Хранение документов и процедура их изъятия
Верное оформление первичных, учетных, организационно-распорядительных документов, отчетности - необходимое, но недостаточное условие для удовлетворительной оценки документооборота в организации. Вся документированная информация должна сохраняться при тщательном соблюдении условий и сроков хранения.
Правила хранения бухгалтерской и управленческой документации регламентированы несколькими нормативными актами, в числе которых Положение о документах и документообороте, Закон о бухгалтерском учете, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000, и другие.
Наиболее общие вопросы хранения документов бухгалтерского учета изложены в ст.17 Закона о бухгалтерском учете. В частности, отмечено, что ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.[2]
Порядок хранения документов в организации подробно изложен в разд.6 Положения о документах и документообороте. Так, п.6.2 этого раздела гласит, что первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до их передачи в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Лицо, уполномоченное отвечать за хранение, целесообразно назначить специальным приказом или распоряжением. Отдельно отметим, что существует особый порядок хранения бланков строгой отчетности, которые должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.
Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.
Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери.
Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, их оформление и передача в архив обеспечиваются главным бухгалтером предприятия, учреждения.
Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.[7]
Основы законодательства Российской Федерации "Об архивном деле в Российской Федерации и архивах" от 07.07.1993 N 5341-1 (разд.3, ст.ст.7, 9) предоставляют юридическим и физическим лицам право на создание архивов. При этом не допускается создание тайных архивов из документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, а также содержащих документы, отнесенные в установленном порядке к категории особо ценных и уникальных, либо создание тайных архивов, затрагивающих права и законные интересы граждан.
Право собственника архива независимо от формы собственности охраняется законодательством Российской Федерации. Ни один архивный документ не может быть без согласия собственника или уполномоченного им органа или лица изъят иначе как на основании судебного решения.
Архивы, архивные фонды и архивные документы, находящиеся в незаконном владении, передаются законным собственникам в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными соглашениями с участием Российской Федерации.
Сроки хранения бухгалтерской и управленческой документации установлены Росархивом 06.10.2000 в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (см. таблицу) .
┌───┬─────────────────────────────────────────────┬────────────────┬─────────────────────────────┐
│ N │ Вид документа │ Срок хранения │ Примечание │
│п/п│ │ документов │ │
├───┴─────────────────────────────────────────────┴────────────────┴─────────────────────────────┤
│ Бухгалтерский учет и отчетность │
├───┬─────────────────────────────────────────────┬────────────────┬─────────────────────────────┤
│ 1 │Альбомы унифицированных типовых форм │ │ │
│ │первичной учетной документации: │ │ │
│ │а) по месту разработки и утверждения │Постоянно │ │
│ │б) в других организациях │До замены новыми│ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│ 2 │Бухгалтерские балансы и отчеты; документы │ │<1> При отсутствии годовых - │
│ │(приложения к балансу, пояснительные записки,│ │постоянно │
│ │специализированные формы) к ним: │ │<2> При отсутствии годовых, │
│ │а) сводные годовые │Постоянно │квартальных - постоянно │
│ │б) годовые │Постоянно │ │
│ │в) квартальные │Пять лет <1> │ │
│ │г) месячные │Один год <2> │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│ 3 │Передаточные, разделительные, ликвидационные │Постоянно │ │
│ │балансы; приложения, пояснительные записки │ │ │
│ │к ним │ │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│ 4 │Аналитические документы (таблицы, записки, │Постоянно │ │
│ │доклады) к годовым балансам и отчетам │ │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│ 5 │Переписка об утверждении и уточнении │Пять лет │ │
│ │балансов и отчетов │ │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│ 6 │Документы (протоколы, акты, заключения) о │Постоянно <1> │ <1> Квартальных - пять лет │
│ │рассмотрении и утверждении балансов и отчетов│ │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│ 7 │Отчеты об исполнении сметы расходов: │ │<1> При отсутствии годовых - │
│ │а) сводные годовые │Постоянно │постоянно │
│ │б) годовые │Постоянно │ │
│ │в) квартальные │Пять лет <1> │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│ 8 │Синтетические, аналитические, материальные │Пять лет │ │
│ │счета бухгалтерского учета │ │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│ 9 │План счетов бухгалтерского учета │Пять лет │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│10 │Отчеты по перечислению денежных сумм по │Постоянно │ │
