Київський національний торговельно-економічний університет
Кафедра фінансового аналізу і контролю
ЗВІТ
про проходження практики
за спеціальністю 8.050106 “Облік і аудит”
магістерська програма “Державний фінансовий контроль”
Місце практики Головне контрольно-ревізійне управління України
Студентки: Лозової Оксани Володимирівни
Керівник практики: Мних Євген Володимирович,
д-р екон. наук, професор
Київ – 2011
ПЛАН
ВСТУП
РОЗДІЛ 1. ЗАГАЛЬНЕ ОЗНАЙОМЛЕННЯ ЗІ СТРУКТУРОЮ ДЕРЖАВНОЇ КОНТРОЛЬНО-РЕВІЗІЙНОЇ СЛУЖБИ
1.1 Ознайомлення зі структурними та територіальними підрозділами ДКРС, їх функціями і завданнями відповідно до чинного законодавства
1.2 Чисельність персоналу департаментів ГоловКРУ, їх функції, завдання та структура
1.3 Охорона праці в органах ДКРС
1.4 Ознайомлення з порядком планування роботи підрозділів ДКРС
1.5 Вивчення документопотоків у департаментах ГоловКРУ та особливості управління ними
РОЗДІЛ 2. ОЗНАЙОМЛЕННЯ ЗІ ЗМІСТОМ РОБОТИ ДКРС
2.1 Визначення завдань діяльності підрозділів ДКРС згідно з чинним законодавством
2.2 Особливості підготовки до здійснення контрольних заходів підрозділами ДКРС
2.3 Ознайомлення з порядком проведення контрольних заходів підрозділами ДКРС
2.4 Узагальнення, документальне оформлення та особливості реалізації результатів здійснення ревізії підрозділами ДКРС
2.5 Заходи, які спрямовані на запобігання порушення в майбутньому
2.6 Робота у підрозділі інформаційних технологій
ВИСНОВКИ І ПРОПОЗИЦІЇ
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ
ВСТУП
Важливість державного фінансового контролю в економіці держави зумовлено його місцем та роллю серед функцій управління фінансами: контроль займає центральне місце в системі фінансового адміністрування, будучи, з одного боку засобом зв’язку між фінансовим плануванням та фінансовим обліком, а з іншого – передумовою здійснення функцій фінансового аналізу та регулювання. Це дає змогу контролю відігравати інтегруючу роль, недооцінка чи ігнорування якої унеможливлюють фінансове адміністрування, призводячи його систему до ліквідації.
Систему державного фінансового контролю можна представити як сукупність наступних елементів, а саме: суб'єкта контролю (хто контролює); об'єкта контролю (кого контролюють); предмета контролю (що контролюють), принципів контролю; методів контролю; процесу контролю; прийняття рішень за результатами контролю.
Державний фінансовий контроль здійснюється органами законодавчої (представницької) і виконавчої влади України. До системи органів державного фінансового контролю входять: Верховна Рада України, Міністерство фінансів, Рахункова палата, органи Державної контрольно-ревізійної служби (далі – ДКРС), Державного казначейства, Державної податкової служби, Державної митної служби та ін. Однак, якщо Рахункова палата і ДКРС є спеціальними органами державного фінансового контролю, тобто контроль є основним і єдиним завданням цих органів, то Державна податкова служба, Державне казначейство, внутрівідомчі контрольно-ревізійні підрозділи виконують контрольні функції паралельно з іншими покладеними на них завданнями; вони зобов'язані контролювати лише окремі напрямки руху державних коштів.
Реалізація економічної стратегії держави потребує підвищення контрольного потенціалу органів виконавчої влади, яким належить ключова роль у здійсненні державного фінансового контролю. У зв'язку з розгалуженістю виконавчої влади зростає важливість тих її органів, на які покладаються обов'язки, що безпосередньо стосуються проведення фінансового контролю.
Основним органом державного фінансового контролю по лінії виконавчої влади є Міністерство фінансів України. Воно здійснює контроль за виконанням державного бюджету, за дотриманням Правил складання проектів бюджетів в Україні, за використанням бюджетних асигнувань та лімітів бюджетних асигнувань розпорядниками бюджетних коштів, а також координує діяльність з контролю за додержанням надходжень та використанням державних коштів.
Найважливішу роль відіграють контролюючі органи, створювані у складі Міністерства фінансів України, в тому числі і ДКРС, центральним органом якої є Головне контрольно – ревізійне управління України (далі – ГоловКРУ). Це фактично єдина служба, яка проводить документальні ревізії і перевірки за дорученням Президента України і його Адміністрації, Кабінету Міністрів, Генеральної прокуратури, інших правоохоронних органів, глав державних адміністрацій регіонів та на яку покладено завдання забезпечення цілісності державних матеріальних цінностей, зміцнення бухгалтерського обліку, а також проведення контролю правильності та обґрунтованості витрачання бюджетних коштів.
Сьогодні діяльність контрольних установ здійснюється за відсутності чіткої взаємодії. По суті, державний фінансовий контроль на практиці діє не як єдина система, а існує у формі відокремлених ланок. Останні, як правило, в автономному режимі виконують властиві їм завдання й функції, які визначаються численними законами, указами Президента України, постановами уряду та іншими нормативно-правовими актами. Зрозуміло, що у таких умовах трапляються неузгодженість, дублювання, відсутність взаємодії, а іноді й суперечності. Це насамперед призводить до недостатньої ефективності в діяльності органів фінансового контролю, розпорошення та надмірного витрачання людських і фінансових ресурсів, правового й методологічного хаосу. В результаті одні й ті самі суб'єкти контролю протягом року перевіряються неодноразово, інші - взагалі не контролюються.
Отже, чинна система фінансового контролю застаріла, не враховує реалій сьогодення, суперечить принципам побудови демократичної держави і потребує невідкладного, належним чином опрацьованого, якісного реформування.
З метою підвищення ефективності роботи контрольно-ревізійної служби України, та задоволення потреб адміністративно-правової реформи, треба чітко визначити її місце в системі державних контролюючих органів, виключивши при цьому дублювання контрольних повноважень, що може бути забезпечено шляхом прийняття Закону України про "Про фінансовий контроль в Україні".
контрольний ревізійний управління персонал
1. ЗАГАЛЬНЕ ОЗНАЙОМЛЕННЯ ЗІ СТРУКТУРОЮ ДЕРЖАВНОЇ
КОНТРОЛЬНО-РЕВІЗІЙНОЇ СЛУЖБИ
1.1 Ознайомлення зі структурними та територіальними підрозділами
ДКРС, їх функціями і завданнями відповідно до чинного законодавства
ДКРС в Україні здійснює незалежний внутрішній фінансовий контроль. Розгалужена організаційна структура даного органу дозволяє охоплювати діяльність всіх підконтрольних установ та організацій. Зокрема, він складається з ГоловКРУ, контрольно – ревізійних управлінь в Республіці Крим, 24 областях, містах Києві і Севастополі, 562 контрольно – ревізійних підрозділів в районах, містах і районах у містах (див. рис. 1.1.1).
Рис.1.1.1. Структура державної контрольно-ревізійної служби в Україні
ГоловКРУ очолює заступник Міністра фінансів України, начальник управління, який призначається Кабінетом Міністрів України за поданням Міністра фінансів України.
Структуру ГоловКРУ та положення про його структурні підрозділи, контрольно-ревізійні управління в АР Крим, областях, містах Києві та Севастополі, типове положення про контрольно-ревізійні підрозділи (відділи, групи) у районах, містах, районах у містах затверджує Голова ГоловКРУ.
ГоловКРУ, контрольно-ревізійні управління в Республіці Крим, областях, містах Києві і Севастополі є юридичними особами, мають самостійні кошториси, поточні та вкладні (депозитні) рахунки в банках, печатки із зображенням Державного герба України та зі своїм найменуванням.
Контрольно-ревізійні підрозділи (відділи, групи) в районах, містах і районах у містах як структурні підрозділи контрольно-ревізійних управлінь в Республіці Крим, областях, містах Києві і Севастополі мають печатки і відповідні бланки.
Головним завданням державної контрольно-ревізійної служби є здійснення державного фінансового контролю за використанням і збереженням державних фінансових ресурсів, необоротних та інших активів, правильністю визначення потреби в бюджетних коштах та взяття зобов'язань, ефективним використанням коштів і майна, станом і достовірністю бухгалтерського обліку і фінансової звітності в міністерствах та інших органах виконавчої влади, в державних фондах, у бюджетних установах і у суб'єктів господарювання державного сектору економіки, а також на підприємствах і в організаціях, які отримують (отримували в періоді, який перевіряється) кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовують (використовували у періоді, який перевіряється) державне чи комунальне майно (далі – підконтрольні установи), виконанням місцевих бюджетів, розроблення пропозицій щодо усунення виявлених недоліків і порушень та запобігання їм у подальшому.
З метою реалізації основного завдання ГоловКРУ та його структурні підрозділи виконують функції, які визначені Законом України «Про державну контрольно-ревізійну службу в Україні», прийнятим Верховною Радою України 26.01.93 № 2939-ХП, зі змінами та доповненнями.
Органи контрольно-ревізійної служби розглядають листи, заяви і скарги громадян про факти порушення законодавства з фінансових питань. Звернення, де повідомляється про крадіжки, розтрати, недостачі, інші серйозні правопорушення, негайно пересилаються правоохоронним органам для прийняття рішення згідно з чинним законодавством.
ГоловКРУ України, контрольно – ревізійним управлінням в Республіці Крим, областях, містах Києві і Севастополі, контрольно – ревізійним підрозділам (відділам, групам) у районах, містах і районах у містах надається право:
1) перевіряти у підконтрольних установах грошові та бухгалтерські документи, звіти, кошториси й інші документи, що підтверджують надходження і витрачання коштів та матеріальних цінностей, проводити перевірки фактичної наявності цінностей (грошових сум, цінних паперів, сировини, матеріалів, готової продукції, устаткування тощо);
2) безперешкодного доступу при проведенні ревізій на склади, у сховища, виробничі та інші приміщення, що належать підконтрольним установам, для їх обстеження і з’ясування питань, пов’язаних з ревізією; призупиняти бюджетні асигнування, зупиняти операції з бюджетними коштами у випадках, передбачених законом;
3) залучати на договірних засадах кваліфікованих фахівців відповідних міністерств, державних комітетів, інших органів державної виконавчої влади, державних фондів, підприємств, установ і організацій для проведення контрольних обмірів будівельних, монтажних, ремонтних та інших робіт, контрольних запусків сировини, матеріалів і готової продукції, інших перевірок з оплатою за рахунок спеціально передбачених на цю мету коштів;
4) вимагати від керівників підконтрольних установ, що ревізуються, проведення інвентаризацій основних фондів, товарно – матеріальних цінностей, грошових коштів і розрахунків, у разі відмови у проведенні таких інвентаризацій – звернутися до суду щодо спонукання до проведення таких інвентаризацій, а до ухвалення відповідного рішення судом – у присутності понятих та представників зазначених підприємств, установ і організацій, щодо яких проводиться ревізія, опечатувати каси, касові приміщення, склади та архіви на термін не більше 24 годин з моменту такого опечатування, зазначеного в протоколі. При проведенні ревізій вилучати у підприємств, установ і організацій копії фінансово – господарських та бухгалтерських документів, які свідчать про зловживання, а на підставі рішення суду – вилучати до закінчення ревізії оригінали первинних фінансово – господарських та бухгалтерських документів із складенням опису, який скріплюється підписами представника органу державної контрольно – ревізійної служби та керівника відповідного підприємства, відповідної установи, організації, та залишенням копій таких документів таким підприємствам, установам, організаціям;
5) одержувати від Національного банку України та його установ, банків та інших кредитних установ необхідні відомості, копії документів, довідки про банківські операції та залишки коштів на рахунках об’єктів, що ревізуються, а від інших підприємств і організацій, в тому числі недержавних форм власності – довідки і копії документів про операції та розрахунки з підприємствами, установами, організаціями, що ревізуються. Одержання від банків інформації, що становить банківську таємницю, здійснюється у порядку та обсязі, встановлених Законом України «Про банки і банківську діяльність»;
6) одержувати від службових і матеріально відповідальних осіб об’єктів, що ревізуються, письмові пояснення з питань, які виникають у ході ревізій;
7) пред’являти керівникам та іншим службовим особам підконтрольних установ, що ревізуються, вимоги щодо усунення виявлених порушень законодавства з питань збереження і використання державної власності та фінансів, вилучати в судовому порядку до бюджету виявлені ревізіями приховані і занижені валютні та інші платежі, ставити перед відповідними органами питання про припинення бюджетного фінансування і кредитування, якщо отримані підприємствами, установами та організаціями кошти і позички використовуються з порушенням чинного законодавства;
8) накладати у випадках, передбачених законодавчими актами, на керівників та інших службових осіб підконтрольних установ, адміністративні стягнення;
9) звертатися до суду в інтересах держави, якщо підконтрольною установою не забезпечено виконання вимог щодо усунення виявлених ревізією порушень законодавства з питань збереження і використання активів;
10) проводити у суб’єктів господарювання, які мали правові відносини з підконтрольною установою, зустрічні перевірки з метою документального підтвердження виду, обсягу і якості операцій та розрахунків, що здійснювалися між ними, для з’ясування їх реальності та повноти відображення в обліку підконтрольної установи. [1]
На сьогоднішній день, на підставі Указу Президента України №1085/2010 "Про оптимізацію системи центральних органів виконавчої влади" відбувається процес реорганізації Головного контрольно-ревізійного управління України та утворення на його базі Державної фінансової інспекції України. Нова структура та нормативно-правові акти знаходяться на стадії розробки.
1.2 Чисельність персоналу департаментів ГоловКРУ, їх функції,
завдання та структура
Посадовий склад ГоловКРУ, кваліфікаційні тарифікації співробітників, перелік департаментів і відділів затверджує Міністерство фінансів України.
