1 ПРАВОВЫЕ И ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОСТАВЩИКАМИ И ПОДРЯДЧИКАМИ
1.1 Теоретические аспекты учета расчетов с поставщиками и подрядчиками
Хозяйственные связи между предприятиями могут быть прямыми и опосредованными (косвенными), длительными и краткосрочными.
Прямые представляют собой связи, при которых отношения по поставкам продукции устанавливаются между предприятиями-изготовителями и предприятиями-поставщиками прямо, непосредственно.
Опосредованными считаются связи, когда между этими предприятиями имеется хотя бы один посредник. Поставки сырья и материалов от поставщиков могут осуществляться смешанным путем, т.е. как напрямую, так и через посредников.
Хозяйственные связи - это необходимое условие деятельности предприятия, так как они обеспечивают бесперебойность снабжения, непрерывность процесса производства и своевременность отгрузки, а так же реализации продукции (работ, услуг). Оформляются и закрепляются хозяйственные связи договорами, согласно которым одно предприятие выступает поставщиком товарно-материальных ценностей, работ или услуг, а другое их покупателем, потребителем, а значит и плательщиком. В договорах оговариваются: вид поставляемых материальных ценностей, выполняемых работ и услуг; коммерческие условия поставки; количественные и стоимостные показатели поставок; сроки отгрузки материальных ценностей (выполнения работ, оказания услуг); порядок расчетов (условия платежей) между предприятием и поставщиками (подрядчиками).
Поставщик – юридическое или физическое лицо (в том числе индивидуальный предприниматель), который на основе договора купли-продажи передает в собственность товары (работы, услуги), находящееся у него на праве владения, пользования и распоряжения покупателю, который в свою очередь обязуется оплатить эти товары (работы, услуги) в срок, обусловленный договором купли-продажи.
Подрядчик – юридическое или физическое лицо (в том числе индивидуальный предприниматель), который в силу заключенного договора подряда обязуется выполнить определенную работу и сдать ее заказчику, а заказчик обязуется принять выполненную работу и оплатить ее в сроки, предусмотренные договором подряда. По договору подряда, заключенному на изготовление вещи, подрядчик передает права на нее заказчику.
По определению Кондракова Н. П., к поставщикам и подрядчикам относят организации, поставляющие сырье и другие товарно-материальные ценности, а так же оказывающие различные виды услуг (отпуск электроэнергии, пара, воды и др.) и выполняющие различные работы (капитальный и текущий ремонт основных средств и др.).
Взаимоотношения покупателя и поставщика оформляются договором купли-продажи, а заказчика и подрядчика – договором подряда.
Отличительной особенностью этих договоров является то, что предметом договора купли-продажи является переход права собственности на товарно-материальные ценности, а предметом договора подряда выступают оказанные подрядчиком услуги, которые не имеют материально-вещественной формы.
Условиями договора купли–продажи являются: порядок поставки товаров; ответственность за невыполнения договорных условий, в том числе штрафные санкции; срок действия договора; права и обязанности сторон; реквизиты сторон. Договор считается заключенным, если сторонами достигнуто соглашение по существенным условиям договора. Договор купли-продажи считается согласованным, если позволяет определить наименование и количество товара.
В обязанности продавца по передаче товара входит передать покупателю товар предусмотренный договором купли-продажи. Если иное не предусмотрено договором купли-продажи, продавец обязан одновременно с передачей вещи передать покупателю ее принадлежности, а также относящиеся к ней документы (технический паспорт, сертификат качества, инструкцию по эксплуатации и т.п.), предусмотренные законом, иными правовыми актами или договором.
Движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (накладной, товаротранспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счет-фактурой).
В договоре подряда оговаривается вид, условия выполнения работы сумма вознаграждения, порядок расчетов, штрафных санкций.
При выполнении работ или оказании услуг составляется акт выполненных работ по заказу покупателя.
Основанием возникновения расчетных отношений является совершение плательщиком действий, направленных на совершение платежа другому лицу (получателю).
Порядок расчетов между предприятием поставщиками и подрядчиками по внутрироссийским поставкам определяется в соответствии с правилами безналичных расчетов в РФ. Условия внутрироссийских поставок формируют в соответствии с принятыми в стране условиями, определяющими права и обязанности продавцов и покупателей по отношению к товару.
Расчеты с поставщиками и подрядчиками осуществляются после отгрузки ими товарно-материальных ценностей, выполнения работ или оказания услуг либо одновременно с ними с согласия организации или по ее поручению.
Без согласия организации в безакцептном порядке оплачиваются требования за отпущенный газ, воду, тепловую и электрическую энергию, выписанные на основании показаний измерительных приборов и действующих тарифов, а также за канализацию, пользование телефоном, почтово-телеграфные услуги.
Безруких П.С. справедливо утверждает, что в условиях рыночной экономики для уменьшения риска не оплаты или несвоевременной оплаты счетов поставщик может либо потребовать предварительной оплаты счета, либо произвести расчеты за счет выставленного покупателем аккредитива, либо прибегнуть к вексельной форме расчетов.
1.2 Нормативно-правовое регулирование учета расчетов с поставщиками и подрядчиками
В работе любого предприятия, действующего на территории России все действия директора и главного бухгалтера должны опираться в основном на Законы, инструкции, нормативные акты, положения, (стандарты).
На правовое регулирование расчетов направлен ряд нормативных актов различного уровня.
Прежде всего, необходимо выделить Гражданский кодекс Российской Федерации, принятый Государственной Думой 15.05.2001 г., устанавливающий и регламентирующий формы расчетов и правовые основы расчетов, регулирующий договорные основы осуществления безналичных расчетов.
В соответствии с ним все расчеты по поставкам сырья, материалов и других товарно-материальных ценностей, по услугам (отпуск электроэнергии, пара, воды, газа), выполненным работам (капитальный и текущий ремонт) осуществляются по договорам поставки. В этом документе заложены основы обязательственного права: понятие обязательства, основания его возникновения, определение, изменение договоров и т.д. Согласно ГК РФ, обязательства исполняются в соответствии с организацией, установившей в договоре отличный от общего порядка момент перехода права владения, пользования и распределения отгруженной продукцией и риска ее случайной гибели от организации к покупателю (заказчику), могут определять в бухгалтерском учете выручку на дату поступления денежных средств в оплату отгруженной продукции на расчетный счет в банке либо в кассу, а также на дату зачета взаимных требований по расчетам.
Согласно Гражданскому Кодексу РФ (2, ст. 196), срок исковой давности по расчетам между юридическими лицами установлен в 3 года.
Законом «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 г. №129-ФЗ установлены единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации и, в частности, предусмотрена оценка и инвентаризация обязательств предприятия. Согласно этому закону, все хозяйственные операции подлежат современной регистрации на счетах бухгалтерского учета на основании первичных учетных документов. Первичный учетный документ составляется в момент совершения операции или непосредственно по ее окончании. Следовательно, задолженность поставщику или подрядчику должна быть отражена в учете, как правило, после выполнения организацией-кредитором товарной части сделки - после отгрузки продукции или выполнения работ.
Организацию проведения инвентаризации активов и обязательств регламентируют методические указания.
В соответствии с Указом Президента РФ «Об обеспечении правопорядка при осуществлении платежей по обязательствам за поставку товаров (выполнение работ или оказание услуг)» обязательным условием договоров, предусматривающих поставку товаров, работ или услуг, является определение срока исполнения обязательств по расчетам за поставленные по договору товары (выполненные работы, оказанные услуги). Причем, в соответствии с данным Указом, предельный срок исполнения обязательств равен трем месяцам с момента фактического получения товаров, работ, услуг.
Центральным банком Российской Федерации установлено указание от 20 июня 2007г. N 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя», зарегистрированного в Министерстве Юстиции РФ 05 июля 2007 г. Указание устанавливает ограничение для юридических лиц при осуществлении ими расчетов наличными деньгами. Указанным нормативным актом Банка России предельный размер расчетов наличными деньгами установлен в размере 100 000 руб. по одной сделке. Согласно ГК РФ к предпринимательской деятельности граждан, осуществляемой без образования юридического лица, применяются правила, которые регулируют деятельность юридических лиц, являющихся коммерческими организациями, если иное не вытекает из закона, иных правовых актов или существа правоотношения.
Случаи использования иностранной валюты в качестве средства платежа при осуществлении безналичных расчетов предусмотрены Федеральным законом от 10 декабря 2003г. №173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (с изменениями и дополнениями).
Правила, формы, сроки и стандарты осуществления безналичных расчетов устанавливает Банк России в соответствии с Федеральным законом от 10 июля 2002г. №86-ФЗ «О центральном банке Российской Федерации (Банке России)» (с изменениями и дополнениями).
Положение о безналичных расчетах в РФ от 3 декабря 2002г. регулирует все расчеты в безналичной форме. Этим Положением предусмотрено, что все расчетные взаимоотношения между юридическими лицами должны осуществляться (за редким исключением) в безналичной форме через учреждения банков.
Основания совершения платежа могут быть различны:
- оплата переданного имущества, выполненных работ, оказанных услуг;
- безвозмездная передача денежных средств и др.
Положение ЦБ РФ регулирует «административный» порядок совершения безналичных расчетов, тогда как гражданское устанавливает права и обязанности сторон по обязательству, порядок совершения сделки и т.д.
