Методика кадрового делопроизводства

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ РАБОТЫ С ПЕРСОНАЛОМ

2.1. ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ И ИХ ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

2.1.1. Понятие и структура персональных данных

2.1.2. Принадлежность персональных данных

2.1.3 . Требования к обработке персональных данных

2.1.4. Требования к передаче персональных данных.

2.1.5. Права работника

2.1.6. Структура кадровой информационно-документационной системы

2.1.7. Кадровая служба как накопитель документированных персональных данных

2.2. ХАРАКТЕРИСТИКА КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

2.2.1. Нормативная и нормативно-справочная документация

2.2.2. Плановая кадровая документация

2.2.3. Организационно-правовая документация

2.2.4. Персональная документация

2.2.5. Договорная документация

2.2.6. Распорядительная документация

2.2.7. Унифицированные формы приказов по личному составу

2.2.8. Учетная документация

2.2.9. Документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда

2.2.10.Отчетная и отчетно-справочная документация

2.3. ИСТОЧНИКИ ПОДБОРА ПЕРСОНАЛА ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ

2.3.1. Процесс подбора персонала

2.3.2. Методы активного подбора персонала

2.4. СОСТАВ ПРОЦЕДУР И ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПРИЕМА ГРАЖДАН НА РАБОТУ

2.4.1. Технологическая цепочка приема граждан на работу

2.4.2. Технологическая цепочка приема на работу руководящего состава, специалистов, научных, научно-педагогических и некоторых других категорий работников

2.4.3. Технологическая цепочка приема на работу лиц, функциональные обязанности которых будут связаны с владением конфиденциальной информацией

2.4.4. Состав документов, необходимых для решения вопроса о приеме на работу

2.4.5. Контроль достоверности персональных документов

2.4.6. Оформление кадровых документов для решения вопроса о приеме на работу

2.4.6.1. Резюме

2.4.6.2.Личный листок по учету кадров

2.4.6.3.Автобиография и справка

2.4.6.4.Рекомендательное письмо и характеристика

2.4.6.5. Представление к назначению на должность

2.4.7. Процесс изучения кандидатов на должность

2.4.7.1. Собеседование с кандидатами на должность

2.4.7.2.Опрос третьих лиц

2.4.7.3.Порядок принятия решения о приеме на работу

2.4.8.Заключение трудового договора

2.4.9. Издание приказа о приеме на работу

2.5. СОСТАВ ПРОЦЕДУР И ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПЕРЕВОДА СОТРУДНИКОВ НА ДРУГУЮ РАБОТУ

2.5.1. Технологическая цепочка перевода сотрудника на другую работу

2.5.2. Документирование инициативы о переводе на другую работу

2.5.3. Документирование решения о переводе на другую работу

2.6. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПРОЦЕДУРЫ УВОЛЬНЕНИЯ РАБОТНИКА

2.6.1. Документирование процедуры увольнения по инициативе работника

2.6.2. Документирование процедуры увольнения по инициативе работодателя

2.6.3. Составление приказа об увольнении работника

2.6.4. Особенности увольнения работника, обладающего знанием конфиденциальной информации организации

2.1. ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ И ИХ ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

Управление персоналом предполагает выполнение комплекса функций, связанных с про­гнозированием и планированием трудовых ресурсов, подбором и расстановкой кадров, ор­ганизацией и координацией их работы, контролем за ходом ее выполнения.

2.1.1. Понятие и структура персональных данных
.

Персонал

-
личный состав или совокупность работников (тру­довой коллектив) учреждения, предприятия, фирмы, подразделяемый обычно на группы по профессиональным или служебным признакам (руководящий персонал, технический персо­нал, обслуживающий персонал и т.д.), месту работы (персонал конструкторского бюро, пер­сонал отдела и т.п.). Под персоналом мы обычно подразумеваем всех лиц, имеющих трудо­вые отношения с данной организацией. Термин стал широко использоваться в России с на­чала 1990-х гг. как синоним личного состава, кадров, трудового коллектива.

В соответствии с Трудовым кодексом управление персоналом основывается на социаль­ном партнерстве, под которым понимается система трудовых отношений, направленных на обеспечение согласованности интересов работников и работодателей. Соглашение между работником и работодателем предусматривает личное выполнение работником за плату тру­довой функции, соблюдение им правил внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством, коллектив­ным договором, соглашениями, трудовым договором.

К персональным данным мы относим

:
все биографические сведения гражданина, его образование, специальность, занимаемую должность, наличие судимостей, адрес места жи­тельства, домашний телефон, состав семьи, место работы или учебы членов семьи и родст­венников, характер взаимоотношений в семье, размер заработной платы, содержание тру­дового договора (контракта), состав декларируемых сведений о наличии материальных ценностей, содержание декларации, подаваемой в налоговую инспекцию, и т.п. Следует на­помнить, что эти данные могут использоваться не только при реализации трудовых право­отношений, но и возникать, обрабатываться в ходе других событий - при обретении граж­данином права на получение персональных документов (паспорта, диплома, аттестата), в медицинской практике, решении жилищных вопросов, регистрации актов гражданского состояния и многих других.

Персональные данные всегда документируются. Например, в кадровой службе организа­ции они содержатся в:

• документации, связанной с подбором персонала;

• документации, сопровождающей процесс оформления трудовых правоотношений граж­данина (при решении вопросов о приеме на работу, переводе, увольнении и т.п.);

• документации по анкетированию, тестированию, проведению собеседований с канди­датами на должность;

• коллективных и трудовых договорах, соглашениях, устанавливающих трудовые взаи­моотношения сторон;

• подлинниках и копиях приказов по личному составу;

• документации личных дел, трудовых книжках сотрудников;

• делах кадровой службы, содержащих документы по планированию и организации ра­боты службы;

• делах, содержащих основания к приказам по личному составу;

• делах, содержащих материалы по повышению квалификации и переподготовке сотрудников, их аттестации, служебным расследованиям и т.п.;

• справочно-информационном банке данных (учетном аппарате) по персоналу - карто­теках, журналах, базах данных и др.;

• подлинниках и копиях отчетных, аналитических и справочных материалов, передаваемых руководству организации, руководителям структурных подразделений и служб;

• копиях отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления, муниципальные и другие учреждения.

Любые персональные данные относятся к конфиденциальной информации, т. е. инфор­мации строго ограниченного и регламентированного доступа. В любых организационных структурах эта информация составляет служебную или профессиональную тайну. Хотя, учитывая массовость и единое место обработки и хранения кадровой документации, соот­ветствующий гриф ограничения доступа на них не ставится. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания этих данных или по истечении 75 лет срока их хранения, если иное не определено законом.

2.1.2. Принадлежность персональных данных

Исходя из определения персональных данных можно выяснить, кто же является их собст­венником, держателем и пользователем.

Собственник

любых информационных ресурсов, в том числе персональных данных, -это субъект, в полном объеме реализующий полномочия владения, пользования, распоряже­ния этими ресурсами. В трудовых правоотношениях субъектом, т. е. собственником персо­нальных данных, может быть любой гражданин, к личности которого относятся персональ­ные данные и который вступил (стал работником) или изъявил желание вступить в соответ­ствующие отношения с работодателем. Представлять интересы работника могут специаль­но уполномоченные им лица (например, адвокат, руководитель профсоюзного органа) или в установленных законом случаях попечитель, наследник и иные лица.

Субъект

персональных данных самостоятельно решает вопрос передачи работодателю своих персональных данных. В связи с этим у субъекта персональных данных возникают серьезные основания на получение от работодателя гарантии использования персональных данных работника только в связи с условиями предполагаемого или заключенного трудового договора. Отсюда следует обязанность работодателя обеспечить эту гарантию соответст­вующими организационными и технологическими мерами, защитить полученные данные от несанкционированного доступа и противоправного использования.

Работодатель

,
т. е. физическое лицо либо юридическое лицо (организация), вступив­ший в трудовые отношения с работником и получивший персональные данные работника, выступает в роли держателя этих данных.

Держатель персональных данных

выполняет функцию владения этими данными и обладает полномочиями распоряжаться ими в преде­лах, установленных законодательством.

Права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются: физиче­ским лицом, являющимся работодателем; органами управления юридического лица (орга­низации) или уполномоченными им лицами в порядке, установленном законами, иными нормативными правовыми актами, учредительными документами юридического лица (ор­ганизации) и локальными нормативными актами.

Видимо, можно утверждать, что именно первый руководитель организации обладает правами и выполняет обязанности работодате­ля. Его представителями, которым делегируются указанные права и обязанности, могут быть нижестоящие руководители - заместители первого руководителя, руководители функ­циональных структурных подразделений организации, работа которых связана с обработ­кой персональных данных.

Работодатель обязан выполнить все предусмотренные законодательством действия по правомерному использованию и сохранению переданных ему работником во владение све­дений в целостности и достоверности, обеспечить их конфиденциальность. Работодатель и работник обязаны также регулярно актуализировать персональные данные для решения обоюдополезных задач, связанных с выполнением условий коллективного договора, согла­шений, трудового договора и правил внутреннего трудового распорядка организации.

Потребителями {пользователями)

персональных данных являются юридические и физические лица, обращающиеся к держателю персональных данных за получением необ­ходимых им сведений и пользующиеся ими без нрава передачи, разглашения.

К числу мас­совых потребителей персональных данных вне организации можно отнести государствен­ные и негосударственные функциональные структуры - органы статистики, налоговые ин­спекции, правоохранительные органы, страховые агентства, туристические и гостиничные фирмы, подразделения муниципальных органов управления и др.

Внутри организации - со­трудников функциональных структурных подразделений, которым эти данные необходимы для выполнения должностных обязанностей (службы кадров, бухгалтерии, планово-финан­сового отдела, службы безопасности и др.). В профсоюзных и иных общественных органи­зациях формируются автономные базы персональных данных, создаваемые на основе тех сведений, которые члены этих организаций передают им во владение.

Персональные данные добровольно передаются работником непосредственно держателю этих данных или его представителям и потребителям внутри организации (далее - работо­дателю) исключительно для обработки и использования в работе.

2.1.3. Требования к обработке персональных данных

Обработка персональных данных включает в себя их получение, хранение, комбинирова­ние, передачу, а также актуализацию, блокирование, защиту, уничтожение. Под блокирова­нием персональных данных понимается временное прекращение операций по их обработке по требованию субъекта персональных данных при выявлении им недостоверности обраба­тываемых сведений или неправомерных действиях в отношении его данных. Способы обра­ботки, документирования, хранения и защиты персональных данных работников определятся первым руководителем организации и его представителями с соблюдением требова­ний Законодательства Украины и на базе современных информационных технологий.

Не допускаются сбор, передача, использование и уничтожение данных для причинения материального ущерба и (или) морального вреда работникам, а также в целях, препятствую­щих реализации ими установленных Законодательством Украины прав и свобод. Работа с персональ­ными данными в организации должна вестись с соблюдением мер обеспечения их конфи­денциальности.

Работодатель при обработке персональных данных работника обязан соблюдать следую­щие общие требования:

• обработка персональных данных работника может осуществляться работодателем ис­ключительно в целях обеспечения соблюдения законов, иных нормативных правовыхактов, содействия гражданам в трудоустройстве, обучении и продвижении работниковпо службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой ими работы и обеспечения сохранности имущества, соблюдения конфиденциальности (секретности) ценной информации;

• при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться требованиями Законодательства Украины.

• все персональные данные следует получать у самого работника;

• если персональные данные работника можно получить только у третьей стороны (например, другого граж­данина, работника, руководителя другой организации или структурного подразделе­ния), то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. При этом работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения этих данных, а также характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;

• работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни; однако в случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, трудоустрой­ства, в соответствии Законодательством Украины работодатель вправе получать и обраба­тывать данные о частной жизни работника, но только с его письменного согласия;

• работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законодательством;

• при принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет пра­ва основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в ре­зультате их автоматизированной обработки или способах их электронного получения;

• защита персональных данных работника от неправомерного использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом;

• работодатель обязан документально регламентировать порядок доступа и работыпользователей (руководителей всех рангов, сотрудников функциональных подразделений) с персональными данными работников организации, определить круг лиц, несущих юридическую ответственность за сохранность персональных данных, их конфи­денциальность;

• работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также их правами и обязанностями в этой области;

• работодатель обязан сообщать субъекту по его требованию информацию о наличииперсональных данных о нем и предоставить ему сами персональные данные;

• работодатель, работники и их представители должны совместно вырабатывать мерызащиты персональных данных работников.

В свою очередь, работник обязан передавать работодателю или его представителю ком­плекс достоверных и, как правило, документированных персональных данных, состав кото­рых установлен КЗоТ, своевременно сообщать о необходимости внесения из­менений в свои персональные данные. Работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту своей личной и семейной тайны.

2.14. Требования к передаче персональных данных.

Передача персональных данных от держателя или его представителей внешнему потребите­лю может допускаться в минимальных объемах и только в целях выполнения задач, соот­ветствующих объективной причине сбора этих данных. Работодатель обязан потребовать от потребителя подтверждения того, что это правило соблюдено.

При передаче персональных данных работника потребителям (в том числе в коммерче­ских целях) за пределы организации работодатель не должен сообщать эти данные третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходи­мо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника или в случаях, установлен­ных федеральным законом. Сведения передаются в письменной форме и должны иметь гриф конфиденциальности. За пределы организации персональные данные целесообразно в большинстве случаев передавать в обезличенной форме, исключающей возможность иден­тификации субъекта этих данных, При обезличивании режим конфиденциальности данных снимается.

