Делопроизводство 6

Русский Гуманитарный Интернет Университет

Библиотека

Учебной и научной литературы

WWW.I-U.RU

ВЫСШЕЕ ОБРАЗОВАНИЕ

серия основана в 1996 г.

Российская академия государственной службы при Президенте РФ

Сибирская академия государственной службы

М.В. КИРСАНОВА

СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

Третье издание

Рекомендовано

Министерством общего и профессионального

образования Российской Федерации

в качестве учебного пособия для студентов

высших учебных заведений, обучающихся

по экономическим специальностям

Москва - Новосибирск

ИНФРА-М- Сибирское соглашение

2003

УДК651.4/.8(075.8)

ББК 65.050.2я73

К 43

Кирсанова М.В.

К 43 Современное делопроизводство: Учеб. пособие. — 3-е изд. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. — 304 с. — (Серия «Высшее образование»).

ISBN 5-16-001.170-6

Предлагаемое учебное пособие основано на изучении и обобщении существующей практики работы с документами и ведения делопроизводства в различных учреждениях государственных и негосударственных форм соб­ственности с учетом нового государственного стандарта РФ ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации».

Пособие предназначено для обучения секретарей-референтов, в помощь руководителям служб делопроизводства, а также для студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент.

ББК 65.050.2я73

ISBN 5-16-001170-6 © Кирсанова М.В., 2000, 2001, 2002

ПРЕДИСЛОВИЕ

Сегодня совершенствование управления производственно-хозяй­ственными системами, повышение уровня организации и эффектив­ности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях дело­производство. Порой руководителями служб делопроизводства ста­новятся люди слабо подготовленные, от чего страдают все работ­ники учреждений. Часто секретарей-референтов обучают на крат­косрочных курсах, по различным учебникам, с использованием устаревших нормативных документов и разным их толкованием, что, конечно, не способствует повышению уровня делопроизводства.

Предлагаемое учебное пособие — результат изучения и обоб­щения существующей практики работы с документами, того ново­го, что есть в этой области в России и за рубежом. Мы использова­ли исследования известных авторов в области делопроизводства В.И. Андреевой, Т.Н. Бондаревой, П.В. Веселова, М.В. Кузнецо­вой, М.Т. Лихачева, А.Н. Соковой; Типовую инструкцию по дело­производству в федеральных органах исполнительной власти, под­готовленную Комитетом по делам архивов и утвержденную реше­нием Правительства РФ от 31 октября 2000 г. № 1547-р; разработанный архивными службами материал «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам докумен­тационного обеспечения»; новый ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицирован­ная система организационно-распорядительной документации» (требования к оформлению документов), который введен в действие с 1 июля 1998 г. во всех федеральных органах государственной вла­сти, органах государственной власти субъектов Российской Феде­рации (включая субъекты Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык), органах местного самоуправления, на предприятиях, в организациях и их объединениях независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности; Закон «Об обращении граждан к депутатам, должностным лицам государственных органов, органов местного управления, руководителям предприятий и организаций в Новоси­бирской области» от 9 июня 1995 г., а также материалы собствен­ных исследований и разработок.

Особое внимание уделяется организационной структуре самих служб делопроизводства, работе секретарей-референтов. Подроб­но рассматривается делопроизводственный процесс, включающий оформление, движение документов, контроль исполнения, поис­ково-справочную и аналитическую работу. В пособии приводятся развернутые характеристики основных нормативов в этой облас­ти. Отдельной темой дается ведение номенклатуры дел, подготов­ка документов для хранения в архиве — это наиболее слабое место в работе организаций.

Учебное пособие «Современное делопроизводство» включает восемь тем:

1. Организация служб делопроизводства.

2. Основные требования к оформлению управленческих (орга­низационно-распорядительных) документов.

3. Ведение делопроизводства в организации, учреждении.

4. Делопроизводство по личному составу.

5.
Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан.

6. Оформление и составление основных видов управленческих документов.

7. Номенклатура дел. Подготовка документов для хранения в архиве.

8. Некоторые рекомендации при печатании текстов служебных документов.

В конце каждой темы для закрепления изучаемого материала предлагаются практические задания, прилагаются образцы офор­мления документов. В конце учебного пособия даны итоговые тес­товые задания по курсу. Этот материал нам представляется осо­бенно важным для самостоятельного изучения курса секретарями-референтами. Mbj обращаем внимание преподавателей, применяющих данное учебное пособие в своей работе, на то, что для формирования у слушателей умений и навыков в области дело­производства им необходимо выполнить все задания, приведенные в конце каждой темы, и использовать приложения.

Тема 1.

ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1. Организационное построение службы делопроизводства

2. Разделение функций между подразделениями делопроизводства и исполнителями

3. Организация работы секретаря-референта

1. Организационное построение службы делопроизводства

Существует три формы организации делопроизводства: цент­рализованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме
организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизу­ются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма
предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структур­ными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них вы­полняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму орга­низации делопроизводства, при которой делопроизводственные опе­рации выполняются в различных структурных подразделениях учреж­дения, с организационной структурой службы делопроизводства, име­ющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной форме
операции выполня­ют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение до­кументов) и децентрализованно (справочно-информационное обслужи­вание, хранение документов, формирование дел).

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом раз­мера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в тер­риториально разобщенных (расположенных, например, в различ­ных районах большого города) выбирают централизованную фор­му. В большинстве же учреждений и организаций используют сме­шанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных дело­производственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

• снизить стоимость делопроизводственных операций;

• улучшить организацию труда делопроизводственного персо­нала и, в частности, внедрить его нормирование;

• обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;

• использовать прогрессивные и производительные техничес­кие средства;

• обеспечить единство организационного и методического ру­ководства.

В современных условиях полностью централизовать делопроиз­водственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесо­образной централизации отдельных функций делопроизводства, та­ких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль ис­полнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отде­лов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осу­ществляет секретарь-референт руководителя.

Если организация или учреждение имеют большой объем доку­ментов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за де­лопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разрабатываемом положении (см. прилож. 1.1).

С целью регламентации делопроизводственного процесса, оп­ределения приемов и способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководите­ля учреждения (см. прилож. 1.2).

2. Разделение функций между подразделениями делопроизводства и исполнителями

Основой организации труда делопроизводственного персонала является глубокое и четкое разделение функций между подразде­лениями и исполнителями. Оно отражается в нормативных доку­ментах — положениях о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкциях их работников.

Положение об отделе делопроизводства разрабатывает руководитель отдела и утверждает руководитель учреждения. Положение о структурном подразделении отдела разрабатывает руководитель это­го подразделения совместно, с руководителем отдела, а утверждает руководитель отдела, управляющий делами или руководитель дру­гого подразделения, в состав которого входит отдел делопроизвод­ства.

Положение об отделе или его структурном подразделении вклю­чает следующие разделы:

• общие положения;

• основные функции и задачи;

• обязанности, права и ответственность руководителя (этот пункт имеет место в том случае, если не разрабатывается долж­ностная инструкция руководителя);

• организация работы;

• управление подразделением.

Положение должно содержать четкие формулировки, не допус­кающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т.д. Пункты положения, определяющие взаимо­отношения отдела делопроизводства с другими подразделениями, должны быть согласованы с этими подразделениями.

При разработке положения об отделе делопроизводства исполь­зуют типовое положение. Его дополняют (при необходимости — сокращают) и корректируют в соответствии с конкретными усло­виями работы данного аппарата управления и его делопроизвод­ственной службы.

Для каждого работника отдела делопроизводства разрабатывает­ся должностная инструкция,
которая определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и обес­печивает условия для его эффективной работы (см. прилож. 1.3).

Инструкция состоит из следующих разделов.

Общая часть.
Устанавливаются основные задачи работника (на­пример, осн9вная задача делопроизводителя — регистрация доку­ментов), порядок замещения должности (т.е. кем назначается и освобождается от должности данный работник), профессиональ­ные требования к работнику (уровень образования, стаж работы, должен знать..., должен уметь...), лицо, которому непосредственно подчинен работник, основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

Функции работника.
Определяются предмет ведения или учас­ток работы, закрепленный за сотрудником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций (на­пример, регистрация документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок по телефону и т.д.).

Обязанности работника.
Указываются обязанности, связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей ин­формации, предполагающие обязательное использование опреде­ленных форм и методов работы (например, периодический конт­роль за формированием дел в структурных подразделениях, прове­дение инструктажей и т.д.), требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий, определяющие порядок испол­нения поручений, этические нормы, которые необходимо соблю­дать в коллективе. Иногда в этом разделе описываются элементы технологии выполняемых работ.

Права работника.
Определяются права работника по реализа­ции порученных ему функций.

Взаимоотношения
(связи по должности). Указываются подраз­деления и работники, от которых исполнитель получает и кото­рым передает информацию, сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д.

Оценка работы.
Перечисляются критерии, позволяющие оце­нить степень выполнения работником своих функций и обязаннос­тей, использования прав и т.д. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения.

Должностную инструкцию подписывает начальник отдела де­лопроизводства и утверждает руководитель или заместитель, ку­рирующий отдел делопроизводства.

3. Организация работы секретаря-референта

Главная фигура делопроизводственного процесса — секретарь-референт.. Его важнейшая задача, которая реализуется при выпол­нении многих функций, — оказание максимальной помощи руко­водителю и экономия его времени.

Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания руководителей, специалистов в значительной мере определяется качеством труда секретаря-референта, которое, в свою очередь, зависит от уровня его организации. На практике секретарь-рефе­рент либо ведет полностью (или в значительной мере) делопроиз­водство аппарата управления или крупного структурного подраз­деления в целом, выполняя при этом функции секретаря руководи­теля, либо выполняет только функции секретаря руководителя. Преобладает первый тип секретарско-референтской деятельности. Труд секретаря-референта характеризуется широтой и разнооб­разием выполняемых функций и операций. Во-первых, секретар­ская деятельность требует умения быстро переключаться с одного вида работы на другой: регистрация документов, телефонные пе­реговоры, машинопись, работа с факсом, прием посетителей и т.д. Во-вторых, секретарь-референт в течение рабочего дня общается с относительно большим кругом лиц. В-третьих, секретарь-референт помимо поручений непосредственного руководителя по роду сво­ей деятельности нередко должен выполнять поручения других лиц. Такое положение создает дополнительные трудности в работе сек­ретаря-референта, и поэтому его обязанности и права должны быть особенно строго определены и закреплены в должностной инст­рукции.

Наличие должностной инструкции — важнейшая предпосылка рациональной организации секретарской деятельности. Рассмот­рим особенности должностной инструкции секретаря-референта (см. прилож. 1.4).

В разделе «Общие положения» должен быть строго ограничен круг лиц, которым непосредственно подчинен секретарь. Оптималь­ное решение — непосредственное подчинение секретаря-референта одному лицу. Должен быть приведен максимально полный пере­чень инструктивно-методических документов, которыми руковод­ствуется секретарь-референт в своей деятельности, справочных и иных пособий.

Следует определить требования не только к профессиональной грамотности секретаря-референта, но и к его профессиональному умению (например, печатать, оформлять документы, пользоваться множительной техникой, владеть компьютером и т.д.).

В разделе «Функции и задачи секретаря-референта» необходимо в общем плане изложить главные направления деятельности секре­таря-референта. Например:
прием и регистрация документов; пред­варительное рассмотрение документов; контроль за исполнением документов; доставка документов; отправка всех видов служебной корреспонденции; прием и передача телетайпограмм; прием и пере­дача телефонограмм; учет явки сотрудников на работу; выполнение машинописных работ; организация приема посетителей; ведение протоколов (стенограмм) совещаний у руководителя; оформление листов временной нетрудоспособности; оформление и регистрация командировочных удостоверений; контроль за формированием дел в подразделениях; контроль за состоянием рабочего места руково­дителя; выполнение поручений руководителя и т.д.

С исчерпывающей полнотой должны быть определены обязан­ности секретаря по каждой из выполняемых им функций (делопро­изводство, машинопись, связь, прием посетителей, обслуживание ру­ководителя и т.д.). При перечислении обязанностей, которые долж­ны излагаться ясно, четко и недвусмысленно, целесообразно указывать действия, вытекающие из тех или иных условий или ре­зультатов выполнения установленных обязанностей.

В разделе «Ответственность секретаря-референта» следует ука­зать ответственность, которую несет секретарь за неполное или неправильное выполнение своих обязанностей, за неправильное использование или неиспользование своих прав. При этом следует иметь в виду, что в аппарате управления не бывает работ, за вы­полнение которых никто не несет ответственность.

Помимо работы с документами секретарь в большинстве слу­чаев выполняет функции, связанные с организацией приема посе­тителей, подготовкой и участием в проведении совещаний и засе­даний, ведет телефонные переговоры, занимается машинописью и' ксерокопированием документов.

Организация приема посетителей — одна из важнейших функ­ций секретаря. При ее выполнении секретарь обязан проявлять так­тичность, умение вступать в контакт с посетителями, самостоятель­но решать некоторые вопросы. Следует различать три группы лиц, с которыми руководитель поддерживает постоянные или разовые контакты, — это сотрудники учреждения, представители других организаций, граждане, которых руководитель принимает при ре­шении вопросов, относящихся к компетенции возглавляемого им учреждения.

Организуя прием сотрудников, целесообразно придерживаться следующих рекомендаций.

Руководитель должен информировать секретаря-референта о лицах, которые могут быть им приняты в любое время без предва­рительной договоренности. Прием остальных работников руково­дитель, как правило, осуществляет в установленные часы, о кото­рых секретарь-референт обязан информировать соответствующий контингент сотрудников. По желанию руководителя секретарь-ре­ферент может вести предварительную запись работников, что по­зволит сократить время ожидания приема; с этой же целью секре­тарь-референт может пригласить работника по телефону.

Если работник настаивает на необходимости встречи с руково­дителем в не отведенное для приема время, секретарь-референт обязан доложить об этом руководителю, сообщив фамилию работ­ника и существо интересующего его вопроса; в дальнейшем сек­ретарь-референт действует согласно указаниям руководителя, ин­формируя о них сотрудника.

Организуя прием работников других учреждений, секретарь-референт обязан выяснить, согласована ли заранее (письменно или по телефону) встреча данного лица с руководителем. Если встреча согласована, то секретарь информирует руководителя о прибытии данного лица, при необходимости напоминает ему об этом и в дальнейшем поступает в соответствии с его указаниями. Если предварительной договоренности не было, секретарь выяс­няет, из какой организации прибыло данное лицо, его фамилию, существо вопроса и, оценив полученную информацию, может направить это лицо в структурное подразделение. Если же воп­рос может решить только руководитель, секретарь-референт док­ладывает руководителю и действует в дальнейшем в соответствии с его указаниями.

Ни при каких обстоятельствах секретарь-референт не должен направлять прибывших лиц к руководителю без предварительного уведомления. Представляя посетителя, секретарь-референт должен четко назвать его фамилию, должность, организацию.

Во время приема следует переключить телефон руководителя на секретаря-референта.

Если в заранее назначенное для приема время руководитель от­сутствует по причинам, известным секретарю-референту, то сек­ретарь-референт обязан от имени руководителя извиниться, объяс­нить причину его отсутствия (задержки) и согласовать время сле­дующей встречи.

Существенно отличны от изложенных обязанности секретаря по организации приема граждан. В большинстве случаев он вы­полняет следующие функции:

• ведет регистрацию граждан, желающих быть принятыми руководителем, при этом в регистрационной форме (карточке) ука­зываются сведения о посетителе и представленные им документы. Опытный секретарь-референт может указать на отсутствие доку­ментов, необходимых для рассмотрения дела;

• обеспечивает порядок в приемной во время приема (регули­рует очередность, подбирает по требованию руководителя необхо­димые документы, приглашает работников аппарата и т.д.);

• при необходимости ведет запись беседы руководителя с ли­цом, прибывающим на прием, делает отметки о ходе рассмотрения дела в карточке или журнале.

Значительную часть рабочего дня секретаря-референта зани­мают телефонные переговоры. При этом для экономии рабочего времени руководителя секретарь-референт должен переадресо­вывать телефонные вызовы, если это возможно, другим работни­кам аппарата управления. Весьма живуча тенденция обращаться к руководителям с второстепенными вопросами. Секретарю-ре­ференту требуется опыт, такт и авторитет, чтобы четко и, глав­ное, с пользой для дела регулировать телефонные обращения к руководителю.

При отсутствии руководителя секретарь-референт записывает должность, фамилию, телефон абонента и при возможности инте­ресующие его вопросы, а затем докладывает руководителю.

Секретарь-референт по телефону обязан дать исчерпывающую информацию о часах приема, наличии или отсутствии руководите­ля на рабочем месте, а в некоторых случаях — о месте его пребы­вания и времени возвращения.

В каждом учреждении может быть круг сведений, которые по телефону не сообщаются. В этом случае секретарь-референт рекомендует абоненту обратиться к руководителю письменно или лично.

Стиль телефонного разговора должен быть кратким и тактич­ным, а содержание — исчерпывающим, не допускающим двойно­го или превратного толкования.

При подготовке и проведении совещания функции секретаря-референта могут быть следующими:

• информирование приглашаемых о месте, времени, повестке дня, докладчиках и т.д. (с этой целью используются телефон, ра­дио, личные контакты, громкоговорящая связь, объявления, при­глашения, лист оповещения и т.п.);

• подготовка списка участников и обеспечение приглашен­ных необходимыми материалами и письменными принадлежно­стями;

• оформление доклада руководителя, подготовка иллюстра­тивных материалов;

• регистрация участников и доклад руководителю о количестве участников, опоздавших, отсутствующих, причинах неявки и т.п.;

• ведение протокола или стенограммы совещания;

• подбор материалов для руководителя;

• выполнение оперативных поручений руководителя, получен­ных в ходе совещания;

• оформление протокола (стенограммы), его размножение и рассылка участникам совещания, контроль за исполнением приня­тых решений.

Качество секретарского обслуживания прямо зависит от уровня подготовки секретаря-референта. В России создана и развивается сеть учебных заведений начального профессионального образования, осуществляющих подготовку этой категории работников.

Задания

1. Расскажите о трех формах организации делопроизводства в учреждениях.

2. Расскажите о целях и задачах службы делопроизводства, фун­кциях, правах и ответственности.

3. Объясните, для чего нужна инструкция по делопроизводству в организации. Составьте приказ об утверждении инструкции по делопроизводству в организации.

4. Какие основные требования предъявляются секретарю-рефе­ренту в современных условиях?

5. Составьте формуляр-образец должностной инструкции, рас­кройте основные разделы инструкции, расскажите об обязаннос­тях руководителя службы делопроизводства.

Приложения

Приложение 1.1
Примерное положение о структурном подразделении

по делопроизводству

Герб РФ (если государственное учреждение) Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ Директор организации Подпись И.И. Петров Дата

Документационное обеспечение управления

ПОЛОЖЕНИЕ

00.00.0000
№ ______________

1. Общие положения

1.1. Документационное обеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), дей­ствующая на правах самостоятельного структурного подразделе­ния, подчиненного непосредственно руководителю.

1.2. В состав службы ДОУ, как правило, включаются отдел де­лопроизводства (приемная, секретариат руководителя, секретари­аты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протоколь­ное бюро), канцелярия (экспедиция, машинописное бюро, копиро­вально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем граждан, отдел совершенствования работы с документами и вне­дрения технических средств, центральный архив.

1.3. Работа службы ДОУ регламентируется положением о ней, которое разрабатывается на основе настоящего Положения. Дея­тельность работников службы ДОУ регламентируется должност­ными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделе­ние труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются служ­бой ДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач службы ДОУ должностные инст­рукции пересматриваются.