Существует три метода расчетов с поставщиками и подрядчиками:
- безналичный расчет;
- наличный расчет;
- расчет векселями.
Принимая во внимание, что основным отличительным признаком безналичных расчетных правоотношений является участие в них в качестве субъектов третьих лиц - банков и иных кредитных организаций, можно выделить ряд принципов правового регулирования безналичных расчетов. Рассмотрим некоторые из них.
Большинство расчетов между предприятиями, с бюджетом и внебюджетными фондами производится в виде безналичных платежей. Безналичные расчеты осуществляются сторонами гражданско-правового обязательства через посредством безналичных перечислений по расчетным, текущим и валютным счетам клиентов в банках, системы корреспондентских счетов между различными банками, клиринговых зачетов взаимных требований через расчетные палаты, а также с помощью векселей и чеков, заменяющих наличные деньги.
Участники расчетов могут выбирать в договоре любую форму расчетов, предусмотренную законом и установленными банковскими правилами и применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота. Банки не вправе отказать клиентам в совершении операций, определенных законом для счетов данного вида, установленными в соответствии с ним банковскими правилами, обычаями делового оборота, если иное не предусмотрено договором банковского счета.
В расчетных гражданско-правовых отношениях средства со счетов списываются по распоряжению владельца счета, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством либо договором между банком и клиентом. Волеизъявление владельца счета может быть выражено либо в форме прямого указания банку о перечислении средств, либо в форме письменного согласия на платеж по требованию, предъявленному третьим лицом.
Банк не вправе определять и контролировать направление использования денежных средств, находящихся на счете клиента, и устанавливать не предусмотренные законодательными актами или договором ограничения его права распоряжаться денежными средствами по своему усмотрению.
Банк, участвующий в расчетах по гражданско-правовому обязательству контрагентов, сам не становится стороной в этом обязательстве. Он является стороной договора банковского счета и лишь за его исполнение отвечает перед своим клиентом;
Не допускается ограничение прав клиента на распоряжение денежными средствами, находящимися на счете, за исключением наложения ареста на денежные средства на счете или приостановления операций по счету в случаях, предусмотренных законом;
Платежи со счетов производятся при наличии средств на счетах плательщика либо за счет банковского кредита, предоставленного плательщику;
Безналичные расчеты производятся на основании документов установленной формы.
В соответствии с пунктом 2.2 Положения ЦБ РФ банки осуществляют операции по счетам на основании расчетных документов. Последние представляют собой оформленное в виде документа на бумажном носителе или, в установленных случаях, электронного платежного документа:
- распоряжение плательщика (клиента или банка) о списании денежных средств со своего счета и их перечислении на счет получателя средств;
- распоряжение получателя средств (взыскателя) на списание денежных средств со счета плательщика и перечисление на счет, указанный получателем средств (взыскателем).
На основании Постановления ЦБ РФ выделяют следующие формы расчетных документов:
- платежные поручения;
- аккредитивы;
- чеки;
- платежные требования;
- инкассовые поручения.
Платежное поручение - это поручение плательщика обслуживающей его кредитной организации о перечислении определенной суммы со своего счета на счет третьего лица. При данной форме расчетов, получатель средств представляет в обслуживающий его банк расчетный документ, содержащий требования к плательщику об уплате получателю через банк определенной суммы за товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги. Оплата платежных поручений - требований может осуществляться с их акцептом и без акцепта.
Акцепт в расчетах означает согласие плательщика на оплату. Плательщик имеет право отказаться от акцепта счета в полной сумме в случае отгрузки поставщиком незаконной, недоброкачественной, нестандартной и т.д. продукции. Частичный отказ от акцепта может быть при нарушении поставщиком цен, скидок, поступлении части не заказанной, недоброкачественной продукции.
Платежными поручениями могут производиться:
- перечисления денежных средств за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги;
- перечисления денежных средств в бюджеты всех уровней и во внебюджетные фонды;
- перечисления денежных средств в целях возврата/размещения кредитов (займов) депозитов и уплаты процентов по ним;
- перечисления денежных средств в других целях, предусмотренных законодательством или договором.
Расчеты по аккредитиву- заключаются в том, что кредитная организация (эмитент) по поручению плательщика об открытии аккредитива и в соответствии с его указанием обязуется произвести платежи получателю средств либо оплатить, акцептовать или учесть переводной вексель против представленных получателем документов, определенных условиями аккредитива.
Действующее законодательство предусматривает следующие виды аккредитивов:
- покрытые (депонированные) или непокрытые (гарантированные);
- отзывные или безотзывные.
Покрытыми (депонированными) считаются аккредитивы, при открытии которых банк-эмитент перечисляет собственные средства плательщика или предоставленный ему кредит в распоряжение банка-поставщика (исполняющий банк) на отдельный балансовый счет «Аккредитивы» на весь срок действия обязательств банка-эмитента.
В каждом аккредитиве должно ясно указываться, является ли он отзывным или безотзывным. При отсутствии такого указания аккредитив является отзывным. Отзывной аккредитив может быть изменен или аннулирован банком-эмитентом без предварительного согласования с поставщиком.
Безотзывный аккредитив не может быть изменен или аннулирован без согласия поставщика, в пользу которого он открыт.
Расчеты чеками. Легальное понятие чека закреплено законодателем в чеком признается ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю.
Чек принадлежит к так называемым неэмиссионным ценным бумагам и, соответственно, чековое обращение не регулируется Законом «О рынке ценных бумаг».
Чек как ценная бумага может выступать в качестве самостоятельного объекта гражданско-правовых сделок.
Чек оплачивается плательщиком за счет денежных средств чекодателя.
Чеки действительны в течение 10 дней, не считая дня их выдачи. Чеки применяются, например, при расчетах за принятые по приемосдаточным документам товары, если они фактически вывезены покупателем или доставлены ему, и оказанные услуги.
Чеки выписываются в момент установления суммы платежа.
Отличительной чертой отношений по расчетам чеками является их особый субъектный состав. В качестве основных участников данных отношений выступают чекодатель, чекодержатель и плательщик.
Чекодатель - это лицо, выписавшее чек.
Чекодержатель - лицо, являющееся владельцем выписанного чека.
Плательщик - банк, производящий платеж по предъявленному чеку.
При расчетах по инкассо банк (банк-эмитент) обязуется по поручению клиента и за его счет совершить действия по истребованию от плательщика платежа и (или) акцепта платежа. Банк-эмитент, получивший поручение клиента, вправе привлекать для его выполнения иной банк (исполняющий банк).
Инкассовое поручение может оформляться с помощью таких расчетных документов, как платежное требование, платежное требование-поручение, а также с помощью векселя и чека.
Платежи по инкассо осуществляются с использованием двух инструментов:
- платежного требования, оплата которого может производиться или по распоряжению плательщика («с акцептом»), или без его распоряжения («без акцепта»),
- инкассового поручения, оплата которого производится без согласия плательщика.
Оплата расчетных документов производится по мере поступления денежных средств на счет плательщика в очередности, установленной законодательством.
В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения поручения клиента по получению платежа на основании платежного требования или инкассового поручения банк-эмитент несет перед ними ответственность в соответствии с законодательством.
Помимо вышеперечисленных форм расчетных документов, при расчетах с поставщиками и подрядчиками используется ценная бумага - вексель.
Учет векселей, применяемых при расчетах между предприятиями за полученные товары, выполненные работы, оказанные услуги, производится в соответствии с письмами Минфина РФ от 31 октября 1994г. №142 и от 16 июля 1996г. № 62.
Вексель, выданный организацией за поступившие товары, включает в себя цену товара, НДС и доход по коммерческому кредиту.
При вексельной оплате поступающих ресурсов используются простые и переводные векселя.
Простой вексель - это письменное долговое денежное обязательство одной стороны (векселедателя) уплатить определенную сумму денег по наступлении срока платежа другой стороне (векселедержателю) по совершенным торговым сделкам или в уплату за выполненные работы или оказанные услуги. В нем указывают место и дату выдачи, сумму обязательства в целом или с выделением обязательства по уплате процентов, срок и место платежа, наименование получателя, подпись векселедателя.
Переводной вексель (тратта) выписывается кредитором (трассантом) и содержит приказ дебитору (трассату) уплатить указанную в векселе сумму третьему лицу (ремитенту) или предъявителю.
Проценты по векселю обычно включают в его номинальную цену.
Выделение расчетов с использованием векселей осуществляется в аналитическом учете.
Неоплаченные в срок векселя считаются отказными. Для официального удостоверения неполучения платежа по векселю в установленный срок вексель опротестовывают в нотариальной конторе по месту нахождения плательщика до полудня, наступающего через день после истечения срока платежа. После того, как вексель опротестован, подают иск в суд на погашение долговых обязательств векселедателями.
В настоящее время организации сами выбирают форму расчетов за поставленные сырье и материалы. Положение о безналичных расчетах в РФ предлагает форму расчетов, основанную на использовании выписываемого поставщиком платежного требования-поручения. Оно принимается банком покупателя к исполнению только при наличии средств на расчетном счете покупателя и при его письменном согласии оплатить полностью или частично платежное требование-поручение.
Заключение договора предполагает выполнение сторонами определенных обязательств, со стороны продавца - обязанность поставить качественный товар (работы, услуги), в обусловленный договором срок, а покупателем - принять и оплатить этот товар (работы, услуги) и оплатить его в срок.
