Министерство образования Российской Федерации
Выксунский металлургический техникум им. А.А.Козерадского
Сопровождение и эксплуатация АИС «1С: бухгалтерия»
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
КП 2202.13.002.00 ПЗ
Руководитель проекта
____________Киршман С.Ю.
Проект разработал
_____________Костюк М.А.
г.Выкса
2006
Содержание
Аннотация
Введение
1. Определение предметной области
2. Сопровождение АИС «1С: Бухгалтерия»
3. Эксплуатация АИС «1С: Бухгалтерия»
3.1 Подготовка системы к эксплуатации
3.1.1 Использование типовых операций
3.1.2 Сведения об организации
3.1.3 Справочники
3.1.4 Банковские реквизиты контрагентов
3.2 Учет денежных средств и расчетов
3.2.1 Учет операций на расчетном счету
3.2.2 Отражение операций по расчетному счету в компьютерной бухгалтерии
3.3 Учет основных средств
3.4 Внедрение счетов-фактур
3.4.1 Учет счетов-фактур выданных
3.4.2 Оформление счетов-фактур
3.4.3 Учет счетов-фактур полученных
3.5 Средства получения результатной информации
3.5.1 Журнал-ордер и ведомость по счету
3.5.2 Обороты счета (Главная книга)
3.5.3 Оборотно-сальдовая ведомость
3.5.4 Формирование внешней отчетности. Составление бухгалтерской отчетности
3.6 Проектная часть
3.6.1 Бухгалтерский учет кассовых операций
3.6.2 Компьютерный учет кассовых операций
4. Пути дальнейшего развития
Заключение
Список используемой литературы
Аннотация
Данная пояснительная записка содержит информацию по АИС «1С: бухгалтерия», ее эксплуатации и сопровождении в конкретно существующей организации – Областной Совет Российской Оборонно-Спортивной Технической Организации.
Прочитав данную пояснительную записку, пользователь сможет понять выгодность использования АИС, и работать в данной АИС, приложив при этом минимальные усилия.
Введение
«1С: Предприятие » является универсальной системой, позволяющей создавать автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета для различных отраслей народного хозяйства.
В состав системы входят три основных компонента: «Бухгалтерский учет», «Оперативный учет» и «Расчет», - каждая из которых расширяет возможности системы дополнительными механизмами обработки информации.
Компонента «Бухгалтерский учет» ориентирована на отражение хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. Она оперирует такими понятиями, как «бухгалтерские счета», «операции» и «проводки». Возможности этой компоненты позволяют организовать многомерный, многоуровневый и мультивалютный аналитический учет параллельно в нескольких планах счетов в натуральном и денежном выражении.
Все организации обязаны вести бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, обобщать информацию на балансовых и забалансовых счетах, вести синтетические и аналитические регистры, составлять бухгалтерскую отчетность.
1. Определение предметной области
1С: Бухгалтерия 7.7 - универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского учета. Она представляет собой компоненту "Бухгалтерский учет" системы программ "1С: Предприятие 7.7" с типовой конфигурацией. Компонента "Бухгалтерский учет" позволяет реализовать любую схему учета и может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами "1С: Предприятия 7.7". Типовая конфигурация представляет собой готовое решение для автоматизации большинства участков бухгалтерского учета.
Порядок формирования и состав показателей налоговых регистров, реализованных в редакции 4.5 типовой конфигурации 1С Бухгалтерия 7.7, соответствуют системе налогового учета, рекомендованной ФНС России для исчисления прибыли в соответствии с нормами гл. 25 НК РФ. Регистры налогового учета позволяют анализировать данные налогового учета от отдельных хозяйственных операций до строк налоговой декларации.
При регистрации хозяйственных операций в налоговом учете в программе используются данные бухгалтерского учета, что позволяет избежать повторного ввода данных вручную. При проведении первичных документов производится отражение хозяйственных операций одновременно в бухгалтерском и в
налоговом учете, но вместе с тем существует возможность отражения специфических операций налогового учета, которые не регистрируются в бухгалтерском учете, например, перенос на следующие отчетные (налоговые) периоды расходов, учитываемых в особом порядке.
