ХАБАРОВСКОЕ КРАЕВОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИЙ ПРОФСОЮЗОВ
ОТДЕЛ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ РАБОТЫ
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
«ОРГАНИЗАЦИОННАЯ РАБОТА ПРОФСОЮЗОВ:
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО»
г. Хабаровск
2011
Оглавление
| Введение |
3 |
|
| 1
|
Делопроизводство в первичной профсоюзной организации
|
4 |
| 1.1 |
Примерная номенклатура дел и сроки хранения документации профсоюзного комитета. |
4 |
| 1.2 |
Порядок работы с входящей корреспонденцией |
6 |
| 1.3 |
Контроль за исполнением документов |
7 |
| 1.4 |
Регистрация и отправка исходящих документов |
8 |
| 2
|
Заседания профсоюзного комитета
|
9 |
| 2.1 |
Оформление материалов заседаний профсоюзного комитета |
10 |
| 3
|
Ведение номенклатуры и формирование дел, подготовка их к хранению и уничтожению |
16 |
| Приложения |
17 |
|
ВВЕДЕНИЕ
Одним из основополагающих элементов организационной работы является делопроизводство.
Профсоюзная организация ведёт делопроизводство самостоятельно и отдельно от предприятия, на котором работает.
Основные задачи делопроизводства: отражение деятельности организации как управленческой, так и соответствующей её целям в документах; обеспечение рационального использования документов в деловой практике организации.
Документы первичной профсоюзной организации являются информационными источниками и средством юридического доказательства.
Делопроизводство комитета профсоюза - деятельность, охватывающая оформление, учет и хранение профсоюзной документации и организацию работы профкома с документами.
Документооборот - движение документа в профсоюзной организации с момента его создания (принятия, получения) до завершения исполнения или отправки.
Дело — совокупность профсоюзных документов или документ, относящиеся к одному вопросу или направлению профсоюзной деятельности и помещенные в отдельную накопительную папку.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в профсоюзной организации с указанием сроков их хранения, составленный по определенной форме.
Порядок ведения делопроизводства в первичных и территориальных организациях Профсоюза определяется территориальными комитетами профсоюза на основании рекомендаций ЦК Профсоюза.
В силу своего статуса ответственность за состояние, ведение и сохранность документов в профсоюзной организации несет председатель первичной или территориальной организации Профсоюза.
Перечень документов (номенклатура дел), которые ведутся в профсоюзной организации, утверждается постановлением профсоюзного комитета, президиума территориального (приравненного к нему) комитета профсоюза.
1 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПЕРВИЧНОЙ
ПРОФСОЮЗНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
Документы профсоюзной организации закрепляют отношения не только внутри организации, но и с другими организациями. Они нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.
Работа с документами должна иметь отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей организации. Если делопроизводство существует только ради самого делопроизводства, то это такая же крайность, как и полное отсутствие системы в работе с документами. Целесообразность – основной принцип организации делопроизводства и критерий оценки состояния документооборота. И неважно, как ведётся делопроизводство в организации: традиционным способом или с помощью современных безбумажных технологий – в любом случае документирование и работа с документами осуществляются по установленным правилам.
Ведение делопроизводства поручается одному из членов профсоюзного комитета или специально назначенному работнику.
Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства возлагается на председателя профсоюзного комитета.
1.1 Примерная номенклатура дел и сроки хранения документации
профсоюзного комитета.
Документы, создаваемые в результате деятельности выборных профсоюзных органов, профсоюзных активистов и штатных работников профсоюза, направляемые на реализацию уставных функций и полномочий, делятся в соответствии с их содержанием на три общих категории:
1) Организационные документы профсоюзной организации:
- положение о первичной организации профсоюза, протоколы профсоюзных собраний, протоколы заседаний профсоюзного комитета, положения о постоянных комиссиях, организационно-уставные рекомендации, инструкции и др.
2) Распорядительные (управленческие) документы:
- постановления, резолюции собраний, конференций, выборных профсоюзных органов и их президиумов, решения собраний профсоюзных активов, распоряжения председателей организаций Профсоюза и т.п.
3) Информационно-справочные документы:
- справки, аналитические и докладные записки, акты, письма, заявления, обращения и др.
Конкретная номенклатура, которая ведется в профсоюзном комитете, определяется и утверждается на заседании профсоюзного комитета на срок полномочий.
Исходя из сложившейся практики и необходимости обеспечения практической деятельности профсоюзных органов, рекомендуется иметь в комитете профсоюза следующие документы:
- протоколы заседаний профсоюзного комитета;
- протоколы профсоюзных собраний;
- планы работы профсоюзного комитета, постоянных комиссий профкома, структурных профсоюзных звеньев (профбюро);
- коллективный договор;
- справки и другие рабочие материалы по подготовке заседаний профсоюзного комитета, собраний, конференций;
- рабочие материалы постоянных комиссий комитета профсоюза;
- финансовые документы профсоюзного комитета (сметы, штатное расписание с приложениями, отчеты, учетная политика);
- статистические отчеты;
- журнал (карточки) учета членов профсоюза;
- журнал входящей и исходящей документации;
- заявления о приеме в профсоюз и копии заявлений членов профсоюза о безналичной уплате профвзносов;
- акты уничтожения профсоюзных документов или профсоюзных билетов исключенных и вышедших из профсоюза;
- материалы ревизионной комиссии;
- книга распоряжений;
- постановления, нормативные и методические документы вышестоящих организаций Профсоюза.
Перечень документов, необходимых для организации работы первичной профсоюзной организации:
1. Устав организации.
2. Правила внутреннего распорядка организации.
3. Положение о первичной профсоюзной организации.
4. Отраслевой устав.
5. Соглашение между администрацией организации и первичной профсоюзной организации.
6. Свидетельство
7. План работы ППО.
8. Планы работы комиссий.
9. Смета первичной профсоюзной организации.
10. Список членов профкома, комиссий, профбюро
11. Положения о санатории-профилактории, базе отдыха, клубах.
| № |
Наименование документа |
Срок хранения |
| 1. |
Положение о первичной профсоюзной организации, Устав Профсоюза, положения о комиссиях |
постоянно |
| 2. |
Планы работы профсоюзного комитета и постоянных комиссий |
ДМН (до минования надобности) |
| 3. |
Протоколы профсоюзных собраний, конференций |
Срок полномочий |
| 4. |
Протоколы отчетно-выборных профсоюзных собраний, конференций |
Срок полномочий |
| 5. |
Протоколы заседаний профсоюзного комитета, его президиума |
Срок полномочий |
| 6. |
Журнал (карточки) учета членов Профсоюза |
постоянно |
| 7. |
Коллективный договор |
постоянно |
| 8. |
Письма, заявления членов профсоюза |
Срок полномочий |
| 9. |
Финансовые документы Зарплата |
5 лет постоянно (архив) |
| 10. |
Статистические отчеты |
постоянно |
| 11. |
Постановления, инструктивные письма и др. документы вышестоящих профсоюзных органов. |
ДМН |
| 12. |
Методические материалы вышестоящих органов профсоюза |
ДМН |
| 13. |
Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции |
постоянно |
| 14. |
Материалы работы ревизионной комиссии. Материалы работы комиссий профсоюзного комитета |
Срок полномочий |
| 15 |
Заявления о приеме в Профсоюз, акты уничтожения профсоюзных документов исключенных и вышедших из Профсоюза |
Постоянно |
| 16. |
Материалы подготовки профсоюзных собраний, заседаний профкома, справки, аналитические данные |
ДМН |
| 17. |
Заявления членов профсоюза о безналичной уплате членских взносов |
Постоянно |
1.2 Порядок работы с входящей корреспонденцией
Поступающая в профсоюзный комитет корреспонденция рассматривается председателем или его заместителем (заместителями) после её регистрации в журнале.
Форма
журнала регистрации входящей корреспонденции
| Входящий номер и дата поступления |
Откуда поступил документ |
Номер поступившего документа |
Краткое содержание |
Количество листов |
Кому направлен на исполнение и резолюция |
Расписка и дата |
Номер дела |
Примечание (отметка об исполнении и т. п.) |
|
| За получение |
За возврат в дело |
||||||||
В тех случаях, когда документы адресованы одновременно руководителю предприятия, учреждения, организации и профсоюзному комитету, их регистрация осуществляется в службе делопроизводства той организации, которая первой обозначена в адресате.
На всех поступивших в профсоюзный комитет документах и приложениях к ним в правом нижнем углу первого листа проставляется дата поступления и регистрационный номер по журналу регистрации входящей корреспонденции.
