Система управления документооборотом организации

Федеральное агентство по образованию РФ

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«КУБАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Кафедра общего, стратегического, информационного менеджмента

и бизнес-процессов

Допустить дипломника к защите ГАК

« » декабря 2009г.

Научный руководитель – д.э.н., доцент ___________ В.Н. Дейнега

подпись

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ ОРГАНИЗАЦИИ

(НА ПРИМЕРЕ КУБАНСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА)

Работу выполнила ______________ Вакулина Алла Ивановна

подпись Фамилия Имя Отчество

Группа 1 факультет управления и психологии

Специальность: документоведение и документационное обеспечение управления

Нормоконтролер преподаватель
________ ________ Мотова Диана Борисовна

должность, учен. степень подпись Дата Ф.И.О.

Краснодар 2009

РЕФЕРАТ

Дипломная работа состоит из 109 с., 2 табл., 13 рис., 55 списка использованных источников, 6 приложений.

Основные понятия, использованные в дипломной работе: документооборот, этапы документооборота, регистрация документов, номенклатура дел, формирование дел, автоматизированные системы.

Цель дипломной работы
- анализ системы управления документооборота Кубанского государственного университета (далее КубГУ, университет) и разработка системы документационного обеспечения управления, основанной на дополнительной автоматизации.

Объект исследования
- документационные системы управления документооборотом, применяемые в современной организации.

Предмет исследования -
система управления документооборотом КубГУ.

Достижение поставленной цели предусматривает постановку следующих задач
:

− проанализировать использование различных типов автоматизированных систем ДОУ в высшем учебном заведении;

− мониторинг нормативно-правового обеспечения документооборота;

− выявление особенностей СУ документооборотом в КубГУ;

− исследование системы документооборота на факультете управления и психологии;

− разработка базы данных для подготовки специалистов по специальности Документоведение и документационное обеспечение управления.

В результате проведенного анализа были выявлены недостатки в управлении документооборотом КубГУ и факультета управления и психологии. На основе исследования были предложены рекомендации по совершенствованию управления документооборота.

Журнал успеваемости внедрен в работу деканата (акт № __ от 20.11. 2009г.). СОДЕРЖАНИЕ

Введение……………………………………………………………………….…….4

1 Система документооборота организации…………………………………...…...9

1.1 Порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами....9

1.2 Контроль исполнения документов...………………...………………………...20

1.3 Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления…24

1.4 Архивное хранение …………………………………………………………….28

2 Сравнительная характеристика систем документационного обеспечения ..... 34

2.1 Правила ведения документооборота в государственном образовательном учреждении…………………………………………………………..…………..…34

2.2 Анализ автоматизированных систем, применяемых в КубГУ..……………...39

2.3 Проблемы, возникающие при внедрении автоматизированных систем управления документооборотом ………………………………………………….50

2.4 Сравнительный анализ бумажного и электронного документооборота…....57

3 Методы совершенствования систем управления документооборотом в КубГУ……………………………………………………………………………….66

3.1 Обоснование необходимости создания единой документационной базы….66

3.2 Использование электронной подписи в работе с документами.....................75

3.3 Методика разработки базы данных для подготовки специалистов по специальности Документоведение и документационное обеспечение управления ………………………………………………………………………....81

Заключение…………………………………………………………………………94

Список использованных источников…………………………………………......98

Приложение А Приказ ректора…………………………….. .....…………..…....103

Приложение Б Приказ по студентам………………………………………..…...104

Приложение В Распоряжение по факультету .....………………….…………....105

Приложение Г Распоряжение по студентам…… …………………………........106

Приложение Д Номенклатура дел деканата……………………………….........107

Приложение Е Способы защиты информации .....……………………………..109

ВВЕДЕНИЕ

Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит 60% рабочего времени [1].

Современное управление государственным предприятием - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».

Увеличение информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре требует применения новых форм их обработки, новых информационных технологий. Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и информация, поступающая на таких носителях, менее динамична, чем электронная.

Наше время, насыщенное информационными технологиями, предъявляет новые требования к разработке документов и к работе служб, ответственных за их создание, обращение и хранение. Компьютер и современное программное обеспечение позволяет не только быстро разрабатывать и качественно оформить документ, но и предоставляет невиданные ранее возможности по учету, контролю за исполнением документов, их передаче по каналам телекоммуникаций, оперативному хранению и поиску нужной информации. Современному руководителю не нужно ждать, пока секретарь-делопроизводитель найдет отметку нужного документа по журналу входящей документации, затем перелистает соответствующую папку, чтобы найти сам документ. Все эти функции могут быть полностью автоматизированы, что позволяет весьма повысить скорость обращения к документу, сократить время на подготовку принятия решения и, соответственно, обеспечить эффективность управления [2].

К сожалению, опыт и история не раз показывали, что прогресс не приводит к устранению проблем: он просто заменяет одни проблемы другими. В полной мере это относится и к новым компьютерным технологиям. С их внедрением возникают не только новые перспективы, но и новые "подводные камни", дополнительные источники потенциального риска. Например, появляются неслыханные ранее возможности для несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, а также вероятность утраты больших массивов ценной информации из-за отказа оборудования, вирусной атаки и неквалифицированных действий пользователя. Тем не менее, прогресс остановить невозможно. Нам просто предстоит учиться жить в этом новом мире - использовать его возможности и избегать его опасностей [3].

Сегодня интерес к рынку программного обеспечения для автоматизации работы с документами неуклонно растет. Использование сети Internet позволяет автоматизировать процесс документооборота, сократить время обработки, улучшить поиск данных, обеспечить контроль исполнения. Новые технологии в этой области предоставляют полную аналитическую информацию и снижают вероятность всевозможных ошибок.

Проблема управления документооборотом состоит в несоответствии уровня и качества автоматизации возросшему потоку документов и увеличению времени на их обработку.

Актуальность исследования поставленной проблемы
обусловлена рядом обстоятельств.

Во-первых, совершенно очевидно, что традиционная схема управления документооборотом уже не справляется с теми объемами работы, которые существуют в век новейших информационных технологий. Постоянно возрастающий объём документооборота значительно затрудняет работу с поиском, обработкой, хранением, исполнением, контролем документов и поручений.

Во-вторых, в связи с расширением интернет-услуг и усилением государственной поддержки, на первый план выходит автоматизация документооборот. В послании Президента к Федеральному Собранию Российской Федерации Дмитрий Медведев затронул вопрос о расширении предоставление государственных услуг населению посредствам интернет [4].

В-третьих, эффективное управление документооборотом требует перевода значительной части документов в электронный вид, что обеспечивает удобное хранение, поиск и передачу электронных документов и требует гораздо меньше ресурсов и времени, чем это необходимо для бумажных документов.

В-четвертых, электронный документооборот всё чаще встречается в работе российских организаций и это является следствием федеральной целевой программы "Электронная Россия", которую проводит Правительство Российской Федерации. Она провозгласила своей целью перевод в электронную форму большей части документооборота государственных структур.

Степень разработки проблемы.
Анализ литературы по теме исследования свидетельствует о том, что во многих организациях остро стоит проблема организации документооборота. Документы дублируются, теряются или передаются получателям с опозданием. Техническая отсталость технологии управления документооборотом во многих случаях приводит к тому, что в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители. Как замечает по этому поводу М.В. Ларин, «наша главная цель - в непростых условиях постепенного перехода от бумажного документооборота к электронному окончательно перейти от частичной автоматизации, когда компьютерные технологии применяются на отдельных, зачастую не связанных между собой участках работы, к единому информационному пространству, объединяющему органы власти» [2]. Решение данной проблемы предложено в трудах Кузнецовой Т.В.[27], Кузнецова С.Л.[25], Куперштейна В.И.[26], Гайдуковой Л.Н.[11] и других авторов.

В работах этих и других авторов особый акцент делается на раскрытии:

– проектирования рациональной организации делопроизводства;

– роли и значения документа в управленческом процессе;

– автоматизация традиционных технологий документационного обеспечения;

– принципов автоматизации делопроизводства.

Однако анализ вышеуказанных источников показал, что авторы недостаточно осветили технологию внедрения систем автоматизации документационного обеспечения управления в организации и проблемы, возникающие при этом.

Это и определило объект и предмет исследования, а также его цель и задачи.

Целью исследования
является анализ системы управления документооборота Кубанского государственного университета (далее КубГУ, университет) и разработка системы документационного обеспечения управления, основанной на дополнительной автоматизации.

Объектом исследования
является документационные системы управления документооборотом, применяемые в современной организации.

Предметом исследования
является система управления документооборотом КубГУ.

Достижение поставленной цели предусматривает постановку и решение следующих задач:

− мониторинг нормативно-правового обеспечения документооборота;

− выявление особенностей системы управления документооборотом в КубГУ;

− исследование системы документооборота на факультете управления и психологии;

Теоретико-методологическую основу
исследования составляют труды отечественных и зарубежных ученых по проблеме управления документооборотом в организации, федеральные законы "Об информации, информатизации и защите информации" и "Об электронной цифровой подписи", постановления Правительства РФ, а также труды ученых ВНИИДАД.

Эмпирическую базу исследования
составили: материалы профессиональной периодической печати, ресурсов Internet, материалы Кубанского государственного университета, а также сайт Гильдии управляющих документацией.

Структура дипломной работы
обусловлена целью и задачами исследования и включает в себя: введение, три раздела, заключение, список из 50 использованных источников, а также приложений.

В первом разделе рассматриваются основные характеристики системы документооборота в организации, правила ведения документооборота, требования, предъявляемые к документообороту организации, системы контроля организации и правила работы с архивами.

Во втором разделе проводится сравнительная характеристика систем документационного обеспечения управления, применяемых в КубГУ, анализ документооборота на факультете управления и психологии и рассматриваются особенности ведения документооборота в государственном учебном заведении.

В третьем разделе рассматривается программа совершенствования систем документационного обеспечения управления на основе дополнительной автоматизации.

1 Система документооборота организации

1.1 Порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами

Основными документами организации являются входящие, исходящие и внутренние документы. От правильной организации обработки этих документов зависит эффективность принятия управленческих решений.

Работа с входящими документами,
поступающими на предприятие из-за его пределов, предполагает:1
Подробнее см.: Рогожин М.Ю.
Документационное обеспечение управления. – М.: РДЛ, 2001. [Закрыть]

а) доставку и прием документов;

б) первичную обработку документов;

в) предварительное рассмотрение документов;

г) рассмотрение документов руководством предприятия;

д) передачу на исполнение должностным лицам (структурным подразделениям);

е) осуществление контроля за исполнением документов;

ж) прием исполненного документа, его помещение в дело;

з) последующее хранение и работу с документами (до передачи их в архив или на уничтожение).

Доставка документов на предприятие, как правило, осуществляется курьерами в почтовом отделении по месту расположения предприятия (за исключением документов, поступающих непосредственно на предприятие по техническим каналам связи). Прием входящей деловой корреспонденции от курьера производится уполномоченным сотрудником службы ДОУ.

Последующая первичная обработка входящей деловой корреспонденции включает:

- проверку целостности упаковки и вложений принятой корреспонденции;

- проверку правильности ее адресования;

- вскрытие конвертов (упаковки посылок, бандеролей). Конверты от поступающих документов (в том числе писем граждан) не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа, а также при поступлении личных или доплатных документов. Документы с пометкой «лично» или адресованные общественным организациям при первичной обработке документов не вскрываются и передаются по назначению. При поступлении документов на магнитных и иных небумажных носителях первичной обработке подлежит сопроводительная документация, а носители передаются на машинную обработку без вскрытия упаковки;

- распределение корреспонденции на регистрируемую и нерегистрируемую;

- простановку штампов с отметкой «Входящий № __» на документах, подлежащих регистрации (учет документов);

- заполнение регистрационных карточек (журналов, книг и т. п.) (регистрация документов).

После этого зарегистрированная деловая корреспонденция передается на предварительное рассмотрение. Более подробно обработка входящих документов показана на рисунке 1.1.

По результатам предварительного рассмотрения часть документов установленным порядком передается соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия. Другая их часть направляется через секретариат на рассмотрение руководителю предприятия для принятия и оформления (в виде резолюции) решения о порядке и сроках исполнения указанных документов.

Следует отметить, что на рассмотрение руководства предприятия обычно передаются все документы, полученные от вышестоящих органов управления и (или) содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности предприятия, а потому требующие решения руководителя.

Обработка и передача документов ответственным исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ или в первый рабочий день (при поступлении документов в нерабочее время).

Рисунок 1.1 – Схема работы с входящими документами

При необходимости безотлагательного (оперативного) исполнения поступившего документа допускается ознакомление ответственного исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством предприятия.

После регистрации содержания резолюций и постановки документов, подлежащих исполнению, на контроль последние также передаются должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия.

Следует отметить, что документы, которые адресованы для исполнения нескольким должностным лицам (структурным подразделениям), передаются им поочередно или одновременно в копиях. При этом подлинник документа передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение. Следующим этапом является прием исполненных документов и помещение их в дела. Исполненные документы принимаются от должностных лиц (структурных подразделений) предприятия для помещения в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Исполненный документ должен быть снабжен соответствующей отметкой за подписью ответственного исполнителя. Помещение документа в дело осуществляется вручную или с использованием средств механизации труда. В последнем случае документ помещается (подшивается на 4 прокола) в обложку дела с применением прошивочной машины. Последующее хранение и работа с документом до передачи последнего в архив или на уничтожение производится исходя из практической потребности в документе и с учетом его исторической (научной и иной) ценности.

Работа с исходящими документами,
отправляемыми за пределы предприятия, предполагает:

а) проверку правильности оформления и прием документов от ответственных исполнителей;

б) регистрацию документов;

в) подготовку документов к отправке;

г) передачу подготовленных к отправке документов в экспедиционную группу;

д) помещение контрольных экземпляров документов в дела;

е) последующее хранение и работу с контрольными экземплярами документов (до передачи их в архив или на уничтожение). Боле подробно этапы работы с исходящими документами показана на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2 – Схема работы с исходящими документами

Рассмотрим особенности работы с исходящими документами в соответствии с перечисленными этапами.

Документы, поступающие в службу ДОУ для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день, но не позднее следующего рабочего дня.

Указанная работа начинается с проверки правильности оформления и приема документов от ответственных исполнителей уполномоченными сотрудниками службы ДОУ. Документы, предназначенные для отправки, принимаются от ответственных исполнителей полностью оформленными (служба ДОУ не несет ответственности за содержание документа). Это означает, что исходящий документ должен:

а) иметь все необходимые реквизиты, включая адресные данные;

б) быть подписан (утвержден) соответствующим должностным лицом;

в) иметь сопроводительный лист (письмо) при наличии приложений или в том случае, если документ исполнен (записан) на машинном носителе. Отправка документов на небумажных носителях производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации.

г) вне зависимости от количества адресов рассылки иметь контрольный экземпляр (в том числе на сопроводительный лист) для помещения последнего в дело;

д) иметь опись (расчет) рассылки при направлении документа в четыре и более адресов;

е) в необходимых случаях иметь отметку о категории почтового отправления (за исключением простых отправлений).

Исходящие документы, оформленные с соблюдением перечисленных правил, передаются на регистрацию. Регистрация производится путем простановки штампа «Исходящий №__» и внесения справочных данных о документе в соответствующий журнал (книгу). Регистрации подлежат также все приложения к документу и сопроводительный лист (письмо). Зарегистрированные документы проходят процедуру сортировки документов по адресам назначения и видам почтовых отправлений, после чего передаются для подготовки к отправке.

Недооформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату ответственному исполнителю для устранения недостатков, препятствующих отправке. Подготовка документов к отправке включает:

- проставление на конвертах (наклейках на упаковке) адресных данных;

- фальцовку (сложение путем перегиба) документов;

- вложение документов в конверты (упаковки);

- заклеивание и маркировку (снабжение знаками почтовой оплаты) конвертов.

Для передачи подготовленных к отправке документов в экспедицию уполномоченными сотрудниками службы ДОУ предварительно составляются описи (реестры) на подлежащую отправке обычную и заказную деловую корреспонденцию. Принятая по описи деловая корреспонденция упаковывается сотрудниками экспедиции в транспортировочную тару (ящики, короба, портфели и пр.), после чего доставляется в почтовое отделение установленным порядком (пешком или на автомашине). После отправки деловой корреспонденции сотрудники отдела делопроизводства помещают контрольные экземпляры исходящих документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Последующее хранение и работа с контрольными экземплярами исходящих документов до передачи их в архив или на уничтожение производятся исходя из практической потребности в документах и с учетом их исторической (научной и иной) ценности.

