ВВЕДЕНИЕ
Процесс управления присущ всем организациям, охватывающий технологический цикл, планирование, финансирование, подбор и расстановку кадров. Управление предприятием требует создание многих видов управленческих документов. Многие виды, этих документов, предприятия обязаны предъявлять при проверках со стороны налоговой службы, при комплексных документационных ревизиях проводимых аудиторами. Вся совокупность работы с документами начинается с момента их создания до передачи их в архив или уничтожения определяется понятием делопроизводство.
В настоящее время в нашей республике существует несколько видов делопроизводства:
- общее;
- специальное;
- по делам и обращениям граждан;
- секретное (конфиденциальное);
Главной целью делопроизводства является - информационное обеспечение управления.
По мимо цели и других действий существуют и основные задачи делопроизводства:
- изготовление необходимых документов;
- отражение работы организации в документах;
- обеспечение быстрого поиска нужной информации;
- контроль за своевременным исполнением и правильность оформления документов;
- сохранность коммерческой (государственной, служебной) тайны;
- экономия затрат времени и сил работы организации;
Прежде чем начать разговор о самом делопроизводстве нужно ознакомиться с историей развития делопроизводства у нас в Белоруссии.
1.
ИСТОРИЧЕСКИЕ ОСОБЕННОСТИ НАЦИОНАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Государственная канцелярия ВКЛ являлась едва ли не единственным (кроме скарба) организационно-исполнительным учреждением в системе центрального государственного управления странной. Для решения возложенных на нее задач и функций она имела определенную структуру, и каждое ее структурное подразделение было укомплектовано штатом профессионально подготовленных служащих.
Основными функциями канцелярии рассматриваемого периода были документальное обеспечение и оперативная организация деятельности главы государства - великого князя (господаря). Канцелярия принимала корреспонденцию, отправляла исходящие документы, готовила проекты различных документов, издаваемых великим князем, вела и хранила копейные книги - книги Метрики ВКЛ, куда заносилась документация с целью дальнейшего ее использования. В рамках оперативной организации деятельности господаря канцелярия принимала иски и жалобы частных лиц, подготавливала и передавала их на рассмотрение великого князя. Сотрудники канцелярии предварительно рассматривали и готовили к докладу главы государства корреспонденцию, докладывали ее содержание, организовывали документальное обслуживание заседаний великого князя и государственного совета ВКЛ - панов-рады. Кроме того, канцелярия проводила подготовку судебных заседаний господаря, объявляя ответчикам о вызове на господарский суд, а на основании приговоров организовывала и подготовительную работу по их обнародованию.
Во главе канцелярии стоял канцлер. Эта должность с 1458 г. всегда совмещалась с должностью виленского воеводы - высшей светской должностью в ВКЛ. Именно через него великий князь передавал всевозможные приказы относительно деятельности канцелярии. Ближайшим помощником канцлера был наивысший или «таемный» секретарь (писарь) - его заместитель.
В штате канцелярии действовал (впрочем, непродолжительное время) так же и старший писарь. Исполнительный аппарат канцелярии составляли писари и дьяки. В работе канцелярии принимали участие многочисленные личные писарские дьяки и канцелярские писари.
В сфере документационного обслуживания между писарями не существовало никакой дифференциации. Одни и те же писари готовили документы на различных языках. В зависимости от языка, на котором составлялся документ, писари делились (до середины 40-х годов XVI в.) на «руских», т.е. тех, кто писал на старобелорусском языке, и на «латинских», имевших также наименование секретарей. Когда речь шла о подготовке документов, приносящих личный писарский доход, между «рускими» и «латинскими» писарями существовало строгое разделение труда. Только канцлер, наивысший секретарь и, очевидно, старший писарь пользовались прерогативной подготовки документов одновременно на двух этих языках. Для внешнеполитической переписки использовались также писари «арабские» и «татарские». Последние сами не составляли документы, а только переводили их.
Общее руководство канцелярии возглавлял канцлер. До 1458 г., т.е. до занятия им должности виленского воеводы, ему же принадлежало и реальное руководство учреждением, перешедшее с этого времени к наивысшему секретарю. Последний нес ответственность за деятельность канцелярии и, в частности, отвечал за потерю в ней документов. Наивысший секретарь осуществлял доклад великому князю по полученной корреспонденции. В обязанности наивысшего секретаря входило составление документов, решения, об издании которых принималось «таемной» радой - узким кругом лиц, представителей государственного совета ВКЛ (на заседание «таемной» рады обычные писари не допускались).
