Наиважнейшей задачей управления каждой организацией является организация работы с документами. Документы являются основным инструментом организации управления.
Сегодня единственным эффективным путем решения проблемы управления документами, а, следовательно, управления организацией, является организация делопроизводства с учетом применения информационных технологий, переход организации на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети организации, то есть к электронному документообороту.
Все большее внимание в нашей стране уделяется проблеме внедрения информационно-коммуникационных технологий. В настоящее время на правительственном уровне рассматриваются концепции создания электронного правительства, внедрения электронных административных регламентов, объединения государственных информационных ресурсов1. Совместными усилиями органов государственной власти при координации Министерства экономического развития и торговли РФ, фирм-разработчиков программного обеспечения и заинтересованных организаций предпринимаются попытки решить задачи эффективного внедрения информационно-коммуникационных технологий в работу органов власти в рамках проводящейся в настоящее время административной реформы.
Применение современных информационных технологий имеет важное значение для оптимизации внутренних процессов организации, оперативного доведения информации до исполнителей, улучшения взаимодействия подразделений и отдельных исполнителей в процессе работы с документами, контроля исполнения документов и поручений, поиска информации и определения стадии исполнения документов и их местонахождения, то есть, в конечном счете, способствует более оперативному и качественному решению вопросов, которым посвящены документы. Главное при этом - улучшение взаимодействия всех подразделений организации, повышение управляемости, а также достижение более высокой оперативности в работе2, ведь для госаппарата быстрота реагирования - одна из важнейших характеристик эффективности функционирования его учреждений, а в коммерческих структурах - это важное условие повышения конкурентоспособности организации, получения выигрыша за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры. Все это определяет актуальность и практическую значимость избранной нами темы.
Объект аттестационной работы - современные системы электронного документооборота.
Предметом работы является организационное обеспечение и нормативно-правовое внедрения и применения, типология и функциональные возможности автоматизированных систем делопроизводства.
Цель работы - проанализировать нормативно-правовые, методические и организационные аспекты внедрения систем электронного документооборота.
Достижение цели требует выполнения комплекса задач:
изучить правовую базу использования электронных технологий в документационном обеспечении управления, ее современное состояние и перспективные тенденции развития;
рассмотреть возможности электронного документооборота, сравнив функциональные свойства электронного и бумажного документов;
проанализировать типологию систем автоматизации делопроизводства, рассмотрев основные критерии их классификации;
изучить организационно-методическое обеспечение внедрения систем электронного документооборота.
Публикаций по различным аспектам проблемы «информационные технологии в делопроизводстве» в настоящее время существует очень много. Однако большинство из них носят узко прикладной характер, мало переводов западных изданий на эту тему. В определенной степени задачу информационной поддержки автоматизации документационного обеспечения управления решает периодика, материалы научных конференций. Литературу по теме целесообразно разделить на три группы:
1.Общие работы;
2.Специальные публикации;
3.Статьи.
К первой группе публикаций относятся работы, в которых использование новых информационно-документационных технологий рассматривается в качестве отдельного аспекта более широкой проблематики. Вопросы автоматизации документооборота затрагиваются в ряде учебных пособий по документационному обеспечению управления.
Полноценное решение проблемы электронного документооборота невозможно без исследования его правового обеспечения. Область информации и документации в последние годы стало самостоятельным объектом исследований ученых-правоведов, сформировалась новая отрасль -информационное право. В монографии В.И.Кутузова, А.Т.Раимовой3 прокомментированы основополагающие законодательные акты - как общего информационного законодательства, так и регулирующего отдельные виды информационной деятельности (законодательство об интеллектуальной собственности, о средствах массовой информации, о формировании и использовании информационных ресурсов, о реализации права на информацию, о создании и применении информационных систем, их сетей). Отдельно авторы рассматривают правовые основы для развития в России электронной коммерции, а также вопросы международного сотрудничества России в области информатизации. Проведенный в монографии анализ законодательства в области информатизации указывает на ряд пробелов и противоречий, в том числе, в законодательстве, касающемся работы с электронными документами, в частности, законодательстве об электронной цифровой подписи. Создать эффективную и достаточную правовую базу можно при объединении усилий исполнительной и законодательной власти, ученых и предпринимателей. Развитие правового регулирования применения систем электронного документооборота, по мнению авторов монографии, является одним из основных направлений совершенствования нормативно-правового регулирования в сфере информатизации.
Авторы учебного пособия «Информатика для юристов и экономистов»4 рассматривают особенности российского документооборота, функциональные требования к системам автоматизации делопроизводства, а также приводят краткий обзор систем, представленных на российском рынке. В книге подробно описаны вопросы защиты данных, в том числе, техническое и юридическое обеспечение режима электронной подписи.
Ко второй группе относятся работы, посвященные вопросам организации электронного документооборота.
К ним, в первую очередь, стоит отнести работу коллектива авторовД.А.Романова, Т.Н. Ильиной, А.Ю. Логиновой5. Данная публикация - этопопытка познакомить читателя с организацией документооборота на основеэлектронных технологий. Авторы отмечают, что влияние и значениенациональных традиций делопроизводства с началом использования новыхинформационных технологий отнюдь не ослабевает. В публикации дан обзористории становления отечественной системы делопроизводства, егосовременная законодательно-нормативная основа. Отдельные разделы работыпосвящены обзору программных продуктов и решений от ведущих компаний- поставщиков российского рынка информационных технологий(Documentum, Lotus/IBM, Ланит и др.). При этом анализируется проблемавзаимодействия и совместимости отдельных программных продуктов -платформ и приложений. В работе рассмотрены последствия (материальные, социально-психологические) внедрения систем электронного документооборота (СЭД). Авторами отмечено, что внедрение требует больших организационных, временных и финансовых средств, кадровых ресурсов. В исследовании предпринята попытка сопоставить затраты на внедрение электронного документооборота с положительным материальным эффектом от его применения, определить условия эффективности и рентабельности СЭД. При рассмотрении вопросов, связанных с защитой компьютерной информации, авторы затрагивают важную для нас проблему аутентификации электронных документов, ее юридические и программно-технические аспекты.
Особо следует отметить монографию М.П. Бобылевой6, поскольку онаотражает процесс перехода к многостороннему изучению вопросов созданияэлектронных систем документооборота. С большой долей уверенности можноутверждать, что в ней впервые в нашей методической литературе рассмотренапроблема практической реализации корпоративных систем
документационного обеспечения управления с позиции документоведа. Значительный интерес представляет анализ локального нормативного регулирования электронного документооборота, требований к организационным и методическим документам, регламентирующим использование автоматизированных систем делопроизводства (в частности, структуру и содержание регламента электронного документооборота). Большую практическую ценность, на наш взгляд, представляет предложенная автором методика обследования и совершенствования документооборота, которое является предпосылкой его автоматизации. Весьма важны и интересны разделы книги, посвященные проблеме соотношения элементов электронного и традиционного документооборота, удельного веса бумажных и электронных документов, поскольку именно смешанный документооборот характерен для большинства организаций. Рассмотрев функциональные свойства бумажных и электронных документов, автор делает вывод о безусловном преимуществе последних.
В ряду монографий, посвященным проблемам повышения эффективности автоматизации делопроизводства, особое место занимает коллективная монография «Электронные документы в корпоративных сетях: второе пришествие Гуттенберга»7, в которой рассматриваются принципы построения современных систем управления электронными документами и тенденции их развития, а также приводится описание зарубежных продуктов, включая системы управления документами общего назначения, системы поиска документов, системы управления документами на основе 1п1егпе1, системы обработки мультимедиаданных, баз знаний и др. В связи с развитием рынка программных средств автоматизации ДОУ отдельные положения монографии устарели. Современные, наиболее распространенные автоматизированные системы делопроизводства («БОСС-Референт», «Дело», «Documentum» и др.) авторами не рассматриваются. Тем не менее, эта работа остается одной из наиболее содержательных и основательных среди публикаций по вопросам электронных технологий в делопроизводстве.
В монографии М.В.Ларина8 исследуется эволюция системы управлениядокументацией в условиях новых информационных технологий в организациях различного типа. Актуальность и новизна поставленной автором проблемы связаны с очевидным недостатком фундаментальных и прикладных научных исследований в области управления документацией в организациях. Помимо вопросов истории и состояния современного делопроизводства, его законодательной и нормативной базы, взаимосвязи управления документацией и информационного менеджмента, автор рассматривает вопросы автоматизации управления документацией, а именно: первые этапы автоматизации документационного обеспечения управления в стране, современные условия и предпосылки развития автоматизированных систем управления документацией, а также проблемы их систематизации, выбора и оценки. Автор подробно рассматривает проблему аутентификации электронных документов, ее нормативное и организационно-техническое обеспечение, состояние данного вопроса за рубежом. Основной тезис монографии состоит в том, что по мере развития новых информационно-документационных технологий управление документацией переходит в новое качество, обозначенное автором как информационный менеджмент (ему предшествовали делопроизводство и ДОУ). Он является важнейшей функцией управленческого аппарата и предполагает комплексное управление всеми информационными ресурсами организации.
Особый интерес представляет монография Майкла Дж. Д. Саттона9, поскольку автор обобщает западный опыт корпоративных организаций. Главная цель монографии - проанализировать задачи и функции системы управления документацией предприятия, а также дать общие методологические подходы к построению комплексной системы управления документооборотом предприятия, которые не зависят от применяемых технологий, ни от используемых при их реализации средств и методов анализа управленческих процессов, причем подход автора отличается всесторонним охватом проблемы (начиная от анализа возможных рисков при реализации проекта и кончая проблемами создания эксплуатационной документации и обучения эксплуатационного персонала). В приложении дается информация об аппаратном и программном обеспечении систем управления документооборотом, включая сведения о представленных на рынке системах, ссылки на поставщиков систем и поддерживающие платформы. Однако следует отметить, что состав продуктов и поставщиков на отечественном рынке отличается от представленных в книге.
Значительный интерес в контексте нашей темы представляет монография В.А. Гадасина, В.А.Конявского. «От документа - к электронному документу. Системные основы»10. Авторы - известные специалисты в области защиты информации - детально и содержательно анализируют проблемы, связанные с правовым регулированием электронных документов, наделением их юридической силой (аутентификацией), использованием в различных областях общественной жизни. Авторы отмечают концептуальную и терминологическую неопределенность, которая присутствует в нормативных актах и публикациях по вопросам электронного документооборота. Авторы противопоставляют электронный документ бумажному (аналоговому), подчеркивая, что первый является машиночитаемым. Основной, принципиальный тезис работы состоит в том, что электронный документ, в отличии от бумажного, недоступен непосредственному человеческому восприятию и обладает особыми свойствами. Это требует кардинального изменения терминологической и нормативно-правовой базы ДОУ. В работе отмечены недостатки последней: неопределенность понятий «копия», «подлинник», «экземпляр», «дубликат» электронного документа; неурегулированность вопросов хранения документов на электронных носителях.
К третьей группе относятся статьи в периодических изданиях, посвященные различным аспектам электронного документооборота: его нормативно-правовому и организационному обеспечению, проблеме выбора программных средств, их классификации и др. В процессе подготовки аттестационой работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Компьютерра».
Так, нормативная база работы с электронными документами рассматривается в статьях О.И. Рыскова «Обзор нормативных основ применения электронных документов в Российской Федерации»11, Л.П.Афанасьевой «Электронные документы в документообороте и архиве организации» и др. В статье Т.А. Быковой «ЕГСД и ГСДОУ» по-прежнему нужны секретарям»12 предпринята попытка краткого анализа названных документов с точки зрения их актуальности.
Необходимость внедрения электронного документооборота для организаций различных организационно-правовой формы и направлениях деятельности нашла отражение в статьях В.Э.Баласаняна «От традиционного делопроизводства к электронному документообороту»13 и «Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием»14, П.Московой «Электронный документооборот - верное решение»15 и др. Авторы данных статей говорят о неэффективности традиционных способов работы с документами, о преимуществах внедрения систем электронного документооборота и новых перспективах организации управления на основе этих систем.