Предметом договора являются полученные товарно-материальные ценности, принятые выполненные работы и потребленные услуги, включая предоставление электроэнергии, газа, воды и т.п.
Договором, как правило, предусмотрены штрафные санкции и неустойка за невыполнение условий договора.
Таким образом, письменная форма договора позволяет требовать выполнения определенных условий договора и является документом первой важности при подаче искового заявления в суд.
1.3 Синтетический и аналитический учет расчетов с поставщиками и подрядчиками
Для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками предназначен счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".
Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» предусмотрен для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками за полученные материальные ценности, работы и услуги, счета-фактуры на которые деньги от поставщиков еще не поступили. В последнем случае бухгалтерия обязана применять меры к получению от поставщиков расчетных документов.
На этом счете учитываются расчеты:
- за полученные товарно-материальные ценности, принятые выполненные работы и потребленные услуги, включая предоставление электроэнергии, газа, воды и т.п., а также по доставке или переработке материальных ценностей, расчетные документы на которые акцептованы и подлежат оплате через банк.
- за товарно-материальные ценности, работы и услуги, на которые расчетные документы от поставщиков или подрядчиков не поступили, т.е. так называемые неотфактурованные поставки;
- за излишки товарно-материальных ценностей, выявленные при их приемке, - когда фактическое количество поступивших ценностей превышает количество, указанное в расчетных документах поставщиков.
Излишки, выявляемые при приемке материальных ценностей, должны отражаться в первичных учетных документах. Так как появление излишков признается отклонением от нормального режима поставки, то применяются специальные формы первичных учетных документов, утвержденные Госкомстатом для предприятий и организаций различных видов деятельности;
- за полученные услуги по перевозкам, в том числе расчеты по недоборам и переборам тарифа (фрахта);
- за все виды услуг связи;
- генерального подрядчика со своими субподрядчиками при выполнении договора строительного подряда;
- генерального подрядчика со своими субподрядчиками при выполнении договора на выполнение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ (НИОКР).
Данный перечень не является исчерпывающим.
Учет на счете 60 ведется методом начисления, т.е. все операции, связанные с расчетами за приобретенные материальные ценности, принятые работы или потребленные услуги, отражаются независимо от времени оплаты.
В настоящее время организации сами выбирают форму расчетов за поставленную продукцию или оказанные услуги.
На предъявленные на оплату счета поставщиков кредитуют счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и дебетуют соответствующие материальные счета (10, 11, 15 и др.) или счета по учету соответствующих расходов (20, 26, 97 и др.).
На счете 60 задолженность отражается в пределах сумм акцепта. При обнаружении недостач по поступившим товарно-материальным ценностям, несоответствия цен, обусловленных договором, и арифметических ошибок счет 60 кредитуют на соответствующую сумму в корреспонденции со счетом 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 2 «Расчеты по претензиям».
Сумма НДС включается поставщиками и подрядчиками в счета на оплату и отражается у покупателя по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» и кредиту счета 60. Затраты на оплату процентов по кредитам поставщиков и подрядчиков за приобретенные ценности, выполненные работы и оказанные услуги отражаются по дебету счетов учета приобретенного имущества или затрат на производство (поскольку они включаются в себестоимость продукции) и кредиту счета 60.
Погашение задолженности перед поставщиками отражается по дебету счета 60 и кредиту счетов учета денежных средств (51, 52, 55) или кредитов банка (66, 67). Порядок бухгалтерских записей при погашении задолженности перед поставщиками зависит от применяемых форм расчетов.
Помимо указанных расчетов на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» отражают выданные авансы под закупаемое имущество, суммовые и курсовые разницы, а также прекращение обязательств.
Выданные авансы учитывают по дебету счета 60 с кредита счетов учета денежных средств (51, 52 и др.).
Суммовые разницы по приобретенному имуществу после его приходования или выполненным работам (услугам) учитывают на счетах 60 и 91 «Прочие доходы и расходы» в качестве операционных доходов или расходов в зависимости от значения суммовых разниц.
Курсовые разницы по приобретенному имуществу (работам, услугам) также отражают на счетах 60 и 91 в качестве операционных доходов и расходов в зависимости от значения курсовых разниц.
В соответствии со (ст. 410, 414, 415, 419) ГК РФ, прекращение обязательств (помимо надлежащего исполнения) может осуществляться по следующим основаниям: при зачете взаимных требований, новации, прощении долга, ликвидации юридического лица
Прекращение обязательств при зачете взаимных требований отражают по дебету счета 60 и кредиту счетов 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» или счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и, кредиторами».
Прощение долга по существу является одним из видов дарения. Прощенная сумма долга является внереализационным доходом и отражается по дебету счета 60 и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы».
При прекращении обязательств новацией происходит замена одного обязательства другим. Эта замена на синтетических счетах не отражается; осуществляются отметки в аналитическом учете.
Прекращение обязательств вследствие ликвидации юридического лица и при списании кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, учитывают по дебету счета 60 и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы». Списание кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, осуществляют по результатам проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя организации.
При журнально-ордерной форме учета учет расходов с поставщиками ведут в журнале-ордере № 6. В данном журнале-ордере синтетический учет расчетов с поставщиками сочетается с аналитическим учетом. Аналитический учет расчетов с поставщиками при расчетах и порядке плановых платежей ведут в ведомости №5, данные которой в конце месяца включают общими итогами по корреспондирующим счетам в журнал-ордер № 6.
При автоматизации учета на основании выписок банка составляются машинограммы синтетического и аналитического учета по каждому счету, применяемому для учета расчетов с поставщиками и покупателями («Расчеты с поставщиками и подрядчиками», «Расчеты с покупателями и заказчиками», «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 2 «Расчеты по претензиям»). Эти машинограммы служат основанием для разработки машинограмм - оборотных ведомостей по счетам, по итоговым данным которых делаются записи в Главную книгу.
Аналитический учет по счету 60 ведется по каждому предъявленному счету, а расчетов в порядке плановых платежей - по каждому поставщику и подрядчику.
Аналитический учет должен обеспечивать получение следующих данных о задолженности поставщикам:
- по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;
- по неоплаченным в срок расчетным документам (по неотфактурованным поставкам);
- по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил;
- по просроченным векселям;
- по полученному коммерческому кредиту.
Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками в рамках группы взаимосвязанных организаций, о деятельности которой составляется бухгалтерская отчетность, ведется на счете 60 обособленно.
Для учета различных расчетных отношений с другими предприятиями, организациями, отдельными лицами используют активно-пассивный счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». На этом счете учитывают расчеты с разными организациями по операциям некоммерческого характера (учебными заведениями, научными организациями и др.), транспортными организациями за услуги, оплачиваемые чеками, по депонированной заработной плате, суммам удержаний из заработной платы в пользу организаций и отдельных лиц по исполнительным документам и др.
К счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» могут быть открыт субсчета:
76-1 «Расчеты по имущественному и личному страхованию».
76-2 «Расчеты по претензиям».
76-3 «Расчеты по причитающимся дивидендам и другим доходам».
76-4 «Расчеты по депонированным суммам» и др.
На субсчете 76-1 «Расчеты по имущественному и личному страхованию»отражают расчеты по страхованию имущества и персонала организации, в котором организация выступает страхователем (кроме расчетов по социальному страхованию и обязательному медицинскому страхованию, учитываемых на счете 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»).
Для учета различных расчетных отношений с другими предприятиями, организациями, отдельными лицами используют активно-пассивный счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». На этом счете учитывают расчеты с разными организациями по операциям некоммерческого характера (учебными заведениями, научными организациями и др.), транспортными организациями за услуги, оплачиваемые чеками, по депонированной заработной плате, суммам удержаний из заработной платы в пользу организаций и отдельных лиц по исполнительным документам и др.
Суммы удовлетворенных претензий списывают с кредита счета 76-2 в дебет счетов учета денежных средств (51, 52 и др.). Суммы неудовлетворенных претензий, как правило, списывают с кредита счета 76-2 в дебет тех счетов, с которых они были списаны на счет 76-2 (60, 10, 20, 23 и др.).
Суммы штрафов, пеней и неустоек, предъявленных другим организациям за несоблюдение договорных условий, отражают по дебету счета 76-2 «Расчеты по претензиям» и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы». Со счета 76-2 оплаченные штрафы, пени и неустойки списывают в дебет счетов учета денежных средств (50, 51, 52). Штрафы, пени, неустойки, не признанные арбитражем, списывают на уменьшение прибыли (дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», кредит счета 76-2).
Аналитический учет по субсчету 76-2 ведут по каждому дебитору и отдельным претензиям.
На субсчете 76-3 «Расчеты по причитающимся дивидендам и другим доходам» учитывают расчеты по причитающимся организации дивидендам и другим доходам, в том числе по прибыли, убыткам и другим результатам по договору простого товарищества.
Подлежащие получению доходы отражают по дебету счета 76-3 и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы». Полученные доходы записывают по дебету счетов учета активов (51, 52 и др.) и кредиту счета 76-3.
На субсчете 76-4 «Расчеты по депонированным суммам»учитывают расчеты с работниками организации по невыплаченным в установленный срок суммам из-за неявки получателей.
