Российская Федерация
Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Орловский государственный университет»
Факультет документоведения и педагогического образования
Кафедра документоведения и документационного обеспечения управления
ОТЧЕТ
об учебной практике по курсу «Документоведение»
в Управлении Федеральной регистрационной службе по Орловской области
(полное наименование организации)
Студента 3 курса 7 группы
Савенковой Марины Викторовны
Руководители практики:
от организации:
от кафедры Пегина Т.П.
Орел
2009
Содержание
Знакомство с учреждением и его структурой
.. 3
Анализ бланков
.. 12
Изучение систем документации организации
.. 16
Анализ оформления документов.
19
Заключение!
20
Знакомство с учреждением и его структурой
В сентябре 1802 года Манифестом Александра I «Об учреждении министерств» было создано Министерство юстиции России. В этом же документе в составе Правительства предусматривалась должность министра юстиции одновременно являвшегося и генерал-прокурором Российской империи. Первым министром юстиции — генерал-прокурором Российской империи был назначен выдающийся русский поэт и государственный деятель Гавриил Романович Державин.
Данный документ на Министерство юстиции возложил функции подготовки законодательных актов, а также управления деятельностью судов и прокуратуры, в сферу его деятельности входили вопросы назначения, перемещения, увольнения чинов судебного ведомства, учреждения и упразднения судов, осуществлялся надзор за их работой.
Издание Манифеста Александра I явилось основой для крупнейших преобразований, изменивших систему управления государством.
Осуществляя управление всей системой юстиции, Министерство с первых дней своего образования большое значение придавало совершенствованию законодательства. Под руководством известного государственного деятеля М. М. Сперанского была проведена кодификация законодательства: издано 56 томов Полного собрания законов Российской империи и 15 томов Свода законов.
В 1828 году М. М. Сперанский представил Императору предложения о необходимости кадрового укрепления судов судьями и правоведами, причем их подготовка требовала непосредственного участия Министерства юстиции.
После проведенной в 1864 году в России судебной реформы, в подготовке и проведении которой Минюст принимал деятельное участие, полномочия Министерства юстиции заметно расширились. На всех этапах прохождения судебной реформы роль Министерства юстиции была значительной, а то и определяющей. Министерство юстиции осуществляло руководство судебными органами, управление межевой и тюремной частями, нотариатом. Заведуя личным составом суда и прокуратуры, оно получило право назначения и увольнения следователей по важнейшим делам в окружных судах, а также городских судей и членов уездных окружных судов. Министерство ввело институты мировых судей и присяжных заседателей, напрямую руководило деятельностью прокуратуры и осуществляло управление местами лишения свободы. Министерство обладало достаточными полномочиями по формированию и проведению в жизнь правовой политики государства.
По представлению Министерства юстиции Законом от 16 июня 1884 года было усилено наказание за служебные растраты и хищения, в том числе для лиц привилегированных сословий. По ходатайству Министерства юстиции 26 мая 1881 года было отменено публичное исполнение смертной казни. В области гражданского права 19 мая 1881 года Министерством юстиции были составлены Правила о порядке укрепления прав на недвижимое имущество.
Все законодательные предложения представлялись на заключение Министерства юстиции до внесения их на рассмотрение Государственного совета, а с 1881 года законопроекты других ведомств стали поступать на заключение Министерства юстиции не только для их оценки с юридической стороны, но и для согласования с существующими законами. Законотворчество Министерства юстиции конца 19 века — начала 20 века характеризуется особым вниманием к правам личности.
В 1897 году разработан проект закона об изменении порядка возбуждения вопросов об ответственности губернаторов; в 1903 году — проект закона об условном осуждении, что являлось совершенно новым и весьма демократичным институтом для России; в том же году Министерством юстиции был разработан дисциплинарный устав, регламентирующий наказание за служебные проступки; в 1904 году разрабатывается проект закона о некоторых изменениях в наказуемости и порядке преследования государственных преступлений. В том же году Министерством юстиции утверждены Правила о порядке содержания в тюрьмах гражданского ведомства политических арестантов.
С середины 19 века министры юстиции активно занимались международной деятельностью: председательствовали в Международном трибунале, были членами постоянной Международной палаты Третейского суда в Гааге. Задачей Министерства юстиции было информировать министров об утверждении уставов вновь созданных организаций и обществ, а сам министр обязан был еженедельно представлять Императору личные или письменные доклады о состоянии порученных дел.
13 декабря 1895 года из ведения Министерства внутренних дел в ведение Министерства юстиции было передано Главное тюремное управление, что объяснялось «…целью сближения тюремного дела в его законодательной постановке и практическом осуществлении с интересами правосудия».
