Омская академия МВД России
Кафедра управления информационных технологий в деятельности ОВД
КУРСОВАЯ РАБОТА
Тема: Документооборот входящих документов
Выполнил:
курсант 1-Ю курса
104 учебной группы
Чуб И.И
Научный руководитель:
преподаватель
кафедры УиИТ к.ю.н.
Бавсун И.Г.
Омск 2006
План работы
стр.
1. Введение…………………………………………………………………3-5
2. Понятие, содержание и значение входящих документов. Стадии
работы с ними………………………………………………......................6-7
3. Приём и регистрация входящих документов…………………………8-18
4. Организация движения документов внутри организации. ………….19-20
5. Исполнение и контроль исполнения входящих документов………...21-23
6. Заключение. …………………………………………………………….24-26
7. Использованная литература…………………………………………...27-28
8. Приложения……………………………………………………………..29-31
- 2 -
1. Введение.
В современных условиях стремительного прогрессирования общества, своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность любой организации. Одной из таких задач и является правильная организация работы с документами, иначе – документооборот. Именно по причинам необычайной важности, я выбрал для своей работы эту тему.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия.
Вообще, термины "делопроизводство" и "документационное обеспечение управления" (ДОУ) синонимичны, однако, первый из них – "делопроизводство"
– возник в России, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. и образован от сочетания слов "производство дела", а "делом" в то время обозначали судебный или административный вопрос, решаемый органом управления. Однако определения терминов претерпевали изменения: позже "дело" стало употребляться и в значении "собрание документов", относящихся к какому-либо вопросу, а в настоящее время значения обоих этих терминов – "делопроизводство" и "дело" – закреплены ГОСТом Р 51141-98. Термин "документационное обеспечение управления"
вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию, благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий.
Но вернёмся к современному закреплению понятия: в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает прежде всего создание документов или документирование
, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и
- 3 -
нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ
– зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа. Таким образом, мы подошли к одной из задач работы- т.е. выяснения одного из важнейших вопросов,- того, как регламентируются документы.
Помимо того, говоря о теоретической разработанности, достижениях науки в области изучения делопроизводства, необходимо отметить, что в современном мире в отношении этого вопроса нет недостатка в информации, касаемо как теории, так, собственно говоря, и практики - сейчас делопроизводство в своём превалирующем большинстве случаев находится в состоянии чётко работающей системы. В любой организации, все процессы самого «движения документов» обязательно исполняются под строгим контролем уполномоченных на то лиц.
Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. По - моему мнению, именно входящие документы, как первичные носители информации, представляют собой наибольший интерес, поэтому на них в своей работе я и буду делать максимальный акцент. Хотя, разумеется, все остальные составляющие движения (к примеру, исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы) не только не менее важны, но и без них не может обойтись ни один полноценный процесс делопроизводства. Поэтому рассмотрение документооборота входящих документов необходимо производить в тесной взаимосвязи, как с исходящими, так и внутренними документами.
Кроме того, помимо основных задач, которые ставятся мной в данной работе (изучение приёма и регистрации входящих документов, исполнение и контроль и др.), следует выделить в изучении процесса документооборота такую
- 4 -
проблему как выявление регламента системы документооборота, использование которой решает заранее поставленную цель и приводит к заранее предсказуемым последствиям.
В связи с тем, что документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами - изучение документов является актуальной задачей и темой для исследования, особенно в наше время. По причине острой нуждаемости каждого человека в умении правильно пользоваться документами, а соответственно и самому принимать участие в документообороте, необходимо абсолютно точно знать те правила,установленные правовыми нормативными актами или выработанные традицией по которым и осуществляется «движение документов». Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):
документирование деятельности;
организация работы с официальными документами.
Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем действующие в тандеме. Таким образом, подходя к непосредственному изложению изученного мною материала о функционировании систем документооборота, считаю необходимым подчеркнуть тот факт, что исследование происходило с учётом разрешения поставленных вопросов и задач, а также достижения целей, преследуемые в данной работе, которые и были изложены ранее.
