Методические рекомендации по формированию и использованию авторитетных файлов (АФ) для баз данных «Персоналии», «Организации», «Географические названия».

Томская областная научная библиотека им. А. С. Пушкина.

Отдел обработки изданий и организации каталогов.

Авторитетные файлы:

формирование и использование.

2-е изд., испр. и доп.

Томск 2008

Содержание:

Методические рекомендации по формированию и использованию авторитетных файлов (АФ) для баз данных «Персоналии», «Организации», «Географические названия».

Правила заполнения полей и подполей авторитетной записи в Российском коммуникативном формате для авторитетных записей.

Технология использования АФ в отделе обработки.

Шаблоны (перечни полей и подполей).

Методические рекомендации

по формированию и использованию авторитетных файлов (АФ)

для баз данных «Персоналии», «Организации», «Географические названия»

и правила заполнения их полей и подполей.

Основные положения.

1.1. Цели создания системы машиночитаемых авторитетных файлов ТОУНБ:

Поддержка процесса каталогизации;

Повышение полноты и точности информации;

Обеспечение авторитетного контроля точек доступа в библиографических записях (БЗ).

1.2. Форматом для формирования системы авторитетных файлов (АФ) является Российский коммуникативный формат представления авторитетных/нормативных записей (Российская версия UNIMARC / Authorities).

1.3. Рекомендации предназначены для библиотечных работников, участвующих в создании баз данных и использующих авторитетные файлы в качестве точек доступа.

1.4. В методические рекомендации включены основные принципы содержательного представления предметных рубрик, краткое описание технологии использования и инструкции по заполнению полей и подполей формата RUSMARC.

2. Содержательное представление предметных рубрик: основные принципы.

Каждый новый заголовок должен быть авторитетным/нормативным, т.е. иметь одно значение, одну форму. При установлении нормативной формы заголовка предпочтение отдается термину, принятому в авторитетных источниках (словарях, энциклопедиях). От всех других возможных форм заголовка делаются отсылки.

2.2 Вариантные формы имени или географического названия так же должны быть

учтены.

2.3. Заголовок АФ формируется по правилам, установленным ГОСТом

7-80.2000. «Библиографическая запись. Заголовок. Общие требования и правила

составления».

Географическое название, как предметная рубрика (ПР).

1. В АФ ПР, поддерживаемом форматом представления авторитетных/нормативных

записей, для географического названия определено поле 215 «Заголовок –

Географическое название», подполе $a формата представления авторитетных

данных.

Указанному полю соответствует поле 607 Российского формата машиночитаемой

каталогизации (RUSMARС).

2. Географические названия категории объектов, включаемые в АФ:

Материки, части света;

Географические регионы;

Океаны, моря, морские течения, реки, каналы и т. п.;

Географические ландшафты: степи, лесостепи, пустыни, тундры
;

Геоморфологические объекты: горы, возвышенности, хребты, равнины, нагорья,

пещеры и т. п.;

Страны, группы стран, в том числе и ранее существовавшие (древнейшие,

мифологические);

Административно-территориальные деления:

- республики, края, области, районы, губернии, уезды, округа (для России,

Российской Федерации);

- амты, департаменты, земли, провинции, уезды, штаты (для зарубежных

стран);

Небесные тела, их части, астрономические объекты, имеющие собственные

Названия и производные от собственных имен («Луна»).

Объекты транспортного порядка: ж/д. линии, системы водных путей сообщения,

линии воздушных сообщений.

Археологические объекты : городища, могильники, поселения, стоянки и т.п.

3. Правила представления записи ПР «Географическое название».

3.1. Заголовок начинать с имени собственного (применять инверсию, если

географическое название начинается с нехарактерного существительного)

Например:

Мост лейтенанта Шмидта

215 ##$a Лейтенанта Шмидта мост (Санкт-Петербург, г.)

Море Лаптевых

215 ##$a Лаптевых море

Когда заголовок состоит из прилагательного и существительного, и прилагательное входит в название географического объекта принятое как его имя собственное, то инверсия не применяется и не отделяется запятой:

Баренцево море

Цусимское течение

Байдарская долина

3.2. Названия всех географических объектов должны иметь уточнения, к какой

категории географических объектов они относятся: город, область, район, остров,

река, могильник, нагорье, мыс и т. д. Эти уточнения записываются через запятую после наименования объекта без сокращений:

Москва, город

Париж, город

Ольхон, остров

Канаверал, мыс

3.3. В скобках (в той же строке) давать идентифицирующий (только географический

признак) - географический квалификатор. В качестве географического

квалификатора использовать название города, страны, области, части суши, горного массива и т.п., в котором данный объект расположен:

а) Архипелаги, атоллы, острова, заливы, лиманы, морские течения определяются водными объектами:

Луизиада, архипелаг (Коралловое море)

Цусимское течение (Тихий океан)

Уэйк, атолл (Тихий океан)

Бристольский залив (Берингово море)

б) Возвышенности, горные системы, долины, нагорья, низменности, озера, плоскогорья, полуострова, пустыни, равнины, реки, степи и т. д.- частью суши:

Хибины, горный массив (Кольский полуостров)

Канаверал, мыс (Флорида, полуостров)

Тракайские озера (Прибалтика)

Белуха, гора (Алтай, горная страна)

Броккен, вершина (Гарц, горы)

Оранжевая река (Южная Африка)

Амур, река (Дальний Восток)

3.4 Географический квалификатор может записываться с сокращением:

Например:

Тихвин, город (Ленинградская обл.)

Красная площадь (Москва, г.)

