ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ РФ
БЕЛГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМ. В.Г. ШУХОВА
Кафедра Стратегического Управления
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
«ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-
СПРАВОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ»
Студентка группы ЭКд-22в
М.А. Мельникова
Ст. преподаватель
О.И. Афонюшкина
Белгород 2007
Деятельность любой, в том числе коммерческой, организации, предприятия сопровождается созданием документов. Оформление документов в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда.
Деятельность человека по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения называется делопроизводством
. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, именуется документированием
.
Вопросы движения и учета документов определяются понятием документооборот
. Работа организации хранения документов относится к архивному делу.
Главной задачей делопроизводства является обеспечение быстрой, бесперебойной и эффективной работы предприятия.
Делопроизводство определяется следующими работами:
1) Экспедиционные
– прием, обработка и распределение поступающей и отправка исходящей корреспонденции.
2) Машинописные
– перепечатывание, считка материалов.
3) Секретарские
– информирование руководителя о текущих делах по делопроизводству, контроль за подготовкой и исполнением документов.
4) Размножение документов и бланков
.
5) Курьерская связь
– обеспечение доставки корреспонденции в структурные подразделения и другим адресатам.
6) Канцелярские работы
– составление сводной номенклатуры дел текущего делопроизводства; регистрация документов, поступивших в адрес предприятия; направление документов исполнителям; оформление документов и отправление их.
7) Архивные
– участие в разработке сводной номенклатуры дел; обеспечение планомерного поступления документальных материалов, законченных в работе, в архив.
Документационное обеспечение управления на предприятии осуществляет служба документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю предприятия.
В состав службы ДОУ, как правило, включают секретариат (приемная, секретариат заместителей руководителей, секретариат коллегии, протокольное бюро), канцелярия (экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.
Работа службы ДОУ регламентируется положением о ней, которое разрабатывается на основе существующего Примерного положения. Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей.
Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления. Основные требования к составлению и оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», которые дополняются рекомендациями общегосударственной инструкции по ведению делопроизводства – Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
Служба имеет круглую печать с обозначением своего наименования.
Руководство службой ДОУ должно осуществляться специалистами с высшим и средним образованием соответствующего профиля.
Основная задача службы – установление единого порядка документирования на основе использования современной вычислительной техники с применением вычислительного центра и компьютера.
Цель – организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.
Служба ДОУ решает следующие задачи:
- совершенствование форм и методов работы с документами;
- обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами;
- контроль исполнения и подготовка документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;
- сокращение документооборота;
- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения на предприятии;
- участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.
Функции отдела:
- разработка, внедрение, ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;
- осуществление экспедиционной обработки, регистрация документов и учетно-справочной работы с документами;
- организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководителю предприятия поступающих документов, осуществление контроля над правильностью оформления документов, представленных на подпись руководителю,
- контроль над исполнением документов и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
- организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов и проектирование бланков документов;
- разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
- организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
- организация контроля над работой с документами в структурных подразделениях;
- осуществление контроля над правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив;
- организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими указаниями;
- повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящихся к их компетенции;
- организация рабочих мест, в том числе автоматизация.
Служба ДОУ имеет право:
- проводить проверки организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях;
- привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке документов по поручению руководства;
- возвращать исполнителям на доработку документы;
- подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
Правильная организация работы с документами предполагает их разбиение на группы по назначению и принципам подготовки и оформления. В соответствии с этим рассмотрим организационно-
распорядительные, справочно-информационные, отчетные, документы общего характера и документы личного характера
, используемые на предприятиях, порядок их подготовки и оформления.
