содержание
введение 3
| 1. | Общие сведения о системах электронного документооборота | 5 |
| 1.1 | Системы управления электроннымдокументооборотом | 9 |
| 1.2 | Функции и задачи систем управления документами | 15 |
| 2. | Проблемы организации электронного документооборота | 20 |
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 24
список источников и литературы 26
ВВЕДЕНИЕ.
В основе успешного бизнеса любой фирмы лежит правильность и своевременность принятия решений руководством фирмы, гибкое реагирование на изменения ситуации на рынке или на предприятии. Постоянный рост объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными. Кроме того, в современных непростых экономических условиях может теряться гибкость в реагировании на изменения рынка, вследствие чего дальнейший рост компании останавливается. Правильно организованный документооборот позволяет избежать таких «болезней роста».
Решению задачи оптимизации документооборота активно способствует динамичное развитие современных компьютерных и сетевых технологий. По экспертным оценкам применение электронного документооборота способствует росту производительности труда сотрудников на 25-50%, а время обработки одного документа сокращается более чем на 75%. Поэтому неоценимую роль в деятельности любого предприятия играет эффективная система управления электронным документооборотом (СЭД), обеспечивающая бесперебойную циркуляцию его бизнес-потоков[1]
.
Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. В офисе производственного предприятия технология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией его основной производственной деятельности. Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок организации движения документов
(документооборота). В соответствии с нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
Технология управления документооборотом предполагает ведение регистрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек. При этом регламентируются состав и содержание регистрируемых реквизитов документов, а также различные формы отчетности. Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом - практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации[2]
.
Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.
Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах. Однако сегодня происходит парадоксальная вещь: любое уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные персональные компьютеры, которые объединяются в локальную корпоративную сеть, что обеспечивает полную технологическую поддержку «электронного документооборота», но дальше использования техники для подготовки документа в текстовом редакторе с последующей его распечаткой на принтере дело не идет.
Задачи:
- рассмотреть общие сведения о системах электронного документа;
- изучить системы управления электронным документооборотом;
- обозначить функции и задачи систем управления документами;
- выявить проблемы организации электронного документооборота.
1. Общие сведения о системах электронного документооборота.
Увеличение информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре
требует адекватной реакции со стороны информационных технологий. Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и информация, поступающая на таких носителях, менее динамична, чем электронная.
Концепция безбумажной технологии имеет за плечами не одно десятилетие. В это
же время сегодня можно говорить лишь о частичной реализации этой идеи. Здесь
ряд причин:
Можно указать на психологический аспект проблемы. Получение информации
в электронном виде требует привычки.
Безбумажные технологии требуют основательной технической поддержки:
соответствующей производительной вычислительной техники, высокой пропускной способности коммуникационных линий, технологичности алгоритмов;
Безбумажные технологии требуют основательной юридической поддержки
(например, в России на данный момент ни одна налоговая инспекция не примет
отчет только в электронном виде, ни один суд не примет договор, заверенный
электронной подписью и т.п.)[3]
.
Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует
интенсификации и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого
сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде
всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота[4]
.
Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. При этом под движением документов понимается не их физическое перемещение (т. к. они чаще всего остаются на сервере), а передачу прав на их использование с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением. Главное назначение систем электронного документооборота — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В системах электронного документооборота также реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаются произведенные в них изменения и контролируются все их версии и подверсии[5]
.
Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные
потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемые процесс.
Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена – документопоток.
Для любой организации можно выделить три основных потока документов:
входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.
Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов,
пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации хранения и т.д[6]
.
В советские времена делопроизводство регламентировалось Единой
государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).
Созданная схема хорошо структурирована и до сегодняшнего дня хорошо поддается автоматизации. Указанный стандарт регламентирует принципы работы с документами. В то же время сегодня желательна детальная регламентация работы по исполнителям (выполняемым или ролям), доведенная до регламентации в виде положений о подразделениях и должностных инструкциях специалистов.
Форма
документа Документопоток
входящей информации внутренних документов исходящей информации
Электрон ные документы
Сообщения электронной почты
Факсимильная информация
Сообщения в корпоративной сети
Факсы
Ответы и письма по электронной почте
Факсимильная информация
Бумажные документы
Письма
Договоры и контракты
Законодательные акты
Нормативные документы
Периодические издания
Книги
Реклама
Анкеты
Приказы
Инструкции.
Отчеты
Служебные записки
Командировочные документы
Бухгалтерские документы
Письма
Договоры и контракты
Пресс – релизы[7]
.
Автоматизация делопроизводства на этом уровне требует предварительного
обследования документопотоков на предприятии с последующей фиксацией
модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях, а
также настройки регламентов прохождения электронных документов по рабочим
местам. Специальное структурное подразделение осуществляет: регистрацию
документов, контроль за их исполнением, учет исполнения, систематизацию
документов, формирование номенклатуры дел и контроль за состоянием самих дел.
Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в
управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации,
позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных
носителей.
