Вибір форми ведення бухгалтерського обліку

Однією зі складових технічного напряму організації бухгалтерського обліку є вибір форми його ведення.

Відповідно до чинного законодавства підприємство самостійно визначає форму ведення бухгалтерського обліку, яка повинна передбачатися у Положенні про облікову політику.

Під формою ведення бухгалтерського обліку розуміють сукупність облікових регістрів, які використовуються у певній послідовності та взаємодії для ведення обліку.

Форми ведення бухгалтерського обліку розрізняються за наступними ознаками:

кількістю облікових регістрів, які застосовуються, їх призначенням, змістом, формою і зовнішнім виглядом;

послідовністю записів в облікових регістрах;

зв'язком регістрів хронологічного та систематичного, синтетичного й аналітичного обліку.

Сутність будь-якої з форм ведення бухгалтерського обліку полягає у тому, що інформаційні дані з первинних документів у процесі своєї обробки до формування бухгалтерської інформації у вигляді бухгалтерської звітності проходять через визначену кількість перетворень, кожне з яких відображається у відповідному носії.

Це й визначає різноманітність облікових регістрів (середньовічне латинське registrum - список, перелік) - носіїв даних певної форми, побудованих відповідно до економічного групування інформації про активи, капітал і зобов'язання суб'єкта господарювання.

В облікових регістрах відбувається узагальнення інформаційних даних з первинних документів.

Таким чином, регістри є засобом систематизації і накопичення облікових даних для відображення отриманих результатів в аналітичному обліку, на рахунках бухгалтерського обліку та складання бухгалтерської звітності.

Не слід плутати облікові регістри з первинними документами, оскільки в облікових регістрах відображаються інформаційні дані з первинних документів. Обліковими регістрами можуть бути книги, журнали, відомості, картки, окремі листи, машинограми та ін.

Розрізняють облікові регістри, передбачені відповідною формою ведення бухгалтерського обліку, та регістри довільної форми.

Прикладами регламентованих регістрів є меморіальні ордери, журнали, Головна книга.

До регістрів довільної форми відносяться групувальні та накопичувальні відомості, машинограми, регістри на безпаперовій основі. Регістри довільної форми набувають поширення в умовах комп'ютеризації бухгалтерського обліку.

За ступенем узагальнення інформаційних даних облікові регістри поділяються на аналітичні (картки, окремі листи, відомості) та синтетичні (журнали, Головна книга).

Залежно від побудови облікові регістри поділяються на хронологічні та систематичні.

У хронологічних регістрах інформаційні дані про господарські операції відображаються у послідовності їх здійснення. У систематичних облікових регістрах господарські операції групуються за встановленими ознаками.

Облікові регістри складаються щомісяця і підписуються виконавцями та головним бухгалтером або особою, на яку покладено обов'язок ведення бухгалтерського обліку на підприємстві.

Відповідальність за правильність записів в облікових регістрах покладається на осіб, які їх склали та підписали.

Будь-яка з форм ведення бухгалтерського обліку повинна відповідати ряду вимог:

забезпечувати повноту та реальність відображення в облікових регістрах кругообороту засобів;

бути економною, тобто витрати на ведення бухгалтерського обліку із застосуванням певної форми ведення обліку не повинні бути значними;

групування записів в облікових регістрах повинно забезпечувати одержання всіх показників, передбачених формами звітності, тобто уникнення здійснення додаткових вибірок або звертання безпосередньо до первинних документів;

забезпечувати поєднання синтетичного та аналітичного обліку;

забезпечувати проведення економічного аналізу господарської діяльності підприємства.

Обираючи форму ведення бухгалтерського обліку, підприємство повинно використовувати її протягом певного періоду часу (але не менше одного року).

Зміна прийнятої форми ведення бухгалтерського обліку обов'язково повинна зазначатися у Положенні про облікову політику.

У процесі історичного розвитку форми ведення бухгалтерського обліку істотно змінювалися під впливом змін умов господарювання.

Залежно від носіїв облікових регістрів розрізняють два класи форм ведення бухгалтерського обліку: паперові та комп'ютерну.

Відмінності та спільні характеристики порядку обробки інформації із застосуванням паперових і комп'ютерної форм ведення бухгалтерського обліку наведено в табл.1.

