ВВЕДЕНИЕ
Создание поисковых систем в целях обеспечения ускоренного нахождения ретроспективной информации является одним из приоритетных направлений в работе Национального архива Республики Беларусь. Поэтому целям оперативного и максимально полного использования документальных материалов призвана служить широкаясистема научно-справочного аппарата.
Система научно-справочного аппарата - комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых учетных документов, архивных справочников, механизированных и автоматизированных информационно-поисковых систем, информационных документов, создаваемых на единых методологических и научно-методических основах для обеспечения сохранности и эффективного поиска архивных документов и документной информации в пределах архивного фонда, архива, НАФ Республики Беларусь в целях всестороннего использования.
Система НСА, основываясь на принципах историзма, всесторонности и комплексности, должна строится с учетом системного подхода, и целостный сложноорганизованный объект, включающий необходимые подсистемы учета и описания документов на едином нормативно-методическом обеспечении.
Систему научно-справочного аппарата можно разделить по функциям, которые она выполняет:
1) справочники по учету документов;
2) справочники по содержанию документов.
В каждой их этих групп выделяются основные справочники, обязательные для каждого архива и вспомогательные, создаваемые по мере необходимости. К основным справочникам по учету относятся книга поступлений, список фондов, листы фондов, описи, реестры описей, к вспомогательным – лицевой счет архива, карточки и книги учета движения фондов и др.
К основным справочникам по содержанию относятся описи, путеводители и каталоги, к вспомогательным – обзоры, указатели, тематические перечни.
Таким образом, в системе НСА каждый справочник имеет свое назначение, специфику, дополняет другие справочники и является необходимой составной частью СНСА. Однако при этом необходимо заметить, что весь комплекс СНСА не всегда является обязательным для каждого архива. Количество и состав справочников является различным. Важно, чтобы архив располагал такой совокупностью ИПС, которая позволяла бы рационально выполнять все виды работ с документами.
1ЭВОЛЮЦИЯ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА К ДОКУМЕНТАМ АРХИВНОГО ФОНДА РФ (1991-2005 гг.)
Время с 1991 по 2005 год - период насыщенный и во многом уникальный в развитии научно-справочного аппарата (НСА) к документам Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ). В эти годы интенсивно создавались архивные справочники, которые публиковались как традиционным способом, так и с разнообразным использованием компьютерных технологий. Приводимые ниже сведения по объемам и типам изданных традиционных справочников основаны на библиографической базе данных (БД) по архивным справочникам, которую ведет Росар-хив. БД содержит информацию о 658 изданиях и охватывает период с 1939 по 2006 год.
За последние 15 лет было издано 394 справочника, то есть 60% всех опубликованных справочников по документам АФ РФ, хранящимся в государственных и муниципальных архивах. Федеральные архивы опубликовали 133 справочника, что составило 34% общего прироста. Основную массу прироста количества справочников дали государственные архивы субъектов РФ - они издали 233 справочника, или 59%, оставшиеся 7% - это вклад муниципальных архивов (10 справочников), Росархива и ВНИИДАД. Хотя доля госархивов субъектов РФ превалирует, наибольшую работу проделали федеральные архивы -в среднем 8,9 справочника на архив, госархивы дали прирост в 1,1 справочника на архив. Иногда основой волны архивных справочных публикаций называют справочники по архивохранилищам бывшей КПСС, однако это не так. Реально они внесли 16% общего прироста справочников за указанный период.
Структура опубликованного справочного фонда осталась стабильной. Самый массовый из опубликованных - справочник типа путеводителя. И в 1990 г., и в настоящее время такие справочники составляют 63% от всех изданных. Другие виды справочников практически сохранили свой удельный вес в общей структуре: лишь незначительно повысилась доля каталогов (с 8 до 10% ) и указателей (с 6 до 10%), немного снизилась (с 10 до 6% доля обзоров) и опубликованных описей (с 8 до 6%). Из приведенных цифр ясно, что темпы прироста по каждому виду справочников были практически одинаковыми, приоритеты же в справочных публикациях не изменились.
