Содержание
Введение……………………………………………………………………....3
1. Деловые письма и их классификация…………………………………...4
1.1. Виды некоммерческих деловых писем………………………………...5
1.2. Виды коммерческих деловых писем ………………………………..…6
2. Стандарты международной организации по стандартизации (ИСО) на оформление переписки…………………………………………………..7
3. Реквизиты международного письма…………………………………...10
Заключение……………………………………………………………...….26
Список литературы……………………………………………………...…27
Приложения………………………………………………………………..28
Введение
С древнейших времен человек ведет переписку с себе подобными. Глиняные таблички, берестяные грамоты, письма на пергаменте. Неважно на чем, но человек старался высказать свои мысли посредством письма. Наверняка уже тогда существовали деловые письма, с помощью которых человек осуществлял обмен информацией, делал предложения и вел переговорное общение.
Приступая к составлению официального письма, мы никогда не задумываемся о том, что эта практика восходит еще к седой древности. Языковые формулы, виды, разновидности официальной корреспонденции, формуляры, способы оформления и работы с ней создавались и шлифовались веками. Многие виды писем имеют тысячелетнюю историю.
Деловая переписка – неотъемлемое средство связи и в наши дни. Связи предприятия с внешними организациями, так как именно письма соединяют организацию-автора с другими учреждениями.
В настоящее время с зарубежными партнерами работает большое количество российских предприятий, поэтому для грамотной и качественной переписки необходимо знать международные стандарты письменных коммуникаций. Поэтому в данной работе мы рассмотрим все основные особенности деловой переписки с зарубежными партнерами.
1. Деловые письма и их классификация
Деловые письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо - всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления[8].
Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат различные классификационные признаки.
По функциональному признаку письма можно разделить на две группы:
- письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.
- письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и др.).
По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные. Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций. Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста[5].
По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.
По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов.
По композиционным особенностям деловые письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное - несколько. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты - просьбы, сообщения, предложения[2].
1.1. Виды некоммерческих деловых писем
Письмо-просьба
. В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, при этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа.
Сопроводительное письмо
. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу.
Письмо-сообщение.
В данном виде делового письма дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения со стороны, которой высылается данное письмо.
Письмо-подтверждение.
Содержит сообщение о получении какого-либо отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Также можно подтверждать факт либо действие.
Письмо-напоминание.
Направляется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминание о выполнении действия; меры, которые будут приняты в случае невыполнения ранее заключенного договора или соглашения.
Письмо-приглашение
. Пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое- либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия.
Письмо-благодарность
. В данном виде письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.
Гарантийное письмо
. Составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу[6].
1.2. Виды коммерческих деловых писем
Запрос и ответ на него.
Данные виды коммерческой корреспонденции являются в письменной речи реализацией двусторонней связи.
Запрос представляет собой обращение лица, желающего заключить сделку. В запросе обязательно указывается наименование товара (услуг), условия, на которых желательно получить товар, условия платежа, количество и качество товара.
Оферта и ответ на нее.
В данном виде письма обычно указывается, на каких условиях должен произойти обмен товарами (услугами). В ответе выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями.
Письмо-претензия (рекламация), ответ на него
. Рекламация содержит претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования возмещения убытков. Она может быть предъявлена в отношении качества, количества товаров, сроки поставки и т.п.
Рекламация содержит:
- основания для предъявления претензий;
- доказательства произошедшего ущерба;
- конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.
Рекламация представляется в письменном виде, с приложением всех необходимых документов. Если она не может быть урегулирована сторонами, то она переноситься в арбитраж.
В ответе на рекламацию сообщается, что: информация принята к рассмотрению; она рассматривается полностью, частично либо отклоняется; денежная оплата произведена[5].
2. Стандарты международной организации по стандартизации (ИСО) на оформление переписки
Деловые отношения с зарубежными странами сегодня стали уже привычными, поэтому при приеме на работу многие российские организации требуют от своих будущих сотрудников знания двух или более иностранных языков. Самым распространенным языком международного общения является английский, и большинство людей в состоянии прочитать письмо, написанное по-английски. Большая часть зарубежной переписки посвящена продажам и покупкам, импорту и экспорту. Международным письмам придается важное значение, так как через них устанавливаются и развиваются надежные деловые связи.