Но краеведческие объекты записываются полностью:

Лысая гора, деревня (Молчановский район; Томская область
)

3.5 Административно-территориальные единицы определяются следующим

образом:

а) районы (Российская Федерация) - названием административно-территориального деления, на территории которого находятся:

Кожевниковский район (Томская область)

Андерминский район (Ненецкий автономный круг)

б) населенные пункты Российской Федерации определяются названием областного и республиканского центра:

Торжок, город (Тверская обл.)

Кидекша, село (Владимирская обл
.)

в) столицы республик в составе Российской Федерации – названием Республики:

Уфа, город (Башкирия)

Элиста, город (Калмыкия)

Исключение
: Краеведческий географический объект - указываются район и область.

Например:

Батурино, село (Томский район; Томская область).

Если название района совпадает с названием географического объекта, то оно в географическом квалификаторе не повторяется.

Например:

Асино, город (Томская область)

Молчаново, село (Томская область)

г) Населенные пункты зарубежных стран - названием страны:

Модена, город (Италия)

Душанбе, город (Таджикистан)

Зальцбург, земля (Австрия)

Тачира, штат (Венесуэла)

3.6 Без определителей территории (географического квалификатора)

записываются:

материки

океаны

моря

географические регионы

страны

областные центры Российской Федерации

административные единицы (области, республики, округа, края) в составе Российской Федерации.

Например:

Евразия

Индийский океан

Саргассово море

Закавказье

Чили

Владимир, город

Томская область

Карелия, Республика

Сибирский федеральный округ

3.7 Две ступени определения обязательны для населенных пунктов с одним

названием, находящихся на территории одного государства:

Октябрьский, город ( Башкирия; РФ)

Октябрьский, поселок городского типа (Архангельская обл.; РФ )

Лоренс, город (Канзас, штат; США)

Лоренс, город (Массачусетс, штат; США)

3.8 Представление древних объектов.

Название древних областей приводятся с уточнением (категориальным

признаком) без указания территории. А названия древних городов с указанием

территории. Историческая справка приводится в примечании:

Ливония, историческая область.

Примечание: Вся территория современной Латвии и Эстонии.

Горгиппия, античный город (Боспорское государство;)

Вавилон, древний город (Месопотамия).

В случаях, когда национальная принадлежность включена в категориальный

признак, отдельно указание территории не дается:

Друцк, древне-русский город

Вагаршапат, древне-армянский город

Исторические памятники, имеющие определенное географическое

расположение на конкретной территории, рассматриваются как географический

объект:

Томский кремль, археологический памятник (Томск)

4. Установление связей типа «см.» и «см. также» внутри отдельно взятого АФ.

4.1. Связи «см» (поле 415) могут быть установлены только от непринимаемой

(неиспользуемой) формы заголовка к общепринятой и используемой для

организации электронного каталога (ЭК) и карточных каталогов библиотеки:

Например:

215 ## $a Алтайская улица (Томск, г.)

415 ## $a Бочановская улица

415 ## $a Петропавловская улица

4.2. Связи «см. также» (поле 515) устанавливаются между географическими

названиями или между принятыми заголовками:

215 ## $a Новгород, город

515 ## $a Великий Новгород, город

4.3. Общепринятое географическое название стран указывается в поле 215.

Официальное название государств, как правило, приводится в поле 415,

в соответствии с авторитетными источниками:

215 ## $a Башкирия

415 ## $a Республика Башкортостан

215 ## $a Бельгия

415 ## $a Королевство Бельгия

4.4. Для бывших республик СССР в обязательном порядке используем поле 415

и 515:

215 ## $a Грузия

415 ## $a Республика Грузия

515 ## $a Грузинская ССР

215 ## $a Литва

415 ## $a Литовская республика

515 ## $a Литовская СССР

4.5. Наличие 515 поля подразумевает создание отдельной авторитетной записи на

отсылаемый принятый заголовок.

4.6. Название улиц, площадей и т.п. всегда начинать с имени собственного. Запятая

между оригинальным названием и географическим объектом не ставится:

215 ## $a Фрунзе проспект (Томск, г.)

215 ## $a Красноармейская улица (Томск, г.)

Правила заполнения полей и подполей при формировании авторитетного файла (АФ)

«Географическое название»

Маркер записи:

6 Тип записи.

Устанавливается тип записи - X (авторитетная запись).

17 Уровень кодирования:

# = полная запись

Запись содержит все необходимые данные, включая ссылки, правила их формирования и примечания. В записи заполнены все поля и подполя со статусом обязательный.

3 = частичная запись

Запись содержит не все данные, т. к. не выполнена необходимая справочная работа.

Различие между полной и частичной записями связано с тем, насколько полно в

записи представлена необходимая информация, связанная с заголовком.

001 Идентификатор записи.

Формируется автоматически.

005 Идентификатор версии.

Заполняется автоматически.

100 Данные общей обработки.

8 Код статуса нормативного заголовка.

а= установленный.

Заголовок является окончательно принятым, как авторитетный.

В уровне кодирования должно быть установлено “# - полная запись”.

с = предварительный.

Заголовок не является окончательно принятым в связи с отсутствием необходимой информации. В уровне кодирования установлено «3 – частичная запись».

В дальнейшем при наличии дополнительной информации форма заголовка может быть пересмотрена.

12 Код транслитерации
.

Если заголовок в поле блока 2- не является транслитерированной формой,

используется код «y».

22-22 Графика каталогизации (алфавит).

Для заполнения этих позиций используется код кириллицы «са».

152 Коды правил каталогизации «Р
SBO
»

Поле заполняется автоматически: $a PSBO $b truclsh.

215 Заголовок – Географическое название.

Поле содержит заголовок, представляющий собой географическое название.

Общепринятый заголовок.

$a Начальный элемент ввода.

