и т.д. Важнейшим требованием к технологическим процессам является то, чтобы они протекали при соответствующей рациональной организационной форме, подготовленных кадрах и наиболее полном использовании технических средств.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Опишите различия между технологическим и производственным процессом.

2. Перечислите основные требования, которые должны учитываться при проектировании технологических процессов.

3. Перечислите основные факторы, влияющие на характер технологических процессов в АБС.

Тема 13. Технологические процессы и организационные формы их выполнения

ОСНОВНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Виды производственных процессов (массовые, серийные, и единичные)

2. Технологические процессы и формы организации произ­водства.

В зависимости от параметров документальных потоков и принятых методов аналитике—синтетической обработки документов с учетом типологической структуры производственные процессы в АБС можно разделить на несколько видов: производственные процессы, имеющие массовый характер; производственные процес­сы, имеющие серийный характер; производственные процессы, свя­занные с обработкой уникальных единичных документов. Для каж­дого из перечисленных видов процессов свои наиболее рациональ­ные формы организации производственного процесса, которые в свою очередь определяют и выбор технологического оборудования. При выборе организационных форм выполнения технологических процессов надо исходить из условий, обеспечивающих наивысший экономический результат.

Давно известно, что централизация аналитико-синтетической обработки документов, централизованная каталогизация произведений печати, создание баз данных значительно экономичнее децентрализованной обработки документов. Вместе с тем в практике работы служб информации, областных библиотек используется и децентрализованная обработка документальных потоков с учетом особенностей, обусловленных требованиями и специфике работы данной службы информации, библиотеки; При проектирования технологических процессов и выборе организационных форм их реализации должны учитываться гарантированная пропускная способность системы и уплотненный характер технологических процессов и операций. Разновидность документов, неправомерность и неритмичность поступления их в систему, а также различные требования к научной обработке видов документов накладывают на организацию производства и технологические операции особые требования, которые гарантировали бы успешную работу. К таким условиям относятся хорошо отлаженная системе планирования, организация работ, подбор кадров.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Приведите из практики работы библиотеки производственные процессы, которые могут быть отнесены к процессам, имеющим массовый, серийный и единичный характер.

2. Опишите преимущества и недостатки организации каждого из видов производственных процессов.

3. Попробуйте на основе существующих признаков расчленить документальный поток, поступающий в библиотеку, на час и выбрать для них оптимальный технологический процесс научной обработки.

Тема 14. Требования к организации работы АБС

ОСНОВНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Научная организация труда АБС.

2. Расчеты численности производственного персонала.

3. Организация технологических операций.

Совокупность организационных, технических и санитарно-гигиенических мероприятий способствует получению наиболее вы­соких результатов функционирования системы. Для обеспечения наивысших результатов в автоматизированной библиотечной систе­ме непременным условием является внедрение научно—обоснованных прогрессивных норм труда, высокой трудовой дисциплины и безус­ловное применение новейших достижений в области техники и пере­дового опыта. Для правильной организации труда работников АБС при проектировании должно быть предусмотрено укомплектование каждого рабочего места средствами оргтехники, рационально про­думаны вопросы планировки рабочих мест, и оснащения их не только технологическим оборудованием, но и специальными при­способлениями. Расчет средств оргтехники для механизации и ав­томатизации технологических процессов осуществляется на основе норм и расчетных формул, которые приведены в учебном пособии (27).

Основой рациональной организации труда в АБС является его разделение, осуществляемое в соответствии с расстановкой каж­дого сотрудника, В основе разделения лежат технологические про­цессы и операции, виды работ, а также квалификация этих работ. Распределение труда по квалификации работ дает возможность распределять работы между сотрудниками по их сложности с уче­том квалификации сотрудников. Производственные мощности и производительность АБС зависят от многих факторов, но в нема­лой степени от организации рабочих мест, правильного расположе­ния оборудования, хорошей освещенности, соответствующей мебели.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Опишите, на каких параметрах базируется научная орга­низация труда в АБС.

2. Осуществите расчет штатной численности обслуживаю­щего персонала подсистемы сбора (комплектования) и научной обработки для подготовки и ввода в систему 200 тысяч доку­ментов в год.

3. Опишите основные факторы, влияющие на рациональную организацию труда в АБС.

Тема 15. Использование типовых технологических процессов при проектировании АБС

ОСНОВНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Определения понятий "типовой техпроцесс, операции".

2. Классификация (типизация) техпроцессов.

3. Эффективность применения типовых процессов при проектировании.

Проектирование любых объектов, в т, ч. и АБС, требует от проектировщиков-разработчиков решения комплекса задач как общего, так и частного характера; проведения многочисленных расчетов, конструирования, что в общем и составляет сущность проектных работ, обеспечивающих материальное воплощение идей. При этом проектируемая система должна отвечать заданным тре­бованиям по задачам, функциям, показателям и эффективности. Проектирование объектов автоматизации не только сложные, до­рогостоящие, но и долговременные процедуры. Чтобы сократить сроки проектирования, удешевить стоимость разработок в практи­ке проектирования объектов широко применяются типовые решения. Широкое использование в проектах типовых решений обеспечивает­ся за счет так называемых "эталонов", "типизированных процессов сбора, переработки, хранения, поиска и передачи информации". Ис­пользование типовых процессов дает возможность сократить зат­раты времени на разработку техпроцессов, сберечь время, необ­ходимое на проведение расчетов, и, в конечном итоге, способст­вует внедрению типовых функционально-технологических процессов в производство. Так, например, при проектировании программного, лингвистического обеспечения АБС можно воспользоваться для решения типовых задач по вводу информации в автоматизированную систему уже готовыми пакетами прикладных программ, тезауруса­ми, алгоритмами, а также инструктивно-методическими материа­лами по сбору и предмашинной обработке информации, предназна­ченной для ввода в ЭВМ. Типовые решения все чаще используют­ся не только при проектировании отдельных технологических про­цессов и операций, но и целых подсистем (30, с.166-178). Ти­повое проектирование позволяет осуществлять координацию разра­ботчиков; наладить процесс серийного тиражирования проектов и оптимизировать само проектирование АБС.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Попытайтесь составить список типовых технологических операций, которые используют структурные подразделения библио­теки.

2. Сравните структуру двух (лучше трех) библиотек и по­старайтесь объяснить причину расхождения в структуре.

3. Приведите доказательства полезности применения типо­вых проектов.

Тема 16. Оценка технико-экономической эффективности техпроцессов

ОСНОВНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Технико-экономические показатели техпроцесса.

2. Виды себестоимости и их расчеты.

3. О коэффициентах использования оборудования.

Решение задач, связанных с преобразованием информации в машиночитаемую форму, выбором структуры организации информа­ционных массивов, выбором стратегии поиска информации, которая обеспечивает наибольшую полноту и высокую релевантность, может осуществляться не по одному, а по нескольким вариантам, требующим для своей реализации различных технологических опера­ций, процессов. Поэтому при проектировании разработчики часто прибегают к принципу альтернативного решения, т.е. к выбору то­го или иного варианта решения, который по своим показателям в конкретных условиях будет использоваться наиболее рационально и экономично. Для того чтобы каким-то образом оценить разра­ботанный или выбранный технологический процесс, проектировщи­ки прибегают к оценке экономической эффективности спроектиро­ванного процесса, чаще всего - к расчетам затрат по себестои­мости производимого информационного продукта или его полуфаб­риката,

В себестоимость продукта (информационной услуги) включа­ют затраты на материалы, расходы на зарплату основного персо­нала, а также накладные расходы. При оценке технологических процессов должны учитываться степень его технологичности, а также коэффициент использования оборудования при реализации технологических процессов. С расчетными формулами по опреде­лению себестоимости можно ознакомиться по конспекту лекций С.А.Сбитнева (27).

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Назовите критерии оценки технологических"процессов.

2. Попытайтесь рассчитать себестоимость одного из про­цессов, операций в структурных подразделениях библиотеки (отдел комплектования фондов, научной обработки, информационно-библи­ографический отдел).

3. Пользуясь техническими характеристиками и инструкцией по эксплуатации, рассчитайте коэффициент использования одного из аппаратов, используемых для копировально-множительных ра­бот, тиражного размножения, микрофильмирования ("РЭМ", "КСЕРОКС", "УДМ", ротатор, офсетная машина, "РОМАЙОР").

Тема; 17. Данные и источники для расчета и определения затрат эффективности на проектирование и функционирование АБС. Структура расходов на содержание

ОСНОВНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Показатели, характеризующие ресурсы, процессы и объекты проектирования.

2. Структура затрат на содержание АБС.

Среди показателей эффективности проектирования АБС оцени­вается коэффициент загрузки оборудования, которое предполагает­ся использовать в этой системе. Обычно коэффициент загрузки определяют на основе экспертной оценки. Значительные расходы при реализации проекта автоматизации связаны с приобретением вычислительной техники, копировально-множительного оборудова­ния, средств микрофильмирования и связи. Расходы на приобрете­ние оборудования обычно рассчитывают с помощью ценников. На основе нормативов удельных капитальных вложений, а чаще всего на основе экспертной оценки рассчитывают капитальные затраты, связанные со строительством АБС и предусматривающие внедрение технических средств. В соответствии с техническим заданием пре­дусматриваются так называемые предпроизводственные затраты. К ресурсным показателям относятся также расходы, связанные с содержанием проектируемой АБС. Кроме перечисленных расходов, к расходам на проектирование относятся и расходы по зарплате проектировщиков.

Объемы работ, подлежащие автоматизации, учитывают как показатели, характеризующие процесс проектирования. А такие показатели, как относительное сокращение численности АБС, сокращение сроков выполнения объемов работ, снижение расходов на информационное и библиотечное обслуживание, относятся к показателям, характеризующим объект и результаты проектирования. Кроме перечисленных показателей, рассчитывают нормативный коэффициент экономической эффективности и т.м. Лучше всего оз­накомиться по этому вопросу с работой (32, с. 17-20).

Применение средств вычислительной техники, связи, копировально-множительного оборудования, средств хранения больших объемов информации требует значительных текущих расходов на поддержание в рабочем состоянии АБС.

Текущие расходы на функционирование АБС можно разде­лить на несколько групп затрат: содержание персонала, обеспе­чивающего подготовку, ввод информации в систему; работников, обслуживающих технические средства, программистов и т.д.; расходы на поддержание технических средств (ремонт, вспомога­тельные материалы, запчасти); расходы на эксплуатационные ма­териалы, перфоленты, перфокарты, магнитные ленты, магнитные диски, микрофиши, специальную бумагу, красящие вещества и др.); расходы на электроэнергию, содержание помещения, амортизаци­онные отчисления, накладные и прочие расходы.

Эксплуатационные расходах можно представить как сумму затрат по каждой группе расходов. Более подробно о расчетах эксплуатационных расходов см. (16, с.23-27).

