Содержание:
Введение ………………………………………………………………… 2
1. Архивный фонд РФ: организация документов по архивам …………. 6
1.1. Организация документов по формам собственности …………… 7
1.2. Организация документов по видам носителей, способам
и технике закрепления информации ……………………………… 9
1.3. Формы хранения документов ……………………………………… 10
2. Организация документов в архивах……………………………………. 12
3. Использование архивных документов ………………………………… 20
3.1. Направления и цели использования архивных документов ….. 21
3.2. Формы использования документов архива …………………….. 24
3.3. Запрос как основная форма использования архивных документов 25
3.4. Условия выдачи подлинных документов гражданам для защиты
их законных прав и интересов …………………………………… 30
3.5. Инициативное информирование архивом юридических лиц:
технология работы ………………………………………………… 30
3.6. Предоставление архивных документов пользователям
в государственном и ведомственном архивах …………………… 32
3.7. Выдача дел во временное пользование …………………………… 33
Заключение ……………………………………………………………... 35
Введение
С древних времен человечеству приходилось решать проблему хранения информации - накопленных многими поколениями знаний, культурных, технических, научных и прочих ценностей. Решение проблемы тесно связывалось с применением технологий хранения, учета, разграничения доступа, создания новых единиц хранения, новых знаний на основе уже имеющихся и т. д.
Сложно судить насколько была эффективна та или иная технология. С одной стороны, теорему Пифагора или закон Архимеда никто заново не «открывает». Они сохранились благодаря решению проблемы создания новых знаний на основе использования старых. С другой стороны, ученых до сих пор поражает научная точность древних теорий, которые изложены на глиняных табличках, папирусах и прочих «носителях информации» тех времен. Проблемы физического хранения и надежности «носителей» в этом случае решены прекрасно. Через тысячелетия их извлекают при раскопках и читают! Но, к сожалению, решение проблем учета, доступа и создания новых знаний (на основе имеющихся) отсутствует. Знания были «утеряны», и некоторые законы приходилось «открывать вновь».
Страшными по своей сути словами «мертвая цивилизация» мы называем те народы прошлого, ключ к пониманию письменности и культуры которых утрачен, язык которых утратил живое звучание и тоже стал мертвым. Как индивидуум не может существовать без памяти о своем прошлом, так и общество в целом не может существовать без социальной памяти, воплощенной в архивных документах. Поэтому такой важной является задача сохранения историко-культурного наследия народов России, частью которого является Архивный фонд Российской Федерации – совокупность всех архивных документов страны.
Все аспекты создания и работы архивов изучает специальная дисциплина – архивоведение. Наука об архивах в нашей стране существует около двухсот лет.
В настоящее время под архивоведением понимают комплексную научную дисциплину, изучающую историю, теорию, современную организацию архивного дела как отрасли управления, архивные технологии, архивное право и другие направления, связанные с архивными документами.
Цель написания данной работы дать представление о том, насколько интересной, ответственной и важной является работа архивиста, показать некоторые из аспектов работы архива и подробно описать технологии организации и использования архивных документов, которые складывались в нашей стране веками.
Большой интерес для изучения данной работы представляет цикл статей преподавателей РГГУ Алексеевой Е.В., Афанасьевой Л.П., Буровой Е.М., и Осичкиной Г.А., опубликованные в информационно-практических журналах «Делопроизводство» и «Секретарское дело» (статьи «…….», «…..», «….»). Эти публикации посвящены общим проблемам сферы делопроизводства и архивного дела, всесторонне раскрывающий различные аспекты работы архива организации любой формы собственности, а также взаимодействие служб документационного обеспечения управления организации и архива. Аспекты эти чрезвычайно многообразны и очень интересны.
Статьи «архивоведческого цикла» рассчитаны на широкий круг читателей. Авторы попытались изложить материал в привлекательной и доступной форме, избежать следования сухому языку ведомственных инструкций. Статьи предназначены, прежде всего, для практиков, не обязательно имеющих специальное образование в области архивного дела, и написаны с учетом опыта преподавательской деятельности авторов.
Откуда же берутся архивы? Одни возникают на наших глазах вместе с новыми учреждениями, фирмами, органами управления, в деятельности которых неизбежно создаются документы. Другие складывались в течение столетий. Третьи были созданы в связи с появлением новых систем документации и носителей информации.
В деятельности государственных и негосударственных организаций, частных лиц создается огромное количество документов, в совокупности представляющих собой Документальный фонд страны. Наиболее ценная часть этих документов подлежит сохранению в архиве.
Все архивные документы страны образуют Архивный фонд российской Федерации.
Согласно Основам законодательства, Архивный фонд Российской Федерации представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации. В состав Архивного фонда России входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации производится на основании экспертизы их ценности, в порядке, устанавливаемом Федеральной архивной службой.
Сложная и ответственная работа по распределению документов между архивами называется организацией документов в пределах Архивного фонда РФ. На практике организация архивных фондов и архивных документов складывается из административно-правовых и научно-методических решений, технических операций. При этом учитывается принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и другие факторы. От рациональной организации документов Архивного фонда Российской Федерации зависит успех поиска документов.
Организация документов Архивного фонда страны осуществляется на трех уровнях: в пределах АФ РФ в целом; в пределах архива; в пределах архивного фонда.
