Целью курса «Документоведение» является изучение документа, систем документации, комплексов документов, организации документирования и делопроизводства, составляющих основу информационных процессов в системах социально-экономического управления. Изучив курс, студент должен знать законы и терминологию документоведения, закономерности документообразования; законодательные и нормативно-методические материалы по документационному обеспечению управления; историю документоведения; методы классификации, типизации, унификации и стандартизации документов, состав унифицированных систем документации; правила составления и оформления документов с использованием как традиционных, так и современных компьютерных информационных технологий; организацию документооборота, контроля исполнения документов и информационно-справочной работы с использованием современных компьютерных информационных технологий; формирование документов в комплексы; организацию оперативного хранения документов в делопроизводстве и основы архивного хранения документов; критерии и принципы определения научно-исторической и практической ценности документов. Студент должен быть ознакомлен с историей развития документа, способов и средств документирования; с законодательными и нормативными актами, касающимися организации работы с информацией и документацией, совершенствования документационного обеспечения управления; с основной научной литературой и новейшими методическими разработками по курсу, с практикой работы учреждений, предприятий и организаций по документированию управленческой деятельности.
| 1. |
Назначение курса, источники и литература
|
Предмет, содержание, задачи курса и методы его изучения. Понятия «документ» и «документационное обеспечение управления». Документ – объект документоведения. Роль документа в жизни человека и общества. Документы в сфере права и управления. Влияние научно-технического прогресса на развитие документа. Современные требования к документам. Методология документоведения. Общенаучные и специальные методы. Становление и развитие документоведения как научной дисциплины. Законы и закономерности документоведения. Место документоведения в системе знаний. Взаимосвязь с другими фундаментальными и прикладными научными дисциплинами. Связь документоведения с практикой. Роль и задачи документоведения в совершенствовании процессов управления. Источники и литература. Законодательные акты. Нормативные документы. Государственные и отраслевые стандарты на унифицированные системы документации. Государственная система документационного обеспечения управления. Литература. Монографии. Периодические издания. Справочные и методические издания. |
| 2. |
Развитие представлений о документе. Основные свойства и признаки документа
|
Соотношение понятий «информация» и «документ». Связь информации и документа. Роль информации в социальных и экономических процессах. Информация как основа принятия управленческого решения. Роль информации в автоматизированных системах. Возникновение документа, его назначение. Развитие понятия «документ». Документ – объект исследования различных теоретических и прикладных дисциплин. Правовой, управленческий, исторический аспекты в определении документа. Расширение понятия «документ» с развитием науки и техники. Изменение понятия «документ» в условиях автоматизации управления. Электронный документ. Определение документа в государственных стандартах. Свойства и функции документа. Информационная природа документа. Социальный, правовой и исторический характер документа. Признаки документа. Информационная емкость, информационная ценность и информативность документа. Факторы, влияющие на информационную ценность документа. Полезность и ценность документа в зависимости от полноты, достоверности, объективности, своевременности, оперативности, периодичности и информации. Оригинальность документа. Понятие оригинала. Умноженные оригиналы. Черновики и беловики текстовых документов. Автографы. Редакции. Подлинность документа. Понятие «подлинник». Основные признаки подлинника. Подлинные и подложные документы. Виды фальсификации документов. Фальсификация содержания. Интерполяция. Фальсификация состава удостоверения, бланка. Филиграни (бумажные водяные знаки). Печати. Копийность документа. Понятия «копия». Историческое развитие копий. Виды копий, определяемые способом их воспроизведения. Копии, различимые по способу их удостоверения. Взаимосвязь функции социально-экономического управления и документации. Влияние свойств и функций документа на его структуру. Поли функциональность документа. |
| 3. |
Способы документирования
|
Понятие и исторический характер способов документирования. Звуковая речь, ее возможности и недостатки в закреплении и передаче информации. Развитие графики русского письма. Скоропись. Стенография. Применение текстового документирования. Техническое документирование. Фото-кино-фоно-теледокументирование. Изготовление машиночитаемых и человеко - машиночитаемых документов. |
| 4. |
Материальные носители информации
|
Носители информации. Развитие материалов и средств письма. Влияние материала для письма на развитие графики письма. Материалы для технического документирования. Машинные носители информации. Влияние носителя информации на долговечность и стоимость документа. |
| 5. |
Формуляр документа и его составные части
|
Понятие «реквизит». Постоянные и переменные рекви
