Александр Владимирович Mopoзoв, заведующий кафедрой социальной психологии Института гуманитарного образования, член-корреспондент Международной Академии психологических наук.
Добиться взаимопонимания у собеседника труднее в тех случаях, когда он не может вас видеть — например, при телефонных разговорах. При наличии зрительного контакта легче наладить беседу и расположить к себе оппонента. Для успешного диалога на расстоянии нужно выработать стратегию поведения, где будут присутствовать не только методы воздействия словом, но и имеющиеся в наличии паралингвистические методы: темп речи, тембр и интонация голоса, и др.
Искусство правильно говорить дано не каждому. Можно, конечно, довольно быстро научиться выстраивать логически связные фразы, но вместе с тем не добиться взаимопонимания у собеседника и не суметь установить соответствующий психологический контакт. Еще труднее этого добиться когда собеседник не может вас видеть, например при телефонных разговорах. При зрительном контакте намного легче наладить беседу, расположить или оттолкнуть оппонента. Что же касается общения по телефону, то для успешного завершения диалога нужно приложить максимум усилий и терпения, выработать идеальную стратегию поведения, воздействовать не только словом, но и имеющимися в наличии вариациями речи.
Темп речи
Темп речи — не неоспоримая константа, определенная человеку с рождения, он должен быть направлен на поставленную цель. В силах каждого человека менять темп речи в соответствии с ситуацией. Постоянная перестройка с одного темпа на другой поможет не только находить подход к разнообразным собеседникам, но и отрабатывать четкую программу при беседе по телефону.
Телефонные разговоры являются неотъемлемой частью жизни деловых людей. Следует помнить, что около трети нужной информации человеку дают звучание голоса собеседника, высота тона и тембр. Общаясь по телефону, собеседники уже в первые секунды разговора фиксируют свое внимание на таком немаловажном факте, как темп голоса. Это происходит непроизвольно и зачастую является решающим моментом в положительном или отрицательном отношении к предстоящему разговору.
Каждому человеку присущ свой определенный темп речи, который сформировался у него еще в детстве по законам первой сигнальной системы и который зависит от многих индивидуальных факторов, каковыми являются характер, темперамент, образ жизни. У разных лиц речь колеблется от быстрой к медленной.
Темп речи подразделяется на несколько этапов. Так, существуют низкий, средний и высокий темпы речи:
Низкий темп характеризуется замедленным произношением слов, большим растягиванием гласных звуков, долгим обдумыванием каждой фразы, большими паузами между словами и наличием в речи множества слов-паразитов. Речь очень тихая. Данный темп присущ людям с флегматическим и меланхолическим темпераментом, которые привыкли вести размеренный и спокойный образ жизни, предпочитают больше слушать, чем говорить.
Средний темп речи наиболее приемлем для ведения телефонных переговоров. Он характеризуется размеренностью, тщательным обдумыванием каждой фразы, паузы между предложениями не затягиваются, а служат для осмысления сказанного. При данном темпе отсутствуют непонятные и сложные фразы. Такой темп хорошо воспринимается на слух, внушает доверие и располагает собеседника к продолжению контактов. Человека с таким темпом речи характеризуют решительность и уверенность в своих действиях, твердое знание того, что ему нужно в данный момент.
При высоком темпе речи наблюдается быстрое построение фраз, окончание многих слов проглатывается и не слышится собеседнику, фразы, как правило, очень путанные и в них отсутствует порядок. Предложения произносятся практически без перерыва и на вдохе, с «захлебыванием». При быстром темпе речи очень трудно уследить за мыслью собеседника, иногда требуется повторение отдельных фраз для разъяснения общей картины. Ускоренный темп речи используют люди с холерическим темпераментом, порывистые и часто неуравновешенные. Иногда ускоренная речь может возникать вследствие подражания такой же речи окружающих. Данным людям практически никогда не интересно мнение их оппонентов, у них плохое слуховое внимание.
Темп речи всегда должен соотноситься с темпом речи адресата. Подстраивание под темп собеседника является в своем роде «присоединением» к нему, убеждает его в заинтересованности. Стоит прислушиваться к темпу речи оппонента еще и потому, что, кроме темперамента, скорость речи может указывать на эмоциональное состояние говорящего. Так, медленный темп речи может указать на подавленность или безразличие адресата к интересующему вопросу. Раздражительность и встревоженность проявляется в очень быстром темпе речи. Напряженность голоса собеседника также помогает определить состояние адресата, которое может выдавать в нем негативное отношение к разговору или недоверие.