1.4. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законо­дательными и иными нормативно-правовыми актами органов го­сударственной власти и управления Российской Федерации, пра­вилами, инструкциями, методическими рекомендациями учрежде­ний ГАС Российской Федерации и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управ­ления.

1.5. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалис­тами с высшим или средним специальным образованием соответ­ствующего профиля.

1.6. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

2. Цели и задачи службы ДОУ

Основными целями службы ДОУ являются организация, руко­водство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следую­щие задачи:

• совершенствование форм и методов работы с документами;

• обеспечение единого порядка документирования, организа­ция работы с документами, построение поисковых систем;

• контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормати­вами;

• сокращение документооборота, количества форм докумен­тов;

• разработка и внедрение нормативных и методических доку­ментов по совершенствованию документационного обеспечения организации;

• участие в разработке и внедрении прогрессивных техноло­гий документационного обеспечения управления на базе примене­ния вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров.

3. Функции службы ДОУ

В соответствии с возложенными задачами в функции службы ДОУ входит следующее:

3.1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифи­цированных форм документов организации, внесение в них изме­нений.

3.2. Осуществление обработки, регистрации документов и учеб­но-справочной работы по документам.

3.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляе­мых на подпись руководству.

3.4. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информиро­вание руководства по этим вопросам.

3.5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектиро­вание бланков документов.

3.6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документов инфор­мации.

3.7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жало­бам граждан.

3.8. Организация контроля за работой с документами в струк­турных подразделениях.

3.9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствова­нию форм и методов работы с документами, а также по повыше­нию исполнительской дисциплины.

3.10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив.

3.11. Организация работы архива в соответствии с законодатель­ством по архивному делу Российской Федерации, правилами, ин­струкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации.

3.12. Повышение квалификации работников службы ДОУ, про­ведение совещаний и консультирование по вопросам, относящим­ся к их компетенции.

3.13. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.

4. Права и ответственность службы ДОУ

4.1. Служба ДОУ имеет право:

4.1.1. Осуществлять контроль за сокращением избыточной ин­формации в организации и подведомственной системе и прини­мать к этому соответствующие меры.

4.1.2. Требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в орга­низации и контролировать выполнение этих правил.

4.1.3. Запрашивать у структурных подразделений и организа­ций сведения, необходимые для работы.

4.1.4. Проводить проверки организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.

4.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов струк­турных подразделений к подготовке проектов документов по по­ручению руководства.

4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, под­готовленные с нарушением установленных требований.

4.1.7. Совместно с вычислительным центром определять про­цессы документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.

4.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4.1.9. Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников.

4.1.10. Вносить руководству предложения о применении админис­тративных мер во всех случаях нарушений подразделениями и долж­ностными лицами установленных правил работы с документами.

4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, ка­сающихся состояния работы с документами, а также совершенство­вания форм и методов работы с ними.

4.1.12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

4.2. Служба ДОУ несет ответственность за:

4.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с докумен­тами в организации.

4.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблю­дение необходимых условий труда работников.

5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими

структурными подразделениями

5.1. Со структурными подразделениями — по вопросам доку­ментационного обеспечения.

5.2. С юридической службой — по правовым вопросам, связан­ным с подготовкой документов.

5.3. Со службами кадров, труда и заработной платы и с соответ­ствующими научно-исследовательскими организациями — по воп­росам подбора и расстановки кадров и повышения их квалифика­ции в условиях широкого использования вычислительной и орга­низационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствованием сти­ля и методов работы с документами.

5.4. Со службами хозяйственного обслуживания — по вопро­сам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностя­ми, бытового обслуживания работников службы ДОУ.

5.5. С вычислительным центром — по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий и применения средств вычислительной техники, оперативной обработки инфор­мации и соблюдения требований нормативно-методических доку­ментов.

Начальник управления Подпись
Г.П.Петров

Приложение1.2
Примерная инструкция по делопроизводству

УТВЕРЖДАЮ Приказ директора (или поста­новление главы администра­ции области, района и т.д.) От____________ №____________

Инструкция по делопроизводству в ___________________________

Наименование организации

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству подготовлена_____________

______________________________________________________________

Наименование отдела

отделом с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления путем эффективности техноло­гии работы с документами. Инструкция устанавливает общие тре­бования к работе организационно-распорядительных документов на основе ГОСТ Р 6.30-97.

1.2. Инструкция по делопроизводству устанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражи­рования), контроля исполнения, хранения и использования доку­ментов.

1.3. Положения инструкции распространяются как на традици­онное делопроизводство, так и на организацию работы с докумен­тами, создаваемые средствами вычислительной техники, машино-печатаемые и др., независимо от их носителей.

Компьютерные технологии обработки документной информа­ции должны отвечать требованиям инструкции по делопроизвод­ству.

1.4. Контроль за соблюдением правил работы с документами в организации возлагается на ____________________________от­дел.

Наименование отдела

2. Документация организации

Деятельность организации обеспечивается системой взаимосвязан­ных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется руководите­лем организации. Организация издает следующие распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, указания, инст­рукции.

3. Правила подготовки и оформления документов

3.1.

Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создание управленческих документов.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблю­дать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью вычислительной техники, каче­ство документов как источников информации.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов для данного вида документов.

3.2.

Бланки документов

Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, распо­ложенных согласно ГОСТ Р 6.30-97.

Устанавливаются два основных формата бланков докумен­тов — А4 и А5; допускается использование бланков формата A3 и А6 по ГОСТ 9327.

Бланки документов должны иметь поля не менее: левое и ниж­нее — 20 мм, правое — 10 мм, верхнее — 15 мм.

Документы, составляемые от имени двух или более организа­ций, оформляются без бланков.

3.3.

Оформление реквизитов документов

3.3.1. Изображение Государственного герба Российской Феде­рации помещается на верхнем поле документа (письмо, постанов­ление, распоряжение, протокол и др.).

3.3.2. Наименование организации указывается в полном соот­ветствии с положением о ней (или уставом).

3.3.3. Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения. Указываются на блан­ках служебного письма, справок.

3.3.4. Наименование вида документа должно соответствовать компетенции организации, а также видам документов, предусмот­ренным УСОРД.

3.3.5. Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утвеждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько орга­низаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подпи­сания.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а так­же даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. День месяца, месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точками, год — четырьмя арабскими цифрами. Например:
05.01.2000. Допускается оформление даты в такой пос­ледовательности: год, месяц, день месяца. При подготовке норма­тивных и финансовых документов допускается словесно-цифро­вой способ оформления даты (без кавычек). Например:
8 апреля 1999г.

3.3.6. Подпись документа

Документы, направляемые в вышестоящие организации, под­писываются руководителем, а в его отсутствие — исполняющим обязанности руководителя. Документы, направляемые сторонним организациям, подписываются руководителем или его заместите­лем. В состав подписи входят: наименование должности подписы­вающего документ, личная подпись и ее расшифровка. Например:

Начальник управления Подпись
Г.В. Петров

Документы коллегиальных органов подписываются председатель­ствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не долж­ности вошедших в нее лиц, а их обязанности в составе комиссии.

При подписании документа несколькими должностными лица­ми их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании до­кумента несколькими лицами равных должностей их подписи рас­полагаются на одном уровне.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на про­екте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подпи­сывающего документ, и его фамилию. Не допускается подписы­вать документы с предлогом «за» или с проставлением косой чер­ты перед наименованием должности.

3.3.7. Согласование документа

При необходимости оценки обоснованности документа и его соответствия действующему законодательству проводится согла­сование документа. Согласование может проводиться как внутри организации, так и вне ее.

Гриф согласования документа оформляется ниже подписи дол­жностного лица, подписавшего документ, и состоит из слова «СО­ГЛАСОВАНО», указания должности лица, с которым согласовы­вается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты со­гласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Глава территориальной администрации

____________________района

Наименование района

Личная подпись
А. С. Сидоров

Дата

При внешнем согласовании подпись заверяется печатью. Если согласование осуществляется письмом, протоколами и др., гриф согласования необходимо оформить следующим образом:

согласовано

Письмо Сибирской академии

государственной службы

от 10.02.2000 № 305/10

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания ученого совета

Сибирской академии государственной

службы

от 15.03.2000 №12

3.3.8. Согласование проектов документов

Оформляется путем визирования должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку под­писи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости — долж­ность визирующего. Например:

Начальник контрольно-правового управления

Личная подпись
В.А. Петров

20.01.2000

При наличии замечаний к документу визу необходимо оформить следующим образом:

Замечания прилагаются

Личная подпись
А.П. Аксенов

12.02.2000

или

Замечания прилагаются

Начальник финансового управления

Личная подпись
Г.В. Иванов

20.02.2000

Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в организации, ниже подписи на лицевой стороне последнего лис­та документа. Проекты постановлений, распоряжений, решений коллегиальных органов визируются на первом экземпляре на обо­ротной стороне последнего листа документа.

3.3.9. Утверждение документа

Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются руководителем или его заместителями.

Грифы утверждения оформляются следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Глава администрации

____________района

Наименование

Личная подпись
И.И. Завьялов

01.12.2000

или

УТВЕРЖДЕНО

Постановление главы

администрации ___________района

Наименование

от 20.01.2000 №45

3.3.10. Адресование документа

Документы адресуются в организации, их структурные подраз­деления или конкретному должностному лицу.

При адресовании документа в организацию или структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в- именительном падеже. Например:

Администрация _______________области

Наименование

Контрольно-правовое управление

При направлении документа должностному лицу название орга­низации указывается в именительном падеже, а должность и фа­милия адресата — в дательном. Например:

Министерство образования РФ

Управление делами

Главному специалисту

Григорьеву А.В.

При адресовании документа руководителю организации наиме­нование ее входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Главе администрации

______________области

Наименование

Иванову И.И.

При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия необходимо указывать обобщенно. Например:

Администрациям районов, городов

Новосибирской области

Полный почтовый адрес указывается при направлении доку­мента разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми пра­вилами. Например:

Редакция газеты

«Советская Сибирь»

630105, г. Новосибирск

ул. Немировича-Данченко, 102

Документ не должен содержать более четырех адресатов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.

Адрес не проставляется на документах в вышестоящие органи­зации и постоянным корреспондентам.

Слово «Копия» в адресате не указывается.

3.3.11. Резолюция

В резолюции дается указание на исполнение документа.

В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель, фамилия которого, как правило, указана в резолюции первой.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, подпись ав­тора резолюции, дата.

3.3.12. Оформление приложений к документу

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то от­метка о них оформляется следующим образом: ' Приложение: на 12 л. в 4 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечис­лить их названия, указать количество листов и экземпляров каждо­го. Например:

Приложения: 1. Положение о комитете по начальному профес­сиональному образованию — на 6 л. в 1 экз.

2. Положение об отделе воспитательной работы и социальной защиты комитета — на 4 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не ука­зывается.

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Приложения оформляются на стандартных листах и имеют все необходимые реквизиты.

На приложении к распорядительному документу в правом вер­хнем углу следует делать отметку с указанием названия распоря­дительного документа, его даты и номера. Например:

Приложение 2

к постановлению главы

администрации

от 12.02.2000 №205

3.3.13. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фами­лию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Напри­мер:

Кирсанова или
Кирсанова Мария Владимировна

173355 173355

Такая отметка обязательна в служебных письмах, кроме иници­ативных писем, направляемых в вышестоящие организации.

3.4. Порядок подготовки и оформления проектов документов

3.4.1. Проекты постановлений, распоряжений, приказов разра­батываются должностными лицами в соответствии с поручением руководителя или в инициативном порядке.

Первый экземпляр проекта визируется должностным лицом, разработавшим данный проект, руководителем структурного под­разделения, руководителем юридической службы, другими струк­турными подразделениями, организациями с учетом вопросов, рас­сматриваемых в проекте. Проекты постановлений, распоряжений главы администрации области, края, города подготавливаются со­гласно инструкции указанных администраций.

Тексты постановлений, приказов, как правило, состоят из кон­статирующей и распорядительной части. В констатирующей ча­сти излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием распорядительного документа является законода­тельный акт, нормативный или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются: автор документа, назва­ние документа, дата, номер и заголовок. В пунктах распоряди­тельной части указываются: исполнители, действия и сроки ис­полнения предполагаемых действий. В последнем пункте рас­порядительного документа необходимо указать должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа в целом.

Проекты распорядительных документов передаются на подпись руководителю через службу ДОУ (документационного обеспече­ния управления), которая несет ответственность за правильность их оформления.

Распорядительные документы нумеруются порядковыми номе­рами в пределах календарного года.

3.4.2. Протокол — документ, в котором фиксируются обсужде­ние вопросов и принятые решения на собраниях, совещаниях, кон­ференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части заполняются реквизиты: председатель, секре­тарь, количество присутствовавших, повестка дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствую­щих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схе­ме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Доклады, решения прилагаются к протоколу.

3.4.3. Тиражирование документов

При определении количества экземпляров тиражируемых доку­ментов следует исходить из необходимости своевременного дове­дения их до организаций и должностных лиц, которых данный до­кумент касается. Тираж определяет ответственный исполнитель, согласуя его с руководителем службы ДОУ.

При подготовке документов с помощью средств вычислитель­ной техники оформление также осуществляется на основании еди­ных правил согласно ГОСТ Р 6.30-97.

4.
Порядок прохождения документов внутри организации

4.1. Регистрация документов

4.1.1. Регистрация документов — фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем порядкового номера (начиная с начала календарного года) и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в ре­гистрационных карточках.

4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядитель­ные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), как создаваемые в организации, так и поступающие из других органи­заций и от частных лиц. Регистрации подлежат как письменные, так и печатные документы.

4.1.3. Документы регистрируются в карточках учета (или при помощи технических средств). При регистрации обязательны сле­дующие реквизиты: автор документа (корреспондент), название документа, дата, регистрационный номер, краткое содержание, резолюция руководителя, дата фактического исполнения докумен­та, отметка о направлении документа в дело, подпись исполните­ля, подтверждающая указание о наличии приложений, указание о промежуточных сроках исполнения, о переносе сроков исполне­ния, отметка о прохождении документа, оценка исполнения, срок хранения документа.

4.1.4. Документы в организации региструются один раз: посту­пающие — в день поступления, создаваемые — в день утвержде­ния или подписания, отправляемые — в день их отправления.

Отдельно регистрируются: постановления, распоряжения, при­казы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, служебная переписка, решения коллегий и др.

Регистрация документов осуществляется службой ДОУ.

При карточной системе учета печатается четыре карточки: спра­вочная, контрольная, по вопросам, по географии. При учете писем граждан необходима картотека по алфавиту. (Если регистрация ведется через персональный компьютер, то одна карточка выво­дится на бумажную основу.)

5.
Контроль исполнения документов

Целью контроля является обеспечение своевременного и каче­ственного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы. Контроль за исполнением документа возлагается на контрольную службу ДОУ.

5
./. Сроки исполнения документов

Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа или с даты поступления.

Дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более чем в месячный срок.

Изменение срока исполнения устанавливается руководителем. Изменения вносятся в регистрационную карточку.

Документ считается исполненным и снимается с контроля пос­ле выполнения заданий, проработки вопросов, подготовки сооб­щений. На документе проставляется отметка об исполнении, под­пись лица, подтверждающего исполнение, дата.

5.2. Система учета контрольных документов

Контроль исполнения документа строится на базе регистраци­онных данных.

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполне­ния, по исполнителям и по группам документов. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения срока исполнения (пред­варительный контроль) в следующем порядке: по заданиям после­дующих лет — не реже одного раза в год; по заданиям последую­щих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц, по заданиям текущего месяца — каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом пересылаются два экземпляра ре­гистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточ­ки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

Справки о состоянии исполнительской дисциплины составля­ются не реже одного раза в месяц. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации по исполнению документа. Для удобства работы ис­полнители могут завести папки для исполнения документов «Сроч­но», «На подпись», «На отправку» (или это ввести в программу компьютера).

6.
Составление номенклатуры дел

6.1. Каждый отдел, структурное подразделение организации на каждый год составляют свою номенклатуру дел. Служба ДОУ при­сваивает структурному подразделению индекс, например:
прием­ная руководителя — 02.

Номенклатура дел организации составляется по форме, опреде­ленной Государственной архивной службой РФ, на основе номен­клатур дел структурных подразделений и утверждается руководи­телем организации.

6.2. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документа. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме от­ражать основное содержание и состав документов дела. Не допус­кается употреблять неконкретные формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.д.

Заголовок дела состоит из следующих элементов: названия вида дела (переписка, протоколы, приказы и т.д.), названия структурного подразделения и краткого содержания документов дела.

6.3. Формирование дел

Дела формируются в организации децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях. За формирование дел отвечают ру­ководители структурных подразделений. Контроль за правильнос­тью формирования дел осуществляет служба ДОУ. При формиро­вании дел необходимо соблюдать следующие правила:

• помещать в дело только исполненные документы в соответ­ствии с заголовком дела по номенклатуре дел;

• помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

• группировать в деле документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

• группировать отдельно документы постоянного хранения и временных сроков хранения.

В дело должны помещаться документы, подлежащие возврату, лиш­ние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов.

Номер дела, в которое должен быть подшит документ, опреде­ляет исполнитель.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы оперативного характера (о ко­мандировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

Протоколы располагаются в хронологическом порядке по но­мерам.

Обращения граждан по вопросам работы организации и все до­кументы по их рассмотрению формируются отдельно от обраще­ний граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: доку­мент-ответ нумеруется следом за документом-запросом. При во­зобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

6.4. Экспертиза ценности документа, оформление дел, состав­ление описей дел, оперативное хранение документов и дел, пере­дача дел на архивное хранение осуществляются согласно прави­лам, утвержденным Государственной архивной службой РФ.

Примечание.
Примерная инструкция по делопроизводству дана без учета осо­бенностей конкретной организации. Но при составлении конкретной инструк­ции Примерная инструкция должна служить основой, так как она составлена с учетом Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ и ГОСТ Р 6.30-97.

К конкретной инструкции необходимо приложить образцы регистрационных карточек входящей и отправляемой корреспонденции, внутренних документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и т.д.), обращений граж­дан, образцы справок о состоянии работы с документами, форм номенклатуры дел, актов об уничтожении документов, а также перечень документов, на которых ставится печать. Для подготовки этих приложений можно использовать об­разцы, которые приведены в данном пособии.

Инструкция утверждается постановлением главы администрации, приказом руководителя организации и под роспись дается каждому работнику для соблю­дения им правил работы с документами.

Приложение 1.3

Примерная должностная инструкция руководителя канцеля­рии, общего отдела, секретариата

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель

______________________________ ______________В.И. Петров

Наименование организации Подпись

Дата

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

руководителя канцелярии (общего отдела, секретариата)

1. Общие положения

Назначение должности

Документационное обеспечение несекретного делопроизводства в организации.

Структура взаимодействия

Подчиняется непосредственно руководителю предприятия.

Руководит работой сотрудников канцелярии: ведущего специа­листа, инспектора и четырех делопроизводителей.

Взаимодействует с заместителями руководителя, помощниками, начальниками отделов, секретарями-референтами по вопросам орга­низации делопроизводства, работы информационной техники, мате­риального обеспечения канцелярии, приемных руководителя и его заместителей.

Нормативные документы

В своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, зако­нами Российской Федерации, нормативными и распорядительными актами Президента РФ, Федерального Собрания, Правительства РФ, законами и иными нормативными и правовыми актами области, Инструкцией по делопроизводству, Положением о канцелярии.

