СОДЕРЖАНИЕ
1. Общие вопросы организации работы с личными делами сотрудников организации……………………………………………………… 2
2. Формирование личных дел……………………………………….. 7
3. Ведение личных дел……………………………………………… 12
4. Хранение личных дел…………………………………………….. 13
Заключение……………………………………………………………... 18
Библиографический список…………………………………………… 19
1.
ОБЩИЕ ВОПРОСЫ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ
С ЛИЧНЫМИ ДЕЛАМИ СОТРУДНИКОВ ОРГАНИЗАЦИИ
Дело
–
совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Личное дело
– комплекс документов, содержащих наиболее полную информацию о работнике предприятия, организации учреждения, складывающийся в процессе его деятельности. Личное дело
– это сформированная в установленном порядке совокупность личных документов работника, которые содержат наиболее полные сведения о нем и его трудовой деятельности [1, с. 5].
В трудовом законодательстве, а также действующих инструкциях по делопроизводству понятие «личное дело» не раскрывается, хотя некоторыми законами установлена обязанность по его ведению. В частности, в силу ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» кадровая служба государственного органа должна вести личные дела государственных гражданских служащих. Причем порядок их ведения регламентирован Указом президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». Также обязанность ведения личного дела установлена Федеральными законами от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» и от 17.01.1992 № 2202-1 «О прокуратуре Российской Федерации». Таким образом, организации и учреждения, не относящиеся к государственной и муниципальной службе, не обязаны оформлять и вести личные дела и могут информацию о работниках систематизировать так, как удобно им. Тем не менее, рекомендуется вести личные дела и иным организациям, так как данные о работниках, которые систематизируются работодателем, являются персональными в силу Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и гл. 14 ТКРФ: персональные данные работника
– информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ст. 85 ТК РФ). К ним относятся имя, фамилия, дата рождения, адрес, а также имущественное положение, образования и доходы работников. Работодатель должен соблюдать установленные в отношении таких данных требования, в частности хранить их, при необходимости передавать, а также защищать от неправомерного использования или утраты за свой счет. В этих целях и ведутся личные дела.
Кроме этого, в силу Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации при ликвидации должны передать документы по личному составу на хранение в соответствующий архив. Поэтому оформленные надлежащим образом личные дела легче передать на архивное хранение.
Для оформления личного дела рекомендуется пользоваться Положением, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, а также Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
Сведения, содержащиеся в документах личного дела, можно условно разделить на две основные группы: сведения об основных персональных данных сотрудника и сведения о профессиональной деятельности сотрудника (как правило, в пределах периода работы в соответствующей организации).
Документы формируются в папку (скоросшиватель). Кроме того, в папке (и на лицевой обложке) располагаются основные сведения о личном деле и соответствующих документах. Это позволяет обеспечить:
- упорядоченное расположение документов (и содержащихся в них сведений) о сотруднике в пределах одного информационного носителя;
- сохранность документов от повреждения (утраты) в процессе обращения с личным делом;
- безошибочный и быстрый поиск документов, а также самих личных дел – для получения необходимых сведений о сотрудниках, включения в дела новых документов, выдачи дел во временное пользование, проверки их наличия и состояния и т.п.
- компактное расположение личных дел в отведенных для них местах (средствах) хранения;
- установленный в организации режим доступа к личным делам и содержащимся в них персональным данным.
В настоящее время единый порядок обращения установлен только в отношении определенных категорий служащих (сотрудников государственных органов управления). Однако отдельные элементы этого порядка могут применяться руководством организации в целях надлежащей организации работы с личными делами сотрудников с учетом:
- специфики деятельности организации;
- накопленного в этой области позитивного опыта;
- соответствующих положений нормативно-методических документов по делопроизводству.
Конкретный порядок обращения с личными делами сотрудников, как правило, устанавливается локальными нормативными актами соответствующих организаций:
- инструкцией по кадровому делопроизводству (или одним из ее разделов);
- положением о персональных данных;
- инструкцией (регламентом) по организации обращения с личными делами.
Принятие Мотивированного решения о введении в действие подобных актов – прерогатива руководителя организации или уполномоченного им должностного лица (например, заместителя по управлению персоналом).
В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов личные дела сотрудников отнесены к документам кадрового обеспечения (документации по кадрам (личному составу, персоналу)) деятельности организации (Таблица 1).
| Номер статьи
|
Вид документа
|
Сроки хранения документа
|
Примечание
|
| 337
|
Личные дела
|
||
| а | Руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания | Постоянно | |
| б | Работников | 75 л. ЭПК |
Таблица 1. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. Утвержден Росархивом 06.10.2000 г. (Извлечение).