Кроме отражения отдельных хозяйственных операций для целей налогового учета в 1С Бухгалтерии 7.7 реализовано автоматическое выполнение следующих регламентных операций:
· учет отрицательного результата от реализации амортизируемого имущества в составе расходов текущего отчетного (налогового) периода;
· учет расходов на НИОКР в составе расходов текущего отчетного (налогового) периода;
· учет расходов по освоению природных ресурсов в составе расходов текущего отчетного (налогового) периода;
· учет фактических платежей по долгосрочному страхованию жизни работников;
· учет фактических платежей по страхованию на оплату медицинских расходов;
· учет фактических платежей по страхованию на случай утраты трудоспособности или наступления смерти;
· учет расходов по страхованию имущества в составе расходов текущего отчетного (налогового) периода;
· учет расходов будущих периодов на оплату труда в составе расходов текущего отчетного (налогового) периода;
· учет налогов и сборов с расходов на оплату труда будущих периодов в составе расходов текущего отчетного (налогового) периода;
· учет расходов по страхованию на оплату медицинских расходов в составе расходов текущего отчетного (налогового) периода в составе расходов текущего отчетного (налогового) периода;
· учет расходов по страхованию на случай утраты трудоспособности или наступления смерти в составе расходов текущего отчетного (налогового) периода;
Тема проекта «Сопровождение и эксплуатация АИС 1С: бухгалтерия» подразумевает под собой полный анализ использования данного программного продукта на конкретном предприятии, где использование данной АИС организовано по схеме "ничего лишнего", поэтому и не используются некоторые функции, которыми оснащены программа 1С: бухгалтерия.
Данный программный продукт широко используется в организации СП РОСТО.
РОСТО - Российская оборонная спортивно-техническая организация была создана в 1926году. РОСТО - фактически единственная общественная организация, уставной деятельностью которой являются: военно-патриотическое воспитание граждан, кадров массовых технических профессий, развитие авиационных, технических и военно-прикладных видов спорта, технического творчества молодежи.
2. Сопровождение АИС «1С: Бухгалтерия»
Сопровождение АИС «1С: Бухгалтерия» осуществляется системным программистом филиала компании «1С» г.Нижний Новгород, который также выполняет функции аминистратора.
Должностные обязанности:
· Программное сопровождение конфигурации 1С-Предприятие:
· Модификация существующих документов, отчетов, обработок бухгалтерского, оперативного и управленческого учета;
· Создание новых документов, отчетов, обработок бухгалтерского, оперативного и управленческого учета;
· Разработка методов и форм ведения учета товарооборота;
· Обучение персонала центрального офиса и филиалов работе с существующими и вновь создаваемыми документами и отчетами;
· Создание документации к программному продукту.
Т.к. «1С: Бухгалтерия» – это сложный программный комплекс, обслуживающий разветвленную БД, то эксплуатация ИС – это непрерывное занесение новых данных, удаление старых, исправление ошибок. В процессе работы не исключена возможность внесения таких "исправлений", которые сделают невозможным дальнейшее использование системы. Кроме ошибок человека за компьютером, возможны ошибки АИС, операционной системы, а также просто аварии, например, неожиданные отключения питания или сбои диска. Для защиты от подобных неприятностей системному администратору следует принять ряд мер. Другой важный аспект деятельности системного администратора – обеспечение секретности коммерческой информации.
Кроме того, в обязанности системного администратора входит изменение конфигурации системы и первичный анализ возникающих неполадок. Разработка отчетных форм, хотя и требует высокой квалификации, не требует особых полномочий. Поэтому эта работа не входит в круг непосредственных обязанностей системного администратора.
Перечисленные функции выполняться одним человеком из-за небольшого масштаба предприятия и интенсивности эксплуатации системы. При распределении обязанностей вид меню, которое система предлагает конкретному лицу при входе и, соответственно, разрешенный для него набор действий, могут варьироваться.
Непосредственно работу в «1С: Бухгалтерии» осуществляет главный бухгалтер организации. При возникновении неполадок или для доработки программы главный бухгалтер обращается к системному администратору своей системы.
