Информационные технологии в делопроизводстве

Содержание

Введение...................................................................................................................3

1 Новые информационные технологии обработки документов.........................6

1.1 Автоматизация работы с документами...........................................................6

1.2 Автоматизированные рабочие места.............................................................10

1.3 Электронные офисные системы...................................................................12

1.4 Компьютер и оргтехника................................................................................15

1.5 Операционная система компьютера..............................................................18

2 Влияние новых информационных технологий на организацию службы делопроизводства..................................................................................................21

2.1 Системный подход к управлению электронными документами...........................21

2.2 Основные положепо документированию управленческой деятельности..........................................................................................................24

Заключение ...........................................................................................................28

Список литературы...............................................................................................30

Введение

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу[1]
.

Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.

В первую очередь это касается собственно создания и оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют не только повысить скорость оформлления документа, но и существенно повысить его качество по сравнению с "докомпьютерными" технологиями.

Информационные технологии позволяют также обеспечивать удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера. В операционной системе Windows эта задача может быть выполнена, например, с помощью программы Проводник.

Не менее важная задача делопроизводства - это организация регистрации (учета) документов, а также контроль за сроками их исполнения. Причем учет и хранение документов необходимо организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов.

Уровень автоматизации делопроизводства существенно повышается, если в каждом подразделении предприятия установить компьютеры, связанные локальной сетью. Необходимым условием функционирования такой системы, является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Работа с такими документами происходит по унифицированной схеме ЕГСДОУ (Единая государственная система документационного обеспечения управления) с той лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в разных подразделениях организации. Это существенно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц. Такой способ ведения делопроизводства и называют безбумажной технологией.

Цель курсовой работы: построить концепцию новых информационных технологий обработки документов, их влияние на организацию службы делопроизводства.

Для достижения данной цели ставятся следующие задачи:

- проанализировать сущность процесса автоматизации работы с документами;

- выявить автоматизированные рабочие места;

- показать сущность электронных офисных систем;

- раскрыть технические средства рабочих мест в ДОУ;

- раскрыть модель операционной системы компьютера;

- показать сущность системного подхода к управлению электронными документами.

Методологическую основу составили принципы объективности, всесторонности, комплексности, методы анализа и синтеза, конкретно-исторический метод, сравнительно-правовой метод.

1 Новые информационные технологии обработки документов.

1.1 Автоматизация работы с документами

Автоматизация делопроизводства предполагает автоматизацию подготовки документов предприятия, регистрацию и учет поступа­ющих в организацию документов, прохождение внутренних докумен­тов, а также контроль за их исполнением.

Хорошая организация документооборота помогает своевремен­ному прохождению документов по подразделениям организации и равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, способ­ствует эффективному

Рис.1. Схема автоматизации работы с документами

управлению предприятия. Автоматизация служб делопроизводства обеспечивает увеличение объема выполняе­мой работы, и уменьшение затрачиваемого для этого времени.

Документооборот организации представлен потоками докумен­тов различных категорий, схема движения которых разрабатывается руководителем службы делопроизводства. Общая схема автоматиза­ции движения документов в учреждении показана на рис. 1.

Автоматизированные технологии обработки документной инфор­мации должны отвечать требованиям Инструкции но делопроизвод­ству учреждения.

Современные системы автоматизации делопроизводственной деятельности и документационного обеспечении управленческой де­ятельности предприятий поддерживают полный жизненный цикл документа.

Поступивший извне документ сначала должен быть зарегистри­рован. После этого документ начинает движение поорганизации. Он попадает к должностным лицам, которые решают кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу.

Резолюции накапливаются и детализируются до тех пор, пока документ не попадает к исполнителям. После завершения работы над документом он списывается в дело Далее документ либо пере­дается на архивное хранение, либо уничтожается в соответствии с правилами архивного хранения, принятыми в организации[2]
.

Для ускорения подготовки часто повторяющихся видов докумен­тов, пользуются банком текстовых заготовок. Он содержит унифи­цированные формы (бланки) и тексты документов согласно Госу­дарственной системе документационного обеспечения управления. 13 них также могут включаться и повторяющиеся тексты документов, постоянные части в тексте, названия должностей, фамилии и адреса постоянных авторов и корреспондентов, юридические текстовые фор­мулы, придающие документам юридическую силу и правовой харак­тер и т.д. Подготовленный на основании таких заготовок документ, с необходимыми реквизитами, затем отправляется по адресу.