После Октябрьской революции 1917 года Министерство юстиции было преобразовано в Народный комиссариат юстиции. Практическое претворение в жизнь Декрета № 1 «О суде» потребовало от органов юстиции усилий, связанных с формированием судов и подбором для них кадров. Заметное место в деятельности комиссариата юстиции занимало создание нового законодательства. Принятым 30 января 1928 года постановлением ВЦИК и СНК наркому юстиции были непосредственно подчинены в качестве заместителей прокурор и председатель Верховного Суда республики. Согласно Положению о Народном комиссариате юстиции, утвержденному 26 ноября 1929 года, Верховный Суд входил в состав аппарата Наркомюста.
Впоследствии полномочия Наркомата юстиции претерпели радикальные изменения — в 1936 году прокуратура была выделена в самостоятельное ведомство.
С 1936 года на Наркомат юстиции СССР была возложена задача систематизации и подготовки материалов по кодификации законодательства и до 1946 года законотворческая деятельность шла по трем основным направлениям: подготовка общесоюзных кодексов (Уголовного, Гражданского, Уголовно-процессуального, Гражданско-процессуального, Основ трудового законодательства и Основ законодательства о браке и семье); подготовка Хронологического собрания законов, указов и постановлений Правительства СССР и Систематического собрания законов; справочная работа по законодательству.
В системе Министерства юстиции СССР создаются научно-исследовательские криминалистические лаборатории и Всесоюзный институт юридических наук. Примечательно, что именно по инициативе Минюста РСФСР в 1957 году (впервые в российском праве) в текст УПК РСФСР было включено понятие «презумпция невиновности».
По положению о Наркомате юстиции СССР от 8 декабря 1936 года Наркомюст и его местные органы получили право давать судам указания о правильности и единообразии применения судебной практики. Такие взаимоотношения органов юстиции и судов подвергались критике и послужили одним из поводов упразднения Министерства юстиции СССР в 1963 году.
Поскольку излишняя радикальность и отчасти ошибочность такого решения была очевидна и подтверждена временем, 30 августа 1970 года Президиум Верховного Совета СССР издал Указ, положивший начало воссозданию органов юстиции. Учитывая острую потребность в высококвалифицированных кадрах для воссозданного ведомства, в этот же день Президиум Верховного Совета СССР издал Указ о создании в структуре Минюста Всероссийского института усовершенствования работников юстиции.
После распада Советского Союза Министерство юстиции обновило функции и ныне находится на пути дальнейшего укрепления и развития. Возрождение сильной государственной власти потребовало обеспечения единого правового пространства, упрочения верховенства закона, реального разделения властей, гарантий прав и законных интересов граждан, равной ответственности государства и гражданина. Современный этап реформ в России характеризуется совершенствованием и укреплением правового государства, созданием и развитием демократических институтов общества. Согласно Указу Президента РФ от 13 октября 2004 года № 1313 «Вопросы Министерства юстиции Российской Федерации», Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности, в том числе в сфере исполнения уголовных наказаний, регистрации некоммерческих организаций, включая отделения международных организаций и иностранных некоммерческих неправительственных организаций, общественные объединения, политические партии и религиозные организации, в сфере адвокатуры, нотариата, государственной регистрации актов гражданского состояния, обеспечения установленного порядка деятельности судов и исполнения судебных актов и актов других органов, а также правоприменительные функции и функции по контролю и надзору в сфере регистрации некоммерческих организаций, включая отделения международных организаций и иностранных некоммерческих неправительственных организаций, общественные объединения, политические партии и религиозные организации, в сфере адвокатуры, нотариата, государственной регистрации актов гражданского состояния.
Министерство юстиции в настоящее время координирует и контролирует деятельность подведомственных ему Федеральной службы исполнения наказаний России и Федеральной службы судебных приставов России. Кроме того, в структуру Минюста России входит аппарат Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека.
На территории субъектов Российской Федерации Министерство юстиции осуществляет свою деятельность посредством территориальных органов. В Орловской области это Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Орловской области.
Надо сказать, что с первых лет своей деятельности органы юстиции Орловской области объединяли выдающихся деятелей своего времени, стремившихся к сохранению законности и справедливости. Многими именами может гордиться орловская юстиция, среди них великий русский поэт А.А. Фет, занимавший в 60-е годы 19 века пост мирового судьи.
Огромный вклад в становление и развитие орловской юстиции в послевоенные десятилетия внесли Борис Иванович Новиков, занимавший должность заведующего отделом юстиции исполкома Орловской области, Александр Григорьевич Вуколов, на протяжении двенадцати лет возглавлявший отдел юстиции, Николай Иванович Габов, Валентина Ивановна Карпухина, Татьяна Николаевна Зенова, продолжившие работу над развитием юстиции и освоением ее новых функций. Нельзя забыть и тех, кто защищал нашу Родину в годы Великой Отечественной войны. Это Николай Петрович Загородних, Петр Фролович Поляков и многие другие.