Прежде всего, отметим, что для предприятий существующая документация классифицируется по наиболее общим признакам:
¨ по наименованию (виды документов – научные, отчеты, чертежи, приказы, планы, отчеты и др.);
¨ по месту составления (внутренние, внешние – входящая и исходящая);
¨ по степени сложности (простые – один вопрос, сложные - несколько);
¨ по форме назначения (общие, стандартные и типовые);
¨ по роду деятельности (административные, трудовые, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые);
¨ по срокам исполнения (срочные – сроки установлены законом и правовыми актами, несрочные);
¨ по происхождению (служебные и личные – письма граждан с изложением жалоб, просьб);
¨ по степени гласности (секретные – доступ ограничен, несекретные);
¨ по способу фиксации (рукописные, машинописные, типографские);
¨ по стадиям подготовки (черновики – документ для дальнейшего оформления, подлинники);
¨ по срокам хранения (временно, постоянно).
Организационная функция – одна из основных управленческих функций.
В содержание этой функции входит: создание, реорганизация, ликвидация организации; установление структуры; определение штатной численности и номенклатуры должностей; регламентация деятельности структурных подразделений и работников; формирование коллегиальных и совещательных органов управления; регламентация деятельности аппарата управления; лицензирование деятельности в необходимых случаях; установление режима работы и системы охраны; организация и оценка труда работников и некоторые другие виды работ.
В процессе организационной деятельности предприятия формируется комплекс организационно-правовых документов, содержащих положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.
К организационно-правовым документам
относятся: устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, положения коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работ коллегиальных и совещательных органов, регламенты работ аппарата управления (руководства), штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению), должностные инструкции работников, правила и др.
Организационно-правовые документы с точки зрения срока действия относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно).
Разрабатываются организационно-правовые документы руководством предприятия или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов подразделений, хорошо знающих работу организации.
Организационно-правовые документы оформляются на листах бумаги формата А4. Обязательными реквизитами этих документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 являются: наименование организации – автора документа, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой документа является дата его утверждения.
Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом, руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно актом руководителя, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиального органа.
Образцы организационно-правовых документов приведены в приложении 1
.
Руководство любого предприятия независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и соответственно издавать распорядительные документы
– приказы, распоряжения, указания.
Основное назначение распорядительных документов – регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для исполнения.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя предприятия к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.
С юридической точки зрения распорядительные документы относятся к категории правовых актов.
Основанием для создания распорядительного документа может быть:
- необходимость исполнения принятых законодательных, нормативно-правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данного предприятия;
- необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.
С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:
· документы, издаваемые в условиях коллегиальности (постановления, решения);
· документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений (приказы, распоряжения, указания).
Приказ
– правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа власти и управления, учреждения, организации, предприятия в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов их деятельности.
Приказы издаются по вопросам основной деятельности и по личному составу.
Проекты приказов по основной деятельности разрабатываются руководителями структурных подразделений с привлечением ведущих специалистов или в инициативном порядке по согласованию с руководством предприятия.
Приказы оформляются на специальном бланке приказа. Обязательные реквизиты приказа: государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ или герб муниципального образования), эмблема (товарный знак или знак обслуживания), наименование организации, название вида документа (приказ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подписи, визы.
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (обоснование распорядительных действий) и распорядительной (поручения), сопровождаемой словом «ПРИКАЗЫВАЮ».
Ответственность за качество подготовки проектов приказов несут руководители подразделений, которые эти проекты разрабатывают.
Распоряжение
– это правовой акт, издаваемый единолично главой государства – Президентом, главами государственной власти субъектов – губернаторами и др.; руководителем коллегиального органа власти и управления в пределах предоставленной ему компетенции; руководителем учреждения, организации, предприятия, действующим единолично.
Правом издавать распоряжения могут наделяться заместители руководителя предприятия по вопросам их компетенции, руководители самостоятельных структурных подразделений, а также главные специалисты организации.
Распоряжения оформляются на бланке распоряжения, обязательные реквизиты аналогичны реквизитам приказа.
Порядок составления и оформления распоряжений аналогичен порядку оформления приказов по основной деятельности предприятия. Различия заключаются только в том, что распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «Предлагаю» или «Обязываю».