Электронный офис предполагает организацию работы групп пользователей над
совместным решением сложных распределенных задач в электронных компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники. Сегодня существует большое число концепций построения электронного офиса, в частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию “workflow”– стратегии обеспечения управления прикладными программами, необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.
Использование сетей и средств электронной почты позволяет мгновенно
пересылать документы из одного подразделения в другое без временных задержек
на передачу бумажного документа. Упрощает хранение, контроль, поиск,
архивирование, включая ведение долговременного архива документов. Здесь есть
два существенных препятствия: внешнееи внутреннее.
Последнее зачастую связано с привычками и другими простыми человеческими
особенностями и слабостями. Решение этой проблемы зачастую упирается в имидж фирмы.
Внешний срез проблемы упирается в большое число документов, предлагаемых в
бумажном виде. Классическими примерами являются письма и факсы, периодические издания. Переход от бумажного ведения делопроизводства к электронному сдерживается из – за недостаточно развитой технологии оптического распознавания текстов (opticalcharacterrecognition- OCR). Последние
достижения в этой области послужили толчком к активному внедрению технологий электронного документооборота, в том числе и у нас в стране. Притягательность ввода текста без использования клавиатуры определяет интерес и к технологиям распознавания голоса. Совместно с технологиями архивирования, индексирования и поиска документов это создает основу построения системы управления электронным документооборотом.
| 1.1 | Системы управления электроннымдокументооборотом. |
Система управления электронным документооборотом (СУЭД) предназначена для следующих целей:
интеграции процес повышение информированности руководства и специалистов за счет
увеличения объемов информационного хранения, централизированной обработки
информации, уменьшения времени поиска документов и соответственно подготовки
отчетов и докладов, а также за счет повышения полноты и достоверности
отчетов;
уменьшения стоимости документационного обеспечения управления
предприятием за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному,
снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов;
уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов
документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в
электронном виде;
интеграции информационных процессов в рамках кооперации предприятий;
создание качественно новой информационной базы для последующего
совершенствования процессов документационного обеспечения управления и
технологии работы с документами.
СУЭД должна соответствовать существующей информационно – организационной
структуре предприятия (группы предприятий) и обеспечивать модификацию по мере совершенствования этой структуры.
СУЭД предназначена для автоматизации процессов
документационного обеспечения управления предприятием, включая:
процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода организационно –
распорядительных документов (подсистема «Электронный архив»);
процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода стандартных форм
документов (подсистема «Ввод стандартных форм документов»);
управление делопроизводством (создание, обработка и систематизация
архивного хранения документов – подсистема «Делопроизводство»).
Объектом автоматизации являются процессы:
создание документов;
подготовки, учета, систематизации и архивного хранения, поиска и получения
организационно – распорядительных, отчетно – статистических, учетных,
плановых, информационно – справочных и других управленческих документов;
работы с документами (передача, учет, контроль исполнения и др.).
Основные требования к системе состоят в следующем. Для информационного обмена в системе должна использоваться корпоративная вычислительная сети, в которую включаются как локальные, так и удаленные пользовательские системы. СУЭД должна взаимодействовать с электронной почтовой системой и
автоматизированными системами управления предприятием. Система должна
допускать круглосуточный режим функционирования; иметь средства диагностики и индикации текущего состояния системы, используемых ресурсов; позволять наращивать количественные и расширять функциональные характеристики системы[8]
.
СУЭД должна обеспечивать изменение своих характеристик,
параметров, адресатов передачи документов и т.п. в зависимости от изменения
регламента документооборота предприятия (норм, правил, порядка, форматов и
т.п.).
Система должна строиться на основе открытых технологий, обеспечивающих ее
дальнейшую модернизацию и развитие без переработки. В системе должна быть
предусмотрена возможность использования масштабируемых аппаратных платформ, в
частности технологически простой замены серверов и устройств хранения
информации на более производительные (емкие).
Система должна обеспечивать с достаточной точностью распознавания документов
на русском и основных европейских языках текстового формата А4, а также
полнотекстовую индексацию текстового документа. Особое внимание должно
уделяться объемам хранения, одновременному доступу к документам и срокам
хранения документов.
Подсистема «Электронный архив» предназначена для следующих целей:
· оперативного и потокового ввода документов, полеченных из бумажных
документов путем сканирования (получение электронных графических образов) и
OCR– распознавания (преобразование их в текстовые документы);
· оперативного и потокового ввода электронных документов из других
источников;
· передачи электронных документов в подсистему «Делопроизводство»;
· реквизитного и полнотекстового индексирования документов;
· хранения электронных документов всех видов и представлений (в том
числе графических образов), их поисковых образов и индексов (атрибутных и
полнотекстовых);
· адресация оригиналов документов в бумажном архиве;
· поиска и извлечения документов из электронного архива;
· вывода документов из системы в виде твердой (бумажной) копии или в
электронном виде, в том числе для дельнейшей доставки средствами связи;
· связи представлений хранимых документов с фактографической частью базы
данных;
Подсистема «Ввод стандартных форм документов» обеспечивает:
· проектирование представлений стандартных форм документов для их
последующего ввода;
· потоковый ввод стандартных форм документов в фактографическую часть
подсистемы «Электронный архив» (включая сканирование, OCR(ICR) –
стилизованное распознавание, контекстный контроль и экспорт в БД).