При подготовке международных служебных писем необходимо придерживаться единых правил оформления и обработки деловой документации. Эти правила выработаны национальными службами стандартизации в рамках Международной организации по стандартизации – ИСО (International Organization for Standardization, ISO). В настоящее время в этой организации представлены национальные органы 130 государств[3].
Терминологию в области документации на международном уровне регламентируют стандарты ИСО серии «Документация и информация» (ИСО 5127‑1: 1983, ИСО 5127‑2: 1983, ИСО 5127‑3: 1988 и др.). Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе стандартами установлены:
1) форматы бумаги, используемой для документов (ИСО 216: 1975);
2) межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882: 1979);
3) формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и основные требования к бланкам документов (ИСО 8439: 1990).
Оформление писем, посылаемых внутри России, отличается от оформления писем международных. Так, в ГОСТ Р 6.30–97 сего дополнениями, которые введены в действие с 1 апреля 2000 г., приводятся требования к размещению и оформлению 19 реквизитов, а в стандартах ИСО их определено 12 (см. табл.1)
В международных стандартах и в отечественном ГОСТ Р 6.30‑2003 по-разному установлены правила оформления полей документа. В приложении А ИСО 3535: 1977 оговорены следующие размеры полей и текстовой области: левое поле – 20 мм; верхнее – 10, текстовая область для формата А4 – 183 х 280, для формата A5L – 183 х 131 мм. По российскому стандарту левое поле должно быть размером 20 мм, нижнее – 20, правое ‑10, верхнее – 20 мм[3].
При построении бланков международных писем исходный интервал между строками рекомендуется делать равным 4,233 мм, исходный горизонтальный шаг письма – 2,54 мм. По вертикали текстовая область разделяется на графы, по горизонтали – на колонки. Текстовая область документа формата А4 имеет 72 исходных горизонтальных шага (72 х 2,54 мм = 183 мм), разбитых на восемь колонок по девять шагов.
Таблица 1
Реквизиты отечественных и международных писем
| Реквизиты писем в России
|
Реквизиты международных писем
|
| 1. Государственный герб РФ | 1. Сведения об отправителе: наименование организации, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и т.д. |
| 2. Герб субъекта РФ | 2. Ссылка на индексы отправителя |
| 3. Эмблема организации или товарный знак | 3. Дата |
| 4. Код организации | 4. Внутренний адрес (включающий наименование получателя письма и его почтовый адрес) |
| 5. Код формы документа | 5. Указание на конкретное лицо «К сведению» |
| 6. Наименование организации | 6. Вступительное обращение |
| 7. Справочные данные организации | 7. Заголовок |
| 8. Дата документа | 8. Основной текст |
| 9. Регистрационный номер документа | 9. Заключительная формула вежливости |
| 10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа | 10. Подпись |
| 11. Адресат | 11. Указание на приложение |
| 12. Заголовок по тексту | 12. Указание на рассылку копий данного письма |
| 13. Текст документа | |
| 14. Отметка о наличии приложения | |
| 15. Идентификатор электронной копии документа | |
| 16. Резолюция | |
| 17. Отметка о контроле | |
| 18. ИНН/КПП | |
| 19. ОГРН |
Текстовая область включает следующие поля (зоны): поле сведений об отправителе документа (issuer field), поле ссылок (reference field) и поле адреса (address field). Размещение этих полей показано на рисунке 1.
Рис.1 Размещение полей (зон) на бланке международного письма
Поле адреса
стандартами ИСО предназначено для указания одного или двух адресатов, в российском стандарте (ГОСТ Р 6.30–97) предусмотрено указание от одного до четырех адресатов.
В международных письмах адрес на бланке размещают в соответствии с ИСО 11180: 1993.
Поле ссылок
предназначено для наименования документа, кода документа, даты и др.
На поле сведений об отправителе документа
указывается его наименование, при необходимости – подразделение или лицо, имеющее отношение к документу.
Дополнительные сведения об отправителе (почтовый адрес, номер телефона, факса, телеграфный адрес и т. д.), которые нельзя поместить в соответствующем поле, могут быть размещены в нижней части бланка. В российском письме в соответствии с нашим ГОСТ Р 6.30‑2003 эти сведения помещаются только в верхней части бланка[3].
