Методические рекомендации по выполнению самостоятельной работы для студентов специальности 220501 «Управление качеством» Бийск

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Бийский технологический институт (филиал)

государственного образовательного учреждения

высшего профессионального образования

«Алтайский государственный технический университет

им. И.И. Ползунова»

В.В. Смирнов

ОФИСНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В УПРАВЛЕНИИ КАЧЕСТВОМ

Методические рекомендации по выполнению самостоятельной работы для студентов специальности 220501 «Управление качеством»

Бийск

Издательство Алтайского государственного технического университета

им. И.И. Ползунова

2009

УДК 681.3

Рецензент: к.т.н., доцент каф. ИВМ БТИ АлтГТУ Трутнева Л.И.

Смирнов, В.В.

Офисные технологии в управлении качеством: методические ре-комендации по выполнению самостоятельной работы для студентов специальности 220501 «Управление качеством» / В.В. Смирнов; Алт. гос. техн. ун-т, БТИ. – Бийск: Изд-во Алт. гос. техн. ун-та, 2009. – 39 с.

Даются рекомендации относительно изучения разделов дисциплины, подготовки к лабораторным занятиям, к текущему и итоговому контролю, выполнению и защите курсовой работы.

УДК 681.3

Рассмотрены и одобрены на заседании кафедры

металлорежущих станков и инструментов.

Протокол № 8 от 07.04.2009 г.

© В.В. Смирнов, 2009

© БТИ АлтГТУ, 2009

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ.............................................................................................................. 3

1 МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ИЗУЧЕНИЮ РАЗДЕЛОВ ДИСЦИПЛИНЫ 4

1.1 Офисная деятельность.............................................................................. 4

1.2 Документационное обеспечение офисной деятельности............... 7

1.3 Информационная поддержка делопроизводства............................. 9

1.4 Аппаратное, программное и организационное обеспечение офисных технологий 10

1.5 Сетевые информационные технологии ............................................ 12

1.6 Информационная безопасность ........................................................ 14

1.7 Информационные системы и базы данных .................................... 15

1.8 Информационные модели принятия решений .............................. 18

2 ПОДГОТОВКА К ЛАБОРАТОРНЫМ ЗАНЯТИЯМ................................ 20

2.1 Создание комплексных текстовых документов ............................. 20

2.2 Табличный процессор ........................................................................... 21

2.3 Система управления базами данных ................................................ 24

2.4 Интернет-технологии ........................................................................... 25

3 КУРСОВАЯ РАБОТА...................................................................................... 27

4 ПОДГОТОВКА К КОНТРОЛЮ ТЕКУЩИХ И ИТОГОВЫХ ЗНАНИЙ ПО ДИСЦИПЛИНЕ 36

ЛИТЕРАТУРА....................................................................................................... 38

ВВЕДЕНИЕ

Дисциплина «Офисные технологии в управлении качеством» входит в число дисциплин, включенных в учебный план специальности по решению ученого совета вуза, и является обязательной.

Основная цель изучения дисциплины: получить представление о круге практических проблем, связанных с применением компьютера к решению офисных задач.

В задачи курса входит:

- изучение принципов организации и информационной поддержки офисной деятельности;

- изучение вопросов автоматизации разработки текстовых, табличных и сложных комплексных электронных документов;

- освоение офисного программного обеспечения и принципов работы в компьютерной сети.

Приступая к освоению учебных материалов дисциплины целесообразно опираться на следующие универсальные принципы применения компьютера специалистом на своем рабочем месте:

- компьютеризация не является самоцелью, компьютер не подменяет человека, а служит лишь средством труда;

- применение компьютера должно способствовать повышению производительности труда специалиста;

- использование компьютерных технологий требует дополнительного повышения квалификации специалиста.

Самостоятельная работа студентов по дисциплине включает:

- изучение разделов дисциплины;

- подготовку к лабораторным работам;

- выполнение курсовой работы;

- подготовку к контролю текущих и итоговых знаний.