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Попробуйте по памяти перечислить показатели и источ­ники расчетов эффективности проектирования АБС.

2. Перечислите группы текущих затрат на содержание АБС.

3. Пользуясь расчетными формулами (16, с.23-27), опре­делите общую сумму расходов на текущее функционирование библиотеки.

Тема 18. Технические и экономические критерии эффективности АБС.

ОСНОВНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Выбор критериев оценки.

2. Технические критерии.

2. Экономические критерии.

Автоматизированная библиотека по своей сущности представляет некоторый искусственный, но обоснованный набор технологических процессов, операций, технических средств, с помощью которых в определенных условиях реализуются задачи и функции библиотеки по библиотечно-библиографическому и информационному обслуживанию читателей. Общественная полезность функционирования АБС является её важнейшей характеристикой, которую принято считать эффективностью функционирования. При оценке АБС различи два вида эффективности - техническую и экономическую.

Каждый вид эффективности оценивают целевым комплексом критериев. Для оценки технической эффективности применяют критерий релевантности, пертинентности, полноты выдачи, сроков задержки в системе, комфортности, информативности. Что же касается оценки экономической эффективности, то её прежде всего связывают с расчетом тех изменений, которые связаны с уменьшен ем стоимости библиотечно-информационного обслуживания читателей, повышением производительности труда библиотечных работников. Поэтому экономическую эффективность просчитывают как сумму сэкономленных средств на библиотечной деятельности, библиографическом обслуживании, а также эффективности, полученной в результате взаимного обмена базами данных.

Каждый критерий эффективности предназначен для оценки различных показателей функционирования АБС. Разработчики (проектировщики) АБС при оценке экономической эффективности сопоставляют затраты, которые обычно расходуются в традиционных библиотечных системах, с теми расходами, которые будут использованы при реализации проекта. Здесь важно подметить тот факт, что экономическая эффективность функционирования системы, по-видимому, лежит не только в русле вычисления денежного эффект. Экономическую эффективность надо рассматривать, прежде всего, с точки зрения самой системы как качественно новой организацион­но-технической и экономической человекомашинной системы, предназначенной для информационного и библиотечно-библиографического обслуживания потребностей советского общества.

Автоматизация технологических процессов в библиотеках дает возможность применить принципиально новые формы библио­течного обслуживания науки и производства и в целом повысить эффективность общественного производства. Основной эффект от внедрения АБС выражается в принципиальном улучшении качественных показателей библиотечного обслуживания. Внедрение результа­тов проектирования АБС в общественную практику, будет проявляться в улучшении условий труда, в изменении характера самого тру да, а также в углублении специализации работников, занятых ин­формационным и библиотечным обслуживанием.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Назовите критерии технической эффективности АБС.

2. Назовите критерии экономической эффективности АБС.

3. Попытайтесь оценить эффективность работы библиотеки, для чего составьте список критериев оценки работы библиотеки или отдельного структурного подразделения.

СОДЕРЖАНИЕ И ТРЕБОВАНИЯ К ВЫПОЛНЕНИЮ ПРАКТИЧЕСКИХ ЗАДАНИЙ ПО КУРСУ "ОСНОВЫ ПРОЕКТИРОВАНИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ БИБЛИОТЕЧНЫХ СИСТЕМ"

В соответствии с тематическим планом прохождения курса "Основы проектирования АБС" часть лекционного материала долж­на закрепляться на практических занятиях, в т.ч. такие темы как предпроектное обследование объекта автоматизации; показатели оценки АБС и нормативно-справочная база, проектирование ин­формационного и лингвистического обеспечения; выбор технологи­ческого оборудования; проектирование технологических процессов; оценка технико-экономических процессов; техническая и экономи­ческая эффективность.

В практическом задании по теме предпроектного обследова­ния объекта автоматизации должен быть проведен системно-струк­турный анализ объектов автоматизации АБС по схеме:

Шифр

Элементы объекта

Структурная трудоемкость

Показатели состояния автоматизации и механизации

где С - оборудование (аппарат); И - инструмент; П - установочное приспособление; К - контрольные приспособления; Т - транспортное устройство; Р - работы ; - качественные показатели состояния механизации и автоматизации.

Для определения качественной характеристики рекоменду­ются следующие классы: Р - при ручном использовании; Мр
- механизированно-ручном; М - механизированном; А - автоматизиро­ванном.

Количественные характеристики показателей коэффициента множественности: - число рабочих органов, несущих информа­цию:

- общее число рабочих инструментов на операции;

- общее число предметов труда (документов), обрабатывае­мых в операции;

- отношение числа контрольных устройств, используемых на одной операции;

- общее число документов, перемещаемых транспортными средствами;

О - число обслуживаемых рабочих мест;

О1
- число рабочих органов, несущих документов;

- суммарное машинное время на объекта.;

- суммарное машинное время, не перекрытое ручными дей­ствиями;

- суммарная трудоемкость на объекте;

- показатель состояния механизации и автоматизации жи­вого труда, определяемое по формуле

- показатель состояния механизации и автоматизации, оп­ределяемый по формуле.

Таким образом, в результате системно-структурного анали­за объектов должен быть оценен уровень механизации и автомати­зации технологических процессов обследуемой библиотеки.

Цель второго практического задания - ознакомление с нор­мативно-справочной базой, которая дает возможность провести, прежде всего, расчеты по трудоемкости технологических процес­сов и операций в различных структурных, подразделениях, провес­ти сопоставительный анализ трудозатрат по технологическим опе­рациям и определить основные задачи автоматизации технологи­ческих процессов и операций, сформулировать задачи и описать их с позиции существующих характеристик: режима, периодичнос­ти решения объемов информации, сроков обработки, объемов хра­нения информации, оценить оперативную и достоверную память ЭВМ, описать потребителей результатов обработки информации.

Выполняя практические задание по теме "Информационное обеспечение системы", студент должен рассчитать количественные и качественные параметры документального входного и выходного потоков, проанализировать существующие библиографические фор­маты описания различных видов документов, проанализировать сос­тав баз данных, распространяемых информационными центрами; определить на основе анализа запросов (рубрикатора) коды дан­ных, подлежащих преобразованию для удовлетворения информацион­ных запросов.

Целью практической работы по лингвистическому обеспе­чению является закрепление полученные знаний по ЛО на основе самостоятельного анализа информационных задач, решаемых в проектируемой автоматизированной библиотечной системе, и сфор­мулировать требования к лингвистическому обеспечению, а также суметь разработать лингвистические средства для небольших фак­тографических ИПС, которые могут эксплуатироваться в АБС, как-то "Читатели", Библиотечные фонды", "Тематико-типологический план", "Периодика", "Библиотечные сети системы" и т.п.

Пятое практическое занятие посвящается овладению методи­кой оптимального выбора технологического оборудования для всех подсистем АБС, проведению расчетов по расчету коэффициента загрузки оборудования на основе данных преобразования информа­ции в проектируемой АБС.

Шестое практическое занятие - это проектирование техно­логического процесса, технологических операций и посвящается овладению навыками проектирования технологических операций и составлению технологических карт, оценки спроектированного процесса по технологичности, себестоимости.

Седьмое - девятое практические занятия посвящаются рас­четам единовременных затрат - по созданию и внедрению АБС, которые можно записать, затем рассчитать.

На десятом, завершающем, практическом занятии студенты выполняют расчеты основных показателей экономической эффек­тивности АБС.

ПРИМЕЧАНИЕ

Расчетные формулы в книгах 1. Оценка экономической эф­фективности создания и внедрения автоматизированных систем науч­но-технической информации (Методические рекомендации).- М.: ВИНИТИ АН СССР, 1983.- 92 с.

Методические указания по расчету экономической эффектив­ности систем автоматического проектирования в строительстве, - М.: Госстрой СССР, 1981.- 139с.

ТРЕБОВАНИЯ К ДИПЛОМНОМУ ПРОЕКТУ, ВЫПОЛНЯЕМОМУ СТУДЕНТАМИ, ПО СПЕЦИАЛИЗАЦИИ "ТЕХНОЛОГ АВТОМА­ТИЗИРОВАННЫХ БИБЛИОТЕЧНЫХ СИСТЕМ"

Студент, получивший подготовку по специализации "Техно­лог автоматизированных библиотечных систем" и прослушавший курсы: "Автоматизированные информационные и библиотечные сис­темы", "Системный анализ библиотечных систем", по информаци­онному , лингвистическому, программному и техническому обеспе­чению, а также курс "Основы проектирования АБС", на завершаю­щем этапе обучения вместо государственных экзаменов по спе­циальным дисциплинам защищает дипломный проект. В качестве объектов проектирования могут являться создание баз данных, разработка их, подготовка, ведение, структура их организации. В качестве таких баз данных могут быть "Тематико-типологический план формирования документальных фондов АБС; "Норма­тивно-справочная информация"; "Документальные фонды"; "Або­ненты МБА", "Читатели библиотеки"; "Библиотечные сети систе­мы"; "Периодика региона"; "Сводные каталоги".

Темы дипломного проекта могут быть связаны с автомати­зацией технологических процессов, комплектования, учета, кат

а­логизации, ведения справочного аппарата, библиотечного информа­ционного и справочного обслуживания, а также связанные с раз­работкой автоматизированной системы управления библиотекой и др.

Разрабатывая дипломный проект, студент должен показать, что он обладает достаточными профессиональными знаниями, способен не только выбрать, но и оценить специальную значи­мость решаемых вопросов в дипломном проекте, профессионально владеть методикой информационного поиска и самостоятельно, с помощью библиографических пособий, осуществить информацион­ное обеспечение темы проекта, а также может собрать дополни­тельные материалы, относящиеся к так называемым внутренним источникам (отчеты о деятельности библиотеки, статотчеты, прика­зы и т.п.). Может дополнить сведения, полученные об объекте проектирования и извлеченные из документов, путем других мето­дов получения информации (социологических), включая и проведен­ные эксперименты.

В дипломном проекте, студент должен показать, что он хорошо владеет аналитико-синтетическими методами обработки информации, включая метод синтезирования информации до уров­ня получения новой информации. Пользуясь методами декомпозиции и композиции, студент может построить рубрикатор (план) напи­сания пояснительной записки к дипломному проекту.

Учитывая специфические особенности проектирования техно­логических процессов в АБС, а также создания баз данных, сту­дент обязан показать, что он вполне владеет способами построе­ния логических и физических моделей баз данных для решения информационных задач в документальных, фактографических ин­формационно-поисковых системах.

Что же касается лингвистического и программного обеспече­ния АБС, то в дипломном проекте решаются задачи по выбору комплекса ИПЯ для обеспечения ввода документов (запросов) в АБС. В отдельных случаях, исходя из требований, студент мо­жет отобрать пакеты программ для решения задач, представить решение информационной задачи в виде словесного описания ал­горитма или блок-схемы для написания программы.

