Введение
. 1
Глава 1. Развитие отечественного делопроизводства
. 4
1.1. Дореволюционный этап развития делопроизводства
. 4
1.2. Советское делопроизводство
.. 8
1.3. Особенности современного этапа
. 14
Глава 2. Информация как ресурс управления
. 16
2.1. Организации в информационной среде
. 16
2.2. Информационные ресурсы организаций
.. 20
2.3. Информационная инфраструктура организации
.. 24
Глава 3. Информационный менеджмент в организации 3.1. Возникновение информационного менеджмента
. 29
3.2. Понятие информационного менеджмента
. 35
3.3. От информационного менеджмента - к менеджменту знаний
.. 39
Глава 4. Техника и технологии управления документацией 4.1. Средства обработки информации в управлении документацией
.. 46
4.2. Средства передачи информации
.. 50
4.3. Средства хранения информации
.. 55
4.4. Автоматизированные системы управления документацией
.. 58
4.5. Обзор автоматизированных систем управления документацией
.. 60
Глава 5. Исследование и проектирование системы управления документацией 5.1. Моделирование организаций
.. 71
5.2. Моделирование организационных и функциональных структур
. 76
5.3. Моделирование технологии управленческих процессов
. 80
5.4. Метод интегрированного графического моделирования
. 87
5.5. Методические рекомендации по разработке и внедрению систем управления документацией в организациях
.. 96
Заключение
. 101
Список источников и литературы
.. 108
Приложение
. 113
Предисловие
. 113
Введение
. 114
Делопроизводство и архивное дело Термины и определения
. 114
1 Область применения
. 114
2 Стандартизованные термины с определениями
.. 114
2.1 Общие понятия
. 114
2.2 Делопроизводство
.. 116
2.2.1 Документирование
. 117
2.2.2 Организация работы с документами
.. 118
2.3 Архивное дело
.. 119
2.3.1 Организация документов Архивного фонда Российской Федерации
.. 120
2.3.2 Обеспечение сохранности документов
. 121
2.3.3 Научно-информационная деятельность архивов
. 123
Алфавитный указатель терминов на русском языке
. 125
Введение
Современный этап развития России характеризуется трудным и противоречивым путем перехода страны к рыночной экономике. Вне всяких сомнений, успех этого перехода в значительной степени зависит от эффективности управленческих структур рыночной экономики, деятельность которых основывается на производстве и использовании информации, значительная часть которой в любой организации сконцентрирована в документах. Необходимо признать, что в “дореформенных” условиях документоведение адекватно обеспечивало управленческие структуры нормативными и методическими разработками и активно использовало достижения информационных систем того периода. Сжатая оценка применявшихся (и применяющихся иногда до сих пор) правил и методик состоит, на наш взгляд, в том, что они пассивно адаптировали документационное обеспечение управления и делопроизводство к обслуживанию административно-хозяйственных структур. Документационное обеспечение управления в современных условиях характеризуется новыми тенденциями. Эти тенденции обозначают переход от анализа потребностей организаций в документированной информации к предоставлению свободного выбора необходимых данных из информационного массива и обеспечении доступа к ним. Такую систему назовем управлением документацией. Оно заключается в формировании полноценного информационного ресурса организации, создании условий его хранения и использования в целях достижения релевантного документационного обеспечения процесса принятия управленческих решений и реализации информационных контактов. При этом резко возрастает актуальность интеграции новых информационных технологий, накопленного арсенала достижений документоведения с организационными структурами делопроизводственных служб. Сегодня в управленческих структурах Российской Федерации недостаточно развита нормативно-правовая база, определяющая порядок функционирования документа, остро стоит проблема статуса служб документационного обеспечения в организациях и контроля за их работой со стороны государства. Требуют регламентации вопросы, связанные с информатизацией управления, применением новых информационных технологий, компьютеризацией и использованием современных средств коммуникаций. Снизилось внимание к подготовке и повышению квалификации работников служб документационного обеспечения, недостает современной учебно-методической литературы по этим вопросам. Наблюдается определенный застой в научных исследованиях по вопросам документоведения, видна разобщенность в работе учебных заведений и научных организаций, обладающих квалифицированными специалистами. Устарели ранее принятые организационно-методические документы: Государственная система документационного обеспечения управления и другие нормативы, которые были разработаны учеными и специалистами в 70-80-е годы.
В немалой степени на ситуацию повлияли обновление состава государственных служащих и отход от устоявшихся бюрократических традиций, утрата достигнутого уровня культуры работы с документами. Вследствие проникновения новой техники и новых технологий в деятельность по управлению, происходит изменение структуры документооборота, а из-за смены экономических основ жизни общества наблюдается трансформация ценности отдельных видов документов и их роли в процессе управления *1. Однако эти перемены слабо учитываются при практической реализации систем документационного обеспечения управления в государственных организациях, где в большинстве случаев продолжают действовать устаревшие правила и стандарты. А ученые и специалисты-документоведы озабочены более прагматическими проблемами, связанными с кризисным состоянием науки. ----- *1 См.: Жукова М.П. Некоторые аспекты теории ценности документов на современном этапе. - Архивоведение и источниковедение современной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. - М.: ВНИИДАД, 1995, С. 115-117, Банасюкевич В.Д. Основные проблемы архивоведения в современной литературе. - Архивоведение и источниковедение современной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. - М.: ВНИИДАД, 1995, С. 16-22. Учитывая, что отмеченные процессы развиваются на фоне политической и экономической нестабильности, предъявляющей повышенные требования к документации, следует признать ситуацию далекой от нормальной. Тем не менее, объективно необходимые процессы укрепления российской государственности, а следовательно, государственной службы, требуют расширения границ зон стабильности и эффективности управленческой деятельности. На наш взгляд, рациональная организация функционирования систем документационного обеспечения управления может послужить одной из важнейших опорных точек укрепления государственного аппарата и существенным элементом его стабильности. Необходимость определения концепции управления документацией, его места в менеджменте составляет серьезную предпосылку актуальности исследований по данной научной проблеме. В связи с усложнением информационных ресурсов и взрывным ростом их объема возникает важнейшая задача рационализации и автоматизации управления документацией, которая по своей актуальности сопоставима с задачей модернизации производства промышленной продукции. Большое значение приобретают компьютерные технологии и средства, обеспечивающие оперативность фиксации, сбора, обработки, поиска и передачи информации, надежность ее хранения, удаленный доступ, представление информации в нужное время, на нужном носителе и в нужной форме, учитывающие психологические и эргономические требования. Таким образом, можно считать назревшей проблему управления документацией, вызванную необходимостью активного целенаправленного формирования информационных ресурсов, удовлетворяющих потребности организаций. Исследование возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией чрезвычайно важно для современного документоведения как прикладной науки. Анализ накопленных достижений в области теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и получение на этой базе новых научных результатов позволяет отнести проблему управления документацией к числу самых актуальных в рамках научного направления “Документалистика, документоведение и архивоведение”.
В данной работе делается попытка решения научной проблемы управления документацией в организациях различного типа. В этих целях проводится исторический анализ проблемы и рассматривается концептуально-теоретические и методологические основы управления документационными ресурсами для принятия управленческих решений с позиций информационного менеджмента.
Глава 1. Развитие отечественного делопроизводства
1.1. Дореволюционный этап развития делопроизводства
Исторический опыт указывает на тесную взаимосвязь крупных политических, социальных и экономических реформ с реформами в области организации государственного управления и государственного делопроизводства. Остановимся на наиболее ярких примерах этого. Становление Русского централизованного государства сопровождалось внедрением приказного делопроизводства, порядок которого последовательно закреплялся в Судебнике 1497, 1550, 1589 гг., Соборном Уложении 1649 г. Приказная система прошла в своем развитии ряд стадий: приказа как разового поручения, приказа как постоянного поручения, приказа - “избы” (канцелярии) и, наконец, приказа как государственного органа с самостоятельными структурными подразделениями *1. В это время происходит выделение делопроизводства как особой сферы деятельности в государственных учреждениях и появляется слой служилых людей - чиновников, для которых документ является предметом профессиональной деятельности. ----- *1 Ерошкин Н.П. История государственных учреждений дореволюционной России. М., Высшая школа, 1983, С. 36-37. Можно сказать, что делопроизводство как система возникает вместе с образованием аппарата государственного управления, который нуждается в документировании своей деятельности и в обмене документированной информацией между составными частями по вертикали и горизонтали (царь, боярская дума, приказы, городовые воеводы, приказные избы и т. д.). По словам С.О. Шмидта, органы, специально предназначенные для производства документов, “появляются тогда, когда общество не может нормально жить, точнее сказать, функционировать без фиксации обыденного в его жизни... Это происходит обычно в период образования централизованного государства”. *1 ----- *1 Шмидт С.О. У истоков российского абсолютизма - М.: Прогресс, 1996, С. 451-452. Как отмечает Н.П. Ерошкин, в XVII веке в приказах появилось обширное бумажное делопроизводство. В процессе практической деятельности приказов сложились формуляры некоторых документов, порядок их оформления и движения как внутри каждого приказа, так и между ними *1 . ----- *1 Ерошкин Н.П. Указ.соч., С. 62-63. Характерной особенностью приказного делопроизводства было то, что оно в основном регулировалось не законодательным порядком, а основывалось на нормах обычного права, традициях, обычаях, переносимых из поколения в поколение служилыми людьми. Однако со временем в приказах сложился определенный порядок, выработались технология прохождения документов в органах управления и нормы оформления документации, появились разновидности документов *1. ----- *1 См.: Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России. - М., РГГУ, 1993, С. 22-23.
В период царствования Петра I происходит реформа приказного делопроизводства. В начале XVIII века в России складывается новый тип государства - абсолютная монархия, которая подразумевает сосредоточение в одних руках законодательной и исполнительной власти. Монарх осуществляет управление через центральные органы государства, т. е. суть реформы государственного управления сводилась к его централизации. Укрепление государства, рост численности управленческого аппарата, усложнение бюрократического механизма привели к необходимости упорядочения делопроизводства, усилению его правовой основы. В 1720 г. был составлен Генеральный регламент, который определял задачи, функции, структуру и порядок работы коллегий - основного звена высших органов государственного управления. Коллегии отличались от приказов коллегиальным обсуждением и решением дел, единообразием организационного устройства, делопроизводства и более четкой компетенцией *1 . ----- *1 Ерошкин Н.П. Указ. соч..., С. 81. Генеральный регламент стал фактически первым законодательным актом в России, регулирующим вопросы работы с документами в центральных государственных учреждениях. В сравнении с приказным коллежское делопроизводство представляло собой детально регламентированную систему. Генеральный регламент подробно определял порядок работы коллегий и решения в них дел, он давал законченную организационную форму и систему норм по документированию деятельности коллегий. Особенно тщательно были зафиксированы вопросы регистрации входящих и исходящих документов в специальных книгах (“регистратурах”), которые стали и первой формой классификации документов (входящие, исходящие документы вышестоящих органов, прочие документы). Одновременно эти книги, а в большей степени составляемые к ним реестры, служили для справочных целей. Генеральным регламентом устанавливались порядок документирования работы коллегий, правила использования печатей, вводились элементы сохранения государственной тайны. Значительно расширилось число видов и разновидностей документов, появились принципы группировки документов в дела. Важно отметить, что Генеральным регламентом было впервые введено понятие архивов и определен порядок сдачи в них законченных производством дел. Таким образом, Генеральный регламент законодательно закрепил порядок работы с документами с момента их создания до архивного хранения *1. ----- *1 История делопроизводства в СССР. - М.,1974, С. 23. В целом реформы государственного аппарата первой четверти XVIII в. установили в России единообразную систему организационного устройства и делопроизводства государственных учреждений на основе бюрократического централизма.
Губернская реформа Екатерины II, направленная на реорганизацию местного аппарата управления, мало изменила сложившийся порядок делопроизводства. Закон 1775 г. “Учреждения для управления губерний Всероссийской империи” установил иерархию не только учреждений, но и их документации *1 . ----- *1ПСЗ Российской империи. Собр.первое, т. XX, № 14392. Эта иерархия отражалась в видах документов и порядке обмена ими между учреждениями разного уровня. Вышестоящие инстанции “указывали”, нижестоящие “доносили” об исполнении указаний, а равностоящие инстанции сносились между собой предложениями и сообщениями. Следующий этап реформирования российского государственного делопроизводства наступает в начале XIX века, при Александре I. Реформа делопроизводства сопровождает реформу центрального управления, направленную на адаптацию государственного аппарата к современным экономическим и общественным явлениям в стране. По мнению Н.П. Ерошкина, для успешного осуществления реформ был необходим переходный период; для полного перехода к единоначалию нужны были некоторый опыт, привычка, новые формы делопроизводства, большая слаженность всего государственного аппарата *1 . В 1802 г. были созданы первые министерства, а через 9 лет, 25 июня 1811 г. был принят Закон “Общее учреждение министерств”, который установил функции, структуру и сферы деятельности министерств, а также единую систему делопроизводства в них. Строгая регламентация делопроизводства привела к созданию канцелярий - структурных частей учреждений, где было сосредоточено все “письмоводство” *2. ----- *1 Ерошкин Н.П. Указ. соч., С. 156. *2 ПСЗ Российской империи. Собр. первое, т. XXI, № 24686. Согласно упомянутому выше закону 1811 года весь процесс делопроизводства делился на следующие этапы: - порядок вступления дел; - движение (производство) дел; - отправление дел; - ревизия; - отчеты. Кроме того, законом были определены полномочия и обязанности должностных лиц разных рангов по работе с документами на всех стадиях их прохождения. Отличительной особенностью делопроизводства по закону 1811 г. явилось введение функции контроля за исполнением документов в виде так называемой “ревизии”. Ревизии должны были проводиться регулярно и включали в себя проверки по следующим критериям: “1) В порядке ли дела содержатся. 2) Верно ли составляются им заглавия. 3) Нет ли медленности в делопроизводстве. 4) Не задерживается ли окончание дела требованием таких справок, в которых нет существенной надобности” *1. ----- *1 ПСЗ Российской империи. Собр. второе, т. XI, отделение второе, № 9757. Несмотря на позднейшие изменения в организации и структуре, принципов деятельности и делопроизводства отдельных министерств и главных управлений, “Общее учреждение министерств” продолжало оставаться основным законодательным актом, определяющим порядок функционирования министерств и системы делопроизводства вплоть до советского периода отечественной истории. Более высокая степень бюрократизации делопроизводства, вызванная строгой регламентацией работы учреждений, привела к тому, что реформы 1861 года, капитализация промышленности и сельского хозяйства в своих конкретных проявлениях натыкались на сложность и рутинность форм и методов работы государственного аппарата. Естественно, новые условия требовали повышения оперативности делопроизводства, быстрейшего внедрения новых средств связи (телеграф, телефон), иных средств документирования (пишущие машины, множительная техника, фотография, кино). Происходит расширение спектра способов документирования и соответственно видов и разновидностей документов (телеграммы, телефонограммы, стенограммы и т. п.). В этих обстоятельствах отдельные организации и учреждения, не дожидаясь официального реформирования делопроизводства, обратились к методике саморационализации делопроизводства. Классическими стали примеры совершенствования делопроизводства в канцелярии попечителя Московского учебного округа *1, работы И.И. Рихтера по совершенствованию делопроизводства управлений казенных железных дорог *2, классификационные системы документов В.М. Толстопятова, выполненные автором в Управлении Юго-Восточных железных дорог .*3 ----- *1 См.: История делопроизводства в СССР. Указ.соч., С. 57-59. *2 См.: Рихтер И.И. Правила делопроизводства и делохранения казенных железных дорог. - Пг., 1915. *3 См.: Толстопятов В.М. Десятичная классификация, карточная система и вертикальный способ хранения, в применении к организации библиотеки, архива чертежей и регистрации деловых бумаг. - Воронеж, 1912. Эти примеры показывают, что сложившиеся традиционные формы и методы делопроизводства препятствовали “перестройке” хозяйства России на капиталистический лад и должны были подвергнуться изменениям в духе времени.
1.2. Советское делопроизводство
После октября 1917 года наряду с разрушением государственной машины Российской империи было формально ликвидировано и прежнее делопроизводство. Однако политика привлечения в аппарат управления советскими учреждениями чиновников с дореволюционным опытом неизбежно проводила к возрождению прежних бюрократических процедур работы с документами. В этих условиях по инициативе В.И. Ленина органам Рабоче-крестьянской инспекции придается функция контроля за работой государственного аппарата и его рационализации. В соответствии с решениями XII съезда РКП (б) был создан объединенный партийно-государственный орган ЦКК-РКИ, который в числе других должен был осуществлять мероприятия по “рационализации техники управления, делопроизводства, счетоводства и отчетности” *1. Основную нагрузку в этой работе нес отдел административной техники ЦКК-РКИ. Благодаря деятельности РКИ в стране в 1920-е годы сложилась система научно-исследовательских, хозрасчетных, ведомственных и общественных организаций, разрабатывающих вопросы научной организации управления на единой методической основе. ----- *1 КПСС в резолюциях и решениях съездов, конференций и пленумов ЦК. Изд. 8-е. М.: Политиздат, 1979, Т. 2, С. 444. В период 1920-х годов наибольший вклад в развитие научной организации управленческого труда внес Государственный институт техники управления (ИТУ), созданный в системе НК РКИ СССР в 1926 г. Согласно положению об ИТУ, утвержденному СНК СССР 9 февраля 1926 г., на институт возлагались следующие задачи: научная разработка вопросов техники управления, ее упрощение и механизация путем изучения работы советских учреждений и создания типовых проектов рациональной организации управленческого труда (“нормалей”, “шаблонов”). Кроме того, институт должен был осуществлять консультационную деятельность и проводить популяризаторскую работу в печати, лекциях, на выставках, и т. п. *1. ----- *1 Научная организация труда, производства и управления. Сборник документов и материалов 1918-1930 гг. - М., 1969, С. 303. Подробнее о деятельности ИТУ см.: Кузнецова Т.В., Подольская И.А. Деятельность института техники управления по рационализации делопроизводства. Труды МГИАИ, 1975, Т. 31, вып. 2
Деятельность института распадалась на две составные части: теоретическую и практическую, тесно связанные между собой. Научная работа института выполнялась в кабинетах (теории организации, методики, основных операций, вспомогательных операций, стандартизации) и лабораториях (физиотехнической, механико-аналитической), конструкторском бюро. Структура института была достаточно гибкой и видоизменялась в зависимости от актуальности той или иной задачи, решаемой институтом. Так, впоследствии появился кабинет документации и оборудования. Практическая рационализаторская работа осуществлялась ИТУ через акционерное общество “Оргстрой”, которое использовало научные разработки института и в свою очередь финансировало исследовательские работы ИТУ. Сотрудники ИТУ поставили ряд важных проблем организации управления, решали крупные теоретические проблемы делопроизводства: терминологические, организационно-технологические, унификации и стандартизации документов, классификации документов, связи делопроизводства и архивного дела.
Институт техники управления вел активную консультационную деятельность. Только в 1927 г. рационализаторы-практики получили в ИТУ более 200 различных консультаций. Особой известностью пользовались совещания рационализаторов, проводимые ИТУ с целью повышения квалификации и обмена опытом.В 1927 г. состоялось 50 совещаний, которые посетили 2334 человека *1. ----- *1 Подробнее см.: Ларин М.В. Развитие организационных форм рационализации управленческого труда и делопроизводства в СССР. Уч. пособие - М., МГИАИ, 1982, С. 31-39. Сотрудники ИТУ вели лекционную пропаганду, выступали в периодической печати по актуальным проблемам рационализации управления. При ИТУ был организован музей-выставка, где демонстрировались достижения института. Несмотря на краткий срок своего существования, ИТУ оставил заметный след в истории рационализации советского госаппарата как научно-методический центр, впервые начавший научные исследования принципов построения аппарата управления и организации его работы. НК РКИ стимулировал создание внутриведомственных органов для рационализации управления и делопроизводства. Впервые идея о создании в стране сети специальных ведомственных рационализаторских органов была высказана на 1 Всероссийской конференции по научной организации труда и производства в 1921 г. и поддержана Первой Московской инициативной конференцией по нормализации техники управления 1922 г. Вторая конференция по научной организации труда (1924 г.) ускорила развитие ведомственных рационализаторских органов. В резолюциях конференции указывалось, что “необходимо стремиться к созданию в составе крупных учреждений постоянных органов рационализации (оргбюро), выделяемых самими учреждениями и ведущих постоянную и длительную работу по их усовершенствованию”*1 . ----- *1 Резолюции 2-й Всесоюзной конференции по НОТ (10-16 марта 1924 года). М., 1924, С. 18. Оргбюро - это рационализаторская структура, создаваемая учреждениями на правах структурного подразделения, в задачу которой входило постоянное изучение и рационализация работы учреждения. Иногда рационализаторские подразделения назывались отделами или бюро, однако разница в наименовании не имела принципиального значения. Коренное отличие оргбюро от других органов рационализации заключалось в том, что оно являлось самостоятельным структурным подразделением учреждения и создавалось для рационализации управления и его процессов. Оргбюро работали в тесном контакте с общественными нотовскими ячейками учреждений, кружками НОТ, ячейками лиги “Время”, ячейками содействия по улучшению госаппарата, экономическими комиссиями и производственными совещаниями профсоюзов. НК РКИ СССР ставил задачу создания оргбюро во всех крупных учреждениях и распространения сети рационализаторских органов в отраслях народного хозяйства с тем, чтобы обеспечить совершенствование работы аппарата управления *1. ----- *1 Техника управления, 1928, № 7, С. 191
Рационализация управления, проводимая в 1920-е годы, неизбежно приводила рационализаторов к необходимости совершенствования делопроизводства. Эта работа к тому же не требовала больших финансовых затрат и сложного оборудования. Необходимость совершенствования делопроизводства диктовалась объективными причинами. Формы и методы делопроизводства, сложившиеся до революции, были непригодны для советских учреждений и требовали пересмотра. Во многих учреждениях делопроизводственные функции были распылены по структурным подразделениям, что вело к разбуханию штатов делопроизводственных служащих и затрудняло документооборот, приводило к медлительности в решении управленческих вопросов. Рационализация делопроизводства в 1920-е годы развивалась по следующим направлениям: совершенствование организационных форм и методов работы делопроизводственных служб; создание правил и инструкций по делопроизводству; организация документооборота; классификация документов; унификация систем документации. Рационализаторы наркоматов и ведомств отводили важную роль созданию специальных подразделений, занимающихся делопроизводством в аппарате управления. Это канцелярии, секретариаты, экспедиции, машинописные бюро и т. п. Целью их организации была разумная централизация выполнения однотипных делопроизводственных функций в учреждениях. С целью регламентации делопроизводства создавались правила и инструкции, которые отражали теоретические установки и практические достижения научной организации управленческого труда 1920-х годов и, в основном, строились на основе единой методики, разрабатываемой специалистами НК РКИ СССР и ИТУ *1. ----- *1 Карп Н.М. Делопроизводство судебных органов. М., 1930; Попов Н.А. Краткое руководство по карточной системе делопроизводства и основные правила письмоводства в главных краевых, областных и губернских судах. М., 1927; Руководство по делопроизводству в райотделах связи. М., 1931; Эйхенвальд А. Правила организованного делопроизводства. М., 1926 и др. В 1920-х годах для учреждений разрабатывались централизованная и децентрализованная системы делопроизводства. Выбор типа системы зависел от конкретных условий того или иного учреждения. В то время считалось, что центральное место в делопроизводстве занимает вопрос о регистрации документов, обеспечивающий учет, контроль и справочную работу по документам. Эта операция была наиболее дорогостоящей, отвлекала значительные силы работников делопроизводства, многократно повторялась. Поэтому в первую очередь рационализаторы обратились к совершенствованию процесса регистрации документов. В основном происходила замена журнальной системы регистрации карточными: индивидуальной или групповой. Причем обязательно учитывался профиль учреждения, объем документооборота, количество корреспондентов. Эти факторы были определяющими при выборе систем регистрации.
По данным ИТУ, в учреждениях 1920-х годов применялись такие системы регистрации документов, как: индивидуальная карточная система, групповая карточная система, комбинированная карточная система, комбинированные журналы. Карточные системы регистрации явились шагом вперед по сравнению с журнальной системой регистрации, они повысили справочную способность регистратуры и устранили множественность регистрационных инстанций. Групповая карточная система регистрации способствовала сокращению массива регистрационных карточек, более тесно увязывала делопроизводство с архивом. Во второй половине 1920-х годов во многих учреждениях в соответствии с методическими указаниями ИТУ применялась и безрегистрационная система делопроизводства, тесно связанная с функциональным построением аппарата управления. Безрегистрационная система предусматривала точную классификацию функций учреждения, детальное распределение отдельных вопросов деятельности между ответственными исполнителями, закрепление документов и дел за определенными лицами. В соответствии с классификационным планом входящий документ сразу направлялся заранее определенному исполнителю. Однако безрегистрационная система делопроизводства вскоре проявила отрицательные качества аппарата управления. Почти полное отсутствие контроля исполнения, случаи утери документов, путаница с их пересылкой по инстанциям и другие недостатки доказали невозможность применения безрегистрационной системы делопроизводства при всех ее теоретически положительных характеристиках. Безрегистрационная система требовала высокой квалификации кадров, четкой организационной структуры госаппарата. В то время эти факторы не были обеспечены. Неудача с пропагандой и внедрением безрегистрационной системы делопроизводства повлекла за собой и регрессивные процессы - многие учреждения после ее отмены вернулись к журнальным формам регистрации документов. Наряду с безрегистрационной системой некоторые учреждения обращались и к “дублетной” системе делопроизводства”*1 . Однако эта система не нашла распространения, от нее вскоре отказались из-за большого расхода бумаги и возрастания объема документооборота. ----- *1 Техника управления, 1925, № 3. С. 40. Анализ развития систем регистрации документов, разрабатываемых в учреждениях на основе методики ИТУ в 1920-е годы, показывает, как важно при рационализации учитывать конкретный организационный уровень развития аппарата управления, квалификацию сотрудников, уровень технической оснащенности аппарата. Попытки внедрения новых делопроизводственных систем обречены на неудачу, если они не отвечают внутренним потребностям учреждения и общему уровню развития аппарата управления. Кроме этого, в делопроизводстве, как в самой традиционной стороне управленческого процесса, очень важна психологическая подготовка сотрудников к любой реорганизации. Всякое нововведение должно быть обосновано теоретически, неоднократно проверено на практике и только после этого может быть рекомендовано для широкого освоения.