Проблеме классификации существующих на сегодняшний день систем электронного управления документами посвящена статья Л.А.Сысоевой «Системы электронного управления документами»16, в которой рассматриваются особенности различных систем, универсальных и специализированных, и преимущества от их внедрения, а также статья А.Акопянца «К выбору систем автоматизации документооборота»17, автор которой делит системы на классы в зависимости от используемой платформы, СУБД, их ориентации на автоматизацию делопроизводства или массовых бизнес-процессов организации, а также различает готовые («коробочные») системы и заказные (полузаказные) разработки.
В настоящее время рынок систем электронного документационного обеспечения управления весьма разнообразен, поэтому актуальна проблема выбора системы для конкретной организации. Этой проблеме выбора системы посвящены статьи С.Л. Кузнецова «Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами в офисе»18, О.И. Рыскова «Некоторые рекомендации по выбору автоматизированной системы документационного обеспечения»19, В.Э.Баласаняна «Какой должна быть автоматизированная система документационного обеспечения управления»20, Г.Ю. Максимовича, В.И. Берестовой «Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы ДОУ». Авторы данных статей перечисляют общие обязательные требования к программному обеспечению; приводят список основных необходимых функций, которые должна обеспечивать система электронного документооборота. Также здесь даются рекомендации по выбору системы автоматизации, характеристики документальной информационной системы, описываются особенности документальных информационных систем, методические рекомендацию по созданию.
В настоящей работе был использован широкий комплекс источников. Это различные по целевому назначению и юридическому статусу документы, регламентирующие различные аспекты электронного документооборота. В целях анализа их можно разделить на две категории: законодательные акты и нормативные и методические документы. В первую группу следует отнести:
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»21 - системообразующий акт, в котором закреплены основы государственной политики по отношению к информации и документации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования;
Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи»22. Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий
использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования;
•Гражданский кодекс Российской Федерации23. НормыГражданского кодекса в целом ряде случаев не только закрепляют виды и разновидности документов, используемых при оформлении ряда правоотношений, но и устанавливают требования к их оформлению. В числе важнейших норм документирования, впервые закрепленных в Гражданском кодексе, была норма, устанавливающая условия при которых электронная цифровая подпись признается одной из юридически признаваемых форм собственноручной подписи.Дальнейшее регулирование этой нормы документирования развивалосьв последующих законодательных актах;
Вторую группу источников составляют:
ГОСТ Р 34.10-200124, закрепляющий алгоритм создания и удостоверения ЭЦП;
ГОСТ 34.602-8925, содержащий требования к техническому заданию на создание автоматизированной системы;
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти26, представляющая собой комплексный документ, отражающий практически все технологические операции делопроизводства. Кроме того, она регламентирует порядок обработки
документов, поступивших по каналам электронной почты и факсимильной связи;
• ГСДОУ27, являющаяся основным государственным
нормативно-методическим документом по организации
делопроизводства. Основные положения ГСДОУ разработаны более10 лет назад и в силу этого ряд норм устарел. Прежде всего,изменилась правовая база, пересмотрены многие стандарты надокументы, кроме того, кардинальные изменения произошли в областитехнического оснащения организаций. Однако ряд положений ГСДОУможет применяться и в настоящее время. Эти положенияспособствуют разработке единых подходов не только к
традиционному, но и автоматизированному управлению
документацией.
В соответствии с поставленными задачами данная аттестационная работа состоит из введения, четырех глав, заключения.
В первой главе анализируются основные законодательные и нормативно-методические документы, регулирующие работу с электронными документами, а также направления совершенствования законодательства.
Во второй главе мы сравним функциональные свойства электронного и бумажного документов, а также рассмотрим основные составляющие эффекта от внедрения системы электронного документооборота.
Третья глава посвящена проблеме классификации систем автоматизации делопроизводства, в ней приводятся несколько вариантов классификации, существующих сегодня в научной литературе.
2. Правовое и организационно-методическое регулирование электронного документооборота
2.1. Правовая база электронного документооборота
Правовую основу электронного документооборота составляет обширный массив нормативно-правовых актов и методических документов. Источниками юридического регулирования деятельности с электронными документами являются Конституция РФ, специальные законы в области информации и информатизации, отраслевые законы. Указы Президента РФ и Постановления Правительства РФ, акты министерств и ведомств, нормативно-правовые акты субъектов Федерации, а также международные нормативные акты28.
Правовые аспекты, регламентирующие использование электронных технологий в документообороте, относятся к особой, интенсивно развивающейся отрасли современного права, так называемому информационному законодательству. Его структуру можно представить следующим образом:
Таблица 129
| Конституция Российской Федерации (конституционно-правовые нормы) |
| Отрасли законодательства, акты которых целиком посвящены вопросам информационного законодательства: Законодательство об интеллектуальной собственности; Законодательство о средствах массовой информации; Законодательство о формировании информационных ресурсов и предоставлении информации из них пользователям; Законодательство о реализации права на поиск, получение, передачу и использование информации; Законодательство о создании и применении информационных систем, их сетей, иныхинформационных технологий и средств их обеспечения. |
| Отрасли законодательства, акты которых включают отдельные информационно-правовые нормы: Гражданское законодательство (в части учета особенностей информации как объектаправового регулирования); Конституционное и административное законодательство (в части определения компетенции органов государственной власти по формированию и использованию государственных информационных ресурсов); Уголовное законодательство и законодательство об административных правонарушениях (в части ответственности за правонарушения в информационной сфере); Законодательство о труде (в части новых норм и видов трудовой деятельности в информационных сетях); Законодательство о предприятиях и предпринимательской деятельности и одобросовестной конкуренции (в связи с появлением новых возможностей при работе всетях). |
В соответствии с целью и задачами аттестационной работы мы проанализируем законодательные акты, регламентирующие использование систем электронного документооборота, порядок защиты электронных документов, наделение их юридической значимостью.
Конституция РФ30 - важнейший законодательный акт Российской Федерации - является своеобразным фундаментом правового регулирования информационных правоотношений. В настоящее время Конституция РФ является нормативно-правовым актом прямого действия. По нашему мнению, это повышает ее значение и роль в регулировании делопроизводства и документооборота. При использовании информационно-документационных технологий необходимо учитывать ряд норм и положений Основного закона РФ. В частности, согласно ст.71 Конституции, информация и связь находятся в ведении Российской Федерации. Гарантируется свобода массовой информации. Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом (ст.29). Однако сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются. Органы государственной власти и органы местного самоуправления, их должностные лица обязаны обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом (ст.24).
Вопросы работы с электронными документами также затрагиваются в нормативных правовых актах, посвященным отдельным сферам правового
регулирования: гражданское, административное, уголовное, уголовно-процессуальное, трудовое, налоговое и другое законодательство Российской Федерации. Например, в Гражданском кодексе России признается принципиальная возможность использования электронных документов и электронно-цифровой подписи в гражданско-правовых отношениях. Согласно Гражданскому кодексу, информация представляет собой объект гражданских прав, а электронные документы могут закреплять гражданские права и обязанности31. Так, статья 160 Гражданского кодекса предполагает возможность заключения сделок в электронной форме.
Уголовный кодекс Российской Федерации предусматривает ответственность за преступления в сфере компьютерной информации: неправомерный доступ к информации; создание, использование и распространение вредоносных программ для ЭВМ; нарушение правил эксплуатации ЭВМ, систем ЭВМ или их сетей32. Он также устанавливает наказание за уничтожение документов, имеющих историческую или культурную ценность33.
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях34, Уголовно-процессуальный кодекс35, Арбитражный процессуальный кодекс36 и Гражданский процессуальный кодекс37 содержат положения, позволяющие рассматривать документы в электронном виде в качестве письменных (вещественных) доказательств.
Отраслевые кодексы также содержат положения, обеспечивающие работу с электронными документами в соответствующих отраслях и сферах. Так, Налоговый кодекс закрепляет правило, согласно которому налоговая декларация в случаях, установленных настоящим Кодексом, может представляться на дискете или ином носителе, допускающем компьютерную обработку. Порядок представления налоговой декларации в электронном виде определяется Министерством финансов Российской Федерации38. Кодекс также закрепляет право вести регистры налогового учета в электронном виде и (или) любых машинных носителях39. Таможенный кодекс разрешает, например, представлять таможенную декларацию в форме электронного документа40.
Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»4 является основным, фундаментальным законодательным актом в структуре информационного права, который регулирует отношения возникающие при: «осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;
применение информационных технологий;
обеспечение защиты информации»41.
Положения настоящего Федерального закона не распространяются на отношения, возникающие при правовой охране результатов интеллектуальной деятельности и приравненных к ним средств индивидуализации.
В данном законе содержатся определения важнейших терминов в области информационного и документационного обеспечения управления. При рассмотрении автоматизированных информационных систем (АИС) представляют интерес дефиниции понятий «документированная информация » (это «зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель»), «информация» (это «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления»), «информационная система» («совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств»), «доступ к информации» («возможность получения информации и возможность ее использовать»), «электронное сообщение» («информация переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети») и ряда других. Отметим, что термин «информация» определяется в законе как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления»42 .
Законом установлен правовой режим документирования информации:
1) документирование информации является обязательным условием включения ее в информационные ресурсы, а порядок документирования информации нормативно устанавливается органами государственной власти,
ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность РФ1;
документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, определяемом законодательством России. Закон также допускает использование электронной цифровой подписи для подтверждения юридической силы документов при работе с информацией в электронном виде ;
за правонарушения при работе с документированной информацией организации их должностные лица должны нести ответственность в соответствии с законодательством России и ее субъектов43.
Таким образом, данный закон допускает и регулирует использование юридически значимых документов в электронном виде. Кроме того, законом установлены категории информации по уровню доступа, определено понятие «информация о гражданах (персональные данные)» (это сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность»), регламентирован правовой режим персональных данных. Эти положения закона также необходимо учитывать при создании систем электронного документооборота.
Новый Федеральный закон «О связи»44 «регулирует отношения, связанные с созданием и эксплуатацией всех сетей и сооружений связи, оказанием услуг электросвязи и почтовой связи на территории РФ и на находящихся под юрисдикцией РФ территориях», «в отношении операторов связи, осуществляющих свою деятельность за пределами территории РФ в соответствии с правом иностранных государств, ФЗ применяется только в части регулирования порядка выполнения работ и оказания ими услуг связи на находящихся под юрисдикцией РФ территориях».45 В соответствии со ст.2 данного закона под сетью связи понимается «технологическая система, включающая в себя средства и линии связи и предназначенная для электросвязи и почтовой связи», «электросвязь - любые излучение, передача или прием знаков, сигналов, письменного текста или сообщений любого рода по радиосистеме, проводной, оптической и другим электромагнитным системам», «средства связи - технические и программные средства, используемые для формирования, приема, обработки, хранения, передачи, доставки сообщений электросвязи или почтовых отправлений, а также иные технические и программные средства, используемые при оказании услуг связи или обеспечении функционирования сетей связи».
Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене»46 обеспечивает правовое регулирование отношений в области передачи информации за пределы России и получении ее извне. Он определяет термин «информационные процессы» как «процессы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и потребления информации»47.
Перспективной технологией, без которой невозможно представить современное делопроизводство являются базы данных. Они составляют основу современных автоматизированных систем ДОУ. Ряд важнейших аспектов работы с базами данных регламентируются институтом авторского права. Так, отношения, связанные с созданием, правовой охраной и использованием баз данных, как результата творческого труда по подбору и организации данных, регулируются Федеральным законом «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных»48, который относит базы данных к объектам авторского права и предоставляет им правовую охрану как сборникам. Этим законом база данных определяется как «объективная форма представления и организации совокупности данных (например, статей, расчетов), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью ЭВМ».
Закон возлагает функции по правовой охране баз данных как интеллектуальной собственности на Федеральную службу по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам (Роспатент). Роспатент осуществляет официальную регистрацию баз данных именно как объектов авторского права, ведет Реестр баз данных.