Первоначально писарь в основном сам, собственноручно, составлял -«справовал» или «справлял» - проекты документов. Он являлся знатоком «бета» или «справы канцелярской», т.е. формуляра и делового стиля
документов. Писарь являлся непосредственным хранителем завершенных книг Метрики. Функции дьяков заключались преимущественно в переписке различных бумаг: чистовиков документов, готовых документов - в копийные книги, множения документов и т.д. Дьяки исполняли прямые приказы писарей относительно поиска в книгах Метрики необходимых документов.
С 1520-х годов произошли изменения в служебном статусе писарей канцелярии. Они превратились в реальных организаторов и руководителей учреждения. Это привело к перераспределению работы внутри канцелярии. Со второй половины 1520-х годов обязанность подготовки проектов документов перешла к дьякам. С 20 - 30 годов XVI в. формируются группы дьяков, специализирующихся на исполнении определенных видов работы: подготовке проектов документов, ведении книг Метрики. Опечатывание исходящих документов осуществлял личный писарь канцлера, постоянно находящийся при канцелярии.
Исходящие из канцелярии документы имели следующие информационные элементы (прототипы реквизитов):
1. Отметку о лицах, которые были свидетелями акта принятия решения о выдаче документа.
2. Отметку о лицах, отдававших приказ о подготовке документа.
3. Отметку о лицах, которые «правили» документ, т.е. излагали его содержание.
4. Писарскую подпись.
5. Подпись канцлера.
6. Подпись великого князя.
7. Печать.
Не все документы имели все эти информационные элементы.
Все исходящие документы для «лепшего сведомья и большое твердости» скреплялись печатью. Использовалась преимущественно большая «маестатная» печать, которая называлась еще и печатью ВКЛ. Существовало и еще одна печать - «сыгнетная» - на перстне великого князя, однако в официальной документации использовалась она крайне редко. В зависимости от способа крепления, печати были «привесистыми» или «завесистыми», привешивающиеся на шнуре, или «прибитыми», т.е. прикрепленные непосредственно к листу.
Подпись главы государства стояла внизу с левой стороны документа. Там же ставил свою подпись и канцлер, если отсутствовала подпись великого князя. При наличии сразу двух подписей: и господаря, и канцлера, подпись господаря ставилась слева, подпись канцлера - справа.
Господарь подписывался по-латински, например: Жигимонт I Старый (1506 - 1544) - «Siqismundus Augustus Rex». Обычно по-латински ставил свою подпись и канцлер. «Руский» писарь подписывался на «руском» языке кириллицей, «латинский» писарь - на латинском языке латиницей.
Технологический процесс обработки исходящих данин, судебных листов и аренд выглядел так: составление проекта документа → оформление чистовика → проверка правильности оформления документа → (подписание проекта документа писарем) → согласование проекта документа господарем и (или) канцлером (в случае необходимости - также и компетентным в данной сфере должностным лицом) → подписание документа господарем, канцлером → (подписание документа писарем) → подготовка копии-«реестра» документа, предназначенной для внесения документа из нее в книги Метрики → внесения документа в книги Метрики → опечатывание документа → отправка (выдача) документа. (Подписание проекта документа (или документа) писарем, в зависимости от важности документа, могло предшествовать или его согласованию господарем и канцлером, или подготовке его копии «реестра», поэтому в схеме процесса обработки этот этап взят в обоих случаях в скобки).
Из исходящих документов в книги Метрики копировались документы государственной важности, например переписка великого князя с главами других государств или панами-радой. Если в том или ином документе были заинтересованы больше частные лица, то его запись в книги зависела от внесения за это специальной платы, которое называлось «записным».
Технологический процесс обработки входящих документов можно представить в следующем виде: прием документов → сортировка документов → (внесение документов в книги Метрики) → передача и доставка документов господарю или передача их должностным лицам («урядником») для непосредственного исполнения → рассмотрение документа господарем → (внесение документов в книги Метрики) → передача документов исполнителям. Как и в случае с исходящими документами, сведений о регистрации корреспонденции нет.