Вместе с тем практический опыт 1920-х годов по рационализации управленческого труда является важным источником для современных исследований в области совершенствования госаппарата и его документационного обеспечения. В период 1920-х годов была проведена значительная работа как в области теории документоведения, так и в практической рационализации системы делопроизводства, особенно в центральных органах государственного управления - наркоматах. Венцом достижений ученых и специалистов 20-х годов можно считать разработку ими правил постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР (1928 г.) и проекта “Общих правил документации и документооборота” (1931 г.). Последние правила предполагали введение единой организации делопроизводства для всех учреждений. “Общие правила” явились серьезной попыткой разработать общегосударственные нормы в области работы с документами, однако они так и остались не реализованными из-за ликвидации их разработчика - ИТУ в 1932 г. После этого серьезных попыток создания общей научно-методической базы делопроизводства в советских учреждениях не предпринималось вплоть до 70-х годов. Впервые идея создания в СССР единой государственной системы делопроизводства впервые прозвучала в специальном постановлении Правительства СССР о механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата, принятом в декабре 1959 г. *1. Однако практическая работа по созданию системы началась в 1966 г., когда эта проблема была включена в пятилетний план развития народного хозяйства СССР на 1966-1970 гг. Головным разработчиком системы стал созданный в 1966 г. в системе Главного архивного управления Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела. В сентябре 1973 года основные положения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) были утверждены Государственным комитетом Совмина СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам и ведомствам для использования их в практике работы для рациональной постановки делопроизводства *2 . ----- *1 История делопроизводства в СССР. Указ. соч., С. 127. *2 Единая государственная система делопроизводства (Основные положения. М.: Главархив СССР, 1975.)
ЕГСД представляла собой научно-упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов до передачи их в архив. В ЕГСД также излагались требования к службам делопроизводства в учреждениях и порядок их работы. Положение ЕГСД дополнялись Унифицированной системой организационно-распорядительной документации и подкреплялись соответствующими ГОСТами. ЕГСД сыграла значительную роль в деле упорядочения работы с документами и в оптимизации документационных процессов в масштабе страны *1. ----- *1Кузнецова Т.В., Лосев В.И. Управленческая документация. - М.: Экономика, 1985, С. 7. На базе ЕГСД практически во всех республиках СССР были утверждены республиканские инструкции по делопроизводству, что позволило вывести основные положения ЕГСД на нормативный уровень. Однако ЕГСД была рассчитана на ручные методы работы с документами и позволила лишь навести определенный порядок в делопроизводстве государственных учреждений, не затронув их бюрократической сути. Кроме этого, ЕГСД касалась только организационно-распорядительной документации, оставляя за пределами своего влияния остальные системы документации. Таким образом, ЕГСД распространялась лишь на 7-12% всей документации, образующейся в деятельности аппарата управления. Узкое понимание делопроизводственной деятельности как работы с организационно-распорядительной документацией нанесло вред созданию единой документальной инфраструктуры в аппарате управления. Да и техническая база для достижения такой цели была явно неудовлетворительна. Проблемой стало также и то, что ЕГСД не имела статуса общегосударстенного норматива, она была лишь рекомендована к использованию специальным решением Госкомитета СССР по науке и технике. Остается только догадываться, каким был бы эффект ЕГСД, если бы она была выполнена в соответствии с первоначальной идеей о вовлечении в число ее разработчиков Госплана, Госкомстата, Госкомтруда и Главархива СССР. Вряд ли в этом случае предел ее компетенции был бы определен только организационно-распорядительной документацией, а характер действия остался лишь как рекомендательный. Проявившиеся на практике в 80-е годы проблемы, связанные с внедрением ЕГСД и прогресс новых информационных технологий, обозначившийся с появлением электронно-вычислительных машин (ЭВМ) разного класса, привели к появлению проекта Типовой системы документационного обеспечения управления (ТСДО).
Разработка ТСДО была направлена на создание автоматизированной системы, реализующей в центральном аппарате министерства или ведомства положений единой системы документационного обеспечения управления, государственных стандартов на унифицированные системы документации и других нормативно-методических документов. ТСДО предусматривала выполнение в автоматизированном режиме основных функций аппарата управления по работе с документами: подготовка и оформление документов; учет и регистрация документов; передача, хранение и поиск документов; контроль исполнения документов. Система была ориентирована на применение мини-ЭВМ и персональных компьютеров на базе индивидуальных рабочих мест или локальных сетей и включала в себя оригинальные прогрессивные решения. Однако на практике система комплексно реализована не была, хотя отдельные ее элементы с успехом применялись в различных учреждениях. Значительным успехом в совершенствовании управления документацией 80-х годов следует считать разработку унифицированных систем документации (УСД), восемь из которых действует и сейчас, а также создание классификаторов технико-экономической и социальной информации. В основу создания УСД положен метод унификации документов, обслуживающих однотипные управленческие функции и задачи. Классификаторы позволяют поддерживать Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ), что имеет важное значение для повышения эффективности интегрированной обработки данных в автоматизированных информационных системах *1. ----- *1 Подробнее см.: Организация работы с документами. - М.: Инфра, 1998, - С. 50-57.
1.3. Особенности современного этапа
Распад СССР и возникновение новой российской государственности, переход к экономике рыночного типа ставят вопрос о создании адекватных требованиям времени единых норм и требований к системе документационного обеспечения управленческой деятельности. Повышение значения экономического фактора и юридической силы документов в управленческой деятельности делает актуальными исследования ученых и эксперименты практиков в области документации, направленные на отход от традиционного примата делопроизводства, от традиционного деления документации “по системам” и на переход к созданию высокоэффективных, использующих современные технико-технологические достижения систем управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и оперативных целей управления в любых организациях, особенно в государственном аппарате управления. На наш взгляд, сегодня мы имеем гораздо больше шансов на успех в этом направлении, несмотря на все трудности, переживаемые народным хозяйством страны в современный период. Основанием для такого оптимизма является наличие определенных предпосылок и факторов, которые позволяют по-новому взглянуть на данную проблему. Прежде всего, следует отметить, что на государственном уровне складывается понимание важности для эффективного государственного управления проблемы его документационного обеспечения. Об этом говорят содержание распоряжения Президента Российской Федерации № 85-рп от 5 марта 1993 г. о необходимости создания единой системы документационного обеспечения исполнительных органов государственной власти, разработка Типовой инструкции по делопроизводству для министерств и ведомств РФ *1 , утверждение нового стандарта на организационно-распорядительную документацию, подготовленного ВНИИДАД. Отметим, что ВНИИДАД в рамках целевой комплексной программы “Развитие архивного дела” завершает подготовку новой редакции Единой государственной системы документационного обеспечения управления. Важным элементом в этом ряду является Инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) в Администрации Президента Российской Федерации *2 . Все это позволяет надеяться на принятие в ближайшем будущем соответствующей правительственной программы в области документационного обеспечения. ----- *1 Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М., Росархив, 1994. *2 Инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) в Администрации Президента Российской Федерации. М., 1995. Следующей предпосылкой является появление спроса на современные системы документационного обеспечения управления в органах государственного управления и особенно в коммерческих организациях. Рынок нацеливает менеджеров на эффективное управление, а реальная конкуренция (особенно в торговой и банковской сфере) заставляет обратить внимание на необходимость построения информационных систем, обеспечивающих лучшее, чем у конкурента, использование информации для принятия решений. А следовательно, большее внимание уделяется вопросам управления документацией. Об этом говорит постоянный спрос на специалистов-документоведов.
Совершенно иная ситуация по сравнению с предыдущим десятилетием сложилась на рынке информационной техники и технологий, программного обеспечения, канцелярских товаров и оборудования офисов. Этот рынок дает возможность приобретать любые современные информационные системы и технологии. В связи с этим идет бурное насыщение государственных и других организаций компьютерной и копировальной техникой, современными средствами связи, включая электронные сети, электронную почту и т. д. Грамотное использование этих технико-технологических новшеств по нашему мнению, должно опираться на строго выверенные рекомендации экспертов. Особенно важно это для государственных организаций, которые должны использовать сопрягаемые технические устройства и технологии на единой методологической базе. Разработка новых подходов к организации управления документацией обуславливается и развитием политических, экономических, торговых связей России с внешним миром, способствующих ее вхождению в мировое информационное пространство. В этих условиях российские организации встают перед необходимостью придерживаться международных стандартов в области обмена информацией. Важнейшим фактором, который может обеспечить успех реализации программы создания системы документационного обеспечения управления, отвечающей требованиям сегодняшнего дня, является наличие в стране специального научно-исследовательского центра по документоведению - ВНИИДАД. Немаловажным является и то обстоятельство, что в стране налажена подготовка специалистов в области управления документацией любой квалификации. В России насчитывается не менее десяти высших учебных заведений *1 , ведущих подготовку специалистов по документоведению, множество средних учебных заведений и учебных центров (в том числе негосударственных), которые заняты в этой сфере обучения. ----- *1 Российский государственный гуманитарный университет, Государственная академия управления, Университет в г. Екатеринбурге и др. Однако реализация рассмотренных выше предпосылок в основном организационного характера не может принести искомого результата, если мы не поставим вопрос о том, какой по содержанию должна быть современная система управления документацией в организации? Ответить на этот вопрос мы постараемся в последующих разделах работы.
Глава 2. Информация как ресурс управления
2.1. Организации в информационной среде
В современном мире действуют разнообразные организации. Под организацией мы понимаем группу людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей *1. ----- *1 Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Дело, 1992, С. 31
Организации и их функции могут быть классифицированы на основе различных принципов по: виду и характеру хозяйственной деятельности; правовому положению; характеру собственности; сферам деятельности; принадлежности капитала; численности работающего персонала; стилю управления и т. д. Вместе с тем, следует отметить, что, несмотря на внешние различия, в деятельности организаций просматриваются общие черты, сходные формы, методы и технологии работы. Большая часть организаций представляет собой открытую систему, целостную, состоящую из многочисленных взаимосвязанных частей, тесно переплетающихся с внешним миром. Организации имеют внутреннюю среду и внешнюю среду. Внутренняя среда организации характеризуется внутренними переменными, которые в основном являются результатом управленческих решений. Это - цели, структура, задачи, технологии и люди (рис. 2.1) *1. ----- *1 Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Дело, 1992, С. 89
Рис. 2.1. Внутренняя среда организации - взаимосвязи
Цели есть конкретные конечные состояния или желаемые результаты, которых стремится добиться группа, работая вместе. Структура организации - это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. Задачи - это работа, или ее часть, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в оговоренные сроки. Задачи организации делятся на три категории: работа с людьми; предметами (машинами, сырьем, инструментами) и информацией. Технология - это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях. Эти преобразования, достижение целей достигается руководством организации через других людей. Люди являются центральным фактором в любой модели социально-экономического управления.
Рис. 2.2. Среда прямого и косвенного воздействия
Не меньшее значение имеют коммуникации и вопросы информационно-документационного обеспечения функционирования организаций. Все организации в процессе деятельности взаимодействуют с окружающим миром - внешней средой, которая в той или иной степени оказывает влияние на организации. Внешняя информационная среда организации делится на среду прямого воздействия и косвенного воздействия. Ее графическая интерпретация представлена на рис. 2.2 *1. ----- *1 Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Дело, 1992, С. 114. Внешняя среда характеризуется сложностью, подвижностью - (скоростью изменения различных компонентов и факторов в окружении организации) и неопределенностью. Причем для разных функциональных зон скорости изменения, как и объем факторов внешней среды не являются одинаковыми. Неопределенность внешней среды является функцией количества информации, которой располагает организация по поводу конкретного факта, а также степенью уверенности в качестве этой информации. Качество принимаемых решений напрямую связано со степенью неопределенности внешнего окружения. Однако, определить ресурсы, релевантно обеспечивающие деятельность организации - чрезвычайно сложная задача, особенно в современном информационном обществе. Количество информации во внешней среде организации неуклонно увеличивается в объеме. Это связано как с ростом объема научных знаний, так и с развитием средств коммуникаций. К примеру, в 1990 г. каждый день в мире появлялось около 10 тысяч научных статей *1 . Однако продуктивность ученых и освоение практиками произведенных ими знаний значительно расходятся друг с другом. Известно, американским ученым до 1988 года удалось использовать лишь 1% магнитных пленок, на которых была записана информация об изучении планет солнечной системы, а программа исследований стоила многие миллиарды долларов *2. ----- *1 Nefiodow L.A. Der funfte Kondratieff. - Wiesbaden, 1991, С. 55. *2 Там же, С. 57. В мире наблюдается гигантский рост рынка информационной техники и информационных технологий. По оценкам специалистов, к 1990 г. производство информационной техники оценивалось в 800 млрд. долларов США. Расчеты показывают, что эта отрасль до конца столетия увеличивает производство техники ежегодно на 10%. Рынок информационных услуг в 1986 г. оценивался в 1800 млрд. долларов США, в том числе для административной (управленческой) деятельности - 400 млрд. долларов *1 .
---- *1 Nefiodow L.A. Der funfte Kondratieff. - Wiesbaden, 1991, С. 64-67, 77. Мы привели эти данные для того, чтобы показать сложности, возникающие вследствие научно-технического прогресса, для персонала организаций в его попытках оценить и отобрать необходимую для управления информацию. Учитывая разнообразие организаций, правильно будет сказать, что информационная модель управления должна разрабатываться для конкретной организации; и по-видимому, она будет представлять собой “уникальный индивидуальный, динамический портрет”, отражающий ее внутреннюю и внешнюю среду в процессе функционирования для достижения стратегических целей организации.
2.2. Информационные ресурсы организаций
Как было сказано выше, одним из основных ресурсов управленческой деятельности организаций является информационный ресурс. Согласно федеральному закону “Об информации, информатизации и защите информации” под информационными ресурсами понимаются отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах) *1. ----- *1 Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. N 24-фз “Об информации, информатизации и защите информации
”. - Собрание законодательства РФ, 1995, № 8, ст. 609. По этому закону, обязательным условием включения информации в информационные ресурсы является документирование информации. Порядок документирования устанавливается органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации. Информация является основой управления. С ее помощью реализуются связи определенных объектов, связи между управляющей и управляемой подсистемами, между управленческими звеньями. Общеизвестно, что информация, используемая для целей управления, классифицируется по многим признакам, каждый из которых существенен для формирования информационных ресурсов. Остановимся на характеристике некоторых признаков классификации и их значении при изучении роли информации в управлении. По сроку службы информация подразделяется на постоянную и переменную. Под постоянной понимается информация, которая для данной организации остается стабильной длительное время (нормативы, ГОСТы, типовые технологические процессы). К переменной относится информация, периодически меняющая свое содержание (производственная программа, рабочее задание и т. д.). Информация, бывает первичной и производной. К производной информации относятся различные виды сводной, расчетной, отчетной, статистической документации (сводные планы, отчеты и т. п.). Основное увеличение объема информации в организациях происходит, главным образом, за счет производной информации. Производная информация приобретает ценность лишь в том случае, если она представляет собой не механически воспроизведенную, а логически обработанную первичную информацию. Различается также систематизированная и несистематизированная информация. Под систематизированной принято понимать информацию, унифицированную по составу показателей, адресам, периодичности и срокам передачи, формам представления. Несистематизированная информация не регламентирована по этим характеристикам полностью или частично. Обычно это информация, поступающая эпизодически.
По форме отражения информацию можно подразделить на визуальную (в виде текстов, графиков, таблиц, табло), аудиоинформацию, аудиовизуальную. По форме представления можно выделить цифровую, буквенную и кодированную информацию, а также текстовую и графическую (чертежи, диаграммы, схемы, графики и т. д.). По направлению движения информация подразделяется на входную и выходную (входящую и исходящую). Входящая информация состоит из внешней, получаемой из других организаций, и внутренней, возникающей в процессе взаимодействия структурных частей организации. Исходящая информация также подразделяется на внешнюю, направляемую в виде документов другим организациям, и внутреннюю, предназначенную для регулирования работы сотрудников организации. Данные характеристики приобретают особую ценность при формировании информационного ресурса организации и организации его хранения и использования. Важнейшим индикатором полноты и качества (мерой соответствия информационных ресурсов потребностям организаций и мерой доступности информационных ресурсов конкретному пользователю) информационных ресурсов являются неудовлетворенные запросы пользователей. Неудовлетворение информационных потребностей свидетельствует о:
- неполноте комплектования информационного ресурса;·
- отсутствии требуемой информации об объектах; - “запаздывании” поступления требуемых информационных ресурсов; - неизученности конкретной проблемной области; - рассогласовании между уровнем профессиональной подготовки персонала, создающего информацию, и персонала, использующего ее (или об отсутствии персонала, способного воспринять имеющуюся информацию); - неразвитости коммуникационной сети между различными источниками информационных ресурсов; - cуществовании системы различных видов ограничений на допуск к информационнным ресурсам и их использование; - неактуальности накопленных ресурсов, вызванной изменением проблемной направленности пользовательских задач, засорением системы “дефектной” информацией; - отсутствии эффективных методов слежения за качеством информационных ресурсов; - отсутствии эффективных структур, обеспечивающих доступ к имеющимся ресурсам; - стремлении определенных групп “владельцев” информации к монопольному владению конкретной информационной “собственностью”; - наличии других факторов, затрудняющих принятие эффективных решений. Несмотря на повсеместное применение термина “информационные ресурсы”, в науке до настоящего времени не сложилось четкого представления о содержании этого понятия. Об этом свидетельствует, в частности, исследование, выполненное немецким ученым Г. Вольфрамом, который свел в таблицу представления десяти различных авторов об информационных ресурсах (рис. 2.3).
| Ресурсы |
|||
| Авторы |
Информация |
Информационные технологии |
Кадры, занимающиеся информацией |
| Mehra |
* |
*** |
* |
| Black и др. |
* |
*** |
* |
| Kettinger |
*** |
*** |
* |
| Gruber/Sonnemam |
*** |
*** |
* |
| Wood |
** |
** |
* |
| Friedlander |
** |
*** |
* |
| Venkatakrisman |
*** |
** |
*** |
| Schneyman |
** |
*** |
*** |
| Horton |
*** |
*** |
*** |
| Horton/Marchand |
*** |
*** |
*** |
*** - относится полностью к информационным ресурсам ** - частично относится к информационным ресурсам * - не относится к информационным ресурсам Рис. 2.3. Представление об информационных ресурсах*1 ----- *1 Wolfram G. Organisatorische Gestaltung des Informationsmanagements. - Verlag losef Eul, Gladbanch-Koln, 1990, C. 35.
Несмотря на отсутствие общепринятого и однозначного определения, можно заключить, что информационные ресурсы включают в себя собственно информацию, а также информационные технологии и персонал, занятый обработкой информации (специалисты по информационным технологиям, документоведы, архивисты и т. д.). Информационные ресурсы отмечаются особенностью, которую Г.Т. Артамонов называет законом “неистребимости”, согласно которому “информация не исчезает при ее потреблении или использовании в качестве предмета труда и не амортизируется при ее использовании в качестве средства труда”. Существенно важным является и другое замечание того же автора, что “в процессе общественного информационного производства происходит не просто обмен копиями некоторой информации, а сложное преобразование ее в принципиально новую информацию, новый информационный продукт”*1. Эти замечания существенно важны для построения системы управления информационными ресурсами в организациях, для создания информационной инфраструктуры организаций. ----- *1 Артамонов Г.Т. Информатика: теория и практика (заготовка к книге). - Научно-техническая информация. Серия 1, 1998, № 1, С. 32.
2.3. Информационная инфраструктура организации
Информационная инфраструктура организации возникает как специальная система жизнеобеспечения, которая предлагает пользователям информации соответствующую информацию. Центральную роль в этой инфраструктуре играет информация. Прочими ее элементами являются “информационная технология” и “информационный персонал”. Информационные ресурсы в структуре организации используются на различных аналитических уровнях (от руководителя до исполнителя). Управленческая деятельность направляется преимущественно овеществленными знаниями в виде разного рода документов, книг или записей данных, предоставляемыми соответствующими подразделениями, такими, как канцелярия, архив, библиотека, центр обработки данных (информационный центр) и т. п. Человек в информационной среде организации должен занимать центральное место. Он является ее деятельностным, системообразующим, самосовершествующимся звеном. Поэтому процесс формирования информационной инфраструктуры организации должен учитывать индивидуальные информационные потребности сотрудников. При реализации человекоориентированного подхода процесс формирования информационной инфраструктуры организации должен строиться на системе информационных моделей рабочих мест сотрудников организации с последующим их включением в систему менеджмента персонала. Такой подход может быть реализован с помощью концепции социотехнических систем, которая может быть применена к синтезу информационной инфраструктуры организации*1. Особенно важно в этой связи отметить роль руководителя. Прогрессивный руководитель может обеспечить интеграцию организации в информационное общество. Он не видит угрозы в дальнейшем развитии информационной техники и в возникновении информационной индустрии ни для своей организации, ни для своей деятельности, а, напротив, оценивает их как шанс для роста и совершенствования. Он мыслит и действует, исходя из убеждения, что информация (также как персонал и средства производства) является ценным источником, который необходимо культивировать и развивать в соответствии со спецификой организации*2. ----- *1 Wersig G. Organisation-Kommunikation: Die Kunst, ein Chaos organisieren. - FBO Verlag, 1989, С. 72-73. *2 См. Хендрик Х. Эргономика в организационном проектировании и управлении. - Проблемы теории и практики управления. 1993, № 4, С. 106.
Область “человеческих факторов”, задействованная в информационных процессах организации, характеризуется цепочкой преобразований, представленной на рис. 2.4. Данные - это объективные факты, структурированные или не структурированные. Информация - это данные, понятные человеку и нужные ему для формирования знаний и принятия решений и действий, знания - результат обработки информации, результат рассуждений, экспериментирования и других интеллектуальных процессов. Знания создают информационное поле для принятия решений и технологии выбора альтернатив в этом поле, они же позволяют сформировать стратегии для осуществления деятельности и критерии для контроля деятельности.
Рис. 2.4. Человек-специалист в информационной среде организации
Уровни взаимодействия рабочего места в организации с окружающей средой в постиндустриальном и информационном обществе представлены на рис. 2.5. Функциональный анализ деятельности организаций, ее профессиональных зон и конкретного рабочего места позволяют построить реальную, свойственную данной организации и данному рабочему месту структуру информационных связей с учетом информационного портрета специалиста и сформировать соответствующие профессиональные требования к нему. Современные методы организационного проектирования позволяют изучить как динамические, так и статистические (структурные) характеристики процессов информационных взаимодействий и информационного обеспечения деятельности конкретного рабочего места.
Рис. 2.5. Уровни информационных взаимодействий осуществляемых с рабочего места
На рисунке 2.5 отражены также возможные уровни взаимодействия рабочего места с внутренней и внешней средой организации. Информационное обеспечение рабочего места (на рисунке обозначено как уровень 1), включает личный (персональный) архив документов, банк данных, информации и знаний. Уровень 2 характеризует взаимодействие с рабочими местами внутри рабочей группы (отдел, лаборатория, функциональная зона). Уровень 7 отражает неформальные связи - обеспечивающие открытость информационной системы и самой организации. Создание системы управления информационными ресурсами - важное стратегическое решение, требующее от руководства организации учета многих технических, экономических, организационных и социально-психологических особенностей ее развития. Отношение к информации как ресурсу означает, что по аналогии с другими ресурсами (финансы, оборудование, материалы, технологии, персонал) должен быть создан соответствующий механизм управления информационными ресурсами, сформированы соответствующие структуры, выработаны новые технологии.
Такой подход реализуется в настоящее время развитыми странами на базе относительно новой научной дисциплины - информационного менеджмента.
Глава 3. Информационный менеджмент в организации 3.1. Возникновение информационного менеджмента
Истоки информационного менеджмента следует искать в реакции постиндустриального общества на усложнение проблем управления и на появление новых информационных технологий. Зарождение концепции управления информацией относится к 1974 году, когда американский конгресс образовал Комиссию по управлению федеральными документами. Комиссия изучала и анализировала виды и величину расходов на информационную деятельность федеральных ведомств. Были исследованы многочисленные инструкции и предписания по сбору, обработке, распространению, хранению информации и применяемые для этого методы. Результаты изучения ситуации были положены в основу мероприятий по сокращению общественных расходов на обеспечение информацией соответствующих управленческих органов. Комиссия поставила ряд проблем для изучения: - аппарат управления и расходы на него в последние тридцать лет имели тенденцию к постоянному росту; - увеличение количества программ по управлению сопровождалось настоящей лавиной новых законов, директив и распоряжений; - управление не справляется с колоссальным объемом информации, таким образом, наряду с избыточностью одновременно существовал и дефицит информации; - решение указанных проблем невозможно только лишь с помощью внедрения новой управленческой техники. Комиссия высказала мнение, что основной причиной сложившейся ситуации явилось недостаточное внимание, уделяемое подбору кадров служащих, работающих в сфере административного управления. На основании анализа проблем и существующего положения дел, были выявлены имеющиеся возможности для улучшения сложившейся ситуации и выработаны соответствующие предложения. Они были воплощены в 1980 г., в принятом Конгрессом США Законе по сокращению документооборота. Положения закона обязательны для учреждений, входящих в систему федерального правительства США, при осуществлении ими информационной политики и организации обработки информации. В акте выдвигались следующие приоритетные задачи: - расходы на создание и обработку информации необходимо минимизировать; - ценность собираемой правительством информации должна быть максимальной; - должна быть предусмотрена защита имеющихся информационных данных; - управление информацией необходимо возвести в ранг основных методов управления*1. ----- *1 См.: Wolfram G. Указ.соч., С. 27-29. См. также: ВНИИДАД, ОЦНТИ, СИФ 1047. С. 112-132.
