Содержание:
1.
Введение…………………………………………………………….2
2.
Система
экспертных органов……………………………………….4
3.
Критерии
экспертизы ценности…………………………………….7
4.
Порядок
проведения экспертизы ценности документов…………10
5.
Список
литературы……………………………………………….13
1.
Введение
Управленческая
деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям.
Она
охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую
производственную работу, подбор и расстановку кадров, контроль и т. д. В
процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество
информации.
На
основе информации принимаются управленческие решения, информация служит
доказательством их исполнения и источником для обобщения. Эффективность
управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, которая
фиксируется в документах.
Документ,
зафиксировав информацию,
тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому
лицу, а также многократное использование информации.
Таким
образом, документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной
форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов.
Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным,
предписывается законом и актами государственного управления.
Документы
как источники информации неравноценны.
Одни
содержат информацию о политической, культурной и научной жизни общества,
развитии экономики, работе государственного аппарата. В других документах
отражается работа конкретных организаций.
Особое значение
имеют документы «личные», содержащие информацию о выдающихся государственных и
общественных деятелях, Деятелях литературы и искусства, имеющие научную
ценность, историческое значение. Их следует оставлять на вечное хранение.
Документы
«но личному составу», которые содержат информацию о трудовой деятельности
граждан, их обучении и других событиях в жизни, имеют ценность для конкретных
людей. Такие документы имеют длительный срок хранения, а затем уничтожаются.
По
срокам хранения документы подразделяются на три группы:
• документы постоянного хранения;
• документы длительного (свыше 10 лет)
хранения;
• документы временного хранения (до 10
лет включительно).
В
процессе проведения экспертизы ценности документов решаются две задачи:
• отбор ценных документов для вечного
хранения и отбор документов, имеющих долговременное практическое значение, для
длительного хранения (свыше 10 лет);
• выделение к уничтожению документов с
истекшими сроками хранения, черновиков, дублетных документов.
Экспертиза
ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или
установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
В
результате проведения экспертизы ценности:
·
устанавливается
комплекс документов постоянного хранения;
·
производится
отбор к уничтожению утративших свое значение документов с истекшими сроками
хранения;
·
определяются
уникальные и особо ценные дела;
·
осуществляется
полноценное комплектование архива организации и государственных архивов
документами, представляющими интерес для науки и истории.
2.
Система
экспертных органов
Для организации и
проведения работ по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности
любой организации независимо от формы собственности или функций, приказом
директора (президента, начальника) создается постоянно действующая экспертная
комиссия (ЭК), в состав которой входят квалифицированные специалисты основных
структурных подразделений (не менее 3-9 человек).
Председателем ЭК
назначается один из руководителей организации, курирующий вопросы
делопроизводства и архива, секретарем — сотрудник службы документационного
обеспечения управления (ДОУ).
Функции и права
экспертной комиссии, организация ее работы определяются положением об
экспертной комиссии. При разработке этого положения следует руководствоваться
Примерным положением об экспертной комиссии (ЭК) организации, утвержденным
Росархивом в 1995 году.
В организациях, имеющих
подведомственную сеть, создаются Центральные экспертные комиссии (ЦЭК), а при
необходимости и экспертные комиссии структурных подразделений.
В состав ЭК и ЦЭК входят:
• экономист или работник
бухгалтерии (учетно-финансовая документация составляет значительный процент
всеобщей массе документов);
• работник
делопроизводственной службы;
• руководитель архива
организации или должностное лицо, ответственное за архив;
• специалист по научной,
производственной и другим видам документации;
• специалист по
обеспечению защиты информации.
В состав ЦЭК
целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная
организация является источником комплектования.
В положениях об ЭК и ЦЭК
изложены правовые аспекты, функции комиссий и порядок работы.
ЭК и ЦЭК — совещательные
органы при руководителе организации, их заседания проводятся по мере
необходимости.
Все решения экспертной
комиссии фиксируются в протоколах, которые подписывают председатель и секретарь
комиссии. Эти решения вступают в силу после утверждения протоколов ЭК и ЦЭК
руководителем организации.
ЦЭК осуществляет
методическое руководство работой экспертных комиссий структурных подразделений
и подведомственных организаций. Протоколы, содержащие решения о типовых и
примерных номенклатурах дел, утверждаются руководителем организации после их
рассмотрения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного
учреждения.
Методическое руководство
работой экспертных комиссий осуществляют экспертнопроверочные комиссии (ЭПК),
созданные в органах архивного управления при администрации края, области,
города, а также в федеральных государственных архивах.
Если ЭК и ЦЭК — первая,
то ЭПК — вторая инстанция контроля над отбором документов на хранение и
уничтожение.