Работа с внутренними документами
, разрабатываемыми должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия в целях обеспечения управленческих решений и действий внутреннего характера, предполагает:

а) подготовку предварительного (чернового) варианта текста документа;

б) редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа;

в) согласование уточненного варианта текста документа;

г) оформление окончательного варианта текста документа;

д) утверждение (подписание) документа;

е) регистрацию документа;

ж) тиражирование документа;

з) передачу рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности;

и) помещение контрольного экземпляра документа в дело;

к) последующее хранение и работу с документом (до передачи его в архив или на уничтожение). Последовательность работы с внутренними документами можно увидеть на рисунке 1.3.

Подготовка предварительного (чернового) варианта текста документа производится сотрудником, ответственным за его исполнение:

а) по распоряжению (указанию) должностного лица предприятия, которому подчинен данный сотрудник;

б) в инициативном порядке;

в) во исполнение ранее полученного документа.

При подготовке чернового варианта текста документа исполнитель определяет общий порядок исполнения и распределяет обязанности между остальными исполнителями, участвующими в работе над проектом документа. Для подготовки предварительного варианта текста используются:

а) типовые (унифицированные) тексты, разработанные на предприятии для подготовки данного вида документов;

б) материалы деловой переписки по вопросу, составляющему предмет (тему) документа;

в) положения законодательства РФ, регламентирующие вопросы деятельности предприятия (структурного подразделения, должностного лица), составляющей предмет (тему) документа, в правовом отношении;

г) требования руководящих документов, регламентирующие вопросы деятельности предприятия (структурного подразделения, должностного лица), составляющей предмет (тему) документа, в организационном отношении.

Рисунок 1.3 – Схема работы с внутренними документами

Подготовку предварительного варианта текста документа целесообразно осуществлять на персональном компьютере (ПК). Файл с подготовленным вариантом текста документа копируется на дискету или другой носитель, после чего распечатывается на принтере.

Редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа производятся с целью:

а) уточнения (дополнения) его структуры и содержания;

б) выявления и исключения из текста орфографических, синтаксических, смысловых, фактологических и иных ошибок, искажающих содержание документа и затрудняющих его восприятие и изучение в процессе ознакомления с ним адресата.

Уточнение (дополнение) структуры и содержания предварительного варианта текста документа производятся в процессе чтения бумажного оригинала и внесения в него соответствующих пометок (замечаний). По результатам редактирования в предварительный вариант текста документа вносится редакционная правка, посредством которой:

а) уточняется взаимное расположение отдельных фрагментов (абзацев, предложений) текста;

б) уточняется последовательность слов в отдельных предложениях;

в) из текста изымаются повторы и длинноты;

г) в текст включаются дополнительные фрагменты, делающие его содержание более ясным, точным и актуальным;

д) обеспечивается терминологическое соответствие текста документа общепринятым нормам и правилам;

е) достигается стилистическое единообразие текста документа.

После этого отредактированный текст корректируется (контролируется, верифицируется) на предмет выявления и устранения всевозможных ошибок. Целесообразно производить комбинированную корректировку текста, используя для этого как собственные интеллектуальные ресурсы, так и соответствующие возможности стандартного текстового редактора. Завершают процедуру редактирования и корректирования повторное копирование «очищенного» текста на дискету и его контрольная распечатка. К слову, и этот вариант текста следует внимательно прочитать до того, как отправить проект документа на согласование. Согласование уточненного варианта текста документа производится, если:

а) изложение тех или иных положений документа требует письменного выражения мнения на этот счет компетентного должностного лица (специалиста);

б) в содержании документа имеются поручения должностным лицам (структурным подразделениям).

Согласование производится:

а) путем оформления согласующей визы на обороте последнего листа проекта документа;

б) путем оформления грифа согласования на лицевой стороне последнего листа проекта документа (ниже подписи).

После выполнения процедуры согласования проекта документа последний передается ответственным исполнителем на оформление, как правило, в группу технической подготовки документов. Оформление проекта документа имеет целью:

а) внести новые уточнения (дополнения) в текст проекта по итогам согласования;

б) привести внешний вид проекта в соответствие с требованиями руководящих документов к оформлению управленческой документации (деловой корреспонденции).

При приеме оформленного проекта документа ответственный исполнитель обязан проверить правильность его оформления и при необходимости потребовать устранения имеющихся в оформлении проекта недостатков.

Проект документа, оформленный надлежащим образом, передается в секретариат руководителя предприятия для представления на подпись (утверждение). В отдельных случаях допускается представление проекта документа руководителю предприятия лично ответственным исполнителем.

Подписанный (утвержденный) документ передается ответственным исполнителем на регистрацию в отдел делопроизводства.

Зарегистрированный установленным порядком документ при необходимости передается ответственным исполнителем на тиражирование. При этом ответственный исполнитель обязан указать на первой странице документа (карандашом) количество экземпляров.

После этого производится передача рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности. Одновременно контрольный экземпляр документа помещается в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Последующее хранение и работа с документом (до передачи его в архив или на уничтожение) производятся исходя из практической потребности в документе и с учетом его исторической (научной и иной) ценности.

Из всего вышесказанного следует, что эффективное управление требует некоторой системы работы с документами. Чем шире сфера и масштабы деятельности предприятия, тем более важную и самостоятельную роль играет собственно система работы с документами. Управленческая деятельность осуществляется с помощью документов, документы являются и источником, и результатом, и инструментом этой деятельности. Организация работы с документами — одна из ключевых технологий управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или международной компании.

1.2 Контроль исполнения документов

Одной из важнейших функций управления документооборотом является контроль исполнения документов. Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Контроль исполнения включает в себя несколько последовательных этапов:

1) постановку документов на контроль;

2) проверку своевременности доведения документов до исполнителей;

3) предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

4) учет и обобщение результатов 5контроля исполнения документов;

5) сроковый контроль своевременности исполнения поручений и документов;

6) контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;

7) контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;

8) контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;

9) контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;

10) контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на вопросы.

Такая многоуровневость контроля на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами.

Общая организация контроля исполнения документов предприятия возлагается на службу ДОУ, а в структурных подразделениях — на соответствующих начальников.

Основными задачами при осуществлении контроля исполнения являются:

- отслеживание хода и фиксация фактического исполнения зафиксированных указаний руководства, а также входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих важное значение для организации;

- обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания хода и результатов исполнения, доведение этих сведений до руководства в удобной для его восприятия форме;

- выработка предложений по ускорению прохождения и исполнения документов и укреплению исполнительской дисциплины.

В идеальном варианте должно контролироваться исполнение всех документов. Однако трудоемкость этой деятельности и неравнозначная ценность документной информации привели на практике к еще одной классификации документов:

а) документы, контроль за исполнением которых необязателен;

б) документы, подлежащие контролю за их исполнением.

Перечень контролируемых документов утверждается руководителем по представлению службы ДОУ с участием юридической службы организации.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях, начиная от даты подписания (утверждения) документа, а поступивших от других предприятий — начиная с даты их регистрации. Прочие сроки исполнения документов устанавливаются руководителем предприятия в резолюции или устном указании на разработку того или иного документа. В отдельных случаях срок исполнения документа определен в его содержании или исходя из необходимости осуществления его периодической подготовки к определенной дате (ежемесячно, ежеквартально, ежегодно и т. п.).

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются и, как правило, обобщаются ежемесячно. Наиболее наглядно результаты работы исполнителей выглядят, если в месячных сводках, представляемых секретарем руководителю, указываются:

1) общее количество документов, находящихся в работе у исполнителей;

2) количество (процент) выполненных с опережение установленных сроков;

3) количество (процент) не выполненных или выполненных позднее установленных сроков;

4) задержки исполнения в рабочих долях;

5) причины задержек исполнения документов.

Среди характерных причин неисполнения документов в срок бывают:

- слишком высокая степень централизации полномочий;

- перегрузка исполнителей и руководителей разного уровня;

- недисциплинированность сотрудников и подведомственных организаций;

- недостаточные сроки для качественного исполнения;

- нерациональная система документооборота;

- недостаток технических средств оформления и тиражирования документов и другие.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения соответствующего распоряжения руководителя предприятия, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Результаты исполнения отмечаются на документе и на экземпляре ответа, остающемся на предприятии. Обобщенные данные о своевременности исполнения документов (в форме справки) представляются руководителю предприятия не реже одного раза в квартал.

Таким образом, система контроля исполнения документов подразумевает наличие в организации определенных звеньев: целей, методов, объектов и субъектов контроля. Система контроля работает по общим правилам. Субъекты контроля руководствуются в своей деятельности едиными принципами и подходами, в том числе в спорных ситуациях, и используют в деловых процессах методы контроля, которые подчинены достижению единой цели.

1.3 Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.

Теоретической основой технологии внедрения автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота являются нормативные правовые акты федерального уровня и нормативные распорядительные акты внутреннего порядка. На современном этапе перехода общества от постиндустриального к информационному нормативная база, как основа автоматизации, должна быть определена, на мой взгляд, в следующем приоритете:

1) Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" [5].

2) Федеральная целевая программа "Электронная Россия 2002 - 2010 годы" (постановление Правительства РФ от 28 января 2002г. N 65) [6].

3) Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-97 (отменен). В настоящее время новая редакция стандарта находится в стадии согласования.

4) Внутренняя инструкция по работе с документами.

5) Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) [7].

6) ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» [8].

7) Регламент работы с документами в автоматизированной системе делопроизводства и документооборота.

ГСДОУ является наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления. Издана она в 1990 году. ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. ГСДОУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, учреждений, организаций и предприятий. Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационного обеспечения управления. Раздел «Организация работы с документами» устанавливает принципы и порядок организации документооборота учреждения, построения информационно-поисковой системы по документам учреждения, контроля исполнения документов и подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение[50].

28 января 2002 года постановлением Правительства РФ был утвержден окончательный проект ФЦП "Электронная Россия". Программа ориентирована на создание технологических предпосылок для развития гражданского общества за счет обеспечения прав на свободный доступ к информации, повышение эффективности функционирования реальных секторов экономики, расширение подготовки специалистов по информационным технологиям и квалифицированных пользователей, совершенствование государственного управления и местного самоуправления за счет внедрения и массового распространения информационных и коммуникационных технологий.

Выполнение ФЦП "Электронная Россия" рассчитано до 2010 года и включает широкомасштабные меры, предполагающие принятие ряда законопроектов по использованию ЭЦП и переходу к электронному документообороту, реализацию проектов по созданию единой информационной и телекоммуникационной инфраструктуры органов государственной власти, местного самоуправления и бюджетных организаций.

Программа должна привести к превращению нации в "электронное общество", немыслимое без широчайшего использования информационных технологий, а россиян - в "электронных граждан". В частности, предусматривается перевод в электронную форму значительных объемов документооборота, публикация в Интернете всех несекретных документов органов власти всех уровней, обеспечение большинству населения самого широкого доступа во Всемирную паутину[9].

Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы, документированная информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам [10].

Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола. В ней расписаны процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении к Инструкции даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания Инструкции, она отражает практически все вопросы организации делопроизводства. Хотя она предназначена в первую очередь для министерств и ведомств, ею могут воспользоваться и найдут много полезного для себя службы делопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.

Принципы управления документами в равной степени применимы к документам на различных носителях, независимо от способа доставки документов. Это особенно важно, т.к. в России наблюдается переход от традиционного бумажного документооборота идет не к электронному, а к смешанному документообороту. ГОСТ Р ИСО 15489 определяет понятие «документ» как зафиксированную на материальном носителе идентифицируемую информацию, созданную, полученную и сохраняемую организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Законодательными актами Российской Федерации регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы). В них также содержатся основы регулирования процессов информатизации. Законом установлены право собственности на отдельные документы и массивы документации, категории информации по уровням доступа к ней [11].

Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.

По данному разделу можно сделать вывод, что нормативное обеспечение документооборота должно включать в себя всю совокупность нормативных, организационно-правовых, регламентирующих документов, определяющих порядок работы аппарата управления, соблюдение требований которых необходимо как для организации эффективной управленческой деятельности в целом, так и для достижения высокой исполнительской дисциплины в частности.

1.4. Архивное хранение

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов — создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Этот вопрос представляется особенно актуальным в свете нового Федерального закона РФ от 22 октября 2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Как следует из ст. 1 закона, он предназначен для регулирования отношений «в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности» [12].

Хранение документов должно осуществляться в архиве. Архив представляет собой учреждение или структурное подразделение предприятия (организации, учреждения), осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Государственные архивы – это специализированные государственные учреждения, которые комплектуются документами государственных предприятий (организаций, учреждений) и передаваемыми им в соответствии с действующим порядком документами негосударственных предприятий (организаций, учреждений).

Отнесение документов к составу архива предприятия (в дальнейшем – к составу ведомственного (государственного) архива) осуществляется на основании экспертизы их ценности. Такая экспертиза представляет собой комплекс мероприятий по изучению документов на основании критериев их ценности с целью определения сроков хранения документов, а также отбора документов на постоянное хранение.

Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:

- экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;

- оформление дел;

- описание документов постоянного и долговременного хранения;

- обеспечение их сохранности;

- передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив.

Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации. Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение[13].

В соответствии со ст. 22 Федерального закона РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливаются следующие сроки временного хранения документов до их поступления в государственные и муниципальные архивы:

1) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры РФ, Центральной избирательной комиссии РФ, Счетной палаты РФ, Центрального банка РФ (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций – 15 лет;

2) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов РФ и организаций субъектов РФ – 10 лет;

3) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций – 5 лет;

4) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ отдельных видов архивных документов:

а) записей актов гражданского состояния – 100 лет;

б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов – 75 лет;

в) проектной документации по капитальному строительству – 20 лет;

г) технологической и конструкторской документации – 20 лет;

д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец – 20 лет;

е) научной документации – 15 лет;

ж) кино– и фотодокументов – 5 лет;

з) видео– и фонодокументов – 3 года.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.

Оформление дела — это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) — количество листов внутренней описи (при ее наличии).

По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.

С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями[14].

В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ.

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить [15,16].

Таким образом, программа хранения и определения судьбы документов обеспечивает соответствие законодательным и нормативным требованиям, определяя сроки хранения документов, действия с документами по истечении сроков хранения (такие как уничтожение, передача на постоянное архивное хранение, передача другим организациям), меры, принимаемые в тех случаях, когда необходимо приостановить уничтожение документов.

2 Сравнительная характеристика систем документационного обеспечения в КубГУ

2.1 Правила ведения документооборота в государственном образовательном учреждении

Кубанский государственный университет (в дальнейшем университет) является государственным образовательным учреждением высшего профессионального образования (высшим учебным заведением) федерального подчинения. Управление университетом осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации, Типовым положением об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) и Уставом университета. Университет обладает автономией и несет ответственность за свою деятельность перед обществом, государством и каждым обучающимся.

Университет самостоятелен в подборе и расстановке кадров, осуществлении учебной, научной, финансово-хозяйственной и иной деятельности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Университет самостоятелен в принятии решений и осуществлении действий, вытекающих из его Устава. Управление университетом строится на сочетании принципов единоначалия и коллегиальности.

В широком плане миссия университета и его стратегия развития должны формироваться не только исходя из представления о нем как о производителе образовательных услуг. Университет необходимо рассматривать как творческую среду, социокультурная функция которой заключается в производстве знаний и ценностей, создания концепций, теорий, методологии, технологий, информации. Миссия Кубанского государственного университета состоит в реализации следующих ключевых компонентов:

- образовательный − сохранять и развивать классическое образование в регионе, осуществлять подготовку высококвалифицированных специалистов по фундаментальным и передовым направлениям, быть системообразующим центром образования в регионе;

- научный − сохранять и приумножать потенциал российской науки по ведущим направлениям на основе лучших отечественных традиций и мирового опыта, с учетом запросов региона;

- культурный – быть центром культуры в регионе, содействуя изменению социальной среды, создавая определенную духовную атмосферу, обучая интеллигентному и конструктивному разрешению проблем, творческому подходу к реализации моделей жизнедеятельности, необходимости сочетания материальных и духовных компонентов на всех стадиях человеческой жизни;

- инновационный − служить центром развития инновационности в области управления и научных разработок, предоставлять качественное классическое образование с применением инновационных методов и технологий в подготовке специалистов, развивая инновационность мышления у молодого поколения;

- предпринимательский − развивать социально-ориентированную предпринимательскую активность, взаимодействовать с бизнесом и промышленными кругами, привлекая их к социальным программам университета, одновременно сохраняя академическую базу и традиции классического образования.