3. Реквизиты международного письма
Письма, используемые в практике общения зарубежных организаций, могут включать следующие реквизиты:
1) сведения об отправителе (Issuer Field) – наименование организации, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса, тел факса и т. д.;
2) ссылки на индексы отправителя (Reference Line);
3) дату (date);
4) «внутренний адрес» (Inside Address), включающий наименование получателя письма (лицо, организация) и его почтовый адрес;
5) указание на конкретное лицо «К сведению» (Attention Line);
6) вступительное обращение (Salution);
7) заголовок к тексту (Subject Line);
8) основнойтекстписьма (Body of the Letter);
9) заключительная формула вежливости (Complementary close);
10) подпись (Signature);
11) указание на приложение (Enclosure);
12) указание на рассылку копий данного документа (CCNotation)[7].
Рис. 2. Расположение реквизитов международного письма
1 – сведения об отправителе (Issuer Field): наименование организации, почтовый и телеграфный адрес, номера телефона, телекса, телефакса и др.; 2 – ссылки на индексы отправителя/получателя (Reference Line); 3 – дата (Date); 4 – «внутренний адрес» (Inside Address), включающий наименование получателя письма (лица, организации) и его почтовый адрес; 5 – указание на конкретное лицо «К сведению» (Attention Line); 6 – вступительное обращение (Salution); 7 – заголовок (Subject Line); 8 – основной текст письма (Body of the Letter); 9 – заключительная формула вежливости (Complimentary Close); 10 – подпись (Signature); 11 – указание на приложение (Enclosure); 12 – указание на рассылку копий данного письма (CCNotation)
Сведения об отправителе.
На бланке письма организации указывают наименование организации, ее товарный знак, почтовый и телеграфный адрес. Под наименованием организации может указываться род ее деятельности. Например,
фирма BRM, занимающаяся совершенствованием работы с деловой документацией, указывает на бланке: «Хранение и управление информационными потоками»[3].
Ссылки на индексы отправителя.
В зарубежной практике в письме приводятся его поисковые признаки – цифровые или буквенные обозначения составителя письма, машинистки, отдела, фирмы, номера дела и др. Например:
453/12, где 453 – порядковый номер письма, а 12 – номер дела. Ссылка может иметь такой вид:
• In your please refer to Е1/КД/15621) (В Вашем ответе просим ссылаться на Е1/КД/15621);
• Kindly mention Ex 16/1716 in your reply (
Просим
упомянуть
Ex 16/1716 в Вашем ответе)
и т. п.
Дата письма
проставляется обычно в верхней правой части бланка. Определенные сложности могут возникнуть при цифровом написании даты. Стандарт ИСО 8601: 1898 рекомендует цифровое оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день. Например:
2000.04.01. Из-за различия между английской и американской традициями цифрового написания даты могут возникать ошибки при ее толковании. Так, дата 06.07.2000 в Великобритании будет восприниматься как 6 июля 2000 г., а в США – как 7 июня 2000 г.
Однозначное понимание даты обеспечивает ее словесно-цифровое оформление. Например:
10 June 2000 (10 июня 2000).
К традиционным британским способам относятся следующие варианты оформления даты: 20 Feb. 2000; 20 February 2000. В американской традиции принята иная последовательность элементов даты: February 20, 2000. Названия месяцев на английском языке пишутся с заглавной буквы[8].
Адресат («внутренний адрес»).
Почтовый адрес должен быть написан компактно, без промежутков между буквами и без подчеркивания элементов слов. Рекомендуется писать заглавными буквами название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения.
Строки адреса должны быть выровнены с левой стороны.
Количество знаков в строке в почтовом адресе не должно превышать 30. Адрес, содержащий более 30 знаков в строке, можно написать, используя меньший шаг письма.
В стандарте ИСО 11180: 1193 содержится лишь рекомендация придерживаться при написании адреса предложенной последовательности адресных элементов, по возможности группируя их и руководствуясь правилами и обычаями страны назначения.