Поступающие в организацию, а также исходящие документы подлежат обязательной регистрации (кроме копий документов, по­ступающих для сведения и рекламно-поздравительных извещений). Все документы организации регистрируются централизованно. Ис­ключение составляют организации, имеющие территориально обо­собленные структурные подразделения или очень большой годовой документооборот. Для автоматизации регистрации создается база данных и информационно-поисковая система, позволяющая просле­дить все документы учреждения и места их нахождения в данный момент времени, состояние исполнения и контроль сроков исполне­ния документов.

Информационный поиск в базе документов организации проис­ходит с помощью включенных в нее реквизитов на соответствующей регистрационной карточке реквизита. Регистрационная карточка — это электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки. Регистрационные карточки, упорядоченные в соответ­ствии с правилами документооборота, составляют электронный ана­лог картотеки.

Регистрационная карточка является основной единицей хране­ния в базе данных системы и заводится в момент регистрации доку­мента. Заведение регистрационной карточки сводится к заполнению ее реквизитов.

К таким реквизитам относятся:

- входящий регистрационный номер и дата документа (дата по­ступления регистрируемого документа). Этот номер и дата должны быть указаны в регистрационном штампе документа;

- номер и дата поступающего в регистрацию документа; - наименование вида документа;

- адрес получателя или отправителя (организации, должност­ного или частного лица);

- количество листов и экземпляров;

- срок исполнения документа;

- шифр исполнителей (подразделения, на которое возложено исполнение документа);

- содержание документа.

Реквизиты «шифр исполнителей» и «содержание документа» про­ставляются на основании соответствующих классификаторов.

При регистрации документы делят на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, т.е. имеет отличные от других групп правила формирования регистрационного номера и, как пра­вило, различный набор реквизитов. Обычно системами автомати­зации делопроизводства поддерживаются три базовые группы:

— входящие;

—исходящие (и внутренние);

—письма и обращения граждан.

Некоторыми системами допускается разбиение каждой из групп документов на произвольные подгруппы, объединяющие документы по общему тематическому признаку, признаку подразделений или признаку переписки. Каждую из подгрупп, в свою очередь, можно разбивать на более мелкие подгруппы и так далее. Разбиение на под­группы определяется правилами документооборота в организации, а их состав и правила формирования регистрационных номеров хра­нится в системном справочнике групп документов.

Регистрация и учет внутренних документов определяются Инст­рукцией по делопроизводству организации.

По мере исполнения соответствующие документы могут выво­диться из оперативной информационной базы и храниться в архи­вном банке документов. Остаются только акты, имеющие норма­тивно-правовой характер.

В целом, современные системы автоматизации делопроизвод­ственной деятельности в той или иной мере обеспечивают:

¾ регистрацию всей поступающей корреспонденции (включая письма и обращения граждан);

¾ регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

¾ ввод резолюции, отчетов об исполнении, согласование (ви­зирование) документов;

¾ списание документов вдело в соответствии с принятой в орга­низации номенклатурой дел;

¾ контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, а также резолюций и указаний руко­водства; проверку правильности и своевременности исполне­ния документов;

¾ поиск документов и получение статистических отчетов по до­кументообороту организации.

1.2 Автоматизированные рабочие места

Согласно Государственной системе документационного обеспе­чения управления, автоматизация работы с документами осуществ­ляется с использованием персональных компьютеров и автоматизи­рованных рабочих мест (АРМ), сформированных на их основе.

Типовое АРМ состоит из компьютера, подключенною к сети и имеющего доступ ко всем вычислительным ресурсам и информаци­онным базам документов. В зависимости от сети АРМ может иметь доступ к внешним ресурсам и базам данных.

Для объединения компьютеров в единый комплекс используют­ся различные линии связи: кабельные (связь по кабелю типа телеви­зионного), волоконно-оптические (связь по гибкому жгуту волокон, в котором информация передается световыми импульсами) и теле­фонные (связь по телефонному кабелю).

Каждое автоматизированное рабочее место, а также организа­ция сетей разрабатывается в соответствии с организацией службы делопроизводства организации и конкретными функциональными обязанностями сотрудников. В системе автоматизации делопроиз­водства (в зависимости от схемы прохождения документов) предпо­лагается наличие следующих рабочих мест: АРМ руководителя службы делопроизводства; АРМ подготовки проекта документа; АРМ со­гласования.