Несколько подробней следует остановиться на книгах Метрики -копийных книгах, куда вносилась исходящая документация (но не вся), также незначительная часть документации входящей. Уже в наиболее ранний период использования этих книг (конец XV в.) существовала выдержанность книг по содержанию, т.е. если пользоваться современной делопроизводственной терминологией - номенклатуры дел. В зависимости от содержания документов существовали книги данин, судебных дел, отправ и аренд. Записи делались на «тетрадях» - сложенных попалам четырех - шести или более листах, иногда на отдельных, также сложенных пополам, листах. По мере заполнения их переплетали и брошюровали. Есть основания предполагать, что большинство книг, ведшихся в конце XV - первых двух десятилетиях XVI в., которые как раз и характеризуются смешанным содержанием, хранились первоначально в виде связок. Эти связки также назывались «книгами» (слово «книги» использовалось во множественном числе). В 20 - 30-х годах XVI в. их переплели. Но то ли в силу экономии времени средств, то ли по каким-либо иным причинам, под одним переплетом оказались «книги-связки» разного содержания: и «книги» данин, и «книги» судебных дел, и «книги» посольств и т.д. Но с 20-х годов XVI в. заполненные «тетради» готовились к своевременному переплетению и под одним и тем же переплетом встречаем «книги» выдержанной тематики [2, c. 59-64].
Комиссия, проводившая ревизию и реорганизацию архива в то время, разделила все книги, составлявшие его фонд, на две группы. В первую вошли книги главной канцелярии, которым были присвоены порядковые номера с 1 по 297, во вторую - книги вице-канцелярии, получившие в качестве номеров буквы латинского алфавита от А до U.
Такое деление книг было закреплено в реестре, составленном в 1747 году. Косвенным подтверждением разделение канцелярии на два подразделения является и реестр 1623 года, составленный Львом Сапегой при передаче должности канцлера своему преемнику Альбрехту Станиславу Радзивиллу.
Разделение канцелярии на два структурных подразделения в
организационном плане сводилось скорее к распределению книг между канцлером и подканцлером в процессе их ведения. По поручению печатаря документ изготавливался любым из находившихся при нем писарей, скреплялся печатью и вписывался дьяком именно в ту книгу, которая всегда была при этом печатаре и им хранилась. В одни книги записывались копии документов, создававшихся по распоряжению канцлера, а в другие -подканцлера. Не случайно в книгах вице-канцелярии встречаются копии документов, подписанных лично подканцлером, но никогда - канцлером. Очевидно, что само ведение той или иной книги продолжалось лишь в то время, когда канцлер или подканцлер присутствовал в канцелярии, выполняя свои непосредственные обязанности.
Канцлер и подканцлер являлись хранителями не только тех книг, которые велись при них, но и вообще всех книг, сформированных при этих должностях. Разделение книг на подканцлерские и канцлерские существовало уже при первом подканцлере Остафии Воловиче, хотя все книги за время его пребывания в этой должности попали в число книг главной канцелярии.
С этого же времени, очевидно, книги хранились отдельно: одни в заведывании канцлера, другие - подканцлера. Об этом свидетельствует не только содержание реестра 1623 года, в котором указаны только книги главной канцелярии, но и то, что не позднее 30-х годов XVII столетия при каждой из групп книг состоял свой метрикант - регенты большей и меньшей канцелярий, в обязанности которых входило обеспечение сохранности книг, подготовка и выдача выписок из них. Распределение книг между канцлером и подканцлером настолько прочно вошло в практику, что считалось нормальным явлением для печатаря иметь их в своем распоряжении не только в канцелярии, но даже дома. Разделение канцелярии на главную и меньшую было связано с особенностями ведения и хранения канцлерских и подканцлерских книг, но никак не с организационным разделением канцелярии. Это необходимо учитывать, говоря о структурном делении государственной канцелярии на большую и меньшую [6, c. 55-56].
Система государственного делопроизводства начала складываться с середины XV в.
Во главе отдельного приказа стоял приказной судья, ему подчинялись дьяки и поддъячии. В приказной избе хранилась государственная печать, денежные суммы и велось делопроизводство.