Важнейшей задачей переходного периода является модернизация системы управления университетом, обеспечивающая адаптацию вуза к новым экономическим и социальным условиям, определение стратегических ориентиров развития на перспективу.

В целях дальнейшего совершенствования документационного обеспечения в учреждениях высшего профессионального образования России 24 июля 2000г. Министерство образования РФ издало Приказ N 2286 «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении»[17]. В соответствии с этим приказом, организация делопроизводства в университете осуществляется на основании Инструкции по делопроизводству, утвержденной 05.03.2005 г. Инструкция по делопроизводству устанавливает единую систему делопроизводства в университете, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов. Руководство и контроль за ведением делопроизводства в вузе осуществляет общий отдел. Он дает указания по вопросам организации ведения делопроизводства, обязательные для исполнения структурными подразделениями вуза, проверяет состояние делопроизводства и осуществляет общение работников, ответственных за ведение делопроизводства. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений вуза (управлений, отделов, деканатов, кафедр), которые принимают меры к сокращению переписки, обеспечивают правильное и рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаг.

Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

При поступлении в канцелярию документов из министерства - происходит регистрация их и передача ректору университета. Ректор ставит на документах свою резолюцию и через секретаря отдает их обратно в канцелярию, после чего эти документы разносят для исполнения.

Все поступающие на имя ректора вуза и в адрес вуза документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю. Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской работы и исполнительской дисциплины.

Все входящие документы обязательно проходят регистрацию в общем отделе университета, как показано на рисунке 2.1

Рисунок 2.1. Входящие документы

Руководители структурных подразделений обязаны рассматривать состояние исполнительской дисциплины по документам с поручениями руководства вуза, а также документы, поступившие в адрес структурного подразделения и требующие исполнения и подготовки ответа. Документ считается исполненным, когда решены окончательно все поставленные в нем вопросы и соблюдены следующие сроки:

- если в документе поставлен срок исполнения - в указанный срок;

- документы без указания срока исполнения - в месячный срок;

- если в документе имеется пометка «срочно» - в трехдневный срок;

- поручения без указания конкретной даты исполнения - в месячный срок. Срок исчисляется в календарных днях от даты подписания документа.

Документы снимаются с контроля, если решены поставленные в них вопросы или авторам дан ответ по существу. Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу или частичное исполнение поручения, не является основанием для признания документа исполненным. Снять документ с контроля могут только должностные лица или контрольная служба, которая поставила его на контроль. Основанием для снятия с контроля документов с поручениями руководства вуза является документ- ответ, подписанный ректором, проректором, либо справка об исполнении документа за подписью начальника структурного подразделения.

Вся корреспонденция, поступающая в вуз, принимается и регистрируется сотрудниками общего отдела. Передача документов из одного структурного подразделения в другое производится через общий отдел. Документы, не требующие доклада руководству вуза, направляются для исполнения в структурные подразделения. Все поступившие документы докладываются руководству в день их поступления. Получив документы на исполнение, сотрудник вуза должен немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения. Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, который обязан ознакомить с документом всех других в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение. Каждый сотрудник вуза обеспечивает оперативность, качество исполнения и сохранность документов. Передача документов от одного исполнителя к другому производится только через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.

Внутренние документы оформляются и исполняются (используются) в пределах вуза. Документы, подписанные ректором и проректорами, регистрируются в общем отделе. Внутренние документы (докладные записки, справки, сводки и др.) рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены. Документы для отправки в другие организации должны передаваться сотрудниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство, в общий отдел.

Из всего этого можно сделать вывод, что эффективность осуществления университетом своих функций в значительной степени определяется системой работы с документами, принятой в нем. Документооборот ведется в соответствии с законодательными актами, приказами и другими нормативными документами РФ.

2.2 Анализ автоматизированных систем, применяемых в КубГУ

Для решения задач по автоматизации особенно актуально решение вопроса о том, кто, собственно, будет этим заниматься. Для начала следует определиться с тем, будут работы проводиться своими силами или с привлечением подрядчиков. Внедрение системы автоматизации и анализ её воздействия, как и любое серьезное преобразование в организации, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют методологическую базу. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы[18].

В настоящее время в университете применяются несколько автоматизированных систем: Парус, Синкопа, Среда модульного обучения и Ассsess. Рассмотрим их подробнее.

Программа «Парус» применяется в бухгалтерии университета. Программные продукты «ПАРУС» (ПП «ПАРУС») — предназначены для автоматизации деятельности коммерческих предприятий и бюджетных учреждений разного уровня[19].

В основу «ПАРУС» положены следующие основные принципы:

1) архитектура "файл-сервер";

2) интеграция с программными продуктами других разработчиков;

3) Готовое решение плюс гибкие возможности настройки.

Функциональные возможности программы обеспечивают:

- подготовку, оформление и учет платежных поручений и требований, приходных и расходных кассовых ордеров, счетов, приходных накладных и накладных на отгрузку, доверенностей, авансовых отчетов, входящих и исходящих счетов-фактур, товарных отчетов, документов на внутреннее перемещение ТМЦ;

- учет расчетов с поставщиками, покупателями, подотчетными лицами, прочими дебиторами и кредиторами;

- учет товаров, материалов и МБП по средним, учетным ценам, ценам FIFO, LIFO, формирование оборотных и сальдовых ведомостей по движению ТМЦ;

- инвентарный учет простых и составных основных средств и нематериальных активов, автоматический расчет износа, построение инвентаризационных ведомостей, ведомостей по начислению износа, ведомостей по переоценке, актов приемки, передачи и списания;

- подготовку и формирование инвентаризационных описей и актов, внутренних документов на оприходование излишков и списание недостач;

- учет валютных операций, переоценку валютных активов и пассивов;

- учет готовой продукции, расчет себестоимости готовой продукции по калькуляциям и нормативам;

- учет затрат по сквозным и локальным накопительным аналитическим счетам, автоматическое закрытие накопительных счетов и реформация баланса;

- ведение книги покупок, книги продаж, кассовой книги, книги складского учета, книги учета доверенностей, Главной книги;

- автоматический расчет налогов и платежей во внебюджетные фонды;

- автоматизированное построение баланса и любых выходных форм квартальной и годовой отчетности.

Программа «ПАРУС» имеет ряд важных преимуществ.

1. «ПАРУС» представляет собой готовое комплексное решение, не требующее от бухгалтера владения специальными знаниями и навыками, выходящими за рамки общепринятых норм компьютерной грамотности. Вследствие этого программа «ПАРУС » проста в освоении, надежна и удобна в работе и не требует больших эксплуатационных затрат.

2. В отличие от программы «ПАРУС » большинство программ, представленных сегодня на рынке учетных систем относятся к классу бухгалтерских конструкторов, предполагающих адаптацию тиражного решения к особенностям ведения учета на предприятии непосредственно на рабочем месте пользователя.

3. Низкая стоимость обслуживания программ «ПАРУС» объясняется свойством интегрированной системы. Среднестатистическая стоимость услуг, оплачиваемых пользователями программ «ПАРУС» в течение года сопоставима со стоимостью годового абонемента на обслуживание (25-30% от стоимости программы), тогда как для пользователей бухгалтерских конструкторов стоимость услуг, оплаченных в течение года, обычно превышает стоимость программ в несколько раз.

4. Важным преимуществом программы «ПАРУС» является тесная информационная и функциональная интеграция регистров оперативного (реестры счетов, накладных, приходных и расходных кассовых ордеров, доверенностей и т.д.) и бухгалтерского (журнал хозяйственных операций, оборотные ведомости по взаиморасчетам, движению ТМЦ, инвентарная картотека и т.д.) учета. Это позволяет формировать проводки по взаимозачету прямо из регистра по взаиморасчетам или сбалансировать бартерную сделку по номенклатуре с оформлением соответствующих первичных документов и последующей отработкой их в журнале хозяйственных операций, не выходя из ведомости по движению ТМЦ.

5. Реализованные в программе алгоритмы позволяют легко разбираться в сложных учетных операциях при обеспечении корректного формирования записей в журнале хозяйственных операций, оборотных ведомостях по взаиморасчетам и движению ТМЦ. Пример: Обработка документов по продаже, когда операция по оплате отработана по данным счета, реализация проведена из счета-фактуры, а списание товаров или готовой продукции – по данным из накладной.

6. Программа позволяет осуществлять автоматическую отработку сопутствующих операций. Пример: Начисление комиссионных продавцу или премиальных – экспедитору и оценка эффективности проведенной сделки.

7. В программе «ПАРУС» реализован ряд новых учетных технологий, существенно повышающих эффективность работы бухгалтеров.

8. Технологии «микробалансов» позволяют оперативно оценивать финансовую эффективность по любому аналитическому срезу (структурное подразделение, вид деятельности, тип сделки и т.д.) и заблаговременно применять меры по оптимизации налогообложения.

9. Анализ рентабельности и оборачиваемости в разрезе номенклатуры позволяет быстро выявлять ошибки в отработке движения ТМЦ (даты прихода и списания, количество, единицы измерения, пересортица, «зависшие» по учету товары и т.д.).

10. Применение накопительных аналитических регистров позволяет избежать двойного учета на забалансовых счетах при ведении налогового учета.

11. Множественная котировка первичных документов.

12. Восстановление первичных документов по данным бухгалтерского учета.

13. Мониторинг "зависших" по учету и на складах товарно-материальных ценностей.

14. Программа «ПАРУС» имеет концептуальную и методологическую преемственность в развитии интегрированных систем в среде Windows и гарантирует пользователям высокие корпоративные стандарты качества и эффективность работы.

15. Программа «ПАРУС» отражает современные направления развития интегрированных систем.

Понятия, используемые в программе "ПАРУС ", полностью совместимы с действующими нормативными актами (Закон о бухгалтерском учете РФ, Налоговый кодекс РФ, инструкции МНС РФ и Минфина РФ).

Систему «СИНКОПА» (Система ИНтегрированная КОрпоративного управления Планирования и Анализа) планируют ввести в действие в университете с 2010-2011 учебного года для автоматизации документационного обеспечения управления. В настоящее время в КубГУ автоматизированные системы документооборота практически не используются.

Если наука начинается с измерений, то управление бизнесом начинается с управленческого планирования и заканчивается анализом соответствия плана факту.

Между стратегическим планированием и анализом результатов современная Система должна содержать автоматизацию массы задач и функций, включая управление производством, финансами, персоналом и многое другое, вплоть до управления технологическим оборудованием.

Система управления «СИНКОПА» соответствует этим требованиям и является электронным инструментом для полного управления предприятием или группой предприятий (в том числе разного профиля), разнесенных территориально на любом удалении[20].

В системе за счет универсальных инструментов и подходов обеспечивается возможность объединения работы практически всех категорий сотрудников от бухгалтерии до медицины с различными видами оборудования охранного, торгового, технологического. При этом в едином информационном пространстве обрабатывается и сохраняется все виды информации (текстовая, числовая, графическая, видео и звуковая).

Удаленные пользователи (с разрешенными функциями) могут работать в Системе через Интернет без специального программного обеспечения.

Главной особенностью Системы является мощный единый аппарат аналитики для бухгалтерского, управленческого и производственного учетов, обеспечивающий жесткую увязку всей информации с первичными бухгалтерскими данными.

Система содержит ядро, (как показано на рисунке 2.2) включающее стандартную СУБД и несколько уникальных программных продуктов, с помощью которых разрабатываются и эксплуатируются прикладные задачи, собираемые в так называемые оболочки.

Рисунок 2.2 – Схема работы системы «Синкопа»

В Системе реализована мощная «бухгалтерская оболочка» с неограниченным набором направлений (осей) анализа (117 при стандартной поставке), которая оснащена специальным инструментом (построителем формул ) для заведения расчетов, в т.ч. и по зарплате ( 197 видов начислений и удержаний при стандартной поставке).

Использованные в Системе современные математические методы позволили унифицировать учет (журналирование) любых операций на предприятии, как планируемых, так и фактически выполненных, во всех сферах - от переписки до производства изделий. При этом бухучет представляет собой частный случай такого «журналирования».

Примененная многомерная система анализа позволяет вести как учет, так и планирование затрат в разрезе одних и тех же осей аналитики. То есть сравнивать планируемую и фактическую эффективность (себестоимость), например, по видам деятельности, проектам, изделиям, административным единицам, материально ответственным лицам и другим любым осям анализа.

В управлении эффективностью различных проектов, видов деятельности и т.д. реализована возможность просто и гибко планировать и начислять зарплату и премию любых категорий сотрудников, меняя алгоритмы расчета и контрольные показатели хоть ежедневно. Что позволяет передать эти функции руководителям подразделений, приблизив «рычаги» управления бизнесом к людям, реально им руководящим.

В системе автоматически поддерживаются справочная информации и обновление версий на всей территории ее функционирования.

Система автоматически отслеживает историю изменения всех данных и обеспечивает синхронизацию периодов существования законов, формул, условий и данных, к которым они применяются.

В Системе достигнута простота наращивания функциональности в процессе эксплуатации за счет использования технологий СУБД Oracle и методов объектного программирования .

В университете создана база данных преподавателей и студентов на базе Ассsess – СУБД.

Импорт таблиц - Microsoft Access поддерживает импорт данных из таблиц других баз данных Microsoft Access, а также данные из других приложений и файлов других форматов, например, Microsoft Excel, dBASE, Microsoft FoxPro или Paradox. Microsoft Access также обеспечивает импортирование языковых таблиц и списков (только для чтения), которые могут находится на персональном компьютере, на сетевом сервере или на сервере Интернета.

При импорте данных создается их копия в новой таблице текущей базы данных Microsoft Access. Исходная таблица или файл при этом не изменяются. Импортируемые данные нельзя сразу добавлять в существующие таблицы (за исключением импорта таблиц или текстовых файлов). Однако после импорта таблицы можно добавить данные в другую таблицу с помощью запроса на добавление.

Допускается импорт не только таблиц, но и других объектов баз данных, например, форм или отчетов из другой базы данных Microsoft Access. Связь с таблицами - поддерживает связывание данных из таблиц других баз данных Microsoft Access , а также данные из других приложений и файлов других форматов, например, Microsoft Excel, dBASE, Microsoft FoxPro или Paradox. Связывание данных позволяет читать и в большинстве случаев обновлять данные во внешнем источнике данных без их импорта.

Формат внешних источников данных не меняется, поэтому файл можно продолжать использовать в приложении, в котором он был создан, но при этом появляется возможность добавлять, удалять или изменять данные в Microsoft Access.

В Microsoft Access для обозначения связанных таблиц и таблиц, хранящихся в текущей базе данных, используются разные значки. Если удалить значок связанной таблицы, удаляется связь с таблицей, но не сама внешняя таблица.

В Интерне-Центре введена программа «Среда модульного обучения» на базе программного продукта Moodle[21]. На сайте университета есть раздел, где пользователи могут ознакомиться с такими разделами этой программы:

1. База информационных потребностей (база учебных планов, УМК, публикаций и конференций).

2. Среда модульного дистанционного обучения (SMS Moodle для разработки и размещения курсов преподавателями КубГУ).

3. Среда малого бизнеса (wiki).

Moodle - это программный продукт, позволяющий создавать курсы и web-сайты, базирующиеся в internet. Это постоянно развивающийся проект, основанный на теории социального конструктивизма.

Moodle распространяется бесплатно в качестве программного обеспечения с открытым кодом (Open Source) под лицензией GNU Public License (rus). Это значит, что Moodle охраняется авторскими правами, но и Вам доступны некоторые права. Вы можете копировать, использовать и изменять программный код по своему усмотрению в том случае если вы согласны: предоставлять код другим, не изменять и не удалять изначальные лицензии и авторские права и использовать такую же лицензию на всю производную работу.

Moodle (Мудл) может быть установлен на любом компьютере, поддерживающем PHP, а также базы данных типа SQL (например, MySQL).

