Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
НИЖЕГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ им. Р.Е. АЛЕКСЕЕВА
Факультет «Экономики, менеджмента и инновации»
Кафедра «Экономика и предпринимательство»
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
По дисциплине «Документирование управленческой деятельности»
«Систематизация и обеспечение сохранности
документной информации»
Руководитель работы
Рябчикова Н.О.
«_22_»_февраля_2011 г.
Исполнитель: студент гр. 08 ЭКЗ_
Обрядчиков О.В.
Нижний Новгород
2011 г.
Содержание:
информации……………………………………………………………………………4
1. Определение ценности документов и документной информации………………....4
1.1. Экспертные комиссии организации…………………………………………….4
1.2. Критерии оценки информационного содержания документов……………….5
2. Общие требования к систематизации документов и формированию дел………....6
2.1. Номенклатура дел организации…………………………………………….…..6
2.1.1. Оформление и ведение номенклатуры дел……………………………...7
2.1.2. Порядок завершения номенклатуры дел……………………………..….8
2.2. Общие принципы формирования дел…………………………………………..9
2.3. Группировка документов в дела………………………………………………...9
2.3.1. Группировка в дела отдельных категорий документов………………..10
2.3.2. Последовательность расположения документов в деле……………….12
2.4. Составление заголовков дел……………………………………………….…...12
2.5. Оформление обложки дела…………………………………………………..…14
3. Установление сроков хранения документов………………………………………...15
4. Обеспечение сохранности документов…………………………………………...…17
4.1. Размещение документов в хранилищах………………………………….…….17
4.2. Проверка наличия и состояния документов……………………………….…..18
4.3. Акт о выделении документов к уничтожению………………………………...19
I. Введение
Тема данной курсовой работы систематизация и обеспечение сохранности документной информации.
Под систематизацией понимается приведение в систему, т.е. к определенному порядку в расположении.
Для четкой организации документационного обеспечения управления документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера – сохранены, так как информация, содержащаяся в исполненных документах необходима для дальнейшей работы организации. Именно поэтому систематизация документов и, следовательно, содержащейся в них информации – одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления.
Систематизация и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам, а также оградить их от несанкционированной утечки информации.
Работа состоит из двух частей: теоретической и практической.
Первая часть состоит из следующих разделов:
1. Определение ценности документов и документной информации, в котором рассматривается порядок создания и работы экспертной комиссии и критерии оценки важности документной информации. Этот раздел помещен первым, так как хранение информации из хаотичного становится системным только в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов.
2. Общие требования к систематизации документов и формированию дел. Раздел посвящен непосредственно процессу систематизации, начиная с такого важного этапа как создание и ведение номенклатуры дел и заканчивая оформлением обложки дела.
3. Установление сроков хранения документов. Здесь рассматривается Перечень типовых управленческих документов, на основе которого проставляются сроки хранения документов.
4. Обеспечение сохранности документов. В последнем разделе описывается порядок размещения документов в хранилищах, условия их хранения, порядок проверки наличия и физического состояния документов, а также порядок составления актов об уничтожении документов, срок хранения которых истек.
Цель курсовой работы – проследить и рассмотреть путь документа от момента определения его в дело до размещения этого дела в архивном хранилище и, в случае потери ценности, уничтожения.
Тема актуальна в настоящее время в связи с тем, что без систематизированного хранения документов будет затруднена дальнейшая работа организации. Кроме того, качественно проведенная систематизация позволяет ускорить процесс поиска необходимой информации, что не мало важно на сегодняшний день, а правильно организованный процесс хранения позволит сохранить документы, имеющие историческое, научное, политическое, социальное, экономическое и культурное значение для Российской Федерации.
II. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ
ДОКУМЕНТНОЙ ИНФОРМАЦИИ
1. Определение ценности документов и документной информации
Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает следующие стадии:
- документирование, понимаемое как особыми способами удостоверенная фиксация информации на различных носителях;
- использование, включающее и учет документов в текущей деятельности граждан и организаций;
- хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного использования.
Значение и ценность документов, образующихся в процессе офисной деятельности на различных носителях, а также полученных ею от корреспондентов с использованием всевозможных средств доставки, различна. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы
в течение ограниченного времени, пока в них имеется практическая надобность. Долговременное хранение таких документов нецелесообразно не только из-за ограниченных площадей организации, но в связи с тем, что никому и никогда не будет интересно их содержание.
Документы, содержащие социальную информацию
о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и т.д., должны сохраняться в течение жизни человека, но и они утрачивают свою информационную ценность, так как представляют ценность только для конкретного индивидуума. Они занимают много места и содержат много типовой, дублирующей информации.
Третья группа документов создается специально, чтобы запечатлеть основные вехи
в истории становления и развития конкретных организаций, корпораций, и они представляют ценность только для данной организации и должны храниться все время, пока существует организация.
Четвертые содержат нормативно-методическую базу
и имеют большое управленческое и справочное значение. Их, вероятно, следует хранить до тех пор, пока будет существовать потребность в них заглянуть или даже что-то позаимствовать.
Пятые, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную, хозяйственную, политическую жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение
и включаются в состав Архивного фонда РФ.