Средняя скорость общения должна составлять около 125 слов в минуту. Она хорошо воспринимается при телефонных разговорах, более же быстрый темп вызывает многочисленные затруднения в прослушивании и восприимчивости материала. При быстром темпе до оппонента не доходит нужная информация. К тому же, телефон усугубляет недостатки речи, особенно неразборчиво по телефону слышатся числа, и числительные. Зная и разграничивая все вышеперечисленные темпы человеческой речи, можно менять и корректировать свой темп, подстраивая его под оппонента.
Для соблюдения темпа речи, более всего подходящего для ведения телефонных переговоров, нужно пользоваться паузами. С паузой речь становится отчетливой и внятной. Для выделения и подчеркивания какой-либо главной мысли следует высказывать эту самую мысль, выдерживая необходимую паузу, а после ее высказывания речь надо замедлить. Во время образовавшейся паузы предоставляется возможность оппоненту вступить в разговор, что позволяет перейти к диалогу. Но затянувшаяся пауза неуместна. Она напрягает и создает некоторое замешательство и суетливость, при такой паузе собеседник может почувствовать недоверие и некомпетентность в делах. Отсутствие пауз тоже настораживает и наталкивает на мысль, что оппонент или не уверен в своих силах, или хочет увильнуть от ответственности.
Для успешных телефонных переговоров и завершения планируемого дела нужно стараться подстраиваться под адресата. Совершенствовать и отрабатывать различные темпы речи можно с помощью записи своего голоса, а также развивая свои связки, занимаясь дыхательными упражнениями и, что самое главное, культивируя в себе хорошее настроение. Очень полезно читать стихи под такт, отбивая каждый слог ударом руки по столу, говорить под музыку, благотворны пение, физкультура, связанная с речью, — все, что упорядочивает движения.
Всегда следует придерживаться одного неоспоримого правила: «Прежде чем говорить, подумай, о чем хочешь сказать, и только затем медленно говори». Только четко продуманная речь и мгновенно спланированный темп речи помогут адресату не только услышать информацию, но и создать более верное представление об оппоненте.
Тембр и интонация голоса
Тембр голоса показывает не только характер говорящего, но и выстраивает определенную модель поведения, несет в себе скрыты
Громкость произносимой речи по телефону отождествляется с уверенностью, хорошей подготовкой и знанием тех вопросов, которые предстоит решить. Следует помнить, что человек, говорящий слишком громко, заставляет слушать себя силой, порождая реакцию неприятия. В телефонном разговоре сила звука передается с помощью технических средств, и поэтому возможны искажения. Стоит повышать голос лишь в тот момент, когда на определенную информацию обращается особое внимание.
При разговоре по телефону, особенно если он служит установлению необходимых контактов, следует четко разграничивать тембр голоса говорящего и следить за собственным тембром:
Так, голос с металлическими нотками наталкивает человека на мысль о том, что на другом конце провода находится очень властная и непримиримая натура, способная любыми средствами добиться своего. Обычно металлический голос характерен для людей, занимающих важные и ответственные посты.
«Ледяным» тоном пользуются люди, категорически не желающие выходить на контакт и заранее настроенные на неблагоприятный исход беседы.
Излишняя мягкость и слащавость говорят о скрытых намерениях клиента, желании запутать и ввести в заблуждение.
Владельца «легкого» тембра голоса также следует остерегаться. Легкость в голосе и постоянно приподнятое настроение, желание решить все сразу говорят о легкомысленности адресата. Контакты и деловые переговоры с обладателем такого голоса лучше осуществлять не по телефону, а при личной встрече.
«Светлый» голос привораживает слушателя. Для него характерны нормальный тон, плавность произносимых звуков и выразительность. С обладателем такого голоса очень приятно общаться и вести переговоры.
Иногда, общаясь по телефону, можно услышать голос с хрипотцой. Обладатели такого голоса, как правило, или простужены или демонстрируют, что они умудрены опытом и их трудно провести.
Дрожащим и срывающимся голосом лучше вообще не вести телефонные переговоры, а подождать, пока такое состояние пройдет. Дрожь в голосе при разговоре может сыграть злую шутку. Телефонная трубка способна передать подобное волнение адресату, который в свою очередь не захочет иметь дело с не уверенным в себе человеком. Срывающийся голос выдает также слабость и некомпетентность адресата, его неуверенность в собственных силах.