Он может быть запущен на операционных системах Windows или Mac и многих разновидностях linux (например, Red Hat или Debian GNU). Есть много людей, сотрудничающих с Moodle, которые обладают достаточными знаниями, чтобы помочь Вам, и даже посодействовать в создании Вашего собственного сайта Moodle.

Слово Moodle – это аббревиатура от понятия Модулярная Объектно-Ориентированная Динамическая Обучающая Среда, которая наиболее полезна для программистов и теоретиков. Это также может быть и глаголом, который означает процесс медленного продирания сквозь дебри, изучения чего-либо по мере его появления, исправление своих ошибок, которое впоследствии ведет к развитию интуиции, сообразительности и творческих способностей. По существу, обе эти трактовки подходят, учитывая то, как разрабатывался этот проект и то, что учителя и студенты смотрят на вопрос он-лайн образования по-разному. Все, кто используют проект Moodle(Мудл) – Moodlers (Мудлеры).

Дистанционное обучение, осуществляемое с помощью компьютерных телекоммуникаций, имеет следующие формы занятий.

Чат-занятия — учебные занятия, осуществляемые с использованием чат-технологий. Чат-занятия проводятся синхронно, то есть все участники имеют одновременный доступ к чату. В рамках многих дистанционных учебных заведений действует чат-школа, в которой с помощью чат-кабинетов организуется деятельность дистанционных педагогов и учеников.

Веб-занятия — дистанционные уроки, конференции, семинары, деловые игры, лабораторные работы, практикумы и другие формы учебных занятий, проводимых с помощью средств телекоммуникаций и других возможностей «Всемирной паутины».

Для веб-занятий используются специализированные образовательные веб-форумы — форма работы пользователей по определённой теме или проблеме с помощью записей, оставляемых на одном из сайтов с установленной на нем соответствующей программой.

От чат-занятий веб-форумы отличаются возможностью более длительной (многодневной) работы и асинхронным характером взаимодействия учеников и педагогов.

Телеконференции — проводятся, как правило, на основе списков рассылки с использованием электронной почты. Для учебных телеконференций характерно достижение образовательных задач. Также существуют формы дистанционного обучения, при котором учебные материалы высылаются почтой в регионы.

В основе такой системы заложен метод обучения, который получил название «Природный процесс обучения» (Natural Learning Manner). Дистанционное обучение — это демократичная простая и свободная система обучения. Она была изобретена в Великобритании и сейчас активно используется жителями Европы, для получения дополнительного образования. Студент, постоянно выполняя практические задания, приобретает устойчивые автоматизированные навыки. Теоретические знания усваиваются без дополнительных усилий, органично вплетаясь в тренировочные упражнения. Формирование теоретических и практических навыков достигается в процессе систематического изучения материалов и прослушивания и повторения за диктором упражнений на аудио и видеоносителях (при наличии).

В заключении можно сказать, что комбинация методов и средств офисной автоматизации, систем управления базами данных (ввод, хранение и поиск структурированной информации), систем workflow (управление, маршрутизация и координация передвижения документов, контроль за своевременностью их обработки) и систем управления электронными документами (ввод, хранение, поиск неструктурированной информации), а также интеграция программных продуктов, реализующих эти методы, обеспечивает комплексную автоматизацию учрежденческой деятельности.

Помимо этих систем университетом разработан сайт, на котором находится вся информация о нем. Любой пользователь сети Интернет может найти нужную информацию. Главная страница сайта показана на рисунке 2.3.

Рисунок 2.3 – Сайт Кубанского государственного университета

Следует отметить, что системы, разработанные в России, как правило, удовлетворяют исторически сложившейся специфике российского делопроизводства. Таким образом, из исследуемых систем можно выделить автоматизированную систему Синкопа, как наиболее оптимальную для организации учета, контроля за исполнением документов.

2.3 Проблемы, возникающие при внедрении автоматизированных систем управления документооборотом

Внедрение автоматизированных систем ДОУ нередко сталкивается на своем пути с преградами. Внешний срез проблемы упирается в большое число документов, предлагаемых в бумажном виде. Классическими примерами являются письма, факсы, периодические издания. Переход от бумажного ведения делопроизводства к электронному сдерживается из-за недостаточно развитой технологии оптического распознания текста. Последние достижения в этой области послужили толчком к активному внедрению технологий электронного документооборота, в том числе и у нас в стране. Притягательность ввода текста без использования клавиатуры определяет интерес и к технологии распознания голоса. Совместно с технологиями архивирования, индексирования и поиска документов это создает основу построения системы управления электронным документооборотом.

Как видится АСД большинству сотрудников предприятия? Если они обладают поверхностной информацией, то руководству предприятия АСД представляется как панацея от всех неурядиц, то и дело возникающих из-за небрежного отношения к документам, а исполнители считают, что АСД - это что-то среднее между электронной почтой и привычным редактором. Если сотрудники обладают какой-то информацией по этим системам, то ситуация в значительной степени меняется. Исполнители твердо уверены в том, что после внедрения АСД руководству будет известно о всех их промашках (отчасти это справедливо). В связи с этим нередко внедрение полновесной системы АСД встречает значительное сопротивление со стороны исполнителей - они точно знают, что им после этого будет хуже. В результате внедряется некоторый компромиссный вариант без «фискальных» функций, т.е. та самая электронная почта вместе с системой управления документами. По мнению руководства, все, что можно ожидать от этой системы, - это объективный контроль за их распоряжениями, ускорение подготовки отчетной информации, повышение качества и снижение времени поиска документов. После же внедрения системы ее оценка может сильно измениться. И только потом, по мере более детального ознакомления с системой, руководители вдруг с удивлением обнаруживают, что и им придется работать на компьютере, который долго лишь пылился на рабочем столе. Для немалого числа руководителей старой закалки это оказывается психологическим барьером. Им гораздо проще работать непосредственно с людьми, привычными методами: вызвал «на ковер», «дал накачку», увидел страх в глазах подчиненного - приходишь к мысли, что не зря занимаешь кресло. Кроме того, руководство зачастую обнаруживает, что обещанные западными экспертами преимущества куда-то исчезли. Хотя решение этой проблемы простое - предлагалось внедрить АСД на столы всех исполнителей и руководителей, а поставили систему только делопроизводителям структурных подразделений. В результате между подразделениями работа выполняется быстро и четко, а внутри них - все как и раньше.

У исполнителей же часто возникает ощущение, что с внедрением СУД появился еще один начальник, который постоянно стоит за спиной. Действительно, теперь при желании можно узнать: кто, что, когда и сколько делает. Раньше можно было ввести начальство в заблуждение: мол, полдня искал его по всем этажам (хотя на самом деле играл на компьютере). При этом забывается очень важный момент - эта же система не позволит загрузить исполнителя чрезмерно большим объемом работ. Правда, это зависит от настроек конкретной системы, но всегда останется возможность объяснить, почему данный объем работ не был выполнен в срок. Так что здесь еще надо хорошо подумать - в проигрыше или в выигрыше остаются исполнители. Квалифицированные исполнители получают мощный инструмент организации своей деятельности и достаточно весомые аргументы для мотивации своих действий перед руководством.

А вот у плохого руководства и у нерадивых работников возникает психологический дискомфорт и полное неприятие АСД. Хорошо, если это выражается только в заявлении на увольнение. Чаще мы получаем стойких и умелых скрытых врагов, всячески сопротивляющихся такому нововведению, как АСД, которая наглядно покажет их несостоятельность и бесполезность для предприятия. Отсюда исходит ряд кадровых вопросов, которые так или иначе приходится решать при внедрении АСД.

Внедрение АСД подразумевает, что все основные участники бизнес-процессов на предприятии должны уметь работать на компьютере. На самом деле в молодых, относительно недавно созданных организациях и фирмах так и есть. Но что делать, если основной костяк руководства предприятия получил образование 15-20 лет назад? По своему опыту и профессиональным навыкам они могут полностью соответствовать занимаемым должностям, но никогда не обучались и не работали на ПК. Отправлять их на учебу? Но, как правило, если на предприятии пришли к мысли о необходимости внедрения АСД, то интенсивность труда на этом предприятии весьма высока. Значит, обучение сотрудников с отрывом от производства практически невозможно, а факультативное обучение может оказаться неэффективным и привести лишь к повышенной раздражительности работников предприятия. В свое время при внедрении САПР (по крайне мере, в электронной промышленности) считалось, что дешевле уволить старых конструкторов и набрать молодых сотрудников (выпускников университета), чем переучивать «старую гвардию».

К сожалению, такой подход при внедрении АСД неприменим, поскольку основные пользователи данной системы - высшее и среднее руководящее звено руководства организаций.

Единственный выход из этой ситуации, найденный экспериментальным путем, предполагает: обучение администраторов системы с отрывом от производства; обучение пользователей на предприятии, но не на рабочих местах; длительный период опытной эксплуатации.

Это лишь основные проблемы, стоящие на пути внедрения АСД. Естественно, большинство из них находит свое решение и не является непреодолимым препятствием. Хочется лишь подчеркнуть, что все эти проблемы должны принимать во внимание и те, кто раздумывает о целесообразности внедрения СУД на своем предприятии или в своей организации, и те, кто берется за ее внедрение.

К системам, использующимся для автоматизации документооборота Кубанского государственного университета должны предъявляться гораздо более высокие требования, чем к системам, использующимся в документообороте

коммерческого предприятия. Это вполне обосновано — большую часть документооборота университета представляет информация государственного значения, — приказы, отчеты, постановления, распоряжения и так далее. Обработка, хранение и транзакции подобной информации в системе электронного документооборота требует создания защищенного доступа, обеспечения безопасности транзакций документов не только внутри организации, но и с внешней.

Кроме того, системы электронного документооборота должны иметь такие «стандартные» функциональные характеристики, как ведение статистики обработки документов и обращений, быстрый поиск в архивах, отслеживание жизненного цикла документов, включая их утилизацию. Применительно к управленческим характеристикам перечень требований к системам электронного документооборота несколько сужается, — это, прежде всего, соответствие организационным взаимосвязям внутри министерств, соблюдение установленных порядков отчетности, проверки, заверения и выдачи документов[22].

Для успешной автоматизации работы КубГУ необходимо выявить некоторые предпосылки, которые будут служить причиной перехода организации на электронный документооборот:

- понимание руководством университета необходимости уделять более пристальное внимание к обороту документов. Документы необходимо не только учитывать, с ними также необходимо работать: их нужно искать, согласовывать, утверждать и, в конце концов, анализировать. Естественно все это гораздо удобней делать, имея все эти документы в электронном виде;

- серьезное развитие систем автоматизации бизнес-процессов привело к появлению на рынке комплексных платформ управления документами и бизнес-процессами, которые дают возможность быстрой и дешевой настройки процессов и карточек новых документов;

- улучшение ситуации с обеспечением безопасного доступа территориальных подразделений к информационным системам центрального аппарата организации;

- развитие интеграционных технологий;

- распространение технологии ЭЦП и удостоверяющих центров.

Так как в последнее время в понятие документооборот вкладывается все больше бизнес-процессов, связанных непосредственно с основной деятельностью организации. Делопроизводство не такая интересная задача в отрыве от бизнес-процессов, позволяющих зарабатывать деньги. Поэтому интересны платформы, которые предоставляют возможность построить решение не только по классическому документообороту, но и сделать комплексное решение, автоматизировав и обеспечивающие процессы и основные[23].

Учитывая тот факт, что КубГУ имеет территориально-распределенную структуру, прежде всего при построении автоматизированной системы нельзя забывать про принцип системности. А именно, между структурными элементами системы должны быть установлены такие связи, которые будут обеспечивать ее цельность и взаимодействие с другими системами. А также система должна создаваться с учетом возможности пополнения и обновления ее функций без нарушения порядка функционирования.

В сложившихся условиях возникает проблема организации эффективного документооборота между территориально распределенными подразделениями. Правильно организованная технология работы с документами позволит сократить неоправданную бюрократию («бумажную волокиту»), сэкономить временные и трудовые ресурсы, а также увеличить скорость обмена информацией (документами) между подразделениями.

В настоящее время в России действует ряд общегосударственных нормативных актов и методик, регламентирующих наиболее общие правила организации работы с документами и устанавливающих требования к оформлению официальных документов. Однако разработанные нормативные документы не регламентируют организацию документооборота в территориально-распределенных структурах организаций [24].

В территориально-распределенной организации образуется еще один документопоток, назовем его «корпоративный». К корпоративному документопотоку относятся документы, изданные в любом структурном подразделении и направленные в любое другое подразделение, но не предназначенные для направления в сторонние организации

Следующий вопрос, который возникает в процессе создания системы электронного документооборота — делать самим или использовать готовые программные продукты? Однозначного ответа на этот вопрос дать невозможно. Хорошую помощь в данном случае может оказать опыт внедрения подобных систем в других организациях. В случае если решено воспользоваться одним из коробочных продуктов возникает вопрос: что же выбрать? Современный рынок достаточно богат предложениями — необходимо только конкретно знать конечную цель, которая полностью удовлетворяла бы задачам пользователя[24].

Необходимо иметь в виду, что переход на чисто электронный документооборот и делопроизводство (далее ЭДД) потребует значительного времени. Но внедрение систем автоматизированного делопроизводства уже сейчас создает хорошие технологические предпосылки для перехода к электронному документообороту, так как в таких организациях сотрудники постепенно отвыкают иметь дело с бумагами (оборот бумаг замыкается на канцелярии, архиве и экспедиции), и в них исчезает технологическая необходимость[25].

Внедрение электронного документооборота в университете требует для всех сотрудников, участвующих в работе с документами, наличия:

- средств вычислительной техники, адекватных по производительности внедряемому программному обеспечению документооборота;

- обязательна 100%-ная оснащенность персональными компьютерами всех работников, работающих с документами;

- средств связи, адекватной пропускной способности между всеми рабочими местами;

- автоматизированной системы делопроизводства, использующей программное обеспечение, допускающее переход к электронному документообороту;

- психологической готовности руководителей к использованию электронных аналогов собственноручной подписи на документе;

- служб и технических возможностей перевода входящих бумажных документов в электронную форму.

Всегда следует помнить, что при развертывании электронного документооборота все сотрудники, по тем или иным причинам не имеющие постоянного доступа к электронным документам при помощи используемых средств вычислительной техники, фактически перестают принимать какое-либо участие в работе органа власти. Все служащие, до которых документы будут доходить в неэлектронном виде, смогут с ними лишь ознакомиться. Какое-либо участие в работе над документами, даже простое визирование или обсуждение, автоматически будет требовать наличия персонального средства вычислительной техники, имеющего доступ к системе ЭДД.

Даже краткое перечисление проблем современного делопроизводства показывает, насколько сложной становится сфера профессиональной деятельности. Чтобы решать эти проблемы специалистам в области управления документацией требуется постоянно повышать свою квалификацию, осваивать знания смежных дисциплин, в первую очередь юриспруденции и информационных технологий. Сделать это непросто, но и награда, как правило, немаленькая: это и более интересная, более заметная для руководства работа, и существенно более высокая зарплата [26].

Основываясь на проведенном исследовании, выявлено, что электронный документооборот позволяет создать в КубГУ единое информационное пространство, интегрируя в информационный узел все документальные системы. Интеграция осуществляется без потери качества работы с документами, с сохранением традиций российского делопроизводства.

Следует также отметить, что полного перевода приема входящих и рассылки исходящих документов на безбумажную технологию не требуется. Подобное ограничение может являться нарушением прав отдельных граждан, не имеющих доступа к средствам вычислительной техники и Интернету. Классические функции регистрации входящих бумажных документов с традиционными подписями заявителей также являются атрибутами системы электронного документооборота. Это необходимо для исключения "информационного неравенства". Если не уделять должного внимания решению этой проблемы, то граждане, лишенные доступа к средствам вычислительной техники и Интернету, останутся позади при движении к информационному обществу.

На текущий момент в КубГУ многие операции уже выполняются с применением средств вычислительной техники. Задача автоматизирующей системы – организовать эффективную коллективную работу над текстами документов и предоставить каждому госслужащему насыщенное информационное пространство для обеспечения деятельности.

2.4 Сравнительный анализ бумажного и электронного документооборота

Факультет управления и психологии – это учебно-научное подразделение Кубанского государственного университета, осуществляющее полный цикл подготовки специалистов по 10 специальностям, 4 направлениям 11 магистерским программам. Одновременно факультет проводит преподавание ряда дисциплин на других факультетах. В тесной связи с учебным процессом факультет выполняет фундаментальные и прикладные научно-исследовательские работы в соответствии с профилем подготовки специалистов.