Доступ к документам архивного фонда РФ, являющегося частью национального и культурного достояния регламентирован федеральным законодательством. Закон возлагает ответственность за соблюдение государственной тайны, а также охрану прав и интересов граждан, конфиденциальная информация о которых имеется в архивных документах, на архивиста. С другой стороны закон грозит карами за необоснованное ограничение доступа к документам, запрещает создание тайных архивов.
Архив вправе защищать авторские права на архивные справочники и базы данных. Но архивные документы принадлежат обществу в целом. Незнание правды о прошлом лишает общество социальной памяти и может стать причиной катастрофы.
1.
Архивный фонд РФ: организация документов по архивам
Организация документов на уровне Архивного фонда РФ, лежит в основе построения сети государственных хранилищ.
Сеть государственных хранилищ образуют все федеральные архивы, архивы субъектов Федерации, музеи, библиотеки, отраслевые фонда. В эту сеть архивисты должны «поймать», по возможности, все документы, представляющие ценность для общества и исторической науки.
Учеными были выработаны научные принципы организации документов на уровне архивного фонда страны.
Современными признаками организации документов Архивного фонда Российской Федерации являются:
1. Организация документов по формам собственности:
- Документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации полежат хранению в государственных архивах, государственных библиотеках и музеях, учреждениях Российской Академии наук, других государственных хранилищах.
- Документы, входящие в состав государственной части Архивного фонда субъекта Российской Федерации и являющиеся государственной собственностью субъекта Российской Федерации, а также федеральной собственностью, хранятся в архивах, государственных библиотеках и музеях субъекта Российской Федерации, а также в архивах соответствующих органов государственной власти и государственных организаций субъекта Российской Федерации.
- Документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, передаваемые их собственниками в архивы в государственную собственность, подлежат обязательному приему на постоянное хранение. Документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, остающиеся в частной или иной негосударственной собственности, могут поступать от их собственников в архивы на временное, в т.ч. депозитарное хранение при заинтересованности архивов в документах и наличии свободных площадей.
2. Организация документов по видам носителей, способам и технике закрепления информации:
- Письменные и графические документы на бумажных носителях хранятся в общих и специализированных архивах и организуются по архивным фондам организаций и физических лиц, их образовавших, а также по архивным коллекциям.
- Аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы хранятся в специализированных архивах или в специализированных отделах общих архивов.
1.1. Организация документов по формам собственности
Организация документов по формам собственности лежит в основе разделения всех документов Архивного фонда Российской Федерации на государственную и негосударственную части.
1. Государственную часть составляют:
- архивные фонды и архивные документы государственных учреждений, организаций, предприятий и государственных институтов, действовавших на территории России на всем протяжении ее истории, а также учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства;
- архивные фонды и архивные документы органов государственной власти, местного самоуправления, прокуратуры, государственных учреждений, организаций, предприятий, действующих на территории РФ;
- архивные документы отечественных государственных учреждений, воинских частей, находящихся и (или) находившихся за границей;
- архивные фонды и архивные документы предприятий, организаций или объединений смешанных форм собственности в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности;
- архивные фонды или архивные документы органов, учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ;
- архивные фонды и архивные документы других общественных организаций и объединений, образовавшихся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с законом РФ об общественных организациях, принятые в учреждениях Федеральной архивной службы России;
- архивные фонды и архивные документы юридических и физических лиц, поступившие на законных основаниях в собственность государства, в том числе из-за рубежа;
- копии архивных документов на правах подлинников, а также копии архивных документов на законных основаниях поступившие в собственность государства.
2. Негосударственную часть составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности:
- государственных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов политических партий и движений, религиозных объединений и организаций;
- негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;
- физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и другие).
1.2. Организация документов по видам носителей, способам и технике закрепления информации
Второй признак организации документов Архивного фонда РФ предполагает создание архивов кино-, фото-, фоно и видеодокументов, а также архивов научно-технической документации – Российского государственного научно-технического архива и др. Создание подобных архивов вызвано, во-первых, необходимостью особого режима хранения документов на специальных носителях (пленочных, магнитных, оптических), а во-вторых, оборудования для воспроизведения этих документов в читальном зале. Вместе с тем выделение из состава фонда комплекса научно-технической документации или фотодокументов может привести к дроблению фонда.
Первыми хранилищами специальной документации можно считать созданное в 1797 г. депо карт и военно-топографическое депо (1812 г.), комплектовавшиеся военно-топографическими материалами. С появлением фотографии и кино стали откладываться комплексы аудиовизуальных документов, для хранения которых в 1926 г. был создан Центральный кинофотоархив, а в 1932 г. – Центральный архив звуковых записей, которые в 1934 г. были объединены в Центральный фонофотокиноархив. В 1967 г. были созданы Центральный архив звукозаписи и Центральный архив научно-технической документации СССР. В настоящее время накопление значительного массива машиночитаемых документов на машинных и оптических носителях ставит перед архивистами проблему создания специальных центров для их хранения.
1.3. Формы хранения документов
Существует три формы хранения документов:
Постоянное хранение
– вечное хранение архивных документов в архивах, библиотеках, музеях.
Временное хранение
– хранение документов учреждениями и организациями в создаваемых ими архивах в течение периода, установленного нормативными правовыми актами. Временное хранение документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государственных учреждений, организаций, предприятий, а также государственные отраслевые фонды. Муниципальные (районные и городские) архивы могут осуществлять временное хранение (это архивы с переменным составом документов). Обычно временное хранение осуществляется в интересах учреждений и ведомств, пока документы нужны для информационного обеспечения работы данной организации. Сроки передачи документов на постоянное хранение строго ограничены законом.