│ │государственному и негосударственному │ │ │
│ │страхованию (пенсионному, медицинскому, │ │ │
│ │социальному, занятости) │ │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│11 │Переписка о сроках представления │Один год │ │
│ │бухгалтерской и финансовой отчетности │ │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│12 │Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, │Пять лет <1> │<1> При условии завершения │
│ │справки, докладные записки, переписка) о │ │проверки (ревизии). В случае │
│ │проведении документальных ревизий финансово- │ │возникновения споров, │
│ │хозяйственной деятельности, контрольно- │ │разногласий, следственных и │
│ │ревизионной работе, в том числе проверке │ │судебных дел - сохраняются │
│ │кассы, правильности взимания налогов и др. │ │до вынесения окончательного │
│ │ │ │решения │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│13 │Основные критерии (система показателей) │ │ │
│ │деятельности экономических субъектов, по │ │ │
│ │которым их бухгалтерская (финансовая) │ │ │
│ │отчетность подлежит обязательной ежегодной │ │ │
│ │аудиторской проверке: │ │ │
│ │а) по месту разработки и утверждения │Постоянно │ │
│ │б) в других организациях │До замены новыми│ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│14 │Договоры с аудиторами (аудиторскими фирмами) │Пять лет <1> ЭПК│<1> После истечения срока │
│ │ │ │действия договора │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│15 │Бухгалтерские учетные регистры (главная │Пять лет <1> │<1> При условии завершения │
│ │книга, журналы-ордера, разработочные │ │проверки (ревизии). В случае │
│ │таблицы и др.) │ │возникновения споров, │
│ │ │ │разногласий, следственных и │
│ │ │ │судебных дел - сохраняются │
│ │ │ │до вынесения окончательного │
│ │ │ │решения │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│16 │Утвержденные лимиты, фонды заработной платы: │ │ │
│ │а) по месту разработки и утверждения │Постоянно │ │
│ │б) в других организациях │До минования │ │
│ │ │надобности │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│17 │Первичные документы и приложения к ним, │Пять лет <1> │<1> При условии завершения │
│ │зафиксировавшие факт совершения хозяйственной│ │проверки (ревизии). В случае │
│ │операции и явившиеся основанием для │ │возникновения споров, │
│ │бухгалтерских записей (кассовые, банковские │ │разногласий, следственных и │
│ │документы, корешки банковских чековых книжек,│ │судебных дел - сохраняются │
│ │ордера, табели, извещения банков и переводные│ │до вынесения окончательного │
│ │требования, акты о приеме, сдаче, списании │ │решения │
│ │имущества и материалов, квитанции, корешки к │ │ │
│ │ним, счета-фактуры, накладные и авансовые │ │ │
│ │отчеты и др.) │ │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│18 │Документы (акты, сведения, переписка) о │Пять лет │ │
│ │взаимных расчетах и перерасчетах между │ │ │
│ │организациями │ │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│19 │Переписка о финансово-хозяйственной │Пять лет │ │
│ │деятельности (об учете фондов, о наложении │ │ │
│ │взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании │ │ │
│ │материальных ценностей и др.) │ │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│20 │Лицевые счета работников │75 лет │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│21 │Положения о премировании работников │Пять лет <1> │<1> После замены новыми │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│22 │Документы (сводные расчетные, (расчетно- │Пять лет <2> │<1> При отсутствии лицевых │
│ │платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу│ │счетов - 75 лет │
│ │заработной платы, пособий, гонораров, │ │<2> При условии завершения │
│ │материальной помощи и других выплат <1>; │ │проверки (ревизии). В случае │
│ │доверенности на получение денежных сумм и │ │возникновения споров, │
│ │товарно-материальных ценностей, в том числе │ │разногласий, следственных и │
│ │аннулированные доверенности) о получении │ │судебных дел сохраняются до │
│ │заработной платы и других выплат │ │вынесения окончательного │
│ │ │ │решения │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│23 │Переписка о выплате заработной платы │Пять лет │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│24 │Сведения, справки о совокупном доходе │Пять лет │ │
│ │работников за год и уплате налогов │ │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│25 │Гарантийные письма │Пять лет │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│26 │Сведения об учете фондов, лимитов заработной │Пять лет │ │
│ │платы и контроле за их распределением, │ │ │
│ │о расчетах по перерасходу и задолженности по │ │ │
│ │заработной плате, об удержании из заработной │ │ │
│ │платы, из средств социального страхования, │ │ │
│ │о выплате отпускных и выходных пособий │ │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│27 │Переписка о выдаче и возврате ссуд │Пять лет <1> │<1> После погашения ссуды │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│28 │Документы (копии отчетов, заявления, списки │Пять лет │ │