В состав факультета кроме кафедр входят деканат, учебные и научные аудитории, методические кабинеты, библиотека и компьютерные классы.

Кафедра - основное учебно-научное подразделение университета. Учебная и научная деятельность кафедры осуществляется в одной или нескольких областях знаний и подчиняется решению главной задачи - подготовке высококвалифицированных специалистов.

Кафедра:

- организует и проводит на современном уровне учебную и учебно-методическую работу, в том числе разрабатывает учебные планы, тематику и программы курсов и семинаров, курсовых и дипломных работ и проектов, устанавливает все формы проведения занятий, соотношение между лекционными, практическими и лабораторными занятиями, распределяет учебные поручения, организует контроль за учебой студентов;

- формирует планы научных исследований, организует их проведение и осуществляет контроль выполнения;

- проводит подготовку специалистов высшей квалификации (кандидатов и докторов наук) через аспирантуру, докторантуру и в порядке соискательства;

- организует и контролирует повышение квалификации и переподготовку преподавателей и сотрудников кафедры;

- предпринимает усилия по увеличению поступлений внебюджетных средств за счет образовательной и научной работы, развития производственной и коммерческой деятельности;

- способствует распространению научных знаний и осуществляет культурно-просветительскую деятельность среди населения;

- вносит на рассмотрение ученого совета факультета (университета) предложения о кандидатурах на замещение должностей, на представление к ученым и почетным званиям;

- осуществляет иную деятельность, предусмотренную настоящим Уставом и действующим законодательством.

Администрация факультета (деканат) - подразделение осуществляющее контроль и организацию деятельности факультета. Непосредственное руководство над ним осуществляет декан. Он контролирует выполнение планов и планирует работу деканата, также самостоятельно определяет численность и квалифицированный состав администрации факультета. Декан несет ответственность за отчетные данные, сведения и различные материалы, подготавливаемые в деканате.

Органом управления факультета, организующим делопроизводство, учебный процесс и слаженную работу с различными подразделениями университета, является деканат.

Основной целью работы деканата является организация учебного процесса, с чем связано основное делопроизводство.

Документами, образующими документооборот факультета являются:

1. Приказ - правовой акт, издаваемый ректором университета в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед университетом (Приложения А, Б).

2. Распоряжение - документ, содержащий требования к выполнению нормативных документов, отражающих приказание оперативного характера (Приложение В, Г).

3. Служебная записка - документ, адресованный в структурное подразделение руководителем другого подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса, выводы, предложения, запросы.

4. Служебное письмо - это обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. Служебные письма всегда составляются только по одному вопросу.

5. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

6. Объяснительная записка - документ, содержащий письменное изложение в оправдание чего-нибудь, признания в чем-нибудь.

7. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллективных органов (Советов, комиссий и др.).

8. Должностная инструкция - указание, свод правил, устанавливающий порядок и способ осуществления и выполнения работ. Должностная инструкция определяет должностные обязанности, ответственность, права, взаимоотношения (связи по должности) сотрудника.

9. Характеристика - это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций.

10. Автобиография- документ, который автор составляет самостоятельно.

11. Контракт - это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией.

К подразделениям, организующим документооборот факультета, относятся:

- деканат (издает приказы по студентам, по организационным вопросам, получает приказы из отдела кадров по личному составу, регистрирует документы, подготавливает журналы учета академических справок, студенческих билетов, зачетных книжек, регистрирует выдачу дипломов, справок, документов, сдают документы в архив и т.д.);

- кафедры (получают документы, издают их, , хранят учебные планы, после заседания кафедры составляются протоколы, планы работы кафедры, сдают документы в архив и т.д.);

- методическое управление (вдет журналы успеваемости, раздает ведомости на сессию, хранит личные дела студентов заочной формы обучения, составляет расписание занятий и сессий, организует учебный процесс и т.д.);

На факультете издаются приказы по студентам, а также часть общих приказов. На документах прилагаемых к приказу (указанных в основании каждого приказа) руководитель подразделения ставит свою резолюцию. При подписании приказа все документы подкалываются к нему.

После получения приказа в деканате происходит регистрация приказов в книге регистрации приказов. Затем вносятся изменения в соответствии с приказом в книгу движения контингента, в карточки студентов, в базу данных. Для каждого типа приказов в деканате заведена папка.

В другие ВУЗы, при переходе студентов, готовится академическая справка, в которой указываются пройденные студентом предметы, оценки по ним и т.д. Она печатается на бланке государственного образца, подлежащей строгому учету.

Если в документе, поступившем в деканат, информация касается кафедр или ее необходимо сообщить студентам, то делается ксерокопия и вывешивается на доску объявлений или передается на кафедры. Внутренние документы, изготавливаемые и перемещающиеся на факультете, появляются на свет в подразделения факультета. Эти документы подписываются руководителями (заместителями) подразделений. Общая схема изготовления документа показана на рисунке 2.4.

(передача из канцелярии)

Рисунок 2.4 Общая схема изготовления документа

Каждый семестр в университете проводится аттестация, которая проходит в два этапа: первая - промежуточная, вторая - экзаменационная сессия. На первую готовятся аттестационные листы, которые затем разносятся по кафедрам. После завершения аттестации они сдаются заместителю декана для подведения итогов. На втором этапе готовятся ведомости, которые выдаются преподавателям. По окончании ведомости сдаются в методическое управление, где результаты регистрируются в журналах успеваемости, выявляются студенты-задолжники. По результатам сессии выявляются студенты, которые имеют право получать стипендию. Размер стипендии (простая или повышенная) определяется на стипендиальной комиссии, где составляется соответствующий протокол.

Методисты, по окончании сессии, сдают в учебно-методическое управление университета результаты сессии установленного образца, где подсчитывается процентное соотношение положительных и отрицательных оценок по каждой специальности и каждому курсу.

При прохождении студентами практики на предприятии деканат готовит письма, в которых указывается фамилия, имя, отчество студента, его успеваемость (чтобы выплачивать стипендию), подписывается и ставиться печать в канцелярии, затем они передаются на предприятие.

В конце учебного года происходят государственные экзамены и защиты выпускных работ. В методическом управлении готовят протоколы и руководящие документы для комиссии. Протоколы заседаний государственной аттестационной комиссии заполняются на государственном экзамене и защите выпускных работ. После завершения защит студентов, выписываются дипломы и распечатываются вкладыши к дипломам. В деканате подготавливаются акты выдачи дипломов, под каким номером, кому был выдан диплом. Зачетные книжки после обработки сдаются в архив.

В результате научной деятельности факультета (собрание Ученого совета, различных конференций, принятие студентов в магистратуру) образуются такие виды документов как - приказы, протоколы, решения, выписки. Для них всех существуют папки, в которые они и подшиваются.

На факультет поступают различные материалы по конференциям. Ежемесячно проводятся заседания Ученого совета, для которых готовится явочный лист, повестка дня, которая разносится членам совета. После заседания все протоколы подшиваются в папку. Ежегодно деканат собирает информацию о хоздоговорных и госбюджетных НИР, которую потом передает в учебный отдел.

На факультете документооборот осуществляют входящие, исходящие и внутренние документы. В таблице 2.1 указано, какие стадии проходят все эти документы.

Таблица 2.1 - Входящие, внутренние и исходящие документы

Входящие

· прием и первичная обработка

· предварительное рассмотрение

· регистрация рассмотрение документов руководителем

· доставка документов исполнителям

· контроль исполнения

· подшив исполненного документа в дело

Исходящие

· составление проекта документа

· изготовление документа

· визирование проекта документа, его согласование

· подписание документа

· регистрация

· отправка документа адресату

Внутренние

· составление проекта документа и его согласование

· изготовление документа

· визирование проекта документа подписание регистрация

· размножение и доставка документа исполнителям

· контроль исполнения

· подшивка исполненного документа в дело

В течение учебного года ежемесячно заседает Совет факультета, на котором решаются и обсуждаются узловые вопросы деятельности. Заседания протоколируются, по обсуждаемым вопросам принимаются решения. Все эти документы хранятся в специально предназначенной для этого папке. Ученый секретарь после заседания Ученого совета готовит протоколы. При необходимости использования информации о принятом решении, в каком-либо документе делается выписка из протокола по интересующему вопросу (кого слушали, кто выступил, что решили). Также Ученый секретарь после заседания Ученого совета готовит план работы на год, который утверждается на заседании Ученого совета.

Огромное количество различных служебных документов возникающих в процессе деятельности факультета требует правильного распределения. Исполненные документы подшиваются в дела, при необходимости их нахождения, существует классификатор, которым является номенклатура дел (Приложение Д).

В номенклатуре дел факультета, находящейся в деканате указано 26 наименований. Нумерация в номенклатуре дел состоит из индекса структурного подразделения – 06.13 и номера дела, например 06.13-01 - Приказы и инструктивные письма Минобразования России по учебно-методическим вопросам. Копии. На кафедрах имеются свои номенклатуры дел, под своим собственным номером. Номер присваивается канцелярией через приказ. Методическая литература, конспекты лекций и т.п., издающиеся кафедрами, регистрируются в научных библиотеках, лабораториях и т.д.

За последние 5 лет по факультету прошло огромное количество различных документов. По таблице 2.2 видно, что с каждым годом их количество неизменно росло. Все эти документы, в основном, относятся к бумажному документообороту. Что касается электронного документооборота, то он находится на стадии развития.

Таблица 2.2 – Основные документы факультета за последние 5 лет (шт.)

Наименование документа	2004 год	2005 год	2006 год	2007 год	2008 год
Приказы ректора	1114	1187	1335	1482	1493
Протоколы заседаний Совета факультета	49	48	52	54	57
Приказы по студентам	494	503	511	524	573
Распоряжения	89	92	91	94	95

На факультете создана электронная база данных студентов, в которой находятся данные о месте проживания, родителях, дата рождения, специальность и курс. Все документы сначала создаются на ПК, а потом распечатываются. После подписания, при необходимости, документы размножаются и передаются исполнителя.

Все подразделения связаны между собой сетью. В последнее время получили распространение электронные письма. Многие руководители и их подчиненные общаются по электронной почте. Но, несмотря на все это, о переходе на электронный документооборот еще говорить рано.

Из анализа следует, что объем документооборота факультета постоянно растет. Необходима автоматизация документооборота. Это позволит уменьшить затраты на расходные материалы, времени на согласование и ускорит передачу информации от руководителя к подчиненному. Если станет возможным передача документов по сети, то можно будет передавать между подразделениями такие документы как: приказы, служебные записки, различные отчеты.

Важной проблемой является унификация форм документов. Сборник форм документов по всем направлениям деятельности университета и факультета разрешил бы усиливающееся противоречие между затратами времени на сопровождение всех этапов работы с документами и сокращением непроизводительных затрат времени персоналом, выполняющим творческие задачи.

3 Методы совершенствования систем управления документооборотом в КубГУ

3.1 Обоснование необходимости создания единой документационной базы

Решению задачи оптимизации документооборота активно способствует динамичное развитие современных компьютерных и сетевых технологий. По экспертным оценкам применение электронного документооборота способствует росту производительности труда сотрудников на 25-50%, а время обработки одного документа сокращается более чем на 75%. Поэтому неоценимую роль в деятельности любого предприятия играет эффективная система управления электронным документооборотом (СЭД), обеспечивающая бесперебойную циркуляцию его бизнес- потоков.

От внедрения СЭД в КубГУ могут быть получены тактические и стратегические преимущества.

Тактические преимущества связаны, в основном, с сокращением расходов различных видов. Они достаточно легко определяются и выражаются в численной форме (например, на основе подсчета того, сколько можно убрать шкафов для хранения документов и какая полезная площадь при этом будет освобождена, сколько серверов, на которых часто хранится много копий одних и тех же документов, можно будет использовать для других целей и др.). Итак, к тактическим относятся следующие типы преимуществ:

− физическое освобождение места;

− уменьшение затрат на копирование и печать;

− уменьшение расходов на доставку информации в бумажном виде;

− уменьшение затрат на ресурсы (люди и оборудование);

− общий рост производительности труда: более быстрое выполнение работ, увеличение их объема и количества, повышение качества работ с данными/записями (документами, имеющими юридические обязательства), возможность выполнения новых типов работ и др.

К стратегическим относятся преимущества, связанные с оптимизацией ключевых процессов в университете. За счет этой оптимизации растет оборот или прибыль, а также повышается качество работы, обслуживания и принимаемых решений. Данные преимущества количественно измерить уже сложнее вследствие их слабой формализуемости. Сами стратегические преимущества можно разделить на 2 большие группы.

Средний уровень сложности СЭД:

- более высокая доступность информации;

- повышение качества обслуживания клиентов, скорости реагирования на их запросы;

- повышение контролируемости бизнес-процессов;

- облегчение проведения аудиторских проверок;

- повышение качества продуктов/услуг (гарантийного обслуживания).

Высокий уровень сложности СЭД:

- повышение оперативности и качества принятия решений;

- усиление степени контроля со стороны руководства;

- обеспечение соответствия работы предприятия существующему законодательству и нормативно-правовым актам;

- улучшение морального климата и степени удовлетворенности сотрудников своим трудом;

- более широкий набор предлагаемых продуктов/услуг[32].

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. В университете это поможет достичь полной управляемости подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.

Автоматизированная система предоставляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации [34].

Внедрение СУБД в КубГУ обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, так как с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, так как приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.

Существуют оценки, что до 90% времени сотрудников тратится на так называемую обеспечивающую функции, а именно на поиск необходимых для работы документов. Это проблема усугубляется при коллективном использовании документов, когда надо найти документы, созданные другим сотрудником, и наконец, она становится практически невыполнимой в том случае, если организация является территориально-распределенной, какой и является структура университета. Соответственно существует возможность практически на порядок повысить эффективность сотрудников, сократить расходы на копирование, канцелярские принадлежности и тому подобное, сократить время на передачу документов между исполнителями. Поддержка работы в организациях с территориально-распределенной структурой управления позволяет организовать сквозную работу над документами и заданиями между главным офисом и территориально удаленными филиалами. Информация между отделами должна передаваться в кодированном виде.

В настоящий момент считается практически невозможным глобальное внедрение электронного документооборота, поэтому, как уже отмечалось, часть документов сохраняет бумажную форму существования. Неизбежно сосуществование бумажного и электронного документооборота с учетом поэтапного внедрения новых информационных технологий. Поэтому важно продумать оптимальные процессы документооборота для новых категорий документов с учетом использования элементов электронного документооборота[27].

Для работы с полученной или исходящей документацией в системе электронного документооборота необходимо иметь электронные файлы этих документов. Существуют несколько способов решения данной задачи в зависимости от носителя документа. При поступлении документов в печатном виде (телеграммы, письма, извещения и так далее) одним из таких способов можно выделить набор данных с помощью клавиатуры. Однако при больших объемах информации основной технологией преобразования бумажного документа в электронную форму является сканирование. Сканирование обеспечивает получение графического образа документа, то есть в результате сканирования создается графический файл, в котором хранится растровое изображение документа. Для преобразования графического образа в текстовый документ используется технология распознавания текста. Функции современных технологий распознавания текста универсальны, то есть они не ориентируются ни на конкретный шрифт, ни на конкретный алфавит[30].

При поступлении корреспонденции в виде факсимильных сообщений и электронных почтовых сообщений ввод в базы данных документов производиться непосредственно с помощью электронных средств ввода информации – факс-сервера или соответствующего электронного (программного или аппаратного) маршрутизатора (шлюза) [35].

После получения документа канцелярией производится экспедиционная обработка, рассматривается документ на предмет адресата, регистрируется в системе. Регистрация нового документа производится на основе существующего с заполнением электронной регистрационной учетной карточки. При создании такой карточки документу автоматически присваивается номер, проверяется его дублирование. При сохранении, карточка проверяет уникальность определенных полей, например, сочетание типа документа и его номера. Так же при регистрации, к карточке можно присоединить любое количество файлов произвольного формата. Данная карточка документа привязывается к номенклатуре дел компании с указанием дела из справочника номенклатуры. А с документами стандартных типов могут быть ассоциированы наборы атрибутов, такие как тип документа, координаты отправителя и получателя, дата, краткое содержание, и другие. Для заполнения отдельных атрибутов карточки используются разные справочники.