В силу типичности и неоднократной повторяемости задач в системах управления появляется возможность определения ценности большей части документной информации, циркулирующей в любой системе управления, на основе единых критериев.
Такая деятельность в системе управления получила профессиональный термин «экспертиза ценности документов».
1.1. Экспертные комиссии организаций
В учреждениях, организациях и на предприятиях для проведения экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб документационного обеспечения, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов, создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В крупных организациях с большим объемом документооборота создается Центральная экспертная комиссия (ЦЭК).
ЭК действуют на основании утвержденных руководителями организации Положений о постоянно действующей ЭК. В целях достижения методического единства и для облегчения разработки собственного Положения об ЭК, Федеральной архивной службой России (Росархивом) в 1995 г. утверждено Примерное положение об ЭК организации.
ЭК создается в соответствии с Положением о ней из наиболее квалифицированных сотрудников. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру своей организации, систему документационного обеспечения – состав и содержание всей совокупности документов. В состав ЭК следует включать:
- сотрудника, ответственного за документационное обеспечение организации;
- сотрудника, ответственного за архив;
- специалистов по научной, технической, учебной, производственной и другим видам документации;
- специалиста по обеспечению защиты информации и др.
Председателем ЭК, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации. Секретарем ЭК – секретарь фирмы или сотрудник делопроизводственной службы или архива. Заседания проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами.
Экспертная комиссия – это совещательный орган,
ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как, согласно законодательству, он несет ответственность за сохранность документов.
Объектами рассмотрения ЭК прежде всего являются:
- пересоставляемая номенклатура дел;
- описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения;
- акты о выделении к уничтожению и об аннулировании документов и дел независимо от вида носителя;
- комплексы документов: бумажные дела, проекты, единицы хранения на небумажных носителях, на предмет правильности их оформления для постоянного и долговременного хранения;
- предложения об увеличении типовых сроков хранения документов;
- предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми перечнями Архивной службы, отраслевыми перечнями и типовыми номенклатурами дел.
Протоколы ЭК о согласовании (одобрении) номенклатуры дел, описей на дела постоянного хранения и по личному составу, об увеличении типовых сроков хранения документов, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими Перечнями, акты о выделении документов к уничтожению в государственных учреждениях и других организациях утверждаются руководителем только после их согласования с соответствующим органом Федерального архивного агентства.
1.2. Критерии оценки информационного содержания документов
Экспертиза осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Критериями оценки происхождения
являются роль и место организации, деятеля науки, культуры, политики, социальной жизни общества; значимость ее (его) деятельности, время и место образования документов.
Критериями оценки содержания
можно назвать значимость события, явления, предмета и фактов, отраженных в документах, значение зафиксированной в документах информации, ее повторяемость в других документах, целевое назначение, вид и разновидность конкретного документа.
К критериям оценки внешних особенностей
документа относятся: юридическая достоверность, т.е. наличие необходимых подписей, дат, печатей, резолюций, отметок о прохождении и исполнении; особенности передачи текста, материальной основы носителя информации, его физического состояния, способа передачи информации.
Кроме того, для каждой группы документов существуют и собственные, специфические критерии
их оценки: значимость информации для развития науки, техники, производства, новизна поставленных задач и предложенных решений, приоритетность авторства, экономическая эффективность, социальная значимость и др.
2. Общие требования к систематизации документов и формированию дел
Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значительной мере зависят от организации хранения документов, т.е. от методов их классификации. Научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в ведомственных, государственных архивах.
2.1. Номенклатура дел организации
Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел
– систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел является классификационным справочником, обязательным для составления во всех государственных организациях, и должна содержать полный перечень дел, заводимый всеми структурными подразделениями, должностными лицами организации без исключения независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации. При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться Основными правилами работы архивов организации, ГСДОУ, Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, Основами законодательства РФ об Архивном фонде и архивах.
Цели создания:
- закрепляет классификацию, группировку исполненных документов дела;
- закрепляет систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;
- служит основным учетным документом в текущей работе с документами;
- является единственным средством учета переходящих дел, т.е. дел, наполнение документами которых продолжается несколько лет;
- становится учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.
Составляются и используются три вида номенклатуры дел: типовая
, примерная
и номенклатура дел организации, называемая конкретной
, индивидуальной.
В крупных иерархических системах управления для достижения единства классификации документов и обеспечения их сохранности в качестве обязательного для всех нормативного акта составляются типовые номенклатуры дел
, устанавливающие не только единый состав заводимых дел, но и единую систему их индексации.
Типовые номенклатуры дел
устанавливают унифицированный состав дел заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли. Типовая номенклатура дел – нормативный документ, обязательный для применения в тех организациях, для которых она разработана.
Примерные номенклатуры дел
носят рекомендательный характер и устанавливают рекомендуемый состав и индексацию дел, заводимых в организации, на которые они распространяются. Создается в управленческих структурах, где состав документов подразделений сильно различается.
Примерные и типовые номенклатуры дел имеют большое значение для оптимизации и сокращения состава документов, включаемых в состав Архивного фонда России.
Типовые и примерные номенклатуры дел должны быть согласованы с ЦЭК (ЭК) своей организации, рассмотрены и согласованы в экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) соответствующего архивного органа и утверждены руководителем организации отраслевого, административно-территориального органа управления.
