Проблемы классификации документов

Тема
:
“Проблемы классификации документов
”

Документоведение в различных источниках рассматривается как научная дисциплина, изучающая закономерность документоведение и разрабатывающая теоретические и методические вопросы документационного обеспечения общества.

Документоведение в ряде случаев вызывает теорией делопроизводства. Понятие «документ» теснейшим образом связан с информацией, поскольку документ является ее основным носителем.

Крупный советский документовед К.Г.Митяев в своих работах отмечал, что в широком смысле понятия «документ» обозначает все то, что является документальным, т.е. основанным на отражении объективной действительности запечатлением, фиксацией, регистрацией фактов, событий, явлений при помощи письма, изображения, звукозаписи.

Автор книги «Основы информатики» А.И.Михайлов, А.И.Черный, Р.С.Гильяревский полагают, что «в широком смысле документами можно считать не только надписи, рукописи и печатные издания, но и произведения искусства, музейные экспонаты минерального, ботанического, зоологического или антропологического характера. Документом признается любой материальный объект, который фиксирует или подтверждает какие – либо знания и может быть включен в определенное собрание.

Под документами в узком смысле слова, - писал К.Г.Метяев, - обычно понимаются письменные, отвечающие установленным требованиям за свидетельствования, удостоверяющие факты и права, обязательства и служащий для их доказательства (например удостоверения, дипломы, договоры).

Ссылаясь на многие источники, автор назвал виды документов; письменные, исторические, архивные, печатные, документы, имеющие юридическое значение (акт ревизии, свидетельство о рождении, диплом об образовании), служебные (заключение должностного лица, письменный доклад, донесение, служебное письмо).

А.И.Михайлов, А.И.Черный, Р.С.Гиляревский дают определение научного документа, а также первичного и вторичного документов. Под научным документам авторы понимают и материальный объект , содержащий закрепленную научную информацию, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве и используемый в общественной практике. По форме резличают документы: текстовые, (книги, журналы, рукописи) графические или изобразительные (чертежи, схемы, графики) аудиовизуальные (звукозаписи, кинофильмы).

Первичным научными документами МЧГ называют документы, отражающие непосредственные результаты научно-исследовательской и опытно-конструкторской деятельности. Вторичными называются документы, представляюшие собой результаты аналитика –синтетической и логической переработки научной информации, содержащийся в первичных документах.

В своей практической деятельности информационные органы к первичным научным документам относятся научно- технические журналы, брошюры, книги, отчеты о научно-исследовательских работах.

В качестве вторичных научных документов признаются реферативные материалы; реферативные карточки, экспресс информации, диссертации и, а также обзорные; статьи и брошюры, библиографические описания, выполненные по материалам информационных изданий.

Подобное понимание первичных и вторичных документов используется библиотечно-библиографической практике, стой лишь разницей, что справочное издание, отнесены здесь к вторичным документам.

В теории и практике делопроизводство и архивного дела документальные материалы как первоисторические сведения получили названия первичных документов и первичной информации. А различные сообщения , содержащиеся в архивных справочниках и информационных документах (описях, каталогах), - вторичных документов или вторичной информации.

Вторичные документа создаются в целях облегчения поисков первичных документов, характерной особенностью первичных документов в делопроизводстве учреждения и в архивах является объединение их в первичные комплексы, так называемые единицы хранения и установление строят системы их классификации.

Для вторичных документов в архивах характерно разграничение их на элементарные составные части; отдельные описательные статьи, аннотаций и характеристики. Вторичные документы, несут свернутую информацию.

Информация в переводе означает сведения данные. Понетие « информация», применячймая в социально гуманетарных науках, может быть исталкованно как некоторое совокупость сведения ,определяющих меру наших знаний о тех или иных событиях, явлениях, фактах и взаимосвязи.

По А.Д.Урсулу, информация это отаженное разнообразие, тоесть только то разнообразие которое отражаюший объект воспринимает об отражаймом объекте.

Отсюда информация – это особая форма связи между элементоми в системе, если нас интересует именно это связи, то всякую систему мы можем назвать информациой.

Возникновение и развитие киберненики существенно расширело понятие термина «информация». При этом традиционное определение термина сохронияется как частный случай общего щирокого понятия информации ставшего в наше время одним из основных понятий кибернетики.