Передача персональных данных работника внутри одной организации должна быть ог­раничена случаями, о которых известно работнику, и осуществляться в соответствии с ло­кальным нормативным актом организации (положением, инструкцией), с которым работник должен быть ознакомлен под подпись. Работодатель вправе разрешать доступ к персональ­ным данным работников только специально уполномоченным лицам (сотрудникам кадро­вой службы, руководителям структурных подразделений и другим лицам).

При этом разрешение о доступе этих лиц к кадровой информации должно быть четко пер­сонифицированным. Работа потребителей персональных данных должна осуществляться в целях, по перечням доступа и в сроки, которые необходимы для выполнения задач, стоящих перед потребителем (пользователем) этих данных. Потребители персональных данных долж­ны подписать обязательство о неразглашении персональных данных работников.

Работодатель имеет право передавать персональные данные работника представителям работника в порядке, установленном КЗоТ, но ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения ука­занными представителями их функций.

2.1.5. Права работника

Процесс защиты персональных данных работодателем предполагает, что работник имеет право:

· своевременно получать полную информацию о своих персональных данных, порядкеих обработки и использования, иметь свободный и бесплатный доступ к этим данным, включая право на получение заверенной копии любой записи, содержащей персональ­ные данные работника и оформленной в общедоступной документированной форме;

· иметь доступ к своим медицинским данным с привлечением медицинского специалиста по своему выбору;

· требовать от работодателя своевременного внесения изменений и добавлений в своиперсональные данные, если новые сведения подтверждены соответствующими документами;

· требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований Законодательства Украины;

· при отказе в выполнении этих действий работник имеет право обоснованно заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии; персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собст­венную точку зрения;

· требовать от работодателя оповещения всех лиц, которым ранее были сообщены не­верные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в нихисключениях, исправлениях или дополнениях;

· обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействие работодателя при обработке и защите его персональных данных.

Исправление и дополнение персональных данных работника могут осуществлять рабо­тодатели по своей инициативе при условии документального подтверждения достоверности новых данных.

Держатель персональных данных, его представители и потребители данных, виновные в нарушении порядка получения, обработки и защиты персональных данных работника, не­сут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответст­венность в соответствии с законами Украины.

Персональные данные образуют обширные и объемные комплексы документов, состав­ляющие в совокупности достаточно автономную информационно-документационную сис­тему, обеспечивающую потребности держателя и потребителей персональных данных ра­ботников организации.

2.1.6. Структура кадровой информационно-документационной системы

Кадровая информационно-документационная система включает в себя следующие связан­ные информационным единством комплексы (подсистемы, группы) документов:

• законодательные акты, нормативную и нормативно-справочную документацию;

• плановую документацию;

• организационно-правовую документацию;

• персональную документацию;

• договорную документацию;

• распорядительную документацию;

• учетную кадровую документацию;

• документацию по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;

• отчетную и отчетно-справочную документацию.

Отдельные комплексы документов в крупных организациях обычно имеют целевую при­надлежность различным структурным подразделениям - не только службе персонала. Это объясняется исторически сложившимся распределением между ними типовых направлений (функции) ведения кадровой работы. Такое деление функций и соответствующей докумен­тации характерно для традиционной (ручной, делопроизводственной) системы обработки документной информации.

Юридический отдел (юрисконсульт) систематизирует и контролирует исполнение законодательных актов, нормативной документации по труду и социальным вопросам.

Пла­новой и отчетной документацией по труду и кадрам занимаются плановые (планово-эконо­мические, планово-финансовые и другие подобные) отделы и управления. В бухгалтерии обрабатывается учетная и отчетная бухгалтерская документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Наиболее обширные по составу видов, информационному содержанию, форме и объе­мам комплексы организационной и распорядительной документации, персональной, дого­ворной, первичной учетной и отчетно-справочной документации обеспечивают работу от­делов (управлений) кадров.

2.1.7. Кадровая служба как накопитель документированных персональных данных

Кадровая служба (служба персонала) является самостоятельным структурным подразделением организации, подчиненным непосредст­венно первому руководителю или его заместителю по кадрам.

Структура кадровой службы зависит от многих факторов: государственная это организа­ция или негосударственная, типа организации (предприятие, банк и т.п.), численности рабо­тающих и т.д.

В некрупных предпринимательских структурах функции этой службы обычно выполня­ет один человек -
менеджер по персоналу или иногда данные функции делегируются секре­тарю-референту (управляющему делами).

В государственных организациях и крупных фирмах служба (управление, отдел) кадров (персонала) делится на подотделы, секторы, группы.

Основная задача кадровой службы

- организация и осуществление эффективной кадро­вой политики, принятой руководящими органами данной организации и направленной на укомплектование трудового коллектива специалистами высокой квалификации и высоких моральных качеств, создание условий для повышения их работоспособности, ответственно­сти за порученное дело, воспитание чувства фирменной гордости.

Другой не менее важной задачей можно назвать подбор сотрудников, способных глубоко осознать необходимость выполнения требований информационной безопасности на фирме и неукоснительно соблюдать установленные правила защиты информации.

Функции службы персонала:

• перспективное прогнозирование и планирование потребности организации в кадрахразличных профессий, специальностей и т.п.;

• обоснование и расчет текущей рациональной численности персонала в разрезе профессиональных групп;

• комплектование коллектива организации соответствующим количеством руководителей, специалистов и технических работников;

• систематический анализ профессионального, возрастного состава кадров и выработка соответствующих практических рекомендаций;

• индивидуальный анализ деловых и моральных качеств руководителей и специалистов,выработка рекомендаций по подбору кандидатур на повышение или понижение вдолжности;

• документирование трудовых правоотношений организации со штатным и временнымперсоналом, хранение и ведение трудовых книжек и личных дел;

• организация системы учета кадров, их движения, анализ текучести;

• организация обучения персонала, его инструктирования, повышения квалификациируководителей и специалистов, подбор кандидатур для направления на учебу;

• проведение регулярной аттестации кадров, анкетирования и тестирования сотрудни­ков, контроль соблюдения ими правил внутреннего трудового распорядка и требований по обеспечению безопасности информации;

• внедрение в практику работы службы персонала современных достижений в областиавтоматизации информационного обеспечения работы службы, а также психологических основ анализа деятельности персонала, его деловых и личных качеств.

Кадровая служба независимо от ее структуры и численности призвана выполнять доста­точно обширный и трудоемкий комплекс функций, который не ограничивается технически­ми операциями по документированию трудовых правоотношений и включает в себя органи­зацию творческих операций по подбору и отбору кадров для работы в данной организации или фирме.

Следовательно, трудовые правоотношения работодателя и работников организации со­провождаются сбором и обработкой значительных объемов персональных данных, которые в совокупности с регламентирующими документами образуют информационно-документационную кадровую систему.

2.2. ХАРАКТЕРИСТИКА КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

В основе информационно-документационной системы с учетом ее особого правового значе­ния лежат Конституция Украины и законодательные акты, которые устанавливают принципы и формы взаимоотношений граждан с учреждениями, организациями и предприятиями, рабо­тодателей и работников, диктуют порядок документирования этих взаимоотношений.

Основным законодательным актом является КЗоТ. Большую роль в регу­лировании различных отношений граждан с учреждениями и фирмами играют Закон «Об Iинформации, информатизации и защите информации», проект закона о персональных данных, Гражданский кодекс, информационное, налоговое, пенсионное законодательство и т.п. Здесь же следует отметить нормативно-правовые документы, регулирующие трудовые правоотношения в специфических отраслях экономики - уставы, положения и др.

2.2.1. Нормативная и нормативно-справочная документация

Нормативная и нормативно-справочная документация издается различными ветвями власти, детализирует и регламентирует единообразную прак­тику применения норм права.

Формирование информационной части кадровых документов и их формы основывается на Государственных классификаторах (ГК.) технико-экономической и социальной информа­ции и унифицированных системах документации (УСД).

10.2.2. Плановая кадровая документация

Комплекс плановой документации включает в себя документы перспективного и текущего прогнозирования и планирования в части комплектования кадрами организаций и фирм, численного состава различных категорий рабочих и служащих, нормирования труда, по­вышения квалификации рабочих и служащих и т.п. Плановые документы составляются совместно сотрудниками планово-экономического управления (отдела), управления (отде­ла) кадров и других заинтересованных функциональных отделов. Программы и планы подписываются обычно руководителем планово-финансового подразделения и утверждают­ся первым руководителем организации.

Технологическая цепочка процедуры составления плановых документов в обобщенном виде включает в себя:

• сбор и обобщение и анализ отчетных экономических показателей в сфере кадрового обеспечения организации за предыдущий и текущий периоды времени;

• выработку концепции предполагаемого развития деятельности организации и проек­тирования новых направлений работы в последующие годы, совершенствования тех­нической и технологической сферы обеспечения направлений деятельности, роста фи­нансовых возможностей, размеров прибыли и состояния рынка продукции и услуг;

• прогнозирование динамики изменения должностного состава работников организации в разрезе специальностей, профессий, квалификации;

• проектирование динамики роста или уменьшения потребности по каждой должности, рабочему месту;

• определение источников пополнения работниками по каждой должностной категории и динамики удовлетворения потребности;

• расчет числа сокращаемых работников по должностям и определение перспектив их трудоустройства;

• расчет возможностей роста материального обеспечения труда работников по долж­ностям; расчет возможностей совершенствования социальной инфраструктуры организации;

• разработку проектов программ развития и реализующих их долгосрочных и текущих планов;

• согласование, подписание и утверждение программ и планов;

• детализацию программ и планов по направлениям деятельности организации, струк­турным подразделениям и филиалам;

• текущее корректирование программ и планов с учетом реальных условий деятельности организации.

Программа
- это плановый документ, содержащий обоснование и основные направле­ния развития того или иного вида деятельности и имеющий, как правило, перспективную направленность.

План
- документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей. Например: План комплектования рабочими кадрами производственных подразделений. Планы бывают перспективные, годовые, квартальные, месячные. В качестве приложений планы и программы могут иметь графики, обоснования и расчеты, которые подписываются руководителями, составившими основной документ. Плановые документы согласовывают­ся с профсоюзным органом и утверждаются первым руководителем предприятия или его за­местителем.

К плановой документации мы относим также такие документы, как: Структура и штат­ная численность предприятия, Штатное расписание, График отпусков рабочих и служащих, программы и планы расширения или сокращения числа сотрудников, изменения их квали­фикационного состава и соответствующие документы-обоснования (докладные записки, за­ключения, справки и др.). Указанные документы должны составляться в полном соответст­вии с утвержденными программами и планами развития кадрового обеспечения деятельно­сти организации.

Структура и штатная численность
организации имеют в содержательной части две графы:

наименование структурных подразделений и должностей;
штатная численность.

До­кумент подписывается заместителем руководителя организации или руководителем струк­турного подразделения, утверждается первым руководителем организации и заверяется пе­чатью организации. При необходимости внесения изменений и дополнений в этот документ издается приказ, во вводной части которого указывается основание для корректирования от­дельных позиций структуры и штатной численности.

Штатное расписание
(форма № Т-3) содержит в табличной части следующие графы:

код и наименование структурного подразделения;
код и наименование должности;
количество штатных единиц;
должностные оклады;
надбавки: персональные и прочие;
месячный фонд заработной платы;
примечание.

Штатное расписание подписывает заместитель руководителя организации или руководитель структурного подразделения и утверждает первый руководитель организации («Утверждаю штат в количестве_________________________________________________________ единиц с месячным фондом заработной платы______________________________________________ рублей»).

Гриф заверяется печатью организации. Для внесения изменений и дополнений в штатное расписание необходимо издание приказа.

График отпусков

(форма № Т-7) в табличной части содержит следующие графы: та­бельный номер; фамилия, имя, отчество; должность; месяцы для фиксирования продолжи­тельности отпуска и изменений даты ухода в отпуск и выхода на работу; основание измене­ния даты ухода в отпуск и выхода на работу. График подписывает руководитель кадровой службы, визируют руководители структурных подразделений, график согласовывается с профсоюзным органом и утверждается первым руководителем организации.

10.2.3. Организационно-правовая документация

Комплекс организационно-правовой документации по кадрам регламентирует порядок по­строения и функционирования системы управления персоналом в конкретном учреждении, организации, предприятии или фирме. В комплекс входят: Правила внутреннего трудового распорядка или Положение о персонале, Положение об отделе (управлении) кадров. Поло­жение о службе персонала, положения о структурных подразделениях организации, долж­ностные инструкции сотрудников организации, в том числе сотрудников отдела кадров, приказы (схемы, матрицы) разграничения полномочий между руководителями организации, различные положения, технологические инструкции, правила, методики, памятки по орга­низации, контролю и анализу работы персонала, разнообразные методики по проведению собеседований, тестированию, аттестации и анкетированию претендентов на вакантные должности и работающего персонала и другие документы.