Чисельність працівників визначається штатним розписом ГоловКРУ України і станом на 08.04.2010 складала 490 чоловік.
Структура апарату ГоловКРУ передбачає 21 підрозділ, які в свою чергу поділяються на 54 відділи, що охоплюють контрольним процесом підприємства, установи і організації тільки певної сфери господарської діяльності. Чисельність працівників в окремих підрозділах представлена наступним чином:
1. Керівництво, у складі 5 осіб.
2. Відділ забезпечення діяльності керівництва, у складі 6 осіб.
3. Департамент організаційної роботи, у складі 27 осіб.
4. Департамент інспектування у сфері освіти і науки, у складі 27 осіб.
5. Департамент інспектування у соціальній сфері та культурі, у складі 27 осіб.
6. Департамент інспектування у сфері матеріального виробництва та фінансових послуг, у складі 27 осіб.
7. Департамент інспектування у сфері послуг, у складі 28 осіб.
8. Департамент інспектування в агропромисловому комплексі та сфері використання природних ресурсів, у складі 29 осіб.
9. Департамент інспектування органів державної влади, у складі 29 осіб.
10. Департамент державного фінансового аудиту виконання бюджетних програм, місцевих бюджетів та діяльності бюджетних установ, у складі 25 осіб.
11. Департамент державного фінансового аудиту діяльності суб'єктів господарювання державного сектору економіки, у складі 84 осіб.
12. Департамент правової роботи, у складі 23 осіб.
13. Департамент адміністративно – господарського забезпечення, в складі 34 осіб.
14. Управління контролю у сфері державних закупівель, в складі 13 осіб.
15. Управління гармонізації державного внутрішнього фінансового контролю, в складі 11 осіб.
16. Управління внутрішнього аудиту, у складі 11 осіб.
17. Управління кадрів, в складі 13 осіб.
18. Фінансове управління, в складі 13 осіб.
19. Управління інформаційних технологій, в складі 13 осіб.
20. Відділ взаємодії із засобами інформації та зв’язку із громадськістю, у складі 6 осіб.
20. Режимно – секретний відділ, в складі 6 осіб.
21. Сектор контролю виконавської дисципліни, у складі 3 осіб.
До складу керівництва входить Голова ГоловКРУ, перший заступник голови ГоловКРУ та 4 заступники Голови ГоловКРУ. Групу при керівництві складають 2 помічника Голови ГоловКРУ, консультант, радник, головний спеціаліст (прес – секретар, літредактор) та референти 1 категорії.
Голова ГоловКРУ несе персональну відповідальність перед Президентом України і Кабінетом Міністрів України за виконання покладених на ГоловКРУ України завдань і здійснення ним своїх повноважень. Голова ГоловКРУ розподіляє обов’язки між заступниками, визначає ступінь відповідальності заступників Голови та керівників структурних підрозділів ГоловКРУ України, в установленому порядку призначає на посади та звільняє з посад керівників КРУ в АР Крим, областях, містах Києві та Севастополі.
Кожен із структурних підрозділів ГоловКРУ очолюється начальником відповідного Управління (департаменту) та його заступником. Відділи, що входять до їх складу також мають керівника – начальника відділу, один з яких виконує одночасно обов’язки заступника начальника управління. До складу відділів входить необхідна кількість штатних ревізорів – контролерів або аудиторів, які є державними службовцями, мають відповідні категорії та ранги.
Управління гармонізації державного внутрішнього фінансового контролю, на базі якого проходила практика, є структурним підрозділом Головного контрольно-ревізійного управління України і підпорядковується керівництву ГоловКРУ.
Управління очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з посади наказом ГоловКРУ в порядку, встановленому чинним законодавством.
На цю посаду призначається особа з вищою освітою фінансово-економічного спрямування за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра, спеціаліста та стажем роботи за фахом в органах ДКРС на керівних посадах нижчої категорії не менше 3 років або стажем роботи за фахом на керівних посадах у державній службі чи в інших сферах економіки не менше 5 років, або стажем роботи за фахом не менше 7 років.
Посада відноситься до третьої категорії посад державних службовців.
Начальник Управління підпорядкований керівництву ГоловКРУ та виконує його доручення.
Начальник Управління, в межах повноважень, здійснює організаційно-розпорядчі та консультативно-дорадчі функції, а саме:
1.Здійснює керівництво діяльністю Управління, планує та організовує його роботу.
2.Забезпечує своєчасне та якісне виконання покладених на Управління завдань та функцій.
3.Визначає ступінь відповідальності керівників відділів у складі Управління та інших працівників.
4. Розподіляє обов’язки між працівниками Управління.
5. Забезпечує розробку та підписує Положення про Управління та відділи, посадові інструкції працівників Управління.
6. Регулює роботу Управління щодо його ефективної взаємодії з іншими підрозділами апарату ГоловКРУ, регіональними КРУ, службами внутрішнього аудиту та контрольно-ревізійними підрозділами підконтрольних установ, а також з іншими державними, у тому числі правоохоронними, органами при виконанні покладених на Управління завдань.
7. Організовує, регулює та контролює своєчасний та якісний розгляд працівниками Управління звернень громадян, підконтрольних установ, інших державних органів, а також звернень та запитів народних депутатів з питань, що належать до повноважень Управління, за результатами їх розгляду вносить керівництву ГоловКРУ пропозиції щодо вжиття заходів згідно з законодавством.
8. Вживає заходи з метою вдосконалення організації роботи Управління, підвищення кваліфікації працівників.
9. Подає, в установленому порядку, керівництву ГоловКРУ пропозиції про заміщення вакансій в Управлінні, призначення на посади, звільнення з посад та переміщення працівників Управління, їх заохочення, преміювання та накладення стягнень, включення до кадрового резерву, проведення стажування тощо. Сприяє підвищенню кваліфікації працівників Управління.
10.Забезпечує дотримання працівниками Управління правил внутрішнього трудового розпорядку, законодавства України з питань державної служби та боротьби з корупцією та ін.
У разі відсутності начальника Управління його обов’язки виконує та несе відповідальність за виконання покладених на Управління завдань заступник начальника Управління - начальник відділу.
Штатним розписом у даному Управлінні передбачено 11 посад, фактично працюють 11 осіб. Усі працюючі мають вищу освіту та відповідають усім вимогам, які існують для державних службовців. На кожну посаду передбачена відповідна посадова інструкція, в якій передбачено функції, завдання, права, обов’язки та відповідальність аудитора, ким призначається, кому підпорядковується, і чим керується у своїй роботі.
Керівництво Управління постійно приділяє увагу кадровій роботі.
Кадровий склад постійно аналізується в розрізі рівня фахової підготовки працівників, їхнього ставлення до дорученої справи, повноти забезпечення виконання поставлених перед ними завдань, ініціативності, організаторських здібностей, етики поведінки, стосунків у колективі.
На кожного працівника Управління складається план самоосвіти на півріччя.
Окрім того, посадові особи Управління проходять періодично тренінги, економічні навчання тощо. Так, з 9 по 11 лютого 2011 року в рамках Програми проекту міжнародного співробітництва із надання Міністерством фінансів Королівства Нідерланди технічної та фінансової допомоги ГоловКРУ учасники робочих груп пілотних проектів із КРУ Дніпропетровської, Львівської та Черкаської областей, а також представники Управління гармонізації внутрішнього фінансового контролю ГоловКРУ взяли участь у "тренінгу для тренерів", на якому я теж була присутня протягом трьох днів.
Викладали навчальний курс координатор проекту Руслана Рудницька, координатор технічної допомоги Міністерства фінансів Королівства Нідерланди Ян ван Тайнен, експерт проекту Міністерства фінансів Королівства Нідерланди Манфред ван Кестерен та Постійний Радник із Твіннінгу у Республіці Македонія Джойс Інгрід Теуніссен.
Метою навчання було підвищення знань і навичок працівників і вміння надалі застосовувати деякі інструменти і методи навчання самостійно, без залучення закордонних експертів. Під час тренінгу розглянуто деякі аспекти комунікативних відносин, особливості різних форм навчання, можливості вирішення конфлікту інтересів під час спілкування і проведення навчальних заходів.
Особливу увагу приділено інструментам і методам проведення тренінгів та елементам ефективної презентації шляхом поєднання теоретичних знань з практикою.
Так, для ефективнішої роботи учасники тренінгу утворили чотири навчальні групи (окремо від кожного з трьох присутніх обласних КРУ та від ГоловКРУ), а викладачами курсу для кожної з груп установлено тематику для виконання практичних завдань.
Представники кожної з груп підготовили і провели презентації за визначеними тематиками із застосуванням різноманітних моделей, методів і технічних засобів. Для ускладнення завдання та наближення його до реальних умов різних аудиторій учасники тренінгу штучно створювали певні "складні ситуації" для доповідачів.
Після виступів слухачі і викладачі курсу мали нагоду прокоментувати презентацію кожної з груп на предмет структури подання матеріалу (вступ, розвиток, закінчення), якості застосування технічних інструментів (фліпчартів, слайдів), елементів невербального спілкування (зоровий контакт, жестикуляція, міміка) та словесних елементів (темп мовлення, сила голосу, інтонація, граматика).
За результатами тренінгу його учасники отримали відповідні сертифікати та висловили впевненість, що це навчання стало гідним кроком на шляху підготовки майбутніх "українських тренерів" у сфері реформування державного внутрішнього фінансового контролю.
Варто зазначити, що з Королівством Нідерланди та іншими країнами Європи Управління співпрацює вже не вперше.
Загалом, що стосується питань підвищення рівня фахової підготовки, даний структурний підрозділ, як і всі інші департаменти та управління ГоловКРУ, формує план проведення економічних занять на квартал та веде журнал обліку проведення заходів з підвищення кваліфікації. При цьому, працівники можуть вносити свої пропозиції щодо питань, які будуть розглядатися. План проведення економічних занять на І квартал 2011 року
1.3 Охорона праці в органах ДКРС
ДКРС України відноситься до установ невиробничої сфери, але проблеми створення безпечних умов праці, збереження здоров’я та працездатності її працівників є важливим та актуальним.
Загальними законодавчими актами, що визначають основні положення щодо охорони праці, є Конституція України, Кодекс Законів про охорону праці України, Закони України “Про охорону праці”, “Про забезпечення санітарно-епідемічного благополуччя населення”, “Про загальнообов‘язкове державне соціальне страхування від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання, які спричинили втрату працездатності”, “Про пожежну безпеку”, “Про дорожній рух”, “Про об’єкти підвищеної небезпеки”, Кодекс України про адміністративні правопорушення, Кримінальний кодекс України.
У КРУ у містах, КРВ у районах повинні розроблятися внутрішні нормативно-правові акти з охорони праці, в яких конкретизуються вимоги державних нормативно-правових актів і в яких не можуть міститися вимоги з охорони праці нижчі, ніж ті, що містяться в державних нормах. Вони розробляються у відповідності до ДНАОП 0.00-8.03-93 “Порядок опрацювання і затвердження нормативних актів, що діють на підприємстві”. Ці акти спрямовуються на побудову чіткої системи управління охороною праці та забезпечення в кожному структурному підрозділі і на кожному робочому місці безпечних умов праці.
Що стосується апарату ГоловКРУ, то тут відсутня служба охорони праці, проте призначено відповідальну особу за стан охорони праці в ГоловКРУ (яка знаходиться в господарському відділі), і яка забезпечує вирішення конкретних питань з охорони праці. Головою ГоловКРУ затверджено інструкцію, про покладені на посадову особу з охорони праці обов’язки, її права та відповідальність при виконанні покладених на неї функцій.
Керівники управлінь, департаментів, які виконують накази, розпорядження та дотримуються інструкцій, правил щодо забезпечення нормальних умов праці своїм співробітникам слідкують за дотримання ними інструкцій та правил безпеки на робочих місцях. Керівники структурних підрозділів, відділів відповідають за охорону праці у своїх підрозділах.
Планування робіт з охорони праці у ГоловКРУ не ведеться, хоча це має бути однією з основних функцій управління охороною праці в даній установі.
Всі робочі місця, тобто обладнаний технічними засобами простір, де здійснюється діяльність виконавців, ГоловКРУ України оснащені електронно-обчислювальними машинами. При облаштуванні таких робочих місць необхідно, в першу чергу, забезпечити наступне: належні умови освітлення приміщення і робочого місця, відсутність відблисків; належні ергономічні характеристики основних елементів робочого місця; а також враховувати такі небезпечні і шкідливі фактори, як: наявність шуму та вібрації, електромагнітне випромінювання, електростатичне поле між екраном та оператором, наявність пилу й аероіонізації.
У приміщеннях установи щоденно проводиться вологе прибирання. Вікна приміщень мають регульовані пристрої для відкривання, а також жалюзі, штори, зовнішні козирки тощо. В деяких кабінетах ГоловКРУ природне світло не проникає через бічні світло прорізи і не забезпечує коефіцієнт природної освітленості, що повинен становити не нижче 1,5%. При дослідженні було також з’ясовано, що лише 45% робочих сидінь відповідають загальним вимогам до організації робочого місця користувача електронно-обчислювальною машиною, зокрема: безпосередньо сидіння, спинка та стаціонарні або змінні підлокітники, ширина та глибина сидіння є не меншими за 400 мм, висота сидіння є регульованою в межах 400-500 мм; поверхня сидіння є плоскою, передній край – заокругленим; поверхня сидіння, спинки та підлокітників є напівм’якою. Разом з тим, сидіння, які не відповідають загальним вимогам до організації робочих місць є однією з причин передчасної втоми працівників ГоловКРУ та зниження їх працездатності.
