ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ИНСТИТУТ СОЦИАЛЬНОГО МЕНЕДЖМЕНТА
Факультет государственного и муниципального управления
ОРГАНИЗАЦИЯ СЕКРЕТАРСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ.
РОЛЬ СЕКРЕТАРЯ В ОРГАНИЗАЦИИ КОМАНДИРОВОК
Курсовая работа студентки 5-го курса очного отделения
Научный руководитель:
Москва 2009
Содержание
Введение………………………………………………………………..…...…2
Глава I История развития секретарского дела в России. Нормативно-методическая база делопроизводства…………………………………….6
1.1 История развития секретарского дела на Руси…………………..….6
1.2 Нормативно-методическая база делопроизводства……………..…12
2. Глава II Роль и обязанности секретаря в организации
командировок……………………………………………………………...17
2.1 Круг обязанностей секретаря ………………………………………..17
2.2 Организация командировок………………………………………….20
3. Глава III Статус секретаря сегодня. Типичные ошибки секретарей…...25
3.1 Статус секретаря на сегодняшний момент………………………….25
3.2 Типичные ошибки начинающих секретарей………………………..28
Заключение……………………………………………………………….…..33
Список использованных источников и литературы………...……………..35
Приложения…………………………………………………………………..38
Введение
Слово «секретарь» происходит от латинского «secretaries», и первоначально оно означало «доверенное лицо»[1]
. В России должность секретаря появилась в XVIII в. – сначала как должность личного секретаря. В Толковом словаре В.Даля дается такое определение: «Статс-секретарь – доверенное лицо государя». В первой четверти XVIII в. секретарь становится должностным лицом учреждения, и в законодательных актах того времени очерчены сфера его деятельности и служебные обязанности.
В современных словарях «секретарь» определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством».
Секретарь – это одна из самых распространенных управленческих профессий. Невозможно представить себе ни организацию без руководителя, ни руководителя без секретаря. Однако сотрудники, выполняющие обязанности секретаря, часто занимаются разнообразной работой. Одни секретари занимаются чисто техническим обслуживанием руководителя; другие выполняют функции помощника, референта; третьи обеспечивают работу коллегиальных органов (правления, дирекции, совета компании); четвертые ведут делопроизводство целого структурного подразделения фирмы; пятые работаю в приемной (рецепции), с телефоном или телефон6ной станцией, факсом, электронной почтой. Однако при всех различиях в работе секретаря можно выделить общие черты, функции и задачи, которые составляют суть профессии.
Актуальность
выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
Объектом
курсовой работы является организация секретарского обслуживания на предприятии, предметом
– роль секретаря на предприятии, а именно в организации командировок.
Цель работы
– проанализировать роль секретаря в организации, рассмотреть такую функцию как организация командировок, выявить недостатки и проблемы и предложить пути оптимизации делопроизводства на предприятии.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи
:
· рассмотреть историю развития секретарского дела в России;
· изучить нормативно-методическую базу делопроизводства;
· определить роль и обязанности секретаря в организации командировок;
· проанализировать статус секретаря на сегодняшний момент;
· выявить типичные ошибки в работе секретаря;
· предложить способы решения проблем и устранения ошибок в работе секретаря на предприятии.
При написании курсовой работы были использованы методы:
1. теоретические:
· метод идеализации;
· метод восхождения от абстрактного к конкретному.
2. эмпирические:
· метод сравнения.
3. теоретико-эмпирические:
· анализ документов, текста (контент-анализ);
· метод анализа и синтеза.
Данная тема была рассмотрена и проанализирована следующими авторами: В.И. Андреева, М.И. Басаков, М.В. Кирсанова, Л.А. Ленкевич, Н. Макарова, М.Ю. Рогожин, М.В. Стенюков и другими.
Глава
I
История развития секретарского дела в России.
Нормативно-методическая база делопроизводства
1.1
История развития секретарского дела на Руси
Развитие письменности на Руси в X-XI вв. постепенно привело к довольно широкому распространению грамотности. Судя по летописям, в Древней Руси существовали школы, где детей обучали грамоте. В XI в. в стране появились библиотеки. В соборах и монастырях, а также при княжеских дворах вводились должности писарей, в обязанность которых входили записи приказов или распоряжений княжеских особ или духовных иерархов, переписывание старинных летописей либо иноязычных исторических повествований.
В начале XII в. монах Киево-Печерского монастыря Нестор составил крупнейший летописный свод Древней Руси, известный под названием "Повесть временных лет". В период феодальной раздробленности летописание велось во многих городах Руси.
В целом, как принято считать, делопроизводство в старой России прошло три основных этапа развития: приказное, коллежское и исполнительное.
Начиная с конца XV в., появляются первые приказы - органы княжеской власти, ведающие различными государственными делами. В XV-XVIII вв. приказное делопроизводство оформилось в стройную систему, что позволило централизовать управление страной.
Постепенно, подчиняясь требованиям государственной дисциплины, устанавливается единообразный порядок оформления и прохождения различных документов. Укрепление Российского государства в середине и второй половине XVI в. привело к увеличению приказной бюрократии и расширению документооборота в стране.