Депонированные суммы отражают по кредиту счета 76-4 и дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». При выплате депонированных сумм получателю кредитуют счета учета денежных средств и дебетуют счет 76-4.
Аналитический учет по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» ведут по каждому дебитору и кредитору. Сальдо по счету 76 определяют по оборотной ведомости по аналитическим счетам счета 76.
Учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами в рамках группы взаимосвязанных организаций, о деятельности которых составляется сводная бухгалтерская отчетность, ведется на счете 76 обособленно.
2 АНАЛИЗ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОСТАВЩИКАМИ И ПОДРЯДЧИКАМИ НА ФГУП КАРАЧЕВСКИЙ ЗАВОД «ЭЛЕКТРОДЕТАЛЬ»
2.1 Общая характеристика ФГУП Карачевский завод «Электродеталь»
Объект исследования - ФГУП Карачевский завод «Электродеталь». Предприятие является одним из крупнейших предприятий машиностроительного комплекса, представленным в нашей области. Основным направлением деятельности предприятия является производство электрических соединений.
Производственно-хозяйственная деятельность каждого предприятия, его права и обязанности регулируются законом о предпринимательской деятельности. Управление предприятием осуществляется в соответствии с его Уставом.
Федеральное государственное унитарное предприятие Карачевский завод «Электродеталь» создано в соответствии с приказом Министерства электронной промышленности СССР от 12 февраля 1966 г. № 24.
Предприятие является коммерческой организацией, находится в ведомственном подчинении Российского агентства по системам управления. Функции учредителя предприятия осуществляет Министерство имущественных отношений Российской Федерации и Российское агентство по системам управления.
Предприятие является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в банках, штамп, бланки, фирменное наименование, товарный знак.
Предприятие создано в целях удовлетворения общественных потребностей в результатах его деятельности и получения прибыли. Для достижения целей предприятие осуществляет следующие виды деятельности:
- разработка, производство и реализация изделий электронной техники специального и гражданского назначения;
- разработка, производство и реализация товаров народного потребления, товаров общепромышленного назначения, оборудования для производства изделий электронной техники;
- разработка, производство и установка промышленного обеспечения;
- розничная и оптовая торговля продовольственными и непродовольственными товарами, товарами народного потребления, научно-технической и наукоемкой продукцией, сельскохозяйственной продукцией;
- выработка и отпуск теплоэнергии;
- организация общественного питания;
- осуществление маркетинговой и рекламной деятельности в целях продвижения продукции собственного производства на внутренний и внешний рынок;
- деятельность, связанная с использованием и защитой сведений, составляющих государственную тайну;
- осуществление внешнеэкономической деятельности в соответствии с действующим законодательством.
Имущество предприятия находится в федеральной собственности, является не делимым и не может быть распределено по кладам (долям) в том числе между работниками предприятия, принадлежит предприятию на праве хозяйственного ведения.
Земельный участок площадью 22,856 га, на котором расположено предприятие, предоставлен в постоянное пользование в соответствии с постановлением Администрации г. Карачева от 9 ноября 1994 г. № 247/1.
Чистая прибыль может быть направлена на увеличение уставного фонда предприятия, а другая используется на:
- внедрение, освоение новой техники и технологий;
- развитие и расширение финансово-хозяйственной деятельности предприятия, пополнение оборотных средств;
- строительство, реконструкцию, обновление основных средств;
- проведение научно-исследовательских работ, изучение конъюнктуры рынка, потребительского спроса, маркетинг;
- рекламу продукции и услуг предприятия;
- приобретение и строительство жилья для работников;
- материальное стимулирование, обучение и повышение квалификации сотрудников предприятия.
Предприятие имеет право образовывать резервный и другие фонды в размерах, допускаемых действующим законодательством Российской Федерации, из прибыли, остающейся в распоряжении предприятия.
Основным производственным звеном предприятия является цех. При цеховой структуре управления руководителю предприятия подчиняются начальники цехов. Начальнику цеха подчиняются начальники участков, либо старшие мастера, либо мастера.
На предприятии обеспечивается эффективное распределение функций управления по подразделениям. При этом важно выполнение следующих условий:
- решение одних и тех же вопросов не должно находиться в ведении различных подразделений;
- все функции управления должны входить в обязанности управляющих подразделений;
- на данное подразделение не должно возлагаться решение вопросов, которые эффективнее решать в другом.
Организационная структура ФГУП Карачевский завод «Электродеталь» представлена в Приложении 1.
Предприятие возглавляет генеральный директор, назначаемый на эту должность Российским агентством по системам управления. Руководитель действует от имени предприятия без доверенности, добросовестно и разумно представляя его интересы на территории Российской Федерации и за ее пределами. Как правило, директор несет ответственность за последствия своих действий в соответствии с федеральными законами, Уставом и заключенным с ним контрактом.
Главный инженер руководит работой технических служб предприятия, несет ответственность за выполнение плана, выпуск высококачественной продукции, использование новейшей техники и технологии. Ему подчиняются отделы:
- технический;
- главного механика;
- главного энергетика;
- производственно-диспетчерский;
- технического контроля;
- техники безопасности и т.д.
В задачи технического отдела входят вопросы совершенствования выпускаемой продукции, разработки новых видов продукции, механизация и автоматизация производственных процессов, соблюдение установленной технологии и т.д.
Отдел главного механика обеспечивает контроль за работой и наладку технического оборудования, проводит все виды ремонта оборудования, а также монтаж нового и демонтаж устаревшего оборудования.
Отдел главного энергетика обеспечивает бесперебойное снабжение предприятия электроэнергией, теплотой, сжатым воздухом, водой и др. Проводит планирование и ремонт энергетического оборудования, разрабатывает и осуществляет мероприятия по реконструкции, механическому перевооружению и перспективному развитию энергетического хозяйства предприятия, проводит нормирование расходов электроэнергии, теплоты, топлива, сжатого воздуха и др., а также мероприятия по экономии использования вторичных энергоресурсов, оптимизации режимов использования энергетического оборудования в цехах, борьбе с загрязнением воздуха и по очистке промышленных сточных вод.
Производственно-диспетчерский отдел осуществляет оперативный контроль за ходом производства, разрабатывает календарные графики работы, устраняет нарушения нормального режима производства и др.
Отдел технического контроля производит контроль за комплексностью и качеством готовой продукции, разрабатывает предложения по предупреждению и уменьшению брака и др.
Главный экономист руководит работой по планированию и экономическому стимулированию на предприятии, повышению производительности труда, выявлению и использованию производственных резервов, улучшению организации производства, труда и заработной платы.
Планово-экономический отдел разрабатывает годовые, квартальные планы предприятия и отдельных цехов, контролирует их выполнение, определяет пути устранения недостатков, ведет оперативный статистический учет, разрабатывает и представляет на утверждение проекты, цены на новую продукцию и т.д.
Бухгалтерия осуществляет учет средств предприятия и хозяйственных операций с материальными и денежными ресурсами, устанавливает результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
Финансовый отдел производит финансовые расчеты с заказчиками и поставщиками, связанные с реализацией готовой продукции, приобретением необходимого сырья, топлива, материалов, занимается получением кредитов в банке, своевременным возвратом ссуд.
Отдел организации труда и заработной платы разрабатывает штатное расписание. Составляет годовые, квартальные и месячные планы по труду и заработной плате и осуществляет контроль за их выполнением. Разрабатывает мероприятия по повышению производительности труда, внедрению прогрессивных систем заработной платы, разрабатывает положения по расходованию фонда материального поощрения и т.д.
В отделе маркетинга работают специалисты, выполняющие широкий спектр обязанностей по информационным, рекламным и экономическим функциям. В отделе маркетинга специалисты занимаются изучением рынка сбыта, формированием товарной номенклатуры, политикой цен, рекламой, выставками, стимулированием сбыта. Так как предприятие выпускает значительные объемы товаров различных групп, в отделе маркетинга каждый специалист ведет определенный тип товаров.
Организация деятельности завода строится на принципе маркетингового подхода к управлению, который включает в себя ситуационный анализ (оценка положения предприятия, прогноз на будущее и оценка влияния внешней среды), маркетинговый синтез (выдвижение и оценка целей предприятия, принятие решения для стратегического планирования), а также стратегическое планирование (выдвижение стратегии предприятия).
На предприятии имеются мощности:
- по изготовлению высокоточных деталей из алюминиевых и медных сплавов литья под давлением;
- по изготовлению пластмассовых деталей из термореактивных материалов;
- гальванического производства;
- по инструментальному производству и специальному машиностроению, по изготовлению высокоточной оснастки;
- по высокоточной штамповке мелких деталей и точению деталей до диаметра 6мм.
Выпускаемые заводом изделия электронной техники по качеству, надежности не уступают мировым аналогам, а по ряду параметров их превосходят.
Потребителями продукции завода являются 1 500 предприятий, среди которых предприятия приборостроения, радиоэлектроники, средств связи, автомобильная промышленность. При этом продолжаются связи с предприятиями СНГ. Некоторые из потребителей завода представлены в Приложении 2.