После регистрации документ направляется руководителю конкретного подразделения. Это производится системой посредством встроенной почтовой службы. С каждым документом может быть ассоциирован набор заданий по его исполнению, поэтому после рассмотрения документа руководитель выносит задание и назначает исполнителя. Задания включают сроки исполнения задания, список исполнителей, тип исполнения - последовательный, параллельный, альтернативный (подразумевает исполнение одним из исполнителей), текстовые комментарии и прочую информацию. Задания связаны между собой таким образом, что имеется возможность определить последовательность обработки заданий. В том случае, если при регистрации задания был указан признак необходимости маршрутизации и указан формат маршрутизации задания, система автоматически рассылает сообщения по электронной почте или размещает ярлык на задание в персональной папке пользователя.

Если у задания не указана дата начала исполнения, то сообщения рассылаются немедленно, если срок указан, то задание рассылается в момент наступления срока исполнения задания. В том случае, если задание имеет несколько исполнителей, система определяет способ маршрутизации:

− параллельный способ маршрутизации подразумевает одновременную рассылку задания всем исполнителям;

− последовательный – последовательную;

− альтернативный - рассылку всем исполнителям с автоматическим отзывом задания при принятии его первым исполнителем.

При обработке задания пользователь может изменять его статус (взять в работу, отложить, завершить), указать процент исполнения, внести комментарии. Информация о текущем состоянии задания будет автоматически фиксироваться на сервере системы, что позволяет в реальном времени отслеживать процесс исполнения.

Согласно разработанному проекту, после выполнения задания документ помещается в дело и отправляется автоматически системой на оперативное хранение на центральный компьютер-сервер.

Такая организация электронного документооборота в целом позволяет КубГУ решить комплекс задач, которые необходимо разрешать в процессе повседневной работы сотрудников организации. При такой организации электронный документооборот получится не просто частично, а полностью защищены.

К необходимым условиям создания единого документационного пространства относится объединение всех структурных подразделений единой корпоративной сетью. Современные системы электронного управления документами дают возможность организовать распределенное хранилище, обеспечивая пользователей высокопроизводительным доступом к документам как минимум своего подразделения, отделенного от центрального отделения тонкими каналами связи. Для повышения скорости доступа к остальным документам организации в системе электронного управления документами используются службы репликации и кэширования часто используемых документов. В отличие от транзакционных систем, работающих со структурированной информацией относительно небольших объемов, репликация информации системы электронного управления документами может оказаться достаточно сложной задачей. Ведь при изменении даже одной буквы в неформализованном документе его необходимо целиком реплицировать заново. Более правильным решением проблемы, скорее всего, является кэширование документов, что подразумевает сохранение запрашиваемого документа в локальном информационном пространстве и последующую его загрузку только в случае изменения.

Современные программные средства, разработанные корпорацией Microsoft и ее партнерами, позволяют успешно решать проблемы с автоматизацией документооборота. Сегодня разработка и внедрение систем, автоматизирующих обмен электронными документами между подразделениями организации, является абсолютно реальной задачей.

К каждой отдельно взятой организации, в которой внедряется система электронного документооборота и СУБД, применимы изложенные выше соображения – у них упорядочивается работа с документами, ускоряется обмен, улучшается контроль, делается более эффективным поиск нужных документов и т.д.

Но внедрение решения в рамках университета в целом позволяет достичь повышения эффективности работы ведомства за счет:

− повышения эффективности работы каждого подразделения в отдельности;

− ускорения обмена документами благодаря переходу на ЭД;

− возможности контроля за исполнением документов со стороны вышестоящей органов;

− создания централизованного постоянно доступного электронного архива документов;

− создания эффективной системы взаимодействия с гражданами и предприятиями [29].

Одной из задач КубГУ является периодическое получение разнообразной отчетности от филиалов. Для этой цели могут быть разработаны специализированные подсистемы, обеспечивающие автоматизированный прием документов, регистрацию их и дальнейшую передачу на обработку соответствующим автоматизированным системам ведомства.

Реализации Федеральной целевой программы “Электронная Россия (2002-2010 годы)” станет основой для формирования в России системы межведомственного электронного документооборота и повышения уровня информационного обеспечения управления в целом.

Концептуальными документами ФЦП "Электронная Россия" предусмотрена организация взаимодействия между системами электронного документооборота на базе централизованной территориально-распределенной инфраструктуры, важной составляющей которой являются Информационно-коммуникационные центры [22].

В результате успешного перехода к использованию современных информационных технологий высшие учебные заведения экономят бюджет, привлекает на службу лучшие кадры, повышает эффективность исполнения своих функций, укрепляет стабильность в обществе, расширяет базу дальнейшего прогресса России.

Автоматизация делопроизводства университета должна основываться на том, что при регистрации бумажного документа он полностью или частично переводится в электронную форму, и дальнейшая работа ведется в основном с электронными регистрационными карточками и представлениями документов. При таком подходе появляются дополнительные издержки в процессе регистрации документа. Впрочем, их можно избежать, если значительную часть документов организация будет получать в электронном виде.

Идея электронного документооборота состоит в том, что для документов вообще не создается бумажных версий. Это позволит значительно поднять эффективность и снизить издержки по сравнению со смешанным документооборотом.

Электронный документооборот и делопроизводство (ЭДД) является технологическим ответом на современные требования, предъявляемые текущей политико-экономической ситуацией к эффективности работы российских ВУЗов. Поэтому автоматизация работы с документами, циркулирующими в КубГУ, имеет важнейшее значение для повышения эффективности деятельности, как отдельных подразделений, так и системы управления университетом в целом.

Тем не менее, существуют (и в ряде организаций уже эксплуатируются) интегрированные бумажно-электронные технологии, в которых документ пересылается в электронном виде, регистрируется, и именно с электронной копией идет работа, а бумажная копия передается обычным путем.

В КубГУ делопроизводство мало подвержено влиянию времени и ведется согласно ГОСТам, в этом случае следует обратить внимание на систему «Синкопа», так как она хорошо зарекомендовала себя в таких случаях.

На уровне ведомства за координацию и контроль эффективности выполнения программы по внедрению информационных технологий традиционно отвечают службы информатизации[35].

В целях эффективного управления процессами информатизации Кубанского государственного университета необходимо обеспечить:

- создание эффективной организационной структуры, обеспечивающей координацию процесса информатизации университета, формирования общеуниверситетских информационных ресурсов;

- совершенствование и унификацию организационных структур, ответственных за внедрение современных информационных технологий, на уровне отдельных подразделений;

В структуре университета необходимо обеспечить усиление роли службы информатизации как проводника единой политики модернизации и повышения эффективности деятельности соответствующих ведомств на основе:

- возложение на одного из заместителей ректора вопросов информатизации;

- повышения уровня профессиональной подготовки сотрудников служб информатизации;

- включения в сферу ответственности служб информатизации вопросов повышения эффективности деятельности университета на основе современных информационных технологий;

- разработки типовой организационной структуры службы информатизации и набор типовых должностных инструкций;

- внести изменения в положения о структурных подразделениях университета, отражающие задачи, полномочия и функции службы информатизации.

В завершение хочется сказать, что несмотря на проблемы внедрения, системы электронного документооборота находят все более широкое применение именно потому, что эффект от них измеряется не прямой экономией ресурсов, а повышением качества работы организации. Для КубГУ - это возможность более эффективно решать государственные задачи, реализовать возможность оперативного взаимодействия с различными субъектами и между подразделениями. При условии внедрения таких систем государственное управление станет более прозрачным, информативным и оперативным.

Создание единой электронной базы для Кубанского государственного университета даёт возможность создать единое информационное и управленческое пространство в организации в целом.

3.2 Использование электронной цифровой подписи в работе с внутренними документами

Еще одной проблемой электронного документооборота является необходимость обеспечения юридической силы электронных документов. Но чем дальше, тем чаще эта проблема может решаться как обычная организационно-техническая задача. Благодаря тому, что наконец-то принят закон, регулирующий использование электронной цифровой подписи (далее ЭЦП), стало возможным придание электронным документам юридического статуса. Несомненно, пройдет некоторое время, прежде чем электронная подпись станет широко использоваться при обмене документами между организациями. Но ничто не мешает быстрому внедрению ЭЦП, а соответственно и электронных документов внутри организаций.

Уже более трех лет прошло после принятия Закона, однако, по мнению многих участников рынка, процесс развития системы электронной подписи, как на федеральном, так и на местном уровнях, идет с большим трудом. Схемы обмена электронными документами между организациями до сих пор реализуются, как правило, в рамках договоров о взаимном признании электронных форм документов и соответствующих средств их аутентификации и криптозащиты[23].

Использование ЭЦП при согласовании документов вне организации – явление довольно редкое. Даже при внедрении электронного документооборота внутри организации бумажное и безбумажное делопроизводство зачастую существуют параллельно, и полного перехода на электронные технологии не наблюдается.

Потребности современной практической информатики привели к возникновению нетрадиционных задач защиты электронной информации, одной из которых является аутентификация электронной информации в условиях, когда обменивающиеся информацией стороны не доверяют друг другу. Эта проблема связана с созданием систем электронной цифровой подписи [29].

Электронная цифровая подпись представляет собой последовательность символов, полученная в результате криптографического преобразования электронных данных. ЭЦП добавляется к блоку данных и позволяет получателю блока проверить источник и целостность данных и защититься от подделки. ЭЦП используется в качестве аналога собственноручной подписи[42].

ЭЦП, как и другие реквизиты документа, выполняющие удостоверительную функцию (собственноручная подпись, печать и др.), является средством, обеспечивающим конфиденциальность информации[24].

Предотвращение несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, циркулирующей в Кубанском государственном университете является важной задачей обеспечения безопасности государственной информации.

Правовые условия использования электронной цифровой подписи регламентируются в Федеральном законе от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Согласно этому закону электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

При работе с электронной цифровой подписью ее владелец подписывает электронный документ с помощью закрытого ключа электронной подписи и отправляет его по внутреннему электронному документообороту. Для того чтобы прочитать электронную подпись необходимо, чтобы пользователь, которому предназначается документ, подписанный электронной подписью, владел открытым ключом электронной подписи (доступным любому пользователю) для подтверждения ее подлинности.

Суть ЭЦП можно выразить в нескольких словах: если пересылаемый документ будет каким-либо образом изменен, то проверка подписи будет неудачной и, следовательно, будет неудачной и попытка открыть сам документ.

Особенность, о которой мы упомянули, заключается в том, что такие очень «точечные» решения, как ЭЦП, востребованы в экономике и системе управления тех стран, где умеют считать время и деньги, где прозрачность и эффективность являются неотъемлемыми атрибутами успеха и где решение, позволяющее упростить более сложную процедуру, получает приоритет на внедрение [27].

Прошло более трех лет с момента принятия Закона об ЭЦП, но темпы его реального применения остаются невысокими. Это дает пищу для многочисленных обсуждений данной темы на конференциях, семинарах и в прессе. Заметим, что главное острие критики, как правило, направлено на недостатки самого Закона. То, что он нуждается в доработках, не вызывает сомнения (Приложение С).

Поскольку Кубанский государственный университет имеет достаточно сложную структуру организации, то внедрение общекорпоративной системы электронного управления документами должно происходить на базе уже внедренных систем внутри университета. Данный способ подразумевает собой деление всего процесса внедрения на сжатые промежутки времени этапы, в течение которых решается определенная задача, например, обеспечение управления нормативной документацией. В данном случае под сервисами следует понимать выделенный набор функций программного обеспечения, позволяющий полностью решить некую частную задачу, в данном случае развитие ЭЦП в университете. В рамках одной системы сервисы могут быть обособлены или полностью интегрированы друг с другом, однако в каждом из случаев они сохраняют свою работоспособность.

Для нормативного урегулирования и защиты ЭЦП в Кубанском государственном университете, специалистами ДОУ должен быть разработан ряд документов.

1. Руководство по организации электронного делопроизводства и документооборота.

2. Руководство по организации хранения документов на электронных носителях.

3. Руководство по установлению сроков хранения.

4. Руководство по определению дальнейшего маршрута продвижения документов и информации с истекшим сроком хранения.

5. Инструкция и правила по использованию ЭЦП.

Наряду с вышеперечисленными руководствами должны быть доработаны номенклатура дел, в которую будут внесены основные виды документов с установленными сроками хранения, и реестр источников ключевой информации.

Для регламентации работы с конфиденциальной информацией в университете должен быть создан перечень сведений, относящихся к конфиденциальным. В нем зафиксированы: период и уровень (гриф) конфиденциальности, список сотрудников, которым предоставлено право использовать эти сведения в работе. А также дополнительно составлен перечень документов, в которых эти сведения документируются.

Отдельно должны быть внесены добавления и корректировки в должностные инструкции сотрудников университета.

Защищенность электронного документооборота – это самый волнующий вопрос для организации в целом.

Во-первых, внутри модели корпоративной электронной системы документооборота должен быть создан центральный аппарат (компьютер-сервер), в котором содержится вся документация: как конфиденциального типа, так и не конфиденциального. Доступ к данному компьютеру-серверу ограничен правом доступа сотрудников в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации. Так образом, система предусматривает несколько видов рабочих мест:

− специализированное рабочее место, которое позволяет максимально расширить функции для работы, главном образом, с реквизитами документов. В нем работают, как правило, специалисты службы ДОУ (при ведении общего делопроизводства и номенклатуры дел), юристы (при формировании договоров) и начальники отделов;

− универсальное рабочее место, позволяющее пользователям удобно работать с содержательной частью документа. С его помощью рядовые сотрудники могут ознакомиться с информацией, адресованной им, создать документ, завизировать его, поручить на исполнение подчиненному;

− мобильное рабочее место позволяет осуществить доступ к системе через карманный персональный компьютер, в случаях, если сотрудник не может обратиться к системе через настольный компьютер. Данное место позволяет работать с поручениями, участвовать в согласовании документов, получать доступ к другим документам системы. Такое место удобно для начальников отделов, участвующих в управленческих процессах;

− рабочее место администратора позволяет производить настройку системы, изменять параметры, запрещать/разрешать доступ к некоторым файлам документов, блокировать и снимать блокировку на отдельные виды документации.

Каждый пользователь системы имеет свой пароль для входа.

Во-вторых, система ведет беспрерывное протоколирование действий пользователей, в ходе которого всегда можно установить, кто регистрировал документ, прикрепил файл, отредактировал или удалил его, ввел резолюцию и так далее.

В-третьих, внутри модели корпоративного документооборота должен быть создан удостоверяющий центр, то есть орган, выдающий ключи (сертификаты) подписей и обеспечивающий достоверность ЭЦП, что исключает подделку подписи.

В-четвертых, архивная система также имеет защиту на уровне документа: каждый документ имеет ассоциированный с ним список пользователей, имеющих право совершать с ним определенные операции[38].

Правила обращения с ЭЦП должны содержатся в Регламенте использования электронной цифровой подписи в единой системе электронного документооборота университета. Схема работы с ЭЦП в Кубанском государственном университете на период опытной эксплуатации в общих чертах может быть представлена следующим образом.

Исполнители документов, после подписи документов руководителями, передают делопроизводителю, регистрирующему входящую/исходящую корреспонденцию, документы в электронном виде через сетевые папки. Делопроизводитель сверяет бумажный оригинал с электронным, и, в случае их эквивалентности, удостоверяет электронный образ ЭЦП согласно Инструкции по работе со средствами ЭЦП в ЕСЭДД. Если эквивалентность отсутствует, сотрудник возвращает документ исполнителю с пояснением причины возвращения. Вместо сверки бумажного и электронного документов делопроизводитель может отсканировать бумажный оригинал. При наличии эквивалентности или отсканированного образа документа делопроизводитель регистрирует документ и прикрепляет имеющийся текстовый образ документа, после чего регистрационная карточка документа с текстовыми образами документов, заверенными ЭЦП, уходит адресату.

Таким образом, благодаря предлагаемой модели развития ЭЦП в Кубанском государственном университете электронный документооборот получается наиболее защищенным от несанкционированного доступа к важным документам. К тому же уменьшается количество ошибок, возникающих в результате ошибочных (умышленных или специальных) действий персонала при работе с документами (нарушение разрешительной системы доступа, правил обращения с документами, технологии их обработки и хранения и другое).

