1 Типы и выбор программного обеспечения
Выбор программного обеспечения определяется теми функциями, которые будут реализованы на компьютере/компьютерах фирмы. Можно выделить основные типы программного обеспечения:
· Операционная система (ОС).
· Текстовый процессор.
· Электронная таблица.
· СУБД (система управления базами данных).
· Система электронного документооборота, хранения и организации движения (маршрутизации) документов.
· Специализированные прикладные программы (регистрации и контроля, бухгалтерские, справочные и т.п.).
· Утилиты.
Операционная система (ОС
)- базовая программа, под управлением которой работает компьютер и другие программы. На сегодняшний день можно встретить наиболее распространенные ОС: DOS, Windows 95, Windows NT,OS/2, UNIX, а также Windows 3.1/3.11. Все прикладные программы разрабатываются для использования в какой-то конкретной операционной системе. Как исключение, некоторые программы могут работать в Windows 3.1/ Windows 95/ Windows NT. Другие- имеют версии для каждой из операционных систем.
Фактически, на сегодняшний день стандартом для небольших предприятий является программное обеспечение фирмы Microsoft, получившее распространение во всем мире. Это ОС Windows 95 для небольших фирм и Windows NT 4.0 для крупных учреждений, организаций, объединений, корпораций. Особенности этих систем приведены ниже:
Windows NT Workstation 4.0:
· Защита от сбоев.
· Вытесняющая многозадачность.
· Интегрированная безопасность.
· Максимальная производительность для 32-разрядных приложений.
· Поддержка многопроцессорных систем.
· Работа на разных платформах.
Windows
95:
· Поддержка plug-and-play.
· Функции расширенного управления питанием.
· Широкая поддержка аппаратуры.
· Совместимость с приложениями и драйверами для Windows 3.х.
· Более низкие требования к аппаратуре.
Windows NT считается более надежной и устойчивой операционной системой, обеспечивающей работу больших распределенных сетей по технологии клиент-сервер, но предъявляет высокие требования к ресурсам компьютера, (в первую очередь к объёму оперативной памяти- RAM ) и требует квалификации в настройке.
Windows 95 является оптимальным выбором для небольших организаций, обеспечивая удобную среду для работы пользователя и возможность создания одноранговых (одноуровневых) локальных сетей для совместного использования информации и принтеров.
Для подготовки документов в настоящее время наиболее широко используется русифицированная версия текстового процессора Microsoft Word 7.0, для создания таблиц и ввода данных, над которыми предполагается выполнять вычисления, создание заказов и счетов – Microsoft Excel 7.0.
В случаи использования обеих этих программ целесообразно установка пакета Microsoft Office 95 (97), цена которого даже меньше суммарной стоимости упомянутых программ и включающего помимо них также записную книжку-органайзер Schedule+ и средство полготовки выступлений PowerPoint.
MS
Word
for Windows 6.0/7.0- это универсальный текстовый процессор, представляющий огромное количество возможностей. С помощью MS Word можно подготовить любой текстовый документ. Редактировать и вносить изменения, при этом не распечатывать его. Есть возможность серийного изготовления документов. MS Word представляет широкий круг возможностей по форматированию документа: печать серийных писем и конвертов, изменение стиля текста, копирование, установка рисунка, работа с буфером обмена, справкой о программе и т.д.
Система электронных таблиц
Microsoft
Excel
, наряду с MS Word, является одной из наиболее существенных и популярных составных частей пакета Microsoft Office. Если MS Word в основном предназначен для работы с текстовыми данными, то MS Excel- главнейший инструмент при работе с числовыми данными, формулами и т.д.
Создание и совершенствование электронных таблиц положило конец эре составления табличных данных на огромных бумажных листах: длительных нудных расчетов на калькуляторе (счетах) и последующего занесения результатов в графы бумажных таблиц.
Безусловное преимущество электронных таблиц заключается в том, что, во-первых, этот процесс здесь автоматизирован; во-вторых, теперь изменение одного или нескольких показателей автоматически ведет к мгновенному перерасчету результатов.
Возможности электронной таблицы MS Excel чрезвычайно широки и не ограничиваются созданием и обработкой всевозможных таблиц, ведомостей, списков и т.д.