Основная доля в приросте именно путеводителей принадлежит региональным архивам. Федеральные архивы в значительной мере обеспечены путеводителями, то есть произошло определенное насыщение.
Многие региональные архивы еще готовят свои первые путеводители. Особенно это относится, разумеется, к архивохранилищам документов КПСС и к муниципальным архивам. Как представляется, последние в большинстве своем предпочтут подготовку и издание межархивных справочников, в создании которых координирующую роль должны сыграть органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации.
Конечно, количественный рост числа опубликованных справочников впечатляет, хотя это не совсем адекватный показатель обеспеченности справочниками архивных документов. Более точным (пусть и не идеальным) показателем в этом отношении применительно к справочникам типа путеводителя было бы не число справочников, а количество фондов, описания которых даны в справочниках. Заметим, что именно этот показатель используется при оценке ведения БД «Архивный фонд».
Наряду со стабильным в последнее время приростом количества справочно-информационных изданий в этой сфере есть еще один показатель, который, к сожалению, остается неизменным - качество справочников. На это обстоятельство не раз обращалось внимание архивов: см. доклад Росархива на заседании Научного совета Росархива (2000); Инструктивное письмо Росархива о создании и развитии НСА к документам государственных и муниципальных архивов (2001); доклад Росархива на Всероссийской конференции 2003 г. «Тенденции и перспективы развития НСА к документам государственных и муниципальных архивов»; решение коллегии Росархива (2003) «О состоянии работы государственных архивов Российской Федерации по созданию и развитию научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации в 1996-2001 гг.»; решение коллегии Росархива (2005) «О Сводном плане подготовки документальных публикаций и архивных справочников в архивных учреждениях Российской Федерации на 2006-2010 гг.»; решения коллегии Росархива по итогам отраслевых конкурсов научных работ за 2000—2001 гг. и 2003-2004 гг. К основным недостаткам справочников можно отнести их оформление и структуру, выбор уровня описания, способы унификации описаний, распределение фондов для индивидуального и группового аннотирования. Аннотации зачастую содержат лишь перечень видов документов, а исторические справки - даты существования и функции фондообразователей. В результате - среди изданий большое число кратких справочников, аннотированных перечней и т.п., при этом некоторые из них при отсутствии аннотаций или исторических справок титулуются путеводителями. Решение же проблемы состоит лишь в том, чтобы четко выполнять методические требования к подготовке различных видов НСА, многократно изложенные в правилах и пособиях и не претерпевшие за последние годы никаких изменений.
Говоря о приросте количества справочных публикаций и их структуре, следует отметить относительно новое явление в этой сфере. Публикуются издания, которые, строго говоря, не могут считаться частью системы НСА. Это биографические и биобиблиографические справочники, региональные энциклопедии, тяготеющие к краеведению, и т.п. Ряд изданий, именуемых справочниками, содержит и обширные подборки документов. Причины появления их ясны. Как правило, для этих изданий архивы получают финансирование (предварительное или от продажи тиража). Публикация изданий, которые по разным причинам востребованы широкой публикой, административными органами или коммерческими структурами, располагающими соответствующими средствами, несомненно, является ответом на потребности общества. Кроме того, они отвечают и насущным нуждам архивов. Одновременно это один из прямых и эффективных инструментов популяризации архивного дела. Широкая публикация такого рода справочных материалов заслуживает одобрения, и оно, в частности, могло бы проявиться на проводимом Росархивом конкурсе научных работ в области архивоведения, археографии и документоведения. Однако по номинации «Справочники о составе и содержании документов» на конкурс поступают работы, которые справедливо квалифицируются жюри конкурса как непрофильные для этой номинации и проигрывают в рейтинге изданиям, в которых достаточно строго выдержан классический жанр. Представляется, что эти издания, иногда выполненные высокопрофессионально, заслуживают отдельной номинации (или преобразования существующей номинации) под названием, скажем, «справочно-информационная литература» Тогда к этой номинации можно было бы отнести и буклеты, которые по нынешним условиям конкурса к рассмотрению не принимаются. По-видимому, в результате нужно будет расширить и название конкурса, то есть обозначить его как конкурс научных и научно-популярных работ.