В подполе вводится заголовок - географическое название

215 $ а Токио, город (Япония).

Подполе не повторяется.

300 Справочное примечание.

Поле применяется в авторитетной записи для пояснения связей между заголовком в

поле блока 2 и др. заголовками. Используется также для исторической

справки.

415 Формирование ссылки «см.» -Географическое название.

$a Начальный элемент ввода.

В подполе вводится заголовок - географическое название.

Поле содержит вариантный заголовок географического названия, от которого

формируется ссылка «см.» к принятому заголовку в поле 215 для вывода на экран,

а также указания о типе связи и необходимости такого вывода или его блокировки в

подполе $5. Если не должна устанавливаться особая связь и ссылка не блокируется,

подполе $5 не используется

$ z Хронологический подзаголовок.

Заполняется, если есть детализация хронологического аспекта заголовка.

В поле 415 также вносится официальное название государства:

215 $ а Австралия

415 $ а Австралийский Союз

515 Формирование ссылки «см. также» - Географическое название.

Поле содержит принятый заголовок географического названия, от которого

устанавливается связь с принятым заголовком в поле блока 215 для вывода ее на

экран, а также указания о типе связи и необходимости такого вывода или его

блокировки в подполе $5. Если не должна устанавливаться особая связь и ссылка

не блокируется, подполе $5 не используется. Индикаторы и подполя определены в

описании поля 215.

215 $ а Австро-Венгрия

515 $ а Австрия $5 b (последующий заголовок)

515 $ а Венгрия $5 b (последующий заголовок)

810 Источник составления записи.

Поле заполняется в обязательном порядке. Если его нет в шаблоне, то оно

добавляется, затем подполе а. Здесь указывается источник, чтобы

автор не нес прямой ответственности за данную им информацию. Источником

являются: справочные издания, энциклопедии, периодические издания, интернет и

другая литература.

830
Общее примечание каталогизатора.

Поле используется по необходимости. Данные могут включать сведения о

применении специфических правил, примечания, обосновывающие выбор формы

заголовка и т.д.

908 Автор записи.

Если поля нет в шаблоне, то оно добавляется, затем подполе с, в котором и указывается автор, работающий с данной записью.

«Имя лица» (Персоналия) как предметная рубрика
.

1. Заголовок «Имя лица» (персоналия) как предметная рубрика создается,

если в каталогизируемом документе содержится информация:

-автобиография, биография, мемуары;

-монография об отдельных работах данного лица или этапах его

деятельности, его взглядах и проблемах творчества;

-издания к годовщинам и юбилеям;

-описание архивов, воспоминания самого лица и/или о нем;

-описание персональных выставок и мемориальных музеев;

-описание мест пребывания и путешествиях лица;

-произведения об отражении лица в литературе и искусстве (различных родов

и жанров;

2. Заголовок «Имя лица» записывается в 200 поле АФ (600 поле Российского формата машиночитаемой каталогизации).

3. Основные принципы индексирования документов предметными рубриками «Имя лица».

Процесс индексирования начинается с анализа документов:

- Содержание документа отражается адекватными ПР.

- ПР «Имя лица» присваивается, если одна из тем документа посвящена какой-либо сфере деятельности лица и является важной для отражения содержания документа (обычно, это не менее 20% текста).

- Если в документе рассматривается несколько значимых персоналий, то ПР «Персоналия» дается на каждое лицо.

4. Особенности представления персоналий в качестве ПР.

Если персоналия известна под различными именами, например под псевдонимом и

настоящей фамилией, то для заголовка ПР выбирается та форма, под которой

персоналия наиболее известна.

Имена большинства лиц, пишущих на языках славянской группы и др. языках,

состоящих из фамилии, имени, отчества, приводят в заголовке по общим

правилам.

4.1. Иностранные имена, рассматриваемые как предметная рубрика, приводятся в русской транскрипции следующим образом:

а) Имена лиц, пишущих на иностранных европейских языках, состоящих из

фамилии, имени приводят в заголовке по общим правилам.

б) Приставки, артикли, предлоги, предлоги с артиклями в именах лиц в

заголовке сохраняют. В зависимости от особенностей языка, их

приводят:

- после фамилии (французский, испанский):

Бальзак Оноре де,

Сервантес Сааведра Мигель де,

Голль Шарль де,

а так же в фамилиях лиц, пишущих на германских языках:

Клейст Генрих фон;

- перед фамилией: Де Ниро, Ди Каприо, Де Костер;

Предлог перед фамилией указывают и в том случае, если автор получил

известность под этой фамилией.

но: Леонардо да Винчи

5. Имена легендарных, мифологических и вымышленных героев, по своей сути, являются персоналиями и должны формироваться в 200 поле, как в АФ именного комплекса, и записываться под индикатором «0» - «личное имя». Для уточнения, идентификации персоналий необходимо в идентифицирующие признаки ($с) вносить соответствующие пояснения.

6. Связи «см» (поле 400) могут быть установлены только от вариантной формы заголовка – имя лица к принятому заголовку.

7. Связи «см. также» (поле 500) устанавливаются между принятыми заголовками – имя лица, используемыми для организации электронного каталога (ЭК) и карточных каталогов библиотеки.

Например:

200 # 1 $a Булычев $b К. $q Кир

400 # 1 $a Булычев $b К. $q Кирилл

500 # 1 $a Можейко $b И. В. $q Игорь Всеволодович

500 # 1 $a Всеволодов $b И. $q Игорь

8. Родовые имена, династии не рассматриваются как предметные рубрики, включаемые в АФ «Персоналии. АФ на эти категории не создаются. Точки доступа на данные категории делаются вручную в поле 602 Российского формата машиночитаемой каталогизации:

602 # Романовы (династия)

9. При отсутствии информации для какого-либо факультативного поля или подполя, предусмотренного шаблоном, это поле удаляется.