Нумерация документов (начиная с № 1) ведётся в пределах календарного года.
Документация статистического и информационного характера, получаемая от цехкомов (профбюро), профгрупп и комиссий профкома, может не регистрироваться.
Письменные и устные предложения, заявления и жалобы трудящихся регистрируются отдельно от писем организаций. К номеру документа прибавляется алфавитная буква фамилии заявителя, например: Вх. № 10-Д (Денисов).
1.3 Контроль за исполнением документов
За своевременное и правильное исполнение документов, поступивших в профсоюзный комитет, отвечают руководители (председатель и его заместитель, заместители).
Началом срока исполнения считается день регистрации документа.
Установлены следующие сроки исполнения документов:
По письмам организаций – не более 10 дней.
По предложениям, заявлениям и жалобам граждан (безотлагательно) – до 15 дней.
По документам, требующим изучения и проверки, подготовки справки и обоснований, рассмотрения на заседании выборного профсоюзного органа – до 30 дней.
Однако необходимо помнить, что по вопросу мотивированного мнения выборного профсоюзного органа Трудовым кодексом РФ установлены свои сроки (ст. 372 и 373).
Мотивированное мнение выборного профсоюзного органа по вопросу рассмотрения проекта локального нормативного акта должно быть оформлено в течение 5 рабочих дней. По вопросу рассмотрения проекта приказа об увольнении членов профсоюза по инициативе администрации организации (предприятия) – в течение 7 рабочих дней.
Если первичная профсоюзная организация является юридическим лицом и имеет штат работников, то по вопросу работы с персоналом ведётся отдельное делопроизводство.
Все контрольные документы передаются на исполнение под расписку с указанием даты получения документа исполнителем и проставлением отметки «К» (контроль) на документах и в регистрационных формах.
Документ считается исполненным после направления ответа корреспонденту по существу. При решении вопросов, поставленных в документе, в оперативном порядке (в личной беседе, по телефону, на совещании) необходимо сделать отметку на нём об исполнении и заверить подписью с проставлением даты.
Не реже чем два раза в месяц осуществляется выверка не исполненных в срок документов, а по итогам работы за год проводится анализ исполнения документов и делается информация на заседании профсоюзного комитета или его президиума.
1.4 Регистрация и отправка исходящих документов
Все документы, исходящие из профсоюзного комитета, после их подписания председателем или его заместителем регистрируются в журнале исходящей корреспонденции.
Форма
журнала регистрации исходящей корреспонденции
| Исходящий номер |
Дата |
Куда и кому адресован документ |
Краткое содержание документа |
Номер исполненного документа |
Номер дела, в которое подшит документ |
Примечание (ответ получен, дата и т. п.) |
На всех экземплярах исходящего документа проставляется дата отправления и регистрационный номер, присвоенный по журналу.
Ответы на предложения, заявления и жалобы трудящихся имеют тот же регистрационный номер, который был дан им при поступлении (№ 10-Д).
Протоколы и постановления отправляются за теми же порядковыми номерами, которые им были присвоены.
Выписки из протоколов и копии документов, направляемые в организации или трудящимся, а также финансово-хозяйственного порядка удостоверяются печатью профсоюзного комитета. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности и подписи.
К документам, направляемым в комиссии профсоюзного комитета, цехкомы, профбюро в профгруппы, необходимо составлять разнарядку на рассылку с указанием количества экземпляров.
Копии документов, оставшиеся в делах, должны быть заверены лицом, ответственным за ведение делопроизводства или подписаны председателем профсоюзного комитета.
Оформленные и снятые с контроля документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел профсоюзного комитета.
2 ЗАСЕДАНИЯ ПРОФСОЮЗНОГО КОМИТЕТА
Исключительно большое значение в деятельности профсоюзов имеют профсоюзные собрания (конференции), проводимые на предприятиях, в цехах, отделах, в бригадах, учебных группах и т. п.
Профсоюзное собрание (конференция), будучи высшим органом первичной профсоюзной организации, - одна из эффективных форм организационной работы профсоюзов, так как это форма прямой демократии и одно из средств развития социальной активности членов профсоюзов.
Профсоюзные собрания выполняют ряд функций: социально-ориентирующую (информирование о результатах деятельности, определение целей, путей и средств их реализации), интегрирующую (сплочение и организация), воспитательную (формирование коллективизма, ответственности, дисциплинированности и др.). Результативность профсоюзных собраний определяется многими факторами: актуальностью повестки, содержанием доклада и его критичностью, деловитостью обсуждения, конкретностью принятого постановления, чёткой организацией работы по его выполнению и контролю.
Большую роль играют заседания пленумов, президиумов, секретариатов профсоюзных органов всех уровней, а также заседания профкомов предприятий и их президиумов, цехкомов, участковых комитетов.
К формам организационной работы относятся постоянные и временные комиссии, различные группы, вовлекающие членов профсоюза в решение повседневных вопросов на производстве, в быту. Сюда же следует отнести собрания профсоюзного актива (предприятия, региона), школы и семинары профактива, где у слушателей формируются навыки организаторской работы в массах.
Вовлекая трудящихся в работу различных общественных формирований, профсоюзы способствуют выработке у них активной позиции, навыков управления, сплочённости, солидарности.
Эффективная форма организационной работы – личное общение руководителей профсоюзных органов с членами профсоюзов. Это позволяет своевременно обнаружить «болевые точки» и принять оперативные меры.
Деловое совещание, проводимое в профорганах в тех случаях, когда решение по тому или иному вопросу профсоюзной жизни должно отражать мнение большинства членов организации, также можно рассматривать как форму организационной работы.
2.1 Оформление материалов заседаний профсоюзного комитета
Оформление протоколов заседаний профсоюзного комитета и его президиума рекомендуется по следующей форме:
НАИМЕНОВАНИЕ ВЫШЕСТОЯЩЕГО ПРОФСОЮЗНОГО ОРГАНА
НАИМЕНОВАНИЕ ПЕРВИЧНОЙ ПРОФСОЮЗНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
ПРОТОКОЛ
00.00.2003. № 2
заседания профсоюзного комитета
(или президиума)
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ:
СЕКРЕТАРЬ:
ПРИСУТСТВОВАЛИ:
Члены профсоюзного комитета
(президиума) (фамилии, инициалы в алфавитном порядке)
ПРИГЛАШЁННЫЕ: (фамилии, инициалы, должность), если более 10, указать: список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1.(наименование вопроса, без указания докладчика)
2.
3.
4.
…
1.СЛУШАЛИ: Ф. И. О., должность и наименование вопроса. Текст доклада, информации, сообщения включаются в протокол или указывается, что на _____ листах прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
1.Ф. И. О., должность, краткое содержание выступлений, предложений
2.
…
Примечание: Если доклад, информация, сообщение не требуют дополнений и разъяснений или рассматриваются без обсуждения, раздел протокола «ВЫСТУПИЛИ» не оформляется.
2-1.ПОСТАНОВИЛИ: Текст постановления включается в протокол или указывается, что на ______ листах прилагается.
Голосование. Принято единогласно. ( Либо: За - ______чел., против - _____чел, воздержались - ______чел.). В случае равенства голосов За и Против, голос председателя является решающим.
Примечание: Перед словом «ПОСТАНОВИЛИ» проставляется первая цифра номера протокола, через тире – номер пункта по повестке дня заседания профсоюзного комитета, его президиума.
2.СЛУШАЛИ:
2-2.ПОСТАНОВИЛИ:
Председатель (подпись) Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Секретарь (подпись) Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
С протоколом ознакомлены:
(наименование должностей (подпись) Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
членов профсоюзного коми-
тета, его президиума) (подпись) Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
В протоколах заседаний профсоюзного комитета или его президиума в последовательности, установленной повесткой дня, по каждому вопросу включаются или прилагаются к протоколу тексты докладов, справок и принятые постановления.
Документы – приложения к протоколам формируются в последовательности принятых постановлений, при этом они должны быть соответствующим образом оформлены.
При оформлении постановления, прилагаемого к протоколу, рекомендуется следующая его форма:
НАИМЕНОВАНИЕ ВЫШЕСТОЯЩЕГО ПРОФСОЮЗНОГО ОРГАНА
НАИМЕНОВАНИЕ ПЕРВИЧНОЙ ПРОФСОЮЗНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
ПРЕЗИДИУМ (если имеется)
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
Дата № (протокол – пункт)
Заголовок
Текст постановления
Председатель (подпись) Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Секретарь (подпись) Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Например.