В XIX нач. XX веке сформировалась новая система управления -министерская. Она основана на принципе единоначалия. Первыми министерствами были военно-морские силы, иностранные дела, внутренние дела, коммерции, финансы народного просвещения, юстиции. Каждый министр должен был создать канцелярию и назначить помощника.
В это время и появляются реквизиты: ссылка на поступивший документ и адресат.
Октябрьская революция 1917 года координально изменила государственный аппарат. Для работы в соответствующих учреждениях были привлечены солдаты, не имеющие специального образования. Тем не менее в 20-е гг. организуется исследование в области управления и делопроизводства, выходят наиболее важные нормативно-методические документы в сфере ДОУ. Наиболее интересные разработки проблем велись по следующим направлениям: способы регистрации документов, документооборот учреждений, контроль исполнения и хранения документов.
В 1941 г. собирается первое межотраслевое совещание по оргтехнике. Была разработана обширная программа совещания, но реализовать ее помешала Великая Отечественная Война.
Повышение интереса к разработке систем проблем управления относится к началу 60-гг. Первым важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г Постановление совета Министров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР». В 66-гг. учреждение «Всесоюзный научный исследовательский институт документоведения и архивного дело. 70-80-гг. издаются ГОСТы на управления документами и общесоюзные классификаторы.
Компьютерные программы подготовки документов имели в своем составе комплекты шаблонов документов адаптированных на русском языке и полностью игнорирующие отечественные нормативы и традиции в области создания и оформления документов [1, c. 19-22].
2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ
В XX в. административные структуры изменили свои наименования: департаменты на управления, столы на отделы. Значительно изменились функции руководителей и делопроизводственных служб в работе с документацией. Канцеляриям полностью оставлены только функции обработки всей поступающей и рассылаемой корреспонденции. Регистрация, контроль исполнения и хранение документов производится в других подразделениях, да и сама канцелярия не исполняет никаких срочных и обычных документов, отвечая только за информационно-методическое состояние работы с документами во всех подразделениях и подведомственных организациях.
В сложившейся отечественной практике руководителя максимально освобожден от личного исполнения или создания каких-либо документов. Руководитель контролирует работу сотрудников с документацией и удостоверяет (подпись, резолюция) практически все документы. Сотрудники по существующей традиции и правилам имеют право подписи только документов личного характера, объяснительных и докладных записок.
Наибольшему упрощению подвергалась система регистрации. Был провозглашен принцип однократной регистрации документов: централизованно или в структурных подразделениях (бухгалтерии, отделе статистики, юридическом и др.). Создание единой регистрационно-контрольной карточки и картотек позволило снизить затраты на регистрацию и избежать ее дублирования. Система регистрации документов методически основана на построении номенклатуры дел, с помощью которой достигается полный учет всех документов.
Внедрение новых информационных технологий в 80 - 90-е гг. привело к необходимости создания автоматизированных систем управления (АСУ) и подготовки Общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС). В настоящее время очень наглядно проявилось отставание системы документационного обеспечения в России от западных технологий делопроизводства (концепция «безбумажного офиса».) [1, c. 22-24].
Информационные связи предприятия могут осуществляться различными средствами, как устными, так и письменными.
К средствам письменной (документированной) связи относятся:
1. Деловые письма, соглашения, договоры;
2. Доклады, отчеты;
3. Телеграммы, телефонограммы, телексы, факсы и т.п.
Устная связь осуществлялась при помощи:
1. Устных переговоров, совещаний;
2. Телефонных переговоров (внутренних, городских, междугородних, международных);
3. Громкоговорящей связи, переговорных устройств и т.п.
Большая часть информации, используемой для управления, фиксируется в различных документах. Составной частью управления любой организационной системой является делопроизводство.
Термин «делопроизводство» появился во второй половине XVIII века. Первоначальное значение этого термина не соответствовало современному пониманию. Слово «дело» на Руси обозначало не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. Делопроизводство (производство дела) определяла процесс решения дела. В настоящее время значение этого термина изменилось. Делопроизводство теперь означает организацию информационного сопровождения дел, то есть ведение документации. Новое значение термина определяет главную цель делопроизводства - информационное обеспечение управления. Поэтому синонимом делопроизводства считается словосочетание «документационное обеспечение управления» (ДОУ).