Назначение и освобождение

Назначается и освобождается от должности в порядке, установ­ленном в организации в соответствии с действующим законода­тельством, регулирующим трудовые отношения.

2.
Обязанности

2.1. Обеспечивает организацию и координирует работу сотруд­ников канцелярии, разрабатывает их должностные обязанности, определяет степень ответственности.

2.2. Участвует в разработке проектов нормативных актов, выра­ботке порядка работы с документами, вносит предложения по его совершенствованию в организации.

2.3. Участвует в формировании задач, подготовке и освоении программ, обеспечивающих использование современных техноло­гических средств обработки и накопления информации.

2.4. Взаимодействует по направлениям своей работы со специа­листами структурных подразделений организации.

2.5 Оказывает методическую помощь и организует обучение секретарей-референтов по ведению делопроизводства с несекрет­ными документами.

2.6. Обеспечивает своевременную регистрацию внутренних документов, входящей и исходящей корреспонденции, ее переад­ресовку и отправку.

2.7. Осуществляет контроль за своевременным информирова­нием руководителей о сроках исполнения документов.

2.8. Проводит анализ документооборота и состояния исполни­тельской дисциплины.

2.9 Организует подписку на периодические издания в организа­ции и получение их руководителями организации. 2.10. Организует архивную работу в организации:

• координирует работу по составлению сводной номенк­латуры дел;

• ведет архивное дело по документам руководителя;

• координирует работу по подготовке и сдаче документов орга­низации на постоянное хранение в государственный архив.

2.11. Повышает свой профессиональный уровень с отрывом (или без отрыва) от основной работы.

2.12. Соблюдает установленные в организации правила внут­реннего трудового распорядка, обеспечивает сохранение информа­ции, поступившей в канцелярию.

3.
Права

Имеет право:

3.1. Обращаться к руководителю, его заместителям, начальни­кам отделов по вопросам организации делопроизводства, испол­нительской дисциплины, работы оргтехники.

3.2. Представлять канцелярию в структурных подразделениях организации по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии.

3.3. Получать от руководителя, его заместителей информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей и разо­вых заданий.

3.4. Вносить предложения по совершенствованию методов ра­боты канцелярии.

3.5. Вносить предложения по вопросам:

• изменения штатного расписания канцелярии;

• поощрения сотрудников канцелярии;

• подбора и расстановки кадров в канцелярии, повышения их квалификации.

3.6. Запрашивать информацию от структурных подразделений организации, относящуюся к сфере деятельности.

3.7. Проходить подготовку и повышение квалификации за счет средств организации.

3.8. Знакомиться с материалами своего личного дела и отзыва­ми о своей работе.

4.
Ответственность

За неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обя­занностей, разглашение сведений, известных в связи с исполнением служебных обязанностей, несет ответственность согласно КЗоТ РФ.

5. Профессиональные качества и знания

Знания

1. Основные положения Конституции РФ.

2. Кодекс Законов о труде РФ.

3. Устав области.

4. Закон области «О государственной службе области».

5. ЕГСДОУ, ГОСТ Р 6.30-97, требования к оформлению орга­низационно-распорядительных документов.

6. Инструкции по работе с документами в организации.

7. Положение, устав организации.

8. Правила внутреннего распорядка.

9. Правила эксплуатации оргтехники.

Умение и качества

1. Представительские качества.

2. Ответственность.

3. Настойчивость.

4. Инициативность.

5. Умение оперативно принимать решения.

6. Наличие опыта руководящей работы.

7. Организаторские способности

8. Умение создавать конструктивную рабочую обстановку в коллективе.

9. Эмоциональная устойчивость.

6. Квалификационные требования

Образование

— высшее, желательно — высшее управленчес­кое. Кроме того, повышение квалификации не менее одного раза в пять лет по специальности «Делопроизводство» (не менее 72 ч) или переподготовка по специальности «Государственное и муни­ципальное управление» (500 ч).

Зам. руководителя Подпись
И.И. Петров

Дата

Приложение 1.4

Примерная должностная инструкция

секретаря-референта

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель

_____________________________________

Наименование организации

Подпись
И.И. Петров

Дата

Наименование организации

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

секретаря-референта

Дата

1.
Общие положения

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

1.2. Основными задачами секретаря-референта являются орга­низационное и документационное обеспечение управленческой

деятельности.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно дирек­тору предприятия.

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

законодательными актами РФ;

Уставом предприятия;

Положением о функциональных службах предприятия; приказами (указаниями) руководства предприятия; нормативно-методическими материалами по организации дело­производства;

настоящей должностной инструкцией.

1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами: перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйствен­ной деятельности;

организации работы с документами, составления документа­ции;

организации управленческого труда;

применения средств вычислительной и организационной тех­ники;

перевода служебной документации на иностранный язык ком­мерческого партнера;

культуры труда и служебной этики;

охраны труда, техники безопасности и противопожарной за­щиты.

2.
Функции

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

2.2. Методическое руководство и контроль за организацией де­лопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предпри­ятия.

2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.

2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

2.5. Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).

3. Должностные обязанности

Секретарь-референт должен:

3.1. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль испол­нения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

3.2. Контролировать качество подготовки, правильность состав­ления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

3.3. Осуществлять контроль исполнения документов и поруче­ний руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.

3.4. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

3.5. Осуществлять оперативную связь со сторонними организа­циями (как коммерческими, так и государственными) и отдельны­ми гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т.п.).

3.6. Вести прием посетителей.

3.7. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:

оформление приказов по личному составу;

оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;

оформление трудовых книжек;

оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

оформление командировочных документов;

оформление листов нетрудоспособности;

ведение табеля учета рабочего времени;

выдача справок о трудовом стаже и заработной плате.

3.8. Обеспечивать выполнение машинописных и копировальных

работ.

3.9. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.

3.10. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хра­нение или уничтожение.

3.11. Выполнять отдельные поручения руководства, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.

4.
Права

Секретарь-референт имеет право:

4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые ма­териалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подго­тавливаемых с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ Р 6.30-97), международных правил оформ­ления документов (ISO).

4.4. Визировать документы управленческой деятельности в рам­ках своей компетенции.

4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улуч­шению документационного обеспечения деятельности предприя­тия, совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех докумен­тов, образующихся в процессе деятельности предприятия.

4.7. Работать с документами, имеющими гриф «Для служебно­го пользования».

4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) пред­приятия по вопросам проверки исполнения документов и представ­ления необходимой информации руководству.

5.
Ответственность

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руко­водству предприятия.

5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.

5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имею­щих гриф «Для служебного пользования».

5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обя­занностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

Зам. Руководителя Подпись
А.П. Сидоров

Тема 2.

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ

(ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ) ДОКУМЕНТОВ

1. Основные положения по документированию управленческой деятельности

2. Унификация и стандартизация управленческих документов

3. Виды документов и их классификация

4. Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов

1. Основные положения по документированию

управленческой деятельности[1]

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носи­телях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Доку­ментирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефоно­граммы, машинограммы), а также на искусственных языках с ис­пользованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнит­ные ленты, карты, дискеты и др.).

Состав управленческих документов определяется компетенци­ей и функциями организации, порядком решения вопросов, объе­мом и характером взаимосвязей с другими организациями и за­крепляется в табеле документов. Единство правил документирова­ния управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицирован­ных систем документации (УСД).

Унифицированные системы документации — это комплекс вза­имоувязанных документов, созданных по единым правилам и тре­бованиям, содержащих информацию, необходимую для управле­ния в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным до­кументам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управ­ления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, ин­струкции.

Решения, постановления
и приказы
издают во всех случаях, ког­да необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения
и указания
издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Совместные распорядительные документы организаций, изда­ющих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), оформляются как совместное решение,
которое имеет пра­вовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот документ.

Доведение до сведения подведомственных организаций, струк­турных подразделений документов вышестоящих органов или до­кументов других организаций осуществляется в форме, установ­ленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения кол­легиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.

Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоя­щей. Действие распорядительного документа может быть приос­тановлено соответствующими компетентными органами.

Проекты документов, затрагивающих интересы других органи­заций, должны предварительно согласовываться с этими организа­циями. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания или формулировка сути разногласий.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседа­ниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах.
Протоколы оформляются на основа­нии записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов докладов; выступлений, справок, проектов постановления или ре­шений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если ход засе­дания стенографируется, текст стенограммы расшифровывается, печатается, заверяется и хранится вместе с протоколом.

В пределах своей компетенции организации всех уровней управ­ления могут направлять письма
при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органа­ми, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны составляться в том слу­чае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен инфор­мацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д. При необходимости срочной передачи ин­формации составляются телеграммы
и телефонограммы,
документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.

Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: пла­ны работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положе­ния, правила
и др. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций.

Внутреннее согласование проекта документа должно проводить­ся в следующей очередности:

• с отраслевыми, функциональными, территориальными под­разделениями, совещательными органами и при необходимости с общественными организациями;

• с работниками, ответственными за разрешение функцио­нальных вопросов (главными, старшими специалистами и др.);

• с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером);

• с юридической службой;

• со службой документационного обеспечения;

• с заместителем председателя коллегиального органа или за­местителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.

Внешнее согласование в зависимости от содержания докумен­та осуществляют в следующей очередности:

• с подчиненными организациями, а также неподчиненными, когда последние выступают обязанной стороной в правоотноше­ниях, возникающих вследствие издания правового акта, или ког­да содержание документа затрагивает их непосредственные ин­тересы;

• с организациями и научно-производственными объедине­ниями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;

• с общественными организациями — при необходимости или в случаях, предусмотренных документами этих органов;

• с органами, осуществляющими государственный надведомтвенный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный и т.д.);

• с вышестоящими органами общей или отраслевой компетен­ции в случае, когда законодательством предусматривается возмож­ность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной право­выми актами: уставом или положением об организации, структур­ном подразделении, должностной инструкцией, приказом о рас­пределении обязанностей и т.п. Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколь­ко должностных лиц.

Документы денежного, материального и кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-мате­риальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают

руководитель организации и главный бухгалтер (бухгалтер). Со­вместные документы нескольких организаций подписывают руко­водители всех организаций.

Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов под­писываются председателем и секретарем. Распоряжения, издавае­мые руководителем коллегиального органа в единоначальном по­рядке, имеют одну подпись.

Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю руководите­ля, главному инженеру, руководителям структурных подразделений.

Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подго­товку.

Протокол подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.

Доклады, докладные записки, справки и другие документы ин­формационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.

Существуют также документы-приложения. Они могут быть трех видов: утверждаемые или вводимые в действие соответству­ющим распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение); поясняющие или до­полняющие содержание другого документа; направляемые с письмом в другие организации.

На приложениях к распорядительным документам и приложе­ниях, дополняющих или поясняющих содержание другого доку­мента, в правом верхнем углу печатают:

Приложение

к___________________

(указывается документ)

__________№________

Дата

Если приложений несколько, они нумеруются.

При рассылке приложений без распорядительных документов на приложениях проставляется гриф утверждения с указанием наи­менования распорядительного документа, его даты и номера. Со­став реквизитов и порядок оформления документов-приложений должны соответствовать требованиям унифицированной системы документации, к которой относится документ-приложение.

В целях сокращения количества применяемых форм докумен­тов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как тради­ционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утвер­ждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспе­чения. Составление документов, не указанных в табеле, запреща­ется.

2. Унификация и стандартизация управленческих документов

Унификация документов заключается в установлении единооб­разия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандарти­зация документов — это форма юридического закрепления прове­денной унификации и уровня ее обязательности. Установлены сле­дующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количе­ства применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения ин­формационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффектив­ного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает:

• разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

• внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рам­ках республиканских и отраслевых УСД;

• ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-эконо­мической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достовер­ности информации и ее дальнейшего развития;

• разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

• разработку отраслевых классификаторов технико-экономи­ческой информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих ра­бот и контроль осуществляет головная организация по координа­ции внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отрасле­вом уровне эту работу проводит головная организация по внедре­нию и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

3. Виды документов и их классификация

Все документы по отражаемым в них видам деятельности де­лятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руковод­ства предприятием (организацией) и его производственной деятель­ностью. Эти документы могут составлять работники всех подраз­делений предприятий. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

по месту составления:
внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, по­ступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

по содержанию:
простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

по форме:
индивидуальные, когда содержание каждого доку­мента имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполня­ется при составлении, и типовые, созданные для группы однород­ных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные доку­менты печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

по срокам исполнения:
срочные, требующие исполнения в оп­ределенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

по происхождению:
служебные, затрагивающие интересы пред­приятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

по виду оформления:
подлинные, копии, выписки, дубликаты;

по средствам фиксации:
письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.

Подлинник

— это подписанный и надлежащим образом офор­мленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия

— повторное, абсолютно точное воспроизведение под­линника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в уста­новленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостове­рения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного доку­мента, а выписка

из того или иного его раздела. При оформле­нии выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и орга­низациям предоставлено право в случае утери владельцем под­линного документа выдавать ему соответствующий дубликат

(с пометкой «дубликат.»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

4. Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов[2]

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от латинского reguisitum — требуемое, не­обходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначе­нию, он должен быть составлен в соответствии с формой, приня­той для данной категории документов. От полноты и качества офор­мления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Постановлением Госстандарта России от 31.07.97 № 273 при­нят и введен в действие с 1 июля 1998 г. ГОСТ Р 6-30.97 «Унифи­цированная система организационно-распорядительной докумен­тации», изменения к нему внесены постановлением Государствен­ного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 21.01.2000 № 9-ст и введены в действие с 01.04.2000. Настоящий стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления, место расположения на до­кументах, требования к изготовлению бланков, требования к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Федерации. Эти же правила оформ­ления изложены в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной рас­поряжением Правительства РФ от 31.10.2000 № 1547-р.

В государственном стандарте определено 29 реквизитов (было 31). Расположение их показано на схемах в прилож. 2.1-2.2.

Оформление реквизитов документов

01. Изображение Государственного герба Российской Федера­ции

помещают на бланках документов в соответствии с Положе­нием о Государственном гербе Российской Федерации.

02. Изображение герба субъекта Российской Федерации

поме­щают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03. Эмблему организации
или товарный знак (знак обслужи­вания)

помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб, субъекта Российской Федерации.

04. Код организации

проставляют по Общероссийскому клас­сификатору предприятий и организаций (ОКПО).

05. Код формы документа

проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

06.
Наименование организации,

являющейся автором докумен­та, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование высшестоящей организа­ции.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках — русском и нацио­нальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случа­ях, когда оно закреплено в учредительных документах организа­ции. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже пол­ного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех слу­чаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наимено­вания на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, предста­вительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если эта структура является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представ­ляющее организацию.

07. Справочные данные об организации

включают почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению орга­низации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электрон­ной почты и др.).

08. Наименование вида документа,

составленного или издан­ного организацией, регламентируется уставом (положением об орга­низации) и должно соответствовать видам документов, предусмот­ренным Унифицированной системой организационно-распоряди­тельных документов (УСОРД) и ОКУД (класс 02 00000). В письме наименование вида документа не указывают.

09. Датой документа

является дата его подписания или утвер­ждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколь­ко организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в такой пос­ледовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами. Например,
дату 1 сентября 2000 г. следует оформлять: 01.09.2000. Допускается словесно-циф­ровой способ оформления даты. Например:
1 сентября 2000 г., а так­же оформление даты в такой последовательности: год, месяц, день месяца. Например:
2000.09.01.

10. Регистрационный номер документа.

Состоит из его порядкого номера, который можно дополнять по усмотрению орга­низации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о кор­респонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер доку­мента, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присваиваемых каждой из этих организаций. Эти номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

12. Место составления или издания документа.

Указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наи­менование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает толь­ко общепринятые сокращения.

13. Гриф ограничения доступа к документу

(секретно, кон­фиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа. Его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

14. В качестве адресата

могут быть организации, их структур­ные подразделения, должностные или физические лица. При адре­совании документа должностному или физическому лицу инициа­лы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Например:

Администрация Новосибирской области

Контрольно-правовое управление

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Например:

Администрация Новосибирской области

Контрольно-правовое управление

Главному специалисту А. С. Сидорову

или

Президенту АОЗТ «Сиблитмаш»

И. И. Иванову

Если документ отправляют в несколько однородных организа­ций или в несколько структурных подразделений одной организа­ции, то их следует указывать обобщенно. Например:

Администрации районов, городов

Новосибирской области

В состав реквизита «адресат» при необходимости может вклю­чаться почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последова­тельности, установленной Почтовыми правилами.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Сло­во «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ука­зывают. Каждый экземпляр такого документа обязательно подпи­сывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа, и на каждом экземпляре документа указыва­ется только один адрес.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименова­ние, затем почтовый адрес. Например:

Редакция журнала «Новый мир»

Малый Путинковский переулок, д. 1/2

Центр, Москва, 103006

Допускается центрировать каждую строку реквизита адресата по отношению к самой длинной строке. Например:

Директору ЗАО

«Кристалл»

Г.В. Сидорову

При адресовании документа физическому лицу указывают ини­циалы и фамилию, а затем почтовый адрес получателя. Например:

А.Н. Гуляеву

ул. Мира, д. 11, кв. 12

г. Новосибирск, 630102

15. Гриф утверждения документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально из­даваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, ут­верждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Зам. главы администрации

Подпись
А.А. Иванова

12.02.2000

При утверждении документа несколькими должностными ли­цами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, при­казом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖ­ДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ) (без ка­вычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО

Протоколом общего собрания

акционеров

15.03.2000 № 12

или

УТВЕРЖДЕНЫ

Приказом Председателя

Правления банка

30.09.2000 № 82

или

УТВЕРЖДЕН

Постановлением

администрации области

12.03.2000 №375

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу первой страницы документа.

16. Резолюция.

В резолюции даются указания по исполнению решения постановления и т.п., зафиксированного в документе. Ре­золюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например:

А.В. Зайцевой

П.С. Никитину

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

с фирмой «ХИТЭК» к 21.02.2000

Подпись

05.02.2000

При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, исполни­телем является лицо, названное в резолюции первым. На докумен­тах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставятся подпись автора, ре­золюции и дата. Допускается оформление резолюции на отдель­ном листе.

17. Заголовок к тексту.

Краткое изложение содержания доку­мента указывают в заголовке к тексту. Он должен быть макси­мально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголо­вок должен грамматически согласовываться с названием докумен­та. Например:
приказ (о чем?) «Об итогах работы за первое полугодие 2000 года»; протокол (чего?) «Заседания педагогичес­кого совета».

Допускается не давать заголовок к тексту на документах формата А5.

18. Отметка о контроле.

Срок исполнения документов ука­зывается в резолюции руководителя. Если он не указан, срок конт­рольного документа определяется в один месяц или как указано в документе. Эту отметку обозначают штампом «Контроль» или бук­вой «К».

19. Текст.

Тексты документов пишут на русском языке при на­правлении их

в федеральные органы государственной власти, органы государ­ственной власти субъектов Российской Федерации;

на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположен­ные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, табли­цы, связного текста или в виде их комбинации.

При составлении текста в виде анкеты наименования призна­ков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «нахо­дились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выражен­ные именем существительным в именительном падеже. Подзаго­ловки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печата­ются только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления докумен­та, во второй (заключительной)—решения, выводы, просьбы, пред­ложения, рекомендации. Текст может содержать только заключи­тельную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организа­ции, автора документа, дату документа, его регистрационный но­мер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нуме­руют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст должен излагаться от первого лица единственного числа («прика­зываю», «предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываю», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности органи­заций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справ­ка), используют форму изложения текста от третьего лица един­ственного или множественного числа («отдел осуществляет функ­ции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

• от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

• от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

20. Отметка о наличии приложения.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следую­щей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например:

Приложения:1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.