Що стосується робочих місць в Управлінні гармонізації внутрішнього фінансового контролю, необхідно зазначити наступне:
І. Площа приміщення не відповідає кількості робочих місць :
- на 16,5 м2
розміщено 6 комп’ютерів, за нормативами на цій площі дозволяється розташувати 3 (площа виділена для 1 робочого місця з персональним ЕОМ повинна становити не менше 6 м2
);
- відстань між бічними поверхнями столів повинна становити 1,2 м, а вона в середньому відповідає 0,5 - 1 м. В той же час на столі №1 та 5 знаходяться 2 комп’ютери, відстань між якими не перевищує 1,5 м, що суперечить нормам;
- в деяких місцях прохід між рядами не становить 1м, що призводить до постійного зіткнення людей при переміщені по кабінеті.
Природного освітлення достатньо та у вечірній час воно доповнюється штучним. Так, на стелі розміщуються лампи денного світла, які майже забезпечують нормальне освітлення. В даному випадку необхідно на кожному столі встановити настільну лампу.
Персонал, який працює в даному кабінеті постійно слідкує за мікрокліматом в ньому: на підвіконні, шафах та меблях розставлені вазони, що є першоджерелами поглинання вуглекислого газу та виділення кисню, а також слугують озелененням приміщення.
Не має підставок для ніг для комп’ютерних столів, відсутня достатня кількість стільців, на яких можна регулювати висоту підйому.
ГоловКРУ зосереджена в районі, який характеризується комплексом факторів, що негативно впливають на її працюючих. Адміністративне приміщення ГоловКРУ розташоване поблизу Річкового вокзалу та автомобільної дороги, які своїм спектром шкідливих речовин і комплексом факторів негативно впливають на працівників даної установи. До таких чинників належать: шум; забруднення атмосфери токсичними речовинами, в першу чергу, сполуками сірки, важкими металами оксиду вуглецю; запиленість повітря і недостатня кількість ультрафіолетового опромінення.
Під час роботи на комп’ютері та копіювально-розмножувальній техніці мають місце небезпечні та шкідливі фактори, які можна поділити на фізичні та психологічні. До фізичних відносяться:
підвищене значення напруги електричного кола; підвищений рівень електромагнітного випромінювання; підвищений рівень статичної електрики; підвищений рівень іонізації повітря.
Серед психологічних чинників мають місце: статичні та динамічні перевантаження; розумове перевантаження; перенапруження зору при роботі з екранами пристроїв.
У процесі трудової діяльності на працівників – користувачів комп’ютерів впливають електромагнітні поля і електромагнітні випромінювання, головними джерелами яких є електромережі та електроприлади, персональні комп’ютери, випрямлячі струму, трансформатори, що можуть спричинити бронхо-легеневі захворювання, порушення серцево-судинної та нервової систем. Крім того, несприятливий вплив електростатичного поля проявляється у тому, що воно здатне притягувати пил, бруд та інші частини, присутні у повітрі навколо монітора, що призводить до покриття пилом його екрану – і, як правило, може призвести до подразнення шкіри, дихального апарату, алергійних захворювань та викликати ураження шкіри та органу зору.
Специфіка роботи, яка полягає у постійному опрацьовувані інформації та швидкому прийняті відповідальних рішень, також стосується питань психофізіології особистості, адже вона вимагає від працівника наявності таких інтелектуальних якостей як спостережливість, розвинену пам’ять, особливість уваги, мислення, концентрація уваги на професійних об’єктах, тобто існує постійне напруження сенсорного апарату, вищих нервових центрів, які забезпечують функції уваги, мислення, регуляції рухів.
Одним з психічних станів, який сприяє підвищенню схильності працівника ГоловКРУ до небезпечних ситуацій, є стомлення. Це тимчасові зміни в організмі, які проявляються у зниженні працездатності при інтенсивній та тривалій роботі. Стомлення призводить до розладу сенсорної області, порушення у моторній сфері, до дефектів пам’яті і мислення, ослаблення волі, а також викликає сонливість. Надмірна втомленість призводить до різкого зниження працездатності та безпеки діяльності працівників ГоловКРУ України і приймає форму перевтомлення.
Слід відзначити, що за час діяльності ГоловКРУ не було зареєстровано випадків травматизму співробітників. Однак, зустрічаються випадки захворювань, які пов’язані з систематичною роботою на комп’ютерах. Однією з причин погіршення фізичного стану працівників та зору є нераціональне освітлення робочих місць та наявність різних випромінювань з боку персональних комп'ютерів.
З метою профілактики і запобігання захворювань користувачів персональних комп'ютерів у ГоловКРУ здійснені такі заходи: вікна обладнали спеціальними шторами; приміщення з ЕОМ мають додаткове штучне освітлення (біля комп’ютера), що в свою чергу, сприяє мінімізації негативного впливу ПК на співробітників і підвищенню комфортності їхньої роботи.
Приміщення в яких розміщений персонал ГоловКРУ, згідно класифікації пожежонебезпечних зон за ПУЕ відносять до класу ІІ-ІІа, оскільки в них знаходяться електрообладнання, електроустаткування, папір, меблі та інші матеріали, що здатні згоріти.
На кожному поверсі знаходиться “план евакуації з приміщень відповідного поверху”.
Основними заходами пожежної безпеки є:
- підтримка належного стану службових приміщень;
- заборона залишати після роботи увімкнені електроприлади;
- ознайомлення всіх начальники відділів та відповідальні особи під підпис з інструкціями, що стосуються пожежної безпеки;
- заборона у приміщеннях палити та користуватися нагрівальними електроприладами (паління дозволяється у спеціально відведених місцях – на вулиці);
- заборона загромаджувати виходи, коридори, хол, сходи різними предметами. Всі двері евакуаційних виходів відкривають вільно у бік виходу з будинку.
Періодично інспектор Держпожежнагляду перевіряє стан пожежно-технічного обладнання. Кожен службовець, який виявив пожежу зобов’язується терміново повідомити про це в міську пожежну охорону, повідомити керівництво, розпочати гасіння пожежі наявними засобами.
ГоловКРУ не обладнано на кожному поверсі засобами пожежогасіння (вогнегасники, пожежні крани).
З вищевикладеного можна сказати, що охорона праці у ГоловКРУ знаходиться не на належному рівні: робота щодо охорони праці працівників не досить організована і не дотримуються правила та вимоги встановлені відповідними нормативно – правовими актами України.
Через специфіку своєї роботи, а саме постійне користування засобами електрообладнання та електроустаткування - персональні комп’ютери, принтери, сканери, ксерокси, периферійні пристрої, сервери, засоби телефонного зв’язку, працівники ГоловКРУ наражаються на небезпеку ураження струмом та опромінення. Тому керівництвом повинні здійснюватися всі можливі заходи щодо запобігання таких явищ: постійний контроль ізоляції, заземлення всіх електроприладів.
Організація пожежної безпеки у ГоловКРУ знаходиться також не на достатньому рівні: не у всіх приміщеннях та кабінетах встановлено автоматичну пожежну сигналізацію; проте на розміщено план евакуації та правила поводження працівників у разі виникнення пожежі. З іншого боку, всі працівники ознайомлені з правилами пожежної безпеки та дотримуються інструкцій та правил поводження з електроустаткуванням та електрообладнанням.
Виникнення ряду недоліків пояснюється тим, що керівництво не слідкує за змінами законодавства та існуванням головної причини – недостатністю приміщення для розташування працівників апарату ГоловКРУ, що спричиняє незадовільні умови праці, нераціональну організацію робочих місць, і вирішення цього питання має тільки один контекст – збільшення фінансування кошторису ГоловКРУ, що дасть можливість змінити виявлені недоліки в організації охорони праці.
Для покращення організації охорони праці в ГоловКРУ рекомендується:
1) створити відділ з охорони праці, відповідно до ст.17 ЗУ “Про охорону праці”;
2) привести у відповідність нормативним актам стан робочих місць: площу, об'єм, сидіння, освітлення, розташування комп'ютерної та іншої техніки;
3) здійснювати фінансування та планування охорони праці в ГоловКРУ;
4) посилити контроль за дотриманням чинного законодавства з охорони праці як особою, відповідальною за стан охорони праці, так і всіма працівниками апарату ГоловКРУ;
5) організувати достатній захист від небезпечних шкідливих чинників, наприклад, у приміщеннях, де працюють комп’ютери повинна здійснюватись примусова вентиляція, застосовуватись захисні екрани (оснащені заземленням) та іонізатори; додаткові заходи оздоровлення повітряного середовища: проводити додаткову вентиляцію тощо;
6) забезпечити робочі сидіння користувача персональним комп’ютером підйомно-поворотними сидіннями, таким що регулюється за висотою, кутом нахилу сидіння і спинки, за відстанню спинки до переднього краю; для зниження статичного напруження м’язів рук працюючих з персональними комп’ютерами необхідно застосовувати стаціонарні або змінні підлокітники;
7) працівники ГоловКРУ через кожну годину роботи з комп’ютером повинні робити перерву на 5-10 хвилин, через 2 години – на 15 хвилин, які б можна було б використати для емоційного та фізичного розвантаження.
На сьогоднішній день, забезпечення одного з головних принципів державної політики в галузі охорони праці – пріоритету життя і здоров’я працівників повинно стати одним із основних завдань кожного роботодавця.
1.4 Ознайомлення з порядком планування роботи підрозділів ДКРС
Планування є першим і найбільш важливим етапом організації контролю. Метою планування роботи органів ДКРС є забезпечення оптимальної концентрації трудових, фінансових та матеріальних ресурсів при реалізації визначених напрямів контролю, а також усунення паралелізму та дублювання в роботі суб’єктів державного фінансового контролю.
Механізм складання і затвердження планів контрольно-ревізійної роботи органів державної контрольно-ревізійної служби встановлюється:
1) Порядком планування контрольно – ревізійної роботи органами державної контрольно – ревізійної служби, затвердженим Постановою Кабінету Міністрів України № 955 від 08.08 2001р., зі змінами та доповненнями.
2) Положенням про планування контрольно – ревізійної роботи органами державної контрольно – ревізійної служби, затвердженим наказом ГоловКРУ № 173 від 30.07. 2003 р., зі змінами та доповненнями.
Процес планування органами ДКРС включає підготовку:
І. Плану основних напрямів контрольно-ревізійної роботи органів ДКРС;
ІІ. Плану роботи ГоловКРУ України;
ІІІ. Планів роботи апаратів контрольно-ревізійних управлінь в АР Крим, областях, містах Києві та Севастополі;
ІV. Планів роботи контрольно-ревізійних підрозділів (відділів, груп) в районах, містах, районах у містах, у тому числі міжрайонних контрольно-ревізійних відділів.
Насамперед, ГоловКРУ готує і за погодженням з Мінфіном подає до 1 грудня поточного року Кабінетові Міністрів України проект плану основних напрямів контрольно-ревізійної роботи органів ДКРС, що містить перелік тем: інспектування певного комплексу або окремих питань фінансово-господарської діяльності підконтрольних установ; державний фінансовий аудит виконання державних (бюджетних) програм, діяльності бюджетних установ, суб'єктів господарювання державного сектору економіки, а також інших суб'єктів господарювання, які отримують (отримували в період, який перевіряється) кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовують (використовували у період, який перевіряється) державне чи комунальне майно; перевірки державних закупівель; контроль за станом контрольно-ревізійної роботи у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади (далі – контрольні заходи), а також рік проведення попередніх контрольних заходів за кожною запланованою темою та терміни інформування Кабінету Міністрів України і Мінфіну.
До проекту Плану додається пояснювальна записка, в якій обгрунтовуються включені до нього питання.
Відповідно до п.9 Розділу ІІ Наказу ГоловКРУ “Про затвердження Регламенту Головного контрольно-ревізійного управління України” від 23.11.2007 N 279, проект Основних напрямів розробляється Департаментом організаційної роботи за участю інших структурних підрозділів.
У вищезазначеному документі також зазначено, що розглядає пропозиції та визначає перелік тем контрольних заходів, які включаються до Основних напрямів, і терміни інформування про їх результати - Методологічна рада ГоловКРУ.
Департамент організаційної роботи формує План контрольно - ревізійної роботи ГоловКРУ України, погоджує його із заступниками Голови ГоловКРУ, управліннями та самостійними відділами ГоловКРУ. Після затвердження Головою ГоловКРУ, він направляється регіональним КРУ відповідно до 15 листопада і 15 травня кожного року.
План затверджується до 20 грудня поточного року.
Плани контрольно-ревізійної роботи ГоловКРУ, а також контрольно-ревізійних управлінь в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, плани контрольно-ревізійної роботи контрольно-ревізійних підрозділів (відділів, груп) в районах, містах, районах у містах, у тому числі міжрайонних контрольно-ревізійних відділів, розробляються на підставі Плану основних напрямів контрольно-ревізійної роботи органів ДКРС та включають інші питання, вирішення яких належить до їх компетенції.
Основними підставами для включення заходів з проведення державного фінансового аудиту, перевірки державних закупівель та інспектування до планів контрольно-ревізійної роботи є:
а) закони, акти та доручення Президента України, Кабінету Міністрів України, накази Мінфіну, які не потребують термінового виконання без включення до планів;
б) звернення правоохоронних органів, юридичних і фізичних осіб з приводу проведення ревізій та перевірок, які можливо виконати у плановому порядку;
в) пропозиції Рахункової палати, Мінфіну, Мінекономіки, Державної податкової адміністрації, Держмитслужби, Державного казначейства, прийняті ГоловКРУ до виконання;
г) ініціатива, виявлена органами державної контрольно-ревізійної служби з урахуванням таких критеріїв, як:
- економічна та соціальна важливість питань, які обов'язково включаються до програм і планів дій Кабінету Міністрів України на відповідний період;
- значний обсяг фінансових потоків, інших державних ресурсів, що спрямовувалися на виконання бюджетних програм, утримання державних органів;
- публічна інформація про факти порушень і зловживань у фінансовій сфері та неефективного управління державним майном;
- ймовірність виникнення фінансових порушень, у тому числі внаслідок відсутності (низького рівня) внутрішнього фінансового контролю, правової неврегульованості економічної діяльності;
- періодичність проведення ревізій та перевірок у бюджетних установах відповідно до закону;
ґ) ініціатива, виявлена підконтрольними установами та їх органами управління, прийнята ГоловКРУ до виконання. [7]
До плану контрольно – ревізійної роботи ГоловКРУ на квартал, вносять:
- контрольні заходи, визначені Планом основних напрямів контрольно-ревізійної роботи органів ДКРС;
- контрольні заходи, доручення та пропозиції щодо проведення яких надійшли від органів, яким надано право їх ініціювати, після затвердження Плану основних напрямів і які можливо провести у плановому порядку;
- контрольні заходи, ініційовані органами державної контрольно-ревізійної служби і які не було внесено до Плану основних напрямів;
- питання регулювання внутрішнього фінансового контролю у системі міністерств, інших центральних органах виконавчої влади, організаційної, методологічної, кадрової та фінансової роботи ГоловКРУ.