К современным техническим средствам автоматизации инфор­мационно-управленческой деятельности относятся:

1) персональные компьютеры, объединенные в сети;

2) электронные пишущие машинки;

3) текстообрабатывающие системы;

4) копировальные машины;

5) коммуникационные средства, телефонная техника;

6) средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носи­тели информации: магнитные диски и ленты, микрофиль-мы, диски с оптическими записями);

7) средства для обмена информацией -— электронная почта;

8) видеоинформационные системы;

9) локальные компьютерные сети;

10) интегрированные сети учреждений.

К автоматизированному рабочему месту руководителя предъяв­ляются следующие требования: наличие баз данных, постоянно по­полняемых оперативной и достоверной информацией; обеспечение оперативного поиска необходимой информации в базе данных; на­личие программных средств, регулирующих организационную и ад­министративную деятельность; обеспечение оперативной связи с дру­гими источниками; обеспечение возможности накопления в памяти документов и решений.

Основные требования к АРМ подготовки проекта документа состоят в следующем: возможности доступа к банку текстовых загото­вок и автоматизированной информационно-поисковой системы; воз­можности работы с персональной базой данных и другими базами данных; возможности ведения диалога с дополнительными источ­никами информации; наличии технических средств для печати доку­ментов.

1.3 Электронные офисные системы

Офисная система — это программная среда, ориентированная на совместное, скоординированное использование электронных мето­дов обработки, хранения и передачи информации.

Круг задач электронной офисной системы:

1) автоматизация рутинных операций, снижение (или ликвида­ция) бумажного потока;

2) организация одновременного доступа к документам различ­ных пользователей;

3) осуществление эффективного поиска информации;

4)обеспечение высокой скорости и необходимого качества под­готовки документов.

Офисные системы должны обеспечивать эффективное выполне­ние следующих функций:

—ввод, подготовка и редактирование документов;

—регистрация документов;

—совместная работа над документами;

—контроль исполнения документов;

—создание баз данных (хранение документов);

—прием и пересылка документов;

—систематизация документов, формирование дел;

подготовка к хранению и архивное хранение дел. Рассмотрим несколько характерных офисных систем.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота«Дело».

Система поддерживает полный жизненный цикл документа в орга­низации: от его первичной регистрации до списания в архив. В ней реализован контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью фор­мирования сводок об исполнении контрольных документов, обеспе­чивается автоматический вывод на печать стандартных журналов, справок и сводок.

Система включает в себя два продукта:

- «ДЕЛО-Предприятие» — многопользовательская сетевая вер­сия на базе СУБД Oracle или MSSQL 7.0, предназначенная для автоматизации делопроизводства в масштабе всего предприятия (учреждения).

- «ДЕЛО-Секретарь» — полнофункциональная однопользова­тельская версия, которая поставляется с СУБД MicrosoftDataEngine (MSDE). Предназначена для автоматизации делопро­изводства небольших организаций или отдельных подразде­лений крупных организаций, в том числе в рамках распреде­ленной сети, обеспечивающей обмен по электронной почте на уровне «исходящих — входящих документов».

Система «Дело» настраивается в соответствии со схемой доку­ментооборота любого предприятия (учитывая его организационную структуру, сферу деятельности, номенклатуру дел и схему доступа к различным документам).

Система электронного документооборота и автоматизации дело­производства компании «Интерграст».

Система включает в себя три продукта:

- «Делопроизводство» — комплект баз данных для автоматиза­ции документооборота предприятия. Система обеспечивает: регистрацию всех документов предприятия; контроль докумен­тов, резолюций руководства, поручений; статистический ана­лиз исполнительской дисциплины сотрудников; автоматичес­кую доставку электронных документов исполнителям; веде­ние электронного архива документов.

- «Малый офис» — комплект баз данных для автоматизации офисной деятельности малых предприятий. В комплект входят базы данных: Регистрация документов, Договоры, Адре­са и телефоны, Прайс-лист, Заказы товаров и услуг. Сове­щания и заседания, Обращения клиентов, Проекты и меро­приятия, Планирование времени. Новости и дискуссии, Электронная библиотека документов. Отдел кадров, Прика­зы и распоряжения, Внешние контакты.