При Росархиве и архивных
управлениях созданы центральные экспертно-проверочные комиссии (ЦЭПК) — это
высшая инстанция по вопросам экспертизы ценности документов. ЦЭПК действуют на
основании Положения о центральной экспертно-проверочной комиссии при
Федеральном агентстве, утвержденном Приказом Росархива в 2007 году.
В государственных архивах
есть экспертно-методические комиссии (ЭМК); в их ведении находятся:
• экспертиза ценности
документов внутри госархива;
• рассмотрение
разработанных в архиве методических пособий;
• работа по
комплектованию госархива.
Таким образом, система
экспертной службы состоит из:
• архивных учреждений —
ЦЭПК, ЭПК, ЭМК;
• прочих учреждений — ЭК,
ЦЭК. Основными функциями ЦЭК и ЭК являются:
• рассмотрение, вынесение
на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного
учреждения проектов сводной номенклатуры дел организации, если архив
организации является источником комплектования Архивного фонда Российской
Федерации;
• организация и
проведение совместно с делопроизводственной и архивной службами ежегодного
отбора дел для дальнейшего хранения или выделения к уничтожению;
• рассмотрение,
представление на утверждение руководителю организации и на одобрение ЭПК описей
дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и актов о выделении к
уничтожению дел, не подлежащих хранению;
• рассмотрение и
согласование с госархивом графиков передачи документов из структурных
подразделений в архив организации и графиков передачи дел постоянного хранения
из архива организации в госархив;
• рассмотрение вопросов
приема на ведомственное хранение документов личного происхождения.
3.
Критерии
экспертизы ценности
Отнесение документов к
составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам
экспертизы ценности путем комплексного применения критериев происхождения,
содержания, внешних особенностей документов. Критерии экспертизы ценности — это
система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность
документов.
В процессе экспертизы
ценности документов применяются все критерии в совокупности. В этом заключается
одно из проявлений всесторонности и комплексности оценки документов.
К критериям происхождения
относятся:
• роль и место организации
или лица в системе государственного управления или конкретной отрасли, в
результате деятельности которых созданы документы;
• значимость выполняемых
ими функций;
• время и место
образования документов.
Критерий происхождения
позволяет разделить все организации, учреждения и предприятия примерно на три
группы.
К первой группе относятся
организации, документы которых имеют большую научную, историческую и
экономическую
их отраслевые структурные подразделения, органы суда и прокуратуры, научные и
промышленные объединения, крупные заводы и фабрики и др.
Вторую группу составляют
организации местного значения. Это большое количество организаций, однородных
по функциям и целевому назначению. Документы этой группы имеют практическое и
определенное научное значение, но принимаются в государственные архивы, как
правило, выборочно, так как деятельность таких учреждений отражается в
документах вышестоящих организаций. Важные документы организаций этой группы,
которые не поступают в вышестоящие организации, должны быть выявлены и
присоединены к документам вышестоящей организации.
Третью группу составляют
преимущественно организации вспомогательного и обслуживающего характера.
Документы этой группы организаций имеют значение только для практической
работы.
К критериям содержания
относятся:
• значимость отраженных в
документах событий;
• значение информации,
содержащейся в документе;
• повторение и
поглощаемость информации, содержащейся в других документах организации;
• вид документа;
• подлинность документа.
Вид документа. Наиболее
полно основную деятельность организации отражают:
•
организационно-учредительные и распорядительные документы (уставы, положения,
приказы, постановления, протоколы и др.), а также годовые планы и отчеты. Это
документы постоянного хранения;
•
справочно-информационные документы, играющие вспомогательную роль, содержат,
как правило, оперативную или справочную информацию, служащую основанием для
принятия управленческих решений, которые фиксируются в распорядительных, а
иногда и в организационных документах. Эта группа документов наиболее
многочисленная. Некоторые из них имеют длительное справочное значение, например
значительная часть документов по личному составу. Подавляющая часть этих
документов теряет свое оперативное и справочное значение через определенный
период — от одного до пяти лет. Это документы оперативной и бухгалтерской
отчетности и учета, переписка по текущему ремонту, по снабжению и многим другим
вопросам, не отражающим основную деятельность организации.
Повторение и
поглощаемость информации. Этот критерий применяется в основном при экспертизе
текущей, плановой и отчетной документации. Например, содержание месячных
отчетов поглощается квартальными; содержание квартальных отчетов поглощается
годовым отчетом.
Отчеты структурных
подразделений поглощаются отчетом организации, отчеты подведомственных
организаций поглощаются сводным отчетом вышестоящей организации и т. д.
К критериям внешних
особенностей относятся:
• форма фиксирования и
передачи содержания;
• удостоверение и
оформление документа;
• физическое состояние
документа.
Кроме общих критериев
экспертизы ценности, для каждой группы документов существуют и собственные
критерии их оценки: значение информации для развития науки и техники,
приоритетность авторства, экономическая эффективность разработки или открытия и
др.