Создание и обработка табличных документов- это та область информационной поддержки управленческой деятельности, в которой прежде всего началось использование тех или иных средств вычислительной техники (калькуляторы, универсальные ЭВМ).
Подготовка табличных документов базируется на двух основных категориях:
- форма представления данных на экране монитора в виде таблицы практически неограниченного размера (собственно электронная таблица как объект обработки);
- программа (или пакет программ) для обработки таких данных (собственно табличный процессор как инструмент обработки).
Диапазон применения современных табличных процессоров невероятно широк- от операций над числами в столбцах и строках до построения на основе табличных данных диаграмм, выполнения сложного финансово-экономического анализа, автоматизирования различных сфер бухгалтерской и экономической деятельности.
Значительно способствовала развитию программ для работы с электронными таблицами разработка пакета Lotus 1-2-3 фирмой Lotus Development.
Табличный процессор-
обязательная составляющая любого интегрированного пакета или офисной системы. Очевидно, что возможностей у такой составляющей несколько меньше, но она обеспечивает решение типовых задач. Примерами таких систем, включающих системы обработки электронных таблиц, могут быть:
- Corel Office Professional фирмы Corel;
- Word Perfect Suite 7.0 for Windows фирмы Corel;
- Works for Windows фирмы Microsoft;
- SmartSuite 96 for Windows фирмы Microsoft;
Безусловным лидером среди программ этого класса является система Excel.
Системой управления базами данных (СУБД)
называют программную систему, предназначенную для создания на ЭВМ общей базы данных для множества приложений, поддержания ее в актуальном состоянии и обеспечения эффективного доступа пользователей к содержащимся в ней данным в рамках предоставленных им полномочий. СУБД предназначена, таким образом, для централизованного управления базой данных как социальным ресурсом в интересах всей совокупности пользователей.
В настоящее время практически невозможно представить информационную поддержку современного учреждения без применения профессиональных СУБД.
Системы управления базами данных можно классифицировать, используя различные признаки:
По используемому языку общения
:
- замкнутые- имеют собственные самостоятельные языки общения пользователей с БД, они обеспечивают непосредственное общение с системой в режиме диалога, позволяют работать без программистов;
- открытые- для общения с БД используется язык программирования, «расширенный» операторами языка манипулирования данными (ЯМД), в этом случае необходимо присутствие квалифицированного программиста;
По числу поддерживаемых СУБД уровней моделей данных:
Одно-, двух-, трехуровневые системы. Теоретически обоснован выбор трехуровневой архитектуры данных; однако на практике СУБД для персональных ЭВМ часто объединяют концептуальный и внутренний уровни представления;
По выполняемым функциям:
- операционные- иные виды обработки по получению информации, не хранящейся в явном виде в БД;
- информационные- позволяют организовать хранение данных, поиск и выдачу нужных данных из БД и поддержать их целесообразность и актуальность;
По сфере применения:
- универсальные- настраиваются на любую предметную область путем создания соответствующей БД и прикладных программ;
- проблемно-ориентированные- ориентация на определенные процедуры обработки данных, присущих конкретной области применения;
По допустимым режимам работы:
- пакетный;
- телеобработка.
Для организации регистрации документов и контроля исполнения можно использовать простые и недорогие программы типа «Дело», «БОСС-Референт», «Золушка», «Делопроизводство», «Евфрат».
Если же планируется самостоятельная разработка баз данных, которые могут обеспечивать не только регистрацию документов, но и такие функции, как учет товаров, работу с заказчиками и т.п., то можно использовать Microsoft Access 7.0, как отдельно, так и приобретя версию Microsoft Access 7.0, как отдельно, так и приобрести версию Microsoft Office 95 Professional.
Системы документооборота- Lotus Notes, DOCS Open,
Прикладные программы
- работа с факсами
- Delrina WinFax Pro, программа распознавания документов после сканирования- FineReader и т.п.
Утилиты
- Norton Utilities, Norton AntiVirus и т.п.