Все изменения, происходящие в жизни государства, влекут за собой преобразование органов управления, в том числе и органов юстиции. Не миновали эти изменения и орловскую юстицию. В рамках реформы системы органов государственного управления в ноябре 2004 года Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Орловской области было разделено на Управление Федеральной регистрационной службы по Орловской области, к функциям которого относились государственная регистрация прав на недвижимое имущество и сделок с ним, контроль и надзор в сфере адвокатуры, нотариата, государственной регистрации актов гражданского состояния, государственная регистрация и контроль деятельности некоммерческих организаций, контроль деятельности саморегулируемых организаций арбитражных управляющих, и Управление Федеральной службы судебных приставов по Орловской области. В качестве территориальных органов Минюста России выступали Управления по федеральным округам с размещением отделов по субъектам Российской Федерации. В Орловской области - это отдел законодательства субъектов Российской Федерации Управления Минюста России по Центральному федеральному округу. В функции данного отдела входило обеспечение единства правового пространства Российской Федерации на территории Орловской области.
Такое положение дел существовало до середины 2008 года. С 01 сентября 2008 года в субъектах Российской Федерации были воссозданы территориальные органы Минюста России, к компетенции которых отнесено обеспечение единства правового пространства Российской Федерации на территории субъекта Российской Федерации, контроль и надзор в сфере адвокатуры, нотариата, государственной регистрации актов гражданского состояния, государственная регистрация и контроль деятельности некоммерческих организаций.
Несмотря на существующие проблемы, в том числе связанные с утратой материально-технической базы, кадрового ядра Управлений Минюста России по субъектам Российской Федерации в период их упразднения с 2004 по 2008 г.г., в настоящее время коллектив Управления по Орловской области в целом сформирован и способен выполнять стоящие перед ним задачи.
Управление Федеральной регистрационной службы по Орловской области отдел хранения ЕГРП и дел правоустанавливающих документов.
Управление создано в 1999г. Название управления было «Регистрационный комитет». С 2005г. Начало называться Управление Федеральной Регистрационной службы. Главный государственный реестр по Орловской области Малыгина Татьяна Юрьевна. Руководитель отдела единого государственного реестра прав ,Максакова Наталья Евгеньевна. Указом Президента РФ «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» от 09.03.2004 г. № 314 образован федеральный орган исполнительной власти - Федеральная регистрационная служба, в настоящее время Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии - Росреестр (Указ Президента Российской Федерации от 25.12.2008 г. № 1847 «О Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии»). Центральный аппарат Росреестра расположен по адресу: 109028, г. Москва, ул. Воронцово Поле, д. 4а. Адрес в Интернете: www.rosregistr.ru
В этом году исполняется десять лет с начала деятельности на территории Орловской области учреждения юстиции по государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним – Комитета по государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним Орловской области. Формирование и становление Комитета происходило при непосредственном участии и поддержки Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Орловской области, областных органов государственной власти и органов местного самоуправления, при помощи которых осуществлялся подбор и расстановка основных кадров, выделение и закрепление производственных площадей, требуемых для исполнения государственных услуг. Начиная с 2005 года учреждения юстиции по государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним по субъектам Российской Федерации, включая и Орловскую область, реорганизуются путем присоединения к вновь созданным территориальным органам Федеральной регистрационной службы. В Орловской области таким территориальным органом является Управление Федеральной регистрационной службы по Орловской области. В ходе указанной реорганизации удалось сохранить большую часть высокопрофессиональных государственных регистраторов и иных работников, не допустить срывов в работе, связанной с исполнением одной из самых значимых для населения и организаций государственной услуги, избежать срывов сроков государственной регистрации. Подтверждением тому явился, в том числе анализ Федеральной регистрационной службы результатов деятельности территориальных органов за первое полугодие и третий квартал 2005 года, согласно которому по Управлению Федеральной регистрационной службы по Орловской области сложилась самая высокая нагрузка среди территориальных органов Службы в расчете на одного сотрудника. Десятилетняя дата образования службы по государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним дает основание для некоторого подведения итогов ее деятельности. Показатели данной деятельности свидетельствуют о стабильном увеличении регистрационных действий, связанных с оформлением прав на объекты недвижимого имущества и оборотом недвижимости в Орловской области, использованием информационного ресурса, содержащегося в Едином государственном реестре прав на недвижимое имущество и сделок с ним. Если в период 2000-2001 годы количество ежегодно совершаемых регистрационных действий находилось в пределах 55-70 тысяч, то по итогам работы за 2007-2008 годы увеличение их количества составило почти трехкратное и достигло 172 тысяч. В 2009 году наблюдается еще более значительное увеличение данного показателя деятельности Управления. Уже к ноябрю, то есть за два месяца до окончания года, количество совершенных регистрационных действий составило 232 тысячи. Данный показатель является косвенным подтверждением стабильности и поступательности общего социально-экономического развития области. По соотношению количества регистрационных действий, совершенных в первом полугодии 2009 года к