Излишняя эмоциональность вредит деловым телефонным переговорам. Но, в то же время, умеренное выражение своих чувств послужит хорошим подспорьем для установления контакта и положительного исхода переговоров. Эта эмоциональность в речи выражается интонациями, т. е. разнообразными изменениями голоса.
Следует помнить, что смысл слов зависит от того, каким тоном они сказаны. Даже одно и то же слово, произнесенное в разной тональности, с разной интонацией, способно ввести в заблуждение. В телефонной трубке слышится не просто слово как символ чего-то, а его смысл, скрытый в его произношении. Даже, казалось бы, простое слово «да» можно произнести с разной интонацией. В одном случае оно будет означать положительный ответ, а в другом это утвердительное слово произносится как прямое отрицание. При деловых переговорах на расстоянии необходимо научиться ставить смысловые ударения, уметь интонацией в своей речи выделять самые главные и нужные моменты и опускать второстепенные.
Следует помнить, что официально-деловой стиль при телефонном общении предполагает выбор максимально усредненного тембра голоса и интонации. Отклонение в ту или иную сторону может нежелательно сказаться на установлении деловых контактов. В деловой среде принято общаться по другим правилам, отличающимся от простой жизни. При телефонном общении деловые люди предпочитают слышать на другом конце провода уверенных в себе людей. Их уверенность выражается прежде всего в тембре голоса и такой интонации, которая вселяет доверие и настроенность на деловой лад.
Чтобы речь при переговорах особенно четко выражала мысли и чувства, она должна быть выразительной, т.е. произноситься то с повышением, то с понижением голоса, то громче, то тише, то быстрее, то медленнее и с разными оттенками тембра голоса.
Слова-паразиты
Считается, что при контакте по телефону собеседники пользуются несколько большим набором слов-паразитов и употребляют их чаще, чем при непосредственном общении. И это не удивительно — таким образом происходит замена жестов и мимики. Люди все же бессознательно, но достаточно активно пользуются жестикуляцией при телефонном общении, однако понимают, что собеседник лишен возможности интерпретировать жесты. Беседа по телефону может превратиться в сочетание слов, жестов, мимики, мычаний, эканий, кряхтений, вздохов и т. п.
Деловой человек должен в совершенстве владеть устной речью и искусством ведения деловой беседы. Через речь человека коллеги по работе, партнеры или клиенты формируют представление о его внутреннем содержании, об уровне его профессиональной компетентности, интеллекта и культуры.
Слово — средство общения и воздействия на людей. Культура деловой беседы — показатель культурного уровня личности, ее способности к общению. Речевые недостатки могут создать ложное представление о способностях и профессиональных качествах человека.
Разговорная речь имеет ряд особенностей, которых следует избегать при формальном телефонном общении. В устной форме все, казалось бы, вполне приемлемо. Каждый человек в общении «загрязняет» свою речь словечками вроде: «ну», «вот», «это», «значит», а также всевозможными мычаниями, эканиями и т. д. Это так называемые слова-паразиты. Если их изъять из высказывания, то смысл от этого нисколько не изменится. Речь станет чистой, легкой и более верной с точки зрения телефонного общения.
От слов-паразитов в речи нужно избавляться, но сделать это весьма непросто. Для начала следует научиться следить за своей речью во время коммуникации, особенно во время телефонного общения. Эта «слежка» должна превратиться в своего рода игру, в своеобразное хобби.
Нормой считается такая речь, при которой человек вообще не заполняет паузы в речи посредством слов-паразитов. Чтобы научиться говорить правильно и чисто, сначала необходимо постараться научиться слушать свою речь, обращать внимание на каждую паузу, малейшую заминку при разговоре.
Для начала тренировок подойдут простые монологи. Не стоит думать, что разговоры «сам с собой» являются чем-то неприемлемым для «нормального» человека. В качестве первого упражнения можно попробовать рассказать о себе, о погоде — да о чем угодно. Главное — избегать употребления слов-паразитов в своей речи.
На втором этапе следует постепенно приучать себя произносить эту «чистую» речь с нормальной скоростью, так, как если бы это было выступление перед аудиторией. Самое главное — постепенно начинать применять выработанные навыки в условиях реального общения по телефону. Постепенно такой тренинг войдет в привычку, и это будет первым признаком приближающейся победы.
Ни один деловой человек не хочет, чтобы в его имидж входило представление о нем как о человеке малограмотном, невежественном. Даже немногочисленные речевые ошибки могут свести на нет все усилия делового человека соответствовать современным профессиональным стандартам.