Примеры оформления распорядительных документов приведены в приложении 2
.
Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке информации о фактическом состоянии дел в системе управления, которая содержится в разных источниках. Но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, сводки, докладные записки, предложения, переписка и др.
Справочно-информационные документы
сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого решения.
Особенность этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю предприятия.
К информационно-справочным документам относят: служебные письма, справки, докладные, объяснительные записки, телеграммы, телефонограммы.
Рассмотрим некоторые документы, которые чаще всего встречаются в работе предприятия.
Служебная записка
– документ, который составляется работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.
Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др. оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется руководителю структурного подразделения или иному должностному лицу.
Обязательные реквизиты служебной записки: наименование структурного подразделения, наименование документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.
Справка
– документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.
Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера.
Справки, отражающие основную (производственную) деятельность предприятия, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для предоставления в другую, как правило, вышестоящую организацию, внутренние – для предоставления руководству предприятия или на рассмотрение коллегиального органа.
Обязательные реквизиты справок: название вида документа, дата, регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту (формат А4) адресат, текст, отметка о наличии приложения, подпись, печать (при наличии финансовых сведений).
Примеры оформления справочно-информационных документов приведены в приложении 3
.
К документам общего характера
относятся: протоколы, договоры, акты.
Протокол заседания
– документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.
Оформляются протоколы на основании черновых записей, ведущихся во время заседания, стенограммы или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию. Ответственность за оформление лежит на секретаре руководителя.
Акт
– документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки, обследования, испытаний, приема-сдачи, ревизии, инвентаризации, расследования аварий и т.п.
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей), комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя предприятия.
Обязательные реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения.
Договор
– документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.
Трудовой договор (контракт) – соглашение между работником и работодателем, в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.
Трудовой договор может заключаться: на неопределенный срок, на определенный срок на более пяти лет (срочный трудовой договор).
Обязательные реквизиты: дата; регистрационный номер; заголовок к тексту; наименование сторон, заключающих договор, должности, фамилии, инициалы лиц, подписывающих договор и указание их полномочий.; предмет договора; изложение порядка рассмотрения споров; общая сумма договора; общий срок действия договора; юридические адреса сторон; подписи и печати сторон.
Примеры оформления документов общего характера приведены в приложении 4
.
Для четкой организации документационного обеспечения управления документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера – сохранены. Систематизация и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам.
Организация хранения документов в целом по предприятию, структурному подразделению находится в компетенции его руководителя или правила хранения устанавливаются в инструкции по ДОУ.
Основной единицей организации учета и хранения бумажных документов является дело, небумажных – единица хранения, документов на компьютерных носителях – файл данных.
На предприятиях дела формируются централизовано секретарем фирмы или делопроизводственной службы или децентрализовано – несколькими структурными подразделениями.
Правильность формирование дел устанавливается, а при проверках оценивается органами архивной службы, другими контролирующими службами (в сфере своей деятельности) и достигается соблюдением рядом правил, обязательных для государственной организации.
Для учета длительности сроков хранения, а при отсутствии на предприятии номенклатуры де
Одновременно с подготовкой описей по итогам учета документов оформляются также акты, документирующие различные ситуации снятия документов с учета:
¨ о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
¨ об аннулировании машиночитаемого документа;
¨ о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;
¨ о неисправимых повреждениях дел.
На предприятиях, в процессе деятельности которых не создаются документы, подлежащие включению в Архивный фонд РФ, акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются и утверждаются их руководителями только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу за те же годы, что и уничтожаемые документы. В акт включают все дела. Срок хранения которых истек в предыдущем году. Согласованный с экспертной комиссией акт утверждается директором, и только после этого можно приступать к физическому уничтожению дел. После уничтожения в акт вносится запись о дате и форме утилизации дел.
Используемая литература:
1. Документирование управленческой деятельности: Методические указания к практическим и самостоятельным занятиям/ Сост. О.И. Афонюшкина. – Белгород: Изд-во БГТУ им. В.Г. Шухова, 2005.
2. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004.
Приложение 1
Образец Положения о структурном подразделении
Открытое акционерное общество
Московский коммерческий банк «ИНВЕСТБАНК»
УТВЕРЖДАЮ
Председатель Правления банка
Подпись А.И. Морозов
10.03.2001
ПОЛОЖЕНИЕ
о Секретариате
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Секретариат является подразделением Управления делами банка, осуществляющим организацию работы председателя Правления банка, его заместителей и коллегиальных органов банка - Общего собрания акционеров, Совета директоров, Правления банка.
1.2. Секретариат возглавляется заведующим и непосредственно подчиняется управляющему делами.
1.3. В своей деятельности Секретариат руководствуется: законодательством в сфере информации и документации, нормативными актами Президента РФ, Правительства РФ, Банка России, Госстандарта России и Росархива по вопросам документационного обеспечения и архивного хранения, Уставом банка, решениями Совета директоров и Правления банка, приказами и распоряжениями председателя Правления банка, Инструкцией по делопроизводству банка, положением об Управлении делами и настоящим положением.
2. ЗАДАЧИ
Задачами Секретариата являются:
2.1. Организация документационного обеспечения деятельности коллегиальных органов управления банка.
2.2. Техническое обеспечение работы председателя Правления банка и его заместителей.
3. ФУНКЦИИ
Секретариат выполняет следующие функции:
3.1. Принимает, рассматривает и готовит к докладу документы, поступившие в адрес руководства банка.
3.2. Готовит по поручению руководства банка проекты отдельных приказов, распоряжений, писем, справок и других документов, согласовывает их с руководством структурных подразделений.
3.3. Осуществляет редактирование документов по поручению руководства банка.
3.4. Обеспечивает машинописное изготовление, копирование и оперативное размножение документов, используемых в деятельности руководства банка.
3.5. Осуществляет контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству банка.
3.6. Организует планирование рабочего дня председателя Правления банка и его заместителей.
3.7. Осуществляет телефонное обслуживание председателя Правления банка и его заместителей.
3.8. Осуществляет прием, передачу и учет факсограмм, телефонограмм, телеграмм, электронных сообщений, поступающих в адрес руководства банка и отправляемых от имени руководства.
3.9. Составляет проекты планов работы коллегиальных органов банка.
3.10. Готовит материалы к заседаниям коллегиальных органов банка, обеспечивает их своевременную рассылку заинтересованным организациям и лицам.
3.11. Проводит своевременное информирование о проведении заседаний коллегиальных органов банка.
3.12. Осуществляет подготовку и организует проведение оперативных совещаний, заседаний у руководства банка.
3.13. Проводит мероприятия по материально-техническому обеспечению заседаний и совещаний, проводимых руководством банка.
3.14. Проводит оформление протоколов заседаний руководства банка и коллегиальных органов банка, их рассылку.
3.15. Осуществляет контроль за выполнением решений коллегиальных органов банка.
3.16. Организует прием посетителей руководством банка.
3.17. Обеспечивает формирование дел и их хранение, своевременную передачу дел в архив банка.
4. ПРАВА
Заведующий Секретариатом имеет право:
4.1. Требовать от руководителей подразделений и работников банка своевременного представления документов и информации руководству банка.
4.2. Привлекать по согласованию с руководителями подразделений работников для подготовки проектов приказов, распоряжений и других документов по поручению руководства банка.
4.3. Возвращать работникам банка проекты документов, оформленные с нарушением действующих норм и правил.
4.4. Вносить руководству Службы делопроизводства предложения по совершенствованию работы Секретариата.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Заведующий Секретариатом несет ответственность за:
5.1. Несвоевременное и некачественное выполнение обязанностей, возложенных на подразделение.
5.2. Подготовку документов с нарушением действующих норм и требований.
5.3. Утрату или порчу документов, несоблюдение условий хранения документов.
