Введение
В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение – управление делами, общий отдел, канцелярию и др. Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащённости современными техническими средствами, от учёта при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.
Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате – централизованную, децентрализованную и смешанную.
Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяют организовать приём и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.
В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы – один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами.
Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.
Гостиница «Турист» является коммерческой организацией, уставный капитал который разделен на определенное число акций. В основном организационном документе гостиницы «Турист» – Уставе определены основные цели и виды деятельности общества.
Гостиница «Турист» является юридическим лицом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, выполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Компания несет ответственность по своим обязательствам в пределах принадлежащего ей имущества.
Гостиница «Турист» имеет круглую печать, содержащую фирменное наименование, организационно-правовую форму, вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, зарегистрированный товарный знак, самостоятельный расчетный и иные счета.
Объект работы
– документооборот на предприятии.
Цель работы
– исследование документооборота на предприятии ресторанно-гостиничного типа.
В ходе работы решались следующие задачи:
1) Служба ДОУ (делопроизводства) как структурное подразделение предприятия;
2) Документы, определяющие порядок работы с документами на предприятии;
3) Документооборот в ресторане при гостинице;
4) Основные принципы рациональной его организации;
5) Схема прохождения исходящих документов в ресторане при гостинице
6) Работа с внутренними документами в ресторане при гостинице
1. Документирование управленческой деятельности.
Основные понятия (документ и информация, формуляр документа, юридическая сила документа, типология документов)
Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам.
Документирование
– регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу.
Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными «традицией».
Создание документов или документирование может осуществляться на естественном языке или на искусственных языках с использованием новых носителей информации.
При документировании на естественном языке создаются текстовые документы – документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
Текстовый документ, созданный с помощью письма, – это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма документа – изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.
При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях – документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной.
При использовании простых орудий создаются рукописные письменные документы (текстовые документы, информация которых зафиксирована любым типом письма), изобразительные документы (документы, содержащие информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта) и графические документы (изобразительные документы, в которых изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени).
Определение понятий «документ» и «информация».
ГОСТ 16487–70, определявший понятие документ как «средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека», в настоящее время отменен.
«Документ»
– запись информации на различных носителях по установленным правилам. Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотопленка, магнитофонная лента и т.п.».
Фиксация, отображение информации в документе обеспечивает еe сохранение и накопление, возможность передачи во времени и пространстве, возможность обращаться к информации спустя много времени после ее создания. В социальном плане любой официальный документ полифунк-ционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности.
Термин «информация» происходит от латинского слова «informatio», что означает сведения, разъяснения, изложение.
В Федеральном законе от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» используются следующие основные понятия:
Информация
– сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;
Роль и функции документа в управленческой деятельности
Функция документа
– это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Документ – объект, выполняющий ряд взаимосвязанных социальных функций, весь спектр которых можно условно поделить на три группы:
а) главная, наиболее обобщающая функция
документа – это хранение и передача (распространение) информации во времени и пространстве;
б) общие функции
документа характерны для всех документов, независимо от их типа и вида:
информационная функция
– это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, т.е. количество и качество информации, зафиксированной в документе. Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации и т.д. Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входит фиксация, сохранение, передача информации;
коммуникативная функция
– это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна. В коммуникативной функции можно выделить две подфункции, которым соответствуют две категории документов: документы, ориентированные в определенном направлении: сверху вниз (законы, указы, постановления, приказы, инструкции) и снизу вверх (докладные записки, заявления, жалобы); документы двустороннего действия, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка, договорные документы);
кумулятивная функция
– это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений;
в) специальные функции
присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями общества. К ним относятся:
управленческая или регулятивная функция
– выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, распоряжения, решения, приказы, протоколы). Управленческие документы отражают стадии управления и сами оказывают воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает, прежде всего, в нормативной роли, как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, организации;
правовая функция
– это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституция, законы, указы), исторические источники, служащие средством свидетельствования. Сюда же можно отнести все договорные документы, фиксирующие договорные отношения;
функция учета
дает количественную характеристику информации – это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме широкий спектр информации (статистические и финансово-экономические документы);
познавательная или когнитивная функция
– способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества. Это назначение документа состоит в обеспечении общего и профессионального процесса обучения (учебник, практикум, хрестоматия и т.д.), а также научной деятельности (научная монография, диссертация, отчет о НИР и ОКР);
общекультурная функция
– способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурных традиций, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе (литературно-художественное, научное издание, кино-фильм, видеофильм, фотография, открытка, гравюра и др.);
мемориальная (памятниковая) функция
– способность документа служить «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому. Эта функция свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы);
гедоническая функция
– способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, кинофильмы, компакт-диски, магнитные фонограммы и т.п.).