На приложении к распорядительному документу в правом верх­нем углу следует сделать отметку с указанием названия распоря­дительного документа, его даты и номера. Например:

Приложение к постановлению администраций области от 10.01.2000 №30

21. Подпись.

В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если доку­мент оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформ­ленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка. Например:

Директор Проектно-конструкторского

и технологического института

автоматизированных систем

управленияПодпись
А.А. Сергеев

или

Директор института Подпись
А.А. Сергеев

При подписании документа несколькими должностными лица­ми их подписи располагают одну под другой в последовательнос­ти, соответствующей занимаемой должности. Например:

Директор завода Подпись
В.В. Волков

Главный бухгалтер Подпись
В.М. Семенова

При подписании документа несколькими лицами равных долж­ностей их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Заместитель министра Заместитель министра

транспорта РФ связи РФ

Подпись
А.А. Петров Подпись
А.В. Смирнов

В документах, составленных комиссией, указывают не должно­сти лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в. соответствии с распределением. Например:

Председатель комиссии Подпись
Н.В. Куликов

Члены комиссии: Подпись
К.М. Артемьева

Подпись
С.П. Матвеев

Подпись
В.А. Филатов

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фа­милии. При этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «Зам» или косую черту перед наименованием должности.

22. Гриф согласования.

Состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наи­менования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшиф­ровки и даты. Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник Управления

начального профессионального

образования Министерства

образования РФ

_______________Е.Я. Бутко

Подпись

12.03.2000

Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

педагогического совета

от 10.02.2000 №5

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо Главархива РФ

от 10.02.2000 №01-4/270

Грифы согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.

Примечание.
В реквизитах «подпись», «гриф утверждения» и «гриф согласо­вания» должны указываться фактическая должность лица, утвердившего или со­гласовавшего документ, его инициалы, фамилия. Не допускается ставить пред­лог «За» или косую черту перед наименованием должности.

23. Согласование документа оформляют визой,

включающей подпись и должность лица, визирующего Документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Начальник общего отдела

Личная подпись
Е.О. Матвеенко

19.09.2000

При наличии замечаний к документу визу оформляют следую­щим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись
А.И. Ващук

19.09.2000

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого отправляется из организа­ции, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе со­гласования. Допускается по усмотрению организации поместное визирование документа и его приложения.

24. Печать.

На документах, удостоверяющих права должност­ных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть за­верена печатью (гербовой, круглой). Оттиск печати следует про­ставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Например:

Начальник

управления Печать Подпись
Г.В. Сидоров

25. Отметка о заверении копии документа.

При заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заве­рившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заве­рения. Например:

Верно:

Инженер отдела кадров Подпись
А.С. Смирнов

10.02.2000

При пересылке копии документов в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

26. Фамилия исполнителя (составителя) и номер его теле­фона

располагаются на лицевой стороне или при отсутствии мес­та на оборотной стороне последнего листа документа в левом ниж­нем углу. Например:
Аксенов

22-50-32

или

Аксенов Юрий Михайлович

22-50-32

27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

должна включать следующие данные:

• краткие сведения об исполнении или, при наличии соответ­ствующего документа, ссылку на его дату и номер;

• слова «В дело»;

• номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

28. Отметка о поступлении документа

располагается в ниж­ней части первого листа документа и включает сокращенное наи­менование организации — получателя документа, дату поступле­ния документа, его индекс.

29. Идентификатором электронной копии документа явля­ется отметка (колонтитул),
проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанав­ливаемые в организации.

Требования к документам, изготавливаемым с помощью печатных устройств

Текст документов на бланках формата А4 печатается через пол­тора межстрочных интервала, на бланках формата А5 — через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстроч­ных интервала.

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, пе­чатаются через один межстрочный интервал. Остальные части рек­визитов «адресат», «гриф утверждения», «отметка о наличии при­ложения», «гриф согласования» отделяют друг от друга полутора-двумя межстрочными интервалами. Например:

СОГЛАСОВАНО

[1,5]

Руководитель организации

[1-2]

Л.И. Петрова

Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя меж­строчными интервалами.

Название вида документа печатают прописными буквами.

Расшифровку подписи в реквизите «подпись» печатают на уров­не последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов — 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (пять строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точ­ку в конце заголовка не ставят.

При печатании документов используются восемь стандартных положений табулятора:

0 — от границы левого поля для печатания реквизитов «заголо­вок к тексту», «текст» (без абзацев), «отметки о наличии приложе­ния», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименования должности в реквизитах «подпись» и «гриф согласования», заверительной надписи «Верно», а также слов «СЛУШАЛИ», «ВЫС­ТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»;

1 — после пяти печатных знаков для начала абзацев в тексте;

2 — после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафа­ретных текстов;

3 — после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафа­ретных текстов;

4 — после 32 печатных знаков для реквизита «адресат»;

5 — после 40 печатных знаков для реквизитов «гриф утвержде­ния» и «гриф ограничения доступа к документу»;

6 — после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в рек­визите «подпись»;

7 — после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафа­ретных текстов, а также для проставления кодов по ОКПО и ОКУД.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная с 0-го или 5-го положения табулятора.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший осно­ванием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печата­ют от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст — через один межстрочный интервал.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» («стр.») и знаков препинания.

Каждый лист документа должен иметь поля не менее: 20 мм — левое, нижнее; 10 мм — правое; 15 мм — верхнее.

Требования к бланкам

Состав реквизитов и порядок их расположения на бланке уста­новлены ГОСТ Р 6.30-97.

Общий бланк
в зависимости от документов организации вклю­чает реквизиты: Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, эмб­лему организации или товарный знак (знак обслуживания), наиме­нование организации.

Бланк письма
включает реквизиты: Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, эмблему организации или товарный знак, код организации, наименование организации, справочные данные об организации. При необходимости проставляются ограничительные отметки для зон расположения таких реквизитов, как дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный но­мер и дату документа, адресат, заголовок к тексту.

Бланк конкретного вида документа
включает следующие обя­зательные реквизиты: Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, эмблему организации или товарный знак, код организации, место составления или издания документа. Можно сделать отметки для границ документа, проставление его регистрационного номера, указания места составления или издания документа, заголовка к тексту, отметки о контроле.

Установлено два формата бланков — А4 и А5 по ГОСТ 9327. Бланки каждого вида изготавливаются на основе углового или про­дольного расположения реквизитов. Расположение реквизитов на бланках и их размеры приведены в прилож. 2.1 и 2.2.

На бланках документов реквизиты заголовочной части распо­лагают центрованным (начало и конец каждой строки реквизита удалены от границ площади) или фланговым (каждая строка рек­визита начинается от левой границы площади) способом.

Изображение Государственного герба на бланках с угловым рас­положением реквизитов помещают на верхнем поде бланка над серединой строк наименования организаций, а на бланках с про­дольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля. Диаметр изображения не должен превышать 20 мм.

Наименование организации (полное, сокращенное или аббре­виатура), вышестоящих органов, а также структурного подразде­ления должно соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами. Наименование структурного подразделения допускается печатать и типографским, и машино­писным способами.

При печатании бланков должны применяться типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Для оформления реквизита «Наи­менование организации» допускается применять рисованные шриф­ты от 6 до 24 кегля.

Бланки документов должны иметь поля: левое и нижнее — 20 мм, верхнее — не менее 15 мм, правое — не менее 10 мм.

Печатать бланки документов следует на белой бумаге или бума­ге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать документы с помощью средств оперативной поли­графии.

При печатании на бланках трафаретных частей текста основа­ния смежных строк, в Которые вносится машинописный текст, дол­жны располагаться на расстоянии, кратном межстрочному интер­валу пишущих машин.

Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. До­пускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для про­бивки отверстий дыроколами.

При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба

Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации

Эти требования изложены в ГОСТ Р 6.30-97 «Унифированная система организационно-распорядительной документации»:

«5.1. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Фе­дерации (далее — гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

5.2. Гербовые бланки изготавливают только полиграфичес­кие и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о нали­чии технических и технологических возможностей для изготов­ления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

5.3. Изготовление гербовых бланков осуществляют по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений (далее — организаций), определенных Положени­ем о Государственном гербе Российской Федерации, соответству­ющими правовыми актами субъектов Российской Федерации.

5.4. Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербо­вых бланках типографским способом или нумератором проставля­ют порядковые номера, а при необходимости — и серии этих но­меров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам блан­ков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:

при поступлении бланков

наименование вида гербового бланка;

дата поступления;

номер сопроводительного документа;

наименование организации — поставщика гербовых бланков;

количество экземпляров;

серия и номера гербовых бланков;

при выдаче бланков

наименование вида гербового бланка;

количество экземпляров;

серия и номера гербовых бланков;

наименование структурного подразделения организации, фами­лия и инициалы должностного лица — получателя гербовых блан­ков;

расписка в получении;

примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

5.5. Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечаты­ваемых шкафах.

5.6. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

5.7. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответ­ственное за делопроизводство организации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назна­чаются распорядительным документом руководителя организации.

5.8. Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.

5.9. Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже одного раза в год комиссией, назначае­мой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения на­рушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гер­бовых бланков комиссия проводит служебное расследование, ре­зультаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.

5.10. Допускается тиражирование средствами оперативной по­лиграфии организации документов на гербовом бланке, предназ­наченных для рассылки, при условии заверения каждой копии до­кумента печатью организации».

Задания

1. Расскажите о единых правилах документирования управлен­ческих действий, которые определены ГСДОУ, УСД.

2. Перечислите виды организационно-распорядительных доку­ментов, которые издаются в органах управления, и расскажите, каков общий порядок их оформления.

3. Определите, в чем заключаются общие требования к унифи­кации документов.

4. Назовите все виды документов и укажите, по каким призна­кам они классифицируются.

5. Раскройте все реквизиты служебных документов согласно ГОСТ Р 6.30-97. Расскажите об их расположении на документе и оформлении.

6. Найдите ошибки в оформлении приведенных ниже докумен­тов. Добавьте недостающие реквизиты, покажите, как правильно они должны оформляться.

Адрес: Наименование организации

Номер телефона

Главе администрации

Ф.И.О.

Уважаемый _____________________________________________

Сибирская инженерно-техническая компания «Сибинтек» (г. Новосибирск) просит Вас ознакомиться с краткой информацией о направлениях деятельности фирмы и оказать содействие в реше­нии вопросов, затрудняющих деятельность фирмы.

Заранее благодарны за оказанную помощь, по поручению дирекции фирмы «Сибинтек», генеральный директор В.Г. Иноземцев

Приложения:

1. Бизнес-план фирмы «Сибинтек», количество листов.

2.
Заявление фирмы «Сибинтек» в Министерство экономики и финансов РСФСР о выделении квоты на экспорт на 1990 г.

3. Заявление фирмы «Сибинтек» в Комитет внешнеэкономичес­ких связей РСФСР с просьбой разрешить разовые экспортные опе­рации на 1990г.

Герб

Наименование организации

Директору завода «Спецжелезобетон»

В.А. Борисову

Копия: главе администрации

К.К. Петрову

Копия: начальнику ГНИ по

Тагинскому району

В.Ф. Антонову

Текст

Генеральный директор Подпись
А.А. Петруненков

Печать

Герб

Наименование организации

Адрес

Директору предприятия «Адрон»

Н.В. Григорьеву

____________№ ____________

Текст

Генеральный директор

АО НЗХК А.И. Белосохов

Герб

Наименование организации

Петрову Г.И.

Адрес

_________№ _______________

Текст

Директор ООО

«Индивидуал» Подпись
ГГ. Гусейнов

Печать

Наименование организации

Адрес На 1755/2 В Администрацию

от 03.03.98 Новосибирской области

При этом сообщаем следующее: взаиморасчеты с Оренбургским комбинатом хлебопродуктов № 3 за полученное сырье производи­лись своевременно. Текущая задолженность на время пробега документов 10.03.98 составляет 125 тыс. руб.

Директор Подпись
И.А. Сидоров

Главный бухгалтер Подпись
Е.А. Кривошеева

Герб

Наименование организации

ПРОТОКОЛ

Заседания комиссии по...

Председатель — Смирнов С.С.

Секретарь — Антонова М.И.

Присутствовали: 5 человек

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О порядке подготовки к конференции.

Доклад Иванова П.И.

1. Слушали:

Иванова П.И. — текст доклада прилагается.

Выступили:

Петров Н.И. — Я в своем выступлении...

Председатель Подпись
С.С. Смирнов

Секретарь Подпись
М.И. Антонова

Наименование организации

СПРАВКА

Дана Петрову Геннадию Ивановичу в том, что его месячный оклад составляет 400 рублей.

Директор Подпись
И.Н. Сидоров

Герб

Адресат

В Администрацию

Новосибирской области

Текст

Директор Доволенской

ИПС Подпись
Д.С. Мовчан

Наименование организации

ПРИКАЗ

__________№ ____________

Об итогах работы комиссии

ПРИКАЗЫВАЮ:

1._________________________________________________

2._________________________________________________

3._________________________________________________

Директор Подпись
П.П. Григорьев

Визы

Герб

Наименование организации 1. УТВЕРЖДЕНО

АКТ Должность _________________________

_______№ ___________ ______________Инициалы, фамилия

Подпись

____________________

Заголовок акта

Составлен комиссией: ______________________________________

Председатель:_____________________________________________

(Должность, фамилия, инициалы)

_________________________________________________________

_________________________________________________________

_________________________________________________________

(Текст)

Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экземпляр:

2-й экземпляр:

3-й экземпляр:

Приложения

Приложение 2.1

ГОСТ Р
6.30-97

Расположение реквизитов документов и границы зон на формате А4 углового бланка по ГОСТ Р 6.30-97

Приложение 2.2

Расположение реквизитов документов и границы зон на формате А4 продольного бланка по ГОСТ Р 6.30-97

Примечания
к прилож. 2.1 и 2.2: 01 -
Государственный герб Российской Феде­рации; 02 -
герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 -
код организации; 05 - код формы доку­мента; 06 - наименование организации; 07 -
справочные данные об организации; 08 -
наименование вида документа; 09 -
дата документа; 10
- регистрационный номер документа; 11 -
ссылка на регистрационный номер и дату документа; 12 -
место составления или издания документа; УЗ - гриф ограничения; 14 -
адре­сат; /5 - гриф утверждения документа; 16 -
резолюция; 17 -
заголовок к тексту; /8 - отметка о контроле; 19 -
текст документа; 20 -
отметка о наличии приложе­ния; 21 -
подпись; 22
- гриф согласования документа; 23 -
визы согласования документа; 24 -
печать; 25 -
отметка о заверении копии; 26 -
отметка об исполни­теле; 27 -
отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 28 -
от­метка о поступлении документа в организацию; 29 -
идентификатор электронной копии документа.

Приложение 2.3

Расположение реквизитов и границ бланка с угловым расположением постоянных реквизитов

Тема 3.

ВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

В ОРГАНИЗАЦИИ, УЧРЕЖДЕНИИ

1. Организация документооборота (общие положения)

2. Регистрация и учет поступающих в организацию документов

3. Подготовка и регистрация отправляемых документов

4. Прохождение внутренних документов

5. Учет объема документооборота

6.Контроль за исполнением документов

1. Организация документооборота (общие положения)

1. Документооборот — это движение документов в организа­ции с момента их получения или создания до завершения исполне­ния или отправки. Правильная организация документооборота спо­собствует оперативному прохождению документов в аппарате уп­равления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.

2. Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обра­ботки информации (руководителями учреждения и структур­ных подразделений, специалистами и квалифицированными служащими) и пунктами технической обработки собственно документов (машинописным бюро, копировально-множитель­ной службой и т.д.).

По отношению к аппарату управления различают поступающие, отправляемые и внутренние документы. В учреждении поступаю­щие документы, в свою очередь, делятся на направляемые руково­дителям, в структурные подразделения и отдельным исполните­лям. Кроме того, в подразделениях создаются документы, часть из которых отправляется за пределы учреждения, — отправляемые документы, а другая циркулирует внутри учреждения — внутрен­няя документация.

3. При проектировании и рационализации документооборота руководствуются положениями, выработанными практикой дело­производства и совершенствования организации управленческо­го труда.

При движении документов следует руководствоваться принци­пом однократного пребывания документа в одном структурном под­разделении или у одного исполнителя.

Различные операции по обработке документа следует выпол­нять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. Напри­мер, копирование документа, в исполнении которого должны при­нимать участие несколько лиц, и одновременная передача копий всем исполнителям.

Копии с документа снимают после рассмотрения его руководи­телем и нанесения резолюции. Количество копий соответствует ко­личеству исполнителей; подлинник передается ответственному ис­полнителю (как правило, фамилия его стоит в резолюции первой). Учетно-информационные данные о ходе исполнения документа могут передаваться по телефону или другим путем, но без возврат­ного движения документа.

4. Схемы движения всех документов в организации разраба­тываются руководителем службы делопроизводства (общего от­дела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письмен­ные и устные обращения граждан и т.д.). Движение документов в организации, учреждении, где есть служба документационного обеспечения управления, например канцелярия, показано на схеме 3.1.

Схема 3.1.
Движение документов в учреждении

- поступающие документы,

- документы, отправляемые из организации,

- внутренние документы.

2. Регистрация и учет поступающих в организацию документов

Все поступающие в организацию документы независимо от спо­соба поступления (почта, телеграф, фельдсвязь, спецсвязь, факс, спринтсвязь и т.д.) передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства.

При поступлении документа по почте до вскрытия конверта проверяют правильность их доставки по адресу, целостность кон­вертов, упаковки, а также документов и вложений. Неправильно адресованные или поврежденные документы возвращаются от­правителям. Конверты с корреспонденцией, поступившей в ад­рес конкретного работника с пометкой «лично», передаются ра­ботнику без вскрытия. Если в конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для реги­страции. В отдельных случаях (на документе нет даты, адреса отправителя) вместе с документом необходимо сохранять конвер­ты. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда.

Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его пред­варительно рассмотреть. Предварительное рассмотрение докумен­тов работником службы делопроизводства существенно повышает эффективность управленческого процесса в целом. Главная цель предварительного рассмотрения документа — установить подраз­деление или должностное лицо, которому необходимо направить документ на рассмотрение. Надо всегда иметь в виду, что нет необ­ходимости все документы передавать руководителю учреждения. Во многих учреждениях руководители получают 80-90% всех по­ступающих документов, а затем переадресовывают их своим заме­стителям. При этом решение принимается по 2-3% документов. Последующие резолюции ничего нового исполнителю не дают. На подпись также передаются 90-95% отправляемых документов. Та­кой порядок снижает обоснованность решений и их оперативность (время ожидания рассмотрения в 2-3 раза превышает время рабо­ты над документом), инициативу и ответственность исполнителей.

При предварительном рассмотрении документа необходимо учи­тывать важность его содержания, сложность и новизну поставлен­ных вопросов, авторство, вид документа.

Исходя из оценки документа и в соответствии с функциями структурных подразделений производится распределение поступа­ющих документов. Документы, адресованные конкретным долж­ностным лицам, как правило, после регистрации передаются им. Допускается при отсутствии руководителя передавать документ для исполнения должностному лицу с последующей информацией ру­ководителя.

Предварительное рассмотрение документов осуществляют сек­ретари-референты, заведующие канцелярией, секретариатами, об­щими отделами, помощники руководителя и т.д. После предвари­тельного рассмотрения документы направляются на регистрацию или регистрируются этим же должностным лицом.

На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу пер­вой его страницы проставляется регистрационный штамп:

Наименование организации Вх. №__________________ От_____________________

Проставление штампа, даты, регистрационного номера (по по­рядку номеров начиная с календарного года) производится в день поступления документа.