Продолжение приложения 1
5.4. Разглашение сведений, составляющих банковскую тайну.
6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ
Секретариат взаимодействует:
6.1. С руководством банка:
Представляет: проекты распорядительных и других документов на подписание, поступившую в банк корреспонденцию на рассмотрение, проекты планов работы подразделений и коллегиальных органов банка, проекты нормативных и инструктивных документов на утверждение, докладные записки, предложения, справки, информационные и иные материалы.
Получает: поступившие в банк документы, а также предложения, докладные записки, справки подразделений банка с резолюцией руководства, подписанные приказы, распоряжения, протоколы, письма и другие документы, утвержденные нормативные и инструктивные документы, задания и поручения.
6.2. С подразделениями банка:
Направляет: копии протоколов (выписки из протоколов) заседаний коллегиальных органов банка на исполнение, обращения граждан на исполнение, запросы о предоставлении информации по поручениям руководства банка и др.
Получает: проекты писем, распорядительных документов, информационные и справочные материалы.
6.3. С другими организациями:
Направляет: письма, информационные материалы.
Получает: письма, информационные материалы.
Управляющий делами подпись А.П. Круглов
Образец должностной инструкции
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Руководитель организации
__________ № _____ __________И.О. Фамилия
Место издания Дата
Инспектора по кадрам
1, ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инспектор по кадрам является сотрудником отдела кадров, осуществляющим учет персонала, и непосредственно подчиняется начальнику отдела кадров.
1.2. Инспектор по кадрам назначается на должность и освобождается от должности приказами (распоряжениями) руководителя организации по представлению заведующего отделом кадров.
1.3. Инспектор по кадрам руководствуется в своей работе действующим законодательством Российской Федерации в сфере труда, трудовых отношений и охраны труда, информации и документации, нормативными правовыми актами и методические документы Минтруда России, уставом организации, приказами (распоряжениями) руководства, положением об отделе кадров, настоящей должностной инструкцией.
1.4. На должность инспектора по кадрам назначаются лица со средним специальным образованием без предъявления требовании к стажу работы или с начальным профессиональным образованием, специальной подготовкой по установленной программе и стажем работы не менее трех лет, в том числе в данной организации не менее 1 года.
1.5. Инспектор по кадрам должен знать структуру организации, распределение обязанностей между руководством; порядок учета личного состава, оформления пенсий, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников; порядок установления наименования профессий рабочих и должностей служащих; порядок исчисления общего и непрерывного стажа работы; правила составления и оформления документов; правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, а также обладать навыками работы на персональном компьютере, уметь работать с людьми и владеть нормами делового этикета.
2. ОБЯЗАННОСТИ
Инспектор по кадрам обязан:
2.1. Вести учет личного состава организации, его подразделений, оформлять установленную документацию по кадрам.
2.2. Осуществлять оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями, приказами.
2.3. Формировать и вести личные дела работников, своевременно вносить в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.
2.4. Готовить необходимые документы для квалификационной и аттестационной комиссий и представления рабочих и служащих к поощрениям и награждениям.
2.5. Участвовать в разработке перспективных и годовых планов по труду и кадрам.
2.6. Изучать движение и причины текучести кадров, принимать участие в разработке мероприятий по их устранению.
Окончание приложения 1
2.7. Заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки, производить подсчет трудового стажа, выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.
2.8. Вести записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих.
2.9. Оформлять документы, необходимые для назначения пенсий работникам организации и их семьям, потерявшим кормильца, и представлять их в органы социального обеспечения.
2.10. Вести архив личных дел и оформлять документы по истечении установленных сроков хранения к сдаче в архив.
2.1 1. Оформлять больничные листы на всех работающих.
2.12. Вести учет предоставления отпусков работникам, осуществлять контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.
2.13. Контролировать состояние трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдение работниками правил внутреннего трудового распорядка.
2.14. Вести учет нарушений трудовой дисциплины и общественного порядка и контролировать своевременность принятия соответствующих мер администрацией, трудовыми коллективами структурных подразделений.