Таблиця 1. Інформаційні потоки в паперовій і комп'ютерній формах ведення обліку

До паперових форм бухгалтерського обліку належать:

меморіально-ордерна;

Журнал-Головна;

журнально-ордерна;

журнальна;

форми ведення бухгалтерського обліку, які застосовуються суб'єктами малого підприємництва.

Зміна форми ведення бухгалтерського обліку призводить і до зміни в організації роботи бухгалтерської служби. Так, впровадження комп'ютерної форми ведення бухгалтерського обліку сприяє підвищенню контрольних функцій облікових працівників і ліквідує рутинну роботу.

Меморіально-ордерна форма
передбачає складання бухгалтерської проводки на кожен первинний документ окремою довідкою в меморіальних ордерах.

Особливостями меморіально-ордерної форми обліку є:

оформлення бухгалтерських проводок меморіальними ордерами;

поділ синтетичного обліку на хронологічний і систематичний;

ведення аналітичного обліку на картках.

Меморіально-ордерна форма надає широкі можливості для розподілу облікових робіт, однак вимагає багаторазового переписування даних з регістру в регістр.

Для операцій з однаковою кореспонденцією рахунків відкриваються окремі відомості, за якими в кінці місяця підбиваються підсумки та складаються підсумкові меморіальні ордери.

Аналітичні (допоміжні) рахунки ведуться в книгах, у картках, на вільних аркушах. Записи за аналітичними рахунками здійснюються щоденно з посиланням на номер меморіального ордеру.

Меморіальні ордери нумеруються у хронологічному порядку, підписуються головним бухгалтером підприємства та виконавцем і записуються до реєстраційного журналу.

Вибір меморіально-ордерної форми ведення бухгалтерського обліку обумовлений достатньою простотою її будови, наочністю записів, можливістю розподілу облікової роботи між спеціалістами різного рівня кваліфікації.

Проте дана форма ведення бухгалтерського обліку має і ряд недоліків, зокрема, здійснення багаторазових записів, відрив синтетичного обліку від аналітичного, значна тривалість облікового циклу робіт та незручність перевірки взаємних розрахунків.

На сьогодні меморіально-ордерна форма застосовується, як правило, в бюджетних установах.

Журнал - Головна форма обліку.

На підприємствах, які мають невелику кількість синтетичних рахунків, може застосовуватися один зі спрощених варіантів меморіально-ордерної форми ведення обліку, який прийнято називати формою Журнал-Головна.

За цим варіантом хронологічна реєстрація меморіальних ордерів поєднується із записами за синтетичними рахунками в одній книзі, яка має назву Журнал-Головна.

Застосування даної форми ведення бухгалтерського обліку передбачає групування операцій у допоміжних накопичувальних відомостях.

За цими відомостями раз на місяць складаються меморіальні ордери.

Дані з меморіальних ордерів щомісячно переносяться до регістру синтетичного обліку - книги "Журнал-Головна", яка є оборотно-сальдовою відомістю підприємства та підставою для складання звітності. Облік у книзі "Журнал-Головна" ведеться за синтетичними рахунками.

До переваг ведення бухгалтерського обліку за формою Журнал-Головна можна віднести її наочність, можливість контролю записів, простоту в навчанні.

У той же час дана форма є доволі громіздкою та незручною, дозволяє застосувати обмежену кількість рахунків і створює обмеженість у розподілі облікової праці.

Наведені недоліки обмежують сферу застосування форми ведення бухгалтерського обліку Журнал-Головна.

Журнально-ордерна форма обліку.

Журнально-ордерна форма ведення бухгалтерського обліку ґрунтується на застосуванні журналів-ордерів, де збираються і систематизуються дані первинних документів.

Журнально-ордерна форма обліку передбачає:

здійснення записів у журналах-ордерах у порядку реєстрації операцій;

об'єднання в записах синтетичного та аналітичного обліку;

відображення у бухгалтерському обліку господарських операцій в розрізі показників, необхідних для здійснення управління, контролю, аналізу та складання бухгалтерської звітності;

застосування журналів-ордерів за декількома рахунками, які мають між собою економічний зв'язок;

побудова облікових регістрів із заздалегідь вказаною кореспонденцією рахунків і показниками, необхідними для складання бухгалтерської звітності.

Аналітичний облік з використанням даної форми обліку ведеться за допомогою книг аналітичного обліку або карток.