│ │работников, справки, выписки из протоколов, │ │ │
│ │заключения) о выплате пособий, оплате листков│ │ │
│ │нетрудоспособности │ │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│29 │Исполнительные листы │До минования │<1> Не менее пяти лет │
│ │ │надобности <1> │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│30 │Документы (справки, акты, обязательства, │Пять лет │ │
│ │переписка) о дебиторской и кредиторской │ │ │
│ │задолженности, недостачах, растратах, │ │ │
│ │хищениях │ │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│31 │Перечень лиц, имеющих право подписи первичных│До замены новым │ │
│ │учетных документов │ │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│32 │Документы (заявления, решения, справки, │До минования │<1> Не менее пяти лет │
│ │переписка) об оплате учебных отпусков │надобности <1> │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│33 │Документы (протоколы, акты, расчеты, │Постоянно │ │
│ │заключения) о переоценке основных фондов, │ │ │
│ │определении износа основных средств, оценке │ │ │
│ │стоимости имущества организации │ │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│34 │Документы (акты, выписки банков, ведомости, │Пять лет │ │
│ │расчеты, переписка) об амортизационных │ │ │
│ │отчислениях │ │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│35 │Оборотные ведомости │Пять лет <1> │<1> При условии завершения │
│ │ │ │п
│ │ │ │возникновения споров, │
│ │ │ │разногласий, следственных и │
│ │ │ │судебных дел сохраняются до │
│ │ │ │вынесения окончательного │
│ │ │ │решения │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│36 │Сообщения (свидетельства) о постановке │Пять лет <1> │<1> После снятия с учета │
│ │на учет в налоговых органах │ │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│37 │Отчеты по налогам: │ │<1> При отсутствии годовых - │
│ │а) годовые │Постоянно │постоянно │
│ │б) квартальные │Пять лет <1> │<2> При отсутствии │
│ │в) месячные │Один год <2> │квартальных - пять лет │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│38 │Документы (расчеты, справки, таблицы, │Пять лет │ │
│ │сведения) о начисленных и перечисленных │ │ │
│ │суммах налогов в бюджеты всех уровней │ │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│39 │Переписка о разногласиях по вопросам │Пять лет │ │
│ │налогообложения, взимания акцизных и других │ │ │
│ │сборов │ │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│40 │Документы (расчеты, сведения, заявления, │Пять лет │ │
│ │решения, списки, ведомости, переписка) об │ │ │
│ │освобождении от оплаты по налогам, │ │ │
│ │предоставлении льгот, кредитов, отсрочек │ │ │
│ │уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным │ │ │
│ │и другим сборам │ │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│41 │Документы (справки, сводки, сведения, │Пять лет │ │
│ │сообщения, переписка) о зачислении налоговых │ │ │
│ │поступлений в бюджеты разного уровня и во │ │ │
│ │внебюджетные фонды, задолженности по ним │ │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│42 │Переписка об образовании, распределении, │Пять лет │ │
│ │накоплении оборотных средств и о расчетах │ │ │
│ │по оборотным средствам │ │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│43 │Документы (заявки, справки, лимиты, расчеты) │Пять лет │ │
│ │о расходах на приобретение оборудования, │ │ │
│ │производственного и жилого фонда │ │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│44 │Документы (акты сверок, справки) об уплате │Пять лет │ │
│ │налогов в бюджет зачетами, ценными бумагами, │ │ │
│ │поставками продукции, товаров, работ, услуг │ │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│45 │Акты-справки о погашении налогов │Пять лет <1> │<1> После погашения налогов │
│ │(задолженности) векселями │ │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│46 │Документы (заявления, распоряжения, │Пять лет │ │
│ │справки-графики, акты) об оплате, размене, │ │ │
│ │приеме-передаче векселей │ │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│47 │Документы (заявки, акты, справки, переписка) │Пять лет │ │
│ │по валютным вопросам │ │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│48 │Документы (отчеты, сводки) о ведении валютных│Постоянно │ │
│ │и конверсионных операций, операций с грантами│ │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│49 │Оперативные отчеты по счетам в иностранной │Постоянно │ │
│ │валюте за границей │ │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│50 │Оперативные отчеты о расходовании иностранной│Пять лет │ │
│ │валюты на загранкомандировки │ │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│51 │Перечень выплат, на которые не начисляются │ │ │
│ │страховые взносы в государственные социальные│ │ │
│ │фонды: │ │ │
│ │а) по месту разработки и утверждения │Постоянно │ │
│ │б) в других организациях │До замены новым │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│52 │Лицевые счета акционеров │Пять лет <1> │<1> После перехода права │
│ │ │ │собственности на акции. При │
│ │ │ │условии завершения проверки │