К специальным функциям документа можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета и др. Количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо.
Формуляр документа.
Формуляр-образец документа – это модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Юридическая сила документа
Общие правила оформления документов говорят, что в документах не допускаются исправления, черканья, стирания, закрашивания. В случае ошибочной записи, ее необходимо перечеркнуть, обязательно сделав оговорку в документе о внесенных исправлениях.
Что бы документ имел юридическую силу, в нем должны быть следующие реквизиты:
- Название автора документа (организация или ее структурное подразделение, работник, чиновник или физическое лицо, которое подписывает документ).
- Дата документа.
- Название места разработки, издания, принятия или подписания документа.
- Подпись
Чтобы документы организации имели юридическую силу, в них так же должны быть указаны:
- Название вида документа, за исключением писем
- Номер документа
- В определенных случаях дополнительно оттиск печати и надпись или отметка об утверждении документа.
- Подпись должна быть подписана собственноручно с расшифровкой (имя и фамилия) должностного лица.
В документах организации персональная подпись обеспечивает юридическую силу только в случае, если она собственноручно подписано лицом, чья должность указана в документе. В случае, когда в документе подготовлена подпись одного должностного лица, а фактически его подписывает другое должностное лицо (заместитель или исполняющий обязанности), то под названием должности необходимо сделать соответствующую пометку должности и расшифровки подписи.
В тех случаях, когда согласно закону в документе должны быть указаны несколько подписей, то документ получает юридическую силу только после того, как его подпишут все соответствующие лица.
Классификация документов
Классификация документов – распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.
Условно документы можно разделить на следующие виды
:
– По содержанию
(важнейший вид классификации) – это могут быть документы: по административным вопросам, вопросам материально-технического снабжения, планирования, бухгалтерского учета, подготовки кадров, внешнеторговой деятельности и т.д.;
– по способу документирования
(рукописные, электронные, графические, кино-, фото-, фонодокументы);
– по сфере использования
(организационно-распорядительные, финансово-бухгалтерские, научно-технические, по труду, отчетно-статистические и др.);
– по месту составления
(входящие, исходящие, внутренние. внешние – полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы (исходящие) и внутренние – составленные в данном учреждении и используемые внутри его;
– по грифу ограничения доступа
(открытые, с грифом ограничения доступа);
– по происхождению
(официальные, личные);
– по юридической значимости
(подлинники, копии, заверенные копии, дубликаты);
– по форме изложения
(индивидуальные, трафаретные, типовые);
– по срокам хранения
(постоянного хранения, долговременного хранения, временного хранения).
– По наименованию
выделяется несколько десятков видов и разновидностей управленческих документов – это акты, анкеты, ведомости, протоколы, инструкции, отчеты, приказы и т.д.
– По количеству затронутых вопросов
(простые и сложные)
– По ограничению доступа
(секретные, для служебного пользования, не служебные)
– По степени обязательности
(информационные, директивные)
2. Практическое задание на основе гостиницы «Турист»
2.1 Служба ДОУ (делопроизводства) как структурное подразделение предприятия: состав и функции. Документы, регламентирующие ее деятельность (положение, должностные инструкции)
Согласно Основным положениям государственной службы документационного обеспечения управления в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив.
Служба делопроизводства в гостинице «Турист» создана совсем недавно, в начале 2002 года и представлена Общим отделом. Общий Отдел входит в состав Управления делами и осуществляет документационное обеспечение Компании, методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях Компании.
Управление делами включает в себя Общий отдел и юридическую службу. Возглавляется начальником, который подчиняется непосредственно Генеральному директору Компании. Основными функциями Управления делами являются:
– Контроль за обеспечением единого порядка организации и ведения делопроизводства в Компании;
– Контроль за оформлением документов согласно современным требованиям.