Регистрации подлежат не все документы. Необходимо регист­рировать документы, поступающие из вышестоящих органов, об­щественных организаций, важные письма других организаций, об­ращения граждан и др. Не надо регистрировать: поздравительные телеграммы, проспекты, приглашения, программы, извещения, а также документы, поступающие в копиях для сведения. В каждой организации перечень таких документов разрабатывается руково­дителем службы делопроизводства и дается в инструкции по де­лопроизводству, утвержденной руководителем организации.

Все документы (поступающие, отправляемые, внутренние) в организации регистрируются централизованно. Децентрализован­ная регистрация документов допускается в учреждениях, которые имеют территориально обособленные структурные подразделения и особые условия работы.

В учреждениях с годовым документооборотом 100 тыс. доку­ментов и более, где нельзя осуществлять централизованную реги­страцию, важнейшие документы необходимо регистрировать в кан­целярии, остальные — в структурных подразделениях.

Документы регистрируются на карточках (см. прилож. 3.1-3.2). (Программа в компьютере предусматривает все данные, имеющиеся на карточке.)

На первом этапе регистрации заполняют разделы карточки (ма­шинописным или рукописным способом):

• входящий номер и дата регистрации. Например:
№ 150 от 15.01.2000 (№ 150 — порядковый номер поступающего доку­мента, начиная с 1 января текущего года, 15.01.2000 — дата по­ступления регистрируемого документа). Этот номер и дата долж­ны быть указаны и в регистрационном штампе на документе;

•от кого поступил документ (Кемеровское объединение «Ок­сид»);

• количество листов и экземпляров (2 л. в 1 экз.);

• дата полученного документа и исходящий номер (20.12.2000 №259/10);

• краткое содержание документа. Например:
просьба заключить договор на поставку строительных материалов.

После первого этапа регистрации документы передаются на рас­смотрение руководителю учреждения или руководителям структур­ных подразделений.

Количество экземпляров регистрационной карточки определя­ется числом карточек: контрольных, справочных, по вопросам, по географии и т.д. Для визуального различия карточки могут изго­тавливаться из бумаги разного цвета либо с цветными полосами по верхнему полю. Использовать их можно следующим образом: вхо­дящие — один цвет, отправляемые — другой, внутренние — тре­тий цвет; или: поступающие на имя первого руководителя — один цвет, в структурные подразделения — другой, контрольные — тре­тий, неконтрольные — четвертый, отправляемые — пятый, внут­ренние — шестой цвет.

При передаче документов руководителю карточки после перво­го этапа регистрации помещаются временно в справочную карто­теку в раздел «Документы на докладе».

Руководитель должен рассматривать документы в день их по­ступления (как нежелательное исключение — на следующий день) и возвращать секретарю-референту или помощнику с резолюцией. Поступать к руководителю и возвращаться к секретарю-референту документы должны в строго определенное время, резолюция дол­жна быть конкретной. Например:

Г.В. Иванову

Прошу подготовить ответ

______________________

Подпись

Дата

Руководитель не должен задерживать документы, а тем более ос­тавлять их у себя в кабинете на определенное время. При необходи­мости использования документа в будущем для руководителя делает­ся ксерокопия документа. Кроме того, руководитель не должен сам принимать документы от посетителей, подчиненных, это, как прави­ло, делает референт (или канцелярия, общий отдел, секретариат и т.д.).

Согласно резолюции документ передается исполнителю, если их ё резолюции несколько, то подлинник передается главному ис­полнителю (его фамилия в резолюции первая), а ксерокопии—дру­гим исполнителям. Текст резолюции сразу же при возвращении документа от руководителя переносится в регистрационную карточ­ку в раздел «Кто направил документ. Резолюция». Например:

И.П. Кирсанову, Г.В. Иванову

Прошу подготовить ответ

_______________________

Подпись руководителя

Дата

Затем на оборотной стороне заполняются следующие разделы карточки: «Дата передачи на исполнение» — 15.01.2000; «Кому на­правлен документ» — Г.В. Иванову; «Расписка в получении» — роспись Иванова Г.В., дата.

В соответствии с Положением Регистрационной государствен­ной системы документов (РГСД) документ после рассмотрения ру­ководителями направляется в канцелярию, которая переносит ре­золюцию, а затем передает документ вместе с одной карточкой в приемную структурного подразделения, остальные экземпляры кар­точек остаются в канцелярии в картотеках: 1-я — справочная (по порядку номеров); 2-я — контрольная (по срокам исполнения); 3-я — основные вопросы деятельности организации; 4-я — пере­писка с организациями по территориям или по конкретным учреж­дениям. Использование таких картотек позволяет быстро дать точ­ную информацию по любому документу, поступившему в органи­зацию. Эту поисковую систему также можно использовать при составлении компьютерных программ.

От момента поступления к исполнителю до завершения работы документ должен находиться в рабочей папке. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда рабо­та над ними полностью завершена и исполнитель считает его испол­ненным. При передаче документа на подпись к нему следует прила­гать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей и т.д.

При поступлении документа может быть несколько вариантов их исполнения.

1. На основании поступившего инициативного документа со­ставляется ответ. Например:
письмо Министерства образования РФ в Комитет по начальному профессиональному образованию Адми­нистрации Новосибирской области о предоставлении информации об организации горячего питания учащихся профессиональных учи­лищ области. Ответ Комитета является основанием для снятия до­кумента с контроля.

2. На основании поступившего постановления главы Админис­трации Новосибирской области от 20.01.2000 № 205 составляется программа Комитета по начальному профессиональному образо­ванию, которая утверждается приказом Комитета. Данный приказ является основанием для исполнения документа.

3. На основании письма Министерства образования РФ о по­рядке финансирования профучилищ в 1998 г. организовано сове­щание директоров профучилищ, на котором дано разъяснение, ука­занное в данном письме. Поступивший документ снимается с кон­троля справкой.

4. Документы, которые поступают для использования в работе, не являются контрольными и хранятся у исполнителя, а затем в деле структурного подразделения или в канцелярии.

Таким образом, после исполнения документа необходимо зане­сти в регистрационные карточки последние данные, которые вклю­чают в себя:

• отметку о контроле и исполнении (фиксируют краткое содер­жание, дату и номер ответного документа, должность и фамилию лица, подписавшего его. При отсутствии письменного ответа ука­зывают, кем, когда и как решен вопрос, изложенный в инициатив­ном документе).

Например:

Отправлена справка об организации горячего питания учащих­ся профессиональных училищ области;

• указание когда и кем документ снят с контроля (указывают должность, фамилию руководителя и дату снятия с контроля).

Например:

Председатель комитета Я.Я. Боргено 20.01.2000;

• дату возврата, расписку принявшего документ. Например:

20.01.2000____________________

Подпись

• номер дела, в котором хранится документ, или отметка об унич­тожении.

Например:

Д № 02-36.

Приведем пример полностью заполненной карточки регистра­ции поступающих документов:

Дата регистрации и входящий номер	От кого поступил документ	Количество листов и экземпляров	Дата полученного документа, исходящий номер
10.01.2000 №35	Министерство образования РФ	2 л. в 1 экз.	25.12.1999 № 2054-02/5
Краткое содержание документа: Просьба направить в адрес Министерства информацию об организации горячего питания учащихся профучилищ об­ласти. Кто направил документ. Резолюция. Кирсановой М.В. Подготовить ответ. 20.01.2000

Оборотная сторона

Дата передачи на исполнение	Кому направлен документ	Расписка в получении	Дата возврата, расписка принявшего документ	Номер дела, в котором хранится документ, или отметка об уничтожении
10.01.2000	Кирсано­вой Н.В.	Подпись	20.01.2000	Д № 02-36
Отметка о контроле и исполнении: Заказной почтой отправлена справка об организации го­рячего питания. Подписал: председатель Я.Я. Боргено Когда и кем документ снят с контроля: председатель комитета Я.Я. Боргено 20.0 1.2000

3. Подготовка и регистрация отправляемых документов

Документы, отправляемые организацией, проходят несколько этапов: составление проекта документа, его изготовление, согла­сование, визирование (в необходимых случаях), подписание (ут­верждение), регистрацию и отправку.

В начале составляется рукописный вариант проекта, а затем пе­чатный. Подготовленный проект документа передают на подпись руководителю учреждения или структурного подразделения. До пе­редачи на подпись исполнитель проверяет правильность содержа­ния, составления и оформления документа, наличие виз и прило­жений, а также материалов, на основании которых он готовился. Эти материалы передают руководителю вместе с проектом доку­мента или же они находятся у исполнителя и передаются руково­дителю по его требованию. Например, письмо вышестоящей орга­низации всегда прилагается к проекту ответа на него, представляе­мому на подпись руководителю. В то же время проект письма вышестоящему учреждению с просьбой пояснить порядок выпол­нения приказа может быть представлен на подпись без приложе­ния этого приказа.

После подписания руководителем документа, отправляемого организацией, на первом листе документа, который оформляется на бланке, ставится дата отправления и регистрационный номер. (При письмах-ответах на бланке указываются также номер и дата документа, на который дается ответ.) Например:

20.01.2000 №259-02/36

На № 2054-02/5 от 05.01.2000

Первый экземпляр документа отправляется адресату, второй — с визами согласования остается в деле организации.

На отправляемый документ заводится регистрационная карточ­ка которая включает в себя такие элементы, как: порядковый ре­гистрационный номер и дата; количество листов и экземпляров; кому направлен документ; расписка в получении или номер реест­ра- дата; краткое содержание документа; кем подписан документ; входящий номер и дата исполненного документа; номер дела, в котором помещена копия отправляемого документа и подлинник инициативного документа; количество листов; отметка о получе­нии ответа, дата.

Приведем пример правильной регистрации отправляемого до­кумента:

Дата и порядковый регистрацион­ный номер	Количество листов и экземпляров	Кому направлен документ	Расписка в получении или номер реестра, отправлен, дата
20.01.2000 № 259-02/36	2 л. в 1 экз.	Министерство образования РФ	Заказное № 36 от 20.01. 2000
Краткое содержание документа: Информация об организации горячего питания учащихся профучилищ области. Кем подписан документ: председатель Я.Я.Боргено 20.01.2000

4. Прохождение внутренних документов

1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготов­ки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения (использования) — входящих документов. Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководством.

2. После согласования с соответствующими структурными под­разделениями и юридической службой проекты распорядитель­ных документов подписываются руководителем учреждения и ре­гистрируются в канцелярии или другом структурном подразделе­нии, копии документов заверяются либо подлинник направляется в множительную службу для размножения. Заверенные (размно­женные) копии документов направляют в соответствующие струк­турные подразделения учреждения, а в необходимых случаях — за его пределы.

3. Протоколы, содержащие поручения должностным лицам или подразделениям учреждения, передают адресатам в виде размно­женных экземпляров или заверенных выписок из протокола.

4. Докладные записки на имя руководителя учреждения или структурного подразделения, сводки, справки и другие аналогич­ные внутренние документы рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, и передаются в структурные подразде­ления или помещаются в соответствующее дело.

Порядок прохождения, регистрация, учет внутренних докумен­тов определяются Инструкцией по делопроизводству организаций (см. прилож. 1.2).

Приведем пример регистрации постановления или распоряже­ния главы администрации области:

Карточка регистрации постановления главы администрации об­ласти (района и т.д.)

________________ №________

Дата

________________________________________________________

Кто вносил проект

По вопросу______________________________________________

Кем подписано __________________________________________

Ф.И.О.

5. Учет объема документооборота

Объем документооборота — это количество документов, посту­пивших в организацию и созданных ею за определенный период, обычно за год. Учет объема документооборота в учреждении орга­низуется для установления условного объема обрабатываемой ин­формации и загрузки подразделений и отдельных работников, по­лучения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации.

При определении объема документооборота учитывают все до­кументы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций их рассмотрения и пр. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают раздельно. Копии документов, изготовленные средствами оператив­ного размножения, также учитываются отдельно.

6. Контроль за исполнением документов

1. Контроль за исполнением документов и принятых решений — неотъемлемая функция управления, необходимый элемент органи­зации управленческой деятельности и важная составная часть де­лопроизводственного процесса. Цель контроля — содействие свое­временному и правильному исполнению решений, заданий и пору­чений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполните­лей.

2. Контрольная деятельность предполагает, с одной стороны, контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов, а с другой — за соответствием формы создаваемых документов их содержанию и за своевременностью исполнения. Первую группу контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую — делопроизводственная служба учреждения с входящей в ее состав службой контроля исполнения.

Основные задачи контрольной службы — контроль за сроками исполнения входящих, исходящих и внутренних документов и ус­тных указаний руководства; обобщение данных, получаемых в ре­зультате контрольной деятельности, и доведение их до сведения руководства; разработка предложений по ускорению и совершен­ствованию документообращения, укреплению исполнительской дисциплины.

3. Важным условием эффективности контроля является его цен­трализация. Контрольные операции следует сосредоточить в од­ном структурном подразделении либо у одного сотрудника. Конт­рольные функции должны быть изложены в Инструкции по дело­производству; обязанности, права и ответственность, связанные с контрольной деятельностью, — в должностной инструкции.

4. В учреждении в соответствии с действующими норматив­ными актами и указаниями составляется перечень документов, подлежащих контролю исполнения. Наряду с документами директив­ных и вышестоящих органов и распорядительными документами самого учреждения в перечень включаются важные специфичес­кие документы, свойственные данной системе управления. Пере­чень разрабатывается делопроизводственной службой учреждения с участием юриста, включается в Инструкцию по делопроизвод­ству или утверждается руководителем учреждения.

5. Информация о результатах контроля исполнения должна по­ступать тем руководителям, которые устанавливают необходимость контроля документов и сроки их исполнения. Это требование не­обходимо соблюдать независимо от места контрольной инстанции в структуре учреждения. Например, информацию об исполнении документов и поручений контрольная группа направляет непосред­ственно руководству учреждения, хотя группа может входить в со­став канцелярии, а последняя — в состав секретариата данного уч­реждения.

6.Повышению эффективности контроля исполнения и исполни­тельской дисциплины способствует глубокое и четкое разделение труда в аппарате, правильно составленные положения о подразделениях и должностные инструкции, обеспечивающие обозначение ответствен­ного исполнителя; четкие и однозначные формулировки решений, фик­сируемых в резолюциях, и сроков исполнения, установленных в уч­реждении; высокое качество подготовки документов.

Сроки исполнения документов определяются следующим об­разом:

1. Если в документе и резолюции не указаны сроки, то срок ис­полнения документа — 1 месяц со дня поступления документа в организацию.

2. Если в документе указан срок представления информации, то при контроле учитывается этот срок. Например,
письмо Министер­ства образования РФ поступило в организацию 20.01.2000, но в письме указано: представить информацию 15.03.2000, значит, срок исполнения — 1 месяц 15 дней.

3. В резолюции указан срок исполнения. Например:

Г.В. Иванову

Дать информацию в течение трех дней.

Подпись руководителя

Дата

На контрольные документы ведется картотека по срокам и ис­полнителям. Снимаются с контроля только исполненные докумен­ты. Продлить срок, исполнения документов могут только руково­дители, написавшие резолюцию по исполнению документа. В слу­чае неисполнения документа в течение одного-двух месяцев руководителю дается право поставить документ на дополнитель­ный контроль.

Согласно ГОСТ Р 6.30-97 на всех документах, подлежащих кон­тролю, проставляется штамп «Контроль» или на левом поле — знак контроля «К». Карточки в контрольной картотеке и в соответству­ющем разделе справочной картотеки нумеруются по срокам испол­нения и располагаются по датам исполнения документов, т.е. каж­дому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует ячейка картотеки. Срок исполнения отмечается по календарной шкале.

Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячей­ки (рубрики): 31 ячейка соответствует максимальному числу дней в месяце; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, срок исполнения которых наступит, в следующем месяце; в 33-й ячейке — карточки, соответствующие не исполненным в срок до­кументам, новые сроки исполнения которых по тем или иным при­чинам своевременно не установлены. Указанный порядок разме­щения карточек в картотеке используется в большинстве учреж­дений, хотя и не является единственно возможным или обязательным.

Лицо, осуществляющее контроль, ежедневно просматривает кар­точки, находящиеся в соответствующем разделе картотеки. Кар­точки исполненных документов перемещают в соответствующую картотеку. Об истечении срока исполнения остальных документов исполнителей оповещают по телефону. В конце дня соответству­ющие не исполненным документам карточки перемещают в ячей­ки, соответствующие новым датам их исполнения, или размещают в ячейке «Документы, не исполненные в срок».

Соответствующие исполненным документам карточки извлека­ют из контрольных картотек и помещают в единую картотеку ис­полненных документов, систематизированную по предметно-воп­росному признаку, иногда по структурному, или по исполнителям. Наименования рубрик такой картотеки соответствуют предметам (вопросам) деятельности организации, названиям структурных под­разделений или фамилиям ответственных исполнителей.

В учреждениях по данным карточек, хранящихся в ячейке «До­кументы, не исполненные в срок», периодически (1-2 раза в неде­лю или декаду) заполняют перечни не исполненных в срок доку­ментов, направляют их в структурные подразделения и после за­полнения там соответствующих граф возвращают в контрольную службу. В некоторых случаях сведения о документах, не исполнен­ных в срок, могут передаваться непосредственно руководству уч­реждения. Решения руководителя записывают в графе «Примеча­ние».

Ежедневно службами делопроизводства составляется справка о работе с документами следующей формы:

Справка о работе с документами

_____________________________________________________________

Наименование организации

по состоянию на ___________________________ 2000 г.

Всего передано докумен­тов	Всего постав­лено на контроль	Из них		Находятся на испол­нении	В том числе		Всего отправ­лено документов
		Исполнено сначала года	В т.ч. с нарушением срока		С нару­шением срока	На допол­нительном контроле

Приведем пример составления такой справки подразделением службы делопроизводства:

Всего передано докумен­тов	Всего постав­лено на контроль	Из них		Находятся на испол­нении	В том числе		Всего отправ­лено доку­ментов
		Исполнено с начала года	В т.ч. с нарушением срока		С нару­шением срока	На допол­нительном контроле

Отдел про­фессио­нальной подготовки 100 Отдел вос­питатель­ной работы 200 Отдел развития 150

50 100 100

10 50 50

5 1 10

40 50 50

10 - 5

5 10 10

25 150 100

По данному отчету служба документационного обеспечения уп­равления может проследить, как работает с документами каждое структурное подразделение. И когда руководителю трудно опреде­лить вклад конкретных работников в решение общих вопросов, он может посмотреть качество работы с документами, исполнитель­скую дисциплину. Такие сведения помогают руководителю при­нять правильные решения по оценке труда работников.

Задания

1. Покажите движение документов в организации (поступаю­щих, внутренних, отправляемых).

2. Порядок регистрации документов.

2.1. Можно ли протоколы регистрировать вместе с приказами?

2.2. Правильно ли зарегистрированы поступившие в организа­цию документы:

1) вх. № 980 от 2.12.2000 2) вх. № 981 от 06.01.2000

2.3. Можно ли регистрировать приказы по основной деятель­ности с приказами по личному составу?

2.4. Можно ли приказы регистрировать следующим образом: от 12.01.2000 №5, от 12.01.2000 №6, от 14.01.2000 №7, а затем от 12.01.2000 №5а?

2.5. Какая дата указывается при регистрации протокола?

2.6. Можно ли внутри организации осуществлять переписку между отделами, и если да, то как вы себе это представляете?

2.7. Допускается или нет регистрация обращений граждан вме­сте со служебными документами?

3. Какие существуют сроки исполнения документов?