В соответствии со сложившейся практикой организация кадрового обеспечения организации возлагается на специально уполномоченное подразделение (службу (отдел) делопроизводства, отдел (группу) кадрового делопроизводства в составе службы документационного обеспечения управления (ДОУ) или службы кадрового обеспечения (кадровой службы, службы персонала) и т.п.) или должностное лицо (инспектора (специалиста) по кадрам, делопроизводителя, секретаря руководителя и т.п.). Одной из ключевых задач кадрового обеспечения является формирование корпоративной документации (документального фонда организации).
Формирование корпоративной документации осуществляется в соответствии с номенклатурой дел организации – оформленным в установленном порядке перечнем заголовков (наименований) дел. Номенклатура дел обеспечивает решение следующих основных задач в области делопроизводства:
- закрепление индексов (индексация) дел;
- систематизация документов;
- группировка документов в дела;
- определение сроков хранения дел.
Для решения перечисленных задач применительно к личным делам следует, прежде всего, закрепить их место в составе номенклатуры дел, предусмотрев для этого требуемое количество индексов.
Например, в номенклатуре дел организации с численностью в 50 сотрудников для соответствующих личных дел целесообразно предусмотреть индексы с 08-101 до 08-150, где 08 – код соответствующего раздела номенклатуры дел (допустим, «Документы кадрового обеспечения деятельности»), а 101, 150 – порядковые номера дел в пределах этого раздела. Рекомендуется также зарезервировать некоторое количество индексов для заведения новых личных дел (на новых сотрудников, принятых организацией на работу).
Установление системы индексации личных дел – обязательное условие для их последующей регистрации.
Регистрация
– это процедура записи идентификационных данных о документе (деле) по установленной форме, выполняемая для фиксации факта его создания, отправления или получения [1, с. 10].
Рекомендуется регистрировать личное дело через пять рабочих дней после издания приказа распоряжения) о приеме сотрудника на работу либо о переводе его на другую работу – при условии, что принадлежность сотрудника к соответствующей профессиональной категории предполагает ведение на него личного дела.
Для регистрации личного дела соответствующий индекс по номенклатуре дел:
- вписывается в журнал (книгу) учета личных дел (Таблица 2);
наносится на лицевую сторону обложки (скоросшивателя), в которую
предполагается помещать соответствующие документы.
ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «АЛЬФА»
ЗАО «АЛЬФА»
Ж У Р Н А Л У Ч Е Т А
личных дел
|
| № пп
|
Дата документа
|
Фамилия, инициалы
|
Подразделение
|
Примечание
|
| 1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
| 8-51 | 12.02.2007 | Глебова А.С. | Отдел кадров | |
| … |
Таблица 2. Журнал учета личных дел
Личное дело
– комплекс документов, содержащих наиболее полную информацию о работнике предприятия, организации учреждения, складывающийся в процессе его деятельности. Личное дело
– это сформированная в установленном порядке совокупность личных документов работника, которые содержат наиболее полные сведения о нем и его трудовой деятельности. Личные дела подлежат учету, индексации и регистрации в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства.
2. ФОРМИРОВАНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ
Формирование дела
– группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и порядком, предусмотренным в отношении данного вида дел [1, с. 15].
Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность.
Формирование личного дела производится непосредственно после приема (перевода) работника. В личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе [2, с. 2]:
▪ личный листок по учету кадров или анкета (Приложение 3);
▪ дополнение к личному листку по учету кадров (или анкете) (приложение 5);
▪ автобиография (Приложение 4);
▪ копии документа об образовании;
▪ трудовой договор (второй экземпляр);
▪ договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);
▪ характеристики (рекомендательные письма);
▪ заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность) (Приложение 6);
▪ выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (Приложение 7) (о перемещении на другие должности);
▪ выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;
▪ выписки (копии) документов об аттестации (отзывы, аттестационные листы и пр.).
С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются в отдельную папку, производится его первичное оформление. С этой целью:
▪ оформляется обложка личного дела
(Приложение 1), обложка имеет заголовок личного дела – это фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже, если работник поменял фамилию после оформления личного дела, то его старая фамилия будет указана в скобках, а новая написана над ней.
· личному делу присваивается учетный номер (индекс);
· производится заполнение соответствующих позиций на лицевой обложке и корешке личного дела;
· в личное дело вкладывается опись документов личного дела (Приложение 2).
Опись документов личного дела
представляет собой перечень документов, помещенных в личное дело. Она содержит информацию о номерах страниц личного дела, на которых расположен конкретный документ и помогает быстро его найти, указываются сведения о названиях документов, которые включены в дело, их датах и индексах. Опись подшивается сразу при заведении личного дела и заполняется по мере поступления документов в течение трудовой деятельности работника. Нумерация листов внутренней описи производится отдельно от листов личного дела.