Федерация Независимых Профсоюзов России
Хабаровское краевое объединение организаций профсоюзов
ПРОТОКОЛ
заседания Президиума крайпрофобъединения
________ 2011 год №
г. Хабаровск
Председательствующий –
Присутствовали: Фамилия И.О. (если присутствующих более 15 человек, то список прилагается).
Приглашённые: Фамилия И.О. (если приглашённых более 15 человек, то список прилагается).
Повестка дня:
1.
2.
3.
1. СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О. – наименование должности
ПОСТАНОВИЛИ: (прилагается постановление на _____ листе).
Голосовали: "За" – ___ чел., "Против" – ___ чел. "Воздержались" – __ чел.
2. СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О. – наименование должности
ПОСТАНОВИЛИ: (прилагается постановление на _____ листе).
Голосовали: "За" – ___ чел., "Против" – ___ чел. "Воздержались" – __ чел.
3. СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О. – наименование должности
ПОСТАНОВИЛИ: (прилагается постановление на _____ листе).
Голосовали: "За" – ___ чел., "Против" – ___ чел. "Воздержались" – __ чел..
Председательствующий И.О. Фамилия
По вопросам оперативного характера в исключительных случаях могут приниматься постановления и решения в рабочем порядке без обсуждения их на заседаниях, визированием членами профсоюзного комитета (президиума) и соответствующими должностными лицами.
Примерный перечень вопросов, по которым могут быть приняты постановления в рабочем порядке, определяется профсоюзным комитетом по согласованию с вышестоящим профсоюзным органом.
Постановлениям, принятым между заседаниями профсоюзного комитета, присваивается очередной номер протокола. В этом случае протокол не оформляется, а в дело формируются подлинники постановлений, принимаемых в рабочем порядке, и материалы к ним.
После подписания и проставления даты они регистрируются в перечне, составляемом по следующей форме:
ПЕРЕЧЕНЬ
постановлений, принятых в рабочем порядке с _________________ по __________________ к протоколу № _________ профсоюзного комитета (президиума)_____________________________________________________________
(наименование первичной профсоюзной организации)
| Порядковый номер протокола постановления |
Дата подписания постановления |
Краткое содержание |
Кем подписано |
Количество листов |
Страницы в деле |
Протоколу очередного заседания профсоюзного комитета, президиума присваивается следующий порядковый номер.
Нумерация протоколов заседаний профсоюзных комитетов и их президиумов ведётся в течение срока полномочий профсоюзного органа.
По отдельным вопросам составляются выписки из протокола, которые рекомендуется оформлять по следующему образцу:
НАИМЕНОВАНИЕ ВЫШЕСТОЯЩЕГО ПРОФСОЮЗНОГО ОРГАНА
НАИМЕНОВАНИЕ ПЕРВИЧНОЙ ПРОФСОЮЗНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
00.00.2004. № 2
заседания профсоюзного комитета
(или президиума)
СЛУШАЛИ: (наименование вопроса).
ВЫСТУПИЛИ: (текст выступления (ий) даётся при соответствующей необходимости).
ПОСТАНОВИЛИ: (текст постановления)
Председатель (подпись) Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Секретарь (подпись) Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Оформленные протоколы составляются в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр протокола и материалов к нему подшивается в дело, второй экземпляр при необходимости высылается в вышестоящий профсоюзный орган, если порядок их представления не оговаривается особо.
По окончании календарного года дело с протоколами закрывается. В новом году открывается другое дело с продолжением очередного порядкового номера протокола (сквозная нумерация протоколов на весь период выборного органа).
Приложения бухгалтерского и финансово-хозяйственного порядка (счета, акты значительного объёма, штатные расписания, отчёты и тому подобные документы), а также заявления на материальную помощь и другие аналогичные материалы к протоколу не формируются, а вместе с копией постановления или выпиской из протокола передаются по назначению и хранятся в делах в соответствии с номенклатурой дел.
Большое значение в деятельности первичных профсоюзных организаций имеет учёт членов профсоюза. Без данного учёта – нет и организации. На всех членов профсоюза необходимо иметь учётные карточки, а на вновь принятых в профсоюз – ещё и заявления о вступлении и об уплате членских взносов.
3 ВЕДЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ,
ПОДГОТОВКА ИХ К ХРАНЕНИЮ И УНИЧТОЖЕНИЮ.
Профсоюзный комитет ежегодно до 15 декабря составляет перечень дел по установленной архивными органами форме и передаёт его в службу делопроизводства предприятия, учреждения, организации для включения в сводную номенклатуру дел, которая вводится с 1 января.
При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения.
Каждое дело, включённое в номенклатуру, должно иметь строго установленный индекс (номер), состоящий из цифрового обозначения, присвоенного профсоюзному комитету по структуре предприятия, учреждения, организации, и порядкового номера дела по номенклатуре, например, № 13-10.
В одном деле формируются документы одного срока хранения. Документы постоянного и временного сроков хранения формируются раздельно.
По окончании года в номенклатуре дел делается итоговая запись о количестве дел, образовавшихся в деятельности всего профсоюзного комитета.
В целях правильного отбора документов для дальнейшего хранения и уничтожения проводится экспертиза ценности документов.
На все дела, отобранные при проведении экспертизы ценности документов на постоянное и долговременное (10 лет и выше) хранение, составляется акт о выделении документов и дел к сдаче в архив (как правило, это протоколы собраний, конференций, протоколы заседаний профсоюзного комитета, финансовые отчёты).
Дела временного срока хранения (до 10 лет) профсоюзного комитета, цехкомов (профбюро) учитываются по номенклатуре дел до включения их в акт на уничтожение.
При переизбрании председателя профсоюзного комитета составляется акт приёма-передачи дел одного руководителя другому в двух экземплярах, один из которых вместе с актом ревизионной комиссии направляется в вышестоящий профсоюзный орган.
Профсоюзный комитет может в случаях необходимости оставлять в комитете любые документы для оперативной работы. Например, профкомы оставляют планы работы, постановления и рекомендации координирующего профоргана и др.
Образцы документов приводятся в приложение
Приложение 1
УТВЕРЖДЁН
на заседании профсоюзного комитета
Протокол № __ от «__»______200__ г.
АКТ № 1
____________________ _____________
(место проведения) (дата)
О выделении документов и дел к сдаче в архив
ОСНОВАНИЕ: Постановление профсоюзного комитета от «__» _______200__г. № __
Составлен комиссией:
Председатель комиссии: __________________________________________________
(должность, Ф. И. О.)
Члены комиссии: _________________________________________________________
(должности, Ф. И. О.)
Комиссия в соответствии с постановлением профсоюзного комитета от «__» _______200__г. № __ отобрала к сдаче на хранение в архив следующие документы и дела профсоюзного комитета:
| № п/п |
Годы, документ |
Заголовки документов, индекс по номенклатуре |
Пояснение (краткое содержание) |
Количество документов и дел |
Номер дела по перечню |
Всего дел_________________________________________________________________
(цифрами и прописью)
Председатель комиссии: ____________________________________________________
(подпись)
Члены комиссии: __________________________________________________________
(подписи)
Приложение 2
УТВЕРЖДЁН
на заседании профсоюзного комитета
Протокол № __ от «__»______200__ г.
АКТ № 2
____________________ _____________
(место проведения) (дата)
О выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению
ОСНОВАНИЕ: Постановление профсоюзного комитета от «__» _______200__г. № __
Составлен комиссией:
Председатель комиссии: __________________________________________________
(должность, Ф. И. О.)
Члены комиссии: _________________________________________________________
(должности, Ф. И. О.)
Комиссия в соответствии с постановлением профсоюзного комитета от «__» _______200__г. № __ отобрала к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы и дела профсоюзного комитета:
| № п/п |
Заголовок дела |
Дата дела или крайние даты дел |
Количество дел |
Сроки хранения дел |
Приме-чание |
Всего дел_________________________________________________________________
(цифрами и прописью)
Председатель комиссии: ____________________________________________________
(подпись)
Члены комиссии: __________________________________________________________
(подписи)
ОДОБРЕНО
Протокол ЭК организации
От ____________ № _____________
Приложение 3
Управление по делам архивов Правительства Хабаровского края
ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ»
ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
КРАЕВОЙ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОФСОЮЗА РАБОТНИКОВ ОТРАСЛИ
| СОГЛАСОВАНО Протокол НЭМС Государственного учреждения «Государственный архив Хабаровского края» от 11.02.2011 № 2 |
СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПМК управления по делам архивов Правительства Хабаровского края от № |
ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
КРАЕВОЙ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОФСОЮЗА РАБОТНИКОВ ОТРАСЛИ
Примерная номенклатура дел краевой организации профсоюза работников отрасли (далее – краевая организация профсоюза) представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в делопроизводстве краевых профсоюзных организаций всех отраслей.