- «Канцелярия» — система автоматизации документооборота предприятия. Система обеспечивает: подготовку и храпение исходящей корреспонденции; подготовку распорядительной документации; регистрация входящей и исходящей корреспон­денции; контроль результатов и сроков исполнения документов; контроль переадресации документов но подразделениям; сорти­ровка и поиск документов, формирование сводок и отчетов. Система автоматизации делопроизводства, документооборота иуправления деловыми процессами крупных организаций на базе DOCSOpen и WorkRoute.

Применяется для комплексной автоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами, а также для создания электронных архивов крупных и средних организаций. Используется поэтапное внедрение автоматизированной системы:

—автоматизация централизованной службы ДОУ;

—автоматизация служб ДОУ структурных подразделений;

—автоматизация работы исполнителей в структурных подразде­лениях;

—автоматизация централизованного архива.

Система автоматизации конфиденциального документооборота и делопроизводства «Optima-Workflow».

Система «Optima-Workflow» предназначена для автоматизации основных процедур делопроизводства: создания, обработки, тира­жирования и хранения документов, а также для организации кон­фиденциального документооборота.

Система отслеживает и фиксирует процесс движения докумен­тов с учетом времени и имени исполнителя. В системе поддержива­ются специальные стандарты защиты, используются современные методы криптографической защиты и средства электронной цифро­вой подписи для защиты от преднамеренного или случайного вме­шательства.

1.4 Компьютер и оргтехника

Развитие электронного документооборота и автоматизация де­лопроизводства предъявляют определенные требования к техничес­ким средствам, которыми оборудуются рабочие места служащих орга­низации (и, в частности, отделов ДОУ). Наиболее часто использу­емыми в офисах техническими средствами являются: персональный компьютер (с принтером, сканером и модемом), телефон, факс, уничтожитель бумаг и копировальный аппарат.

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» (от 20.02.1995 № 24-ФЗ) используется следу­ющие понятие: средства обеспечения автоматизированных инфор­мационных систем и их технологий — программные, технические, лингвистические, правовые, организационные средства (програм­мы для электронных вычислительных машин; средства вычислитель­ной техники и связи; словари, тезаурусы и классификаторы; инст­рукции и методики; положения, уставы, должностные инструкции; схемы и их описания, другая эксплуатационная и сопроводительная документация), используемые или создаваемые при проектировании информационных систем и обеспечивающие их эксплуатацию. Пользователь (потребитель) информации — это субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации и пользующийся ею.

Компьютер в современных офисах стал незаменимым помощни­ком. Использование компьютеров помогает выполнять широкий круг задач, таких как создание и редактирование документов, регистра­ция документов и контроль за их исполнением, хранение и поиск текущих документов. Осуществляется архивное храпение докумен­тов, поиск необходимой информации, прием и передача докумен­тов по сети (как локальной, так и глобальной), а также организация рабочего времени пользователя.

Основу компьютера составляют системный блок, монитор, клавиатура и мышь. Дополнительно могут быть подключены различ­ные внешние (периферийные) устройства, в зависимости от специфики работы и задач пользователя (принтер, сканер, плоттер, модем, факс-модем, устройство архивации данных, и др.).

Принтер предназначен для вывода данных на печать (на бумажный носитель) из памяти компьютера. По способу печати различают матричные, струйные и лазерные принтеры. В матричных принтерах знаки на бумаге образуются при ударе иголок по красящей ленте. Работа струйных принтеров основана на управляемом нанесении на бумагу микрокапель чернил. Наилучшее качество и скорость печати обеспечивают лазерные принтеры.

В современных офисах используются струйные и лазерные принтеры (вместо устаревших матричных). В настоящее время широко применение в офисах получили принтеры фирмы Canon, HеwlePackard, Epson.

Сканер предназначен для ввода информации с бумажного носителя в память компьютера. По способу считывания информации различают сканеры планшетные, когда документ (как правило формат А4, либо A3) целиком укладывается на рабочую поверхность и рулонные сканеры, протягивающие лист бумаги. Наиболее используемыми являются планшетные сканеры фирм HewlettPackard.

Плоттер предназначен для вывода графической информации на бумажный лист, либо рулон. С его помощью делают макеты рекламных плакатов, машиностроительные чертежи. Распространены плоттеры форматов А1 и АО со струйным способом нанесения рисунка.

Модем предназначен для подключения компьютера к глобальным сетям и к все

мирной сети Internet посредством телефонных линий. Модем может быть внутренним устройством (в виде платы внутри системного блока), или внешним, подключаемым к компьютеру через последовательный порт.