1 МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ИЗУЧЕНИЮ РАЗДЕЛОВ ДИСЦИПЛИНЫ

1.1 Офисная деятельность [1
-4]

Кратким термином «офисный»
(от английского «office» - контора) обычно обозначают все, что имеет отношение к рутинному и творческому труду, связанному с созданием и обработкой деловых и научно-технических документов, статей, книг, художественных произведений.

Офисная деятельность характеризуется прежде всего используемыми информационными технологиями
, а следовательно, соответствующими средствами и методами преобразования информации.

Необходимо понимать, что обмен информацией присущ живым существам изначально. Но лишь с появлением устной речи (около 100 тысяч лет назад) серьезно возросли возможности накопления информации в памяти человека.

Около 30 тысяч лет назад возникли первые произведения искусства (пещерные изображения) что стало существенным шагом в ходе фиксации информации на материальных носителях. Далее появились первые схематические знаки и специальные средства, служившие запоминанию устных сообщений.

Следующий этап – возникновение письменности (5-6 тысячелетий назад), давшей человечеству коллективную (общественную) память и новое качество реализации основного набора информационных процессов. В качестве материального носителя информации использовались выделанные шкуры животных, изготовленные из тростника папирусные свитки, берестяная кора, глиняные и деревянные дощечки, ткани и, наконец, наиболее распространенный носитель - бумага (Китай, 1-2 век н.э.).

Информационная символика претерпела ряд существенных изменений: пиктографическое письмо, идеографическое письмо, рисуночное иероглифическое письмо (сохранившееся до сих пор в некоторых странах Азии), клинопись, линейное слоговое письмо и, наконец, алфавитное письмо. Совершенствовались также системы представления числовой информации (позиционная система счисления в Вавилоне, римская система счисления, арабские цифры), обозначения веществ, химических операций и приборов, математическая символика.

Революционными событиями в сфере информационных технологий стали: изобретение в Германии книгопечатания (середина XV в.) и появление парового двигателя (конец XVIII в.) – основы машинного производства. По существу это явилось началом нового научно-технического этапа в естествознании.

Качественным рывком в сфере информационных технологий стало рождение систем научно-технической терминологии в основных отраслях знаний, а количественным - выпуск многотиражных книг, журналов, газет, географических карт, технических чертежей, а также первых энциклопедий - своего рода стационарных информационно-поисковых систем на алфавитной основе.

Новый этап в развитии информационных технологий связан с бурным развитием научно-технической революции: возникновением фотографии (1839 г.), изобретением электрического телеграфа (1832 г.), телефона (1876 г.), радио (1895 г.), кинематографа (1895 г.), беспроводной передачи изображения на расстояние (1907 г.) и промышленного телевидения (с конца 20-х гг.). Наступил период создания общемировой системы сосредоточения, хранения и быстрой передачи информации в наиболее удобной для пользователей форме. Это превратило информацию в движущую силу технического, социального и экономического прогресса, определило ее ведущую роль на этапе современной технологической революции. Превращение информационных технологий в интеллектуальную индустрию сопровождалось появлением (в середине 50-х гг. XX в.) и, затем, широким использованием электронных средств вычислительной техники. Современный этап развития информационных технологий характеризуется повсеместным распространением компьютеров и компьютерных сетей. И, соответственно, преобладающие офисные технологии реализуются на основе электронных средств вычислительной, коммуникационной и организационной техники, т.е. в рамках электронного офиса.

1.1.1 Вопросы для самостоятельного изучения раздела

1) Каковы цели и задачи офисной деятельности?

2) Какие виды информационных технологий используются в офисной деятельности?

3) Что составляет техническую основу современных офисных информационных технологий?

4) Какие программные средства обеспечивают функционирование современных информационных технологий?

5) В чем заключается организационно-методическое обеспечение информационных офисных технологий?