4. Определите объем документов в организации за 1 год.

5. Если Вы отправляете письмо в три адреса на бланке с изобра­жением Государственного герба РФ, то можно ли во второй и тре­тий адрес отправлять копию бланка?

6. Объясните порядок выдачи бланков должностным лицам орга­низации.

Приложения

Приложение 3.1

Регистрационная карточка поступающей корреспонденции

Дата регистрации и входящий номер

От кого поступил документ

Количество Листов и экземпляров

Дата и исходящий номер полученного документа

Краткое содержание документа ______________________________

_________________________________________________________

Кто направил документ. Резолюция __________________________

_________________________________________________________

Оборотная сторона

Дата передачи на исполнение

Кому направлен документ

Расписка в получении

Дата возврата, расписка принявшего документ

Номер дела, в котором хранится документ, или отметка об уничтожении

Отметка о контроле и исполнении ____________________________

_________________________________________________________

Когда и кем документ снят с контроля ________________________

_________________________________________________________

Приложение 3.2

Регистрационная карточка отправляемой корреспонденции

Дата и порядковый регистрационный номер

Количество листов и экземпляров

Кому направлен документ

Расписка в получении или номер реестра, дата

Краткое содержание документа ______________________________

_________________________________________________________

Кем подписан документ ____________________________________

_________________________________________________________

Оборотная сторона

Входящий номер исполненного документа

Номер дела, в которое помещена копия документа, и номера листов

Отметка о полученном ответе, дата

Приложение 3.3

Справка о работе с документами в__________________________

Наименование организации

по состоянию на
_________________2000 г.

Всего передано докумен­тов	Всего постав­лено на контроль	Из них		Находятся на исполнении	В том числе		Всего отправ­лено доку­ментов
		Исполнено сначала года	В т.ч. с нарушением срока		С нару­шением срока	На допол­нительном контроле

Тема 4.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Распорядительная деятельность органов управления включает также решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнение. До­кументы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и пе­ремещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, со­ставляют группу документов по личному составу. Это — приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книж­ки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фик­сируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.

К сожалению, в последнее время сохранности документов по личному составу уделяется недостаточное внимание. Анализ, про­веденный Комитетом государственной архивной службы Новоси­бирской области, показал, что из 1458 проверенных предприятий только 20% имеют специальное помещение для хранения таких документов. Как правило, документы рассредоточены по столам, шкафам, подсобным помещениям, находятся в бесхозном состоя­нии. При этом ответственные за данную работу лица часто меня­ются. Только в 30 организациях есть штатные единицы, отвечаю­щие за сохранность документов по личному составу, а в 300 — не назначены даже ответственные. В результате в каждой четвертой из проверенных организаций обнаружена частичная или полная утрата документов. Проверка 20 уже приватизированных предпри­ятий Новосибирска показала, что они практически остались без архива.

Распоряжением Правительства Российской Федерации от 23.04.92 № 381-р и постановлением Администрации Новосибир­ской области от 20.05.92 № 206 органам исполнительной власти на местах было рекомендовано рассмотреть вопросы о создании архивов для хранения и использования документов по личному составу и выделении для этих целей соответствующих помеще­ний, штатных единиц и фонда оплаты труда работников. Приня­то также постановление администрации области от 02.08.92 № 183 «О создании в городах и районах области архивов по лич­ному составу».

Работники, отвечающие за делопроизводство по личному соста­ву, обязательно должны знать Трудовой кодекс РФ. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников (см. прилож. 4.1-4.3).

К документам по личному составу относятся:

• заявления о приеме, увольнении, переводе, трудовые договоры;

• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);

• трудовые книжки;

• личные дела;

• личные карточки формы Т-2;

• лицевые счета по заработной плате и др.

На основании ст. 65 нового Трудового кодекса РФ при заключе­нии трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявля­ет работодателю:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой до­говор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

страховое свидетельство государственного пенсионного стра­хования;

документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, под­лежащих призыву на военную службу;

документ об образовании, о квалификации или наличии специ­альных знаний — при поступлении на работу, требующую специ­альных знаний или специальной подготовки.

В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Россий­ской Федерации может предусматриваться необходимость предъяв­ления при заключении трудового договора дополнительных доку­ментов.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, доку­менты помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Феде­рации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхо­вания оформляются работодателем.

Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в пись­менной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из кото­рых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового догово­ра передается работнику, другой хранится у работодателя.

Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, счи­тается заключенным, если работник приступил с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе. При заключе­нии трудовых договоров с отдельными категориями работников законами и иными нормативными правовыми актами может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заклю­чения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в большем коли­честве экземпляров.

В трудовом договоре указываются:

фамилия, имя, отчество работника и наименование работодате­ля (фамилия, имя, отчество работодателя — физического лица), зак­лючивших трудовой договор.

Существенными условиями трудового договора являются:

место работы (с указанием структурного подразделения);

дата начала работы;

наименование должности, специальности, профессии с указани­ем квалификации в соответствии со штатным расписанием органи­зации или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с фе­деральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должнос­тей, специальностей или профессий и квалификационные требова­ния к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации;

права и обязанности работника;

права и обязанности работодателя;

характеристики условий труда, компенсации и льготы работни­кам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;

режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощритель­ные выплаты);

виды и условия социального страхования, непосредственно свя­занные с трудовой деятельностью.

В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испы­тании, неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), об обязанности работника отра­ботать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовы­ми актами, коллективным договором, соглашениями.

Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

В случае заключения срочного трудового договора в нем указы­ваются срок его действия и обстоятельство (причина), послужив­шее основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными зако­нами.

Трудовые договоры могут заключаться:

1) на неопределенный срок;

2) на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудо­вые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполне­ния, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

В случае если ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением его срока, а ра­ботник продолжает работу после истечения трудового договора, трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок.

Трудовой договор, заключенный на определенный срок при от­сутствии достаточных к тому оснований, установленных органом, осуществляющим государственный надзор и контроль за соблюде­нием трудового законодательства.

Оформление приема на работу (ст. 68 ТК РФ)

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) ра­ботодателя, изданным на основании заключенного договора. Со­держание приказа (распоряжения) работодателя должно соответ­ствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объяв­ляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подпи­сания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного при­каза (распоряжения).

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работ­ника с действующими в организации правилами внутреннего рас­порядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным догово­ром.

Заявление.

При поступлении на работу граждане подают пись­менное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профес­сию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее вре­мя основанием для приема на работу является еще и контракт.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной фор­ме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 — формат листов документов личного дела, в которое подши­вается и заявление о приеме на работу.

В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отка­зать» и т.п.).

Для заявления о приеме на работу характерны следующие рекви­зиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, наименова­ние вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

Заявление может выглядеть следующим образом:

ОАО «Стайлинг» Директору

И.И. Петрову

ЗАЯВЛЕНИЕ

18.06.2000

Прошу принять на работу старшим инженером.

Личная подпись
Г.В. Свиридов

Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами, являет­ся основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем уст­но или письмом (по указанному в заявлении адресу).

Заявление о переводе на другую должность оформляется сле­дующим образом:

Наименование структурного Адресат

Подразделения Резолюция

ЗАЯВЛЕНИЕ

01.02.2000

Прошу перевести меня на должность _________________________

_________________________________________________________

Наименование должности

_________________________________________________________

Наименование структурного подразделения

в связи __________________________________________________

Причина перевода

__________________________ _____________________

Подпись работника Расшифровка подписи

Такое заявление может быть написано на общем бланке или на стандартном листе бумаги формата А5. В адресате заявления о пе­реводе на другую должность заявитель указывает занимаемую им

должность.

Заявление о предоставлении отпуска на крупных предприятиях оформляется на трафаретном бланке, выполненном типографским способом (см. прилож. 4.4), а в небольших организациях составля­ется, например, следующим образом:

Директору предприятия

«Адрон»

Н.И. Крылову

ЗАЯВЛЕНИЕ

10.05.2000

Прошу предоставить очередной отпуск с 12.05.2000.

Начальник цеха Подпись
П.С. Филимонов

Такие виды заявлений, как заявление о предоставлении учебно­го отпуска, по беременности и родам и т.п., должны содержать в тексте указание на наличие необходимых документов (больнично­го листа, справки с места учебы и т.п.), без которых решение воп­роса о предоставлении отпуска невозможно. В этих случаях соот­ветствующие документы представляются на рассмотрение вместе с заявлением.

Прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предо­ставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воз­действия к нарушителям дисциплины и т.п. оформляются приказа­ми по личному составу.
На крупных предприятиях эти же правоот­ношения иногда регулируются приемными, увольнительными, переводными и отпускными записками. Встречается и смешанная форма, когда прием, перемещение и увольнение руководящего со­става и инженерно-технического персонала оформляются прика­зами, а рабочих массовых профессий — записками.

Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «О поощрении», «О нарушении», «О наложении административного взыскания» и т.п.

В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каж­дый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обо­значающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТА­ВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т.п. Эти глаголы печатают прописными буквами от 0-го положения табуля­тора. От 1-го положения табулятора начинают печатать содержа­ние текста распорядительной части. Фамилию печатают полнос­тью прописными буквами, а имя :И отчество — строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотруд­ник. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окон­чания отпуска.

Приведем пример оформления приказа:

ЗАО «Рябина»

ПРИКАЗ

12.04.2000 №36-к

Новосибирск

О приеме на работу

Григорьевой В.И.

ГРИГОРЬЕВУ Валентину Ивановну принять старшим экономи­стом с 14.04.2000 с окладом согласно штатному расписанию. Основание: трудовой договор.

Директор Подпись
Н.И. Петров

Визы для должностных лиц
(на оборотной стороне) Виза ознакомления поступающего на работу

Трудовая книжка.

Трудовая деятельность граждан фиксирует­ся в трудовых книжках, которые ведутся на всех предприятиях не­зависимо от формы собственности.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ).

При приеме на работу трудовую книжку представляют лицу, ве­дущему документацию по персоналу предприятия.

На работника, поступающего на работу впервые и проработав­шего в организации свыше пяти дней, оформляется трудовая книж­ка и страховое свидетельство государственного пенсионного стра­хования. Записи в трудовой книжке производятся на основании пас­порта и документов, подтверждающих образование и профессию.

На титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя и отчество работника полностью, без сокращения. Дата рож­дения в трудовой книжке должна содержать число, месяц и год.

Сведения об образовании (среднее, среднее специальное или высшее) и специальности или профессии указываются на основа­нии документов: аттестатов, дипломов, сертификатов, справок (если образование незаконченное высшее).

Оформление титульного листа выглядит следующим образом:

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

№

Фамилия Имя Отчество Дата рождения Образование Профессия, специальность Дата заполнения Подпись владельца книжки

Иванова Светлана Семеновна 12 мая 1971 г. Высшее Менеджер 7 октября 1998г. Иванова

М.П. Подпись лица, ответственного

за выдачу трудовых книжек Петрова

(разборчиво)

На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдав­шего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была впер­вые заполнена.

Запись на последующих страницах трудовой книжки начинает­ся с постановки штампа предприятия или написания от руки наи­менования предприятия. Например:
ОАО «Орбита». Если предпри­ятие изменило свое название, то делается запись отдельной стро­кой. Например:
АО «ГЕЗ» с 01.01.1999 переименовано в ЗАО «ГЕЗ и Со». В графе 1 проставляется порядковый номер записи, в гра­фе 2 — дата приема (09.10.1994), в графе 3 —указание действия и должность (принята на должность менеджера; уволена по собствен­ному желанию; переведена на должность начальника отдела), в графе 4 — основание (приказ от 07.10.1999 № 12-к).

Все записи производятся в точном соответствии с приказом о приеме, переводе или увольнении аккуратно, без зачеркиваний и помарок. Если все же возникает необходимость исправлений, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.

Пример заполнения трудовой книжки:

СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ

№ записи	Дата			Сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)	На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер)
	число	месяц	год
1	2			3	4
ОАО "Орбита"
1	09	10	1994	Принята на должность менеджера в отдел маркетинга	Приказ от 07.10.94 №12-к
2	03	03	1995	Переведена на должность начальника отдела маркетинга	Приказ от 01. 03.95 №8-к
3	07	03	2002	Уволена по истечении срока трудового договора, п. 2 ст. 58ТКРФ	Приказ от 07.03.2002 № 8-к

Инспектор по персоналу Подпись
И.И. Петрова

Печать

В записи об увольнении указывается соответствующая статья ТК РФ (Например:
«Уволен в связи с расторжением трудового до­говора по инициативе работника, ст. 80 ТК РФ»), ставится подпись должностного лица и печать фирмы.

С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.

В том случае, если в трудовой книжке не остается места для записей в графе «Сведения о работе», заводится вкладыш к ней.

При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (ст. 80 ТК РФ).

С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах. Невостребованные трудовые книжки хранятся до вос­требования не менее 50 лет (ст. 358 «Перечня типовых управлен­ческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения», утвержденного Федеральной архив­ной службой от 06.10.2000).

Личная карточка.

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заво­дится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу (см. прилож. 4.5).

Все записи в карточках делаются на основании документов, пре­доставленных работником. На основании паспорта в разделе I «Об­щие сведения» указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указывают на основании записей в тру­довой книжке. Для заполнения раздела II «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника.

В новом варианте личной карточки исключены устаревшие по­зиции (национальность, партийность, членство в ВЛКСМ и проф­союзе).

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.

На оборотной стороне карточки содержатся разделы III «Прием на работу и переводы на другую работу», IV — «Аттестация», V — «Повышение квалификации» и VI — «Профессиональная перепод­готовка» и др. В разделе X «Дополнительные сведения» записыва­ются данные о повышении квалификации, знании иностранного языка, второй специальности, инвалидности и т.п.

Наиболее важными являются разделы, касающиеся назначения и перемещения и даты и причины увольнения. Записи в этих раз­делах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о на­значении, перемещении или увольнении работника. В разделе о назначении и перемещении в конце каждой записи должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.

При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа, указываются причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они неред­ко служат основанием для Подтверждения трудового стажа ра­ботника.

Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы, или секретарем-референтом. Все записи должны быть без сокра­щений. Личная карточка заводится на работника в одном экземп­ляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту.

На многих предприятиях личные карточки работников ведут с помощью ПК.

Личное дело

представляет собой совокупность документов, со­держащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего — на руководите­лей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2).

Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие докумен­ты (личные карточки или личные дела) заводить на сотрудников.

В состав личного дела должны входить следующие документы:

• внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

• анкета или личный листок по учету кадров;

• автобиография или резюме;

• копии документов об образовании;

• копии документов об утверждении в должности;

• копии характеристик;

• трудовой договор;

• копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

• дополнение к личному листку по учету кадров;

• справки и другие документы, относящиеся к данному работ­нику.

Внутренняя опись документов,
имеющихся в личном деле, со­держит сведения о порядковых номерах документов в деле, их ин­дексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Анкета
или личный листок по учету кадров содержит биогра­фические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Она заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. При ее заполнении используются

• паспорт;

• трудовая книжка;

• военный билет;

• документ об образовании (диплом, удостоверение, сертифи­кат, свидетельство, аттестат), документы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);

• документы об имеющихся изобретениях.

В графе «Образование» анкеты или личного листка применяют формулировки: «среднее (полное, общее)», «неполное начальное профессиональное», «среднее профессиональное», «незаконченное высшее профессиональное» — в зависимости от того, какой доку­мент об образовании имеется у работника.

Графа «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» заполняется на основании трудовой книжки. В этой графе фикси­руется также обучение в учебном заведении, предшествующее тру­довой деятельности.

В графе «Семейное положение» используются следующие фор­мулировки: «женат» («замужем»), «разведен(а)» «вдовец» («вдова»), «холост» («не замужем»), после чего перечисляются все члены се­мьи с указанием степени родства (отец, мать, жена, муж, сын, дочь). При этом указываются фамилия, имя, отчество, год рождения каж­дого члена семьи.

Ниже приведен образец внутренней описи документов, имею­щихся в личном деле:

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

00.00.0000

документов дела №

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	№ листов дела	Примеча­ние
Итого ____________________________________________________документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи ___________________________________ (цифрами и прописью) Должность Подпись И. О. Фамилия

Характеристика
— это официальный документ, который выда­ет администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оцен­ка его деловых и моральных качеств.

Характеристика может быть оформлена на общем бланке фор­мата А4. Она имеет следующие реквизиты: название вида доку­мента (характеристика); указание должности лица, которому вы­дается характеристика; наименование организации, выдающей ха­рактеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать.

В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвя­занные составные части. Первая — это анкетные данные, следую­щие за названием документа, где указывают имя, отчество и фами­лию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника. В некоторых видах характери­стик эти данные располагают от 4-го положения табулятора, стол­биками, через один межстрочный интервал. Однако, если это тре­бование специально не оговорено в инструкции по ведению де­лопроизводства учреждения, первая часть может быть оформлена как обычный текст, т.е. от 1-го положения табулятора и через 1,5 межстрочного интервала.

Вторая часть текста характеристики — данные о трудовой дея­тельности (сведения о специальности, продолжительности рабо­ты на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т.п.).

Третья часть — собственно характеристика, т.е. оценка мораль­но-психологических и деловых качеств сотрудника: его отноше­ния к работе, повышения профессионального уровня, поведения в быту.

Четвертая, заключительная, часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.

Текст характеристики излагается от третьего лица.

Подписывает характеристику, как правило, руководитель учреж­дения.

Автобиография
— документ, который автор составляет само­стоятельно. Типового формуляра для автобиографии не существу­ет и составляется она в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиогра­фии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу). Форма изложения — повествовательная, от пер­вого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-политической деятельнос­ти данного человека.

Основные реквизиты в автобиографии: название документа (ав­тобиография); имя, отчество, фамилия автора; число, месяц и год рождения; место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образо­ванию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и дол­жность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дата; личная подпись.

Задания

1. Напишите приказ генерального директора закрытого акцио­нерного общества «Д и О» о приеме вас на работу бухгалтером.

2. Составьте приказ об освобождении вас от работы в фирме «Орбита» в связи с переездом на новое местожительство.

3. Составьте приказы: а) о приеме на работу бухгалтером Ива­новой И.П.; б) об увольнении переводом в другую организацию. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

4. Составьте характеристику-рекомендацию на работника вашего предприятия для поступления его в аспирантуру Новосибирской академии экономики и управления.

5. Напишите заявление о приеме вас на работу экономистом в государственное предприятие по связи и информатике «Россвязь-информ».

6. Напишите заявление о предоставлении вам административ­ного отпуска по семейным обстоятельствам. Остальные реквизи­ты укажите самостоятельно.

7. Напишите автобиографию, необходимую для оформления до­кументов при поступлении на работу.

8. Оформите запись в трудовой книжке об увольнении вас: а) по собственному желанию; б) в связи с ликвидацией предприя­тия; в) в связи с несоответствием выполняемой работы предъявля­емым требованиям вследствие недостаточной квалификации.

9. Составьте проект трудового договора по найму, оплате и уволь­нению вас. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

10. Составьте приказ о переводе на работу внутри организации.

11. Составьте приказ об увольнении работника в связи с ликви­дацией предприятия.