Таким образом, составление и редактирование документов обеспечивает текстовый редактор типа Microsoft Word. Регистрацию и контроль исполнения, справочно-информационную работу- база данных типа MS Access, организацию рабочего времени- электронный органайзер типа MS Schedule+ или Lotus Organaizer, прием-передачу документов по факсу- программа типа Delrina WinFax Pro. Все это программное обеспечение должно работать под управлением выбранной операционной системы.
2 Программные продукты для комплексной
автоматизации работы фирмы
Система «БОСС-Референт» разработана компанией АйТи. Она относится к категории систем, ориентированных на поддержку управления организацией, обеспечивает более эффективную работу сотрудников, накопление информации по самым разным вопросам (законодательства, производственным, организационным и др.)
Архитектура системы «БОСС-Референт»- модульная. Набор модулей под конкретные задачи организации позволяет производить настройку системы, дополнять ее новыми возможностями. Система представлена следующим набором модулей:
1. Обработка входящих и исходящих документов.
В данном модуле производится регистрация входящей и исходящей корреспонденции, предусмотрена возможность внесения резолюций, контроль за исполнением, передача документа в электронном виде внутри организации, перевод бумажных документов в электронный вид (копия документа в виде файла). Имеется возможность формирования электронных документов в дела согласно номенклатуре дел организации. В системе можно производить настройку структуры регистрационного номера по различным параметрам (номенклатуре дел, индексу подразделения и т.д.).
2. Работа с внутренними документами.
В данном модуле автоматизированы процедура подготовки документов в организации, а также подготовка проекта документа, его визирование в электронном виде, передача на подпись руководителю, регистрация документов, рассылка сотрудникам организации на ознакомление или исполнение, контроль за исполнением. В системе имеется возможность накопления и создания стандартных форм и шаблонов наиболее распространенных документов организации. С ее помощью можно контролировать ознакомление сотрудников с приказами и инструкциями, управлять доступом к документу (например, документы «ДСП»).
3. Работа с договорами организации.
В данном модуле имеется возможность хранения и накопления шаблонов договоров, их согласования в электронном виде, ведение реестра договоров, планирования этапов и событий по договорам, планирование платежей, сроков поставок и работ, контроля исполнения договорных обязательств, формирования отчетов, поиска договоров в базе.
4. Управление внешними контактами.
Автоматизированы регистрация контактов со сторонними организациями, планирование контактов, подписка на информацию о контактах (встречах, совещаниях и др.), поиск контактов с интересующей организацией.
5. Организация канала новостей и конференций.
Информирование сотрудников о внутренних новостях организации, возможность создания библиотеки документов по отдельным темам, проведение дискуссий по отдельным вопросам, возможность подписки и отмены подписки пользователями на получение новостей.
6. Ведение справочника организации в электронном виде.
Автоматизирована возможность ведения справочника организации согласно штатной структуре и распределению функциональных обязанностей сотрудников, их взаимозаменяемость. Возможно ведение справочника корреспондентов (внешних организаций).
7. Поддержка инженерного обеспечения хозяйственных объектов организации.
Ведение реестра объектов инженерного хозяйства, обработка в электронном виде заявок сотрудников на ремонт оборудования, проведение инвентаризации и т.д.
8. Организация и планирование мероприятий.
Оповещение и напоминание о мероприятиях, проведение электронных конференций, совещаний, индивидуальное и групповое планирование рабочего времени.
9. Автоматизация деятельности бюро пропусков предприятия.
Оформление и согласование заявки на получение пропуска, выдача пропуска, контроль пропускной системы.
Основное применение системы- создание корпоративной сети, охватывающей деятельность сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие процессы. В системе автоматизировано делопроизводство, в том числе согласование документов.
Система реализована на платформе Lotus Notes. Благодаря этому, в дополнение к функциям «БООС-Референт» пользователи получают в свое распоряжение все богатство функциональности самой среды Lotus Notes, включая электронную почту, копирование данных, возможность удаленной работы и т .д. На эту программу стоит обратить внимание в первую очередь тем организациям, которые уже используют Lotus Notes.
Остальные должны отдавать себе отчет в том, что, выбирая эту систему, они получают и Lotus Notes в качестве основы своей информационной структуры, следовательно, должны приобрести лицензию Lotus Notes на каждое рабочее место.