6) Каковы перспективы развития информационных технологий обеспечения офисной деятельности?

1.2 Документационное обеспечение офисной деятельности
[1-5]

Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» возник в России во второй половине XVIII века. Он образован от сочетания слов «производство дела». Его значение становится понятным, если иметь в виду, что термин «дело» обозначал первоначально вопрос (судебный или административный), решаемый органом управления. Следовательно, под делопроизводством понималось, прежде всего, рассмотрение (производство) дел или, иначе говоря, - деятельность, связанная с принятием решений по какому-либо вопросу. Значение термина «дело» как собрания документов - более позднего происхождения.

Документационное обеспечение офисной деятельности предполагает, прежде всего, создание имеющих юридическую силу документов, или документирование, т.е. запись информации на бумаге или ином носителе по правилам, установленным правовыми нормативными актами или выработанным традицией.

Документирование может осуществляться на естественном языке и на искусственных языках с использованием различных носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы - документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый письменный документ - это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма, т.е. его изображение на экране монитора.

При создании документов используются средства документирования. Ими могут быть:

• простые орудия (ручки, карандаши и др.);

• механические и электромеханические средства (пишущие машины, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника и др.);

• компьютерная техника.

Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носитель - это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. В течение многих веков наиболее распространенным носителем документной информации является бумага. Наряду с ней сейчас широко используются и другие носители, в частности, машинные, позволяющие использовать для документирования вычислительную технику.

Данный раздел дисциплины насыщен новыми терминами, поэтому для его успешного освоения рекомендуется с помощью терминологических словарей и справочников выяснить некоторые определения, в первую очередь следующих понятий:

- делопроизводство;

- документооборот;

- документоведение;

- документ;

- реквизиты документа;

- система документации;

- дело (в делопроизводстве);

- номенклатура дел.

1.2.1 Вопросы для самостоятельного изучения раздела

1) В чем основные отличия официальных документов от документов личного происхождения?

2) Каковы основные разновидности управленческой документации?

3) Как определяется объем документооборота?

4) Какие типы документопотоков различают в офисной деятельности?

5) Что дает регистрация документов?

6) Какие документы называют формулярами и каковы их разновидности?

7) Какие нормативные акты регулируют требования к оформлению официальных документов?

8) Какие реквизиты официальных документов являются типовыми?

9) В чем состоит деятельность по унификации и стандартизации управленческих документов? Для чего, каким способом и какими организациями она производится?

10)Каковы основные этапы документооборота?

11)В чем преимущества и недостатки схем централизованного и децентрализованного документооборота?

12)Что подразумевает регистрация документа? Для чего она нужна?

13)Как в документообороте используются информационно-поисковые системы?

14)Для чего необходим контроль исполнения документов, в чем он состоит?

15)Как организуется оперативное хранение управленческих документов?

1.3 Информационная поддержка делопроизводства [1
-
5]

Правильное направление развития предприятия обычно определяется тем, какие потребности необходимо удовлетворить и какой именно целевой группы потребителей, а также технологиями, которые будут использоваться, и функциями, которые будут осуществляться при работе на целевом рынке. В развитии современного бизнеса предприятий решающее значение приобретают вопросы насыщения производства соответствующими потоками информации и управление этими потоками.

Такая ситуация привела к появлению новых стандартов информа-ционной поддержки предприятия, а также новых видов предпринима-тельской деятельности, связанных с информационным бизнесом, разработкой информационных технологий, их совершенствованием, распространением инструментальных сред, автоматизирующих управление информационными процессами, управление документо-оборотом и др.

В стандартном пакете MS Office присутствует приложение, предназначенное для автоматизации управления ходом работ (MS Outlook). В профессиональных версиях MS Office имеются специаль-ные программные средства управления корпоративными проектами, оптимизации бизнес-процессов, автоматизации документооборота и пр.