Приложения

Приложение 4.1

Схема составления документов о приеме на работу

Приложение 4.2

Схема составления документов о переводе на другую работу внутри организации

Приложение 4.3

Схема составления документов об увольнении работника

Приложение 4.4

Унифицированная форма заявления о предоставлении отпуска

Наименование
Разрешаю отпуск_____________(рабочих дней календарных)

структурного ______________________________________________

подразделения
Руководитель учреждения

ЗАЯВЛЕНИЕ _______________________________________________

____от_____ Дата Подпись

___________

Место издания

010 Учетный номер ________________________________010

020 Табельный номер ______________________________020

О предоставлении отпуска
030 Фамилия	030
040 Имя	040
050 Отчество	050
060 Должность	060
070 Структурное подразделение	.070
080 Вид отпуска		080
090 Дата ухода в отпуск		090
100 Количество дополнительных дней		100
110 Мотив дополнительного отпуска		110
120 Основание		120

Подпись__________________________________________________

Расшифровка подписи

Согласен предоставить отпуск с___________________________________

Дата

Виза руководителя структурного подразделения

Очередной отпуск был использован по_____________________________

Дата

Очередной отпуск может быть предоставлен на____________ рабочих дней с ________по _____________________________________________

Работает с_____________________________________________________

Начальник отдела кадров______________________ Дата______________

Подпись

Информация перенесена на машинный носитель_____________________

Подпись, дата

Приложение 4.5

Унифицированная форма № Т-2

Утверждена постановлением Госкомстата

код

0301002

России от 06.04.2001 № 26

________________________________ форма по ОКУД

наименование организации по ОКПО

Номер документа

Дата

Дата состав­ления

Табель­ный номер

Идентификационный номер налогоплательщика

Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования

Ал­фавит

Харак­тер работы

Вид работы (основ­ная, по совмес- титель- ству)

Поп (муж­ской, жен- ский)

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА РАБОТНИКА

1.
ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

номер

дата

Трудовой договор (контракт)

1 . Фамилия _______________Имя ______________Отчество ______________

Код

2. Дата рождения ____________________________________________

день, месяц, год

3. Место рождения _______________________________________по ОКИН

4. Гражданство __________________________________________по ОКИН

5. Знание иностранного языка _____________ ____________ по ОКИН

наименование степень знания

_______________ _____________ по ОКИН

наименование степень знания

6. Образование ___________________________________________по ОКИН

среднее (полное) общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное

Наименование образовательного учреждения	Диплом, серия, номер	Год окончания
Квалификация по диплому	Направление или специальность по диплому
K од по OKC O

Наименование образовательного учреждения	Диплом, серия, номер	Год окончания
Квалификация по диплому	Направление или специальность по диплому
K од по OKC O

6.1. Послевузовское профессиональ­ное

образование _________________________Код по ОКИН

аспирантура, адъюнктура, докторантура

Наименование образовательного, научного учреждения	Удостоверение, номер, дата выдачи	Год окончания
Специальность
Код по ОКСО

Код

7. Профессия __________________________________________по ОКПДТР

основная

__________________________________________ по ОКПДТР

другая

2-я страница формы № T-2

8. Стаж работы (по состоянию на «__»_______________20 года):Общий ___________дней ___________месяцев __________лет

Непрерывный ______дней __________ месяцев __________лет

Дающий право на надбавку за

выслугу лет ________ дней __________ месяцев __________лет

_______ дней ___________ месяцев _________ лет

9. Состояние в браке _______________________Код по ОКИН

10. Состав семьи:

Степень родства (ближайшие родственники)	Фамилия, имя, отчество	Год рождения
1	2	3

11. Паспорт: ________№ _________Дата выдачи"__" _____________года

Выдан ________________________________________________________ наименование органа, выдавшего паспорт

12. Адрес места жительства:

Почтовый индекс

По паспорту _______________________________

______________________________________________________________

Почтовый индекс

Фактический _______________________________

______________________________________________________________

Дата регистрации по указанному месту жительства «__»_________года

Номер телефона ___________________________

II
.
СВЕДЕНИЯ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ

1. Категория запаса __________________ 2. Воинское звание __________________ 3. Состав (профиль) _________________ 4. Полное кодовое обозначение ВУС __________________________________ 5. Категория годности к военной службе________________________________

6. Наименование военного комиссариата по месту жительства ________________ 7. Состоит на воинском учете: а) общем (номер команды, партии) ____ б) специальном ____________________ 8. ________________________________ отметка о снятии с воинского учета

Работник кадровой службы ___________ __________ _______________

должность подпись расшифровка подписи

Работник ______________

подпись

" ___ " ________________года

3-я страница формы № Т-2

III
. ПРИЕМ НА РАБОТУ

И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ

Дата	Структур­ное под­разделение	Профессия (долж­ность), разряд, класс (категория) квалифи­кации	Оклад (тарифная ставка), надбавка, руб.	Основа­ние	Подпись вла­дельца трудо­вой книжки
1	2	3	4	5	6

IV
. АТТЕСТАЦИЯ

Дата аттестации	Решение комиссии	Документ(протокол)		Основание
		номер	дата
1	2	3	4	5

V
. ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ

Дата		Вид повышения квалифика­ции	Наименование образователь­ного учрежде­ния, место его нахождения	Документ (удостоверение, свидетельство)			Основа­ние
начала обуче­ния	оконча­ния обуче­ния
				наименова­ние	серия, номер	дата
1	2	3	4	5	6	7	8

VI
. ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКА

Дата		Специальность (направление, профессия)	Документ (диплом, свидетельство)			Основание
начала пере­подготовки	окончания переподго­товки		наименование	номер	дата
1	2	3	4	5	6	7

4-ястраница формы № Т-2

VII
. ПООЩРЕНИЯ И НАГРАДЫ

Наименование награды	Документ
	наименование	номер	дата
1	2	3	4

VIII
. ОТПУСК

Вид отпуска (ежегод­ный, учебный, без сохранения заработной платы и др.)	Период работы		Количество дней отпуска	Дата		Основание
	с	по		начала	окончания
1	2	3	4	5	6	7

IX
. СОЦИАЛЬНЫЕ ЛЬГОТЫ, НА КОТОРЫЕ РАБОТНИК ИМЕЕТ ПРАВО В СООТВЕТСТВИИ С ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВОМ

Наименование льготы	Документ		Основание
	номер	дата выдачи
1	2	3	4

X
.
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

XI
. Основание увольнения______________________________________

Дата увольнения «___»_____________20 года

Приказ (распоряжение) № ___________от «___»________20 года

Работник кадровой службы ________ __________ _____________

должность подпись расшифровка подписи

Работник ____________________

подпись

Приложение 4.6.

Унифицированная форма № Т-2 ГС

Утверждена постановлением Госкомстата

России от 06.04.2001 № 26

Код

0301016

Форма по ОКУД

по ОКПО

________________________________

наименование организации

Дата состав­ления

Табель­ный номер

Идентифика­ционный номер налогопла­тельщика

Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования

Алфавит

Харак­тер работы

Вид работы (основ­ная, по совмес­титель­ству)

Пол (муж­ской, жен­ский)

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА

ГОСУДАРСТВЕННОГО СЛУЖАЩЕГО

I
. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

номер

дата

Трудовой договор (контракт)

1. Фамилия _______________Имя _________ Отчество_______________

Код

2. Дата рождения______________________________________

день, месяц, год

3. Место рождения ____________________________________

4. Гражданство _______________________________________

5. Знание иностранного языка _____________ ______________

наименование степень

_____________ ______________

наименование степень

6. Образование _________________________________________

полное среднее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное

Наименование образовательного учреждения	Диплом, серия, номер	Год окончания
Квалификация по диплому	Направление или специальность по диплому
Код no OKCO
		Наименование образовательного учреждения	Диплом, серия, номер	Год окончания
Квалификация по диплому	Направление или специальность по диплому
Код по ОКСО

6.1. Послевузовское профессиональное

образование ______________________________________Код по ОКИН

аспирантура, адъюнктура, докторантура

Наименование образовательного научного учреждения	Удостоверение, номер, дата выдачи	Год окончания
Специальность
Код по ОКСО

7. Ученая степень ____________________________________Код по ОКИН

кандидат наук, доктор наук

8. Стаж работы (по состоянию на «____»____________________20года):

Общий _______________________ дней __________ месяцев ___________лет

Непрерывный _________________ дней___________ месяцев ___________лет

Стаж государственной службы:

для надбавки за выслугу лет _______дней___________ месяцев __________лет

для доплаты к пенсии _____________дней ___________месяцев __________лет

9. Состояние в браке ___________________________________Код по ОКИН

10. Состав семьи:

Степень родства	Фамилия, имя, отчество	Год рождения
1	2	3

11. Паспорт: __________№ ____________ Дата выдачи «___» _______________ года

Выдан __________________________________________________________________

наименование органа, выдавшего паспорт

12. Адрес места жительства:

Почтовый индекс

Почтовый индекс

По паспорту

Фактический __________________________________

________________________________________________________________________

Дата регистрации по указанному месту жительства «___»_________________года

Номер телефона __________________________

II. СВЕДЕНИЯ 0 ВОИНСКОМ УЧЕТЕ

1. Категория запаса 2. Воинское звание 3.Состав (профиль) 4. Полное кодовое обозначе­ние ВУС 5. Категория годности к военной службе

6.Наименование военного комиссариата по месту жительства _________________ 7. Состоит на воинском учете: а) общем (номер команды, партии)______________________ б)специальном _______________ 8. ________________________________ отметка о снятии с воинского учета

Работник кадровой службы __________ ______________ _______________________

должность подпись расшифровка подписи

Работник ______________________

подпись

«____» _________________20 года

III
. ПРИЕМ НА РАБОТУ

И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ

Дата	Структурное подразделение	Долж­ность	Оклад, руб.	Надбавка		Основание	Подпись владельца трудовой книжки
				наимено­вание	размер, руб.
1	2	3	4	5	6	7	8

IV
. ПРИСВОЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИОННОГО РАЗРЯДА, КЛАССНОГО ЧИНА, ДИПЛОМАТИЧЕСКОГО РАНГА, ВОИНСКОГО ЗВАНИЯ

Дата	Квалификационный разряд, классный чин, дипломатический ранг, воинское звание	Размер надбавки, руб.	Основание	Подпись вла­дельца трудо­вой книжки
1	2	3	4	5

V
. АТТЕСТАЦИЯ

Дата аттестации	Решение комиссии	Документ (протокол)		Основание
		номер	дата
1	2	3	4	5

VI
. ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ

Дата		Вид повышения квалифика­ции	Наименование образовательного учреждения, место его нахож­дения	Документ (удостоверение, свидетельство)			Основа­ние
начала обуче­ния	оконча­ния обучения			наимено­вание	серия, номер	дата
1	2	3	4	5	6	7	8

VII
. ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКА

Дата		Специальность (направление)	Документ (диплом, свидетельство)			Основа­ние
начала переподго­товки	окончания переподготовки		наименование	номер	дата
1	2	3	4	5	6	7

VIII
. ПООЩРЕНИЯ, ГОСУДАРСТВЕННЫЕ И ВЕДОМСТВЕННЫЕ НАГРАДЫ

Наименование награды (поощрения)	Документ
	наименование	номер	дата
1	2	3	4

IX
. ОТПУСК

Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.)	Период работы		Количест­во дней отпуска	Дата		Основание
	с	по		начала	оконча­ния
1	2	3	4	5	6

X
. СОЦИАЛЬНЫЕ ЛЬГОТЫ, НА КОТОРЫЕ РАБОТНИК ИМЕЕТ ПРАВО В СООТВЕТСТВИИ С ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВОМ

Наименование льготы	Документ		Основание
	номер	дата выдачи
1	2	3	4

XI
. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

XII
.
Основание увольнения _____________________________________

Дата увольнения "___"___________20 года

Приказ (распоряжение) № __________ от «___» _________20 года

Работник кадровой службы __________ ____________ ______________

должность подпись расшифровка

подписи

Работник ______________________

подпись

Приложение 4.7

Унифицированная форма №
T
-3

Утверждена постановлением Госкомстата

России от 06.04.2001 № 26

Код

0301017

Форма по ОКУД

___________________________________________ по ОКПО

наименование организации

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ на"__"____________20 пода

Номер документа

Дата

УТВЕРЖДЕНО Приказом от «__»_________20 года №____ Штат в количестве ______________единиц с месячным фондом заработной платы _____________________________ рублей

Структурное подразделение		Профессия (должность)	Количество штатных единиц	Оклад (тарифная ставка), руб.	Надбавка, руб.			Месячный фонд заработной платы, руб.	Примечание
наименование	код
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
и т.д.
Итого по листу
Итого по документу

Руководители структурных подразделений_________ ____________ _____________

должность подпись расшифровка

подписи

__________ _____________ ____________

должность подпись расшифровка

подписи

___________ __________ ______________

должность подпись расшифровка

подписи

Главный бухгалтер ____________ ______________

подпись расшифровка

подписи

Приложение 4.8

Унифицированная
форма № Т-4

Утверждена постановлением Госкомстата

России от 06.04.2001 № 26

Код
Форма по ОКУД	0301003
по ОКНО

_________________________________________

наименование организации

УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА НАУЧНОГО, НАУЧНО-ПЕДАГОГИЧЕСКОГО РАБОТНИКА

Номер документа

Дата составления

Структурное подразделение

Долж­ность

Табельный номер

Алфавит

Вид работы (основная, по со­вместительству)

Пол (мужской, женский)

1. Фамилия________________ Имя ___________ Отчество___________

2. Дата рождения ______________________________________________

день, месяц, год

3.Высшее профессиональное

образование __________________________________________________

наименование образовательного учреждения, год окончания

4.Послевузовское профессиональное

образование ________________________________Код по ОКИН

аспирантура, адъюнктура, докторантура

Наименование образовательного, научного учреждения	Удостоверение, номер, дата выдачи	Дата окончания
Специальность
Код по ОКСО

5. Ученая степень __________________________ Код по ОКИН

кандидат наук, доктор наук

Отрасль науки ____________________________________________

Дата присуждения ученой степени «___» ________________ года

Диссертационный совет ________________________________________

наименование организации, при которой

создан диссертационный совет

Диплом: ______________________________________________________

номер, серия, дата

______________________________________________________________

наименование организации, выдавшей диплом

6. Ученое звание ____________________________Код по ОКИН

старший, научный сотрудник,

доцент, профессор и др.

Аттестат № _____Дата присвоения ученого звания «__»___________года

______________________________________________________________

наименование организации, присвоившей ученое звание

Научная специальность (направление, кафедра) _____Код по ОКСО

Оборотная сторона формы № Т-4

7. Общий научно-педагогический стаж работы:______________________

в том числе педагогический стаж работы

________________________________________

Научные труды имеет, не имеет

ненужное зачеркнуть

Изобретения имеет, не имеет

ненужное зачеркнуть

Список научных трудов прилагается

Научный работник _________________Номер телефона _____________

подпись

Работник кадровой службы__________ _________ __________________

должность подпись расшифровка подписи

Присуждение ученой степени, присвоение ученого звания и изменение научной специальности после заполнения учетной карточки
дата	документ		ученая степень, ученое звание, научная специальность
	серия, номер	наименование организации, выдавшей документ
1	2	3	4

Приложение 4.9

Унифицированная форма № Т-5

Утверждена постановлением Госкомстата

России от 06.04.2001 № 26

Код
Форма по ОКУД	0301004
по ОКНО

______________________________________

наименование организации

Номер документа

Дата

ПРИКАЗ

(распоряжение)

о переводе работника на другую работу

Дата

с

по

Перевести на другую работу

Табельный номер

_____________________________________________

фамилия, имя, отчество

______________________________________________________________

вид перевода (постоянно, временно)

Прежнее место работы
	наименование структурного подразделения
	наименование профессии (должности), разряд, класс (категория) квалификации

______________________________________________________________

причина перевода

новое место работы
	наименование структурного подразделения
	наименование профессии (должности), разряд, класс (категория) квалификации
	оклад (тарифная ставка)__________руб. ____коп. надбавка __________руб. ____коп.

Основание:

изменение к трудовому договору (контракту) от «__»_____20 года № __

Руководитель организации _________ _________ __________________

должность подпись расшифровка подписи

Сприказом (распоряжением) ознакомлен ___________________________

подпись работника

«___» __________20 года

Приложение 4.10

Унифицированная
форма № Т-5а

Утверждена постановлением Госкомстата

России от 06.04.2001 № 26

Код
Форма по ОКУД	0301018
по ОКНО

_______________________________________

наименование организации

Номер документа

Дата

ПРИКАЗ

(распоряжение)

о переводе работников на другую работу

Перевести на работу

Фамилия, имя, отчество	Табельный номер	Структурное подразделе­ние	Профессия (долж­ность), разряд, класс (категория) квалификации	Оклад (та­рифная став­ка), надбавка, руб.	Вид перевода (постоянно, временно)		Основание: измене­ние к трудовому договору (контракту)		С приказом (распоря­жением) ознакомлен. Подпись работника. Дата
		прежнее	прежняя		с	по	номер	дата
		новое	новая
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Руководитель организации _______ ___________ ___________________

должность подпись расшифровка подписи

Приложение 4.11

Унифицированная форма № Т-6

Утверждена постановлением Госкомстата

России от 06.04.2001 № 26

Код
Форма по ОКУД	0301018
по ОКНО

_________________________________________

наименование организации

Номер документа

Дата

ПРИКАЗ

(распоряжение)

о предоставлении отпуска работнику

Табельный номер

Предоставить

_____________________________________________

фамилия, имя, отчество

______________________________________________________________

наименование профессии (должности)

______________________________________________________________

наименование структурного подразделения

______________________________________________________________

вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы и другие)

на календарных
дней

рабочих

с «___» _____________20 года по «___» _______________20 года

Руководитель организации _________ ________ ____________________

должность подпись расшифровка подписи

С приказом (распоряжением) ознакомлен _____________________

подпись работника

«___»_______________20 года

Приложение 4.12

Унифицированная форма № Т- 6а

Утверждена постановлением Госкомстата

России от 06.04.2001 № 26

Код
Форма по ОКУД	0301019
по ОКНО

_________________________________________

наименование организации

Номер документа

Дата

ПРИКАЗ

(распоряжение)

о предоставлении отпуска работникам

Фамилия, имя, отчество	Табельный номер	Структурное подразде­ление	Профессия (должность)	Отпуск						Осно­вание	С приказом (распоряжением) ознакомлен. Подпись работ­ника. Дата
				вид (ежегодный, учебный, без сохранения зара­ботной платы и другие)	за период работы		количество дней (кален­дарных, рабочих)	дата
					с	по		нача­ла	окон­чания
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
-

Руководитель _____________ __________ _________________________

должность подпись расшифровка подписи

Приложение 4.13

Унифицированная форма № Т-7

Утверждена постановлением Госкомстата

России от 29.12.2000 № 26

Код
Форма по ОКУД	0301020
по ОКНО

_________________________________________

наименование организации

СОГЛАСОВАНО Председатель профсоюзного органа ________________ подпись ________________ расшифровка подписи Протокол заседания от «__»______20 года №______	Номер документа	Дата составления	год	УТВЕРЖДАЮ Руководитель ____________ должность ____________ подпись ____________ расшифровка подписи «__»____20 года
	ГРАФИК ОТПУСКОВ

Структурное подразделение	Профессия (должность) по штатному расписанию	Фамилия, имя, отчество	Табельный номер	ОТПУСК					Примечание
				количество дней (кален­дарных, рабо­чих)	дата		перенесение отпуска
					запланированная	факти­ческая	осно­вание	дата предпола­гаемого отпуска
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
и т.д.