Все процессы регулирующие и упровляюжие поведением как простых, так и сложных, в том числе само организующихся систем, кибернетика рассматривает как неприрывный процесс воспринытия, передачи и переработки информации.

В этом смысле информация преобретает большую многогранность и расматривается в разных аспектах матемаическая теория информации отфлегается от содержательной стораны информации и рассматривает только колличественную сторону информации, иропускну способность каналов передачи, обьем и хранение информации запоменающих устройствах, а так же вопросы обеспечения достоверности хранения и передачи информации.

Л.Бриллюэн говорит, что информация есть сырой материал и состоит из простого собрания данных, тогда как знание предполагает некоторые различия и классификации.

Документолистика концетрирует свое внимание в основном на разрабодке проблемы оптимизации документальных систем с точки зрения документирования деятельности и поиска информации с рименнением средств кибернетики. Одна из задач документолистика – широкое развитиемного кональных систем как таблиц с множеством ходов и соответственно, развития матричных форм документов (перфокарты, магнитные карты и ленты), расчитанных на такие ситемы.

К «информационной науке» Д.Л.Томсон относит иследоввания свойств, и «поведение» информации: силы, упровляющие потоком информации: средство обработки с целью обеспечения ее оптиматьной допустимости и использования.

Обзор и анализ термнов, для определения научной дисциплины, связанной с информационными процессами, даны МЧГ.

По определению авторов, информаник – это научная дисциплина, узучающяя структуру и свойства (некоткретное содержание) научной информации, а также закономарости научноинформационной деятельности, ее теорию, историю, методику и организацию. Целью информатики является раработка оптимальных способов и средств при уставлении записи, сбора аналитико-синтетической переработки, хранение поиска ираспространение научной информации. Информатика имеет дело со смысловой симантической снформацией, но незанемается каческванной оценкой этой информации. Такая оценка может производится лишь специалистами конкретных областях науки или практической деятельности.

Винформатике как научной дисциплине мы сталкиваемся с такими понятиями, как научная информация, «научно-информационноыя деятельность».

Научная информация – особый класс информации, которая в толичии от понятия информации, в широком смысле слова всегда втой лил иной степени организованно, т.е. обобщена, классифицированна, свернуто или одним словом обработана.

Под научно информационный деятельносмтью понимается «самостоямельная часть научного труда» выделившаяся в ходе его общественного разделения и имеющяя свои задачи обеспечения заииинтересовонных специалистьв необходимыми им сведениями о результатах научных исследований и технических разработок, о производственном опыте.

Объектом научной информации в этом плане следует считать как исходные данные (первичная информация), так и обобщенные материалы результаты обобщения, анализы классификации свертвание первичной информации.

Учитывая все ускоряющийся рост обьемов накапливаемый документной информации, сложность методов ее обработка, в том числе свертывание с решением об изьятии из постоянного хранения той части, которая достаточная полнотой зафиксированна в свернутых документах, является важнейший проблемой информатики- и в первую очередь применяли только в архивных документах.

В заключении целесообразно поставить некоторые общие вопросы, связанные с проблемой классификации документной информации.

Первым из них является, на мой взгляд, вопрос об организации современных документных систем в нашей стране. Объектами изучения в работе были системы классификации по различным видам документации – книг, патентов, делопроизводственных и архивных документов, письменных исторических источников. На практике нет таких “чистых” комплексов узкого плана, а напротив – в современных условиях для всех документных систем характерно наличие общих разновидностей документов – таких, как положения, уставы, планы, отчеты, технические условия, нормативная документация, протоколы, решения, описания изобретений, открытий, чертежи, рукописи научных трудов, монографии и т.п.

Все материалы в составе библиотек, справочно-информационных фондов, фондов патентной документации, стандартов, в делопроизводстве и архивах хранятся не только в виде традиционных подлинников документов на бумажной основе, но и в других видах – фотокинофонодокументов, записей на лентах автоматических приборов, на магнитных лентах и т.д. во всех документных системах носители информации могут быть так же в виде микрофильмов и фотокопий. Эти документы, подобно технической документации, хранятся обособленно.