Рост числа тематических справочников (традиционных и автоматизированных) и изменение их тематики (по документам по личному составу, по рассекреченным документам, по генеалогическим материалам, по региональной истории по решениям органов власти и т.п.) неоднократно анализировались при освещении вопросов использования архивных документов в современный период. Поэтому нет необходимости приводить здесь соответствующие данные. Самого пристального внимания заслуживают изменения форм и структуры НСА.
1991-2005 годы - период мощного роста и последовательного развития автоматизированного научно-справочного аппарата. Термин «автоматизированный НСА» возник по историческим меркам совсем недавно, но стал вполне обиходным. Для уточнения конкретной формы представления НСА уже не добавляют «автоматизированный». Все чаще добавляется: «печатный справочник », « в традиционной форме ». Несколько лет назад приходилось говорить о неизбежности автоматизированного НСА, затем доказывать его преимущества по многим функциям и параметрам, убеждать в необходимости его развития. Приближается время доказывать, почему некоторые справочники следует публиковать также и в традиционной форме.
В настоящее время самым большим по объему, универсальности и распространенности справочным архивным электронным ресурсом является массив БД «Архивный фонд». Эти БД вначале, да и сейчас, формально конституируются как элементы системы автоматизированного централизованного государственного учета. По сути уже в первых версиях этого программного комплекса (ПК), а особенно в действующей, превалируют информация НСА и средства работы с ней прежде всего (хотя и не только) потому, что ряд учетных документов выполняют функции НСА -непосредственно или в пересистематизированном виде. ПК «Архивный фонд» дает возможность вводить описания документов на четырех уровнях: фонд, опись (в целом), единица хранения (единица учета), документ. В ПК «Архивный фонд» можно автоматически формировать тексты путеводителя по фондам архива (с указателями путеводителя), краткого справочника по фондам, десятки видов перечней фондов, описей, дел; можно вести описи, любого вида каталоги, указатели.
На практике эта информация (помимо ее учетных приложений) используется непосредственно как НСА для поиска архивных документов, иногда - для формирования текстов справочников для последующего их макетирования и опубликования, в некоторых случаях данные конвертируются в другие архивные системы (например, в автоматизированную систему учета и контроля движения дел и документов, разработка которой завершается на базе ГА РФ и РГАЭ). А иногда в редуцированном виде эта информация размещается в сети Интернет. Ведение архивами БД «Архивный фонд» оценивается двумя основными показателями - числом архивов, использующих эту программу, и объемом введенных данных. Приведем данные на 2005 г. По охвату системой архивной отрасли цифры таковы. Ведут БД «Архивный фонд»: 14 федеральных архивов (с фондовой организацией документов) - 100%; 170 государственных архивов субъектов РФ — 81%; 801 муниципальный архив - 33%.
Второй показатель - количество введенных в БД описаний фондов и процент по отношению к числу фондов в наличии (в сопоставлении с паспортными данными): федеральные архивы — 55,3 тыс. фондов, 82%; государственные архивы субъектов РФ - 310 тыс. фондов, 66%; муниципальные архивы -91 тыс. фондов, 30%. В целом же по документам, хранящимся в этих архивах, введены описания 456 тыс. фондов, т.е. 54%.
В большом количестве в рамках БД «Архивный фонд» накапливаются сведения об описях в целом (речь здесь идет об уровне описи, а не о единице хранения). Федеральными архивами введены 63,2 тыс. записей БД на уровне описи (45%), госархивами субъектов РФ - 490 тыс. записей (52%), муниципальными архивами - 110 тыс. записей (26%).
В объемном отношении процесс накопления указанных видов электронных ресурсов нужно признать удовлетворительным, однако имеется, естественно, та же проблема, что и в традиционном НСА, - количество и качество аннотаций и исторических справок в описаниях на уровне фонда.