В результате реализации положений указанного акта на практике (см. рис. 3.1), произошли следующие изменения в правительственных учреждениях США: - внутри департамента управления и бюджета был образован департамент информации и регулирования отношений, отвечающий за эффективную экономическую деятельность при осуществлении управленческих функций на федеральном уровне и реализацию на практике положений акта о сокращении документооборота, а также формирование информационной политики и определение основных направлений деятельности по управлению информационными ресурсами; - создана главная сервисная администрация, в компетенцию которой вошли основные оперативные задачи, связанные с внедрением в практику новой методики управления информацией; - в федеральных ведомствах введен пост управляющих информационными ресурсами под непосредственным подчинением руководителю ведомства; - каждое ведомство обязывалось вести учет объемов циркулируемой в нем информации; - каждое ведомство должно составлять ежегодный план оснащения информационными технологиями на основании утвержденного заранее пятилетнего плана.
Рис. 3.1. Управление информацией в федеральных службах США
Выполнение данного законодательного акта обеспечивалось, с одной стороны, обязательным представлением отчетов федеральных ведомств в адрес департамента информации и регулирования отношений, а, с другой стороны, необходимостью представления соответствующих отчетов в Конгресс США. По такой схеме осуществлялось внедрение мероприятий, предусмотренных в законе о сокращении объема документооборота (об управлении документацией) в американских федеральных учреждениях. Важнейшие положения этого Закона были снова подтверждены Конгрессом США в 1986 году*1. ----- *1 См.: Wolfram G. Указ. соч., С. 29-30. См. также Костомаров М.Н. Управление информационными системами за рубежом. - М. РГГУ, 1997. 88 с.
Во второй половине 70-х годов в американском бизнесе сложилось положение, для которого были характерны бурное развитие новых методов управления в производстве, маркетинге, финансах. Однако при этом наблюдалось почти полное отсутствие прогресса в организации административного труда. Положение усугубилось в конце 70-х годов, когда США наряду с другими развитыми странами вступили в новый этап использования ЭВМ и микропроцессоров. Труд в сфере управления по сравнению с промышленным был в это время менее энерго- и машиновооруженным. Вместе с тем резко возросли масштабы административно-управленческой деятельности в американских компаниях и соответственно - расходы на содержание аппарата управления. Темпы прироста производительности труда конторских служащих, несмотря на широкое внедрение разнообразной вычислительной техники, были ничтожны. Все эти факторы вызвали дополнительный интерес к проблемам управления. Поиски шли по трем основным направлениям: автоматизация конторских операций и повышение на этой основе производительности труда; анализ основных процедур, выполняемых в офисе, их рационализация; эргономика и совершенствование условий труда работников. Широкомасштабные научные исследования в США по программе “офис будущего” показали, что затрагиваемые проблемы очень серьезны, и они не связаны только с проблемами автоматизации и компьютеризации*1. Потребовалось осознание новой роли информации в системах управления, что привело затем к формированию концепции информационного менеджмента. ----- *1 См.: Кочетков Г.Б. Автоматизация конторского труда в США. - М.: Наука, 1985.
Таким образом, опыт США показывает, что информационный менеджмент возникает как ответ на практическую ситуацию. Невозможность решения проблемы сокращения объемов документации только лишь законодательным путем и принятием организационных решений приводит к пониманию в широком масштабе той мысли, что существенный прогресс в повышении эффективности управления и производительности труда управленческих работников требуют пересмотра всей концепции построения информационной и соответственно документационной системы организаций на базе новых научных подходов, на основе прогресса информационных технологий. Аналогично складывалась ситуация в 70-е и 80-е годы в Западной Европе. В начале 70-х гг. Европейское сообщество (ЕС) вступило в период информатизации. Первые планы действий в области информации и документации на период с 1975-1983 годы были направлены в первую очередь на развитие основополагающей инфраструктуры, которая была необходима для доступа в режиме “on line” к банкам данных, имеющихся в ЕС. Эта цель была достигнута с помощью создания сети “Euronet - Diane”, которую в 1985 году сменил союз национальных сетей пакетного режима*1. Позже, в рамках 5-летней программы развития рынка специализированной информации (1984-1988 гг.), были в первую очередь предприняты усилия по улучшению качества и разнообразия созданных в ЕС служб и банков данных.
----- *1 Vogel E. Informationsmanagement. - В кн. Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. Band 2, K.G. Saur, 1990, С. 897-927. До внедрения сети “Euronet - Diane” в конце 70-х гг. оборот европейского и американского информационного рынка “on line” складывался в соотношении 1:10. После внедрения сети разрыв удалось сократить до соотношения 1:3 *1. Этот все еще значительный разрыв сокращается, однако, очень медленно. Для того, чтобы обеспечить возможно быстрое развитие информационной индустрии как сектора экономики ЕС, был разработан 2-летний план действий (1989-1990 гг.), известный как программа IMPACT 1 (Information Market Policy Actions). На нее было выделено 36 млн. ЭКЮ *2. Перед этой программой стояли следующие задачи: - создание до конца 1992 г. европейского рынка информационных услуг;
- повышение конкурентоспособности европейских информационных служб; - более широкое использование современных информационных служб в ЕС; - усиление равномерности развития информационных служб во всех странах сообщества. ----- *1 Wolfram G. Указ. соч., С. 32. *2 Information - Market, 1991, № 66, С. 1. Эти задачи IMPACT 1 остаются действительными и для новой программы IMPACT 2 *1. Основная цель программы - дальнейшая интеграция информационного рынка Сообщества за счет необходимых бюджетных ассигнований и поддержки согласованных действий Европейского Сообщества национальными мероприятиями стран-участниц. ----- *1 Information - Market, 1991, № 66, С. 2; INFO EURO ACCESS. IMPACT 2 Information market policy actions. Arbeitsprogramm, 1992. Возникновение информационного менеджмента как научно-практического направления можно проиллюстрировать примером ФРГ. К середине 1960-х годов в ФРГ постепенно укрепляется понимание важности вопросов, связанных с информацией и документацией и их ролью в экономике и государственном управлении. Выдвигаетcя тезис о том, что улучшение работы с документами и информацией дает возможность повысить производительность труда в экономике, науке и управлении. Поэтому необходимо поощрять мероприятия в этом направлении, усиливать кооперацию с другими странами и создавать национальную программу действий. Центром этой работы стал Франкфурт-на-Майне, где были организованы Институт документации (1961 г.) и Центр машиночитаемой документации (1964 г.) под эгидой научного общества Макса Планка*1. ----- *1 Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. Band 2, С. 861.
В 1963 г. создан отдел документации в федеральном министерстве наукие, который наметил основы национальной политики в области информации и документации*1. Суть этой политики заключалась в выработке государственного подхода к информации и документации (ИиД) и создании национальной системы ИиД с включением в международную кооперацию, в формировании научно-исследовательских программ, решении проблем профессионального образования и повышении квалификации специалистов. ----- *1 См. Bruder M., Windel G. Zum Verhaltnis von Staat, Wissenschaft zu IuD. Munchen, 1978, С. 65-136.
В 1970 г. решением правительства ФРГ создается межведомственная рабочая группа, целью деятельности которой стала подготовка предложений о национальной информационной системе. В результате появляется “Программа федерального правительства по поддержке информации и документации 1974-1977 гг.”*1. ----- *1 См.: BMFT: Programm der Bundesregierung zur Forderung der Information und Dokumentation 1974-1977. Bonn. BMFT, 1974. Основные положения и задачи программы заключались в следующем:
- прогресс науки и техники в мире требует развития средств и способов доступа к накопленным знаниям для решения социальных проблем; - следует повысить эффективность науки и образования при решении задач развития общества; - необходимо обеспечить конкурентноспособность на мировом рынке экономики и техники ФРГ; - следует улучшить информационное обеспечение принятия решений парламентом, правительством, административными и судебными органами; - требуется повысить качество информирования граждан и их объединений. Для решения этих задач в программе были намечены мероприятия по созданию информационной инфраструктуры ФРГ, а также меры по улучшению образования в области информации и документации. Однако в полной мере программу в намеченные сроки реализовать не удалось. Причинами этого стали правовая неурегулированность информационно-документационной сферы, проблемы разграничения полномочий между федеральными и земельными властями (соотношение централизации и децентрализации), между государством и частными собственниками (по вопросам финансирования программы)*1. Эти проблемы во многом определялись недостатками в деятельности Общества по информации и документации, которое выполняло функции координатора программы. ----- *1 Grundlagen..., Указ. соч., Band 2, С. 865-866.
Поэтому в новой федеральной программе по информации после 1985 г. строго разграничены полномочия федеральных властей и земель, отношения между государством и рыночной экономикой*1. В программе впервые возникает понятие информационного менеджмента и ставится задача овладения знаниями как информационным потоком в интересах науки, экономики и политики. Для этого программа формулирует приоритеты в научных исследованиях и определяет источники финансирования проектов и планов программы. Ключевым пунктом программы является формулировка задачи государства: проведение политики содействия мероприятиям в области информатизации и максимальное использование возможностей рыночной экономики. Цели программы ориентированы на:
- улучшение качественных характеристик информационного рынка, обеспечивающих информационный трансфер между наукой и экономикой;
- обеспечение выхода национального информационного рынка за границы ФРГ; - улучшение использования информации обществом; - улучшение рыночных шансов для немецкой экономики и обеспеченности рабочими местами в сфере информационной экономики. ----- *1 Cм. BMFT: Fachinformationsprogramm 1985-1988. Bonn, 1985. Реализация целей программы привела к тому, что ФРГ сегодня является одним из лидеров в сфере информатизации. Свидетельством этого является огромное число научных исследований и публикаций по вопросам информации, документации и информационного менеджмента, проведение регулярных научных мероприятий с обсуждением этих проблем (например, ежегодных конференций немецких документоведов), расширение и углубление подготовки кадров по данному направлению. Заслуживает внимания ряд организационно-технологических проектов, реализованных непосредственно в организациях и на предприятиях различных форм собственности. Но теперь необходимо более подробно остановиться на понятии “информационный менеджмент” и выяснить его влияние на организацию работы с документами в управленческих структурах.
3.2. Понятие информационного менеджмента
Как уже было сказано ранее, информационный менеджмент - это сравнительно новое понятие, причем понятие междисциплинарное. Именно поэтому не сложилось еще однозначное понимание этого термина. До сих пор не существует единого терминологического поля и единой, признанной всеми, концепции информационного менеджмента. Рассмотрим примеры подходов некоторых ученых к определению информационного менеджмента (ИМ). Г. Верзиг рассматривает информационный менеджмент как интеграцию информации и коммуникаций. Он выделяет три аспекта информационного менеджмента: коммуникационный менеджмент; управление информационными ресурсами; управление обработкой информации. Таким образом, подход Г. Верзига носит ярко выраженный технологический характер*1. ----- *1 Wersig G. Organisations - Kommunikation: Die Kunst, ein Chaos zu organisieren. - FBO Verlag, Baden-Baden, 1989, С. 72.
Й. Хентце и А. Хайнеке определяют информационный менеджмент как совокупность правил, технических средств и систем, которые определяют информационную и коммуникационную структуру предприятия. По их мнению, ИМ должен охватывать систематическое планирование, организацию, координацию и контроль информационной деятельности и процессов, а также коммуникации внутри предприятия с целью улучшения его работы. При этом предполагается целенаправленное использование информации как ресурса*1. Авторы этого определения расширяют понятие ИМ, вводя в него структурно-функциональные элементы. ----- *1 Хентце Й., Хайнеке А. Содержание и задачи информационного менеджмента на предприятии. - Проблемы теории и практики управления. 1995, № 4, С. 48-49.
Американский специалист Моника Аттинджер вводит понятие интегрированного информационного менеджмента, который подразумевает создание такой информационной структуры, где все “частички” информации должны быть хорошо подогнаны друг к другу, и где обеспечивается необходимый уровень совпадения и соответствие всех информационных компонентов*1. В этом определении автор выделяет интегрирующую роль ИМ в работе с информацией. ----- *1 Cм.: Attinger M.L. Integrated Information Management: A Real World Theory. - Records Management Qnarterly. - 1993, Iuly. Vol. 27, № 3, - P. 12-16, 30-31.
Г. Вольфрам рассматривает информационный менеджмент как вспомогательную функцию управления в бизнесе (ориентированную на ресурсы функцию предприятия), относя к его содержанию задачи предоставления информации и разработки информационных систем в области научно-технической информации, а также планирование, управление и контроль за обработкой информации на предприятии*1. ----- *1 Wolfram G. Указ. соч., С. 16-18.
В солидном немецком учебнике “Основы практической информации и документации” информационному менеджменту посвящена специальная глава, написанная известным специалистом в этой области Э. Фогель. Она вводит понятие менеджмента информационных ресурсов как синоним информационного менеджмента*1. И указывает, что главная задача, решаемая информационным менеджментом - это координация обработки информации*2. ----- *1 Grundlagen... Указ. соч., С. 900.
*2 Grundlagen... Указ. соч., С. 907.
Далее Э.Фогель отмечает, что, во-первых, координация необходима для приведения в соответствие внутреннего спроса информационных ресурсов с их предложением извне. Во-вторых, требуется обеспечить унификацию основных характеристик процессов снабжения информацией различных подразделений организации в той степени, пока она не начнет оказывать негативное воздействие на деятельность структурных подразделений. Такая унификация упрощает использование ресурсов и управление ими, одновременно сокращая расходы на обработку информации. В третьих, необходимо согласование друг с другом различных типов информационных ресурсов с целью оптимизации технологий обработки и использования информации в каждом отдельном случае. В-четвертых, важно, чтобы использование информации было выгодно с экономической точки зрения, а также с точки зрения оценки успеха жизнедеятельности организации*1. ----- *1 Grundlagen... Указ. соч., С. 907-909.
Представленная выше концепция информационного менеджмента представляется весьма интересной и подробной, комплексно охватывающей все сущностные характеристики исследуемой проблемы. Остановимся на анализе еще одного определения информационного менеджмента также немецкого ученого Й. Хергета, профессора Университета Констанца. Й. Хергет понимает информационный менеджмент как эффективное и действенное формирование информационной структуры в организациях. Аспект формирования охватывает планирование, реализацию, контролирование информационных процессов и тем самым понимается как ориентированный процесс*1. Информационный менеджмент должен быть ориентирован на эффективность и результативность управленческой деятельности. Управление информацией должно быть экономичным, то есть прибыль должна превосходить расходы. ----- *1 Herget I. Konzeption des Infornationsmanagements in Informationswissenschaftlichen Studienangeboten. - Informationsspezialisten fur Europa. Proceedings. Konstanz, 1990, С. 166.
По Й. Хергету, центральным пунктом ИМ является постулат, что информацию следует рассматривать как один из важнейших ресурсов предпринимательской деятельности. Информация представляет собой важнейший хозяйственный ресурс, фактор производства и решающий фактор конкурентоспособности и требует осмысленной и целенаправленной координации. Информационный менеджмент превращается в важную и центральную предпринимательскую задачу и представляет собой существенный фактор успеха предпринимательской деятельности. Этот взгляд существенно отличается от хозяйственно-информационного. Он базируется не на преимущественном рассмотрении потенциала поддержки современных информационных и коммуникационных технологий для организационного разрешения этих процессов. В основе всей рассматриваемой концепции лежит прежде всего получения необходимой для этих процессов информации, подготовка полученной информации и условия использования и анализа информации, ее применения, а также накопление и управление информацией. Выполнение этого комплекса задач, естественно, невозможно даже представить без применения информационных и коммуникационных технологий. Короче, комплекс этих задач может быть дифференцирован на процесс переработки информации (генерирование необходимых информационных процессов), обработки информации (использование информации для принятия решений) и управление информацией (организация информационных ресурсов). Развивая дальше свои мысли, в другой работе Й. Хергет указывает, что суть информационного менеджмента состоит в том, что предпринимательская информационная инфраструктура должна координироваться с помощью решения следующих трех принципиального значения комплексных задач информационного менеджмента:
- формирование (построение информационных систем - человек, информационные ресурсы, информационные и коммуникационные технологии); - руководство (управление информационными процессами); - развитие (перманентная способность адаптации информационных систем к меняющейся окружающей среде). Цель ИМ - оптимально поддержать деловые процессы предпринимательской стратегии и тем самым обеспечить ее конкурентоспособность*1. ----- *1 См.: Nachrichten fur Dokumentation. 1995, № 1, С. 25-32.
Й. Хергет отмечает, что область информационного менеджмента включает в себя несколько составляющих: информацию, информационные и коммуникационные технологии, индивидуальных потребителей информации, организации и окружающую среду. Их интеграция посредством информационных систем и технологий и является основной задачей информационного менеджмента. Подытоживая анализ определений информационного менеджмента, можно заключить, что пока еще не сложилась цельная и всеобъемлющая теория вопроса. Однако можно сказать, что информационный менеджмент, как новая методология имеет фундаментальное значение для организаций и в качестве метаконцепции обладает значительным интегрирующим потенциалом. Концепция информационного менеджмента объединяет следующие подходы: - экономический подход, рассматривающий вопросы привлечения новой информации, исходя из соображений полезности и финансовых затрат; - аналитический подход, основанный на анализе потребностей пользователей в информации и коммуникациях; - организационный подход, рассматривающий информационные технологии в их влиянии на организационные аспекты; - системный подход, рассматривающий обработку информации исходя из целостного, системно ориентированного, всеохватывающего процесса обработки информации в организации и уделяющий особое внимание оптимизации коммуникационных каналов, информации, материальных средств, методов работы и затрат. Как видим, существуют различные интерпретации понятия “информационный менеджмент”. Иногда в нем видят синоним внутриорганизационного управления обработкой данных. В других случаях он отождествляется с коммуникационными и информационными процессами организации, что связано с более широкой трактовкой информации как ресурса - самостоятельного фактора производства, лежащего в основе процесса принятия решений. Тем не менее, можно сделать вывод, что с позиций системного подхода информационный менеджмент охватывает планирование, организацию, координацию и контроль информационной деятельности и процессов, а также коммуникации внутри организации с целью улучшения ее работы (рис. 3.2). Информационный менеджмент касается всех функций управления современных организаций, а также связующих процессов коммуникации и принятия решений.
Рис. 3.2. Сфера деятельности менеджментаинформационных ресурсов
Информационный менеджмент предлагает общую методологию работы с информацией в управленческих структурах. Учитывая, тот факт, что основным носителем информации в управлении является документ, можно сделать вывод о том, что методология информационного менеджмента в полной мере применима к управлению документацией в организациях.
3.3. От информационного менеджмента - к менеджменту знаний
Исходным пунктом для исследования проблем информационного менеджмента является модель обработки информации в организации (см. рис. 3.3). Главное в этой модели - разграничение знаний и информации. Информация только тогда становится знаниями, когда относится к определенной проблемной ситуации и способствует преодолению неуверенности, неизвестности. Уменьшение неизвестности может происходить по-разному. Иногда для уменьшения неизвестности достаточно отождествления знаний, как относящихся к определенной проблеме. Иногда для этого необходимы индивидуальные или групповые мыслительные процессы, которые обобщают и видоизменяют знания для решения определенной проблемы. У индивидуума должна иметься готовность и способность искать знания, относящиеся к проблеме, и использовать их для принятия соответствующих решений. Организационные условия также оказывают влияние на процесс подготовки информации. Подготовленная информация, то есть избирательно отобранная, оцененная и нацеленная на определенную ситуацию, должна быть ориентирована на реальную проблему.
Рис. 3.3. Модель обработки информации в организациях
Этот процесс в дальнейшем будет называться применением, использованием информации. Информация, используемая в проблемной ситуации, как правило, составляет только часть всей имеющейся информации при постановке проблемы. Следовательно, качество подготовки информации, наряду со способностями действующего индивидуума по ее преобразованию и воплощению в жизнь, определяют уровень использования информации. Использование информации приводит - в зависимости от постановки проблемы - к управлению объектами материального мира. Вопрос заключается в том, как в действительности может быть решена проблема на основе выработанной и применяемой для этого информации. Это зависит не только от качества созданной и используемой информации, но и от правильности постановки проблемы перед переходом к ее решению. В этом случае очевидно, что постановка проблемы не тождественна итоговой формулировке проблемы.
Обработка информации в организации характеризуется не только процессом создания и применения информации (информационным процессом). Кроме этого, организации должны превращать созданную информацию в знания, чтобы вновь ее использовать при необходимости. Менеджмент знаний предполагает интеграцию пяти областей интересов, представленных на рис. 3.4. Это стратегические цели организации, существующая информационная инфраструктура организации (включающая внутренний и внешний информационный потенциалы, административную базу данных и спрос на информацию), технологии, персонал и область интеграции - то есть “проект” желаемой информационной инфраструктуры будущей, трансформируемой организации*1. ----- *1 См.: Grundlagen... Указ. соч., С. 909-910.
Рис. 3.4. Информационные ресурсы - проблемы и области интересов
В процессе реализации концепции и принципов менеджмента знаний происходит интеграция ресурсов - знаний и технологий в информационную систему. Процесс ее формирования сам должен быть организован определенным образом. Информационной системе должна быть придана такая форма, которая позволила бы ее эффективное использование персоналом. Главным условием для этого является участие самих пользователей в формировании информационной системы*1. Оно нацелено, во-первых, на то, чтобы пользователи получили опыт в использовании знаний для постановки специальных проблем и их решения, а также для создания функционально лучшей информационной системы. Во-вторых, через это участие достигается более интенсивная идентификация персонала с системой и происходящими в ней изменениями. Вместе с тем возрастает также готовность использования информационной системы. ----- *1 См.: Synnott W.R., Gruber W.N. Information Resourse Management. - New York, 1981, P. 275; Heinrich L.I., Burgholzer P. Informationsmanagement. Munchen, 1987, C. 122.
Задачей является также содействие участию в системе самих пользователей через соответствующие методики развития. Они сообщают лицам, позднее становящимися пользователями, сведения о будущей системе уже на раннем этапе, что позволяет лучше учитывать потребности пользователей и сократить время становления системы. Этот подход пригоден и для создания некомпьютеризированных информационных систем и их обслуживания. Необходимо выбрать такую форму менеджмента проекта, в которой равноправно участвовали бы представители менеджмента специальных областей, обработки информации и организационной деятельности. Такой формой организации в ФРГ, например, являются так называемые комиссии по управлению*1. Учет применяющихся в организации методов и процессов является необходимым элементом в управлении процессом формирования системы*2. ----- *1 См.: Synnott W.R., Gruber W.N. Information Resourse Management. - New York, 1981, P. 275; Heinrich L.I., Burgholzer P. Informationsmanagement. Munchen, 1987, C. 117.
*2 Grundlagen... Указ. соч., С. 913.
Рис. 3.5. Модель решения
Основой для синтеза проекта может стать модель решения, приведенная на рис. 3.5. Модель включает:
- компоненты поля - показывают состояние реальности в период деятельности (окружающий мир, рынок информационных технологий и услуг, задачи обработки информации и ресурсы);
- компоненты действия - альтернативы действия, устанавливающие компетенцию информационного менеджмента и результаты действий;
- компоненты цели - конкретные и формальные. Модель представляет инструмент, позволяющий обозначить границы и структурировать проблемы информационного менеджмента при реализации проекта. Поддержка информационных процессов включает в себя две задачи:
- эксплуатацию информационных систем;
- использование извлеченных знаний и продуктов, полученных на основании созданной информации, для постановки проблем перед организацией*1. ----- *1 Grundlagen... Указ. соч., С. 914.
Предпосылки для решения второй задачи создаются в результате осуществления системотехнических, квалификационных, мотивационных и организационных мероприятий. Перспективным является создание инстанций между информационной системой и пользователем информации, в которых производится извлечение знаний из системы для постановки специальных проблем, решаются вопросы создания информации и ее применения, а также ее представления пользователю в удобной форме*1. Эти функции могут осуществляться как через человека - информационного посредника, так и через интеллектуальную информационную систему. ----- *1 Grundlagen... Указ. соч., С. 915.
Несмотря на то, что вопросы оптимизации количества и качества информации уже длительное время являются актуальными для менеджмента информационных ресурсов, на практике лишь недавно стали уделять внимание значению интеллектуальных информационных систем для менеджмента информации. Практические результаты свидетельствуют, что спрос на знания усиливает интерес к созданию и совершенствованию информационной системы в организации, которая позволяет целенаправленно использовать имеющийся как внутри, так и во вне потенциал знаний для удовлетворения потребностей пользователей.