Для написания полного почтового адреса частных лиц
используются следующие элементы:
1) наименование адресата (указание семейного положения или титула лица). Например:
мистер, мисс, миссис, Его Святейшество, Его Превосходительство, Ее Величество;
2) имя (имена), фамилия, приставка к имени:
• имена (прозвища, особенные имена) в сочетании с фамилией для различения лиц в семье (например,
Джон, Майкл, Дуди, Милли);
• фамилия семьи (слово или группа слов), используемая для обозначения семьи (например,
Райдер, Смит, Чизмен);
• приставка к имени, например,
старший, младший;
3) занятие, функция, по адресу (через):
• определенное занятие (например,
инженер, судья, нотариус;
• по адресу (через) – указывается связь с другим лицом или учре
по адресу Эйси Браун Бовери; по адресу семьи Смит);
4) пункт доставки:
• вид улицы (бульвар, авеню, дорога, площадь и т. д.);
• название улицы (например,
Станционная авеню; Станционная улица, Станционная площадь, станция Виктория, станция Лайм-стрит);
• идентификационный номер на улице; номер подъезда или здания, этажа и квартиры (например,
27/307, подъезд № 27, 4‑й этаж, квартира № 7);
• название дополнительного адресного компонента, относящегося к зданию, кварталу, башне, комплексу и т. д.;
• название села, местечка, деревни, квартала, региона (Ткхилл, Доклендз, Ерлхэм, Кэдмен, Сохо);
• почтовый ящик и номер (для обладателя ящика);
• общая доставка;
5) почтовый код или номер почтового маршрута, местность, наименование учреждения, осуществляющего доставку:
• почтовый код, который обычно используется для итоговой сортировки местным или региональным узлом доставки. К этим кодам могут добавляться другие цифры или буквы (например,
750 15; ВН2 120);
• номер почтового маршрута, код, включающий несколько цифр и/или букв, указывающих маршрут для направления почты к месту назначения (например,
67 – дорога Беллин-зона Аироло; К1А – отправка на сортировочный участок);
• название учреждения доставки, название учреждения, ответственного за доставку почтового отправления адресату в место назначения (например,
Берн 31 (почтовый ящик));
6) название территории или провинции т/или название страны:
• название региона, графства, района, кантона и т. д. (например,
Техас, Йоркшир, Уэльс);
• название страны назначения (например,
Швейцария, Франция, Великобритания, США)[3].
Ниже приведены примеры написания адресов частных лиц:
Mr. Walter EGGERS
3040 Idaho Ave NW
Apt #621
WASHINGTON D.C. 20016
USA
Mr. Costas MAVRIKIS
81 Pine Brook Dr
LARCHMONT N.Y. 10538
USA
MR. Adam SIMPERINGHAM
37 Franklin Road
Freemans Bay
AUCKLAND
NEW ZEALSND
Mr. Erin SIMPERINGHAM
127 Salisbury Road
CAMPERDOWS NSW 2050
AUSTRALIA
Для написания полного почтового адреса юридических лиц
используются следующие элементы:
1) название организации (например,
Nestle Ltd; Kodak Ltd; UNESCO);
2) указание на род деятельности или изделия (например,
фирма по гражданскому строительству, общая трастовая компания, продажа семян);
3) название отдела или подразделения организации (например,
отдел внешней торговли, отдел цветных металлов, общий отдел);
4) пункт доставки;
5) почтовый код или номер почтового маршрута, название местности, наименование учреждения, осуществляющего доставку;
6) название территории или провинции и/или название страны.
Последние три элемента при написании адреса юридического лица указываются так же, как при написании адреса частного лица.
Если письмо адресуется организации, то сначала указывают ее название, затем почтовый адрес. Например
:
Continental Supply Company
3 12 Sixth Avenue
New York, N.Y. 11011
USA
Если письмо адресуется должностному лицу, то сначала указывают его фамилию, должность, строкой ниже – название фирмы, затем – почтовый адрес. Например
:
Mr. G. H. Black, Chairman,
A. Smith and Ch., Ltd.
London SWL 75 C
England
Если адресат – мужчина, то перед его фамилией ставят сокращенное слово Mr. – от Mister («господин»). В Великобритании вместо этого слова нередко употребляют сокращение Esq. («эсквайр»), которое ставится после фамилии. Например:
E. F. White, Esq.
Перед фамилией следует указывать имя или инициалы. Например
:
Mr. Harold Brown
Mr. A. White
Если адресат – женщина, то перед фамилией ставится сокращенное слово Mrs. – от Mistress («госпожа») или слово Miss, если женщина не замужем. Например:
Mrs. Rosalinda Jones
Miss G. Black
Имя и фамилию лица при адресовании рекомендуется писать так же, как они даны в подписи на поступившем документе: если имя в подписи указано полностью, то и при адресовании оно должно быть дано полностью, если в подписи стоят только инициалы, то и при адресовании нужно указывать только инициалы. В отличие от русского языка в английском инициалы лица никогда не пишутся после фамилии, а всегда перед ней[4].
Нередко после фамилии должностного лица сокращенно (заглавными буквами) указывают на принадлежность к какой-либо организации, партии, на наличие звания или ордена. Например:
E. F. Jons, DM (Doctor of Medicine – доктор медицинских наук)
A. B. Smith, M.P. (Member of Parliament – член парламента)
G. H. Dlack, K.C.V.O. (Knight Commander of the Victorian Order – кавалерорденаКоролевыВиктории).
Когда фамилия лица, занимающего определенную должность в данной организации, неизвестна, то адресат обозначается следующим образом:
Указание должности без фамилии лица, ее занимающего, возможно лишь тогда, когда эта должность является единственной в организации, указанной в адресате (Chairman – председатель, President – президент, председатель, Managing Director – директор-распорядитель, Secretary – секретарь, Chief Accountant – главный бухгалтер). В этом случае перед названием должности ставится артикль the (The Chairman, The Secretary и т. д.)[4].
Если же известны и фамилия, и должность адресата, то они указываются22следующим22образом:
Артикль перед названием должности в таких случаях не употребляется.
При написании почтового адреса принята такая последовательность элементов: номер дома, название улицы, название города и индекс, название страны. Например:
«Индастриал Хаус»
34–41 Крейг роуд
Болтон БЛ4 8ТФ
ВЕЛИКОБРИТАНИЯ
Слова Street, Avenue, Place, Strasse пишутся с заглавной буквы.
Если письмо направляется в США, то после названия города дается название штата, часто сокращенное. При адресовании писем в Великобританию может быть указано графство.
Приведем примеры написания адресов юридическим лицам:
American National Standards Institute
11 West 42nd Street
13th floor
NEW YORK, N.Y/ 10036
USA
City Bankers Association
Mr. Ian SCORER
12 Bolingbroke Grove
LONDON GREAT BRITAN
SW 11 6ER
Указание на конкретное лицо «К сведению».
Альтернативой включения имени и должности получателя в реквизит «адрес» является внесение их в графу «К сведению». Если в адресе не указаны эти данные, то они могут содержаться в особом элементе письма, который не является обязательным, но присутствует в том случае, когда автор заинтересован, чтобы его письмо поступило конкретному лицу. Эта отметка – указание на конкретное лицо – помещается отдельной строкой под адресом. Например
:
Attention: Mr. P. Cooper
или
Attention of: P. Cooper
или
For the Attention of Mr. P. Cooper
Вместо фамилии лица может быть указана должность или название отдела, в который направляется письмо. Например
:
Attention of the Sales Manager
Attention – Sales Department
Вступительное
обращение
.
В деловых письмах используются следующие обращения:
• «Уважаемые господа» – к организации в целом:
Dear Sirs
Gentlemen (вСША)
• «Уважаемый господин» – к мужчине, если неизвестно его имя:
Dear Sir
• «Уважаемая госпожа» – к женщине, если неизвестно ее имя:
Dear Madam
• «Уважаемый г-н Смит» – к мужчине:
Dear Mr. Smith
• «Уважаемая г-жа Смит» – к замужней женщине:
Dear Mrs. Smith
• «Уважаемая г-жа Смит» – к незамужней женщине:
Dear Miss Smith
• «Уважаемая г-жа Смит» – к женщине, если неизвестно ее семейное положение:
Dear Ms. Smith
• «Дорогой Джон» – к человеку, которого вы хорошо знаете, или другу:
Dear John
Менее официально выглядят обращения «Уважаемый г-н Джон» (Dear Mr. John) или «Уважаемый г-н Джон Смит» (Dear Mr. John Smith). Имя и инициалы адресата в этом случае обычно опускаются.