План контрольно – ревізійної роботи ГоловКРУ містить наступні розділи:
І. Нормотворча діяльність у сфері державного фінансового контролю.
ІІ. Контроль за використанням бюджетних коштів, станом збереження державного майна у міністерствах та інших державних органах виконавчої влади та дотриманням фінансово – бюджетної дисципліни на підприємствах, установах, і організаціях.
ІІІ. Контроль за виконанням бюджетів у регіонах.
ІV. Контроль за станом контрольно – ревізійної роботи у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади.
V. Контроль за станом роботи регіональних підрозділів ДКРС.
VI. Організаційна, правова та методологічна робота.
VII. Інформаційно – аналітична робота.
VIII. Робота з кадрами.
Терміни підготовки та порядок затвердження планів контрольно-ревізійної роботи ГоловКРУ, контрольно-ревізійних управлінь в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, а також планів контрольно-ревізійної роботи контрольно-ревізійних підрозділів (відділів, груп) в районах, містах, районах у містах, у тому числі міжрайонних контрольно-ревізійних відділів, визначаються ГоловКРУ.
Внесення змін до планів контрольно-ревізійної роботи органів ДКРС України проводиться у порядку їх затвердження. Про зміни, внесені до планів контрольних заходів, повідомляються інші суб’єкти державного фінансового контролю, які проводять спільні контрольні заходи. [3]
Плани контрольно-ревізійної роботи ГоловКРУ розмішуються на офіційній сторінці ГоловКРУ в мережі Інтернет та юридичній інформаційно-пошуковій системі «Законодавство».
Моніторинг виконання Основних напрямів та планів контрольно-ревізійної роботи ГоловКРУ проводиться щоквартально.
Звіт про результати роботи ДКРС за рік направляються до Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Міністерства фінансів та інших зацікавлених органів державної влади.
1.5 Вивчення документопотоків у департаментах ГоловКРУ та
особливості управління ними
Документообіг - це рух документів в організації з моменту їх створення або отримання і до завершення виконання або відправлення.
Документопотік - це сукупність операцій передавання з одного робочого місця на інше даних, зафіксованих на кількох носіях облікової інформації.
Документообіг ГоловКРУ складається з трьох документопотоків:
1) документопотік вхідних документів - це рух документів, які надійшли в установу від зовнішніх суб’єктів. Більшість вхідних документів, як правило, породжують відповідні вихідні, причому в чітко визначені терміни. Терміни (строки) встановлюються або нормативними актами, що визначають той або інший час відповіді на вхідний документ (наприклад, протягом 10 днів), або терміном (датою) виконання, зазначеним безпосередньо у вхідному документі.
2) документопотік вихідних документів - це рух документів, які складені в установі для використання їх іншими організаціями чи суб’єктами. Більшість вихідних документів готується на основі внутрішніх документів організації.
3) документопотік внутрішніх документів - це рух документів, які використовуються для організації роботи установи. Через канцелярію проходять не всі внутрішні документи, а тільки листування найбільш значних структурних підрозділів і накази та розпорядження керівництва організації. Через подібну діловодну службу проходять також і внутрішні документи, що породжують вихідні. Зокрема, у відповідності до загальних правил діловодства єдиний засіб відправити запит, лист або матеріали до зовнішньої організації чи установи - це направити внутрішній документ до канцелярії, де його перетворять у вихідний і відправлять у сторонню організацію чи установу. [16]
Загальні правила документування управлінської діяльності і порядок роботи з документами в органах ДКРС встановлює наказ ГоловКРУ.
Так, вся кореспонденція, що надходить до ГоловКРУ поштою, факсом, електронною поштою, кур’єром тощо, приймається централізовано протягом робочого дня Відділом організації документообігу (далі – канцелярія), який створений у складі Департаменту адміністративно-господарського забезпечення, працівники якого перевіряють правильність адреси доставленої кореспонденції, цілісність пакета і в разі необхідності розписуються за її одержання, зазначаючи дату і час одержання.
У канцелярії розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис «особисто» або адресовані громадським організаціям ДКРС, які передаються за призначенням.
Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються за належністю.
Вся кореспонденція, що надійшла до ГоловКРУ, підлягає обов’язковому попередньому розгляду, який здійснюється керівником канцелярії або іншою виділеною для цього особою. Такий розгляд здійснюється з метою визначення необхідності їх реєстрацій, а також розподілу їх на ті, що потребують обов’язкового розгляду керівництвом ГоловКРУ, і ті, що передаються безпосередньо у структурні підрозділи. Попередній розгляд документів повинен здійснюватися у день їх одержання або у перший робочий день при надходженні документів у неробочий час. Доручення вищих органів, телеграми і телефонограми розглядаються негайно.
Для забезпечення обліку документів, контролю виконання і оперативного використання наявної інформації документи після попереднього розгляду реєструються. Реєстрація здійснюється централізовано в журналі реєстрації вхідної кореспонденції. Так, у ГоловКРУ реєстрація вхідних документів здійснюється залежно від їх змісту, найменування, виду, кореспондента по кожній з таких реєстраційних груп кореспонденції: Верховна Рада України; Адміністрація Президента України; Кабінет Міністрів України; Міністерство фінансів України; обласні контрольно – ревізійні управління та громадяни; правоохоронні органи; міністерства, відомства, установи, підприємства, організації. По кожній реєстраційній групі вхідної кореспонденції ведеться окремо журнал реєстрації.
На розгляд Голови ГоловКРУ передається вхідна кореспонденція, яка адресована безпосередньо йому або ДКРС. У разі перебування Голови ГоловКРУ у відрядженні або відпустці документи розглядає Перший заступник начальника ДКРС або особа, яка виконує його обов’язки.
На розгляд заступникам Голови ГоловКРУ та начальникам структурних підрозділів передається вхідна кореспонденція, що їм адресована. Наслідки розгляду вхідної кореспонденції керівництвом ДКРС фіксуються у резолюціях, в яких зазначаються виконавці та строки виконання документів.
Вхідна кореспонденція, яка адресована, або направлена на виконання структурним підрозділам, передається працівником канцелярії безпосередньо керівнику або діловоду структурного підрозділу (посада у ГоловКРУ – спеціаліст 1 категорії) під розписку у журналі реєстрації вхідної кореспонденції. Вхідна кореспонденція, одержана структурним підрозділом, повинна бути розглянута і доведена до безпосередніх виконавців у день її надходження. Керівник структурного підрозділу визначає безпосереднього виконавця документа і при необхідності деталізує порядок його виконання, що фіксується на першому аркуші документа.
Після остаточного вирішення всіх питань, порушених у документі, виконавець зобов’язаний зробити на нижньому полі першого аркуша документа запис про наслідки розгляду, зазначити номер і дату документа – відповіді або іншого документа, що стверджує його виконання, вказати номер справи, де будуть підшиті всі матеріали, та поставити свій підпис і дату.
Наслідки розгляду документа діловод переносить до журналу обліку вхідної кореспонденції і контрольно – облікової картки, яка після підписання керівником структурного підрозділу передається до діловодної служби у день виконання документа.
Реєстрація вихідної кореспонденції здійснюється діловодами департаментів ГоловКРУ у журналі вихідних документів. Оформлення вихідної кореспонденції здійснюють виконавці та передають її діловоду на реєстрацію. Діловод під час приймання вихідного документа перевіряє повноту зазначення адреси кореспондента, наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього, наявність на документі відміток про додатки та правильність оформлення і розміщення усіх реквізитів. Після реєстрації вихідна кореспонденція передається до канцелярії на відправлення. На оригіналах документів, які підлягають поверненню до ГоловКРУ, на верхньому полі першої сторінки виконавці документів при їх реєстрації проставляють штамп «Підлягає поверненню». Документи, що одночасно надсилаються одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт, на якому проставляються реєстраційні номери всіх документів, що містяться в ньому. Вихідна кореспонденція залежно від її важливості відправляється: цінними, рекомендованими, простими відправленнями; простими, рекомендованими, цінними бандеролями; електронною поштою та факсом. Претензійно – позовні документи та відповіді на заперечення по актах ревізій і перевірок надсилаються рекомендованими відправленнями.
Окрім вхідної та вихідної кореспонденції, до документопотоків ГоловКРУ відносяться і внутрішні документи:
1. внутрішні розпорядчі документи, що складені за ініціативою структурних підрозділів ГоловКРУ (підлягають реєстрації у день їх підписання);
2. накази по особовому складу про надання чергових відпусток та відпусток з різних причин – реєструються Управлінням кадрів;
3. постанови колегії ГоловКРУ – ведуться секретарем колегії;
4. довідки, доповідні записки та інші документи, складені за ініціативою структурних підрозділів для внутрішнього користування (не реєструються).
Крім зазначених документів до ГоловКРУ України надходить звітність про контрольно – ревізійну роботу підпорядкованих органів і підрозділів ДКРС.
Місячна звітність про контрольно – ревізійну роботу КРУ в АР Крим, областях, містах Києві та Севастополі, галузевими управліннями ГоловКРУ подається в електронному вигляді в передостанній день звітного місяця. Відділ комп’ютеризації ГоловКРУ протягом першої половини останнього робочого дня місяця обробляє отримані дані звітності, формує загальний звіт по ДКРС і передає його на перевірку Департаменту організаційної роботи, яке протягом другої половини робочого дня перевіряє отримані показники звітності, порівнює з показниками попереднього звіту. У разі виникнення невідповідностей з’ясовує ці факти з оргвідділами КРУ в регіонах, галузевими підрозділами ГоловКРУ та відділом комп’ютеризації, вживає заходів щодо приведення показників звітності у відповідність з результатами контрольно – ревізійної роботи.
Ще однією складовою документопотоків органів ДКРС України є звернення громадян. При цьому посадовим особам даної установи слід мати на увазі, що у зверненні має бути зазначено прізвище, ім’я, по батькові автора звернення, місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви, скарги чи прохання.
Письмове звернення повинно бути підписане заявником (заявниками) із зазначенням дати. Звернення, оформлене без дотримання цих вимог, а також звернення, яке не містить даних, необхідних для прийняття органом ДКРС обґрунтованого рішення, в термін не більше п’яти днів від дня його надходження повертається заявникові з відповідними роз’яснення.
Разом з тим, не розглядаються повторні звернення від однієї й тієї самої особи з одного й того самого питання, якщо перше звернення вирішено по суті, а також звернення осіб, визнаних судом недієздатними. Рішення про припинення розгляду таких звернень приймає керівник відповідного органу ДКРС, про що повідомляється особі, яка подала звернення.
Заяви (клопотання) про сприяння реалізації прав і законних інтересів заявника, зауваження (пропозиції) щодо діяльності управлінь ГоловКРУ України та скарги на рішення, дії (бездіяльність) його посадових осіб, а також начальників контрольно – ревізійних управлінь в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі розглядаються та вирішуються Головою ГоловКРУ України, або за його дорученням – його заступниками.
Якщо питання, порушені в одержаному зверненні, не входять до компетенції органів ДКРС, воно в термін не більше п’яти днів пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється заявник з роз’ясненням підстави передачі звернення.
Звернення організацій або громадян може бути також у усній формі, для чого керівництво ГоловКРУ (в залежності від рівня звернення) проводить особистий прийом, дні і години його визначають графіком, який затверджується Головою ГоловКРУ. Облік особистого прийому організацій та громадян, що проводиться Головою та його заступниками, а також контроль за додержанням строків виконання прийнятих під час особистого прийому рішень, здійснюється секретарем приймальні. Керівники структурних підрозділів самостійно ведуть облік прийому організацій і громадян, для чого використовується Журнал обліку особистого прийому організацій та громадян.
На сьогоднішній день, документообіг у ГоловКРУ частково здійснюється в електронній формі, завдяки налагодженому функціонуванню інформаційних технологій, що в свою чергу спрощує і полегшує роботу з документами, сприяє скорочення часу на переміщення їх та зменшує витрати на виготовлення паперових примірників.
РОЗДІЛ 2. ОЗНАЙОМЛЕННЯ ЗІ ЗМІСТОМ РОБОТИ ДКРС
2.1 Визначення завдань діяльності підрозділів ДКРС згідно з чинним
законодавством
Основні завдання ГоловКРУ України визначені у Положенні про Головне контрольно-ревізійне управління України, затвердженому Указом Президента України від 28 листопада 2000 року N 1265/2000, зі змінами та доповненнями.
Зокрема, вищезазначений нормативно-правовий документ визначає, що серед головних завдань даного центрального органу виконавчої влади є наступні:
- підготовка пропозицій щодо формування державної політики у сфері державного фінансового контролю;
- забезпечення в установленому порядку реалізації державної політики у сфері державного фінансового контролю за використанням відповідно до законодавства міністерствами, іншими центральними і місцевими органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, іншими бюджетними установами, а також підприємствами та організаціями незалежно від форми власності, організаційно-правових форм, відомчої належності та підпорядкованості, які отримують кошти з бюджетів та державних цільових фондів, коштів і матеріальних цінностей, їх збереженням, веденням і достовірністю бухгалтерського обліку та фінансової звітності;
- розроблення пропозицій щодо усунення виявлених недоліків і порушень та попередження їх у подальшому.