Примерная номенклатура дел краевой организации профсоюза (далее – примерная номенклатура дел) носит рекомендательный характер и разработана с целью создания методической основы для рациональной организации делопроизводства, упорядочения, учета и обеспечения сохранности документов до передачи их на постоянное хранение.
Примерная номенклатура дел является методическим пособием и используется при составлении индивидуальной номенклатуры дел.
При разработке примерной номенклатуры дел были учтены требования следующих нормативных документов:
1. Федеральный закон от 12 января 1996 г. № 10-ФЗ "О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности" (с изменениями от 21 марта, 25 июля 2002 г., 30 июня, 8 декабря 2003 г., 29 июня 2004 г., 9 мая 2005 г., 23 июля, 30 декабря 2008 г., 1 июля, 28 декабря 2010 г.).
2. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. 2010 г.
3. Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности профсоюзных органов и подведомственных им организаций (М. 1982).
4. Основные правила работы архивов организаций (М., 2002).
Краевая организация профсоюза может являться источником комплектования соответствующего архивного учреждения и должна иметь индивидуальную номенклатуру дел.
При разработке индивидуальной номенклатуры дел необходимо руководствоваться, помимо вышеуказанных нормативных документов, инструкцией по делопроизводству, уставом (положением) краевой организации профсоюза и данной примерной номенклатурой дел; учитывать практику ведения делопроизводства, сложившуюся в данной краевой организации профсоюза, и требования архивных учреждений к номенклатуре дел.
Примерная номенклатура дел состоит из двух разделов: I. Краевая организация профсоюза. II. Первичная профсоюзная организация. Примерная номенклатура дел краевой организации профсоюза построена по функциональной схеме, включает разделы, соответствующие основным направлениям деятельности краевой профсоюзной организации:
I. Краевая организация профсоюза
01. Руководство и контроль
02. Организационно-правовые вопросы
03. Охрана труда, техническая инспекция
04. Кадровое обеспечение
05. Бухгалтерский учет и отчётность
06. Делопроизводство и архив
II. Первичная профсоюзная организация.
В пределах каждого раздела заголовки дел расположены по степени их значимости.
Структура индивидуальной номенклатуры дел краевой организации профсоюза может не соответствовать предложенной структуре данной номенклатуры дел.
Индивидуальная номенклатура дел в отличие от предлагаемой примерной номенклатуры дел может строиться по структурному принципу при наличии в краевой профсоюзной организации структуры, согласно штатному расписанию.
Порядок расположения заголовков дел в разделах примерной номенклатуры закреплен индексацией (графа 1). Каждый индекс состоит из цифрового обозначения арабскими цифрами индекса раздела и порядкового номера заголовка дела внутри него, например: 01-09, 04-12, 05-23 и др.
В индивидуальную номенклатуру дел могут войти не все из предложенных примерной номенклатурой заголовки дел. Ежегодно номенклатура дел может изменяться, дополняться.
Индивидуальная номенклатура дел должна отражать все виды документов, фактически образующихся в деятельности краевой организации профсоюза, в том числе и специфические, не предусмотренные примерной номенклатурой дел.
Применение примерной номенклатуры дел при составлении индивидуальной номенклатуры дел не исключает того, что в индивидуальную номенклатуру дел будут включены заголовки, не вошедшие в примерную номенклатуру дел. Для дел, не предусмотренных примерной номенклатурой дел, сроки хранения устанавливаются в соответствии с действующими перечнями.
Во второй графе примерной номенклатуры дел перечислены заголовки дел, заводимых в делопроизводстве краевой организации профсоюза. Заголовки дел отражают основной состав документов, образующихся в деятельности краевой организации профсоюза, часть из них приведена в обобщенном виде.
Заголовки в индивидуальной номенклатуре дел указываются с учетом конкретных наименований дел, заводимых в делопроизводстве на соответствующий календарный год. При этом не рекомендуется механически переносить из примерной номенклатуры дел заголовки, которые не ведутся в делопроизводстве.
Заголовки примерной номенклатуры дел переносятся в индивидуальную с необходимыми уточнениями, конкретизируются.
Вместо заголовка «Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации, акты, представления) краевой организации профсоюза о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда работников отрасли», предусмотренного примерной, в индивидуальную номенклатуру дел может быть включен уточнённый заголовок «Рекомендации краевой организации профсоюза о мерах по улучшению условий труда работников отрасли».
Заголовок «Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда» в индивидуальной номенклатуре дел будет более конкретным, например «Справки о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда».
На основе обобщенных заголовков типа «Соглашения краевой организации профсоюза с органами исполнительной власти и органами местного самоуправления об общих условиях труда, трудовых гарантиях, льготах и т.д.» в индивидуальную номенклатуру дел краевой организации профсоюза может быть включён уточнённый заголовок, например: «Соглашение между Хабаровским краевым объединением организаций профсоюзов, региональным объединением работодателей «Союз работодателей Хабаровского края» и Правительством Хабаровского края на 2011 - 2013 годы»
На основе одного заголовка примерной номенклатуры в индивидуальную могут быть включены несколько заголовков, например на основании заголовка примерной номенклатуры дел «Переписка по вопросам организации воспитательной, культурно-массовой работы, спортивно-массовых и физкультурно-оздоровительных мероприятий» в индивидуальную номенклатуру дел могут быть включены – «Переписка по вопросам организации воспитательной и культурно-массовой работы» и «Переписка по вопросам организации спортивно-массовых и физкультурно-оздоровительных мероприятий».
Один и тот же заголовок может быть включен в разные разделы.
Заголовок примерной номенклатуры дел, например, «Годовые (полугодовые) финансовые отчёты об исполнении смет первичных профсоюзных организаций» может быть внесён в индивидуальную номенклатуру дел, как краевой организации профсоюза так и в индивидуальную номенклатуру дел первичной профсоюзной организации, но постоянно будет храниться только один экземпляр документов. Например, в краевой организации профсоюза документы будут храниться по ст. 87 ТУ – 5 лет ЭПК, а в первичной профсоюзной организации – по ст. 356 б ТУ – постоянно.
Журналы («…регистрации поступающих документов», «…регистрации отправляемых документов», «…регистрации поступающих факсов, телеграмм и телефонограмм», «…регистрации отправляемых факсов, телеграмм и телефонограмм», «…регистрации документов, поступающих по электронной почте», «…регистрации документов, отправляемых по электронной почте») могут вестись в электронном виде.
Заголовок «Свидетельства о государственной регистрации, о постановке на учет в налоговые органы первичной профсоюзной организации» и бухгалтерские документы предназначены только для первичной профсоюзной организации, зарегистрированной как юридическое лицо.
Сроки хранения дел, включенных в примерную номенклатуру дел (графа 3), проставлены, исходя из их научной и практической ценности, в соответствии с действующим Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 (ТУ), Перечнем документов со сроками хранения, образующихся в деятельности профсоюзных органов и подведомственных им организаций (М., 1982).
Все сроки хранения являются обязательными при составлении индивидуальной номенклатуры дел и могут быть изменены в необходимых случаях только в сторону увеличения по согласованию с уполномоченным органом в области архивного дела. Это относится к той документации, которая длительное время необходима в практической работе. Уменьшать указанные сроки хранения запрещено.
При включении в индивидуальную номенклатуру дел документов, не предусмотренных примерной номенклатурой дел, их сроки хранения определяются в соответствии с типовыми и ведомственным перечнями документов, либо путем оценки специалистами, исходя из научной и практической ценности документов, и согласуются с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного органа.
Для ряда дел применен срок хранения «До минования надобности» (ДМН), который означает, что документы имеют практическое значение. Срок их хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года.
В примерной номенклатуре дел отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) сделана в случае, когда она предусмотрена типовыми и ведомственным перечнями документов. Отметка «ЭПК» предполагает, что отдельные документы из этой группы имеют научно-историческую ценность и после окончания срока хранения подлежат особо тщательному полистному просмотру. Самовольное снятие стоящей при сроках хранения отметки «ЭПК» не допускается.
