Федеральное агентство по образованию
Федеральное государственное образовательное учреждение СПО
Тольяттинский политехнический колледж
(ФГОУ СПО ТПК)
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
по дисциплине «Документационное обеспечение управления»
для студентов заочного отделения
специальностей:
080110 «Экономика и бухгалтерский учет»
260502 «Технология продукции общественного питания»
2008
УТВЕРЖДАЮ
Зам.директора по
учебной работе
_________ С.А.Гришина
«___»__________2008г.
Одобрено отделением
финансово-экономических
специальностей
Зав.отделением
__________О.А.Евстратенкова
«___»__________2008г.
Составитель:
Г.Ю.Федорова – преподаватель отделения финансово-экономических специальностей
ВВЕДЕНИЕ
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Дисциплина "Документационное обеспечение управления" - одна из первых общепрофессиональных дисциплин подготовки бухгалтеров и основывается на знаниях экономики предприятия и иностранного языка.
Знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет специалисту четко и грамотно составлять и оформлять различные документы, соблюдать основные правила и стиль деловой и коммерческой корреспонденции, общепринятые в мире предпринимательства, что, в конечном счете, позволит повысить эффективность управления предприятием и укрепить свои позиции в конкурентной борьбе.
Дисциплина "Документационное обеспечение управления" изучается студентами заочного отделения специальности 080110 "Экономика и бухгалтерский учет" на IV курсе.
В связи с этим главной целью преподавания дисциплины "Документационное обеспечение управления" является приобретение знаний, необходимых для правильного составления и оформления документов, возникающих в процессе принятия и реализации управленческих решений и освоение общепринятых в мире предпринимательства лексики и стиля деловой и коммерческой корреспонденции для свободного общения с партнерами.
Цель изучения дисциплины "Документационное обеспечение управления" определяет се задачи.
1. ЗАДАЧИ ИЗУЧЕНИЯ ДИСЦИПЛИНЫ
Основными задачами дисциплины в соответствии с требованиями Государственного стандарта специальности 080110 "Экономика и бухгалтерский учет" являются:
- изучение основных категорий, принципов и понятий в области делопроизводства; - ознакомление студентов с современной системой документационного обеспечения управления предприятием (организацией); - изучение основных правил составления и оформления управленческих документов; - ознакомление с организацией документооборота на предприятии; - усвоение правил и форм деловой переписки; - овладение навыками составления служебных документов.
Изучение данной дисциплины обеспечит соответствующий уровень теоретической и практической подготовки будущего специалиста.
В результате изучения дисциплины специалист-бухгалтер должен:
- знать системы документации, требования к составлению и оформлению документов, современные способы и технику создания документов и уметь грамотно разрабатывать основные виды управленческих документов;
- иметь представление об организации движения документов на предприятиях;
- владеть правилами и формами деловой и коммерческой переписки, в том числе с зарубежными партнерами.
2. СОДЕРЖАНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ
2.1. Тематический план дисциплины для студентов заочной формы обучения
| № темы
|
Темы
|
Количество часов
|
|
| лекций
|
практики
|
||
| 1 |
Документирование управленческой деятельности |
1 |
- |
| 2 |
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Правила оформления документов. |
4 |
2 |
| 3 |
Требования к оформлению документов по личному составу |
1 |
1 |
| 4 |
Деловая переписка |
1 |
2 |
| 5 |
Организация работы с документами. |
1 |
1 |
| Итого: |
8 |
6 |
|
2.2. Содержание тем дисциплины
ТЕМА 1 Документирование управленческой деятельности
заочная форма обучения - 1 час
Основные положения по документированию управленческой деятельности. Унификация и стандартизация управленческих документов. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Состав управленческих документов.
ТЕМА 2 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Правила оформления документов
заочная форма обучения - 4 часа
Характеристика, состав и содержание ГОСТа Р6.30-2003 «УСОРД. Требования к оформлению документов».Конструирование бланков документов. Составление и оформление основных видов документов.
Организационные документы
: уставы, положения, инструкции, правила, договоры, контракты и др.
Распорядительные документы:
приказ, выписка из приказа, решения, постановления,
распоряжения.
Информационно-справочные документы
: акты, справки, докладные и объяснительные
записки, письма, телеграммы, факсы и др.
ТЕМА 3 Требования к оформлению документов по личному составу
заочная форма обучения - 1 час
Документирование процессов движения кадров. Составление и оформление приказов по личному составу. Составление и оформление заявления. Трудовой контракт. Оформление и ведение трудовых книжек. Оформление и ведение личных карточек. Оформление личных дел.