- 5 -
2. Понятие, содержание и значение входящих документов. Стадии работы с ними.
Применение любого механизма управления предполагает использование документов
, на основании которых запускается процесс выполнения действий и в которых отражен результат их выполнения. Входящие документы являются составной частью сложного многоуровневого процесса, такого как документооборот, который представляет собой совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки1
.
Каждый документ (в том числе и входящий), применяемый на предприятии, является составной частью систем документооборота регламентов или процедур. В наиболее общем виде каждый документ имеет набор следующих признаков:
· принадлежность документа регламенту или процедуре;
· документ, на основании которого появляется данный документ;
· документ, который необходим для появления данного документа как условие;
· документ, который появляется на основании данного документа;
· место возникновения документа;
· условие регистрации документа;
· траектория движения документа;
· место архивации документа
Однако, конкретный набор признаков зависти от типа
документа. Например, первичные документ управленческого
учета должны архивироваться одновременно с отметкой в журнале регистрации появления документа, а документы планирования
должны содержать ссылку на документ, следствием которого они являются.
1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 60.
- 6 -
Входящие документы являются связующим элементом действующих на предприятии стандартов. Поэтому система стандартов предприятия должна содержать опись документов, при помощи которых осуществляется взаимодействие основных систем документооборота, т.е. финансовой, производственной, инженерной, бухгалтерской.
На этом основании составляется система документооборота для данного вида работы. Система документооборота может быть представлена и в виде таблицы (см. Приложение 2).
Говоря о стадиях работы с документами, можно выделить, несколько пунктов, но, проанализировав различные точки зрения на этот вопрос, я сделал вывод, что основными из них являются:
• прием и первичная обработка (или экспедиционная обработка) поступающих в организацию документов;
• предварительное рассмотрение документов службой ДОУ (перечень документов, регламентирующих деятельность ДОУ содержится в Приложении 1.);
• регистрация документов;
• организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);
• обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов
Именно в соответствии с этими, выделенными стадиями, я буду рассматривать весь процесс документооборота. Более подробно в следующих пунктах моей работы.
- 7 -
3. Приём и регистрация входящих документов.
Прием и первичная обработка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) 1
. (Следует иметь в виду, что если организация документооборота проводится в условиях применения средств вычислительной техники, то она должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов).
При этом вся корреспонденция, поступающая в организацию, также заказная и конфиденциальная, должна проходить экспедиционную обработку.
Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами. При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки:
ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату;
полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений.
После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. При необходимости к полученным документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудник, производящий прием
1 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.1.1.
- 8 -
корреспонденции, составляет акт, который присоединяется к документам, и вместе с ними передает его для утверждения и принятия решения по данному факту. При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в следующих случаях:
в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;
в документах не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;
получена доплатная корреспонденция;
полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте гриф "Лично" отсутствует. 1
Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа2
. На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию (реквизит),которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Типичной ошибкой, допускаемой при обработке входящей корреспонденции, является учет только документов, подлежащих дальнейшей регистрации. Остальные документы (рекламные и информационные письма, приглашения и многие другие) остаются неучтенными, хотя при их получении было затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может потребоваться полученная информация, передачу документа данному работнику. Входящий документопоток в таком случае оказывается значительно уменьшенным, а время на обработку неучтенной корреспонденции невозможно подсчитать.
1. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
2.Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.
- 9 -
Отсюда нередко возникают недоразумения между работниками, получающими и обрабатывающими поступающую корреспонденцию, и руководством, которое не может увидеть выполненную работу во всем объеме. 1
Отметка о поступлении может проставляться в правом нижнем углу первой страницы документа в виде штампа, от руки или электрическим штамплевателем 2
. При этом обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса.3
При проставлении отметки о поступлении документа в организацию необходимо учитывать следующие моменты:
если корреспонденция не вскрывается, то отметка ставится на конвертах и упаковке пакетов;
если к письму прилагается документ (ы), то целесообразно дублировать отметку на первом листе приложения;
если документ подлежит централизованному хранению в службе ДОУ, то на него на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа ставится дополнительная отметка (возможно штампом): "Подлежит возврату в службу ДОУ";
если на конверте имеются надписи "Срочно", "Вручить немедленно" и другие, отмечается точное время их получения;
если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая отметка.