В примерной номенклатуре дел имеются документы, сроки хранения которых комментируют и уточняют использованные в примерной номенклатуре дел примечания (графа 4): «После замены новыми», «После истечения срока действия договора», «После вынесения решения» и другие. Например, дело «Книга учета основных средств (зданий, сооружений), иного имущества, обязательств» в разделе «Бухгалтерский учет и отчётность» рекомендуется хранить 5 лет после ликвидации основных средств и при условии проведения проверки (ревизии), о чём сделана отметка в графе 4.
В конце каждого раздела индивидуальной номенклатуры дел рекомендуется оставлять резервные номера для дел, формирование которых в начале года не было предусмотрено номенклатурой дел.
Номенклатура дел составляется ответственным за делопроизводство в краевой организации профсоюза. Работа по составлению индивидуальной номенклатуры дел завершается не позднее декабря текущего года с тем, чтобы с 1 января следующего года ввести ее в действие.
Оформление индивидуальной номенклатуры дел проводится по форме, установленной «Основными правилами работы архивов организаций (М., 2002)». Номенклатура дел оформляется на общем бланке учреждения, подписывается лицом, ответственным за делопроизводство и архив, и утверждается директором (Приложение 1).
Данные граф 1, 2, 4 индивидуальной номенклатуры дел проставляются на обложках дел.
В графе 1 индивидуальной номенклатуры дел проставляются арабскими цифрами индексы дел.
В графу 2 вносятся заголовки дел.
В графе 3 в конце года против каждого заголовка проставляется количество единиц хранения, заведённых в делопроизводстве в течение года.
В графе 4 указываются сроки хранения, установленные на основе типовых и ведомственных перечней, примерной номенклатуры дел.
В графу 5 переносятся уточнения к срокам хранения, приведенные в графе «Примечание» примерной номенклатуры, иные примечания могут быть опущены, однако учитываются при составлении индивидуальной номенклатуры дел; делаются пояснения к отдельным видам документов, приводятся дополнительные сведения об особенностях формирования дел, месте их хранения.
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись (Приложение 2), где отмечается фактическое количество заведённых дел (с учётом всех томов) постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) сроков хранения и дел, переходящих на другой год. Эти сведения доводятся до архивных учреждений путём ежегодного заполнения паспорта архива краевой организации профсоюза, являющейся источником комплектования архивного учреждения.
Утверждение индивидуальной номенклатуры дел производится только после согласования ее с государственным (муниципальным) архивом, источником комплектования которого является краевой организации профсоюза. Индивидуальная номенклатура дел пересогласовывается с архивным учреждением не реже, чем один раз в 5 лет.
| Индекс дела |
Заголовок дела |
Срок хранения и № статей по перечню |
Примечание |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
||
| I. Краевая организация профсоюза
|
|||||
| 01. Руководство и контроль
|
|||||
| 01-01 |
Законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, Хабаровского края по вопросам деятельности профсоюзных организаций. Копии |
До минования надобности (ДМН) ст. 1б ТУ |
Относящиеся к деятельности организации – постоянно |
||
| 01-02 |
Нормативные правовые акты органов местного самоуправления по вопросам деятельности профсоюзных организаций. Копии |
ДМН ст. 1б ТУ |
Относящиеся к деятельности организации – постоянно |
||
| 01-03 |
Положения, инструкции, методические указания по направлениям деятельности краевой организации профсоюза, разработанные вышестоящими профсоюзами |
3 года ст. 27 б ТУ |
После замены новыми |
||
| 01-04 |
Устав (положение) краевой организации профсоюза |
Постоянно ст. 50 а ТУ |
|||
| 01-05 |
Свидетельства о государственной регистрации, о постановке на учет в налоговые органы краевой организации профсоюза |
Постоянно ст. 39, 381 ТУ |
|||
| 01-06 |
Положения о первичных профсоюзных организациях. Копии |
3 года ст. 50 б ТУ |
После замены новыми |
||
| 01-07 |
Положения о профсоюзных наградах. Копии |
ДМН ст. 92 б ТУ |
|||
| 01-08 |
Протокол отчётно-выборной конференции крайкома и документы к нему |
Постоянно ст. 973 ТУ |
|||
| 01-09 |
Протоколы пленумов краевой организации профсоюза и документы к ним |
Постоянно ст. 973 ТУ |
|||
| 01-10 |
Протоколы президиума (комитета) краевой организации профсоюза и документы к ним |
Постоянно ст. 973 ТУ |
|||
| 01-11 |
Распоряжения краевой организации профсоюза по основной деятельности |
Постоянно ст. 19 а ТУ |
|||
| 01-12 |
Годовой план работы краевой организации профсоюза. Копия |
ДМН ст. 285 а ТУ |
Подлинник в деле 01-10 |
||
| 01-13 |
Сводные годовые статистические отчёты краевой организации профсоюза по основным видам деятельности (Ф. 7, 11, 14, 15) |
Постоянно ст. 467 а ТУ |
|||
| 01-14 |
Сводные годовые статистические отчёты о ходе заключения и выполнении условий коллективных договоров, о правозащитной работе (ТДК-1, ТДК-2, 4-ПИ) |
Постоянно ст. 579 ТУ |
|||
| 01-15 |
Соглашения краевой организации профсоюза с органами исполнительной власти и органами местного самоуправления об общих условиях труда, трудовых гарантиях, льготах и т.д. |
Постоянно ст. 492 ТУ |
|||
| 01-16 |
Документы (акты, докладные записки, справки) об осуществлении контроля за исполнением условий заключенных соглашений |
5 лет ЭПК ст. 996 ТУ |
|||
| 01-17 |
Документы (заявления, заявки, списки, акты, справки, переписка) о приеме в члены краевой организации профсоюза, перечисления членских взносов, оказании материальной помощи, получении, аннулировании членских билетов |
3 года ст. 977 ТУ |
|||
| 01-18 |
Документы (отчёты, справки, информации) о деятельности первичных профсоюзных организаций |
5 лет ЭПК ст. 87 ТУ |
|||
| 01-19 |
Документы (решения, справки, информации) о проверках деятельности краевой организации профсоюза вышестоящими организациями |
Постоянно ст. 174 ТУ |
|||
| 01-20 |
Коллективные договоры |
Постоянно ст. 576 ТУ |
Присланные для сведения – до минования надобности |
||
| 01-21 |
Документы (сведения, анализы, справки, переписка) о ходе заключения и выполнения условий коллективных договоров |
Постоянно ст. 579 ТУ |
|||
| 01-22 |
Документы (исторические и тематические справки, обзоры, подборки публикаций в средствах массовой информации) по истории краевой организации профсоюза |
Постоянно ст. 95 ТУ |
|||
| 01-23 |
Фото- видеодокументы по истории деятельности краевой организации профсоюза |
Постоянно ст. 95 ТУ |
|||
| 01-24 |
Акты приема-передачи дел при смене председателя краевой организации профсоюза |
Постоянно ст. 79 а ТУ |
|||
| 01-25 |
Акты приема-передачи дел при смене материально ответственных лиц краевой организации профсоюза |
5 лет ст. 79 б ТУ |
После смены должностного, ответственного и материально ответственного лица |
||
| 01-26 |
Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы, претензии и др.); документы (справки, сведения, переписка) по их рассмотрению |
Постоянно ст. 183 ТУ |
|||
| 01-27 |
Журнал регистрации проверок деятельности краевого профсоюза вышестоящими организациями |
5 лет ст. 176 ТУ |
|||
| 01-28 |
Журнал регистрации распоряжений по основной деятельности краевой организации профсоюза |
style="text-align:center;">Постоянно
ст. 258 а ТУ |
Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата |
||
| 01-29 |
Книга учета выдачи членских билетов |
3 года ст. 985 ТУ |
|||
| 02. Организационно-правовые вопросы
|
|||||
| 02-01 |
Годовые планы работы правовых инспекторов труда |
Постоянно ст. 287 ТУ |
|||
| 02-02 |
Годовые отчёты о работе правовых инспекторов труда |
Постоянно ст. 879 ВП |
|||
| 02-03 |
Документы (программы, тексты выступлений, листовки и др.) о деятельности краевой организации профсоюзапо вопросам защиты прав работников отрасли |
5 лет ЭПК ст. 989 ТУ |
|||
| 02-04 |
Документы (заявления, докладные записки, справки, расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров |
5 лет ЭПК ст. 584 ТУ |
|||
| 02-05 |
Документы (требования, справки, сведения, протоколы, рекомендации) о коллективных трудовых спорах |
5 лет ЭПК ст. 581 ТУ |
|||
| 02-06 |
Документы (постановления, определения, акты, решения, запросы, заявления, переписка) о соблюдении норм законодательства, конфликтах, спорах, иных вопросах правового характера |
5 лет ЭПК ст. 188 ТУ |
О серьезных нарушениях, повлекших возбуждение уголовных дел и судебных разбирательств - постоянно |
||
| 02-07 |
Документы (заявки, протоколы, программы, списки, обращения и др.) о проведении митингов, демонстраций, забастовок и других общественных мероприятий |
Постоянно ст. 992 ТУ |
|||
| 02-08 |
Документы (планы мероприятий, отчёты, переписка) по участию членов краевой организации профсоюза в добровольных формированиях (постах экологического контроля, добровольной службы спасения, группах по реставрации памятников культуры и т.п.) общенационального и регионального уровня |
5 лет ЭПК ст. 991 ТУ |
|||
| 02-09 |
Документы (справки, записки, информации и др.) о воспитательной и культурно-массовой работе среди молодежи |
Постоянно ст. 592 ВП |
|||
| 02-10 |
Справки, информации по правовым вопросам |
5 лет ст. 877 ВП |
|||
| 02-11 |
Доверенности на ведение судебных дел |
3 года ст. 887 ВП |
|||
| 02-12 |
Книга записей юридических консультаций |
3 года ст. 197 ТУ |
|||
| 02-13 |
Переписка по разъяснению и применению трудового законодательства |
3 года ст. 194 ТУ |
|||
| 02-14 |
Переписка с юридическими консультациями по обмену опытом |
3 года ст. 891 ВП |
|||
| 02-15 |
Переписка с первичными профсоюзными организациями о проведении митингов, демонстраций, забастовок и других общественных мероприятий |
5 лет ЭПК ст. 34 ТУ |
|||
| 02-16 |
Переписка по вопросам организации воспитательной, культурно-массовой работы, спортивно-массовых и физкультурно-оздоровительных мероприятий |
3 года ст. 510, 627 ВП |
|||
| 03. Охрана труда, техническая инспекция
|
|||||
| 03-01 |
Годовой план мероприятий по охране труда, технике безопасности, промышленной санитарии и производственному травматизму в учреждениях, организациях, предприятиях |
5 лет ЭПК ст. 290 ТУ |
|||
| 03-02 |
Годовой отчёт о состоянии работы по охране труда, технике безопасности, промышленной санитарии и производственному травматизму в учреждениях, организациях, предприятиях |
Постоянно ст. 375 ВП |
|||
| 03-03 |
Перечень профессий с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда |
ДЗН ст. 612 б ТУ |
|||
| 03-04 |
Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации, акты, представления) краевой организации профсоюза о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда работников отрасли |
Постоянно ст. 606 ТУ |
|||
| 03-05 |
Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда |
5 лет ЭПК ст. 609 ТУ |
|||
| 03-06 |
Документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях |
75 лет ЭПК ст. 633 ТУ |
|||
| 03-07 |
Документы (акты, заключения, отчёты, протоколы, справки) о несчастных случаях на производстве |
75 лет ЭПК ст. 632 ТУ |
Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – постоянно |
||
| 03-08 |
Документы (условия, программы, протоколы, рекомендации) смотров-конкурсов по охране труда и технике безопасности |
5 лет ЭПК ст. 627 ТУ |
|||
| 03-09 |
Акты и предписания по нарушениям правил охраны труда и техники безопасности; документы (справки, докладные записки, отчёты) об их выполнении |
5 лет ЭПК ст. 603 ТУ |
|||
| 03-10 |
Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности |
5 лет ЭПК ст. 607 ТУ |
|||
| 04. Кадровое обеспечение
|
|||||
| 04-01 |
Распоряжения краевой организации профсоюза по личному составу (прием, перемещение, увольнение, изменение фамилии, награждения, оплата труда, различные выплаты) |
75 лет ЭПК ст. 19 б ТУ |
|||
| 04-02 |
Распоряжения краевого профсоюза по личному составу (о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, командировках) |
5 лет ст. 19 б ТУ |
|||
| 04-03 |
Личное дело председателя краевой организации профсоюза (заявления, автобиографии, копии распоряжений и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты и др.) |
Постоянно ст. 656 а ТУ |
Виды документов, входящих в состав личных дел определенных категорий работников указаны в соответствующем законодательстве |
||
| 04-04 |
Личные дела работников краевой организации профсоюза (заявления, автобиографии, копии распоряжений о приеме, перемещении и увольнении, копии личных документов (дипломов) характеристики, листки по учету кадров, анкеты и др.) |
75 лет ЭПК ст. 656 б ТУ |
|||
| 04-05 |
Договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании членов краевой организации профсоюза |
5 лет ст. 912 ТУ |
После истечения срока действия договора |
||
| 04-06 |
Документы (заявления, списки, справки, переписка) о медицинском и санаторно-курортном обслуживании членов краевой организации профсоюза |
3 года ст. 913 ТУ |
|||
| 04-07 |
Документы (постановления, справки, списки, протоколы вручения почетных грамот, нагрудных знаков, благодарностей и др.) о награждении членов краевой организации профсоюза |
Постоянно ст. 735 а ТУ |
|||
| 04-08 |
Документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений, протоколов и др.) о представлении к награждению членов краевой организации профсоюза |
75 лет ЭПК ст. 735 б ТУ |
|||
| 04-09 |
Трудовые договоры (служебные контракты, трудовые соглашения) |
75 лет ЭПК ст. 657 ТУ |
|||
| 04-10 |
Личные карточки работников краевой организации профсоюза (ф.Т‑2) |
75 лет ЭПК ст. 658 ТУ |
|||
| 04-11 |
Трудовые книжки работников краевой организации профсоюза |
До востре- бования ст. 664 ТУ |
Невостребованные - 75 л. |
||
| 04-12 |
Заявления сотрудников о предоставлении очередных отпусков |
5 лет ст. 665 ТУ |
|||
| 04-13 |
Журнал регистрации трудовых договоров (служебных контрактов, трудовых соглашений) |
75 лет ст. 695 б ТУ |
|||
| 04-14 |
Журнал регистраций личных дел работников |
75 лет ст. 695 б ТУ |
|||
| 04-15 |
Журнал учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним |
75 лет ст. 695 в ТУ |
|||
| 04-16 |
Журнал регистрации распоряжений по личному составу краевой организации профсоюза |
75 лет ст. 258 б ТУ |
Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата. О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках – 5 лет |
||
| 05. Бухгалтерский учет и отчётность
|
|||||
| 05-01 |
Законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, Хабаровского края по вопросам финансовой деятельности и бухгалтерского учёта |
ДМН ст. 1 б ТУ |
Относящиеся к деятельности строительной организации – постоянно |
||
| 05-02 |
Положения, инструкции, методические указания и рекомендации Министерства финансов Российской Федерации, Федеральной налоговой службы по вопросам бухгалтерского учёта и отчётности |
3 года ст. 27б ТУ |
После замены новыми |
||
| 05-03 |
Штатное расписание аппарата краевой организации профсоюза, изменения, дополнения к нему |
Постоянно ст. 71 а ТУ |
|||
| 05-04 |
Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) |
5 лет ст. 360 ТУ |
|||
| 05-05 |
Программы по внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчётности |
3 года ст. 27 б ТУ |
После замены новыми |
||
| 05-06 |
Годовой план финансирования |
Постоянно ст. 314 б ТУ |
|||
| 05-07 |
Сводная смета доходов и расходов краевой профсоюзной организациями |
Постоянно ст. 325 ТУ |
|||
| 05-08 |
Годовые сметы доходов и расходов первичных профсоюзных организаций |
5 лет ЭПК ст. 87 ТУ |
|||
| 05-09 |
Сводный годовой финансовый отчёт об исполнении сметы доходов и расходов краевой организации профсоюза и приложения к нему |
Постоянно ст. 356 а ТУ |
|||
| 05-10 |
Квартальные финансовые отчёты об исполнении сметы доходов и расходов краевой организации профсоюза |
5 лет ст. 356 в ТУ |
При отсутствии годовых - постоянно |
||
| 05-11 |
Годовой бухгалтерский отчёт и документы (приложения, пояснительные записки, формы) к нему |
Постоянно ст. 351 б ТУ |