Число приказов в XVI в. достигло 22-х, причем приказная бюрократия превратилась во влиятельное сословие. В XVII в. общее число приказов достигло 80-ти. Приказная бюрократия (думные дьяки, дьяки и подьячие) контролировала многие сферы жизни страны.
При царе Федоре Алексеевиче (1676-1682) приказная система подверглась реформам: приказов стало меньше, а их функции были разделены более четко. Централизованная бюрократическая система постепенно подготавливала переход к абсолютной монархии.
При Петре I был организован высший орган управления - Сенат, куда входили дворяне, назначаемые царем. Сенат осуществлял контроль за центральной и местной администрацией, разрабатывал законы, регулировал налоги и сборы и т.д. Затем в 1718 г. вместо старых приказов было учреждено 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью государственного управления.
27 февраля 1720 г. был издан свод правил по организации государственных учреждений, названный Генеральным регламентом. Он определил структуру, задачи, функции и порядок работы коллегий. В этом документе, подписанном Петром Великим, имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также раздел о секретарском чине.
Таким образом, с принятием Государственного регламента в России официально появились канцелярии и должности секретарей. Именно поэтому 27 февраля 1720 г. называют датой рождения секретарской должности в России. Для некоторых документов (дипломы, патенты) были созданы генеральные формуляры, т.е. образцы, по которым они должны были оформляться.
В состав канцелярий обычно входили секретари, а также копиисты, писцы, регистраторы, актуариусы, фискалы, архивариусы и др.
В 1722 г. сословные права и привилегии дворянства были закреплены в "Табели о рангах". Дворяне были разделены на 14 "рангов" (в соответствии с занимаемой должностью на государственной или военной службе). Тем не менее, коллежское делопроизводство, несомненно, было более прогрессивным по сравнению с приказным. Возникли упорядоченные системы регистрации, которая велась в специальных журналах.
В этот период были заложены основы организации учета и хранения документов. Впервые появились отделы хранения документации, названные архивами.
В начале XIX в. в результате очередной государственной реформы в стране установилось так называемое исполнительное делопроизводство. Высшим законодательным органом стал Государственный совет (1810 г.). Чуть ранее (1802 г.) вместо коллегий были созданы 8 министерств (впоследствии их число увеличилось).
Министерства имели сложную многоступенчатую структуру: они состояли из департаментов, которые делились на отделения, а отделения - на столы. Министр являлся единоначальником, а чиновники министерства - исполнителями его указаний.
В результате введения министерской системы произошло более четкое разграничение компетенции органов исполнительной власти.
Для служебной переписки, которая получила дополнительный размах, применялись бланки с особым угловым штампом, изготовленным как типографским, так и ручным способом.
Последующие государственные реформы неизбежно сказывались на совершенствовании секретарского дела в России.
В 1861 г. в стране было отменено крепостное право, что способствовало развитию капиталистических отношений. Разнообразные местные органы власти имели свои канцелярии и многочисленный штат секретарей. Между тем свои секретари-делопроизводители появились и у директоров крупнейших предприятий, банков, заводов и мануфактур.
В 1868 г. в Харькове были впервые основаны курсы по подготовке профессиональных секретарей. Впоследствии аналогичные учебные заведения были созданы в Москве, Петербурге и других российских городах.
В 1870 г. была создана система городского самоуправления (в России в тот период насчитывалось свыше 500 городов). Каждые четыре года в любом городе избиралась городская дума, которая формировала городскую управу. Думой и управой руководил городской голова. Городские власти имели свои управленческие конторы, в которых трудились десятки секретарей, ведавших перепиской, систематизацией и хранением различных документов.
В начале XX в. Россия переживала бурный рост промышленного развития. Росло количество всевозможных обществ, товариществ, клубов, банковских объединений и фирм. Секретарское дело получает еще большее распространение, причем значительная часть деловой переписки была связана с осуществлением финансовых, строительных, производственных, сельскохозяйственных и иных проектов, а также торговых операций.
В 1905-1910 гг. была проведена так называемая Столыпинская реформа, в результате которой более двух миллионов крестьян получили в личную собственность земельные наделы. В целом в 1907-1913 гг. Россия заметно продвинулась по пути общественного и экономического прогресса.
На новый уровень развития постепенно выходило и секретарское дело. Стали использоваться различные модели пишущих машинок, расширился ассортимент канцелярских принадлежностей. Довольно широкое распространение получила стенография.
После Октябрьской революции 1917 г. в стране фактически началось создание нового государственного аппарата. Большевистские власти были заинтересованы в том, чтобы в новом пролетарском государстве делопроизводство было упорядоченным, скорым, эффективным и доступным для граждан. Был разработан проект декрета об улучшении "письмоводства" и сокращения переписки. В 1918 г. было опубликовано постановление Совета рабочей и крестьянской обороны "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты". В 1921 г. состоялась Первая Всероссийская конференция по научной организации труда и производства, на которой впервые были поставлены задачи научной организации управленческого труда и работы с документами, а также создания в стране органов, координирующих и направляющих эту работу.