Депозитарное хранение
– хранение документов в архиве, музее и библиотеке на условиях, определяемых соглашением – договором между собственником документов и архивом, музеем и библиотекой с сохранением за собственником права распоряжаться архивными документами.
Сроки и условия временного и депозитарного хранения должны быть установлены специальным соглашением между Федеральной архивной службой и ведомствами.
Таким образом, организация архивных фондов и архивных документов складывается из административно-правовых и научно-методических решений, технических операций. При этом учитывается принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и другие факторы. От рациональной организации документов Архивного фонда Российской Федерации зависит успех поиска документов.
2.
Организация документов в архивах
Распределением документов Архивного фонда российской Федерации по сети государственных и негосударственных архивов не завершается процесс их организации. Он продолжается и в архивных учреждениях, где рассматривается как второй уровень организации документов. В архивах документы организуются по историческим и/или логическим связанным совокупностям – архивным фондам и архивным коллекциям.
В России пофондовое хранение документов было введено Генеральным регламентом Петра I в 1720 г. и применялось в Московском архиве Министерства юстиции и Лефортовском архиве.
Пофондовая классификация документов в пределах архива прочно вошла в практику отечественных архивистов и являлась на протяжении ХХ столетия основным принципом их организации. Пересистематизация дел внутри фонда допускается в исключительных случаях, когда прежняя систематизация безвозвратно утрачена вследствие образования россыпи. Расформирование дел в государственном архиве, как бы не грамотно они не были сформированы в делопроизводстве учреждения, не допускается почти никогда. Это обязывает работников службы делопроизводства и ведомственного архива особенно внимательно относиться к организации документов по фондам.
Архивным фондом
называется совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.
Под совокупностью документов, исторически связанных между собой здесь подразумевается комплекс документов, естественным образом отложившийся в ходе повседневной деятельности организации. При этом его сотрудники вовсе не ставили своей задачей создать архивный фонд – просто любая управленческая деятельность редко обходится без документирования. Таким образом, создание фонда – естественный и неизбежный результат работы организации.
Под совокупностью документов, имеющих логические связи, подразумевается комплекс документов, специально созданный архивистом, коллекционером или другим лицом. При этом документы могли отложиться в деятельности разных организаций. На практике в архиве к логическому принципу классификации прибегают, когда документы находятся в жутком беспорядке и восстановить первоначальную структуру фонда невозможно, а привести в подобающий вид необходимо. Такой комплекс называется архивной коллекцией.
Фондообразователь – это юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образовался документальный фонд.
Признаками фондообразователя являются: его организационная обособленность – наличие правового акта о его образовании, регистрации, компетенции, порядке деятельности; самостоятельного баланса; расчетного счета в банке; штатного расписания, печати, собственных бланков; для физического лица – наличие документов, создаваемых и/или собираемых в процессе его жизни и деятельности.
Вместе с тем самостоятельное структурное подразделение также может быть фондообразователем, если его документы образуют обособленный исторически значимый комплекс.
Однако в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации представительства и филиалы учреждений и организаций не являются юридическими лицами и следовательно, не могут быть самостоятельными фондообразователями.
В зависимости от фондообразователя и особенностей организации документов выделяют следующие разновидности архивного фонда:
- архивный фонд организации;
- архивный фонд личного происхождения;
- объединенный архивный фонд.
Архивным фондом организации называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица.
Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.
Объединенный архивный фонд – это архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи.
Объединенный архивный фонд, как правило, создается уже в архиве на основе нескольких фондов. Признаками образования объединенного архивного фонда могут служить однородность и преемственность деятельности учреждений, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, единство местонахождения и др.; для физических лиц – родственные, профессиональные, творческие, деловые связи (см. Приложение № 1).
Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов, различного происхождения и объединенных по одному или нескольким признакам (см. Приложение № 2).
Распределение документов по архивных фондам и архивным коллекциям называется фондированием.
Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ архивных фондов.
Сотрудники делопроизводственный сферы занимаются фондированием, формируют дела на основе номенклатуры дел, в процессе экспертизы ценности документов и при подготовке документов к сдаче в ведомственный архив.
В ведомственном архиве фондирование проводится в случае определения фондовой принадлежности и при передаче дел в государственный архив; образовании коллекций, объединенных архивных фондов и фондов личного происхождения; описании документов или переработке описей.
Перед тем как приступить к выполнению работ по фондированию, необходимо изучить историю фондообразователя. Ознакомиться с законодательными актами, ведомственными изданиями, источниками и литературой, отражающими историю фондообразователя, какие задачи и функции были возложены на него. Определить масштаб деятельности фондообразователя, кому он подчинялся, какую имел структуру, уяснить функции учреждения в различные периоды его деятельности. Важное значение имеет определение связей с другими учреждениями.
Следует ознакомиться с основными категориями документов фондообразователя (постановлениями, приказами, протоколами, планами, отчетами, штатными расписаниями и др.) В этих документах имеются основные сведения о времени возникновения фондообразователя, его компетенции, структуре и ее изменениях, функциях структурных частей.
По выясненным данным составляется историческая справка. Кроме названных выше данных о фондообразователе в исторической справке нужно раскрыть систему организации документов в делопроизводстве фондообразователя. Эту систему можно выяснить по номенклатурам дел, старым описям, классификаторам, элементам описания на обложках. Далее в исторической справке следует изложить сведения по истории фонда. Следует выяснить, когда поступил фонд в архив, степень его сохранности, объем фонда, крайние даты документов. В исторической справке нужно раскрыть состав, содержание и значение документов для научного и практического использования.