│ │ │ │(ревизии) │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│53 │Договоры, соглашения (кредитные, │Пять лет <1> │<1> После истечения срока │
│ │хозяйственные, операционные) │ │действия договора, соглашения│
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│54 │Паспорта сделок │Постоянно │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│55 │Документы (акты, справки, счета) о приеме │Пять лет <1> │<1> При отсутствии лицевых │
│ │выполненных работ │ │счетов - 75 лет │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│56 │Договоры о материальной ответственности │Пять лет <1> │<1> После увольнения │
│ │ │ │материально-ответственного │
│ │ │ │лица │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│57 │Образцы подписей материально-ответственных │До минования │ │
│ │лиц │надобности │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│58 │Договоры имущественного страхования │Пять лет <1> │<1> После истечения срока │
│ │ │ │действия договора │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│59 │Документы (протоколы заседаний │Пять лет <1> │<1> При условии завершения │
│ │инвентаризационных комиссий, инвентарные │ │проверки (ревизии). В случае │
│ │описи, акты, ведомости) об инвентаризации │ │возникновения споров, │
│ │основных средств, имущества, зданий и │ │разногласий, следственных и │
│ │сооружений, товарно-материальных ценностей │ │судебных дел сохраняются до │
│ │ │ │вынесения окончательного │
│ │ │ │решения │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│60 │Книги, журналы, карточки учета: │ │<1> После окончания срока │
│ │а) ценных бумаг │Постоянно │действия последнего договора,│
│ │б) договоров, контрактов, соглашений │Пять лет <1> │контракта, соглашения │
│ │(кредитных, хозяйственных, операционных) │ │<2> После ликвидации основных│
│ │в) основных средств (зданий, сооружений) │Пять лет <2> │средств при условии │
│ │г) расчетов с организациями │Пять лет <3> │завершения проверки (ревизии)│
│ │д) приходно-расходных кассовых документов │Пять лет <3> │<3> При условии завершения │
│ │(счетов, платежных поручений) │ │проверки (ревизии). В случае │
│ │е) погашенных векселей на уплату налогов │Пять лет <4> │возникновения споров, │
│ │ж) реализации товаров, работ, услуг, │Пять лет <5> │разногласий, следственных и │
│ │облагаемых и не облагаемых налогом на │ │судебных дел сохраняются до │
│ │добавленную стоимость │ │вынесения окончательного │
│ │з) хозяйственного имущества │Пять лет <3> │решения │
│ │и) вспомогательные, контрольные │Пять лет <3> │<4> После погашения налога │
│ │(транспортные, грузовые, весовые и др.) │ │при условии завершения │
│ │к) подотчетных лиц │Пять лет │проверки (ревизии) │
│ │л) исполнительных листов │Пять лет │<5> С даты последней записи │
│ │м) сумм доходов и подоходного налога │Пять лет │при условии завершения │
│ │работников │ │проверки (ревизии) │
│ │н) депонированной заработной платы │Пять лет <3> │ │
│ │о) депонентов по депозитным суммам │Пять лет │ │
│ │п) доверенностей │Пять лет <3> │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│61 │Программы, руководства по организации │Постоянно │ │
│ │и внедрению автоматизированных систем │ │ │
│ │бухгалтерского учета и отчетности │ │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│62 │Переписка об организации и внедрении │Пять лет │ │
│ │автоматизированных систем учета и отчетности │ │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│63 │Заказы на бланки учета и отчетности │Один год │ │
├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤
│64 │Документы (счета, справки, переписка и др.) │Пять лет │ │
│ │по финансовым вопросам благотворительной │ │ │
│ │деятельности │ │ │
└───┴─────────────────────────────────────────────┴────────────────┴─────────────────────────────┘
Комментируя приведенную таблицу, отметим, что исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2010 г., начинается с 1 января 2011 г.
Отметка "до минования надобности" означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года.
Отметка "ЭПК" означает, что такие документы подлежат экспертизе специальной экспертно-проверочной комиссией, так как часть их может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов.
Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии, в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители соответствующего архивного учреждения (для организаций - источников комплектования) по согласованию с ним.[8]
Экспертные комиссии руководствуются в работе правовыми актами, нормативными документами, указаниями Росархива, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, нормативными и распорядительными документами руководящего органа своей ведомственной системы, своей организации.
Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением.
Отбор документов на постоянное, временное хранение и к уничтожению должен проводиться в соответствии с действующими правилами работы государственных, муниципальных архивов, правилами работы архивов организаций (ведомственных архивов), а также указаниями Росархива и архивных органов субъектов Российской Федерации.