В 1926 г. в стране был создан Государственный институт техники управления. Вопросы совершенствования управления, делопроизводства, архивного дела обсуждались на высшем правительственном уровне. Выдвигались требования, чтобы секретари руководящих работников советских учреждений в основном выполняли творческие функции, были консультантами директоров, следили за качеством подготовки служебных документов, помогали руководителям в приеме посетителей, а также постоянно занимались самообразованием и стремились к профессиональному росту.
Однако дальнейшая бюрократизация управленческого аппарата на всех уровнях негативно отразилась на развитии отечественного делопроизводства.
В 1925 г. секретарей фактически уравняли с машинистками, мелкими конторскими служащими и посыльными.
В 1926 г. секретарей предложили называть помощниками руководителя, но из этого ничего не вышло. Несколько позже, в 1932 г., было принято решение о делении секретарских должностей на две группы: высшую (с более высокими окладами) и низшую (с гораздо меньшей зарплатой).
В годы Великой Отечественной войны (1941-1945 гг.) делопроизводство велось в ограниченных масштабах, хотя во фронтовых и армейских штабах осуществлялась регулярная военно-канцелярская работа. В послевоенный период происходило возрождение и совершенствование сферы делопроизводства. Были приняты государственные постановления, регламентирующие такие направления работы аппарата, как механизация документационных процессов, внедрение достижений НОТ, в том числе в области стандартизации и унификации.
В июле 1963 г. было принято постановление Совета Министров СССР N 829 "О мерах по улучшению архивного дела в СССР", в соответствии с которым вводились в действие "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов", подготовленные Главархивом СССР. Была поставлена задача разработки Единой государственной системы делопроизводства для предприятий, организаций и учреждений.
Через два года, в 1966 г., был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), одной из основных задач которого было создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).
С начала 70-х годов в стране стали действовать единые правила подготовки и оформления документов. В 1975 г. был принят государственный стандарт (ГОСТ) - "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения». Начиная с 1977 г., в некоторых специальных учебных заведениях был введен курс основ секретарского дела ".
В 1984-1986 гг. была разработана новая система документационного обеспечения административной деятельности, названная "Единой государственной системой документационного обеспечения управления". Однако вследствие значительной бюрократизации всех звеньев государственно-управленческого аппарата, эта система не смогла на практике реализовать свои потенциальные возможности.
Распад Советского Союза в начале 90-х годов прошлого века и становление на новой основе государства Российская Федерация привели к значительным изменениям во всех сферах хозяйства, в том числе и в сфере архивной, и в области всего делопроизводства. Было принято решение о создании Государственного архива (ГАРФ). В настоящее время ГАРФ - один из крупнейших архивов страны.
1.2
Нормативно-методическая база делопроизводства
В этом параграфе мы рассмотрим основные нормативно-методические документы, регламентирующие делопроизводство и секретарскую деятельность в России.
Нормативную базу делопроизводства составляют:
законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;
указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;
законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации (учитываются при организации делопроизводства органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории);
нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;
общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
унифицированные системы документации;
нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.
Государственное регулирование делопроизводства обеспечивается Федеральным архивным агентством, которое осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.
Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.
Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.
Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами. В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методической база - документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб, подразделений и работников учреждения.
Типология, языковое и композиционное представление деловых бумаг закреплены следующими основными документами:
1. Конституция РФ;
2. Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст. Стандарт распространяется на постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования стандарта являются рекомендуемыми.[2]
3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
4. ГОСТ Р 50922-2006. Защита информации. Основные термины и определения.
5. ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи.
6. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Утверждена Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536). Положения Типовой инструкции устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти - министерствах, службах, агентствах и распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных технологий.
7. Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 5 января 2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
8. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".
9.Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями на 13 мая 2008 г.).
10. Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" (с изменениями на 23 июля 2008 г.).
11. Постановление Правительства от 15 июня 2009 г. № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".
12. Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 г. № 290 "О Федеральном архивном агентстве" (с изменениями на 8 августа 2009 г.).
13. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 "О трудовых книжках" (с изменениями на 19 мая 2008 г.).
14. Распоряжение Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р "О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников".
15. Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
16. Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек".
17. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
18. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Росархива 6 октября 2000 г.
19. Приказ Росархива от 19 января 1995 г. № 2 "Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия".
20. Нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий. [3]
Вывод: Безусловно, исторически сложившееся развитие рыночных отношений в стране дало новый импульс подъему и совершенствованию секретарского дела. В современных условиях профессия секретаря в полной мере и объеме востребована как в государственном, так и в частном секторе. Секретари различных уровней осуществляют важную подготовительную и техническую работу в аппаратах Федерального Собрания и Президента РФ, во всех министерствах и ведомствах, а также в сотнях и тысячах банков, производственных объединений, промышленных и торговых предприятий, акционерных обществ, кооперативных организаций и малых предприятий с ограниченной ответственностью, что было бы невозможно без существующей нормативно-методической базы.
Глава
II
Роль и обязанности секретаря в организации командировок
2.1 Круг обязанностей секретаря
Круг обязанностей секретаря бывает весьма обширным и во многом зависит от специфики деятельности конкретной организации или фирмы[4]
. Примерный перечень обязанностей секретаря может выглядеть следующим образом:
1. Просмотр и надлежащая обработка входящей и исходящей почты.