Правила заполнения полей и подполей при формировании авторитетного файла (АФ) “Имя лица (Персоналия)”

Маркер записи:

6 Тип записи

Устанавливается тип записи - X (авторитетная запись).

17 УРОВЕНЬ КОДИРОВАНИЯ

# = полная запись.

Запись содержит все необходимые данные, включая ссылки, правила их формирования и примечания. В записи заполнены все поля и подполя со статусом обязательный.

3 = частичная запись.

Запись содержит не все данные, т. к. не выполнена необходимая справочная работа.

Различие между полной и частичной записями связано с тем, насколько полно в

записи представлена необходимая информация, связанная с заголовком.

001 Идентификатор записи.

Формируется автоматически.

005 Идентификатор версии.

Заполняется автоматически.

100 Данные общей обработки.

8 Код статуса нормативного заголовка.

а= установленный.

Заголовок является окончательно принятым, как авторитетный. В уровне кодирования должно быть установлено “# - полная запись”.

с = предварительный.

Заголовок не является окончательно принятым в связи с отсутствием необходимой информации. В уровне кодирования установлено «3 – частичная запись». В дальнейшем при наличии дополнительной информации форма заголовка может быть пересмотрена.

12 Код транслитерации.

Если заголовок в поле блока 2- не является транслитерированной формой, используется код «y».

22-22 Графика каталогизации (алфавит).

Для заполнения этих позиций используется код кириллицы «са».

152 Коды правил каталогизации «РSBO»

Поле заполняется автоматически: $a PSBO $b truclsh

200 Заголовок «Имя лица».

Поле содержит заголовок, представляющий собой имя лица. Заголовок

формируется в соответствии с «ГОСТ 7. 1. 2003. Библиографическая запись.

Библиографическое описани ».

Индикатор формы проставления имени:

0 - Имя лица вводится под личным именем или в прямом порядке

(Чаще всего с индикатором 0 вводятся: имена духовных лиц, имена

правителей (императоров, царей, князей и т. п.)

1 - Имя лица вводится под фамилией.

$a Начальный элемент ввода.

В заголовке в качестве имени лица указывается фамилия лица. При использовании подполя индикатор формы представления имени должен быть «1».

Предлоги, артикли, частицы (стоящие перед фамилией или личным именем в

начальном элементе ввода) включаются в подполе $a

200 #1 $а Ди Каприо $b Л. $g Леонардо

$b Часть имени, кроме начального элемента ввода (инициалы).

Содержит личные имена (не фамилии) и другие присвоенные имена в инициальной

форме. При использовании подполя индикатор формы представления имени должен

быть «1». Предлоги, артикли, частицы (стоящие после фамилии или личным именем в

начальном элементе ввода) включаются в подполе $b

200 #1 $а Бальзак $b О. де $g Оноре де

$c Идентифицирующие признаки.

Приводятся любые дополнения к имени (кроме дат), которые не являются

неотъемлемой частью имени (титулы, эпитеты, название должностей, профессий,

географичеcкое прилагательное, связанное с титулом или с саном).

Например: князь, немецкий врач, томский писатель, митрополит киевский, принц

уэльский, снайпер.

В качестве идентифицирующих признаков могут быть приведены сведения о

статусе, об ученой степени, ученом, почетном или воинском звании

(кандидат математических наук, доктор филоcофских наук) и вносятся в подполе $c

(не более трех признаков).

В поле 200 «Заголовок – Имя лица” сокращения не допускаются.

При составлении АФ на духовное лицо, в качестве идентифицирующих признаков

указываются мирская фамилия, отчество или инициалы, последний по времени

служения сан и географическое прилагательное, указывающее на место служения:

200 #0 $а Григорий $c иеромонах $с Яковлев

200 #0 $a Симон $с епископ Владимирский

$d Римские цифры

В подполе вводятся римские цифры, ассоциирующиеся с именами. Используется

только при значении индикатора «0».

$f Даты

В подполе записываются даты жизни. Даты жизни приводят арабскими цифрами,

разделяя знаком тире. Если дата не точная, то ставится предполагаемый год и знак

вопроса. Когда одна из дат отсутствует, вместо неё оставляют пробел.

$g Раскрытие инициалов имени лица

В подполе вносится раскрытая форма имени лица, инициалы которого записаны в

подполе $b. Подполе используется только при значении второго индикатора «1».

300 Справочное примечание

Поле применяется для написания исторической справки о персоне. Для пояснения связей между заголовками в поле блока 2 и др. заголовками.

Целесообразно начинать с общей информации о персоне. Подробности дат жизни, родственные связи (муж, сын, отец, жена и т. п.) отражать в контексте.

В это поле вносятся многословные дополнения к имени (например, «Заслуженный работник культуры РСФСР», «Профессор Томского государственного университета», «Заведующий музыкальной частью Томского областного театра драмы»). Информация, помещенная в этом поле не должна повторять информацию уже внесенную в подполе 200 $c «Идентифицирующие признаки». В поле 300 допускаются только минимальные сокращения на слова, которые не несут информационного смысла и не играют большой роли при поиске: «гг» - годы, «ок» - около, «в» - век и др. В поле 300 не вносится информация о других формах имени, т.к. она отражается в других полях: 200, 400, 500.

400 Формирование ссылки «см.» – Имя лица.