Подсистема «Делопроизводство» обеспечивает:
· создание электронных документов средствами подсистемы;
· ведение версий (редакций) документов и их авторства;
· защиту от конфликтов при попытке одновременной модификации документа;
· электронное визирование документов (электронная подпись);
· связывание документов в логические группы;
· организацию потока работ с документами: задание маршрута
(регламентного или ситуационного) движения документов и условий осуществления
работ с ними;
· допуск к документам и расширенным видам работ с ними в соответствии с
установленными правами пользователей;
· протоколирование видов работ, производимых пользователями с документами;
· управление маршрутами движения документов;
· контроль местонахождения документа и состояния его исполнения;
· передачу и извлечение документов в/из подсистемы «Электронный архив».
Возможный состав программных инструментальных и технологических средств,
ориентированных на управление документами и документооборотом, а также
средств реализации процедур работы с документами может быть представлен
следующим образом:
· средства для ввода бумажных документов и распознавание образов;
· средства для создания электронных документов;
· средства для организации и работы с электронным архивом;
· технологические средства, ориентированные на управление
документооборотом;
· технологические средства, ориентированные на управление документами;
· инструментальные средства разработки приложений, реализующих
специфические функции и технологии работы с документами.
Программные технологические пакеты, ориентированные на управление документами
и документооборотом, должны быть открытыми для интеграции с приложениями,
реализующими специфические функции, характерные при работе с документами на
предприятии.
Инструментальные средства для разработки приложений должны быть такими, чтобы
приложения, разработанные с их помощью, интегрировались в программную среду
управления документами и документооборотом[9]
.
Виды систем электронного документооборота.
Следует сказать, что в настоящее время существует немало подходов к решению
проблем управления электронным документооборотом. Кроме так называемых
универсальных систем электронного документооборота (EDMS) решить задачу
управления документами можно при помощи следующих основных видов программных
средств:
· средств групповой работы (типа ПО Lotus Notes, Novell GroupWise и MS
Exchange);
· систем управления особыми видами документов (в частности, PDM-систем);
· специальных модулей управления документооборотом в составе корпоративных
информационных систем для предприятий (SAP R/3, Baan и др.).
Чем же универсальные системы электронного документооборота отличаются от них?
И в чем преимущества их использования по сравнению с другими подходами?
Пожалуй, в каждом конкретном случае нужно исходить из особенностей целей и
задач, которые ставит предприятие при внедрении системы управления
документооборотом. Например, для одних задач наилучшим решением будет ПО
Novell GroupWise, для других же оптимальным будет внедрение именно EDMS-
системы. Важным свойством универсальных систем электронного документооборота
является то, что они предоставляют возможность решения большого числа задач
управления документами. Тем не менее следует отметить, что полностью все
задачи управления документооборотом они все равно не смогут решить (из-за их
динамически меняющегося и, практически, неисчерпаемого многообразия). Кроме того, внедрение специализированного ПО может оказаться дешевле и эффективней.
И все-таки у EDMS-систем есть ряд серьезных достоинств. В частности, по
сравнению с ПО поддержки групповой работы, большинство наиболее
распространенных в мире EDMS-систем обладает следующими достоинствами:
· практическая неограниченность размера электронного архива;
· встроенная поддержка полнотекстовой индексации;
· поддержка версий и подверсий документов;
· возможность хранения документов в архиве в исходном формате;
· возможность ведения журналов действий пользователей.
На рынке уже существуют приложения (разработанные, например, на базе того же ПО Lotus Notes), в которых вышеперечисленные возможности EDMS-систем также реализованы. Однако надо заметить, что эти возможности реализованы в EDMS-системах уже изначально.
Кроме того, при работе с групповым ПО в ряде случаев возникают вопросы
снижения быстродействия приложений при работе с большими и сверхбольшими
базами данных. Также групповое ПО ориентировано, прежде всего, на решение
задач организации взаимодействия между пользователями. По своей сути, оно
является расширением программ электронной почты и не всегда подходит для
работы с крупными архивами документов. На рынке сформировалось мнение, что
применение группового ПО (в качестве основы для создания систем электронного
документооборота) наиболее уместно на малых и средних предприятиях. Следует
также отметить, что EDMS-системы в большинстве случаев имеют шлюзы в
групповое ПО и, при необходимости, могут использовать имеющиеся в нем
почтовые программы[10]
.