2. Ведение телефонных разговоров, организация приемов, включая прием и обслуживание посетителей.
3. Подшивка документов и ведение дел.
4. Составление писем, подготовка кратких справок по отчетам и т.д.
5. Оформление различных счетов.
6. Руководство деятельностью подчиненного делопроизводственного персонала.
7. Учет и регистрация деловой корреспонденции, включая личную переписку руководителя.
8. Организация командировок.
9. Организация и участие в работе совещаний, включая подготовку повестки дня и ведение протокола.
10. Организация дел в кабинете руководителя, т.е. ведение и своевременное уточнение настенных графиков, контроль документов и дел, хранящихся в кабинете.
11. Освобождение руководителя от многочисленных рутинных операций.
12. Информационное обеспечение руководителя, т.е. знание книг, справочников и других источников, в которых содержится необходимая информация.
Условно все секретарские обязанности можно разграничить на работу по документному (оформление и регистрация корреспонденции, контроль за исполнением приказов и постановлений свыше, подшивка дел и сдача материалов в архив) и бездокументному (доброжелательный прием посетителей (любой из них может стать выгодным клиентом фирмы), подготовка командировок, телефонное обслуживание и т.д.) обслуживанию руководства фирмы или учреждения[5]
.
При планировании своего рабочего времени секретарь исходит из иерархии задач (по важности и первоочередности), стоящих перед руководством учреждения, и из рабочего плана руководителя[6]
. При этом он руководствуется следующими принципами: ничего не должно быть забыто; все сроки календарного плана должны быть выполнены; необходим определенный резерв рабочего времени для преодоления неожиданно возникших проблем или выполнения ранее не предусмотренных заданий; вся работа должна выполняться в рациональной последовательности и с наименьшими затратами.
При приеме работников других учреждений и организаций или командированных из других городов секретарь выясняет, согласовано ли посещение заранее письмом или по телефону. Секретарь должен записать день и час приема и накануне напомнить о нем руководителю. В противном случае секретарь должен узнать у посетителя, из какой организации и по какому делу он прибыл, и в случае необходимости направить его к соответствующему сотруднику.
Секретарь должен знать: положения и инструкции по документационному обеспечению; руководящий состав предприятия, его подразделений; машинопись; работу на персональном компьютере; правила орфографии и пунктуации; порядок расположения материала при печатании различных документов; правила эксплуатации пишущих машин, персонального компьютера, диктофонов, магнитофонов; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила внутреннего трудового распорядка; основы научной организации секретарской службы; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, промышленной санитарии, противопожарной защиты.
2.2
Организация командировок
Мы более подробно остановимся на организационных задачах, которые должен выполнять секретарь при организации командировок.
Функции секретаря по подготовке к поездке руководителя и специалистов:
1. Секретарь подбирает всю необходимую для командировки информацию, в том числе доклады или рефераты для конференции или
2. Секретарь печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, с которыми должен встретиться руководитель или специалист, а также времени, на которое назначены встречи или мероприятия. Копию такой программы секретарь обязательно должен оставить у себя, иначе он не сможет при необходимости оперативно связаться с руководителем. Предварительная программа готовится секретарем совместно с руководителем и может содержать следующую информацию:
а) дату отправления, прибытия, продолжительность поездки;
б) способ передвижения;
в) бронирование мест в гостиницах;
г) места посещения и проезд к ним;
д) отдельные лица или компании, с которыми нужно установить связь (наименования, адреса, телефон).
3. Секретарь продумывает подарки и сувениры для принимающей стороны.
4. Секретарь снабжает руководителя канцелярскими принадлежностями (блокноты, ручки, папки и т. П.).
Перечень документов необходимых руководителю в командировке:
1) паспорт (при необходимости загранпаспорт);
2) авиабилеты или железнодорожные билеты;
3) командировочное удостоверение;
4) служебное задание.
Для направления в командировку сначала необходимо заполнить служебное задание – форма № Т-10а (Приложение 1), которое в дальнейшем используется для составления отчета о выполнении цели служебной командировки. Утверждается задание руководителем организации или уполномоченным лицом и передается в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку.
Для того чтобы ваш руководитель отправился в командировку, недостаточно только устной договоренности или письма-приглашения принимающей стороны, необходимо подготовить приказ о направлении в командировку. В соответствии с новыми учетными формами бланк приказа о направлении сотрудника в командировку оформляется по форме № Т-9 (Приложение 2), для направления нескольких сотрудников в одну организацию – № Т-9а (Приложение 3).
После подписания приказ в обязательном порядке регистрируется. Для регистрации чаще всего используются журнальные формы, в которые заносятся дата и номер приказа, его краткое содержание, должность руководителя, подписавшего документ. Как правило, приказы о командировании имеют общую нумерацию с кадровыми приказами, хотя приказы о командировании правильнее было бы регистрировать отдельно (например, с индексом «к», а приказы по личному составу – «лс»), так как эти приказы имеют разные сроки хранения (приказы о командировании – 5 лет, приказы по личному составу – 75 лет минус возраст).
Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них). Командировочное удостоверение оформляется по форме Т-10 (Приложение 4), утвержденной постановлением Госкомстата России.