Глава 4. Техника и технологии управления документацией 4.1. Средства обработки информации в управлении документацией
К средствам обработки информации в управлении документацией относятся средства создания текста оригинала документа, средства вывода обработанной информации на твердый носитель (принтеры), электронные вычислительные машины (включая технические и программные средства). До последнего времени для создания текста оригинала документа широко использовались пишущие машины. Практически все фирмы-изготовители с начала 80-х гг. перешли на выпуск электронных пишущих машин (ЭПМ) с использованием сферических или лепестковых шрифтоносителей. Широкое распространение персональных компьютеров (ПК) и устройств обработки текста не привело к окончательному вытеснению ЭПМ. Они остаются нужными при выполнении ряда простейших операций по подготовке документов (например заполнение бланков, написание адреса на конвертах и др.). Снабженные дисплеями, электронными корректирующими устройствами и памятью, они все больше напоминают ПК и текстовые процессоры. При этом клавиатура ЭПМ осталась практически неизменной, как у обычной пишущей машины. Дополнительные клавиши расположены вокруг традиционной клавиатуры. Все это упрощает эксплуатацию ЭПМ, повышает их популярность у пользователей, которая объясняется следующими преимуществами:
- простота эксплуатации;
- невысокая стоимость;
- постоянная готовность к работе; - схожесть разных типов пишущих машин; - экономия рабочих площадей; - быстрота освоения персоналом; - высокое качество печати; - возможность расширения функциональных возможностей и памяти; Основным способом получения данных из ЭПМ и компьютеров является вывод на принтерную печать. Все принтеры могут выводить текстовую информацию, многие из них могут выводить также рисунки и графики, а некоторые типы принтеров и цветные изображения. Как правило, на практике применяются принтеры следующих типов: матричные, струйные и лазерные. Матричные принтеры - наиболее распространенный тип принтеров. Они обладают высокой скоростью работы - от 60 до 10 сек. на страницу и низкой стоимостью расходных материалов. Наибольшей известностью пользуются матричные принтеры японской фирмы Seiko-Epson. Есть высокоскоростные принтеры, печатающие десятки страниц в минуту (специализированные банковские). В последнее время, несмотря на распространенность, матричные принтеры теряют былую популярность, уступая место струйным и лазерным принтерам. В то же время, в некоторых областях применения - заполнение бланков, печать на самокопирующихся бланках - они не заменимы из-за технологии печати. Струйные принтеры обеспечивают более высокое качество печати по сравнению с матричными, они более универсальны и очень удобны для цветной печати. Скорость печати струйных принтеров - от 60 до 10 сек. на страницу. Среди данного типа принтеров наиболее популярны модели фирм Hewlett-Packard и Seiko-Epson, Lexmark. Все недостатки прошлых лет - невысокое качество, смываемые чернила, необходимость применения специальной бумаги - на данный момент практически устранены. Именно поэтому струйные принтеры завоевывают все большую популярность. Лазерные принтеры обеспечивают высокое качество печати. Средняя скорость печати лазерных принтеров - от 15 до 5 сек. на страницу при выводе текстов. Страницы с рисунками выводятся значительно дольше (до нескольких минут). Появились лазерные принтеры с быстродействием в 17-19 листов/мин. Существуют цветные лазерные принтеры, но из-за высокой цены они применяются только в специфических областях - типографиях, рекламных агенствах и т. п. Высокая надежность и износостойкость лазерных принтеров оправдывают их высокую стоимость. Среди производителей наибольшей популярностью пользуется фирма Hewlett-Packard. С учетом изложенного выше, можно четко определить области применения различных типов принтеров в современном офисе. Лазерные высокоскоростные и высоконадежные устройства идеально подходят для работы в качестве сетевых принтеров. Многие производители оснащают свои модели сетевыми картами. Такие принтеры не требуют дополнительного управления принт-сервером. Для современных сетевых моделей лазерных принтеров нормой является обслуживание рабочих групп из 10-30 сотрудников. Такие принтеры могут печатать только простые черно-белые текстовые документы. Для сотрудников, в чьи функциональные обязанности входит создание цветных документов (презентаций в отделе продаж, макетов упаковки в отделе рекламы) требуется оснащение рабочих мест струйными цветными принтерами. Под управлением принт-сервера такие принтеры могут обслуживать рабочие группы из 3-8 человек. И, наконец, для узкоспециализированных задач - заполнения таможенных деклараций, сертификатов, транспортной или складской документации - подходят матричные принтеры. Широкое распространение принтеров как средств изготовления документов на бумажной основе принесло с собой проблему сохранности текстов. Специалистами ВНИИДАД были изучены свойства и поведение текстов, создаваемых с помощью струйных, лазерных и матричных принтеров при их долговременном хранении. ----- *1 См.: Привалов В.Ф., Любомирова О.И. Проблемы сохранения текстов документов, созданных с помощью печатающих компьютерных устройств. Аналитический обзор. - М., ВНИИДАД, 1996. - СИФ ВНИИДАД, № 10008(1).
Лазерные принтеры используют технологию сухой электростатической печати, при этом создаваемые при помощи наэлектризованного красящего порошка-тонера черные тексты по свойствам и параметрам сохранности можно считать аналогом электрографического текста. Такой текст, созданный в режиме нормального термозакрепления, характеризуется хорошей износостойкостью (соизмеримой с износостойкостью машинописи и туши), водостойкостью, устойчивостью к действию света и химических веществ. Однако такой текст неустойчив к нагреванию и действию органических растворителей*1. ----- *1 См.: Привалов В.Ф., Любомирова О.И. Проблемы сохранения текстов документов, созданных с помощью печатающих компьютерных устройств. Аналитический обзор. - М., ВНИИДАД, 1996. - СИФ ВНИИДАД, № 10008(1), С. 3.
В матричных принтерах текст ударным способом наносится на бумагу через красящую ленту. Реальная стабильность текста зависит от качественного состава красителя ленты. В струйных принтерах заданное изображение формируется на бумаге из мельчайших чернильных капелек микронных размеров. По своим свойствам текст, полученный с помощью струйных принтеров, аналогичен текстам, написанным с помощью чернил для авторучек или фломастеров. Соответственно черные и цветные тексты, изготовленные на струйных принтерах, легко смываются с бумаги водой, они нестойки к действию химических веществ, быстро выцветают на свету. Особенно опасно для таких документов прямое воздействие воды в различных экстремальных ситуациях. Проведенное исследование со всей очевидностью указывает на необходимость учитывать при выборе типа печатающего устройства проблемы последующей сохранности текстов документов. Для подготовки и обработки информации в современном управлении повсеместно применяются электронно-вычислительные машины (ЭВМ). Обычно ЭВМ разделяют на четыре класса: серверы, персональные ЭВМ, рабочие станции и портативные (переносные) компьютеры. Серверы являются основой локальных сетей и именно поэтому к ним предъявляют повышенные требования по вычислительной мощности, отказоустойчивости и функиональным возможностям. Задачи, решаемые серверами - обмен информацией в сети, хранение информации, управление сетевыми принтерами (или другими дорогостоящими периферийными устройствами), управление шлюзами в Internet или других внешних сетях - могут решаться одной физической машиной, но, как правило, при построении сетей в организациях функционально выделяют файл-сервер, принт-сервер и т. д. Это позволяет оптимально распределить задачи, тем самым повышая скорость обмена информацией и общую надежность локальной сети. Для ПЭВМ характерны простота эксплуатации, надежность и большие возможности расширения функций за счет добавления аппаратных или программных средств. Это, как правило, стандартные недорогие компьютеры, для работы в локальной сети оснащаемые сетевыми аппаратными и программными средствами.
Рабочие станции - это высококлассные компьютеры, аппаратно и программно предназначенные для обработки графики и больших массивов информации. Современные рабочие станции необходимы для работы конструктору, аналитику, дизайнеру, архитектору. Например, именно на компьютерах такого типа рассчитываются прочностные характеристики при проектировании автомобилей или создается компьютерная графика для фантастических фильмов. Расширяется производство портативных ПЭВМ. Основными причинами этого являются: прогресс в области компьютерных технологий, вызвавший появление новой микроэлектронной базы и новой малогабаритной периферии; быстро растущие потребности в информации во всех сферах деятельности за пределами офисов. Перспективным направлением развития портативных ЭВМ являются пен-компьютеры, размерами не превышающие видеокассету и позволяющие вводить информацию электронным пером. Сегодня все большую актуальность приобретают вопросы параллельной обработки информации. Современные сетевые устройства обеспечивают работу многих компьютеров в системах с удобной архитектурой, в которой каждый компьютер располагает своим собственным устройством памяти. Фирмы Novell, IBM, Microsoft, Oraclе, Sun Microsystems разрабатывают программные средства, которые объединяют компьютеры в эффективные системы. Пользователи ПЭВМ имеют свободный доступ к внешним базам данных для поиска и обработки различной информации благодаря оснащению персонального компьютера функциями связи. Персональные компьютеры, функционирующие в качестве узлов в обширных компьютерных сетях связи, играют решающую роль в процессе превращения нашего общества в информационное. Существуют сотни и тысячи различных прикладных программ для ПЭВМ. Их состав обновляется через каждые 1-2 года. В зависимости от назначения программы, применяемые для управления документацией, можно классифицировать следующим образом: - редакторы текстов, программы подготовки текстов (документов) на компьютере; - издательские системы (программы подготовки документов типографского качества); - табличные процессоры (программы обработки табличных данных);
- системы управления базами данных - программы обработки массивов информации. Редакторы текстов дают возможность подготавливать документы на компьютере. Программы для обработки документов ориентированы на работу с текстами, имеющими структуру документа, т. е. состоящими из разделов, страниц, абзацев, предложений, слов и т. д. Наибольшей популярностью в мире на сегодняшний день пользуются: Microsoft Word (версии для DOS и Windows), Lotus AmiPro. Пакеты программ обеспечивают всевозможную обработку различных типов информации и могут быть использованы для производства документов, содержащих наряду с текстом (различного типа шрифтов) иллюстрации и графику.
В нашей стране широко известен с конца 1980-х гг. текстовый редактор “Лексикон”. Пользователей привлекают такие его качества, как простота, русскоязычность, минимум времени на освоение, хранение файлов в формате ASCII и стандартная печать. К тому же, у “Лексикона” постоянно появляются новые возможности. Начиная с версии 8.92, “Лексикон” позволяет подключать модуль синтаксической проверки русской орфографии - ОРТОДОК. На данный момент существует версия “Лексикона” для наиболее популярной операционной системы Windows 95.
4.2. Средства передачи информации
Эффективным средством и сравнительно недорогим передачи информации является электронная почта (Electronic Mail, E-Mail), которая предоставляет следующие виды услуг пользователям: передача информации на большие расстояния; оперативность; независимость взаимодействия пользователей во времени; высокая надежность передачи информации*1. Использование электронной почты (ЭП) позволяет в полном объеме и многократно воспроизводить передаваемую информацию, не используя бумажный носитель. ----- *1 См.: Петраков А.В. Введение в электронную почту. - М., ФиС, 1993. С помощью ЭП можно передавать текст, графики, факсимиле, звуковые и видеофайлы, фотографии. ЭП очень экономична и не требует больших штатов обслуживающего персонала. Работа разбивается на несколько этапов: подготовка корреспонденции; пересылка электронных писем по указанным адресам; защита писем от несанкционированного доступа; получение писем пользователем путем опроса “почтового ящика”; сохранение или уничтожение полученных писем. Для ЭП разработано множество пакетов прикладных программ. Среди них можно выделить специализированные пакеты, реализующие функции собственно ЭП, и интегрированные программы, обеспечивающие также дополнительные функции, которые выбираются средствами меню, например, обработку текста, ведение календаря. Одним из наиболее распространенных видов электросвязи является факсимильная связь (ФС). По сравнению с телексом (абонентский телеграф) ФС не требует клавиатурного ввода передаваемой информации. По скорости и точности она превосходит телекс и системы передачи сообщений с использованием ЭВМ, а по экономичности и другие виды электронной почты. Важнейшим преимуществом ФС по сравнению с телексом и телетексом (усовершенствованный телекс) является возможность передачи графической информации, подписей должностных лиц и т. п. ФС в настоящее время получает все более широкое распространение. Такие факторы, как переход на цифровую систему передачи сигнала и достижения в области микроэлектроники, способствовали повышению скорости и качества передачи информации, уменьшению размеров и веса факсимильных аппаратов, совместимости оборудования различных изготовителей. Современные факсимильные аппараты могут использовать обычную писчую бумагу, что дает возможность долго сохранять текст факсограмм.
Постоянно расширяются функциональные возможности факсимильных аппаратов. В аппарат встраивается запоминающее устройство емкостью до 200 и более страниц текста. При этом применяется сжатие данных, позволяющее более экономно использовать емкость запоминающего устройства и ускорять передачу документов. Применяются различные варианты автоматического набора номеров адресатов, в том числе режим “широковещания”, когда факс с запоминающим устройством достаточной емкости передает документы одновременно множеству абонентов. Часть запоминающего устройства может служить для электронной почты с защитой информации от несанкционированного доступа. В некоторых факсимильных аппаратах осуществляется автоматическое обнаружение ошибок, вызванных помехами в телефонных линиях, для чего каждый блок из 256 байт дополняется контрольным блоком из 16 бит. При обнаружении ошибок приемник запрашивает у передатчика повторение сообщения с пониженной скоростью передачи. Некоторые модели факсов позволяют передавать цветные сообщения. Полутоновые сообщения передаются 16 уровнями серого цвета при автоматической регулировке контрастности*1. ----- *1 Ларионова В.И. Информационная техника: современное состояние и перспективы развития // Итоги науки и техники. - Сер. “Информатика” - М., 1990, Т. 14, - С. 248. Применение факс-модемов в составе персональных ЭВМ позволяет интегрировать процесс подготовки и передачи факсимильного сообщения между ПЭВМ, а также с ПЭВМ на факсимильный аппарат. Однако для более полного использования факсимильных аппаратов в делопроизводстве организаций требуется решение некоторых правовых вопросов, связанных с удостоверением подлинности документов, поскольку законодательно до конца не решены вопросы юридической силы такого рода документов. Одной из основных тенденций в развитии средств передачи информации, начиная с 1980-х гг., является широкое распространение локальных сетей (ЛС). Каждый потребитель в зависимости от своих нужд может заказывать разные конфигурации этих сетей, строящихся по блочному принципу. Единое программное и техническое обеспечение при массовом использовании делает ЛС довольно дешевыми и легко доступными для большинства потребителей. Локальные сети объединяют все рабочие места в единую систему обработки информации. На каждом рабочем месте имеется терминал, который является основным средством взаимодействия пользователя с сетью. Обычно в качестве такого терминала применяется ПЭВМ со встроенной сетевой картой, но в последнее время все большую поддержку производителей и пользователей получает идея “сетевого компьютера” (NetPC). Такой терминал позволяет экономить средства за счет отсутствия в своей конфигурации дисководов гибких и компакт-дисков, за счет использования более дешевого накопителя на жестком диске меньшей емкости. В силу наличия встроенных систем удаленной диагностики, потребитель экономит средства на переездах специалистов с целью ремонта, снижается время простоя. В связи с меньшим количеством компонентов повышается общая надежность систем. Все вместе это снижает совокупную стоимость владения системой. Ведущие компьютерные компании уже начали производство “сетевых компьютеров”. Так, американская корпорация “DELL” предлагает на российском рынке модель “NetPlex”, обладающую всеми вышеперечисленными преимуществами.
Разновидностью ЛС являются офисные сети (ЛОС), объединяющие все оборудование, предназначенное для автоматизации управленческого труда: рабочие станции руководителей и специалистов; многорежимные копировальные терминалы и т. п. На базе ЛОС строится и единая цифровая сеть управленческой связи, как необходимое условие функционирования современного офиса. Таким образом современные ЛОС перерастают в системы комплексной телекоммуникации (КТК Multimedia Communication), обеспечивающие выдачу, запись, распределение информации в виде текста, голоса, графики и изображения. В настоящее время для связи используются сети LAN, WAN, MAN. В основном для передачи информации в них используются обычные телефонные линии - либо через обычный модем - для цифро-аналоговой передачи, либо специальные адаптеры ISDN - для цифровой передачи. В первом случае теоретически пропускная способность - 56,6 Кбит/сек, фактически она не поднимается выше 38,4 Кбит, во втором - теоретические 256 Кбит/сек соответствуют действительности. Дальнейший рост технологически невозможен, так как телефонные линии не предназначались для передачи информации в таких объемах. Гораздо более перспективны (но и более дороги) оптические линии связи, позволяющие увеличивать скорость передачи информации по сравнению с традиционными электромагнитными методами в 10 тыс. раз. В некоторых системах телекоммуникаций на волоконной оптике (SONET) обеспечивается скорость передачи информации в 1,2-1,7 Гбит/с уже в течение нескольких лет, а в ближайшем будущем она повысится до 3 Гбит/с и далее*1. ----- *1 Gigabit networking on the public transmission network - Mc Eachern, № 36, С. 50-52. Также широкое распространение получили радиоканалы для передачи цифровой информации. При построении сети предприятия, имеющего географический разброс подразделений в пределах города, тем более, муниципальной сети, основной проблемой является т. н. “проблема последней мили”. Суть в том, что не всегда для цифрового канала местная телефонная станция может выделить свободную медную пару, зачастую к некоторым зданиям в принципе не подведена телефонная связь. В этом случае имеет смысл применять технологию “RadioEthernet”, при которой скорость передачи данных теоритически ограничена 2,4 Мбит/сек, а практически (в Москве в условиях плотной муниципальной застройки) - до 400 Кбит/сек, чего вполне достаточно для построения скоростной сети предприятия. Во многих странах в настоящее время широко ведутся исследования и разработки когерентных оптических систем передачи (КОСП). Применение КОСП дают возможность повышения дальности передачи без промежуточных регенераторов, а также увеличения объема передаваемой информации.
Перспективными направлениями в области развития средств передачи информации в настоящее время являются: миниатюризация элементов сетей; применение волоконной оптики: почти полный переход на цифровую технику в области коммутации и передачи; программное управление процессами; улучшение использования пропускной способности цифрового канала передачи (путем сжатия информации). Важнейшими направлениями развития российских коммуникаций на сегодняшний день являются: расширение сети цифровых автоматических телефонных станций; модернизация оборудования; создание цифровых сетей с комплексными услугами, интеллектуальных сетей, универсальных персональных телекоммуникаций и других современных средств связи. Интенсивное развитие современных информационных технологий, выдвигает проблему создания глобальных коммуникаций. Основополагающими технологическими достижениями в данной области являются: спутниковая связь, межконтинентальные коммуникации, интеллектуальные системы связи. Глобальные сети, в отличие от локальных сетей, имеют следующие особенности: многообразие взаимосвязей между сетями, неоднородность, смешение государственных и частных услуг, распределенное сетевое управление, архитектура структуры, учитывающая необходимость поддержки баланса между издержками, надежностью и производительностью системы. Глобальные системы отличаются друг от друга размерами, степенью централизации, а также областью применения. От них требуется скорость передачи данных не менее 1 Мбит/сек. Наиболее распространенной и популярной сетью такого класса является Internet. Как правило, пользователям глобальных компьютерных сетей предоставляется следующий спектр услуг:
- участие в работе телеконференций по всему миру;
- размещение и получение информации электронных “досок объявлений” мировых компьютерных сетей;
- пользование услугами коммерческой информационной сети;
- отправление сообщений на любой факс/телекс внутри страны и за рубежом не отходя от компьютера;
- получение оперативных материалов информационных агентств;
- доставка сетевых выпусков информационных изданий.
Кроме этого, в каждом конкретном случае добавляются дополнительные услуги, определяемые профилем сети. Новое поколение компьютерных сетей появилось в форме Metropolitan Area Networks (MANs). MANs спроектированы для городов и объединяют черты локальных и глобальных вычислительных сетей. В сетях подобного типа используются системы кабельного телевидения, что позволяет предоставлять пользователям следующий набор услуг: работа в режиме разделения времени; связь между двумя пользователями; связь с другими компьютерными сетями, внешними по отношению к данной сети; услуги типа “теле/видеотекст”; факсимильная и речевая связь между пользователями; электронная почта; проведение видеоконференций; различные формы контроля среды функционирования сети*1. ----- *1 IEEE Commun Mag / 1992, № 4, С. 10-18. Вычислительная сеть plaNET объединяет лучшие черты двух подходов к передаче данных в сетях: fast packet switching (FPS) - быстрой коммутации пакетов и asynchronous transfer mode (АТМ) - режима асинхронной пересылки. FPS использует короткие, фиксированной длины пакеты данных, называемые ячейками, для передачи потоков сообщений различного типа (речевых, видео и т.п.). АТМ преобразовывает гетерогенный поток сообщений в гомогенный поток небольших ячеек фиксированной длины. В Европе национальные компьютерные сети объединены консорциумом Eunet. C 1991 г. членом Eunet стала российская глобальная сеть RELCOM, что дает возможность абонентам данной сети пользоваться услугами более чем 5000 мировых сетей, среди которых такие всемирно известные сети, как AppleLink, BITNET, BIX, compuServe, Connect, Econet, IEEE-Compmail, MCImail, SINET и др.*1. ----- *1 IEEE Commun Mag. 1992, № 6, С. 32-40. В странах СНГ в качестве сети передачи данных общего пользования и как федеральная магистральная транспортная сеть с 1992 г. создана и развивается сеть РОСПАК (Распределенная общего пользования сеть передачи данных с коммутацией пакетов), на базе которой должны создаваться фрагменты других сетей. На декабрь 1993 г. оконечное оборудование установлено в 94 городах СНГ*1. ----- *1 Вся компьютерная Москва. Указ. соч., С. 126.
4.3. Средства хранения информации
В качестве традиционного средства хранения информации используются микрофильмы. Технология микрофильмирования за время своего существования практически не изменилась и по-прежнему включает в себя операции в следующей последовательности: съемка (ввод), проявление пленки, копирование, распределение и поиск документов (вывод). Интеграция микрофильмирования с вычислительной техникой идет по двум направлениям. Во-первых, развиваются системы CAR (Computer Assisted Retrieval - системы поиска с помощью ЭВМ), во-вторых, все шире применяются устройства СОМ (Computer Output Microfilm - вывод данных из ЭВМ на микрофильм). Рост масштабов использования устройств COM обусловлен увеличением объема информации, выводимой из ЭВМ. Системы CAR обеспечивают поиск документов, хранящихся на разных типах носителей, что особенно важно для систем с интегрированными информационными технологиями. Однако именно в этих системах проявился такой недостаток микрофильмирования, как невозможность прямой передачи изображения с микрофильма по каналам связи и представление его на экране дисплея. Эту проблему удалось решить путем создания сканирующих устройств для микрофильмов, которые дали возможность пользователю почти мгновенно получать информацию на удаленном дисплее. Интеграция микрофильмирования и вычислительной техники оказывает влияние на использование тех или иных типов микроносителей, основными из которых являются рулонные микрофильмы шириной 16 мм (для документов формата Ф4). В настоящее время наиболее широкое распространение получили микрофиши, что объясняется удобством их хранения и поиска, возможностью внесения дополнений, а также пригодностью их для систем COM. Несмотря на развитие конкурирующих технологий хранения документов, за микрофильмированием сохраняется ряд сфер применения, в которых оно пока незаменимо. К ним относятся архивное хранение, хранение документов больших форматов. В настоящее время в качестве накопителя информации используются различные типы магнитных дисков. Существует общая тенденция к увеличению плотности записи информации на магнитных дисках при уменьшении размеров самого накопителя и снижении среднего времени доступа к информации. Дискеты позволяют переносить документы и программы с одного компьютера на другой, хранить информацию, не используемую постоянно на компьютере, делать архивные копии информации, содержащейся на жестком диске. Накопители на жестком диске (винчестеры) предназначены для постоянного хранения информации, используемой при работе с компьютером: программ операционной системы, часто используемых пакетов программ, редакторов документов, трансляторов с языков программирования и т. д. Огромными возможносями и непревзойденной надежностью обладают т. н. RAID-массивы. Это системы пакетов жестких дисков с дополнительными средствами дублирования информации, интеллектуальной диагностики и огромной вместимости. Самые маленькие RAID-массивы могут содержать 20 Гбайт информации, средней емкостью является 150-200 Гбайт. Теоретически емкость памяти не ограничена. К одной из новых и наиболее прогрессивных технологий хранения информации относится, по всеобщему признанию, использование для хранения документов оптических дисков. Их основными преимуществами являются:
- огромная емкость при записи буквенно-цифровой и графической информации;
- невысокая стоимость;
- низкая стоимость изготовления копий дисков с матриц; - трудность несанкционированного копирования; - износоустойчивость (благодаря бесконтактному считыванию); - простота эксплуатации и транспортировки; - снижение потребностей в распечатках; - возможность получения информации из электронных баз данных, электронных энциклопедий, информационно-справочных систем большого объема. Недостатком оптических дисков является: относительно большое время считывания данных по сравнению с магнитными дисками. Схема работы системы хранения документов на оптических дисках выглядит следующим образом. Документ с помощью сканирующего устройства переводится в цифровую форму и помещается в память блока управления, где записывается название документа и присваивается код для его опознания и поиска. Если количество вводимых документов велико, названия и коды можно подготовить и вводить с помощью персональной ЭВМ, что значительно ускорит ввод информации. После присвоения кода документу он записывается на оптический диск. Для ускорения поиска нужного документа наряду с оптическими применяются гибкие диски, поэтому названия параллельно записываются на оба диска. Вывод документа можно осуществлять на бумагу или экран дисплея. По способу записи оптические диски делятся на диски для одноразовой записи, осуществляемой либо предприятием-изготовителем, либо самим пользователем, и диски с возможностью перезаписи информации (магнитооптические диски). Диски одноразовой записи, осуществляемой предприятиями - изготовителями, предназначены для сферы развлечений, бизнеса или цифровой записи звуковых сигналов. Диски одноразовой записи, осуществляемой самим пользователем, применяются для сохранения изображений, создания видеофайлов и в качестве памяти ЭВМ. Магнито-оптические диски пригодны для всех этих целей. Количество информации, записанной на оптическом диске диаметром 305 мм, соответствует 1,5 млн. страниц машинописного текста. Наибольшую популярность в качестве средства распространения информации получают компактные оптические диски CD. Их достоинствами являются большая емкость, простота тиражирования, небольшая масса и малый физический объем. В настоящее время на рынке появились первые образцы устройств для проигрывания DVD-ROM-дисков. Это новый стандарт оптических дисков, который благодаря двухсторонней записи и, главное, другим способам записи и считывания обладает максимальной вместимостью 17 Гбайт, тогда как современные СD-ROM-диски могут содержать лишь 640 Мбайт информации.