Поле содержит вариантный заголовок имени лица, от которого формируется ссылка

«см.» к принятому заголовку в поле 200 для вывода на экран, а также указания о типе связи и необходимости такого вывода или его блокировки в подполе $5:

200 ## $a Баянова $b А. Н. $g Алла Николаевна $ f 1914- $c эстрадная певица

400 ## $a Левицкая $b А. Н $5 f

500 Формирование ссылки «см. также» – Имя лица.

Поле содержит принятый заголовок имени лица, от которого устанавливается связь с принятым заголовком в поле блока 2 для вывода ее на экран:

200 # 1 $a Прутков $b К. П. $q Козьма Петрович

500 # 1 $a Жемчужников $b А. М. $q Алексей Михайлович $5 f

500 # 1 $a Жемчужников $b В. М. $q Владимир Михайлович $5 f

500 # 1 $a Толстой $b А. К. $q Алексей Константинович $5 f

810 Источник, в котором выявлена информация о заголовке.

Поле содержит сведения об источнике, в котором была найдена информация о заголовке. Это могут быть источники энциклопедического характера, само издание, генеральный алфавитный каталог, авторитетные базы данных других библиотек, интернет.

Наименование организации, как предметная рубрика.

1. Заголовок «наименование организации» как предметная рубрика создается,

если в каталогизируемом документе содержится информация об:

- высших и местных органы государственной власти и управления;

- политических партиях и общественных организациях;

- учреждениях и предприятиях (хозяйственных, финансово-кредитных,

научных и др.);

- международных организациях.

2. Заголовок, содержащий наименование организации вносится в поле 210 АФ.

Указанному полю соответствует поле 601 Российского формата машиночитаемой

каталогизации (RUSMARС).

3. Основные правила приведения заголовка:

3.1. Наименование организации приводится в именительном падеже, в

официальной форме. Если официальная форма наименования организации не

установлена, в заголовке приводят форму, которая указана в документе.

3.2. Если организация имеет характерное индивидуальное название, то оно

приводится на первом месте, без кавычек, а через запятую - тип организации:

210 02 $a Скоморох, театр куклы и актера $c Томск

3.3. Инверсия производится в том случае, если имя собственное находится не на

первом месте, а на втором.

3.4. Заголовок приводится полностью, без сокращений.

3.5. В заголовке, содержащем наименование организации, в качестве

идентифицирующих признаков (подполе $c) может быть приведено

географическое название для уточнения местонахождения учреждения.

Географическое название может быть представлено названием страны, города

или любой другой местности, где находится организация, в именительном

падеже и без скобок. Слово «город» не указывают. Однако «станция» (ст.), «поселок»

(пос.), «село» (с.), обозначающие административную единицу ниже городского

уровня, могут быть указаны.

210 $ a Сиблеспром, ОАО $ c Томск

210 $ a Профессионально-техническое училище $с Зырянское, село; Томская

обл.

3.6 Географическое название не указывается в подполе $c:

- если оно входит в официальное название учреждения:

210 ## $a Томский умелец, фирма

210 ## $a Московская академия печати

-если организация является органом государственной власти.

В этом случае сначала указывается «юрисдикция», обозначающая территорию,

на которую распространяются ее полномочия:

210 $a Россия $b Государственный Совет

210 $a Франция $b Министерство иностранных дел

Идентифицирующие признаки, состоящие из нескольких компонентов, один из

которых выполняет уточняющие функции (название села, района, области),

разделяются точкой с запятой:

210 $a Томь, сельскохозяйственное предприятие $c Чёрная речка, село;

Томский район

200 $a Надежда, детский реабилитационный центр $c Калтай, село; Томский

район; Томская область.

Если географическое название, входящее в наименование организации, уже

содержит название районного центра, то в идентифицирующих признаках

указывается только область, край и т. п.

210 $a Асиновский детский дом $c Томская область

3.7. При наличии в наименовании организации подведомственной (подчинённой)

организации или структурного подразделения приводят в первом звене

организацию в целом (подполе $a), в последующем звеньях – структурные

подразделения (подполе $b):

210 $a Томский педагогический университет $b Факультет иностранных

языков.

210 $a Томский государственный университет $b Исторический факультет

$b Кафедра истории средних веков

3.8. Даты используются для заголовка предметной рубрики (подполе $z) в поле

410. Они отражают хронологический аспект заголовка, указывая год

создания, основания, переименования организации.

3.9. Порядковые номера, числительные могут иметь место в самом заголовке, как

его неотъемлемая часть, входя в официальное название учреждения.

210 02 $a Школа N40 $c Томск.

4. Связи «см» (поле 410) могут быть установлены от вариантной формы

заголовка к принятому заголовку. Связи «см. также» (поле 510)

устанавливаются между принятыми заголовками – наименование организации

Например:

210 02 $a Томский политехнический университет

410 02 $a ТПУ

510 02 $a Томский технологический институт

510 02 $a Томский политехнический институт

5. Наименование организаций временного характера

(конференции, съезды, конкурсы, фестивали) рассматриваются только

краеведческой тематики. Создаётся АФ – общая часть. В поле 210, подполе $a

вносится название, тип организации (с указанием статуса, уровня)

и местонахождение организации (подполе $е). Остальная дополнительная

информация добавляется непосредственно в запись основного каталога

(поле 601): подполе $d номер, подполе $f дата.

Например:

Запись в БД « Коллективы»:

210 02 $a Устами детей говорит мир, фестиваль $e Томск

Запись в «Основном каталоге»:

601 12 $a Устами детей говорит мир, фестиваль $d 11 $f 2005 $e Томск

Правила заполнения полей и подполей при формировании авторитетного файла (АФ)

«Наименование организации».

Маркер записи:

6 Тип записи

Устанавливается тип записи - X (авторитетная запись).