В последнее время все более масштабной становится целенаправленная массовая оцифровка описей, которая (наряду с прямым вводом содержания описей в БД «Архивный фонд») проводится преимущественно с одновременным созданием соответствующих БД с описаниями на уровне единицы хранения. Сотни тысяч таких описаний в электронном формате накоплены в ГА РФ, РГАЭ, РГИА, РГАСПИ, РГАНТД, филиале РГАНТД в г. Самара, РГАНИ, в ряде госархивов субъектов РФ.
Увеличение парка компьютерной техники архивами в последнее десятилетие повлекло за собой всплеск создания множества тематических БД на уровне фонда, дела, документа, части документа. По отчетным сведениям на 2005 год 110 архивов имеют 466 тематических БД, содержащих 11,2 млн. записей (в эти показатели не входят ресурсы БД «Архивный фонд»). Эти БД создавались в ходе реализации международных проектов (тематические комплексы документов Коминтерна, СВАТ, кино-и фотокаталоги, списки военнопленных и места их захоронений), по заказу региональных администраций (картотеки решений исполкомов советов разных уровней), для решения вопросов хозяйствования (списки домовладений, земельные кадастры), в связи с юбилейными датами (хроники событий, региональные энциклопедии, биографии выдающихся деятелей). Накоплен солидный массив генеалогической информации (метрические книги, дворянские списки, адрес-календари), создано множество БД социальной направленности (награжденные, жертвы репрессий: списки узников, раскулаченных, картотеки спецпереселенцев). Как правило, это несложные по структуре локальные БД, содержащие полезный ресурс НСА архива.
Наиболее позднее явление в архивном НСА — представление его в сети Интернет. Этот процесс в России начался 5-6 лет назад и пока в целом находится на довольно элементарном уровне. В российском сегменте сети Интернет размещены 142 справочника - путеводители по фондам архива, краткие справочники, тематические перечни документов, описи, каталоги. Доля каждого вида справочника составляет от 15 до 19% от их общего числа в Интернете. Основной массив представлен архивной отраслью, причем 28 справочников размещены на портале «Архивы России ». В ближайшее время там будет размещена высокофункциональная БД, содержащая 60 путеводителей по фондам архивов. Технология представления справочников в Интернете -почти исключительно гипертекст, затем следуют БД, нередко встречаются и запакованные текстовые файлы (в формате Word) - самый простой и наименее затратный способ размещения информации, не предоставляющий, однако, никаких сервисов, а только возможность их копирования на компьютер. Отметим еще одну черту справочников, представленных в Сети, - многие из них были предварительно опубликованы, что понятно при нынешнем состоянии российской законодательной базы по электронным документам вообще и по их публикациям в сети Интернет в частности.
Российские архивы делают первые шаги по представлению НСА в Интернете. Этот путь осложняется отсутствием серьезных стимулов, недостатком финансовой основы, нехваткой квалифицированных специалистов, правовой невнятицей, слабостью телекоммуникационной инфраструктуры.
Пока число архивных справочников в Рунете невелико, и в их реализациях мало используются богатейшие возможности информационных технологий. Российским архивистам предстоит еще многое узнать, хотя бы только для постановки своих задач перед профессиональными разработчиками сайтов, web-мастерами, web-дизайнерами, web-программистами. В этой связи актуально включение тематики подготовки, размещения и продвижения архивной информации в сети Интернет в программы курсов по повышению квалификации архивистов.
Многие электронные справочники в качестве прототипа или информационной базы имеют справочники традиционные. Вместе с тем появилось и множество других, которые по своей структуре, информационному наполнению, средствам поиска не просто отличаются от справочников традиционных, но и не имеют среди последних аналогов.
Учитывая все вышесказанное, уже непозволительно при определении системы НСА лишь вскользь упоминать электронные ресурсы как «базы данных, выполняющие функции справочников перечисленных типов и видов», либо «а также автоматизированные справочники». Ситуация требует осмысления.