Делопроизводство
- это деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы с ними.
Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:
1. Создание документов, то есть фиксация их на каком-либо носителе;
2. Передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений;
3. Регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;
4. Систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности.
Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (многофункциональных телефонов, факсов, модемов) и сетевых технологий.
Программное обеспечение компьютеров, используемое для решения основных задач делопроизводства на современном этапе.
1. Для создания документов
используются текстовые редакторы. Эта среда дает возможность оперативного редактирования документов использования готовых форм (шаблонов) при составлении основных видов документов, оформления их с использованием фирменного стиля предприятия возможность многократного тиражирования созданных документов и многое другое.
Специальные программы-переводчики позволяют быстро и грамотно перевести документ на любой язык, если предприятие имеет международные контакты.
2. Для обмена информацией
используются компьютерные сети (локальные, корпоративные, глобальные), что ускоряет процесс обмена. Специальные компьютерные программы позволяют передавать как сами документы, так и любую управляющую информацию через электронную почту или гипертерминалы.
3. Для регистрации документов
и для контроля их исполнения используются программы по автоматизации управления и организации труда секретарей. Они позволяют регистрировать внутренние и внешние документы, ставить их на контроль, вести ежедневники, еженедельники с перечнем работ, не терпящих отлагательства.
4. Для хранения и систематизации документации
используются системы управления базами данных. С помощью подобных программ можно не только создавать электронные картотеки, но и осуществлять быстрый поиск необходимых документов, уничтожение устаревших и введение новых. Огромное количество типовых форм для картот
Чтобы повысить эффективность и качество управления, следует совершенствовать делопроизводство. В связи с этим основными принципами организации современного делопроизводства становятся:
1. Оперативность в составлении и прохождении документа;
2. Высокое качество документа;
3. Оптимальность документооборота (целесообразность документов недопустимость их многократного дублирования и волокиты при прохождение и т.п.)
4. Безбумажные технологии обмена информацией, где это возможно. Успешной реализации этих принципов в управлении способствуют
следующие организационные меры:
1. Оптимизация распределения обязанностей между управляющим персоналом;
2. Оснащение рабочих мест секретарей, работников архивов, канцелярий компьютерами и современной оргтехникой;
3. Организация компьютерных сетей и внедрение сетевых технологий;
4. Применение специализированного программного обеспечения, учитывающего специфику конкретных отраслей, для организации работы с документами [5, c. 32-34].
3. ФОРМЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
От правильной постановки делопроизводства в организации зависит оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления, организация и культура труда персонала, уровень механизации управления и др.
Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях имеет три основные системы организации: централизованную, децентрализованную и смешанную.
Выбор системы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учреждения, объема документооборота и др.
При централизованной
системе все операции, связанные с документационным обеспечением управления сосредотачиваются в одном месте, в единой для всего учреждения службе ДОУ или у секретаря (прием документов, их регистрация, контроль исполнения, хранение дел и др.), Достоинства этой формы делопроизводства заключается в освобождении основных структурных подразделений от вспомогательных операций с документами, обеспечении работников делопроизводственных служб полной и равномерной загрузкой. При централизации операций с документами значительно повышается качество их обработки. Централизованная форма делопроизводства чаще всего применяется в учреждениях, небольших по объему работы с документами. Такую форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет ленейно-функциональную организационную структуру.
При децентрализованной
форме организации делопроизводства все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях учреждения, то есть каждая структурная часть в этом случае ведет делопроизводство самостоятельно. Ее целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации.
При смешанной
системе делопроизводства одни операции (прием и отправка корреспонденции) осуществляются службой ДОУ, а другие (регистрация, оформление и составление документов, формировании дел) производятся как в службе ДОУ, так и в других структурных подразделениях.
Смешанная форма организации делопроизводства применяется обычно в крупных учреждениях со значительным объемом обрабатываемой документации. В этих учреждениях работники по делопроизводственному обслуживанию имеются, как правило, в каждой структурной части.
Смешенная форма организации делопроизводства позволяет полностью механизировать работу с документами, более рационально использовать предназначенные для этих целей технические средства [4, c. 60-61].
4. СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
Документационное обеспечение управления в организации, как правило, осуществляется специальной службой, действующей на правах структурного подразделения.
В организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления (ДОУ), работу с документами выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное лицо.
В зависимости от объема документооборота и типовых структур могут быть следующие службы ДОУ:
- управления делами;
- канцелярия;
- общей отдел;
Управление делами
- это, как правило, подразделение, имеющее внутреннюю структуру. Создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. В составе управления делами выделяются группы, сектора, отдельные и другие структурные части, обеспечивающие учет и регистрацию документов, контроль за исполнением документов, работу с документами коллегиальных органов, изготовление документов, копирование и тиражирование документов, а также такие подразделения, как секретариат, архив, отдел совершенствования делопроизводства и др.
Канцелярия
- это наиболее понятное и привычное название службы ДОУ. Канцелярия создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведений. В состав канцелярии входят подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами, рассмотрению писем и жалоб, секретариат, экспедиция, бюро машинописи и стенографии, копировально-множительное бюро, архив.
Общий отдел
- это служба по работе с документами в исполнительных структурах власти (мэрия, префектуры, муниципалитеты). В состав общего отдела включаются канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), копировально-множительное бюро, бюро машинописи и стенографии, архив.
Служба ДОУ осуществляет следующие функции:
1. Внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования;
2. Разработка и внедрение рациональных форм документов и организация работы с документами с учетом ведомственной специфики;
3. Контроль за соблюдением стандартов на документы;
4. Экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям;
5. Регистрация документов и учетно-справочная работа;
6. Контроль исполнения документа;
7. Формирование, оформление, хранение дел и выдача их для использования;
8. Оформление, издание и рассылка документов;
9. Машинописное изготовление, копирование и размножение документов;
10. Организационное и методическое руководство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации;
В организациях, не имеющих службы ДОУ, ее функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное лицо, должностное лицо.
Служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам, по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства [3, c. 32; 7, c. 18-21].
5. РАЗРОБОТКА ПОЛОЖЕНИЯ О СЛУЖБЕ ДОУ
Важная задача в организации службы ДОУ - это разработка положения о службе ДОУ.
Положение
- это правовой акт, устанавливающий порядок образования, права, обязанности, ответственность и организацию работы органа управления, структурного подразделения, комиссии и др.
Положение о подразделении - это документ, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения.
Положение определяет статус этой службы, отражает ее место в системе управления, раскрывает ее внутреннюю организацию. На основе Положения определяются штаты этой службы, закрепляемые в штатном расписании учреждения (предприятия), организуется его повседневная деятельность, определяется степень ответственности за выполнение возложенных на нее задач и функций. Положение позволяет более полно и обоснованно оценивать результаты работы службы ДОУ.
Положение о службе ДОУ должно разрабатываться с учетом требований следующих нормативных и методических документов:
- Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитета и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь (утверждена приказом Председателя Белкомархива от 23.05.1995 № 13);
- Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.38-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
- Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) (утверждена Председателем Роскомархива 28.12.1999).
Текст положения о службе ДОУ в соответствии с ГСДОУ должен содержать следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Цели и задачи службы ДОУ.
3. Функции службы ДОУ.
4. Права и ответственность службы ДОУ.
5.Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями (Приложение 1).
1. Общие положения
1.1. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) является самостоятельным структурным подразделением организации (указывается наименование организации).
1.2. Службу ДОУ возглавляет начальник (заведующий и т.д.), подчиненный непосредственно руководителю организации.
1.3. Начальник службы ДОУ назначается и освобождается от занимаемой должности руководителем организации.
1.4. В своей деятельности служба ДОУ руководствуется законодательством Республики Беларусь, распорядительными документами руководителя организации (приказами, указаниями, распоряжениями и т.д.) методическими документами по вопросам организации делопроизводства и архивного дела, а также настоящим Положением.
1.5. В состав службы ДОУ включается: секретариат, подразделение по учету и регистрации документов, контролю, экспедиция, копировально-множительное бюро, машинописное бюро, архив, организационной и методической службе ДОУ подчинены секретари структурных подразделений.
1.6. Наименования должностей работников службы ДОУ устанавливаются в соответствии со штатным расписанием.
1.7. Служба ДОУ имеет простую печать с обозначением своего наименования.