1.Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с. 2.Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с. 3.Делопроизводство: Учебник для вузов / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004. – 544 с.
- 10 -
При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным сотрудником. Первичная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. 1
В организации целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку. 2
Предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения управления (ДОУ).
После этапа экспедиционной обработки документов проводится предварительное рассмотрение документов, целью которого является распределение поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.3
При этом предварительно в службе документационного обеспечения управления (ДОУ) рассматриваются только документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, а документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения.4
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения
_____
1.Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.1.1.2.Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 3.Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.1.1.4 Там же. – Раздел 3.1.1.
- 11 -
обязанностей.1
Предварительное рассмотрение поручается достаточно опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов:
примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;
перечня должностных лиц и их обязанностей;
технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д. 2
При рассмотрении поступившего документа учитываются:
важность его содержания;
сложность и новизна поставленных вопросов;
авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;
реальная срочность исполнения документа;
вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др. 3
К руководителю должны поступать только документы, касающиеся основных вопросов деятельности организации, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций.
Остальные документы должны передаваться в структурные подразделения или непосредственно исполнителям-специалистам. При этом если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или,
1Гос. система документационного обеспечения управления. Осн. положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.1.1. 2.Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с. 3. Там же.
- 12 -
лицам то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения. 1
Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ должно проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. 2
Сейчас, после детального рассмотрения процесса приёма документов, считаю вполне возможным перейти к изучению всех правил регистрации входящих документов. Итак, прежде всего понятие непосредственно самого термина.
Регистрация документа
– это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. 3
Можно дать и более развернутое определение, - регистрации как подтверждения факта создания или получения документа путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе. При этом регистрация позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, не имеет никакой юридической силы, он будто бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден. 4.
Так же из определения видно, что регистрация преследует три цели:
учет документов,
· контроль за их исполнением;
· справочную работу по документам
1. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с. 2 Гос. система документационного обеспечения управления. Осн. положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.1.1.
3.Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.
- 13 -
Учет
должен производиться в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами. Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации (по структурным подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный. В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов. Подсчет количества машиночитаемых документов (копий) осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выборки мер по совершенствованию работы с документами.Контроль за исполнением
и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.1
Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п., или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.
1. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592
- 14 -
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций с даты их поступления. Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства РФ от 24.06.92 № 1118-р председателем комитета по делам архивов. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.
Более подробно о контроле документов будет рассмотрено далее. Справочная работа по документам
. Одна из главных целей регистрации – создание банка данных о документах организации. Служба документационного обеспечения управления (или секретарь в маленькой фирме) на основе этого бака данных обязана за несколько минут ответить на вопросы двух типов:
· у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;
· в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу. 1
Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов – главнейшая задача службы ДОУ. И, прежде всего, для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах. Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации может вестись как в традиционной форме (в основном с помощью картотеки), так и в автоматизированном режиме (в основном с помощью применения автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АСДОУ).
Говоря об информационно-справочной работе по документам организации, необходимо отметить, что одним из основных преимуществ использования АСДОУ, по сравнению с традиционными технологиями, является сокращение
1. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с
- 15 -
времени, затрачиваемое на поиск документов и составление сводок и отчетов, а также повышение эффективности поиска и качества сводок и отчетов.
Например, используя систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО-Предприятие", входящую в семейство программных продуктов "ДЕЛО", можно быстро производить поиск документа или документов как по значению и сочетанию любых реквизитов регистрационно-контрольной карточки (включая резолюции), так и по текстам самих документов (файлов). Кроме этого при необходимости сложный поисковый запрос может быть сохранен и использован неоднократно, а отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей или распечатать в ви
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. 1
Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым можно отнести: печатные издания (книги, журналы, бюллетени); информационные материалы, присланные в копии для сведения; поздравительные письма и телеграммы; прейскуранты; пригласительные билеты; программы конференций, совещаний; рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).
Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.2
При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. 3
1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.2.1.
2,3.,.Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.2.1.
- 16 -
Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел (см Приложение3), классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.
Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится, в основном, децентрализовано: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация – в плановом отделе, снабженческая – в отделе снабжения, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им – в службе документационного обеспечения управления и т.д. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству управления или в Табеле документов организации. 1
Существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.
· Для достижения информационной совместимости регистрационных данных в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536, устанавливается следующий состав реквизитов регистрации: наименование организации (автора или корреспондента);
· наименование вида документа;
· дата и регистрационный номер документа;
· дата и индекс поступления
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
1,.Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.2.1.
- 17 -
· резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
· срок исполнения документа;
· отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
· гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
· внутренняя переадресация документов по исполнителям;
· код по тематическому классификатору;
· ключевые слова;
· количество листов документа;
· наличие приложений;
· должностное лицо, поставившее документ на контроль;
· промежуточные сроки исполнения;
· перенос сроков исполнения;
· срок хранения документа;
· статус документа (проект, версия);
· вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др. 1
Состав вышеуказанных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен. При этом порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самой организацией.
1. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 . – М., 2006. – Пункт 4.1.8.
- 18 -
4. Организация движения документов внутри организации
.
Передача документов между структурными подразделениями обычно осуществляется через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение управления (ДОУ). При этом документы должны передаваться с соответствующей отметкой в регистрационной форме,1
которая будет содержать информацию о местонахождении оригинала документа и его копий.
В целях оптимизации документопотоков целесообразно также установить единый порядок передачи документов, например через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении. 2
Документы в структурное подразделение передаются в основном для исполнения, реже для ознакомления.
При передаче документов необходимо помнить, что исполнители получают документы не только в соответствии с резолюциями руководителей организации, но и в соответствии с указаниями непосредственных руководителей структурных подразделений, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загруженности сотрудников. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без ведома руководителей структурных подразделений.3
При оптимально налаженной работе исполнители должны знакомиться с документами в день их поступления. При этом документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение. 4
1.Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.1.3. 2.Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с. 3.,4. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. – 456 с.
- 19 -
При использовании в организации автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСДОУ) исполнителям обычно пересылается регистрационно-контрольная карточка документа с прикрепленным файлом, содержащим образ самого документа. При этом ответственному исполнителю при необходимости может передаваться и сам бумажный оригинал документа. Использование такой технологии позволяет уменьшить количество бумажных копий документов, ускорить движение документов в организации, сократить трудоемкость обработки документов и повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей. Необходимо отметить, что на практике значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления документов могут быть закреплены в Табеле форм документов, можно отметить, что согласование проектов и подписание конечных вариантов проводятся в возрастающей иерархической последовательности. При этом передача проектов осуществляется, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба документационного обучения управления (ДОУ) только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления при регистрации.
Сегодня многие организации автоматизируют работу с проектами документов с помощью использования новейших технологий, к которым можно отнести и АСДОУ. Так, например, система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО-Предприятие", входящее в семейство программных продуктов "ДЕЛО", поддерживает полный цикл работы с проектами:
· создание регистрационной карточки проекта документа, в том числе и "во исполнение" распорядительного документа;
· изменение проекта с хранением предыдущих версий;
· согласование проекта документа;
· подписание или утверждение проекта документа
· регистрация документа, созданного на основе проекта.
- 20 -
5. Исполнение и контроль за исполнения входящих документов.
Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. 1
В контроле исполнения документов можно выделить:
· контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;
· контроль за сроками исполнения задания.
Контроль по существу вопроса решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное лицо. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. 2
Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем. В ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закреплено следующее определение: "Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов".
При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:
отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства;
обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;
выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины. 3
1. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с. 2. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с. 3. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
- 21 -
Иногда по решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки. 1
Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:
постановку документов на контроль;
проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
снятие документов с контроля;
учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.
Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок. Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле. Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.
Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю(ям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя. В течение срока исполнения документа должны осуществляется предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители. Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания.
1. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
- 22 -
Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.
Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).
Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения.
Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.
Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.
На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом
- 23 -
6. Заключение.
Подводя итог проделанной работе, хотелось бы вернуться к мысли о причине выбора темы. Как уже было сказано мною раньше, актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Данная же работа позволила мне не только в полной мере узнать весь механизм документооборота, но и осознать, что, даже не смотря на немалую
развитость делопроизводства в нашей стране (а рассмотрение этого процесса происходило именно в этом пространственном промежутке), существует некоторое количество проблем, которые необходимо решать для улучшения качества «движения документов».
Так, например, зная, что работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда, мы понимаем, - всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. И если с организацией проблем не так уж и много, то вот с техническим её обеспечением всё обстоит гораздо сложнее. Я имею в виду, что далеко не во всех организациях процессы обработки документопотоков автоматизированы. Хорошо, если там присутствуют некоторые средства механизации, однако по-прежнему в нашей стране существуют такие предприятия, в которых вся обработка документов проводится вручную.
Так, по мнению компании DELPHI около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется, и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их. Компания Coopers&Lybrand оценивает, что организации делают в среднем 19 копий каждого документа и что почти 7.5% всех документов теряется безвозвратно. Нетрудно сделать заключение, что если бы документы хранились в «электронном» виде, избежать этого было бы гораздо легче.
- 24 -
Вот почему я считаю, что автоматизация делопроизводства необходима для обеспечения мобильности руководства предприятием и работы самого предприятия.
Другой проблемой документооборота является то, что, к сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации. В этом аспекте улавливается связь с современным обучением молодых специалистов, которое говорит о своей не качественности. А вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.
Помимо этого, я считаю, что документооборот в России имеет строго вертикальное направление, тогда как на Западе он стремится к горизонтальному, где документ в идеале должен сразу попадать к исполнителю, минуя руководство. Однако я не считаю так же, что Западная система - идеальна, или просто лучше. Но, в условиях исполнительской вертикали (то есть в тех, которых находимся мы) нужно применять ту технику, которая подходит для этой системы. У нас же получается, что, используя западное оборудование, мы находимся в совершенно ином положении, что крайне отрицательно сказывается на развитии Российского делопроизводства и документооборота, соответственно. Таким образом, делается следующий вывод: автоматизация традиционного делопроизводства российских учреждений в полном объеме может быть реализована только с помощью отечественных разработок.
Это что касается проблем, что же касается их решения - то их бесконечное множество, тем не менее, можно выделить главный принцип, которого, как я полагаю, следует придерживаться. Принцип этот заключается в необходимости учёта особенностей, свойств и возможностей именно
- 25 -
Российской
системы документооборота. Ведь даже если применять самые современные технологии, но они не будут обладать свойством применимости - результат получится отрицательный.
Подводя к завершению свою работу, хотелось бы так же упомянуть и том, что в ходе подробного разбора предмета, мне удалось выявить и некий аспект в выбранной теме - необходимость рассмотрения такого пункта как движение документов внутри организации (см. план работы - пункт 4). В связи с этим был несколько расширен план исследования, а соответственно и структура изучения.
В целом могу сказать, что изучение документооборота входящих документов позволило мне овладеть знанием материала не только в этой области, но и задеть также некоторые другие стороны рассматриваемого объекта. Такие как изучение документооборота, в общем, его структуру и функционирование, приобрести знания по поводу истории возникновения, эволюции и развития делопроизводства в России и др.
Проведение данного исследования значительно повысило мой уровень компетентности в знании вопроса о документообороте.
- 26 -
7. Список использованной литературы.
1. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. №536 «Об утверждении типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти - 2006 - №10
2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения/ Главархив СССР, ВНИИ документоведения и архивного дела - М., 1991.