ТЕМА 4 Деловая переписка
заочная форма обучения - 2 часа
Классификация деловых писем. Типовые формы деловых писем. Правила оформления делового письма. Некоторые виды писем: запрос-ответ на запрос, гарантийное, письма-напоминания, информационные, рекламные, циркулярные.
Стандарты на деловую переписку с зарубежными партнерами. Требования к письмам зарубежному партнеру.
ТЕМА 5 Организация работы с документами
заочная форма обучения - 1 час
Организация документооборота. Регистрация документов в организации. Организация контроля исполнения документов. Номенклатура дел. Формирование дел. Подготовка и передача дел в архив. Средства хранения и поиска документов. Современные способы и техника создания документов.
3. ОБЩИЕ МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ
Органическая связь теории с практикой составляет методическую основу изучения данной дисциплины, объем требуемых знаний по которой определяется рабочей программой.
Основные сведения по всем разделам дисциплины содержатся в рекомендованной основной и дополнительной учебной литературе. Вместе с тем студенты должны систематически изучать законодательные и нормативные материалы по вопросам составления и оформления управленческих документов.
После изучения теоретического материала дисциплины студент приступает к выполнению контрольной работы.
Варианты контрольных заданий содержат один теоретический вопрос, два практических задания по разделу "Делопроизводство" и одно практическое задание по разделу "Деловая переписка". Задания сформулированы в 10 вариантах. Студент выполняет тот вариант контрольной работы, номер которой соответствует последней цифре шифра его зачетной книжки.
При выполнении теоретической части контрольной работы студенту необходимо показать умение правильно и кратко излагать усвоенный материал, выделяя при этом основные положения.
При выполнении практической части контрольной работы студент должен, исходя из содержания заданий, составить указанные документы и оформить их в соответствии с требованиями ГОСТа Р6.30-2003. Оформление контрольной работы должно соответствовать требованиям, предъявляемым к учебным работам заочников.
Работа выполняется на чистых листах бумаги формата А-4 с обязательным соблюдением полей для замечаний рецензента ( левое, верхнее и нижнее поле 20 мм, правое поле - 10 мм) и нумерацией страниц.
В конце работы следует привести список использованной литературы. Работа должна быть написана аккуратно, четким разборчивым почерком. При компьютерном оформлении работы используется 12 номер шрифта и интервал 1,5. (Приложение А,Б).
Планы контрольных работ не составляются, так как они определены заданием.
Работы, не отвечающие требованиям к оформлению, возвращаются без проверки.
При отрицательном отзыве рецензента студент дорабатывает или направляет работу и представляет ее на повторное рецензирование с первоначальным вариантом. Контрольная работа может быть зачтена при условии, если она выполнена студентом самостоятельно и в ней подробно освещены все вопросы контрольного задания. Контрольные работы, получившие положительные оценки, остаются на кафедре. При собеседовании преподаватель может задать вопросы студенту как по методике выполнения задания, так и по существу рассматриваемых проблем. Без зачета контрольной работы студент к зачету по дисциплине не допускается.
4. ВАРИАНТЫ КОНТРОЛЬНЫХ ЗАДАНИЙ
Вариант 1
1. Основные понятия делопроизводства. Документирование. Документ. Функции документа.
2. Составьте проект приказа по Электровакуумному заводу об установлении единого режима работы центральных складов. В констатирующей части отметьте, что отпуск цехам материалов со складов предприятия в течение рабочего дня нарушает нормальную работу складского аппарата. В распорядительной части укажите конкретные часы отпуска материалов со складов, назовите конкретных должностных лиц (в дирекции и цехах), которые отвечают за перевод складов на более рациональный режим работы, остальные пункты в распорядительной части и другие реквизиты укажите самостоятельно.
3. Напишите ПРИКАЗ генерального директора закрытого акционерного общества «Д и О» о приеме вас на работу.
4. Составьте письмо, подтверждающее факт отправки договора № 13/14 от 18.02.20
Вариант 2
1. Унификация и стандартизация процесса делопроизводства. Общероссийские классификаторы технико-экономической информации.
2. Составьте приказ генерального директора ЗАО «АЗОТ» г.Новосибирска о временном замещении руководителя объединения с 20.08.2003 по 07.09.2003 на период служебной командировки главным инженером предприятия Воробьёвым В.С.
3. Напишите автобиографию, необходимую для оформления документов при поступлении на работу.
4. Составьте письмо-ответ областного управления сельского хозяйства председателю акционерного общества «Ирмень» по вопросу поставок легковых автомобилей за сданное зерно.
Вариант 3
1. Реквизиты документа по ГОСТ Р6.30-2003. Обязательные и дополнительные реквизиты. Способы и варианты расположения реквизитов.
