Выявление особо ценных документов

Содержание

Введение........................................................................................................................................3

Глава 1. Выявление особо ценных документов…………………………………….................5

Глава 2. Описание особо ценных документов………………………………………………...7

Глава 3. Учет и хранение особо ценных документов…………………………………………9

3.1 Страховой фонд особо ценных документов……………………………………….9

3.2 Опись особо ценных документов…………………………………………………10

3.3 Хранение особо ценных дел……………………………………………………….11

Заключение……………………………………………………………………………………..13

Список использованных источников…………………………………………………………14

Приложения…………………………………………………………………………………….15

Введение

В документальном и архивном фонде организации или в личном фонде могут отложиться документы особой ценности, отражающие важные исторические события.

Тема «Особо ценные документы» носит актуальный характер в современных условиях.

Об этом свидетельствует частое обращение людей к уникальным документам, так как особо ценные документы, содержат информацию о важнейших фактах и явлениях, имеющих непреходящее значение для государственного управления, народного хозяйства, обороны страны, международных отношений, научных исследований.

Федеральный закон «Об архивном деле Российской Федерации» дает следующие определения особо ценных и уникальных документов (//Отечественные архивы. 2005. №1. Стр.4).

Особо ценные документы – это документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно – историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.

Уникальный документ – это особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичность.

Определения особо ценных документов помимо Федерального закона «Об архивном деле Российской Федерации» так же содержатся в ГОСТ 7.48-2002 СИБИД.

Правила работы государственных архивов рассматривают все виды работ с особо ценными документами. В правилах изложены общие требования к созданию оптимальных условий хранения особо ценных документов, их размещению в архивохранилище, выдаче документов из архивохранилища, к работе по проверке наличия и состояния дел и документов; рассматриваются вопросы обеспечения сохранности особо ценных документов, в том числе вопросы создания страхового фонда копий особо ценных документов.

Вопросы классификации особо ценных документов, находящихся на государственном хранении изложены в самостоятельном разделе. В нем рассматриваются два основных вопроса классификации: отнесение документов к фонду (фондирование) и систематизация дел в пределах архивного фонда.

В разделах правил рассматриваются вопросы учета особо ценных документов государственных архивов и создания научно – справочного аппарата, разработанные на

основе принципа преемственности этих видов работ в государственных и ведомственных архивах и унификации учетных форм. В Правилах излагаются современные требования к научно – справочному аппарату особо ценных документов архивов как комплексу взаимосвязанных архивных справочников, включающих учетные и справочные документы.

В Правилах работы архивов рассматриваются вопросы классификации особо ценных документов в пределах архивного фонда, хранения и подготовки документов личного происхождения к передаче на государственное хранение и вопросы методического обеспечения, планирования работы, работы с кадрами, учета и организации.

Поскольку работа по выявлению особо ценных документов может проводиться в ведомственном архиве, то есть в архиве организации, то необходимо включить в «Правила работы организации» раздел с особо ценными документами.

В учебнике Е.В. Алексеева «Архивоведение», 2002 особо ценные документы не выделены в отдельный раздел, что является существенным недостатком.

В 1983 году были изданы «Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственном архиве». Эта книга до последнего времени была единственным изданием, наиболее полно освещающим данный вопрос о работе с особо ценными документами.

Задачами данной курсовой работы являются обобщить данные сведения, содержащиеся в источниках и учебной литературе об особо ценных документах.

Глава 1. Выявление особо ценных документов

Прежде чем начать работу по выявлению особо ценных документов необходимо ознакомиться с историей учреждения, определить в какие периоды могли создаваться наиболее ценные и интересные документы.

В ведомственном архиве для выявления особо ценных документов в первую очередь берутся описи тех структурных подразделений, которые отражают основную деятельность учреждения. Если дело содержит особо ценные документы, оно включается в перечень. В нем указывается номер фонда, описи, номер дела, заголовок дела, в примечании даются отметки о физическом состоянии и объеме особо ценного документа. Перечень рассматривается на экспертной комиссии учреждения архивного учреждения. После утверждения такие документы подлежат учету.

Выявление особо ценных документов осуществляется в следующей последовательности:

- выявление фондов, частей фондов;

- выявление дел по описям;

- непосредственный просмотр отобранных дел.