В каждом пункте назначения в командировочном удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия и заверяются подписью ответственного лица и печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности организация для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.
Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. При выезде за границу время пребывания в загранкомандировке определяется по отметкам в загранпаспорте, поэтому удостоверение не выписывается.
Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства на место постоянной работы. Если отправление вашего руководителя назначено до 24 ч включительно, то днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 ч и позднее – последующие сутки. Например, поезд отправляется 29 января в 23 ч 50 мин (вокзал находится в черте города), первым днем командировки в этом случае будет считаться 29 января. Если самолет вылетает 30 января в 0 ч 40 мин, а до аэропорта надо добираться 2 ч, то первым днем командировки все равно будет считаться 30 января.
Бланк командировочного удостоверения выдается сотрудником, ответственным за командировки (секретарем). Заполняется командировочное удостоверение в одном экземпляре, подписывается руководителем и направляется секретарю, который проставляет отметку о выбытии на оборотной стороне и регистрирует удостоверение в специальном журнале учета работников, выбывших в командировки (Приложение 5).
Перед отъездом руководителя в командировку секретарь должна получить максимум информации о своих действиях во время отсутствия руководителя. Необходимо проконтролировать и вопрос подписи документов во время отсутствия начальника. Если на время отсутствия руководитель передает право подписи другому должностному лицу, то необходимо подготовить соответствующий приказ о возложении обязанностей руководителя на период нахождения его в командировке на заместителя руководителя или другое должностное лицо. Секретарь также должна проследить исполнение контролируемых документов, так как при выбытии в командировки работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.
Во время отсутствия руководителя секретарь обычно выполняет все делопроизводственные операции с документами: принимает и обрабатывает корреспонденцию, регистрирует документы и группирует их по рубрикам. То есть выполняет свои обычные обязанности. Все телефонные звонки, поступившие в адрес руководителя, записываются в специальном журнале регистрации телефонных переговоров. Если данные вопросы могут быть решены другим сотрудником в пределах его компетенции, то телефонные разговоры разрешено переадресовывать, о чем в журнале регистрации делается соответствующая запись.
После возвращения руководителя из командировки секретарь:
1) информирует его о вопросах, которые возникли в период его отсутствия;
2) обрабатывает материалы командировки;
3) оформляет отчетные документы.
При работе над отчетом секретарь должен знать его цель, объем и для кого он предназначен. Обычно отчет включает три раздела:
1) обоснование необходимости командировки;
2) последовательность решения вопросов;
3) выводы и рекомендации.
В функции секретаря входит не только организация командировок руководителя и специалистов, но и прием командированных работников. Секретарь должен выяснить:
1) по какому вопросу прибыл посетитель;
2) узнать, обеспечен ли он гостиницей и при необходимости помочь ему;
3) отметить командировочное удостоверение.
Командировочные удостоверения прибывших работников регистрируются в специальном журнале отдельно от командировочных удостоверений сотрудников организации (Приложение 6).
При соблюдении этих нехитрых правил организации поездок командировки будут способствовать процветанию вашей фирмы, а не ее разорению.
Вывод: от того, насколько грамотно и профессионально секретарь подготовит командировку руководителя или специалиста, во многом зависит ее результат, а соответственно и успех будущей сделки и процветание фирмы. Следовательно, от исполнения секретарем функций на фирме зависит очень многое.
Глава
III
Статус секретаря сегодня. Типичные ошибки секретарей
3.1 Статус секретаря на сегодняшний момент
Одним из наиболее острых вопросов развития секретарского дела в настоящее время является вопрос о статусе профессии. Это объясняется тем, что на профессиональный выбор молодого поколения всегда влияет престижность профессии и ее высокий статус в общественном сознании. Если статус профессии невысок, вряд ли можно ожидать притока в ее ряды специалистов с хорошими деловыми и личностными характеристиками.
С удовлетворением можно отметить, что в сегодняшний период развития экономики искусственно поднимать статус профессии секретаря не требуется. Сама жизнь коренным образом изменила традиционное, стереотипное представление о секретаре как о техническом исполнителе при руководстве. На смену отжившему образу “секретарши”, сидящей за пишущей машинкой и отвечающей на телефонные звонки, пришел совершенно иной тип секретаря. Это специалист с профессиональным образованием, высоким интеллектом, умеющий общаться с людьми. Современные секретари хорошо разбираются в информационных технологиях, психологии, свободно владеют иностранным языком[7]
. Развитие рыночных отношений, появление принципиально новых (негосударственных) организаций вызвали резкое увеличение спроса на настоящих профессионалов в области секретарского дела. Это, в свою очередь, привело к росту статуса секретаря и повышению престижности и перспективности этой профессии.
Тем не менее многие секретарские должности отсутствуют в квалификационных документах. Особенность состоит в том, что в этой деятельности немало принципиально разных видов работ, например документационное обеспечение управления и бездокументное обслуживание управленческих процессов. Функциональные различия в деятельности секретарей должны найти свое отражение и закрепление в наименованиях должностей и их квалификационных характеристиках, в связи с этим пересмотра требует содержание Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, где отсутствуют такие современные, востребованные практикой и уже существующие в реальной жизни должности, как: секретарь-референт, офис-менеджер, секретарь-ассистент, секретарь-переводчик и др.