Не рекомендуется включать в личные дела документы, имеющие временный срок хранения – до 10 лет (например, справки о составе семьи, о состоянии здоровья и т.п.). Срок хранения документа поможет определить Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
При поступлениина работу сотрудник заполняет бланки документов: личный листок по учету кадров и автобиографию.
Личный листок по учету кадров (аналогичная форма – анкета)
– перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т.д. Работник заполняет листок (анкету) от руки при поступлении на работу. Ответы на вопросы дает полностью, без сокращений, проп
, в котором указывают сведения об изменениях, касающихся работника после заполнения личного листка (анкеты). В нем указывают Ф.И.О. работника и два раздела. Первый
раздел фиксирует перемещение работника по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности, а также соответствующий документ, подтверждающий это обстоятельство. Второй
раздел фиксирует изменения в образовании, семейном положении, награждениях и т.п. Все изменения также должны быть подтверждены соответствующими документами. Дополнение к личному листку (анкете) заполняет работник, ведущий документы по кадрам. При этом в реквизитах к дополнению должна стоять отметка о проверке личного дела с подписью и датой.
Личный листок по учету кадров должен быть подписан составителем. В нем также должна быть указана дата заполнения. Когда листок заполнен, в него уже нельзя вносить изменения и дополнения.
Анкета
отражает дополнительные сведения о работнике. Она может быть заполнена наряду с личным листком по учету кадров. В анкете работником указываются следующие сведения: дата рождения; пол; место жительства и домашний телефон; семейное положение; образование, специальность; отношение к воинской обязанности; предыдущее (-ие) место (-а) работы; заболевания, по причине которых работник затрудняется выполнять трудовые функции; а также иные сведения, ознакомление работодателя с которыми работник считает нужным.
В анкету обязательно должна быть вклеена фотография работника.
Если персональные данные работника изменились, то работник в письменной форме уведомляет об этом работодателя в четырнадцатидневный срок.
Работодатель вправе по мере необходимости истребовать у работника дополнительные сведения. В этом случае работник должен предоставить такие сведения, и в случае необходимости, для достоверности, предъявить подтверждающие документы.
К заполнению анкеты предъявляют те же требования, что и к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета должна быть подписана работником по кадрам – специалистом кадровой службы.
Автобиография
– документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника. Автобиография пишется сотрудником собственноручно, в произвольной форме без исправлений, в одном экземпляре, излагая основные события своей жизни в хронологической последовательности. Внизу ставится дата написания, подпись работника и ее расшифровка. В автобиографии отражаются следующие сведения:
1) фамилия, имя, отчество;
2) дата и место рождения;
3) полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);
4) трудовая деятельность;
5) профессия;
6) общественная работа, участие в выборных органах;
7) отношение к воинской службе и воинское звание;
8) наличие правительственных и других наград и поощрений;
9) сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).
Автобиография подписывается составителем с указанием даты.
Личное дело
– совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.
Цель формирования личного дела – сосредоточение и хранение всей информации о работнике в одном месте
3. ВЕДЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ
Ведение личного дела предусматривает:
▪ ведение записей в соответствующих разделах личного дела;
▪ помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел
;
▪ изъятие документов, надобность в которых миновала;
▪ периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов.
Внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом.
Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются в хронологической последовательности.
Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением подтверждающих изменения документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях с этих документов предварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.
Личное дело
ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника в организации (на соответствующей должности, если это предусмотрено правилами конкретной компании).
4. ХРАНЕНИЕ И УЧЕТ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ
Все личные дела подвергаются строгому учету, поэтому для сохранности личных дел на каждом предприятии ведется журнал (книга) учета личных дел. Ответственность за сохранность личных дел возлагается на работников, которые ведут кадровую документацию.
Если работник, ответственный за учет и хранение личных дел, увольняется, то составляется акт приема-передачи дел, и все личные дела передаются новому сотруднику.
Каждый год на предприятии проверяется состояние личных дел работников и фиксируется в «Дополнении к личному листку по учету кадров». По результатам проверки составляется соответствующий акт, и все сведения доводятся до руководителя предприятия.
Выдача личных дел во временное пользование может быть только определенным должностным лицами только с разрешения руководителя предприятия. Разрешение руководителя требуется также, когда возникает необходимость выслать дело в другие организации по соответствующим запросам.
Если из личного дела изымаются все же какие-либо документы, то по указанию руководителя организации ответственное за документацию лицо делает соответствующую запись во внутренней описи.