К исторической справке необходимо приложить список источников и литературы, использованных при написании справки.
Большая часть работы по фондированию ложится на плечи работников делопроизводственной сферы. Готовя дела к сдаче в архив, они должны определить их фондовую принадлежность. Как правило, документы учреждений передаются в архив уже обработанными по описи.
Если в архиве приходится проводить большой объем работы по определению фондовой принадлежности дел, значит образовался значительный массив россыпи – материалов из разных фондов, разрозненных и, как правило, неописанных. Образование россыпи вызывается чрезвычайными обстоятельствами, например: стихийные бедствия и пожары; военные действия вследствие социальных потрясений, переворотов; реорганизация государственного аппарата, органов власти и управления.
Например, в истории российского архивного дела образование больших массивов россыпи в государственных архивах было вызвано такими событиями как пожар Москвы 1812 года, гражданская и Великая отечественная войны, реформы государственного аппарата 60-70 годов XIX века и 90-х XX века, штурм Белого дома в октябре 1993 года и др. Однако и в жизни одного учреждения могут случиться не столь глобальные, но неприятные события: пожар, затопление архива, переезд, в ходе которых может образоваться большое количество россыпи.
Фондовая принадлежность всегда устанавливается на основе непосредственного изучения документов.
Документы, как правило, сами несут дополнительные сведения об их принадлежности к определенному архивному фонду. В современном государственном делопроизводстве эти сведения могут быть отражены на обложке дела. Там указывается официально принятое полное, а в скобках – сокращенное название учреждения-фондообразователя и название структурного подразделения, в деятельности которого возникли документы.
Если этих сведений нет на обложке или они вызывают сомнение, а также если делу «не повезло» и оно утратило обложку совсем, то фондовая принадлежность устанавливается на основании изучения содержащихся в деле документов.
Все документы по месту их составления обычно подразделяются на три группы:
- входящие документы;
- внутренние документы;
- исходящие документы.
Фондовая принадлежность входящих документов (полученных фондообразователеем) устанавливается по названию учреждения-получателя, которое можно узнать по адресату, оттиску штампа регистрации входящих документов, содержанию документа, резолюциям, пометкам.
Фондовая принадлежность внутренних документов (приказов, протоколов, отчетов, докладных записок и др.), отражающих внутреннюю деятельность учреждения, определяется по названию учреждения, которое указано в документе: в заголовке, в содержании, а также по подписям должностных лиц.
Фоновая принадлежность копий (отпусков) исходящих документов определяется по названию учреждения-автора, которое может быть отражено в бланке, указано рядом с подписью должностного лица в конце документа, а также по содержанию документов и делопроизводственным пометам.
Фондообразователем входящих документов является адресам, а исходящих и внутренних – автор.
Указанные выше признаки фондовой принадлежности называются прямыми признаками, так как они имеют обязательные элементы, в которых содержится название фондообразователя.
Фондовая принадлежность отдельных, разрозненных дел и документов при отсутствии прямых признаков устанавливается по косвенным признакам: содержанию, резолюциям, особенностям почерка и т.п.
При определении фондовой принадлежности необходимо помнить:
1. в документации учреждений, подвергавшихся реорганизации или переименованию, могут встречаться старые наименования;
2. учреждения-преемники могут продолжать какое-то время пользоваться печатями, штампами и бланками своих предшественников;
3. в одном деле могут встречаться документы, образовавшиеся в деятельности нескольких учреждений.
Например: дела следственных органов, как правило, поступают в судебные органы. Они могут передаваться для пересмотра в вышестоящие инстанции. Фондовая принадлежность в таком случае определяется по документам (последнего) учреждения, в тором дела были закончены производством.
Для определения полноты состава документов архивного фонда необходимо установить его хронологические границы.
Хронологическими границами архивного фонда считаются даты, в пределах которых образуются документы, подлежащие включению в состав этого фонда. Так, хронологическими границами являются:
- архивного фонда организации – официальные даты ее образования (регистрации) и ликвидации;
- объединенного архивного фонда – дата образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда;
- архивного фонда личного происхождения (семейного, родового) – дата рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода;
- архивной коллекции – даты самого раннего и самого позднего документа.
Вместе с тем необходимо отметить, что хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами документов фонда, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности организации, или в составе фонда находятся более ранние документы. Например, переданные для завершения производством дела предшественника, представленные в качестве следственных и судебных дел и др. В фондах личного происхождения крайние даты документов фонда могут отличаться от хронологических границ фонда за счет документов, собранных фондообразователем, связанных с откликами на его смерть, проведением памятно-юбилейных мероприятий и др.
В зависимости от факторов, определяющих создание, статус, организацию и характер деятельности фондообразователя, его документы могут быть приняты в ар
Таким образом, при фондировании следует учитывать коренные изменения в жизни государства и общества, а также всевозможные организационные изменения в учреждениях (акционирование, приватизация, укрупнение, слияние и др.), необходимо изучить историю фондообразователя, ознакомиться с законодательными актами, ведомственными изданиями, источниками и литературой, отражающими историю фондообразователя, какие задачи и функции были возложены на него. Определить масштаб деятельности фондообразователя, кому он подчинялся, какую имел структуру, уяснить функции учреждения в различные периоды его деятельности
Документы, сформированные в архивные фонды, объединенные архивные фонды и архивные коллекции, перефондированию не подлежат. Исключением являются только грубые ошибки в фондировании.