аналогичному показателю 2008 года, Управление занимает первое место среди территориальных органов Росреестра Центрального Федерального округа (ЦФО), что отмечено на проведенном 26.06.2009 в г. Твери Министерством экономического развития Российской Федерации совещании с руководителями территориальных органов Росреестра ЦФО. По общему количеству зарегистрированных прав, ограничений (обременений) прав на недвижимое имущество и сделок с ним Орловская область, являясь самой маленькой по площади и численности населения среди восемнадцати субъектов Российской Федерации ЦФО, занимает восьмое место. При этом почти в четыре раза увеличилось количество регистрационных действий в отношении земельных участков. Данное увеличение произошло, в основном, за счет регистрации права долевой собственности граждан на земельные участки, выделяемые ими в счет принадлежащих им земельных долей. Большое количество регистрационных действий в отношении земельных участков из земель сельскохозяйственного назначения, выделяемых гражданами в общую долевую собственность в счет принадлежащих им земельных долей совершено Колпнянским, Верховским, Кромским, Новосильским, Новодеревеньковским, и Мценским отделами. Необходимо отметить, что в Орловской области в полной мере проводится работа, направленная на реализацию норм Федерального закона от 30.06.2006 № 93 – ФЗ «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации по вопросу оформления в упрощенном порядке прав граждан на отдельные объекты недвижимого имущество» (Дачная амнистия) и как следует из анализа деятельности территориальных органов Росрегистрации Центрального федерального округа, проведенного Управлением Минюста по ЦФО в 2008 году, из 18 субъектов ЦФО по количеству регистрационных действий в отношении объектов недвижимого имущества, подпадающих под действие закона о Дачной амнистии, Орловская область находится на шестом месте. Специалисты Управления на областном и местном уровнях принимают участие в решении вопросов, связанных с реализацией законных прав и интересов правообладателей объектов недвижимости, путем проведения совместных совещаний с заинтересованными службами, рассмотрения и обсуждения норм действующего законодательства и выработки правоприменительной практики, в том числе и с учетом складывающей в области судебной практики при рассмотрении споров о правах на недвижимость. По наиболее насущным вопросам размещаются публикации в средствах массовой информации. Конечно, в работе Управления присутствуют и проблемы и трудности, для решения которых ведется работа по обеспечению рабочих мест современной компьютерной и иной оргтехникой, осуществляется ремонт и реконструкция используемых помещений, в г. Орле открыты три дополнительных пункта приема документов, в г. Дмитровске построено здание, в котором размещены также и специалисты органа кадастрового учета, аналогично планируется совместное размещение специалистов по государственной регистрации прав и кадастровому учету объектов недвижимости в г. Мценске, п.г.т Глазуновка. В настоящее время в Российской Федерации в связи с образованием Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии проводятся мероприятия, связанные с реорганизацией территориальных органов бывших Росрегистрации, Роснедвижимости и Роскартографии. Уже в обозримом будущем возможен переход к предоставлению ряда государственных услуг в учетно-регистрационной сфере в электроном виде, что несомненного не только облегчит, но и упростит исполнение государственной функции по государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним, повысит доступность данной государственной услуги и эффективность деятельности Управления на перспективу.
| Руководитель Управления Федеральной регистрационной службы по Орловской области – главный государственный регистратор Орловской области Т.Ю. Малыгина |
Указом Президента РФ «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» от 09.03.2004 г. № 314 образован федеральный орган исполнительной власти - Федеральная регистрационная служба, в настоящее время Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии - Росреестр (Указ Президента Российской Федерации от 25.12.2008 г. № 1847 «О Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии»).
Центральный аппарат Росреестра расположен по адресу: 109028, г.Москва, ул. Воронцово Поле, д. 4а. Адрес в Интернете: www.rosregistr.ru
Федеральная регистрационная служба подведомственна Министерству экономического развития Российской Федерации, ранее Министерству юстиции РФ (Указ Президента РФ от 12.05.2008 г. № 724 «Вопросы системы и структуры федеральных органов исполнительной власти»).
В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 12.05.2008 № 724 «Вопросы системы и структуры федеральных органов исполнительной власти», постановлением Правительства Российской Федерации от 12.06.2008. №451 «О Федеральной регистрационной службе» и приказом руководителя Федеральной регистрационной службы С.В. Васильева от 29.07.2008 №146 «О передаче отдельных функций Росрегистрации в ведение Минюста России» функции Росрегистрации по контролю и надзору в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния, контролю и надзору в сфере адвокатуры, нотариата, регистрации и контролю деятельности некоммерческих организаций переданы в ведение Министерства Юстиции Российской Федерации. Управление Федеральной регистрационной службы по Орловской области (далее – Управление) осуществляет свою деятельность на основании Общего положения о территориальном органе Федеральной регистрационной службы по субъекту (субъектам) Российской Федерации.
Данным Положением определены задачи, полномочия и организация деятельности Управления.
Основными задачами Управления являются:
- осуществление государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним на объекты недвижимого имущества, расположенные на территории Орла и Орловской области; - осуществление контроля за деятельностью саморегулируемых организаций и арбитражных управляющих.
Центральный Аппарат Управления Федеральной регистрационной службы Орловской области расположен по адресу: г. Орел, ул. Октябрьская, 47.