Следующим видом средств хранения информации являются машиночитаемые базы данных (БД), представляющие собой электронные аналоги традиционных средств хранения информации. Существующие машиночитаемые базы данных с интерактивным доступом принято условно разделять на два основных класса: первичные БД (Source databases) в т. ч. полнотекстовые и вторичные БД (Reference databases) - справочные и библиографические. БД составляют основу существующих автоматизированных систем управления документацией в современных организациях. Одно из важнейших мест в фундаментальных направлениях и перспективах развития технологии хранения информации занимают гипертекстовые системы*1. Гипертекст - это многомерное текстовое пространство, построенное на ассоциативных связях внутри документов и между документами. ----- *1 См.: Гиляревский Р.С., Залаев Г.С., Родионов И.И., Цветкова В.А. Современная информатика: наука, технология, деятельность. - М.: ВИНИТИ, 1998. С. 55-62. В гипертекстовых системах отражаются содержательные связи между отдельными частями и фрагментами документа, текстом и иллюстрациями, встречающимися в тексте терминами и их определениями в словарях и указателях. Эти связи реализуются в виде системы ссылок, которая образует сложный граф (гиперграф). Программное обеспечение гипертекста может предусматривать возможность следования по различным связям в этом графе, рассчитанном на определенные категории пользователей (для начинающих пользователей, инженеров, юристов и пр.).Пользователь может и сам задавать направления связей, которые запоминаются системой, а также видоизменять и дополнять систему ссылок. В качестве основных достоинств гипертекста исследователи выделяют следующие: - гибкость структуры документа, с которой связаны перспективы его дальнейшего широкого распространения; - возможность предоставления механизма доступа к необходимой информации в больших базах данных; - универсальность концепции (развитие идей гипертекста сделает возможным его применение для любых видов дискретно подаваемой информации, например, при включении в документ аудио- или видеофрагментов).
4.4. Автоматизированные системы управления документацией
Современные автоматизированные системы управления документацией (АСУД) по своему характеру являются территориально распределенными как в масштабах отдельной организации так и в масштабах иерархии таких организаций. В условиях новой информационной технологии АСУД декомпозируется на совокупность автоматизированных рабочих мест (АРМ) специалистов. АРМ - необходимый элемент информационной технологии независимо от уровня ее развития. Цель его создания - эффективное использование информационных ресурсов в динамичной внешней среде. В автоматизированной системе любого уровня сложности АРМ является основной ее составляющей. На первом этапе автоматизации, как правило, создается совокупность АРМ, не связанных друг с другом, или объединенных в сеть. При разработке АРМ необходимыми условиями его успешного функционирования является соответствие следующим требованиям: - создание благоприятных условий для функционирования и развития новой информационной технологии в системе управления документацией, определение параметров АРМ, инвариантных этой системе и проектирование адаптивных механизмов АРМ; - учет преемственности в развитии факторов информационной технологии. АРМ может выступать как форма реализации накопленного научного потенциала в области планирования и управления на различных уровнях управленческой иерархии; - проектирование АРМ как развивающейся системы, открытость как принцип проектирования всех уровней АРМ. В настоящее время одной из актуальных задач развития автоматизации управления документацией является создание АРМ специалистов различных уровней. Эта задача решается на основе производства и внедрения специализированных, профессионально ориентированных АРМ, создаваемых на базе персональных ЭВМ различного класса. Число информационных систем (ИС) как элементов автоматизированных систем управления в связи с бурным развитием электроники и широким внедрением ЭВМ во все сферы деятельности человека резко возросло. Традиционные ИС используются для решения стандартных задач, представленных в цифровой форме. Основными требованиями к ИС являются: автоматизация информационных операций, высокий уровень информационного сервиса, быстрая приспособляемость к организационным изменениям, поддержка новых технологий, легкость использования. В настоящее время проявляется тенденция к развитию многопользовательских ИС. Современные модели основываются на кооперации различных машин (процессоров), которые позволяют снизить издержки обработки информации и отвечают требованиям современной эргономики. Новая организация информационых систем позволяет процессорам, включенным в систему, “распределять” между собой отдельные функции таким образом, что каждый из них выполняет то, что он может делать наилучшим образом. В последнее время происходит активное внедрение мультимедиа- технологий в ИС, как в новые, так и в уже существующие, что позволяет значительно расширить рамки информационного обеспечения пользователей и реализовать принципиально новые возможности. В современных организациях применяются информационные системы различных типов: системы для автоматизированного планирования и управления, системы автоматизации отдельных управленческих процесссов, различные средства автоматизации для офисов. С точки зрения полноты охвата технологии обработки информации и документации в организации ИС подразделяются на следующие типы: автономные (локальные) системы по обработке документов, (например, рабочее место секретаря руководителя); системы для решения прикладных информационных задач, (например, текстообработки); системы комплексного информационного менеджмента при минимуме использования документов на бумажной основе. Системы автоматизированной обработки документов должны выполнять четыре основные функции: регистрацию (индексирование), хранение и поиск, контроль исполнения и подготовку документов. Следует, однако, отметить, что из существующих систем ни одна не выполняет их в полной мере, поэтому в конкретных случаях приходится разрабатывать совершенно оригинальные системы. Качество подобных систем в значительной мере определяется системой индексирования (идентификации документа), от которой зависит эффективность выполнения остальных функций. В процессе поиска, как правило, должен быть обеспечен быстрый и легкий доступ к электронному образу документа и получение твердой копии как всего документа, так и его части. Если в недалеком прошлом информационные потребности удовлетворялись в результате внедрения локальных сетей, состоявших из крупного центрального компьютера и группы мини-компьютеров, то в настоящее время те же цели достигаются путем создания открытых локальных сетей, состоящих из объединенных средствами связи персональных компьютеров. Наделение этих сетей необходимыми интерфейсами и программными средствами приводит к созданию мощных систем информационного обслуживания (так называемых систем “клиент-сервер”). Спрос на системы данного типа постоянно растет в связи с потребностями поддержки решений многих прикладных задач с применением ИС. Системы типа “клиент-сервер” одновременно повышают гибкость использования информационных средств, обеспечивают рациональное использование вычислительных ресурсов и программ, облегчают доступ к ИС и техническим средствам,включая удаленные средства. Они позволяют компенсировать снижение конкурентоспособности организаций в связи с устареванием программ и компьютеров. Данное направление развития ИС является одним из наиболее перспективных направлений развития ИТ.
4.5. Обзор автоматизированных систем управления документацией
Автоматизация в управлении документацией предназначена для передачи определенных функций сотрудников (менеджеров) организации специализированным автоматизированным системам. В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. К сожалению, в этих разработках отсутствует унифицированная терминология. Продукция фирм-разработчиков носит такие названия как: система автоматизации документооборота, компьютерная система автоматизации делопроизводства и документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, система документооборота, промышленная технология автоматизации делопроизводства, электронные документы, система управления документами, электронный архив и т. п. Разнообразие в названиях разработанных и разрабатываемых систем говорит лишь о том, что на сегодня эта область информационного рынка пока еще не оформилась в качестве
Очевидно, что этой работой следует заниматься независимым экспертам, например, ВНИИДАД, для более квалифицированной оценки достоинств и недостатков той или другой АСУД. Попытаемся рассмотреть основные тенденции в разработках АСУД и познакомить читателя с некоторыми наиболее удачными и характерными разработками, предлагаемыми потребителю. Прежде всего отметим, что для создания полноценного продукта важен именно системный подход, который позволяет после внедрения АСУД говорить о комплексном решении задачи документационного обеспечения управления в организации. Вторая характеристика системы - специализированная эта система или система общего назначения? То есть, разработана ли система специально для ДОУ или же наряду с другими назначениями она может быть приспособлена для выполнения (или попутно выполняет) задачи ДОУ? В третьих, важное значение для потребителя имеет стоимость системы; тип и масштабы организации, в которой ее можно применить, объем документооборота. При выборе потребителями необходимой системы прежде всего следует учесть, для какого типа управленческой структуры подбирается АСУД. На наш взгляд, можно выделить такие категории потребителей:
1) сложные иерархические структуры (министерство, ведомство, корпорация, банк и т.п.); 2) территориальные органы управления (администрации городов, субъектов федерации, муниципалитета и т.п.); 3) коммерческие и некоммерческие организации среднего и низшего уровня. Разумеется, вышеприведенная систематизация носит условный характер, однако она в основном поглощает основные типы потребителей АСУД. Для каждой из названных групп потребителей существует целый ряд предложений. Например, для министерств и ведомств предназначаются разработки кампаний “Электронные офисные системы”, “Весть”, “Анкей”, “Ланит” и других, для второй категории потребителей наиболее известны разработки кампании “Гранит-Центр”, НТЦ Института развития Москвы. Больше всего разработок предназначено потребителям третьей категории организаций. Здесь можно обратить внимание на продукты фирм “Интертраст”, “АйТи”, “Оптима”, “Центринвестсофт” и других. Рассмотрим бегло по одной автоматизированной системе из каждой группы. Одним из успешных продуктов, отвечающим требованиям делопроизводственной практики, является система Дело-96 и ее последующие модификации, разработанные компанией “Электронные офисные системы”. Эта система отвечает традициям отечественного делопроизводства и учитывает существующие нормативно-методические требования, предъявляемые к такого рода системам. Система автоматизации делопроизводства и документооборота ДЕЛО-96 - это программная система, которая предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности и документационного обеспечения управленческой деятельности организации. Система функционирует на отдельном компьютере или локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.
К числу основных автоматизируемых функций делопроизводства относятся следующие:
- регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;
- регистрация всей исходящей корреспонденции организации и ее внутренних документов;
- регистрация движения документов внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;
- списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
- осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;
- поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации. При автоматизации документооборота организации система может использоваться в двух целях. Во-первых, система может обеспечить традиционно принятый в организации порядок документооборота, упорядочивая технологию делопроизводства и облегчая рутинные операции по обработке документов. При этом система обеспечивает регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов, резолюций и отчетов по документам, движения документов между подразделениями и должностными лицами, включая движение бумажных оригиналов и копий документов. По каждому зарегистрированному документу в системе хранятся данные, описывающие сам документ и весь процесс работы с ним в подразделениях: от регистрации до списания в дело, включая ход исполнения документа и рассылку во внешние организации. По массиву всех зарегистрированных документов возможно проведение поисковых операций с целью отбора требуемых документов, в том числе, в целях контроля исполнения документов. Во-вторых, система позволяет существенно расширить рамки традиционной организации документооборота за счет частичного или полного использования функций электронного документооборота и обработки документов на ЭВМ. Поэтому система после ее внедрения может служить своеобразным “мостом” для постепенного перехода от бумажной к безбумажной технологии обработки документов. Вся поступающая в организацию корреспонденция может быть зарегистрирована централизованно или регистрироваться в различных подразделениях. При этом каждому поступившему документу независимо от места его регистрации присваивается единый - в пределах назначенной подгруппы документов - входящий номер. На этом же этапе в регистрационную карточку регистрируемого документа может быть введено значение его реквизитов, таких как дата регистрации, корреспондент, вид доставки и т. п. При необходимости реквизиты карточки могут быть заполнены полностью и документ в процессе регистрации может быть списан в дело. Если необходимо, при регистрации может быть введена резолюция к документу, и документ может быть разослан исполнителям. Регистрационная карточка документа, адресованная руководству организации или непосредственно ее структурным подразделениям, может быть переслана в соответствующие кабинеты, или в кабинет специального подразделения организации, где определяется его дальнейшее направление. Обычно таким подразделением является канцелярия, общий отдел и т. п.*1. ----- *1 В системе Дело-96 под “кабинетом” понимается структурная часть системы.
По каждому новому документу, поступившему после регистрации в какой-либо кабинет, делопроизводителем может быть подготовлен проект резолюции руководства. При подготовке проекта резолюции в систему вводится текст проекта резолюции, состав исполнителей, срок исполнения. После ввода проекта резолюции он вместе с регистрационной карточкой документа пересылается в папку “На рассмотрение” делопроизводителя и, одновременно, в папку “У руководства” руководителя. После рассмотрения проекта резолюции руководством организации или ее подразделения, внесенные изменения в проект резолюции заносятся в систему, и с момента простановки даты резолюции она автоматически вместе с регистрационной карточкой рассылается по кабинетам исполнителей, определенных в резолюции. Ввод резолюции возможен и без стадии подготовки проекта резолюции. В этом случае регистрационные карточки документов вместе с введенными резолюциями сразу же рассылаются по кабинетам исполнителей. Система допускает ввод произвольного количества дополнительных резолюций, уточняющих порядок исполнения документа в структурных подразделениях. Порядок их ввода в систему и реакция системы аналогичны вышеописанным. При этом в регистрационной карточке отражается весь ход исполнения документа. Документы с резолюциями, поступающими в его адрес, исполнитель извлекает из папки “Поступившие” и кладет в папку “На исполнении”. После окончания работы над документом исполнитель вводит текст отчета и, при необходимости, связывает регистрационную карточку исполняемого документа с регистрационной карточкой (ами) одного или нескольких документов, на которые ссылается в своем отчете (например, в случае подготовки исполнителем исходящего или внутреннего документа). После ввода отчета по резолюции документ автоматически пересылается на рабочее место ответственного исполнителя по данной резолюции. Ответственный исполнитель, как правило, после получения отчетов всех исполнителей, вводит в систему текст и дату итогового отчета, после чего отчет автоматически пересылается в кабинет автора резолюции. Описанный выше порядок исполнения справедлив как для контролируемых, так и неконтролируемых документов. Однако, в последнем случае ввод отчетов, и как следствие, их пересылка не являются обязательными для исполнителя. Документ с резолюциями, имеющими плановую дату исполнения, автоматически ставится на контроль. Регистрационная карточка контролируемого документа выделяется соответствующим признаком. Его регистрационная карточка, в дополнение к рассылке по кабинетам исполнителей, пересылается в папку “На контроле” автора резолюции. Доступ к этой папке могут иметь пользователи, осуществляющие контроль исполнения документов. Если таких специальных работников в подразделении нет, контроль может осуществлять автор резолюции. Контроль исполнения может осуществляться не только в кабинете автора резолюции, но и при выполнении операции поиска по реквизитам резолюций. Программное обеспечение системы ДЕЛО-96 может включать операционные системы Windows 95, Windows NT 3.5, сетевой протокол ТСР / IP, IPX / Novell Netware, СУБД Oracle, Subase Anywhere, Informix, MS - SOL Server. База данных размещается на сервере сети под управлением одной из операционных систем: Windows NT, UNIX, Novell Netware. Кроме того, используется универсальное инструментальное программное средство 4 GL. Дело-96 - система, которая внедрена в ряде крупных организаций, таких как Центробанк РФ, Администрация РАО “Газпром”, Госкомимущество РФ, Генеральная дирекция АО “Мосэнерго” и в других организациях. Несколько другой подход к проектированию АСУД выбрали специалисты фирмы Inter Trust, которые используют в своих разработках технологии Lotus. В широкой гамме разработок фирмы достойное место занимают системы документационного обеспечения управления. Первым продуктом компании этого направления стала система документационного обеспечения управления “Office Media”. Комплект баз данных “Office Media” работает в среде Lotes Notes и обеспечивает автоматизацию делопроизводства и организационно-управленческой деятельности предприятий и организаций. Пользователями системы могут выступать такие подразделения государственных и коммерческих структур, как службы: документационного обеспечения, контроля исполнения документов, информационной поддержки внешних контактов организации, управления персоналом, управления продажами и сбытом продукции и другие. Базы данных внедрены и используются в банковской сфере (Поволжский филиал Инкомбанка, банк “Российский кредит”, Солнцевский и Башкирский филиалы “Агропром-Банка”, банк “Якутия” и др.), акционерных обществах (“Лукойл”, “Комитэк”, “Межрегионкорма”, “Никол”, “УдмуртТелеком”, “Тюменьэнерго”) и государственных организациях (ФАПСИ, Новгородский госуниверситет, Международный университет). В настоящее время более 70 российских организаций используют в своей деятельности разработки компании. Основными единицами информации в Notes являются: - базы данных; - документы, содержащиеся в базах данных; - поля, из которых состоят документы. Каждая база данных представлена отдельной пиктограммой на рабочем пространстве Notes и может использоваться независимо. При этом возможна пересылка информации между отдельными базами. База данных обычно разрабатывается специалистами, однако пользователь, имеющий определенные навыки работы с персональным компьютером может и самостоятельно разрабатывать несложные, но эффективные базы данных для собственных нужд, или подстраивать имеющиеся базы под свои нужды. База данных системы Notes является совокупностью следующих элементов: - формы (или бланки): используются для ввода документа в базу данных и отображения на экране информации о ранее введенном отдельном документе; - взгляды (или способы просмотра, индикации): используются для обобщенного отображения набора документов базы данных на экране в виде списка или дерева; - макросы: программы на специальном языке, автоматизирующие какие-либо процессы. В комплект, предлагаемый компанией, входят базы данных: - “Приказы”; - “Совещания и заседания”; - “Договоры”; - “Обращения граждан”; - “Регистрация документов”; - вспомогательные БД. База данных “Приказы” предназначена для автоматизации подготовки всех официальных распорядительных и отчетных документов организации, рассылки проектов документов для электронного визирования по внутренней почте Notes, отнесения отчетных документов к основным, контроля исполнения приказов, распоряжений и поручений, ведения внутренней служебной переписки с использованием электронной почты Notes. Для этих целей предусмотрены стандартные формуляры документов. База данных осуществляет классификацию распорядительных и отчетных документов (размещение в папки-дела по темам), а также полнотекстовый поиск среди всех хранимых документов. База данных “Совещания и заседания” предназначена для ведения документооборота, связанного с организацией и проведением совещаний, заседаний коллегиальных органов организации. Средствами БД оповещаются все участники планируемого совещания по предполагаемой повестке дня, дате и времени его проведения. По итогам проведения совещания оформляется протокол и на основе принятых решений рассылаются поручения конкретным исполнителям с указанием сроков их выполнения. После истечения контрольных сроков от исполнителей поступают отчеты о выполнении поручений. Процесс оповещения участников совещания, рассылки поручений и заданий по его итогам, сбор отчетов от исполнителей осуществляется по внутренней электронной почте Notes. В набор форм документов входят: повестка дня, список приглашенных, протокол, поручение, отчет, замечания. База данных “Договоры” предназначена для подготовки документов, относящихся к сделкам-договорам, заключаемым организацией, их классификации, размещения всех документов, относящихся к сделке в единой базе данных, контекстного поиска необходимой информации по всему массиву хранимых документов и их печати. В БД осуществляется регистрация, хранение, рассылка проектов договоров и сопровождающих документов сотрудникам организации для электронного визирования и подписания по внутренней почте Notes. База данных позволяет не только создать договор, но объединить весь комплект документов, предшествующих и сопровождающих договор в процессе его выполнения и завершения. БД включает следующие формы: карточка договора, типовой шаблон договора, типовой сценарий визирования, конструктор визирования, т. н. “бегунок”. База данных “Обращения граждан” предназначена для регистрации обращений граждан, контроля за их исполнением, учета и анализа количества и характера обращений. БД содержит следующие документы: регистрационно-контрольную карточку, поручение, отчет, сопроводитепьное письмо, ответ, статистика, номенклатура дел. База данных “Регистрация документов” предназначена для регистрации поступающих и отправляемых, в том числе инициативных, документов, вынесения резолюции руководителя в форме поручения, контроля исполнения документов. БД содержит следующие формы: РКК (поступающего, отправляемого и внутреннего документа), резолюция (поручение), статистика, карточка корреспондента, номенклатура дел, уведомление о выданных поручениях, “бегунок”. Поле “Исполнение” карточки регистрации поручений служит для контроля выполнения поручений. Комплект баз данных не является единой жесткой интегрированной системой, объединяющей все информационные процессы в рамках одной громоздкой базы данных организации. Удачным решением можно признать набор прикладных баз данных, работающих в единой среде Notes, которые могут быть использованы как независимо друг от друга, так и в совокупности. Совокупность баз данных позволяет проследить “жизненный цикл” отдельного документа и документооборот организации в целом. Между отдельными базами данных возможет автоматический обмен документами. Программные решения фирмы сгруппированы в так называемые комплекты.
Например, комплект “Делопроизводство” предназначен для автоматизации работы служб документационного обеспечения организаций и обеспечивает следующие основные функции:
- регистрацию всех категорий документов, циркулирующих в организации;
- постановку на контроль документов, резолюций руководства организации, поручений;
- статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников организации; - автоматическую доставку электронных документов исполнителям; - ведение электронного архива документов организации и подразделений.
Комплект “Электронный архив” обеспечивает:
- формирование электронных папок номенклатуры дел организации, для хранения документов произвольного формата;
- создание системы хранения документов произвольного содержания, таких как: внутренние нормативные документы организации; внутренние справочные материалы; шаблоны наиболее часто используемых документов и т. п.;
- автоматизированный ввод документов из различных источников (сканер, факсимильные сообщения, и т. д.);
- использование одной из систем OCR для многоязычного распознавания текста и автоматического перевода документов в текстовый формат представления данных;
- хранение и работу с документами в виде графических образов или распознанного текста с использованием технологии IN:DI и Notes; - распределенный (коллективный) доступ к информации хранящейся в электронном архиве организации;
- возможности контекстного поиска необходимой информации по всему массиву хранимых документов; просмотра, редактирования и печати документов архива;
- использование электронного архива в виде компоненты корпоративной системы автоматизации делопроизводства на основе Notes-технологии.
Комплекс ориентирован на рынок корпоративных информационных систем организаций, имеющих потребность в хранении больших массивов документов. Логическим развитием пакета “Office Media” служит Система автоматизации кадрового делопроизводства “Кадры-98”, которая предназначена для автоматизации делопроизводства и ведения кадровой документации в любых организациях. Она функционирует на локальной вычислительной сети организации, объединяющей компьютеры, участвующие в технологических процессах работы с кадровой документацией и обеспечивает выполнение следующих функций:
- ведение базы данных личных карточек сотрудников организации;
- ведение личных дел сотрудников;
- информационно-поисковая работа; - получение статистической отчетности по кадрам; - ведение штатного расписания организации.
В системе обеспечивается защита персональных данных от несанкционированного доступа. Новым словом кампании Inter Trust является недавно разработанная так называемая “корпоративная система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства - Company Media”. Разработчики отмечают следующие отличительные черты системы: в ней может быть практически неограниченное количество рабочих мест и неограниченное количество организаций (крупных подразделений). Каждая организация работает со своими базами данных, но при этом используются общие механизмы информационного взаимодействия с другими организациями. Вся передача информации в АСУД выполняется на основе репликационных возможностей Lotus Notes и разграничения прав доступа к документам. Каждая из организаций ведет базу данных персонала (“Структура организации”), которая через репликации распространяется во все другие организации. Поэтому пользователи могут выбирать в качестве адресатов или исполнителей любого сотрудника компании, независимо от того, работает ли он в соседнем помещении или в филиале, находящемся в другом городе. Система имеет как центральных администраторов, так и региональных - для каждой из организаций. Главные администраторы ведут общекорпоративные базы данных, региональные - внутриорганизационные. Региональный администратор может делегировать некоторые свои полномочия, связанные с настройками рабочих мест, в подразделения. В системе есть базы данных для регистрации и дальнейшей работы с организационно-распорядительными документами уровня всей компании, внутренними документами организаций, а также и входящей, и исходящей корреспонденцией организаций. Если документы отправлены из одной организации Компании в другую, то ручные операции при регистрации такого входящего документа сводятся только к выбору номера документа, все остальные реквизиты заполняются автоматически. В организации, отправляющей документ, можно увидеть сводку о ходе исполнения документа в организации-получателе. Другая сторона “сквозного” делопроизводства заключается в том, что если подразделения организации территориально отдалены друг от друга, то это никак не мешает вести общее делопроизводство всех подразделений этой организации с однократной регистрацией документов и единым контролем исполнительской дисциплины. Еще одним примером АСУД можно назвать разработку Государственного научно-производственного предприятия “Гранит-Центр” - систему автоматизированного документооборота и делопроизводства организации “Гран-Док”, которая достаточно хорошо известна в московских муниципальных структурах управления. Назначением системы является автоматизация основных процессов обработки документов: учет, фиксация пути прохождения от регистрации до списания в дело, контроль каждого этапа рассмотрения документа, получение справочной информации о документах, анализ документооборота организации. Использование оригинальной технологии обработки документов помогает более рационально вести документооборот в организации и обеспечивает мониторинг исполнительской дисциплины. Система обеспечивает работу с различными потоками документов: - входящие документы: письма граждан; устные обращения граждан; служебная корреспонденция; устные обращения представителей организаций; распорядительные документы, направляемые вышестоящими организациями; - распорядительные документы организации: распоряжения; постановления; приказы; протоколы совещаний; поручения; - исходящие документы: ответы на письма и обращения; инициативные письма. Система “Гран-Док” обеспечивает контроль за исполнением документов и решений, а также контроль исполнительской дисциплины сотрудников организации. Система предоставляет следующие возможности: - распределенную среду для ввода, хранения, обеспечения доступа, защиты документов на всех уровнях (сервер, база данных, документ, зона документа, отдельное поле); - регистрацию документов в электронных картотеках; - фиксацию этапов прохождения документа от регистрации до списания в дело; - гибкий поиск документов в массиве по любым поисковым реквизитам или их комбинациям; - работу с полнотекстовыми документами и любыми исходными материалами (звуковые файлы, рисунки и т. д.); - возможность отбора и хранения документов в папках; - создание персональных папок пользователя: “динамические” - для отбора документов по заданному запросу, “статические” - для хранения любого набора документов; - контроль и анализ исполнения всех этапов рассмотрения документа; - получение типовых отчетов и графиков и разнообразную статистическую и аналитическую информацию; - обмен сообщениями между пользователями системы с помощью встроенной электронной почты. Каждое сообщение может содержать разнородные объекты: папки документов, тексты, электронные формы, графики, документы, сканированные изображения, аудио и видеоинформация. На основе вышеизложенного, можно сформулировать определенные выводы о том, какой должна быть современная система управления документации в организации. Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов. Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований. АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактографически. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа. АСУД в современных условиях должна быть способна к расширению по определенным компонентам (количество технических устройств и технологий, количество документов (объем информации), количество пользователей) и уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.