Работа по организации
экспертизы ценности документов проводится в три этапа.
Первый этап проводится в
текущем делопроизводстве:
• при разработке и составлении
номенклатуры дел;
• при регистрации
документов;
• при направлении
исполненных документов в дела;
• при формировании дел и
проверке правильности отнесения документов к делам.
Второй этап проводится во
время подготовки дел к передаче в архив организации.
Третий этап экспертизы
ценности проводится в архиве организации, передающей документы постоянного
хранения в государственный архив.
4.
Порядок
проведения экспертизы ценности документов
Первый этап экспертизы
ценности документов проводится в текущем делопроизводстве в процессе
формирования дел.
В течение года весь
комплекс дел минувшего года должен находиться в структурном подразделении, так
как эти документы могут быть нужны в процессе деятельности организации.
В это же время в
структурных подразделениях проводится подготовка дел к последующему хранению в
архиве, то есть второй этап экспертизы ценности документов.
Сдача дел в архив
организации проводится не позднее чем через 3 года после окончания их
делопроизводством.
Экспертизе ценности
подлежит весь комплекс документов, образовавшихся в деятельности организации.
Методика проведения
первого этапа экспертизы ценности требует начинать изучение документов с
ведущих структурных подразделений, а в пределах каждого структурного
подразделения — с дела № 1 по номенклатуре, то есть с вопросов руководства,
планирования, финансирования, контроля работы организации, деятельности
подведомственных организаций, результатов этой работы. Только при такой
последовательности можно изучить полный комплекс документов.
Второй этап экспертизы
ценности начинается в структурных подразделениях с разделения годового
комплекса дел на группы по срокам хранения: постоянного, длительного (свыше 10
лет), временного (до 10 лет включительно).
Ответственный момент
экспертизы — выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию. На
постоянное хранение оставляют документы, содержащие наиболее полную информацию.
Не допускается отбор
документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовка
дела. Необходимо все дела постоянного хранения и с отметкой ЭПК просмотреть
полистаю в целях выявления и изъятия ошибочно попавших в дело малоценных
документов. Такие документы нужно выделить к уничтожению или обосновать их
хранение.
В ходе изучения дел
изымаются ошибочно оставленные в делах черновики, дублетные экземпляры.
Определенную группу
составляют дела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет решаться
вопрос о сроках их хранения.
Дела с отметкой ЭПК,
содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию.
Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к
однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.
Подшивка вновь
сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности
документов.
Окончательное решение по
результатам экспертизы принимает ЭК или ЦЭК организации.
Подготовка электронных
документов при отборе их к передаче в архив организации состоит из следующих
этапов:
• составление описей дел
постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу
(в зависимости от состава и объема электронных документов (ЭД), отнесенных к
составу Архивного фонда Российской Федерации);
• проверка физического
состояния документов на машинных носителях, предназначенных для передачи в
архив;
• запись ЭД на машинные
носители;
• проверка качества
записи;
• описание ЭД;
• проставление архивных
шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью
электронных документов постоянного хранения и по личному составу;
• подготовка комплекта
сопроводительной документации.
В сопроводительной
документации ЭД отражается следующая информация: название документа, дата его
создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, объем
документа.
Результатом экспертизы
ценности документов в структурном подразделении являются годовые разделы описи
дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также акты о
выделении к уничтожению дел данного структурного подразделения.
В акты на уничтожение
включаются только те дела, срок хранения которых уже истек.
Акт составляется, как
правило, на дела всей организации и утверждается руководителем организации
после того, как опись дел постоянного хранения за этот год утвердит ЭПК
архивного учреждения (если организация передает свои документы на хранение в
государственный архив).
Если в акте указаны дела
нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного
подразделения указывается перед группой заголовков дел данного подразделения.
Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим
заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
Составление акта на
уничтожение документов возможно только после составления годовых разделов
сводных описей на дела постоянного хранения и описей дел по личному составу за
соответствующий период и утверждения их руководителем.
Список
использованной литературы и нормативных актов:
1.
ПРИКАЗ от 19
января 1995 г. N 2 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРИМЕРНОГО ПОЛОЖЕНИЯ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ
ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ УЧРЕЖДЕНИЯ, ОРГАНИЗАЦИИ, ПРЕДПРИЯТИЯ.
2.
ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА
РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ (Одобрены коллегией Главархива СССР 28.08.85, Приказ
Главархива СССР от 05.09.85 N 263)
3.
ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ
АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ (Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)
4.
ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА
РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ (утв. Приказом Главархива СССР от 05.09.1985 N
263)
5.
Березина Н.М.,
Лысенко Л.М., Воронцова Е.П. «Современное делопроизводство» 3-е изд.- СПб.
ПИТЕР, 2007.
6.
Спивак В.А.
«Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство)» СПб.: ПИТЕР,
2007.