В Управлении функционирует 12 обособленных подразделений (отделов в муниципальных образованиях), которые осуществляют государственную регистрацию прав на объекты недвижимого имущества, расположенные на территории 24 районов области.
Для удобства заявителей г. Орле открыто 3 дополнительных пункта приема документов:
- Щепная площадь, 10 - прием документов по «дачной амнистии», приватизации жилых помещений; - пл. Мира, 7 – прием документов на регистрацию договора участия в долевом строительстве жилья; - ул. Космонавтов, 3 – прием документов по «дачной амнистии», приватизации жилых помещений, регистрация договоров долевого участия в строительстве.
В 2008 году принято около 74 тыс. заявлений на государственную регистрацию прав и сделок с недвижимостью, проведено более 93 тыс. регистрационных действий, выдано более 35 тыс. свидетельств о государственной регистрации права собственности.
Во исполнение Указа Президента Российской Федерации от 25.12.2008 г. № 1847 «О Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии» в настоящий момент идет процесс реорганизации Федеральной регистрационной службы, целью которого является создание «единого окна», тем самым обеспечив граждан, желающих оформить в собственность недвижимое имущество, быстрой, доступной, квалифицированной помощью.
В рамках реализации проекта «единого окна» в Управлении создана рабочая группа, на заседаниях которой решаются вопросы по размещению специалистов единой службы, а так же созданию единого информационного поля. Завершить процесс реформирования планируется к началу 2011 года.
Анализ бланков
Бланк - это листовое издание, содержащее элементы фирменного стиля (логотип, слоган и др.) и / или информацию постоянного характера о компании (реквизиты и т.д.). Чаще всего бланк нужен для последующего его заполнения определенной информацией, например, рекламного содержания или прейскурантом цен. Бланк передается определенной организации или определенному человеку, или кругу лиц и является по сути визитной карточкой компании. Именно поэтому к качеству его изготовления предъявляются высокие требования. Бланк может заполняться как машинным способом, так и от руки - в зависимости от его назначения.
Бланки можно условно разделить на следующие виды: стандартного вида Бланки обычно формата А4 (210х297 мм), печатаются на офсетной бумаге плотностью 80 гр/кв.м, чаще всего на белой бумаге. Но в последнее время стали встречаться бланки на бумаге более плотной (вплоть до 250 гр.кв.м) и имеющей определенный оттенок (чаще всего пастельный, нежели "ядовитый"). с имитацией "водяного" знака (с помощью бумаги или использования малых процентов при печати определенных элементов) бланки строгой отчётности Согласно "Положению об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием карт без применения контрольно-кассовой техники" (пп.5-6) на бланках строгой отчетности в обязательном порядке должны быть указаны следующие реквизиты: сведения об утверждении формы бланка (Минфином России); наименование, шестизначный номер и серия; код формы бланка по Общероссийскому классификатору управленческой документации; наименование и код организации или индивидуального предпринимателя, выдавших бланк, по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций; идентификационный номер налогоплательщика; вид услуг; единица измерения; стоимость услуги в денежном выражении; дата осуществления расчета; наименование должности, ФИО лица, ответственного за совершение операции и правильность её оформления, место для личной подписи, печати (штампа) организации или ИП. Организация не вправе создать свой собственный бланк строгой отчетности. Инициаторами этого могут быть: заинтересованные органы гос.власти, центральный банк РФ или организации, объединяющие субъектов предпринимательской деятельности, занятых в определенной сфере услуг. Бланки изготавливаются исключительно типографским способом и должны иметь сведения "об изготовителе (сокращенное наименование, идентификационный номер налогоплательщика, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж". Проставление серии и номера на бланке осуществляется также изготовителем бланков. ценные бумаги. Надежная защита от подделок достигается применению ряда технологий, носящих уникальный характер. Под каждый такой бланк изготавливается свой макет со своими степенями защиты. Кроме того используются специальные краски и бумага. Основными элементами защиты ценных бумаг чаще всего являются: водяные знаки, защитные волокна в бумажной массе, защитные нити, особые способы и приёмы печати, графические элементы в виде гильоширных узоров, фоновых сеток, микропечати, использование микроперфорации и т.д. самокопирующиеся бланки. Это подшивка из 2-х или более одинаковых шаблонов документов, отпечатанных на специальной самокопирующейся бумаге, позволяющей при письме на верхнем слое бумаги, отображать написанный текст на всех последующих (ниже располагающихся) слоях. Это достигается благодаря следующей технологии: верхний лист имеет на обороной тсороне невидимый слой с красящими микрокапсулами. Под давлением при письме или печати капсулы вскрываются, и освободившаяся жидкость проникает в каолиновый слой следующего листа, и вызывает там реакцию окрашивания. Средний лист на лицевой стороне имеет каолиновую прослойку для фиксации красителя, а на обороте - слой с микрокапсулами. То есть средние листы обладают и принимающими, и передающими свойствами. Использование как раз этих средних листов позволяет получить необходимое количество копий в одном бланке. Нижний лист имеет только каолиновое покрытие с лицевой стороны. Такая технология позволяет экономить время многим организациям, не тратя время на написание одного и того же текста в нескольких копиях. Самокопирующиеся бланки используются в различных областях: в бухгалтерской отчетности, в магазинах, ресторанах и барах, ателье, при ДТП и т.д. Нередко бланки нумеруются. Обычно проклеены с одной стороны, но бывают случаи,когда проклейку можно сделать со всех сторон, например, в случае конфиденциальности информации внутри такого "конверта" - наличие PIN-кода и т.д. Цвета слоев могут быть следующие: белые, желтые, голубые, розовые, зеленые. Максимальное количество слоев, которое может быть у таких бланков - шесть. Это объясняется тем, что давление ручки при нормальном письме не передается более чем через 6 слоев тонкой бумаги самокопирок. При архивном хранении самокопирующиеся бланки хранятся около 5 лет. При этом заполненные копии не должны подвергаться воздействию прямых солнечных лучей, высоких температур и влажности.