Предприятие удостоено сертификата «Лидер Российской экономики»
Конкурентами завода являются:
- г. Изобильный Ставропольского края ОАО «Изумруд» (занимается производством разъемов);
- г. Харьков ОАО «Коннектор» (занимается производством прямоугольных низкочастотных разъемов);
- г. Каменск-Уральский Свердловской области ОАО «Иссеть-коннектор» (занимается производством прямоугольных и цилиндрических разъемов);
- г. Москва ЗАО «Радиотехкомплект» (занимается производством разъемов);
- г. Казань ОАО «Элеком» (занимается производством электрических соединителей).
Поставщиками ФГУП Карачевский завод «Электродеталь» являются:
- 141009 г. Мытищи ЗАО «Стройкомплект» (поставляет пресс-материал - пластмассы);
- 241033 г.Брянск ЗАО фирма «Стройкомплект» (поставляет краску, растворители, лак и т.д.);
- 111116 г. Москва ЗАО «Экорпласт» (поставляет поликарбрнат);
- 1290441 г. Москва ЗАО «Спецстальсервис» (поставляет кованный металл);
- 103030 г. Москва ООО компания «ПЕТАРТ» (постав
- 214000 г. Смоленск ООО «Дизельсервис» (поставляет силиконовую смазку);
- г. Гай Оренбургская обл. ЗАО торговый дом «Сплав» (поставляет металлическую ленту-163 и ленту-162 );
- 107140 г.Москва ООО «Таурус-комплект» (поставляет латунную проволоку).
2.2 Анализ технико-экономических показателей ФГУП Карачевский завод «Электродеталь»
Для того чтобы иметь общее представление о финансово-хозяйственном состоянии на ФГУП Карачевский завод «Электродеталь» и динамике его развития необходимо провести анализ основных технико-экономических показателей его деятельности. Анализ проводится на основе данных бухгалтерского баланса за 2006, 2007, 2008 годы (Приложения 3, 4, 5).
Сводные технико-экономические показатели ФГУП Карачевский завод «Электродеталь» представлены в таблице 1 (Приложение 6).
На основе данных таблицы можно сделать следующие выводы.
Важнейший результативный показатель деятельности предприятия - объем товарной продукции имеет тенденцию к росту. В действующих ценах он возрос в 2007 году по сравнению с 2006 годом на 64 813 тыс. руб., в 2008 году этот показатель по сравнению с 2007 годом возрос на 64 872 тыс. руб. В сопоставимых ценах рост объема реализации составил 71 288 тыс. руб. в 2007 году по сравнению с 2006 годом и 71 359 тыс. руб. в 2008 году по сравнению с 2007 годом. Это служит положительным моментом в деятельности предприятия.
Себестоимость товарной продукции также возрастает. В частности, себестоимость товарной продукции предприятия в 2007 году по сравнению с 2006 годом возросла на 52 643 тыс. руб., а в 2008 году - на 79 857 тыс. руб. это является отрицательным моментом в работе всего предприятия, так как постоянно растут издержки на выпуск продукции.
Финансовый ресурс предприятия с точки зрения его качества (ликвидности) имеет тенденцию к снижению. Так, показатель общей ликвидности в 2007 году составил 0,005, а в 2008 году – 0,001. Хотя в 2007 году по сравнению с 2006 он возрос на 0,001 и составил 0,005. Это говорит о невозможности выполнения предприятием своих обязательств, в том числе о невозможности исполнения обязательных платежей в бюджет и внебюджетные фонды, т.к. доля наличных денежных средств, имеющихся у предприятия, значительно ниже уровня проводимых им бартерных операций.
Финансовые результаты и эффективность деятельности предприятия характеризует показатель рентабельности. На ФГУП Карачевский завод «Электродеталь» этот показатель постоянно колеблется. Так в 2007 году он снизился на 3,6%, а в 2008 году возрос на 0,8%. Снижение в 2007 году этого показателя говорило о том, что предприятие не эффективно использует свои ресурсы и это негативно сказывается на общем состоянии и деятельности завода. Но в 2008 году рентабельность как общая, так и рентабельность оборота возросла на 0,8 и составила 2,6 и 3,3 соответственно. Это говорит о более эффективном управлении имеющимися у предприятия ресурсами.
Снижение среднесписочной численности работников предприятия же говорит об отрицательном моменте в деятельности завода. То, что предприятию приходится сокращать численность пресонала, говорит о его неудовлетворительном финансовом положении. Так, за 2007 и 2008 годы предприятие сократило свою численность, в общем, на 250 человек. Хотя при этом среднемесячная оплата труда работников ППП возрастает в среднем на 3 000 руб. в год.
Производительность труда в расчете на одного работника стремительно возрастает. В 2007 году производительность по чистой продукции на одного работника ППП по сравнению с 2006 годом возросла на 57 тыс. руб. и составила 145 тыс. руб. В 2008 году этот показатель возрос на 72 тыс. руб. и составил 217 тыс. руб. На одного рабочего производительность труда по чистой продукции в 2007 году возросла по сравнению с 2006 годом на 93 тыс. руб. и составила 218 тыс. руб. В 2008 году произошел рост этого показателя на 123 тыс. руб. и к концу года он составил 341 тыс. руб.
Таким образом, проанализировав основные технико-экономические показатели ФГУП Карачевский завод «Электродеталь» в совокупности, можно сделать вывод о том, что предприятие находится в кризисной ситуации.
Завод не может покрывать в срок и в полном объеме свои обязательства перед бюджетом и внебюджетными организациями, своевременно осуществлять расчеты с поставщиками и подрядчиками, погашать свои задолженности. Это свидетельствует о неплатежеспособности предприятия.
Завод не в достаточной степени обеспечен наличными денежными средствами, чтобы закупать большее количество сырья для производства большего объема своей продукции, закупать новое усовершенствованное и адаптированное к требованиям рынка оборудование, переоснащать старое оборудование и т.д. Это в свою очередь ведет к отставанию предприятия в сфере использования новейших технологий, разработки новых видов продукции, усовершенствования старой продукции, которые возможно помогли бы предприятию найти новых покупателей, новые рынки сбыта своей продукции, ускорить сроки производства продукции, сократить количество используемого сырья, снизить показатель бракованности производства и т.д.
Предприятию также не хватает собственных денежных средств для ввода их в оборот. Это говорит о большой зависимости предприятия от заемного капитала, а, следовательно, и о финансовой неустойчивости предприятия в целом. Именно по этой причине предприятие не может увеличить скорость оборачиваемости своих оборотных средств, что могло бы повысить общую эффективность производства и деятельность предприятия в целом.
2.3 Анализ учета расчетов с поставщиками и подрядчиками на ФГУП Карачевский завод «Электродеталь»
ФГУП Карачевский завод «Электродеталь» как крупное самостоятельное предприятие имеет свою учетную политику, утвержденную в соответствии с Федеральным Законом РФ от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и на основании Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98, утвержденного Приказом Министерства финансов РФ от 09.12.98 г. № 60Н.
В соответствии со статьей 8 Закона «О бухгалтерском учете», а также пункту 9 Положения поведению бухгалтерского учета на ФГУП Карачевский завод «Электродеталь» бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета.
Рабочий план счетов бухгалтерского учета ФГУП Карачевский завод «Электродеталь» представляет собой перечень синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета в последовательности, предусмотренной типовым планом счетов (Приложение 7).
Для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками на ФГУП Карачевский завод «Электродеталь» используется счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». К нему открываются следующие субсчета:
- 60-1 – по прочим поставщикам;
- 60-3 – с поставщиками товаров;
- 60-5 – с поставщиками по основным средствам;
- 60-6 - с поставщиками по столовой;
- 60-9 – векселя, выданные в обеспечение задолженности.
По кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» учитывается задолженность предприятия за отгруженные товары (работы, услуги). Основанием для принятия на учет кредиторской задолженностиперед поставщиками являются расчетные документы - счета, счета-фактуры и документы, свидетельствующие о факте свершения сделки - акты о выполнении работ и услуги др.
По дебету этого счета отражаются суммы исполнения обязательств перед поставщиками и подрядчиками за поставленные материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги, выданные авансы.
Взаимоотношения ФГУП Карачевский завод «Электродеталь» с поставщиками материалов оформляются договорами на поставку продукции (Приложение 8).
На ФГУП Карачевский завод «Электродеталь» движение товара от поставщика к потребителю оформляется таким товаросопроводительным документом, как счет-фактура (Приложения 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20,21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28).
Рассмотрим основные реквизиты счета-фактурыявляются на примере счета фактуры 74 (Приложение 9).
Номер документа и дата его составления: № 74 от 31.01.08.
Сведения о поставщике (наименование поставщика товаров, его юридический адрес, соответствующий учредительным документам, идентификационный номер и др.):
Продавец: ООО «Бизон-М»
Адрес: 241019, Брянская обл., г. Брянск, Красноармейская, д. 93
ИНН/КПП продавца 3207009862/325001001.
Сведения о грузоотправителе с указанием полного почтового адреса, если поставщик и грузоотправитель не являются одним и тем же юридическим лицом:
Грузоотправитель и его адрес: ООО «Бизон-М», 241019, Брянская обл., г. Брянск, Красноармейская, д. 93.
Сведения о покупателе (грузополучателе) товаров (наименование покупателя, его юридический адрес, идентификационный номер и др.):
Грузополучатель и его адрес: ФГУП Карачевский завод «Электродеталь», 242500, Россия, Брянская обл., г. Карачев, Горького, д. 1.
ИНН/КПП покупателя: 3214000726/321401001.