1.3.1 Вопросы для самостоятельного изучения раздела

1) Какого рода информация может повлиять на деятельность предприятия?

2) Какие информационные потоки являются для предприятия внешними, а какие – внутренними?

3) Что называют бизнес-процессом и что включают в его описание?

4) Что подразумевается под кросс-функциональным решением проблем?

5) Каков принцип организации процессорных структур?

6) Как использование информационных технологий может повлиять на бизнес-процессы?

7) Что такое «система», каковы ее основные признаки?

8) Каково общее содержание системного анализа проблемы?

9) Как организованы иерархические системы управления?

10) Чем отличается деление систем управления по отраслевому и территориальному принципу?

11) Каковы особенности прямых и обратных управляющих связей?

12) Как влияют на управляющие сигналы положительные и отрицательные обратные связи?

13) Какова общая структура офисного управления?

14) Как разделены уровни принятия управленческих решений между менеджерами высшего, среднего и первичного звеньев?

15) Что называют консалтингом и каковы его основные задачи?

16) Каковы основные этапы консалтинговых проектов?

17) Что включают в понятие CALS-технологий? Какие составляющие CALS-технологий имеют отношение к офисной деятельности?

1.4 Аппаратное, программное и организационное обеспечение

офисных технологий [1-3, 6, 7]

В составе комплекса аппаратных средств обеспечения информационных офисных технологий выделяют средства компьютерной техники, средства коммуникационной техники и средства организационной техники.

Средства компьютерной техники составляют базис всего комплекса аппаратных средств информационных технологий и предназначены, прежде всего, для обработки и преобразования различных видов информации, используемой в офисной деятельности.

Средства коммуникационной техники обеспечивают одну из основных функций управленческой деятельности - передачу информации в рамках системы управления и обмен данными с внешней средой, предполагают использование разнообразных методов и технологий, в т.ч. с применением компьютерной техники.

Средства организационной техники предназначены для механизации и автоматизации управленческой деятельности во всех ее проявлениях.

Программные средства современных информационных технологий в целом подразделяются на системные и прикладные.

Системные программные средства предназначены для обеспечения деятельности компьютерных систем как таковых.

В их составе выделяют:

• тестовые и диагностические программы;

• антивирусные программы;

• операционные системы;

• командно-файловые процессоры (оболочки).

Прикладные программные средства можно классифицировать следующим образом:

• системы подготовки текстовых, табличных и др. документов;

• системы подготовки презентаций;

• системы обработки финансово-экономической информации;

• системы управления базами данных;

• информационные системы;

• системы управления проектами;

• экспертные системы и системы поддержки принятия решений;

• системы интеллектуального проектирования и совершенствования управления;

• прочие системы.

Необходимо заметить, что всякая классификация программных средств является условной. Часто одну и ту же программу можно отнести к различным классам.

Организационно-методическое обеспечение информационных технологий включает в себя:

• нормативно-методические материалы по подготовке и оформлению управленческих и иных документов в рамках конкретной функции обеспечения управленческой деятельности;

• инструктивные и нормативные материалы по эксплуатации технических средств, в том числе по технике безопасности работы и по условиям поддержания нормальной работоспособности оборудования;

• инструктивные и нормативно-методические материалы по организации работы управленческого и технического персонала в рамках конкретной информационной технологии обеспечения управленческой деятельности.

1.4.1 Вопросы для самостоятельного изучения раздела

1) Каковы основные компоненты компьютерной системы?

2) Какие действия выполняет процессор?

3) Каково назначение оперативной памяти?

4) Какие существуют устройства внешней машинной памяти?

5) Что составляет видеосистему компьютера?

6) В чем отличие растровых и векторных графических режимов?

7) Какие существуют устройства ввода-вывода информации?

8) Какую роль в компьютере играет системная плата?

9) Каково назначение операционной системы?

10) Какие существуют устройства коммуникационной и организационной техники?

11) Как организуется хранение информации в компьютере?