|||
| 05-12 |
Квартальные бухгалтерские отчёты и документы (приложения, пояснительные записки, формы) к нему |
5 лет ст. 351 в ТУ |
При отсутствии годовых – постоянно |
||
| 05-13 |
Годовые финансовые отчёты первичных профсоюзных организаций об исполнении смет доходов и расходов |
Постоянно ст. 356 а ТУ |
|||
| 05-14 |
Полугодовые финансовые отчёты об исполнении смет доходов и расходов первичных профсоюзных организаций |
5 лет ст. 356 в ТУ |
При отсутствии годовых – постоянно |
||
| 05-15 |
Годовой статистический отчёт по государственным закупкам (ф. 1-торги) |
5 лет ст. 469 б ТУ |
|||
| 05-16 |
Годовой статистический отчёт о численности и заработной плате работников краевой организации профсоюза (ф. 1-Т) |
Постоянно ст. 467 б ТУ |
|||
| 05-17 |
Месячные статистические отчёты о численности, заработной плате и движении работников краевой организации профсоюза (ф. П-4) |
Постоянно ст. 467 д ТУ |
|||
| 05-18 |
Годовые статистические отчёты первичных профсоюзных организаций (ф.2, 4) |
5 лет ЭПК ст. 87 ТУ |
|||
| 05-19 |
Налоговые декларации (расчеты) по всем видам налогов |
5 лет ЭПК ст. 392 ТУ |
|||
| 05-20 |
Квартальные расчёты по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации, страховым взносам на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд и территориальные фонды обязательного медицинского страхования (ф. РСВ‑1 ПФР) |
Постоянно ст. 391 ТУ |
|||
| 05-21 |
Квартальные расчёты по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения (ф. 4-ФСС) |
Постоянно ст. 391 ТУ |
|||
| 05-22 |
Ведомости учета членских взносов |
5 лет ЭПК ст. 978 ТУ |
|||
| 05-23 |
Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности краевой организации профсоюза и документы (справки, информации, докладные записки) к ним |
5 лет ст. 402 ТУ |
При условии проверки (ревизии). В случае возникновения споров и разногласий – до вынесения окончательного решения |
||
| 05-24 |
Документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества управления |
Постоянно ст. 429 ТУ |
|||
| 05-25 |
Акт списания имущества и материалов краевой организации профсоюза |
5 лет ст. 362 ТУ |
При условии завершения ревизии |
||
| 05-26 |
Положение о комиссиях по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг краевой организации профсоюза |
Постоянно ст. 274 ТУ |
|||
| 05-27 |
Документы (конкурсная документация, протоколы, аудиозаписи, запросы, извещения, уведомления, заявки, сводные заявки, технические задания, графики - календарные планы, доверенности, информационные карты, копии договоров (контрактов) и др.) о проведении конкурсов котировочных заявок (котировок) на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд краевой организации профсоюза |
5 лет ЭПК ст. 273 а ТУ |
|||
| 05-28 |
Документы (конкурсная документация, протоколы, аудиозаписи, запросы, извещения, уведомления, заявки, сводные заявки, технические задания, графики - календарные планы, доверенности, информационные карты, копии договоров (контрактов) и др.) о проведении открытых конкурсов, аукционов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд краевой организации профсоюза |
Постоянно ст. 273 а ТУ |
|||
| 05-29 |
План размещения заказов |
5 лет ст. 285 б ТУ |
|||
| 05-30 |
Государственные, муниципальные контракты на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг |
5 лет ЭПК ст. 272 ТУ |
По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам - постоянно |
||
| 05-31 |
Первичные бухгалтерские документы и приложения к ним (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, акты о приёме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные, счета-фактуры, авансовые отчёты и др.) |
5 лет ст. 362 ТУ |
При условии проведения проверки (ревизии). |
||
| 05-32 |
Главная книга |
5 лет ст. 361 ТУ |
При условии проведения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения |
||
| 05-33 |
Кассовая книга |
5 лет ст. 362 ТУ |
При условии проведения проверки (ревизии). |
||
| 05-34 |
Журналы операций |
5 лет ст. 361, 362 ТУ |
При условии проведения проверки (ревизии). На кажды вид операций заводится отдельное дело |
||
| 05-35 |
Утвержденные лимиты заработной платы |
Постоянно ст. 363 а ТУ |
|||
| 05-36 |
Положения об оплате труда и премировании работников краевой организации профсоюза |
Постоянно ст. 411 а ТУ |
|||
| 05-37 |
Корешки банковских чековых книжек |
5 лет ст. 362 ТУ |
При условии проведения проверки (ревизии). |
||
| 05-38 |
Лицевые счета работников краевой организации профсоюза |
75 лет ЭПК ст. 413 ТУ |
|||
| 05-39 |
Расчетно-платежные ведомости по начислению заработной платы, материальной помощи и других выплат |
5 лет ст. 412 ТУ |
При отсутствии лицевых счетов – 75 лет. При условии проведения проверки (ревизии). |
||
| 05-40 |
Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий |
5 лет ст. 364 ТУ |
|||
| 05-41 |
Реестр сведений о доходах физических лиц |
75 лет ст. 397 |
|||
| 05-42 |
Индивидуальные сведения о трудовом (страховом) стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица |
75 лет ЭПК ст. 905 ТУ |
|||
| 05-43 |
Исполнительные листы |
ДМН ст. 416 ТУ |
Не менее 5 лет |
||
| 05-44 |
Листки нетрудоспособности работников аппарата краевой организации профсоюза |
5 лет ст. 896 ТУ |
|||
| 05-45 |
Документы (копии отчётов, заявления, справки, списки работников, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности |
5 лет ст. 904 ТУ |
|||
| 05-46 |
Налоговые карточки по учету доходов работников краевого профсоюза и налога на доходы физических лиц (ф. № 1-НДФЛ) |
5 лет ст. 394 ТУ |
При условии проведения проверки (ревизии). При отсутствии лицевых счетов - 75 лет. Могут вестись в электронном виде |
||
| 05-47 |
Справки о доходах физических лиц (ф. 2-НДФЛ) |
5 лет ст. 397 ТУ |
Могут вестись в электронном виде |
||
| 05-48 |
Документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчётах и перерасчётах между организациями |
5 лет ст. 366 ТУ |
После проведения взаиморасчета |
||
| 05-49 |
Документы (свидетельства о включении в реестр, карты учёта и др.) об учёте владения, пользования, распоряжения имуществом |
Постоянно ст. 799 ТУ |
|||
| 05-50 |
Документы (справки, информации, перечни и др.) о передаче, приобретении зданий, помещений в собственность краевой организации профсоюза |
Постоянно ст. 788 ТУ |
|||
| 05-51 |
Документы (акты, расчеты, заключения) об определении износа основных средств, оценке стоимости имущества краевой организации профсоюза |
Постоянно ст. 429 ТУ |
|||
| 05-52 |
Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей |
5 лет ст. 427 ТУ |
При условии проведения проверки (ревизии). |
||
| 05-53 |
Договоры аренды и документы (акты, технические паспорта, планы, кадастровые планы жилья, схемы, расчеты) к ним |
Постоянно ст. 791 ТУ |
|||
| 05-54 |
Договоры возмездного оказания услуг (консультационных, информационных и др.) |
5 лет ст. 443 ТУ |
После истечения срока действия договора |
||
| 05-55 |
Договоры, соглашения (хозяйственные и операционные) |
5 лет ЭПК ст. 436 ТУ |
|||
| 05-56 |
Переписка о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд организации |
5 лет ст. 275 ТУ |
|||
| 05-57 |
Журналы регистрации протоколов комиссии организации по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг |
5 лет ст. 276 ТУ |
|||
| 05-58 |
Журналы регистрации представителей организаций, подавших заявки, прибывших на процедуру вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе на поставку товаров, выполнения работ, оказания услуг |
5 лет ст. 277 ТУ |
|||
| 05-59 |
Журналы регистрации заявок на участие в конкурсе, аукционе, запросах котировок цен |
5 лет ст. 278 ТУ |
|||
| 05-60 |
Журнал регистрации договоров, контрактов, соглашений |
5 лет ЭПК ст. 459 г ТУ |
После окончания срока действия последнего договора, контракта, соглашения |
||
| 05-61 |
Журнал регистрации листков нетрудоспособности |
5 лет ст. 897 ТУ |
|||
| 05-62 |
Табель учета рабочего времени работников аппарата краевой организации профсоюза |
5 лет ст. 586 ТУ |