Сведения о поставленных товарах, выполненных работах и оказанных услугах (наименование товаров, их технические параметры, типы, размеры, номера моделей):
Автобензин Аи-80.
Единицы измерения, количество, цена товара по договору за единицу измерения без НДС и с НДС:
Единица измерения - л.
Количество: 2260
Цена за единицу измерения: 13,05.
Стоимость товара, включая НДС и без НДС:
Стоимость товаров, всего без налога: 29 494,92
Налоговая ставка: 18%
Сумма налога: 5 309,08
Стоимость товаров, всего с учетом налога: 34 804,00.
Счет-фактура является основным первичным документом, служащим основанием для расчетов с поставщиками и подрядчиками на ФГУП Карачевский завод «Электродеталь».
Взаимоотношения с подрядчиками на ФГУП Карачевский завод «Электродеталь» оформляются договорами на выполнение работ (Приложение 29).
При выполнении работ или оказании услуг составляется акт приемки выполненных работ (Приложения 30, 31).
Расчеты с поставщиками и подрядчиками осуществляются после отгрузки ими товарно-материальных ценностей, выполнения работ или оказания услуг.
На ФГУП Карачевский завод «Электродеталь» используются 2 метода расчетов с поставщиками и подрядчиками: наличный и безналичный расчет.
Чаще всего на заводе используют безналичный расчет. Безналичные расчеты осуществляются посредством перечислений по расчетным, текущим и валютным счетам поставщиков в банках.
ФГУП Карачевский завод «Электродеталь» в основном осуществляет свои безналичные расчеты с помощью платежных поручений. При этом расчеты осуществляются следующим образом.
После заключения договора на поставку продукции директор или его заместитель подписывает приказ на осуществление предоплаты поставщику. Затем главным бухгалтером отправляется платежное поручение в банк. Банк в свою очередь на основании платежного поручения переводит указанную в платежном поручении сумму на счет поставщика. Только после этого поставщик поставляет нам товарно-материальные ценности. После осуществления поставки продукции завод перечисляет поставщику оставшуюся сумму.
Платежное поручение выписывается одновременно в нескольких экземплярах, идентичных друг другу. Количество экземпляров, которые необходимо представить в банк, зависит от того, каким образом осуществляется платеж. При электронном виде платежа представляются два экземпляра (по одному экземпляру для плательщика и банка плательщика).В нем обязательно указывают назначение подлежащих перечислению сумм. Расчеты платежными поручениями могут быть срочными, досрочными и отсроченными. К срочным платежам относятся: - авансовые платежи; - платежи после отгрузки; - частичные платежи при крупных сделках. Долгосрочный и отсроченный платежи могут иметь место в рамках договорных отношений без ущерба для финансового положения сторон. Рассмотрим заполнение платежного поручения на примере платежного поручения № 5307 (Приложение 32). Перед выпиской платежного поручения ему присваивается порядковый номер, который указывается в соответствующем поле бланка платежного поручения (0401060). В нем указывается ИНН плательщика (3233010110), ИНН получателя (7103038577); наименование и номер счета в кредитной организации плательщика (счет № 01810700000000729) и получателя (счет 02810500000001648), банковский идентификационный код плательщика (БИК 501712), банка плательщика (БИК 003729), банк плательщика (ОАО Банк «Тульский Промышленник», г. Тула). Также указывается сумма прописью (двести две тысячи триста двадцать два рубля 09 копеек), дата (08.07.2008), вид платежа (электронно). Первый экземпляр платежного поручения подписывают главбух и руководитель ФГУП Карачевский завод «Электродеталь». Все экземпляры заполненного и подписанного платежного поручения представляются в обслуживающий банк (ОАО Банк «Тульский Промышленник»). Второй экземпляр платежного поручения банк возвращает клиенту (ФГУП Карачевский завод «Электродеталь») с отметкой «принято к исполнению» и указанием даты принятия поручения (08.07.2008). При этом на данном экземпляре ставится штамп банка и подпись операционного работника, принявшего поручение к исполнению.
Так же на ФГУП Карачевский завод «Электродеталь» возможны расчеты с поставщиками и подрядчиками через предприятия-посредники. Такие предприятия сотрудничают с заводом и имеют с ним финансовые отношения. В этом случае директор или его заместитель подписывает приказ, содержащий требование такому предприятию оплатить поставщику поставку товара от имени ФГУП Карачевский завод «Электродеталь» (Приложение 33).
В практической деятельности при учете расчетов с поставщиками и подрядчиками ФГУП Карачевский завод «Электродеталь» применяется отдельная страница Главной книги для счета 60, которую заводят на отчетный календарный год. В книге фиксируется сальдо на начало и конец месяца, отражаются операции с поставщиками за месяц. По дебету и кредиту указываются суммы (Приложение 34). Главная книга заполняется на основании записей в журнале-ордере № 6 (Приложение 35).
Синтетический учет расчетов с поставщиками и подрядчиками на ФГУП Карачевский завод «Электродеталь» ведется в разрезе кредиторской и дебиторской задолженности в оборотной ведомости учета расчетов с поставщиками и подрядчиками. В оборотной ведомости в разрезе корреспондирующих счетов в хронологической последовательности систематизирована и накоплена информация о хозяйственных операциях: поставщики, остаток на начало месяца, оборот за месяц по дебету и кредиту счета 60, суммы всего (по дебету и кредиту) за месяц.
2.4 Организация контроля расчетов с поставщиками и подрядчиками, порядок хранения документации на ФГУП Карачевский завод «Электродеталь»
В соответствии со статьей 12 Закона «О бухгалтерском учете», для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
При проведении инвентаризации расчетов необходимо также руководствоваться Положением по ведению бухгалтерского учета, Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49.
Инвентаризация расчетов с поставщиками и подрядчиками на ФГУП Карачевский завод «Электродеталь» заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета и их реальности.
Инвентаризация счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» проводится с составлением актов инвентаризации (Приложение 36)с обязательным указанием в них даты образования и суммы задолженности и соответствие данным учета. К актам инвентаризации обязательно прилагаются двусторонние акты сверки расчетов с поставщиками и подрядчиками (приложение 37, 38, 39, 40).
При проведении инвентаризации необходимо выявить две группы обязательств:
- задолженности, которые будут погашены;
- долги, нереальные для взыскания.
Посредством ежемесячного составления актов сверок на ФГУП Карачевский завод «Электродеталь» осуществляется контроль за состоянием расчетов с контрагентами. Главный бухгалтер организации (Савин Н.С.) предъявляет инвентаризационной комиссии акты сверки взаимной задолженности между сторонами. Комиссия на основании этих актов устанавливает сроки возникновения задолженности, ее реальность к получению и лиц, по вине которых пропущены сроки исковой давности. Путем документальной проверки устанавливается тождественность расчетов и данных бухгалтерского учета, правильность и обоснованность числящейся на балансе суммы задолженности по недостачам и хищениям.
При инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками и покупателями составляются акты сверки, в которых отражаются данные о состоянии расчетов (количество отгруженных и полученных товаров, оборудования и т.д., сумма оплаченных и полученных денежных средств). Указанные акты подписываются обеими сторонами.
Инвентаризацию расчетов с поставщиками и подрядчиками рассмотрим на примере акта инвентаризации расчетов (Приложение 35) и двустороннего акта сверки между ООО «Брянсклифт» и ФГУП Карачевский завод «Электродеталь» (Приложение 39).
Инвентаризация проводится с составлением двухсторонних актов сверки с указанием в них даты образования задолженности (30.06.2008), обороты за период (28 773,12) и соответствие данным учета.
Акт сверки фиксируется подписями директоров, главных бухгалтеров и печатями с обеих сторон.
Как видно из анализируемого акта сверки наблюдается задолженность со стороны ФГУП Карачевский завод «Электродеталь» ООО «Брянсклифт» в размере 37 495,68 руб.
Эта сумма в последствии вносится в акт инвентаризации с указанием даты и документа, подтверждающего наличие задолженности.
При инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками проверке должны быть подвергнуты записи по счету 60 по товарам, оплаченным, но находящимся в пути, и расчетам с поставщиками по неотфактурованным поставкам. Счет 60 проверяется по документам и по соответствующим корреспондирующим счетам.
После подписания документов сверки в бухгалтерской отчетности на основании этого акта формируется дебиторская (в случае уплаты авансовых платежей) или кредиторская задолженность.
Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах.
Регистры бухгалтерского учета являются коммерческой тайной, поэтому для сохранности данных первичных документов и регистров бухгалтерского учета рекомендуется разработать порядок хранения первичных документов и учетных регистров.
Порядок хранения первичных документов и учетных регистров заключается в том, что первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах.
Сохранность первичных документов, регистров, бухгалтерской отчетности и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия. Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия работникам других структурных подразделений предприятия, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по письменному распоряжению главного бухгалтера.
Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.
Сроки хранения учетных документов представлены в таблице 2.