3. Эсплуатация АИС «1С: бухгалтерии»
3.1 Подготовка системы к эксплуатации
Эксплуатация АИС 1С: Бухгалтерия в организации ОС РОСТО производится главным бухгалтером на персональном ПК. При введении данной программы многие бухгалтерские операции стало можно выполнять автоматически и гораздо быстрее.
3.1.1
Использование типовых операций
Ряд хозяйственных операций с точки зрения отражения в регистрах бухгалтерского учета имеют однотипный характер, т.е. регистрируются одинаковым набором взаимосвязанных бухгалтерских проводок.
Для регистрации подобных хозяйственных операций в бухгалтерии используется механизм типовых операций. Типовая содержит шаблон – сценарий формирования проводок для регистрации какого-либо хозяйственного факта.
Шаблон включает:
· Правила заполнения реквизитов операции: даты, номера, суммы и содержания;
· Правила заполнения дополнительных реквизитов операции, если они предусмотрены в операции;
· Список проводок операции;
· Правила заполнения реквизитов проводок: корреспондирующих счетов, суммы, субконто, количества, валюты, формулы вычисления сумм и проводок.
При отражении факта хозяйственной деятельности типовой операцией автоматически генерируются проводки, а реквезиты проводок и операции в целом заполняются значениями по описанным в шаблоне правилам.
3.1.2 Сведения об организации
При установке программы «1С:бухгалтерия» к первоначальному этапу относится заполнение Сведений об организации. Сведения об организации - постоянная или условно-постоянная информация. Данную информацию хранят в константах. Для автоматизированного хранения констант, предназначеных для хранения сведений об организации, заполнена обработка «Сведения об организации», которая автоматически запускается при первом запуске системы в режиме «1С: Предприятие». Экранная форма обработки включает несколько закладок (рис. 1)
Рис.1 – Сведения об организации
3.1.3 Справочники
Информация о налогах, плательщиком которых является организация, приводится в справочнике «Налоги и отчисления». Каждый налог или его состовляющая – это отдельный элемент справочника. Он описывается набором значений реквизитов, которые используются в процессе ведения учета и составления отчетности. К обязательным реквизитам относятся «Код» и «Наименование» (рис. 2)
Заполенение реквизитов на уплату значительно упрощает подготовку поручения на перечисление налоговых взносов. В этом случае достаточно в экранной форме документа «Платежное поручение» щелкнуть на кнопке «Перечисление налога», а затем на строке с наименованием налога, и большинство реквизитов платежного поручения будет заполнено автоматически.
Рисунок 2 – Справочник «Налоги и отчисления»
Платежные реквизиты включают сведения о получателе, которые хранятся в справочнике «Контрагенты», и сведения о банковских реквизитах получателя, которые хранятся в справочнике «Расчетные счета».
Справочник «Контрагенты» поддерживает несколько уровней иерархии, что позволяет группировать контрагентов по определенным критериям и осуществлять их быстрый поиск (рис. 3).
Рисунок 3- Справочник «Сведения о конртагенте»
3.1.4 Банковские реквизиты контрагентов
Платежные реквизиты контрагентов заносят в справочник «Банковские счета». Одним из реквизитов этого справочника является ссылка на справочник «Банки». Это позволяет многократно использовать сведения об одном и том же банке, обслуживающих разных контрагентов.
Список банков двухуровневый. Первый уровень описывает регион Российской Федерации, второй — банки, зарегистрированные на территории Нижегородской области (рис. 4).
Рисунок 4 – Справочник «Банки»
3.2 Учет денежных средств и расчетов
3.2.1 Учет операций на расчетном счету
В процессе хозяйственной деятельности особую роль играют денежные средства, поскольку являются наиболее ликвидной частью ее активов.
Прием и выдача наличных средств и безналичные перечисления производятся на основании документов специальной формы. В организации ОС РОСТО используется 2 вида документов:
Платежное поручение
– поручение организации банку о перечислении соответствующей суммы с ее расчетного счета на расчетный счет получателя. Организация-плательщик предъявляет в банк поручение на бланке установленной формы (Приложение А, Б).