Конкретная номенклатура дел
составляется в каждой организации на основе типовых и примерных номенклатур.
Номенклатура дел является также учетным документом для дел временного (до 10 лет) хранения.
2.1.1. Оформление и ведение номенклатуры дел
Единая форма бланка для номенклатуры дел установлена Федеральным архивным агентством, опубликована ГСДОУ, в Основных правилах работы ведомственных архивов и является обязательной для всех учреждений, организаций и предприятий независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности.
Номенклатура дел разрабатывается во всех структурных подразделениях организации. В структурных подразделениях номенклатуры дел обычно разрабатываются ответственными за документацию с привлечением ведущих специалистов.
Одним из первых этапов составления номенклатуры дел является изучение документов организации. В номенклатуру дел включаются все документы, составляемыев данной организации и поступившие в нее из других организаций. Также включаютсядокументы общественных организаций (профсоюзной, добровольных обществ и т.д.).Документы с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки,журналы учета документов и изданий с грифом ДСП подлежат обязательномувключению в номенклатуру дел организации. Кроме того, в номенклатуру включаютсядела временно действующих органов, документы которых служат правовым основаниемдля подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности. Такжевключаются незаконченные делопроизводственные дела, которые поступили из других организаций для их продолжения. В номенклатуре должны быть учтены все справочные картотеки и журналы к документам.
В процессе работы организации в течение года могут возникать новые документируемые участки и соответственно новые дела, которые также включаются в номенклатуру дел.
В номенклатуру дел не включаются печатные издания.
Номенклатура дел организации на следующий календарный год составляется в 3-4-м кварталах текущего года, визируется руководителем организации и подписывается руководителем службы ДОУ, а потом направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения.
После всех необходимых согласований номенклатура дел вводится в силу грифом утверждения руководителя организации до начала нового делопроизводственного года и действует в течение 5 лет. Она подлежит пересоставлению лишь в случаях коренного изменения функций и структуры организации (структурного подразделения). При
отсутствии таких изменений номенклатуру в конце каждого года уточняют, при
необходимости корректируют и автоматически вводят в действие с 1 января следующего года.
При оформлении используется титульный лист, если это министерство, ведомство, или общий бланк организации.
В качестве первой графы номенклатуры дел указывают наименования структурных подразделений (отделов), их индексы (номера) включаются в номенклатуру и, дополненные порядковым номером дела в пределах подразделения, составляют индекс дела.
При сложной иерархической структуре индекс может состоять из индекса управления, индекса внутри управления и порядкового номера дела. Например, управление делами имеет индекс 01, его структурные подразделения будут иметь индексы: канцелярия – 01.1, отдел правительственной переписки – 01.2 и т.д. А индексы дел внутри подразделений – 01.1-1, 01.2-1, 01.2-2 и т.д.
Во второй графе указываются полные заголовки дел. При этом в разделе может быть использована следующая последовательность наименований дел:
- организационно-распорядительная документация;
- плановая документация;
- отчетная документация;
- документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;
- документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) выполнения основной деятельности;
- документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами.
Внутри каждого раздела наименования дел рекомендуется систематизировать по степени их важности: документация вышестоящих организаций, собственная документация организации. Например, сначала в номенклатуре будут указаны дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела с распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т.д.
Целесообразно соблюдать последовательность расположения заголовков дел в разных разделах номенклатуры одной организации.
Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. Каждое дело не должно превышать 250 листов (4 см), поэтому при большом объеме документов, относящихся к одному делу, допускается формирование томов, частей.
В четвертой графе номенклатуры проставляются сроки хранения дел, определенные экспертной комиссией.
Пятая графа номенклатуры дел «Примечание» заполняется в течение срока действия номенклатуры службой ДОУ, в ней проставляются:
отметки о заведении дел – «заведено»
;
о переходящих делах – «переходящее с 2008 г.»
или «переходящее на 20010 г.»
;
о передаче дел в другую организацию – «акт выдачи во временное пользование
от ____ №_____»
;
о местонахождении подлинников документов – «подлинники в деле 01-02»
;
о передаче дел в ведомственный архив – «переданы в архив по описи 07.03.2009»
и т.п.
Использование графы «Примечание» повышает качество и эффективность номенклатуры дел.
2.1.2. Порядок завершения номенклатуры дел
Первый экземпляр номенклатуры дел, утвержденный руководителем организации, полностью заполненный по итогам прошедшего года и подписанный руководителем службы ДОУ, является документом постоянного срока хранения организации (ст. 67 Перечня типовых документов).
После окончания делопроизводственного года к номенклатуре дел службой ДОУ составляется итоговая запись со статистическими сведениями о количестве заведенных дел по группам:
- дела со сроками хранения до 10 лет;
- дела со сроками хранения свыше 10 лет;
- дела со сроком хранения «постоянно».
Арифметический подсчет должен вестись с учетом «переходящих» дел и дел, сроки хранения которых определены не окончательно, - «с пометкой ЭК (ЭПК)».
Итоговые сведения о количестве дел, картотек, файлов и других единиц хранения сообщаются в архив своей организации и в государственный (муниципальный) архив, если он принимает документы данной организации на хранение. Данные сведения необходимы архиву для приема и размещения дел постоянного и временного хранения.