Технологическая цепочка процедуры составления организационно-правовой документа­ции в обобщенном виде включает в себя:

• сбор и изучение действующих законодательных и нормативных правовых актов, ут­вержденных типовых и примерных положений, инструкций, рекомендаций и методик, ранее действовавших организационно-правовых документов;

• сбор и изучение распорядительных документов организации, касающихся объектарегламентации (учредительные документы, приказы о создании структурных подразделений, штатное расписание и др.);

• собеседование с руководством организации и основных структурных подразделений,ведущими специалистами, работниками по заранее разработанной схеме вопросов, сцелью выяснения их мнения по поводу содержания будущего организационно-правового документа;

• разработку концепции организационно-правового документа (назначение, структура, основные разделы, принципиальные положения и т.п.); согласование концепции с за­ интересованными должностными лицами и работниками;

• составление первого варианта организационно-правового документа, рассылку его в копиях заинтересованным должностным лицам и работникам, сбор замечаний, предложений и пожеланий;

• обобщение и анализ полученных отзывов, составление окончательного варианта (проекта) организационно-правового документа;

• согласование (визирование) проекта документа с заинтересованными должностными лицами и руководителями соответствующих функциональных структурных подразделений;

• подписание, утверждение документа, рассылку его в структурные подразделения дляизучения работниками и использования в работе; проставление на документе росписей работников об ознакомлении с документом;

• контроль со стороны руководителей всех рангов за реализацией требований и правил,установленных организационно-правовым документом;

• регулярное внесение изменений и дополнений в организационно-правовой документв соответствии с эволюцией направлений деятельности организации, структурныхподразделений, методов управления, способов документирования и технологии производства.

Правила внутреннего трудового распорядка

являются локальным нормативным актом организации, регламентирующим порядок приема и увольнения работников, основные пра­ва, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отды­ха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания и иные вопросы регулиро­вания трудовых отношений в организации. Правила составляют на основе утвержденного типового варианта подобных правил совместно с руководителем кадровой службы, юрис­консультом организации и представителем профсоюзного органа. Подписывает правила ру­ководитель кадровой службы.

Правила утверждаются работодателем после консультаций с представительными органа­ми работников. Они могут быть приложением к коллективному договору.

Положение о структурном подразделении

определяет статус подразделения в иерар­хической структуре организации и имеет следующие разделы содержательной части: Об­щие положения; Основные задачи; Функции; Права и обязанности руководителя подраз­деления; Ответственность руководителя; Взаимоотношения, связи; Организация работы. Составляется положение в структурном подразделении- по заданию и под контролем замес­тителя первого руководителя предприятия, согласовывается с заинтересованными функцио­нальными структурными подразделениями, подписывается заместителем первого руководи­теля (или руководителем вышестоящего структурного подразделения) и утверждается пер­вым руководителем предприятия. Изменения в положение вносятся приказом,

Должностная инструкция

устанавливает организационно-правовое положение работ­ника и имеет следующую структуру содержательной части:

Общие положения;
Функции;
Должностные обязанности;
Права;
Ответственность;
Взаимоотношения (связи по должно­сти).

Инструкция составляется руководителем структурной части подразделения (бюро, группы, участка), подписывается руководителем структурного подразделения и утверждает­ся, как правило, заместителем первого руководителя предприятия, курирующим подразде­ление. Изменения в инструкцию вносят приказом.

Другие организационно-правовые документы могут иметь упрощенную методику со­ставления и основываться на аналогах, используемых в других организациях.

10.2.4. Персональная документация

Комплекс персональных документов служит инициативным условием возможности установ­ления, ведения, изменения или прекращения трудовых правоотношений гражданина с учреж­дением, организацией или предприятием, фирмой. Однако сам по себе факт их выдачи или наличия эти отношения не устанавливает. Комплекс является сложным и включает в себя:

• документы, выданные гражданам соответствующими государственными органами, организациями и юридически подтверждающие те сведения, которые граждане сооб­щают о себе, об образовании, специальности, профессии, стаже работы, семейном по­ложении и т.д. - паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, ат­тестат, направление на работу, листок нетрудоспособности (больничный лист), меди­цинская справка, повестка военкомата и др.;

• документы, выдаваемые работникам учреждением или фирмой по месту работы для подтверждения различных правовых фактов и целевого предоставления: копии прика­зов, согласие на перевод, ходатайство, письмо-рекомендация (иногда - резюме), харак­теристика, различные виды справок, подтверждающие место работы, должность, зара­ботную плату, удостоверение, пропуск, командировочное удостоверение (форма № Т-10, Т-10а), почетная грамота и др.;

• документы, составленные и направляемые гражданами или работниками работодателю или профсоюзному органу в целях установления, изменения или прекращения тру­довых или иных правоотношений: личные заявления рабочих и служащих, резюме, рекомендательные письма физических лиц, письменные обращения, жалобы, объяс­нительные записки и др.;

• служебные документы, характеризующие профессиональные, деловые, моральные и личные качества работника и не предназначенные для передачи этому работнику:представление к назначению на должность, аттестационный лист, протокол проведе­ния собеседования, результаты тестирования и анкетирования, справки, переписка по различным вопросам, связанным с конкретными работниками, доклад­ные и служебные записки, протоколы и решения конкурсных, аттестационных комис­сий, комитетов, коллегий, ученых и художественных советов, заседаний правлений,собраний акционеров и другие документы.

Форма персональных документов, правила их составления, заполнения, оформления и восстановления устанавливаются различными нормативными документами и государствен­ными стандартами.

Трудовая книжка

является единственным персональным документом, в котором после­довательно и всесторонне отражаются факты трудовой биографии гражданина, его квали­фикационный и служебный рост, отношение к труду, длительность работы на одном пред­приятии, причины увольнения. На основании записей в трудовой книжке определяется об­щий и непрерывный трудовой стаж при назначении гражданину государственной пенсии, пособия по государственному социальному страхованию. Гражданин должен иметь одну

трудовую книжку. Факты наложения дисциплинарных взысканий в трудовую книжку не вносятся, как и сведения об отпусках.

Трудовые книжки ведутся на всех лиц, работающих в учреждении, организации или на предприятии свыше пяти дней независимо от условий приема. Форма трудовой книжки и порядок ее ведения установлены постановлением Совета министров СССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих», Инструкцией о по­рядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утверж­денной постановлением Госкомтруда СССР и ВЦСПС в 1974 г., с изменениями и дополне­ниями от 1985 и 1990 годов.

Ответственность за организацию работ по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек возложена на руководителя организации, который должен приказом назначить спе­циально уполномоченное лицо, несущее ответственность за своевременное и правильное выполнение этой функции. Как правило, таким лицом является начальник или заместитель начальника отдела (управления) кадров.

Получение гражданином права на те или иные персональные документы (кроме трудо­вой книжки) регламентируется не трудовыми, а иными нормами права и обеспечивается са­мостоятельными специфическими комплексами (системами) документации, которые, по сути, являются ответвлениями от кадровой информационно-документационной системы. Например: документация по получению гражданином среднего и высшего образования, ра­бочей профессии, документация по присуждению ученых степеней и присвоению ученых званий, документация по прохождению воинской службы, документация по повышению квалификации рабочих и служащих, получению ими смежных профессий, переподготовке специалистов в связи с сокращением штатов и т.д.

Документы об образовании, профессии могут выдаваться также негосударственными учебными организациями, имеющими государственную лицензию на выдачу подобных до­кументов.

10.2.5. Договорная документация

Комплекс договорной документации по кадрам регламентирует правовые взаимоотношения работников и работодателя в процессе реализации различных аспектов их социального партнерства. Взаимоотношения закрепляются в соглашении, коллективном договоре и тру­довом договоре. При невозможности прийти к согласию по каким-либо пунктам в ходе пе­реговоров составляется протокол разногласий.

Соглашение

-
правовой акт, устанавливающий общие принципы регулирования социально-трудовых отношений и связанных с ними экономических отношений между пол­номочными представителями работников и работодателей на федеральном, региональном, отраслевом (межотраслевом) и территориальном уровнях в пределах их компетенции.

Коллективный договор

- правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей. Со­держание и структура, порядок разработки и заключения коллективного договора определя­ются сторонами. В договоре, например, закрепляются обязанности работодателя по поводу обеспечения необходимых условий и оплаты труда, техники безопасности, гарантий соблю­дения трудового законодательства, защиты конфиденциальной информации и т.п. Коллек­тивный договор и соглашение направляются на уведомительную регистрацию в соответст­вующий орган по труду.

Трудовой договор (контракт)

является соглашением между работником и работодате­лем, носит индивидуальный характер. В соответствии с договором работник обязуется вы­полнять определенную этим соглашением работу (трудовую функцию, работу по определенной должности, специальности, профессии), соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка, а работодатель обязуется предоставлять работ­нику обусловленную договором работу, обеспечивать необходимые условия труда, своевре­менно и в полном размере производить оплату труда работника. Условия трудового догово­ра могут быть изменены только по соглашению сторон и только в письменной форме.

Трудовой договор может иметь типовое или индивидуальное содержание и вступает в силу с момента его подписания работником и работодателем, если иное не оговорено в са­мом договоре. Если работник не приступил к работе в установленный срок без уважитель­ных причин в течение недели, трудовой договор аннулируется путем издания соответствую­щего приказа.

10.2.6. Распорядительная документация

В комплекс распорядительной документации входит набор различных по назначению при­казов (распоряжений) по личному составу, предназначенных для юридического оформле­ния заключенного трудового договора гражданина с учреждением, организацией или фир­мой. В соответствии с требованиями регламентируются состав реквизитов документов, порядок их оформления, расположения и построения фор­муляра каждого документа.

Издание приказов по личному составу
обязательно:

при назначении работников на должность (даже при наличии контракта), освобождении от должности и перемещениях по службе;

при вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий;

при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справоч­ников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников;

в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений; при при­обретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности;

при пре­доставлении отпуска, перемене фамилии и в других случаях.

Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих записей в трудо­вые книжки, учетные и другие документы.

Приказы составляются совместно отделом (управлением) кадров и заинтересованными структурными подразделениями. В установленных законом случаях приказы должны иметь гриф согласования с профсоюзным органом. Проект приказа согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями заинтересованных и функциональных структурных подразделений. Обязательна виза руководителя службы персонала (начальни­ка отдела кадров). Приказ подписывается обычно первым руководителем или в соответст­вии с распределением полномочий между заместителями первого руководителя - его замес­тителем по кадрам (персоналу).

В приказе по личному составу нет вводной части и слова «Приказываю». Распорядитель­ное действие обозначается словами: принять, назначить, уволить, изменить фамилию, пре­доставить отпуск, командировать, премировать и т.д.

По структуре приказы по личному составу могут быть простыми и сложными.

Простой приказ

состоит из одного распорядительного раздела (распорядительного, приказного действия): принять, назначить, уволить и т.д. Если приказ касается одного лица, то он называется индивидуальным, если охватывает круг лиц - сводным.

Объединение в приказе нескольких распорядительных разделов делает приказ слож­
ным.
Несмотря на широкую практику составления сложных приказов по личному составу, следует учитывать, что они не только не обеспечивают должной оперативности ручного по­иска информации в процессе оперативной и контрольной работы, особенно при значительных объемах этого вида документов, но и затрудняют использование автоматизированных систем обработки кадровой информации.

Для обеспечения автоматизированных информационных кадровых систем все более ин­тенсивно внедряются структурно простые приказы по личному составу и, как правило, ин­дивидуальные.

К каждому пункту раздела приказа (по каждому лицу) в приказе даются наименование и сведения о документе, послужившем основанием для включения этого пункта в приказ, на­пример: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя структур­ного подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командиров­ку), акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), письмо другой организации с просьбой о переводе сотрудника в их организацию, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника, и др. Ниже пункта пишется: «Основание...».

Пункты приказа по каждой фамилии нумеруются арабскими цифрами. Ниже наименова­ния документа, послужившего основанием для внесения данного пункта в приказ, указыва­ется: «С приказом ознакомлен», далее подпись лица, дата.

В пункте приказа требуется четко указывать юридически ценные сведения, например сроки найма работника, срок увольнения, виды и продолжительность отпусков, размеры должностных окладов и ставок, либо давать формулировку «с окладом согласно действую­щему штатному расписанию» или «... разряду ... ETC».

Схематически можно указать следующую постоянную информацию любого пункта при­каза: распорядительное действие, фамилия, имя, отчество лица, должность и структурное подразделение, дата вступления в силу данного пункта приказа, обязательные условия. В тексте пункта приказа не должно быть каких-либо сокращений (подразделений, должно­стей), опечаток, ошибок в информации, особенно в фамилиях.

При составлении сложных приказов следует учитывать, что в одном документе не долж­но быть информации с разными сроками хранения. Следует разделить, например, приказы о предоставлении отпусков, командировании сотрудников (срок хранения 3 года) и приказы о приеме на работу, увольнении и т.п. (срок хранения 75 лет минус возраст).

Индивидуальный характер всегда имеют приказы о поощрениях и взысканиях. Они со­держат также вводную часть.

Составление текстовых традиционных приказов по личному составу, даже простых по структуре, сопровождается значительными трудозатратами работников отдела кадров за счет необходимости обработки множества дополнительных документов (заявлений, доклад­ных и служебных записок, листов согласования, листов медицинского осмотра и т.д.).

Отличительной особенностью приказа по личному составу является то, что он выполня­ет двоякую роль в процедуре документирования конкретного правового действия: с одной стороны, приказ удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта возникновения, изменения или прекращения трудового договора, т. е. этот документ является распоряди­тельным, правовым. С другой стороны, такой приказ регистрирует этот факт, т. е. выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку других учет­ных и отчетных кадровых документов.

Следовательно, любой приказ по личному составу, как вид документа, может быть отне­сен одновременно не только к УСОРД, но и к унифицированным формам первичной учет­ной документации по учету труда и его оплаты (УСПУД). Двоякая системная принадлеж­ность приказа по личному составу имеет объективный характер, подчеркивающий не только особую значимость этого вида документа для кадровой работы, но и единый комплекс тре­бований к информационному содержанию этого документа в соответствии с назначением и сущностью указанных систем документации.