2. Напишите проект приказа директора завода точного машиностроения о премировании работников планово-экономического отдела за досрочную разработку техпромфинплана. Премия выдается из фонда материального поощрения в размере 60% ежемесячного должностного оклада. Другие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно.
3. Напишите заявление о предоставлении вам административного отпуска по семейным обстоятельствам. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
4. Составьте письмо-просьбу ООО «Приложении» в комитет по внешним экономическим связям о выделении квоты на экспорт круглого леса в количестве 10 тыс. куб.м.
Вариант 4
1. Бланки документов. Виды бланков. Реквизиты бланков. Их отличия.
2.
Составьте приказ об освобождении вас от работы в фирме «Орбита» в связи с переездом на новое место жительство.
3. Составьте докладную записку секретаря-референта руководителю предприятия об утере работником Степановым П.И. письма-запроса поступившего в адрес предприятия два месяца назад.
4. Составьте письмо-ответ типографии издательства «Наука» товариществу на вере «Триника» о возможности выполнить заказ на изготовление бланков учета и отчетности.
Вариант 5
1.Виды организационных документов. Состав реквизитов. Особенности и правила оформления.
2.Составьте приказ по личному составу о приеме на работу, переводе на другую должность внутри предприятия, увольнения с работы.
3. Составьте справку в адрес директора Департамента компьютерных технологий, института современного дизайна о количестве компьютеров, которыми оснащены компьютерные кабинеты института. Недостающие реквизиты оформите самостоятельно.
4. Составьте гарантийное письмо ОАО «Экосан» ОАО «Помощник» об оказании технической помощи в разработке рабочих чертежей насосной станции. ОАО «Экосан» просит произвести эту работу непосредственно на площадке.
Вариант 6
1.Виды распорядительных документов. Состав реквизитов. Особенности и правила оформления.
2.Составьте приказ об изменении графика работы технического отдела ЗАО «Приложен» в субботние дни в связи с производственной необходимостью.
3.Напишите заявление о приеме вас на работу экономистом в государственное предприятие по связи и информатике «Россвязьинформ». Наложите резолюцию руководителя предприятия.
4. Составьте письмо-приглашение организационного комитета «Экспоцентр» с предложением посетить международную специализированную выставку «Экономия материальных и топливно-энергетических ресурсов в строительстве и промышленности». Выставка проходит в павильоне выставочного комплекса на Красной Пресне.
Вариант7
1. Виды информационно-справочных документов. Состав реквизитов. Особенности и правила оформления.
2. Напишите приказ о переводе вас на другое место работы внутри предприятия.
3. Составьте акт с угловым расположением реквизитов. АКТ. Дата. Индекс. Москва. О вскрытии посылки. В адрес института прибыла посылка № 12/64. При вскрытии обнаружено отсутствие комплектующих изделий к аппарату ТД Р-452. Комиссия пришла к выводу: потребовать досылки недостающих изделий. Обязательный реквизит: гриф утверждения. Остальные реквизиты оформите самостоятельно.
4. Составьте бланк для писем ОАО «Заря» с угловым расположением реквизитов.
Вариант8
1. Понятие документооборота. Принципы организации документооборота на предприятии. Информационно-справочная работа..
2. Составьте приказ об увольнении вас с работы по собственному желанию.
3. Составьте выписку из протокола № 14 от 18.01.2003 заседания кафедры делопроизводства. В повестке дня: 2. Утверждение программы по дисциплине «История делопроизводства в России XV – XVIII столетия» на 38 учебных часов. Постановили: рекомендовать данную программу к использованию в учебном процессе.
4. Составьте письмо-запрос и подготовьте ответ на него используя бланк для писем формата А5.
Вариант9
1. Документы по личному составу. Состав реквизитов. Особенности и правила оформления.
2. Напишите приказы: а) о приеме на работу бухгалтером Ивановой И.П.; б) об увольнении кассира Фроловой В.Р. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.
3. Составьте справку для предъявления в городскую налоговую службу о факте работы Певцовой В.И. бухгалтером в Институте повышения квалификации с окладом 8000 рублей в месяц. Оформите на общем бланке с угловым вариантом расположения реквизитов.
4. Составьте письмо по следующим данным: Автор письма – Центральный институт повышения квалификации юристов. В тексте письма изложено сообщение о возращении проекта «Кадры», потому что проект имеет существенные недостатки, которые требуют устранения. Адресат: ректор Екатерининского института Беспалов А.И. Письмо является ответным на инициативное с входящим номером 193/16 от 28.01.2007. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.
Вариант10
1. Номенклатура дел. Экспертиза ценности документов.