Факс-модем используется для осуществления передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера по телефонным линиям связи. Как и модемы, факс-модемы также могут быть внутренними и внешними. Сейчас широко применяются факс-модем фирм Zyxel и Motorola.

Стример является устройством резервного копирования. Стримеры предназначены для архивации данных на жестком диске с itмощью записи их па магнитную ленту. Объем памяти одной кассеты составляет 60 Мб.

Устройства архивации данных предназначены для храпения боль­шого объема информации. Устройство архивации подключается к компьютеру через порт и производят запись па магнитооптические диски, диски ZipDrive (100 Мб) и JazzDrive (1 Гб). В локальной сети одно устройство архивации может обслуживать все компьютеры.

Компьютерная сеть предназначена для объединения нескольких компьютеров с целью обмена данными. Сеть дает возможность ис­пользовать общие ресурсы. Это могут быть базы данных, програм­мы, внешние устройства. Компьютеры соединяются между собой с помощью кабеля (телефонного, коаксиального, оптоволоконного) или с помощью телефонной сети. Обычно в сети один компьютер является сервером, управляющим передачей данных и периферий­ными устройствами, а остальные — рабочими местами.

Различают локальные компьютерные сети (LAN), расположенные в одном офисе или здании, и глобальные компьютерные сети (WAN).

Информация может храниться в базе данных сервера, что позво­ляет обращаться к документам с рабочих мест пользователей. Также обмен электронными документами, как в локальных, так и в гло­бальных сетях, может производиться с помощью электронной почты.

Наиболее распространенным средством связи является телефон. Для передачи копии документа используют телефакс.

В качестве средств ор1техники широко используются уничтожи­тели бумаги, переплетчики отчетов (с помощью пластиковых или металлических пружинок), ламинаторы для нанесения на документ прочной прозрачной пленки, копировальные машины (ксероксы).

1.5 Операционная система компьютера

Windows — это операционная система (ОС) персонального ком­пьютера. Главное назначение системы — обеспечить работоспособ­ность всех составных частей ЭВМ и прикладных программ пользова­теля. ОС загружается при включении компьютера и управляет всеми внутренними процессами его работы.

Когда включается компьютер, начинает выполняться программа начальной загрузки. Она тестирует компьютер и запускает програм­му, которая в свою очередь передает управление ОС. Windows се­годня — наиболее распространенная ОС на офисных компьютерах, но существуют и другие ОС, например, DOS, UNIX.

Различные ОС создаются для конкретных целен, по, тем не ме­нее, большинство ОС выполняют одни и те же функции. В основе их выполнение элементарных операций без непосредственною учас­тия пользователя. Удобство общения с ОС обеспечивает интерфейс — программные и технические средства (меню, окна, кнопки с мани­пулятором-мышью и др.) для «дружео BCiliioi о» диало) а машины и человека. С помощью интерфейса пользователь запускает нужные прикладные программы: редакторы, игры, базы данных и др.

Основным объектом, над которым производятся действия пользо­вателя и компьютера, является файл. Файловая система служит для организации и хранения информации на внутренних и внешних но­сителях. Отдельная порция информации, с которой можно выпол­нять действия создания, удаления, копирования, перенесения, пе­реименования и т.д. называется файлом. Папка является ключевым понятием файловой системы (распространены синонимы папки -каталоги, директории). Папка может содержать файлы, другие пап­ки. Диски, папки и файлы образуют иерархию файловой системы. Здесь уместна аналогия с описанием библиотеки (диск — библиоте­ка, папка — книжная полка, файл — книга).

Данные, программы и пиктограммы, которые используются для изображения внешних устройств и программных продуктов — все это хранится в виде файла. Каждый элемент в файловой системе имеет свои атрибуты, которыми управляет ОС. Примерами атрибутов яв­ляются имя, размер, время последнего изменения файла. Действия, которые можно выполнять над файлами: создать, копировать, уда­лить, переименовать, перенести, распечатать.

Для управления различными типами устройств, которые могут быть подключены к компьютеру, как внутренними, так и внешни­ми, Windows использует специальные программы - драйверы. Драй­веры многих устройств Windows устанавливает сам, для других мо­жет понадобиться отдельная установка с дискет или компакт-диска, приложенных к принтеру, цифровой фотокамере и т.п. Драйверы используются прикладными программами без непосредственного уча­стия пользователя.