10.2.7. Унифицированные формы приказов по личному составу

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) регламентировал индивидуальную и сводную структуру приказов по личному составу. Предусмотрено, что формы приказов (распоряжений) УСПУД распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда - на юридические лица всех органи­зационно-правовых форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

6 апреля 2001 г. Госкомстат России постановлением № 26 утвердил следующие уни­фицированные формы первичной учетной документации по учету кадров;

• приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1, индивидуальная);

• приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-la, сводная);

• личная карточка работника (форма № Т-2);

• личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС);

• учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4);

• приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5);

• приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а, свод­ная);

• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6);

• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-ба, сводная);

• приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с ра­ботником (форма № Т-8);

• приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с ра­ботниками (форма № Т-8а, сводная);

• приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);

• приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а,сводная);

• командировочное удостоверение (форма № Т-10);

• служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма№Т-10а);

• приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11);

• приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а, сводная).

Указанные формы приказов (распоряжений) могут иметь электронную форму и запол­няться на экране дисплея с последующей распечаткой бумажного экземпляра подготов­ленного приказа, предназначенного для проставления виз согласования и подписи руко­водителя.

Все виды и формы приказов по личному составу регистрируются, рассылаются и хра­нятся службой документационного обеспечения управления в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации и отдельно от приказов по основной деятельности. В кад­ровую службу передается один из экземпляров приказа. Однако, учитывая конфиденциаль­ный характер приказов по личному составу, более целесообразно все указанные выше тех­нологические процедуры осуществлять в кадровой службе.

Приказы регистрируются в традиционной или электронной карточке. Указываются: дата и номер приказа, содержание (перечень действий и фамилий) и кем подписан. Далее указы­ваются рассылка приказа и сведения о включении подлинника приказа, всех приложений и оснований в дело. Подлинник и экземпляры приказа по личному составу всегда передаются под подпись ответственного лица. К номеру приказа добавляется буква «К» - прием, увольнение и т.п., «КМ» - о команди­ровках, «КО» - отпуска, «КП» - о поощрениях и т.д.

Приказы доводятся до сведения работников под подпись в экземпляре приказа, находя­щемся в отделе кадров. Подпись ставится в специальной зоне ниже каждого пункта приказа.

Основания к приказам в соответствии со сроками хранения этих документов или вклю­чаются в личное дело работника, или образуют самостоятельное дело приложений к прика­зам по личному составу.

10.2.8. Учетная документация

Комплекс учетной кадровой документации выполняет функцию персонального учета работ­ников и является накопителем (базой) персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующем обновлении необходимых индивидуальных со­ставу и движению кадров.

С точки, зрения технологии регистрации и накопления персональных данных работников комплекс первичной учетной документации можно разделить на две подгруппы:

а) первич­ные учетные документы

б) производные (вторичные) учетные документы.

Первичные учетные документы

содержат исходную информацию и заполняются в точ­ном соответствии с персональными документами граждан (работников) и включают в себя: личный листок по учету кадров, дополнение к личному листку по учету кадров, машинно - ориентированные входные формы автоматизированных информационных систем, в том числе электронные, форма (шаблон) которых заполняется на дисплее.

К исходным учетным документам относится также личная карточка унифицированной формы № Т-2, если на работника не заводится личное дело. В эту подгруппу входят тради­ционные и электронные документы-корректировки для внесения текущих изменений в мас­сив (картотечный или машинный) учетных данных. Сюда же входят различные формы спе­циализированных анкет и карточек.

Производные учетные формы носят ярко выраженный вторичный (повторный) ха­

рактер

и в информационном отношении базируются на исходной информации первичных учетных документов. Основное назначение этой подгруппы документов заключается в обес­печении полной, достоверной и динамичной информацией всех направлений справочной, справочно-контрольной, справочно-аналитической и отчетной работы по кадрам.

Информационные показатели во вторичных учетных формах перегруппировываются в соответствии с целевым назначением учетного документа или запроса. Одновременно в автоматизированном режиме могут производиться необходимые расчеты и составляться графики, диаграммы и т.п.

В подгруппу производных учетных документов входят: личная карточка унифицирован­ной формы № Т-2 и № Т-2ГС (для государственных служащих), если на работника заведено личное дело, учетная карточка научного работника (унифицированной формы № Т-4), спе­циализированные карточки персонального учета специалистов, военнообязанных и т.п., имеющие форму традиционных и электронных документов. Иногда в отделах кадров ведут­ся журнальные (книжные) формы регистрации учетных сведений (алфавиты, указательные списки, книги учета и т.п.).

Эта подгруппа документов является наиболее массовой по объему и в то же время менее всего регламентированной по составу видов, информационному содержанию и форме. В на­стоящее время производные учетные документы в большинстве случаев имеют электрон­ную форму и обеспечивают большой диапазон возможных операций с этими документами и включенной в них информацией.

К номеру приказа добавляется буква «К» - прием, увольнение и т.п., «КМ» - о команди­ровках, «КО» - отпуска, «КП» - о поощрениях и т.д.

Приказы доводятся до сведения работников под роспись в экземпляре приказа, находя­щемся в отделе кадров. Роспись ставится в специальной зоне ниже каждого пункта приказа.

Основания к приказам в соответствии со сроками хранения этих документов или вклю­чаются в личное дело работника, или образуют самостоятельное дело приложений к прика­зам по личному составу.

10.2.9.Документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда

Комплекс документации по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате тру­да информационно базируется на сведениях, содержащихся в трудовом договоре, плановых и распорядительных документах, например штатном расписании и приказах (распоряжени­ях) по личному составу. Комплекс образуется в процессе учета рабочего времени и расчета соответствующего материального вознаграждения рабочих и служащих за труд.

Данный комплекс документации включает в себя следующие унифицированные формы:

• табель использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);

• табель использования рабочего времени (форма №
Т-13);

• расчетно-платежную ведомость (форма № Т-49);

• расчетную ведомость (форма № 51);

• платежную ведомость (форма № Т-53);

• журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а);

• лицевой счет (форма № Т-54);

• лицевой счет (для средств вычислительной техники) (форма № 54а);

• записку-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60);

• записку-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работни­ком (форма № Т-61);

• акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенномуна время выполнения определенной работы (форма № Т-73).

10.2.10.Отчетная и отчетно-справочная документация

Комплекс отчетной и отчетно-справочной документации концентрирует в обобщающем виде сводные, итоговые и аналитические информационные показатели, отражающие эффектив­ность выполнения функций управления персоналом за определенный период времени.

Отчетная документация

характеризуется четкой периодичностью (годовой, полугодо­вой, квартальной и т.п.) представления ее адресатам и наличием в большинстве случаев еди­нообразных унифицированных или типовых форм, утвержденных органами функционально­го управления. Это прежде всего отчетная документация, представляемая в органы статисти­ки и вышестоящие органы управления. В соответствии с иерархией управленческих струк­тур отчетные документы приобретают сводный характер (сводных таблиц итогов).

Отчетная документация информационно тесно связана, с одной стороны, с плановой до­кументацией, а с другой - с учетными документами. Массивы плановых, учетных и отчет­ных информационных показателей должны находиться в тесной взаимосвязи, совместимо­сти и единстве трактовки. Отчетные массивы информации являются основой для формиро­вания плановых заданий (директивных или по достигнутым результатам).

В работе кадровых подразделений (служб персонала) значительное место занимает так называемая внутренняя отчетно-справочная (справочная) документация

(справки, сводки, перечни и т.п.), необходимая руководству организации или функциональным под­разделениям. Количество разновидностей этой документации насчитывает до 40-50 пере­менных наименований.

Как правило, требования на информацию не имеют заранее разработанной формы и от­личаются непериодичностью запроса, обилием запрашиваемых показателей (не менее 7-10 показателей в каждом запросе), различной трактовкой показателей. При этом запросы могут быть как сводного, обобщающего характера, так и индивидуальные, по конкретным работ­никам.

Следовательно, комплексы документов, обеспечивающих выполнение функций управле­ния персоналом на предприятиях, в учреждениях, организациях и фирмах, характеризуются достаточно четкой структурой и содержанием в соответствии с целевым назначением, со­ставом и соподчиненностью включаемых в них информационных показателей - персональ­ных данных.

10.3. ИСТОЧНИКИ ПОДБОРА ПЕРСОНАЛА ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ

Процессу приема сотрудника на работу предшествует ряд подготовительных этапов, кото­рые позволяют составить точное представление о том, какой специалист и какой квалифи­кации действительно нужен для данной должности, какими деловыми, моральными и лич­ными качествами он должен обладать. Особенно это касается вновь вводимых должностей и новых направлений работы.

10.3.1. Процесс подбора персонала

Правильное построение процесса подбора персонала для работы в организации является основополагающим условием формирования работоспособного и ответственного трудового коллектива, способного обеспечивать реальное решение задач, стоящих перед организаци­ей. В этом процессе можно выделить следующие этапы:

• предварительно сформулировать, какие функции должен выполнять новый сотрудник,каков круг его ответственности, какие качества, знания и уровень квалификации необходимо иметь претенденту;

• составить перечень ценных и конфиденциальных сведений, с которыми будет работать специалист;

• составить перечень мер поощрения и стимулирования, которые может получать сотрудник;

• составить другие перечни вопросов, которые необходимо будет решать специалисту,перечни его личных качеств, возрастных, профессиональных и иных характеристик;

• составить описание должности - документ, аналогичный по структуре должностной инструкции, который определяет требования к кандидату на должность (но это документ вспомогательный).

Выполнение указанных этапов облегчит процедуру подбора кандидатов и сделает их от­бор более обоснованным и объективным. Кандидаты предварительно знакомятся с указан­ными выше документами, что делает собеседования с ними более целенаправленными и конкретными. Кроме того, ознакомившись с документами, кандидат может отказаться от предлагаемой работы. Описание вакантной должности имеет для работодателя примерно такое же значение, как и резюме для кандидата.

Поиск кандидата на вновь создаваемую или вакантную должность в организации не
должен носить бессистемный характер.
Случайный человек, пришедший с улицы, в оп­ределенной степени таит опасность для фирмы с точки зрения, как его профессиональной пригодности, так и личных, моральных качеств. Особую опасность подобный метод подбо­ра представляет для должностей, связанных с владением конфиденциальной информацией или материальными ценностями. Случайные претенденты на должность обычно рассылают или разносят по предприятиям, учреждениям и фирмам свое резюме. Им неважно, где рабо­тать, их просто интересует работа по данной специальности.

С другой стороны, случайный человек не всегда плох, и поэтому данный метод в практи­ческой деятельности отделов кадров является наиболее распространенным и объективно за­воевал право на существование. Но дело в том, что он не должен быть единственным. Поиск, подбор, отбор кандидатов для работы в организации входит в число основных функций службы персонала.

10.3.2. Методы активного подбора персонала

Помимо пассивного ожидания прихода нужного человека, существует ряд эффективных способов активного поиска кандидатов на вакантную должность или рабочее место. К чис­лу основных способов можно отнести следующие:

· Поиск кандидата внутри организации,

особенно если речь идет о руководителе или специалисте высокого уровня. Этот метод дает возможность продвигать перспективных работников по служебной лестнице и заинтересовывать их работой, воспитывать преданность дел

ам фирмы. Может приглашаться на должность лицо, ранее работавшее в организации, фирме и хорошо себя зарекомендовавшее.

Перераспределение персонала в соответствии со склонностями и способностями работ­ников всегда дает положительный эффект в улучшении работы организации и обеспечении информационной безопасности. Но надо учитывать, что поддерживается коллективом толь­ко такое продвижение по службе, которое определяется высокими деловыми качествами ра­ботника. Не может получить одобрения персонала выдвижение плохого работника, особен­но если оно осуществлено на основе его личных связей или знакомств.

Большим преимуществом рассматриваемого метода является то, что о кандидате доста­точно много известно всему коллективу и судить о его профессиональных, моральных и личных качествах, соответствии предлагаемой должности можно на основании достаточно обширного опыта.

Метод имеет недостаток, который состоит в том, что без притока новых людей коллек­тив теряет свои творческие качества. Новые люди - это новые идеи, предложения и пер­спективы развития.

Вместе с тем этот метод является наилучшим и наиболее надежным при подборе канди­дата на должность, связанную с владением ценной и конфиденциальной информацией.

· Поиск кандидатов среди студентов и выпускников учебных заведений

,
установление связей с подразделениями вузов, занятыми трудоустройством выпускников. Можно получить достаточно полную информацию о профессиональных и личных качествах студен­тов. Очень эффективно вести поиск (даже на средних курсах) наиболее способных студентов, привлекать их в процессе учебы к работе в организации, оплачивать их труд и, может быть, финансировать обучение в вузе, платить стипендию. Подобный метод позволяет целенаправленно омолаживать коллектив организации, бороться с застоем в работе и реализовать перспективные направления успеха в бизнесе.

· Обращение в государственные и частные бюро, агентства по найму рабочей силы

,
биржи труда, организации по трудоустройству лиц, уволенных по сокращению штатов, тру­доустройству молодежи, бывших военнослужащих и т.п. Подобные агентства предлагают требуемый контингент работников на имеющиеся рабочие места, ведут целенаправленный поиск необходимого специалиста высокой квалификации, организуют переподготовку специалистов по индивидуальным заказам.

· При поиске технического персонала - изучение и публикация объявлений в прессе,

по радио, телевидению, на специальных стендах и рекламных щитах. Поиск таким способом специалиста необходимого уровня для работы с ценными или конфиденциальными сведениями нецелесообразен, так как в этом случае получить информацию о претенденте из сторонних незаинтересованных источников будет практически невозможно, если только из рекомендательных писем. К этому методу можно отнести поиск кандидатов на ярмарках ва­кансий (обратившийся гражданин - это, по сути, тоже случайный человек).