Основные методы исследования и проектирования такого рода систем излагаются в следующей главе.
Глава 5. Исследование и проектирование системы управления документацией 5.1. Моделирование организаций
Моделирование организаций является важнейшим методом исследования и проектирования. Для понимания вопроса необходимо определить, что обозначается термином “модель”? Из огромного числа определений, принятых в различных областях знаний, пожалуй, наиболее универсальным и точным является следующее: модель - это идеально выраженная система, так отражающая реальный предмет, что ее изучение дает сведения о реальном предмете. Из этого определения вытекают важнейшие свойства модели: во-первых, модель отражает реальный объект или процесс; во-вторых, она является его заместителем в процессе познания реальной действительности. Модель выступает как средство выделения объективно действующей системы основных закономерностей, связей и отношений, присущих изучаемой реальной действительности. Это упрощенное представление существенно важных характеристик рассматриваемого объекта или процесса. Именно это обстоятельство и привело к тому, что моделирование из специального приема исследования в области точных дисциплин превратилось в один из основных методов познания в отраслях знаний, достаточно далеких от математики и физики, в частности, в организационном проектировании. В зависимости от целей, которые ставит перед собой разработчик модели, она выступает в качестве: - средства осмысления действительности; - средства общения; - средства обучения и тренажа; - инструмента прогнозирования; - средства постановки экспериментов. На различных этапах проведения оргпроектных работ функциональная нагрузка модели может меняться. На этапе обследования - это средство осмысления действительности, на этапе проектирования модель дает возможность прогнозирования состояния проектируемого объекта и т. п. Процесс построения модели организации в общем виде включает следующие этапы:
- постановка задачи (точная формулировка цели работы, какие характеристики организации должны быть изучены (спроектированы), какова должна быть степень детализации описания моделируемого объекта или процесса;
- выбор критериев формализации (упрощения, отбрасывания менее существенных характеристик для выделения более важных, ошибка на этом этапе может привести к потере существенной информации);
- cоздание (выбор) модели (изучение объекта моделирования, его основных характеристик и описание изучаемой системы с заданной степенью формализации);
- проверка правильности модели и анализ представляемого ею объекта. Одним из самых распространенных является графический метод моделирования организаций, этот метод представляет собой совокупность способов условного (графического) изображения какого-либо организационного или технологического явления. Он имеет глубокие исторические корни. Одним из идеологов графического моделирования Л.А. Бызов определял его как “совокупность способов, приемов выражения мыслей и сведений с помощью пространственных представлений, фиксируемых на какой-либо, преимущественно плоской поверхности. Возможность такого выражения мыслей достигается приданием элементам указанных представлений (линиям, точкам, фигурам, другим начертаниям и их взаимному расположению) специального, заранее установленного значения”*1. Эта возможность достигается за счет формализованного графического языка - специфической знаковой системы передачи информации. Носителем этого языка является график или графическая модель. ----- *1 Бызов Л.А. Графический метод учета производства. - М., 1938. - С. 1-2. Графическая модель состоит из графического образа и трех видов пояснений (экспликаций)*1. Графический образ - это целесообразно построенная совокупность изобразительных элементов, имеющих условное значение. Графический образ включает пять элементов: точки, линии, фигуры, цвета, текстуры (штриховки). ----- *1 Вяткин В.Н. Графический инструмент организационного проектирования. - М., 1978. С. 23-25. Графический образ дополняется экспликацией. Идеографическая экспликация - это расшифровка условных обозначений графика. Геометрическая экспликация представляет собой совокупность системы координат, масштаба и других вспомогательных геометрических построений, обеспечивающих содержательность графического образа или облегчающих его восприятие. Индивидуальной экспликацией называется словесное положение, необходимое для понимания и идентификации графика. Это может быть название объекта, данные об исполнителе, дата и т. п. Процесс составления графика включает три этапа*1: ----- *1 Дейнеко О.А. Графические методы в управлении производством. - М., 1966.- С. 10. - определение композиции графика, т. е. той графической формы, которая будет в наибольшей степени отвечать содержанию моделируемого объекта;
- составление графика - заполнение намеченной формы конкретными данными;
- вычерчивание графика. Графические модели должны отвечать следующим требованиям:
- график должен нести большую информационную нагрузку;
- сведения, представленные на графике, должны быть точными;
- форма графика должна соответствовать его назначению; - график должен быть прост, ясен и понятен; - количество линий и фигур на графике должно быть минимально; - исполнение графика должно благоприятствовать его восприятию.
Существует ряд принципов, которыми следует руководствоваться при разработке графических моделей*1. ----- *1 Боумен У. Графическое представление информации. - М.: Мир, 1971, С. 4.
Принцип лаконичности. Графическое изображение должно содержать лишь те элементы, которые необходимы для сообщения существенной информации, точного понимания и значения или принятия не ниже некоторой допустимой величины оптимального решения. Это основной принцип компоновки графиков. Принцип обобщения и унификации. Не следует дробить информацию. Графическое изображение должно быть рационально обобщенным. В пределах всего комплекса графических средств представления информации символы, обозначающие одни и те же объекты или явления, должны быть обязательно унифицированы, т. е. иметь единое графическое решение. Принцип акцента на основных смысловых элементах. Наиболее существенные, с точки зрения восприятия наблюдателем информации, элементы следует выделять размерами, формой, цветом. Принцип автономности. Части графического изображения, передающие относительно автономные (самостоятельные) сообщения, необходимо обособлять и четко ограничивать от других частей. Разбиение сложной графической информации на отдельные простые изображения значительно облегчает ее восприятие и понимание. Принцип структурности. Каждая автономная часть графического изображения, занимающая в общем изложении центральное, узловое положение, должна иметь четкую, легко запоминающуюся и отличающуюся от других форму. Принцип стадийности. В зависимости от стадий - последовательных разделов изложения информации - должен выбираться состав сообщений в целях освобождения от лишней в данном случае информации путем пространственного разделения всей информации и ее последовательного восприятия. Принцип использования привычных ассоциаций и стереотипов, который требует учитывать устойчивые, привычные ассоциации между символами и обозначаемыми ими объектами и явлениями, а также стереотипные реакции на определенные символы и сигналы. При соблюдении указанных принципов построения графические модели организаций будут иметь преимущества перед текстовыми описаниями. Другим типом модели являются матричные модели. Матрица - это система элементов, расположенных в виде прямоугольной схемы, над которыми можно производить алгебраические действия. В качестве элементов матрицы могут выступать числа, функции и другие величины. Когда число строк в матрице равно числу столбцов, матрица называется квадратной. Квадратные матрицы наиболее употребительны, над ними можно производить большее количество действий: сложение, умножение.
Матричная информационная модель отражает процесс преобразования информации в управлении. Она состоит, как правило, из четырех квадрантов и вспомогательных подразделов, содержащих основные и дополнительные характеристики объекта. Матрицы, используемые в оргпроектных работах, могут включать меньшее количество квадрантов или могут использовать только сам принцип построения матрицы (рис. 5.1).
Рис. 5.1. Матричная информационная модель (принципиальная схема)
Создание матриц - процесс трудоемкий и сложный. Однако это оправдано, когда необходимо отразить объект во всем многообразии его характеристик и их взаимосвязей, поскольку матрица наглядно позволяет проследить отношения, выраженные в документах, между отдельными элементами структуры организации. Большим преимуществом матриц является также возможность их обработки с помощью средств вычислительной техники. Использование матриц совместно с графическими моделями дает прекрасный практический результат. У истоков развития графического организационного моделирования стояли такие специалисты как Тейлор, Файоль, Гантт и другие основоположники классической школы управления*1. ----- *1 См.: Гант Г.Л. Организация труда. - М., 1923; Кнеппель. Графические методы управления предприятием. - М.; Л., 1931; Бызов Л.А. Методы графических изображений. - М.; Л., 1930. Начало применения графического моделирования в организации процессов производства в России связано с именем К. Ада-мецкого, который применил в начале нашего века гармонограммы (графики совместной работы) для организации производства на металлургических заводах Екатеринослава*1. Первый опыт описания движения документов в организации с помощью графиков в России относится к середине ХIХ в.*2. ----- *1 Адамецки К. О науке организации. - М.: Экономика, 1972.
*2 Эйхенвальд А. График документооборота времени Николая II. // Техника управления. - 1928, - № 15-16, - C. 423-425. Начало использования графиков в работе советских специалистов по научной организации труда относится к первой половине 20-х гг. Особое место в литературе этого времени занимают работы Л.А. Бызова. С его именем связана разработка принципов построения и способов применения графических моделей в организационном проектировании 20-30-х гг. Л.А. Бызов является автором классификации графических моделей, которая дана в журнале “Техника управления”*1. ----- *1 Бызов Л.А. Классификационные и организационные (структурные) схемы. // Техника управления, - 1927, - № 3, - C. 25-32. В современную эпоху вопросы графического моделирования активно разрабатывались специалистами ВНИИОргтехники. В первую очередь следует отметить работы Л.Н. Качалиной, М.Д. Андрющенко*1, а также В.Н. Вяткина и О.А. Дейнеко, которые позволили развить идеи прежних лет о графическом моделировании в современных условиях. ----- *1 См.: Качалина Л.Н. Научная организация управленческого труда - оргпроектирование. - М.: Экономика, 1973. - 255 с.; Андрющенко М.Д. Графические средства рационализации управленческого труда. - М.: Экономика, 1968.
5.2. Моделирование организационных и функциональных структур
Рациональная структура организации как системы, соподчиненность ее органов, гибкость этой системы, надежность связи и взаимодействия между объектами и субъектами управления, простота и ясность - все это определяет устойчивость всей системы управления. Эта устойчивость достигается совершенствованием информационных связей между элементами системы и выбором оптимальной структуры управления. Работа по проектированию структуры требует умения видеть всю систему и каждый ее элемент, их взаимосвязь, влияние отдельных структурных элементов на систему и влияние системы на каждый элемент. Модель организационной структуры должна отражать, сколько и какие структурные подразделения включает обследуемая или проектируемая организация; иерархию структурных подразделений; наличие и характер связей между отдельными элементами структуры. По методу изображения можно выделить следующие типы графических изображений оргструктуры: вертикальные, горизонтальные, радиальные, плоскостные, матричные. На практике чаще всего используется вертикальный принцип построения организационных схем. Графические модели, построенные таким образом, обладают большей информативностью и легче воспринимаются читающим. Для описания небольших организаций бывает достаточно одной структурной схемы. Графическая модель крупной управленческой иерархии может включать в себя несколько взаимосвязанных графиков. Общая графическая схема дает представление о составе, принципах построения, основных связях соподчинения в системе, а частные схемы - об организации отдельных структурных частей, характере связей внутри крупных структурных подразделений.
В последнее время находит распространение проектный тип организационной структуры. Этот тип структуры отражает графическая модель, получившая название матричной. Она представляет собой две организационно-структурные схемы, расположенные перекрестно: горизонтальную и вертикальную. Пересечение схем образует матрицу, каждая клетка которой характеризуется двумя признаками подчинения; каждый элемент структуры может быть охарактеризован с помощью условных обозначений или еще по каким-либо признакам (рис. 5.2).
Рис. 5.2. Матричная организанизационно-структурная схема
Для расширения информационных возможностей графиков оргструктуры в них вводят дополнительные обозначения. В блоках оргсхемы можно указывать с помощью знаков, штриховки количественный и качественный состав обозначаемых структурных подразделений. Удобным средством является введение масштабов и числовых шкал. Но при этом необходимо помнить, что схема оргструктуры должна быть предельно лаконична. Еще одним приемом анализа структуры организации является таблица взаимосвязи подразделений. Основой графика служит таблица, в головке и боковике которой указаны наименования одних и тех же структурных подразделений. Взаимоотношения структурных подразделений характеризуется с помощью условных знаков в поле графика. Наиболее сложным участком работы при изучении и проектировании организационно-функциональной структуры аппарата управления является моделирование функциональной структуры. Функции управления представляют собой специфический вид работ, характеризующихся соответствующим назначением, необходимой однородностью и повторяемостью. Они являются совокупностью действий или процессов, объединенных общностью объекта и решаемых задач или вопросов. Анализ и перестройка функциональной структуры аппарата управления проводится с использованием таких графических моделей, как: - функциограмма; - график (карта) распределения ответственности. Функциограмма дает возможность одновременно наблюдать действительное и проектируемое распределение функций между элементами организационной структуры и представляет собой графическое изображение, в центральной части которого помещается перечень выполняемых работ. С помощью соединительных линий изображается существующее или предполагаемое распределение их по исполнителям, причем существующие связи и номенклатура структурных единиц располагаются слева, а проектируемые - справа.
Функциограммы особенно полезны на этапе проектирования, поскольку могут служить доказательством целесообразности намечаемого изменения штатного состава и функциональной структуры (рис. 5.3).
Рис. 5.3. Функциограмма распределения обязанностей исполнителей, работающих с оперативной документацией
Графики (карты) распределения обязанностей служат для выяснения должностных функций и степени ответственности исполнителей за выполняемый участок работы. Карта распределения ответственности представляет собой таблицу, в подлежащем которой указывается должность сотрудника, в сказуемом - выполняемая работа. В поле таблицы с помощью условных обозначений характеризуется отношение исполнителя к указанному виду работы (контролирует, координирует, согласовывает и т. д.). Этот вид графической модели может использоваться как на этапе обследования, так и на этапе разработки проекта (рис. 5.4).
Рис. 5.4. Схема распределения обязанностей исполнителей
5.3. Моделирование технологии управленческих процессов
Для описания технологии работы аппарата управления используются следующие виды графических моделей: - сетевые модели; - блок-схемы; - графики Гантта; - оперограммы; - организационно-технологические карты. Наиболее распространенным и многовариантным средством изучения технологии управленческих работ является оперограмма. Этот вид графических моделей прочно вошел в практику оргпроектных работ. По изобразительной форме оперограммы делятся на координатные и символические. Координатные представляют собой таблицу, в подлежащем которой располагаются наименования структурных частей, а в сказуемом - операции. Рабочий процесс фиксируется операционной цепью в поле таблицы. Каждая операция обозначается условным знаком. Последовательность операций во времени изображается стрелками, соединяющими обозначения операций. Нерегулярные операции или связи обозначаются пунктирными линиями. В некоторых случаях на полях оперограммы записываются дополнительные замечания (рис. 5.5).
Рис. 5.5. Оперограмма создания и обработки приказа в министерстве
Символические оперограммы строятся с помощью символов и линий связи. Они предназначены для изучения взаимосвязей и взаимообусловленностей отдельных этапов операций, документов. На них можно отражать операции, выполняемые как последовательно, так и одновременно. Также на символических оперограммах могут быть показаны альтернативные варианты процессов работы. Кроме того, они позволяют выделить главное в этапах процесса, выделить наиболее важные участки (рис. 5.6).
Рис. 5.6. Символическая оперограмма обработки документа в наградном отделе
Оперограммы позволяют: исследовать порядок движения и обработки документов, тщательно изучить процессы документооборота и разработать рекомендации по его рационализации; наглядно представить все множество операций, выявить параллельные пути движения информации и многократно повторяющиеся однотипные операции; получить количественные характеристики операций. Для изучения и проектирования технологии процессов управления могут применяться так называемые блок-схемы.
Блок-схемы - это функционально-ориентированные графические модели, которые с помощью специальных символов и текста отражают связи между сравнительно крупными частями процесса (блоками). Этот график отражает логическую взаимосвязь отдельных элементов управленческого процесса, безотносительно конкретных исполнителей. С помощью блок-схем представляется функционирование всей системы в едином графическом ключе. Одной из наиболее употребительных моделей процессов являются сетевые графики. Сетевые графики были впервые применены в США при осуществлении программ исследовательских и конструкторских работ в военной промышленности. На базе сетевых графиков сложился метод моделирования управленческих процессов и операций - сетевое планирование и управление (СПУ). Сетевой график обладает рядом преимуществ, которые и обуславливают его широкое применение: - он позволяет установить логические связи между работами, что дает возможность более четко проектировать весь процесс; - дает возможность определить не только наименьшую длительность процесса, но и последовательность работ, определя-ющих эту длительность; - позволяет учитывать все изменения, возникающие в ходе осуществления работ. Затягивание выполнения одной или не-скольких работ вызывает лишь изменение критического пути при сетевом графировании. При ленточном плановом графике это ведет к необходимости составления нового графика; - сетевой график позволяет еще на стадии разработки проекта или плана учесть различные варианты выполнения работ и выбирать из них оптимальные. Термин “сетевая модель” основывается на понятии ориентированного графа, т. е. совокупности количества точек и множес-тва ориентированных дуг, соединяющих эти точки. Область графа, ограниченная несколькими точками, некоторые из которых не имеют входящих дуг, носит название сети. В основе любой сетевой модели лежат три понятия: работа - трудовой процесс, требующий затрат времени и резервов. Понятие “работа” включает также “ожидание” - процесс, не требующий затрат резервов, но занимающий время, и “зависимость”, т. е. логическая связь между двумя или несколькими работами, не требующая затрат времени и резервов, но показывающая, что начало одной работы зависит от результатов другой; cобытие - это факт получения конечных результатов всех предшествующих работ и готовность к выполнению следующих работ;
путь - непрерывная последовательность работ, начиная от исходного события и кончая завершающим. Путь, имеющий наибольшую продолжительность по сравнению с суммарной продолжительностью работ любого другого пути, носит название критического.
Построение сетевой модели начинается с составления списка работ и событий, которые предполагается включить в сеть. При построении сети для каждого события необходимо знать событие, непосредственно предшествующее данному. Создание сетевой модели может вестись как от начальных событий к конечным, так и наоборот. Основным достоинством сетевых моделей по сравнению с блок-схемами является возможность расположить элементы про-цесса не только в логической последовательности, но и с учетом длительности каждого, а также возможность математической обработки сетевого графика. В виде сетевой модели может быть представлена схема документооборота организации. В такой сетевой модели в качестве события будет рассматриваться факт возникновения документа, в качестве работы - действия, связанные с его созданием. Путь будет определять ход и продолжительность действий по документированию какой-либо управленческой работы. Исходным событием считается создание (получение) первичного документа, конечным - составление итогового (рис. 5.7).
Рис. 5.7. Схема документооборота
Документооборот учреждения может быть описан комплексом сетевых моделей. Сеть, характеризующая весь процесс создания документов, отражающих все или наиболее крупные функции управления, представляет комплексную сетевую модель. График, моделирующий документационное обеспечение решения отдельных управленческих задач, - частную сеть. Как правило, сетевая модель документооборота имеет детерминированную структуру, т. е. она однозначно описывает состав и взаимосвязь работ и событий (документов). Построению модели предшествует разработка списка работ и событий, которые предполагается включить в сеть. Иногда можно ограничиться списком событий, поскольку каждое событие несет расшифровку содержания работы. Составление сетевой модели может вестись с учетом технологии документооборота как от первичных (исходных) документов к конечным, так и наоборот. В любом случае, анализ модели ведется “слева направо”, т. е. от первичных документов к конечным. Для комплексного изучения информационных потоков в управленческой структуре используются матрицы типа “документ на документ” и “показатель на показатель”. В них содержатся сведения о документах (показателях) маршрутах их движения, а также о структурных подразделениях, которые осуществляют их подготовку и обработку. Матрица отражает информационные связи между структурными подразделениями в процессе обработки информации.
Для анализа всей системы управления документацией в организации необходимо строить комплексную информационную модель, которая позволит провести анализ документопотоков на всех уровнях управления.
5.4. Метод интегрированного графического моделирования
Интегрированная модель организации удобно изображается с помощью графического функционально-блочного моделирования средствами SADT (Structured Analysis and Design Technigue) - методологии*1. Основой этой методологии является применение так называемой SA - ячейки, интегративная сущность которой раскрывается фразой: вход при наличии регламента преобразуется функцией в выход с помощью механизма (исполнителя). ----- *1 Марка Д.А., МакГоуэн К.Л. Методология структурного анализа и проектирования: Пер. с англ. - М.: МетаТехнология, 1993. - 240 с. В этой графической модели функции изображаются блоками-прямоугольниками, а входы, выходы, регламенты и исполнители изображаются дугами со стрелками. Блоки и дуги помечаются словесными оборотами - метками. Блок как функция помечается глагольным оборотом, а дуги - существительными с определениями. Набор из блоков, дуг и меток представляет собой диаграмму. Создание интегрированной графической модели проекта начинается с построения контекстной диаграммы, состоящей из единственного блока АО, отображающего главную системную функцию, а также входов, выходов, регламента и исполнителя. Контекстной диаграмме присваивается номер А-О (рис. 5.8).
Рис. 5.8.
Функциональные аспекты в модели отображаются путем представления ресурсных входов и цели проекта входными дугами слева от блока, результаты - выходными дугами справа от блока. Организационные аспекты накладываются на функциональные и отображаются интерфейсными дугами, входящими в блок снизу. Регламентационные аспекты также накладываются на функциональные и отображаются интерфейсными дугами, входящими в блок сверху. Вербальное и графическое системное представление организации в виде интегрированной монофункциональной модели является основой для дальнейшего продвижения к определению задач информационного менеджмента путем его системной структуризации. В условиях становления рыночной экономики широкое распространение приобретает такая мобильная форма деятельности как инвестиционный проект*1. Особенностью инвестиционного проекта является интенсивное использование информационных ресурсов и коммуникационно-информационных технологий. ----- *1 Инвестиционное проектирование / Под ред. С.И. Шумилина. - М.: АО “Финстатинформ”, 1995. - 240 с.
Поэтому проиллюстрируем метод интегрированного графического моделирования документационного менеджмента на примере организации проектного типа. Под проектом будем понимать комплекс мероприятий по получению определенного результата (продукции) с требуемыми рынком характеристиками в пределах установленных сроков и выделенных ресурсов при условии максимизации прибыли. Проектной продукцией может выступать информационная система, транспортное средство, компьютерный программный продукт, архитектурно-промышленное сооружение и т. п. Реализацию конкретной проектной технологии получения определенного результата (продукции или услуг) отнесем к технологической функции проекта. Формирование же целенаправленного осуществления технологической функции проекта и, следовательно, целенаправленного развития всего проекта отнесем к функции менеджмента проекта. Из-за существенной роли целеполагания в системе взаимодействующих функций “менеджмент проекта - проектная технология”, менеджмент называют также целевым менеджментом.
Анализ технологической функции проекта и функции менеджмента проекта и функции менеджмента проекта свидетельствует о том, что в их составе имеют место некоторые общие функциональные процедуры по поддержке этих функций, обеспечению необходимых условий их реализации и предоставлению различных услуг, способствующих успешному выполнению проекта. К этим процедурам относятся информационная, кадровая, финансово-бухгалтерская, маркетинговая и некоторые другие, что может служить основанием для выделения их в самостоятельную функцию поддержки инвестиционного проекта*1. ----- *1 Ларин М.В., Толокнов В.И. Информационный менеджмент в управленческих структурах рыночной экономики // Документ в административных структурах: Тезисы докладов и выступления на Международной конференции “Документ в административных структурах”. 27_28 октября 1994 г., Москва / ВНИИДАД. - М., 1995. - С. 124-130. Таким образом, главная системная функция проекта декомпозируется на триаду базовых функций: функцию менеджмента проекта, технологическую функцию проекта и особенно важную для решения поставленной в данной работе проблемы определения функции информационного (документационного) менеджмента, функцию поддержки проекта. Для завершения построения структуры проекта как системы, установим информационные связи между базовыми функциями с учетом кибернетической специфики функции менеджмента проекта. Целенаправленное развитие инвестиционного проекта формируется посредством менеджмента проекта путем планирования с обратной связью.
План представляет собой решение о составе и временной последовательности предстоящих мероприятий (графике) и о распределении ресурсов по этим мероприятиям (бюджете). Применительно к инвестиционным проектам для информационных ресурсов в виде комплекта плановых документов установилось название бизнес-план. Функционирование проектных организаций в неопределенной и изменчивой рыночной среде вынуждает производить планирование по принципу обратной связи, т. е. по данным мониторинга фактического состояния проекта. В случаях значительного расхождения фактического состояния проекта с плановым необходимо эпизодическое переформирование плана. Итак, на основании того, что менеджмент проекта должен осуществляться путем планирования с обратной связью, между функцией менеджмента и функциями поддержки и технологической устанавливаются прямые связи типа “план”, а обратная связь типа “мониторинг” соединяет технологическую функцию с функцией менеджмента проекта. В итоге получена вербальная базовая полифункциональная системная модель инвестиционного проекта, содержащая триаду базовых функций и базовых информационных прямых и обратных связей между ними. Графически эта модель изображается в виде полиблочной диаграммы АО на рис. 5.9 путем иерархической декомпозиции блока АО.