Долгие годы должность секретаря (в т. Ч. В Квалификационном справочнике должностей) относилась к разряду технических исполнителей.[8]
Это влияло на все остальные характеристики: уровень образования (начальный профессиональный), социальный статус (непрестижность профессии), материальное стимулирование (низкая зарплата), карьерный рост (в большинстве случаев отсутствие перспектив профессионального роста).
Изменение статуса профессии секретаря в настоящее время позволяет говорить о необходимости отнесения таких должностей, как секретарь-референт или офис-менеджер, к разряду специалистов, а в ряде случаев (в зависимости от масштабов организации и решаемых задач) и к разряду руководителей среднего или низшего звена. Отсутствие четких рамок функциональной специализации секретарей и должностных характеристик приводит к снижению эффективности их труда, потерям рабочего времени, служебным конфликтам. Немало проблем с определением и совмещением профессиональных обязанностей возникает у секретарей небольших организаций, где секретарь “параллельно” работает и кадровиком, и архивариусом, и помощником бухгалтера.
Делопроизводство занимает важное место в деятельности большинства секретарей, и профессиональное знание делопроизводства абсолютно необходимо каждому секретарю. Глупо ориентироваться только на бездокументное обслуживание управленческого аппарата.
Особенно важно хорошее знание делопроизводства для секретарей небольших организаций, где все виды работ с документацией выполняются одним специалистом.
Однако по многим из этих вопросов секретари ощущают острую нехватку как нормативных актов, так и методических указаний и рекомендаций. Отсутствие достаточной нормативно-методической базы в наибольшей степени мешает секретарям в настоящее время.
С одной стороны, излишняя регламентация в области обработки документов неизбежно приводит к бюрократизации управленческих процедур. Но в то же время слабая нормативная база не позволяет оперативно и качественно решать многие насущные вопросы в делопроизводстве.
Большинство секретарей-практиков хотели бы иметь у себя на рабочем столе полный набор необходимых регламентирующих документов, позволяющих избегать ошибок как при оформлении документов, так и при организации работы с ними.
3.2 Типичные ошибки начинающих секретарей
Работа молодых специалистов часто сопряжена с различного рода ошибками и оплошностями. В этом нет ничего удивительного: они только начинают свою карьеру и многого не знают и не умеют. Тем не менее, следует обратить внимание на то обстоятельство, что при желании любой молодой специалист мог бы застраховать себя от многих нелепых несуразиц и «ляпов», если бы он вовремя получил нужную информацию.
Служебная деятельность секретаря с первого взгляда может показаться довольно простой и необременительной. Однако это далеко не так. Сам факт того, что она является многоплановой и нередко связана с общением довольно значительного круга разных людей, свидетельствует: здесь могут существовать и существуют скрытые сложности, различные «подводные камни» (то есть невидимые глазу препятствия и барьеры), неожиданные проблемы, требующие незамедлительного разрешения, и разного рода «ловушки» и «тупики». Очень часто от четкой, аккуратной и организованной работы секретаря в значительной степени зависит качество работы всего предприятия, фирмы, объединения, посольства и других зарубежных организаций (конечно, в случае, если секретарь попадает на работу за границу).
Вдумчивое изучение основ секретарского дела, всесторонняя и тщательная подготовка к деятельности секретаря могут в значительной степени избавить в начале служебного пути от многих ошибок и оплошностей.
Целесообразно выделить наиболее типичные, «стандартные» оплошности, осмысление которых даст шанс начинающему секретарю избежать неверных шагов на этом увлекательном, но иногда извилистом пути.
Для более глубокого осознания типичных ошибок мы приведем конкретные примеры:
Рассмотрим ситуацию, произошедшую в фирме «Импульс», куда на работу недавно пришла молодая секретарша Лена[9]
.
1. «Звонок. Лена снимает телефонную трубку.
- Фирма «Импульс». Добрый день. Вас слушают.
- Здравствуйте, меня зовут Василий Иванович. Я очень хотел бы лично переговорить с директором вашей фирмы по важному производственному делу.
- Директора сейчас нет на месте. Он будет примерно через час.
- Спасибо. Я постараюсь перезвонить. До свидания.
- До свидания. Всего хорошего.
Через час Лена докладывает директору о телефонном звонке и состоявшемся разговоре.
- Василий Иванович? – переспрашивает директор. Из какой организации? По какому вопросу он звонил? Что предлагал? Какой, наконец, у него номер телефона?
Однако ни на один из этих вопросов Лена ответить не может. Незнакомец сам ничего не сказал, а Лена ни о чем и не спросила.
Делового контакта не получилось. Неизвестный пообещал перезвонить сам, но звонка по какой-то причине не последовало. Значительно позже выяснилось, что он перепутал одну из цифр телефона «Импульса» и банально не смог дозвониться. В результате обоюдовыгодная сделка оказалась сорванной, причем главным образом по вине Лены».
2. Обсудим второй пример аналогичного характера.[10]
«Фирма «Лотос» регулярно рассылает своим партнерам рекламные листы и списки вновь поступивших товаров на ее склад.