Организация юридически значимого электронного документооборота стала возможной с использованием технологии электронной цифровой подписи (ЭЦП). Базовыми нормативно-правовыми актами, регулирующими первоначальные основы правового регулирования ЭЦП, являются Гражданский кодекс РФ49 (ст. 160), а также Федеральный закон " Об информации, информационных технологиях и о защите информации"50 (ст.11). Так, как уже было указано выше, ст. 160 Гражданского кодекса допускает использование ЭЦП при совершении сделок. Соответственно, федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации " определяет юридическую силу электронного документа только после подписания его ЭЦП, а также юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно -технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии (ст.5).
Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи»51 урегулирована технология проставления (порядок создания и применения) той разновидности электронной подписи, которая использует метод ассиметричной криптографии (открытого ключа) - электронной цифровой подписи (ЭЦП). Следует отметить, что действие закона распространяется только на документы, образующиеся при совершении гражданско-правовых сделок.
В законе дано определение ЭЦП - это «реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе»1.
Закон впервые в отечественной юридической практике вводит собственно понятие «электронного документа»52 («документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме»), а также определяет следующие термины:
владелец сертификата ключа подписи - физическое лицо, на имя которого удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи и которое владеет соответствующим закрытым ключом электронной цифровой подписи, позволяющим с помощью средств электронной цифровой подписи создавать свою электронную цифровую подпись в электронных документах (подписывать электронные документы);
средства электронной цифровой подписи - аппаратные и (или) программные средства, обеспечивающие реализацию хотя бы одной из следующих функций - создание электронной цифровой подписи в электронном документе с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, подтверждение с использованием открытого ключа электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе, создание закрытых и открытых ключей электронных цифровых подписей;
закрытый ключ электронной цифровой подписи - уникальная последовательность символов, известная владельцу сертификата ключа подписи и предназначенная для создания в электронных документах электронной цифровой подписи с использованием средств электронной цифровой подписи;
открытый ключ электронной цифровой подписи - уникальная последовательность символов, соответствующая закрытому ключу электронной цифровой подписи, доступная любому пользователю информационной системы и предназначенная для подтверждения с использованием средств электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе;
подтверждение подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе - положительный результат проверки соответствующим сертифицированным средством электронной цифровой подписи с использованием сертификата ключа подписи принадлежности электронной цифровой подписи в электронном документе владельцу сертификата ключа подписи и отсутствия искажений в подписанном данной электронной цифровой подписью электронном документе53.
Закон раскрывает условия использования ЭЦП. ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:
1. Сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронно-цифровой подписи, не утратил силы (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
2. Подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
3. Электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи54.
Важное значение в процедуре подтверждения подлинности ЭЦП имеет понятие сертификата ключа подписи. Сертификат ключа подписи - это документ (традиционный или электронный, заверенный ЭЦП), включающий в себя открытый ключ электронной цифровой подписи. Сертификат ключа подписи выдается специальной организацией - удостоверяющим центром участникам обмена информацией для удостоверения ЭЦП. Сертификат содержит все сведения об условиях использования ЭЦП55.
Следует отметить, что закон имеет ряд дискуссионных положений. Так, например, в соответствии с п.1 ст.4 достаточно лишь подтвердить подлинность ЭЦП, чтобы признать сделку юридически обязательной. Таким образом, сделка, заключенная неуполномоченным лицом с использованием ЭЦП, станет обязательной для владельца такой подписи, что идет вразрез с общими положениями гражданского права (в соответствии с п.1 ст. 160 Гражданского кодекса РФ сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами).
В соответствии с законом, «иностранный сертификат ключа подписи, удостоверенный в соответствии с законодательством иностранного государства, в котором этот сертификат ключа подписи зарегистрирован, признается на территории Российской Федерации в случае выполнения установленных законодательством Российской Федерации процедур признания юридического значения иностранных документов». Это означает, что вместо распространенной практики, когда порой достаточно приложить к делу письменное доказательство, подтверждающее соблюдение законодательства той страны, в которой электронная подпись была создана, необходимо установить юридическое признание в России электронных подписей, созданных в соответствии с правом других стран, основанных на других стандартах, других подходах, других технологиях. Но, к сожалению, подобные процедуры существенно затрудняют участие России в международном электронном документообороте56.
При всей своей значимости закон не может разрешить все те правовые проблемы, с которыми сталкиваются участники рынка. Так, в будущем планируется принять, крайней мере, еще два закона, регулирующих сферу использования информационных технологий, а именно законы "Об электронной торговле" и "Об электронном документе"57.
Политика государства в области регулирования применения и реализации криптографических средств, в том числе и средств ЭЦП, определяется требованием использовать только средства, сертифицированные уполномоченными государственными органами. Функция по организации функционирования сети удостоверяющих центров электронной цифровой подписи возложена на Федеральное агентство по связи. Безусловно, для решения множества проблем, связанных с национальной безопасностью, необходимо наличие определенных ограничений в области разработки, применения и оборота средств ЭЦП58.
Федеральный закон «О бухгалтерском учете»59 допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация должна изготовлять копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих
контроль60.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»61 гласит, что в состав Архивного фонда Российской Федерации включаются архивные документы независимо от способа их создания, вида носителя, в том числе электронные документы. Это означает, что электронные документы подлежат организации, упорядочению и сохранению в пределах сроков, установленных перечнями и другими нормативными актами наравне с традиционными62. Поэтому экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности63.
Сфера применения электронного документооборота - это и внутренний документооборот организаций всех форм собственности, и так называемое «электронное правительство» - документооборот государственных и муниципальных органов между собой, с гражданами и хозяйствующими субъектами. На развитие данного направления применения информационных технологий направлена Федеральная целевая программа «Электронная Россия на 2002-2010 гг.». Целями программы «Электронная Россия» в области делопроизводства являются перевод всей документации в электронную форму, стандартизация межведомственного обмена информацией, а также обеспечение прав на свободный поиск, получение, передачу и использование информации. Программа включает три этапа. Первый этап реализации программы (был рассчитан на 2002 г.) предполагает проведение анализанормативной правовой базы с целью выявления ключевых проблем,препятствующих широкому внедрению информационных и
коммуникационных технологий (ИКТ), изучение уровня информатизации экономики, анализ эффективности расходования бюджетных средств, выделяемых на информатизацию, проведение полного учета государственных информационных ресурсов, анализ зарубежного опыта реализации подобных программ, изучение опыта работы в сфере ИКТ различных организаций. Второй этап реализации программы (рассчитан на 2003-2004 гг.) включает реализацию конкретных проектов и комплекса мероприятий на основе проведенных исследований по внедрению ИКТ в организациях государственного сектора экономики. На этом этапе должна быть создана основа единой информационной и телекоммуникационной инфраструктуры для органов государственной власти и органов местного самоуправления, бюджетных и некоммерческих организаций, системы электронной торговли в сфере поставок продукции для федеральных государственных нужд и для общественных пунктов подключения к общедоступным информационным сетям. На третьем этапе реализации программы (рассчитанном на 2005-2010 гг.) предполагается массовое распространение информационных и коммуникационных технологий во всех сферах общественной деятельности, внедрение стандартизированного электронного документооборота и систем обеспечения информационной безопасности64.
Преимущественно вопросы создания и использования электронных документов решаются ведомствами самостоятельно. Имеются нормативные акты федеральных органов власти, особенно заинтересованных в точной и быстрой передаче документированной информации, которые оговаривают возможные случаи использования электронных документов. Это акты финансовых органов, налоговой и таможенной службы и др. Например, Министерством финансов Российской Федерации устанавливаются требования к порядку представления страховыми (страховыми медицинскими) организациями годовой статистической отчетности на магнитных носителях65.
Электронный документооборот начал внедряться и в системе государственного пенсионного страхования. Так, согласно «Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей государственного пенсионного страхования», сведения о застрахованных лицах могут представляться в электронной форме при наличии гарантий их достоверности и защиты от несанкционированного доступа и искажений. В этом случае юридическая сила представленных документов должна подтверждаться электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством РФ66. Также Правлением Пенсионного фонда РФ принято постановление от 26 января 2001 г. №15 «О введении в системе Пенсионного Фонда Российской Федерации криптографической защиты информации и электронной цифровой подписи». Постановлением утверждены «Временное положение о порядке использования средств криптографической защиты и электронной цифровой подписи» и «Регламент регистрации и подключения юридических и физических лиц к системе электронного документооборота Пенсионного фонда РФ», а также устанавливаются временные требования по обеспечению информационной безопасности в системе электронного документооборота. Пенсионного Фонда, определяются технические средства, используемые для защиты информации67.
Технологии ЭЦП и электронной документации применяются и в других министерствах: в Министерстве по налогам и сборам - при создании собственной гарантированной системы передачи данных, в Министерстве образования - при организации дистанционного обучения и др. Как правило, все ведомственные нормативные акты основываются на Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»68.
Бурному развитию информатизации всех сфер жизни общества также способствует реализация Федеральных целевых программ «Создание и развитие информационно-телекоммуникационной системы специального назначения в интересах органов государственной власти на 2001-2007 гг.», «Развитие единой информационно-образовательной среды в Российской Федерации в 2002-2006 гг.».
В области международного права также принимаются нормативные акты, касающиеся вопросов работы с электронными документами. Так, в ряде развитых стран действует Конвенция о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных от 28 января 2001 г. Конвенция была подписана от имени Российской Федерации 8 ноября 2001г., но так до сих пор и не вступила в силу для России69.
Подводя итоги, отметим, что на сегодняшний день применение электронного документа переходит от элитарного использования (на объектах высоких технологий, в специальных целях, для нужд высшего государственного аппарата) в разряд стандартных процедур взаимодействия экономических объектов70. Дальнейшее внедрение информационных технологий в России требует развития законодательной базы электронного документооборота. Необходимо разработать нормативную базу использования электронных документов, найти методы решения проблем защиты электронных документов, установить ответственность за нарушение правил, регулирующих электронный документооборот.
В части совершенствования законодательства на первое место сегодня выходит переработка закона об электронной цифровой подписи, разработка нормативно-правовых актов, позволяющих повсеместно и эффективно использовать ЭЦП71. Следует признать, что норм, содержащихся в Федеральном законе «Об электронной цифровой подписи» недостаточно для создания правовой базы электронного документооборота, поскольку данный закон не определяет правовой статус электронного документа, возможность его использования, например, в качестве договора72. Недостаточная разработанность законодательной базы затрудняет внедрение технологий ЭЦП в экономическую сферу и сферу управления. Для расширения правового
поля использования ЭЦП необходим специальный закон «Об электронном документообороте» и «О документационном обеспечении управления» (проекты которых были разработаны, но не приняты)73. На рассмотрении находятся еще несколько не менее значимых законопроектов, регулирующих сферу использования информационных технологий, в том числе "Об электронном документе", "Об электронной торговле", "О предоставлении электронных услуг"74. Без принятия этих законов сложно говорить о реальном законодательном регулировании электронной подписи.
Необходимо также внести соответствующие изменения в действующие законы (Гражданский кодекс, Уголовный кодекс, Кодекс об административных правонарушениях) и соответствующие подзаконные нормативно-правовые акты.
2.2. Организационно-методическое регулирование работы с электронными документами
Помимо законодательства нормативно-правовая база работы с Документами включает в себя следующие документы:
• Комплексы стандартов на автоматизированные системы75 и другие стандарты серии «Информационная технология»76. На основе правил, изложенных в данном комплексе стандартов, осуществляются создание и эксплуатация компьютерных систем и технологий обработки документации. На государственном уровне стандартизированы вопросы защиты информации использования электронной цифровой подписи. Например, ГОСТ Р 34.10-200177 закрепляет алгоритм создания и удостоверения ЭЦП, который уже один разизменен в сторону увеличения длины криптокода. Срок действия современного ГОСТ Р 34.10-2001 истек в 2006 г78 .
Среди стандартов особое значение имеют РД 50-524-84 «Порядок хранения документов на машинных носителях» и ГОСТ 28 388-89 «Система обработки информации. Документы на магнитных носителях, порядок выполнения и обращения». Они определяют условия хранения электронных документов (хотя во многом устарели и не учитывают современных видов носителей информации).