В свою очередь, специализированные системы управления документами можно
условно разделить на 2 категории. В первую категорию входят программные
средства (достаточно давно разработанные), изначально ориентированные на
узкопрофильное применение и не имеющие средств интеграции с другими
информационными системами. Подобные системы еще есть на предприятиях, и, в
основном, они представлены местными разработчиками. Помимо управления
документооборотом, такие программные системы предназначены для решения
конкретных финансовых задач, управления персоналом, ведения складского учета
и т. д. Отметим, что у большинства таких систем есть существенные ограничения
при их применении на предприятиях. В частности, для каждого из приложений в
такой системе необходимо поддерживать свою базу данных (нередко эти базы
данных никак не связаны друг с другом). Затраты на поддержание инфраструктуры таких систем настолько велики, что они постепенно изживают себя. Во вторую категорию входят специализированные PDM-системы, предназначенные для управления производственной информацией и имеющие средства интеграции с другими программными системами. PDM-системы работают уже и с электронными образами сложнейших объектов (например, кораблей и машин).
Что касается корпоративных информационных систем (КИС), то в большинство из них встроены модули поддержки делопроизводства. Однако возможности этих
модулей достаточно ограничены, т. к. практически невозможно создать
универсальную и полнофункциональную КИС. Кроме того, цена западных КИС
настолько велика (многие сотни тысяч и миллионы долларов), что не всякое
российское предприятие сможет позволить себе ее внедрение. Следует все же
отметить, что в большинстве распространенных EDMS-систем реализована
интеграция с наиболее известными КИС (в частности, с SAP R/3, Oracle
Applications и др.). Именно возможность интеграции с различными приложениями
является одним из характерных свойств EDMS-систем. Благодаря наличию этого
свойства, EDMS-системы могут выступать в качестве связующего звена между
различными системами, функционирующими на предприятии, создавая, тем самым, основу для организации всего его делопроизводства[11]
.
У EDMS-систем есть и другие свойства, благодаря наличию которых применение
универсальных систем электронного документооборота позволяет существенно
оптимизировать управление современным предприятием.
| 1.2 | Функции и задачи систем управления документами. |
Любая система должна поддерживать полный жизненный цикл документа в организации - от его первичной регистрации до списания в дело.
Жизненный цикл документа состоит из двух основных стадий:
1. Стадия разработки документа, которая может включать: собственно разработку содержания документа; оформление документа; утверждение документа.
В том случае если документ находится на стадии разработки, то он считается неопубликованным, и права на документ определяются правами доступа конкретного пользователя.
2. Стадия опубликованного документа, которая может включать:
активный доступ; архивный документ: краткосрочного хранения; долгосрочного хранения;
уничтожение документа. Когда документ переходит на вторую стадию, он считается опубликованным, тогда права на документ остаются только одни - доступ на чтение. В качестве примера опубликованного документа можно привести шаблон стандартного бланка предприятия.
Организация работы современного офиса предполагает оперативное информационное обслуживание. Сроки подбора всех документов по запрошенному руководством вопросу не должны превышать нескольких часов. В то же время многие документы (докладные, аналитические записки, отчёты, стенограммы заседаний и т.п.) содержат информацию о множестве вопросов, не отражённых в заголовках. Поэтому оперативную и максимально полную подборку можно получить, только используя компьютерный поиск по текстам документов в электронной форме. Для этого в СУД предусмотрена организация электронного архива, т.е., простыми словами, не надо идти в хранилище, искать дело, заполнять лист-заместитель, при необходимости – изготавливать копию документов, при возврате дела – осуществлять полистный просмотр, раскладку на место и т.п. – все процедуры автоматизируются[12]
.
Электронный архив предприятия - это комплекс программного и аппаратного обеспечения, предназначенный для решения следующих задач:
Организация хранения электронных документов. Необходимо обеспечивать хранение произвольного количества электронных документов на разнообразных носителях. Носители электронных
Соответственно для таких систем хранения необходимо решать задачи не только совместной работы данных носителей информации, но и обеспечивать миграцию документов между носителями. Эта миграция может осуществляться либо путем настройки системы администратором (например, после истечения 90 дней со дня создания документа он должен автоматически переместиться на более медленный и дешевый носитель информации), либо автоматически в зависимости от частоты обращения пользователей к тому или иному документу.
Организация учета бумажных и микрографических документов. Архивная система кроме работы с электронными документами должна учитывать бумажные и микрографические документы - система должна хранить только электронную карточку на документ данного типа и поддерживать контроль стандартных архивных операций: выдача документа, возврат документа и т. п.
Организация поиска документов. Наряду с организацией хранения документов необходимо их быстро и эффективно искать. Если со скоростью поиска все понятно, то для пояснения понятия эффективности поиска коротко рассмотрим модели поиска. Существует два подхода к поиску документов.
Первый подход состоит в том, что в процессе поиска ищется документ, который точно существует в системе, и задача состоит в том, чтобы процесс поиска свелся к нахождению требуемого документа или документов. Этот подход применятся в 90% всех случаев поиска. Второй подход состоит в том, что ищутся все документы по интересующему вопросу. Для этого подхода присущи такие понятия, как полнота - соответствие между найденными документами по данному запросу и действительному списку документов и шум - соответствие документов, отвечающих запросу и документов, нерелевантных ему.
Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа и аудита работы. Архивная система должна иметь защиту на уровне документа - каждый документ должен иметь ассоциированный с ним список пользователей, имеющих право совершать с ним определенные операции. Как правило, определяются следующие виды доступа (набор полномочий зависит от конкретной СУД): полный контроль над документом; право редактировать, но не уничтожать документ; право создавать новые версии документа, но не редактировать его; право аннотировать документ, но не редактировать и не создавать новые версии; право читать документ, но не редактировать; право доступа к карточке, но не к содержимому документа; полное отсутствие прав доступа к документу;
Поддержка просмотра документов без загрузки приложений, которые порождают документ. Архивная система должна поддерживать специальные программы просмотра, позволяющие получить доступ к документам разнообразных форматов без загрузки ресурсоёмких приложений.
Поддержка аннотирования документа. Иногда для обеспечения коллективной работы с документом необходимо позволять наносить комментарии на документ, не изменяя его основного содержания. Комментарии (знаки, текст, цветные пометки) хранятся в слоях, которые могут быть привязаны к имени автора, создавшего эти комментарии.
Поддержка коллективной работы с документом. Выражается в поддержке целостности документов, для этого должны быть реализованы библиотечные функции выписки и возврата документов на/c редактирования, что предотвращает одновременное редактирование одного документа несколькими пользователями, устраняя тем самым возможные конфликты. Для того чтобы позволить в рамках одного документа, работать, одновременно, нескольким пользователям, вводится понятие версии и подверсии документа - один документ может содержать несколько версий, а каждая версия - несколько подверсий. Кроме того, в рамках одного документа и одной версии (подверсии) документа может существовать несколько представлений документов (в разных форматах).
Поддержка составных документов. Каждый документ может представлять собой совокупность других документов. Такой документ носит название составного или контейнера, а в делопроизводстве такой документ носит название "дело", по своим характеристикам он аналогичен простому документу.
Документы могут быть объединены в составной документ с помощью нескольких типов связей. Эти связи определяют, какие версии объединяются в контейнер, например, последняя по дате, последняя отредактированная, старшая версия и т. п. Эти связи определяют, как будет осуществляться сборка документа в составной документ. Для составных документов должно существовать приложение, которое будет осуществлять окончательную сборку такого документа.
Поддержка распространения опубликованных документов. Как только документ публикуется его иногда необходимо распространять. Это происходит двумя основными путями, либо через систему электронной почты, путем рассылки, либо через Internet, путем публикации на Web-сервере.
Кроме базовых архивных задач существует ряд пограничных функций, связанных с документами разных типов (электронных, бумажных, микрографических) и переводом их из одного типа в другой. Данная проблема подразделяется на два основных класса.
Персональный ввод бумажных документов. Ввод небольшого количества разнотипных бумажных документов осуществляется с помощью планшетных или персональных сканеров. После операции сканирования документ вручную индексируется путем заполнения карточки документа.
Массовый (поточный) ввод бумажных документов. Основное отличие от предыдущего состоит в том, что обрабатывается большое количество однотипных документов. В качестве примеров приложений данной технологии в конкретных предметных областях можно привести: систему ввода и хранения платежных поручений в банке, систему обработки анкет опроса населения, систему обработки результатов голосования.
При реализации технологии массового ввода документов можно рассматривать два основных класса задач.
Задача извлечения данных из бумажных документов. Например, имеется форма с результатами опроса населения. Необходимо ввести большое количество анкет, извлечь из них данные и загрузить в некоторую базу. В этом случае нас интересуют только извлеченные структурированные данные, а не сами изображения документов[13]
.
Задача извлечения данных из бумажных документов с сохранением изображения документа. Если вы обрабатываете не форму с опросами населения, а платежное поручение клиента, то имеет смысл после извлечения данных сохранить изображение документа для того случая, когда потребуется анализ исходного документа.
При организации систем документооборота одной из основных составляющих являются системы маршрутизации и контроля исполнения, которые оперируют документами, хранящимися в архиве.
Свободная маршрутизация. Выделяется два основных типов маршрутов документов. Последовательная маршрутизация - документ последовательно проходит одного исполнителя за другим. Передача документа от одного пользователя к другому может происходить по истечении контрольного времени, либо после завершения работы одним из них. Параллельная маршрутизация - документ одновременно поступает всем исполнителям, а завершение маршрута происходит, когда один либо все пользователи завершат работу с документом.
Системы электронной почты. Минимальной достаточной системой, обеспечивающей маршрутизацию документов является система электронной почты, которая осуществляет параллельное распространение документов
(маршрутизация отличается от распространения или рассылки тем, что маршрутизируемый документ возвращается в начало маршрута, например к инициатору, а рассылаемый документ уходит к исполнителю без контроля факта возврата). С помощью дополнительных приложений система электронной почты может обеспечивать последовательную маршрутизацию документов[14]
.
Свободная маршрутизация документов с контролем исполнения. Под контролем исполнения понимается следующая функциональность:
Контроль доставки задания - инициатору выдается информация о том, что его задание достигло места назначения (исполнителя).