При всей своей сложности, фрагментарности создания НСА и представления его в различных формах все перечисленные явления составляют единый могучий процесс. Речь идет о новом воплощении системы НСА.
Во всем многообразии форм, форматов, уровней созданного электронного НСА видны четыре основных фактора. Первый - накопленные справочные электронные ресурсы в целом содержат все элементы, из которых должны состоять справочники. Второй - увеличение общего объема электронных справочных ресурсов как по количеству справочников, так и по числу описаний архивных документов на различных уровнях значительно опережает рост традиционного НСА. Третий - электронный НСА по своим функциональным свойствам существенно превосходит традиционный НСА. Четвертый - многие электронные справочные системы по своему наполнению и поисковым средствам не имеют аналогов (взаимного соответствия) в системе традиционного НСА.
Все эти факторы, анализ структур и функций накопленных массивов, их объем, особенности программных наработок, возрастающая обеспеченность архивов компьютерной техникой (в настоящее время общий ее парк в архивах отрасли составляет более 6,5 тыс. машин и 176 ЛВС), развитие телекоммуникационной инфраструктуры, опыт создания и использования НСА позволяют определить следующие основные черты складывающейся системы НСА архива.
Ядром и наиболее полной реализацией всех информационных ресурсов и функций системы НСА архива является электронная система, содержащая иерархически организованные данные на пяти уровнях - фонд, опись в целом (как комплекс единиц хранения), единица хранения (единица учета), документ, текст (изображение) документа. Последний уровень включен в систему НСА потому, что его объекты могут быть использованы не только как конечная цель поиска, но и как средство поиска, как правило, контекстного, а при XML-разметке - и параметрическо
Необходимыми составляющими системы являются также схемы систематизации информации и ключевые слова. Предусматривается одновременное существование схем систематизации материала для путеводителя, для систематического каталога, для тематических каталогов, тематических перечней, причем для каждой из перечисленных целей можно создавать несколько схем. Ключевые слова вводятся для описаний каждого уровня.
Ясно, что в информационном отношении эта система соответствует всем видам путеводителя по фондам архива, реестру описей, описи, всем видам каталогов, но при этом намного мощнее по поисковым возможностям каждого из этих справочников или их полной совокупности.
В системе могут содержаться тексты путеводителя по архиву и обзоры, но отдельно от ее основной структуры - как неструктурированные справочники.
Физическое расположение системы значения не имеет, хотя свою роль в его выборе играют соображения организационные, финансовые и т.п. Система может быть размещена на автономном компьютере, сервере локальной сети архива, сервере вне архива (по принципу аутсорсинга) или на нескольких серверах, если система имеет распределенный характер. Значение имеют точки доступа к системе. Это может быть читальный зал архива, публичная библиотека, научное учреждение, любой компьютер или локальная сеть в случае размещения системы в Интернете. Система может формировать исходные тексты любых видов путеводителей, описей, тематических перечней (включая внутренний справочный аппарат через механизм ключевых слов) для их публикации - в печатном виде, на компакт-дисках, на микроносителях. Очевидно, отпадет необходимость вывода на отдельные носители каталогов и указателей.
Традиционно система НСА архива определяется как комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, БД о составе и содержании документов. Это конструкция, в которой информационная взаимодополняемость реализуется в физически разделенных справочниках различных типов, содержащих описания архивных документальных комплексов разных уровней, а информационные взаимосвязи имеют логический характер. В этом смысле взаимодополняемость и взаимосвязи в традиционной системе НСА можно назвать виртуальными. В описываемой электронной системе НСА эти взаимосвязи материализуются в конкретных внутренних связях между различными уровнями и сегментами системы, которые составляют единый информационный организм. Традиционные справочники не являются информационным или инструментальным дополнением к электронной системе как к справочнику того же ряда, они не содержат никакой информации, которой нет в системе, не обладают дополнительными поисковыми возможностями. Традиционный справочник (на любом носителе) - одномоментная плоская проекция части электронной системы НСА архива. Однако можно говорить о взаимодополнениях архивной электронной системы, ее версиях в Интернете и в традиционных справочниках, но в ином, не информационном плане, а как взаимодополнениях по отношению к привычкам, индивидуальным предпочтениям, способам восприятия информации пользователей - в работе с бумажным справочником, его CD-версией, с локальной электронной системой или ее интернет-версией.