Выявление фондов проводится по ведомственно - отраслевым группам фондов или фондам (коллекциям) одного периода времени. Выявление документов проводится в основном по фондам первой и второй категории. Первоочередному просмотру в пределах намеченных фондов подлежат описи тех структурных частей фондов, в которых находятся наиболее информационно насыщенные комплексы дел, отражающие основную деятельность фондообразователя. По описям намечаются дела, предположительно содержащие особо ценные документы. Все выявленные по описям дела подвергаются непосредственному изучению для окончательного решения вопроса об их особой ценности.

Определение в составе Архивного фонда Российской Федерации особо ценных документов осуществляется экспертно – проверочной комиссией (ЭПК) федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, экспертно фондово – закупочной комиссией государственного или муниципального музея, экспертной комиссией государственной или муниципальной библиотеки, ЭПК Архива Российской академии наук и закрепляется учетными документами архива в установленном порядке.

ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела вправе делегировать полномочия по определению в

составе Архивного фонда Российской Федерации особо ценных документов экспертно – методической (методической) комиссии государственного архива субъекта Российской Федерации.

На выявленные особо ценные документы составляются аннотированные перечни, которые рассматриваются ЭПК или методической комиссией архива и утверждаются руководством архива. После утверждения перечней проводится комплекс работ по учёту особо ценных документов в соответствии с требованиями.

Выявление уникальных и особо ценных документов проводится в плановом порядке наиболее квалифицированными специалистами на основании отраслевых научно – методических разработок и методических пособий, подготовленных в архиве.

Определение в составе Архивного фонда Российской Федерации уникальных документов осуществляется в соответствии с Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и включает в себя:

- заполнение на каждый выявленный потенциально уникальный документ листа учета и описания уникального документа;

- рассмотрение экспертно – методической комиссией (или другим совещательным органом) архива представленных материалов;

- представление предложений о включении выявленных потенциально уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствующий уполномоченным орган исполнительной власти в сфере архивного дела.

При выявлении особо ценных документов используются следующие общие критерии:

- значение учреждения - фондообразователя;

- авторство документов;

- время создания документов;

- ценность содержащейся в документах информации;

- юридическая сила, подлинность документов;

- наличие художественных, палеографических особенностей документов.

На основании общих критериев каждый архив организации уточняет критерии, исходя из специфики хранящихся в нем материалов.

Глава 2. Описание особо ценных документов

При описании документов дела указывается их копийность.

При описании особо ценных документов (Приложение 4) устанавливается и указывается их подлинность или копийность. Признаками подлинности официальных документов являются: официальный бланк учреждения, наличие подписи должностного лица, печати учреждения и т.п.; для документов личного происхождения – их автографичность или наличие подписи автора документа. Если данные о подлинности относятся к одному документу (части документов), упоминаемому в заголовке, указание о подлинности даётся после описания этого документа (документов) в скобках со строчной буквы. Подлинность или копийность документов в деле указывается после заголовка с прописной буквы. Если копийным является один или несколько документов, указанных в заголовке наряду с другими, копийность указывается в заголовке вслед за указанным документом (документами) в скобках со строчной буквы.

Если документ (документы) дела аннотируется, указание о подлинности или копийность даётся после аннотации с прописной буквы.

Если дело содержит особо ценные, но не полностью сохранившиеся документы, указывается степень их полноты: «отрывок», «разрозненные листы», «без начала», «без конца» и т.п.

Способ воспроизведения указывается для документов в случае, если он необычен для данного вида (разновидности) документов или имеет принципиальное значение для характеристики содержания.

Для обозначения способа воспроизведения документов употребляются термины: «рукопись», «автограф», «машинопись» (машинописный), «печатный», «гектограф», «стеклограф», «оттиск с печатных досок» и другие.

Если дело по своим внешним особенностям отличается от большей части материалов фонда, то при его описании необходимо указать эти особенности.

К внешним особенностям дел и документов относятся:

- особый писчий материал (пергамент, шёлк, береста и т.п.);

- особый материал обложки и переплёта (кожа, дерево, набивная ткань и т.п.);

- наличие украшений на обложке, иллюстрации или украшения текста; язык документов, отличный от языка остальных документов фонда;

- печати;

- наличие прилагаемых образцов бумаги, тканей и др.