После вступительного обращения ставится запятая (в Англии) или двоеточие (в США).
Заголовок к тексту письма
включает краткое его содержание. Например:
«О возобновлении поставок», «О заполнении договора».
Основной текст письма.
Текст большинства писем состоит из трех частей. После приветствия или обращения («Уважаемый г-н …») следует начало основного текста, где говорится о причинах обращения; в главной части текста сообщается о деталях (подробностях); в завершающей части делаются выводы, сообщается о планах на будущее и т. д.[3].
В первой части могут использоваться следующие фразы:
… Мы пишем, чтобы узнать (навести справки) о … (… We are writing to inquire about…);
Мы пишем в связи с … (We are writing in connection on with …);
Мы интересуемся (заинтересованы) и хотели бы узнать … (We are interested in … and we would like to know …)
и т. п.
Предложение, содержащее основное сообщение, может начинаться такими словами:
Мы хотим сообщить … (We would advise …);
С удовольствием сообщаю, что … (It is my pleasure …);
Имеем честь сообщить Вам, что … (We bed to inform you that …)
и т. п.
Просьба сообщить необходимую информацию начинается словами:
Сообщите, пожалуйста, … (Could you please tell me …); Пожалуйста, сообщите … (Please let me know if …); Ябылбырадузнать … (I should be glad to know if …)
ит. п.
Письмо-ответ может начинаться с таких фраз:
Благодарю Вас за письмо от (дата) … (Thank you for your letter of
(date) …);
Мы получили Ваше письмо (дата) … (We have received your letter of
(date) …)
и т. п.
В деловой переписке используются следующие выражения благодарности и внимания:
Очень любезно с Вашей стороны … (It is very kind of you to …);
Пишу, чтобы поблагодарить Вас за … (I am writing to thank you very much indeed for …);
Позвольте воспользоваться случаем, чтобы поблагодарить Вас … (May I take this opportunity of thanking you for …);
Благодарим за Ваш большой вклад в … (Thank you for contributing so much to …);
Примите, пожалуйста, мою искреннюю (глубокую) благодарность за Вашу помощь … (Please, accept me sincere (deep) appreciation for your
help …)
ит. п.
Извинения могут начинаться такими словами: Мы должны извиниться за … (We must apologise for …); Мыизвиняемсяза … (We apologise for …);
Мы очень огорчены из-за того, что … (We are extremely sorry for …);
Хочу принести свои самые искренние извинения за … (I wish to offer me sincere apologies for …)
и т. п.
После изложения основной причины письма, деталей и подробностей приводятся заключительные фразы:
БудуждатьВашответ … (I look forward to receiving your soon reply …);
Снетерпениемждуответа … (Looking forward to hearing from you …)
и т. п.
В заключительной части может быть дана оценка приведенной в письме информации:
Надеюсь, что эта информация Вам поможет (I hope that this information will help you);
Пожалуйста, без колебаний свяжитесь со мной, если Вам нужна более подробная информация (Please, do not hesitate to contact me if you need any further information)
и т. п.
Заключительная формула вежливости.
В качестве заключительной фразы в письмах к организациям используются такие выражения:
Yours faithfully
Yours truly
Yours very truly
Faithfully yours
Truly yours
Best wishes
Указанные фразы можно перевести как «С уважением», «Искренне Ваш», «Наилучшие пожелания».
В Англии наиболее распространенными сочетаниями вступительного обращения и заключительной формулы вежливости являются следующие:
Dear Sirs/Sir/Madam
Dear Mr./Mrs./Miss/Ms Smith
Dear John
Yours faithfully
Yours sincerely
Best wishes
В данных формулах заключительная фраза соответствует началу письма. Эти же формулы часто используются в письмах российских организаций.
Подпись.
В письмах иностранных корреспондентов подпись размещается обычно под заключительной формулой вежливости. Фамилия лица, подписавшего документ, помещается под личной подписью, а затем указывается должность. Например:
Yours sincerely
Mr. S Basuki
Manager
Подпись выглядит иначе, если письмо подписывает работник фирмы по поручению руководства. Например
:
For a.Smith and Co., Ltd
D. Whith
Export Department
Перед подписью может стоять отметка «р.р.» – «за», «от имени», или «Per pro» – «по доверенности» (от латинского выражения «per procura»). Сотрудники организации используют эту отметку, когда подписывают письма от имени своих руководителей.