Таблица 2 - Сроки хранения учетных документов
| Вид документов | Срок хранения | Примечание |
| 1 | 2 | 3 |
| 1. Организационные основы управления | ||
| Устав организации | 5 года | После замены новыми |
| Штатные расписания | 5 года | После замены новыми |
| Должностные инструкции | 5 года | |
| 2. Правовое обеспечение управления | ||
| Судебно-арбитражные дела (исковые заявления, доверенности, претензии, акты и др.) | 5 года | После вынесения решения |
| Переписка претензионная о поставках | 5 года | По экспорту и импорту – 10 лет |
| 3. Бухгалтерский учет и отчетность | ||
Бухгалтерские отчеты и балансы, пояснительные записки к ним - годовые; - квартальные |
10 лет 5 года |
|
| Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, объяснительные записки к ним | 10 лет | |
Продолжение таблицы 2
| 1 | 2 | 3 | ||
| Первичные документы и приложения к ним | 5 лет | При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения | ||
| Лицевые счета рабочих и служащих | 75 лет | |||
| Расчетные (расчетно-платежные) ведомости | 5 лет | При отсутствии лицевых счетов 75 лет | ||
| Инвентарные карточки и книги учета основных средств | 5 года | После ликвидации основного средства | ||
| Учетные регистры (Главная книга, журналы, ордера и др.) | 5 лет | При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения | ||
| Сведения об учете фондов, лимитов, зарплаты и контроле за их распределением, об удержании из зарплаты и др. | 5 лет | |||
| Исполнительные листы | 5 лет | |||
| Акты проверки кассы | 5 лет | При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения | ||
| Договоры о материальной ответственности | 5 лет | После увольнения материально-ответственного лица | ||
| Договоры, соглашения (хозяйственные, операционные, трудовые и другие) | 5 лет | После истечения срока действия договора, при условии завершения ревизии | ||
| Образцы подписей материально ответственных лиц | До минования надобности | |||
| 4. Организация использования трудовых ресурсов | ||||
| Коллективные договоры | 10 лет | |||
| Расчеты по установлению и премированию | 5 года | |||
| Документы о премировании | 5 лет | |||
| Документы об обеспечении рабочих и служащих спецодеждой и обувью, спецпитанием | 5 года | |||
3 МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОСТАВЩИКАМИ И ПОДРЯДЧИКАМИ НА ФГУП КАРАЧЕВСКИЙ ЗАВОД «ЭЛЕКТРОДЕТАЛЬ»
3.1Совершенствование организации учета расчетов с поставщиками и подрядчиками на ФГУП Карачевский завод «Электродеталь»
Учет расчетов с поставщиками и покупателями и формирование внутреннего контроля имеют жизненно важное значение для любого предприятия, активно работающего в условиях рыночной экономики.
Предприятия постоянно ведут расчеты с поставщиками и покупателями. С поставщиками за приобретенные у них основные средства, сырье, материалы и другие товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги; с покупателями - за купленные ими товары; с заказчиками - за выполненные работы и оказанные услуги.
Задолженность по этим расчетам в процессе финансово - хозяйственной деятельности должна находиться в рамках допустимых значений.
В целях совершенствования учета расчетов с поставщиками подрядчиками и покупателями на ФГУП Карачевский завод «Электродеталь» предложено следующее.
Необходимо совершенствовать синтетический и аналитический учет расчетов с поставщиками и подрядчиками. Для этого особенно строго необходимо следить за переносом данных из одного учетного регистра в другой. Это позволит избежать элементарных ошибок на первых этапах учета и вследствие этого ошибок при дальнейшем учете данных. Это позволит повысить оперативность и качество учета расчетов с поставщиками и подрядчиками.
Также необходимо устранить недостатки в отражении хозяйственных операций с поставщиками и подрядчиками.
К счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» рекомендуется изменить действующие и добавить следующие субсчета:
- 60-10 - «Расчеты с подрядчиками»;
- 60-11 - «Неотфактурованные поставки».
Также рекомендуется удалить субсчет 60-6 - «С поставщиками по столовой», так как столовая уже не числится на балансе предприятия.
К счету 19 «НДС по приобретенным материальным ценностям» необходимо добавить субсчет:
- 19-5 «НДС по неотфактурованным поставкам».
Предполагается, что в связи с этими нововведениями объем работ бухгалтерских работников существенно сократится. При этом отпадет необходимость в наборе дополнительных специалистов в бухгалтерскую службу как предполагалось ранее.
Также данные рекомендации позволят сделать учет расчетов с поставщиками и подрядчиками более прозрачным, наладить и систематизировать систему расчетов. Сгруппируем для наглядности данные рекомендации в таблицу3.
Таблица 3 - Открытие субсчетов
| Субсчета, использующиеся в настоящее время | Субсчета, рекомендованные к применению | Выгода от предложенных рекомендаций |
| 1 | 2 | 3 |
К счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»: 60-1, 60-3, 60-5, 60-6, 60-9 |
К счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»: 60-1, 60-3, 60-5, 60-6, 60-9, 60-10, 60-11 |
Сокращение времени обработки документов сотрудниками бухгалтерии, повышение производительности труда. Возможность систематизировать учет расчетов с поставщиками и подрядчиками. |
К счету 19 «НДС по приобретенным ценностям»: 19-1, 19-2, 19-3, 19-4 |
К счету 19 «НДС по приобретенным ценностям»: 19-1, 19-2, 19-3, 19-4, 19-5 |
В целях повышения производительности труда и эффективности управления дебиторской и кредиторской задолженностью рекомендуется разработать следующий учетный регистр, обобщающий информацию о величине задолженности и позволяющий сгруппировать учетные данные в разрезе каждого контрагента. Рассмотрим такой регистр на примере учета расчетов с поставщиками за 2008 г. (таблица 4).
Таблица 4 - Разработка учетных регистров
| Период | Содержание операции | Контрагент | Дебет | Кредит | Сумма |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 31.01.2008 | Поступление материалов | ООО «Бизон-М» | 10-6 | 60-3 | 86 717,00 |
| НДС | ООО «Бизон-М» | 19.3 | 60-3 | 13 228,01 | |
| 29.02.2008 | Поступление материалов | ООО «Бизон-М» | 10-6 | 60-3 | 75 946,00 |
| НДС | ООО «Бизон-М» | 19-3 | 60-3 | 11 585,00 | |
| 31.03.2008 | Поступление материалов | ООО «Бизон-М» | 10-6 | 60-3 | 67 734,30 |
| НДС | ООО «Бизон-М» | 19-3 | 60-3 | 10 332,33 | |
| 30.04.2008 | Поступление материалов | ООО «Бизон-М» | 10-6 | 60-3 | 112 979,70 |
| НДС | ООО «Бизон-М» | 19-3 | 60-3 | 17 234,18 | |
| 30.05.2008 | Оказание услуг | ООО «Брянсклифт» | 26 | 60-1 | 4 975,52 |
| НДС | ООО «Брянсклифт» | 19-3 | 60-1 | 731,52 | |
| 31.05.2008 | Поступление материалов | ООО «Бизон-М» | 10-6 | 60-3 | 124 315,50 |
| НДС | ООО «Бизон-М» | 19-3 | 60-3 | 18 963,38 | |
| 30.06.2008 | Поступление материалов | ООО «Бизон-М» | 10-6 | 60-3 | 104 568,50 |
| НДС | ООО «Бизон-М» | 19-3 | 60-3 | 15 951,13 | |
| Оказание услуг | ООО «Брянсклифт» | 26 | 60-1 | 4 795,52 | |
| НДС | ООО «Брянсклифт» | 19-3 | 60-1 | 731,52 | |
| 02.07.2008 | Поступление материалов | ЗАО «Химтехмаш» | 10-1 | 60-3 | 595 991,45 |
| НДС | ЗАО «Химтехмаш» | 19-3 | 60-3 | 90 913,95 | |
| 30.07.2008 | Поступление материалов | ЗАО «Химтехмаш» | 10-1 | 60-3 | 762 836,32 |
| НДС | ЗАО «Химтехмаш» | 19-3 | 60-3 | 11 636,87 |
Продолжение таблицы 4
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 31.07.2008 | Поступление материалов | ООО «Бизон-М» | 10-6 | 60-3 | 106 117,00 |
| НДС | ООО «Бизон-М» | 19-3 | 60-3 | 16 187,33 | |
| 06.08.2008 | Поступление материалов | ЗАО «Арно» | 10-1 | 60-3 | 1 199,98 |
| НДС | ЗАО «Арно» | 19-3 | 60-3 | 183,05 | |
| 11.08.2008 | Поступление материалов | ЗАО «Арно» | 10-1 | 60-3 | 9 636,05 |
| НДС | ЗАО «Арно» | 19-3 | 60-3 | 1 469,91 | |
| 14.08.2008 | Поступление материалов | ЗАО «Арно» | 10-1 | 60-3 | 699,98 |
| НДС | ЗАО «Арно» | 19-3 | 60-3 | 106,78 | |
| 15.08.2008 | Поступление материалов | ЗАО «Арно» | 10-1 | 60-3 | 697,98 |
| НДС | ЗАО «Арно» | 19-3 | 60-3 | 103,73 | |
| 19.08.2008 | Поступление материалов | ЗАО «Арно» | 10-1 | 60-3 | 699,98 |
| НДС | ЗАО «Арно» | 19-3 | 60-3 | 106,78 | |
| 22.08.2008 | Поступление материалов | ЗАО «Арно» | 10-1 | 60-3 | 321,99 |
| НДС | ЗАО «Арно» | 19-3 | 60-3 | 49,12 | |
| Итого: | 2 060 232,59 рублей, в том числе НДС 209 514,59 рублей | ||||
На основе разработанного регистра бухгалтеру будет наглядно представлено, какие операции и когда были произведены с конкретным контрагентом за определенное число, а также позволит оценить реальную задолженность предприятия за период.