В технологической части проекта студент самостоятельно разрабатывает технологические процессы или технологические операции в зависимости от выбранной технологии преобразования информации, которая должна отвечать современным достижениям науки и техники, передового производственного опыта.

Пользуясь современными методами, студент должен наиболее рационально осуществить выбор оборудования для проектируемой АБС; провести экономическую и техническую оценку эффективности АБС.

ГЛАВА 1. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ ПО ПРОЕКТИРОВАНИЮ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ БИБЛИОТЕК

1.1.
ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ПРОЕКТИРОВАНИЯ

Современная библиотека представляет сложную систему, структура которой находится в непосредственной зависимости от, количественных и качественных параметров входного и выходного документальных потоков, от разнообразия и сложности информа­ционных, справочно—библиографических и библиотечных услуг, ока­зываемых библиотекой читателям, а также от характера техноло­гических процессов и операций, применяемых в автоматизирован­ной библиотеке для преобразования входной и выходной информации

При проектировании автоматизированных библиотек необходи­мо одновременно решать несколько задач, касающихся информаци­онного, технологического, лингвистического, программного, техни­ческого и организационного обеспечения. При проектировании АБС надо учитывать и экономические показатели, связанные с умень­шением стоимости информационного, справочно-библиографического и библиотечного обслуживания читателей, а также вопросы, свя­занные с созданием комфортных условий как для читателя, так и для сотрудников, обслуживающих АБС. Каждое принимаемое по той или иной проблеме решение должно быть обоснованным и осуществляться при определенной организационной форме.

Задачами по информационному обеспечению являются: установление количественных и качественных параметров входного и выходного документаль­ных потоков по видам, типам, тематической структуре, форматам, задаваемых программой - тематико—типологическим планом фор­мирования документальных фондов и показателями библиотечно-библиографического и информационного обслуживания читателей в заданные сроки и в формах представления документов, согласо­ванных с читателем, а также критериями оценки качества инфор­мационных услуг.

Известно, что поставщики информации (книготорговые орга­низации, информационные и библиотечные центры) используют различные методы аналитико-синтетической обработки документов, которые в последующем влияют на трудоемкость подготовки ин­формации. И поэтому важно иметь достоверные сведения об источниках комплектования документальных фондов, с оценкой уровня свертывания документов, используемых поставщиком ин­формации.

Задачами технологического и' технического обеспечения являются проектирование технологических процессов и операций преобра­зования информации в машиночитаемую форму, формирование баз данных, как создаваемых в самой АБС, гак и приобретае­мых за счет оформления подписки на их поставку центрами, ге­нерирующими эти базы данных, и, наконец, получаемых за счет взаимного обмена или создаваемых на кооперативных началах. Техническое и технологическое обеспечение включает также оп­ределение фонда рабочего времени, рабочей силы, а также ква­лификации по сложности с точки зрения затрат интеллектуально­го труда на те или иные технологические операции. Сюда же относятся задачи по подбору и расчету количества основного производственного и вспомогательного оборудования; определе­ние потребного количества материалов (магнитных лент, дис­ков, перфоносителей, бумаги и т.п.). К техническому обеспече­нию относятся и проблемы снабжения электроэнергией, водоснаб­жения, вентиляции, транспорта, а также подсчет, необходимых для размещения оборудования площадей, организации рабочих мест, внутренняя планировка помещения, вопросы противовоздушной обороны и пожарной безопасности.

Задачами лингвистического обеспечения являются обоснование, выбор и разра­ботка комплекса информационно-поисковых языков, с помощью которых осуществляется перевод текстов документов - запросов на язык автоматизированной библиотечной системы. К задачам по лингвистическому обеспечению относится разработка частных методик индексирования документов, а также разработка различ­ного рода рубрикаторов, классификаторов, ИПЯ, дескрипторного типа (при отсутствии ИПЯ), созданных для обслуживания задач по поиску информации, учитывающих особенности поиска в авто­номных (локальных) автоматизированных системах. К лингвис­тическому обеспечению относятся и задачи по определению спо­собов организации поисковых массивов (прямой, инверсный, смешанный), а также выбор критериев выдачи информации чита­телю. И, наконец, выбор средств усиления критериев, в частности, релевантности и полноты.

Задачами программного обес­печения являются разработка и выбор оптимальной логи­ческой и физической структур баз данных, разработка перечня информационных задач с их характеристикой: режимом работы, периодичностью и сроками решения задачи, сроками" поступления данных, продолжительностью хранения результатов обработки информации, а также данные, характеризующие задачу по объе­мам входной, выходной и хранимой информации в символах с наименованием абонентов, которые будут эксплуатировать ре­зультаты решения задачи на ЭВМ. Задачи программного обес­печения включают и представление алгоритмов в виде их сло­весного выражения или в виде блок-схем. Учитывая то, что технологи. АБС не готовятся к программированию задач, в их обязанность по разделу программное обеспечение входит выбор пакетов прикладных или отдельных программ, применяемых для решения конкретной информационной задачи, касающейся ввода, поиска, выдачи информации пользователю или подготовки ориги­нал-макетов для тиражного размножения библиографических посо­бий.

Экономические задачи при проек­тировании АБС охватывают вопросы, связанные с определением необходимых основных и оборотных средств, расчетов себестои­мости информационного, справочно-библиографического и библио­течного обслуживания, оценки эффективности произведенных зат­рат, а также составления перспективных планов развертывания информационного и библиотечно-библиографического обеспечения читателей с учетом задач и функций, определенных для данного типа автоматизированной библиотечной системы.

Организационными задачами яв­ляются: разработка структуры АБС, её управления, а также структуры функциональных и обеспечивающих функционирование АБС подразделений, распределение функций между подсистемами (отделами), установление взаимной связи между ними, а также отдельными должностными лицами административно-технического персонала. К организационным вопросам относятся и управление технической, научной, финансовой деятельностью, разработка проб­лем, связанных с организацией труда,- рациональной организацией рабочих мест, установление порядка прохождения входных и вы­ходных потоков документов, форм отчетности и контроля по структурным подразделениям, разработка мероприятий по подготовке кадров и повышению их квалификации.

При проектировании автоматизированных библиотечных сис­тем следует учитывать и то информационное и библиотечное окружение, в котором окажется проектируемая АБС. Достоверное зна­ние об окружающей среде дает возможность в той или иной мере решать проблемы связанные со специализацией, кооперацией дея­тельности проектируемой АБС с другими информационными центра­ми по подготовке к вводу документов в автоматизированную биб­лиотечную систему; подключать к использованию в целях информа­ционного обслуживания читателей базы данных других АБС; орга­низовать взаимный обмен базами данных. Все это обеспечит наи­более рациональное и эффективное использование информационных ресурсов, заключенных в банках данных; значительное повышение технико-экономической эффективности автоматизированной библио­течной системы.

1.2.
ЗАДАНИЕ НА ПРОЕКТИРОВАНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАН­НОЙ БИБЛИОТЕЧНОЙ СИСТЕМЫ

Чтобы приступить к проектированию автоматизированной библиотечной системы, надо прежде всего иметь четкое техничес­кое задание, на основе которого будут производиться расчеты и приниматься решения по всему комплексу вопросов, входящих в проект АБС.

Задание на проектирование АБС составляют в соответствии и на основе технико-экономического обоснования и анализа целе­сообразности применения технических средств, внедрение которых должно предусматриваться планом развития библиотеки.

В техническом задании необходимо предусмотреть широкое использование типовых решений и проектов. Задание на проектиро­вание АБС выполняется в несколько этапов: сбор и анализ инфор­мации для проведения работ по проектированию; описание объекта проектирования и собственно этап- разработки технического зада­ния. Каждый из этапов разработки технического задания имеет свой перечень описания содержания работ по этапу.

Сбор и анализ информации для проведения работ включает: изучение и описание организационной структуры существующей библиотечной системы, выявление общих методологических принципов и методик функцио­нирования библиотечной системы, сбор и анализ сведений о сос­таве документальных фондов, количественных и качественных па­раметров его функционирования, анализ состава читателей, сферы их занятости в отраслях народного хозяйства, об образователь­ном цензе читателей, тематической структуре чтения ими лите­ратуры.

В этап сбора и анализа информации входят выявление и анализ запросов на библиографическую и фактографическую инфор­мацию, директивных и фактических сроков удовлетворения запро­сов читателей, выявление и оценка источников информации, за счет которых удовлетворяются запросы читателей.

При анализе информации о документальных фондах, особое место занимают вопросы, связанные с определением качествен­ных и количественных параметров описания видовой, типологичес­кой, отраслевой структур входного и выходного потоков первич­ных и вторичных документов; описание и анализ существующей системы комплектования и обработки литературы; определение полноты (надежности) входного потока.

Анализ состава справочного аппарата должен показать уровень их организации, структуру отражения в нем первичных документов, а также эффективность эксплуатации всего справоч­ного фонда, включая создание и работу со специализированными картотеками (картотека заказанной литературы, регистрационные картотеки периодических и подписных изданий и другие). Должны быть описаны и проанализированы применяемые в библиотеке фор мы информационного, справочно-библиографического и библиотеч­ного обслуживания с указанием сроков, периодичности выдачи и» формации (ИРИ, ДОР, СИ, РП, обзоры, библиографические и биб­лиотечные справки, МБА, ЗА, выдача копий документов).

При анализе данных функционирования библиотечной систем должен быть выявлен и проанализирован уровень информационной совместимости по информационно-поисковым языкам, форматам, техническим средствам, программному обеспечению и т.п.

В существующей библиотечной системе должен быть опре­делен уровень механизации и автоматизации всех технологически процессов (операций). Особое место при анализе информации о библиотечной системе следует уделить анализу состояния норма­тивной базы, существующей как в данной библиотеке, так и в библиотеках других министерств и ведомств. Анализ информации для проведения работ завершается систематизированным отчетом с приложением схем основных технологических процессов по комплектованию, учету, библиографическому описанию, систематиза­ции, работе со справочным аппаратом, справочно—библиографическому и библиотечному обслуживанию, работе МБА и т.д.

По этапу определения объекта проектирования должны быть описаны: общая ха­рактеристика библиотечной системы, задачи, функции, основные показатели работы, применяемые для их оценки критерии; задачи и функции каждого структурного подразделения; выявлены взаимо­связи между структурными подразделениями внутри библиотечной системы, а также связи с внешней средой; указаны техническая оснащенность, источники финансирования, штатная численность структурных подразделений с фондом заработной платы и т.д.

Этап разработки технического задания включает: описание целей, задач и функций соз­даваемой автоматизированной библиотечной системы; список ин­формационных задач, подлежащих автоматизации, с указанием очередности их реализации. В перечне приводятся задачи, решае­мые в интересах других библиотечных или информационных систем.