2.15. Обеспечивать составление установленной отчетности о работе с кадрами.
3. ПРАВА
Инспектор по кадрам имеет право:
3.1. Докладывать руководству отдела кадров обо всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Инспектор по кадрам несет ответственность за:
4.1. Некачественное и несвоевременное выполнение обязанностей, возложенных настоящей должностной инструкцией.
4.2. Разглашение конфиденциальной информации.
5. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ
Инспектор по кадрам осуществляет взаимоотношения:
5.1. С руководством отдела кадров
Получает: распорядительные документы, указания по вопросам работы отдела. Представляет: справки, докладные записки, отчеты.
5.2. С работниками организации, лицами, поступающими на работу
Получает: заявления, документы, подтверждающие личность, образование, стаж, справки, объяснительные записки.
Представляет: приказы (распоряжения) по личному составу для проставления ознакомительной визы, справки, трудовые книжки, копии и выписки из документов.
Приложение 2
Образец приказа
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ
ОБЩЕСТВО
«СВЯЗЬИНВЕСТ»
ПРИКАЗ
03.04.2002.1.1.1 № 33-1
Москва
Об увеличении уставного капитала
Общества
В связи с решением общего собрания акционеров (протокол от 30 марта 2002 г. № 1) об увеличении уставного капитала общества и руководствуясь Положением о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества, утвержденным Советом директоров общества 16 июля 1999 г.,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Руководителю Юридического отдела Свечову М.М. в срок до 15.04.2002 направить сведения о внесении изменений в Устав общества в Московскую регистрационную палату и Налоговую инспекцию.
2. Руководителю Финансового управления Обросимову Н.И. в срок до 15.04.2002 зарегистрировать дополнительный выпуск акций в Министерстве финансов Российской Федерации.
3. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя Генерального директора общества Баринова О.Н.
Генеральный директор Личная подпись П.О. Драгомиров
Образец распоряжения
ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ
ОБЩЕСТВО
РЕКЛАМНОЕ АГЕНТСТВО
«ПЕЛИКАН»
РАСПОРЯЖЕНИЕ
18.03.2003 № 41-Р
Москва
О порядке работы факсового узла
связи компании
В связи с вводом в эксплуатацию факсового узла связи компании «Пеликан» и с целью упорядочения его работы:
1. Утвердить Положение о факсовом узле связи (прилагается)*.
2. Факсовый узел связи использовать только для передачи оперативной информации по решению руководителей структурных подразделений компании.
3. Административно-хозяйственному отделу (Сергеев В.П.) в недельный срок переработать и ввести в обращение новые бланки писем компании с указанием номеров факсимильных аппаратов.
4. Отделу делопроизводства (Круглова Т.П.) организовать централизованный учет всех поступающих и отправляемых по факсимильной связи документов.
5. Контроль за исполнением распоряжения возлагается на зам. Генерального директора компании Голуба В.Д.
Генеральный директор Личная подпись Ф.Т. Крашенин
_________
* Приложение не приводится.
Приложение 3
Образец служебной записки
Склад №3
Начальнику отдела
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
материально-технического
обеспечения
5 марта 2002 г.
№ 4 Н.П. Васильеву
О замене датчика температурного режима
В связи с выходом из строя датчика температурного режима в помещении № 4 склада № 3 прошу Вас распорядиться об установке нового датчика температурного режима.
Руководитель отдела Личная подпись И.О. Павлов
Образец объяснительной записки
УЧАСТОК №21
Начальнику СМУ-5
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
П.П. Гущину
28.04.2003
№2
О причинах аварии при ремонте теплотрассы
При ремонте теплотрассы в микрорайоне «Кутузове» по улице Василисы Кожиной в ночь на 28 апреля 2003 г. в результате выброса горячей воды произошли размыв почвы и обрушение трех железобетонных блоков, образующих кожух коллектора. В случившейся аварии моей вины как прораба участка нет, так как были соблюдены все предусмотренные технической документацией меры предосторожности.