· Использование личных связей и рекомендаций знакомых и коллег.
Преимущества метода очевидны, недостатки - чисто морального плана (при отказе в приеме).

· Рекомендации работающих в организации специалистов

при использовании премиальных выплат за нахождение подходящего кандидата. Обычно такие рекомендации отлича­ются ответственным и взвешенным характером, так как с рекомендуемыми людьми сотрудникам придется работать вместе.

Источники формирования персонала учреждений, организаций, предприятий, фирм дос­таточно разнообразны. Однако не все из них в равной степени могут заслуживать доверия престижных организационных структур, особенно если в перспективе трудовые обязанно­сти кандидатов на те или иные должности будут связаны с владением ценной или конфиден­циальной информацией.

10.4. СОСТАВ ПРОЦЕДУР И ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПРИЕМА ГРАЖДАН НА РАБОТУ

В зависимости от категории должностей и рабочих мест, на которые граждан принимают для работы, технологические цепочки отбора кандидатов и оформления приема на работу могут быть различными по составу процедур и формам документирования. По степени сложности мы выделяем три типа технологических цепочек:

• технологическая цепочка приема граждан на работу;

• технологическая цепочка приема на работу руководящего состава, специалистов, научных, научно-педагогических и некоторых других категорий работников;

• технологическая цепочка приема на работу лиц, функциональные обязанности которых будут связаны с владением конфиденциальной информацией.

10.4.1. Технологическая цепочка приема граждан на работу

Технологическая цепочка приема граждан на работу включает следующие процедуры:

• обращение гражданина в отдел кадров (службу персонала) по собственной инициативе или по направлению соответствующего учреждения, занимающегося трудоустройством;

• получение от гражданина необходимых документов и их изучение;

• собеседование, уточнение сведений, указанных в документах;

• заполнение бланка приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или Т-1а);

• собеседование гражданина с руководителем структурного подразделения (цеха), прохождение инструктажей, при необходимости - медицинского осмотра и т.п.;

• составление, согласование и подписание трудового договора (контракта);

• выдача работнику экземпляра трудового договора;

• заполнение сотрудником службы персонала унифицированной формы приказа (распоряжения) о приеме на работу или электронного шаблона приказа, распечатка бумажного экземпляра приказа, визирование приказа, его подписание полномочным руководи­телем организации-работодателя;

• ознакомление работника с приказом; выдача по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения);

• информирование руководителя структурного подразделения о приеме на работу нового работника и дате начала работы; внесение фамилии работника в табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (формы Т-12 или Т-13);

• заполнение личной карточки формы № Т-2;

• внесение фамилии работника в первичные учетные бухгалтерские документы;

• внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника;

• выдача работнику удостоверения или пропуска для свободного доступа к рабочему месту.

При желании заключить трудовой договор

гражданин предъявляет в отдел кадров тру­довую книжку, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, пас­порт или иной документ, удостоверяющий личность, и документы воинского учета (для во­еннообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу). При оформлении на рабо­ту по совместительству трудовая книжка не представляется. Может быть потребована справка с постоянного места работы. Лицам, поступающим на работу впервые, трудовая книжка и страховое свидетельство оформляются работодателем.

Граждане, направленные службой трудоустройства

(органом социального обеспече­ния, биржей труда, бюро занятости населения и т.п.) в счет лимита мест, выделенных этой службе, представляют в отдел кадров соответствующее направление. В других случаях на­правление может письменно не составляться, а быть выполнено по телефону.

Если работа, на которую претендует гражданин, требует специальных знаний

,
он предъявляет соответствующий документ об образовании или профессиональной подготовке (диплом, свидетельство, водительские права, аттестат, различные удостоверения и т.п.).

Работодателю запрещается

требовать от гражданина какие-либо письменные справ­ки, когда необходимые данные могут быть подтверждены предъявлением паспорта, трудо­вой книжки, свидетельства о рождении и других документов, удостоверяющих личность, гражданский статус и трудовую деятельность граждан.

Запрашивать медицинскую информацию о состоянии здоровья работника

работода­тель может только при определении возможности выполнения работником трудовых функ­ций с учетом требований норм охраны труда и получения права на социальные пособия. При этом подобные сведения запрашиваются с учетом норм законодательства и порядка обеспечения медицинской конфиденциальности. В случае медицинского обследования ра­ботника работодатель должен быть информирован только о тех выводах, которые относятся к вопросу возможности выполнения работником своей трудовой функции. Выводы не долж­ны содержать сведений медицинского характера, за исключением указаний на пригодность или медицинских противопоказаний к предполагаемой работе.

Работник отдела кадров обязан тщательно проверить документы и убедиться в их под­линности и правильности оформления.

10.4.2. Технологическая цепочка приема на работу руководящего состава, специалистов, научных, научно-педагогических и некоторых других категорий работников

Технологическая цепочка включает следующие процедуры:

• получение отделом кадров от гражданина лично, почтой или по линии факсимильной связи резюме;

• изучение резюме руководством организации, структурного подразделения и службойперсонала, вызов для беседы подходящих кандидатов (остальным сообщения об отказе не делаются);

• информирование кандидатов об их будущих должностных обязанностях и правилахвнутреннего трудового распорядка, действующих в организации, оплате труда;

• знакомство руководства организации, структурного подразделения и службы персонала с приглашенными кандидатами, беседа с ними, уточнение отдельных положенийрезюме; ответы на вопросы о будущей работе;

• заполнение кандидатами и представление в отдел кадров заявления о приеме, автобио­графии, заполненного личного листка по учету кадров, копий документов об образова­нии, присуждении ученых степеней, присвоении ученых и почетных званий, передачав отдел кадров рекомендательных писем и при наличии - характеристик;

• предварительное собеседование кандидатов с работником отдела кадров по представленным документам, при необходимости подтверждение тех или иных сведений представлением дополнительных документов;

• собеседование экспертов с кандидатами с целью определения их профессиональныхспособностей, иногда личных и моральных качеств; рассмотрение рекомендательных писем (характеристик, рекомендаций);

• при необходимости - тестирование и анкетирование кандидатов;

• по совокупности собранных материалов принятие (на конкурсной или неконкурснойоснове) решения руководством организации об отборе кандидата и возможности предложить ему работу;

• беседа-инструктаж руководителя структурного подразделения и сотрудника службыперсонала с отобранным претендентом на должность; ознакомление претендента сдолжностной инструкцией и конкретными видами работы, инструктирование по технологии выполнения работы и другим аспектам; при согласии претендента - заполнение типовой формы трудового договора (контракта);

• обсуждение сторонами содержания контракта, при необходимости - внесение в текст дополнений или изменений, согласование их с юрисконсультом организации и подписание контракта;

• составление (как правило, заполнение электронного шаблона) сотрудником службыперсонала унифицированной или традиционной индивидуальной формы приказа оприеме на работу; распечатка бумажного экземпляра приказа; при необходимости -согласование черновика приказа с руководством организации и структурного подразделения;

• визирование приказа, подписание приказа руководителем организации; ознакомлениеработника с приказом; выдача по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения);

• информирование руководителя структурного подразделения о приеме на работу нового сотрудника и дате начала работы; внесение фамилии работника в табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (формы Т-12 или Т-13);

• заведение личного дела на вновь принятого работника;

• заполнение на работника необходимых учетных форм, в том числе личной карточки(формы № Т-2 или Т-2ГС);

• внесение фамилии работника в первичные учетные бухгалтерские документы;

• внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника.

10.4.3. Технологическая цепочка приема на работу лиц, функциональные обязанности которых будут связаны с владением конфиденциальной информацией

Значительно сложнее технологическая цепочка приема на работу лиц, функциональные обязанности которых будут связаны с владением конфиденциальной информацией. В об­щем виде эта цепочка включает следующие дополнительные процедуры:

·подбор предполагаемой кандидатуры (кандидатур) для приема на работу или перевода, получение резюме;

· изучение резюме (и личного дела, если кандидат на должность работает в организа­ции) руководством организации, структурного подразделения и кадровой службой, вызов для беседы подходящих кандидатов;

· информирование кандидатов, работающих в организации, об их будущих должност­ных обязанностях, связанных с владением конфиденциальной информацией; знакомство (предварительное собеседование) руководства организации, структурного подразделения и кадровой службы с гражданами, не работающими в организации; бе­седа с ними, уточнение отдельных положений резюме; ответы на вопросы о будущей работе; изучение полученных от кандидата рекомендательных писем; заполнение гражданами, не работающими в организации, и представление в отдел кадров заявления о приеме, автобиографии, личного листка по учету кадров (с цвет­ной фотокарточкой), копий документов об образовании, наличии ученых степей, уче­ных и почетных званий, передача в отдел кадров рекомендательных писем и при нали­чии - характеристик;

· обновление материалов личного дела работающего в организации сотрудника; получе­ние представления о переводе на новую должность от руководителя структурного под­разделения;

· собеседование кандидатов с работником отдела кадров по представленным докумен­там, при необходимости подтверждение тех или иных сведений предоставлением до­полнительных документов;

· опрос (с согласия кандидата на должность) сотрудником отдела кадров авторитетных для организации лиц, лично знающих кандидата на должность, протоколирование оп­роса;

· собеседование экспертов с кандидатами с целью определения их личных и моральных качеств, а для неработающих на фирме граждан дополнительно - профессиональных способностей; рассмотрение медицинской справки; при необходимости - тестирование и анкетирование кандидатов;

· по совокупности собранных материалов и их анализа принятие решения руководством организации об отборе единственного претендента и возможности предложить ему ра­боту, связанную с владением конфиденциальными сведениями;

· заключительное собеседование с претендентом на должность, получение от него принципиального согласия на работу с конфиденциальной информацией; в случае согласия - подписание претендентом обязательства о неразглашении тайны, в частности сообщенных ему конфиденциальных сведений; информирование претен­дента о характере конфиденциальной информации, с которой он будет работать, о на­личии системы защиты этой информации и тех ограничениях, которые придется учи­тывать работнику в служебной и неслужебной обстановке;

· беседа-инструктаж руководителя структурного подразделения, руководителя службы безопасности и сотрудника кадровой службы с претендентом на должность; ознаком­ление претендента с должностной инструкцией, рабочими технологическими инст­рукциями, инструкцией по обеспечению информационной безопасности организации и другими аналогичными материалами;

· составление проекта трудового договора (контракта), содержащего пункт об обязанно­сти сотрудника не разглашать конфиденциальные и ценные сведения фирмы; подписание контракта о временной работе без права доступа к конфиденциальной ин­формации; составление и подписание приказа о приеме на работу с испытательным сроком (или на временную работу);

· заведение личного дела на вновь принятого сотрудника;

· изучение личных, моральных и профессиональных качеств сотрудника в течение ис­пытательного срока;

· обучение сотрудника правилам работы с конфиденциальной информацией и докумен­тами, инструктажи, проверка знаний;

· анализ результатов работы сотрудника в течение испытательного срока, составление нового контракта о длительной работе и издание соответствующего приказа (или отказ сотруднику в работе);

· оформление допуска сотрудника к конфиденциальной информации и документам.

· Все процедуры, включенные в технологическую цепочку приема на работу руководите­лей и специалистов, в полном объеме выполняются и в данной технологической цепочке. Но имеются существенные особенности по ряду процедур. Однако при подборе персонала для работы с ценной или конфиденциальной информацией следует в первую очередь обра­щать внимание на личные и моральные качества кандидатов на должность, их порядочность и лишь затем - на их профессиональные знания, умения и навыки.

10.4.4. Состав документов, необходимых для решения вопроса о приеме на работу

Как мы видим, состав процедур приема на работу указанных выше категорий работников достаточно сложен.

Помимо документов, указанных при рассмотрении первой технологической цепочки, кандидат на должность представляет в отдел кадров ряд дополнительных персональных и первичных учетных документов, подробно характеризующих его производственную, науч­ную, педагогическую и иную деятельность, человеческие качества. Например: резюме, за­явление о приеме на работу или назначении (переводе) на должность, личный листок по учету кадров, автобиографию, характеристику (или рекомендательное письмо), копии до­кументов об образовании, степенях и званиях, представление к назначению на должность, контракт, список научных трудов и изобретений и другие документы.

Законодательством не предусмотрено обязательное составление гражданами заявления о
приеме на работу.
Все необходимые сведения об их предстоящей деятельности и оплате труда включаются в трудовой договор. Однако практика написания гражданином заявления о приеме сложилась исторически и имеет достаточно устойчивую форму обращения гражданина.

Представленный комплект документов, из которых в дальнейшем будет сформировано личное дело работника, является предметом тщательного изучения руководителями органи­зации, структурного подразделения, коллегиального органа управления и службы персонала при решении вопроса о назначении данного лица на должность.

Документы каждого кандидата на должность или работу должны храниться в индивиду­альной папке, на обложке которой указываются фамилия, имя и отчество гражданина, его домашний адрес и телефон, предполагаемая должность (работа) и структурное подразделе­ние, дата обращения к работодателю о приеме на работу, технологические этапы и даты ре­шения вопроса в соответствии с технологической цепочкой документирования приема на работу.

Этапы могут заранее указываться на обложке и затем поочередно сниматься с контроля внесением даты выполнения той или иной процедуры. Внутри папки должна находиться и регулярно пополняться опись находящихся в ней документов. В папке хранятся также чер­новики и варианты документов, составляемых в процессе оформления приема на работу. Папки хранятся в запирающемся и опечатываемом металлическом шкафу или сейфе.