В состав Общего отдела входит:
1. Секретариат Генерального Управления
. Основными функциями секретариата являются:
прием и первичная обработка документов, поступающих на имя руководства, регистрация документов, машинописные работы, распределение телефонных звонков, отправка документов, информационно-справочная работа с документами;
2. Административно – хозяйственный отдел
. Этот отдел обеспечивает хозяйственное обслуживание всех управленческих подразделений компании, в связи, с чем выполняет следующие функции
: снабжает канцелярскими принадлежностями; обеспечивает мебелью, хозяйственным инвентарем; ведет контроль за сохранностью материальных ценностей; устраняет неполадки организационной техники, мебели и выполняет многие другие хозяйственные функции.
Наличие в структуре службы документационного обеспечения административно-хозяйственного отдела противоречит ГСДОУ[1]
, так как Общий отдел должен являться самостоятельным структурным подразделением, не имеющем в своем составе подразделений, непосредственно не относящихся к документационному обеспечению управления. Также в общий отдел входят все сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях гостиницы «Турист». Необходимо отметить, что в структуре Компании отсутствует архив.
Организационная структура службы документационного обеспечения управления гостиницы «Турист» – Общего отдела
________ – непосредственное подчинение
– – функциональное подчинение
Основными задачами Общего отдела являются:
обеспечение четкой организации делопроизводства в компании, координация деятельности сотрудников делопроизводственной службы, методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах компании, сокращение документооборота, унификация форм документов, обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, координация работы всех лиц, ответственных за делопроизводство в Компании и др.
Общий отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом Генерального директора и подчиняющийся начальнику Управления делами.
Общий отдел в своей деятельности руководствуется законами РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом гостиницы «Турист» и работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями Компании. Необходимо отметить, что положения об Общем отделе на данный момент нет.
Юридическая служба, входящая в состав Управление делами, занимается разработкой документов правового характера; ведет справочно-информационную работу по законодательству, дает справки и консультации работникам Компании по текущему законодательству, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно – правового характера; подготавливает контракты и договоры по всем направлениям деятельности.
2.2 Документы, определяющие порядок работы с документами на предприятии (инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, табель унифицированных форм документов). гостиницы «Турист»
Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением. Утверждается инструкция Генеральным директором по согласованию с начальником Общего отдела. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:
Общие положения.
Правила подготовки и оформления документов, требования к реквизитам документов.
Организация документооборота
Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции, порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов, организация контроля исполнения документов, поисковая система по документам, составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел, экспертиза ценности документов, передача дел в архив.
Подразделения гостиницы «Турист» осуществляют свою деятельность на основе «Положений» данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. В связи с реструктуризацией Компании, положения некоторых подразделений находятся на стадии разработки. По этой же причине пока не утверждена организационная структура, штатное расписание и должностные инструкции на некоторых сотрудников Компании.
Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников Компании и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.
Номенклатура дел – это систематизированный список наименований дел, образующихся в делопроизводстве гостиниц «Турист»
Сводная номенклатура дела гос
Номенклатуры дел подразделений подготавливаются сотрудниками подразделений, хорошо знающими задачи и документацию подразделения, после чего визируются руководителями подразделений, а затем представляются на согласование начальнику Общего отдела для последующего их включения в сводную номенклатуру дел гостиницы «Турист» и утверждения. Утверждает сводную номенклатуру дел Генеральный директор.
Заголовки дел в номенклатуре должны кратко, четко и конкретно отражать состав и содержание документов, которые предполагается группировать в дела. Заголовок содержит:
– наименование вида (видов) документа (распоряжение, протоколы, переписка и т.п.), включенного в дело;
– определение участка работы или «опроса деятельности, уточняющие сведения об авторах документа, корреспондентах, подлинности и документов и т.п.
Если дело содержит переписку, следует указывать – с кем и по какому вопросу она ведется, вид переписки (исходящая, входящая).
При формулировании заголовка употребляются термины «дело» и «документы», если в дело включены документы различных видов.
Составление заголовков «Разная переписка», «Дело с отчетностью», «Руководящие материалы», «Документы по общим вопросам» и т.п. не допускается.
Образец номенклатуры дел, представляемой начальнику Общего отдела:
Номенклатура дел
(название отдела)
на 200__ год
| Индекс дела |
Заголовок дела |
Наименование подразделения |
Кол-во дел (томов) |
Срок хранения |
Примечание |
Начальник отдела Подпись
И.О. Фамилия
Номенклатура дел подразделений на следующий год представляется не позднее 15 декабря текущего года. Ведение дел вне номенклатуры в подразделениях гостиницы «Турист» не допускается.