В техническом задании должны быть приведены требования по информационному, лингвистическому, программному, организа­ционному обеспечению автоматизированной библиотеки, а также требования, к составу технических средств, с помощью которых автоматизируются процессы сбора, обработки, хранения, поиска, передачи, копирования и распространения информации.

В техническое задание включают план работ с указанием сроков выполнения по каждому этапу, а также указывают испол­нителей работ. К техническому, заданию в качестве самостоятель­ного документа прилагают расчеты технической и экономической эффективности функционирования создаваемой автоматизированной библиотечной системы. Техническое задание согласовывают и ут­верждают в соответствии с существующим порядком.

Задание на проектирование должно содержать технико-экономическое обоснование создаваемой АБС. В ТЭО, кроме общей характеристики существующей библио­течной системы, должны быть четко определены задачи, цели, функции, критерии и накладываемые ограничения на проектируемую автоматизированную библиотеку. Для проектируемой АБС в ТЭО при­водят данные, которые должны характеризовать не только технико-экономические результаты, но и изменения, которые произойдут при осуществлении проекта по созданию АБС. В разделе ТЭО "Характеристика библиотеки как объекта автоматизации", кроме требований, предъявляемых ГОСТом 24.202-80, должны быть детально разработаны и описаны недостатки, существующие в ор­ганизации библиотечного, информационного и библиографического обслуживания читателей, связанных с существующими технологическими процессами (комплектование и учет документальных фондов, систематизации и предметизации документов, организа­ции справочно-информационного аппарата, информационного, биб­лиографического и библиотечного обслуживания читателей); дана оценка производственнь1м потерям, возникающим в библиотечной технологии и в управлении как в целом в библиотечной системе, так и по каждому её структурному подразделению.

В ТЭО особое внимание следует обратить на готовность библиотеки к переходу с традиционных методов библиотечной технологии и информационно-библиографического обслуживания на новые методы с применением современных средств вычисли­тельной техники, микрофильмирования, оперативной полиграфии и копирования документов.

Сущность готовности библиотеки к переходу на обслужива­ние с применением новой технологии заключается в том, чтобы осуществить планомерную переподготовку библиотечных кадров, занятых на старой технологии. Показатели качества функциониро­вания проектирования АБС в ТЭО должны быть подразделены на три группы: экономические, технические и организационные. Раздел "Цели, критерии и ограничения." создаваемой АБС должен содержать перечень целей и задач, осуществляемых в результа­те реализации проекта как по библиотечной системе в целом, так и в её структурных подразделениях. Чтобы наглядно предс­тавить изменения целей и задач, лучше всего проиллюстрировать их соответствующими показателями и критериями оценки. Так, например, показатели экономической эффективности могут быть заданы снижением стоимости подготовки и ввода документов в систему, снижением стоимости библиотечного обслуживания, по­вышением производительности труда, ростом объемов библиотечно-библиографических услуг, оказываемых читателями, и, нако­нец, численностью условно высвобождаемых работников.

В качестве технической эффективности создаваемой АБС могут быть заданы уменьшение сроков информационного и биб­лиотечного обслуживания, а также качественные показатели по релевантности, полноте, комфортности, информативности; интерва­лы выдачи, сроки задержки информации в системе.

Источниками исходных данных, по которым определяют экономическую эффективность, могут быть методы экспертной оценки, а также различного рода ценники, нормативы. Методи­ческими материалами по определению экономической эффектив­ности могут служить инструкции по расчету экономической эффективности от использования новой техники, изобретений, ра­ционализаторских предложений и др.

В соответствии с ГОСТом 14.409-75 автоматизированная библиотечная система относится к классу информационно-поисковых систем технологического назначения и поэтому к АБС предъявля­ются все те требования, которые и определяет указанный ГОСТ. В частности, проектируемая АБС должна, как минимум, состоять из следующих подсистем: сбора и подготовки информации, ввода и вывода информации, хранения и поиска информации, выдачи и распространения информации, а также подсистемы управления АБС. Для каждой из перечисленных подсистем определяют свои задачи и функции. Состав задач, решаемых в подсистемах, может быть описан следующими характеристиками: название подсистемы АБС, 4 название задачи в подсистеме, режимы, её решения, сроки реше­ния задачи, периодичность решения задачи, условия, сроки и объе­мы хранения результатов обработки информации, а также список абонентов, пользующихся результатами автоматизированной обра­ботки информации.

Сущность организационных требований к АБС сводится к установлению количества сотрудников библиотеки (читателей), которые должны обслуживать АБС. Эти требования необходимы, прежде всего, для решения вопросов подготовки кадров, обслужи­вающих АБС, с одной стороны, а с другой, - организации обучения читателей. Традиционные потоки документов, которые функциони­руют в обычной библиотеке, в АБС должны быть подвергнуты предварительной подготовке, которая заключается в составлении или заполнении предмашинных рабочих листов, кодировании инфор­мации, предназначенной к вводу в ЭВМ, пополнении информацион­ных массивов новой информацией', извлечение устаревшей информа­ции, корректировке (редактировании) введенной информации. Для решения перечисленных проблем нужно соответствующим образом подготовить работников, которым можно было бы поручить выпол­нение соответствующих технологических процессов. Само собой разумеется, что пользователи (читатели) также будут нуждаться в знаниях, помогающих им непосредственно пользоваться услугами АБС.

В требованиях к проектируемой АБС необходимо указать возможности адаптации лингвистического, программного, техни­ческого обеспечения, а также условия, при которых возможно конвертирование обменных массивов. В технических требованиях должны быть указаны структура записи информации на магнитной ленте, форматы представления информации пользователю, а также указываются условия, при которых пользователь (читатель) может пользоваться АБС с указанием того минимума знаний, которые дают возможность абоненту самостоятельно или с помощью пос­редника (оператора) пользоваться АБС. Должны быть отражены требования, связанные с организацией и условиями хранения ин­формации, а также требования к персоналу, который будет обслуживать АБС.

В показатели, по которым будут оценивать качественные параметры АБС, кроме перечисленных критериев, непременно должна входить стоимость каждой услуги,

Представляемо АБС пользователю как по массовым формам информационного, справочно-библиографического и библиотечного обслуживания, так и эпизодическим, например, по составлению ретроспективных библиографических указателей, подготовке к изданию библиографических списков литературы. Для характеристики проектируемой АБС обязательно приводят: коэффициент загрузки оборудования, среднее время обслуживания одного запроса, интегральный показатель производительности АБС, оценивают надежность комплекса технических средств, с помощью которых реализуется автоматизированная библиотечная система, характеризуются производственные, площади, занимаемые АБС. Ниже приводятся расчетные формулы определения интегрального показателя функционирования АБС, коэффи­циентов полноты и точности (релевантности).

Интегральный показатель рассчитывают по формуле

П инт.
=,

где - относительная частота появления запросов вида в определенный период;

- среднее время обслуживания запроса - вида услуг;

- количество видов услуг представляемых АБС.

Коэффициент полноты (Р) определяют по формуле

Р =. 100,

где Р - число релевантных документов, найденных в процессе

поиска по данному запросу,

С - общее число документов в системе, о которых известно, что они релевантны определенному запросу.

Коэффициент точности поиска (Т) определяют по формуле

Т =. 100,

где Р - число релевантных документов, найденных при поиске по определенному запросу;

- общее число документов, выданных при поиске по определенному запросу

Кроме общих требований к проектированию АБС, обяза­тельными документами к техническому заданию на проектиро­вание кроме ТЭО должны прилагаться отдельно требования к информационному, лингвистическому, программному, техничес­кому, организационному обеспечению АБС.

Общие требования к содержанию документов по информа­ционному обеспечению регламентируются ГОСТом 24.205-80.

Принцип организации информационного обеспечения и требования к содержанию документов изложены в ГОСТе и определяются составом, структурой входного и выходного пото­ков документов, обоснованно выбранным носителем информации, на котором фиксируется запись, а также применяемыми метода- . ми контроля за подготовкой баз данных.

В раздел “Принципы организации информационного обес­печения" включают описания информационных массивов собствен­но создаваемых АБС, а также описания информационных масси­вов, получаемых в порядке взаимного обмена или же приобретае­мых по подписке, которые планируется адаптировать в системе.

В разделе "Состав и структура информационной базы" дол­жен быть приведен перечень всех баз данных, которые будут эксплуатироваться АБС. Для каждой базы данных должны быть описаны логическая структура базы данных, тип базы данных (библиографическое описание; БО + ключевые слова, БО + рефе­рат), виды документов, включаемых в базу данных, перечень как обязательных, так и факультативных элементов данных с ука­занием их общего количества, система классификации, использу­емая для идентификации документов (УДК, ББК, МКИ, Рубрика­тор ГАСНТИ и т.п.), наличие ссылочного аппарата и поискового образа.

В характеристике базы данных должен быть указан инфор­мационно—поисковый язык, с помощью которого осуществляется индексирование документов, а также сведения о кодировании сим­волов (алфавита), методах и плотности записи, условия поставки баз данных, виды справочно-информационного обслуживания, в ко­торых может быть использована эта база данных; список пакетов прикладных программ, с помощью которых осуществляются проце­дуры с базами данных. И, наконец, дается тип магнитной ленты, на которой записываются информация, и модель ЭВМ, реализующей систему.

описывая входной документальный поток, необходимо раз­делить его на виды:

а) разовые издания (книги), не относящиеся к видам перечисленным в пунктах в, ж;

б) сериальные издания, также не относящиеся к перечислен­ным в пунктах в, ж;

в) отчеты в научно-исследовательских работах;

г) диссертации;

д) патентные документы;

е) нормативно-технические документы;

ж) фирменные издания.

В общей характеристике базы данных должна быть при­ведена её тематика. Тематику эту можно представлять в виде набора кодов тематико-типологического плана формирования до­кументальных фондов, задаваемых шифрами (индексами) принятых систем классификации, которые используются для формирования и организации информационных массивов АБС. В качестве харак­теристики базы данных должен быть приведен перечень обяза­тельных и. факультативных элементов баз данных для каждого вида документов в соответствии с ГОСТом 7.19-79 или норма­тивно-техническим предписанием МЦНТИ "Структура записи для обмена библиографической информацией на магнитной ленте" (НТП МЦНТИ 1 - 82). Кроме перечня элементов описания, указывают их количество для каждого вида индексируемых документов, а также перечисляют схемы классификации (МКИ, ББК, УДК, Руб­рикатор ГАСНТИ, классификаторы и т.д.), которые используют в базах данных для систематизации информационных подмассивов.