НЦТ Института развития Москвы предлагает электронную канцелярию «Золушка».
Система
Внедрение систем серии «Золушка» позволяет организовать децентрализованную регистрацию и контроль исполнения в подразделениях, в том числе территориально удаленных, с внесением всей информации в единую базу данных. Программа состоит из трех модулей (блоков):
1. Служебная корреспонденция- регистрация и контроль исполнения входящих, исходящих, и внутренних документов;
2. Решения и распоряжения- позволяет ставить на контроль отдельные пункты распорядительных документов и поручения руководства;
3. Письма граждан.
Формирование древовидной иерархической схемы по всем связанным друг с другом документам позволяет исполнителю сразу посмотреть все входящие, исходящие и внутренние документы, отражающие историю рассмотрения конкретного вопроса (первичный документ, сопроводительные письма, повторные письма, внутренние документы, связанные с рассмотрением вопроса).
Применение автоматизированных систем документооборота открывает широкие возможности для пользователей, но их основным недостатком является достаточно высокая стоимость.
К программной системе автоматизации делопроизводства и документооборота, специально ориентированной для использования в государственных учреждениях, можно отнести систему «Дело»
, разработанную компанией «Электронные офисные системы».
Автоматизированная технология делопроизводства и документооборота «Дело» поддерживает движение документов в организации от первичной регистрации до исполнения и формирования их в дела.
Система поддерживает делопроизводственные процедуры по сопровождению бумажного документооборота и параллельное движение в локальной сети электронных копий бумажных документов. В системе можно регистрировать всю поступающую корреспонденцию, включая письма и обращения граждан, исходящую и внутреннюю документацию.
Для каждого учетного документа в системе формируется регистрационно- контрольная карточка (РКК), в которую заносятся сведения о документе.
В состав реквизитов РКК входят:
1. Корреспондент;
2. Краткое содержание;
3. Дата создания;
4. Регистрационный номер документа;
5. Подпись;
6. Резолюция;
7. Тематика;
8. Отметка о наличии приложений;
9. Номер дела по номенклатуре;
10. Состав документа и др.
РКК можно объединить в картотеки, находящиеся в ведении структурных подразделений. Сведения об одном и том же документе могут одновременно находиться в различных картотеках.
Обработка и хранение документов производится только с РКК
. К РКК прикрепляется документ в виде файла (количество файлов на одну РКК не ограничено). Файлы могут поступать по линиям связи или создаваться непосредственно в локальной сети организации.
Движение документов в системе
производится с помощью механизма управления ходом работ, обеспечивающим обработку и передачу документов между пользователями системы. При этом основанием для автоматической передачи документов от одного должностного лица другому является факт внесения резолюции с указанием исполнителей документа. Исполненные документы списываются в дело. В РКК заносятся реквизиты хранения документов согласно номенклатуре дел.
Отправка документов
. В системе формируются реестры рассылки электронных документов в виде списка для каждого документа и реестры передачи бумажных документов. Открыв РКК документа, можно проверить по реестру, когда документ передан на исполнение, у кого из исполнителей находится оригинал документа, а кто получил копию. Реестр передачи бумажных документов формируется на заданную дату и выводится на печать в виде журнала, в котором предусмотрена графа для получения подписи за вручения документа. Осуществляется надпечатка конвертов. Система интегрируется с электронной почтой локальной сети организации и осуществляет рассылку электронных копий документов или электронных документов.
Справочно-аналитическая работа системы
. По мере накопления информационной базы документов организации, обеспечивается поиск документов в этой базе по сочетанию любых реквизитов РКК, в том числе и контекстный поиск. Отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональной папке пользователя.
Работа с взаимосвязанными документами
. Поддерживается возможность установления ссылок между РКК документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга и т.д. Это дает возможность просмотра цепочки взаимосвязанных документов.
Пользователям системы можно предоставить право работы с картотеками и документами в соответствии с их служебными полномочиями.
Контроль исполнения документов
в системе производится на уровне автора резолюции. Имеется возможность централизованного формирования сводок об исполнении контролируемых документов.
Программа системы «Дело» поддерживает централизованную и децентрализованную систему организации делопроизводства. На групповую работу с документами система не ориентирована.