3.3 Методика разработки базы данных для подготовки специалистов по специальности Документоведение и документационное обеспечение управления

Введение системного управления факультета управления и психологии на основе информационных технологий является не только важным и мощным механизмом, позволяющим охватывать все происходящие процессы, оперативно реагировать на изменения макро- и микроокружения, принимать взвешенные и аргументированные управленческие решения, но может и служить средством повышения конкурентоспособности.

Автоматизированная обработка учебной деятельности, как первый этап на пути к внедрению концепции контроллинга, должна быть доступным вспомогательным инструментом для контроля за учебным процессом.

Одним из средств автоматизации документооборота может служить создание электронного журнала учета успеваемости студентов. В настоящее время учет ведется в бумажном виде. Методист, согласно экзаменационной ведомости, вносит данные в журнал успеваемости на бумажном носителе. Этот процесс, учитывая большое количество групп и студентов в них, занимает много времени. В процессе этой работы (учитывая человеческий фактор) возможна неточности и исправления. Исходя из этого, создание электронного журнала успеваемости значительно сократит эту процедуру

К техническим и программным средствам для ведения электронного журнала предъявляются низкие требования: достаточно любого персонального компьютера с установленным на него ПО для управления электронными таблицами. Обработку результатов успеваемости учащихся, в данном случае, можно осуществить с помощью офисного приложения Excel (рисунок 3.1).

Рисунок 3.1 - Электронный журнал успеваемости

При создании журнала успеваемости для студентов 1-5 курсов, специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» использовали программное приложение Microsoft Office – Excel 2007.

С технической точки зрения журнал представляет собой рабочую книгу (и файл) Excel, каждый лист которой отражает информацию по каждому семестру. Создание рабочего листа начинается с построения шаблона электронного журнала, аналогичного журналу успеваемости на бумажном носителе.

После оформления созданной области (показанной на рисунке 3.1), мы приступили к вводу формул для подсчета итоговых данных по успеваемости: абсолютной успеваемости и успеваемости в предметооценках (рисунок 3.2).

Рисунок 3.2 – Подсчет абсолютной успеваемости и успеваемости в предметооценках

Рассмотрим построение формул на примере подсчета количества студентов в группе. Для этого выделяем ячейку (AN14), в которой будет подсчитываться число студентов, и заносим в нее с помощью мастера функций формулу для автоматического подсчета:

=СУММ(ЕСЛИ(B12=0;0;1)+ЕСЛИ(B13=0;0;1)+ЕСЛИ(B14=0;0;1)+ЕСЛИ(B15=0;0;1)+ЕСЛИ(B16=0;0;1)+ЕСЛИ(B17=0;0;1)+ЕСЛИ(B18=0;0;1)+ЕСЛИ(B19=0;0;1)+ЕСЛИ(B20=0;0;1)+ЕСЛИ(B21=0;0;1)+ЕСЛИ(B22=0;0;1)+ЕСЛИ(B23=0;0;1)+ЕСЛИ(B24=0;0;1)+ЕСЛИ(B25=0;0;1)+ЕСЛИ(B26=0;0;1)+ЕСЛИ(B27=0;0;1)+ЕСЛИ(B28=0;0;1)+ЕСЛИ(B29=0;0;1)+ЕСЛИ(B30=0;0;1)+ЕСЛИ(B31=0;0;1)+ЕСЛИ(B32=0;0;1)+ЕСЛИ(B33=0;0;1)+ЕСЛИ(B34=0;0;1)+ЕСЛИ(B35=0;0;1)+ЕСЛИ(B36=0;0;1)+ЕСЛИ(B37=0;0;1)+ЕСЛИ(B38=0;0;1)+ЕСЛИ(B39=0;0;1)+ЕСЛИ(B40=0;0;1)+ЕСЛИ(B41=0;0;1)+ЕСЛИ(B42=0;0;1)+ЕСЛИ(B43=0;0;1)+ЕСЛИ(B44=0;0;1)+ЕСЛИ(B45=0;0;1)+ЕСЛИ(B46=0;0;1))

В данном случае подсчитывается сумма логических значений. Т.к. логические функции могут принимать только 2 значения: ИСТИНА и ЛОЖЬ, то мы построили логическое выражение следующим образом: если ячейка Вn равняется 0 (т.е. пустая), то получим значение ИСТИНА, и к общему числу студентов будет прибавляться 0; если ячейка Вn не равняется 0 (т.е. в ней будет вписана фамилия студента), то получим значение ЛОЖЬ, и к общему числу студентов будет прибавляться 1. Таким образом, в ячейке AN14 автоматически посчитается сумма всех 0 и 1, и мы получим общее количество студентов в группе.

Для подсчета итоговых данных по успеваемости, мы ввели дополнительные столбцы (рисунок 3.3), которые подсчитывают:

1. Количество неудовлетворенных оценок у каждого студента:

=СУММ(ЕСЛИ($C12=$AF$40;1;0)+ЕСЛИ($E12=$AF$40;1;0)+ЕСЛИ($G12=$AF$40;1;0)+ЕСЛИ($I12=$AF$40;1;0)+ЕСЛИ($K12=$AF$40;1;0)+ЕСЛИ($M12=$AF$40;1;0))

2. Итоговое звание студентов:

2.1.«Отличник»

=ЕСЛИ(И(И(ИЛИ(ЕСЛИ(C12=5;1;0);ЕСЛИ(C12=0;1;0);ЕСЛИ(C12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(D12=5;1;0);ЕСЛИ(D12=0;1;0);ЕСЛИ(D12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(E12=5;1;0);ЕСЛИ(E12=0;1;0);ЕСЛИ(E12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(F12=5;1;0);ЕСЛИ(F12=0;1;0);ЕСЛИ(F12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(G12=5;1;0);ЕСЛИ(G12=0;1;0);ЕСЛИ(G12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(H12=5;1;0);ЕСЛИ(H12=0;1;0);ЕСЛИ(H12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(I12=5;1;0);ЕСЛИ(I12=0;1;0);ЕСЛИ(I12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(J12=5;1;0);ЕСЛИ(J12=0;1;0);ЕСЛИ(J12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(K12=5;1;0);ЕСЛИ(K12=0;1;0);ЕСЛИ(K12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(L12=5;1;0);ЕСЛИ(L12=0;1;0);ЕСЛИ(L12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(M12=5;1;0);ЕСЛИ(M12=0;1;0);ЕСЛИ(M12="осв.";1;0)));СУММ(C12:M12)>0);"отл.";"")

2.2.«Хорошист»

=ЕСЛИ(И(И(ИЛИ(ЕСЛИ(Y12="отл.";0;1));ИЛИ(ЕСЛИ(C12>3;1;0);ЕСЛИ(C12=0;1;0);ЕСЛИ(C12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(D12>3;1;0);ЕСЛИ(D12=0;1;0);ЕСЛИ(D12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(E12>3;1;0);ЕСЛИ(E12=0;1;0);ЕСЛИ(E12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(F12>3;1;0);ЕСЛИ(F12=0;1;0);ЕСЛИ(F12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(G12>3;1;0);ЕСЛИ(G12=0;1;0);ЕСЛИ(G12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(H12>3;1;0);ЕСЛИ(H12=0;1;0);ЕСЛИ(H12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(I12>3;1;0);ЕСЛИ(I12=0;1;0);ЕСЛИ(I12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(J12>3;1;0);ЕСЛИ(J12=0;1;0);ЕСЛИ(J12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(K12>3;1;0);ЕСЛИ(K12=0;1;0);ЕСЛИ(K12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(L12>3;1;0);ЕСЛИ(L12=0;1;0);ЕСЛИ(L12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(M12>3;1;0);ЕСЛИ(M12=0;1;0);ЕСЛИ(M12="осв.";1;0)));СУММ(C12:M12)>0);"хор.";"")

2.3.«Троечник»

=ЕСЛИ(И(И(ИЛИ(ЕСЛИ(Z12="хор.";0;1));ИЛИ(ЕСЛИ(Y12="отл.";0;1));ИЛИ(ЕСЛИ(C12>2;1;0);ЕСЛИ(C12=0;1;0);ЕСЛИ(C12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(D12>2;1;0);ЕСЛИ(D12=0;1;0);ЕСЛИ(D12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(E12>2;1;0);ЕСЛИ(E12=0;1;0);ЕСЛИ(E12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(F12>2;1;0);ЕСЛИ(F12=0;1;0);ЕСЛИ(F12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(G12>2;1;0);ЕСЛИ(G12=0;1;0);ЕСЛИ(G12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(H12>2;1;0);ЕСЛИ(H12=0;1;0);ЕСЛИ(H12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(I12>2;1;0);ЕСЛИ(I12=0;1;0);ЕСЛИ(I12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(J12>2;1;0);ЕСЛИ(J12=0;1;0);ЕСЛИ(J12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(K12>2;1;0);ЕСЛИ(K12=0;1;0);ЕСЛИ(K12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(L12>2;1;0);ЕСЛИ(L12=0;1;0);ЕСЛИ(L12="осв.";1;0));ИЛИ(ЕСЛИ(M12>2;1;0);ЕСЛИ(M12=0;1;0);ЕСЛИ(M12="осв.";1;0)));СУММ(C12:M12)>0);"тро.";"")

2.4.«Двоечник»

=ЕСЛИ(ИЛИ(ЕСЛИ(Y12="отл.";1;0);ЕСЛИ(Z12="хор.";1;0);ЕСЛИ(AA12="тро.";1;0);ЕСЛИ(СУММ(C12:M12)>0;0;1));"";"дво.")

Рисунок 3.3 - Подсчет итоговых данных по успеваемости

Аналогичным образом были построены следующие формулы для подсчета абсолютной успеваемости (рисунок 3.4):

Рисунок 3.4 - Подсчет абсолютной успеваемости

1. Количество студентов пришедших на экзамен - «Держали экзамены»:

=ЕСЛИ($AN$14=0;0;(AN14-AN42))

2. Количество студентов сдавших экзамены без двоек - «Сдали экзамены»:

=ЕСЛИ($AN$14=0;0;(AN14-AN21))

3. Количество студентов, сдавших только на пятерки - «Только на отлично»

=СУММ(ЕСЛИ(Y12="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y13="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y14="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y15="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y16="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y17="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y18="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y19="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y20="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y21="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y22="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y23="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y24="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y25="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y26="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y27="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y28="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y29="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y30="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y31="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y32="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y33="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y34="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y35="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y36="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y37="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y38="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y39="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y40="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y41="отл.";1;0))+СУММ(ЕСЛИ(Y42="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y43="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y44="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y45="отл.";1;0);ЕСЛИ(Y46="отл.";1;0))

4. Количество студентов, сдавших только на четверки и пятерки – «на хорошо и отлично»

=СУММ(Y47;Z47)

5. Количество студентов, получившие на экзамене двойки – «неуспевающие»

=СУММ(ЕСЛИ(AB12="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB13="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB14="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB15="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB16="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB17="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB18="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB19="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB20="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB21="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB22="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB23="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB24="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB25="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB26="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB27="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB28="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB29="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB30="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB31="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB32="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB33="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB34="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB35="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB36="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB37="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB38="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB39="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB40="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB41="дво.";1;0))+СУММ(ЕСЛИ(AB42="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB43="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB44="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB45="дво.";1;0);ЕСЛИ(AB46="дво.";1;0))

6. Количество студентов, получивших по 1 неудовлетворенной оценке:

=СУММ(ЕСЛИ($AC12=1;1;0)+ЕСЛИ($AC13=1;1;0)+ЕСЛИ($AC14=1;1;0)+ЕСЛИ($AC15=1;1;0)+ЕСЛИ($AC16=1;1;0)+ЕСЛИ($AC17=1;1;0)+ЕСЛИ($AC18=1;1;0)+ЕСЛИ($AC19=1;1;0)+ЕСЛИ($AC20=1;1;0)+ЕСЛИ($AC21=1;1;0)+ЕСЛИ($AC22=1;1;0)+ЕСЛИ($AC23=1;1;0)+ЕСЛИ($AC24=1;1;0)+ЕСЛИ($AC25=1;1;0)+ЕСЛИ($AC26=1;1;0)+ЕСЛИ($AC27=1;1;0)+ЕСЛИ($AC28=1;1;0)+ЕСЛИ($AC29=1;1;0)+ЕСЛИ($AC30=1;1;0)+ЕСЛИ($AC31=1;1;0)+ЕСЛИ($AC32=1;1;0)+ЕСЛИ($AC33=1;1;0)+ЕСЛИ($AC34=1;1;0)+ЕСЛИ($AC35=1;1;0)+ЕСЛИ($AC36=1;1;0)+ЕСЛИ($AC37=1;1;0)+ЕСЛИ($AC38=1;1;0)+ЕСЛИ($AC39=1;1;0)+ЕСЛИ($AC40=1;1;0)+ЕСЛИ($AC41=1;1;0)+ЕСЛИ($AC42=1;1;0)+ЕСЛИ($AC43=1;1;0)+ЕСЛИ($AC44=1;1;0)+ЕСЛИ($AC45=1;1;0)+ЕСЛИ($AC46=1;1;0))

7. Количество студентов, получивших по 2 неудовлетворенной оценке

=СУММ(ЕСЛИ($AC12=2;1;0)+ЕСЛИ($AC13=2;1;0)+ЕСЛИ($AC14=2;1;0)+ЕСЛИ($AC15=2;1;0)+ЕСЛИ($AC16=2;1;0)+ЕСЛИ($AC17=2;1;0)+ЕСЛИ($AC18=2;1;0)+ЕСЛИ($AC19=2;1;0)+ЕСЛИ($AC20=2;1;0)+ЕСЛИ($AC21=2;1;0)+ЕСЛИ($AC22=2;1;0)+ЕСЛИ($AC23=2;1;0)+ЕСЛИ($AC24=2;1;0)+ЕСЛИ($AC25=2;1;0)+ЕСЛИ($AC26=2;1;0)+ЕСЛИ($AC27=2;1;0)+ЕСЛИ($AC28=2;1;0)+ЕСЛИ($AC29=2;1;0)+ЕСЛИ($AC30=2;1;0)+ЕСЛИ($AC31=2;1;0)+ЕСЛИ($AC32=2;1;0)+ЕСЛИ($AC33=2;1;0)+ЕСЛИ($AC34=2;1;0)+ЕСЛИ($AC35=2;1;0)+ЕСЛИ($AC36=2;1;0)+ЕСЛИ($AC37=2;1;0)+ЕСЛИ($AC38=2;1;0)+ЕСЛИ($AC39=2;1;0)+ЕСЛИ($AC40=2;1;0)+ЕСЛИ($AC41=2;1;0)+ЕСЛИ($AC42=2;1;0)+ЕСЛИ($AC43=2;1;0)+ЕСЛИ($AC44=2;1;0)+ЕСЛИ($AC45=2;1;0)+ЕСЛИ($AC46=2;1;0))

8. Количество студентов, получивших по 3 и более неудовлетворенной оценке

=СУММ(ЕСЛИ($AC12>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC13>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC14>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC15>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC16>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC17>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC18>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC19>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC20>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC21>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC22>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC23>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC24>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC25>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC26>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC27>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC28>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC29>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC30>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC31>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC32>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC33>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC34>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC35>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC36>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC37>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC38>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC39>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC40>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC41>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC42>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC43>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC44>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC45>=3;1;0)+ЕСЛИ($AC46>=3;1;0))

Затем были выведены следующие формулы для подсчета успеваемости в предметооценках (рисунок 3.5):

Рисунок 3.5 - Подсчет успеваемости в предметооценках

1. Общее количество пятерок по предмету:

=СУММ(ЕСЛИ(C$12=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$13=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$14=F37;1;0)+ЕСЛИ(C$18=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$19=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$20=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$21=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$22=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$23=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$24=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$25=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$26=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$27=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$28=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$29=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$30=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$31=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$32=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$33=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$34=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$35=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$36=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$37=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$38=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$39=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$40=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$41=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$42=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$43=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$44=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$45=$AF37;1;0)+ЕСЛИ(C$46=$AF37;1;0))

2. Общее количество четверок по предмету:

=СУММ(ЕСЛИ(C$12=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$13=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$14=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$15=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$16=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$17=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$18=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$19=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$20=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$21=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$22=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$23=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$24=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$25=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$26=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$27=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$28=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$29=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$30=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$31=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$32=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$33=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$34=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$35=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$36=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$37=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$38=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$39=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$40=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$41=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$42=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$43=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$44=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$45=$AF38;1;0)+ЕСЛИ(C$46=$AF38;1;0))

3. Общее количество троек по предмету:

=СУММ(ЕСЛИ(C$12=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$13=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$14=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$15=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$16=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$17=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$18=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$19=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$20=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$21=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$22=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$23=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$24=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$25=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$26=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$27=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$28=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$29=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$30=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$31=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$32=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$33=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$34=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$35=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$36=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$37=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$38=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$39=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$40=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$41=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$42=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$43=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$44=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$45=$AF39;1;0)+ЕСЛИ(C$46=$AF39;1;0))

4. Общее количество двоек по предмету:

=СУММ(ЕСЛИ(C$12=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$13=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$14=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$15=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$16=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$17=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$18=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$19=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$20=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$21=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$22=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$23=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$24=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$25=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$26=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$27=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$28=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$29=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$30=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$31=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$32=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$33=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$34=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$35=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$36=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$37=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$38=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$39=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$40=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$41=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$42=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$43=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$44=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$45=$AF40;1;0)+ЕСЛИ(C$46=$AF40;1;0))

5. Общее количество освобожденных по предмету:

=СУММ(ЕСЛИ(C$12=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$13=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$14=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$15=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$16=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$17=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$18=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$19=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$20=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$21=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$22=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$23=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$24=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$25=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$26=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$27=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$28=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$29=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$30=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$31=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$32=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$33=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$34=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$35=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$36=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$37=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$38=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$39=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$41=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$41=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$41=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$43=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$44=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$45=$AF41;1;0)+ЕСЛИ(C$46=$AF41;1;0))

6. Общее количество не явившихся студентов на экзамен по предмету:

=СУММ(ЕСЛИ(C$12=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$13=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$14=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$15=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$16=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$17=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$18=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$19=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$20=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$21=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$22=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$23=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$24=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$25=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$26=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$27=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$28=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$29=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$30=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$31=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$32=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$33=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$34=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$35=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$36=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$37=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$38=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$39=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$42=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$41=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$42=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$43=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$44=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$45=$AF42;1;0)+ЕСЛИ(C$46=$AF42;1;0))

7. Абсолютная успеваемость в процентах:

=ЕСЛИ($AN$14=0;0;(AN14-AB47)/AN14*100)

Формулы, установленные для вычисления итогового звания студентов и для общего числа оценок по предмету, далее с помощью автозаполнения распространяются на остальные ячейки.

