Организация делопроизводства и персональный менеджмент

r />

5.1. Цифровая подпись

Согласно пункту 3 статьи 5 настоящего закона, юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.

Для признания электронной цифровой подписи необходимо наличие в автоматизированных информационных системах сертифицированных программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдение установленного режима их использования.

5.2. Доступность информации

Пункт 2 статьи 6 Закона устанавливает, что физические и юридические лица являются собственниками тех документов, массивов документов, которые созданы за счет их средств, приобретены ими на законных основаниях, получены в порядке дарения или наследования.

Государственные и негосударственные организации, а также граждане имеют равные права на разработку и производство информационных систем, технологий и средств их обеспечения (п.2 ст.16).

5.3. Лицензирование отдельных видов деятельности связанных с обработкой информации

Закон решает вопрос повышения качества, надежности средств защиты информации от несанкционированного доступа, а также ответственности организаций, производящих такие средства, устанавливая лицензирование такой деятельности: организации, разрабатывающие и производящие такие средства, должны получить лицензию на этот вид деятельности (п.3 ст.19).

5.4. Право на защиту информации

Пункт 1 статьи 21 закона гласит, что защите подлежит любая документированная информация, неправомерное обращение с которой может нанести ущерб ее собственнику, владельцу, пользователю и иному лицу, и устанавливает режим защиты информации.

Контроль за соблюдением требований к защите информации и эксплуатацией специальных программно-технических средств защиты, а также обеспечение организационных мер защиты информационных систем, осуществляется органами государственной власти в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.

5.5. Сертификация информационных систем

При обработке информации всегда существует угроза нанесения ущерба ее владельцу. Для снижения риска Закон предписывает использовать механизм сертификации информационных систем и средств защиты информации (ст.19), при этом ответственность за возникающий риск берет на себя орган сертификации. Эта ответственность может быть реализована в форме страхования или прямого возмещения понесенного ущерба.

Документ
(от лат. Documentum — образец, свидетельство, доказательство, любой материальный объект) — материальный носитель, содержащий, выражающий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

Официальная формулировка в законодательстве РФ: документ
— материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

В узком смысле, документ
— деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-то. Так, в праве под документом понимают письменный акт, составленный в предусмотренной законом форме и удостоверяющий факты юридического значения (рождение лица, получение образования, трудовой стаж). В исторической науке документом называется письменное свидетельство о чём-либо, чаще всего принадлежащие государственному аппарату или общественным организациям.

Важный вид документов — различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.

Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документацией.

Функционирование современного общества вызывает создание значительного числа документов, в основном текстовых. Классификацией документов, определением способа их создания и обработки занимается документоведение.

Классификация документов

Документы различают:

· По назначению - организационные документы ( Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность); распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение), информационно-справочные документы ( Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка)

· По времени создания — первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.)

· По способу изготовления — рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал)

· По типу содержания — текстовые, иконические (графические), идиографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные

· По способу представления — электронный, на бумажных носителях

· По месту издания — внутренние, внешние

· По направлению отправки — входящие, исходящие

· По распространению — опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные

· По необходимости технических средств — человекочитаемые, машиночитаемые

· По уровню секретности - не секретные, секретные, с разным уровнем секретности.

Виды обработки документов делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления).

По содержанию документы делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и др.

3.
Приведите схему работы с документами. Укажите используемые реквизиты

Жизнь любой организации связана с обработкой управленческой информации, с момента их получения или создания до завершения исполнения или представленной в форме деловых документов. Однако чем крупнее фирма, тем хаотичнее могут оказаться пути ее распространения. Движение документов в организации отправки за пределы предприятия называется документооборотом. Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между:

1) теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения
(руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие);

2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив).

По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока:

1. документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь (или канцелярия), адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям. Посмотрите на рисунок 2 «Распределение потока входящих документов».

Рис. 2 Распределение потока входящих документов

2. документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое ( приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.)

3. документопоток исходящих документов - информация направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)

Задача делопроизводственных
служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенная и отшлифованная системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Они называются Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

Этапы обработки входящего письма, адресованного руководителю

1. После вскрытия конверта секретарь производит предварительное рассмотрение письма, на основании которого он принимает решение направить документ руководителю. (Конверты с пометкой "лично" не вскрываются).

2. Секретарь регистрирует письмо. Письмо получает уникальный входящий номер. При регистрации также фиксируется дата его поступления в организацию.

3. Секретарь передает письмо руководителю.

4. Руководитель рассматривает документ и с резолюцией, отражающей его решение направляет исполнителю через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал.

5. Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляет

руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа).

6. Секретарь (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением документа.

7. Секретарь получает от исполнителя инициативное письмо и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, а ответ направляет адресату.

Рис. 3 Схема работы с входящими документами.

Этапы обработки внутренних документов
.

Этапы обработки внутренних документов зависят от их вида. Типичным примером внутреннего документа является приказ по основной деятельности. Рассмотрим этапы его обработки.

1.Внутренние распорядительные документы (например, приказы, решения или распоряжения) составляются и оформляются по указанию руководителя предприятия секретарем,

2. Затем приказы, при необходимости, согласовываются с юридической службой предприятия,

3. Согласованные приказы подписываются руководителем,

4. Затем внутренние документы регистрируются, размножаются секретарем (или в канцелярии) и направляются в структурные подразделения для исполнения.

Этапы обработки исходящих документов

1. Исходящий документ готовится исполнителем в подразделении (составляется и согласовывается проект документа). Чаще всего исходящий документ исполнителем и оформляется, а секретарь проверяет правильность оформления.

2. Оформленный документ передается на подпись руководителю предприятия.

3. После подписания руководителем документ регистрируется секретарем или в канцелярии.

4. Зарегистрированный документ отправляется адресату. Отправка должна быть произведена в день поступления документа в канцелярию.

5. Копийный экземпляр документа секретарь подшивается в дело.

Этапы обработки внутренних документов.

Этапы обработки внутренних документов зависят от их вида. Типичным примером внутреннего документа является приказ по основной деятельности. Рассмотрим этапы его обработки.

1.Внутренние распорядительные документы (например, приказы, решения или распоряжения) составляются и оформляются по указанию руководителя предприятия секретарем.

2. Затем приказы, при необходимости, согласовываются с юридической службой предприятия.

Рис. 4 Схема работы с исходящими документами.

3. Согласованные приказы подписываются руководителем.

4. Затем внутренние документы регистрируются, размножаются секретарем (или в канцелярии) и направляются в структурные подразделения для исполнения.

Список использованной литературы

1) Персональный менеджмент: учебник/ С.Д. Резник и др. - 2 изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002

2) Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие/ В.И. Андреева. - 2-е изд., перераб. И доп. - М.:КНОРУС, 2007

3) http://ftp.termika.ru

4) http://ru.wikipedia.org

5) http://www.mdi.ru