3. Использование архивных документов
Под использованием документов архива понимают применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан. Использование документов – сложная и ответственная работа, которая требует высокого профессионализма и, прежде всего, досконального знания научно-справочного аппарата данного архива. Сотрудники всех архивов и сами архивы несут ответственность:
- за точность, достоверность и своевременность предоставления информации;
- использование информации во вред интересам общества и личности;
- отказ в предоставлении информации.
В процессе использования архивных документов участвуют две стороны – архив (федеральный, областной, муниципальный, ведомственный, негосударственный и др.), хранящий информацию, и пользователь, которому нужна информация. Круг пользователей ведомственного и негосударственного архива организации, фирмы, объединения, как правило, уже. Основные потребители информации – это руководство и сотрудники структурных подразделений данной организации, обращающиеся в архив с запросами, возникающими в ходе их повседневной деятельности. Кроме того, пользователями являются лица, работавшие (учившиеся) в организации ранее, которым информация необходима в социально-правовых целях. Однако и в ведомственный архив могут обращаться другие организации, средства массовой информации и иные категории пользователей.
3.1. Направления и цели использования архивных документов
Направления использования
– фундаментальные (принципиальные) ориентиры в деятельности Федеральной архивной службы и архивных учреждений, в современном архивоведении важнейшими направлениями использования архивных документов являются:
- укрепление российской государственности;
- удовлетворение информационных потребностей общества;
- обеспечение законных прав и интересов граждан.
Цели использования документов
– это основные задачи, решаемые в ходе использования документов. Они более тесно связаны с задачами конкретной организации. Цели использования документов бывают:
- управленческие;
- политические;
- экономические;
- научные;
- культурные;
- социально-правовые (обеспечение законных прав и интересов граждан).
Использование документов в управленческих целях
предполагает информационное обеспечение работы данного ведомства, организации, решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления. Например, обращение к архивных документам необходимо при составлении планов и прогнозов развития отрасли, предприятия (они должны быть основаны на анализе опыта предшествующих лет), при разработке проектов реформ государственного аппарата или реорганизации данного ведомства, учреждения, при подготовке нормативных актов, положений, инструкций, в том числе квалификационных справочников, должностных инструкций сотрудников, положений о структурных подразделениях, архиве, инструкций по делопроизводству организации и т.д.
Использование архивных документов в политических целях
осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ; в политической борьбе различных партий и группировок (публикация материалов в ходе избирательных кампаний, использование опыта своих политических предшественников при создании программ, платформ и т.д.); для пропаганды официальной идеологии и политики правительства; для укрепления государственности (публикация материалов о репрессиях, документов, разоблачающих терроризм, национализм и т.д.); для укрепления государственной безопасности; при проведении национально-территориального размежевания и изменении административно-территориального деления; для заключения международных договоров, при определении межгосударственных границ и т.д.
Существенную роль использование архивных документов играет в законотворческой деятельности. Так, например, для разработки Закона о земле и Земельного кадастра изучались документы о пахотных землях, лугопастбищных угодьях, почвенные карты, материалы регистрации сделок купли-продажи и аренды земельных участков и т.д. При разработке Закона об охране окружающей природной среды – материалы мониторинга состояния природной среды и экологической экспертизы различных предприятий, материалы о природозащитных мероприятиях.
Использование архивных документов в экономических целях
достаточно разнообразно:
- при прогнозировании и планировании экономического развития (при разработке и реализации планов, прогнозов, бизнес-планов и экономических проектов очень важно провести анализ развития за предшествующий период и на современном этапе, а для этого обращаются к архивным документам);
- при осуществлении проектных и опытно-конструкторских работ (строительстве реконструкции, проектировании). Обязательно изучение архивных данных при проведении геологических изысканий и горных работ. Научно-техническая и картографическая документация используется при проектировании и реконструкции гидротехнических мелиоративных сооружений, путей сообщения, промышленных и жилых объектов;
- при осуществлении научных и прикладных исследований (проведение патентной экспертизы);
- для оптимизации производственных и т технологических процессов (к архивным материалам обращаются в поисках утраченных технологий в промышленности, сельском и лесном хозяйстве, охране окружающей среды и т.д.)
Архивные документы активно используются в городском и коммунальном хозяйстве (сведения по истории строительства мостов, дорог, путепроводов, водопровода, канализации, озеленении, транспортной сети и др.)
Использование документов в научных целях
предполагает проведение научных исследований по материалам исторических источников, хранящихся в архивах.
Научное использование документов предполагает написание статей, диссертационных исследований, монографий, а также курсовых, дипломных работ, публикацию документов в изданиях научного типа, создание справочников, обзоров документов и т.д. Среди исследователей в архивах преобладают профессиональные историки, хотя с архивными документами работают представители всех отраслей знания. Исследования проводят не только маститые ученые, но студенты и даже школьники. Однако из вышесказанного не следует, что в ведомственном архиве не осуществляется использование документов с научными целями, например, исследования по истории данного учреждения, ведомства, отрасли в целях написания очерка, издания юбилейного сборника, подготовки альбома и т.д.
Использование документов в культурных целях
предполагает подготовку юбилейных выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, использование документов в средствах массовой информации, публикацию документов и обзор. Документы используются писателями, кинорежиссерами, художниками, представителями СМИ в процессе творчества. Наконец, важнейшей категорией пользователей являются реставраторы (художники, архитекторы, искусствоведы), работа которых невозможна без обращения к проектной документации, планам и другим источникам.