Процесс общения с Windows осуществляется при помощи кла­виатуры, мыши и монитора. После включения компьютера и заг­рузки Windows появляется графическая оболочка, которая позволяет работать с компьютером, манипулируя значками пиктограмма­ми, окнами и ниспадающими меню. Вся эта облаем, экрана называ­ется рабочим столом Windows - своеобразным рабочим местом пользователя.

На рабочем столе расположено множество значков. Каждый из них обозначает собой объект: папку или программу, пользовательский файл. Рабочий стол компьютера может быть настроен индивидуально, но обычно он выглядит примерно так, как представлено на рис. 2.

Практически любую операцию в Windows можно выполнить, начиная с обращения к кнопке «Пуск» или панели задач. Они всегда доступны пользователю на рабочем столе.

Для просмотра папок и файлов в виде иерархической структуры файловой системы можно использовать проводник Windows. Режим проводника позволяет перемещаться по каталогам в одном окне. Левая область проводника Windows содержит список дисков и папок, а справа отображается содержимое текущего объекта.

2 Влияние новых информационных технологий на организацию службы делопроизводства

2.1 Системный подход к управлению электронными документами

Системный подход к управлению электронными документа­ми предусматривает набор устройств и программ, позволяющий эффективно организовать процедуры создания, хранения, ма­нипулирования и пересылки электронных документов.

Безусловно, даже создание простых документов эффективнее осуществлять на компьютере с использованием широкого арсе­нала программных средств, чем традиционно на пишущей ма­шинке. Тем более это оправдает себя при создании сложных документов, предназначенных для последующего тиражирования. Составление таких сложных, иногда и высокохудожественных, документов требует исполнения следующих процедур: набор текста, редактирования, корректуры, подготовки иллюстраций, макетирования и верстки страниц, печати.

Все процедуры создания документа можно эффективно выполнить на ПЭВМ, оснащенной сканером и набором проблемно-ориентированных предложений (ПОП), и в первую очередь программ текстового редактирования или настольной издательской системы. Сканер может использоваться для ввода в документ отдельно подготовительных фрагментов: рисунков, фотографий, схем, печатей, подписей и др[3]
.

В системах управления электронными документами исполь­зуются текстовые редакторы Лексикон, Word и др.), художественные редакторы (Paint, AcrobatExchange и т. и.) издательские системы (например FrameWake;), редакторы изображений, получаемых от сканеров, и т. д. Имеется набор пакетов для работы с художественными изданиями фирмы AdobePublishingCollection.

Система храпения электронных Документов должна обеспе­чить эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти компьютеров, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним.

Хранилища информации, в том числе и электронных доку­ментов, во внешней памяти называются базами данных. Органи­зация и программное обеспечение создания и обслуживания баз данных— прерогатива программных продуктов, объединенных под названием «системы управления базами данных». Наиболее известными программными средствами этой группы сейчас яв­ляются DBase, Clipper, Approach, Access и др.

Манипулирование электронными документами осуществляет специфическая подсистема, ориентированная на управленчес­кую деятельность. Основными функциями той подсистемы являются:

—организация работы с электронными документами;

—контроль исполнения документов;

—распечатка и тиражирование документов;

—электронное распространение документов.

Названные функции обеспечивают такие программные про­дукты, как Дело 96, БОСС-референт, Галактика (модуль «Управление документооборотом), DocsOpen, LanDocs, LinkWorks, Workflow, WorkMan, EffectOffice, OfficeMedia, Acrobat, Dyntcxt, WorldView и др.

Особо следует выделить универсальные интегрированные программные системы, частично или полностью реализующие перечисленные выше процедуры (WaterMarkProfessional,Works). Среди них, например, интегрированный пакет фирмы Microsoft (MS) Works объединяет в себе текстовый редактор, электронную таблицу и систему управления базами данных (СУБД). Широко известна среди интегрированных систем сис­тема MicrosoftOfficeforWindows, включающая в себя текстовый редактор MSWord, табличный процессор MsExcel, СУБД MSAccess (в профессиональной версии MicrosoftOffice), электрон­ную почту MSMail и ее расширение MSFormDesigner, програм­му электронного секретаря Schedule, программы обслуживания факс-модемов MSAtWorkPCFax, техники для презентаций MSPowerPoint и др.