2.3 Документооборот в гостинице «Турист». Основные принципы рациональной его организации
Несмотря на, что гостиница «Турист» существует несколько лет, работы по организации технологии документационного обеспечения управления начали проводиться только с 2001 года. Документационное обеспечение управления в гостинице «Турист» осуществляется Общим отделом.
Организация работы с документами в Компании включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.
Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами[2]
.
Под объемом документооборота Компании понимается количество документов, полученных и созданных Компанией за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.
Анализируя документооборот Компании за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении Компании выделяют три группы документов:
– поступающие (входящие);
– отправляемые (исходящие);
– внутренние.
Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной структуры компании за счет расширения сферы деятельности, образования новых управлений, отделов, увеличения количества филиалов, постоянным возрастанием количества работников.
Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференций.
Из филиалов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении конъюнктуры рынка, отчеты о проделанной работе.
Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности Компании, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков:
– бланк Компании для письма;
– бланк для письма Управления развития бизнеса;
– общий бланк для всех других видов документов (служебная записка, докладная записка и т.д.).
Внутренние документы Компании по формам и назначению можно разделить на 3 группы:
– Организационные документы, которые регламентируют деятельность Компании (Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);
– Распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором, его заместителями и руководителями структурных подразделений;
– Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).
Учитывая постоянный рост количества персонала, отделов, филиалов, можно сказать, что количество внутренних документов возрастает.
Внутренние документы в Компании оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название Компании, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются в Компании при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 97.
Сотрудники Общего отдела контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти[3]
.
Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники Компании используют два вида документов – докладные и служебные записки.
Исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии с номенклатурой дел – гостиницы «Турист». В дело, как правило, подшиваются документы одного года, за исключением личных и переходящих на следующий год дел. Если в дело включены документы за разные годы, они разделяются между собой индикаторами-разделителями с указанием года. На обложке дела также следует указать, за какие годы подшиты документы.
В дело подшиваются только исполненные документы с отметкой об исполнении и подписью исполнителя, что свидетельствует о завершении работы над документом.
Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков и копий не допускается. Расположение документов внутри дел производится в обратном хронологическом порядке (документы, поступившие последними, в деле будут первыми).
Приказы по личному составу и кадровые группируются отдельно от приказов по основной деятельности и формируются в службе персонала.
Формирование дел и их хранение организуется так, чтобы обеспечивалась возможность их быстрого поиска и использования, а также полная сохранность. В местах текущего хранения дел должна быть вывешена выписка из сводной номенклатуры дел соответствующего отдела.
Обложка дела оформляется следующим образом:
- название организации – гостиница «Турист»
- наименование подразделения;
- номер дела по номенклатуре, состоящий из индекса отдела и порядкового номера дела;
- заголовок дела;
- год заведения или квартал года;
- том дела;
- срок хранения.
2.4 Схема движения входящей документации в гостинице
Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в гостинице «Турист» осуществляется централизованно секретарем-референтом Генерального управления.
При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь-референт возвращает или пересылает по назначению.
Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени. Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:
- адрес отправителя;
- время отправки и получения документа;
- при поступлении личных или доплатных документов.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя Генерального директора, передается секретарю Генерального директора.
Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь-референт затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
На рассмотрение руководства передаются документы, полученные от правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям.
Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в Общий отдел или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
Корреспонденция, поступившая на имя Генерального директора гостиницы «Турист» передается секретарю Генерального директора. Он рассматривает поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит на рассмотрение руководителю. Рекомендуется наделить секретаря Генерального директора дополнительным правом самостоятельно распределять документацию по ряду вопросов.
Для этого необходимо составить классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Это нужно сделать для того, чтобы одна операция не повторялась дважды, а также для освобождения руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.
После рассмотрения документов Генеральный директор наносит резолюцию – распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь Генерального директора ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.
В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым.
2.5 Схема прохождения исходящих документов в гостинице
Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:
- составление проекта документа исполнителем;
- проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
- согласование проекта документа;
- подписание документа руководителем (в необходимых случаях – утверждение);
- регистрация документа;
- отправка документа адресату;
- подшивка второго экземпляра (копии) в дело.
Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником Общего отдела. Начальник Общего отдела Компании вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.
Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.[4]
В гостинице «Турист» проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом Компании. Такое согласование оформляется визой.
После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации.
Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:
порядковый номер документа, включающий номер дела; адресат (корреспондент); краткое содержание или заголовок; отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов); исполнитель; примечание.
После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.
Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.