ГОСТ 34.601-90 выделяет восемь стадий в создании автоматизированных систем (АС), используемых в различных сферах деятельности, в том числе управленческой: формирование требований к АС, разработка концепции АС, техническое задание, эскизный проект, технический проект, рабочая документация, ввод в действие, сопровождение АС79.
ГОСТ 34.602-89 устанавливает состав, содержание, правила оформления документа «Техническое задание на создание (развитие и модернизацию) системы», а также порядок его разработки, согласования и утверждения80. В этом стандарте отмечено, что включаемые в техническое задание требования должна «не уступать аналогичным требованиям, предъявляемым к лучшим современным отечественным и зарубежным аналогам»81.
Разработанный в 2004 г. обществом с ограниченной ответственностью «Планум» ГОСТ Р 52294-200482 определяет основные положения по созданию, внедрению, эксплуатации и сопровождению электронного регламента административной и служебной деятельности организаций. Он распространяется на автоматизированные системы обработки информации и управления учреждений, предприятий и организаций независимо от формы собственности и подчинения. Положения этого стандарта следует учитывать при создании новых или совершенствовании существующих технологий управления организацией. Данный ГОСТ содержит определения терминов «регламент» (это «совокупность правил, устанавливающих порядок проведения работ или осуществления деятельности»), «рабочий процесс» (это «совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы и реализуемых в пределах организации»), «операция (работа)» (это «часть рабочего процесса, создающая воспроизводимый результат в рамках рабочего процесса»)83.
ГОСТ 7.70-200384 устанавливает состав, содержание и представление реквизитов описания электронных информационных ресурсов, являющихся базами данных и машиночитаемыми информационными массивами, предоставляемыми владельцами для регистрации и использования третьим лицам. Этот стандарт вводит несложную систему описания информационных ресурсов (в том числе сетевых ресурсов локальных и глобальных сетей) и приближает ее к международной практике85. Согласно этому стандарту, одним из обязательных реквизитов для всех категорий ресурсов является описание, то есть текстовое изложение содержания ресурса, включая аннотацию или реферат (для текстовых документов), или описание содержимого (для визуальных, аудио- или мультимедийных ресурсов). Требования содержанию, построению и оформлению текста рефератов и аннотаций в документы устанавливает ГОСТ 7.9-9586.
Требования к терминологии в области электронного обмене информацией также закреплены в национальном стандарте ГОСТ Р 52292- 200487.
• Общероссийские классификаторы ТЭСИ. Эти нормативные документы распределяющие технико-экономическую и социальную информацию в соответствии с ее классификацией (классами, группами, видами и др.) являются важным компонентом нормативно-правовой базы электронного обмена. В отличие от национальных стандартов, применяемых на добровольной основе, общероссийские классификаторы являются обязательными для применения при создании государственных информационных систем и информационных ресурсов, а также при межведомственном обмене информацией88.
Министерство юстиции РФ, осуществляя регистрацию нормативно правовых актов, учитывает необходимость использования в них общероссийских классификаторов ТЭСИ. Применение классификаторов в делопроизводстве обусловлено использованием новых информационных технологий. Они обеспечивают представление информации в компактном формализованном виде, удобном для обработки средствами вычислительной техники. Классификаторы обеспечивают информационную основу для осуществления взаимоувязанных документов, взаимодействие информационных систем выполняют, таким образом, функции стандартного языка формализованного описания данных. Так, ОКУД89 содержит наименования видов документов их коды, которые являются идентификаторами форм документов обязательно проставляются в унифицированных формах документов.
Типовая инструкция по делопроизводству для министерств и ведомств.В настоящее время действует инструкция90, разработанная в 2005 году, которая включает как общий порядок подготовки и оформления отдельныхдокументов, так и особенности подготовки отдельных видов документов:приказа, указания, инструкции, протокола и др. В инструкции отраженыпрактически все технологические операции делопроизводства. Кроме того, инструкция регламентирует порядок обработки документов, поступивших по каналам электронной почты и факсимильной связи, устанавливает размер шрифтов и интервалов, используемых при печати документов, другие требования к размещению реквизитов документов, ранее не включенные ни в один действующий нормативный документ. Хотя типовая инструкция предназначена для федеральных органов исполнительной власти, службы делопроизводства организаций любых форм собственности и направлений деятельности могут использовать ее как нормативную основу при создании системы делопроизводства конкретной организации.
• ГСДОУ91. В документе были учтены произошедшие изменения, прежде всего в области использования новых информационных технологий. В настоящее время это основной общегосударственный методический документ по организации документационных процессов. Часть информации ГСДОУ устарела, однако большинство ее правил и рекомендаций может служить основой для организации рационального документационного обеспечения управления в учреждениях и на предприятиях различных уровней, сфер деятельности и форм собственности92. ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов:
1. Документирование управленческой деятельности;
2. Организация работы с документами (управление документацией);3 Механизация и автоматизация работы с документами;
4 Служба документационного обеспечения управления.
ГСДОУ рассматривает документирование управленческой деятельности как создание документов не только на бумажных, но и на других видах носителей (магнитные ленты, диски и др.). Другими словами, сформулированные требования относятся ко всем документам независимо от того, созданы они традиционным способом или при помощи компьютерной техники.
Особенностью ГСДОУ является то, что в схемы маршрутов движения документов на предприятии должны включаться все пункты, связанные с автоматизированной обработкой документов. Важным является требование совместимости ручной и автоматизированной обработки документов.
Кроме этого в ГСДОУ выделены в отдельный подраздел рекомендации по созданию и использованию информационно-поисковой системы (ИПС) по документам предприятия. В этой части рассматриваются правила создания ИПС в условиях и традиционной, и автоматизированной систем.
Рекомендации раздела "Механизация и автоматизация работы с документами" как никакие другие требуют постоянного учета изменений, происходящих в программном и техническом обеспечении систем автоматизированного делопроизводства. Поэтому в данном разделе содержатся самые общие требования к условиям применения автоматизированных средств работы с документами. Помощь в работе секретаря могут оказать определенные ГСДОУ возможные направления использования автоматизированных технологий, начиная с подготовки документов, а также правила автоматизированных регистрации и контроля за исполнением документов.
ГСДОУ, представляющая собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой и организации работы с документами, не утратила своей актуальности и потому, что одним из критериев выбора системы электронного документооборота (особенно в государственных учреждениях) является ее соответствие нормам отечественного делопроизводства, в частности нормам, которые содержатся в ГСДОУ.
Различные перечни с указаниями и рекомендациями о сроках хранения документов на машинных носителях. Например, «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения»93, предназначенный для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых управленческих документов, содержит положение о том, что срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях94.
• «Основные правила работы архивов организаций»95, «Основные правила работы ведомственных архивов»96. Так, «Основные правила работы архивов организаций» рекомендуют, помимо правил работы с бумажными документами в архиве организации, определенный порядок работы архивов с электронными документами и нормы документирования операций, осуществляемых с электронными документами при передаче на хранение и в процессе хранения. К Правилам прилагаются такие формы документов, как учетная карточка единицы учета, акт миграций и перезаписей, журнал учета поступления и выбытия, журнал учета миграций и перезаписей электронных документов97.
В целом следует признать, что в настоящее время нормативно-методическое обеспечение работы с документами отстает от информационно-технологического. Существующие на сегодняшний день документы охватывают далеко не полный объем проблем и регламентируют далеко не все вопросы, возникающие в процессе работы с документацией. В России до сих пор не принят единый нормативный акт, всесторонне определяющий порядок создания и применения электронных документов, хотя такие попытки предпринимались.
Пока государство и суды не признают электронные документы, бизнес может использовать системы электронного документооборота только для поддержки оперативной деятельности. К основным препятствиям для широкого применения электронных документов можно отнести то, что не установлен порядок признания их юридической силы государственными органами и судами, отсутствует официально признаваемая методика (стандарт) работы с электронными документами, обеспечивающая признание их юридической силы, отсутствуют методики экспертизы ценности электронных документов, передачи их на архивное хранение, уничтожения электронных документов, работы с грифованными электронными документами и т.д.98
Более того, специалисты отмечают, что нормативная база в сфере электронного документооборота базируется на устаревшей системе понятий, непригодной для адекватного описания взаимодействия субъектов на основе современных информационных технологий, необходимо признание специфики электронного документа, его принципиального качественного отличия от традиционного, аналогового документа. Система законов должна быть построена на единой системной понятийной платформе, на единой терминологии и толковании понятий, в противоположном случае в системе
законодательства будут возникать правовые парадоксы99. В то же время несовершенство законов объясняется вполне объективной причиной: развитие информатизации всех сфер жизни общества началось сравнительно недавно. Как известно, в «молодых» отраслях первые нормативные акты часто содержат большое число ошибок, которые со временем осознаются обществом и удаляются из законов.
3. Электронный документооборот- его возможности.
Признание превосходства электронных офисных технологий перед бумажными является, по сути, общим местом в современной литературе по делопроизводству. Это связано с тем, что электронный документ имеет значительно лучшие характеристики, чем бумажный с точки зрения оперативности его составления, поиска, передачи, согласования.
Основными преимуществами электронного документа перед бумажными являются следующие:
Для бумажных документов и время, и надежность, и стоимость доставки зависят от выбранного сервиса (почта, курьер и т.д.) и варьируются в достаточно больших пределах. Для электронных документов все упомянутые указатели близки к идеальным значениям.
При использовании бумажных документов достаточно трудоемкой процедурой является поиск документов, поскольку он осуществляется вручную по классификаторам. Принципиально новой возможностью при работе с электронными документами является технология содержательного, или контекстного поиска, что значительно упрощает доступ заинтересованных лиц к массивам документальной информации.
Особенной для электронных документов является возможностьсоздания интерактивных документов. Бумажная среда длядокументов является средой негибкой, консервативной. После того,как документы напечатаны, остается очень мало возможностей дляих изменения. Наоборот, электронные документы могут непрерывномодернизироваться автором. Например, разместив накорпоративном Web-сервере подобную страницу с обратной связью,маркетинговые отделы компании смогут провести анализ посетителей и более точно спланировать работу сбытового аппарата.
Бумажные документы не могут содержать гиперссылки. Использование гипертекстовой и гипермедиа технологии в электронных документах существенно повышает эффективность работы специалистов с большими и распределенными документальными базами данных, позволяя посредством гиперссылок о
Совместная работа над бумажным документом осуществляется только в режиме последовательного доступа к бумажному документу, тогда как при создании и обработке электронных документов существует возможность параллельной коллективной работы, тогда как совместная работа над бумажным документом осуществляется только в режиме после.
6. Еще одно из технологических преимуществ электронных документов- расширение среды их представления. В электронные документы можно включить такие динамические объекты, как видео и озвучивание. Эта возможность имеет смысл, например, при протоколировании совещаний и конференций.
В научной литературе применительно к электронному документу получил распространение термин « интеллектуальный документ». Это понятие используется, что бы подчеркнуть, что электронный документ не просто компьютерное представление своего предшественника, а нечто большее, содержащее помимо статистической информации еще указатели на другие источники данных. Таким образом, документ становится эволюционирующей и интеллектуальной сущностью, способной самостоятельно и непрерывно поддерживать свою новизну и актуальность. Тесная связь приложений технологии регламентирования хода работ с регламентом движения электронных документов внутри учреждения обеспечивает
другой уровень интеллекта, преобразуя документ в самоуправляемый объект100.
Таким образом, как отмечает Л.А. Сысоева101, управление документами в электронной форме - не просто дань современным технологиям, это совершенно иные возможности по управлению интеллектуальными активами и бизнес-процессами предприятия, напрямую связанные с успешностью представления на рынке. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет достичь качественно нового уровня эффективности работы с документами, поскольку технологии работы с электронными документами (редактирование, перемещение, тиражирование и др.) принципиально более эффективные.