Упомянутая выше отечественная система Дело 96 является специализированной системой. Система Дело 96 обеспечивает удобную организацию работы с документами и полный конт­роль за их перемещением и исполнением в любой организации, имеющей локальную вычислительную сеть. Она эффективно может использоваться совместно с универсальными средствами подготовки, хранения и обработки документов - текстовым редактором MSWord, табличным процессором MSExcel, элект­ронной почтой Mail, OpenMail и другими средствами. Система поддерживает работу с текстовыми, рукописными, графическими документами, факсами, телефонограммами, телевизионными изображениями и т. п.

Получила распространение мощная корпоративная система управления документами — DocsOpen. Система манипулирует не только электронными документами, но может эффективно сопровождать и обычные бумажные документы. DocsOpen ба­зируется на совокупности автоматизированных рабочих мест (АРМ): руководителя, администратора, пользователя, делопро­изводителя, архивариуса, оператора и др.

Среди других отметим интегрированную систему TeamOffice — это полная офисная открытая информационная систе­ма, обеспечивающая пользователям доступ к электронным до­кументам, оперативную связь между собой и удобную рабочую среду, интегрированные пакеты CroupWise, SoftSolutim, PaperWise.

В заключение можно предложить общие рекомендации но выбору систем управления электронными документами:

1.Для небольших и средних по масштабам организаций (20— 100 чел.) достаточно иметь универсальные средства подготовки, хранения и обработки документов: текстовые редакторы, таб­личные процессоры и системы управления базами данных.

2. Для средних и крупных (более 500 чел.) фирм нужны спе­циализированные системы управления документооборотом типа Дело 96, DocsOpen.

3. Для больших организаций следует использовать индиви­дуально разработанные информационные системы.

2.2 Основные положепо документированию управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам инфор­мации, необходимой для осуществления управленческих дей­ствий. Документирование осуществляется на естественном язы­ке (рукописные, машинописные документы, в том числе теле­граммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искус­ственных языках с использованием новых носителей (магнит­ные ленты, карты, дискеты и др.).

Состав управленческих документов определяется компетенци­ей и функциями организации, порядком решения вопросов, объе­мом и характером взаимосвязей с другими организациями и зак­репляется в табеле документов. Единство правил документирова­ния управленческих действий на всех уровнях управления обес­печивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицирован­ных систем документации (УСД)[4]
.

Унифицированные системы документации — это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для уп­равления в определенной сфере деятельности. УСД предназна­чены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным до­кументам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы уп­равления издают следующие распорядительные документы: ре­шения, постановления, распоряжения, приказы, указания, по­ручения, инструкции.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный пли индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Совместные распорядительные документы организаций, изда­ющих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), оформляются как совместное решение, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот документ.

Доведение до сведения подведомственных организаций, струк­турных подразделений документов вышестоящих органов или до­кументов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация, решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения кол­легиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.

Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышесто­ящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

Проекты документов, затрагивающих интересы других органи­заций, должны предварительно согласовываться с этими орга­низациями. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания или формулировка сути разногласий.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на засе­даниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются па основа­нии записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (тек­стов докладов, выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если ход заседания стенографируется, текст стенограммы расшифро­вывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе с про­токолом.

В пределах своей компетенции организации всех уровней уп­равления могут направлять письма при осуществлении оператив­ных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и от­дельными гражданами. Письма должны составляться в том слу­чае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен ин­формацией: устные разъяснения, указания (личные или по теле­фону), инструктирование и т.д. При необходимости срочной пе­редачи информации составляются телеграммы и телефонограм­мы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.

Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: пла­ны работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положе­ния, правила и др. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций. Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей очередности:

- с отраслевыми, функциональными, территориальными под­разделениями, совещательными органами и при необходимости с общественными организациями;

- с работниками, ответственными за решение функциональных вопросов (главными, старшими специалистами и др.);

- с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бух­галтером);

- с юридической службой;

- со службой документационного обеспечения; с заместителем председателя коллегиального органа или заме­стителем руководителя организации, ведающими вопросам, со­держащимися в проекте документа.

Внешнее согласование в зависимости от содержания докумен­та осуществляют в следующей очередности:

- с подчиненными организациями, а также неподчиненными, когда последние выступают обязанной стороной в правоотно­шениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;

- с организациями и научно-производственными объединения­ми, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;

- с общественными организациями — при необходимости или в случаях, предусмотренных документами этих органов.