Использование документов в социально-правовых целях
– это исполнение запросов, обеспечивающих законные права и интересы граждан, для решения задач социальной защиты, обеспечения установленных льгот и подтверждения имущественных прав физических и юридических лиц. Тематика запросов, как правило, касается службы в армии, размера заработной платы и трудового стажа, образования, гражданского состояния и т.д. Поскольку от результата запроса зависит зачастую судьба человека, социально-правовые запросы выделены в особую группу. Сроки исполнения их строго лимитированы.
3.2. Формы использования документов архива
Основными формами использования документов в архиве являются:
- информационное обеспечение организаций, структурных подразделений и граждан в соответствии с их запросами (исполнение тематических запросов);
- исполнение запросов с целью обеспечения законных прав и интересов граждан;
- инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности;
- предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы;
- выдача подлинных документов и дел во временное пользование;
- проведение информационных мероприятий (выставки документов, использование документов в средствах массовой информации, организация лекций, экскурсий, дней открытых дверей, уроков и других просветительских мероприятий);
- публикация документов.
Формы использования в государственном и ведомственном архиве имеют свою специфику, однако технология, например, методика исполнения запросов отличаются мало.
Информационное обеспечение пользователей осуществляется двух формах – по инициативе пользователя (исполнение запросов) и по инициативе архива (инициативное информирование).
3.3. Запрос как основная форма использования архивных документов
Наиболее важной формой использования документов архива является исполнение запросов. Запрос – это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации. Исполнение запроса – поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивных документах.
Существуют следующие виды запросов:
- тематические (выявление информации по конкретной теме или документальное подтверждение какого-либо факта, например образования учреждения в таком-то году);
- персональные (в том числе биографические – о жизни конкретного лица и генеалогические – об истории семьи, рода);
- социально-правовые (направленные на обеспечение законных прав и интересов граждан), которые в свою очередь подразделяются на запросы:
- о трудовом стаже;
- размере заработной платы;
- службе в Вооруженных силах;
- участии в Великой отечественной войне 1941 – 1945 гг. и других военных конфликтах, участии в партизанском и подпольном движении, нахождении на оккупированной территории в блокадном Ленинграде и др.;
- пребывании в концлагерях, гетто, вывозе на принудительные работы в Германию в период Великой Отечественной войны;
- нахождении на излечении, состоянии здоровья;
- награждении, присвоении званий;
- образовании, учебе;
- репрессиях, раскулачивании, реабилитации;
- рождении, смерти, браках и других актах гражданского состояния;
- творческой деятельности и авторских правах;
- имущественных и наследственных правах и др.
Запросы, направленные на защиту законных прав и интересов граждан, постоянно проживающих за рубежом (в том числе российских граждан СНГ, иностранных граждан и лиц без гражданства). Эти запросы, как правило, называют «консульскими». Они являются разновидностью социально-правовых запросов и отличаются от них лишь тем, что поступают через Министерство иностранных дел РФ, посольства зарубежных стран в России, зарубежные организации, общества, Центр розыска и информации ЦК Общества Красного Кресса Российской Федерации и другие ведомства и общественные организации.
Исполнение запроса складывается из нескольких этапов:
- прием запроса и работа с заявителем;
- поиск запрашиваемой информации;
- составление и выдача заявителям ответов на запросы.
Работая с заявителем, следует ему пояснить, что к составлению запроса надо отнестись с большим вниманием, изложив в нем все сведения, которые удалось почерпнуть из семейного архива, из рассказов родственников, из других архивов. Это существенно ускорит работу архивистов по исполнению запроса. Наконец, если запрос относится к категории платных, необходимо в тактичной форме оповестить об этом заявителя. Ведомственный архив обязан предоставить информацию бесплатно тем организациям или лицам, которых она непосредственно касается.
Архив предоставляет ответы в виде следующих информационных документов:
- архивной справки;
- информационного письма;
- архивной копии;
- архивной выписки;
- тематического перечня документов;
- тематической подборки копий документов;
- тематического обзора документов.
При исполнении социально-правовых запросов архив готовит архивную справку, архивную выписку или архивную копию. Архивная справка
– документ, подготовленный и заверенный архивом, имеющий юридическую силу и содержащий информацию об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса, с указанием поисковых данных документов. Архивная копия
– это документ, дословно воспроизводящий любым способом текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных. Архивная выписка
– это фрагмент архивной копии (дословное воспроизведение части документа любым способом), подготовленный и заверенный архивом. Выписки, как правило, делаются из документов, посвященным нескольким, не связанным между собой вопросам.
Информационное письмо
– это письмо, составляемое архивом по собственной инициативе или в ответ на запрос пользователя и содержащее сообщение об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме, вопросу.
Наконец, при исполнении тематических запросов организации и граждан в государственном архиве могут создаваться такие сложные информационные документы, требующие аналитико-синтетической переработки больших объемов документной информации, как тематические перечни документов, тематические подборки копий документов, тематические обзоры документов. Тематический перечень документов
– систематизированный перечень заголовков дел или документов с указанием дат и поисковых данных. Тематическая подборка документов
– комплект копий документов или цитат из документов на данную тему. Тематический обзор документо
в – информационно-поисковый справочник, содержащий подобную характеристику документов нескольких архивов, нескольких фондов одного архива или части фонда по определенной теме.