При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет |
||
| 05-63 |
Книга учета основных средств (зданий, сооружений), иного имущества, обязательств |
5 лет ст. 459 д ТУ |
После ликвидации основных средств. При условии проведения проверки (ревизии) |
||
| 05-64 |
Книга учета хозяйственного имущества (материальных ценностей) |
5 лет ст. 459 л ТУ |
При условии проведения проверки (ревизии) |
||
| 06. Делопроизводство и архив
|
|||||
| 06-01 |
Инструкция по делопроизводству |
Постоянно ст. 27 а ТУ |
|||
| 06-02 |
Дело фонда (историческая справка, акты о выделении документов к уничтожению др.) |
Постоянно ст. 246 ТУ |
|||
| 06-03 |
Описи дел постоянного хранения (утвержденные) |
Постоянно ст. 248 а ТУ |
Неутвержденные - до минования надобности |
||
| 06-04 |
Описи дел по личному составу |
Постоянно ст. 248 б ТУ |
На постоянное хранение в государственные, муниципальные архивы передаются после ликвидации организации |
||
| 06-05 |
Описи дел временного хранения |
3 года ст. 248 в ТУ |
После уничтожения дел |
||
| 06-06 |
Номенклатура дел краевой организации профсоюза |
Постоянно ст. 200 а ТУ |
|||
| 06-07 |
Документы (постановления, акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи дел (изъятия дел), описей во временное пользование |
3 года ст. 251 ТУ |
После возвращения документов. Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям – 5 лет ЭПК |
||
| 06-08 |
Копии архивных справок, выданные по запросам граждан; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним |
5 лет ст. 253 ТУ |
|||
| 06-09 |
Переписка краевой организации профсоюза с вышестоящими органами, профсоюзами, предприятиями и организациями по основной деятельности |
5 лет ЭПК ст. 33 ТУ |
|||
| 06-10 |
Переписка краевой организации профсоюза по организационным вопросам деятельности |
5 лет ЭПК ст. 84 ТУ |
|||
| 06-11 |
Переписка о ходе заключения коллективных договоров первичных профсоюзных организаций с работодателями |
3 года ст. 578 ТУ |
|||
| 06-12 |
Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности |
5 лет ЭПК ст. 607 ТУ |
|||
| 06-13 |
Журнал регистрации поступающих документов |
5 лет ст. 258 г ТУ |
|||
| 06-14 |
Журнал регистрации отправляемых документов |
5 лет ст. 258 г ТУ |
|||
| 06-15 |
Журнал регистрации выдачи справок о заработной плате, стаже |
5 лет ст. 695 ТУ |
|||
| 06-16 |
Журнал регистрации выдачи дел во временное пользование |
3 года ст. 259 е ТУ |
После возвращения всех дел |
||
| 06-17 |
Журнал регистрации предложений, заявлений, жалоб граждан |
5 лет ст. 258 е ТУ |
|||
| Индекс дела |
Заголовок дела |
Срок хранения и № статей по перечню |
Примечание |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
| II. Первичная профсоюзная организация
|
|||
| 01-01 |
Законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, Хабаровского края по вопросам деятельности первичных профсоюзных организаций |
До минования надобности (ДМН) ст. 1б ТУ |
Относящиеся к деятельности организации – постоянно |
| 01-02 |
Устав (положение) первичной профсоюзной организации |
Постоянно ст. 50 а ТУ |
|
| 01-03 |
Свидетельства о государственной регистрации, о постановке на учет в налоговые органы первичной профсоюзной организации |
Постоянно ст. 39, 381 ТУ |
|
| 01-04 |
Протоколы общих собраний членов профсоюзной организации и документы к ним |
Постоянно ст. 973 ТУ |
|
| 01-05 |
Протоколы заседаний профсоюзного комитета и документы к ним |
Постоянно ст. 973 ТУ |
|
| 01-06 |
Приказы предприятия (организации, учреждения), требующие согласования с первичной профсоюзной организацией. Копии |
ДМН ст. 19 а ТУ |
|
| 01-07 |
Коллективный договор и документы (протоколы, анализы, справки, акты, отчёты) по контролю за его выполнением |
Постоянно ст. 576, 579 ТУ |
|
| 01-08 |
Годовой план работы профсоюзного комитета |
Постоянно ст. 464 б ТУ |
|
| 01-09 |
Годовая смета доходов и расходов первичной профсоюзной организации и отчёт о ее исполнении |
Постоянно ст. 325 а ТУ |
|
| 01-10 |
Годовые статистические отчёты первичной профсоюзной организации (ф. 2, 4) |
Постоянно ст. 467 б ТУ |
|
| 01-11 |
Годовой отчёт об отчислении налогов |
Постоянно ст. 390 а ТУ |
|
| 01-12 |
Годовая декларация по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование |
Постоянно ст. 390 а ТУ |
|
| 01-13 |
Квартальные расчеты по авансовым платежам по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование |
5 лет ст. 390 б ТУ |
|
| 01-14 |
Квартальные расчетные ведомости по средствам фонда социального страхования |
5 лет ст. 390 ТУ |
С нарастающим итогом за IV кв. Постоянно |
| 01-15 |
Документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) по организации работы профгрупп, цеховых профсоюзных организаций |
Постоянно ст. 19 а ТУ |
|
| 01-16 |
Документы (заявления, заявки, списки, акты, справки, переписка) о приеме в члены организации (объединения), перечисления членских взносов, оказании материальной помощи, получении, аннулировании членских билетов |
3 года ст. 977 ТУ |
|
| 01-17 |
Первичные бухгалтерские документы и приложения к ним (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, акты о приёме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные, счета-фактуры, авансовые отчёты и др.) |
5 лет ст. 362 ТУ |
При условии проведения проверки (ревизии). |
| 01-18 |
Главная книга |
5 лет ст. 361 ТУ |
При условии проведения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения |
| 01-19 |
Кассовая книга |
5 лет ст. 362 ТУ |
При условии проведения проверки (ревизии). |
| 01-20 |
Журналы операций с приложениями |
5 лет ст. 361, 362 ТУ |
При условии проведения проверки (ревизии). |
| 01-21 |
Учетные карточки членов профсоюза |
До снятия с учета ст. 982 ТУ |
|
| 01-22 |
Переписка по вопросам профсоюзной работы |
5 лет ЭПК ст. 989 ТУ |
|
| 01-23 |
Журнал учета выдачи членских билетов, профсоюзных карточек и карточек учета членов профсоюза |
3 года ст. 985 ТУ |
|
| 01-24 |
Журнал регистрации поступающих документов |
5 лет ст. 258 г ТУ |
|
| 01-25 |
Журнал регистрации отправляемых документов |
5 лет ст. 258 г ТУ |
|
Приложение 1а
| Наименование краевой профсоюзной организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
30.11.2010
г. Хабаровск на 2011 год |
УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя строительной организации |
|
| Подпись |
Расшифровка подписи |
|
| Дата |
||
| Индекс дела |
Заголовок дела |
Кол-во ед. хр. |
Срок хранения и № статей по перечню |
Примечание |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
| 01. Руководство |
||||
| 01-01 |
Законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, Хабаровского края по вопросам деятельности профсоюзных организаций. Копии |
До минования надобности (ДМН) ст. 1 б ТУ |
Относящиеся к деятельности строительной организации – постоянно |
|
| 01-02 |
Нормативные правовые акты органов местного самоуправления по вопросам деятельности профсоюзных организаций. Копии |
ДМН ст. 1 б ТУ |
Относящиеся к деятельности строительной организации – постоянно |
|
| … … |
… … |
… |
||
| Наименование должности руководителя службы делопроизводства организации |
Подпись |
Расшифровка подписи |
| Дата |
||
| Виза лица, ответственного за архив |
||
| СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК краевой профсоюзной организации от № |
СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК архивного учреждения от № |
Форма номенклатуры дел организации
Приложение 2а
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году
в краевой профсоюзной организации
| По срокам хранения |
Всего |
В том числе: |
|
| переходящих |
с отметкой «ЭПК» |
||
| 1 |
2 |
3 |
4 |
| Постоянного |
|||
| Временного (свыше 10 лет) |
|||
| Временного (до 10 лет включительно) |
|||
| Итого: |
|||
| Наименование должности руководителя службы делопроизводства организации |
Подпись |
Расшифровка подписи |
| Дата |
||
| Итоговые сведения переданы в ведомственный архив |
||
| Наименование должности передавшего сведения |
Подпись |
Расшифровка подписи |
| Дата |
||