Следует отметить, что в действующей третьей версии ПК «Архивный фонд» реализованы структура и большинство функциональных возможностей описанной электронной системы НСА. В четвертой версии, разработка которой будет завершена в следующем году, будут сделаны дальнейшие шаги по построению данной системы.
Очевиден путь дальнейшего развития системы НСА. Нет никаких технических или технологических препятствий к объединению электронных систем разных архивов в единую систему. Необходимо, конечно, при этом соблюдение единой методики построения и заполнения объединяемых систем, единых электронных форматов описаний архивных документов и использование единых или совместимых классификационных схем (для каталогов, для подготовки в случае необходимости межархивных справочников). Таким образом, после объединения мы получим систему НСА Архивного фонда РФ (разумеется, по тем архивам, которые участвуют в единой электронной системе). Возможны два пути ее реального существования: централизованный и распределенный. Централизованный вариант означает концентрацию всей информации на одном сервере, в распределенном варианте информационные массивы НСА архивов (групп архивов) физически расположены на разных серверах, и их объединение осуществляется с помощью сети Интернет.
Магистральное направление в развитии НСА на современном этапе - движение к реализации представленной модели полной системы НСА, и на повестке дня - адаптация к конкретным архивным нуждам уже созданных технологических и программно-аппаратных средств и целенаправленное информационное наполнение электронной системы НСА.
2 Научно-справочный аппарат к документам архива
Картотека – справочник, который содержит сведения о содержании документов на карточках. Карточки располагают в картотеках в зависимости от потребностей организации в информации. Как показывает практика работы архивов организаций, наиболее употребляемой является информация по содержанию организационно-распорядительных документов (приказов по основной деятельности, протоколов, договоров, соглашений, писем и т.д.).
В зависимости от задач по использованию документов могут создаваться предметные и предметно-тематические картотеки.
В предметной картотеке карточки группируют по алфавиту понятий (например, для приказов – по алфавиту наименований участков деятельности: акционирование, производство, сбыт, охрана труда; для писем – по алфавиту наименований организаций-корреспондентов и т.п.)
Целесообразным является создание картотек по личному составу для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового характера.
Карточки должны содержать фамилию, имя, отчество сотрудника организации и поисковые данные (номер фонда, описи, дела и листов) документов, в которых имеются сведения о нем. Карточки систематизируют по фамилиям в порядке алфавита в пределах одинаковых фамилий по алфавиту имен и отчеств.
При создании и применении автоматизированных систем поиска документов и дел в архивах организаций, традиционные правила регистрации и учета документов и дел, как на стадии делопроизводства, так и в архиве, должны быть использованы при разработке программ для ЭВМ.
Такая преемственность облегчит переход работы в архивоведении на новый технический уровень.
Особое место среди архивных справочников занимает историческая справка. Справку составляют при первом поступлении документов фонда в архив организации. В последующем по истечении 5-7 лет целесообразно составлять дополнение к исторической справке.
Историческую справку составляет и подписывает заведующий архивом. В организациях с небольшим объемом дел, образующихся за год, историческую справку можно заменить предисловием к описи дел постоянного хранения.
Историческая справка состоит из трех разделов:
истории фондообразователя;
истории фонда;
характеристики документов фонда.
Первый раздел - история фондообразователя, (в хронологической последовательности) содержит следующие сведения:
даты, номера и заголовки распорядительных документов о создании, преобразованиях и ликвидации организации;
крайние даты деятельности организации;
изменения в названии и деятельности организации;
задачи и функции организации и их изменения;
масштаб деятельности организации и ее место в системе государственного аппарата, отрасли;
структура организации и ее изменения (с указанием дат).