Для баз данных не менее важное значение имеет указание на наличие ссылочного аппарата, например, адреса хранителя микрофиши, первичного документа. Обычно для поискового образа указывают наличие дескрипторов, ключевых слов, как правило, указывают среднее их число на документ. Для повышения резуль­тативности информационного поиска при индексировании докумен­тов используют указатели роли связи, а также логические множители. И поэтому в характеристике баз данных целесообразно указать используемые грамматические средства.

Система кодирования символов (алфавит), методы и плот­ность записи на магнитной ленте позволяют, судить о возможнос­ти адаптации баз данных в АБС и поэтому считается целесо­образным включение, и этих сведений. Немаловажное значение имеют объем, периодичность выпуска, а также формат и режимы поставки баз данных. При этом важно и указание на виды справочно-информационного обслуживания, которые могут быть организованы на базе данных (ИРИ, РП, РЖ, СИ, ДОР и т.д.). Из­вестно, что проблемы совместимости в АБС реализуют через математическое обеспечение модели ЭВМ, типы накопителей данных. Поэтому перечисленные выше характеристики являются обязательными.

В проектируемой АБС регионального значения ориентиру­ются на эксплуатацию баз данных, которые генерируют всесо­юзные, центральные отраслевые, а также региональные информа­ционные и библиотечные центры. Но бывают случаи, и нередко, когда базы данных готовят в автономных АБС. В этих случаях учитывают особенность функционирования АБС и эксплуатации баз данных. Поэтому к информационному обеспечению по разделу "Внемашинные информационные базы" приводится перечень доку­ментов, информационных сообщений, которые планируются для ввода в информационный массив АБС и требуют предварительной предмашинной обработки. В этом случае процедуру предмашинной обработки называют составлением-заполнением предмашинного рабочего листа,

В требованиях по информационному обеспечению предусматривается полное описание процессов сбора, обработки, хранения данных с указанием последовательности выполнения не только предмашинной, но и машинной обработки, включая операции по контролю заполнения ПРЛ, перфорированию (записи данных на носителе), выполненных с помощью, технических средств.

Существуют различные способы размещения и записи ин­формации. Например, в логической схеме баз данных можно ис­пользовать иерархическую структуру, представляющую собой сово­купность записей (данных), в которой каждая запись связана не более чем с одной записью более высокого уровня. Например, по Рубрикатору ГАСНТИ тематическая рубрика 00.01 - "Основопо­ложники марксизма-ленинизма" связана со всей родовой (выше­стоящей) тематической рубрикой ОО - 'общественные науки"; или тематическая рубрика 18,09— "история искусств" — с родовой рубрикой 18 - "искусство. Искусствоведение" и т.д.

В отличие от иерархической схемы расположения записей существует так называемая сетевая структура, в которой любая запись может быть связана с произвольным количеством других записей, находящихся на любом уровне иерархии. Например, в записях, представляющих собой таблицу.

Кроме перечисленных схем баз данных (иерархической и сетевой), используются реляционные логические схемы, в кото­рых структура баз данных представляет собой совокупность таблиц, отношений, каждое из которых есть несвязная совокуп­ность записей одного типа (например авторский указатель, пред­метный указатель, указатель источников). В любом случае струк­тура базы данных должна обеспечивать совместное использование данных с минимальным временем обращения к базе данных, с приемлемым информационным шумом (избыточностью), с минимальным объемом памяти ЭВМ.

Для удовлетворения все возрастающих потребностей на библиографическую и фактографическую информацию совершенно естественными будут такие условия, при которых АБС будет располагать значительным набором баз данных, призванных слу­жить для удовлетворения как тематических библиографических, так и фактографических запросов.

Таким образом, совокупность баз данных, на которых осуществляется комплексное информационное, справочно-библиографическое и библиотечное обслуживание, принято называть в АБС банком данных. На организацию и поддержание в рабочем состоянии банка данных распространяются требования ГОСТа 14,413-80 (Банк данных технологического назначения. Общие требования).

Требования к лингвистическом обеспечению АБС, В методических указаниях о требо­ваниях к содержанию и составлению технического задания на создание автоматизированных систем центра данных ГСССД РД 50-300-82 под лингвистическим обеспечением понимается сис­тема взаимосвязанных или совместно эксплуатируемых информа­ционно-поисковых языков, предназначенных, для индексирования документов, составления поисковых предписаний, организации распределенных баз данных, а также систематизации информаци­онных массивов. То множество информационно—поисковых языков, которые могут быть использованы и используются в АБС, объяс­няется тем, что каждый из применяемых ИПЯ обслуживает реше­ние определенных задач и выполняет различные функции, связан­ные с индексированием документов и запросов, поиском информа­ции, организацией информационных изданий типа РЖ, СИ, летописей. Поэтому выбор информационно-поисковых языков, в качестве лингвистического обеспечения АБС должен строиться на глубоком детальном анализе тех информационных задач и объектов, которые подлежат автоматизации. Заметим, что разработка универсальных ИПЯ для решения множества информационных задач неприемлема, И не только потому, что разработка ИПЯ - дорогостоящий про­цесс, но и потому, что задачи, решаемые в АБС, принадлежат к различным видам и требуют специфических лингвистических средств. В качестве показателей и критериев оценки информа­ционно-поисковых языков должны быть оценки по семантической силе, однозначности, компактности, небольшой стоимости, а также простоте овладения методами индексирования документов и запро­сов.

При проектировании лингвистического обеспечения АБС обычно ориентируются на широко распространенный ИПЯ класси­фикационного, фасетного или же дескрипторного типа и поэтому в проект включают типовые решения по ИПЯ. Вместе с тем линг­вистическое обеспечение АИС и АБС не всегда учитывают особен­ности функционирования проектируемой АБС. Поэтому при проекти­ровании возникает необходимость дополнить лексический состав ИПЯ, уточнить частную методику документов и запросов. Такие уточнения и дополнения не изменяют принципов создания ИПЯ. Вместе с тем при проектировании АБС возникают задачи, связан­ные с разработкой новых ИПЯ, которые будут обслуживать тот или иной информационный массив, информационные задачи. Особен­но это касается задач, связанных с фактографическим поиском. Поэтому требования, которые предъявляются к разработке новых языков, должны учитывать вопросы открытости, т.е. ввода новых понятий после завершения разработки в ходе его эксплуатации, технологичности для индексатора и оператора, обеспечивающих создание поискового образа документов и поискового предписания, простоты машинной расшифровки, а также технологичности для пользователя, г4е. создания пользователю привычных для него форматов выходной информации, например, в виде копий первично­го документа, в виде библиографического описания, снабженного рефератом, в виде таблиц и графиков. Важнейшим же требовани­ем к разработке новых языков является требование сопряженности, которое предъявляется соответствующими системными требованиями, и, прежде всего, требованиями, предъявляемыми Государственной автоматизированной системой научно-технической информации.

Требования к программному обес­печению АБС. Программное обеспечение любой АИС и АБС представляет собой совокупность правил алгоритмов программ, предназначенных для решения комплекса многочисленных задач, охватывающих сбор, хранение, поиск и распространение информа­ции. Круг информационных задач, которые автоматизируются в АБС, обычно составляет- целый набор, пакет программ, иначе их назы­вают пакетом прикладных программ. Надо предусмотреть, чтобы в пакете стандартных программ, которые поставляют вместе с ЭВМ, кроме набора программ, автоматизирующих основные функ­ции ЭВМ, имелись также программы контроля и защиты информационных массивов, а также программы, обеспечивающие внесение необходимых изменений в информационные массивы при Их эксп­луатации. В связи с тем, что обычно автономные АБС будут по­лучать информационные массивы от других поставщиков в других форматах, необходимо иметь программу конвертирования массивов в форматы АБС. В пакете прикладных программ должны иметься программы, которые дают возможность удалять из массивов вы­явленные ошибки, перегруппировывать записи, осуществлять заме! одних элементов другими, обеспечивать поиск информации по лю­бой выбранной стратегии поиска, а также осуществлять подготов­ку к изданию всех видов информационных пособий (РЖ, СИ, библи­ографические указатели). Требования к программному обеспечению АБС должны предусматривать использование готовых пакетов прикладных программ, которые разрабатывают различные организации в рамках Международного центра научно—технической информации.

Требования к техническому обеспечению АБС. Комплекс технических средств должен обеспечивать обработку всего документального потока на стандартных носителях (МЛ, ПЛ, МД, ПК) и решать следующие задачи: автоматический ввод и вывод информации из ЭВМ, обработку информации на ЭВМ, хранение и автоматический поиск информации, передачу информации из ЭВМ пользователю, осуществлять копирование и тиражирование информации. В качестве основных технических среде для автоматизации всего комплекса информационных, библиотечно библиографических процессов должны использоваться ЭВМ ЕС по­следнего поколения, средства оперативной полиграфии (офсетные машины), микрофильмирования, электрографического копирования и современные средства связи.

Обычно к вычислительному комплексу предъявляются требования по быстродействию, реализации режима разделения времени объему оперативной и долговременной памяти и т.п. Эти требован! к вычислительному комплексу лучше всего сформулировать исход! из задач АБС. Требования к техническому обеспечению включают и систему периферийных устройств, с помощью которых осуществляются подготовка, ввод информации в АБС, а также ведение диалога с ЭВМ и теледоступ к базам данных.

Требования к организационному обеспечению АБС регламентируются ГОСТом 24. 209-80, При реализации требований ГОСТа необходимо особое внимание обратить на те требования, которые предъявляются к должностным лицам, призванным обеспечить функционирование АБС. Для эффективной - эксплуатации АБС нужны сотрудники со­ответствующей квалификации, которым можно поручить работу по сбору, подготовке, хранению, поиску, выдаче информации и управлению АБС, Технологические инструкции, инструкции по эксплуатации технических средств, формированию информацион­ных массивов, регламенты работы, а также должностные инст­рукции, закрепляющие права и обязанности сотрудников, прямо относятся к организационному обеспечению АБС.

ГЛАВА
II
. О СТРУКТУРЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ БИБЛИО­ТЕЧНОЙ СИСТЕМЫ

Все структурные подразделения АБС (подсистемы, отделы, секторы, мастерские и т.д.), а также оборудование, с помощью которого реализуется АБС, можно условно подразделить, исходя из задач и функций, на несколько групп: всесоюзные, централь­ные отраслевые, республиканские, областные, региональные, местные и т.д.