Данные о степени полноты, способе воспроизведения, внешних и других особенностях документов дела приводятся после заголовка и аннотации с новой строки.

Глава 3. Учет и хранение особо ценных документов

3.1 Страховой фонд особо ценных документов

Учёт особо ценных документов (Приложение 3) ведётся по списку фондов, содержащих особо ценные дела, описям особо ценных дел и реестрам описей особо ценных дел. На особо ценные и уникальные документы организации путем микрофильмирования создаются страховые копии (негативы первого поколения на рулонной пленке или микрофишах).

Совокупность страховых копий документов, хранящихся в архиве, составляет страховой фонд.

Страховой фонд – это совокупность страховых копий. Он создается для сохранения ценной документационной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов. Одновременно со страховым фондом создается фонд пользования, задача которого состоит в замене оригиналов копиями при проведении работ по использованию документов.

Страховая копия особо ценного документа на бумажной основе – это негативный микрофильм на фотопленке.

Фонд пользования – позитивный микрофильм, изготовленный с негативного микрофильма.

Страховой фонд создается в целях сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения подлинных документов.

Фонд пользования может создаваться также целевым порядком по наиболее используемым документальным комплексам путем ксерокопирования или создания копий документов на электронных носителях, обеспечивающих идентичность копии и подлинника документа.<

Страховой фонд и фонд пользования создаются в порядке, установленном Федеральной архивной службой России.

Фонды, содержащие особо ценные документы, вносятся в список в порядке их номеров или по мере выявления. Графа 1-я списка фондов служит для учёта количества фондов, содержащих особо ценные дела. Порядковый номер, проставляемый в этой графе, является вспомогательным и в других учётных документах не используется. В графе 2-й за фондами, содержащими особо ценные документы, сохраняются номера фондов по общему списку фондов архива. Графа 3-я заполняется по последнему названию фонда. В графе 4-й указываются номера описей, присвоенные им по листу фонда, в которых содержатся особо ценные документы. В учётных документах фондов, содержащих особо

ценные документы, отметка ОЦ, проставляемая к номеру фонда, номеру описи, является служебной и не входит в шифр фонда, описи, дела.

На фонды, по которым выявление особо ценных дел завершено, составляются дополнительные карточки фондов, которые представляются в Центральный фондовый каталог (ЦФК) Глав архива СССР и фондовые каталоги архивных управлений (отделов). На лицевой стороне карточки фонда проставляется штамп «ОЦ», название архива, номер фонда и объём особо ценных дел.

Фонд пользования размещается в зависимости от вида носителя копий. Копии фонда пользования на бумажной основе (в том числе фотокопии), как правило, хранятся вместе с подлинными документами на бумажной основе на отдельных стеллажах или в шкафах в порядке номеров архивного фонда и дел. Копии фонда пользования на пленочной основе размещаются в архивохранилищах с нормативным для них режимом хранения. В каждый бюкс вкладывается отрезок пленки, на котором отснято дело или его часть. В порядке исключения при небольшом объеме дела в одном отрезке может находиться не более трех скопированных дел.

3.2 Опись особо ценных документов

Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания (Приложение 2).

Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.). На выявленные особо ценные и уникальные документы каждого фонда, хранящегося в архиве, составляется опись особо ценных документов, которая рассматривается ЭК организации, согласовывается с государственным архивом и утверждается руководителем организации. Опись особо ценных дел составляется в 4-х экземплярах по мере их выявления. Опись особо ценных дел может быть заведена на дела одной или нескольких описей в зависимости от количества в них особо ценных дел. Описи особо ценных дел составляются на каждый фонд отдельно. К описи оформляется титульный лист (Приложение 1). Первые экземпляры описей хранятся единым комплектом в порядке номеров фондов, описей. При передаче страховых копий особо

ценных дел в спецхранилище поступает экземпляр описи этих дел вместе с первой партией страховых копий.