Адреса контрагентов занесены в специальный журнал «Постоянные партнеры и корреспонденты».
Раздается звонок. Начинающая секретарша Галя снимает трубку. Ей передают информацию о том, что у одной из партнерских компаний сменился почтовый адрес. Галина записывает новые реквизиты на каком-то листочке бумаги.
Затем раздаются новые звонки, у нее что-то спрашивает посетитель, очередную справку требует директор…
Галя забывает переписать новый адрес партнерской фирмы в журнал, а листочек куда-то пропадает, возможно, кто-то из сотрудников чисто случайно расписал на нем новую авторучку, а затем мошинально бросил в мусорную корзину.
Пора отсылать очередную партию почтовых отправлений. Но где же данные с новым адресом? Галя в волнении ищет везде, где только можно, но злосчастный листок пропал бесследно и безвозвратно.
Через некоторое время «забытая» партнерская фирма начинает проявлять беспокойство: она давно не получала почту от «Лотоса». Потом отношения восстанавливаются, но потерянного времени, а с ним, вероятно, и некоторых выгодных заказов уже не вернуть».
3. Ошибки этического характера
«Начинающая секретарша Катя очень любит свою работу. Она буквально бросается выполнять любое порученное ей задание. Все поручения Екатерина выполняет быстро и четко. Вместе с тем, она старается участвовать в делах тогда, когда ее об этом совсем не просят.
Услышав, что директор, Игорь Петрович, потребовал от одного из сотрудников представить отчет о проделанной работе к 20-му числу, Катя энергично напоминает всем сослуживцам: не забывайте об отчете, сдать надо к 20-му!
Один из старших консультантов возражает:
- Как же так? Была «железная» договоренность о подготовке отчетности к 25-му…
- Ни в коем случае! – парирует Екатерина, наслаждаясь своей информированностью. – Приказ Игоря Петровича: все отчеты к 20-му числу!
Однако вскоре выясняется, что к 20-му отчет должны сдать работники вспомогательных служб, а остальные сотрудники обязаны представить свои отчеты к 25-му.
Целую неделю на работе царили неразбериха и хаос, «автором» которых была исполнительная секретарша Катя».
25. Ошибки профессионального характера
« Секретаршу Зину в начале рабочего дня попросили срочно доставить конфиденциальное письмо по указанному адресу. Положив пакет в сумку, она отправилась в путь. Перед этим бегло взглянула на конверт, где размашистым почерком был указан адрес. «А, Богородское шоссе. Знаю, знаю, недалеко от станции метро «Сокольники». Совсем рядом», - повторила про себя Катя.
Добравшись до Сокольников, девушка решила еще раз уточнить адрес. Но что же это такое? Второпях она неправильно прочитала написанное на конверте, где значилось: Загородное шоссе, дом 38. Где же это? Зинаида стала лихорадочно расспрашивать прохожих, но, как на грех, никто не мог ей точно ответить и показывали иногда совершенно разные направления. В конце концов один пожилой москвич подсказал, что ей надо на метро доехать до станции «Тульская».
Дело кончилось тем, что Зина доставила конверт по нужному адресу только ближе к вечеру. Оказалось, что в конверт были вложены, кроме документов, еще и билеты на самолет, который к тому времени уже выруливал на старт. Деловая поездка двух партнеров в Норильск была сорвана.
Безусловно, доля вины здесь лежит и на тех, кто наспех спровадил Зинаиду с важным пакетом, но в первую очередь сама она перед поездкой должна была точно уяснить адрес и наметить правильный маршрут следования, используя для этого прежде всего карту города»[11]
.
Вывод: несмотря на то, что профессия секретаря до определенного момента считалась не престижной и не перспективной, сейчас количество квалифицированных специалистов, желающих занять эту ставшую достаточно популярной должность неоспоримо растет. Но, тем не менее, не стоит надеется на простоту и необременительность данной профессии, учитывая несовершенство нормативной базы делопроизводства и возможные ошибки в работе, которые могут повлечь за собой серьезные проблемы как для самого секретаря, так и для фирмы в целом.
Заключение
Проанализировав историю развития секретарского дела, существующую нормативную базу, определив роль секретаря в организации командировок, рассмотрев статус секретаря на сегодняшний момент и отметив возможные ошибки при работе, мы пришли к выводу, что в секретарском деле имеет место проблема и не одна: слабая нормативная база не позволяет оперативно и качественно решать многие насущные вопросы в делопроизводстве, с другой стороны, излишняя регламентация в области обработки документов неизбежно приводит к бюрократизации управленческих процедур; большинство секретарей-практиков хотели бы иметь у себя на рабочем столе полный набор необходимых регламентирующих документов, позволяющих избегать ошибок как при оформлении документов, так и при организации работы с ними.