Вместе с тем существует ряд препятствий дальнейшему повышению удельного веса электронных документов в управлении. Полностью исключить бумажные документы из работы невозможно, поскольку большое количество документов, имеющих юридическую силу, представлено в бумажном виде, и такое положение вещей будет оставаться еще достаточно долго102. Это связано с несовершенством нормативно-правовой базы электронных документов, поскольку до сих пор не создан стандарт работы с электронными документами, обеспечивающий признание их юридической силы. Проблема обеспечения аутентичности электронных документов особенно обостряется, если их нужно хранить долго - более 5-7 лет. В этом случае, вследствие устаревания компьютерных систем и (или) форматов данных, может потребоваться перенос документов в другую компьютерную
систему и/или преобразование в новые форматы (миграция). Таким образом, для долговременного хранения информации с сохранением возможности ее восприятия бумажные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации. Соответственно, нельзя отвергать применение бумажных документов, когда нужно обеспечить длительное хранение информации (документы со сроком хранения «Постоянно»)103.
4. Типологизация автоматизированных систем делопроизводства.
В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число систем автоматизированных систем документационного обеспечения управления. Разнообразие программных средств автоматизации делопроизводства, представленных на российском рынке, делает актуальной проблему их типологизации.
Они различаются:
- по типу информации, на обработку которой ориентирована система(фактографическая или документационная);
- комплексности охвата различных фаз жизненного цикла документа;
набору реализуемых делопроизводственных задач и предлагаемых технологий их решения;
степени открытости, т.е. возможности наращивания функций и совместимости с иными информационными технологиями;
множеству иных характеристик автоматизированных систем данного функционального назначения.
К сожалению, отсутствие унифицированной терминологии приводит кразнообразию названий систем. Продукция фирм-разработчиков носит такиеназвания, как: система электронного документооборота, системаавтоматизации документооборота, система автоматизации делопроизводстваи документооборота, система управления документооборотом, системаэлектронного управления документами, автоматизированная система ДОУ ит.п.
Каждый производитель вводит свою систему обозначений и терминов,по-своему расставляет приоритеты.
Разнообразие в названиях разработанных и разрабатываемых систем говорит лишь о том, что на сегодня эта область информационного рынка пока еще не оформилась в качестве самостоятельного сегмента.
Не разработана пока и общепринятая система классификации этих систем. Практически каждый поставщик или аналитическое агентство предлагает собственную систему классификации.
В данной главе мы рассмотрим основные встречающиеся в литературе классификации автоматизированных систем документационного обеспечения управления.
По соответствию основным задачам делопроизводства различают следующие системы:
- специализированные системы автоматизации делопроизводства ;
- системы автоматизации документооборота; о системы управления потоком работ;
- системы управления потоком работ;
- электронные архивы документов;
- системы коллективной обработки документов104.
По степени унифицированности и интегрированности функций программные продукты разделяются на несколько групп:
отдельные прикладные программы для обработки систем документации (кадровой, бухгалтерского учета и отчетности, регистрационно-контрольные картотеки). Это так называемые «коробочные пакеты», которые легко устанавливаются и настраиваются. Они рассчитаны на решение локальных задач небольшой организации - как правило, основанные на системах управления базами данных, поддерживающих архитектуру «файл-сервер» (трех-пяти пользовательские или без ограничения пользователей);
офисные пакеты (пакеты прикладных программ), которые представляют собой несколько прикладных программ различных функций, связанных единым пользовательским интерфейсом, мощными средствами обмена данных между программами, унификацией классификации, форматов представления данных и т.д.;
интегрированные автоматизированные системы делопроизводства - совокупность средств создания, движения, поиска документов и баз данных, охватывающая, по возможности, вседокументируемые функции учреждения. Как правило, они создаются на основе СУБД, поддерживающих технологию клиент-сервер. Современный уровень развития информационных технологийпредполагает использование именно интегрированных систем105.Интегрированные автоматизированные системы также классифицируются по нескольким признакам. Определяющими являются уровень масштабирования системы (количества автоматизированных рабочих мест), мультиформатность (восприимчивость системы к данным различных форматов и способность формата данных, создаваемых автоматизированной системой, конвертироваться в форматы других систем) и многофункциональность.
Интегрированные системы разделяются на две разновидности: корпоративные информационные системы (КИС) и системы управления делопроизводством (СУД). КИС предназначены для автоматизации всего комплекса задач предприятия или учреждения (как документируемых, так и не документируемых), сбора, анализа информации, планирования, организации и координации действий, контроля за исполнением, внутренней и внешней коммуникации106. Таким образом, КИС интегрируют все базовые бизнес-процессы в единое информационное пространство107. КИС создаются на базе разветвленной компьютерной сети и имеют архитектуру клиент-сервер.
Компонентами КИС являются специализированное программное обеспечение, системы разработки и управления проектами, аналитические системы поиска и обобщения информации, ее классификации, удаления избыточного информационного шума; средства массового ввода документов
(программа оптического распознавания символов). Один из важнейших компонентов КИС - система автоматизированного делопроизводства.
Понятие корпоративности в данном смысле подразумевает наличие довольно крупной, территориально распределенной информационной системы, которая носит замкнутый характер и способна к саморегулированию, перенастройки принципов своего функционирования108.
Системы управления делопроизводством (СУД) - информационные системы, позволяющие автоматизировать работу с документами на всех этапах, начиная с регистрации и заканчивая списанием в архив109. СУД являются составной частью, ядром корпоративных информационных систем.
В основу этой классификации, как мы видим, положен иерархический принцип: корпоративные информационные системы - это системы более высокого уровня, которые включают в себя системы управления документооборотом.
Похожую классификацию систем электронного управления документами(СЭУД) в зависимости от их функций, масштаба, роли системы в процессе работы над документами, предлагает Л.А. Сысоева110. СЭУД разделяются на:
Системы электронного делопроизводства (осуществляют контроль и регистрацию всех действий с документами);
Системы электронного документооборота (осуществляют не только фиксацию действий с документами, но и само регламентируемое движение документов с помощью коммуникационных технологий);
Корпоративные системы управления документами (на основе технологий WorkFlow и GroupWare). Основное отличие и преимущество корпоративной системы управления документами состоит в том, что такая архитектура обеспечивает универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации в целом111. Корпоративные системы объединяют функциональные задачи, охватывающие все направления деятельности предприятия, реализующие их программное обеспечение (бизнес-приложения) и связанные с бизнес-приложениями документы в единую информационную систему.
В силу существенных отличий отечественной системы делопроизводства от западной важным принципом классификации может быть ориентация систем автоматизации на отечественное и западное делопроизводство, то есть авторский принцип. Существующие на данный момент системы можно разделить на:
- системы западного производства. Пока на российском рынкепредставлено только три западные системы (среды разработок):Documentum, DOCS Open/DOCSFusion, Lotus DminoDoc;
российские системы, в основе которых лежит платформа Lotus Domino/Notes;
полностью российские разработки112.
Ввиду различий двух традиций делопроизводства - западной и российской - автоматизированные системы западного производства нашли в России весьма ограниченное применение. Подобные системы не всегда стыкуются с реалиями отечественного делопроизводства: вертикальным направленностью документооборота, контролем работы с документами по регистрационным карточкам, сложным набором реквизитов регистрационно-контрольных форм и др.
Оригинальные (разработанные российскими производителями) системы создаются специально для автоматизации отечественного делопроизводства. Такие системы ориентированы, в первую очередь, на использование в государственных учреждениях. Часто задача таких систем- обеспечение сопровождения бумажного документооборота, снижение трудоемкости рутинных операций по обработке документов.
Однако такие системы способны существенно расширить рамки традиционных процессов делопроизводства за счет обработки документов в сети с использованием современных технологий. Системы этого направления являются своеобразными мостиками для постепенного перехода от бумажной к безбумажной технологии делопроизводства. В зависимости от полноты реализации безбумажной технологии, автоматизированные системы делопроизводства разделяют на три группы:
- автоматизированные системы, которые представляют собой сопровождение к традиционным документам (электронный аналог регистрационного журнала и регистрационно-контрольной картотеки);- автоматизированные системы с полной версией электронного документа и полнотекстовым поиском позволяющие параллельно осуществлять бумажный и безбумажный документооборот; - системы с полным отказом от бумажных «двойников», использующие в качестве оригиналов электронный документ113.В современной литературе именно такие системы называются системами электронного документооборота.
Существующие автоматизированные системы можно подразделить в зависимости от категории их потребителей. Так, выделяют несколько типов потребителей:
крупные иерархические структуры (министерство, ведомство, корпорация, банк и т.п.);
территориальные органы управления (администрации городов субъектов федерации, муниципалитета и т.п.);
коммерческие и некоммерческие организации среднего и низшего уровня114.
Разумеется, эта классификация носит условный характер, однако она в основном поглощает основные типы потребителей автоматизированных систем управления документооборотом.
В соответствие с проектным подходом к классификации систем автоматизации делопроизводства их можно подразделить на тиражируемые, заказные и полузаказные. Тиражируемые продукты представляют собой законченные продукты и не требуют доводки со стороны разработчика. Заказные системы разрабатываются для индивидуального потребителя и имеют уникальные характеристики. Полузаказная система создается как модульная конструкция из готовых элементов115.
А.Акопянц116 в своей статье «К выбору систем автоматизации документооборота» предлагает системы классифицировать по признаку - на автоматизацию какого типа документооборота они рассчитаны:
массового типового документооборота, который обслуживает основную производственную деятельность и оперирует большим кол-вом однотипных документов, исполняемых по стандартным процедурам (для сотовых операторов - договора на подключение и набор типовых заявлений, для банков - платежные и другие поручения и др.);
прочего документооборота, который, как правило, меньше по объему, но гораздо разнообразнее по типам документов и процедурам их обработки (исполнение распоряжений вышестоящих организаций и руководства, договора «обслуживающих» подразделений и др.).
При этом эти типы документооборота, как правило, разделены по структурным подразделениям, исполнителям и автоматизированным системам. Массовый типовой документооборот обрабатывается функциональными подразделениями, обслуживается специфическими корпоративными информационными системами и зачастую вообще не проходит через канцелярию. Документооборот второго типа обслуживается канцелярией, управлением делами, специальным выделенным персоналом (делопроизводителями).
Несмотря на разнообразие систем автоматизации документационного обеспечения управления, их основу формируют следующие типовые информационные технологии117:
технологии обработки изображений документов (Imaging System), которые предназначены для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов, сформированных на основе сканирования;
технологии оптического распознавания символов (Optical Character Recognition - OCR), которые предназначены для получения из графического образа бумажного документа электронной копии в формате текстового файла. Данная технология часто интегрируется с технологией обработки изображений документов. На основе технологии ОСR можно автоматизировать, например, процесс получения электронной копии с документа, пришедшего по факсу;
системы управления документами. Они предназначены для автоматизации хранения, поиска и управления документами, представленными в электронном виде разными форматами. Это многофункциональные документальные информационные системы, ориентированные на обработку слабоструктурированной текстовой информации. Системы управления документами позволяют помимо типовых функций развитых документальных информационных систем (например, индексирование, разнообразные способы доступа к документу и его составным частям - разделам, многоуровневая защита данных) реализовать функции управления документом на уровне его структурных компонент (установление связи между компонентами, объединение частей документа), контроля версий документа, обмена документами по сети, публикации документов на Web-сайте, и др. Данный класс систем является универсальным, т.е. автоматизирующим весь комплекс задач, возлагаемых на службы делопроизводства, от разработки и создания проекта документа, до списания в дело, включая документооборот и хранение документов;
системы автоматизации деловых процедур (WorkFlow System) - технологии поддержки потоков заданий (документов). Предназначены для обеспечения коллективной обработки документов в процессе реализации различных бизнес-процессов. Базовые технологии систем данного типа позволяют описать любой бизнес-процесс (поэтому неотъемлемой частью таких систем является графический редактор маршрутов работ), а также спроектировать и организовать наиболее рациональную маршрутизацию документов в соответствии с заданной последовательностью действий (шагов) по выполнению как конкретной работы, так и систем взаимосвязанных работ. В результате прописывается маршрут документа по всем рабочим местам, определяются права доступа к документу и круг функциональных обязанностей исполнителей в каждой точке маршрута. Возможна жесткая, свободная и смешанная маршрутизация, с параллельным и последовательным выполнением работ. Системы применяются, прежде всего, для автоматизации документооборота и рутинных многошаговых офисных операций. Простая автоматизация работы с документами, осуществляемая с помощью системы
WorkFlow позволяет в итоге сэкономить до половины рабочего времени на осуществление операции, особенно в учреждениях, для которых производство и обработка документов играет первостепенную роль (государственные ведомства, информационные агентства, издательства и т.д.)118;
■ технологии организации электронного взаимодействия исполнителей на основе постоянного обмена документами. Системы, реализующие эти технологии, относят к типу GroupWare - программные системы для рабочих групп. К основным задачам, которые они решают, относят задачи хранения, просмотра и совместного использования документов. Кроме этого, они могут осуществлять маршрутизацию документов, календарное планирование. Эффективность функционирования такой системы обеспечивается такими ее важнейшими компонентами, как развитая система защиты документов, в том числе система управления доступом к документам; система синхронизации изменений в различных БД; система обмена информацией.