Соотношение положительных и отрицательных ответов на запросы неодинаково для федеральных, краевых, областных, районных, городских архивов и ведомственных архивов. Для повышения результативности справочной работы архива надлежит принять следующие меры: совершенствовать систему архивных справочников по личному составу, создавать тематические каталоги, картотеки, подвергать каталогизации фонда, по которым исполняется большая часть запросов. Помимо положительных ответов (когда запрашиваемые документы или информация обнаружены) или отрицательных ответов на запросы (когда запрашиваемая информация не обнаружена или опровергнута с помощью архивных документов) существуют непрофильные запросы. Непрофильным называется запрос, направленный в данный архив явно не по адресу, когда запрашиваемых документов в данном архиве быль не может. Например, человек обращается с запросом о трудовом стаже в организацию, потому что по этому адресу он работал 20 лет назад. Но помещение уже занято другой организацией, не являющейся преемником прежней. В таком случае заявителю следует дать письменные рекомендации о том, где могут храниться интересующие его документы.
При исполнении запросов очень важно помнить о сроках исполнения. Срок пересылки непрофильного запроса заявителя в другие архивные учреждения с информированием об этом заявителя или предоставления ему письменных рекомендаций о месте хранения документов – 5 дней со дня регистрации запроса. Срок исполнения запросов на основании научно-справочного аппарата архива – 15 дней со дня регистрации. Такие запросы выполняются на основании просмотра описей, каталогов без обращения к документам архива. Срок исполнения запроса, требующего обращения к документах архива – не более 30 дней. Однако в случае особой сложности запроса руководитель архива может продлить этот срок, но не более чем на 30 дней. Особое внимание следует уделять социально-правовым запросам, срок исполнения которых не должен превышать 30 дней. При этом следует проинформировать заявителя о промежуточных результатах работы по выявлению документов. В приоритетном порядке исполняются запросы органов государственной власти, управления, суда и прокуратуры о получении информации, необходимой для их деятельности.
3.4. Условия выдачи подлинных документов гражданам для защиты их законных прав и интересов
В соответствии с законодательством помимо архивных справок гражданам для защиты из прав и интересов могут быть выданы подлинные документы из архивных дел. Для этого гражданину необходимо написать заявление на имя директора архива (руководителя организации, структурным подразделением которой является архив). Решение о выдаче подлинных документов осуществляется этими должностными лицами всегда в соответствии с законодательством РФ. Так, граждане имеют право на получение свидетельства о рождении, браке, смерти близкого родственника и т.д. по согласованию с органами ЗАГСа. Реабилитированные лица имеют право на выдачу из архивно-следственных дел конфискованных у них творческих материалов, дневников, рукописей и т.д. к сожалению, это очень обедняет архивные фонды, так как сохранность выданных документов и их дальнейшая судьба находится вне поля зрения архивистов. Поэтому выдачу документов можно осуществлять только после их копирования. При этом вносятся изменения в учетные документы архива.
Если в архивных документах сведений не обнаружено, потому что документы данного фондообразователя за запрашиваемый период не сохранились, заявителю выдается архивная справка об этом, заверенная надлежащим образом, для обращения в органы социальной защиты.
3.5. Инициативное информирование архивом юридических лиц: технология работы
В отличие от исполнения запросов организаций и граждан такая форма использования архивных документов, как инициативное информирование, осуществляется самим архивом без обращения потребителя. Выявление документов производится в расчете на потенциального потребителя информации. Второе отличие от исполнения запросов состоит в том, что потребителями информации при инициативном информировании являются исключительно юридические лица. Для ведомственного архива потенциальными потребителями информации являются руководство организации, руководители структурных подразделений, а также другие организации, документы о деятельности которых отложились в архиве.
Работа по инициативному информированию ведется в соответствии с планом. При составлении плана сначала необходимо выявить круг постоянных потребителей информации или категорий потребителей информации. Для этого следует изучить результаты анализа интенсивности и эффективности использования документов за предшествующие годы. Затем следует наметить темы для выявления документов. Для этого необходимо изучить планы и прогнозы работы потенциальных потребителей, просмотрев материалы ведомственной периодики («Ведомости», «Информационные бюллетени…»), планы разработки законопроектов и решений местных законодательных органов, перспективные программы развития предприятий и т.п. За информацией целесообразно обратиться к пресс-службам учреждений и организаций. В ведомственном архиве используются планы и прогнозы работы данного учреждения или организации. впрочем, в практике работы некоторых архивов включение темы в план работы по инициативному информированию производится уже после согласования с пользователем.
Затем осуществляется выявление документной информации, соответствующей предполагаемым (согласно расчетам) информационным запросам потенциального потребителя.
В результате работы по инициативному информированию в государственном или ведомственном архиве, как правило, составляется информационное письмо. От информационного письма, составляемого в ответ на запрос, оно отличается тем, что в нем указывается перечень информационных услуг архива с указанием их стоимости. В архиве также может быть составлен тематический перечень дел или документов, тематический обзор или тематическая подборка копий документов. Однако, учитывая трудоемкость этой работы, все эти виды информационных документов целесообразно составлять все же уже по согласованию с пользователем, получив его отклик на инициативное письмо архива. В ведомственном архиве лучшим результатом работы по инициативному информированию будет повышение эффективности работы учреждения, организации за счет использования документной информации.