В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления деловых документов, которые устанавлены государственными нормативными актами - стандартами. В стандартах изложены правила, устанавливающие требования к содержанию, построению и оформлению деловых документов. Выполнение правил оформления документов обеспечивает:
- юридическую силу документов; - оперативное и качественное составление и исполнение документов; - организацию быстрого поиска документов; - осуществление компьютерной обработки деловых докуметов для сокращения затрат труда на их обработку.
Представление деловых бумаг закреплены:
1. Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 "Требования к оформлению документов"
Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000).
2. Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти
(Утверждена Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 N 68). Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных технологий.
3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организация, с указанием сроков хранения (2000 г.).
4. До настоящего времени не полностью устаревшими и в некоторых разделах до сих пор актуальными остаются нормативные документы, принятые несколько десятилетий назад. К ним относятся
4.1 Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), которая была одобрена постановлением Государственного комитета Совета министров СССР по науке и технике 4 сентября 1973 года.
4.2 Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях, принятая в 1988 году (последняя редакция 1991 год)
5. Кроме того, различными министерствами, ведомствами и другими руководящими организациями применительно к различным сферам деятельности определена конкретизированная типология частных документов.
Изучение системы документации организации
Для управления деятельностью ведутся документы организационного и распорядительного характера, призванные регулировать вопросы планирования, финансирования, бухгалтерского учета и отчетности, работы с кадрами, социального обеспечения, оперативного управления и т.п
а) документы организационного характера:
устав организации;
структура и штатная численность аппарата управления;
должностные инструкции работников;
б) распорядительные документы:
приказ;
распоряжение;
инструкция;
в) информационно-справочные документы:
акт;
протокол;
письмо;
объяснительная записка;
докладная записка;
справка;
служебная записка;
3. Юридически правильно оформленный документ должен иметь не менее пяти реквизитов:
указание автора документа;
наименование формы;
удостоверение подлинности документа;
дата;
регистрационный индекс.
3.1. Наименование организации – автора документа печатается на бланке документа в именительном падеже в следующей последовательности:
Авторами таких документов как заявление, докладная, отзыв могут быть и отдельные должностные лица. В этих документах реквизит “автор” совпадает с реквизитом “подпись”, удостоверяющим происхождение и подлинность документа.
3.2. Наименование формы указывает на место документа в классификаторе управленческих документов. Наименование образуется из номинала (приказ, заявление и т.п.) и обобщенной характеристики его назначения (прикадровый, заявление об отпуске и т.п.).
3.3 Подлинность документа может быть удостоверена посредством его подписания, а для особо важных – и проставлением оттиска печати. Проставление оттиска печати необходимо во всех случаях удостоверения прав, свобод и обязанностей физических и юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей.
Оттиск печати на документах должен захватывать часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего (утвердившего) документ.
Место хранения печати и лицо ответственное за её хранение определяются ректором-президентом института.
Дата подписания (утверждения), согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым или буквенно-цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год. При цифровом способе все части даты обозначаются арабскими цифрами, разделёнными точками. Первая пара цифр – день месяца, вторая – порядковый номер месяца, последние четыре цифры – год (без буквы “г”). Если число, обозначающее день или месяц, является однозначным, то перед ним следует ставить нуль. При буквенно-цифровом способе число и год указывают арабскими цифрами, а месяц – прописью, например, 06.02.1997 – 6 февраля 1997 г.
Документы подписываются должностными лицами регуправлени в соответствии с распределением обязанностей, составляемые от имени структурного подразделения – руководителем этого подразделения. Отдельные документы (доклады, докладные записки, справки) могут подписываться исполнителями при условии, что разрешаемые вопросы не выходят за пределы их полномочий.
В состав подписи входят:
наименование должности лица;
личная подпись;
расшифровка личной подписи.