17 Уровень кодирования:

# = полная запись.

Запись содержит все необходимые данные, включая ссылки,

правила их формирования и примечания. В записи заполнены все поля и подполя

со статусом обязательный.

3 = частичная запись.

Запись содержит не все данные, т. к. не выполнена необходимая справочная работа.

Различие между полной и частичной записями связано с тем, насколько полно в

записи представлена необходимая информация, связанная с заголовком.

001 Идентификатор записи.

Формируется автоматически.

005 Идентификатор версии.

Формируется автоматически.

100 Данные общей обработки.

8 Код статуса нормативного заголовка .

а= установленный.

Заголовок является окончательно принятым, как авторитетный. В уровне кодирования должно быть установлено “# - полная

запись”.

с = предварительный.

Заголовок не является окончательно принятым в связи с отсутствием необходимой

информации. В уровне кодирования установлено «3 – частичная запись». В дальнейшем

при наличии дополнительной информации форма заголовка может быть пересмотрена.

12 Код транслитерации.

Если заголовок в поле блока 2- не является транслитерированной формой, используется код «y».

22-22 Графика каталогизации (алфавит).

Для заполнения этих позиций используется код кириллицы «са».

150 Поле кодированных данных для наименований организаций.

Используется для ввода дополнительной информации о наименовании организации. При заполнении выбираются подполя, соответствующие данной

организации:

а- федеральная / национальная

b- республика, штат / провинция

c- край, область, округ

d- местная (городская, муниципальная)

e- межтерриториальная

f- межправительственная

g- нелегальное правительство

h- уровень не определен

u- уровень не известен

y-неправительственная организация

z- другой правительственный уровень

152 Коды правил каталогизации «РSBO».

Поле заполняется автоматически: $a PSBO $b truclsh

210 Заголовок - «Наименование организации».

Поле содержит заголовок, представляющий собой наименование организации.

Общепринятый заголовок.

$a Начальный элемент ввода

В подполе вводится заголовок - наименование организации.

210 $а Томский инструмент, акционерное общество

210 $а Байкало-Амурская магистраль

Поле не повторяется.

$ b Структурное подразделение.

Часть наименования организации, содержащая наименование подведомственного

коллектива или структурного подразделения при иерархической структуре

наименования организации. Также в подполе вносится часть наименования

коллектива, следующая после наименования страны или иной административно-

территориальной единицы:

210 $а Томский государственный университет $b Научно-исследовательский

институт биологии и биофизики.

210 $а Томская областная универсальная библиотека им. А. С. Пушкина

$b Библиофил, клуб

$ c Идентифицирующий признак

Данное поле используется как дополнение или уточнение к наименованию

организации. Рекомендации по формированию и использованию

идентификационных признаков к «Наименованию организации» смотрите

выше:

210 $а Российская государственная библиотека $с Москва

210 $а Европейский суд по правам человека $с Страсбург; Франция

210 $а Удмуртский государственный университет $с Ижевск

210 $а Чажемто, санаторий $с Чажемто, село; Колпашевский район; Томская область

300 Справочное примечание

Может использоваться для сведений об основании организации, ее истории и т. п., а также сведений о других наименованиях данной организации.

410 Формирование ссылки «см.» - Наименование организации

Поле содержит вариантный заголовок наименования организации, от которого формируется ссылка «см» к принятому заголовку в поле 210 для вывода на экран, а также указании о типе связи и необходимости такого вывода или его блокировки в подполе $5. Индикаторы и подполя определены в описании поля 210:

210 $а Томский государственный университет $b Физический факультет

410 $а Физический факультет ТГУ

$ z Хронологический подзаголовок

Заполняется, если есть детализация хронологического аспекта заголовка.

510 Формирование ссылки «см. также» - Наименование организации.

Поле содержит принятый заголовок наименования организации, от которого формируется ссылка «см также» к принятому заголовку в поле 210 для вывода на экран, а также указании о типе связи и необходимости такого вывода или его блокировки в подполе $5.

Наличие 510 поля подразумевает создание отдельной авторитетной записи на

отсылаемый принятый заголовок.

Составители: Грехова Н. М.

Кострова Т. Г.

Дата составления: 2008 г.

Список используемой литературы:

Рекомендации по заполнению полей предметных рубрик и неконтролируемых терминов в формате машиночитаемой каталогизации (RUSMARC) // Предметный поиск в традиционных и нетрадиционных информационно-поисковых системах: сб. науч. тр. Вып. 15. – С. 177-250.
Афанасьева С. А. Использование заголовка коллективного автора в предметизации / С. А. Афанасьева, Е. Л. Масхулия, И. П. Смирнова // Предметный поиск в традиционных и нетрадиционных информационно-поисковых системах: сб. науч. тр. Вып. 14. – С. 84-92.
RUSMARC в примерах. Ч. 3: Авторитетные записи: учебное пособие для каталогизаторов. – М.: ФАИР-ПРЕСС; Центр «Либнет», 2005. – 496 с.
Национальный авторитетный файл: руководство по созданию, ведению и использованию. Вып. 1: Наименование организации. Предметные рубрики.- М.: ФАИР-ПРЕСС; Центр «Либнет», 2005. -184 с.
Методические рекомендации по формированию и использованию авторитетных файлов для баз данных «Персоналии», «Организации», «Географические названия»/ Том. Обл. б-ка; сост.: Григорьева И. Н., Грехова Н. М. – Томск, 2005.
Правила заполнения полей и подполей при формировании АФ «Персоналии» / Том. Обл. б-ка; сост.: Григорьева И. Н., Грехова Н. М. – Томск, 2005.

Технология использования АФ в отделе обработки:

Предметизатор, для представления выделенного предмета, подбирает соответствующую рубрику, имеющуюся в БД. Если там нужная запись отсутствует, он обращается к редактору.