Внутри шкафа папки систематизируются по структурным подразделениям организации, затем - должностям (рабочим местам) и фамилиям по алфавиту. Могут систематизировать­ся по технологическим этапам оформления приема граждан на работу. Не допускается хра­нить документы граждан без индивидуальных папок, в россыпи, в ящиках рабочего стола сотрудника кадровой службы. Передача папок с документами внутри кадровой службы и допущенным к этим документам должностным лицам, экспертам осуществляется под роспись в передаточном журнале.

10.4.5. Контроль достоверности персональных документов

Изучение документов не должно носить формально-бюрократический характер и быть единственным критерием в решении вопроса о назначении данного лица на должность. Изучение документов следует сочетать с объективным анализом качеств нескольких пре­тендентов на должность, сопоставлением результатов собеседований, тестирования, опро­сов и т.п. Все это в совокупности позволит сделать правильный выбор именно того претен­дента на должность, который более всего отвечает составленным ранее требованиям.

Вместе с тем представленные кандидатом персональные документы тщательно
проверяются на достоверность:
соответствие фамилий, имен и отчеств и других персо­нальных данных во всех документах, наличие необходимых отметок и записей, идентич­ность фотокарточек и личности гражданина (на фотографии очки, борода, парик - только при постоянной носке), соответствие формы бланка годам их использования, отсутствие незаве­ренных подчисток, исправлений, попыток травления, замены листов, фотографий, соответст­вие и качество печатей и т.п. Очки, парики, макияж и т.п. могут резко изменять внешность человека. Поэтому целесообразны цветные фотографии в представленных документах.

При каких-то сомнениях гражданина просят представить дубликаты испорченных доку­ментов, заверить исправления. Сведения, включенные в характеристики, рекомендатель­ные письма, списки научных трудов и изобретений, выданные и заверенные другими орга­низациями, могут быть проверены путем обращения в эти организации. Документы, вы­звавшие явное сомнение, могут быть возвращены гражданину и одновременно ему отказы­вается в рассмотрении вопроса о приеме на работу. Сведения, указываемые в резюме, не проверяются.

Особое внимание обращается на реквизиты и оформление паспорта и трудовой
книжки.
Трудовая книжка должна соответствовать форме, установленной для того периода времени, когда она была выдана, или иметь надпись «Дубликат», содержать запись об увольнении с последнего места работы, заверенную печатью, и т.п. Все печати должны со­ответствовать названиям тех организаций, которые их поставили. Лица, начавшие трудовую деятельность до 1975 г., имеют трудовую книжку образца 1938 г.

10.4.6. Оформление кадровых документов для решения вопроса о приеме на работу

Заявление о приеме на работу, назначении (переводе) на должность, личный листок по уче­ту кадров, автобиография пишутся или заполняются гражданином собственноручно, без ис­пользования пишущей машинки или компьютера.

Все записи, сделанные в личном листке по учету кадров, и текст автобиографии срав­ниваются сотрудником отдела кадров с персональными документами. Неподтвержденные записи, на которых настаивает гражданин, дополняются записью сотрудника отдела кадров «со слов гражданина». Исправления в указанных документах не допускаются.

Копии с аттестатов, дипломов, свидетельств, грамот и т.п., которые приобщаются к доку­ментам для решения вопроса о приеме на работу, снимаются с помощью копировальной техники в отделе кадров и заверяются сотрудником отдела. Копии, принесенные граждани­ном, внимательно сличаются с подлинником и также заверяются этим сотрудником. Нотари­альное заверение копий не требуется. Запрещается заверение копий с копии.

Паспорт, военный билет, дипломы, аттестаты и другие подобные персональные докумен­ты после работы с ними сотрудника отдела кадров немедленно возвращаются гражданину (кроме трудовой книжки). Работать с указанными документами в отсутствие их владельца запрещается.

Рассмотрим основные виды документов, сопровождающих процесс приема на работу руководителей, специалистов, научных и других подобных работников.

10.4.6.1. Резюме

Резюме является предельно краткой и вместе с тем достаточно полной справкой о том, что представляет собой кандидат на должность в профессиональном отношении и социальном аспекте. Изучение резюме (как в зарубежной практике и медицинской справки) является обязательной процедурой при подборе персонала на любую должность.

Резюме обычно не пересылается нанимателю с прежнего места работы гражда­нина, а заполняется лично кандидатом на должность. В практике составляется обычно основной (базовый) тип резюме,
который содержит следующие данные:

• Ф.И.О.;

• домашний адрес и телефон;

• должность, на которую претендует кандидат;

• образование (указываются наименования всех учебных заведений, даты поступленияи окончания);

• список предыдущих мест работы, включая работы временного характера;

• список публикаций (если есть);

• патенты (если есть);

• квалификация по должности, на которую претендует;

• военная служба;

• общественная деятельность;

• личные данные (дата рождения, семейное положение, число детей, состояние здоровья,гражданство, возможность или желание совершать поездки в рамках служебных обязанностей).

В состав данных обязательно включается информация, которая может повлиять на реше­ние о приеме на данную должность.

Пункты должны формулироваться в нейтральном стиле.
Можно затрагивать данные о складе ума, о ситуациях, с которыми приходилось сталкиваться, и т.п. Список рабочих мест и должностей в одной организации приводится в обратном хронологическом порядке, начиная с последнего места работы. По структуре и стилю изложения резюме напоминает автобиографию.

Резюме имеет необязательный информационно-рекламный характер и обычно не является документом, несущим правовую нагрузку.
В процессе решения вопроса о приеме помимо резюме заполняется личный листок по учету кадров (анкета) и часто состав­ляется автобиография, содержание которых проверяется сотрудником отдела кадров и кото­рые играют основную достоверную роль в изучении анкетно - биографических данных кан­дидата на должность.

10.4.6.2.
Личный листок по учету кадров

Основная масса необходимых сведений о кандидате на должность концентрируется в лич­ном листке по учету кадров, который имеет широко распространенную типовую анкетную форму. Личный листок с фотокарточкой (размером не менее 5 6 см) включает 19 основ­ных анкетно-биографических показателей (пунктов) - фамилию, имя, отчество, год и место рождения, образование, выполняемую работу с начала трудовой деятельности, участие в выборных органах, отношение к воинской обязанности и др. Все пункты заполняются четко и разборчиво, сокращения и прочеркивания не допускаются.

10.4.6.3.
Автобиография и справка

Другой анкетный документ – автобиография, пишется поступающим на работу в произ­вольной форме с обязательным изложением основных этапов жизни и трудовой деятельно­сти. В некоторых учреждениях действуют типовые бланки это­го вида документа, облегчающие процесс его составления.

В автобиографии должны быть отражены: фамилия, имя, отчество; причины изме­нения фамилии; год и место рождения; социальное положение, образование, какие учеб­ные заведения заканчивал и по какой специальности, трудовая деятельность с указанием в прямом хронологическом порядке времени, должности и места работы, причин перехода с одной работы на другую и перерывов в работе более одного месяца, служба в армии, награды, поощрения, взыскания, судимость, семейное положение, основные сведе­ния о ближайших родственниках, иные сведения, которые желает сообщить гражданин о себе.

Используется повествовательная форма изложения. Автобиография подписывается и да­тируется составившим ее лицом.

В отделе кадров на основании личного листка (анкеты) и автобиографии может состав­ляться биографическая, кадровая справка или справка из личного дела претендента на должность, в которой указываются основные анкетные данные и этапы его трудовой деятельности. В последующем, после назначения гражданина на должность, эта справка периодически (раз в 2-3 года) обновляется, предыдущий экземпляр уничтожается.

10.4.6.4. Рекомендательное письмо и характеристика

Рекомендательное письмо

составляется организацией, фирмой или авторитетным част­ным лицом. Письмо не носит официального характера. В нем оценивается та работа граж­данина, которую он исполнял в данной организации. В письме описываются знания и навы­ки претендента на должность и оцениваются его личные качества. С согласия гражданина на рекомендательное письмо может быть сделан запрос или необходимые сведения получе­ны по телефону и зафиксированы сотрудником отдела кадров. По сути, рекомендательное письмо выполняет ту же функцию, что и характеристика.

Характеристика (рекомендация

)
является официальным документом и дает оценку деятельности данного лица в целом. Обычно выдается по запросам военкоматов, следствен­ных органов, судов, государственных учреждений, крупных фирм и т.п., представляется в аттестационные комиссии. Характеристика составляется руководителем структурного под­разделения, в котором трудится работник, подписывается первым руководителем организа­ции или полномочным заместителем первого руководителя и представителем профсоюзно­го органа. Характеристика отражает мнение этих лиц о данном работнике. Подписи заверя­ются гербовой печатью организации. Характеристика оформляется на общем бланке и обя­зательно датируется.

В характеристике указываются анкетные данные и должность работника, время работы в организации, на предприятии, продвижение по службе, отношение к работе, рост профес­сионального уровня, наличие правительственных наград и поощрений. Оцениваются дело­вой и моральный уровень работника, его личные качества, черты характера. Текст излагает­ся от третьего лица. В конце характеристики сообщается ее целевое назначение, т. е. для представления в какую организацию или с какой целью она выдана.

Рекомендательное письмо и характеристика выдаются на руки гражданину или пересы­лаются по запросу.

10.4.6.5. Представление к назначению на должность

Рассмотрение вопроса о назначении на должность может сопровождаться рассмотрением представления к назначению, составленного другой организацией.

Представление составляется во всех случаях приема граждан на руководящие или ответ­ственные должности в государственном аппарате, государственных организациях, на пред­приятиях и в крупных негосударственных структурах
. Если руководящая должность, на ко­торую рекомендуется данное лицо, входит в номенклатуру вышестоящего органа управле­ния, то сформированный комплект указанных выше документов и одновременно в установ­ленных законом случаях документы (выписка из протокола собрания, протокол счетной комиссии, решение) об избрании в должности направляются в этот орган для рассмотрения и издания приказа о назначении. По руководящим должностям, входящим в учетно-контрольную номенклатуру вышестоящего органа управления, требуется получение письмен­ного согласия этого органа до издания приказа о назначении.

10.4.7. Процесс изучения кандидатов на должность

По итогам рассмотрения резюме и других документов кандидата ему может быть отказано в приеме на работу. Поэтому все последующие мероприятия отбора осуществляются только после изучения документов.

При отказе в приеме на работу или отказе гражданина продолжать процедуру оформле­ния на работу ему возвращаются только трудовая книжка, резюме и документы, выданные другими организациями. Все остальные документы и заверенные копии персональных до­кументов гражданам не возвращаются.

Обычно при делении кандидатов по уровню их профессиональной подготовленности
руководствуются чисто формальными признаками:
образованием, разрядом, стажем ра­боты по специальности и результатами бесед с кандидатами сотрудника отдела кадров по представленным документам. Однако при отборе руководителей и специалистов этого бы­вает часто недостаточно. Поэтому с теми кандидатами (кандидатом), которым не отказано в работе по итогам изучения документов, проводится собеседование и иногда тестирование, анкетирование, Для выполнения подобных действий необходимо получить письменное со­гласие кандидата на должность.

Целью экспертных действий являются установление реальных профессиональных
способностей кандидатов на конкретную должность,
проверка их знаний, умений и личных качеств. Экспертные действия выполняются высококвалифицированными специа­листами данной организации и приглашенными или штатными специалистами-психолога­ми. Обязательно в оценочных действиях участвует руководитель службы персонала.

При подборе персонала недопустима даже малейшая половая, социальная, политиче­ская, религиозная или расовая дискриминация.

10.4.7.1. Собеседование с кандидатами на должность

Собеседование можно определить как непосредственное общение экспертов с кандидатом на должность для получения необходимых сведений не из документов, а лично от него. Важно, что все дополнительные персональные данные добровольно сообщаются в ходе со­беседования самим кандидатом на должность.

Собеседование проводится поочередно, отдельно с каждым из кандидатов. Можно про­водить групповое собеседование, когда присутствуют все кандидаты на данную должность, а само собеседование напоминает диспут на заданную тему или решение поставленной про­фессиональной задачи. Оно может проводиться в форме тестирования или анкетирования.

При достаточной ясности будущего решения о выборе претендента на должность собе­седование проводит один из заместителей первого руководителя организации совместно с руководителем структурного подразделения, в котором предполагается работа данного гражданина.

Как правило, собеседование проводится один раз. Но в зарубежной литературе выделя­ют собеседования предварительное (отборочную беседу) и окончательное. При проведении двух собеседований разными лицами важен метод «второго мнения».

По утверждению многих специалистов, собеседование может проводиться тремя
способами:

• по заранее подготовленной схеме вопросов, от которой эксперт не отклоняется; иногдадаже использует стандартный бланк, что дает возможность сравнить ответы с критериями результативности (балльности); однако при подобной схеме не выявляются ин­дивидуальные особенности кандидата;

• по заранее подготовленной схеме только основных вопросов, которые эксперт может расширить, направить в интересующее русло, углубить важнейшие профессиональные аспекты;

• по заранее подготовленной схеме (списку) тем, которые следует затронуть, и даже од­ной теме, например: «Расскажите о своей профессии».

В процессе собеседования ведется протокол, который имеет различные формы текстовой части - повествовательную, «вопрос - ответ» и др. Ход собеседования может фиксироваться в аудио-, видеорежиме, но только после получения на это письменного согласия кандидата на должность.

Собеседование создает благоприятные условия для выявления ведущей мотивации, пре­обладающих ориентациях и планах на будущее, которые высказываются кандидатом на должность. Одновременно обсуждаются элементы будущего контракта. Важно, чтобы кан­дидат уже на этом этапе осознал, удовлетворит ли его работа или лучше своевременно отка­заться от нее.