2.2. Общие принципы формирования дел
Документы, не находящиеся на руках у исполнителей, при хранении группируются так, чтобы можно было быстро найти нужный документ и информацию. Эта работа носит название формирование дел
, так как основной единицей организации учета и хранения бумажных документов является дело
– совокупность документов (документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку; небумажных – единица хранения
– физически обособленный документ или совокупность документов; документов на компьютерных носителях данных – файл данных.
Формирование дел –
группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела.
Работа по формированию дел состоит из следующих операций:
- распределение исполненных документов по делам;
- расположение документов внутри дела;
- оформление обложки дела.
В организациях дела формируются централизованно секретарем фирмы или делопроизводственной службой или децентрализованно – несколькими структурными подразделениями.
Формирование дел в структурных подразделениях осуществляется либо исполнителями, ведущими определенный круг вопросов в своем структурном подразделении, либо централизованно по подразделению специально выделенным сотрудником. Во втором случае легче обеспечить методическое единство и качество формирования дел, контроль за ними со стороны руководства и службы ДОУ.
Правильность формирования дел устанавливается, а при проверках оценивается органами архивной службы, другими контролирующими органами (в своей сфере деятельности) и достигается соблюдением ряда правил, обязательных для государственных организаций.
2.3. Группировка документов в дела
В дела группируются в большинстве случаев документы одного календарного года, за исключением: судебных, личных дел, документов выборных органов, которые группируются за период их созыва, и др.
Целесообразна и не противоречит правилам практика сбора документов при их незначительном количестве за несколько лет с оформлением дела как переходящего с соответствующими отметками за все годы накопления документов в деле.
Документы следует группировать в дела постоянного и временного сроков хранения раздельно. Например, следует хранить в различных делах оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы работы и т.д., поскольку эти документы имеют различные сроки хранения.
Допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.
В дело включается только один экземпляр документа. Не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов и их копии. Исключение составляют черновые материалы, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.
Секретарь подшивает документы в дела согласно отметкам исполнителей на документах «В дело № …»
.
2.3.1. Группировка в дела отдельных категорий документов
Распорядительные документы формируются в отдельные дела по названиям (приказы, распоряжения, указания, решения), которые уточняют авторской принадлежностью (приказы министерства, приказы организации и т.д.). Приказы организации группируются в отдельные дела исходя из вопросной направленности, т.е. отдельно группируются приказы по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственным вопросам, приказы по личному составу, так как каждая из этих групп имеет свои, различные сроки хранения.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Если же при ихутверждении распорядительные документы не издавались, то эти документы формируются в самостоятельные дела.
Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.
Протоколы формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы коллегии, протоколы совещания у директора, протоколы профсоюзного собрания и т.д.). Протоколы группируются, как правило, вместе сдокументами, на основании которых они готовились (повестка дня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности решения вопросов.
Стенограммы заседаний, как правило, формируются в отдельные дела.
Утвержденные планы, отчеты, лимиты, титульные списки группируются в дела отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от времени составления, например: отчет за 2006 г., составленный в 2007 г., должен быть подшит в дело 2006 года, а не 2007 года; план на 2008 г., составленный в 2007 г., — в дела 2008 года. Перспективные планы относящиеся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану развития относятся к тому году, на который они составлены. Документы в отчетах необходимо располагать в систематическом порядке. Так, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: вначале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке.
Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям. Статистическая документация, образующаяся в управленческой деятельности, группируется самостоятельно или в одном деле с другими документами по данному вопросу. Например, к отчету предприятия по основной деятельности за 2005 г. прилагаются формы статистической отчетности, характеризующие деятельность данного предприятия по основной деятельности.
Переписку рекомендуется группировать в дела в
Личные дела занимают значительное место среди документации организации. В них группируются документы, относящиеся к кадровым вопросам всех работающих в организации. Исключение составляют копии приказов о поощрениях и взысканиях, справки с места жительства, о состоянии здоровья, о перемене фамилии и т.д., которые в личные дела не группируются, так как сведения из них переносятся в дополнение к анкете (личному листку по учету кадров) и другие кадровые документы. При необходимости указанные документы могут формироваться в дела временного хранения.
В личных делах документы группируются в следующей последовательности:
1. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.
2. Заявление о приеме на работу, направление или представление.
3. Анкета (личный листок по учету кадров).
4. Автобиография.
5. Документы об образовании.
6. Выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении.
7. Дополнения к анкете (личному листку по учету кадров), справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.
Внутри перечисленных групп документы располагаются в хронологическом порядке.
При формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан следует иметь в виду, что раздельно группируются самостоятельные дела предложения, заявления граждан по вопросам совершенствования и изменения работы организаций и их заявления и жалобы по личным вопросам. Документы в деле группируются по алфавиту. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные предложения, заявления, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. Внутри документы располагаются по хронологии. Документы подведомственных организаций (планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записи и т.д.), поступающие в вышестоящие организации, группируются, как правило, в самостоятельные дела по каждой организации. Кроме того, может быть использована группировка в дела документов одного названия по всем подведомственным организациям. Например:
Готовые отчеты филиалов о выполнении плана по реализации товаров
Рационализаторские предложения, авторские свидетельства, патенты на изобретение, заявки о выдаче диплома на открытие, стандарты, нормативы в организациях, которые их разработали или утверждают, группируются в самостоятельные дела по каждому отдельному конкретному вопросу. Причем комплекс документов, группируемых в деле, и порядок их расположения определяется специальными правилами. В организациях, пользующихся этими документами, перечисленные документы могут группироваться в одном деле или по отдельным вопросам.