Поручения действительно в течение 10 дней со дня выписки. Для расчетов между организациями за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги, а также в иных случаях, предусмотренных основным договором, применяется платежное требование.
Платежное требование
– является расчетным документом, содержащим требование кредитора (получателя средств) по основному договору к должнику (плательщику) об уплате определенной денежной суммы через банк.
Организация периодически получает из банка выписки из расчетного счета, т.е. перечень произведенных за день операций по расчетному счету. К выписке банка прилагаются документы, полученные от других организаций, на основании которых начислены или списаны средства, а также документы на списание, выписанные организацией.
Выписка из расчетного счета
– это второй экземпляр лицевого счета организации, открытого ей банком. (Приложение).
3.2.2 Отражение операций по расчетному счету в компьютерной бухгалтерии
Для учета денежных средств организации в обслуживающих банках в компьютерной бухгалтерии используется балансовый счет 51 «Расчетные счета». Поскольку организация имеет несколько расчетных счетов, открытых в различных банках, то для аналитического учета используете справочник «Банковские счета».
Приказ обслуживающему банку на перечисление с расчетного счета чаще всего оформляется в виде платежного поручения. Для выписки платежного поручения в компьютерной бухгалтерии предназначен документ «Платежное поручение».
Платежные поручения в течение года нумеруются автоматически в порядке возрастания их номеров.
В поле «от» указывается дата платежного поручения. При подготовке нового платежного поручения в этом поле автоматически проставляется рабочая дата. Реквизит «Получатель» заполняется выбором из справочника «Контрагенты» Если получатель в справочнике отсутствует, информацию о нем можно ввести непосредственно в процессе выписки платежного поручения. При оформлении платежного поручения на налогов и взносов заполнение реквизита «Получатель» следует производить с помощью кнопки «Перечисление налога», расположенной в нижнем углу экранной формы документа. При этом отрывается специальная форма для заполнения реквизитов налогового платежа. Выбор платежа осуществляется из справочника «Налоги и отчисления». При этом в платежном поручении автоматически заполняются не только реквизиты получателя, но и ряд других, в числе поле «Сумма», где отражается сумма текущей задолженности по налогу.
В поле «Назначение платежа» указывается целевое назначение платежа. Платеж можно отправить почтой, телеграфом или электронной почтой (поле «Вид платежа).
3.3 Учет основных средств
К основным средствам относятся:
· здания
· сооружения
· рабочие и силовые машины и оборудование
· измерительные и регулирующие приборы и устройства
· вычислительная техника
· транспортные средства
· инструмент
· производственный и хозяйственный инвентарь и принадлежности
· прочие основные средства
Рассмотрим основные операции по формированию первоначальной стоимости основных средств:
Операция |
Корреспондирующие счета | |
| дебет | кредит | |
| Приобретение отдельных объектов основных средств | ||
| Оборудование не требует монтажа | ||
| А) оприходование оборудования: | ||
| Стоимость оборудования без НДС | 08.3 | 60.1 |
| Сумма НДС | 19.1 | 60.1 |
| Б) принятие объекта к учету | 01 | 08.4 |
| Оборудование требует монтажа | ||
| А) оприходование оборудования: | ||
| Стоимомть оборудования без НДС | 07 | 60.1 |
| Сумма НДС | 19.1 | 60.1 |
| Б) передача оборудования в монтаж | 08.3 | 07 |
| В) приняты к оплате монтажные работы: | ||
| Стоимость монтажных работ без НДС | 08.3 | 60.1 |
| Сумма НДС | 19.1 | 60.1 |
| Г) принятие объекта к учету | 01 | 08.3 |
Например, 23 октября по накладной №43 от ООО «Лада» получен автомобиль ВАЗ 2211 стоимостью 259600 руб., в том числе НДС 39600 руб. К документам поставщика приложен счет-фактура №78. Автомобиль оприходован в гараж по приходному ордеру №7. Задолженность подлежит погашению до 29 октября.
Регистрация этой операции производится следующим образом. В меню «Документы» выбирается «Учет ОС», в нем – подпункт «Поступление ОС», и открывается экранная форма документа (рис 5).