Рис. 5.9.
Стандартный этап построения графической модели очередного уровня иерархии системы заключается в декомпозиции отдельно взятого блока с предыдущей диаграммы на его полиблочную структуру в рамках последующей диаграммы. Корректность графического моделирования проекта как иерархической системы обеспечивается соблюдением принципа: блок и его диаграмма представляют одну и ту же часть системы. Это выражается тем, что дуги, входящие в блок и выходящие из него на диаграмме верхнего уровня являются теми же самыми, что и дуги, входящие в диаграмму нижнего уровня и выходящие из него.
Полученные в результате декомпозиции блоки диаграммы АО получают нумерацию А1 для блока “Осуществлять менеджмент проекта”, А2 для блока “Поддерживать проекта” и А3 для блока “Осуществлять технологию проекта”. Следует подчеркнуть, что построенная полифункциональная системная модель инвестиционного проекта сохраняет свой интегрированный характер, включая кроме функциональных и организационно-регламентационные аспекты. Значение полученного промежуточного результата с точки зрения решения поставленной в данной работе проблемы определения функции информационного менеджмента заключается в том, что он является основой для перехода на следующий, более детальный уровень иерархии функции поддержки проекта с тем, чтобы конкретизировать место и роль функции информационной поддержки проекта и, далее, определить искомую функцию информационного менеджмента инвестиционного проекта. Полученные выше два уровня иерархии инвестиционного проекта как функциональной системы позволяют еще на один шаг продвинуться к определению функции информационного менеджмента путем иерархической декомпозиции функции поддержки проекта на некоторые частные функции, среди которых особенный интерес представляет функция информационной поддержки. Представление о месте функции информационной поддержки в иерархической системе дает диаграмма А2 (рис. 5.10), декомпозирующая блок А2 из диаграммы АО. Блоки диаграммы А2 получают нумерацию А21 для блока “Осуществлять информационную поддержку проекта”, А22 для блока “Осуществлять маркетинговую поддержку проекта” и А23 для блока “Осуществлять финансовую поддержку проекта”. В приведенном варианте диаграммы учтены лишь некоторые блоки, которые могут быть дополнены в случае необходимости другими.
Рис. 5.10.
Функцию информационной поддержки проекта определим в виде предоставления информационных услуг проекту в процессе достижения им намеченной цели. В качестве специфичных для рыночной экономики информационных ресурсов, предоставляемых в виде услуг проекту, большое значение имеют договора о предоставлении инвестиций, о залоге по этапам инвестиционного финансирования, бизнес-плановая документация, документальная информация о законодательной базе, партнерах, посредниках, потребителях продукции и услуг и так далее*1. ----- *1 Инвестиционное проектирование. Указ. соч., С. 140. В качестве тенденции в реализации функции информационной поддержки проекта необходимо подчеркнуть ее интеллектуализацию*1, обусловленную необходимостью привлечения не только фактуальных данных, но и широким использованием знаний. ----- *1 Ларин М.В., Толокнов В.И. Интеллектуализация информационного менеджмента инвестиционного проекта // Интеллектуальные системы: Труды второго международного симпозиума. Санкт-Петербург. 1-4 июля 1996 г. - М.: Изд-во РУДН - ПАИМС, 1996. - Т. 2. - С. 267-269. Вариабельность исходных данных и количественная строгость принимаемых проектных решений требуют их формирования по алгоритмам - четким предписаниям о порядке выполнения набора логико-математических действий для получения требуемых результатов на множестве вариантов исходных фактуальных данных. Это приводит к такой методологии решения прикладных задач менеджмента проектов, которая характеризуется акцентом на привлечение процедурных (алгоритмических) знаний. Большую актуальность приобретают модели документов - алгоритмов принятия бизнес-плановых решений, развивающие идею трафарета для принятия организационно-распорядительных решений. Трафарет, как известно, представляет собой заранее сформированный унифицированный текст, содержащий так называемую постоянную информацию с фрагментами распорядительных решений, смысл которым придается путем заполнения специальных окон (пропусков, пробелов) так называемой переменной информацией о конкретных фактах. Отличительной особенностью документа-алгоритма является наличие в качестве постоянной информации декларативно-про-цедурных знаний, отражающих логико-математическую специфику принимаемых бизнес-плановых решений на предикатных, реляционных и фреймовых языках искусственного интеллекта.
Окна в модели документа-алгоритма предназначаются для помещения туда конкретных фактуальных данных из соответст-вующих баз данных, а также фактуальных данных, полученных в результате математических расчетов. Таким образом, в качестве основы интеллектуальной информационной технологии для информационной поддержки проекта можно предложить интеграцию базы знаний, содержащей набор необходимых моделей-документов принятия проектных решений, базы фактуальных данных, содержащих информацию о внутренней и внешней среде инвестиционного проекта и системы управления этими базами, обеспечивающей механизм логических выводов для реализации законченного комплекта бизнес-плановых документов.
Практическое значение рассмотренной интеллектуальной информационной технологии заключается в возможности исследования большого количества альтернативных вариантов проектных решений и выбора на этой основе самого наилучшего. Теперь, когда получены три уровня проекта как иерархической системы, можно непосредственно перейти к определению функции информационного менеджмента инвестиционного проекта. Применение концепции управления позволяет декомпозировать функцию информационной поддержки проекта на последовательность взаимодействующих функций: функцию информационного менеджмента и технологическую функцию информационной поддержки проекта. К технологической функции информационной поддержки отнесем предоставление информационных услуг проекту в процессе достижения им намеченной цели. Формирование же целенаправленного осуществления технологической функции информационной поддержки отнесем к функции информационного менеджмента проекта.
Рис. 5.11.
На основании изложенного на четвертом уровне иерархической декомпозиции блок А21 представим в виде диаграммы А21 (рис. 5.11), на которой блок “Осуществлять информационный менеджмент” получает нумерацию А211, а блок “Осуществлять технологию информационной поддержки” - нумерацию А212. Как и на предыдущих диаграммах на диаграмме А21 отражены соответствующие организационно-регламентационные аспекты. Очевидно, чтобы понять место и роль функции информационного менеджмента инвестиционного проекта, все четыре диаграммы А-0, АО, А2, А21, являющиеся графической моделью инвестиционного проекта как иерархической системы, следует рассматривать в комплексе (рис. 5.12а, 5.12б).
Рис. 5.12а
Таким образом, информационный менеджмент проекта предстает завершающим элементом иерархической системы “проект - поддержка проекта - информационная поддержка проекта - информационный менеджмент проекта”. Функция информационного менеджмента проекта определена в виде формирования целенаправленного предоставления информационных услуг проекту в процессе достижения намеченных в нем целей.
Рис. 5.12б
5.5. Методические рекомендации по разработке и внедрению систем управления документацией в организациях
Информационный менеджмент предполагает управление информацией внутри организации и в ее внешнем окружении, он необходим тем организациям, которые в процессе принятия решений активно используют большие объемы динамично изменяющейся разнообразной информации.
Методические рекомендации предназначены для руководителей высшего и среднего звена, руководителей служб документационного обеспечения управления и информационных технологий организаций различных форм собственности, профиля и сфер деятельности, функционирующих в рыночной среде. Методические рекомендации преследуют цель оказать практическую помощь организации в становлении документационной системы, ориентированной на повышение эффективности деятельности организации на основе разработки и внедрения современных информационных технологий. Практическое внедрение положений методических рекомендаций предполагает создание специальной команды, включающей экспертов организации и сторонних консультантов, способных ре-ализовать технологии информационного менеджмента в управлении документацией. На первом этапе руководство организации определяет: состав экспертных групп; менеджера, ответственного за данный этап работ; график и календарный план работ; объем финансирования и порядок отчетности. Менеджер проекта вместе со специалистами групп до начала работ определяет, уточняет и корректирует: цели работ; общие и частные задачи, стоящие перед группами; роли и функции групп; план и график проведения работ; перечень рабочих технологий и используемых методов; нормативно-техническое обеспечение видов работ для каждой группы; разрабатывает критерии оценки качества, полученных результатов; порядок оформления результатов работ. Учитывая специфику организации, цели первого этапа работ должны быть индивидуализированы и конкретизированы. Приступая к разработке целей, следует проанализировать:
- структуру и функции организации и тенденции их изменения;
- технологии документационного обеспечения управления, выявить факторы, ускоряющие (или тормозящие) процессы управления;
- выявить недостатки системы ДОУ и принять меры для их устранения; изучить существующую в организации критериальную базу для оценки эффективности системы документационного обеспечения управления или разработать ее для предполагаемой системы управления документацией. Среди общих целей, подлежащих обсуждению и отбору, можно рекомендовать:
- повышение эффективности деятельности организации путем совершенствования системы управления документацией на основе сформулированной критериальной базы;
- оптимизация технологии документационного обеспечения управления организации; состава и содержания используемых документов; - анализ информации и технологий, обеспечивающих максимальную прибыль и устойчивое развитие - трансформация систем документации и документооборота в этом направлении; - разработка стратегии внедрения современных информационных технологий;
- сокращение издержек и повышение эффективности системы документационного обеспечения деятельности организации; - определение направлений и объемов финансирования для внедрения систем автоматизации обработки, документов и информации. Каждая из перечисленных выше групп, руководствуясь общим планом, составляет перечень собственных работ, включая и перечень технологий, используемых при решении поставленных задач. В целях сокращения затрат ручного труда в информационных процессах, повышения эффективности использования электронно-вычислительной техники, разработаны и активно применяются на практике унифицированные системы документации (УСД), являющиеся рационально организованными комплексами взаимоувязанных документов, отвечающих единым правилам и требованиям и содержащих информацию, необходимую для оптимизации управления в различных сферах человеческой деятельности. Особое место в документационном обеспечении управления организацией занимает унифицированная система управления организационно-распорядительной документации (УСОРД): комплекс стандартов, инструктивных и методических материалов по их применению, устанавливающих правила, положения и требования к содержанию, построению и оформлению документов, используемых для решения управленческих задач данного рода. Стандарты вводят единообразие в оформление документов, определяют необходимый состав реквизитов со строгим закреплением за ними обязательного места. Перечень применяемых унифицированных форм документов (УФД) различного функционального назначения содержится в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД). Для достижения целей, определенных ранее, могут быть запланированы следующие виды работ: - анализ состава документов и документооборота (подробная количественная характеристика состава документационных потоков; изучение маршрутов движения документов; изучение комплексов документов, сопровождающих выполнение основных функций организации); - анализ постановки делопроизводства (организационное построение, функции и структура делопроизводственной службы организации; регистрация документов; организация контроля исполнения документов; группировка документов в делах; оперативное и архивное хранение документов; справочная служба по документам); - анализ форм документов (взаимосвязь и использование форм документов; повторяемость показателей и движение реквизитов в документах). Источниками сведений служат: нормативные материалы по делопроизводству; учетно-справочные материалы канцелярии, секретариата и делопроизводственных служб в структурных подразделениях учреждений; номенклатуры дел и сами дела; документы, находящиеся в процессе создания и обработки; отчеты о работе аппарата управления; инструкция о выполнении отдельных видов работ и заполнении документов и др. На основе анализа собранных данных группа системных аналитиков и моделирования формирует концепцию системы управления документацией организации с учетом ее специфики на основе моделирования деятельности организации в следующей последовательности: - анализируется структура документационных потоков (объем, качество, оперативность) в организации, между подразделениями внутри организации и в ее внешнем окружении; - разрабатывается концептуальная модель системы документационного обеспечения управления; - разрабатываются критерии эффективности информационного и документационного обеспечения управления; - создается информационная база для моделирования и создания системы информационного менеджмента. После окончания работ производится интеграция общих целей и полученных результатов в общую концептуальную схему, которая оформляется в виде технического задания на проектируемую систему ДОУ. На втором этапе работ проектанты на основе проведенного анализа создают рабочий проект системы документационного обеспечения управления. Управление документацией - не чисто технологическая задача. Его основными компонентами являются стратегия, политика, реализующие политику люди, стандарты и процедуры, общее понимание стоимости и ценности информации в данной организации. На этом этапе работ необходимо осознание того факта, что постоянно возрастающие потоки неструктурированной информации - данные - должны быть определенным образом упорядочены, обработаны, связаны с решаемыми задачами, исполнителями, отделами, системой управления и внешней средой, а также со стратегическими и тактическими целями и задачами организации. Иными словами, из множества данных должно быть сформировано новое подмножество - информация, ориентированная на задачи, тактические и стратегические цели организации. При этом необходимо выявить реальные информационные потребности организации; разделить обслуживаемых пользователей на группы с идентичными запросами; определить формы выдаваемых информационных продуктов и такие их характеристики как оперативность, простота использования, качество, индивидуальная ориентация, гибкость, возможность повторного использования. Решение этих задач возможно, если будет установлена тесная связь в цепочках: существующие документы - информация, требуемая для эффективного функционирования и управления - стратегические цели организации и внешнее окружение. Учитывая специфику деятельности организации или фирмы, цели должны быть индивидуализированы и конкретизированы. Среди общего набора подлежащих обсуждению целей данного этапа можно рекомендовать следующие: - анализ эффективности системы обеспечения информацией процессов принятия решений, деятельности и управления организацией (постановка целей, формирование стратегий, планирование работ, проектирование работы, мотивация и целенаправленное воздействие на сотрудников, координация работ, учет и оценка результатов работ, контроль хода работ); - анализ эффективности системы обеспечения информацией системы стратегического управления (анализ среды, определение миссии и цели, определение и выбор стратегии, реализация стратегии, оценка и контроль выполнения стратегии); - анализ эффективности системы информационного обеспечения деятельности организации и ее структуры, оптимизация структуры; - анализ технических средств и информационных технологий для эффективного менеджмента информации; - создание модели информационных потоков в организации и ее внешнем окружении; - построение эффективной системы информационного менеджмента организации с учетом специфики ее деятельности. Эти работы рекомендуется проводить с использованием IDEF-методологии, которая состоит из трех методик моделирования (применяемых в комплексе), основанных на графическом представлении крупных производственных систем: IDEFO - используется для создания функциональной модели, которая является структурированным изображением функций системы или среды, а также информации и объектов, связывающих эти функции; IDEF 1 - применяется для построения информационной модели, которая представляет структуру информации, необходимой для поддержки функций системы или среды; IDEF 2 - позволяет построить динамическую модель организации, меняющуюся во времени поведения функций, информации и ресурсов производственной системы или среды. Менеджмент информационных ресурсов предполагает соединение технологий менеджмента информации с стратегическим планированием. Стратегическое планирование - это процесс формирования задач и целей организации, выбора специфических стратегий для определения и получения необходимых ресурсов и их распределения с целью обеспечения эффективной работы организации. Выделить ресурсы из данных - это значит выделить ту часть информации, которая наиболее важна для организации, для ее будущего успеха, которая минимизирует издержки, уменьшает требуемые ресурсы, повышает производительность, качество труда, продукции или услуги. Такая работа требует разработки и анализа системы моделей: данные - информация - ресурсы стратегии. Ранее на предыдущих этапах работ уже были решены две задачи: упорядочены данные, разработаны технологии управления документацией. Реализация данного этапа работы должна позволить вычленить из информации ту ее часть (ресурсы), которая связана со стратегией организации. Перевод информации в статус “Ресурсы” предполагает: переструктурирование информации; разработку алгоритмов, эвристик, приемов, позволяющих принимать решения по управлению и функционированию организации и ее подразделений; разработку программ, реализующих ноу-хау конкретной организации. Определяющая роль на этом этапе работ принадлежит к группе системотехнического моделирования. В результате этих работ происходит изменение системы управления организации. Современный этап трансформации организационных структур управления организации, ориентированными на рынок и на создание структур стратегического менеджмента, приобретает форму поиска “золотой середины” между централизацией и децентрализацией властных функций. Это приводит к необходимости создать систему стратегического управления, которая характеризуется централизованной разработкой стратегии и хозяйственной политики и децентрализованным оперативным управлением.
Реализация методических рекомендаций позволит упорядочить систему документации в организации и создать базу для определения эффективных путей внедрения новых информационных технологий, что в свою очередь позволит создать систему управления информационными потоками в самой организации и ее окружении и эффективно управлять стратегиями и ресурсами организации.
Заключение
Документация является одним из важнейших ресурсов общества, необходимым источником информации для всех управленческих решений, доказательством в правовых отношениях, документированной памятью общества. Мы выделяем в качестве основной ту роль деловой документации, которую она играет в процессах управления. В этом случае возникает задача управления документацией (документационного обеспечения управления). Управление деловой документацией в организации - это живой процесс, находящийся под влиянием ряда внутренних и внешних факторов. Непосредственной целью государственного управления деловой документацией является обеспечение эффективной информационной поддержки задач политического, научного и социально-экономического развития страны и законных прав граждан. К сожалению, необходимо констатировать, что управлению документацией в нашей стране не уделяется должного внимания. Существует большое количество нерешенных проблем научно-теоретического, социально-экономического, правового, организационного, технико-технологического, социального, кадрового характера. Решение названных задач не может быть достигнуто одним юридическим актом или одноразовым действием. Необходима целая система мер и взаимодействие с государственными программами информатизации, включая программу информатизации архивной отрасли. Наличие многоаспектности в проблеме управления документацией требует научного осмысления ее сущностных причинно-следственных черт и связей, организации их специального изучения. С определенной степенью уверенности можно констатировать нахождение в рассматриваемой проблеме как исторически унаследованных характеристик, так и новых, связанных с коренными социально-экономическими преобразованиями, особенно в сфере собственности, повлекшими кардинальные изменения правовых отношений во властных и управленческих структурах по “вертикали” и “горизонтали” информационных связей. В особом внимании нуждается исследование и организация информационного взаимодействия государственных и негосударственных структур федерального, “субъектного” и других уровней управления. Недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единства подходов к организации межведомственных информационно-документационных процессов влекут различные отрицательные последствия и значительные социально-экономические издержки. Многоаспектный, межведомственный (межотраслевой) характер проблемы требует соответствующей организации фундаментальных и прикладных научных исследований и разработок, их координации и финансирования. Основополагающую роль в улучшении документационного обеспечения управления должен играть закон о документации Российской Федерации. Предлагаемый закон позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболее существенные положения информатизации общества, в том числе в сфере обмена информацией и документацией на межведомственном уровне, удовлетворения потребностей в информации и документации субъектов права, мер ответственности за нарушения. Закон должен стать основополагающей нормативной базой, которая не только решит многие спорные вопросы обмена информацией и документацией между организациями, но и в определенной степени определит направления и перспективы развития автоматизации документооборота. Принятие закона о документации является настоятельно необходимой задачей ближайшего будущего. Этот закон мог бы внести ясность в понятие документа, под которым сегодня разные специалисты подразумевают информацию, данные, документы, нормативно-правовые акты, электронные документы, машинограммы и т. д., что приводит к неверному пониманию сущности “документа” и его исключительной роли в обществе как материального носителя зафиксированной на нем информации, обладающего рядом специфических функций (информационной, правовой, коммуникативной и др.). Закон также мог бы установить правовые основы документирования, общие для всех органов государственного управления и организаций любого типа и формы собственности. Документирование в делопроизводстве любых организаций должно стать нормой, помогающей государству в решении фискальных (на-логовых), статистических, социальных (пенсионного обеспечения) задач. В этой связи в законе должен быть определен и термин “документирование”, как способ превращения зафиксированной информации в документ с использованием разнообразных современных технических средств и технологий. Закон мог бы решить вопрос о том, какой орган осуществляет государственное управление документацией. В настоящее время эта функция в полном объеме ни за кем не закреплена. Традиционно вопросы документационного обеспечения управления находятся в ведении архивных органов. В соответствии с действующим положением о Федеральной архивной службе России (1994) одной из главных задач Росархива является координация деятельности федеральных органов государственной власти в области делопроизводства и развитие совместно с этими органами государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации (ст. 5)*1. ----- *1 Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации. - 1994. - № 12. - Ст. 878. Для реализации этой задачи Росархив осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за делопроизводственной документацией федеральных органов государственной власти разработку и утверждение обязательных для исполнения нормативно-методических документов по организации документов в делопроизводстве (ст. 7). На наш взгляд, права Росархива в управлении документацией с целью государственного контроля за всеми стадиями жизненного цикла документов должны быть существенно расширены. Федеральная архивная служба призвана осуществлять государственное управление документацией в Российской Федерации, включая координацию деятельности государственных органов управления Российской Федерации, взаимодействие с органами управления субъектов Российской Федерации, с общественными объединениями, с субъектами хозяйственной деятельности. Росархив должен обладать полномочиями формировать и реализовывать государственную политику в области управления документацией, осуществлять контроль за соблюдением обязательных требований к документированию и передаче документированной информации; разрабатывать государственные стандарты в области управления документацией и участвовать в работах по международной стандартизации; согласовывать проекты законодательных и иных межведомственных нормативных актов, затрагивающих вопросы документации; организовывать профессиональную подготовку и переподготовку кадров в области управления документацией, а также устанавливать порядок применения международных стандартов, правил и рекомендаций на территории Российской Федерации; сертифицировать применяемую технику и технологии и лицензировать профессиональную деятельность в сфере управления документацией. Росархив формирует государственную политику в области управления документацией на основе принципа создания условий для обеспечения свободного и всеобщего доступа к документам, за исключением тех, доступ к которым ограничен законом. Субъекты хозяйственной деятельности, включая общественные объединения, будут организовывать управление документацией в соответствии с законом. До принятия закона о документации актуальной остается задача организационного и, прежде всего, кадрового обеспечения решения многоаспектной проблемы межведомственного документооборота. Особо заостряется вопрос об усилении координирующей роли Росархива и его структур как органов, ответственных за состояние документации, обеспечение сохранности, научного и практического ее использования, в том числе за счет более точного определения компетенции и полномочий по координации научно-исследовательских работ в области организации и автоматизации межведомственного документооборота; придания и юридического закрепления за Росархивом функций по лицензированию, сертификации и аккредитации организаций-разработчиков документационных систем (технологий) межведомственного назначения. Для усиления роли Федеральной архивной службы России по управлению документацией, на наш взгляд, можно организовать Межведомственную комиссию по документационному обеспечению управления при Росархиве как экспертно-консультативный орган для рассмотрения проблем документоведения, координации научно-методической деятельности по совершенствованию делопроизводства, обеспечения экспертизы проектов нормативных актов и выработки рекомендаций и предложений по совершенствованию работы с управленческой документацией в Российской Федерации.
Комиссия могла бы осуществлять следующие функции:
- проводить экспертизу проектов нормативных актов по вопросам управления документацией;
- оценивать качество методических разработок, учебных программ и пособий межотраслевого характера;
- определять основные направления документоведческих исследований межведомственного характера, разрабатывать предложения по включению документоведческих исследований в Федеральные целевые программы;
- вырабатывать рекомендации и предложения по гармонизации отечественной и международной терминологии, совершенствованию работы служб делопроизводства, унификации и стандартизации документов, разработке информационно-поисковых систем, средств хранения документов и другим аспектам работы с документами;
- заслушивать информацию органов государственной власти и местного самоуправления, организаций, отдельных исследователей о состоянии и перспективах развития ДОУ;
- давать рекомендации в пределах своей компетенции по разрабатываемым нормативным и методическим документам, проектным и технологическим решениям в области делопроизводства;
- рассматривать предложения о профессиональной подготовке кадров и проведении научных исследований в сфере работы с управленческой документацией;
- изучать отечественный и зарубежный опыт делопроизводства и возможность его применения, организовывать обмен опытом и пропаганду новых современных методов и приемов работы с документами;
- осуществлять подготовку предложений по заключению международных договоров, направленных на совершенствование управления документацией. В Комиссию было бы целесообразно включить представителей федеральных органов власти, органов власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, руководителей и специалистов учреждений Росархива, работников делопроизводственных подразделений и архивов коммерческих и некоммерческих организаций, а также независимых специалистов-экспертов. Для осуществления своих функций Комиссия может создавать из числа своих членов и привлекаемых в установленном порядке специалистов, секции, рабочие группы, действующие под руководством членов Комиссии, а также запрашивать и получать от органов власти и управления материалы и информацию по вопросам, входящим в ее компетенцию. Кроме предложенного выше закона о документации, в стране должны действовать иные нормативные акты, устанавливающие единые требования к управленческой документации. В их число целесообразно включить:
- государственную систему документационного обеспечения управления;
- типовые инструкции по документационному обеспечению управления в различных отраслях деятельности;
- типовые положения о службе документационного обеспечения;
- типовые положения о порядке документирования информации; - типовые положения о порядке организации поиска документов и использования документированной информации;
- типовые перечни документов постоянного срока хранения;
- регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;
- перечни типовых документов с указанием сроков хранения;
- государственные стандарты; - общероссийские классификаторы документов и систем документации, реквизитов документов и иных информационных элементов. Требования, устанавливаемые названными нормативными документами, должны основываться на современных достижениях науки, техники и информационных технологий, на международных стандартах, рекомендациях международных организаций, а также учитывать условия документирования и документооборота в Российской Федерации и не нарушать положения, установленные Конституцией Российской Федерации
и иным законодательством. В настоящее время подготовлен ряд общероссийских нормативно-методических документов, которые прямо или косвенно способствуют реализации некоторых вопросов автоматизации управления документацией. Исключительно важной представляется также разработка государственных правовых актов, устанавливающих нормы (стандарты, правила) ведения межведомственного документооборота (делопроизводства, документации) и меры ответственности за их нарушение. Вкладом в решение этих задач является разработанный ВНИИДАД проект Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). ГСДОУ представляет собой один из основополагающих федеральных правовых актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному межведомственному и межуровневому обмену информацией и документацией. Базовые положения ГСДОУ в сфере автоматизации документирования, документооборота, ИПС, хранения, использования, внедрения автоматизированных информационных технологий, в определенных условиях, позволят совместить применяемые в разных ведомствах аппаратно-программные средства документирования и обработки документной информации, локальные и глобальные телекоммуникационные сети и средства связи и т. д., при необходимом условии обеспечения информационной безопасности и защиты информации от несанкционированного доступа. Важнейшим из условий активного использования ГСДОУ является придание ей высокого юридического статуса с одновременным возложением ответственности за ее применение на один из федеральных исполнительных органов, в данном случае на Росархив и его подведомственные организации. Решению технологических задач автоматизации управления документацией способствует, разработанный ВНИИДАД и утвержденный Госстандартом Российской Федерации, ГОСТ Р6.30-97. “УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов”*1. ----- *1 ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 1997. - III, 19 с. - Группа Т54.