При проведении любых экспертных мероприятий (собеседования, тестирования и т.п.) надо быть абсолютно уверенным в том, что в данном мероприятии участвует именно
тот человек, который является кандидатом на должность.
Это подразумевает тща­тельную проверку паспортных данных, фотографий и самого претендента. В необходимых случаях собеседование совмещается с психологическим тестированием и тестированием профессиональных знаний и умений кандидата. Однако всегда следует помнить, что резуль­таты тестирования - это предмет для собеседования, а не окончательное решение.

10.4.7.2.Опрос третьих лиц

До или после проведения собеседования, тестирования эксперт фирмы или сотрудник отде­ла кадров может с письменного согласия кандидата на должность провести опрос третьих лиц, хорошо знающих кандидата на должность. Опрос ведется по специально составленной программе (вопроснику). Уточняется информация о способностях кандидата, получаемой ранее заработной плате, премировании, вознаграждениях, моральном облике, отношениях с коллегами по работе и т.п. Результаты опроса фиксируются в опросном листе или протоко­лируются.

Иногда фирмы обращаются за помощью в частные детективные агентства, пра­воохранительные органы, но такие обращения должны осуществляться при наличии серь­езных причин и требуют письменного согласия кандидата на должность. При этом ему разъясняются причины обращения и порядок использования полученной информации.

10.4.7.3.Порядок принятия решения о приеме на работу

В результате всех- проведенных проверочных действий, анализа их результатов эксперт со­вместно с руководителем кадровой службы дают рекомендацию об отборе одного кандида­та из нескольких, а также (если кандидат один) о приеме на работу данного лица или отказе в приеме.

Решение о приеме на работу может приниматься на конкурсной основе или единолично уполномоченным руководителем организации.

При конкурсной системе

приема на работу, изучение представленных документов, собеседования (тестирование, анкетирование) проводятся конкурсной комиссией этих учреждений. В результате комиссия принимает определенное решение.

Избрание претендента на должность по конкурсу осуществляется в установленном по­рядке коллегиальным органом учреждения (собранием, советом, комиссией). Выписка из протокола, решение коллегиального органа и конкурсной комиссии включаются в комплект представленных кандидатом документов и являются осно­ванием для заключения трудового договора и издания приказа о назначении на должность.

Принятие решения на единоличной основе

полномочным руководителем осуществля­ется также на основе представленных материалов и рекомендаций эксперта и руководителя кадровой службы. Рекомендация может оформляться в виде служебной (докладной ) запис­ки. До принятия решения руководитель должен составить личное представление о кандида­те на должность, побеседовать с ним.

При необходимости выбора одного кандидата из нескольких руководитель знакомится с каждым из них и соглашается или не соглашается с мнением, изложенным в служебной записке. Важно иметь в виду, что при правильной методике отбора оценки разных людей по той или иной кандидатуре в целом должны совпасть. По требованию лица, которому отказа­но в заключении трудового договора, работодатель обязан сообщить причину отказа в пись­менной форме. Отказ может быть обжалован в судебном порядке.

Подобранный на должность кандидат знакомится в кадровой службе с правилами внут­реннего трудового распорядка, коллективным договором, должностной инструкцией, технологическими инструкциями, знакомится с конкретными видами работы, которые ему пре стоит выполнять, условиями работы и отдыха, типовой формой трудового договора.

После ознакомления с указанными документами и достижения договоренности с руководством организации о режиме и условиях работы составляется проект трудового договора.

10.4.8.Заключение трудового договора

Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме в двух подлинных экземплярax. Подписывается руководителем организации и работником. Подпись руководителя заверяется гербовой печатью организации. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у работодателя. В зарубежной практике существуют понятия «временный контракте «контракт на испытательный срок».

В отличие от приказа по личному составу трудовой договор детализирует все типовые и индивидуальные стороны трудового договора, а также устанавливает временные границы этого договора.
Трудовой договор должен содержать следующие основные положения:

• наименование работника и работодателя, место работы;

• дату вступления в силу трудового договора;

• наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в со­ответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция;

• права и обязанности работника и работодателя;

• достоверные характеристики условий труда, компенсации и льготы работнику;

• режим труда и отдыха;

• условия оплаты труда;

• иные существенные условия.

В трудовом договоре могут предусматриваться условия об установлении испытательно­го срока, о неразглашении
государственной, служебной, коммерческой и иной охраняемой законом тайны, об обязанности работника отработать после обучения не менее установлен­ного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, и другие условия, не ухудшающие положения работника по сравнению с законами, иными норматив­ными правовыми актами, соглашением и коллективным договором.

10.4.9. Издание приказа о приеме на работу

Издание приказа о приеме на работу представляет собой заключительную процедуру до­кументирования заключения трудового договора как состоявшегося юридического факта. Приказ издается в 3-дневный срок.

В государственных управленческих структурах, в учреждениях и организациях часто со­храняется текстовая форма содержательной части приказа о приеме на работу. Независимо от того, издается ли простой приказ или пункт о приеме на работу включается в раздел сложного приказа по личному составу, пункт должен включать в себя:

• обозначение распорядительного действия (раздела) - принять, назначить, зачислить; назначить, освободив; считать; возложить;

• фамилию, имя, отчество гражданина (если назначений несколько, то фамилии располагаются в алфавитном порядке);

• профессию (специальность) или должность, соответствующие по названию норматив­ным документам и штатному расписанию;

• наименование структурного подразделения;

• дату начала трудового договора или его срок;

• условия оплаты труда (должностной оклад в соответствии с нормативными докумен­тами, например Единой тарифной сеткой, оклад по штатному расписанию, тарифнаяставка и т.д.); здесь же указываются необходимые надбавки, индексация и т.п.;

• испытательный срок;

• при необходимости - ссылку на факт избрания (например, в связи с избранием по конкурсу на совете вуза).

Если в приказе дата начала трудового договора не оговаривается, то трудовой договор исчисляется с даты его заключения.

Ниже указывается основание - наименование документа (документов), в соответствии с которым данный пункт включен в приказ, его дата, автор резолюции.

Например:

1. ПРИНЯТЬ

1.1. Егорова Ивана Ивановича на должность старшего бухгалтера бухгалтерии предприятия с 17.01.2000 с окладом _____ руб. в месяц по 12-му разряду ETCс месячным испытательным сроком

Основание: контракт от__ № ___________

С приказом ознакомлен: роспись, дата.

1.2. Зиновьеву Нину Петровну ткачихой 5-го разряда в ткацкое производство с 18.01.2000 с двухмесячным испытательным сроком.

Основание: контракт от № ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­____

С приказом ознакомлена: роспись, дата.

1.3. Яковлеву Анну Михайловну уборщицей ткацкого цеха временно с 19.01,2000 по 25.02.2000с окладом согласно штатному расписанию.

Основание: заявление A.M. Яковлевой от______________ с резолюциейот ___

С приказом ознакомлена: роспись, дата».

Отсутствие в приказе каких-либо юридически необходимых сведений делает приказ де­фектным.

В настоящее время в организациях различных видов собственности приказ (распоряже­ние) о приеме на работу должен соответствовать унифицированным формам
JVs
Т-1 или Т-
la
.
Эти формы сопровождают прием на работу всех категорий работников.

Унифицированные формы № T-I и Т-la применяются для оформления и учета лиц, при­нимаемых на работу по трудовому договору (контракту). При оформлении приказа (распо­
ряжения) о приеме на работу указываются:
коды организации и формы приказа по соот­ветствующим классификаторам, срок действия трудового договора, табельный номер работ­ника, его фамилия, имя, отчество, наименование структурного подразделения, наименова­ние профессии (должности), разряд, класс (категория) квалификации, условия приема на работу и характер работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.), оклад (тарифная ставка), надбавка к окладу, период испытательного срока.

К сожалению, в новых формах приказа (распоряжения) о приеме на работу не отражает­ся, как в прежней аналогичной форме, документирование процесса приема на работу: отсут­ствуют зоны для виз согласования с руководителем подразделения (цеха, отдела, сектора), отметки о согласии работника с условиями работы, заключения медицинского осмотра, от­метки о прохождении необходимых видов инструктажа и т.д. Отсутствуют также зоны для кодирования основных информационных показателей, что значительно облегчило бы ввод информации в ЭВМ (при заполнении бумажного бланка приказа).

В связи с этим, видимо, вновь появится необходимость в составлении листка согласова­ния (переговоров), листка медицинского осмотра, листка прохождения инструктажа по тех­нике безопасности. Это резко усложнит и без того достаточно непростое документирование

процедуры приема на работу, особенно в крупных производственных организациях со зна­чительным числом рабочих и служащих.

На любой форме приказа о приеме обязательна роспись работника, подтверждаю­
щая факт его ознакомления с приказом.
В случае неявки вновь принятого лица на работу в установленную в приказе дату выясняются причины наступления этого факта и при не­уважительности причины издается приказ о недействительности приказа о приеме его на работу.

Следовательно, процесс документирования процедур приема на работу руководителей и специалистов связан с осуществлением достаточно большого числа операций по отбору кандидатов, включая оценку достоверности предоставленных документов, проведение со­беседований и иных методов психологического анализа личности кандидата.

10.5. СОСТАВ ПРОЦЕДУР И ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПЕРЕВОДА СОТРУДНИКОВ НА ДРУГУЮ РАБОТУ

Документирование перевода сотрудника на другую работу или должность включает в себя составление ряда документов: личного заявления работника, представления (или докладной записки), нового трудового договора и приказа о переводе.

10.5.1. Технологическая цепочка перевода сотрудника на другую работу

Технологическая цепочка включает следующие процедуры:

• предварительную договоренность о переводе заинтересованных сторон - работника иработодателя (в лице руководителя организации и руководителей структурных подраз­делений);

• написание работником заявления с просьбой о переводе и передача его руководителю структурного подразделения, в котором он работает (обычно при переводе по инициа­тиве работника);

• написание руководителем структурного подразделения, в котором трудится работник, представления или докладной записки о переводе работника (обычно при переводе поинициативе работодателя);

• согласование (визирование) заявления и представления (докладной записки) с руково­дителем подразделения, в которое переводится работник;

• согласование заявления и представления (докладной записки) с руководителями функ­циональных структурных подразделений - планово-финансовым подразделением,кадровой службой и другими, заместителем первого руководителя, ответственного за работу с персоналом;

• передачу заявления работника и представления (докладной записки) первому руково­дителю организации для принятия решения (резолюции);

• при положительном решении вопроса - обсуждение сторонами содержания контракта, при необходимости - внесение в текст дополнений или изменений, согласование их сюрисконсультом организации, оформление и подписание контракта;

• составление (как правило, заполнение электронного шаблона) сотрудником кадровойслужбы унифицированной или традиционной индивидуальной формы приказа о пере­ воде; распечатка бумажного экземпляра приказа; при необходимости - согласованиечерновика приказа с руководством организации и структурных подразделений;

• визирование приказа, подписание приказа руководителем организации; ознакомлениеработника с приказом; выдачу по его просьбе заверенной копии приказа (распоряже­ния);

• информирование руководителей структурных подразделений о факте перевода работ­ника и необходимости внесения соответствующих изменений в табели учета исполь­зования рабочего времени и расчета заработной платы (формы № Т-12 или Т-13);

• внесение необходимой записи в дополнение к личному листку по учету кадров в лич­ ном деле работника;

• внесение необходимых записей о переводе работника в учетные формы, в том числеличную карточку (формы № Т-2 или Т-2ГС), перестановку учетных карточек в карто­теке;

• внесение необходимых изменений в первичные учетные бухгалтерские документы;

• внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника.

10.5.2. Документирование инициативы о переводе на другую работу

Заявление о переводе
имеет следующую форму, например:

Научно-технический отделГенеральному директору

ЗАЯВЛЕНИЕАкционерного общества «Тема»

24.01.2000 господину Николаеву Р.Б.

(Место для резолюции)

Прошу перевести меня на должность заведующего сектором технической документации научно-технического отдела в связи с вакантным характером этой должности и наличием у меня про­фильного образования.

Инженер отдела(роспись, расшифровка росписи)

или

Прошу перевести меня на должность налогового инспектора в связи с окончанием Московской фи­нансовой академии по специальности «Налогообложение» с присвоением квалификации «менеджер».

Представление к переводу (назначению)
на другую должность содержит основные ан­кетные данные сотрудника, указание места его работы и должности, оценку деловых и мо­ральных качеств, профессиональных способностей, стаж работы в данной организации, оценку производственной деятельности, повышение профессионального уровня, указание вида перевода, объективных оснований для перевода на другую должность.

Представление готовит, подписывает и адресует руководителю организации руководи­тель структурного подразделения, где работает сотрудник. Представление согласовывается с руководителем структурного подразделения, куда переводится работник, с кадровой служ­бой и другими заинтересованными функциональными подразделениями.

Если должность, на которую переводится (назначается) сотрудник, входит в номенклату­ру вышестоящего органа управления, представление оформляется на общем бланке и на­правляется в этот орган за подписью первого руководителя организации и при необходимо­сти - руководителя профсоюзного органа. Одновременно оформляется или обновляется комплект документов личного дела в соответствии с процедурой назначения на должность.

При переводах внутри организации часто вместо представления составляется докладная записка,
аналогичная по содержанию представлению.

Представление или докладная записка сопровождает, как правило, перевод работника по инициативе руководства организации. Однако перевод по инициативе работника не ис­ключает возможности одновременно с заявлением составления представления, докладной записки.

В процессе отбора кандидатур для назначения на вакантную должность переводом вы­полняются те же процедуры или основная их часть, которые сопровождают процесс приема на работу.