Авария не вызвала серьезных разрушений, и ее последствия будут устранены в течение одного рабочего дня - 29 апреля 2003 г.
Прораб Личная подпись М.В. Колобов
Образец справки
ОТДЕЛ ПЕРЕВОЗОК
СПРАВКА
02.07.2003 №28
Генеральному директору
туристической компании «Мир»
г-ну М.М. Савельеву
Об организации авиаперевозок туристов
по состоянию на 01.07.2003
К началу туристического сезона нашей компанией было зарезервировано 45 посадочных мест в самолетах авиакомпании «Россия», следующих чартерным рейсом в г. Рим (Италия).
К 01.06.2003 вопреки предварительному прогнозу численность туристических групп, вылетающих в Италию, возросла до 80 человек» в результате чего из-за нехватки посадочных мест у нас возникли трудности с отправкой туристов. Самолеты авиакомпании «Россия» имеют 180 посадочных мест, но предоставить большее число мест компания не имеет возможности.
Для решения вопроса с отправкой туристических групп по предложению нашего отдела был заключен контракт с авиакомпанией «Внуковские авиалинии», которая имеет возможность предоставлять нам до 100 посадочных мест на каждом рейсе в г. Рим.
Ст. менеджер Личная подпись О.Н. Соколикова
Приложение 4
Образец протокола заседания
ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ
РЕГИОНАЛЬНАЯ МЕЖВЕДОМСТВЕННАЯ КОМИССИЯ
ПО ЦЕНОВОЙ И ТАРИФНОЙ ПОЛИТИКЕ
ПРОТОКОЛ
22 декабря 2002 г.
№ 45
заседания рабочей группы по ценовой политике
Председатель - Косырев В.А.
Секретарь - Белова К.М.
Присутствовали: 18 человек (список прилагается)*.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. Об уточнении коэффициентов инфляции к стоимости проектно-изыскательских работ. Доклад заведующего отделом строительства Одинцова В.В.
2. О введении в действие единичных расценок на передвижку пролетных строений мостов. Доклад эксперта рабочей группы Котельниковой М.И.
1. СЛУШАЛИ: Одинцова В.В, (текст доклада прилагается)*.
ВЫСТУПИЛИ:
Рокотова А.Б. - поддержала предложения Одинцова В.В.
Семенов А.С. —
привел конкретные данные о применении корректирующих индексов.
ПОСТАНОВИЛИ:
Применять с 01.01.2001 корректирующие индексы к коэффициентам инфляции, утвержденным
Госстроем России на II квартал 2000 г.
2. СЛУШАЛИ: Котельникову М.И. (текст доклада прилагается)*.
ВЫСТУПИЛИ:
Цигурян В.В. - поддержал предложения Котельниковой М.И.
ПОСТАНОВИЛИ:
Поручить АО «Моспроект» разработать коэффициенты пересчета сметной стоимости работ.
Председатель Личная подпись В.А. Косырев
Секретарь Личная подпись К.М. Белова
_________
* Не приводится.
Образец акта приема-передачи
Акционерное общество
«РОССИЙСКИЙ ФАРФОР»
АКТ
05.08.2003 №5
Москва
приема-передачи оргтехники
Составлен: 1. Белозеров Н.А. - зам. начальника информационно-технического отдела;
2. Колбасов М.В. - начальник АХО;
3. Золотова Н.Н. - зав. канцелярией.
Комиссия 04.08.2003 провела проверку технического оснащения канцелярии предприятия. Комиссия признала непригодными для эксплуатации: копировальный аппарат Сапоп-567 - 1 шт. факс-модем 49569 - 1 шт. Непригодную для эксплуатации оргтехнику следует списать и передать на склад предприятия.
Члены комиссии: Личная подпись Н.А. Белозеров
Личная подпись Н.Н. Золотова
Личная подпись М.В. Колбасов