Документы, сроки хранения которых определены "постоянно", подлежат государственному, муниципальному хранению и передаются в архивы в сроки и в соответствии с порядком, установленным Положением об Архивном фонде Российской Федерации, или по решению негосударственной организации, не являющейся источником комплектования государственного, муниципального архива, хранятся ею самостоятельно.
По истечении сроков хранения в архивах организаций источников комплектования управленческая документация, отобранная на государственное, муниципальное хранение с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы, передается в архивы.
Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, описываются в соответствии с установленными требованиями.
Описи (годовые разделы описей) на документы постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии и направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа, учреждения одновременно по всем основным подразделениям организаций - источников комплектования государственного, муниципального архива. Три экземпляра утвержденной описи возвращаются в организацию, а первый экземпляр передается в архив в качестве контрольного документа, по которому будет производиться прием документов на хранение. Описи документов по личному составу длительного срока хранения согласовываются с ЭПК соответствующего архивного органа, учреждения и утверждаются руководителем организации.
После утверждения описей организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.
Уничтожение документов, имеющих срок хранения с отметкой "ЭПК", должно согласовываться с архивным органом, учреждением, если последним при утверждении описей документов постоянного хранения не было вынесено решения о возможности уничтожения остальных документов за соответствующий период.
Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации.
Архивные органы, учреждения проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение.
Организации, документы которых приему в государственные, муниципальные архивы не подлежат, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами, учреждениями при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени.[6]
Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.
Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом, учреждением описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные, муниципальные архивы), а также нарушение установленных настоящим и ведомственными перечнями сроков хранения документов является незаконным и влечет за собой согласно Положению об Архивном фонде Российской Федерации ответственность в установленном законом порядке.
Дополнительные указания по хранению данных бухгалтерского учета содержит НК РФ (п.1 ст.23 части первой, ст.87): налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги.[1]
В ряде установленных законом случаев допускается изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у организаций.
Такое изъятие может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения. При этом в соответствии со ст.171 УПК РСФСР при производстве выемки и обыска следователь должен строго ограничиваться изъятием документов, могущих иметь отношение к делу.
С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.
Если изымаются недооформленные тома документов (неподшитые, непронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).
Новое налоговое законодательство (ст.ст.89, 94 НК РФ) определяет порядок выемки документов при осуществлении выездной налоговой проверки. Таковая может производиться только при наличии у осуществляющих проверку должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или заменены; выемка этих документов производится в порядке, предусмотренном ст.94 настоящего Кодекса, по акту, составленному этими должностными лицами. В акте о выемке документов должна быть обоснована необходимость выемки и приведен перечень изымаемых документов. Налогоплательщик имеет право при выемке документов делать замечания, которые должны быть по его требованию внесены в акт. Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом делается специальная отметка. Копия акта о выемке документов передается налогоплательщику (налоговому агенту, плательщику сбора).
Выемка документов может производиться только на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку. Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) соответствующего налогового органа.
Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.
Выемка документов и предметов осуществляется в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.
До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности. Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого осуществляется выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно. При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.
Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.
О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных ст.99 НК РФ.
Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности - стоимости предметов.
В случае если для проведения контрольных мероприятий недостаточно выемки копий документов налогоплательщиков и у налоговых органов есть веские основания полагать, что подлинники документов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинные документы в порядке, предусмотренном настоящей статьей.
При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.
Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.
Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты.[6]
При проведении камеральной проверки выемка документов исключена, и если она все же производится налоговым инспектором, это является нарушением действующего законодательства, а именно ст.88 НК РФ. Проведение камеральной налоговой проверки предусматривает право налогового органа на истребование документов, которое производится в соответствии со ст.93 НК РФ.
Истребование документов у проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) возможно, если документы необходимы для проверки. Лицо, которому адресовано требование о представлении документов, обязано направить или выдать их налоговому органу в пятидневный срок. Документы представляются в виде заверенных должным образом копий. Истребование подлинников документов недопустимо.
Отказ налогоплательщика (плательщика сбора или налогового агента) от представления запрашиваемых при проведении налоговой проверки документов или непредставление их в установленные сроки признается налоговым правонарушением и влечет ответственность, предусмотренную ст.126 НК РФ. И только в случае такого отказа должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, осуществляет выемку необходимых документов в порядке, предусмотренном ст.94 НК РФ.
Если права налогоплательщика, в том числе в связи с изъятием документов, нарушены, необходимо решать спорные вопросы в вышестоящих инстанциях, в судах общей юрисдикции и арбитражах.