Документная информация на машинных носителях данных, имеющая долгосрочное значение, определяемое по соответствующим статьям Перечней на общих основаниях, также включается в номенклатуру дел.
В номенклатуре дел систематизация файлов должна соответствовать внутренней структуре базы данных.
При внесении изменений в структуру базы данных, количество и содержание файлов соответствующие изменения должны найти отражение и в номенклатуре дел.
2.3.2. Последовательность расположения документов в деле
Не следует допускать разобщения в делах запросов и ответов, подшивки сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивки в дела документов, подлежащих возврату корреспондентам.
От выбранной последовательности расположения документов в деле зависят оперативность поиска необходимых документов, а также раскрытие хода и полноты решения вопросов. Обычно документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними датами.
Часто приказы, распоряжения, протоколы, решения и другие документы располагают по порядковым номерам, но и в этом случае сохраняется хронологическая последовательность решения вопросов.
Другой подход следует применять, например, к переписке, где документ-ответ подшивается в дело не по дате регистрации, а вслед за инициативным документом, или к приложения, которые независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к соответствующим документам. Если приложение составляет 250 листов и более, то из него, как правило, формируется отдельный том, а в документе делается об этом соответствующая отметка.
Документы могут располагаться и в алфавитной последовательности. В алфавитном порядке целесообразно группировать различные опросные листы, анкеты, сводки, отчеты, поступающие от подведомственных предприятий (в алфавитном порядке названий предприятий), предложения, заявления и жалобы граждан, другие документы. Каждая группа документов отличается составом и ценностью информации, что обусловливает и специфику формирования их в дела.
2.4. Составление заголовков дел
Заголовок дела является важнейшим элементом успешной систематизации документов. Основные требования к составлению заголовка - четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок – «разные документы», «общая переписка» и т.д. Заголовок дела следует формулировать на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:
- название документа (приказы, протоколы и т.д.) наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);
- автор документа (название организации, структурного подразделения);
- корреспондент (название организации, которой адресуются и от которой получают документы);
- вопрос или краткое содержание документов дела;
- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
- даты (период), к которым относятся документы дела;
- указание на копийность дела.
Это максимальный набор элементов, включаемых в заголовок, и не всегда они все должны в нем присутствовать. Так, название адресата (корреспондента) будет включаться в заголовок дела, содержащего переписку, даты указываются только в заголовках дел, содержащих плановые или отчетные бухгалтерские документы, которые могут формироваться в текущем году как отчетные за прошлый год.
Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле. Так название документов в заголовке дела может указываться как в единственном, так и во множественном числе (при группировке в деле документов одного названия):
Журнал учета выдачи дипломов
Протоколы собраний акционеров предприятия
Картотека по регистрации и контролю исполнения распоряжений
При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке. Например:
Отзывы и заключения на учебные программы, присланные из филиалов
Если документы разных названий (более 2-3) относятся к одному вопросу, но не связаны логической последовательностью, то при формулировании заголовка дела используется термин «документы». В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет формироваться дело, например:
Документы, подготовленные по заданию органов государственного управления (справки, обзоры, аннотации, информации и др.)
или
Документы, представляемые в судебные и следственные органы по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки, характеристики)
Термин «документы»
может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу:
Документы к протоколам научно-технической комиссии
Заголовки судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, формулируютсяс использованием термина «дело»
:
Личные дела административно-управленческого персонала
Термин «переписка»
используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию с одной или несколькими организациями:
Переписка с ООО «ЛАГ» о сроках возвращения кредитов
Для внутренних документов название организации (подразделения, органа управления) указывается кратко:
Протоколы заседания Совета учредителей
При указании в заголовке корреспондента дается конкретное наименование организации или обобщенное название нескольких организаций без конкретного перечисления:
Переписка с Росархивом
Переписка с международными организациями о научном сотрудничестве
Если документы касаются переписки с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то корреспонденты не указываются:
Переписка по научно-организационным вопросам
Если документы относятся к корреспонденции одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то в заголовке дела указывается ее (его) название:
Переписка с организациями г. Владимира о поставках продукции
Если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, то их конкретные названия и заголовке дела не указываются, а дается общее название:
Переписка с организациями Объединения архивов Москвы о проведении научно-практической конференции
В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа:
Приказы по основной деятельности за январь - апрель 2009 г.
В заголовке дел, содержащих плановую; отчетную документацию, указывается не только год, но и месяц, квартал:
Сводный баланс расходов за I-II кв. 2009 г.
Если в деле группируются статистические формы, заполняемые в организации, то в заголовке указывается ее номер (шифр):
Отчеты предприятий по поставкам госзаказа (формы 1-ПС)
Взаголовках дела при необходимости дается указание на копийность документов:
Приказы ректора по комплектованию и изменению личного состава студентов. Копии
Если дело состоит из нескольких частей или томов, то составляется общий заголовок дела и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения.