В опись особо ценных дел дела вносятся строго в порядке номеров описей дел. Если большинство дел по описи являются особо ценными, отдельная опись особо ценных дел не составляется, а копируется имеющаяся опись, и к ней оформляется новый титульный лист и переводная таблица от номера дела к номеру единицы учёта страховой копии. Графы с 2-й и по 6-ю в описи особо ценных дел заполняются на основании имеющихся в архиве описей дел. Сведения о копировании дел в целях создания страхового фонда (графа 7-я) вносятся в описи особо ценных дел по мере проведения копирования. В итоговой записи указывается общее количество дел, включённых в данную опись на основании графы 1-й. По завершении копирования всех дел в данной описи в итоговой записи указывается: «Все дела по данной описи скопированы», дата, должности, подписи.

3.3 Хранение особо ценных документов

В целях обеспечения длительной сохранности особо ценные документы размещаются в отдельном хранилище или в отдельной изолированной части хранилища. Помещение, выделяемое для хранения особо ценных документов, должно отвечать следующим требованиям:

1. Быть изолированным от служебных и вспомогательных помещений, а также удаленным от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых и химических веществ; 2. Иметь удобный для эвакуации выход.

Размещение особо ценных документов в подвальных, полуподвальных помещениях не допускается. Особо ценные дела должны храниться на металлических стеллажах в коробках или бумажной упаковке в горизонтальном положении. На ярлыках коробок и связок, в которых находятся особо ценные дела, проставляется штамп. Допускается хранение документов в стационарных отсеках-сейфах, а также в специальных шкафах-сейфах. Для обеспечения длительной сохранности особо ценных документов на бумажной основе в хранилищах должен соблюдаться оптимальный температурно-влажностный режим: температура воздуха +17 - +19 градусов, относительная влажность -50 -55%.

Хранилища должны быть оборудованы кондиционерами. Хранилища, стеллажи, коробки или упаковки с особо ценными делами должны подлежать обязательному ежегодному обеспыливанию.

Особо ценные дела хранятся, обособлено от остальных в архиве; размещаются вблизи выходов из хранилищ и в первую очередь подлежат эвакуации. Для них должны быть созданы наиболее оптимальные условия хранения и строгий охранный и противопожарный режим.

Заключение

Значение и ценность образующихся в деятельности организаций документов различны. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие, отражая научно-технические достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть сохранены максимально долго, в идеале – бессрочно, а точнее – постоянно.

В заключение курсовой работы можно сделать следующие выводы.

Во-первых, особо ценный документ – это документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.

Во-вторых, к особо ценным документам относятся документы, обладающие особой значимостью, единственные в своем роде по содержанию и месту в истории развития, невосполнимые при возможной утрате с точки зрения их информативности, юридического значения, автографичности, внешних признаков. При выявлении уникальных документов в первую очередь рассматривается общекультурная значимость отдельного документа, его реликвийность, мемориальность, единственность в своем роде по содержанию и месту в истории края.

В-третьих, в отношении особо ценных документов, в том числе уникальных документов, устанавливается особый режим учета, хранения и использования.

Список использованных источников

1. ГОСТ 7.48-2002 СИБИД. Консервация документов. Основные термины и определения.

2. Основные правила работы архивов организаций. М.: ВНИИДАД, 2002

3. «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» от 18 января 2007 г. № 19.

4. Решение коллегии Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 28.03.2005 № 5 «Об обеспечении сохранности и упорядочении архивных документов федеральных органов исполнительной власти, упраздненных Указом Президента РФ от 09.03.2004 г. № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти»».

5. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 4 декабря 2006 года № 202-ФЗ).

Приложение 1
. Форма титульного листа описи особо ценных дел

__________________________________________

(название государственного архива)

__________________________________________

(название фонда)

Фонд N ___________

ОПИСЬ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ

__________________

(крайние даты дел)

Приложение 2
. Форма описи особо ценных дел

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

Подпись Расшифровка подписи

В данную опись внесено__________________________особо ценных дел,

(цифрами и прописью)

с №_________________по №__________________________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Из них имеют страховые копии________________________________дел,

(цифрами и прописью)

Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка

подписи

Заведующий ведомственным архивом Подпись Расшифровка

подписи

Дата

ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК архивного учреждения

от__________№_______________ от_______________№______________

Приложение 3
. Форма листа учета и описания уникального документа (лицевая сторона)

Приложение 4
. Форма листа учета и описания уникального документа (обор. сторона)