Руководитель кадровой службы ________ ________ _________________

должность подпись расшифровка подписи

Руководители структурных

подразделений ________ _________ ________________

должность подпись расшифровка подписи

__________ ___________ ___________________

должность подпись расшифровка подписи

__________ ___________ ___________________

должность подпись расшифровка подписи

Приложение 4.14

Унифицированная
форма № Т-8

Утверждена постановлением Госкомстата

России от 06.04.2001 № 26

_________________________________________

наименование организации Трудовой договор (контракт)

Код
Форма по ОКУД	0301006
по ОКНО
номер
дата

Номер документа

Дата

ПРИКАЗ

(распоряжение)

о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником

Табельный номер

Уволить «___» _________________ 20 года

_____________________________________________

фамилия, имя, отчество работника

______________________________________________________________

наименование структурного подразделения

______________________________________________________________

наименование профессии (должности), разряд, класс (категория) квалификации

______________________________________________________________

______________________________________________________________

основание увольнения

Основание: _______________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Решение

профсоюзного органа

о согласии на увольнение

от «___»_________________
20 года № ___________

Руководитель организации ___________ ________ __________________

должность подпись расшифровка подписи

С приказом (распоряжением) ознакомлен _________ «__» ______ 20 года

подпись работника

Приложение 4.15

Унифицированная форма №
T
-8
a

Утверждена постановлением Госкомстата

России от 06.04.2001 № 26

Код
Форма по ОКУД	0301021
по ОКНО

_________________________________________

наименование организации

Номер документа

Дата

Приказ

(распоряжение)

о прекращении действия трудового

договора (контракта) с работниками

Фамилия, имя, отчество	Табельный номер	Структурное подразделение	Профессия (должность), разряд, класс (категория) квалификации	Трудовой договор (контракт)		Дата увольне­ния	Основание увольнения	Номер и дата решения профсоюзного органа о согла­сии на увольнение	С приказом (распоря­жением) ознаком­лен. Подпись работника. Дата
				номер	дата
1	2	3	.4	5	6	7	8	9	10

Руководитель организации __________ _________ __________________

должность подпись расшифровка подписи

Приложение 4.16

Унифицированная форма № Т-9

Утверждена постановлением Госкомстата

России от 06.04.2001 № 26

________________________________________

Код
Форма по ОКУД	0301022
по ОКНО

наименование организации

Номер документа

Дата

ПРИКАЗ

(распоряжение)

о направлении работника в командировку

Направить в
командировку:

Табельный номер

____________________________________________

фамилия, имя, отчество работника

______________________________________________________________

наименовании профессии (должности)

______________________________________________________________

структурного подразделения

______________________________________________________________

место назначения (страна, город, организация)

____________________________________________________________________________________________________________________________

сроком на календарных дней

с «___» __________20 года по «__» ______________20 года

с целью __________________________________________________

Командировка за счет средств _______________________________

Основание: _______________________________________________

______________________________________________________________

служебное задание, другое основание (номер, дата)

______________________________________________________________

Руководитель организации __________ ________ ___________________

должность подпись расшифровка подписи

С приказом (распоряжением)

ознакомлен ______________ «___» ___________20 года

подпись работника

Приложение 4.17

Унифицированная форма №
T
-9
a

Утверждена постановлением Госкомстата

России от 06.04.2001 № 26

________________________________________

Код
Форма по ОКУД	0301023
по ОКНО

наименование организации

Номер документа

Дата

ПРИКАЗ

(распоряжение)

о направлении работников в командировку

Направить вкомандировку:

Фамилия, имя, отчество
Табельный номер
Структурное подразделение
Профессия		должность)
Коман­дировка	место назна­чения	страна, город
		организация
дата	начала
окончания
срок (календарные дни)
цель
Командировка за счет средств
С приказом (распоряжением) ознакомлен. Подпись работника. Дата

Основание: ____________________________________________________

служебное задание, другое основание (номер, дата)

Руководитель организации _________ _________ ___________________

должность подпись расшифровка подписи

Приложение 4.18

Унифицированная форма № Т-10

Утверждена постановлением Госкомстата

России от 06.04.2001 № 26

Код
Форма по ОКУД	0301024
по ОКНО

_________________________________________

наименование организации

Номер документа

Дата

КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ

Табельный номер

Работник _______________________________

фамилия, имя, отчество работника

______________________________________________________________

наименование профессии (должности)

______________________________________________________________

наименование структурного подразделения

командируется в ___________________________________________

место назначения (страна, город, организация)

для ______________________________________________________

цель командировки

______________________________________________________________

на __________дней (не считая времени нахождения в пути)

с «__» _________20 года по «__»_______________20 года

Действительно по предъявлении паспорта

Руководитель______________ ________ ______________________

должность подпись расшифровка подписи

Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы:

Выбыл из _______________________ «__» ___________20 года _____________ _________________ должность подпись _______________________________ расшифровка подписи М.П. Выбыл из _______________________ «__» ___________20 года _____________ _________________ должность подпись ________________________________ расшифровка подписи М.П.

Выбыл из _______________________ «__» ___________20 года _____________ _________________ должность подпись _______________________________ расшифровка подписи М.П. Выбыл из _______________________ «__» ___________20 года _____________ _________________ должность подпись ________________________________ расшифровка подписи М.П.

Приложение 4.19

Унифицированная форма № Т-10а

Утверждена постановлением Госкомстата

России от 06.04.2001 № 26

________________________________________

Код
Форма по ОКУД	0301025
по ОКНО

наименование организации

Номер документа

Дата

СЛУЖЕБНОЕ ЗАДАНИЕ

для направления в командировку

и отчет о его выполнении

Табельный номер

_____________________________________________

фамилия, имя, отчество

Структурное подразделе­ние	Профессия (долж­ность), разряд, класс (категория) квалификации	Командировка						Основание
		место назначения		дата		срок	организация-плательщик
		страна, город	организация	начала	окончания	(календарные дни)
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Содержание задания (цель)	Краткий отчет о выполнении задания
10	11

Руководитель структурного подразделения ____________ _________ ________________________ должность подпись расшифровка подписи	Работник ____________________ подпись
Заключение о выполнении задания ______________________________________
Руководитель организации ___________ _________ ________________________ должность подпись расшифровка подписи Руководитель структурного подразделения ____________ _________ ________________________ должность подпись расшифровка подписи	«___»______________20 года

Приложение 4.20

Унифицированная
форма № Т-11

Утверждена постановлением Госкомстата

России от 06.04.2001 № 26

________________________________________

Код
Форма по ОКУД	0301026
по ОКНО

наименование организации

Номер документа

Дата

ПРИКАЗ

(распоряжение)

о поощрении работника

Табельный номер

_____________________________________________

фамилия, имя, отчество работника

______________________________________________________________

наименование профессии (должности)

______________________________________________________________

наименование структурного подразделения

______________________________________________________________

мотив награждения

______________________________________________________________

вид поощрения (объявить благодарность, наградить ценным подарком или Почетной грамотой, выдать премию и др.)

в сумме ___________________________________руб. _________ коп.

сумма прописью

Основание: представление

______________________________________________________________

Руководитель организации _________ _______ _____________________

должность подпись расшифровка подписи

С приказом (распоряжением) ознакомлен ___________________________

подпись работника

«___» ____________20 года

Приложение 4.21

Унифицированная форма № Т-11а

Утверждена постановлением Госкомстата

России от 06.04.2001 № 26

_________________________________________

Код
Форма по ОКУД	0301027
по ОКНО

наименование организации

Номер документа

Дата

ПРИКАЗ

(распоряжение)

о поощрении работников

______________________________________________________________

мотив награждения

____________________________________________________________________________________________________________________________

вид поощрения (объявить благодарность, наградить ценным подари или Почетной грамотой, выдать премию и др.)

Фамилия, имя, отчество	Табель­ный номер	Структурное подразделе­ние	Профессия (должность)	Сумма, руб.	С приказом (распоря­жением) ознакомлен. Подпись работника. Дата
1	2	3	4	5	6

Основание: представление

______________________________________________________________

Руководитель организации _________ ________ ____________________

должность подпись расшифровка подписи

Приложение 4.22

Примерный трудовой договор

00.00.00 Новосибирск №

Открытое акционерное общество (организация)________________

Наименование

в лице____________________________________________________

Должность, Ф.И.О.

именуемое в дальнейшем ОАО, и_____________________________

Ф.И.О.

именуемый в дальнейшем «Работник», заключили настоящий договор о ниже­следующем:

1. Работник _______________________________________________

Ф.И.О.

принимается на работу __________________________________________

Наименование структурного подразделения

по профессии, должности ________________________________________

Полное наименование профессии, должности

Квалификации _________________________________________________

Разряд, квалификационная категория

2. Договор является: договором по основной работе

договором по совместительству

3. Вид договора:

- на неопределенный срок (бессрочный)

- на определенный срок__________________________________________

Указать причину заключения срочного договора

-
на время выполнения определенной работы________________________

Указать, какой

4. Срок действия договора: начало работы_________________

окончание работы _____________

5. Срок испытания:

а) без испытания

б)______________________________________________

Продолжительность испытательного срока

5. Работник должен выполнять следующие обязанности:

Указываются основные характеристики работы и требования к уровню их выполнения: по объему производства (работ), качеству выпускаемой продукции (качеству обслуживания), соблюдению правил по охране труда, выполнению смежных работ в целях обеспечения взаимозаменяемости или делается ссылка на соответствующие пункты должностной инструкции. При совмещении профессий (работ), выполнении смежных операций дается перечень этих работ и их объемы.

7. ОАО обязано организовать труд работника, создать условия для безопас­ного и эффективного труда, оборудовать рабочее место в соответствии с прави­лами охраны труда и техники безопасности, своевременно выплачивать обуслов­ленную контрактом заработную плату.

Указываются конкретные меры по организации производственного процесса, оборудованию рабочего места, подготовке и повышению квалификации работника и созданию других условий труда.

8. Обязанности ОАО по обеспечению условий работы на рабочем месте с указанием достоверных характеристик, компенсаций и льгот работнику за тяже­лые, особо тяжелые работы и работы с вредными, особо вредными или опасны­ми условиями труда_________________________________________________________

______________________________________________________________

9. Гарантии согласно ТК РФ_________________________________

10. Особенности режима рабочего времени:

- неполный рабочий день____________________________________

- неполная рабочая неделя___________________________________

- почасовая работа_________________________________________

11. Работнику устанавливается:

- должностной оклад (тарифная ставка)____________________руб.

в месяц или _____________руб. за 1 час работы;

- надбавка (доплата и другие выплаты) _______________________

Указать вид доплат, надбавок

__________________________________руб. (в % к ставке, окладу).

12. Работнику устанавливается ежегодный отпуск продолжительностью:

- основной ________________ рабочих дней

- дополнительный __________ рабочих дней

13. Другие условия договора, связанные со спецификой труда

____________________________________________________________________________________________________________________________

14. Виды и условия социального страхования __________________

______________________________________________________________

15. Юридические адреса и подписи сторон

ОАО ______________________________ ______________________________ Должность Подпись Инициалы, фамилия м.п.

Работник ___________________ Адрес______________________ ___________________________ Паспортные данные Телефон ____________________ Подпись Инициалы, фамилия

Приложение 4.23

Образцы заявлений

Цех 23 ЗАЯВЛЕНИЕ 02.08.2000г. Новомосковск

Тарифно-квалификационная комиссия объединения

О повышении тарифного разряда т. Гудкову А.А.

Прошу аттестовать меня на повышение тарифного разряда слесаря по ремон­ту и обслуживанию котлов ДКВП 2,5 х 13 с 4-го на 5-й разряд.

Слесарь Подпись
А.А. Гудков

В повышении разряда нет необходимости, так как все работы по обслужива­нию котла ДКВП 2,5 х 13 тарифицируются не выше 3-го разряда.

Начальник цеха Подпись ЗАЯВЛЕНИЕ 20.09.2000

А.П. Иванов Ректору Новосибирской государственной академии экономики и управления профессору Шеметову П.В.

Прошу освободить меня от должности старшего инженера в связи с уходом на пенсию.

Подпись
И.Н. Петров

В дело 502-1. Издан приказ № 304 от 21.09.2000

К.П. Семенов

Наименование структурного Адресат

подразделения Резолюция

ЗАЯВЛЕНИЕ

00.00.2000

Прошу перевести меня на должность _________________________

Наименование должности

_________________________________________________________

Наименование структурного подразделения

в связи с _________________________________________________

Причина перевода

___________________________ _________________________________

Подпись работника Расшифровка подписи

Приложение 4.24

Образцы приказов по личному составу

ЗАО «Азот»

ПРИКАЗ

17.08.2000 № 121-к

г. Новосибирск

О временном замещении

руководителя объединения

ПРИКАЗЫВАЮ:

На период моей служебной командировки временное исполнение обязаннос­тей генерального директора объединения с 20.08.2000 по 07.09.2000 возложить на главного инженера предприятия Воробьева B.C.

Генеральный директор Подпись
А.А. Зуев

Завод нестандартного оборудования

ПРИКАЗ

17.09.2000 № 106-к

г. Новосибирск

По личному составу

НАЗНАЧИТЬ:

1. Иванову Нину Петровну на должность кассира главной бухгалтерии с 15 ноября с.г. с двухнедельным испытательным сроком, с окладом согласно штатно­му расписанию.

Основание: заявление Ивановой Н.П. с визами начальника отдела кадров и главного бухгалтера.

2. Краснова Игоря Николаевича на временную работу на должность сторожа в административно-хозяйственный отдел с 15 ноября с.г. сроком на два месяца, с окладом согласно штатному расписанию.

Основание: заявление Краснова И.Н. с визами начальника отдела кадров и административно-хозяйственного отдела.

ПЕРЕВЕСТИ:

3. Адуева Сергея Ивановича, мастера цеха № 3, на постоянную работу на дол­жность старшего мастера того же цеха с 18 ноября с.г.

Основание: докладная записка начальника цеха № 3.

ПРЕДОСТАВИТЬ:

4. Петрову Виктору Владимировичу, старшему экономисту .отдела труда и зарплаты, очередной отпуск с 16 августа 2000 г. по 11 сентября 2000 г. на 24 дня, за период работы с 10 июня 1999 г. по 2000 г.

ОСВОБОДИТЬ:

5. Герасимова Ивана Андреевича, инженера цеха № 1 от занимаемой должно­сти с 15 ноября 2000 г. в связи с уходом на пенсию.

Основание: заявление Герасимова И.А.

Директор Подпись
С.И. Кольцов

Тема 5.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ

ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

В соответствии с Конституцией РФ все граждане Российской Федерации имеют право направлять личные и коллективные обра­щения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обраще­ния, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в уста­новленный срок.

Существует три основных вида обращения: предложение, заяв­ление, жалоба.

Предложение

— вид обращения, цель которого, во-первых, об­ратить внимание на необходимость совершенствования работы тех или иных государственных органов, предприятий, учреждений или общественных организаций, а во-вторых, рекомендовать конкрет­ные пути и способы решения поставленных задач.

Заявление

— вид обращения, направленный на реализацию пре­доставленных законом субъективных прав и интересов граждан. Выражая просьбу личного или общественного характера, заявле­ние может сигнализировать и об определенных недостатках в дея­тельности государственных органов, предприятий, учреждений, общественных организаций. В отличие от предложения в нем не раскрываются пути и не предполагаются способы решения постав­ленных задач.

Жалоба

— вид обращения, в котором идет речь о нарушении субъективных прав и охраняемых законом интересов граждан. Как правило, в жалобе содержатся не только информация о наруше­нии субъективных прав и просьба об их восстановлении, но и критика в адрес государственных или общественных органов, предприятий, учреждений, организаций, должностных лиц и от­дельных граждан, в результате необоснованных действий кото­рых либо необоснованного отказа в совершении предусмотрен­ных законом действий произошло, по мнению заявителя, нару­шение его субъективных прав.

Во многих случаях предложения, заявления, жалобы выступают в чистом виде, т.е. в самом их содержании имеются признаки обра­щения только одного определенного вида. Так, например, заявление о назначении пенсии является заявлением в чистом виде, жалоба на грубость работника отдела писем администрации области также яв­ляется жалобой в чистом виде и т.п. Однако часто встречаются обра­щения, носящие смешанный характер. Так, в одном обращении мо­жет быть заявление об освобождении от налога и жалоба на непра­вильные действия работника финансового органа и т.д.

Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявле­ниям и жалобам граждан в государственных органах, на предпри­ятиях и в организациях и законов краев, областей. Такой закон, при­нятый в Новосибирской области, приведен в прилож. 5.1.

Норматив устанавливает порядок, в соответствии с которым об­ращения граждан подаются в органы, компетентные в разрешении данного вопроса. Жалобы подаются в те органы и тем должност­ным лицам, которым подчинены органы и лица, чьи действия об­жалуются. Государственные и общественные органы и лица, к ве­дению которых не относятся вопросы, поставленные в обращени­ях, должны не позже чем в пятидневный Срок направить их по принадлежности, известив об этом заявителя. Запрещается направ­лять жалобы граждан для разрешения тем лицам или в те органы, на которые подана жалоба.

Должностные лица государственных и общественных органов обязаны также проводить личный прием граждан. Для этого уста­навливаются дни и часы, в том числе и в вечернее время, как по месту работы, так и по месту жительства граждан.

Руководители учреждений должны сообщать гражданам в пись­менной или устной форме о решениях, принятых по их обращени­ям. Закон устанавливает, что если гражданин не согласен с реше­нием по его вопросу, он имеет право обжаловать это решение тому органу или тому должностному лицу, которому подчинены госу­дарственный или общественный орган либо должностное лицо, принявшие обжалуемое решение. Обращения разрешаются в срок до одного месяца со дня регистрации, а не требующие законода­тельного изучения — безотлагательно, но не позднее чем через 15 дней. Сроки рассмотрения жалоб могут продлеваться, если та или иная жалоба требует специального изучения и дополнительных проверок.

Делопроизводство по обращениям граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях, организациях ведется отдельно от обработки других видов документов.

Согласно упомянутому Типовому положению устанавливается следующий порядок делопроизводства по обращениям граждан.

Все обращения регистрируются в день поступления и учитыва­ются на регистрационной карточке, заполняется аннотационный лист (прилож. 5.2-5.4). Индекс проставляется на определенном месте по ГОСТ Р 6.30-97. Он состоит из начальной буквы фамилии автора письма и порядкового номера поступившего документа. Например:
К-187 от 12.06.97.

Установлено, что повторным заявлениям при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответству­ющей графе регистрационной контрольной карточки (РКК) указы­вается регистрационный индекс первого предложения, заявления, жалобы. В правом верхнем углу повторных заявлений и на РКК делается отметка «Повторно». Повторными считаются предложе­ния, заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления истек срок, установленный для рассмотрения, или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

Предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие от од­ного и того же лица и по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для решения в один государ­ственный орган, учитываются под регистрационным индексом пер­вого документа с добавлением порядкового номера через дробь. Например:
К-187/1, К-187/2.

Картотеки из РКК могут формироваться по алфавитному, гео­графическому и тематическому признакам. Контроль за разреше­нием предложений, заявлений и жалоб граждан в государственных органах возлагается на должностных лиц, которые обязаны обес­печить своевременное и полное рассмотрение писем и исполнение принятых по предложениям, заявлениям и жалобам решений.

Если тот или иной адресат направляет поступившие к нему пись­ма граждан в государственные органы и требует сообщить резуль­таты их рассмотрения, такие письма берутся на особый контроль с проставлением в установленном на документе месте знака «К». Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются про­межуточные ответы, с контроля не снимаются. В этом случае кон­троль завершается только после принятия исчерпывающих мер по разрешению вопроса. Решение о снятии с контроля принимают ру­ководители государственных органов, ответственные за своевре­менное и правильное рассмотрение писем граждан.

Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан дают ру­ководители и специально уполномоченные на то лица из государ­ственных органов. Ответ может быть дан как в письменной, так и в устной форме при личном приеме. В этом случае делается соответ­ствующая запись в РКК. При этом индекс ответа состоит из регис­трационного индекса и номера дела по номенклатуре дел. Предло­жения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и да