2.5. Оформление обложки дела
Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. Одновременно оформляется обложка заведенного дела.На обложке дел постоянного и долговременного хранения в соответствии с государственным стандартом ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования» должны быть указаны:
- название организации;
- название структурного подразделения организации, где оформилось дело;
- делопроизводственный индекс дела по номенклатуре дел;
- номер дела по годовому разделу описи дел;
- дата или крайние даты первого и последнего по датам документов дела;
- количество листов в деле;
- срок хранения дела или запись «Хранить постоянно»;
- архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описей – чернилами (проставляется в архиве).
Большинство элементов описания дела обозначается на обложке в начале заведения дела, за исключением обозначения количества листов, которое проставляется на обложке после завершения дела.
При обозначении названия организации может указываться ее ведомственная принадлежность. Название организации приводится полностью в именительном падеже, в скобках дается ее сокращенное название. Если наименование организации менялось в течение года, то на обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое пишется под ним.
Название структурной части указывается по тем же правилам.
Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел. Индекс является адресом хранения дела, который является и поисковым признаком.
Написание заголовков на обложках дел облегчается при наличии правильно составленных номенклатур дел. В этих случаях достаточно перенести заголовок из номенклатуры дел на обложку. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела.
Дата дела показывает, за какой период времени в деле сгруппированы документы. При заведении дела на обложке указывается год его заведения. Если дело делится на тома, части, на их обложках указывается число, месяц, год заведения. В случаях, когда дело заводится в одной организации, а заканчивается в другой, на обложке следует проставлять три даты: дату заведения дела в первой организации, дату поступления его в другую организацию и дату окончания дела во второй организации. Дата окончания тома, частипроставляется после окончания группировки в них документов. Сроки хранения дел переносятся на обложку из номенклатуры дел.
3. Установление сроков хранения дел
Значение документов, откладывающихся в организации-фондо-образователе, неодинаково. Одни необходимы только для оперативной работы в течение определенного времени и их долговременное хранение нецелесообразно и неэффективно из-за ограниченных площадей ведомственных архивов организаций. Другие документы имеют большой период практического использования, обладают научным, историческим значением и должны храниться постоянно в государственных архивах. Проставление сроков хранения проводится на основе специальных перечней типовых и ведомственных документов. При отсутствии ведомственного перечня следует пользоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (2002 г.), а для документов, созданных ранее 1995 г., также Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков их хранения (1988 г.). Установленные ими сроки хранения документов являются обязательными. Сроки хранения документов, установленные типовыми перечнями, сокращать не разрешается. В случаях, вызванных спецификой деятельности отдельных организаций, типовые сроки могут быть увеличены.
Действующий Перечень разбит на 523 статьи, содержащие наименования конкретных документов и сроки их хранения, сгруппированные в подразделы и объединенные в 12 разделов:
- организация системы управления;
- планирование деятельности;
- финансирование деятельности;
- учет и отчетность;
- экономические, научные, культурные связи;
- информационное обслуживание;
- трудовые отношения;
- кадровое обеспечение;
- материально-техническое обеспечение деятельности;
- административно-хозяйственные вопросы;
- социально-бытовые вопросы;
- деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений).
При установлении сроков хранения надо также учитывать, что некоторые статьи перечней могут быть разбиты на пункты, содержащие документы, имеющие с разные сроки хранения, поэтому из перечня следует выбирать тот пункт и срок хранения, к которому относятся конкретные документы.
При установлении сроков типовым перечнем следует пользоваться лишь при отсутствии ведомственного перечня, так как в ведомственном перечне состав и содержание документов организации отражены с большой полнотой и конкретизацией. Сроки хранения документов, не предусмотренных типовым или ведомственным перечнями, устанавливаются ЭПК соответствующего архивного учреждения после представления необходимых материалов ведомственным архивом и ЦЭК (ЭК) организации.
В номенклатуру дел организации должны переноситься из перечней и специальные отметки, относящиеся к срокам хранения документов. Отметка в перечне «5 л. ЭПК» означает, что по истечении указанного срока вопрос о дальнейшем хранении документов решается ЭК организации в ЭПК архивного органа. В зависимости от принятого решения срок хранения этих дел может оставаться временным без отметки «ЭПК» или заменяться на постоянный, если ЭК и ЭПК придут к выводу, что документы уничтожать рано.
О сроках хранения отдельных категорий документов делаются следующие отметки. К документам распорядительного, нормативного, методического характера в организации, не являющейся автором, в номенклатуре проставляются отметки «До замены новыми», «До минования надобности». Отметка «Хранить до передачи в государственный архив, не принятые уничтожаются по миновании надобности», означает, что вопрос об окончательном сроке хранения данной категории дел решается по усмотрению государственного архива.
Правильное определение сроков хранения недостаточно проводить лишь на основании заголовков дел и их соотнесения со статьями перечня. Необходимо проводить и анализ фактического содержания имеющихся в делах документов. Если в деле содержатся документы по одному вопросу, но различной значимости, с разными сроками хранения (например, 3 года, 5 лет, 10 лет), то время хранения устанавливается по документам, имеющим более длительный срок хранения (в приведенном случае - 10 лет).
Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.
4. Обеспечение сохранности документов
Дела кратковременного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения сохраняются в организации:
- до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению;
- до сдачи дел на государственное хранение;
- до ликвидации организации.
В течение всего установленного срока хранения должны обеспечиваться не только учет документов, но и их физическая сохранность и использование. Это предъявляет определенные требования к обработке самих дел и оборудованию архивохранилищ. Документы архива подразделяются на документы общего и обособленного хранения, на бумажной и пленочной основе. В состав последних включают не только пленки для фото, видео - и, фонозаписи, но и другие компьютерные носители информации, еще не оформившиеся в самостоятельную группу.
Срок хранения документной информации на компьютерных носителях данных определяется на общих основаниях по соответствующим статьям Перечней. Согласно принципам архивного дела документ должен храниться на том носителе информации, на котором он был создан. Поэтому хранение офисных документов на компьютерных носителях не запрещено, но и не приветствуется в силу объективных причин.
До настоящего времени более надежного и дешевого, чем бумага (документ на бумаге уже есть, он бесплатен!), носителя с более универсальной и автономной системой записи и чтения информации пока в офисных технологиях не появилось.
Необходимо также помнить, что длительное хранение документов на нестабильных съемных носителях, например дискетах, требует частых, не реже чем полугодовых, проверок и перезаписи хранимой информации на новые носители в двух экземплярах. Длительное,т. е. свыше 10 лет, хранение архивной информации на жестком диске компьютера такжерискованно из-за возможных сбоев и вирусных атак.
В настоящее время единственно возможным носителем для записи архивируемых документов может считаться неперезаписываемый
(документы править нельзя!) оптический диск (CD-R), хотя в последнее время возросли претензии и к его качеству.
Постепенно практика подходит к тому, что все больше фирм признают целесообразным размещать на оптических дисках документы со сроками хранения только до 10 лет. А в качестве рабочей копии для каждодневного использования возможно создание электронной копий документов с более длительными сроками хранения, например личных дел сотрудников. Надежнее при этом сканировать и хранить документы в графическом формате для сохранения всех визуальных особенностей документов.
При значительном объеме документов на компьютерных носителях и документных баз данных, образовавшихся в процессе электронного документирования, для их хранения организуется самостоятельное или в составе действующего архива хранилище электронных документов.
4.1. Размещение документов в хранилищах
Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать помещение и сократить затраты на поиск дел, обеспечить оптимальные условия хранения и возможность эвакуации архива при возникновении чрезвычайных обстоятельств.
В основе размещения архивных документов в организациях лежит создание наилучших условий для документов постоянного хранения, удобства оперативного использованиядокументов. Документы общего делопроизводства, конфиденциальные, по личному составу и технические хранятся обособленно, по возможности в различных хранилищах.
При определении помещений, необходимых для размещения дел, учитывается динамика движения дел. Так, в архиве организации более целесообразно размещать дела не только по структурным подразделениям в соответствии с описями и номенклатурами дел, но и по срокам их выделения к уничтожению. Для ориентации в динамично изменяющемся составе дел составляются топографические указатели, а все помещения, стеллажи в них нумеруются слева направо от входа. Полки также нумеруются в соответствии с установкой дел, т.е. стеллажно сверху вниз.
Документы должны храниться в помещениях, отделенных от рабочих комнат сотрудников и защищенных от доступа посторонних лиц. Хранилища должны быть дополнительно защищены открывающимися изнутри решетками (для экстремальной эвакуации) на окнах первого этажа архивохранилища, двери дополнительно укреплены и снабжены замками. От прямых солнечных лучей окна защищают специальным остеклением, краской, плотными шторами. Из-за повышенной пожароопасности хранилища документов оборудуются светильниками закрытого типа, вынесенными вне хранилищ выключателями и предохранительными щитами. Обязательной принадлежностью архивохранилища являются многовариантные средства пожаротушения (в том числе и нежидкостные, например песок и брезент).
Архивы должны иметь:
- специальные передвижные или стационарные стеллажи с шириной полок не менее 25 см;
- ширину проходов между стеллажами не менее 75 см;
- ширину основных проходов до 120 см;
- расстояние между полками по высоте 35-40 см;
- расстояние торцов стеллажей от стен 45 см;
- расстояние от пола до нижней полки 20 см, а в цокольных и полуподвальных этажах - до 50 см.
Для хранения документов большого формата (карт, чертежей, планов) применяют специальные стеллажи с горизонтальным или вертикальным подвесным хранением.
Основными разрушителями документов в архивохранилищах являются плесневые грибки. Известно свыше 200 видов грибков, обитающих в «бумагохранилищах», их споры переносятся воздушным путем и в запыленных помещениях легко могут заразить документы. Как правило, грибки развиваются наиболее активно на влажных документах или в хранилищах с повышенной влажностью воздуха при температуре 25-27ºС, в тесно загроможденных углах и непроветриваемых шкафах.
Поэтому в хранилищах документов (и книг) должен соблюдаться оптимальный температурно-влажностный режим. В России он установлен максимально в 18-20ºС с относительной влажностью воздуха 50-55%. Пленочные носители требуют еще более жестких условий хранения, поэтому все архивохранилища комплектуются приборами для измерения температуры и влажности в разных углах архивохранилищ. Для архивохранилищ обязательны регулярные влажные уборки и профилактическая дезинфекция помещений.