Заключение

Информационные технологии, внедряемые в сферу делопроизводства, можно условно разделить на три класса или уровня. Системы первого уровня (их можно определить как автоматизированные системы управления бумажным документооборотом) обращаются не с документами как таковыми, а с сопроводительной документацией, представляя собой электронный аналог журналов входящей и исходящей документации, регистрационных карточек и т. п. Как правило, реквизиты бумажного документа заносятся в базу данных. Они позволяют определить место, где должен храниться сам документ, установить, в распоряжение какого должностного лица он поступил, проконтролировать сроки его исполнения и т. п. В принципе системы такого уровня иногда позволяют разнести по рубрикам и словарям весь текст документа, однако это остается очень трудоемким и медлительным процессом.

На сегодняшний день этот уровень автоматизации делопроизводства в государственных учреждениях можно считать пройденным. Системы управления бумажным документооборотом активно функционируют в ряде ведомств, но их ограничения уже отчетливо осознаются. Организации, в свое время не внедрившие у себя такие системы, в сегодняшних условиях стремятся миновать их и начинать сразу со второго уровня.

Ключевым признаком этого второго уровня является наличие в системе полной электронной версии каждого документа, что позволяет вести полнотекстовый поиск по его содержанию, передавать документ по локальной вычислительной сети с одного рабочего места на другое, а также обмениваться документами с внешним миром посредством электронной почты. Нередко к системе подключаются и справочные базы данных, информация которых используется в управленческой деятельности. Такие системы имеют богатые возможности поиска и средства разграничения доступа к информации, часто включают в себя подсистемы сканирования и распознавания текста (для создания электронных версий бумажных документов). Возможности управлять документооборотом с их помощью резко возрастают, но и стоимость их довольно высока – порядка сотен, а то и тысяч долларов на каждое рабочее место.

Список литературы

1. Андреева В. И. Делопроизводство. Практическое пособие. - М., 1998.

2. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива // Секретарское дело 2000. №4. С. 81-85

3. Басаов М.Н. Делопроизводстве 3-е изд., перераб. и доп. М.: Дашков и К, 2004

4. Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений // Секретарское дело 2000. №2. С. 21-25.

5. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере. - М., 1997.

6. Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2000. №2. С.16-20

7. Герасименко В.А. Защита информации в автоматизированных системах обработки данных. - М., 2004.

8. Еремченко В.А. О проблеме электронных документов // Секретарское дело 2001. №3. С. 23-26.

9. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело 2000. №4. С. 23-28.

10. Информационные технологии и автоматизация в архивном деле: аналитический об-зор по зарубежным материалам. - М., 2004.

11. Карсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления.: 4 изд. – М.: ИНФРА – М., 2001

12. Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник "Компьютерра" 2000. № 3. С. 13-19.

13. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел – Синтез», 2000 - 232 с.

14. Кузнецов С.Л. Компьютеризация делопроизводства (компьютерные технологии в де-лопроизводстве). - М., 1999.

15. Кузнецов С.Л. Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 2001. №2. С. 27-32.

16. Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах // Секретарское дело 2000. №3. С. 33-39.

17. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел – синтез» 2002 - 384 с.

18. Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Как создать информационную документальную систему // Секретарское дело 2000. №1. С. 42-47.

19. Новиков А.В. Проблемы оптимизации деятельности контрольных структур органов государственной власти. - М., 1998.

20. Охотников А.В. Документоведение и делопроизводство: учебное пособие.- М.: ИКЦ. Издат центр «МАРТ», 2004

21. ПавлюкЛ.В., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере. - М.; СПб., 2000.

22. Печникова Т.В., Печникова А.В. Документационное обеспечение деятельности орга-низации.-М., 2001.

23. Сокова А.Н. Электронное делопроизводство (Практический взгляд на проблему в реальных условиях) // Делопроизводство 2000. №1. С. 32-37.

24. Сокова А.Н. Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве // Делопроизводство 2001. №1. С. 29-34.

25. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере. - М.; СПб, 1999.

26. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство 2001. №1. С. 21-25.

[1]
Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №1.

[2]
Охотников А.В. Документоведение и делопроизводство: учебное пособие.- М.: ИКЦ. Издат центр «МАРТ», 2004

[3]
Басаов М.Н. Делопроизводстве 3-е изд., перераб. и доп. М.: Дашков и К, 2004

[4]
Карсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления.: 4 изд. – М.: ИНФРА – М., 2001