2. Цели и задачи службы ДОУ
2.1. Установление единого порядка работы с документами в организации; документационное обеспечение деятельности организации в соответствии с нормативными правовыми актами и методическими документами по делопроизводству.
2.2. Обеспечение учета, обработки, сохранности и использования образующихся в деятельности организации документов и дел.
2.3. Совершенствования форм и методов работы с документами.
3. Функции службы ДОУ
3.1. Разрабатывает инструкции и другие документы, методические пособия по документационному обеспечению деятельности организации.
3.2. Организует разработку номенклатур дел структурных подразделений, составляет сводную номенклатуру дел организации.
3.3. Организует по поручению руководства организации подготовку проектов документов, обеспечивает их оформление и выпуск.
3.4. Организует и обеспечивает документационное и организационно-техническое обслуживание работы совещательных органов организации.
3.5. Осуществляет прием, регистрацию, учет, доставку по подразделениям входящих документов, а также прием, контроль за оформлением и отправку исходящих документов.
3.6. Осуществляет регистрацию, учет, оформление внутренних документов.
3.7. Осуществляет контроль за качественной подготовкой и оформлением документов, за своевременным их исполнением в организации, принимает меры по сокращению сроков прохождения и исполнения документов, обобщает и анализирует данные о ходе и результатах этой работы.
3.8. Контролирует выполнения заданий руководства организации по документам, обеспечивающим основную деятельность организации.
3.9. Организует работу с обращениями граждан (предложениями, заявлениями, жалобами).
3.10. Обеспечивает печатание, копирование и размножение служебных документов.
3.11. Осуществляет организационно-методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях, контролирует правильность оформления и формирования документов и дел.
3.12. Организует работу по экспертизе ценности документов и дел, принимает от структурных подразделений дела, законченные делопроизводством, обеспечивается их учет, описание, сохранность и использование.
3.13. Осуществляет мероприятия по совершенствованию делопроизводства и архивного дела в организации.
3.14. Оказывает консультативно-методическую помощь работникам структурных подразделений организации в работе с документами, организует повышение квалификации сотрудников по вопросам совершенствования документационного обеспечения ее основной деятельности.
3.15.Обеспечивает изготовление, учет и хранение бланков документов организации.
3.16. Проставляет печать на документах в случаях, предусмотренных Инструкцией по делопроизводству в организации.
4. Права и обязанности
4.1. Контролировать и требовать выполнение установленных Инструкцией по делопроизводству правил работы с документами в организации.
4.2. Докладывать руководителю организации о состоянии работы с документами, представлять руководству документы для рассмотрения.
4.3. Привлекать специалистов функциональных служб к подготовке проектов документов по поручениям руководства организации.
4.4. Запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для совершенствования форм и методов работы с документами, выполнения поручений руководства организации.
4.5. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных требований их подготовки и оформления.
4.6. Ставить на контроль исполняемые в организации документы, определять необходимые контрольные действия, вносить предложения о снятии документа с контроля.
4.7. Вносить руководству организации предложения по вопросам, входящим в компетенцию службы ДОУ.
4.8. Участвовать в совещаниях и иных мероприятиях, проводимых в организации, по вопросам, входящим в компетенцию службы ДОУ.
4.9. Проверять в структурных подразделениях организации состояния делопроизводства, знакомиться со всеми документами по проверяемым вопросам.
4.10. Разрабатывать положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работникам.
4.11. Не принимать для печатания документы, подготовленные с нарушением установленных требований к их оформлению.
4.12. На службу ДОУ возлагается ответственность за обеспечение установленного порядка работы с документами в организации, выполнение указаний и поручений руководства, выполнения плана работы службы.
5. Взаимоотношения службы ДОУ
5.1. С руководителями функциональных служб организации - по вопросам работы с документами, контроля и проверки исполнения документов, подготовки и представления необходимых руководству материалов.
5.2. С кадровой службой, службой труда и заработной платы - по вопросам расстановки кадров, повышение квалификации сотрудников в работе с документами.
5.3. С юридической службой - по правовым вопросам, связанные с подготовкой документов.
5.4. Со службами хозяйственного и технического обслуживания по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями.
5.5. В пределах своей компетенции осуществляет взаимоотношения с другими организациями по вопросам работы с документами.