Структура АБС в значительной мере зависит от её при­надлежности к определенной группе, для которой типовыми поло­жениями определяются основные задачи, функции, а также при­мерными объемами документальных потоков, подлежащих вводу -выводу АБС. Для определенной группы АБС существуют примерно равные показатели по объему информационных, справочно-библиографических и библиотечных услуг, которые призвана оказывать АБС читателям. На структуру АБС влияет характер технологических процессов преобразования информации, а также критериев, предъявляемых к оперативности, полноте, точности обслуживания читателей и принятым формам документов, которые представляют­ся АБС читателям. В структуру АБС могут вноситься те или иные изменения, связанные с наращиванием производственной деятельности, внедрением новых технических средств. На струк­туру проектируемой АБС может влиять и порядок получения баз данных, генерируемых другими центрами, и объемом подготовки и ввода данных, осуществляемых самостоятельно АБС. На структу­ру АБС может влиять принятый порядок децентрализованной подго­товки баз данных, кооперации между АБС по созданию баз данных, информационному, справочно-библиографическому и библиотечному обслуживанию. Структура АБС всесоюзного значения, которые эк­сплуатируются ГБЛ, ГПБ, ГПНТБ, СССР, ГПНТБ СО АН СССР, БАН, БЕН АН СССР, не будет одинаковой. Она будет также отличаться от структур АБС республиканского, областного, регионального значения. Несмотря на это, в структуре всех автоматизированных информационных и библиотечных систем должны иметься следующие подсистемы: сбора и обработки; хранения и поиска информации; информационного и справочно-библиографического обслуживания; копирования и размножения информации, а также управления АБС. Набор подсистем может дополняться в зависимости от задач, функций, определяемых для данной АБС.

2.1. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ПРОЕКТИРОВАНИЯ ТЕХНОЛОГИ­ЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ В АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ БИБ­ЛИОТЕЧНЫХ СИСТЕМАХ

Производственные и технологические процессы подсистем! сбора (комплектований) и обработки документальных потоков.

В числе основных вопросов, подлежащих разрешению при проектировании подсистемы сбора (комплектования) и обработке документов, весьма важным, наиболее ответственным, а также трудоемким является проектирование (разработка) технологических процессов по созданию информационного массива – тематико-типологический план комплектования фондов первичных докумен­тов и информационных массивов, записанных на магнитной лент а также проектирование (разработка) частных методик, применяемых при создании поисковых образов документов и поисковых предписаний.

Решение указанных выше задач, должно найти свое воплощение в организационных формах выполнения всего комплекса технологических операций по сбору и преобразованию информации е машиночитаемую форму. Под технологическим процессом понимается последовательность операций, которые завершаются приня­тием решения о приобретении и последующем вводе документа в информационный массив АБС.

Технологический процесс сбора (комплектования) и обра­ботки документальных потоков является одним из первых производственных процессов в АБС, обеспечивающих подготовку к эксплуатации документа или его поискового образа при удовлетворении информационных потребностей абонентов.

Производственный процесс в АБС представляет собой совокупность отдельных технологических процессов, осуществляемы: в целях информационного, справочно-библиографического и библиотечного обслуживания читателей. В производственный процесс подсистемы входят не только основные, т.е. непосредственно связанные со сбором (комплектованием) и подготовкой к вводу документов в АБС, но и все вспомогательные операции, обеспе­чивающие его приобретение, учет, транспортирование, техническую обработку и т.д. Производственный процесс в подсистеме можно условно разделить на следующие этапы:

1) изучение информации о документах, выходящих в СССР и за рубежом, и принятие решения об их приобретении;

2) контроль за поступлением заказанных документов в сис­тему и их учет;

3) предварительный отбор и группировка документов, пред­назначенных для ввода в АБС;

4) предмашинная подготовка и ввод документов в систему с одновременным формированием баз данных и организацией хра­нения первичных документов или их копий.

После выполнения каждого этапа производственного процес­са должен осуществляться контроль, цель: которого - проверка качества и исправления допущенных ошибок на всех этапах произ­водственного цикла. Проектирование технологических процессов в подсистеме имеет целью выбор наиболее рационального и эконо­мичного способов сбора и аналитико-синтетической обработки, а также подготовки документов к вводу в ЭВМ. При этом должны учитываться современные достижения в области функционирования интегральных информационных систем, а также достижения в ин­формационной и библиотечной технологии.

2.2. ОСНОВНЫЕ ФАКТОРЫ, ВЛИЯЮЩИЕ НА ХАРАКТЕР ТЕХНОЛОГИЧЕСКОГО ПРОЦЕССА. ОСНОВНЫЕ ТРЕ­БОВАНИЯ К ТЕХНОЛОГИЧЕСКИМ ПРОЦЕССАМ СБОРА (КОМПЛЕКТОВАНИЯ) И ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ

На характер технологических процессов подсистемы влияют следующие основные факторы:

1) количественные и качественные параметры потока пер­вичных и вторичных документов и организационная форма выпол­нения технологических процессов (например, в Кемеровской областной библиотеке научная обработка иностранной патентной лите­ратуры, а также литературы по искусству осуществляется в соот­ветствующих функциональных отделах);

2) видовая, типологическая и отраслевая структура доку­ментального потока, а также их форматы;

3) требования к полноте и глубине индексирования документов, которые задаются техническим заданием;

4) характер используемого оборудования и оснащенность рабочих мест средствами оргатехники;

5) требования наибольшей экономичности и производительности подсистемы по сбору и обработке документов, вводимых в АБС.

Каждый из приведенных факторов в той или иной степе определяет особенности технологического процесса.

При проектировании технологических процессов и опера по преобразованию информации в машиночитаемую форму необходимо учитывать интересы не только проектируемой АБС, но и интересы информационного и библиотечного окружения этой а темы. Это, в свою очередь, ведет к наиболее экономичной и рациональной организации работ по созданию баз данных, их распространению, и взаимному обмену.

Важно подчеркнуть и то, что создаваемые информацией массивы должны учитывать высокую степень технологичности операций по их подготовке. Технологичность создания баз данных обеспечивает снижение трудоемкости и себестоимости ввода документа в АБС.

Технологичность в подсистеме сбора и обработки может обеспечиваться:

а) максимальным и широким использованием унифицированных форм, бланков заказов на литературу, информационных га регистрационных картотек и т.п.;

6) возможно большим подсортированием информационных потоков в подмассивы с учетом требований других структурных подразделений, осуществляющих технологические операции по подготовке документов для ввода в АБС. Например, при подсортировке в отраслевые подмассивы документов можно воспользоваться индексами централизованной каталогизации;

в) наиболее полное использование как обязательных, так и факультативных элементов описания документов;

г) упрощение обработки и возможность выполнения параллельных во времени и пространстве работ по формированию и формационных массивов (например, создание сводных каталогов на машиночитаемых носителях).

Общую технологичность создания информационных массив в подсистеме можно оценивать многими показателями, в т.ч.:

1) снижением трудоемкости той или иной операции за счет сокращения времени, затрачиваемого на обработку одного документа того или иного вида;

2) коэффициентом использования элементов библиографи­ческого описания документа, шифра классификационных систем, предметных рубрик, ключевых слов, дескрипторов, проставляе­мых всесоюзными центральными отраслевыми, региональными информационными и библиотечными центрами;

3) степенью использования стандартных пакетов приклад­ных программ, используемых для автоматизации технологичес­ких процессов в подсистеме;

4) процентным отношением количества стандартных реше­ний к оригинальным решениям при вводе документов в АБС;

показателями себестоимости подготовки первичных и вторичных документов для ввода в АБС.

Основным требованием к технологическим процессам яв­ляется то, чтобы процессы сбора и обработки документов протека­ли при соответствующей рациональной организационной форме (наличие материалов, документов, оборудования и т.д.) и соот­ветствующим образом подготовленных кадров, осуществляющих сбор, подготовку и ввод документов в АБС. Другим требовани­ем является правильное и наиболее полное использование техни­ческих средств и средств оргатехники.

Для обеспечения наиболее полного использования произ­водственных мощностей и технических средств необходимо преж­де всего стремиться к их непрерывной работе. Выбор же техни­ческих средств для подсистемы должен осуществляться с учетом объемов преобразования информации в машиночитаемую форму и производительности технических средств. Для достижения наибо­лее полного эффекта применения технических средств необходима и рациональная организация рабочего места. Кроме того, необ­ходимы постоянная предварительная подготовка работы, своевре­менное и четкое обслуживание, занятых в ней людей. Существуют и другие способы достижения наивысшего уровня, например, за счет рациональной планировки помещений, создания комфортных санитарно-гигиенических условий для работников.

2.3. ОСНОВНЫЕ ВОПРОСЫ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ В ПОДСИСТЕМЕ СБОРА (КОМПЛЕКТОВАНИЯ) И ОБРА­БОТКИ ДОКУМЕНТОВ

При проектировании технологических процессов в подсистемах должны быть решены следующие основные вопросы:

1) организация ознакомления с информацией о готовящихся к выпуску и вышедших в свет документов, сопоставление содержания документов, приобретаемых для АБС, с тематике—типологи­ческим планом формирования информационных массивов и приня­тие решения о приобретении конкретного документа;

2) оформление заказов на литературу и сдача их поставщи­кам, организация контроля за поступлением заказанных докумен­тов;

3) разбор партии первичных документов по их видам, тематике и определение вида учета (индивидуальный, групповой);

принятие решения о записи сведений о партии в соответствующую форму учета;

5) определение нормы времени и квалификации по каждой технологической операции с выбором технологического оборудования для записи информации на машиночитаемые носители.

В связи с тем, что технологические операции сбора, учета и обработки документальных фондов в большинстве своем неод­нократно повторяются, т.е. они стали типовыми, при проектировании технологических процессов необходимо использовать уже гот вое описание технологических процессов и операций. Такой подход обеспечивает снижение трудовых затрат на проектирование системы.

2.4. ХАРАКТЕРИСТИКА ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ И ОРГАНИЗАЦИОНННЫХ ФОРМ ИХ ВЫПОЛНЕНИЯ В ПОД­СИСТЕМЕ

В зависимости от параметров документальных потоков, а также от их видовой и типологической структуры и существующих требований к аналитико-синтетической обработке документов, вводимых в АБС, производственные процессы в подсистеме могут быть разделены на несколько видов, в.т.ч. на производственный процесс, имеющий массовый характер; производственный процесс, носящий серийный характер (обычно для этого производственного процесса характерно то, что документы обрабатывают "партиями") и, наконец, производственный процесс, для которого характерна обработка единичных документов. Для каждого вида производства информационных продуктов должен быть свой подход и судить об этом можно по количеству обрабатываемых документов того или иного вида, типа.

По виду технологических процессов производства можно выбирать формы организации производства, определять характер техпроцесса и выбирать технологическое оборудование. При выборе организационных форм выполнения технологических процессов на­до исходить из условий, обеспечивающих наивысший экономический результат. Известно, например, что централизованная аналитикой синтетическая обработка документов и ввод в АБС будут значи­тельно дешевле подготовки документов для ввода в систему в условиях децентрализаций. По-разному будет организована рабо­та в двух библиотеках, в одной из которых осуществляется пол­ная централизованная научная обработка всего документального потока, а в другой - научная обработка документов децентрализована, т.е. осуществляется в различных структурных её подразделе­ниях (в отделах: патентно-техническом, искусства, иностранном).