2. Составьте приказ по основной деятельности вашего предприятия.
3. Составьте резюме для принятия вас на работу.
4. Составьте письмо-отказ производственного управления перевозок Новосибирскому производственному кооперативу «Вектор» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов. Укажите причину отказа.
5. ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ВОПРОСОВ
к зачету по дисциплине «Документационное обеспечение управления»
1. Основные положения по документированию управленческой деятельности.
2. Унификация и стандартизация управленческих документов.
3. Виды документов и их классификация. Функции документов.
4. Правила оформления управленческих документов согласно ГОСТа Р 6.30.-2003.
5. Требования к бланкам документов.
6. Составление и оформление организационных документов.
7. Составление и оформление распорядительных документов.
8. Составление и оформление справочно-информационных документов.
9. Документы по личному составу. Характеристика и требования к оформлению.
10. Организация документооборота.
11. Регистрация документов в организации.
12. Организация контроля исполнения документов.
13. Номенклатура дел.
14. Формирование дел.
15. Подготовка и сдача дел на архивное хранение.
16. Средства хранения и поиска документов.
17. Виды копий. Требования к оформлению копий.
18. Классификация деловых писем.
19. Правила оформления делового письма.
20. Особенности оформления информационно-рекламных писем.
21. Особенности оформления гарантийных и рекомендательных писем.
22. Особенности оформления писем-просьб и писем-напоминаний.
23. Бланк письма, его реквизиты.
24. Нормы и особенности официально-делового стиля.
25. Стандартные фразы и выражения, используемые с служебных документах.
26. Употребление прописных и строчных букв.
27. Требования к составлению и оформлению протоколов.
28. Требования к заполнению трудовой книжки.
29. Требования к оформлению личной карточки рабочих и служащих (форма Т2).
30. Правила составления трудовых контрактов.
6. ИСПОЛЬЗУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА
Нормативная
6.1.ФЗ РФ «О государственной тайне» от 21.07.1993
6.2. ФЗ РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995
6.3. Положение об Архивном фонде РФ. – М.: Государственная архивная служба России, 1994
6.4. ГОСТ 51141 -98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998
6.5. ГОСТ Р6.30-2003. УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003
6.6. Государственная система документационного обеспечения управления. – М.: Главархив СССР, 1991
6.7. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – М.: Росархив, 2000
6.8. Правила работы архивов организаций. – М.: Росархив, ВНИИДАД, 2002
6.9. Типовая инструкция по ведению делопроизводства в министерствах и ведомствах Российской Федерации. – М.: Роскомархив, 1994
6.10. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. – М.:1995
Основная
6.11.Веселов В.П. Современное деловое письмо в промышленности. – М.% Издательство стандартов, 1990
6.12.Кузнецова Т.В. Делопроизводство. – М.: «Интел-Синтез», 1999
6.13.Румынина Л.А. Делопроизводство. – М.: Мастерство, 2002
6.14.Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления. – М.: Инфра-М, 2002
6.15.Андреева В.И., Батюк С.Н. Инструкция по документационному обеспечению деятельности фирмы. – М.: 1994
6.16.Кирсанова М.В. Курс делопроизводства. М.: Инфра-М, 2002
6.17.Стенюков В.И. Документы. Делопроизводство. – М.: 1999.
7. СРЕДСТВА ОБУЧЕНИЯ
7.1. Графопроектор
7.2. Пленки
7.3.Тесты
Приложение А
Образец выполнения титульного листа контрольной работы
Федеральное агентство по образованию
Федеральное государственное образовательное учреждение СПО
Тольяттинский политехнический колледж
(ФГОУ СПО ТПК)
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
по дисциплине «Документационное обеспечение управления»
| Специальность |
080110 |
| Группа |
ЗУ-41 |
| Студент |
И.В.Малов |
| Преподаватель |
Г.Ю.Федорова |
2008
Приложение Б
Образец выполнения практического задания контрольной работы
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
«АРГО»
ПРИКАЗ
| 09.04.2002 |
№ 12 |
Москва
Об изменении графика работы
В связи с производственной необходимостью и на основании докладной записки начальника отдела Орлова В.И. от 05.04.2002.
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Начальнику технического отдела Орлову В.И. организовать работу отдела в выходные и праздничные дни в период с 13.04.2002 по 06.05.2002.
2. Главному бухгалтеру Сорвину О.Б. подготовить предложения по оплате сверхурочных дней до 11.04.2002.
3. Главному инженеру Зимину П.Е. организовать контроль за исполнением приказа.
Генеральный директор личная подпись В.О.Волохов
Юрисконсульт
лич.подпись
В.А.Медведев
09.04.2002