ГоловКРУ України відповідно до покладених на нього завдань:
1. Організовує і здійснює державний фінансовий контроль:
- проводить ревізії та перевірки фінансової діяльності щодо використання коштів, матеріальних цінностей та їх збереження, стану і достовірності бухгалтерського о
- проводить перевірки використання бюджетних коштів, отриманих на виконання державних програм, перевірки фінансово-господарської діяльності стосовно бюджетних позик, позик і кредитів, гарантованих коштами бюджетів, цільового використання дотацій та субсидій, а також у передбачених законодавством випадках використання коштів, що залишаються у розпорядженні господарюючого суб'єкта, у зв'язку з наданими пільгами за платежами до бюджетів;
2. Проводить відповідно до законодавства ревізії та перевірки використання і збереження державного та комунального майна, в тому числі майна, що передано в користування.
3. Вживає в установленому порядку заходів до усунення виявлених під час ревізій та перевірок порушень законодавства:
а) передає матеріали ревізій та перевірок органам, які згідно із законодавством виконують контрольні функції, якщо за виявленими фактами порушень прийняття рішення про застосування санкцій не належить до компетенції органів державної контрольно-ревізійної служби;
б) здійснює аналіз стану додержання фінансової дисципліни і повідомляє про його результати відповідним центральним та місцевим органам виконавчої влади, органам місцевого самоврядування, правоохоронним органам;
в) готує і подає до відповідних органів пропозиції щодо усунення та запобігання причинам і умовам, які призвели до недостач державних коштів та матеріальних цінностей, неефективного і не за призначенням витрачання державних фінансових ресурсів.
4. Здійснює контроль за усуненням недоліків і порушень, виявлених ревізіями та перевірками, і в разі потреби вживає додаткових заходів до їх усунення.
5. Систематично інформує Президента України, Кабінет Міністрів України про факти порушень фінансової дисципліни, виявлені ревізіями та перевірками фінансово-господарської діяльності.
6. Інформує громадськість через засоби масової інформації про заходи щодо здійснення контролю за додержанням фінансової дисципліни.
7. Бере участь у підготовці пропозицій щодо вдосконалення фінансової системи України.
8. Розглядає листи, заяви і скарги юридичних та фізичних осіб про факти порушень законодавства з фінансових питань, вживає згідно із законодавством відповідних заходів за результатами їх розгляду.
9. Відповідно до законодавства розробляє і затверджує нормативно-правові акти, що регламентують діяльність органів ДКРС.
10. Здійснює заходи щодо добору, розстановки, професійної підготовки та перепідготовки кадрів органів ДКРС.
11.Здійснює методичне керівництво і контроль за діяльністю підпорядкованих контрольно-ревізійних підрозділів, узагальнює досвід проведення ревізій та перевірок і поширює його серед контрольно-ревізійних служб, розробляє пропозиції щодо вдосконалення такого контролю.
12. Організовує в межах своїх повноважень роботу щодо забезпечення охорони державної таємниці в органах ДКРС. [2]
Окрім того, для кожного структурного підрозділу ГоловКРУ (управління чи департаменту) розроблене Положення, де визначаються його завдання, функції, права тощо.
Відповідно до Положення про Управління гармонізації державного внутрішнього фінансового контролю Головного контрольно-ревізійного управління України, затвердженого наказом ГоловКРУ України від 04 жовтня 2007 року № 228, основними завданнями Управління гармонізації державного внутрішнього фінансового контролю є:
1. Сприяння налагодженню в підконтрольних установах внутрішнього контролю.
1.1.Сприяння створенню та розвитку в підконтрольних установах служб внутрішнього аудиту, в тому числі на базі діючих контрольно-ревізійних підрозділів.
1.2. Гармонізація внутрішнього контролю та внутрішнього аудиту.
Управління, відповідно до покладених на нього завдань, виконує такі функції:
1. Розробка, участь у розробці та експертиза проектів законодавчих та інших нормативно-правових актів, методологічних документів з питань внутрішнього контролю та внутрішнього аудиту в підконтрольних установах, а також супроводження та участь у супроводженні іншими структурними підрозділами ГоловКРУ проектів таких актів.
2. Координація запровадження і моніторинг застосування підконтрольними установами законодавчих та інших нормативно-правових актів, методологічних документів з питань внутрішнього контролю та внутрішнього аудиту з метою їх удосконалення і подальшої розробки методології.
3. Розробка стратегії навчання і підвищення кваліфікації керівництва підконтрольних установ, керівників і працівників служб внутрішнього аудиту, а також сертифікації внутрішніх аудиторів державного сектору, у тому числі розробка правил, процедур і способів проведення іспитів на здобуття внутрішніми аудиторами сертифікату.
4. Розробка спільно з Мінфіном, іншими зацікавленими органами, вищими навчальними закладами та науковими установами навчальних програм для керівництва підконтрольних установ з внутрішнього контролю, для внутрішніх аудиторів з внутрішнього аудиту та програми сертифікації внутрішніх аудиторів з урахуванням міжнародних зразків; координація навчання, підвищення кваліфікації та сертифікації внутрішніх аудиторів.
5. Організація розгляду на професійну відповідність кандидатів на посади керівників служб внутрішнього аудиту підконтрольних установ при їх погодженні ГоловКРУ на посади.
6. Надання методологічної та консультаційної допомоги підконтрольним установам з питань внутрішнього контролю та внутрішнім аудиторам – з питань внутрішнього аудиту .
7. Співпраця з вітчизняними та закордонними інституціями та особами з питань внутрішнього контролю, внутрішнього та зовнішнього аудиту, обмін інформацією про їх розвиток.
8. Участь у міжнародних проектах в межах повноважень Управління; колегіях, нарадах, семінарах, конференціях, круглих столах, інших заходах, які проводяться за участю підконтрольних установ, з питань, що належать до повноважень Управління.
9. Організація та проведення нарад, семінарів, конференцій, круглих столів, інших заходів з керівниками відділів КРУ в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві і Севастополі, служб внутрішнього аудиту (контрольно-ревізійних підрозділів) підконтрольних установ з питань, що належать до повноважень Управління.
10. Здійснення аналізу та оцінки якості організації і функціонування систем внутрішнього контролю та служб внутрішнього аудиту в підконтрольних установах.
11. Розробка структури, форми, змісту, процедури і термінів подання звітності про функціонування, адекватність, ефективність і результативність систем внутрішнього контролю та про стан внутрішнього аудиту в підконтрольних установах.
12. Приймання, узагальнення, аналіз та оцінка звітів про внутрішній контроль та внутрішній аудит в підконтрольних установах, складання зведеного звіту.
13. Підготовка узагальненої інформації Верховній Раді України, Кабінету Міністрів України, Міністерству фінансів України про загальне функціонування і ефективність систем внутрішнього контролю, служб внутрішнього аудиту та відповідальність керівника в підконтрольних установах.
14. Координація та методологічне забезпечення контрольно-ревізійної роботи в підконтрольних установах, розробка пропозицій та здійснення заходів щодо забезпечення взаємодії органів ДКРС з підконтрольними установами з питань контрольно-ревізійної роботи.
15. Організація розгляду на професійну відповідність кандидатів на посади керівників контрольно-ревізійних підрозділів підконтрольних установ при їх погодженні ГоловКРУ на посади.
16.Організація роботи з погодження ГоловКРУ планів роботи контрольно-ревізійних підрозділів підконтрольних установ.
17. Проведення контрольних заходів (ревізій, перевірок, аудитів) з питань організації та стану контрольно-ревізійної роботи в підконтрольних установах та організація проведення територіальними органами ГоловКРУ контрольних заходів з питань організації та стану контрольно-ревізійної роботи в територіальних структурах підконтрольних установ.
18.Узагальнення результатів контрольних заходів, проведених Управлінням та територіальними органами ГоловКРУ.
19. Координація проведення в ГоловКРУ практичних занять працівників підконтрольних установ.
20.Розгляд, в межах повноважень Управління, запитів, звернень громадян та посадових осіб підконтрольних установ з питань внутрішнього контролю, внутрішнього аудиту та контрольно-ревізійної роботи.
21. Підготовка інформації для засобів масової інформації в межах повноважень Управління.
22. Організація, в межах повноважень Управління, роботи із забезпечення охорони державної, комерційної та службової таємниці в Управлінні. [4]
Разом з тим, визначено, що Управління не має права втручатися в господарську діяльність підприємств, установ, організацій та інших суб'єктів господарювання за винятком випадків, передбачених законодавством України.
Положення про Управління гармонізації державного внутрішнього фінансового контролю та його структурних підрозділів, а саме: відділу гармонізації внутрішнього аудиту та відділу гармонізації внутрішнього контролю подані у додатках М, Н та П відповідно.
2.2 Особливості підготовки до здійснення контрольних заходів
підрозділами ДКРС
Розглянемо особливості підготовки до здійснення контрольних заходів підрозділами ДКРС на прикладі Управління гармонізації внутрішнього державного фінансового контролю, на базі якого проходила практика. Даний підрозділ здійснює аудит організації та стану контрольно-ревізійної роботи в системі міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, що складається з трьох основних фаз організації та проведення: підготовки до аудиту, проведення аудиторського дослідження, реалізації результатів аудиту.
Підготовка до аудиту займає чільне місце у загальній схемі організації та проведення контрольних заходів та слідує після планування (див. рис.2.2.1.)
Якість проведеного дослідження в значній мірі залежить від ретельної підготовки, а саме: визначення об'єкта аудиту; підбір персоналу для проведення дослідження; розробка докладної програми аудиту.
Насамперед, слід чітко усвідомлювати, що об'єктом контрольного заходу є діяльність окремого контрольно-ревізійного підрозділу міністерства чи іншого центрального органу виконавчої влади.
Відповідно мету аудиту можна визначити наступним чином: проаналізувати роботу із забезпечення контролю за законністю формування, використання і відчуження активів органами міністерств чи інших центральних органів виконавчої влади, підприємствами, установами та організаціями, що належать до сфери їх управління, повноту виконання функцій головного розпорядника в частині контролю за цільовим використанням бюджетних коштів одержувачами бюджетних коштів; стан взаємодії контрольно-ревізійних підрозділів системи міністерств чи інших центральних органів виконавчої влади між собою та з органами ДКРС. [13]
Рис. 2.2.1. Загальна схема планування і проведення контрольних заходів органами ДКРС
Завданням аудиту організації та стану контрольно-ревізійної роботи є: надати рекомендації для удосконалення контрольно-ревізійної роботи, підвищення ефективності системи управління державними ресурсами.
Важливо також правильно підібрати групу працівників, які повинні мати аналітичні здібності, розсудливість, комунікабельність, проявляти творчий підхід і здатність виконати поставлене завдання. Кількість посадових осіб органу служби, які залучаються до проведення державного аудиту, визначається з урахуванням ступеня його складності та строків проведення.
За результатами проведеної підготовчої роботи до державного аудиту посадовими особами органу служби складається програма (в двох примірниках), у якій визначаються найменування підконтрольного суб'єкта, тема, період та питання, що підлягають дослідженню.
Програма підписується керівником структурного підрозділу, на якого покладено функцію контролю за здійсненням внутрішньої контрольно-ревізійної роботи підконтрольним суб'єктом та затверджується керівником органу служби або його заступником.
Під час проведення державного аудиту, для повноти дослідження питань, можуть вноситися, за письмовим погодженням з керівником органу служби або його заступником, зміни до програми у порядку її затвердження.
З метою уніфікації результатів дослідження доцільно підготувати до програми табличний матеріал, схеми, визначити конкретні дані для порівняння та аналізу. Доцільно також провести інструктаж з метою акцентування уваги працівників Управління гармонізації внутрішнього фінансового контролю на найважливіших питаннях, які слід дослідити найретельніше.
Для проведення державного аудиту посадовим особам органу служби видається направлення встановленого ГоловКРУ зразка за підписом керівника відповідного органу служби або його заступника, скріплене печаткою органу служби.
Перед початком державного аудиту посадові особи органу служби повинні, під розписку на обох примірниках, вручити керівнику підконтрольного суб'єкта або його заступнику направлення та програму. Якщо керівник підконтрольного суб'єкта або його заступник відмовляється від такого підпису, але не заперечує проти проведення державного аудиту, про це зазначається у вступній частині аудиторського звіту.
2.3 Ознайомлення з порядком проведення контрольних заходів
підрозділами ДКРС
На сьогоднішній день розроблено, проте не затверджено Порядок координації, методичного забезпечення і контролю організації та стану внутрішньої контрольно-ревізійної роботи в системі міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади (далі – Порядок) відповідно до Порядку проведення внутрішньої контрольно-ревізійної роботи
в системі центрального органу виконавчої влади
, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 06.01.2010 № 2. [8]
Цей Порядок установлює процедуру планування, організації, проведення та реалізації державного аудиту та/або державного аудиту окремих питань (далі – державний аудит) організації та стану внутрішньої контрольно-ревізійної роботи в системі міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади або окремих питань цієї діяльності, що проводиться органами ДКРС в Україні.
Відповідно до вищезазначеного Порядку, плановим державним аудитом вважається державний аудит, який передбачений в плані роботи органу служби на відповідний період, затвердженому в установленому законодавством порядку.
Плановий державний аудит у підконтрольному суб'єкті здійснюється посадовими особами органу служби не частіше одного разу на календарний рік. Не допускається проведення планового державного аудиту на підконтрольному суб'єкті з тих самих питань та за той самий період, які вже досліджені протягом поточного року органами служби.