12) Какие приемы работы с текстами, таблицами, изображениями и другими видами информации считаются основными?

1.5 Сетевые информационные технологии
[1-3, 7]

Основные преимущества сетевых технологий проявляются при необходимости:

- коллективной обработки данных;

- совместного использования оборудования и программ.

Тема сетевых информационных технологий достаточно обширна по числу понятий и излагается в учебной литературе с различной степенью подробности и новизны. В целом при изучении данного раздела дисциплины следует ориентироваться на следующие основные цели:

1) получить представление о назначении и структуре локальных и глобальных компьютерных сетей;

2) познакомиться с основными сервисами компьютерных сетей и возможностями Интернета.

Полагают, что компьютерную сеть образуют два и более компьютера, которые обмениваются информацией по линиям связи. Введены различные классификации компьютерных сетей. При наиболее общем подходе все сети делят по характеру размещения в пространстве на два основных класса: локальные и глобальные. Локальные сети (англ., Local Area Network, LAN) объединяют компьютеры, периферийные устройства в пределах одного здания, предприятия, учреждения и пр. Глобальные сети (англ., GAN, Global Area Network) не имеют ограни-чений по протяженности. Необходимо понимать условность такого деления. Так, например, возможны ситу­ации, когда локальная сеть предприятия распространена на десятки километров, или когда два компьютера в одном здании связываются между собой только через единую глобальную сеть Интернет. Кроме того, часто вводят дополнительные классы компьютерных сетей: корпоративные, региональные, городские сети и пр.

В развитии сетевых технологий можно выделить четыре этапа:

1) 1958-1969 годы – исследовательские эксперименты по соедине­нию компьютеров, создание национальных компьютерных сетей;

2) 1969-1983 годы – решение проблем устойчивости компьютер­ных сетей;

3) 1983-1993 годы – объединение национальных компьютерных сетей в единую структуру на базе общего протокола TCP/IP и технологии WWW;

4) после 1993 года – массовое развитие Интернета.

В настоящее время компьютерные телекоммуникации – одна из наиболее динамично развивающихся областей информационных технологий. Это обстоятельство существенно затрудняет отбор актуальной учебной информации по данному разделу дисциплины.

Следует обратить внимание на значение следующих терминов:

- сервер;

- клиент;

- шлюз;

- маршрутизатор;

- топология сети;

- модем и модемный пул;

- прокси-сервер;

- IP-адрес;

- URL-адрес;

- провайдер.

Для самостоятельной работы по данному разделу рекомендуется изучить справочные материалы операционной системы MS Windows, касающиеся настроек локальной сети и выхода в Интернет, а также справку программ MS Internet Explorer и MS Outlook Express.

1.5.1 Вопросы для самостоятельного изучения раздела

1) Каковы существенные признаки, позволяющие идентифици-ровать компьютерную сеть как локальную?

2) Что представляет собой одноранговая локальная сеть? В чем ее отличие от сети типа «сервер-клиент»?

3) Каковы основные параметры, влияющие на проектирование и работу локальных сетей?

4) Какие типы линий связи используют для построения компьютерных сетей?

5) Какие существуют стандартные технологии построения локальных сетей? Какие из них наиболее распространены?

6) Какое оборудование используется для построения локальных и глобальных сетей?

7) Что входит в обязанности системного администратора, управляющего работой компьютерной сети?

8) Каковы особенности адресации компьютеров в локальных компьютерных сетях?

9) Каковы основные требования к современным локальным компьютерным сетям?

10) Какими понятиями характеризуется архитектура локальной сети?

11) Чем отличаются физическая и логическая топологии локальной компьютерной сети? Какие бывают их типы?

12) Что представляют собой аппаратный, программный и информационный компонент Интернет соответственно?

13) Какие различают типы подключения к Интернет?

14) Каковы основные функции и задачи Интернет?

15) В чем суть пакетной связи в Интернет?