Контроль прочтения задания - инициатору выдается информация о том, что с его заданием ознакомились сотрудники, для которых это задание было предназначено.
Контроль выполнения - инициатору выдается информация о том, что задание выполнено.
Мониторинг задания - инициатор всегда может посмотреть, кто и что сейчас делает с его заданием.
Извещение о нарушении сроков исполнения - система документооборота может известить инициатора о том, что посланное им задание просрочено конкретным сотрудником.
История выполнения заданий.
Контроль качества исполнения - означает, что, если пользователь говорит о том, что задание исполнено, это еще не означает, что оно действительно исполнено, инициатор должен проверить качество исполнения, подтвердить или нет исполнение[15]
.
Информация может выдаваться в виде изменения статуса задания в окнах входящих и исходящих заданий или в виде нового задания сформированного системой инициатору либо с помощью сообщения по электронной почте.
Маршрутизация документов по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения (жесткая маршрутизация). Маршруты могут быть более сложными, чем простые последовательные или параллельные: комбинированные из последовательных и параллельных элементов; условные, с переходами в зависимости от состояния тех или иных переменных маршрутов.
Рассмотренные возможности и функции обеспечивают построение любой частной системы документооборота на любом предприятии в любой предметной области.
Естественно, для построения частного решения можно ограничивать функционал системы в зависимости от предъявляемых заказчиком требований.
| 2 Проблемы организации электронного документооборота. |
Далее приведены основные проблемы и задачи, возникающие в большинстве случаев при внедрении автоматизированных систем управления предприятием и рекомендации по их решению.
Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии.
Грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором, влияющим, как и на успех деятельности предприятия в целом, так и на успех проекта автоматизации. Например, совершенно бесполезно заниматься внедрением автоматизированной системыбюджетирования, если само бюджетирование не поставлено на предприятии должным образом, как определенный последовательный процесс.
К сожалению, на настоящий момент в России до конца не сложился национальный подход к менеджменту, и в данный момент российское управление представляет собой гремучую смесь из теории западного менеджмента (которая во многом не является адекватной существующей ситуации) и советско- российского опыта, который, хотя и во многом гармонирует с общими жизненными принципами, но уже не отвечает жестким требованиям рыночной конкуренции[16]
.
Поэтому, первое, что необходимо сделать для того, чтобы проект внедрения автоматизированной системы управления предприятием оказался удачным - максимально формализовать все те контуры управления, которые собственно, планируется автоматизировать. В большинстве случаев, для осуществления этого не обойтись без привлечения профессиональных консультантов, но по опыту, затраты на консультантов просто не сопоставимы с убытками от проваленного проекта автоматизации.
Необходимость в частичной реорганизация структуры и деятельности предприятия при внедрении автоматизированной системы управления предприятием.
Прежде чем приступать к внедрению автоматизированной системы управления на предприятии обычно необходимо произвести частичную реорганизацию его структуры и технологий ведения бизнеса. Поэтому, одним из важнейших этапов проекта внедрения, является полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения корпоративной информационной системы. Несомненно, можно автоматизировать все, про принципу "как есть", однако, этого не следует делать по ряду причин. Дело в том, что в результате обследования обычно фиксируется большое количество мест возникновения необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в организационной структуре, устранение которых позволило бы уменьшить производственные и логистические издержки, а также существенно сократить время исполнения различных этапов основных бизнес- процессов. Под термином реорганизация я даже не имею в виду реинжиниринг в его классическом западном понимании, с полной перестройкой всей внутрихозяйственной и коммерческой деятельности. Реорганизация может быть проведена в ряде локальных точек, где она объективно необходима, что не повлечет за собой ощутимый спад активности текущей коммерческой деятельности.
Необходимость в изменении технологии работы с информацией, и принципов ведения бизнеса[17]
.
Эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами.
Во-первых, одними из самых важных для руководителя особенностей корпоративной информационной системы, являются модули управленческого учета и финансового контроллинга. Теперь каждое функциональное подразделение может быть определено как центр финансового учета, с соответствующим уровнем финансовой ответственности его руководителя. Это в свою очередь повышает ответственность каждого из таких руководителей, и предоставляет в руки высших менеджеров эффективный инструментарий для чёткого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов[18]
.
При наличии автоматизированной системы управления предприятием, руководитель способен получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек и излишних передаточных звеньев. Кроме того, информация подаётся руководителю в удобном виде "с листа" при отсутствии человеческих факторов, которые могут предвзято или субъективно трактовать информацию при передаче. Однако справедливо было бы заметить, что некоторые руководители не привыкли принимать управленческие решения по информации в чистом виде, если к ней не приложено мнение человека, который ее доставил. Такой подход в принципе имеет право на жизнь и при наличии автоматизированной системы управления предприятием, однако часто он негативно отражается на объективности менеджмента.