Головна книга як зведений обліковий регістр дозволяє отримувати певну інформацію не за місяць (як журнали-ордери і відомості), а наростаючим підсумком.

Основними перевагами журнально-ордерної форми обліку є скорочення кількості записів та поліпшення техніки обліку, взаємний контроль записів в облікових регістрах та оперативність.

Даній формі ведення бухгалтерського обліку властиві і недоліки: непристосованість до комп'ютерної обробки даних, складна будова регістрів, вимагає високого рівня кваліфікації облікових працівників.

Сьогодні журнально-ордерна форма ведення обліку застосовується лише на підприємствах агропромислового комплексу.

Журнальна форма обліку.

Вдосконалення меморіально-ордерної форми ведення бухгалтерського обліку зумовило відмову від складання меморіальних ордерів і реєстраційних журналів та появу більш прогресивної форми - журнальної.

Особливостями журнальної форми ведення бухгалтерського обліку є наступні:

побудова журналів за кредитовою ознакою;

застосування накопичувальних журналів і допоміжних відомостей;

поєднання в одному регістрі хронологічного та систематичного запису;

зазначення в журналах кореспонденції рахунків;

поєднання в одному журналі декількох взаємопов'язаних синтетичних рахунків;

максимальне використання шахових відомостей.

У журналах зазначаються коди (шифри) й найменування кореспондуючих рахунків за операціями, що обліковуються в даному журналі. Журнали відкриваються на місяць на окремий синтетичний рахунок або групу синтетичних рахунків.

Окрім журналів, дана форма ведення бухгалтерського обліку передбачає складання відомостей, Головної книги, таблиць з аналітичними даними, аркушів-розшифровок, реєстру депонованої заробітної плати, бухгалтерських довідок (у випадку здійснення відповідних операцій).

Відомості та аркуші-розшифровки призначені для аналітичного обліку, попереднього накопичення, групування та узагальнення облікових даних, які містяться у прийнятих до обліку документах.

Бухгалтерські довідки використовуються для виправлення помилок, допущених у минулих звітних періодах.

Головна книга використовується для узагальнення облікових записів у журналах, взаємної перевірки облікових записів за рахунками бухгалтерського обліку й складання фінансової звітності.

Вона передбачає щомісячне перенесення підсумків облікових записів з журналів до окремого аркушу, який виділяється на один синтетичний рахунок.

Порядок ведення облікових регістрів, виправлення в них помилок, узгодженість даних синтетичного й аналітичного обліку затверджено законодавством. Формати (розміри) регістрів бухгалтерського обліку для виготовлення (друкування) є орієнтовними та можуть удосконалюватися підприємством з урахуванням специфіки його діяльності.

Суб'єкти малого підприємництва (СМП) використовують одну з двох форм ведення бухгалтерського обліку:

а) просту форму бухгалтерського обліку;

б) спрощену форму бухгалтерського обліку.

Проста форма бухгалтерського обліку передбачає використання Журналу обліку господарських операцій, в якому записи здійснюються на підставі первинних і зведених бухгалтерських документів, відомостей нарахування заробітної плати й амортизації тощо з відображенням суми операції на рахунках бухгалтерського обліку.

За необхідності записи господарських операцій продовжуються у вкладних аркушах до Журналу обліку господарських операцій. Даний Журнал складається щомісяця.

Для аналітичного обліку розрахунків з оплати праці, дебіторами та кредиторами малі підприємства застосовують Відомість 3-м, підсумкові дані якої (без повторення записів, що здійснюються у Журналі безпосередньо з первинних документів) заносяться до Журналу обліку господарських операцій з позначенням у графі 3 "Відомість 3-м".

Спрощена форма бухгалтерського обліку передбачає узагальнення інформації про господарські операції у таких регістрах бухгалтерського обліку (табл.2).

Таблиця 2.

Характеристика облікових регістрів спрощеної форми ведення бухгалтерського обліку

Підсумкові записи з відомостей переносяться до Оборотно-сальдової відомості, яка використовується для узагальнення даних регістрів бухгалтерського обліку за кожним рахунком бухгалтерського обліку.

Суб'єкти малого підприємництва мають право використовувати будь-яку іншу форму ведення бухгалтерського обліку (журнальну, комп'ютерну тощо).