Второй раздел-история фонда, содержит следующие сведения:
Количество дел в фонде и крайние даты дел фонда;
состав документов фонда и крайние даты каждой группы;
время поступления фонда в архив организации;
степень сохранности документов;
изменения в составе и объеме документов фонда;
указание (если организация передает документы на государственное хранение) даты и места передачи дел на государственное хранение (наименование государственного архива; № фонда, присвоенный государственным архивом, ссылка на акт приема-передачи дел, его дату и номер).
Третий раздел-характеристика документов фонда, содержит перечисление видов научно-справочного аппарата к фонду.
В третьем разделе-характеристике документов фонда, перечисляют:
1. основные виды документов;
2. указывают на особенности документирования в данной организации;
3. дают общие сведения об использовании документов (основное содержание и количество справок социально-правового характера, подбора и выдачи документов в структурные подразделения, и т. п.
Справку печатают на общем бланке организации в 4-х экземплярах (3 экземпляра предназначены для государственного архива и передаются вместе с описями при приеме-передаче дел.
3. Система научно-справочного аппарата к архивным документам
Система научно-справочного аппарата к архивным документам архива – это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.
4. Классификация архивной документации
Проблема классификации архивной документной информации – это стержневая проблема современной организации архивного информационного пространства. Поэтому в настоящее время ведется работа по созданию отраслевого классификатора архивной документной информации.
Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организаций и лиц необходимой документной информацией. Документная информация – это сведения, различные данные, содержащиеся в документе.
В практике информационной работы архивные документы, являющиеся первоисточниками сведений о предметах объективной действительности и мыслительной деятельности человека, получили название носителей первичной документной информации.
Различные сообщения о документах, состоящие из описаний, специальных шифров и кодов, называются информацией об информации, или вторичной документной информацией.
Архивные справочники, содержащие вторичную документную информацию, и сами документы, несущие первичную документную информацию, в совокупности составляют архивную информационную среду.
Все архивные справочники, описывающие документную информацию, делятся на обязательные и дополнительные.
Обязательные справочники существуют во всех государственных архивах. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, обзоры документов и другие архивные справочники.
Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов архива, а также складываются исторически (поступившие на постоянное хранение делопроизводственные картотеки, картотеки и перечни документов, выявленных для публикации). К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги.
Принципы построения системы НСА. Основными принципами построения системы НСА являются:
взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях;
неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников;
преемственность НСА ведомственных, государственных и муниципальных архивов.
Плевые два принципа необходимо соблюдать для того, чтобы сделать поиск более эффективным и избегать затрат труда архивиста на дублирование информации.
Если описание и каталогизация фонда проведены в соответствии с принципом взаимосвязи и взаимодополняемости информации, исследователь, ознакомившись с описью фонда и выписав из нее номера единиц хранения по интересующей его теме, обращается затем к соответствующему разделу каталога для более углубленного поиска. В каталоге он находит не только названия единиц хранения, но и заголовки документов и более подробную информацию с указанием на листы единицы хранения, на которых эту информацию можно найти.
Третий принцип очень важен для организации поисковой работы. Он означает, что к созданию всех типов справочников в ведомственных, государственных и муниципальных архивах применяются единые требования и единые методы. Так, описи дел составляются еще в делопроизводстве учреждений под контролем ведомственного архива. Сводные описи (годовые разделы) описей дел постоянного хранения ведомственного архива обязательно утверждаются ЭПК государственного архива и хранятся в государственном архиве как контрольные экземпляры до передачи дел на постоянное хранение. Такой же контроль должен осуществляться за составом ведомственных картотек и других справочников. Все элементы описания, все вспомогательные элементы справочного аппарата к описи должны находиться в строгом соответствии с основными правилами работы ведомственных и государственных архивов.