Для некоторых категорий сотрудников, имеющих персональные звания, обязательно их указание (например, Ректор, профессор В.С. Романов).
Две подписи проставляются на документах коллегиальных органов (постановления, решения, протоколы подписываются председателем и секретарём). Несколько подписей имеют акты, в составлении которых участвуют несколько лиц, и другие документы, например, справки.
3.4. Датирование документа является обязательным реквизитом в первую очередь как юридическое требование. Дата обозначает начало действия документа или время принятия решения.
Дата проставляется лицом, подписавшим или утвердившим документ, одновременно с его подписанием или утверждением.
3.5.Организационно-распорядительные документы приобретают юридическую силу только после их регистрации.
Регистрация означает включение документа в систему действия и исполнения и заключается в записи в учетных формах сведений о документе и присвоении ему регистрационного индекса как факта документирования, придания документу юридической силы.
Регистрационный индекс документа состоит из двух частей, проставляемых через косую черту: первая – порядковый номер по журналам регистрации.
3.6. Текст документа должен быть кратким, не допускать различных толкований. Содержание документа, как правило, должно касаться одного вопроса (темы), формулируемого в заголовке к тексту.
Текст следует начинать с указания причины (основания) для составления документа, затем излагается просьба, предложение, выводы, решения, распоряжения.
3.7. При наличии к документу приложений, после текста (отдельным реквизитом) помещается отметка о приложении.
Если наименование документа-приложения указывается в тексте документа, отметка о приложении оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого:
Приложение: Справка о готовности фонда к зимней эксплуатации на 10 л. в 1 экз.
3.8. Отметка об исполнителе документа содержит фамилию и номер служебного телефона исполнителя. Например: Василевич 236 45 12. Отметка располагается в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа от границы левого поля. Номера телефонов указываются без черточек.
3.9. Копия (выписка), снятая с документа, должна воспроизводить все реквизиты этого документа, её следует оформлять на бланке или обычном листе бумаги с воспроизведением полного текста бланка подлинника. На первом листе копии (выписки), в правом верхнем углу, указывается слово “копия” или “выписка” (без кавычек).
Копии документов (выписки) должны иметь заверительную отметку, проставляемую под реквизитом “подпись”, отметка оформляется по образцу:
Верно
ст. инспектор
отдела кадров (подпись) и.о. фамилия
06.06.1998
При пересылке копии документа в другие организации или передаче его на руки, заверительную подпись удостоверяют печатью института (отдела кадров).
3.10. Регистрационный штамп проставляется на нижнем поле первого листа поступившего документа справа; штамп содержит наименование института, дату поступления и регистрационный индекс (номер) документа.
3.11. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), задание, сроки его исполнения (при необходимости), подпись, дата.
3.12. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется исполнителем на нижнем поле последнего листа документа, слева. Отметка включает: номер дела, в которое и подшивается документ, личную подпись исполнителя (руководителя подразделения) и дату направления документа в дело. Например: В дело 18-6
13.06.1998 отправлено
письмо исх. № 02/18
личная подпись
дата.
Анализ оформления документов.
Приложение 1
Информационное письмо – служебное письмо
, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.
Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.
Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц. Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации.
Информационное письмо оформляется на бланке письма
Обязательными реквизитами
информационного письма являются: наименование организации
справочные данные об организации
,
код организации,
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
,
идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет
,
дата
,
регистрационный номер
,
адресат
,
заголовок к тексту
(при составлении письма на бланке формата А4), подпись
,
отметка об исполнителе
.
Приложение 2
Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.
Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу.
Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п.
Служебную записку подписывают специалист или руководитель подразделения.
Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.
Обязательными реквизитами
служебной записки являются:
наименование структурного подразделения,
наименование вида документа
,
дата
,
регистрационный номер
,
заголовок к тексту
,
адресат
,
подпись
.
Приложение 3
Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.
Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов
по основой деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ", которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.
Распоряжения оформляются на бланке
распоряжения (бланк конкретного вида документа
).
Обязательными реквизитами
распоряжения являются:
наименование организации
,
название вида документа
(РАСПОРЯЖЕНИЕ),
дата
и регистрационный номер документа
,
место составления или издания
,
заголовок к тексту
,
подпись
,
визы согласования документа
.
Приложение 4
Приказ – правой акт, издаваемый руководителем организации (его структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.
Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др. Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.
Заголовок
является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос "О чем?", например: "О создании филиала общества в г. Твери", "Об изменении устава общества".
В приказах текст
излагают от первого лица единственного числа ("приказываю").
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
Преамбула может начинаться словами "В целях", "Во исполнение" и т.д.
В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер. Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа.
Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается в разрядку с новой строки от поля прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. При этом распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например: "1. Создать рабочую группу в составе...".
В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. 8
Указание срока исполнения печатается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например: Срок представления 15.04.2009. 9
В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа.
Приказы оформляются на бланке
приказа (бланк конкретного вида документа
).