16) Каковы основные сервисы (службы) Интернет?

17) Какие виды поисковых систем имеются в Интернет?

18) Как используется Интернет в электронной коммерции?

1.6 Информационная безопасность [7
-9]

Информационная безопасность – это защищенность информации и поддерживающей инфраструктуры от случайных или преднамерен-ных воздействий естественного или искусственного характера.

Основные свойства информации, которые подлежат защите:

- конфиденциальность – доступность избранному кругу лиц;

- целостность – существование в исходном, неизменном виде;

- аутентичность – гарантия того, что информация исходит именно от того лица, которое заявлено в качестве автора.

Защита информации обеспечивается на законодательном, адми-нистративном, процедурном и программно-техническом уровнях.

Надежность информационных систем – один из факторов, гарантирующих защищенность информации; она обеспечивается:

- исправностью устройств внешней памяти;

- защищенностью от вредоносных программ и вирусов;

- защищенностью от непреднамеренных или умышленных дейст-вий посторонних лиц.

1.6.1 Вопросы для самостоятельного изучения раздела

1) Какие угрозы и нарушения информационной безопасности существуют?

2) Какие виды вредоносных программ существуют и каковы методы борьбы с ними?

3) В чем состоят проблемы обеспечения интерактивного взаимодействия в системе «сервер-клиент»?

4) Что собой представляет электронная цифровая подпись и как она используется?

5) Какие существуют технологии шифрования?

6) Какие меры приняты в операционной системе MS Windows для обеспечения безопасной работы пользователя?

7) Что обеспечивает защита авторских прав?

8) Какие действия можно классифицировать как пример нелегального использования информационных объектов?

1.7 Информационные системы и базы данных [6, 7, 10]

Для лучшего осознания актуальности данного приложения информационных технологий изучение темы следует начать с обзора областей применения информационных систем. По существу во всех сферах деятельности, в которых человек имеет дело с большими объемами данных, необходимо организовать хранение информации таким образом, чтобы ее было удобно просматривать, пополнять, изменять, искать нужные сведения, делать любые выборки, осуществлять сортировку в любом порядке. Такой работой людям приходилось заниматься и задолго до появления компьютеров. До недавних пор основным средством хранения данных в различных архивах, картотеках и пр. была бумага. В наше время решению описанных проблем помогают компьютеры.

Компьютерные информационные системы позволяют хранить большие объемы данных, осуществлять в них быстрый поиск, вносить изменения, выполнять всевозможные манипуляции с данными (группировать, сортировать и пр.). Следует вспомнить примеры таких информационных систем. Например, систему продажи железнодорожных и авиационных билетов.

Основой всякой информационной системы является база данных
- организованная совокупность данных на машинных носителях. При обращении пользователя с запросом информационная система выполняет отбор, сортировку, фильтрацию данных или преобразует данные по специально заданному алгоритму. Работа с запросами не должна нарушать целостности информационной системы.

Проектирование базы данных заключается в теоретическом построении информационной модели определенной структуры. В последнее время чаще всего создаются базы данных реляционного типа (от англ. relations - отношение). Ключевыми понятиями реляционной базы данных являются: таблица, строка, столбец, отношение и первичный ключ. А все операции с данными сводятся к манипуляциям с таблицами.

Таблица отражает объект реального мира – сущность, а каждая ее строка (запись) отражает один конкретный экземпляр объекта – экземпляр сущности. Каждый столбец (поле) имеет уникальное для данной таблицы имя и отражает значение некоторого атрибута (свойства) каждого экземпляра сущности. Для каждого поля определен тип хранимой величины (тип данных). Понятие типа величины связано с тремя ее свойствами:

- множеством значений, которые может принимать величина;

- множеством операций, которые можно выполнять с этой величиной;

- формой внутреннего представления в памяти ЭВМ.