Такое программное обеспечение наиболее эффективно проявляет свои возможности на базе корпоративных Internet-систем и достаточно легко интегрируется с такими естественными для групповой работы приложениями, как электронная почта, телеконференции и WorkFlow119. Многие системы такого класса строятся по принципу All-in-one, когда в одной программе содержатся почти все инструменты, необходимые в настольном приложении: календарь, часы, планирование встреч и совещаний, рассылка заданий сотрудникам и контроль за их выполнением,
коллективная работа над документами и поддержка версий документов, и многое другое120.
Основное назначение систем WorkFlow и GroupWare -автоматизация и поддержка коллективной работы в офисе, причем системы поддерживают неограниченное количество работающих (ограничение только по техническим характеристикам). Однако системы класса GroupWare ориентированы на автоматизацию работы небольшого коллектива и поддерживают корректное совместное использование информации группой пользователей. Системы класса WorkFlow ориентированы на автоматизацию работы корпорации и поддерживают разделение работ на уровне «большой» группы исполнителей. Основное отличие WorkFlow от GroupWare - автоматическое обеспечение прохождение документа по цепи исполнителей на основе заранее заданной схемы. Основное отличие WorkFlow от GroupWare - отсутствие жесткого задания схем бизнес-процессов. Системы WorkFlow и GroupWare не конкурируют между собой, а скорее дополняют друг друга 121.
В учебном пособии под редакцией В.А. Кудряева, помимо выше перечисленных технологий, также выделяются полнотекстовые базы данных (Full-Text Sustem), которые реализуются в автоматизированных современных системах поиска документальной информации. Полнотекстовые базы данных используются для хранения и поиска правовой информации, периодических изданий, корпоративной документации122.
Такое разделение достаточно условно по причине того, что последние версии наиболее популярных систем стараются объединять все эти и еще
многие другие технологии, поэтому конкретные программные продукты сложно отнести к какой-либо одной категории.
Л.А. Сысоева, ссылаясь на аналитиков компании «IDC», выделяет также следующие категории технологий, которые составляют рынок средств электронного управления документами123:
- системы, ориентированные на бизнес-процессы (Business – process EDM) . Как правило, они предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, которые обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ;
корпоративные системы (Enterprise-centric EDM). Они обеспечивают корпоративную структуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступной всем пользователям в организации. Отличительной особенностью корпоративных систем является способ использования и распространения информации внутри организации. Как правило, эти средства не ориентированы только на решение узко определенной задачи. Они внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей;
системы управления контентом (CMS – Content Management Systems). Они реализуют мониторинг создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов. Доступность информации не в виде документов, а в меньших объектах облегчает процесс обмена информацией между приложениями.
Значение систем управления контентом возрастает в связи с тем, что Интернет на сегодняшний день становится важнейшим инструментом ведения бизнеса, позволяющим существенно оптимизировать взаимоотношения бизнес - партнеров, и управление Web-контентом становится первостепенной задачей для повышения эффективности бизнеса. Системы управления контентом представляют собой автоматизированный
редакторский комплекс, служащий для управления содержанием и структурой Интернет-ресурса в он-лайновом режиме. Ключевой составляющей программного продукта является поддержка разработки контента. Именно с разработки начинается жизненный цикл любого материала, публикуемого на сайте: ведутся работы по его созданию, редактированию и утверждению контента, а роль СМS-системы заключается в автоматизации этих процессов, поддержке совместной работы авторов, программистов и менеджеров. Помимо систем управления Web-контентом к системам класса СМS относятся системы электронного документооборота организации, использующие Web-интерфейс. Такие системы используются для оптимизации бизнес-процессов средних и крупных организаций, интегрированы с корпоративной информационной системой и позволяют создавать портальные интернет - решения, системы взаимодействия с поставщиками и сбытовой сетью124;
- системы управления информацией (Information Management Systems).Такие системы обеспечивают агрегирование, управление, и доставку информации через сети Internet, Extranet. Эти технологииобеспечивают фундамент создания информационных порталов. Системыуправления информацией дают возможность организациям накапливатьинформацию в распределенной корпоративной среде на основе
использования бизнес-правил, контекста и метаданных.
Предлагаемые классификации являются примерными, их можно дополнять другими системами (например, системами управления корпоративными электронными записями, системами управления выводом и т.д.).
Таким образом, вопрос классификации автоматизированных систем делопроизводства достаточно сложен вследствие быстрого развития рынка этих систем. В последние годы все более широкое распространение получают такие понятия как система управления знаниями, система
управления корпоративным содержанием, система управления ресурсами предприятия, система управления взаимоотношениями с клиентами и др., что отражает главную тенденцию - создание корпоративных информационных ресурсов как основы современной организации и технологии информационного обеспечения.
Так, технология управления знаниями играет все большую роль для организации с точки зрения централизованного хранения всей сетевой информации. Возможности систем управления знаниями выходят за рамки анализа и структурирования данных и охватывают все формы коллективной работы. Они позволяют следить за тем, как пользователь работает с информацией; любые ответы по электронной почте, созданные документы и сеансы поиска в Web превращаются в пассивный способ доставки сформулированных знаний. Поисковые механизмы таких систем не только находят фразы по ключевым словам, но и выводят имена авторов и тех, кто проводил поиск по определенной теме, а также предлагает способ связаться с ними. Кроме того, в результате поиска включается список пользователей, подключенных к сети в данный момент125.
Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM-системы)- это системы выстраивания взаимоотношений с клиентами, инструменты для управления отношениями, для наращивания клиентской базы. Это новый подход к ведению бизнеса с абсолютной ориентацией на клиента. Функциональность такой системы охватывает маркетинг, продажи и сервис, поддержку клиентов, анализ данных, что соответствует всем стадиям привлечения клиента126. Одной из важнейших задач систем этого уровня является организация взаимодействия между подразделениями маркетинга, продаж и сервисного обслуживания. С помощью подобных систем становится возможным оценить эффективность затрат на различные маркетинговые программы и акции. Более четкая организация работы
дает возможность сконцентрировать усилия на определенной целевой аудитории, управлять процессом привлечения клиентов и тесно и плодотворно взаимодействовать с отделом продаж. Внедрение системы в отделе продаж компании, в свою очередь, позволит в полной мере управлять продажами от распределения потенциальных клиентов до подготовки контрактов. Важны и вопросы хорошего послепродажного обслуживания, профессионализм и своевременность отклика на обращение клиентов: СКМ-система поможет наладить бесперебойную и качественную работу обслуживающего подразделения127.
ERP-системы (Enterprise Rescourcer Planning - планирование ресурсов корпорации)- последнее достижение в эволюции автоматизированных интегрированных систем управления предприятием. Системы класса ERP позволяют поддерживать весь цикл управления -планирование, учет, контроль и регулирование - практически для всех основных функций деятельности. В первую очередь сюда относятся:
планирование производственной деятельности;
управление закупками, запасами, продажами;
управление финансами;
управление персоналом;
управление затратами;
управление проектами, программами;
проектирование продукции и технологических процессов.
Следует подчеркнуть, что все функциональные блоки ERP-системы
тесно взаимосвязаны между собой, что позволяет осуществлять действительное управление практически всеми аспектами деятельности современного предприятия128.
Системы класса ЕRР не связаны с производственным процессом непосредственно, они не являются автоматизированными системами управления технологическими процессами, но имеют дело с моделью технологического процесса. Их работа состоит в улучшении деятельности предприятия, оптимизации материальных и финансовых потоков на основе вводимой на рабочих местах необходимой информации. В одной системе охватывается планирование и управление всей деятельностью производственного предприятия, начиная от закупки сырья и заканчивая отгрузкой товара потребителю. Как следствие, ЕRР-системы позволяют достичь согласованности работы различных подразделений, снижая при этом административные издержки и устраняя проблему интеграции данных для разных приложений. Эти системы являются инструментом повышения эффективности управления, принятия правильных стратегических и тактических решений на основе своевременной и достоверной информации, выдаваемой компьютером129.
Обобщая изложенное выше, отметим, что рынок программныхпродуктов предназначенных для автоматизации ДОУ, в настоящее времястремительно развивается. Изучение его возможно только на основетипологизации существующих автоматизированных систем
делопроизводства. Однако проблема классификации программных средств автоматизации ДОУ находится, по сути, в начальной стадии разработки и требует дальнейшего изучения. Отметим, что помимо общих характеристик (наличие средств защиты документов, возможность регистрации, учета, поиска документов и др.) системы различаются по назначению, функциональным возможностям, уровню адаптации к российской традиции делопроизводства и многим другим параметрам. Наличие обоснованных критериев классификации систем автоматизации ДОУ имеет важнейшее значение на этапе выбора программного продукта.
5. Заключение
Создание действенной системы управления является сегодня ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий и все больше организаций понимают, что их эффективная работа, улучшение информационно-документационного обслуживания сферы управления, повышение производительности и качества работы управленческого аппарата в целом невозможны без внедрения современных технологий и специального программного обеспечения. Таким образом, эффективность управления сегодня напрямую связана с применением передовых технологий управления документами (электронным документооборотом), и недооценивать данную проблему нельзя.
В настоящей работе мы попытались комплексно рассмотреть вопросы, связанные с внедрением и реализацией электронного документооборота. Были проанализированы различные аспекты этой проблематики: правовые, организационные, программно-технические и др.
Анализ нормативно-правовой и методической базы регулирования электронного документооборота показал, что для полноценного использования электронных документов необходимо дальнейшее ее развитие, принятие ряда законов, которые будут всесторонне определять порядок создания, применения, признания юридической силы электронных документов, их защиты, а также устанавливать ответственность за нарушение правил работы с электронными документами. В российской юридической практике практически нет ни одного подзаконного или инструктивного нормативного акта, который бы конкретизировал правила организации электронного документооборота в целом или в определенной информационно-телекоммуникационной системе. Так, Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи», при всей своей значимости, не может регламентировать все аспекты применения электронных документов и электронных технологий. Автоматизацию управленческих процессов сдерживает отсутствие общегосударственных нормативно-методических актов, устанавливающих требования к автоматизированным системам делопроизводства. Актуальным является разработка типовых систем автоматизации делопроизводства для организаций различного уровня и различных организационно-правовых форм. Рассматривая возможности электронного документооборота, мы , в первую очередь, сравнили свойства бумажного и электронного документооборота, поскольку именно функциональные характеристики последнего позволяют качественно улучшить документационное обеспечение, а значит и управление в целом. Так, система электронного документооборота делает процесс управления движением документов прозрачным, позволяет автоматизировать ручные рутинные операции, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов внутри организации, контролировать исполнительскую дисциплину, ускорить прохождение документов в организации, оптимизировать поиск, хранение и распространение информации, поддерживать удаленных пользователей, обеспечивать многоуровневую систему безопасности и т.д.