Все дела в архивохранилищах дополнительно упаковываются в картонные коробки, связки и другие контейнеры, изготовленные из безвредных для документов материалов.
К коробкам приклеиваются, а к связкам дел прикрепляются к шпагату ярлыки с указанием номера описи (номенклатуры дел), года (лет) и крайних номеров дел, включенных в данную коробку (связку).
В зависимости от твердости материала обложек дел, частоты использования документов выбирается способ хранения - вертикальный или горизонтальный.
4.2. Проверка наличия и состояния документов
Не реже одного раза в 10 лет, а для дел постоянного хранения - раз в 5 лет, для конфиденциальных документов - ежегодно следует проводить проверки фактического наличия и физического состояния дел (выцветание, заражение, механические повреждения). Такие проверки проводят также при смене заведующих архивами, при массовой порче или гибели дел, после перемещения дел в другое архивохранилище.
Итоги проверок оформляются актами по типовой форме, установленной Федеральным архивным агентством. При проверке контролируются не только фактическое наличие дел, но и возможные ошибки в учетных документах, а дела для контроля за их сохранностью проверяются полистно. По результатам проверок, утвержденным руководством организации, вносятся (при необходимости) изменения и уточнения в учетные документы, указываются номер и дата акта, в котором зафиксированы итоги проверки.
4.3. Акт о выделении документов к уничтожению
В организациях, в процессе деятельности которых не создаются документы, подлежащие включению в Архивный фонд РФ, акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются и утверждаются их руководителями только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу за те же годы, что и уничтожаемые документы. В акт включают все дела, срок хранения которых истек в предыдущем году.
В акте допускается не перечислять заголовки каждого дела, а сформулировать и указывать их обобщенные (групповые) заголовки, например: копии кадровых приказов, переписка по хозяйственным вопросам и т.д. Но при этом необходимо перечислить через запятую номера описей или индексы по номенклатурам дел. Для каждой группы дел должны быть указаны дата первого и дата последнего документов (крайние даты) и общее количество дел. По каждой включенной в акт группе дел или отдельным делам должно быть указано еще раз основание их уничтожения - срок хранения и статья (статьи) по перечню. В конце акта в итоговой записи указываются не только общее количество выделенных к уничтожению документов, но и сведения (с номером и датой протокола) о том, что описьдел по личному составу и по основной деятельности за те годы, документы за которые предполагается уничтожить, полностью оформлены.
Согласованный с ЭК акт утверждается директором, и только после этого можно приступить к физическому уничтожению дел. После уничтожения в акт вносится запись о дате и форме утилизации дел, но на типовой форме предусмотрен только один способ утилизации - сдача на пункт вторсырья. На последнем этапе в акт вносится еще одна запись, указывающая на то, что в систему учета дел внесена необходимая правка, с датой и расшифрованной подписью ответственного за это должностного лица.
III. Заключение
В курсовой работе рассмотрены этапы проведения систематизации и порядок обеспечения сохранности документной информации.
Работа начата с рассмотрения основополагающего этапа в систематизации – создание экспертной комиссии и определение ценности информационного содержания документов. Именно на этом этапе решается вопрос о хранении документа в принципе.
Следующий этап систематизации описан во втором разделе, где изложены общие требования к систематизации документов и формированию дел. На этом этапе происходит полная подготовка дел к дальнейшему хранению, включающая составление и ведение номенклатуры дел, которая закрепляет систематизацию дел, формирование дел и группировку в них отдельных категорий документов, составление заголовков, а также правила оформления обложки дела.
Далее раскрыт порядок установления сроков хранения дел. Этот этап важен для дальнейшей работы с документами, так как не правильно установленные сроки могут привести к преждевременному уничтожению важных документов или же к хранению ненужной информации.
В последнем разделе изложена организация обеспечения сохранности документов и их уничтожения. Документы необходимо не только систематизировать, но и правильно сохранить. Продуманное размещение и проведение проверок документов позволяет обеспечить оптимальные условия хранения.
Указания и рекомендации курсовой работы подкреплены иллюстративными материалами: формами и образцами документов.
Приведенные основные принципы и методы проведения систематизации и обеспечения сохранности документной информации могут оказать существенную помощь начинающим специалистам по ДОУ как в теоретической, так и практической работе.
IV. Список используемой литературы
1. Галахов В.В., Корнеев И.К. и др. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., переработанное и дополненное. – М.: ТК Велби, издательство Проспект, 2009. – 456 с.
2. Кудряев В.А. и др. Организация работы с документами: учебник. – М.: ИНФРА – М, 1998. – 575 с.
Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебное пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФРА – М, 2007. – 256 с.
Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник для студ. Учреждений сред. проф. образования, обучающихся по юридическим специальностям. – М.: Мастерство; Высшая школа, 2009. – 208 с.
Басовская Е.Н., Быкова Т.А., Вялова Л.М. и др. Делопроизводство: Учеб. для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования. – 2-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2007. – 176 с.
6. Росархив. ВНИИДАД Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. – М.: Российская политическая энциклопедия (РОССПЭН), 2006. – 304 с.