Для организаций с небольшим документопотоком и штатом сотрудников разработчики предлагают однопользовательскую версию «Дело- Секретарь».
Однопользовательская версия системы выполняет следующие функции:
· Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
· Ввод резолюций руководителей;
· Контроль исполнения резолюций;
· Ведение журнала передачи бумажных документов;
· Списание документов в дело;
· Отметка отправки документов внешнему корреспонденту;
· Формирование оперативных сводок и стандартных отчетов;
· Прием и рассылка электронных документов по электронной почту.
В однопользовательской версии системы, так же как и в сетевой версии, к РКК документа может быть «прикреплен» файл с текстом документа. Данная возможность системы может быть использована для обмена документами между системами «дело» по электронной почте. При этом передается не только документ, но и его РКК, что позволяет регистрировать поступивший документ в автоматизированном режиме.
Однопользовательская версия полностью совместима с сетевой многопользовательской версией. При приобретении многопользовательской версии засчитывается стоимость ранее приобретенной однопользовательской версии системы.
Ведущей системой управления в России стала программа «Евфрат»
, разработанная компанией Cognitive Technologies в 1995 году. Ей сразу же заинтересовались многие организации («Евфрат» уже внедрен в таких государственных учреждениях, как пресс-служба Правительства РФ, Пенсионный фонд РФ, администрация Московской области, Госдума и т.д.).
В Беларуси пользователями это программы являются Минский тракторный завод, Государственный комитет по авиации Республики Беларусь, Белорусский государственный университет, Главное командирование внутренних войск Республики Беларусь, ПО Беларуснефть и ряд других предприятий и организаций.
Программа «Евфрат»- коробочный продукт, доступный многим, благодаря своей невысокой стоимости и универсальности. Подсчитано, что применение этой программы способно сэкономить до 30-40 процентов времени, обычно затрачиваемого на поиск документов и другие рутинные операции.
Конечно, для решения проблемы хранения и поиска документов можно использовать традиционный бумажный журнал регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. Минусом традиционного метода регистрации является неудобство дальнейшей работы с этими документами- уходит много времени на поиск самого документа. Преимущество же использования электронной регистрации в «Евфрате» по сравнению с бумажным журналом- автоматизация самого процесса регистрации, а также несравнимо более быстрый поиск необходимого документа любым человеком, имеющим соответствующие права (а не только ответственным делопроизводителем, зарегистрировавшим документ).
Найденный документ можно просматривать во встроенном режиме просмотра с сохранением первоначального вида документов, без вызова внешних программ.
Кроме того, на многих предприятиях есть документы, хранящиеся в бумажном виде и требующие перевода в электронный. Для решения этой проблемы в систему «Евфрат» интегрированы средства импорта изображений со сканера и модуль оптического распознавания текстов одной из самых распространенных OCR-систем CuneiForm. Это позволяет прямо в «Евфрате» преобразовать бумажный документ в электронный, не прибегая к вызову внешних приложений, зарегистрировать документ в системе и затем уже полноценно с ним работать.
Много рабочего времени на любом предприятии уходит на создание и заполнение форм и бланков (накладные, анкеты, счета и др.). Система управления документами облегчает заполнение полей форм, избавив сотрудников от ручного труда. Вместе с «Евфратом» поставляется комплект наиболее распространенных образцов типовых документов, а также дизайнер форм, который поможет самим создать различные формы и бланки.
Ключевым моментом эффективного управления деятельностью предприятия является отлаженный механизм передачи руководителем заданий исполнителям, а также оперативный мониторинг выполнения поручений сотрудниками.
В системе управления документами «Евфрат» реализована функция контроля исполнения, предназначенная, во-первых, для передачи заданий исполнителям, во-вторых, для уведомления о заданиях, требующих выполнения, и, в-третьих, для получения сведений об исполнении этих заданий. По запросу ответственного лица система через определенные промежутки времени производит поиск заданий по имени пользователя и сроку исполнения и выдает список, отвечающий заданным условиям.
При накоплении большого количества информации возникает проблема нехватки места на жестких дисках компьютера. Кроме того, появляется задача создания долговременных архивов и резервных копий текущих и списанных документов.