Стандарт, предъявляя жесткие требования к унификации и стандартизации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного обмена информацией и документацией между ведомствами и организациями. Для обеспечения автоматизации документооборота исключительно важное значение имеет также ведение и постоянное обновление стандартов, общероссийских классификаторов, в т. ч. форм управленческой документации на федеральном уровне, и соответствующая нормативно-методическая регламентация табелей и альбомов форм документации на уровне ведомств, предприятий и организаций. Согласование и сопряжение этих систем и документов должны стать предметом самого пристального внимания, так как они существенно влияют на возможности и эффективность автоматизированного обмена информацией. Все более возрастающее значение в последнее время приобретают также задачи организации упорядочения и регламентации государственного и ведомственного хранения информации и документации на нетрадиционных носителях, которые до сих пор решаются на эмпирическом уровне в отдельных организациях, и практически не регулируются общегосударственными нормами. Прежде всего, речь идет о так называемом “электронном документообороте”, неурегулированность которого соответствующими правовыми актами и технико-технологическими регламентами вызывает все большую озабоченность у специалистов-практиков и общественную неудовлетворенность низким уровнем теоретической и методической проработки*1. По нашему мнению, комплекс проблем по изучению электронного документа заслуживает выделения в особую научно-исследовательскую программу (про-ект) на общегосударственном уровне. ----- *1 См.: Копылов В.А. Информация как объект правового регулирования. - НТИ, 1996, № 8, С. 2-3. В России все большее распространение получает информационный менеджмент. Формально этот термин является “калькой” с англоязычного термина “управление информацией”. Фактически его использование предполагает создание единой инфраструктуры организации на базе массивов документов и информации (информационных ресурсов), информационных технологий, средств коммуникации и квалифицированных кадров с целью обеспечения с наименьшими затратами эффективного документационного (информационного) обеспечения процессов управления. Объективные условия для перехода к применению методологии информационного менеджмента, включая методики оргпроектирования в современных российских организациях к настоящему времени уже созданы. Надо суметь эффективно воспользоваться ими.
Список источников и литературы
Основные декреты и постановления советского правительства по архивному делу. 1918-1982 гг. / Главархив СССР. - М., 1985. - 77 с. Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации. Федеральный закон от 20.02.95 N 24-ФЗ
“Об информации, информатизации и защите информации” // Собрание законодательства РФ. - 1995. - № 8. - Ст. 609. Временные общеотраслевые руководящие указания о придании юридической силы документам на магнитной ленте и бумажном носителе, создаваемым средствами вычислительной техники: Утв. пост. ГКНТ от 20 апреля 1981 г. N 100 // Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств СССР. - 1981. - № 9. - С. 3-9. Вся компьютерная Москва: Справочник. - М.: 1994. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 1997. - III, 19 с. - Группа Т54. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения / Главархив СССР. ВНИИДАД. - М., 1991. - 76 с. Инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) в Администрации Президента Российской Федерации. М., 1995. Информационный менеджмент в современных управленческих структурах. Методические рекомендации. М., 1996. - 48 с. Основные правила работы ведомственных архивов / Главархив СССР. - М., 1988. - 173 с. Основные правила работы государственных архивов СССР / Главархив СССР. - М., 1984. - 239 с. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения / Главархив СССР. ВНИИДАД. - М., 1989. - 268 с. Резолюции 2-й Всесоюзной конференции по НОТ (10-16 марта 1924 года). - М., 1924. Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. Вып. 1-2 / Главархив СССР. ВНИИДАД. - М., 1982-1988. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации / Росархив. - М., 1994. - 55 с.
Адамецки К. О науке организации. - М.: Экономика, 1972. Андреева В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: АО Бизнес-школа “Интел-Синтез”, 1996. - 222 с. Андрющенко М.Д. Графические средства рационализации управленческого труда. - М.: Экономика, 1968. Банасюкевич В.Д. Основные проблемы архивоведения в современной литературе // Архивоведение и источниковедение современной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе / ВНИИДАД. - М., 1995. - С. 16-22. Боумен У. Графическое представление информации. - М.: Мир, 1971. - 228 с. Бызов Л.А. Графический метод учета производства. - М., 1938. Бызов Л.А. Классификационные и организационные (структурные) схемы // Техника управления. - 1927. - № 3. - С. 25-32. Бызов Л.А. Методы графических изображений. - М.; Л., 1930. Виханский О.С. Стратегическое управление: Учебник. - М.: Изд-во МГУ, 1995. Вяткин В.Н. Графический инструмент организационного проектирования. - М.: Экономика, 1978. Гант Г.Л. Организация труда. - М., 1923. Гиляревский Р.С., Залаев Г.С., Родионов И.И., Цветкова В.А. Современная информатика: наука, технология, деятельность. - М.: ВИНИТИ, 1998. - 220 с. Глушков В.М. Основы безбумажной информатики. - 2-е изд., испр. - М.: Наука, 1987. - 552 с. Громов Г.Р. Очерки информационной технологии. - М.: ИнфоАрт, 1993. - 336 с. Дейнеко О.А. Графические методы в управлении производством. - М., 1966. Дейнеко О.А. Современный организатор производства. - М.: Экономика, 1984. DOCFLOW'98. IV отраслевая конференция-выставка: Тезисы конференции. - М., 1998. Ерошкин Н.П. История государственных учреждений дореволюционной России. - М.: Высш. шк., 1983. - 352 с. Ерошкин Н.П. История государственных учреждений дореволюционной России. - М.: Третий Рим, 1997. - 357 с. Жукова М.П. Некоторые аспекты теории ценности документов на современном этапе // Архивоведение и источниковедение современной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе / ВНИИДАД. - М., 1995. С. 115-117. Золотых И. Обзор компьютерных систем автоматизации делопроизводства и документооборота // Информационные технологии. - 1997, № 2, С. 2-7.
Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системы документации: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1977. С. 14-22. Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России / РГГУ. - М., 1993. - 79 с. Инвестиционное проектирование / Под ред. С.И. Шумилина. - М.: АО “Финстатинформ”, 1995. - 240 с. Информационные технологии и автоматизация в архивном деле: Аналит. обзор по зарубежным материалам / Росархив. РНИЦКД. - М., 1993. - 64 c. История делопроизводства в СССР: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1974. 169 с. Карп Н.М. Делопроизводство судебных органов. М., 1930. Качалина Л.Н. Научная организация управленческого труда - оргпроектирование. - М.: Экономика, 1973. - 255 c. Качалина Л.Н. Организация работы аппарата учреждения. - М. Экономика, 1970. - 207 c. Кнеппель. Графические методы управления предприятием. - М.; Л., 1931. Копылов В.А. Информация как объект правового регулирования. - НТИ, 1996, № 8, С. 2_3 Коржихина Т.П. История государственных учреждений СССР. - М.: Высш. шк., 1986. - 399 с. Костомаров М.Н. Управление информационными ресурсами за рубежом: Учеб. пособие / РГГУ. - М., 1997. - 87 с. Кочетков Г.Б. Автоматизация конторского труда в США. Теория и практика “офиса будущего”. - М.: Наука, 1985. - 224 с. Кузнецова Т.В., Лосев В.И. Управленческая документация. - М.: Экономика, 1985. Кузнецова Т.В., Подольская И.А. Деятельность института техники управления по рационализации делопроизводства // Труды МГИАИ. - 1975. - Т. 31, вып. 2. - С. Ларин М.В., Толокнов В.И. Интеллектуализация информационного менеджмента инвестиционного проекта // Интеллектуальные системы: Труды второго международного симпозиума. Санкт-Петербург, 1-4 июля 1996 г. - М.: Изд-во РУДН - ПАИМС, 1996. - Т. 2. - С. 267-269. Ларин М.В., Толокнов В.И. Информационный менеджмент в управленческих структурах рыночной экономики // Документ в административных структурах: Тезисы докладов и выступления на Международной конференции “Документ в административных структурах”. 27_28 октября 1994 г., Москва / ВНИИДАД. - М., 1995. - С. 124-130. Ларин М.В., Мингалев В.С., Филиппова М.В. Матричное и графическое моделирование в организационном проектировании: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1986. - 86 с.
Ларин М.В. Развитие организационных форм рационализации управленческого труда и делопроизводства в СССР: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1982. - с. Ларионова В.И. Информационная техника: современное состояние и перспективы развития // Итоги науки и техники. Сер. “Информатика”. - М., 1990. - Т. 14. Марка Д., Макгоун К. Методология структурного анализа и проектирования: Пер. с англ. - М.: МетаТехнология, 1993. - 240 с. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Дело, 1992. Мингалев В.С. Общие закономерности и тенденции документообразования в социально-экономических системах управления. Проблемы изучения: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1983. - 83 с. Мир управления проектами / Под ред. Х. Решке, Х. Шелле. - М.: Аланс, 1994. - 304 с. Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1959. - 359 с. Научная организация труда, производства и управления. Сборник документов и материалов 1918-1930 гг. - М.: Экономика, 1969. - 344 с. Организация работы с документами. Учебник. В.А. Кудряев и др. - М.: Инфра-М, 1998, - 575 с. Петраков А.В. Введение в электронную почту. - М.: Финансы и статистика, 1993, - 208 с. Привалов В.Ф., Любомирова О.И. Проблемы сохранения текстов документов, созданных с помощью печатающих компьютерных устройств: Аналит. обзор. / ВНИИДАД, - М., 1996. - СИФ ВНИИДАД, № 10008(1). Рихтер И.И. Правила делопроизводства и делохранения казенных железных дорог. - Пг., 1915. Сокова А.Н. Деловая документация в сфере управления. - М.: Знание, 1985. - 64 c. Сокова А.Н., Банасюкевич В.Д., Семенова Г.Ю., Трофименкова Е.В. Концепция развития документационного обеспечения управления в Российской Федерации / ВНИИДАД. - М., 1992. - 33 с. - Рукопись депонирована в ОЦНТИ по документоведению и архивному делу 11 мая 1993 г., № 107-93. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений: Методическое пособие. / Составитель А.А. Пестрецов. - М., 1998. - Рукопись депонирована в СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД № ДР 190-98. Толстопятов В.М. Десятичная классификация, карточная система и вертикальный способ хранения, в применении к организации библиотеки, архива чертежей и регистрации деловых бумаг. - Воронеж, 1912.
Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов): Справочное пособие / ВНИИДАД. - М., 1996. - 74 с. Хендрик Х. Эргономика в организационном проектировании и управлении // Проблемы теории и практики управления. - 1993. - № 4. - С. . Хентце Й., Хайнеке А. Содержание и задачи информационного менеджмента на предприятии // Проблемы теории и практики управления. - 1995. - № 4. -С. 48-49. Шапиро В.Д. и др. Управление проектами. Зарубежный опыт. - Спб.: Два..Три., 1993. - 443 с. Шмидт С.О. У истоков российского абсолютизма - М.: Прогресс, 1996. Attinger M.L. Integrated Information Management: A Real World Theory. - Records Management Qnarterly. - 1993, Iuly. Vol. 27, № 3, - P. 12-16, 30-31. BMFT: Programm der Bundesregierung zur Forderung der Information und Dokumentation 1974-1977. Bonn. BMFT, 1974. BMFT: Fachinformationsprogramm 1985-1988. Bonn, 1985. Bruder M., Windel G. Zum Verhaltnis von Staat, Wissenschaft zu IuD. Munchen, 1978, C. 65-136. Deutscher Dokumentartag 1995. Zukunft durch Informationen. Fachhochschule Potsdam. - Frankfurt am Mein, 1995. Deutscher Dokumentartag 1997. Information und Dokumentation - Qualitat und Qualifikation. Universitat Regensburg - Frankfurt am Mein, 1997. Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. Band 2, C. 861. Heinrich L.I., Burgholzer P. Informationsmanagement. Munchen, 1987, C. 122. Herget I. Konzeption des Infornationsmanagements in Informationswissenschaftlichen Studienangeboten. - Informationsspezialisten fr Europa. Proceedings. Konstanz, 1990, C. 166. INFO EURO ACCESS. IMPACT 2 Information market policy actions. Arbeitsprogramm, 1992. Informationsvermittlungsstellen als Kern des internen Informationsmanagements. Proccedings des 18 Internationalen Kolloguiums uber Information und Dokumentation. - Ilmenau, 1994. Kuhlen R. Informationsmarkt. - Konstanz, 1995.
Nefiodow L.A. Der funfte Kondratieff. - Wiesbaden, 1991. Proceedings of the DLM - Forum on electronic records. - Brussels, 18-20 December 1996. Schwetz R. Buro im Wandel - Heidelberg, 1990. Seeger T. Aspekte der Professionalisierung des Berufsfeldes Information und Dokumentation. - K.G. Saur, 1990. Synnott W.R., Gruber W.N. Information Resourse Management. - New York, 1981. Wersig G. Organisation-Kommunikation: Die Kunst, ein Chaos organisieren. - FBO Verlag, 1989.
Wоlfram G. Organisatorische Gestaltung des Informationsmanagements. - Verlag Iosef Eul, Gladbach-Koln, 1990.
Приложение
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России ВНЕСЕН Федеральной архивной службой России 2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 27.02.98 N 28 3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
Введение
Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин. Недопустимые к применению термины-синонимы приведены в круглых скобках после стандартизованного термина и обозначены пометой "Ндп". Термины-синонимы без пометы "Ндп" приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными. Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина. Наличие квадратных скобок в терминологической статье означает, что в нее включены два термина, имеющие общие терминоэлементы. В алфавитном указателе данные термины приведены отдельно с указанием номера статьи. Приведенные определения можно при необходимости изменить, вводя в них производные признаки, раскрывая значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.
Делопроизводство и архивное дело Термины и определения
Records management and organization of archives. Terms and definitions
Дата введения 1999 - 01 - 01
1 Область применения
Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.
2 Стандартизованные термины с определениями
2.1 Общие понятия
1 делопроизводство; документационное обеспечение управления: Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами 2 архивное дело: Отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов 3 документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать 4 внешние признаки документа: Признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления 5 носитель документированной информации: Материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде 6 изобразительный документ: Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта 7 графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени 8 аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию 9 кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом 10 фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим способом 11 иконографический документ: Документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии 12 фонодокумент: Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи 13 текстовой документ: Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи 14 письменный документ: Текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма 15 рукописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки 16 машинописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки писъма наносят техническими средствами 17 документ на машинном носителе: Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной
18 видеограмма документа: Изображение документа на экране электронно-лучевой трубки 19 беловой документ: Рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений 20 черновой документ: Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом 21 автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ 22 документ личного происхождения (Ндп. личный документ): Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей 23 официальный документ: Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке 24 служебный документ: Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации 25 юридическая сила документа: Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления 26 подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения 27 подлинник (официального) документа: Первый или единичный экземпляр официального документа 28 дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу 29 копия документа: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы 30 заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу 31 дублетный документ: Один из экземпляров копии документа
2.2 Делопроизводство
2.2.1 Документирование
32 документирование: Запись информации на различных носителях по установленным правилам 33 правила документирования: Требования и нормы, устанавливающие порядок документирования
34 система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению 35 унифицированная система документации; УСД: Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности 36 вид письменного документа: Принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения 37 наименование документа: Обозначение вида письменного документа 38 организационно-распорядительный документ: Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц 39 реквизит документа: Обязательный элемент оформления официального документа 40 постоянная часть реквизита документа: Неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении 41 переменная часть реквизита документа: Изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении 42 формуляр документа: Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности 43 формуляр-образец документа: Модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты 44 бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа 45 унифицированная форма документа; УФД: Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации 46 служебное поле унифицированной формы документа: Зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений 47 зона унифицированной формы документа: Часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами
48 табель унифицированных форм документов: Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов 49 оформление документа: Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования 50 подпись: Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица 51 гриф ограничения доступа к документу: Реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа 52 гриф согласования: Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием 53 гриф утверждения: реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию 54 дата официального документа: Реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования 55 заголовок официального документа: Реквизит документа, кратко излагающий его содержание 56 виза официального документа: Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа 57 резолюция документа: Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение 58 текст официального документа: Информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа
2.2.2 Организация работы с документами
59 организация работы с документами: Организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения 60 документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления 61 объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период 62 входящий документ; поступивший документ: Документ, поступивший в учреждение
63 исходящий документ; отправляемый документ: Официальный документ, отправляемый из учреждения 64 внутренний документ: Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации 65 регистрация документа: Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения - 66 регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации 67 контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов 68 срок исполнения документа: Срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией 69 типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом 70 индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией 71 дело: Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку 72 формирование дела: Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела 73 оформление дела: Подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами 74 заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле 75 номенклатура дел: Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке 76 индекс дела; номер дела: Цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку
2.3 Архивное дело
2.3.1 Организация документов Архивного фонда Российской Федерации
77 архив (Ндп. архивохранилище): Организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования 78 архивохранилище (Ндп. архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов
79 профиль архива: Установленный для архива состав для документов, подлежащих хранению 80 архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника 81 архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой 82 Архивный фонд Российской Федерации: Совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации 83 государственная часть Архивного фонда Российской Федерации: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью 84 негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц, собственностью физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании соглашения (договора) с собственником после экспертизы их ценности 85 объединенный архивный фонд (Ндп. групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи 86 архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода 87 архивная коллекция: Совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам 88 комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством 89 источник комплектования: Юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив 90 документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица
91 фондообразователь: Юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд 92 фондирование документов: Распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям 93 ценность архивного документа: Свойства архивного документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение 94 запретная дата документа: Дата, означающая, что документы, возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценности не подвергаются и уничтожению не подлежат 95 экспертиза ценности документов: Отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев 96 перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения 97 выборочный прием документов на постоянное хранение: Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных 98 выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению
2.3.2 Обеспечение сохранности документов
99 обеспечение сохранности документов: Обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет 100 обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической зашиты и воспроизведения документов 101 режим хранения архивных документов: Совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением 102 реставрация архивного документа: Восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению 103 старение (архивного) документа: Изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов
104 страховая копия (архивного документа): Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях хранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения оригинала 105 страховой фонд документов: Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных документов 106 фонд пользования: Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов с целью предотвращения их износа 107 хранение архивных документов: Обеспечение рационального размещения и сохранности документов 108 государственное хранение архивных документов: Постоянное хранение архивных документов, осуществляемое архивами, рукописными отделами библиотек и музеев 109 ведомственное хранение архивных документов: Хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами 110 депозитарное хранение документов: Хранение в архиве, музее, библиотеке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы 111 постоянное хранение документов: Бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке 112 документ постоянного хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение 113 документ временного хранения: Документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению 114 ограничительный срок секретного хранения архивных документов: Срок засекречивания сведений, установленный законодательными актами, в течение которого запрещается свободный доступ к документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащим охраняемую законом тайну 115 учет архивных документов: Установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах
116 централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации: Система учета документов Архивного фонда Российской Федерации в масштабе области, края, республики, государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения 117 единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение 118 единица учета архивных документов: Единица измерения количества документов в архиве 119 учетные документы архива: Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета 120 карточка (архивного) фонда (Ндп. фондовая карточка): Учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного государственного учета архивных документов Архивного фонда Российской Федерации 121 список (архивных) фондов: Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров 122 лист (архивного) фонда: Учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно-справочного аппарата в их динамике 123 внутренняя опись документов дела: Учетный Документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов 124 проверка наличия [состояния] дел: Установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции
2.3.3 Научно-информационная деятельность архивов
125 научно-информационная деятельность архива: Создание архивных справочников, организация использования и публикация архивных документов 126 использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан 127 публикация архивных документов: Подготовка документов к изданию в соответствии с установленными правилами 128 система научно-справочного аппарата к документам архива: Комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемых на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования 129 историческая справка к архивному фонду: Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и научно-справочного аппарата 130 архивный справочник: Справочник, предназначенный для поиска информации об архивных фондах и/или архивных документах 131 межархивный справочник: Архивный справочник, содержащий сведения о документах нескольких архивов 132 архивная опись: Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания 133 путеводитель по (архивным) фондам архива: Архивный справочник, содержащий в систематизированном порядке характеристики или краткие сведения об архивных фондах и предназначенный для ознакомления с его составом и содержанием 134 обзор архивных документов: Архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом 135 архивный каталог: Архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации 136 указатель (архивный): Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных
137 доступ к архивным документам: Предусмотренные нормативными документами условия использования архивных документов 138 архивная справка: Официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную - информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов 139 архивная копия: Официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных 140 архивная выписка: Копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке
Алфавитный указатель терминов на русском языке
автор документа 21 архив 77 архив 78 архивохранилище 78 архивохранилище 77 бланк документа 44 вид документа письменного 36 видеограмма документа 18 виза документа официального 56 выделение документов к уничтожению 98 выписка архивная 140 гриф ограничения доступа к документу 51 гриф согласования 52 гриф утверждения 53 дата документа запретная 94 дата документа официального 54 дело 71 дело архивное 2 делопроизводство 1 деятельность архива научно-информационная 125 документ 3 документ архивный 80 документ аудиовизуальный 8
документ беловой 19 документ внутренний 64 документ временного хранения 113 документ входящий 62 документ графический 7 документ дублетный 31 документ изобразительный 6 документ иконографический 11 документирование 32 документ исходящий 63 документ личного происхождения 22 документ личный 22 документ машинописный 16 документ на машинном носителе 17 документооборот 60 документ организацнонно-распорядительный 38 документ отправляемый 63 документ официальный 23 документ письменный 14 документ подлинный 26 документ постоянного хранения 112 документ поступивший 62 документ рукописный 15 документ служебный 24 документ текстовой 13 документ черновой 20 документы архива учетные 119 доступ к архивным документам 137 дубликат документа 28 единица учета архивных документов 118 единица хранения архивных документов 117 заголовок дела 74
заголовок документа официального 55 зона формы документа унифицированной 47 индекс дела 76 индекс документа регистрационный 66 информация документирования 3 использование архивных документов 126 источник комплектования 89 карточка (архивного) фонда 120 карточка фондовая 120 каталог архивный 135 кинодокумент 9 коллекция архивная 87 комплектование архива 88 контроль исполнения документов 67 копия архивная 139 копия архивного документа страховая 104 копня документа 29 копия документа заверенная 30 лист (архивного) фонда 122 наименование документа 37 номенклатура дел 75 номер дела 76 номер документа регистрационный 66 носитель информации документированной 5 обеспечение сохранности документов 99 обеспечение управления документационное 1 обеспечение физико-химической сохранности документов 100 обзор архивных документов 134 объем документооборота 61 опись архивная 132 опись документов дела внутренняя 123
организация работы с документами 59 оформление дела 73 оформление документа 49 перечень документов со сроками хранения 96 подлинник документа официального 27 подпись 50 поле унифицированной формы документа служебное 46 правила документирования 33 прием документов на постоянное хранение выборочный 97 признаки документа внешние 4 проверка наличия дел 124 проверка состояния дел 124 профиль архива 79 публикация архивных документов 127 путеводитель по (архивным) фондам архива 133 регистрация документа 65 режим хранения архивных документов 101 резолюция документа 57 реквизит документа 39 реставрация архивного документа 102 сила документа юридическая 25 система документации 34 система документации унифицированная 35 система научно-справочного аппарата к документам архива 128 список (архивных) фондов 121 справка архивная 138 справка к архивному фонду историческая 129 справочник архивный 130 справочник межархивный 131 срок исполнения документа 68 срок исполнения документа индивидуальный 70
срок исполнения документа типовой 69 срок секретного хранения архивных документов ограничительный 114 старение архивного документа 103 табель унифицированных форм документов 48 текст документа официального 58 указатель (архивный) 136 УСД 35 УФД 45 учет архивных документов 115 учет централизованный государственный документов Архивного фонда Российской Федерации 116 фонд архивный 81 фонд архивный групповой 85 фонд архивный комплексный 85 фонд архивный личного происхождения 86 фонд архивный объединенный 85 фонд Архивный Российской Федерации 82 фондирование документов 92 фонд документальный 90 фонд документов страховой 105 фонд пользования 106 фондообразователь 91 фонодокумент 12 форма документа унифицированная 45 формирование дела 72 формуляр документа 42 формуляр-образец документа 43 фотодокумент 10 хранение архивных документов 107 хранение архивных документов ведомственное 107 хранение архивных документов государственное 108
хранение документов депозитарное 110 хранение документов постоянное 111 ценность документа архивного 93 часть Архивного фонда Российской Федерации государственная 83 часть Архивного фонда Российской Федерации негосударственная 84 часть реквизита документа переменная 41 часть реквизита документа постоянная 40 экспертиза ценности документов 95