Плановий державний аудит у новоствореному підконтрольному суб'єкті проводиться посадовими особами органу служби не раніше ніж через рік з моменту створення такого підконтрольного суб'єкта.
Періодичність проведення планового державного аудиту, не поширюється на державні аудити стану усунення підконтрольним суб'єктом порушень і недоліків, що виявлені органом служби під час попереднього державного аудиту на такому підконтрольному суб'єкті.
Позаплановим державним аудитом вважається аудит, який не передбачений в планах роботи органу служби і може проводиться за рішенням керівника служби її посадовими особами за наявності хоча б однієї з таких обставин:
- доручення щодо проведення державного аудиту від Президента України, Верховної ради України, Кабінету Міністрів України, звернення народних депутатів України або депутатського запиту;
- звернення органів прокуратури, Міністерства внутрішніх справ України, Служби безпеки України, у якому містяться факти, що свідчать про порушення підконтрольними суб'єктами законодавства в частині проведення внутрішньої контрольно-ревізійної роботи;
- доручення вищого органу служби;
- звернення керівника підконтрольного суб'єкта;
- звернення громадян, що містять факти, які свідчать про порушення підконтрольними суб'єктами законодавства в частині проведення внутрішньої контрольно-ревізійної роботи;
- якщо підконтрольний суб'єкт протягом 10 робочих днів від дня отримання письмового запиту органу служби про надання інформації з питань внутрішньої контрольно-ревізійної роботи такої інформації не надав.
Обмеження у підставах на проведення посадовими особами органу служби планового та/або позапланового державного аудиту, визначені цим Порядком, не поширюються на державний аудит, що проводяться після порушення кримінальної справи проти посадових осіб підконтрольних суб'єктів.
Під час державного аудиту посадовими особами органу служби досліджуються:
1. стан усунення недоліків та порушень, виявлених органом служби під час попереднього контрольного заходу;
2. організаційно-правові засади функціонування контрольно-ревізійного підрозділу підконтрольного суб'єкта та його кадрове забезпечення;
3. відповідність діяльності контрольно-ревізійного підрозділу підконтрольного суб'єкта вимогам законодавства;
4. планування внутрішньої контрольно-ревізійної роботи та стан виконання планів;
5. організація та проведення контрольно-ревізійним підрозділом контрольних заходів;
6. якість та повнота документування результатів контрольних заходів, їх результативність та реалізація матеріалів, достовірність звітності про результати проведення внутрішньої контрольно-ревізійної роботи;
7. стан взаємодії підконтрольного суб'єкта з органами служби.
Під час державного аудиту окремих питань організації та стану внутрішньої контрольно-ревізійної роботи підконтрольного суб'єкта посадовими особами органу служби досліджуються окремі питання.
Тривалість державного аудиту не повинна перевищувати 30 робочих днів.
Подовження термінів проведення державного аудиту можливе лише за рішенням керівника відповідного органу служби або його заступника на термін, що не перевищує 15 робочих днів.
У разі необхідності, за рішенням керівника органу служби або його заступника, державний аудит може бути призупинений на термін до 30 робочих днів. Про призупинення державного аудиту підконтрольний суб’єкт письмово інформується органом служби, що його проводить. У разі продовження строку планового або позапланового державного аудиту посадові особи органу служби зобов'язані пред'явити керівнику підконтрольного суб'єкта чи його заступнику направлення з продовженим строком проведення такого аудиту.
Посадові особи органу служби зобов'язані поставити підпис в журналі реєстрації контрольних заходів підконтрольного суб'єкта. Факт ненадання підконтрольним суб'єктом журналу фіксується у вступній частині аудиторського звіту.
Керівник підконтрольного суб'єкта має забезпечити посадовим особам органу служби, що проводять державний аудит місце для роботи, створити умови для зберігання документів, користування зв'язком, комп'ютерною, розмножувальною та іншою технікою для виконання посадових обов'язків.
Посадові особи органу служби мають право на свій письмовий запит одержувати від підконтрольного суб'єкта документи та довідкові матеріали, що стосуються його діяльності, необхідні для проведення державного аудиту.
Відповідальність за достовірність інформації та документації, наданої посадовим особам органу служби для дослідження під час проведення державного аудиту, несуть посадові особи підконтрольного суб'єкта, що її склали, затвердили, підписали чи засвідчили.
Під час проведення державного аудиту посадовими особами підконтрольного суб'єкта на запит посадових осіб органу служби або за власною ініціативою можуть надаватися письмові пояснення з питань, що виникли під час проведення такого державного аудиту.
У разі, якщо пояснення вимагає посадова особа органу служби, письмовий запит з відповідним переліком питань вручається посадовою особою органу служби посадовим особам підконтрольного суб'єкта, від яких вимагаються пояснення, під їх особистий підпис про отримання.
Пояснення оформляються на ім'я керівника органу служби, або його заступника, який призначив державний аудит, та підписуються посадовою особою підконтрольного суб'єкта, яка їх надає з обов'язковим зазначенням дати. Якщо посадова особа підконтрольного суб'єкта відмовляється від надання письмових пояснень, цей факт фіксується в аудиторському звіті.
Для підтвердження викладених в аудиторському звіті фактів порушень посадові особи органу служби, у разі потреби, отримують від підконтрольного суб'єкта завірені належним чином копії документів, які засвідчують відповідні порушення, і долучають їх до матеріалів державного аудиту.
Якщо керівник підконтрольного суб'єкта чи інші його посадові особи відмовляються від надання завірених копій документів, це зазначається в аудиторському звіті.
Посадові особи органу служби під час проведення контрольних заходів можуть вилучати оригінали документів за умовами та процедурою, передбаченими пунктом 20 Порядку проведення інспектування державною контрольно-ревізійною службою, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20.04.2006 № 550.
У разі недопущення посадових осіб органу служби до проведення державного аудиту та ненадання необхідних для дослідження документів, наявності інших об'єктивних і незалежних від органу служби обставин, що унеможливлюють або перешкоджають проведенню державного аудиту, посадова особа органу служби складає акт із зазначенням таких фактів, який підписується та вручається керівнику підконтрольного суб'єкта у тому ж порядку, що й аудиторський звіт.
У разі усунення таких обставин державний аудит за рішенням керівника органу служби може бути завершений у встановленому законодавством порядку. При цьому до його тривалості не входить термін, протягом якого державний аудит фактично не проводився. Інакше, державний аудит не вважається проведеним і орган служби має право вдруге організувати та провести державний аудит на підконтрольному суб'єкті, зокрема у плановому порядку, упродовж того ж календарного року.
Про факти недопущення посадових осіб органу служби до проведення державного аудиту, ненадання необхідних для дослідження документів та інші незалежні від органу служби обставини, що перешкоджають проведенню державного аудиту, орган служби письмово інформує правоохоронні органи для вжиття заходів, передбачених законодавством.
Станом на 29.12.2010 Управлінням завершено 11 аудитів організації та стану контрольно-ревізійної роботи в центральних органах виконавчої влади, а саме: Державному комітеті з питань регуляторної політики та підприємництва; Державному комітеті у справах ветеранів; Державному комітеті з промислової безпеки, охорони праці та гірничого нагляду; Міністерстві освіти і науки; Державному комітеті з питань технічного регулювання та споживчої політики; Державній митній службі; Державному комітеті статистики; Національному космічному агентстві; Міністерстві промислової політики України; Міністерстві аграрної політики України; Державному комітеті України з ветеринарної медицини.
Крім цього, завершено дослідження стану усунення порушень і недоліків, виявлених державним аудитом організації та стану контрольно-ревізійної роботи в системі Держкомзему, а також перевірку окремих питань викладених у депутатському зверненні народного депутата Г. Задирко в Міністерстві транспорту та зв'язку.
2.4 Узагальнення, документальне оформлення та особливості реалізації
результатів здійснення ревізії підрозділами ДКРС
Документування результатів контрольних заходів за змістом і формою складається з робочих, офіційних, додаткових та супровідних документів.
Робоча документація, складена за результатами контрольних заходів, являє собою допоміжні неофіційні записи, в яких службова особа, що здійснює контрольний захід, фіксує отриману в його процесі інформацію. Робоча документація може бути оформлена у вигляді простих записів, таблиць з групуванням цифрових чи інших даних та їх аналізом тощо.
Робоча документація складається відповідно до теми контрольного заходу, може містити всі або окремі опрацьовані та документовані результати досліджень службової особи, яка здійснює контрольний захід, та повинна сприяти забезпеченню складання офіційної документації.
Після завершення контрольного заходу робоча документація знищується особою, що безпосередньо її склала, за винятком передбачених законодавством випадків, що регламентують необхідність її зберігання.
Офіційна документація, складена за результатами контрольних заходів, є основною частиною матеріалів контрольних заходів і являє собою обов'язкові для складання документи. До офіційної документації належать звіти, довідки та протоколи.
Додаткова документація, складена за результатами контрольних заходів, є невід’ємною частиною матеріалів контрольних заходів і являє собою оформлену як додатки (частіше всього у вигляді зведених реєстрів, пояснень тощо) інформацію, що підтверджує підсумки дослідження за окремими напрямами або процесами контрольного заходу, які зафіксовані в офіційній документації.
Супровідна документація, складена за результатами контрольних заходів, може мати характер:
- офіційної (листування з органами державної влади та органами місцевого самоврядування, суб'єктами господарювання і громадянами з питань, які стосуються результатів контрольного заходу, інші офіційні документи, оформлені після закінчення контрольного заходу);
- неофіційної (внутрішні документи суб'єктів державного фінансового контролю стосовно розгляду або оцінки результатів контрольних заходів).
Загальною вимогою щодо оформлення офіційної та супровідної документації, яка має офіційний характер, складеної за результатами контрольних заходів, є зазначення обов'язкових реквізитів: назви міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади; назви виду документа; дати; номера; місця складання; тексту; позначки про наявність додатків; підпису (підписів) уповноважених осіб. [18]
Матеріали контрольного заходу являють собою повну або часткову сукупність офіційної, додаткової та супровідної документації, що має офіційний характер, складеної за результатами контрольного заходу. [9]
Враховуючи, що Управлінням гармонізації державного внутрішнього фінансового контролю проводяться контрольні заходи у вигляді державного аудиту організації та стану внутрішньої контрольно-ревізійної роботи в системі центральних органів виконавчої влади, то за результатами таких контрольних заходів готується аудиторський звіт, невід’ємною частиною якого є протокол погодження.
Результати державного аудиту оформляються аудиторським звітом зі складанням протоколу його погодження, який є його невід'ємною частиною.
Мова аудиторського звіту – державна, стиль – науковий, чіткий, без орфографічних і синтаксичних помилок, послідовність – логічна. Залежно від особливостей і змісту Звіт складають у вигляді тексту, ілюстрацій, таблиць або їх сполучень.
Результати державного аудиту оформляються на паперових носіях і повинні мати наскрізну нумерацію сторінок. На першому титульному аркуші аудиторського звіту зазначається назва документа, дата, реєстраційний номер, місце складання та номер примірника.
У Звіті мають бути розкриті адекватно усі питання, передбачені програмою аудиту.
За структурою Звіт має такі основні частини:
- Загальна частина (перелік скорочень, резюме, вступ).
- Аналітична частина (результати аудиторських процедур, дослідження програмних питань).
- Підсумкова частина (висновки, рекомендації, джерела інформації).
Виходячи з вищесказаного, слід зазначити, що аудиторський звіт повинен містити:
- перелік скорочень та скорочення назв нормативних документів;
- резюме, яке містить стислий зміст результатів аудиту;
- вступ, у якому зазначається: підстава для проведення державного аудиту, тема та період державного аудиту, назва органу служби та підконтрольного суб'єкта, його місцезнаходження, перелік посадових осіб, які проводили державний аудит, та осіб, які відповідали за організацію та стан внутрішньої контрольно-ревізійної роботи у відповідний період, дата початку і закінчення державного аудиту;
- інформацію та висновки в розрізі кожного питання програми із зазначенням (у разі наявності) основних недоліків та порушень актів законодавства з посиланням на їх назву, номер та дату;
- загальні висновки та рекомендації за результатами державного аудиту;
- додатки (перелік законодавчих та нормативних документів, довідкові матеріали, використані під час контрольного заходу тощо).
У разі, якщо контрольно-ревізійні управління в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі здійснюють державний аудит в ході виконання централізованого доручення ГоловКРУ, аудиторські звіти, складені за результатами таких заходів, враховуються ГоловКРУ при складанні зведених (узагальнених) результатів державного аудиту в системі відповідного міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади.
За результатами розгляду підконтрольним суб'єктом аудиторського звіту складається протокол погодження, який підписується посадовими особами органу служби, які проводили державний аудит, керівником підконтрольного суб'єкта, або одним з його заступників, який координує діяльність контрольно-ревізійного підрозділу підконтрольного суб'єкта, та керівником контрольно-ревізійного підрозділу підконтрольного суб'єкта.
Аудиторський звіт та протокол його погодження складаються у трьох примірниках: перший - для органу служби, другий - для підконтрольного суб'єкта, третій - для передачі правоохоронним органам у випадках, передбачених законодавством.
Для унеможливлення підробки примірники аудиторського звіту візуються посадовою особою органу служби, що проводила аудит, на кожній сторінці.
Перший і третій примірники результуючого документу та протоколу його погодження надаються для ознайомлення керівнику підконтрольного суб'єкта та керівнику контрольно-ревізійного підрозділу підконтрольного суб'єкта у строк не пізніше ніж 10 робочих днів після закінчення терміну, передбаченого у направленні для проведення державного аудиту, одним із таких способів:
а) особисто під розписку керівнику контрольно-ревізійного підрозділу підконтрольного суб'єкта;
б) через канцелярію (діловодну службу) підконтрольного суб'єкта з відміткою на примірнику аудиторського звіту органу служби про дату реєстрації в журналі вхідної кореспонденції підконтрольного суб'єкта та підписом працівника канцелярії (діловодної служби), який здійснив реєстрацію.