Мы, рассмотрев все аспекты секретарского обслуживания, предлагаем следующие пути решения существующих проблем:
1) необходимо наличие типовой инструкции по организации работы с документами в современных управленческих структурах, в т.ч. негосударственных (инструкция должна закрепить принципиальные положения в области ведения делопроизводства, помочь практикам правильно решать существующие задачи);
2) большую помощь практикам оказали бы методические рекомендации по составлению и оформлению отдельных видов организационно-распорядительной документации с приложенными к ним примерами (для писем, приказов, протоколов, актов и др.);
3) необходима более полная и четкая нормативная база (создание нового стандарта);
4) правила оформление реквизитов требуют более глубокой проработки;
5) эффективным также является применение нормативно-методических документов по документационному обеспечению управления в виде электронных текстов в корпоративной сети;
6) расширение системы подготовки квалифицированных секретарей.
Тем не менее, для профессии секретаря наступило новое, благоприятное время. Без преувеличения можно сказать, что эта профессия переживает в настоящий момент свое второе рождение. Анализ рынка труда, изучение спроса на профессиональных секретарей позволяют сделать вывод о том, что эта профессия успешно развивается на принципиально новых позициях.
Характеризуя пути развития профессии секретаря и ее современных модификаций (секретарь-референт, офис-менеджер, секретарь-переводчик, помощник руководителя, ассистент руководителя и др.) следует отметить:
главным требованием к специалистам секретарского дела становится профессионализм, базирующийся на глубоких и всесторонних знаниях в области документационного и бездокументного обеспечения деятельности руководителя и организации в целом.
Список использованных источников и литературы
1. Конституция РФ: Основной закон. – М.: Юрист, 2006. – 33с.
Тексты ГОСТов, законов, постановлений, взяты с сайта www.termika.ru:
2. Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятым Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.
3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
4. ГОСТ Р 50922-2006. Защита информации. Основные термины и определения.
5. ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи.
6. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Утверждена Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536).
7. Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
8. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
9.Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями на 13 мая 2008 г.).
10. Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (с изменениями на 23 июля 2008 г.).
11. Постановление Правительства от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
12. Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 г. № 290 «О Федеральном архивном агентстве» (с изменениями на 8 августа 2009 г.).
13. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (с изменениями на 19 мая 2008 г.).
14. Распоряжение Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р «О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников».
15. Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
16. Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
17. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
18. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Росархива 6 октября 2000 г.
19. Приказ Росархива от 19 января 1995 г. № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».
20. Галахов В.В., Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н., Пшенко А.В.. Степанов Е.А., Янковская В.Ф.; под ред. Корнеева И.К., Кудряева В.А., Делопроизводство: Образцы, документы, организация и технология работы с учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М.: Проспект, 2006.
21. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2004. – 256 с.
22. Колмышев А.Л., Королев Ю.Б., Маковецкий В.В. и др.; под ред. Маковецкого В.В., Документирование управленческой деятельности. – М.: КолосС, 2005.
23. Кузнецова Т.В. Должностные инструкции – М.: «Издательство ПРИОР», 2006. – 128 с.
24. Лопатникова, Е.А., Делопроизводство: образцы док. С коммент.-3-е изд., стер.-Москва: Омега-Л, 2006.- 319 с.- (Библиотека типовых документов).
25. Петрова Ю.А, Суняева Ю.Ю., Наумова Р.Л. Настольное руководство секретаря и помощника руководителя – М.: «Издательство ГроссМедиа», 2009. – 165 с.
Приложения
Приложение 1
Приложение 2
Приложение 3
Приложение 4
Приложение 5
Приложение 6
[1]
Галахов В.В., Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н., Пшенко А.В.. Степанов Е.А., Янковская В.Ф.; под ред. Корнеева И.К., Кудряева В.А., Делопроизводство: Образцы, документы, организация и технология работы с учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М.: Проспект, 2006.
[2]
www.termika.ru
[3]
Все нормативые документы взяты с www.termika.ru
[4]
24. Лопатникова, Е.А., Делопроизводство: образцы док. С коммент.-3-е изд., стер.-Москва: Омега-Л, 2006.- 319 с.- (Библиотека типовых документов).
[5]
Колмышев А.Л., Королев Ю.Б., Маковецкий В.В. и др.; под ред. Маковецкого В.В., Документирование управленческой деятельности. – М.: КолосС, 2005.
[6]
Кузнецова Т.В. Должностные инструкции – М.: «Издательство ПРИОР», 2006. – 128 с.
[7]
Петрова Ю.А, Суняева Ю.Ю., Наумова Р.Л. Настольное руководство секретаря и помощника руководителя – М.: «Издательство ГроссМедиа», 2009. – 165 с.
[8]
Петрова Ю.А, Суняева Ю.Ю., Наумова Р.Л. Настольное руководство секретаря и помощника руководителя – М.: «Издательство ГроссМедиа», 2009. – 165 с.
[9]
Петрова Ю.А, Суняева Ю.Ю., Наумова Р.Л. Настольное руководство секретаря и помощника руководителя – М.: «Издательство ГроссМедиа», 2009. – 165 с.
[10]
Петрова Ю.А, Суняева Ю.Ю., Наумова Р.Л. Настольное руководство секретаря и помощника руководителя – М.: «Издательство ГроссМедиа», 2009. – 165 с.
[11]
Петрова Ю.А, Суняева Ю.Ю., Наумова Р.Л. Настольное руководство секретаря и помощника руководителя – М.: «Издательство ГроссМедиа», 2009. – 165 с.