Общностью характеризуемых документных систем является и то, что их организация в миниатюре копируется в масштабе конкретного учреждения, организации, предприятия, абсолютное большинство которых имеет следующие информационные фонды: общий архив, патентное бюро, бюро нормализации и стандартизации, технический архив.

Поэтому, говоря о разработке единой документной классификации различных видов источников информации, мы с необходимостью должны признать закономерным рассмотрение всей имеющейся в стране документации как единого информационного фонда. Государственный информационный фонд мог бы быть определен как совокупность принадлежащих государству источников информации, независимо от техники и способа их воспроизведения и места хранения – книг, журналов, газет, стандартов, патентной документации, кинофотофонодокументов, технических, картографических, изографических и других материалов. В информационном фонде обеспечивается комплектование, учет и охрана, научная обработка и всестороннее использование информации.

Материалы информационного фонда образуют ряд документных систем, которые составляют специальные государственные фонды страны: библиотечный, справочно-информационный, стандартов, патентных документов, архивных и делопроизводственных документов, Геологический фонд, Метеорологический, Морской гидрографический фонды и т.д. эти фонды находятся в ведении определенных государственных органов, ведомств и учреждений. Наиболее крупный по объему и широте использования материалов – это библиотечный фонд, рассредоточенный в массовых, научных и научно-технических библиотеках, библиотечно-библиографических и книготорговых учреждениях.

Следующая категория фондов – это справочно-информационные фонды органов научной и научно-технической информации – всесоюзных, центральных отраслевых, республиканских; информационные фонды организаций, предприятий, высших и средних специальных учебных заведений. В информационной деятельности всесоюзные и центральные информационные фонды определены как генеральный справочно-информационные фонд страны по точным и естественным наукам. Справочно-информационные фонды центральных отраслевых информационных органов вместе со справочно-информационными фондами научно-исследовательских институтов, проектно-конструкторских организаций и предприятий отрасли составляют отраслевые справочно-информационные фонды страны.

Между справочно-информационными фондами – частями единого комплекса циркулирует потоки информационных материалов.

Фонды научно-технических библиотек и справочно-информационные фонды имеют много общего как в составе материалов, так и в способах комплектования литературы. Но в отличие от книжных фондов научно-технических библиотек справочно-информационные фонды более специализированы по составу литературы и наряду с печатными изданиями они комплектуют непубликуемые документы - рукописи научных трудов (монографии, диссертации), научные доклады и обзоры, техническую документацию. Технические документальные материалы представлены в справочно-информационных фондов подлинниками расчетно-технических материалов, графическими материалами (схемы, чертежи, графики), техническими отчетами и т.д.

В составе информационного фонда можно было бы наметить две близкие по характеру материалов и способам комплектования группы фондов. Первая – фонды научно-технических библиотек и справочно-информационные фонды органов научно-технической информации, вторая -–фонды патентных документов, стандартов и архивных документов. Ценность документации, сосредоточенной в этих фондах, определяется не только ее содержанием и значимостью для науки, но и уникальностью и юридическим значением.

Для документов фонда патентов, стандартов, архивных фондов характерно то обстоятельство, что свернутая информация (реферативные журналы, справочники) не может быть использована вместо самого документа, как это допускается в первой группе фондов. Здесь свернутая информация может служить только сигнальной (опережающей) информацией, после ознакомления с которой специалист обязательно обращается к подлиннику, на основе которого и проводиться все исследование и использование.

Таким образом, единство схемы классификации документной информации должно базироваться на теоретическом и практическом единстве ряда документных систем, объединяемых единым информационным фондом. Это ускорит решение проблемы единой классификации произведений печати и документальных материалов.

Второй вопрос относится к итогам и перспективам изучения документных классификаций как информационно-поисковых языков.

Документные классификации, основываясь на классификации наук, создаются как искусственные информационно-поисковые языки, на которых выражается содержание документов – запросов и ответов при поисках информации – и являются важной составной частью информационно-поисковых систем.

Поиск в новых системах рассматривается как сопоставление терминов запроса с терминами документа, выполняемое механическими и автоматическими устройствами.