В условиях функционирования подсистемы сбора и обработки в которой осуществляется аналитике—синтетическая переработка универсального по своему характеру документального потока, на­до предусмотреть все. го, что обеспечивает гарантированную про­пускную способность с учетом универсальности потока и объемов, предусматриваемых программой ввода документов в систему. Обычно технологические процессы в этом случае носят уплотнен­ный характер. Это означает, что сотрудникам придется перестраи­ваться с одного вида технологической операции на другой их вид. Разновидность, неравномерность поступления документов в систе­му, а также различные требования к аналитико-синтетической об­работке документов в зависимости от их вида, а также различных требований к полноте и глубине индексирования и т.д. Все это вместе взятое требует не только овладения в совершенстве раз­личными технологическими операциями, но и создания таких усло­вий, которые гарантируют успешную работу. К таким условиям, прежде всего, относятся хорошо организованная система планиро­вания и организация работ. Подбор таких сотрудников, с такой квалификацией, которые могли бы быстро перейти от выполнения одних технологических операций к выполнению других. Для такой формы организации работ характерно удорожание стоимости обра­ботки документов (запросов).

Сложившаяся практика обработки документов в библиотеках подтверждает, что широкое распространение получила обработка документов "партиями". Под "партией" понимается количество до­кументов, полученных подсистемой по одному сопроводительному документу из одного источника комплектования фондов. Технологический процесс при обработке "партией" требует дифференциации, т.е. их расчленения на виды документов, для которых не совпада­ют технологические операции их подготовки и закрепления объемов работ за отдельными рабочими местами.

Форму организации технологического процесса по преобразо­ванию информации в машиночитаемую форму в подсистеме массовой, можно назвать тогда, когда обработка ведется непрерывно и на рабочих местах выполняются одни и те же повторяющиеся операции. Массовый характер работы выгодно отличается от обработки едини­чных документов или обработки их партиями. В этом случае себе­стоимость обработки документа значительно ниже. Каждому из опи­санных выше способов организации технологических процессов в подсистеме соответствуют и определенные формы организации рабо­ты. Когда ведется обработка единичных разнотипных документов, создаются участки, предназначенные для одного вида записи инфор­мации. Например, перфорирование на оргавтоматах, запись на маг­нитные носители информации. Для обработки документов партиями оборудование лучше всего располагать в последовательности техно­логических операций, которым подвергаются документы в ходе их подготовки для ввода в АБС. Массовая аналитико-синтетическая обработка документов требует такой формы организации, которая создает прямоточный и непрерывный поток документов, и техничес­кие средства, предназначенные для преобразования информации, рас­полагают последовательно, а документы в этом случае лучше всего передавать от одного устройства к другому на конвейере.

2.5. ВЫБОР ТЕХНОЛОГИЧЕСКОГО ОБОРУДОВАНИЯ ДЛЯ ПОДСИСТЕМЫ СБОРА (КОМПЛЕКТОВАНИЯ) И ОБРАБОТКИ ДЭКУМЕНТОВ

Технические средства подсистемы необходимо объединить в комплекс средств, предназначенных для реализации технологичес­ких процессов (операций) по преобразованию информации в машино­читаемую форму. Известно, что в подсистеме существуют много­численные технологические процессы и операции, которым подвер­гаются различного вида, типа и форматов документы. Поэтому первостепенное значение на первом этапе проектирования имеет выбор носителей информации, на которых фиксируется запись, и используемых в системе как внешние запоминающие устройства. Носители информации подразделяют по своей физической структуре на магнитные, полупроводниковые, диэлектрические; по форме представления - на печатные, рукописные, магнитные, перфора­ционные; по конструктивному исполнению - на ленточные, диско­вые, барабанные, карточные; по возможности использования -однократного или многократного использования. Носители инфор­мации для подсистемы выбирают обычно исходя из тех требова­ний и назначения- информационных массивов, на которых осуществляется запись. Важнейшими критериями оценки носителей информа­ции являются: емкость записи, объем информации, который должен быть записан на носителе, эксплуатационная надежность носите­лей. Имеются и другие критерии оценки, например, условия хра­нения, скорость считывания информации с носителя и т.д. Чтобы осуществить выбор оптимального состава технологического оборудования не только для подсистемы сбора информации, в рас­поряжении разработчика в таком случае обычно имеется полный набор технологических процессов и операций, которые не только встречаются в проектируемой АБС, но и могут встретиться и в будущем.

Кроме перечня технологических процессов, проектировщик АБС пользуется каталогами оборудования, выпускаемого как в СССР, так и за рубежом. В таком каталоге в качестве характе­ристики того или иного вида оборудования указывают область его применения и назначение. В частности, указывают технологические процессы, операции, которые могут быть механизированы или ав­томатизированы с помощью этого типа оборудования.

Имея полный перечень технологических операций и каталог оборудования, а также объемы информации по её преобразованию в машиночитаемую форму, нужно сопоставить технологические процессы и операции с технологическими операциями и производи­тельностью того или иного вида устройства, оборудования.

Оборудование при проектировании подсистемы целесообразно выбирать с учетом его использования и в других подсистемах АБС. При этом надо учитывать наименьшие временные и стоимостные затраты. В конечном итоге, должен быть не только выбран список технологического оборудования, но и подсчитаны затраты, связан­ные с приобретением, транспортированием, монтажом и отладкой оборудования.

Для облегчения процесса выбора одного из оптимальных вариантов комплекса технологического оборудования АБС можно построить и применить так называемую булеву двоичную матрицу, выражающую связь между технологическими операциями, которые свойственны для всех подсистем АБС и типами применяемого оборудования в этих подсистемах. Эта матрица имеет двадцать строк, на каждой из которых записывают технологическую опера­цию и двадцать два столбца. Каждый столбец соответствует оп­ределенному типу оборудования, предназначенному для автоматиза­ции той или иной технологической операции. Процедура заключается в том, чтобы заполнить соответствующими единицами клетки, об­разующиеся на пересечении строки (технологическая операция) и столбца (оборудование). Таким образом определяют набор техни­ческих средств для АБС.

В качестве основных параметров оценки, по которым можно выбирать тот или иной тип технических средств для АБС, может служить таблица, которая приводится в ГОСТе 14.410-74.

Параметры технических средств	Технические средства
	Процессор	Устройство подготовки данных	Устройства ввода информации	Внешние накопители информации	Устройства вывода информации	Устройства представления информации	Устройства сбора информации	Устройства размножения и копирования информации
Время преобразования информации	+	+	+	+	+	+	+	+
Емкость устройства	+	+	+	+	+
Разрядность слов	+
Система счисления	+
Адресность	+
Объем информации						+	+	+
Достоверность информации						+	+	+
Эксплуатационная надежность устройства	+	+	+	+	+	+	+	+
Стоимость устройства	+	+	+	+	+	+	+	+

При оценке качества работы технических средств в АБС следует учитывать их техническую и экономическую эффективность. К показателям технической эффективности относят время выполне­ния работ, сроки задержки в системе, качество поиска (полнота, релевантность). К показателям экономической эффективности от­носят расходы, связанные с приобретением технических средств, и текущие затраты на эксплуатацию. Целесообразно экономию, полученную от внедрения средств механизации и автоматизации, подсчитывать в расчете на год.

2.6. ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ В АБС

Для обеспечения наиболее высоких достижений функционирования АБС необходимо постоянно заботиться о научной организации труда, под которой понимается совокупность организационных, тех­нических и санитарно- гигиенические мероприятий, обеспечивающих наиболее целесообразное использование рабочего времени, произ­водственных навыков и творческих способностей каждого члена коллектива. Научная организация труда (НОТ) базируется на на­учно обоснованных нормах труда, новейших научно-технических достижениях и высокой трудовой и технологической дисциплине.

В задачи НОТ входят:

1) полное использование новейших достижений науки и тех­ники с целью сокращения затрат на единицу информационных услуг;

2) широкое обобщение и распространение передового опыта, достижение высшей производительности труда;

3) создание таких условий труда, которые должны исклю­чить неблагоприятное воздействие производственной сферы на организм работающих;

4) развитие товарищеской взаимопомощи и воспитание ком­мунистического отношения к труду путем повышения моральных и материальных стимулов.

Для правильной организации труда персонала при проектиро­вании АБС должно быть предусмотрено укомплектование её средствами оргатехники. К ним относятся средства документирования, переда­чи и обработки информации. Немаловажное значение имеют рацио­нальная планировка и оснащение рабочих мест универсальным и специальным оборудованием.

Особое внимание при организации труда АБС должно быть обращено на рациональную организацию технологических операций по обработке информации и создание соответствующих условий тру­да. Расчет средств оргатехники для механизации и автоматизации технологических процессов АБС, например, пишущие машинки, пишущие автоматы, телетайпы и т.п., можно производить по формуле:

где 1
- необходимое количество единиц средств оргатехники

А - объем работ в учетных единицах; Н - производительность в тех же учетных единицах за один час оборудования;

время рабочей смены в часах;

количество рабочих смен, в течение которых исполь­зуется оборудование.

Количество средств индивидуального пользования определя­ют на основе численности сотрудников, нуждающихся в данных средствах.

Расчет персонала, обеспечивающего эксплуатацию и техни­ческое обслуживание технических средств АБС, рассчитывают, исходя из количества используемых ЭВМ, норм обслуживания ма­шин и сменности работы. Количество операторов, обеспечивающих решение задач на ЭВМ, определяют с учетом того, что оператор способен эффективно выполнять свой функции примерно 3-4 ч. Поэтому общее количество операторов для обслуживания ЭВМ можно определить по формуле Рэ
=

где Рэ - общее количество операторов, работающих на ЭВМ;

Т - ожидаемое время непрерывной работы ЭВМ;

а - длительность непрерывной эффективной работы одного оператора.

Численность персонала для копировально-множительных ра­бот в АБС можно рассчитывать по формуле

Рм Т =

где Рм
- общее количество работников на машинном оборудовании;

Т - действительный годовой фонд времени работы одного ра­ботника;

- годовой номинальный фонд рабочего времени -го вида оборудования ( = 1, 2, 3, ... );

количество копировально- множительного оборудования

— го типа;

К - коэффициент использования номинального фонда време­ни работы копировально-множительного оборудования -го типа;

- количество работников, обслуживающих единицу -го типа оборудования.

2.7. ОРГАНИЗАЦИЯ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ОПЕРАЦИЙ ПО ОБРАБОТКЕ ИНФОРМАЦИИ

От того, насколько рационально осуществляются технологи­ческие операции, насколько полно механизирован труд, зависит его производительность. Основой рациональной организации труда является его разделение, осуществленное соответствующей расста­новкой каждого сотрудника АБС. Разделение должно осуществляться по операциям технологического процесса, по квалификации работ, по видам работ - основным и вспомогательным.