Для решения этой проблемы «Евфрат» позволяет производить архивирование документов, зарегистрированных в базе системы, причем все функции поиска и просмотра сохраняются и для документов в архивах. В «Евфрате» могут создаваться как файловые архивы (на CD-R, флоппи-дисках, в сети и т.д.) так и zip-архивы.
В организациях с большим количеством компьютеризированных рабочих мест делопроизводство ведется с передачей документов по локальной сети. Для эффективного обмена данными требуется создание общего информационного пространства, причем особое внимание должно уделяться вопросам защиты информации, разграничения доступа к документам с разных рабочих станций, централизованного управления электронным архивом. Кроме того, необходим персональный режим работы, то есть создание на отдельном рабочем месте персональной базы данных.
В системе управления документами сочетается работа в двух режимах: «клиент-сервер» и персональный режим работы. Защита информации в режиме «клиент-сервер» основывается на разграничении доступа отдельных пользователей, а также при помощи объединения групп.
Основная цель внедрения системы управления документами- повышение эффективности управления предприятием, минимизация ручного труда сотрудников и, как следствие, сокращение временных и финансовых затрат на обслуживание процесса документооборота.
Универсальность работы системы управления документами заключается в отсутствии ограничений на тип вносимых документов, на область применения системы, а также в многофункциональности программ. Основной функцией является возможность поиска, которая осуществляется в три этапа: внесение документов, регистрация и собственно поиск. Кроме того, существуют дополнительные возможности, такие, как печать, создание отчетов по документам, контроль исполнения, архивирование, работа с формами и др.
Уникальной особенностью систему управления документами является то, что программа хранит не файлы, а ссылки на них. Сами документы могут при этом находиться на жестком диске, на CD-ROM, на другом носителе и даже в Интернет. Такой распределенный способ хранения электронных документов весьма удобен тем, что позволяет сократить место на дисках вашего компьютера.
Внесение документов в систему может осуществляться как с помощью мастера создания документов (в несколько шагов), так и через окно внесения новых документов (аналог проводника). Можно вносить не только единичные документы, но и целые каталоги с вложенными папками и файлами (так называемый потоковый ввод).
Источниками внесения могут быть различными: с локальных или сетевых дисков (файлы любого типа: текстовые, графические, аудио- и видео), из Интернета, со сканера или же напрямую из наиболее популярного текстового редактора Word, в который встроены макросы «Евфрата»
Следующим этапом является автоматическая регистрация в системе внесенных документов, то есть создание базы данных, в которую записывается информация о том, какие слова и в каких файлах содержаться. В дальнейшем, если пользователь задаст поиск документа по какому-то слову или словосочетанию, система не будет заново просматривать весь массив документов, а просто сверяется с информацией в базе данных и мгновенно выводит подходящие документы.
Помимо названия, документам можно еще присвоить любые дополнительное количество реквизитов (признаков), по которым в дальнейшем можно было бы их различать, быстро находить и классифицировать. Реквизитами могут быть дата создания, автор, организация, входящий (исходящий номер) и т.д. Регистрация документов может проходить на этапе внесения документов в систему «Евфрат», в процессе работы или не проводиться вообще.
После проведения регистрации в системе будет возможен поиск по любому слову, содержащемуся в тексте документа или/и поиск по заданным реквизитам. Если производится поиск по словам в тексте, то не надо заботится об окончании слов, так как в «Евфрате» реализована возможность морфологического поиска, то есть поиск занимает порядка секунды. Это достигается благодаря тому, что поиск осуществляется не в самих документах, а в базе данных, созданной при регистрации.
Такие дополнительные функции как архивирование данных, контроль исполнения, слежение за изменениями в папках, автоматическое заполнение форм и многое другое обеспечивают универсальность работы программы. С помощью «Евфрата» можно создать систему автоматизации делопроизводства, электронный архив или справочную систему любого предприятия.
Внедрение системы на базе «Евфрат» полностью обеспечит оперативную работу с документами, сократив время на поиск и обработку данных. При этом, помимо функциональных возможностей программы, немаловажное значение имеет гарантированный сервис разработчика системы. Компания Cognitive Technologies оказывает постоянную сервисную поддержку каждому пользователю.