В механизированных ИПС наиболее перспективными следует признать применение классификационных систем в сочетании с дескрипторными языками и составление отраслевых и многоотраслевых тезаурусов, над чем работают и российские специалисты. Хотя координатное индексирование практически трудноосуществимо без участия человека, методы математической лингвистики дают возможность применять автоматическое индексирование при составлении тезаурусов. В решении проблемы информационного поиска все большее значение приобретают семантико-лингвистические исследования как важнейшее условие построения достаточно эффективных информационно-поисковых языков.

Из всех участников информационной деятельности самый низкий уровень механизации поисков информации – в архивах. Здесь механизация и автоматизация информационных поисков целесообразна по наиболее интенсивно используемым фондам. При небольшом объеме информационной и справочной работы правильнее решать вопросы поиска сведений путем применения “малой” механизации, а в некоторых случаях и путем составления традиционных архивных справочников. в то же время и внедрение механизации и автоматизации ни в коей мере не снижает значения составляемых к архивным документам описей, каталогов, путеводителей и т.п., равно как и публикации документальных материалов, являющихся не только средством учета и охраны документации, но и средством широкого общения архивов как научных учреждений с общественностью, учеными, учреждениями и организациями, использующими документальные материалы как в центре, где расположены архивные учреждения, так и вне его.

Последний общий вопрос, возникший как итог исследования, связан с определением возможности стандартизации классификационных систем. В широком смысле слова каждая документная классификация, в частности информационно-поисковая, в своей области может рассматриваться как начальный этап стандартизации, поскольку она способствует созданию единой системы организации информации в определенной области. На таком начальном уровне стандартизации находится “Система единой классификации”.

В то же время, в более точном смысле слова, стандарт на классификационную систему необходимо рассматривать как довольно жестокую систему, предполагающую единую классификацию в пределах одного или нескольких типов документации и единообразное выполнение сложных решений в пределах одного класса для конкретной области знаний или деятельности.

Для того чтобы стандартизация на классификационные системы стала практически осуществимой, необходим высокий уровень научного и технического развития.

С другой стороны, не каждая система может быть принята в качестве стандарта. Классическим примером стандартизированной системы является УДК, которая на высоком научном уровне дает группировку сведений как по широким проблемам, так и по узким конкретным вопросам на всех языках и во всех странах, где она принята, в виде однородных цифровых индексов. Ни одна из известных международных систем не выполняет задач стандартизации на уровне УДК.

Вопрос о стандарте на классификационные системы может рассматриваться в нескольких аспекта. Первый из них – возможность применения стандартизации в целях сближения нескольких автономных систем. Второй аспект – стандартизация на классификационную систему как инструкция специалистам для разработки или использования классификаций различных типов. Наконец, третий – стандартизация классификационных систем при механизации и автоматизации информационных поисков.

Единая классификация, являясь обобщающей системой и методической основой построения автономных систем, не только будет сближать различные документные классификации, но и вносить в них элементы стандартизации, выполнения, таким образом, роль стандартизированной системы, что должно быть учтено уже при ее разработке.

Функцию инструкции или консультации специалистам для разработки и использования классификаций различных типов выполняет ряд систем. Централизованная классификация предлагает классифицированные документации по единой системе, осуществляемой в крупных методических центрах с обозначением на документах соответствующих индексов. Такая классификация дает возможность единообразного построения каталогов и механизированных ИПС, упрощает и облегчает поиск сведений.

Из всех видов документации в нашей стране централизованная классификация применяется, главным образом, при издании произведений печати для массовых библиотек по “Таблицам библиотечной классификации” и при издании технической и естественнонаучной литературы по таблицам УДК. Централизованную классификацию осуществляет так же Всесоюзная книжная палата, публикуя печатные карточки с указанием классификационных индексов. Индексы, публикуемые на произведениях печати и на печатных карточках, оказывают консультативную помощь сотрудникам библиотек, использующим эти издания.

Единая классификация произведений печати и документальных материалов, которая будет охватывать большие потоки информации, должна быть удобной для машинного поиска и обеспечивать быстродействие системы.

Философское учение

Попытка критической оценки такого сложного и многообразного материала, каким являются классификационные системы различных видов документации, может дать свои результаты лишь при условии применения научной методологической основы.

Такой основой, вооружающей нас диалектико-материалистическим методом и научной теорией познания, является марксизм-ленинизм.

