3.2 Аудит кассовых операций
Предварительное ознакомление с системой внутреннего контроля на предприятии, позволяет аудитору оценить как обеспечивается сохранность и целевое использование наличных денежных средств. При возникновении у него подозрения о возможных хищениях средств из кассы, других злоупотреблениях, ему следует рекомендовать провести инвентаризацию кассовой наличности. По предварительной договорённости с руководством предприятия, внезапная проверка кассы может быть про ведена с участием аудитора и сразу после начала аудиторской проверки.
Аудит кассовых операций должен проводится в соответствии с разработанной программой по следующим направлениям:
- проверка правильности документального оформления операций по кассе;
- оценка полноты и своевременности оприходования денежных средств;
- анализ правильности списания денежных средств в расход;
- проверка соблюдения кассовой дисциплины;
- выяснение правильности отражения кассовых операций в учете.
Приступая к проверке операций, аудитор выясняет правильность их документального оформления (полнота заполнения реквизитов приходных и расходных документов; обязательная регистрация приходных и расходных ордеров, платёжных ведомостей и др: наличие подписей ответственных лиц и получателей денежных средств; отсутствие исправлений, подчисток и т. п.). Для этого изучаются отчеты кассира с приложенными документами и Кассовая книга. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана печатью и вестись в одном экземпляре. Дополнительные кассовые книги разрешается вести на предприятиях, имеющих кассы в подразделениях, территориально удаленных от административного здания, а также, при осуществлении операции с наличной валютой(по каждой валюте отдельно). Записи в Кассовой книге должны быть идентичны записям в отчете кассира и подтверждаться первичными документами.
Если на предприятии учет кассовых операций компьютеризирован, то допускается ведение кассового дневника, листы которого распечатываются на принтере в 2-х экземплярах (первые экземпляры периодически сброшуровываются в виде книги, второй - служит отчётом кассира). В этом случае аудитор должен убедиться самостоятельно или привлечением эксперта в защищённости программы от несанкционированного доступа кассира и других лиц с целью изменения нумерации документов (программа должна генерировать следующий но мер приходных и расходных документов автоматически, при их подготовке и распечатке бланков).
Далее, аудитор устанавливает законность совершения кассовых операций, соответствие их Письму Центрального байка РФ от 04.10.93г. №18 «Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в РФ». В зависимости от объёма кассовых операций и степени доверия аудитора системе внутреннего контроля, на предприятии может быть осуществлена сплошная или выборочная проверка кассовых документов.
В выборку, как правило, включаются все документы за один или два квартала, или за один месяц в каждом квартале отчётного периода. Если доля ошибок и неправильно оформленных документов превысила долю, обоснованную во внутрифирменных аудиторских стандартах (например 10%), це
При проверке кассовых операций особое внимание уделяется выявлению полноты, своевременности и правильности оприходования денежной наличности ( поступлений из банка , возврата подотчётных сумм , выручки, взносов арендной платы и других внереализационных доходов) . Поступления из банка проверяются путём сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, выписках банка и приходных кассовых ордерах, Поступление выручки изучается путём сверки сумм в приходных кассовых ордерах, накладных и счёт-фактурах, лентах кассового аппарата и др. Возврат неиспользованных авансов анализируется по приходным кассовым ордерам внереализационные доходы должны подтверждаться соответствующими договорами, актами, справками.
Проверяя расходование наличных денег из кассы, аудитор должен обратить внимание на юридическую обоснованность выдачи денег (наличие приказов на премирование сотрудников, на оказание материальной по мощи, на командировки, на выдачу средств на представительские расходы, доверенности от сторонних организаций исполнительных листов и др.). Устанавливается также целевое использование средств, полученных из банка по чеку (на зарплату, на выплату различных пособии, на командировочные, хозяйственные, представительские расходы, на выдачу ссуд сотрудникам и т.д. и т.п.) соблюдения лимита кассы.
Одновременно следует проверить обоснованность выделения НДС в приходных и расходных кассовых документах, отражения их в учёте. Выясняется также соблюдение установленного лимита расчётов наличными деньгами между юридическими лицами. Устанавливаются факты оплаты сотрудникам производственных хозяйственных расходов без оформления авансовых отчётов повторной оплаты по ранее оформленным документам выплат подставным лицам, присвоения денежных сумм по подложным документам и др.
В заключении исследуется правильность указанной в учетных регистрах по счёту 50 ,,Касса" корреспонденции счетов, подсчета оборотов и остатков. Для этого сверяются данные Кассовой книги, отчёта кассира и учетного регистра за соответствующий месяц периода по датам. Выявленные расхождения между сравниваемыми показателями означают наличие ошибок, которые могут быть как непреднамеренными, вызванными не внимательностью бухгалтера при подсчёте. так и пред намеренными Последние требуют получения письменных объяснений и оперативного информирования руководителя предприятия.
В любом случае, обнаруженные аудитором ошибки и недостоверные данные, обязательно регистрируются в его рабочих документах.
Типичные ошибки
- отсутствие первичных кассовых документов или оформление их с нарушением установленных требований;
- выплаты подотчётным лицам на основании оправ дательных документов, подтверждающих расходы, без оформления авансовых отчётов;
- несоблюдение лимита расчёта наличными деньга ми между юридическими лицами;
- проведение расчётов с населением без применения контрольно-кассовых машин;
- некорректное отражение кассовых операций в учетных регистрах;
- арифметические ошибки при подсчёте оборотов и остатков в учётных регистрах ручном ведении учета.