Положение о службе ДОУ визируется юридической службой руководителями структурных подразделений, взаимосвязи с которыми перечислены в разделе положения «Взаимоотношения». Завизированное положение затем передается руководителю организации на утверждение.
Положение регистрируется в организации в журнале регистрации внутренних документов. Если такой журнал не ведется, что допускается при объеме наиболее важных внутренних документов до 200в год (не считая приказов, для регистрации которых применяются отдельные регистрационные формы), положение регистрируется в журнале регистрации исходящих документов. Регистрационный номер (индекс) проставляется в бланке положения.
В организациях, передающих документы постоянного хранения в государственные архивы, в негосударственных организациях срок хранения положений о структурных подразделениях – «постоянно». Для организаций, не передающих документы в государственные архивы, - «10 лет после замены новыми». Эти сроки установлены в статье 10 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Госкомархива от 06.08.2001 № 38).
Подлинники положений о структурных подразделениях (первые экземпляры), в том числе и о службе ДОУ, формируются в дела и хранятся согласно номенклатуре дел в соответствующем структурном подразделении (канцелярии, отделе кадров и др.). Копии положений хранятся в тех службах, деятельность которых они регламентируют.
В случае необходимости внесения изменений (дополнений) в положение о службе ДОУ руководителем организации издается соответствующий приказ.
Служба ДОУ может иметь простую печать, в которой в центре помещается наименование этой службы (канцелярия, секретариат и др.). В организациях, где функции службы ДОУ выполняет секретарь руководителя, вместо наименования службы ДОУ, как правило, обозначается: «Для документов». Простая печать используется для заверения умноженных экземпляров документов, справок, выдаваемых этой службой [3, c. 33-40; 7, c. 22-24].
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Делопроизводство - это главная деталь в развитии любого учреждения. От того как будет развиваться делопроизводство зависит деятельность предприятий. В процессе своей деятельности на каждом предприятии создается огромное количество документов, которые пересылаются в другие организации, страны и если бы делопроизводство не развивалось не было бы ни документов, ни предприятий.
С каждым годом развитие делопроизводства все сильнее внедряется в деятельность предприятий. Ведь чем выше уровень развития делопроизводства, тем выше уровень развития предприятия, а от этого зависит и уровень развития нашей страны.
Для того чтобы развивалась наша страна, необходимо чтобы развивались существующие в ней предприятия, а для их деятельности необходимо развивать делопроизводство и для всего этого нужны лучшие сотрудники, которые смогут всегда найти новую ступень для лучшего развития делопроизводства.
Развитие каждого предприятия зависит от уровня развития делопроизводства. Каким бы не было предприятие в нем должно существовать делопроизводство, которое должно развиваться.
Приложение 1
Макет положения о службе ДОУ
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
(предприятия) Руководитель организации (предприятия)
ПОЛОЖЕНИЕ ___________ И.О.Фамилия
Дата
___________
№ ________
Место издания
О________________________
(наименование структурного
подразделения)
Положение о структурном подразделении определяет правовой статус, задачи, функции, права, обязанности и ответственность этого подразделения.
Положение о структурном подразделении включает в себя следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения. Связь.
7. Организация работы.
Руководитель структурного
подразделения И.О.Фамилия
Визы
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Большакова И.Н., Пинигина Т.М., История делопроизводства // Секретарское дело. - С. 19 - 24.
2. Груша А.И. Исторические особенности национального делопроизводства // Секретарь-референт. – 2002. - № 2 – С. 59 – 64.
3. Давыдова Э.Н. Разработка и оформление положения о службе документационного обеспечения управления // Архивы и делопроизводство. – 2003. - № 3. – С. 32 – 40.
4. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Службы Документационного обеспечения управления // Делопроизводство. – 2001. – 5-е издание. – С. 60 – 62.
5. Макарова Н., Николойчук Т., Титова Ю. Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы // Компьютерное делопроизводство. – 2002. – С. 32 – 34.
6. Рыбаков А.М. Организационные документы // Секретарское дело. – 2000. - № 3 – С. 55 - 56.
7. Янковая В.Ф. Организация служб Документационного обеспечения // Секретарь-референт. – 2005. - № 1 – С. 18 – 21, 22 – 24.