Обязательными реквизитами
приказа являются:
наименование организации
,
название вида документа
(ПРИКАЗ),
дата
и регистрационный номер документа
,
место составления или издания
,
заголовок к тексту
,
подпись
,
визы согласования документа
.
Приложение 5
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.
В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.).
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом
руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.
Главное при составлении акта –установление фактического состояния дел и объективное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. 5
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).
Вводная часть строится по схеме: основание – составлен комиссией – председатель – члены комиссии – присутствовали (если акт составлен в чьем-то присутствии).
Основание для составления акта – договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием номера и даты.
После слова "составлен" указываются наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт.
При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.
В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.
В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.
После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений
к акту (если они имеются).
При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении.
Подписи располагаются в той же последовательности, как и фамилии во вводной части, но без указания должности.
Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.
В необходимых случаях (если этого требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта. Например: акт о ликвидации учреждения, акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.
Акт оформляется на общем бланке
организации или на специальном бланке акта (бланк конкретного вида документа
). Для актов с постоянно повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным текстом.
Обязательными реквизитами
акта являются:
наименование организации
,
наименование вида документа
,
дата
и регистрационный номер
,
место составления или издания
,
заголовок к тексту
,
подписи
,
в необходимых случаях – гриф утверждения
(акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению).
Приложение 6
Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).
Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).
Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок
, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).
В протоколе отражаются все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения. Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседания.
Существует два вида протоколов: полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации. 6
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть оформляется единообразно в полной и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка – "Список участников прилагается"), повестка дня. Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, – в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются. 7
Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал.
При этом слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" печатают слева от нулевого положения табулятора (от поля), отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга.
Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагают по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже, нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлогов "О", "Об". Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом "Разное". Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.
Слова "Повестка дня" располагаются центрировано через два-три интервала от списка участников.
Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)... 9
В разделе "СЛУШАЛИ" в кратких протоколах указываются фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: "текст доклада прилагается". 10
В разделе "ВЫСТУПИЛИ" в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность. 11
В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указываются количество голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании. 12
Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется. 13
Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатается через 1,5 межстрочный интервал с красной строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.
Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения.
Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.
Пример оформления краткого протокола приводится в приложении 10 к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 .
Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления.
Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. 21
Протокол оформляется на общем бланке
организации с указанием наименования вида документа – "ПРОТОКОЛ" – или на специальном бланке протокола (бланк конкретного вида документа).
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы документационного обеспечения управления (ДОУ).
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку.
Выписка из протокола воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет.
Обязательными реквизитами
протокола являются:
наименование организации
,
наименование вида документа
,
дата
и регистрационный номер
,
место составления или издания
,
заголовок к тексту
,
подписи
.
Приложение 7
Заявление – документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу.
Отсутствие указания в обращении граждан на нарушения их прав и интересов является основным критерием отличия заявления от жалобы.
Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения). Заявление оформляется на стандартном листе бумаги. Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения (прошу перевести..., прошу проверить состояние ...), затем идет детализация затронутого вопроса. Форма изложения свободная. Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.). Заявление подписывается автором и передается (направляется) для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией
. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа
(по кадровым вопросам) или другого документа (письма
автору о принятии решения, справки
о состоянии затронутого автором вопроса, приказа о проведении экспертизы, проверки и т.п.).
Обязательными реквизитами
заявления являются:
наименование вида документа
,
дата
,
регистрационный номер
,
адресат
,
фамилия,
должность заявителя и подразделение,
в котором он работает (для сотрудника организации),
или адрес заявителя: полный домашний адрес,
телефон (для автора заявления, не являющимся сотрудником организации), подпись
.
Заключение!
Во время прохождения практики в управлении мы убедилась, что в настоящее время актуальна проблема государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ними на объекты недвижимого имущества, расположенные на территории Орла и Орловской области.
Прохождение практики в регистрационном управлении дало более точное представление о деятельности делопроизводства.
Настоящая инструкция устанавливает порядок приёма, учета, подготовки, оформления, размножения, контроля, исполнения, хранения и использования документов. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы в документами в структурных подразделениях института возлагается на руководителей этих подразделений.
Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учёт и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству. Работники структурных подразделений института несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов.
Передача документов или их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения ректора-президента института, ректора института или руководителей структурных подразделений института. Право издания документов, их подписания, утверждения, согласования закреплено в Уставе института, в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях.
Составитель документа отвечает за правильность его содержания, оформления, своевременность подготовки.
Бланки документов имеют продольное расположение постоянных реквизитов или угловой штамп.
Дела управления подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет хранения) и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплёт дел; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела; составление внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Документы постоянного, временного (свыше 10 лет хранения) следует подшивать в дела с твёрдой обложкой. Листы в деле нумеруются простым карандашом, каждый том дела нумеруется самостоятельно. В конце дела на отдельном листе делается заверительная надпись. Внутренняя опись помещается в начале дела и подписывается составителем описи. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов документов, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела.
3. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи и внутренние описи документов не составлять.