3. ГОСТ Р 51141 - 98 «Делопроизводство и архивное дело. Терпмины и определения».
4. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002.
5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003.
6. Делопроизводство: Учебник для вузов / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004.
7. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. –
8. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие 2 изд. М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1999.
9. С. Коротков "Современные технологии корпоративного документооборота" 10. Документы и делопроизводство: справочное пособие. Сост. Лихачев М.Т.-М.: «Экономика», 1991
- 27 -
11. Журнал "Делопроизводство" N 1, январь-март, 1998 (А. Казуто - "Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства")
12. Статьи А.Н. Соковой - “Электронное делопроизводство (Практический взгляд на проблему в реальных условиях)”
- 28 -
Приложение 1
ГЛАВАРХИВ СССР ПРИКАЗ
от 25 мая 1988 года N 33
ПЕРЕЧЕНЬ нормативно-методических документов, регламентирующих и обеспечивающих деятельность службы ДОУ1. Документы по нормированию труда
Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию. - М.: Экономика, 1988, Типовые нормы времени на стенографические работы. - М.: НИИтруда, 1977; Типовые нормы времени на работу по копированию и размножению документов. - М.: Экономика, 1986; Единые нормы времени и расценки на проектные работы. Ч. 23. Подсобно-производственные работы. - М.: НИИтруда, 1979; Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы. - М.: Экономика, 1988; Методические указания по выпуску министерствами, комитетами, ведомствами и организациями печатной продукции. - М.: Госкомиздат СССР, 1981; Единые нормы времени и выработки на работы, выполняемые на перфорационных, клавишных вычислительных машинах и устройствах подготовки данных на машинных носителях. - М.: НИИтруда, 1985; Нормы времени на работы по проектированию и внедрению автоматизированной обработки информации бухгалтерского учета с применением ЭВМ. - М.: ЦСУ СССР, 1985.
2. Документы по структуре, функциям и численности службы ДОУ
Типовые межотраслевые нормативы численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных службах производственных объединений (комбинатов) и предприятий. - М.: НИИтруда, 1980. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (вып. 1 Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей руководителей, специалистов и служащих. - М.: Экономика, 1989). Общесоюзный классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. - М.: Госстандарт, 1986; Единая номенклатура должностей служащих. - В кн.: Квалификационный справочник должностей служащих. - М.: НИИтруда, 1981; Количественные оценки эффективности труда служащих производственных объединений, предприятий. Методические рекомендации. - М.: НИИтруда, 1980.
- 29 -
Приложение 2
На примере финансовой системы можно рассмотреть способ составления системы документооборота
Система документооборота процедуры учета финансовых действий.
| № док. | Название документа
|
Место возникн.
|
Место передачи
|
Место архивац.
|
Документ- основание
|
Документ условие
|
Траектория
документа |
| 1 | Банковская выписка | Банк | Фин. отдел | Бухгалт. | - | - | Банк, ФО |
| 2 | Банковская выписка с отметкой о передаче на регистрацию | Фин. отдел | Отдел регистрации | Бухгалт. | Банковская выписка | - | ФО, Отдел регистрации |
| 3 | Банковская выписка с отметкой о регистрации данных | Отдел регистрац. | Фин. отдел | Бухгалт. | Банковская выписка с отметкой о передаче на регистрацию | - | Отдел регистрации, ФО, бухгалтерия |
| 4 | Копия банковской выписки с отметкой о регистрации данных | Фин. отдел | Фин. отдел | Фин. отдел | Банковская выписка с отметкой о регистрации данных | - | ФО, ФО (архив) |
- 30 -
Приложение 2
Форма номенклатуры дел структурного подразделения (общественной организации)
организации.
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись инициалы, фамилия дата НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ __________ N ___ место составления на __________ год
| Наименование раздела * | ||||
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и статей по перечню ** | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
* - Наименование структурного подразделения (общественной организации), для организаций, не имеющих структурного деления направления деятельности ** - Название Перечня с указанием сроков хранения документов и его выходные данные
Формат А4 (210х297)
- 31-