В большинстве случаев в базах данных используются четыре типа величин: символьный, числовой, дата и логический. Поле символьного типа может хранить значение любой последовательности символов; числовые поля могут содержать целые или дробные десятичные числа; дата - день/месяц/год и т.п.; логические поля - значения логических величин (да - нет, истина - ложь, true - false).

В каждой таблице реляционной модели должен быть первичный ключ, т.е. столбец (или совокупность столбцов), значение которого однозначно идентифицирует каждую строку. Если таблица удовлетворяет требованию уникальности первичного ключа, она называется отношением.

Если объект информационного моделирования представляет собой достаточно сложную систему, то проектирование базы данных становится нетривиальной задачей. Для небольших учебных баз данных ошибки при проектировании не столь существенны. Но если создается большая база, в которой будут сохраняться многие тысячи записей, то ошибки при проектировании могут стоить очень дорого. Основные последствия неправильного проектирования - избыточность информации, ее противоречивость, потеря целостности, т.е. взаимосвязи между данными. В результате база данных может оказаться неработоспособной и потребовать дорогостоящей переделки.

Теория реляционных баз данных была разработана в 1970-х гг. Эдгаром Ф. Коддом. Он предложил технологию, использование которой позволяет устранить отмеченные выше недостатки. Сущность этой технологии сводится к приведению отношений (таблиц, составляющих базу данных) к так называемой третьей нормальной форме. Этот процесс называется нормализацией данных
. Связи между таблицами поддерживаются внешними ключами. Внешний ключ – это столбец (совокупность столбцов), значение которого однозначно характеризует значение первичного ключа другого отношения (таблицы).

Таким образом, общий порядок создания структуры реляционной базы данных следующий:

1) составление генерального списка полей (столбцов);

2) определение типа данных для каждого поля;

3) распределение генерального списка полей по базовым таблицам;

4) назначение в каждой таблице первичного ключа;

5) установление связей между таблицами.

После знакомства с основными понятиями, относящимися к организации информации в реляционных базах данных, следует перейти к изучению программного обеспечения, предназначенного для работы с базами данных. Такое программное обеспечение называется СУБД
- система управления
базами данных.

Существует два способа работы пользователя с базой данных: работа с помощью прикладных программ, заранее составленных программистом в среде СУБД, и работа путем непосредственного взаимодействия с СУБД. В начальный период появления и распространения баз данных использовался только первый способ. Позже стали появляться СУБД, ориентированные на работу с пользователем. Для них были созданы удобные диалоговые оболочки, позволяющие пользователю легко реализовывать свои потребности в работе с базой данных: пополнять и изменять базу, осуществлять поиск данных по любым условиям, создавать отчетные документы. Для персональных компьютеров существует целый ряд СУБД реляционного типа. В частности, в состав пакета Microsoft Office входит реляционная СУБД Access, а в состав пакета Open Ofice.org – СУБД Base.

С базой данных обычно работают две категории людей: проектировщики, они разрабатывают структуру таблиц и различные объекты базы данных, и пользователи – они наполняют базу данных. Соответственно СУБД и предоставляют два режима: проектировочный и пользовательский.

У всякой СУБД существует свой язык описания данных и язык манипулирования данными. Следует понимать, что, работая с оболочкой СУБД, пользователь формирует некоторые команды, привлекая вспомогательные средства: меню, панели инструментов, подсказки и пр.

Любая команда - это информация, управляющая выполнением определенного вида работы. Она должна содержать все необходимые данные для этого. Обычно это имя команды
и набор параметров.
Выполняя любые действия с базой данных, важно понимать: какая отдается команда, какие параметры для ее выполнения должны быть сообщены системе.

Следует также обратить внимание, что работа с файлами в СУБД отличается от работы с файлами, созданными другими приложениями. К файлам баз данных предъявляют особые требования безопасности. Для сохранения информации используется двойной подход, т.е. в ряде операций с файлами участвует операционная система, но некоторые операции проводятся в обход операционной системы. В частности, все изменения, вносимые в таблицы, сохраняются без выполнения специальных команд сохранения файлов. Таким образом обеспечивается целостность базы данных.