10.5.3. Документирование решения о переводе на другую работу

При положительном решении (резолюции) полномочного руководителя организации о пе­реводе согласовывается, оформляется и подписывается новый трудовой договор.
Дейст­вующий трудовой договор аннулируется. Аннулирование трудового договора осуществля­ется путем проставления в нем отметки о заключении нового договора с указанием его даты, номера и росписи руководителя кадровой службы.

В традиционном приказе по личному составу пункт о переводе должен структурно вклю­чать: обозначение распорядительного действия (перевести), фамилию, имя, отчество работ­ника, наименование должности (профессии, специальности) и места работы сотрудника до перевода, фразу «с его согласия», вид перевода, наименование должности (профессии, спе­циальности) и места работы после перевода, дату перевода, размер заработной платы и дру­гие существенные условия труда, изменяющие содержание трудового договора (льготы и преимущества, сменность работы и т.п.).

Такой пункт может формулироваться и как назначение на должность, но с обяза­тельным указанием, что назначение осуществляется переводом.

Основанием к пункту приказа о переводе являются: изменение к трудовому договору (контракту), заявление, представление, докладная записка с указанием даты и автора, резо­люция руководителя и др.

Например:

«2. ПЕРЕВЕСТИ:

2.1. Петрова Георгия Алексеевича, старшего экономиста планово-финансового отдела, с его согла­сия, на должность ведущего специалиста того же отдела с 16.01.2000 с окладом по 13-му разряду ETC.

Основание: контракт от №_____ , заявление ГА, Петрова от с резолюцией

___________ от_______ , докладная записка заведующего планово-финансового отдела

Л.Д. Ефимова от___ .

С приказом ознакомлен; роспись, дата».

Переводы на другую работу оформляются индивидуальным приказом (распоряжени­
ем) унифицированной формы № Т-5 или Т-5а.
Эти формы имеют сопоставимый состав ос­новных информационных показателей, характеризующих вид перевода, причину перевода, существенные условия труда на прежнем и новом месте работы (цех, отдел, участок, катего­рию персонала, профессию, должность, размер тарифной ставки, оклада, надбавки и т.п.). Эти данные заверяются (визируются) подписями двух начальников структурных подразде­лений (цеха, отдела). Предусматривается обязательная роспись работника, подтверждаю­щая его согласие с переводом. Унифицированная форма не содержит реквизитов, отражаю­щих процедуру перевода, и требует составления дополнительных документов: заключения медицинского осмотра, листка прохождения инструктажей, справки о несданных матери­альных ценностях и др.

Таким образом, перевод сотрудников на другую работу не связан с составлением и оформлением значительного количества документов. Однако аналитические операции по выявлению наиболее достойных кандидатур для перевода должны характеризоваться обос­нованностью и учитывать реальные способности этого лица.

10.7. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПРОЦЕДУРЫ УВОЛЬНЕНИЯ РАБОТНИКА

Технологическая цепочка процедуры прекращения действия трудового договора с работни­ком (его увольнения) может быть представлена в обобщенном виде следующим образом:

• составление инициативного документа об увольнении: заявления работника (приувольнении по собственной инициативе) или докладной записки руководителя струк­ турного подразделения или руководителя кадровой службы (при увольнении по окон­чании срока действия трудового договора или по инициативе работодателя);

• передача работником заявления руководителю структурного подразделения для визи­рования и направления в кадровую службу;

• передача заявления или докладной записки в кадровую службу;

• ознакомление с докладной запиской работника; проставление им росписи ознакомле­ния;

• проведение с увольняющимся по собственной инициативе работником собеседованияв кадровой службе с целью выяснения причины увольнения и нового места работы;

• составление при увольнении по инициативе работодателя служебной записки на имяпервого руководителя организации с обоснованием причины увольнения и применяе­мой при увольнении статьи Законодательства Украины;

• передача заявления, докладной записки и при необходимости - служебной запискипервому руководителю организации или его заместителю для принятия решения;

• принятие первым руководителем решения по увольнению работника, нанесение резо­люции на заявлении или докладной записке;

• при увольнении по инициативе работодателя составление в кадровой службе обраще­ния в профсоюзный орган с просьбой рассмотреть вопрос о согласии на увольнениеработника; подписание обращения первым руководителем организации;

• получение кадровой службой от профсоюзного органа выписки из протокола или ре­ шения о согласии на увольнение работника;

• прием от работника всех числящихся за ним материальных ценностей, документов,дел, инструментов и приборов, в необходимых случаях - составление соответствую­щего акта приема; заполнение обходного листа;

• составление (как правило, заполнение электронного шаблона) сотрудником кадровой службы унифицированной или традиционной индивидуальной формы приказа о пре­кращении действия трудового договора (контракта) с работником (формы № Т-8 илиТ-8а); распечатка бумажного экземпляра приказа; при необходимости - согласование черновика приказа с руководством организации и структурного подразделения, проф­ союзным органом;

• визирование приказа, подписание приказа руководителем организации; ознакомление ра­ботника с приказом; выдача по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения);

• внесение необходимой записи в дополнение к личному листку по учету кадров в лич­ном деле работника;

• внесение необходимой записи об увольнении и выдаче трудовой книжки в личнуюкарточку (формы № Т-2 или Т-2ГС);

• внесение необходимых отметок в табель учета рабочего времени и расчета заработнойплаты и бухгалтерские документы;

• сдача работником в кадровую службу удостоверения или пропуска для входа в здание организации;

• получение гражданином расчета по заработной плате и трудовой книжки; роспись заполучение трудовой книжки.

10.7.1. Документирование процедуры увольнения по инициативе работника

Процедура увольнения, освобождения работника от должности по собственной инициативе {по собственному желанию), соглашению сторон, в связи с переводом в другую организа­цию, переходом на выборную должность и других подобных случаях включает в себя со­ставление заявления и приказа о прекращении действия трудового договора (унифициро­ванной формы № Т-8 или Т-8а).

Работник пишет заявление,
которое оформляется в качестве самостоятельного докумен­та, например:

Научно-технический отделГенеральному директору

ЗАЯВЛЕНИЕАкционерного общества «Тема»

09.01.2000 господину Сидорову М.Ю.

(Место для резолюции)

Прошу освободить меня от должности старшего инженера отдела с 23.01.2000 по собственному же­ланию в связи с поступлением в очную аспирантуру.

Старший инженер отдела(Роспись, расшифровка росписи)

В заявлении и приказе (распоряжении) указывается причина увольнения и конкрет­
ная дата окончания работы,
В отдельных случаях для ускорения процедуры увольнения к заявлению прилагаются документы, подтверждающие причину увольнения: справка учеб­ного заведения, справка медицинского учреждения и т.д. Срок предупреждения об увольне­нии исчисляется с даты, следующей за днем подачи заявления об увольнении.

Желательно, чтобы причина «по собственному желанию (собственной инициативе)» была раскрыта, т. е. сообщена реальная мотивировка увольнения, в том числе неудовлетво­ренность работой, конфликт с руководством, территориальная отдаленность места работы от места жительства и др. Такие сведения необходимы руководству организации и кадровой службе для выявления и анализа причин текучести (миграции) кадров. С этой целью во многих организациях ведется анкетирование увольняющихся.

Процедура увольнения по причине окончания срока действия трудового договора
(контракта) в принципе соответствует процедуре увольнения по собственной ини­
циативе или в исключительных случаях процедуре увольнения по инициативе рабо­
тодателя
(при отказе сотрудника писать заявление и фактическом прекращении им ра­боты).

10.7.2. Документирование процедуры увольнения по инициативе работодателя

Исходными документами для рассмотрения вопроса о прекращении трудового договора по инициативе работодателя и в некоторых случаях при возникновении обстоятельств, не за­висящих от воли сторон, являются докладная (служебная) записка
руководителя струк­турного подразделения, акт о прогуле или неявке на работу, совершении иного дисципли­нарного проступка, в которых подробно обосновываются мотивы увольнения конкретного работника.

В указанных случаях до издания приказа (распоряжения) о прекращении трудового дого­вора с работником должно быть получено согласие профсоюзного органа на увольнение ра­ботника.

Отдел кадров готовит обращение в профсоюзный орган с просьбой дать согласие на увольнение работника. В обращении указываются основные анкетно-биографические дан­ные работника, его отношение к выполнению трудовых обязанностей, доказательно излага­ются мотивы увольнения и по какой статье Законодательства Украины. Представление подписывает первый руководитель организации.

Решение профсоюзного органа о согласии или несогласии на увольнение передается в отдел кадров в виде заверенной выписки из протокола или решения этого органа. Решение профсоюзного органа о согласии на увольнение является основанием для издания приказа об увольнении.

Кроме того, основанием для увольнения работника могут служить:
приказ вышестоя­щего органа управления о переводе работника на другое предприятие, решение аттестаци­онной комиссии или ученого совета, приговор суда и другие документы, а также факт смер­ти работника.

При увольнении работника, занимающего должность, входящую в номенклатуру выше­стоящего органа управления, составляется представление об освобождении от должности, которое вместе с заявлением об увольнении и другими документами направляется в этот ор­ган для рассмотрения и издания соответствующего приказа.

Следует учитывать, что приказ о расторжении трудового договора должен быть издан до истечения срока предупреждения, так как в день увольнения работнику должна быть выда­на оформленная трудовая книжка, произведен расчет по заработной плате. Днем увольнения считается последний день работы. Не разрешается задерживать выдачу работнику трудовой книжки по каким-либо мотивам, например ввиду отказа сдать материальные ценности. В этом случае гражданин вправе потребовать оплаты за просроченные дни.

10.7.3. Составление приказа об увольнении работника

Традиционный текстовой приказ об увольнении часто входит в качестве пункта в сложный приказ по личному составу. Пункт формулируется следующим образом: обозначение распо­рядительного действия (освободить, уволить), фамилия, имя, отчество, должность (профес­сия, специальность), место работы, дата увольнения, причина и номер статьи по Трудовому кодексу. В основании указываются: вид инициативного документа и его дата и даты других документов, сопровождавших процедуру увольнения (заявление, контракт, решение проф­союзного органа и т.п.). Например:

«3. УВОЛИТЬ:

3.1. Антипову Ольгу Николаевну, секретаря-референта отдела информации, 19.01.2002 в связи с ис­течением срока трудового договора, п
. 2 ст. 58 ТК.

Основание: трудовой договор от__ №

С приказом ознакомлена: роспись, дата».

Факт прекращения действия трудового договора с работником может документи­роваться приказом {распоряжением) унифицированной формы № Т-8 или Т~8а.
Эти фор­мы имеют практически те же содержательные элементы, что и пункт об увольнении в тра­диционном приказе.

Стабильность кадрового состава организации наравне с другими серьезными преиму­ществами является важнейшим условием успешной защиты конфиденциальной инфор­мации. Миграция специалистов - самый трудно контролируемый канал утраты информа­ции. Вместе с тем полностью избежать увольнений сотрудников не представляется воз­можным.

10.7.4. Особенности увольнения работника, обладающего знанием конфиденциальной информации организации

Технологическая цепочка увольнения работника, обладающего знанием конфиденциальной информации организации, включает в себя следующие дополнительные процедуры:

• написание работником заявления об увольнении с подробным раскрытием причиныувольнения и желательно указанием места предполагаемой работы;

• прием службой КД от увольняющегося работника всех числящихся за ним документов, баз данных, носителей информации, изделий, материалов, с которыми он работал, про­верка их комплектности, полноты и оформление приема в описи исполнителя или актом;

• проведение сотрудником службы безопасности или кадровой службы беседы с работ­ником с целью напоминания ему об обязательстве сохранения в тайне тех сведений,которые ему были доверены по службе, предупреждение работника о запрещении ис­пользования этих сведений в интересах конкурента или в личных целях, выяснениепричины увольнения и места новой работы;

• подписание работником обязательства о неразглашении им конфиденциальных сведе­ний после увольнения;

• документальное оформление увольнения в соответствии с общими правилами;

• прием от работника пропуска для входа в здание организации, выдачу ему трудовойкнижки и расчета по заработной плате, сопровождение его до выхода из здания со­трудником службы безопасности.

После сдачи всех документов и материалов работнику запрещается входить в ре­
жимную рабочую зону.
При необходимости у него может быть изъят пропуск (идентифика­тор) работника и выдан идентификатор посетителя с правом входа только в определенные административные помещения.

Беседа с увольняющимся работником
имеет целью предотвратить утрату информации или ее неправильное использование бывшим работником в результате его природной или умышленной забывчивости. Следует напомнить увольняющемуся работнику, что он подпи­сывал при поступлении на работу твердое обещание, обязательство (давал подписку) о не­разглашении конфиденциальной информации. Ущерб от увольнения работника резко умень­шается, если производственная или коммерческая тайна организации разделена на части среди достаточно большого числа работников.

Работнику напоминают, что после увольнения из организации, по крайней мере в тече­ние года, за его деятельностью будет осуществляться наблюдение. Предупреждение вклю­чается в обязательство, которое подписывает увольняющийся работник.

Если руководству организации стали известны случаи несанкционированного использо­вания бывшим работником конфиденциальных сведений или ноу-хау, следует начать актив­ное судебное разбирательство выявленных фактов.

Необходим тщательный анализ причин увольнения работников.
На основании ана­лиза должна реализовываться программа исключения этих причин. Например: повышение окладов, аренда жилья для сотрудников вблизи организации, оздоровление психологическо­го климата в коллективе, увольнение руководителей, злоупотребляющих своим служебным положением, и др.

Следовательно, стадия документирования трудовых правоотношений рабочих и служа­щих с учреждениями, организациями, предприятиями и фирмами создает юридически обос­нованную информационно-документационную базу, в строгом соответствии с которой осу­ществляется выполнение последующих стадии документационного обеспечения работы кадровой службы (службы персонала).