После заполнения всех полей документ имеет вид:
Рисунок 5 – Поступление ОС
При проведении документа а
30 октября машина введена в эксплуатацию. Согласно акту о приеме-передаче объекта основных средств по форме №ОС-17объект передан в эксплуатацию в подразделение «бухгалтерия», ответственной за сохранность назначена бухгалтер Постникова Н.А., срок полезного использования 8 лет, способ начисления амортизации для целей бухгалтерского и налогового учета – линейный.
В меню «Документы» выбирается «Учет ОС», а в нем – подпункт «Ввод в эксплуатацию ОС» и открывается экранная форма документа.
На закладке «Общие сведения» указывается:
· вид (группа) ОС:
Машины и оборудования
· место эксплуатации:
гараж
· ответственное лицо: Постникова Наталья Александровна
· признак, что объектподлежит амортизации
· признак, что по объекту следуетначислять амортизацию
· признак, что для целей налогового учета объект следуетвключить в состав амортизируемого имущества
На закладке «Бухгалтерский учет» указыввается срок полезного использования объекта, способ начисления амортизации, счет, на который следует относить амортизационные отчисления и объекты аналитического учета.
На закладке «Налоговый учет» указывается:
· первоначальная стоимость – 220000 руб.
· срок полезного использования – 96 месяцев
· амортизационная группа – четвертая группа (от 5 до 8 лет)
· метод начисления амортизации – линейный
· вид расхода – другие расходы, включаемые в состав косвенных расходов
· элемент расхода – амортизация
После заполнения экранной формы документ вновь сохраняется, но уже с проведением. При проведении автоматически формируется:
- в бухгалтерском учете – проводка по дебету субсчета 01.1 «Основные средства в организации» с кредита субсчета 08.4 «Приобретение отдельных объектов основных средств»
- в налоговом учете – «проводка» по дебету счета Н05.01 «Первоначальная стоимость основных средств» и кредиту счета Р01.01 «Формирование стоимости объектов основных средств».
На принятый к учету объект основных средств открывается инвентарная карточка.
3.4 Ведение счетов-фактур
3.4.1 Учет счетов-фактур выданных
Порядокисчисления и уплаты налога на добавленную стоимость традиционно считается наиболее сложным. НДС «сопровождает» большинство сделок по приобретению и продаже активов организации и имеет многочисленные нюансы исчисления. Специфика налогового учета НДС заключается в том, что он хотя и базируется на данных бухгалтерского учета, но в отличие от всех остальных налогов ставит сам бухгалтерский учет в жесткую зависимость от выполнения различных требований.
3.4.2 Оформление счетов-фактур
В счете-фактуре должны быть указаны:
1. порядковый номер и дата ее выписки
2. наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя
3. наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя
4. номер платежно-кассового документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнение работ, оказание услуг)
5. количество (объем) поставляемых или отгруженных по счету-фактуре товаров (работ, услуг) исходя из принятых по нему единиц измерения
6. цена без учета налога
7. сумма акциза по подакциозным товарам
8. налоговая ставка
9. стоимость всего количества поставляемых по счету-фактур товаров с учетом суммы налога
Счет-фактура подписывается руководителем или главным бухгалтером организации в соответствии с приказом по организации.
Рассмотрим порядок заполнения реквизитов экранной формы документа «Счет-фактура выданный».
На первой закладке приводятся сведения для заполнения реквизитов шапки счета-фактуры, а также указываются свойства заполняемого экземпляра документа и порядок формирования бухгалтерских записей при его проведении.
Каждому новому счету-фактуре программа автоматически присваивает уникальный номер в порядке возрастания. В реквизите «Договор» указывается основание расчетов. Когда счет-фактура выписывается на основании другого документа, реквизит заполняется автоматически.
В табличной части указываются сведения об оказанных услугах. При проведении формируется проводка по начислению налога на добавленную стоимость.