Внедрение автоматизированной системы управления предприятием вносит существенные изменения в управление бизнес-процессами. Каждый документ, отображающий в информационном поле течение или завершение того или иного сквозного бизнес-процесса, в интегрированной системе создается автоматически, на основании первичного документа, открывшего процесс.
Сотрудники, ответственные за этот бизнес-процесс лишь контролируют и, при необходимости, вносят изменения в позиции построенных системой документов.
Например, заказчик разместил заказ на продукцию, который должен быть исполнен к определенному числу месяца. Заказ вводится в систему, на основании его системой автоматически создается счет (на основе существующих алгоритмов ценообразования), счет пересылается заказчику, а заказ направляется в производственный модуль, где происходит разузлование заказанного вида продукции на отдельные комплектующие. На основе списка комплектующих в модуле закупок системой создаются заказы на их закупку, а производственный модуль соответствующим образом оптимизирует производственную программу, чтобы заказ был исполнен точно к сроку[19]
.
Естественно, в реальной жизни возможны различные варианты неустранимых срывов поставок комплектующих, поломки оборудования и т.д., поэтому каждый этап выполнения заказа должен строго контролироваться ответственным за него кругом сотрудников, которые, в случае необходимости, должны создать управленческое воздействие на систему, чтобы избежать нежелательных последствий или уменьшить их.
Существенное сокращение бумажной волокиты ускоряет процесс и повышает качество обработки заказов, поднимает конкурентоспособность и рентабельность предприятия в целом, а все это требует большей собранности, компетенции и ответственности исполнителей. Возможно, что существующая производственная база не будет справляться с новым потоком заказов, и в нее тоже нужно будет вносить организационные и технологические реформы, которые впоследствии положительно скажутся на процветании предприятия[20]
.
При внедрении автоматизированных систем управления предприятием в большинстве случаев возникает активное сопротивление сотрудников на местах, которое является серьезным препятствием для консультантов и вполне способно сорвать или существенно затянуть проект внедрения. Это вызвано несколькими человеческими факторами: обыкновенным страхом перед нововведениями, консерватизмом (например, кладовщику, проработавшему 30 лет с бумажной картотекой, обычно психологически тяжело пересаживаться за компьютер), опасение потерять работу или утратить свою незаменимость, боязнь существенно увеличивающейся ответственности за свои действия[21]
.
Наделить руководителя проекта внедрения достаточными полномочиями, поскольку сопротивление иногда (часто подсознательно, или в результате неоправданных амбиций) возникает даже на уровне топ-менеджеров.
Всегда подкреплять все организационные решения по вопросам внедрения изданием соответствующих приказов и письменных распоряжений.
Внедрение большинства крупных систем автоматизации управления предприятием производится по следующей технологии: на предприятии формируется небольшая (3-6 человек) рабочая группа, которая проходит максимально полное обучение работе с системой, затем на эту группу ложится значительная часть работы по внедрению системы и дальнейшему ее сопровождению. Применение подобной технологии вызвано двумя факторами: во- первых, тем, что предприятие обычно заинтересовано в том, чтобы у него под рукой были специалисты, которые могут оперативно решать большинство рабочих вопросов при настройке и эксплуатации системы, а во-вторых, обучение своих сотрудников и их использование, всегда существенно дешевле аутсорсинга.
Таким образом, формирование сильной рабочей группы является залогом успешной реализации проекта внедрения[22]
.
Особенно важным вопросом является выбор руководителя такой группы и администратора системы. Руководитель, помимо знаний базовых компьютерных технологий, должен обладать глубокими знаниями в области ведения бизнеса и управления. В практике крупных западных компаний такой человек занимает должность CIO (Chief Information Officer) которая обычно является второй и в иерархии руководства компании. В отечественной практике, при внедрении систем такую роль, как правило, играет начальник отдела АСУ или ему аналогичного. Основными правилами организации рабочей группы являются следующие принципы:
Специалистов рабочей группы необходимо назначать с учетом следующих требований: знание современных компьютерных технологий (и желание осваивать их в дальнейшем), коммуникабельность, ответственность, дисциплинированность;
С особой ответственностью следует подходить к выбору и назначению администратора системы, так как ему будет доступна практически вся корпоративная информация;
Возможное увольнение специалистов из группы внедрения в процессе проекта может крайне негативно отразиться на его результатах. Поэтому членов группы следует выбирать из преданных и надежных сотрудников и выработать систему поддержки этой преданности в течение всего проекта;
После определения сотрудников, входящих в группу внедрения, руководитель проекта должен четко расписать круг решаемых каждым из них задач, формы планов и отчетов, а также длину отчетного периода.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ.
Проблемы управления потоками документов актуальны для любого предприятия.
Но особенную остроту эти проблемы приобретают при переходе на новые компьютерные технологии проектирования, конструирования и подготовки производства, когда привычные бумажные документы заменяются электронными.
В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.
Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.
Внедрение автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок.
Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.
Внедрение автоматизированной системы управления предприятием, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы.