Разделение труда по операциям технологического процесса дает возможность выявить, механизировать и автоматизировать ручные работы, специализировать операторов на выполнение одной или нескольких операций, закрепить за ними рабочие места. Все это повышает ответственность каждого работника за качество

выполняемой работы.

Распределение труда по квалификации работ означает, что работы определенной сложности поручают работникам, имеющим одну квалификацию.

Распределение труда по видам работ должно осуществляться на основе опыта работы АБС.

Производительность работы АБС в значительной мере за­висит от организации рабочих мест АБС: правильного расположе­ния машин, правильной посадки оператора, хорошей освещенности, соответствующей мебели. И при этом каждое место должно быть оснащено средствами оргатехники.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ТИПОВЫХ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ ПРИ ПРОЕКТИРОВАНИИ АБС

Приступая к проектированию технологических процессов в любой из подсистем автоматизированной библиотечной системы, следует в каждом конкретном случае выяснить возможности ис­пользования типовых технологических процессов-операций. Это даст возможность сократить затраты времени, отводимого на проектирование и снизить связанные с этим расходы. Известно например, что преобразование того или иного вида документов машиночитаемую форму можно осуществить, используя различные варианты технологических процессов и применять при этом различные методы аналитико-синтетической обработки и записи информации на машинный носитель. Выбор варианта технологи­ческих процессов зависит от производственных условий, объемов документальных потоков, выбранных носителей информации и дру­гих условий. Все эти обстоятельства и создают трудности, свя­занные с выбором оптимальных технологических процессов, кото­рые бы обеспечили сокращение затрат времени для обработки с минимальными трудозатратами.

В связи с тем, что во многих автоматизированных библио­течных системах для преобразования информации применяются практически одни и те же технологические операции и процессы, при их проектировании целесообразно использовать уже готовые решения, т.е. типовые. технологические процессы, за счет чего ускоряется их проектирование. Для упрощения использования типо­вых проектов при проектировании систем их разработчики предпринимают усилия, связанные с типизацией технологических процессов, и на этой основе технологические процессы и техноло­гические операции классифицируют. Классификация осуществляется на основе общих технологических признаков или свойств. Так, нап­ример, документальные потоки подразделяют на классы: книги, сериальные издания, нормативно-техническая документация и т.п. В свою очередь каждый класс может быть разбит на группы. Нап­ример, для книг Такими группами являются научные, производствен­ные, учебные, справочные.

При классификации технологических процессов, как и объектов, надо учитывать наличие существенных характеристик для данного объекта, технологического процесса. Таким образом, можно полу­чить некоторую совокупность близких между собой объектов и бо­лее схожих по; технологическим признакам обработки документов. В этом случае можно сказать, что объект обработки и технологи­ческий процесс являются типовыми, И преобразование информации, создание предмашинных рабочих листов, ввод информации, органи­зации информационных массивов будут осуществляться по типовому технологическому процессу.

Типизация технологических процессов дает возможность не только обобщить, но и привести в некоторую систему все техноло­гические процессы. И в этом случае будут созданы такие условия, при которых могут широко применяться унифицированные формы записи, подготовки и ввода информации в ЭВМ. Облегчится выбор способов кодирования, носителей информации, технологического обо­рудования, входящих в процедуру проектирования АБС.

ОЦЕНКА ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ

После разработки технологического процесса необходимо оценить его с точки зрения технико-экономической эффективности в проектируемой системе по преобразованию информации. Для того чтобы провести расчеты технико-экономической эффектив­ности технологического процесса, обычно на стадии проектирова­ния выбирают наиболее характерные технико-экономические пока­затели, к числу которых относятся прежде всего себестоимость обработки документов в автоматизированной системе, где себе­стоимость обработки документов складывается из затрат на ма­териалы М; основной зарплаты обслуживающего персонала Р и накладных расходов Р,

= М + Р + Р ,

(себестоимость обработки документов в подсистеме обр.),

складывающаяся из основной зарплаты обслуживающего персона­ла подсистемы Р и накладных расходов Р.

обр
. = Р + Р,

нормы - калькуляции полной обработки документов Тед
,

Тед
=

где - время на выполнение всех операций обработки доку-

ментов;

Т - основное технологическое время по всем операциям данного вида - класса документов;

То
=

где - основное технологическое время одной операции обра­ботки документов.

Коэффициент использования оборудования по основному технологическому времени, характеризующий долю машинного времени к общему времени работы устройства, оборудования. Он обычно должен стремиться к единице.

Оценку технико-экономической эффективности технологичес­кого процесса по указанным параметрам производят путем сопо­ставления с нормативами и показателями, полученными в передо­вых автоматизированных библиотечных системах, осуществляющих аналогичные технологические процессы.

ТРЕБОВАНИЯ К ОПИСАНИЮ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ В АБС

Сложность описания технологии преобразования информации в автоматизированных библиотечных системах связана с тем, что библиотечная технология представляет собой большое количество технологических процессов, каждый из которых включает десятки технологических операций, охватывающих вопросы комплектования, научной обработки (библиографическое описание, классификация, предметизация, систематизация, хранение, библиографическое и информационное обслуживание, а также организация выдачи доку­ментов читателям). Для того чтобы наиболее полно представить себе библиотечную технологию, одним из важнейших требований к описанию технологических операций следует считать требование наглядности, по которой можно судить о каждом технологическом процессе, технологической операции и о функциях, которые выпол­няются в результате того или иного технологического процесса. Если переходить на более низкий уровень описания, т.е. на уро­вень описания технологической операции, то сущность этих опера­ций сводится к представлению технологических схем или технологи­ческих карт в которых указывается объект, технологический про­цесс и описывается сущность технологической операции.

Описание всей библиотечной технологии при проектировании АБС целесообразно разбить на этапы, которые в свою очередь включают предмашинную обработку информации, машинную и после-машинную обработку информации. Описание технологических про­цессов должно соответствовать требованиям нормативно-техничес­кой документации и позволять реализовать спроектированный про­цесс. Для внедрения результатов проектирования в общественную практику нужны специалисты. Поэтому на завершающем этапе проектирования должны быть разработаны структуры, функции каждой из подсистем АБС и должностные инструкции сотрудников, призванных обеспечить эксплуатацию АБС. Используя практический опыт проектирования и эксплуатации АИС, можно адаптировать организационно-функциональную структуру АИС при проектировании АБС и фиксировать следующий набор подсистем: комплектование документальных фондов, научной обработки, хранения, справочно-библиографического обслуживания, а также библиотечного обследования и, наконец, подсистему управления АБС.

Последовательность технологических процессов и операций, порядок их взаимодействия при оформлении рабочей документации лучше всего представить в. виде пооперационных технологических схем. Оформление технической документации на технологические процессы должно отвечать требованиям нормативно-технической документации.

2.8. ЭФФЕКТИВНОСТЬ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ БИБЛИО­ТЕЧНЫХ СИСТЕМ

Автоматизированная библиотека представляет собой некото­рый искусственный материальный объект, в котором с помощью технических средств реализуется информационная и библиотечная технология по информационному и библиотечно-библиографическому обслуживанию читателей. В принципе эффективность должна отоб­ражать общественную полезность библиотеки и сама по себе за­висит от многих составляющих: от выбранной и реализованной тех­нологии, видов информационных услуг, предоставляемых АБС поль­зователям; от набора и рационального использования комплекса средств вычислительной техники, копировально-множительного обо­рудования и т.п.

Для оценки автоматизированной библиотечной системы мо­гут и должны применяться критерии и показатели, по которым можно судить, во-первых, о технических возможностях или техни­ческой эффективности и, во-вторых, об экономической эффектив­ности системы, т.е. о том, насколько снизилась стоимость обслу­живания пользователя, повысилась производительность груда и с какой эффективностью используются технические средства.

В любой библиотеке, в т.ч. и автоматизированной, существу­ют многочисленные объекты автоматизации и сотни информационных задач, требующие для своего решения средств автоматизации. Поэтому разработчики АБС оценивают вначале эффективность при­менения технических средств для каждой конкретной информацион­ной или библиотечной задачи, объекта, а затем на основе комп­лекса критериев - в целом библиотеку. Для снижения субъектив­ности в оценке того или иного объекта разработчики АБС исполь­зуют не один, а комплекс критериев для каждого объекта автома­тизации в библиотеке. К каждому критерию, с помощью которого ведут оценку технологической операции, процесса, библиотеки, предъявляются требования, в т.ч. такие, как быть понятным каж­дому, кто осуществляет оценку АБС; давать однозначное толкова­ние (обоснование) оценки объекта, В качестве критериев не могут быть субъективные убеждения.

Для оценки технической эффективности автоматизированных библиотечных систем служат следующие критерии: релевантность (точность), полнота, информационный шум, сроки задержки инфор­мации в системе (оперативность). К техническим критериям эф­фективности можно отнести коэффициенты информативности, ком­фортности и др.

Экономическую эффективность обычно связывают с вычис­лением экономии средств на информационное и библиотечно-библиографическое обслуживание. И поэтому определять её следует по следующим показателям: поток поступающих документов в АБС; поток введенных документов; массив накопленных документов; поток поступивших запросов в систему; количество обслуживаемых читателей системы; количество обслуживаемых предприятий; поток оповещений;, количество выданных оригиналов (копий, микрокопий и т.д.); затраты ресурсов.

Для оценки экономической эффективности обычно высчиты­вают годовую экономию, годовой экономический эффект и время или срок окупаемости затрат, связанных с проектированием и внед­рением средств АБС. Экономический эффект и срок окупаемости вычисляют по формулам

где Е — нормативный коэффициент эффективности затрат, устанавливаемый директивно;

Кд
- затраты на разработку АСНТИ и капитальные затраты внедрение.

Основной эффект от внедрения АБС в практику выражается в принципиальном улучшении качества и оперативности информа­ционного и библиотечного обеспечения исследований, разработок и производства. Интегральный характер, который присущ АБС, воплощает в себе органическое единство средств и методов пре­образования информации и обусловливает основное преимущество АБС перед существующими традиционными библиотечными система­ми. Своевременное по форме, содержанию, объему информационное и библиотечное обслуживание пользователей поднимает на новый качественный уровень проведение исследований и разработок и на этой основе обеспечивает постоянный рост темпов научно-технического прогресса.

Нельзя сбрасывать со счетов и тот факт, что объекты ка­чественной и количественной оценки эффективности АБС имеют и социальные аспекты. Результаты внедрения АБС в общественную практику будут проявляться в улучшении условий груда библиотеч­ных работников, изменении характера их труда, углублении специа­лизации персонала, обслуживающего АБС, повышении их квалифика­ции, С внедрением АБС будет совершенствоваться не только сис­тема заработной платы, но и принципы экономического и мораль­ного стимулирования.