2.6 Работа с внутренними документами в гостинице
В Компании регистрацией внутренних документов занимаются секретари структурных подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя Генерального директора, а также приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя Компании.
Гостиница «Турист» имеет в своем составе несколько филиалов, территориально находящихся за пределами главного офиса. Документы, поступающие из этих филиалов, регистрируются как входящие, что является ошибкой, так как они относятся к группе внутренних документов.
Для регистрации исходящих документов предлагается использовать только электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной.
Заключение
Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов по совершенствованию организации делопроизводственного обслуживания Компании:
Следует разработать все необходимые нормативные документы: инструкцию по делопроизводству, положение об Общем отделе, положение о комиссии по проведению экспертизы ценности документов, должностную инструкцию секретаря Генерального директора.
Внесены изменения в следующие этапы делопроизводства:
– первичная обработка поступающих документов (разработать и использовать список нерегистрируемой документации; при распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю; предлагается наделить секретаря-референта Генерального управления дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию);
– регистрации документов (рекомендуется проводить регистрацию только в компьютерной форме);
– формирование и оформление дел (необходимо все документы сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства; при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с начальником Общего отдела гостиницы «Турист»);
– при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с руководителем делопроизводственной службы гостиницы «Турист».
3. Внесены предложения по усилению контроля за соблюдением правил оформления и подготовки документов, установленных законодательством.
4. Необходимо составить номенклатура дел Компании с учетом сроков хранения документов в соответствии с Перечнем.
5. Предлагается внедрить автоматизированную систему документационного обеспечения управления.
6. Необходимо сократить количество внутренних документов (при внутренней переписке сотрудников Компании предлагается использовать только докладные записки и только по вопросам, которые невозможно решить путем устных переговоров).
7. Необходимо приступить к созданию архива для документов Компании.
8. Необходимо перейти к автоматизированной системе делопроизводства. Первоначально обработка документов в гостинице «Турист» осуществлялась традиционным способом, но расширение организационной структуры, увеличение количества филиалов и появление новых функций привело к поиску новых форм организации делопроизводственной службы и документооборота.
Оценка традиционных технологий приводит к осознанию необходимости использования для работы с документами новых методов. Основным направлением совершенствования технологии обработки документов является внедрение компьютерных систем обработки информации. Внедрение современной корпоративной системы электронного документооборота в технологию обработки документов Компании позволит коренным образом изменить всю систему делопроизводственного обслуживания в гостинице «Турист», значительно повысить оперативность обработки документов, что особенно важно для такой крупной компании.
Эффективным также является применение нормативно-методических документов по документационному обеспечению управления в виде электронных текстов в корпоративной сети. Электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления.
Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в Компании, выполнения справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу Управления делами на качественно иной уровень и будет способствовать повышению ее оперативности.
Также система автоматизации делопроизводства позволит снизить трудозатраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск информации.
В целом, анализируя результаты внедрения вычислительной техники в организацию делопроизводственного обслуживания, можно сделать вывод о том, что соответствующий требованиям уровень обработки больших массивов информации, а также оперативность работ по делопроизводственному обслуживанию возможны только при внедрении в делопроизводственную службу современных средств вычислительной техники.
Список использованной литературы
1. М.Ю. Рогожин «Офис-мастер». – Приложение к журналу «Справочник секретаря и офис-менеджера», 2 2006. - М.: МЦФЭР, 2006.-325 с.
2. «Делопроизводство» (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2005. – 359 с.
3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 2008.
4. М.В. Ларин «Управление документацией и новые информационные технологии» – М., 2007
5. ГОСТ Р 51141–98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., Госстандарт России, 2004.
6. Мингалев В.С. «Общие закономерности документообразования в социально-экономических системах управления. – М.: МГИАИ, 2006
7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 5- е издание, испр. и дополн. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007. – 528 с.
8. Галахов В.В., Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н., Пшенко А.В., Степанов Е.А., Янковая В.Ф. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е издание, перераб. и дополн.; Под ред. Коренеева И.К., Кудряева В.А. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. – 456 с.
9. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. М. – Новосибирск ИНФРА – Сибирское соглашение 2005 г.
10. Круглянская Е.Ю. Настольная книга секретаря: Справочник. – СПб.: «Издательский дом Герда», 2006 г.
[1]
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 44.
[2]
Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Экономика и жизнь 1999. №4. С. 18.
[3]
_ Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000.
[4]
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 27.