зиты. Понятие «формуляра документа». Особенности формуляра документов, полученных различными способами документирования Индивидуальный и типовой формуляр документа. Формуляр – образец. Формуляр текстового документа. Вопросы документирования, составления и оформления документов в законодательных и нормативных актах. Унификация документов. Внутривидовая унификация. Реквизиты, регламентируемые государственным стандартом. ГОСТ Р 6.30-2003. Роль бланка в оформлении документа. Состав бланка, порядок расположения реквизитов в бланке. Бланки с угловым и центральным расположением реквизитов. Правила конструирования бланка. Авторы личных документов. Подпись, печать как признаки автора. Вид документа. Развитие видов документов. Виды документов, определяемые законодательными и нормативными актами. Связь видов документов и функций управления. Указание вида документа, его место и назначение в формуляре документа. Зависимость формы документа от его вида. Обозначение адресата. Правила написания адресата и место указания адресата в формуляре документа. Отражение сферы действия документа в его адресате. Порядок оформления документа с несколькими адресатами. Порядок оформления почтового адреса. Дата документа. Значение датирования документа. Точные даты, характеризующие элементы формуляра. Авторские даты (составление, подписание), даты, относящиеся к содержанию. Даты обработки документов. Порядок оформления дат. Состав удостоверения. Состав удостоверения текстовых документов различных категорий. Место подписи в формуляре документа. Печати и их назначение. Виды печатей. Государственная гербовая печать. Законодательство об изготовлении и пользовании печатями. Порядок проставления печатей на документах. Утверждение документов. Состав грифа утверждения, порядок его оформления, место в формуляре документа. Составление документа. Порядок согласования. Состав грифа согласования, его оформление, место в формуляре документа. Отметки на документах. Их роль в прохождении и исполнении документа, место в формуляре документа. Особое назначение резолюции. Требование к ее содержанию и оформлению. Отметки о взятии документа на контроль, исполнении документа и др. Оформление реквизитов: код организации, ОГРН, ИНН/КПП, код формы документа, идентификатор электронной копии документа.
|
| 6. |
Текст документа
|
Понятие «текст документа» при различных способах документирования. Содержание простых и сложных документов. Порядок изложения текста документа. Логическая структура текста. Взаимосвязь содержания и формы документа. Формализация текстов документов. Анкета, таблица. Понятие «показатель». Содержание показателя. Особенности структуры текста организационно-распорядительных документов. Элементы текста. Понятие «заголовок документа». Назначение заголовка, его место в формуляре документа. Приложения к тексту и порядок их оформления. Лингвистические особенности документа. Общелитературная лексика – основа языка любого документа. Деловая лексика. Особые служебные слова и специфические фразеологические обороты. Условия выбора слов при составлении документа. Использование синонимов. Тавтологические словосочетания. Термины и профессионализмы. Нейтральность лексики. Словообразование. Аббревиатура и способы ее образования. Правила графического сокращения слов и словосочетаний. Морфологические аспекты. Трудности в употреблении имен существительных. Употребление имен числительных. Употребление глагольных форм. Трудности в употреблении некоторых наречий, предлогов, союзов. Правила орфографии. Правописание названий учреждений, организаций, предприятий. Правописание названий документов. Правописание названий должностей и званий. Правописание дат, чисел и знаков. Синтаксические особенности документов. Синтаксические конструкции. Словосочетания. Порядок слов в предложении. Инверсия. Использование предложений с развернутой синтаксической связью. Тенденции развития делового языка. |
| 7. |
Унификация текстов документов
|
Унификация документа как одно из направлений его совершенствования. Предпосылки унификации. Метод унификации. Унификация структуры текста. Элементы формализации. Формализованный характер текстов плановой и учетной документации. Унификация языковых средств. Формы унификации: типовой, трафаретный тексты, таблица, анкета. Основные направления унификации текстов и документов, приспособленных для функционирования в автоматизированных системах. Единая структура текста. Состав информации. |
| 8. |
Унифицированные системы документации.
|
Классификация, как метод познания в документоведении. Объекты классификации. Структура и границы классифицируемых множеств. Основания классификации. Классификация документов по способам документирования. Классификация документов по происхождению. Классификация документов по видам и направлениям деятельности. Классификация документов по функциям управления. Создание и развитие унифицированных систем документации. Характеристика унифицированных систем документации. Государственные стандарты на унифицированные системы. Табель документов. Типовые формы документов. Назначение альбомов форм унифицированных документов. |
| 9. |
Комплексы документов.
|
Понятие «комплекса документов». Первичные комплексы текстовых документов и их виды. Комплексы технических и кино фотодокументов. Сложные комплексы. Понятия «документальный» и «архивный» фонды. Комплексы документов учреждений, организаций и структурных подразделений. Личные фонды. Понятие «коллекция» документов. Архив, архивное дело. Оформление дел. |