3.6. Предоставление архивных документов пользователям в государственном и ведомственном архивах
Одна из основных форм использования архивных документов – предоставление архивных документов пользователям (исследователям). В государственном архиве для этой цели имеется специальное структурное подразделение – читальный зал, оснащенный необходимым оборудованием для просмотра документов и микрофильмов, а также необходимым научно-справочным аппаратом. В ведомственном архиве обслуживание сотрудников организации и других пользователей осуществляется либо в специальном помещении, либо в рабочей комнате сотрудников архива. В последнем случае в ней выделяется специальное рабочее место для исследователей.
Привила работы исследователей в читальном зале данного архива должны находиться в соответствии с Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации, утвержденных Федеральной архивной службой в 1998 году.
При первом посещении государственного архива на каждого пользователя заводится личное дело, в которое подшиваются:
- все письма-направления и заявления данного пользователя;
- анкета исследователя с подпиской о знакомстве с правилами работы читального зала и обязательством их выполнять;
- заказы на выдачу описей и дел;
- заказы на копирование документов.
В ведомственном архиве на каждого пользователя заводится карточка с указанием основных сведений о должности, месте работы, цели и теме исследований, заказанных делах и др.
В случае повреждения или хищения дел, внесения изменения в текст документов и т.д. исследователь несет ответственность от лишения права пользования читальным залом до уголовной ответственности.
3.7. Выдача дел во временное пользование
Удовлетворению информационных запросов пользователей служит и такая форма использования документов, как выдача дел во временное пользование. Подлинные дела и документы выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хранение (как физическим, так и юридическим лицам), либо органам суда, прокуратуры, ФСБ ил МВД в исключительных случаях, когда в целях защиты законности или государственной безопасности необходим именно подлинник документа. Особо ограничена выдача документов из личных фондов или фондов негосударственных организаций. дела выдаются во временное пользование на основании запроса (заявления) фондообразователя, а также его наследников или правопреемников, в котором указывается, для каких целей и какие именно документы (желательно с шифрами) должны быть выданы.
Особое внимание следует обратить на обеспечение сохранности документов. В архиве составляется акт выдачи дел во временное пользование, в котором перечисляются шифры выдаваемых дел, указывается срок возвращения документов и закрепляется ответственность пользователя за их сохранность. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается руководством архива и руководством учреждения-пользователя, после возвращения дел подшивается в дело фонда. По возвращении дел архивом проводится проверка их наличия и состояния. архив должен принять все меры к тому, чтобы упаковка документов и их перевозка соответствовали требованиям обеспечения их сохранности. Пользователь не имеет права предоставлять документы третьим лицам и использовать их в других целях, кроме указанных в письме-запросе.
Таким образом использование документов архива организации как бы подводит черту под всей деятельностью службы делопроизводства и архивистов по отбору документов на хранение в процессе экспертизы их ценности, комплектованию архива, созданию информационно-поисковых справочников, учету документов и т.п. Доступ к документам архивного фонда РФ, являющегося частью национального и культурного достояния регламентирован федеральным законодательством. Закон возлагает ответственность за соблюдение государственной тайны, а также охрану прав и интересов граждан, конфиденциальная информация о которых имеется в архивных документах, на архивиста. С другой стороны закон грозит карами за необоснованное ограничение доступа к документам, запрещает создание тайных архивов.
Заключение
Документальное наследие нации складывается из крупиц. Сохранение архивного фонда – часть важной работы по собиранию и концентрации в государственных архивах наиболее ценной части документов.
Вся работа архива (комплектование, экспертиза ценности, создание справочников системы НСА, учет) направлена в конечном счете на обеспечение всестороннего использования обществом информации архивных документов. Важно помнить - каждый, кто обращается в архив организации, имеет право на максимально полное, точное и исчерпывающее исполнение своих информационных запросов. И хотя работа по информационному обслуживанию организаций и граждан зачастую бывает тяжелой и кропотливой по объективным причинам – большое количество запросов при небольшом штате сотрудников архива, неудовлетворительное качество архивных справочников, отсутствие автоматизированных поисковых систем и т.п., - архивист должен помнить, что он не только хранитель, а одно из важнейших звеньев в цепи информационного обмена. Он должен прекрасно разбираться в целях, формах использования документов, знать виды информационных документов, составляемые в архиве в ответ на запросы, и правила их оформления.
Использование архивных документов в нашей стране базируется на принципах открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан.
Архив вправе защищать авторские права на архивные справочники и базы данных. Но архивные документы принадлежат обществу в целом. Незнание правды о прошлом лишает общество социальной памяти и может стать причиной катастрофы.
Список используемой литературы
1.
ГОСТ Р51141-98.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Текст]. – Введ. 1998-02-27. – М.: Изд-во стандартов, 1998. – 6 с.
2.
Делопроизводство
[Текст]: информационно-практич. журн./ учредитель: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синетз». 1996, декаб. – ГУИПП «Кострома», – Ежемес.
2002, № 2, 3. – 10000 экз.
3.
Алексеева Е.В.
Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования [Текст] / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. – 3-е изд., доп. – М.: Издательский центр «Академия», 2005. – 272 с. – 2000 экз. – ISBN 5-7695-2538-Х
4.
Кузнецова Т.В.
Делопроизводство (документационное обеспечение управления) [Текст] / 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003. – 408 с. – 10 000 экз. – ISBN 5-87057-416-1.
5.
Секретарское дело
[Текст]: ежемес.профессион.журн./ учредитель ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синетз». – 1995, октяб. – ГУИПП «Кострома», – Ежемес.
2002, № 4