В настоящее время на рынке представлено немало программных продуктов автоматизации делопроизводства, поэтому актуален вопрос об их классификации, типологизации. Анализ этого вопроса показал, что проблема классификации в настоящее время разработана недостаточно. В научной литературе рассматриваются различные критерии классификации систем: масштаб, ориентация на отечественное и западное делопроизводство, полнота реализации безбумажной технологии, функциональные возможности и др. Требуется дальнейшее исследование этого вопроса, основанное на анализе отечественного рынка программных продуктов. Типологизация систем автоматизации документооборота дает возможность глубже изучить их функциональные характеристики; обеспечить потребителю определенную ориентацию на рынке программных средств. Разработка и уточнение классификации информационных технологий документирования, упорядочение терминологии в этой области остается, по нашему мнению, актуальной задачей документоведения.
Внедрение системы- качественный рубеж в жизни организации, который приведет к определенным изменениям в организации и содержании труда персонала. Однако, такой переход должен быть научно обоснованным, продуманным и подготовленным. Самое главное, что необходимо обеспечить при автоматизации делопроизводства,- это активное участие персонала, в том числе, секретарей, на стадии внедрения системы. Без участия специалистов по делопроизводству успешно и эффективно внедрить систему электронного документооборота очень сложно, поскольку представители ДОУ лучше других видят проблемы, возникающие при внедрении. Более того, активное участие в процессе выбора и внедрения системы всех заинтересованных сотрудников помогает разрешить проблему сопротивления персонала новым методам работы. Следует учитывать, что внедрение системы электронного документооборота не устранит все несовершенства бумажного документооборота. Поэтому перед внедрением автоматизированной системы рабочая группа из специалистов по делопроизводству и проводит этап обследования ДОУ, при котором анализируются существующий порядок работы с документами, изучаются все документопотоки, функциональные обязанности работников, связанные с делопроизводством, порядок принятия решений. Автоматизированные системы должны внедряться уже после оптимизации состава документации, анализа и корректировки путей движения документопотоков, четкого распределения функций и задач между структурными подразделениями и отдельными сотрудниками службы ДОУ. Таким образом, внедрение автоматизированной системы ДОУ нужно начинать с оптимизации системы управления. Только в этих условиях автоматизация даст желаемый эффект. Выбор подходящего программного продукта - ответственный момент. К сожалению, на данный момент не существует независимой экспертизы представленных на рынке систем электронного документооборота, не развита также система их лицензирования и сертификации, поэтому фирмы должны самостоятельно оценивать системы на основе сформулированных заинтересованными специалистами требований к системе. Чем детальнее и точнее будут сформулированы эти требования, тем вероятнее успех внедрения системы. Все особенности работы с системой электронного документооборота должны быть зафиксированы в локальных нормативных актах (регламентах, инструкциях, положениях и т.д.). Здесь возникают сложности, поскольку методическое обеспечение новых технологий на современном этапе недостаточно.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1. Источники
Конституция РФ. М., 2005.
Арбитражный процессуальный кодекс РФ от 24 июля 2002 г. № 95-ФЗ. М, 2005.
Гражданский кодекс РФ. Часть первая от 30 ноября 1994 г. № 51-ФЗ, часть вторая от 26 января 1996 г. № 14-ФЗ М., часть третья от 26 ноября 2001г. № 146-ФЗ. М, 2005.
Гражданский процессуальный кодекс РФ от 14 ноября 2002 г. № 138-ФЗ. М., 2005.
Кодекс РФ об административных правонарушениях от 30 декабря 2001г. № 195-ФЗ. М., 2005.
Налоговый кодекс РФ. Часть первая от 31 июля 1998 г. № 146-ФЗ, часть вторая от 5 августа 2000 г. № 117-ФЗ. М., 2005.
Таможенный кодекс РФ от 28 мая 2003 г. №61-ФЗ. М, 2005.
Уголовный кодекс РФ от 13 июня 1996 г. N 63-ФЗ. М., 2005.
Уголовный процессуальный кодекс РФ 18 декабря 2001 г. № 174-ФЗ. М, 2005.
Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Федеральный закон от 23 сентября 1992 г. № 3523-1 «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных».
Федеральный закон от 7 июля 2003 г. № 126-ФЗ «О связи».
Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. №184-ФЗ «О техническом регулировании»
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».
Федеральный закон от 4 июля 1996 г. № 85-ФЗ «Об участии в международном информационном обмене».
Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».
ГОСТ 34.003 - 90. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Термины и определения.
ГОСТ 34.601-90.Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания.
ГОСТ 34.602-89. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы.
ГОСТ 34.201-89. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем.
ГОСТ 28388-89. Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения.
ГОСТ Р ИСО/МЭК 2382-23-2004. Информационная технология. Словарь. Часть 1. Основные термины (офиц.перевод).;
ГОСТ Р 34.10-2001. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи. Информационная технология.
ГОСТ Р 52294-2004. Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения.
ГОСТ 7.70-2003. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик.
ГОСТ 7.9-95. Реферат и аннотация. Общие требования.
ГОСТ Р 52292-2004. Электронный обмен информацией. Термины и определения.
Общероссийский классификатор управленческой документации ОК-011-93. М, 1994.
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2001.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2000.
Основные правила работы архивов организаций. М., 2002.
Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1986.
2.Литература
А.Акопянц. К выбору систем автоматизации документооборота/ЛСомпьютерра. 2003. №12.
Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: Внедрение информационных технологий в работу архива//Секретарское дело. 2003. №12.
3.Л.П.Афанасьева. Электронные документы в документообороте и архиве организации//Секретарское дело. 2006. №1.
В.Э. Баласанян. Какой должна быть автоматизированная система документационного обеспечения управления/УДелопроизводство. 2004. №1.
В.Э. Баласанян. Применение автоматизированных систем документационного обеспечения управления (автоматизированные системы делопроизводства) для повышения эффективности управления//Делопроизводство. 2002. №2.
В.Э. Баласанян. Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием// Секретарское дело. 2002. №2.
М.П. Бобылева. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М.,2004.
Т.А.Быкова. ЕГСД и ГСДОУ по-прежнему нужны секретарям // Секретарское дело. 2001. №2.
А.П. Вершинин. Электронный документ: правовая форма и доказательство в суде. М., 2000.
10. В.А. Гадасин, В.А. Конявский. От документа - к электронномудокументу. Системные основы // пйр://улуу.ассогё.т/Оосз/Ргот_(]ос.
11.М.В. Гайфулина. Автоматизированные документы регистрации
документов компании//Секретарское дело. 2006. №1.
12.В.Н.Гришин, Е.Е.Панфилова. Информационные технологии в
профессиональной деятельности. М., 2005.
13. Делопроизводство: Учебник для вузов/Под общ. ред. проф.
Т.В.Кузнецовой. М., 2004.
14.Информатика для юристов и экономистов/Под редакцией
С.В.Симоновича. СПб, 2005.
15.С.В. Клименко, И.В.Крохин, В.М.Кущ, Ю.Л.Лагутин. Электронные
документы в корпоративных сетях: второе пришествие Гуттенберга.-
М., 1999.
16.С.Л.Кузнецов. Выставки, конференции в сентябре//Секретарское дело.
2005. №11.
17.С.Л.Кузнецов. Государство и автоматизация госаппарата в XXI веке
(обзор конференции) // Секретарское дело. 2004. №5.
18.С.Л. Кузнецов. Примерное техническое задание на систему
автоматизации делопроизводства//Делопроизводство. 2005. №4.
19.С.Л. Кузнецов. Проблемы выбора программного обеспечения для
автоматизации работы с документами в офисе// Секретарское дело.
2005. №10.
20. С.Л. Кузнецов. Системы автоматизации делопроизводства и
электронный документооборот в бизнесе// Секретарское дело. 2003.
№4.
21.Т.В. Кузнецова. Проблемы автоматизации делопроизводственных
процессов с позиции документоведения. Тезисы доклада на х
международной конференции «Документация в информационном
обществе»// Делопроизводство. 2004. №2.
В.И.Кутузов, А.Т. Раимова. Основы информационного законодательства. М., 2004
М.В. Ларин. Управление документацией в организациях. М., 2002.
Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова. Автоматизация информационного обеспечения управления//Секретарское дело. 2003. №11.
Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова. Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы ДОУ//Секретарское дело. 2005. №11.
26. О.Ю. Митченко, О.И. Рысков. Пособия по работе с электроннымидокументами, подготовленные Международным советом архивов//Секретарское дело. 2005. №8.
П. Московая. Электронный документооборот - верное решение// Делопроизводство. 2003. №4.
М.Н. Мысин, Л.М.Сушкова, С.А.Сушков. Электронные системы управления документооборотом. Самара, 2003.
29. Организация работы с документами: Учебник/Под ред. проф. В.А.Кудряева. М., 1999.
30. А.В.Охотников, Е.А.Булавина. Документоведение и делопроизводство:Учебное пособие. М., 2004.
31. Д.В. Пашков. Обзор современных систем автоматизацииделопроизводства и документооборота// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2004. № 5-6.
32. Д.А. Романов, Т.Н. Ильина, А.Ю.Логинова. Правда об электронном
документообороте. М., 2002.
ЗЗ.О.И. Рысков. Метаданные электронного документа/УСекретарское дело.
2006. №1.
34.0.И. Рысков. Некоторые рекомендации по выбору автоматизированной
системы документационного обеспечения/УСекретарское дело. 2004.
№3.
35.0.И.Рысков. Обзор нормативных основ применения электронных
документов в Российской Федерации//Секретарское дело. 2005. №11.
36. А. М. Савельев. Практические вопросы автоматизации
документооборота в органах власти и других государственных
структурах Российской Федерации. Делопроизводство. 2003. №2.
37.Майкл Дж. Д. Саттон. Корпоративный документооборот: принципы,
технологии, методология внедрения. СПб, 2002.
38.М.В. Сборец. О внедрении системы электронного документооборота в
ОАО АИБ «Академхимбанк»// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2004. №9.
39.Л.А. Сысоева. Аутентификация как средство защиты информации в
корпоративных информационных системахУ/Секретарское дело. 2005.
№1.
40.Л.А. Сысоева. Информационная система как средство создания
единого внутри- и межкорпоративного информационного
пространства//Секретарское дело. №11. 2004.41.Л.А.Сысоева. Системы электронного управления
документами//Секретарское дело. 2003. №1.
42.Л.Н.Татузова. Опыт внедрения системы электронного
документооборота в Международном московском банке/УСправочник
секретаря и офис-менеджера. 2005. №5.
43.А.В. Ткачев. Правовой статус компьютерных документов: основные
характеристики. М., 2000
1 Электронное правительство: Рекомендации по внедрению в Российской Федерации/Под ред. В.И. Дрожжинова , Е.И.Зиндера. М.: Эко-Трендз, 2004. С.XII-XIII.
2 М.П. Бобылева. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М., 2004. С.66.
3 В.И.Кутузов. А.Т.Раимова. Основы информационного законодательства. М, 2004.
4 Информатика для юристов и экономистов / Под редакцией С.В.Симоновича. СПб, 2005.
5 Д.А.Романов, Т.Н.Ильина, А.Ю.Логинова. Правда об электронном документообороте. М, 2002.
6 М.П. Бобылева. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М., 2004.
7 С.В. Клименко, И.В.Крохин, В.М.Кущ, Ю.Л.Лагутин. Электронные документы в корпоративных сетях: второе пришествие Гуттенберга. М, 1999.
8 М.В.Ларин. Управление документацией в организациях. М., 2002.
9 Майкл Дж. Д. Саттон. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методологии внедрения. СПб, 2002.
10 В.А.Гадасин. В.А.Конявский. От документа к электронному документу. Системные основы//http://www.accord.ru.
11 О.И.Рысков. Обзор нормативных основ применения электронных документов в Российской Федерации// Секретарское дело. 2005. №11.
12 Т.А.Быкова. ЕГСД и ГСДОУ по-прежнему нужны секретарям//Секретарское дело. 2001, №2.
13 Л.П.Афанасьева. Электронные документы в документообороте и архиве организации//Секретарское дело. 2006. №1.
14 Т.А.Быкова. ЕГСД и ГСДОУ по-прежнему нужны секретарям//Секретарское дело. 2001, №2.