Для совершенствования расчетных отношений с поставщиками и подрядчиками на предприятии необходимо регулярно составлять прогнозы платежей поставщикам с целью оценки достаточности денежных средств на определенный период и принятия соответствующих управленческих решений.
Также следует постоянно контролировать состояние расчетов с поставщиками и подрядчиками, по возможности ориентироваться на большее число поставщиков.
Предприятию следует активно использовать один из новых видов услуг в области финансирования и организации расчетов, например факторинг, который способствует своевременному и оперативному осуществлению расчетов с поставщиками, что имеет важное значение в условиях инфляции при снижении покупательной способности денежных средств.
Помимо этого предприятию следует усовершенствовать работу учетной службы, автоматизировать свою работу и перейти на программу 1С:Бухгалтерия, которая является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам.
Необходимо проводить работу по поиску и привлечению поставщиков с более низким уровнем цен на предлагаемые товары.
Необходимо разработать график документооборота по расчетным операциям с поставщиками и покупателями, представленный в таблице 5 (Приложение 41), куда входят:
- выписка грузоотправителя счета-фактуры и передача его другим участникам расчетов;
- содержание расчетного документа и его реквизиты;
- сроки составления расчетного документа и порядок предъявления его в банк, а также другим участникам расчетов;
- движение расчетного документа между учреждениями банков;
- порядок использования расчетного документа для взаимного контроля участников расчета и осуществления мер экономического воздействия.
3.2 Направления совершенствования системы внутреннего контроля расчетов с поставщиками и подрядчиками на ФГУП Карачевский завод «Электродеталь»
Многие предприятия страдают от неэффективного использования ресурсов, от недостатка необходимой для принятия решений информации, искажения отчетности, прямого мошенничества со стороны работников.
Подобных проблем можно избежать путем создания внутри самих компаний эффективной системы внутреннего контроля.
Признаками плохой организации внутреннего контроля и учета являются следующие:
- отсутствие договоров на поставку ТМЦ, договоров подряда и договоров на оказание услуг;
- отсутствие отчетов за выданные доверенности на получение ТМЦ;
- отсутствие журнала регистрации счетов-фактур поставщиков;
- несвоевременное предъявление претензий поставщикам за обнаруженные нарушения договорных обязательств и отсутствие должного учета по претензиям;
- несвоевременное отражение операций по расчетам в регистрах бухгалтерского учета;
- невыполнение пересчета сумм по поступившим счетам от поставщиков;
- отсутствие разработанной корреспонденции счетов по типовым операциям.
Некорректное оформление документов, подтверждающих произведенный взаимозачет может привести, например, к тому, что суммы НДС, возмещенные из бюджета в результате этой операции, не будут приняты налоговыми органами, а это может повлечь за собой взыскание сумм штрафов и пеней в бюджет.
Рассмотрим расчетные операции, по которым наиболее часто возникают ошибки у бухгалтеров при отражении их бухгалтерскими проводками и оформлении документами.
Таблица 5 - Содержание и признаки нарушений при оформлении документов
| Содержание нарушений | Признаки нарушений |
| 1 | 2 |
1. При оправдательном документе отсутствует распоряжение на осуществление операций |
Отсутствие подписей руководителей, выписок из приказов, решений совета директоров, учредителей |
2. При распорядительном документе нет оправдательного |
Операция по каким-то причинам не совершилась или пропущена |
| 3. Документы составлены с нарушением установленной формы | Доверенности, счета, акты и т.п. составлены по произвольной форме |
| 4. В одном и том же документе не совпадают реквизиты | Документы составлены от имени одной организации, а печать- другой |
| 5. В документах полностью или частично отсутствуют реквизиты | Отсутствие обязательных реквизитов, содержание операции сформулировано некорректно |
| 6. При документах отсутствуют приложения. На которые имеются ссылки | В документах указаны приложения, а в действительности их нет |
| 7. Документы подписаны лицами, не имеющими на это право | Денежные документы подписывает кассир, накладные- заведующий складом |
| 8. Подделка подписей, наличие подчисток, дописок, исправлений | Следы подчисток, исправлений, дописок и т.д. |
| 9. Отсутствие на соответствующих документах штампа, печати | Доверенности, товарные чеки, квитанции и др. без печати или штампа |
| 10. В документах письменные реквизиты указывают на несвойственные для данной организации операции | В документах содержатся операции, которые на самом деле необоснованны (недействительны) |
| 11. Прослеживание данных расчетных и платежных документов по одним и тем же сделкам показывает их несоответствие | Данные предъявленных счетов-фактур за оказанные услуги и платежных поручений по оплате этих счетов не совпадают |
| 12. Операции, проведенные по документам, недействительны | Расход товарно-материальных ценностей не подтверждается отпуском их со склада. Перечисление денежных средств за оказанные услуги без предъявления счета-фактуры и без договора |
Большое количество ошибок допускают бухгалтеры при проведении взаимозачетов, составлении актов сверки.
Отсутствие разногласий по поводу взаимозачета должно быть подтверждено выверкой взаиморасчетов и оформленным по ее результатам двусторонним актом сверки расчетов, где необходимо указать основание возникновения встречных задолженностей, дату проведения взаимозачета, документы, подтверждающие возникновение задолженностей (номера и даты составленных счетов-фактур), суммы задолженностей, а также суммы зачтенных требований, обязательно с выделением сумм НДС.
Часто допускают ошибки при составлении акта сверки взаимных расчетов. Предприятия ограничиваются составлением акта, в котором указываются все необходимые показатели, позволяющие определить наименование, количество, стоимость, даты совершенных поставок, дату составления документа.
Однако из текста такого акта сверки следует лишь то, что стороны выявили сумму взаимных задолженностей, но не выразили своего волеизъявления о погашении этих задолженностей зачетом встречных требований или иным способом, например, оплатой денежными средствами.
Наличие акта сверки взаимных поставок без указания в нем факта погашения сторонами взаимных задолженностей не прекращает обязательства сторон и не освобождает их от необходимости погашения указанных задолженностей в дальнейшем.
При заключении договора по товарообменным операциям, когда обмен неравноценный типичны ошибки такого рода: стороны не указывают в договоре мены, что обмен неравноценный и одна из сторон сделки должна сделать доплату. А затем такая доплата производится. Тогда она отражается в учете получателя как внереализационный доход, увеличивая налогооблагаемую прибыль. Поэтому бухгалтеру нужно следить за правильностью составленного договора.
В части совершенствования системы внутреннего контроля учета расчетов с поставщиками подрядчиками рекомендуются следующие мероприятия:
- создать комиссию по работе с кредиторской задолженностью расчетов с поставщиками и подрядчиками, в обязанности которой входят систематическое наблюдение за состоянием расчетной дисциплины, проведение регулярных сверок расчетов;
- необходимо производить анализ состава и структуры кредиторской задолженности по конкретным поставщикам и подрядчикам, а также по срокам образования задолженности или сроках их возможного погашения, что позволит своевременно выявлять просроченную задолженность и принимать меры к ее выплате. Ввести документооборот, так как данные о сроках образования (погашения) задолженности должны быть регулярными и оперативными, их целесообразно аккумулировать в отдельном документе, например: реестр старения счетов поставщиков и подрядчиков.
Составлять такой реестр можно в виде матрицы, по строкам указываются субъекты задолженности, по столбцам указываются субъекты задолженности;
- постоянно следить за соотношением расчетов с поставщиками и подрядчиками, так как значительное преобладание дебиторской задолженности создает угрозу финансовой устойчивости предприятия и делает необходимым привлечение дополнительных источников финансирования, а превышение кредиторской задолженности над дебиторской может привести к неплатежеспособности предприятия;
- контролировать оборачиваемость кредиторской задолженности, а также состояние расчетов по просроченной задолженности, желательно расширить систему авансовых платежей;
- в сложившейся ситуации можно посоветовать организовать на предприятии систему аналитического учета кредиторской задолженности не только по срокам, но и по размерам, местонахождению юридических лиц, физических лиц и предлагаемых условий оплаты;
- отличать работает поставщик под реализацию или по системе предоплаты.
Таким образом, применение предложенных рекомендаций позволит делать меньше ошибок в работе по бухгалтерскому учету расчетов с поставщиками и подрядчиками, а также ускорит ее процесс.
Таблица 5- Предлагаемый график документооборота по ФГУП Карачевский завод «Электродеталь»
| Создание документа | |||||||||||
| Обработка документа | |||||||||||
| Проверка документа | |||||||||||
| Наименование документа | Количество экземпляров | Ответственный за выписку | Ответственный за оформление |
Ответственный за исполнение |
Срок исполнения | Ответственный за проверку | Кто представляет | Порядок представления | Срок представления |
Кто исполняет | Срок исполнения |
| Счета-фактуры | |||||||||||
| Расчетно-кассовый ордер | |||||||||||
| Платежное поручение | |||||||||||
| Доверенность | |||||||||||
| Главная книга | |||||||||||
| Журнал-ордер и ведомость по счету 60 | |||||||||||
| Журнал-ордер и ведомость по счету 51 | |||||||||||