Все вышеперечисленные задачи, возникающие в процессе построения информационной системы, и методы их решения являются наиболее распространенными и естественно, каждое предприятие имеет свою уникальную организационную специфику, и при внедрении автоматизированной системы управления предприятием могут возникать различные нюансы, которые требуют дополнительного рассмотрения и поиска методов их решения.
Основные выводы:
Перед тем, как осуществлять проект внедрения максимально необходимо формализовать его цели;
Обязательно проводить стадию предпроектного анализа. Привлечь профессиональных консультантов для обследования предприятия и постановки задач менеджмента (затраты непременно окупятся);
Необходимо старательно подходить к выбору программного обеспечения для построения корпоративной информационной системы, так как ошибки дорого обходятся. Посмотреть как можно больше систем, и посмотреть их "живьем", а не по маркетинговым материалам разработчиков. Разрабатывать систему силами своих программистов не даст желаемого результата. Готовые системы разрабатываются специализированными коллективами на протяжении многих лет и имеют реальную себестоимость гораздо выше продажной цены - известный парадокс характерный для программных и интеллектуальных продуктов;
Можно установить высокий приоритет процессу внедрения системы, среди остальных организационных и коммерческих процессов и наделить высокими полномочиями руководителя проекта;
Создать среди всех сотрудников предприятия атмосферу неотвратимости внедрения и постараться организационными мерами повысить темп освоения новых технологий;
Внедрение автоматизированной системы управления предприятием как ремонт - его невозможно закончить, можно лишь прекратить. Так что внедрение, по сути, никогда не закончится, система должна все время совершенствоваться в процессе своей промышленной эксплуатации вместе с прогрессом информационных технологий и методологий управления деятельностью вашего предприятия.
список источников и литературы.
иСТОЧНИКИ.
1.1 Автоматизированные системы управления предприятием-http://www.cmdsoft.ru/.
1.2 Страстенко В. В. НТЦ ИРМ. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. -http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html.
1.3 Системы электронного управления документами: обзор, классификация и оценка возврата от внедрения - http://www.mdi.ru/library/analit/sysel.html.
1.4 Центр Компьютерных технологий: Система управления электронным документооборотом N-System.
1.5Электронный документооборот – Системы документационного обеспечения управления- http://www.IT.ru/.
1.6 Электронные офисные системы – Системы документационного обеспечения -http.//www.eos.ru/.
1.7Системы электронного управления документами: обзор, классификация и оценка возврата от внедрения - http://www.mdi.ru/library/analit/sysel.html.
ЛИТЕРАТУРА.
2.1 Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота // Директор информационной службы. – 2001. №2
2.2 Корнеев И.К. Организация технологий офисной деятельности: Монография /
ГУУ. – М., 2001. – 204 с.
2.3 Кузнецов С. Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива
// Секретарское дело – 2001. №3
2.4 Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота
// Открытые системы – 1997. №1
2.5 Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации документооборота // Открытые системы – 1997. №1.
[1]
Страстенко В. В. НТЦ ИРМ. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. -http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html.
[2]
Страстенко В. В. НТЦ ИРМ. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. -http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html.
[3]
Автоматизированные системы управления предприятием- http://www.cmdsoft.ru/
[4]
Кузнецов С. Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива
// Секретарское дело – 2001. №3
[5]
Автоматизированные системы управления предприятием- http://www.cmdsoft.ru/
[6]
Автоматизированные системы управления предприятием- http://www.cmdsoft.ru/
[7]
Автоматизированные системы управления предприятием- http://www.cmdsoft.ru/
[8]
Системы электронного управления документами: обзор, классификация и оценка возврата от внедрения - http://www.mdi.ru/library/analit/sysel.html.
[9]
Системы электронного управления документами: обзор, классификация и оценка возврата от внедрения - http://www.mdi.ru/library/analit/sysel.html.
[10]
Электронный документооборот – Системы документационного обеспечения управления- http://www.IT.ru/
[11]
Системы электронного управления документами: обзор, классификация и оценка возврата от внедрения - http://www.mdi.ru/library/analit/sysel.html.
[12]
Системы электронного управления документами: обзор, классификация и оценка возврата от внедрения - http://www.mdi.ru/library/analit/sysel.html.
[13]
Системы электронного управления документами: обзор, классификация и оценка возврата от внедрения - http://www.mdi.ru/library/analit/sysel.html.
[14]
Страстенко В. В. НТЦ ИРМ. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. -http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html.
[15]
Страстенко В. В. НТЦ ИРМ. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. -http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html.
[16]
Страстенко В. В. НТЦ ИРМ. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. -http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html.
[17]
Электронные офисные системы – Системы документационного обеспечения - http.//www.eos.ru/.
[18]
Электронные офисные системы – Системы документационного обеспечения - http.//www.eos.ru/.
[19]
Электронные офисные системы – Системы документационного обеспечения - http.//www.eos.ru/.
[20]
Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота // Директор информационной службы. – 2001. №2
[21]
Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота // Директор информационной службы. – 2001. №2
[22]
Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота // Директор информационной службы. – 2001. №2