Рисунок 6 – Счет-фактура выданный
3.4.3 Учет счетов-фактур полученных
Документ «Счет-фактура полученный» имеет экранную форму для ввода значения реквизитов, но не имеет печатной формы для вывода на печать. Кроме того, в экранной форме отсутствует табличная часть, поскольку в ее заполнении нет необходимости. Все счета-фактуры, полученные в налоговом отчетном периоде подшивают и пронумеровывают. Они образуют журнал учета счетов-фактур полученных. Для проверки журнал дополнили реестром зарегистрированных в информационной базе счетов-фактур, полученных от поставщиков. (Приложения В, Г).
3.5 Средства получения результатной информации
Основной этап работы с компьютерной бухгалтерией включает обобщение учетных данных, накопленных в информационных массивах, и формирование различных отчетных форм. Средством получения результатной информации в компьютерной бухгалтерии являются отчеты.
3.5.1 Журнал-ордер и ведомость по счету
Отчет «Журнал-ордер (ведомость) по счету» предназначен для формирования журналов-ордеров и ведомостей по счету. В отчете для выбранного счета приводятся остатки, обороты по дебиту и кредиту в целом и в разрезе корреспондирующих счетов с детализацией по датам или по проводкам.
Экранная форма заполняется с следующем порядке. Выбирается счет, по которому формируется отчет. С помощью флажков в соответствующих полях отмечается, какие итоги необходимо показывать в отчете: остатки на начало и конец периода, дебетовые и кредитовые обороты, обороты по дебету и кредиту счета в корреспонденции с другими счетами. При составлении журнала-ордера отключают «Обороты со счетами» «По Дебету », при формировании ведомости отключают «Обороты со счетами» «По кредиту».
3.5.2 Обороты счета (Главная книга)
Отчет «Обороты счета (Главная книга)» представляет обобщенный регистр, в котором для всех или для конкретного счета за отчетный месяц приводятся остатки на его начало и конец, обороты по дебету и кредиту в целом и по корреспондирующим счетам. По содержанию этот отчет объединяет отчеты «Оборотно-сальдовая ведомость» и «Сводные проводки». Он полезен на этапе анализа бухгалтерских итогов и заполнения форм отчетности.
3.5.3 Оборотно-сальдовая ведомость
Оборотно-сальдовая ведомость представляет собой сводный регистр, в котором для каждого счета рабочего плана счетов выводятся остатки на начало установленного периода, обороты по дебиту и кредиту и остатки на конец. Показатели по субсчетам включаются в итоговые суммы по счетам.
Сформированную оборотно-сальдовую ведомость можно детализировать, т.е. получит более подробную информацию по конкретному счету или субсчету. Для этого детализируемый отчет выделяется, двойным щелчком левой кнопки мыши открывается меню с перечнем, в котором выбирают соответствующий отчет.
3.5.4Формирование внешней отчетности. Составление бухгалтерской отчетности
В течение отчетного года организации составляют промежуточную отчетность.
Квартальная отчетность включает бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках и другие формы.
Для составления бухгалтерского баланса в списке регламентированных отчетов выбирают папку «Бухгалтерская отчетность», а в ней строку «Бухгалтерский баланс (форма №1)» и нажимают кнопку «Открыть».
В экранном диалоге указывается:
- отчетный период
- единица измерения
- необходимость в разделении краткосрочной и долгосрочной задолженности
Баланс составляется по состоянию на последний день отчетного периода. В нем приводятся данные по состоянию на начало отчетного периода и на конец отчетного периода.
Баланс составляется в тысячах или миллионах рублей. Отчет составляется за период с 1 января отчетного года по последний день отчетного периода включительно в тех же единицах, что и бухгалтерский баланс.
3.6 Проектная часть
Программа «1С: бухгалтерия» имеет очень большие возможности. И использование этих возможностей значительно облегчает и упрощает работу бухгалтеровв организациях. Но чаще всего, пользователи «1С» по незнанию или по неопытности не до конца используют все возможности данного программного продукта.
В организации ОС РОСТО также не до конца используются функции «1С: бухгалтерии». В процессе своей деятельности организации приходится сталкиваться с проблемой учета денежных средств по кассовым чекам от физических лиц и организаций.
Для осуществления расчетов наличными денежными средствами организация имеет кассу и ведет кассовую книгу по установленной форме.