Редактор формирует новую запись в соответствии с правилами и вносит в соответствующую запись «Основного каталога».

Если в процессе предметизации нужная рубрика обнаруживается, то предметизатор проверяет соответствует ли она действующим правилам. Если соответствует, то присоединяется к основной записи самим предметизатором.

Если обнаруженная рубрика не соответствует действующим правилам, то она передается на модификацию редактору, после чего включается редактором в основную запись.

Данная технология распространяется на все категории АФ.

Технология использования АФ в других отделах библиотеки:

Предметизатор, для представления выделенного предмета, подбирает соответствующую рубрику, имеющуюся в БД. Если там нужная запись отсутствует и является простой (заголовок имеет одну единственную форму) он самостоятельно формирует запись в соответствующей БД АФ.

Сформировав новую запись в соответствии с правилами, вносит в соответствующую запись «Основного каталога».

Если в процессе предметизации нужная рубрика обнаруживается, то предметизатор проверяет соответствует ли она действующим правилам. Если соответствует, то рубрика присоединяется к основной записи самим предметизатором.

Если обнаруженная рубрика не соответствует действующим правилам, и является не сложной, предметизатор сам редактирует ее, после чего включает в соответствующую запись.

Если запись отсутствует и является сложной (существуют вариантные, сокращенные и др. формы имени), он обращается к редактору.

Редактор формирует новую запись в соответствии с правилами и вносит в соответствующую запись «Основного каталога».

Данная технология распространяется на все категории АФ.

Составитель: Грехова Н. М.

Географическое название.

Перечень полей и подполей, рекомендованных для создания полной авторитетной записи.

Поле	Инди-катор	Подполе	Значение	Примечание
Маркер		2 Cтатус записи	n- новая запись d – исключенная с- откорректированная запись	Выбирается одно из значений
		3 Коды применения	(a) тип записи x – авторитетная/нормативная запись y –ссылочная запись z – справочная запись	Выбирается одно из значений
		7 Дополнительное определение записи	(a) –Уровень кодирования # - полная запись 3 - частичная	Выбирается одно из значений
100 Данные общей обработ-ки	Инд. не опр.
		(1) Дата ввода в файл		Заполняется автоматически
		(2) Код статуса нормативного заголовка	a - установленный c – предварительный x – не применяемый	Выбирается одно из значений
		(3) Язык каталогизации		Выбор из списка По умолчанию стоит значение «rus»
		(4) Код транслитерации	a –система транслитерации ISO b – другая система c –несколько систем транслитерации y – система транслитерации не используется	Выбор из списка
		(7) Графика каталогизации		Выбор из списка По умолчанию стоит значение «ca».
152 Коды правил катало-ги-зации и систе-мы предме-тизации	Инд. не опр.
		a Правила каталогизации
		b Система предметизации
$5 Управление форми- ровани- ем ссылок		1. Код связи	a – предыдущий заголовок b – последующий заголовок d – сокращение g – более широкое понятие h – более узкое понятие z - другое	Выбирается одно из значений
		2. Код блокировки ссылки	Нет блокировки	По умолчанию
215 Заголо-вок- геогра-фичес-кое назва-ние	Не опред.
		a-Начальный элемент ввода
300 Справоч-ное примеча-ние	Инд.1: 0 1 Инд. 2 не опред.
		а текст справки
305 Ссылоч-ное приме- чание «См. также»	Инд.1: 0 1 Инд. 2 не опред.
		а Текст примечания
		в Заголовок, к которому делается ссылка
415 «См»- Географичес-кое назва-ние	Инд. Не опред.
		a-Начальный элемент ввода
515 «См также»- Геогра-фичес-кое назва-ние	Инд. Не опред.
		a-Начальный элемент ввода
801 Источник записи	Инд.1: Не опред. Инд.2: 0 1 2 3			Генерируется автоматически
810 Источ-ник, в котором выявле-на инфор-мация о заголов-ке	Инд. Не опред.
		a- Название источника
908		c- автор записи

Составитель Грехова Н. М.

Дата составления 2004 г.

Текущая редакция: сентябрь 2005 г.

«Утверждаю»

Директор ТОУНБ

им А. С. Пушкина

Барабанщикова Н. М.

« » 2004 г.

ТОМСКАЯ ОБЛАСТНАЯ НАУЧНАЯ БИБЛИОТЕКА ИМ. А. С. ПУШКИНА.

Шаблон для представления авторитетных/нормативных и ссылочных записей на «Организацию» в формате
RUSMARC
.