Отметка о наличии приложений.
В письмах зарубежных корреспондентов отметка о наличии приложений располагается в нижнем левом углу, под подписью. Она состоит из слова «Enclosure», если приложение одно, или «Enclosures», если их несколько. При этом обычно указывают их количество. Например:
2 Enclosures
Возможно сокращенное обозначение: Encl. или Enc. В отметке о приложении могут быть названы документы-приложения.
Указание на рассылку копий письма.
В письмах зарубежных корреспондентов бывает специальная отметка о копиях письма. Такая отметка проставляется у нижнего поля документа и включает сокращение «с.с.» (от «карбоновые копии») и название фирмы, которой выслана копия. Например:
c. c. Messrs Paul and Jackson Ltd., Lawyers
Если автор желает подчеркнуть, что копий нет, он делает отметку «без копий» («without copies»).
Постскриптум
За рубежом допускается внесение дополнительной информации в деловое письмо после его подписания. Это избавляет от необходимости составлять новое письмо и дает возможность оперативно сообщать о событиях, случившихся уже после подписания письма. Приписка располагается в конце письма после подписи и начинается буквами P.S. (от лат. post scriptum – «после написанного»). В конце приписки еще раз ставится подпись[3].
Оформление второго и последующих листов письма
В зарубежной корреспонденции для оформления второго и последующих листов документа используется специальная бумага с напечатанным типографским способом в верхнем левом углу (1 см от верхнего края) названием организации. В правом верхнем углу печатаются слова «Лист для продолжения письма №
…». Например:
Continuation Sheet No …
Под названием фирмы, направляющей письмо, указываются организация, которой оно адресуется, и дата. Например
:
Mills and Green Continuation Sheet No
Messrs. A.Smith and Co., Ltd
12th May 1999
Многие британские фирмы пользуются дополнительными листами без надписи справа. В этом случае страницы нумеруются, а справа внизу на всех страницах, включая первую, но кроме последней, пишется: «Continued» – или сокращенное: Cont'd (Countd), что значит «имеется продолжение».
Заключение
Составление текста делового письма - всегда акт речевого творчества, каким бы письмо ни было - регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности. Нельзя научиться писать деловые письма правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально-делового и публицистического стилей речи. Сегодня увеличивается число жанровых разновидностей деловой корреспонденции и поводов для составления и отправления деловых писем. Языковой стандарт в деловой переписке сосуществует с экспрессией и с элементами диалогизации речи.
Переписка с зарубежными партнерами не редкость в наше время, она требует хорошего знания языка, в основном английского, умения четко и грамотно выражать свои мысли. От правильного составления данных писем напрямую зависит прибыль организации. Все это говорит о том, что данным вопросом должен заниматься грамотный специалист прошедший специальное обучение, а не просто человек хорошо знающий язык. Соблюдение всех стандартов переписки говорит о высоком уровне фирмы и зарубежом это ценится.
Все это требует от менеджера сегодня большей речевой подготовки, чем скажем, десять лет назад, в эпоху царствования типовых и трафаретных текстов. Умение самостоятельно мыслить и формулировать свои мысли, компетентно вести письменный диалог ценится в деловых кругах все больше.
Список литературы
1. Браим И.Н. «Этика делового общения», Минск, «Жизнь», 1996;
2. Басовская Е. Н.О языке служебных документов // Делопроизводство. 1997. № 2/1.;
3.Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М., Анодина Н.Н.Деловая переписка: учебное пособие, М. 2006;
4. Кирсанова М. В.Современное делопроизводство. М.; Новосибирск, 2004;
5. Колтунова М. Д.Деловое письмо. М., 1998;
6. Паневчик В. В.Деловое письмо: Практ. пособие. Минск, 1999;
7. Печникова Т. В., Печникова А. В.Практика работы с документами: Учеб. пособие. М., 1999;
8. Румынина Л. А.Делопроизводство: Учебник. М., 2000.
Приложения
Примеры международных письм