Оформление кассовых операций можно автоматизировать с помощью программы «1С: бухгалтерия», что значительно ускорит и упростит ведение и оформление кассовых операций. Мною были выполнены указанные операции с использованием программы «1С: бухгалтерия» применительно к ОС РОСТО.
По результатам тестирования можно сказать, что использование данной функции не будет лишним, она проста в использовании, значительно сокращает время оформление счетов, уменьшает труд бухгалтера по составлению кассовой отчетности, и достаточно проста в освоении. На основании всего вышесказанного можно сделать выводы, что использование данной функции полезно и удобно для пользователя «1С: Бухгалтерии».
Это делается следующим образом:
Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для организаций, которые утверждаются Госкомстатом России.
Прием наличных денег кассой организации производится по приходным кассовым ордерам по форме №КО-1, подписанным главным бухгалтером.
О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, заверенная печатью кассира или оттиском кассового аппарата. Выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам по форме №КО-2. На таких документах ставится специальный штамп, заменяющий реквизиты расходного кассового ордера.
При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан, и отбирает расписку получателя.
Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных ведомостях на оплату труда, регистрируют после их выдачи. Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных операций. Все поступления и выдачи наличных денег организации учитывают в кассовой книге. Организация ведет только одну кассовую книгу. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру. Ежедневно в конце рабочего дня бухгалтер подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета лист с приходными и расходными кассовыми ордерами.
В программе «1С: бухгалтерия» кассовая книга ведется следующим образом: листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» за каждый месяц автоматически печатает общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год – общее количество листов кассовой книги за год.
3.6.1 Бухгалтерский учет кассовых операций
Для учета наличия и движения денежных средств в кассе организации используется счет 50 «Касса». По его дебету отражаются поступления в кассу, по кредиту – расходы из кассы организации. Сальдо счета соответствует остатку денежных средств в кассе. Наличные денежные средства в валюте РФ учитываются на субсчетах 50.1 «Касса организации (в рублях)» и 50.2 «Операционная касса».
В кассе организации могут хранится не только наличные денежные средства, но и денежные документы (ценные бумаги, талоны на горюче-смазочные материалы, проездные документы, путевки и др.), а также бланки
строгой отчетности (трудовые книжки, квитанции путевых листов) Денежные документы учитываются на субсчетах 50.3 «Денежные документы (в рублях)» в оценке согласно приходным документам.
3.6.2 Компьютерный учет кассовых операций
Обобщение информации о наличии и движении денежных средств в кассе организации в компьютерной бухгалтерии ведут на счете 50 «Касса», к которому открыты субсчета для учета наличных денежных средств и денежных документов.
Для формирования показателей отчета о движении денежных средств на субсчетах 50.1 «Касса организации (в рублях)» и 50.2 «Операционная касса» открыт аналитический учет по субконто вида «Движения денежных средств».
Бланки строгой отчетности учитываются на счете 006 «Бланки строгой отчетности». Аналитический учет бланков ведут по их видам (справочник «Бланки строгой отчетности») и местам хранения (справочник «Места хранения МПЗ»).
Рассмотрим порядок компьютерного учета кассовых операций на примере типовой конфигурации.
Для отражения в информационной базе операций по поступлению в кассу организации наличных денежных средств предназначен документ «Приходный кассовый ордер».
В соответствии с порядком ведения кассовых операции приходный кассовый ордер выписывается в бухгалтерии, а затем передается в кассу для принятия наличных денежных средств. В этой связи с документом «Приходный кассовый ордер» работает дважды. Сначала документ заполняется, сохраняется и распечатывается, а после фактического внесения денежных средств в кассу организации проводится.
4. Пути дальнейшего развития
Программа «1с: Бухгалтерия пользуется большой популярностью и с каждым днем отвоевывает себе новые горизонты использования. Поэтому компания, выпускающая данный программный продукт, заинтересована в его дальнейшем развитии. В данное время наиболее распространенной версией является «1С: бухгалтерия 7.7», но уже выпущена новая версия «1С: бухгалтерия 8.0» В новой редакции учтены замечания и пожелания пользователей предыдущей конфигурации "Бухгалтерия предприятия", которая стала исторически первой реализацией типового бухгалтерского решения на современной платформе "1С:Предприятие 8.0".