Керівник підконтрольного суб'єкта та керівник контрольно-ревізійного підрозділу підконтрольного суб'єкта зобов'язані ознайомитися з аудиторським звітом та у разі погодження з викладеними в ньому фактами підписати протокол його погодження. У разі наявності заперечень (зауважень) щодо змісту аудиторського звіту керівник підконтрольного суб'єкта та керівник контрольно-ревізійного підрозділу підконтрольного суб'єкта підписують протокол його погодження із запереченнями (зауваженнями).
Після надходження від підконтрольного суб'єкта першого і третього примірників аудиторського звіту та підписаного його керівником та керівником контрольно-ревізійного підрозділу підконтрольного суб'єкта протоколу погодження, у тому числі підписані із запереченнями (зауваженнями), посадова особа органу служби не пізніше наступного робочого дня з дати їх отримання видає підконтрольному суб'єкту другий примірник аудиторського звіту та протоколу його погодження.
У разі ненадходження до органу служби підписаних примірників протоколу погодження та аудиторського звіту протягом установленого строку посадові особи органу служби засвідчують це актом про відмову від підпису, що складається у трьох примірниках, один з яких видається керівнику підконтрольного суб'єкта та керівнику контрольно-ревізійного підрозділу підконтрольного суб'єкта одним із вищенаведених способів.
У разі, якщо протягом 3 робочих днів після отримання акта про відмову від підпису підконтрольний суб'єкт не повернув органу служби примірники підписаного протоколу погодження та аудиторського звіту, посадові особи органу служби у визначених законодавством випадках надсилають до правоохоронних органів акт про відмову від підпису, належним чином завірену копію другого примірника аудиторського звіту та долучають оригінал цього примірника до матеріалів державного аудиту.
У разі підписання протоколу погодження із запереченнями (зауваженнями) керівник КРП підконтрольного суб'єкта за підписом керівника підконтрольного суб'єкта у строк не пізніше ніж 5 робочих днів після повернення органу служби примірників протоколу погодження та аудиторського звіту повинен подати йому письмові заперечення (зауваження).
Рішення про розгляд заперечень (зауважень) до аудиторського звіту, що надійшли з порушенням установленого строку, приймає керівник служби або його заступник. З метою уточнення викладених у запереченнях (зауваженнях) до аудиторського звіту фактів посадові особи органу служби мають право вимагати від підконтрольного суб'єкта необхідних для перевірки документів та додаткових пояснень.
Письмовий висновок на заперечення (зауваження) надається керівнику підконтрольного суб'єкта за підписом керівника органу служби або його заступника не пізніше ніж через 15 робочих днів від дня їх отримання. Заперечення (зауваження) до аудиторського звіту та висновки на них долучаються до матеріалів державного аудиту.
Після підписання протоколу погодження посадова особа органу служби забезпечує реєстрацію аудиторського звіту в журналі реєстрації контрольних заходів, форма якого визначається ГоловКРУ.
Реалізація результатів державного аудиту здійснюється:
- під час державного аудиту за усними рекомендаціями посадових осіб органу служби, які надаються підконтрольному суб'єкту щодо невідкладного вжиття заходів для забезпечення усунення та запобігання у подальшому виявлених порушень законодавства;
- після підписання протоколу погодження без заперечень (зауважень) або складання акта про відмову від їх підписання. У такому випадку посадова особа органу служби у строк не пізніше ніж через 10 робочих днів після реєстрації аудиторського звіту направляє на ім'я керівника підконтрольного суб'єкта письмові рекомендації щодо усунення виявлених порушень законодавства із зазначенням строку зворотного інформування;
- після підписання протоколу погодження із запереченнями (зауваженнями) або у разі ненадання підконтрольним суб'єктом письмових заперечень (зауважень) до протоколу погодження. У такому випадку посадова особа органу служби у строк не пізніше ніж через 5 робочих днів після надіслання висновків на такі заперечення (зауваження) або закінчення відповідного строку, направляє на ім'я керівника підконтрольного суб'єкта письмові рекомендації щодо усунення виявлених порушень законодавства із зазначенням строку зворотного інформування.
За рішенням керівника органу служби про результати державного аудиту, яким виявлено порушення законодавства, посадові особи органу служби інформують відповідні органи державної влади, місцевого самоврядування, органи управління або правоохоронні органи.
Про усунення виявлених державним аудитом порушень законодавства і недоліків в організації і проведенні внутрішньої контрольно-ревізійної роботи підконтрольний суб'єкт у строк, визначений органом служби при надісланні рекомендацій, повинен інформувати орган служби з поданням завірених копій розпорядчих та інших документів, що підтверджують усунення порушень.
2.5 Заходи, які спрямовані на запобігання порушення в майбутньому
Одним з важливих напрямів роботи органів ДКРС є попередження фінансових порушень. Фактично всі основні нормативні документи, що регламентують діяльність органів ДКРС, прямо передбачають здійснення заходів по попередженню фінансових порушень. Проте і цілий ряд інших контрольних дій мають безпосереднє відношення до цього напряму роботи.
З метою попередження правопорушень органи ДКРС здійснюють :
1. Забезпечення відкритості процесу планування контрольно – ревізійної роботи. Цей напрям є найменш регламентованим та слабо застосовується в ДКРС. Проте, доведення в засобах масової інформації даних хоча б про основні напрями роботи на півріччя того чи іншого КРУ або КРВ в певній мірі стимулювало б відповідних керівників до більш жорсткого самоконтролю фінансової та господарської діяльності.
2. Забезпечення періодичності (систематичності) контролю підконтрольних установ. Систематичне здійснення перевірок сприяє підвищенню знань посадовими особами об'єктів контролю, а відповідно зменшенню числа помилок, які приводять до порушень. Розуміння того, що через певний час діяльності в обов'язковому порядку будуть проведені контрольні заходи, також стимулює до недопущення порушень.
3. Забезпечення розгляду матеріалів ревізій, перевірок та аудиту органами державної влади з прийняттям відповідних рішень.
Здійснення цих заходів дозволяє керівникам, що приймають участь в розгляді, зробити відповідні висновки щодо власної фінансової та господарської діяльності.
4. Висвітлення контрольно-ревізійної роботи в цілому та результатів окремих контрольних заходів в засобах масової інформації.
Даний напрям сприяє усвідомленню неминучості покарання за допущені порушення. Для підвищення ефективності фінансового контролю особливу увагу приділено його профілактичній спрямованості, зокрема оприлюдненню результатів контролю через засоби масової інформації, в тому числі через проведення брифінгів та прес-конференцій. Значний масив інформації подається також у всеукраїнському журналі „Фінансовий контроль”.
Органами ДКРС забезпечено регулярне інформування Президента, Верховної Ради, Кабінету Міністрів України, Міністра фінансів України та органів виконавчої влади про стан досліджених фінансово-економічних процесів, чинники, які призводять до порушень фінансової дисципліни та неефективного управління фінансовими і матеріальними ресурсами держави, з обов’язковим наданням пропозицій стосовно подолання цих негативних явищ.
Участь органів ДКРС в заходах по підвищенню рівня знань працівників бюджетної сфери з фінансових питань. Реалізація даного напряму може здійснюватися, як через участь керівників органів ДКРС у відповідних нарадах, семінарах, так і шляхом підготовки та розповсюдження, в особливості через пресу, роз'яснень чи рекомендацій з дотримання фінансової дисципліни в бюджетній сфері.
Рівень професійності здійснення бюджетного контролю великою мірою залежить від того, чи правильно працівники органів державного фінансового контролю трактують проведені підконтрольними об'єктами господарські операції і чи правильно окремі з них віднесено до правопорушень.
5. Аналітична робота щодо виявлення причин, які призводять до порушень фінансової та бюджетної дисципліни, злочинів у сфері економіки, розроблення і внесення пропозицій щодо змін у чинному законодавстві.
Отже, належне виконання всіх вказаних вище положень безумовно сприяє попередженню фінансових порушень. Проте, увага контролерів повинна зосереджуватися не лише на своєчасному викритті негативних явищ, але й на підготовці конкретних пропозицій по їх попередженню, усуненню причин і умов, які їм сприяють, та забезпеченні повного відшкодування заподіяних державі збитків.
2.6 Робота у підрозділі інформаційних технологій
Інформаційні технології сприяють вдосконаленню та полегшенню роботи установ з розгалуженою структурою, тому забезпечення ДКРС розробками новітніх інформаційних технологій є важливим елементом на шляху до покращення діяльності служби.
З даною метою в ГоловКРУ України функціонує Управління інформаційних технологій (далі – УІТ), що є самостійним структурним підрозділом ГоловКРУ України і безпосередньо підпорядковане заступнику Голови ГоловКРУ.
До складу даного Управління входять: відділ супроводження технологічного та програмного забезпечення та відділ телекомунікаційного забезпечення та технічного захисту інформації.
Основним завданням Управління є забезпечення функціонування та розвиток єдиної інформаційно-аналітичної системи (ЄІАС) органів державної контрольно-ревізійної служби, зокрема:
1) організаційне забезпечення функціонування ЄІАС;
2) розробка, впровадження та супроводження програмного забезпечення;
3) телекомунікаційне забезпечення;
4) технічний захист інформації;
5) забезпечення засобами обчислювальної техніки.
Окрім того, УІТ відповідно до покладених на нього завдань здійснює: розробку та впровадження інформаційної програмно – технічної, методичної та матеріальної бази ЄІАС та її окремих підсистем; збір від органів ДКРС, зберігання та обробку електронної інформації, ведення центральної бази даних ЄІАС органів ДКРС; визначення порядку доступу до інформаційних ресурсів ЄІАС та їх використання; визначення порядку обліку і використання засобів обчислювальної техніки та програмних продуктів; участь у ревізіях та перевірках установ і організацій, в яких застосовується обчислювальна техніка, автоматизовані системи бухгалтерського обліку і фінансової звітності, та з питань, пов'язаних із застосуванням обчислювальних систем тощо.
Діяльність УІТ здійснюється на підставі планів контрольно-ревізійної роботи ГоловКРУ та Управління. Покладення на Управління обов'язків, що не стосуються питань інформаційних технологій, не допускається.
Одним із першочергових завдань даного структурного підрозділу є управління ЄІАС органів ДКРС.
Єдина інформаційно-аналітична система (далі – ЄІАС) органів ДКРС – це сукупність інформаційних ресурсів органів ДКРС і комплекс організаційного, нормативно-правового та технологічного забезпечення, за допомогою якого реалізується державна політика щодо їх створення, користування, зберігання та поширення з урахуванням вимог національної безпеки.
Основними складниками єдиної ЄІАС органів ДКРС є такі інформаційні ресурси:
1) технічне забезпечення (сервери, робочі станції, локальні обчислювальні мережі, принтери, тощо);
2) загальносистемне (операційні системи та системи управління базами даних) і прикладне програмне забезпечення;
3) засоби телекомунікації і зв’язку (як транспортна інфраструктура ІАС ДКРС зараз використовується мережа Інтернет);
4) комплексна система захисту інформації.
Інформаційні ресурси використовуються під час реалізації всіх основних операційних процесів, рівень автоматизації яких можна охарактеризувати складом функціональних підсистем ІАС ДКРС.
Архітектура ІАС ДКРС – це комплекс технічних, інформаційних і системних програмних рішень для прикладного інжинірингу, який забезпечує економічну та технічно раціональну реалізацію вибраної системи процесів діяльності за рахунок відповідного поєднання централізованої обробки даних у центральній базі даних (ЦБД) і розподіленої обробки в БД регіонального та районного рівнів.
Потрібний рівень технологічності (простоти підтримки та супроводження) досягається завдяки:
- трирівневій архітектурі реалізації системи, яка дає змогу суттєво зменшити кількість одиниць підтримки та супроводження, а саме не більше двох серверів (БД і застосувань) на кожне управління;
- реляційній розподіленій БД, яка становить єдиний центральний репозиторій, через який здійснюється підтримка та супроводження логічної та фізичної структур БД, причому персонал на регіональному рівні відповідає лише за технічну підтримку, що дає змогу зменшити його чисельність;
- використанню прикладного програмного забезпечення (ППЗ) з використанням CASE-технології, яка забезпечує простоту підтримки та супроводження актуальної документації, роль якої виконує репозиторій CASE;
- об’єктно-орієнтованим засобам проектування (ООЗП), які застосувувалися під час розробки системи і дають можливість на стадії підтримки та супроводження зменшити поточні витрати завдяки структуризації компонентів (об’єктів).
Архітектура єдиної розподіленої БД містить в себе ЦБД і БД обласних управлінь, пов’язаних між собою єдиним репозиторієм і реплікаційними зв’язками на основі експорту/імпорту. Районні відділи та відділи великих міст пов’язані з БД відповідної області за допомогою постійного чи комутованого зв’язку. Архітектура ІАС є основою вдосконалення організаційної структури, а саме запроваджені ІТ дозволять за необхідності реорганізувати ІАС ДКРС за функціонально-цільовим принципом у суттєвому зменшенні відволікань персоналу від виконання функціональних обов’язків рутинними інформаційними функціями, серед яких можна виділити наступні: підготовка та зведення аналітичних і статистичних звітів, ведення дублюючих операцій із паперовими документами, пошук інформації за необхідними критеріями та ін.
Формування центральної бази даних здійснюється за допомогою її функціональних підсистем, які водночас взаємодіють між собою через ЦБД.
На сьогодні на рівні ГоловКРУ функціонують, а також впроваджено в режимі дослідної експлуатації такі функціональні підсистеми:
І. Підсистема «Інформаційна карта», основними функціональними властивостями якої є: накопичення інформації про результати проведених ревізій і перевірок і зведення їх на центральному рівні; формування статистичних форм звітності в автоматичному режимі; аналіз зведеної інформації з метою прийняття відповідних управлінських рішень.