Поле	Индика-тор	Подполе	Значение	Примечание
Маркер		2 Cтатус записи	n- новая запись d – исключенная с- откорректированная запись	Выбирается одно из значений
		3 Коды применения	(a) тип записи x – авторитетная/нормативная запись y –ссылочная запись z – справочная запись	Выбирается одно из значений
		7 Доп. определение записи	(a) –Уровень кодирования # - полная запись 3 – частичная	Выбирается одно из значений
100 Данные общей обработки	Инд. Не опр.
		(1) Дата ввода в файл		Заполняется автоматически
		(2) Код статуса нормативного заголовка	а – установленный с – предварительный x – не применяемый	Выбирается одно из значений
		(3) Язык каталогизации		выбор из списка По умолчанию стоит значение «rus»
		(4) Код транслитера- ции	а –система транслитерации ISO b – другая система с –несколько систем транслитерации y – система транслитерации не используется	выбор из списка По умолчанию стоит значение «y»
		(7) Графика каталогизации		выбор из списка По умолчанию стоит значение «ca»
150 Поле кодированных данных для наименова-ний организа-ций	Инд. Не опр.
		(1) Тип правительственной организации	a – федеральная b - республика c –край, область d - местная e – межтерриториал. f - межправительств. g – нелегальное правительство h – уровень не определен u – уровень не известен y – неправительств. организация z – другой правительств. уровень	выбор из списка
152 Коды правил каталогиза-ции и системы предмети-зации	Инд. не опр.
		a Правила каталогизации		По умолчанию стоит значение PSBO
		b Система предметизации		По умолчанию стоит значение truslsh
$5 Управление формированем ссылок
		(1) Код связи:	a –предыдущий заголовок b – последующий заголовок d- сокращение e –псевдоним f –подлинное имя g – более широкое понятие h – более узкое понятие z - другое	Выбор из списка
210 Заголовок- Наимено-вание организа-ции	Инд.1: 0 1 Инд.2: 0 1 2			Выбор из списка
		a-Начальный элемент ввода
		b-Структурное подразделение
		c – Идентифицирующий признак
		d – Номер временной организации
		e – Место проведения врем. организации
		f- Дата проведения временной организации
		g- Инверсирован-ный элемент
		h – Часть наименования, отличная от начального элемента ввода и инверсированного элемента
300 Справоч-ное примеча-ние	Инд.1: 0 1 Инд. 2 не опред.
		а текст справки
305 Ссылоч-ное примеча-ние «См. также»	Инд.1: 0,1. Инд. 2 не опред.
		a Текст примечания
		b Заголовок, к которому делается ссылка
410 «См»- Наимено-вание организа-ции	Инд.1: 0,1 Инд.2: 0,1,2			Выбор из списка
		a-Начальный элемент ввода
	.	b-Структурное подразделение
		c – идентифицирующий признак
		d– Номер временной организации
		e – Место проведения врем. организации
		f- дата проведения временной организации
		g- Инверсирован-ный элемент
		h – Часть наименования, отличная от начального элемента ввода и инверсирован ного элемента
510 «См также»- Наимено-вание организа-ции	Инд.1: 0 1. Инд.2: 0 1 2			Выбор из списка
		a-Начальный элемент ввода
		b-Структурное подразделение
		c – Идентифицирующий признак
		d – Номер временной организации
		e – Место проведения врем. организации
		f- Дата проведения временной организации
		g- Инверсирован-ный элемент
		h – Часть наименования, отличная от начального элемента ввода и инверсирован-ного элемента
801 Источник записи	Инд.1: Не опред. Инд.2: 0,1,2,3
		a- Страна		Генерируется автоматически
		b - Организация
		c – Дата ввода или последнего редактирования записи
810 Источник, в котором выявлена информа-ция о заголовке	Инд. Не опред.
		a- Название источника
908		c Исполнитель (автор БЗ)

Составители: Григорьева И. Н., редактор отд. обработки, Грехова Н. М., зав. отд. обработки

Дата составления: сентябрь 2004 г.

Текущая редакция: сент. 2005 г.

Шаблон для представления авторитетных/нормативных записей на «Персоналии»

в формате RUSMARC

Поле	Индика-тор	Подполе	Значение	Примечание
Маркер		2 Cтатус записи	n- новая запись d – исключенная с- откорректированная запись	Выбирается одно из значений
		3 Коды применения	(a) тип записи x – авторитетная/нормативная запись	Выбирается одно из значений
		7 Дополнительное определение записи	(a) –Уровень кодирования # - полная запись 3 - частичная	Выбирается одно из значений.
100 Данные общей обработ-ки	Инд. не опр.
		(1) Дата ввода в файл		Заполняется автоматически
		(2) Код статуса нормативного заголовка	a - установленный c – предварительный	Выбирается одно из значений.
		(3) Язык каталогизации		Выбор из списка По умолчанию стоит значение «rus».
		(4) Код транслитерации	a –система транслитерации ISO b – другая система c –несколько систем транслитерации y – система транслитерации не используется	Выбор из списка.
		(7) Графика каталогизации		Выбор из списка/ По умолчанию стоит значение «ca».
152 Коды правил каталоги-зации и системы Предме-тизации	Инд. не опр.
		a Правила каталогизации
		b Система предметизации
200 Заголо-вок- Имя лица	Инд.1: Не опред. Инд.2: 0,1			Выбор из списка.
		a-Начальный элемент ввода
		b-Часть имени кроме начального элемента ввода
		c – идентифицирующие признаки		Поле содержит информацию о титулах, должностях и профессиях
		d – римские цифры
		f- даты
		g-Расширение инициалов личного имени
300 Справоч-ное примеча-ние	Инд.1: 0 1 Инд. 2 не опред.
		а текст справки
305 Ссылоч-ное примеча-ние «См. также»	Инд.1: 0 1 Инд. 2 не опред.
		a Текст примечания
		b Заголовок, к которому делается ссылка
400 «См»- Имя лица	Инд.1: Не опред. Инд.2: 0,1
		a-Начальный элемент ввода
	.	b-Часть имени кроме начального элемента ввода
		d – римские цифры
		g-Расширение инициалов личного имени
500 «См также»- Имя лица	Инд.1: Не опред. Инд.2: 0,1
		a-Начальный элемент ввода
		b-Часть имени, кроме начального элемента ввода
		g-Расширение инициалов личного имени
		d – римские цифры
801 Источник записи	Инд.1: Не опред. Инд.2: 0,1,2,3			Генерируется автоматически
810 Источник, в котором выявлена информа-ция о заголовке	Инд. Не опред.
		a- Название источника
908		c – автор записи

Составитель Грехова Н. М.

Дата составления: сентябрь 2004 г.

Текущая редакция: сентябрь 2005 г.