Новая редакция отличается значительным расширением функционала и сервисных возможностей. Расширение функционала коснулось практически всех участков учета:
Операции с денежными средствами - в новой редакции получила развитие автоматизация операций с денежными средствами. Улучшен интерфейс обработки "Клиент банка": операции экспорта и импорта банковских документов разнесены на две закладки.
Основные средства - в новой редакции для основного средства стало возможным указать новый (для конфигурации) способ погашения его стоимости - "износ". Износ автоматически начисляется в последний месяц года регламентным документом "Закрытие месяца" и отражается на забалансовом счете 010 "Износ основных средств".
Зарплата и кадровый учет - в новой редакции появилась возможность детализировать виды начислений заработной платы с возможностью указывать данные для автоматического начисления НДФЛ, ЕСН и взносов на обязательное пенсионное страхование, раздельно указывать способ отражения зарплаты в учете по каждому виду начисления.
Расчеты с контрагентами - программа "1С: Бухгалтерия 8.0" автоматически определяет состояние взаиморасчетов с контрагентами по мере ввода пользователями расчетных документов. Но у пользователей может возникнуть необходимость внести поправки в состояние взаиморасчетов с контрагентами.
Для решения этой задачи в новой редакции добавлен документ "Корректировка долга
Стандартные отчеты - в редакции 1.5 конфигурации "Бухгалтерия предприятия" получила дальнейшее развитие система настройки стандартных отчетов, что позволяет проводить более глубокий анализ данных. Новые возможности позволяют без специализированных отчетов получать информацию, которая имеется в информационной базе, но ранее была недоступна для анализа.
Регламентированная отчетность - при автоматическом формировании можно использовать не только текущие унифицированные формы отчетности, но и формы, действовавшие в предыдущих отчетных периодах. В зависимости от выбранного периода отчета программа в автоматическом режиме подберет соответствующую редакцию формы, причем сохраняется возможность ее замены вручную.
Сервисные возможности - В редакции 1.5 появились новые сервисные функции.
Реализована настройка запрета изменения данных ранее определенной даты. Конфигурация теперь позволяет отключить автоматический контроль остатков номенклатуры. В настройках учетной политики бухгалтерского учета можно отключить поддержку ПБУ 18/02 "Учет расчетов по налогу на прибыль".
Заключение
Разумеется, автоматизация процессов производства дает ощутимый результат ускорения работы персонала организации. До внедрения «1С6 бухгалтерия» в ОС РОСТО. Ведение бухгалтерии было делом тяжелым, долгим, кропотливым и очень трудоемким. Даже в небольшой организации этот процесс занимал достаточно долгое время.
Внедрение АИС «1С: бухгалтерия» внесло много изменений в ведении бухгалтерского учета.
Во-первых, вся информация по организации стала храниться в одном месте, т.е. произошла централизация всего потока данных по организации.
Во-вторых, облегчилось оформление документов по соответствующим стандартам, т.к. все формы нужного образца имеются в электронном виде в нужной форме.
И, наконец, в – третьих, составление всех отчетов с помощью данного программного продукта оказалось значительно легче, быстрее и достовернее, чем ручным способом.
Разумеется, учитывается и человеческий фактор. При работе с документами все-таки компьютер имеет меньше шансов совершить ошибку, чем простой человек.
Таким образом, внедрение АИС «1С: Бухгалтерия» дало большие преимущества для развития и расширения организации.
Список используемой литературы
1. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник/М.И.Семенов, И.Т.Трубилин, В.И. Лойко, Т.П. Барановская; Под общ.ред. И.Т. Трубилина. – М.: Финансы и статистика, 1999.
2. Астахов В.П. Бухгалтерский финансовый учет: Учеб.пособие. – 2-е изд. М.: Издательство «Приор», 2004.
3. Кутер М.И. Теория бухгалтерского учета. – 2-е изд., перераб. И доп. – М.: Финансы и статистика, 2002.