Перечислим понятия, которые студенту следует закрепить:

- информация;

- данные;

- база данных;

- банк данных;

- информационная система;

- система управления базами данных;

- структура;

- таблица;

- запрос;

- отчет;

- форма;

- записи и поля базы данных;

- главный (первичный) ключ записи;

- имя, значение, тип поля.

1.7.1 Вопросы для самостоятельного изучения раздела

1) В чем разница между понятиями «база данных» и «информа-ционная система»?

2) Какова основная задача информационной системы?

3) Что представляет собой теория баз данных?

4) Как проектируется реляционная база данных?

5) Какими общими возможностями обладают СУБД?

6) Как организуется поиск информации в базе данных?

7) Что представляет собой язык запросов СУБД?

1.8 Информационные модели принятия решений
[1-4, 7, 11]

Принятие решений – один из характерных видов человеческой деятельности. В общем случае человек принимает решение на основе знаний и предпочтений с использованием интуиции, жизненного опыта, анализа ситуации (исходных данных). Как правило, у принятого решения имеются альтернативы.

Формально задачу принятия решения составляет совокупность , где – множество альтернативных вариантов, – принцип предпочтения решений друг перед другом. Оптимальным решением задачи будет такой вариант , при котором принцип удовлетворяется наилучшим образом.

Компьютерные модели принятия решений обычно реализуются в экспертных системах на основе системного подхода, с помощью баз данных и знаний. В базах данных содержатся фактические (декларативные) знания, базы знаний включают правила построения выводов (продукции).

Экспертные системы создаются с помощью специальных программных средств, ориентированы на конкретную область применения. Естественные преимущества экспертных систем проявляются в том, что запас машинных данных и знаний является устойчивым и может быть практически не ограниченным. Кроме того, компьютеры не имеют предубеждений и не делают поспешных выводов.

Однако реальную систему знаний не всегда легко привести к машинному алгоритму, для этого необходима специальная квалификация. Существует отдельное научное направление, называемое инженерией знаний, к задачам которой относится:

• выделение объектов данной предметной области;

• установление иерархии и связей между объектами;

• извлечение из экспертов процедур, стратегий, эмпирических правил для решения задач;

• определение характера решаемых задач;

• выбор модели представления знаний;

• выявление специфических особенностей предметной области.

1.8.1 Вопросы для самостоятельного изучения раздела

1) Что такое модель? Какую модель называют информационной?

2) Какие виды деятельности называют моделированием?

3) Каковы могут быть цели моделирования?

4) Каковы основные этапы моделирования?

5) Какие требования предъявляют к информационным компью-терным моделям?

6) Что представляют собой экспертные системы? Каково их назначение?

7) Какие инструментальные средства используют для разработки

экспертных систем?

2 ПОДГОТОВКА К ЛАБОРАТОРНЫМ ЗАНЯТИЯМ

2.1 Создание комплексных текстовых документов [6, 7]

Основная цель лабораторных занятий по данной теме – отработка навыков редактирования и форматирования документа в текстовом процессоре.

Перед началом работы в текстовом процессоре в первую очередь следует определить: будет ли конечный документ электронным или печатным. От этого зависят особенности дальнейшей работы. Поэтому необходимо изучить, какие режимы представления документа имеются в используемой версии текстового процессора.

Основное правило при подготовке текста: в первую очередь готовится сам текст, а в последнюю очередь осуществляется оформление и форматирование.

Необходимо также понимать, что если электронный текстовый документ предназначен для передачи на доработку другим лицам, то использование большинства средств оформления и форматирования является нежелательным; поэтому рекомендуется ограничить использование шрифтов, встроенных объектов, отключить автоматическую нумерацию страниц, создание списков и т.п.