После завершения оформления рабочего листа, копируя его и редактируя копии, создаем листы для других семестров.

Следующий этап создания электронного журнала – защита. Она включает в себя несколько уровней и преследует различные цели. Сначала защищаем ячейки рабочих листов с целью предотвращения случайного изменения объектов журнала. Выделяем весь рабочий лист и через пункт меню «Формат - Ячейки» на вкладке «Защита» выставляем флажок «Защищаемая ячейка» (рисунок 3.6). Скрывать формулы не нужно, чтобы можно было наблюдать, по каким критериям выставляется оценки и вычисляются другие характеристики.

После этого выделяем рабочую область, которая будет модифицироваться по ходу сессии (она выделена белым цветом) – это ячейки для ввода названия специальности, формы обучения, курса, года, семестра, названия предметов, списков групп и оценок - там же, на вкладке «Защита» снимаем для них флажок защиты.

Рисунок 3.6 – Защита ячейки

Далее можно защитить рабочий лист паролем в пункте меню «Сервис – Защита - Защитить лист» (Там же при необходимости снимаем защиту листа). По ходу учебного процесса можно также выставлять дополнительно защиту на ячейки с оценками, которые не подлежат исправлению.

Для проверки исправности электронного журнала мы взяли данные группы «Документоведение и документационное обеспечение управления» очной формы обучения.

В готовый журнал мы ввели все необходимые данные: специальность, форму обучения, курс, год, семестр, список группы и названия предметов, изучаемые в данном семестре и оценки. Все остальные данные (количество студентов в группе, количество отличников, хорошистов и неуспевающих, абсолютная успеваемость и др.) вычисляются автоматически по формулам.

Таким образом, электронный журнал успеваемости автоматизирует рутинные вычислительные процессы и облегчает работу методистов. Также данный журнал можно использовать не только на факультете управления и психологии, но и на любом другом факультете, и в любом другом вузе России. Данные этого журнала могут служить основой для составления других документов факультета, создаваемых методистами:

- сводная ведомость (оценки из журнала автоматически переносятся в нее, что сокращает работу при подготовке документов на государственный экзамен);

- результаты сессий (количество тех, кто сдал сессию на «5», «4», «3», «2» и тех, кто сдал и не сдал зачет);

- протокол стипендиальной комиссии (в журнале автоматически определяются студенты, претендующие на получение стипендии; данные которых могут переноситься в протокол).

Помимо всего этого, открытый доступ к журналу (если его разместить на сайте университета) позволит студентам и их родителям отслеживать текущую успеваемость.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проведенные исследования состояния автоматизации процесса документооборота и анализ нормативно-правовой базы, а также разработка электронного журнала успеваемости, позволяют сделать следующие выводы:

1) анализ автоматизированных систем по документационному обеспечению управления показывает, что перечисленные преимущества автоматизированных систем позволяют принимать своевременные и качественные управленческие решения, а это способствует достижению эффективных результатов в деятельности государственных высших учебных заведений. Автоматизация документооборота организации позволяет повысить исполнительскую дисциплину, что осуществляется за счет улучшения работы с документами. Из этого можно сделать вывод, что эффективность осуществления высшими учебными заведениями своих функций в значительной степени определяется системой работы с документами, принятой в организации;

2) в процессе анализа нормативно-правового обеспечения документооборота определенно, что переход на новые технологии требует надлежащей правовой и нормативной базы. Нормативное обеспечение документооборота должно включать в себя всю совокупность нормативных, организационно-правовых, регламентирующих документов, определяющих порядок работы аппарата управления, соблюдение требований которых необходимо как для организации эффективной управленческой деятельности в целом, так и для достижения высокой исполнительской дисциплины в частности. Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне;

3) при проведении исследования этапов внедрения автоматизированных систем ДОУ удалось выяснить, что некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы;

4) при проведении анализа состояния автоматизации документооборота в Кубанском государственном университете удалось выяснить, что в организации внедрены автоматизированная система «Парус», «Среда модульного обучения» и СУБД на основе Microsoft Access. В 20010 году планируется ввести программу «Синкопа», которая будет полностью удовлетворять всем необходимым требованиям для эффективной работы университета. Но нельзя также забывать, что в настоящее время постоянно появляются новые технологии, которые способны улучшить работу системы в целом. Необходимо обновлять и совершенствовать автоматизированную систему новыми внедрениями и разработками. А также важно помнить, что к системам, использующимся для автоматизации документооборота высших учебных заведений, а именно Кубанского государственного университета, должны предъявляться гораздо более высокие требования, чем к тем системам, которые используются в документообороте коммерческого предприятия. Это вполне обосновано — большую часть документооборота университета представляет информация государственного значения. Учитывая тот факт, что КубГУ имеет территориально-распределенную структуру, прежде всего при построении автоматизированной системы нельзя забывать про принцип системности. А именно, между структурными элементами системы должны быть установлены такие связи, которые будут обеспечивать ее цельность и взаимодействие с другими системами. А также система должна создаваться с учетом возможности пополнения и обновления ее функций без нарушения порядка функционирования;

5) основываясь на проведенном исследовании выявлено, что внедрение автоматизированной системы контроля успеваемости студентов на факультете управления и психологии КубГУ дает возможность работать с документами на нескольких рабочих местах, позволяет снизить трудоемкость процесса контроля, в том числе за счет быстрого получения информации, автоматического создания сводной ведомости и ввода данных в бланк «Результаты сессии»;

Внедрение автоматизированной системы «Синкопа» в КубГУ обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, так как с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, так как приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.

Практическая значимость исследования состоит в том, что его результаты, основные выводы и обобщения способствуют осознанию необходимости полной автоматизации документооборота в Кубанском государственном университете, позволяют сформировать убеждение, что российский рынок автоматизированных систем еще только формируется.

Основываясь на проведенном исследовании, выявлено, что электронный документооборот позволяет создать в высшем учебном заведении единое информационное пространство, интегрируя в информационный узел все документальные системы. Интеграция осуществляется без потери качества работы с документами, с сохранением традиций российского делопроизводства.

В результате успешного перехода к использованию современных информационных технологий высшая школа экономит бюджет, привлекает на службу лучшие кадры, повышает эффективность исполнения своих функций, совершенствует контроль учебного процесса ВУЗов.

В результате проделанной работы можно сказать, что в настоящее время развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации офиса, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами. Принятый в настоящее время обмен бумажными документами между подразделениями и организациями является чрезвычайно медленным и влечет значительные затраты ресурсов на функционирование курьерских и почтовых служб, экспедиций и канцелярии, вынужденной регистрировать входящие и отправлять исходящие документы.

Задачи современного общества можно решить, только применяя современные средства. Информационные технологии не являются панацеей, но с их помощью возможно существенное повышение эффективности работы звеньев. Внедрение информационных технологий, как показывает практика, приводит к оптимизации организационных процедур, делая их более простыми и логичными.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1 Стенюков М.В. Делопроизводство. Организация документационного обеспечения предприятия. М. : А-Приор, 2007. 176 с.

2 Ларин М.В. Управление документацией: теория и практика. М. : ЮНИТИ, 2006. 255 с.

3 Мамотов Л.Д. Документация в информационном обществе: роль и значение документа в управленческом процессе. М. : ИНФРА – М, 2005. 389 с.

4 Медведев Д.А. Послание Федеральному Собранию Российской Федерации http://news.kremlin.ru/transcripts/5979 (дата обращения 12.11.09г)

5 Федеральный закон N 1-ФЗ // Об электронной цифровой подписи. – 2002

6 Постановление Правительства РФ N 65: федеральная целевая программа // Электронная Россия 2002 - 2010 годы. 2002

7 Кузнецова Т.В., Подольская. И.А. Проектирование рациональной организации делопроизводства // Делопроизводство. 2007. №7. С. 34-37.

8 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. – М.: Госстандарт России, 2007

9 Кузнецов С.Л., Ватолина М.В. Автоматизация делопроизводства с помощью портальных WEB-технологий // Секретарское дело. 2008. № 9. С. 12-15.

10 Федерального закона РФ № 125-ФЗ от 22 октября 2004 // Об архивном деле в Российской Федерации. – 2004

11 Гайдукова Л.Н., Янковая. В.Ф. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения // Секретарское дело. 2007. №10. С. 8-11

12 Приказ Минобразования РФ от 24 июля 2000г. N 2286 // Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении. – 2000

13 Корпорация ПАРУС. Описание программы. URL: http:// www.parus.ru/?page=149 (дата обращения 12.08.2009)

14 Программа «Синкопа». Описание. URL: http://www.kih.ru/index.jsp?rel =SincopaMain&Menu (дата обращения 14.08.2009)

15 Официальный сайт разработчиков программного модуля Moodle. URL: http://docs.moodle.org/ru/%D0%9E_Moodle (дата обращения 14.08.2009)

16 Федеральный закон N 24-ФЗ от 20.02.1995 // Об информации, информатизации и защите информации. – 1995 (в редакции от 10.01.2003)

17 Охотникова А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. М. : ЮНИТИ, 2005. – 310 с.

18 Максимович В.И., Берестова Г.Ю. Принципы автоматизации делопроизводства // Секретарское дело. 2008. №5. С. 28-33.

19 Кузнецов С.Л., Глик Д.И. Национальные стандарты в области электронного документооборота // Секретарское дело. 2006. №9. С. 14-17.

20 Кузнецова Т.В., Желтова Н.Э. Регистрация и контроль исполнения документов // Делопроизводство. 2007. №2. С. 42-44.

21 Кузнецов С.Л., Ватолина М.В. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения // Секретарское дело. 2006. №4. С. 13-15.

22 Куперштейн В.И. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении. СПб. : ООО «Питер Пресс», 2006. 248 с.

23 Кузнецова Т.В., Желтова Н.Э. ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» - основа единой системы делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления // Делопроизводство. 2006. №11. С. 18-21.

24 Карминский А.М., Нестеров П.В. Информатизация бизнеса. М. : ЮНИТИ, 2004. 416 с.

25 Серова Г.А., Митченко О.Ю. Применение компьютерных технологий // Секретарское дело. 2005. №2. С. 24-27.

26 Серова Г.А., Рысков О.И. Требования к системе управления документами (по международному стандарту ИСО 15489-2001) // Секретарское дело. 2005. №4. С. 6-9.

27 Сысоева Л.А. Разработка концепции общекорпоративной системы электронного управления документами // Секретарское дело. 2006. №7. С. 29-31.

28 Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебное пособие М. : ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2005. 315 с.

29 Андреева В.И. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы. М. : ИНФРА, 2004. 254 с.

30 Белов А.А, Белов А.Н. Делопроизводство и Документооборот. 4-е изд. М. : ЮНИТИ, 2004. 256 с.

31 Саттон Д. Корпоративный документооборот: принципы, технология, методология внедрения. М. : ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2006. 246 с.

32 Романов Д.А. Правда об электронном документообороте. Спб. : Издательство «ДКМ - Пресс», 2008. 224 с.

33 Акопянц А.А. Электронная версия статьи «Установление связи между электронным документом и бумажным оригиналом организации»: URL: http://www.eos.ru (дата обращения 15.09. 2009).

34 Афанасьев Г.Т., Куциняк Д.В. Электронная цифровая подпись: история только начинается // Документооборот и Делопроизводство. 2007. №12. С. 12-13.

35 Баласанян В.К., Ермолаева Н.А. Автоматизация делопроизводства и электронный документ как инструмент управления организацией // Электронные системы. 2005. №11. С. 13-19.

36 Гореткина Е.Н. Что спасет от информационного хаоса. URL: http://www.eos.ru (дата обращения 15.09. 2009).

37 Кузнецова Т.В., Серова Г.А., Андреева В.И., Литвинцева Н.А. Организация делопроизводства и управления в офисе // Секретарское дело. 2005. №9. С. 44-47.

38 Баласанян В.К., Ермолаева Н.А. Настоящее и будущее электронного документооборота // Электронные системы. 2004. №9. С. 13-19.

39 Афанасьев Г.Т., Куциняк Д.В. Технологии документооборота переходного периода // Документооборот и Делопроизводство. 2005. № 1. С. 12-13.

40 Афанасьев Г.Т., Пашков Д.В. Обзор современных систем автоматизации делопроизводства и документооборота // Документооборот и Делопроизводство. 2004. № 5. С. 10-19.

41 Санкина Л.В. Проблемы электронного документооборота. URL: http://www.tup.km.ru (дата обращения 15.09. 2009).

42 Васильев Д.В. Методы управления документооборотом в организации: URL: http://www.bigmir.net (дата обращения 15.09. 2009).

43 Семенов М.И. Автоматизированные информационные технологии в экономике. М. : Финансы и статистика, 2006. 350 с.

44 Мескон М. Основы менеджмента. URL: httpwww. bankreferatov.ru (дата обращения 15.09. 2009).

45 Корнеев И.К. Организация технологий офисной деятельности. М. : Монография, 2008. 204 с.

46 Гавердовский А.Н. Концепция построения систем автоматизации документооборота. М. : ЮНИТИ, 2005. 320 с.

47 Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (На основе ГОСТов РФ). 4-е изд., перераб. и доп. М. : «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2006. 144 с.

48 Гайдукова Л.Н., Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Секретарское дело. 2007. №1. С. 21-25.

49 Андреева О.Д. Технология бизнеса: маркетинг: Учебное пособие. М. : ИНФРА. М, 2007. 365 с.

50 Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. Организация и технологии документационного обеспечения управления: Учебник для вузов / Делопроизводство. М. : ЮНИТИ – ДАНА, 2004. 359 с.

51 Стенюков М.В. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М. : ИНФРА-М, 2004. 250 с.

52 ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998.

53 О типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (в редакции от 15.10.2007). Постановление Правительства РФ N452 от 28.07.2005

54 Государственная система документационного обеспечения управления.- М.: Главархив СССР, 1991.

55 Выпускная квалификационная раота: Методические указания по выполнению дипломной работы (проекта)/ Составлена В.В. Ермоленко и др. 2008. 96 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ Е

Способы защиты информации

Слов:	18971
Символов:	182493
Размер:	356.43 Кб.

Название реферата: Система управления документооборотом организации