Структура системы НСА. Система НСА структурного подразделения на вертикальный и горизонтальный уровни. Горизонтальный уровень системы основан на функциональном различии справочников. По функциям справочники системы НСА подразделяются:
на справочники по учету;
справочники по раскрытию содержания документов (информационно-поисковые системы).
Вертикальный уровень системы основан на иерархии классов справочников к следующим комплексам архивных документов:
АФ РФ в целом;
сети архивов;
архиву;
фонду;
делу или отдельному документу.
В соответствии с таким делением можно назвать наиболее распространенные справочники и справочные комплексы к архивным документам.
1. АФ РФ:
Центральный фондовый каталог Росархива и разрабатываемая ранее на его основе автоматизированная система НТИ.
2. Группа архивов отдельного региона:
фондовой каталог субъекта РФ или муниципального образования.
3. Архив:
путеводитель или краткий справочник;
книга поступлений;
список фондов;
листы фондов;
описи;
каталоги;
тематические обзоры;
указатели;
паспорт архива;
4. Фонд:
лист фонда;
опись;
обзор фонда;
каталоги;
указатели;
5. Отдельное дело или отдельный документ:
тематические путеводители;
каталоги;
указатели;
обзоры фондовые и указательные;
внутренняя опись дела;
аннотация;
заверительная надпись.
В практической работе все справочники в результате их классификации по уровням документов получили названия:
межархивные (на уровне АФ РФ и его части); внутриархивные и межфондовый (на уровне фондов или их частей);
внутирфондовые (на уровне фонда или его части).
Подробный перечень справочного аппарата каждого федерального архива России по указанным группам (внутриархивной, межфондовой, внутрифондовой справочники) дается в справочнике «Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат»,опубликовано в 1994 году.
Перспективы развития СНСА. Разработка перспектив дальнейшего оптимального развития системы НСА, опираясь на решение следующих основных проблем.
Оптимизация системы НСА АФ РФ в целом как подсистемы общегосударственной системе научно-технической информации (НТИ).
Оптимизация отдельных подсистем и элементов системы НСА АФ РФ на различных уровнях организации документов: архив - фонд – дело – документ – это уровни «входа» в систему НСА; а также оптимизация системы НСА каждого архива.
Всестороннее обеспечение преемственности НСА государственных архивов и архивов учреждений.
Дальнейшее совершенствование методики создания отдельных типов справочников с учетом их взаимодействия и взаимодополняемости в системе НСА архива.
Система НСА должна строиться на основе единства методов учета и описания документов на едином нормативно-методическом обеспечении, что определяет следующие требования, предъявляемые к ним:
удовлетворят все потребности общества в ретроспективной информации по мере возникновения и поступления запросов в архиве;
ориентироваться в основном на тематический поиск информации;
быть универсальной, т.е. охватывать всю совокупность документов АФ РФ (текстовых, КФФД, технических и др.), независимо от способа закрепления информации;
иметь единую методику составления всех типов и видов справочников;
отличаться взаимосвязью, взаимодополняемостью справочников;
развиваться с учетом дальнейших перспектив применения новейших достижений науки и техники, т.е. автоматизированного ввода и поиска информации.
Исходя из этих требований, основу системы НСА должно составлять «двойное единство»: единство организации документов, которое достигается единством научно-методических основ классификации документов (единая система НСА закрепляет организацию документов и их учет по единицам хранения, фондом, комплексом фонда, архивом);
Единство описания документов, которое достигается единством методики составления справочника.
В настоящее время создание и усовершенствование НСА в каждом архиве происходит дифференцированно. Это означает, что архивисты по разному – подходят к созданию и усовершенствованию справочников фондов различной информативности.
Зависимости от информативности архивные фонды разделяют на 3 категории. Под категорией архивного фонда при этом понимают различную степень информативности материалов этого фонда. Так, к значимым, много аспектным по содержанию и большим фондам, к которым часто обращаются следователи, создаются сложные, высококачественные виды архивных справочников, отличающиеся глубинной и детализацией сведений о содержании документа. Такие справочники создаются фондом I категории.
Более упрощенной НСА создается к фондам II и III категории.