15 В.Э.Баласанян. От традиционного делопроизводства к электронному документообороту//Справочник секретаря и офис-менеджера. 2003. №4.
16 Л.А. Сысоева. Системы электронного управления документами//Секретарское дело. 2003. №1.
17 А.Акопянц. К выбору систем автоматизации документооборота//Компьютерра. 2003. №12.
18 С.Л. Кузнецов. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами в офисе//Секретарское дело. 2005. №10.
19 О.И. Рысков. Некоторые рекомендации по выбору автоматизированной системы документационного обеспечения//Секретарское дело. 2004. №3.
20 В.Э. Баласанян. Какой должна быть автоматизированная система документационного обеспечения управления//Делопроизводство. 2004. №1.
21 Федеральный закон от 27 июля 2006 г.№149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
22 Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».
23 Гражданский кодекс РФ. Часть первая от 30 ноября 1994 г. № 51-ФЗ, часть вторая от 26 января 1996 г. № 14-ФЗ М., часть третья от 26 ноября 2001г. № 146-ФЗ. М, 2005.
24 ГОСТ Р 34.10-2001. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи.
25 ГОСТ 34.602-89. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы.
26 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2004.
27 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М, 1991.
28 А.П. Вершинин. Электронный документ: правовая форма и доказательство в суде. М., 2000. С.34.
29 В.И.Кутузов, А.Т. Раимова. Основы информационного законодательства. М., 2004. С.75.
30 Конституция РФ. М., 2005.
31 Гражданский кодекс РФ. Часть первая от 30 ноября 1994 г. № 51-ФЗ, часть вторая от 26 января 1996 г. № 14-ФЗ, часть третья от 26 ноября 2001г. № 146-ФЗ. М., 2005. 4.1 ст.149, 160, 434; Ч.П. ст. 847.
32 Уголовный кодекс от 13 июня 1996 г. № 63-ФЗ. М. , 2005. ст. 272, 273, 274.
33 Там же. ст.243.
34 Кодекс РФ об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ. М., 2005. ст.26.7.
35 Уголовный процессуальный кодекс от 18 декабря 2001 г. №174-ФЗ. М., 2005. 4.1.ст. 74.
36 Арбитражный процессуальный кодекс РФ от 24 июля 2002 г. № 95-ФЗ. М., 2005.ст. 75.
37 Гражданский процессуальный кодекс РФ от 14 ноября 2002 г. № 138-ФЗ. М, 2005. ст.71.
38 Налоговый кодекс РФ. Часть первая от 31 июля 1998 г. № 146-ФЗ, часть вторая от 5 августа 2000 г. № 117-ФЗ. М., 2005. 4.1 п.2. ст.80.
39 Налоговый кодекс РФ. Часть первая от 31 июля 1998 г. № 146-ФЗ, часть вторая от 5 августа 2000 г. № 117-ФЗ. М., 2005. Ч.2ст.314.
40 Таможенный кодекс РФ от 28 мая 2003 г. №61-ФЗ. М., 2005. ст.81.
41 Федеральный закон от 27 июля 2006 г.№149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». М. 2006. Ст.1
42 Федеральный закон от 27 июля 2006 г.№149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».М.2006.Ст.2.
43 Федеральный закон от 27 июля 2006 г.№149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».М.2006.ст.11.
44Федеральный закон от 7 июля 2003 г. № 126-ФЗ «О связи».
45 Федеральный закон от 7 июля 2003 г. № 126-ФЗ «О связи».Ст.3.
46 Федеральный закон от 4 июля 1996 г. № 85-ФЗ «Об участии в международном информационном обмене».
47 Федеральный закон от 4 июля 1996 г. № 85-ФЗ «Об участии в международном информационном обмене». Ст.2.
48 Федеральный закон от 23 сентября 1992 г. № 3523-1 «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных».
49Гражданский кодекс Российской Федерации. М, 2005.
50 Федеральный закон от 27 июля 2006 г.№149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». М. 2006. Ст.11
51 Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».
52 http://www.connect.ru/article.asp?id=5578.
53 Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».Ст.3.
54 Федеральный закон от 10 января 2002 г.№ 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». ст.4.
55 Л.П.Афанасьева. Электронные документы в документообороте и архиве организации//Секретарское дело. 2006. №1. С.32.
56 В.И.Кутузов, А.Т.Раимова. Основы информационного законодательства. М., 2004.С.206-207.
57 http://www.shubin.ru/publictext/public/id/460101.html.
58 Там же.
59 Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
60 О.И.Рысков. Обзор нормативных основ применения электронных документов в Российской Федерации/УСекретарское дело. 2005. №11. С.8.
61 Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ст.5.
62 Л.П.Афанасьева. Электронные документы в документообороте и архиве организации//Секретарское дело. 2006. №1. С.28.
63 Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ст.6.
64 А.В.Охотников, Е.А.Булавина. Документоведение и делопроизводство. Учебное пособие: М.,2004. С.191-192.
65 О.И.Рысков. Обзор нормативных основ применения электронных документов в Российской Федерации//Секретарское дело. 2005. №11. С.8.
66 http://vfmgua.votel.ru/MATERIAL/informatika/stat2.htm.
67 В.И.Кутузов, А.Т.Раимова. Основы информационного законодательства. М., 2004. С. 101.
68 Федеральный закон от 27 июля 2006 г.№149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
69 О.И.Рысков. Обзор нормативных основ применения электронных документов в Российской Федерации//Секретарское дело. 2005. №11. С.6-7.
70 Гадасин В.А., Конявский В.А. От документа - к электронному документу. Системные основы //http://www.accord.ru/Docs/From_doc/index.shtml.
71 С.Л.Кузнецов. Государство и автоматизация госаппарата в XXI веке (обзор конференции) // Секретарское дело. 2004. №5. С.26.
72 В.И.Кутузов, А.Т.Раимова. Основы информационного законодательства. М., 2004. С. 207-208.
73 Л.П.Афанасьева. Электронные документы в документообороте и архиве организации // Секретарское дело. 2006. №1. С.31.
74 http://www/pvti.ru/stst/st 2.htm.
75 ГОСТ 34.003 -90. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Термины и определения; ГОСТ 34.601-90.Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания; ГОСТ 34.602-89. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы; ГОСТ 34.201-89. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем.
76 ГОСТ 28388-89. Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения; ГОСТ Р ИСО/МЭК 2382-23-2004. Информационная технология. Словарь. Часть 1. Основные термины (офиц.перевод).
77 ГОСТ Р 34.10-2001. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи.
78 Л.П.Афанасьева. Электронные документы в документообороте и архиве организации// Секретарское дело. 2006. №1. С.33.
79 ГОСТ 34.601-90. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания.
80 ГОСТ 34.602-89. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы.
81Там же. п. 1.4.
82 ГОСТ Р 52294-2004. Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения.
83 О.И.Рысков. Обзор нормативных основ применения электронных документов в Российской Федерации//Секретарское дело. 2005. №11. С. 12.
84 ГОСТ 7.70-2003. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик.
85 О.И. Рысков. Метаданные электронного документа// Секретарское дело. 2006. №1 .С.38.
86 ГОСТ 7.9-95. Реферат и аннотация. Общие требования.
87 ГОСТ Р 52292-2004. Электронный обмен информацией. Термины и определения.
88 Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. №184-ФЗ «О техническом регулировании», ст. 15.
89 Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М, 1994.
90 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2005.
91 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М, 1991.
92 Т.А.Быкова. ЕГСД и ГСДОУ по-прежнему нужны секретарям // Секретарское дело. 2001. №2. С.34.
93 Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М, 2000.
94 О.И.Рысков. Обзор нормативных основ применения электронных документов в Российской Федерации//Секретарское дело. 2005. №11. С.8.
95 Основные правила работы архивов организаций. М., 2002
96 Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1986.
97 О.И.Рысков. Обзор нормативных основ применения электронных документов в Российской Федерации//Секретарское дело. 2005. №11. С.8.
98 http://eos.ru/eos/134718.
99 Гадасин В.А., Конявский В.А. От документа - к электронному документу. Системные основы//http://www.accord.ru/Docs/From_doc/index.shtml.
100 СВ. Клименко, И.В.Крохин, В.М.Кущ, Ю.Л.Лагутин. Электронные документы в корпоративных сетях: второе пришествие Гуттенберга.- М., 1999. С.38-39.
101 Л.А. Сысоева. Системы электронного управления документами//Секретарское дело. 2003. №1. С. 30.
102 http://eos.ru/eos/134718.
103 М.П. Бобылева. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М.,2004. С.54.
104 Ларин М.В. Управление документацией в организациях. М, 2002. С. 195.
105 Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: Внедрение информационных технологий в работу архива//Секретарское дело. 2003. №12. С.60.
106 Там же.
107 Л.А. Сысоева. Аутентификация как средство защиты информации в корпоративных информационных системах//Секретарское дело. 2005. №1. С. 58.
108 Ларин М.В. Управление документацией в организациях. М., 2002. С.194-195.
109 Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: Внедрение информационных технологий в работу архива//Секретарское дело. 2003. №12. С.60.
110 Л.А. Сысоева. Системы электронного управления документами//Секретарское дело. 2003.№1.С.30.
111Л.А. Сысоева. Системы электронного управления документами//Секретарское дело. 2003. №1. С. 30-31.
112 Делопроизводство: Учебник для вузов / Под общ. ред. проф.Т.В.Кузнецовой. М, 2004 . С. 463.
113 Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: внедрение информационных технологий в работу архива//Секретарское дело. 2003. №12.С.61.
114 Ларин М.В. Управление документацией в организациях. М., 2002. С.211.
115 Там же. С. 193.
116 А.Акопянц. К выбору систем автоматизации документооборота//Компьютерра. 2003.№12. С.49.
117 Делопроизводство: Учебник для вузов / Под общ. ред. проф. Т.В.Кузнецовой. М., 2004. С.464-466.
118 М.Н. Мысин, Л.М.Сушкова, С. А. Сушков. Электронные системы управления документооборотом. Самара, 2003. С.51.
119 М.Н. Мысин, Л.М.Сушкова, С. А. Сушков. Электронные системы управления документооборотом. Самара, 2003. С.51-52.
120 СВ. Клименко, И.В.Крохин, В.М.Кущ, Ю.Л.Лагутин. Электронные документы в корпоративных сетях: второе пришествие Гуттенберга. М., 1999.С.44.
121 Л.А. Сысоева. Системы электронного управления документами//Секретарское дело. 2003.№1.С.31-32.
122 Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А.Кудряева. М, 1999. С.508.
123 Л.А. Сысоева. Системы электронного управления документами//Секретарское дело. 2003. №1.С.29-30.
124'В.Н. Гришин, Е.Е.Панфилова. Информационные технологии в профессиональной деятельности: Учебник. М., 2005.С.356-358.
125 В.Н.Гришин, Е.Е.Панфилова. Информационные технологии в профессиональной деятельности: Учебник.М, 2005. С.354
126 В.Н.Гришин, Е.Е.Панфилова. Информационные технологии в профессиональной деятельности: Учебник.М, 2005. С. 389.
127 http://siver.ru/index.htm?mmm=crm&mid=9.
128Д.А.Романов, Т.Н.Ильина , А.Ю Логинова. Правда об электронном документообороте.М., 2002. С.192-193.
129 http://www.e_commerce.ru/biz_tech/implementation/management/erp.html.
АТТЕСТАЦИОННАЯ РАБОТА
ТЕМА: Применение новых информационных
технологий в делопроизводстве
Москва
2009
ОГЛАВЛЕНИЕ
1.Введение…………………………………………………………………..…1-11
2. Правовое и организационно-методическое регулирование электронного документооборота ………………………………………………………………..11
2. 1. Правовая база электронного документооборота…………………..…...11-24
2.2. Организационно-методическое регулирование работы с электронными документами……………………………………………………………………25-31
3. Электронной документооборот- его возможности………………………………......31-33
4. Типологизация автоматизированных систем делопроизводства…………………….34-47
5. Заключение…………………………………………………………………37-51
Список использованных источников и литературы…………………………49-55