ІІ. Підсистема аналізу взаємодії з правоохоронними органами, основні функціональні властивості якої полягають у: змістовному аналізі звернень; обліку звернень; оперативному контролі ходу опрацювання звернень; статистичній звітності.
Функція змістовного аналізу звернень, що надійшли до ДКРС, полягає в інформаційній підтримці процесу їх попереднього розгляду.
Процес попереднього розгляду будь-якого звернення виконується з метою підготовки проекту обґрунтованого рішення щодо нього. На цій фазі опрацювання звернення стає особливо важливим швидке отримання працівниками ДКРС якісної, достовірної та максимально повної інформації, необхідної для цього.
Функція обліку звернень полягає в первинній реєстрації і накопиченні в БД органу ДКРС інформації, що надходить за ними та виникає під час їх опрацювання.
Реєстрація звернень у підсистемі виконується спеціально призначеним для цього користувачем з відповідними повноваженнями. У межах органу ДКРС внутрішній реєстраційний номер звернення є унікальним.
Відображенням звернення в підсистемі є його інформаційна картка, реквізити якої зберігають у формалізованому вигляді дані звернення.
Під час опрацювання звернень забезпечується можливість введення до їх інформаційних карток відповідних додаткових даних, що виконується користувачами підсистеми, відповідальними за поточне виконання прийнятих за ними рішень. Корегування даних, занесених до інформаційної картки звернення, на попередніх стадіях його опрацювання забороняється.
Функція оперативного контролю ходу опрацювання звернень полягає в можливості отримання відповідним користувачем підсистеми в довільний момент часу інформації про поточний стан виконання прийнятих щодо нього рішень.
Інформація про хід опрацювання звернень надається підсистемою інтегровано – в розрізах тих чи інших класифікаційних ознак звернень, а також за заданими користувачем окремими зверненнями з використанням їхніх реєстраційних номерів.
Функція статистичної звітності припускає можливість отримання різноманітних звітних форм статистичного характеру, що можуть бути використані для аналізу тих чи інших аспектів контрольно-ревізійної роботи органу ДКРС за зверненнями правоохоронних органів.
Передбачається можливість отримання і заздалегідь визначеного переліку уніфікованих звітних форм, які формуються у регламентному режимі (день, місяць, квартал тощо), і певних звітних форм нерегулярного характеру, що формуються не регламентовано, за потребами користувачів.
ІІІ. Підсистема планування контрольно-ревізійної роботи, основні функціональні можливості якої:
1. Формування, наповнення та супроводження розподіленої бази даних видатків щодо підконтрольних органам ДКРС установ, організацій і підприємств, які отримували кошти державного та місцевих бюджетів.
2. Формування тематичних баз за визначеними для розробки плану основних напрямів контрольно-ревізійної роботи органів ДКРС пріоритетними темами контролю.
3. Формування та ведення баз даних піврічних планів контрольно-ревізійної роботи.
4. Інформаційна підтримка прийняття рішень щодо проведення позапланових ревізій і перевірок.
5. Пошук у базах даних за заданими параметрами.
6. Формування звітів за запитом користувача.
ІV. Підсистема електронного документообігу. Підсистема призначена для автоматизації процесу документообігу за переліком таких функцій:
- реєстрація та облік за єдиним принципом нумерації в межах усіх підрозділів вхідних, вихідних і внутрішніх документів у вигляді реєстраційних карток встановленого зразка;
- обмін документами між структурними підрозділами;
- забезпечення технологічних процедур передачі та опрацювання документів у визначеному порядку;
- автоматизоване заповнення назв, кодів і стандартних текстів з використанням довідкової інформації;
- оперативний відбір і пошук документів у базі даних і в архіві електронних документів за довільними умовами з використанням реквізитів реєстраційних карток і повнотекстового пошуку;
- контроль за виконанням і проходженням документів та формування аналітичних і статистичних довідок;
- автоматизована підготовка описів справ документів щодо передачі їх на архівне зберігання та ведення архіву документів.
У цілому інформаційно-аналітичну систему органів ДКРС треба розглядати як складник Єдиної інформаційно-аналітичної системи органів виконавчої влади. Створення єдиної розподіленої бази даних дає змогу оперативно проводити інтеграцію (налагодження інформаційного обміну) з ІАС інших органів виконавчої влади. [15]
ВИСНОВКИ І ПРОПОЗИЦІЇ
На сьогоднішній день, функціонування ДКРС – невід’ємна складова системи органів державного фінансового контролю та фінансової безпеки держави загалом. Здійснюючи свої функції, даний центральний орган виконавчої влади тим самим сприяє скороченню потреби в бюджетних коштах, наповненню дохідної частини бюджетів і державних фондів та попереджує фінансові порушення і злочини.
Під час проходження виробничої комплексної та переддипломної практики в Управлінні гармонізації державного внутрішнього фінансового контролю ГоловКРУ України мені було надано можливість ознайомитися в повній мірі з особливостями роботи цього контрольного органу держави, розглянути такі сфери його діяльності, як: розподілення обов'язків між працівниками та координування їхньої роботи; порядок призначення та планування проведення контрольних заходів; порядок підготовки працівників до майбутньої перевірки; порядок проведення аудиту організації та стану контрольно-ревізійної роботи в системі міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади; групування, систематизація та відображення виявлених фактів у матеріалах, котрі складаються за підсумками контрольних заходів, а також формування, подання та затвердження звітності.
Було досліджено, що результативність контролю залежить не в останню чергу від компетентності працівників ДКРС і їхнього освітнього рівня, який є досить високим. Кваліфікаційні вимоги до посадових осіб постійно зростають, що вимагає удосконалення знань на курсах підвищення кваліфікації та тематичних семінарах.
Так, у період практики мені було надано можливість взяти участь у «тренінгу для тренерів», який проходив у рамках Програми проекту міжнародного співробітництва кілька днів під керівництвом гостей з Нідерландів та за участі представників КРУ трьох областей, а також працівників Управління гармонізації державного внутрішнього фінансового контролю ГоловКРУ.
Важливо наголосити на тому, що у зв’язку з економією бюджетних коштів спостерігається неукомплектованість ревізійного апарату, неналежне матеріальне стимулювання працівників ДКРС, що призводить до надмірного їх перевантаження, підвищення плинності кадрів.
Встановлено, що документування контрольних дій та порядок реалізації цих матеріалів у ГоловКРУ здійснюється на досить високому рівні відповідно до вимог чинного законодавства та встановленим нормам.
На сьогодні, працівники ГоловКРУ повністю забезпечені сучасними засобами комп'ютерної техніки та програмними продуктами до неї, які дозволяють не тільки здійснювати збір та накопичування інформації, але й її первинну обробку, систематизацію та дослідження. У їх розпорядженні постійно знаходиться повна база всіх нормативних документів України, які видано органами законодавчої та виконавчої влади до теперішнього часу. Щомісячно проводиться поновлення цієї бази та її коригування. Це значно підвищує ефективність контрольно-ревізійної роботи, оскільки скорочується час на пошук відповідного пункту нормативного документа, що регламентує певний господарський факт.
Разом з тим, доцільним є оновлення системних блоків на окремих робочих місцях, встановлення досконалішої копіювально-розмножувальної техніки та забезпечення доступу до глобальної мережі Інтернет всіх працівників без винятку.
Негативним моментом є те, що площа приміщення ГоловКРУ не відповідає кількості робочих місць, що в свою чергу призводить до порушення норм та правил охорони праці.
Проте одним із головних недоліків у роботі органів ДКРС є недосконале законодавство. На даний час не існує такого нормативного акта, який би регулював діяльність усіх суб'єктів державного фінансового контролю в Україні.
На підставі вищесказаного, слід зазначити, що для вдосконалення інформаційних, організаційних та інших передумов для належної реалізації покладених на органи ДКРС завдань необхідно забезпечити:
- оптимізацію структури і чисельності ДКРС та вдосконалення системи кадрового забезпечення діяльності служби;
- удосконалення єдиної автоматизованої інформаційно – аналітичної системи органів ДКРС, яка б забезпечила ефективне використання всіх інформаційних ресурсів служби та інтеграцію з інформаційними ресурсами інших органів державної влади;
- подальшу активізацію роботи з вивчення та впровадження у практику позитивного зарубіжного досвіду з питань державного фінансового контролю;
- вичерпність і якісність бази внутрішніх методологічних документів з питань діяльності ДКРС за всіма її напрямами та постійний моніторинг ефективності їх впровадження у практику;
- вирішення проблеми по розташуванню обласних, районних і міських підрозділів служби, оскільки власними приміщеннями забезпечено лише невелику їх частку, а решта приміщень орендується, що не сприяє раціональному використанню позабюджетних коштів;
Варто також зазначити, що основними шляхами щодо підвищення ефективності державного фінансового контролю є:
- дієва взаємодія органів ДКРС з органами виконавчої влади, місцевого самоврядування та правоохоронними органами;
- широке застосування профілактичних заходів для попередження фінансових порушень;
- регулярне інформування Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади та місцевого самоврядування про стан досліджених фінансово-господарських процесів, характеристику чинників, які призводять до порушень фінансової дисципліни та неефективного управління фінансовими та матеріальними ресурсами держави, а також пропозиції щодо подолання цих негативних явищ;
- проведення постійного моніторингу стану прийняття дієвих управлінських рішень за результатами контрольних заходів;
- належне регулювання внутрішнього фінансового контролю в системі міністерств, інших центральних органів виконавчої влади через координацію роботи їх контрольно – ревізійних підрозділів, моніторинг результатів цієї роботи та контроль за функціонуванням зазначених підрозділів.
Одним із важливих принципів діяльності ДКРС є гласність. Остання позитивно впливатиме на ефективність її роботи. Дотримання цього принципу має важливе виховне значення. Оприлюднення фактів зволікань, бюрократизму, незаконного чи неефективного використання фінансових ресурсів, з одного боку, сприяє вихованню правопорушників шляхом впливу на них громадської думки, а з іншого боку, гласність відіграє важливу превентивну роль, тобто попереджає про те, що в майбутньому до винних осіб будуть застосовані відповідні санкції.
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ
1. Про державну контрольно-ревізійну службу в Україні: Закон України. Прийнятий Верховною Радою України 26.01.93 № 2939-ХП, зі змінами та доповненнями.
2. Про Головне контрольно-ревізійне управління України: Положення Затверджене Постановою Кабінету Міністрів України 27.06.07 № 884.
3. Про планування контрольно – ревізійної роботи органами державної контрольно – ревізійної служби: Положення Затверджене наказом ГоловКРУ № 173 від 30.07. 2003 р., зі змінами та доповненнями.
4. Про Управління гармонізації державного внутрішнього фінансового контролю Головного контрольно-ревізійного управління України: Положення Затверджене наказом ГоловКРУ № 228 від 04 жовтня 2007 року.
5. Про відділ гармонізації внутрішнього аудиту Управління гармонізації державного внутрішнього фінансового контролю Головного контрольно-ревізійного управління України: Положення Затверджене наказом ГоловКРУ № 229 від 04 жовтня 2007 року.
6. Про відділ гармонізації внутрішнього контролю Управління гармонізації державного внутрішнього фінансового контролю Головного контрольно-ревізійного управління України: Положення Затверджене наказом ГоловКРУ № 230 від 04 жовтня 2007 року.
7. Порядок планування контрольно – ревізійної роботи органами державної контрольно – ревізійної служби: Затверджений Постановою Кабінету Міністрів України 08.08.01 № 955.
8. Порядку проведення внутрішньої контрольно-ревізійної роботи в системі центрального органу виконавчої влади: Затверджений Постановою Кабінету Міністрів України від 06.01.2010 № 2.
9. Про затвердження Методики оформлення органами державної контрольно – ревізійної служби результатів ревізії: Наказ ГоловКРУ від 27.10.2006, №358.
10. Про здійснення міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади внутрішнього фінансового контролю: Постанова Кабінету Міністрів України від 22.05.2002 р., № 685.
11. Про посилення внутрішнього контролю в органах ДКРС: Наказ ГоловКРУ від 18.01.2006 р., №18.
12. Типова Інструкція по діловодству в органах державної контрольно – ревізійної служби в Україні: Затв. Наказом ГоловКРУ України № 133 від 01.06.2007.
13. Базась М.Ф. Методика та організація фінансового контролю: Підруч. для вищ. навч. закл. – К.:МАУП, 2004. – 440 с.
14. Булгакова С.О., Барановська В.Г., Єрмошенко Л.В., Колодій, О.Т. Кукурудз О.М., Пильтяй О.В.,Стефанюк І.Б., Микитюк І.С., Чечуліна О.О. Державні фінанси:Державний фінансовий контроль.-Київ:АВТ лтд, 2008.
15.Германчук П.К., Стефанюк І.Б., Рубан Н.І., Александров В.Т. Державний фінансовий контроль; ревізія та аудит; Інтегрований навч.-атестаційний комплекс . - К.: АВТ, 2004. - 423с.
16. Гуцаленко І.О.,Дерій В.А.,Коцупатрий М.М. Державний фінансовий контроль: навч. посіб. для студ. вищ. навч. закл. - Київ:Центр учбової літератури,2009. - 424с.
17. Дрозд І.К., Шевчук В.О. Державний фінансовий контроль. Навчальний посібник. – К.: ТОВ “Імекс – ЛТД”, 2007. – 304 с.
18. Карпов В.М. Державний фінансовий контроль: курс лекцій для самостійного вивчення. – Хмельницький, 2008.
19. Сивульський М.І. Проблеми становлення системи державного фінансового контролю в Україні // Фінанси України. — 2005. — № 3.
20.Симоненко В.К. та ін. Основи єдиної системи державного фінансового контролю в Україні. – К.: Знання України, 2006. – 159 с.
21. http:/www.dkrs.gov.ua – Офіційний сайт Головного – контрольно – ревізійного управління України.