По общему правилу, личные дела, которые заведены на работников, не выдаются на руки этим работникам. Личное дело работника, который уволился с данного предприятия, извлекается из папки и передается на хранение в архив, причем на каждого уволенного сотрудника может быть оформлено самостоятельное дело. Однако удобнее индивидуальные личные дела помещать в одну обложку, но с учетом того, что одно такое дело не будет превышать 250 листов. Затем отдельные личные дела сшиваются по году увольнения. Внутри объединенного дела все личные дела по фамилиям должны быть расположены строго в алфавитном порядке и отделены друг от друга чистым листом. На каждом листе бумаги указываются фамилия, имя, отчество лица, на которое заведено личное дело. Все личные дела с указанием персональных данных и соответствующих номеров листов в объединенном деле подлежат описи.
Личные дела имеют длительный срок хранения, который исчисляется с учетом возраста человека к моменту окончания дела. Продолжительность хранения такого дела после его окончания делопроизводством должна равняться 75 лет минус возраст данного лица к моменту окончания дела. Работник по прошествии своей трудовой деятельности может быть переведен в другой отдел, таким образом, его личное дело передается руководителю отдела, в который он переводится. Копии и выписки из персональных данных работника делаются исключительно с письменного разрешения руководителя отдела кадров.
Личные дела хранятся в кадровой службе (в приспособленном для этой цели помещении) отдельно от других дел. Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников, тогда как личные дела уволенных сотрудников передаются установленным порядком на хранение в архив организации или в территориальный архив.
Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью личные дела следует хранить в сейфах (шкафах), располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу.
На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) могут помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре. Систематизация личных дел производится одним из следующих способов:
· по порядку номеров;
· в прямом алфавитном порядке;
▪ по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений согласно штатному расписанию предприятия, а внутри разделов — по порядку номеров либо в прямом алфавитном порядке.
Выдача личных дел работникам организации во временное пользование для ознакомления с внесенными в него сведениями может производиться с разрешения руководителя кадровой службы. Ознакомление работника под расписку с личным делом, как правило, производится в присутствии уполномоченного должностного лица (лица, ответственного за обращение с личными делами).
Ознакомление сотрудников с личными делами производится не реже одного раза в год, а также по просьбе указанных лиц во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ. В процессе ознакомления с личным делом сотрудникам организации запрещается:
▪ производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях личного дела;
▪ вносить в личное дело новые записи;
▪ извлекать из личного дела, имеющиеся там документы или помещать в него новые;
▪ задерживать у себя личное дело сверх предоставленного для ознакомления времени.
При выявлении неточностей в записях, обнаружении устаревших документов в составе личного дела сотрудник вправе заявить об этом в кадровую службу организации. К заявлению целесообразно приложить документы, на основании которых можно внести соответствующие изменения в ранее произведенные записи, либо копии документов (для замены устаревших).
Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование другим организациям (предприятиям, учреждениям) производится с разрешения руководителя организации на основании надлежащим образом оформленного запроса. О выдаче дела составляется акт, один из экземпляров которого передается вместе с делом (документом) представителю запрашивающей стороны, а второй экземпляр хранится в делах предприятия до возвращения дела (документа) в место хранения.
Оформление личных дел для передачи в архив производится кадровой службой при методической помощи соответствующего архива. Эта процедура включает:
· подшивку (переплет) дела;
· уточнение нумерации листов дела;
· составление листа-заверителя;
· составление (уточнение) внутренней описи;
· внесение уточнений в реквизиты лицевой обложки дела.
С целью обеспечения сохранности личных дел рекомендуется:
▪ объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну обложку (объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения);
▪ располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфавитном порядке (по фамильном), отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника;
▪ снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения).
Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно представителем архива проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к передаче. Выявленные при проверке недостатки устраняются кадровым органом предприятия. Передача и прием производятся по описи, с простановкой отметок о наличии личных дел.
Хранение и учет
личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Личное дело
– комплекс документов, содержащих наиболее полную информацию о работнике предприятия, организации учреждения, складывающийся в процессе его деятельности. Личное дело
– это сформированная в установленном порядке совокупность личных документов работника, которые содержат наиболее полные сведения о нем и его трудовой деятельности. Личные дела подлежат учету, индексации и регистрации в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства.
Цель формирования личного дела
– сосредоточение и хранение всей информации о работнике в одном месте.
Личное дело
ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника в организации (на соответствующей должности, если это предусмотрено правилами конкретной компании).
Хранение и учет
личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
1. Михайлов, Ю.М. Личные дела сотрудников компании: как правильно оформлять, вести и хранить. Практическое пособие. – М.: Издательство «Альфа-Пресс», 2009. – 160 с.
2. Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности, № 8, 2010.
3. Кадровая служба и управление персоналом предприятия», № 7, 2006.
4. Журнал «Зарплата» / Организационные документы, № 7, 2007.
5. Журнал «Кадровые решения», № 9, 2005.