Философское учение марксизма – диалектический и исторический материализм, а так же теория классификации наук, разработанная Ф. Энгельсом, дают научное обоснование классификаций как самих областей знаний, их структуры, так и материала, накапливаемого в каждой отрасли знания и деятельности.

Теоретические положения марксизма-ленинизма по вопросам классификации наук распространяются и на документную классификацию.

Рассмотрение явлений природы и общества в неразрывной связи как форм существования и развития материи явилось основой принципиально новой теории классификации знаний.

Этот тезис марксизма позволяет положить связи между объективными предметами в основу изучения связей и взаимоотношений между науками, которые раскрываются в процессе развития материального мира и человеческого познания.

Ф. Энгельс определил суть классификации наук как классификацию многообразия и специфичности самих форм движения материи.

В этом ценном положении Ф. Энгельса заключены основные принципы марксистско-ленинской классификации наук – объединение их в классы в соответствии с изучаемыми формами движения материи и расположение классов, согласно внутренне присущей им последовательности – от наук, изучающих более общие и простейшие формы движения материи, к наукам, изучающим наиболее частные и сложные формы.

Наибольшее внимание Ф. Энгельс уделяет классификации естественных наук, он дает основы общей классификации знаний, подразделяя их на три класса: 1) науки о неживой природе. Доступные в большей или меньшей степени математической обработке (математика, астрономия, механика, физика, химия); 2) науки, изучающие живые организмы; 3) исторические науки, изучающие в их исторический преемственности и современном состоянии условия жизни людей, общественные отношения, правовые и государственные формы с их идеальной надстройкой в виде философии, религии, искусства.

В исследовании проблемы классификации общественных наук решающее значение имела разработка Марксом совместно с Энгельсом исторического материализма, заложившего основы понятия системы общественных наук и их взаимосвязи.

В современных условиях процесса интеграции наук, возникновения новых научных дисциплин на стыках сформировавшихся наук, взаимопроникновения общественных и естественных наук основные положения исторического материализма, приобретают особую актуальность. Научно классифицировать любой объект реального мира можно лишь при условии, если в основу положены не внешние, случайные а внутренние, определяющие признаки выработанные на основе всестороннего анализа изучаемого процесса и смежных с ним явлений в историческом разрезе. Проблема классификации наук и информации жесточайшим образом связаны с марксистско-ленинской теорией отражения.

В. И. Ленин определил принцип отражения как основу материалистической теории познания, он обогатил и развил теорию отражения. Проникновение в сущность наук основывается на категориях диалектики, что позволяет дать более глубокое обоснование классификации человеческих знаний и информации.

Рассматривая классификацию знаний у Аристотеля, В. И. Ленин особо подчеркнул подход к классификации, при которой бы изучение разных сторон объектов позволяло рассматривать их с точки зрения нескольких наук.

Из этого следует, что научная классификация не может игнорировать многосторонность явления, а применительно к документу – многосторонность содержащейся в ней информации. Всестороннее исследование документов в разных аспектах позволяет судить о полноте и достоверности фактов и событий, изложенных в них.

В современных классификациях документной информации принцип многоаспектности наиболее развит в фасетных системах. Этот принцип целесообразно применять при разработке единой классификации произведений печати и документальных материалов.

Ленинские указания имеют важнейшее историческое значение для научной работы с документами и являются основными при анализе содержания и структуры комплексов документов в библиотеках, архивах и других службах информации, а так же при анализе содержания и структуры классификации сведений, имеющихся в этих комплексах.

В различных типах классификации документной информации, при фиксации групп, классов и выявлений их связей, так же как и при классификации наук, используют дедуктивные и индуктивные приемы группировки сведений: исследование идет от познания общих сторон предмета, явления к частям (дедукция) или от частных к общим его сторонам (индукция). На этих методах основывается научная классификация

Научная классификация, базируясь на сочетании методов анализа и синтеза, позволяет рассматривать все явления, факты, события во взаимосвязи, взаимообусловленности и взаимозависимости. При этом особую значимость приобретает правильности применения указанных методов в изучении объектов. Выбор методов должен обуславливать самим характером изучаемых объектов. Методы индукции и дедукции позволяют разработать не только схемы классификации документов, но и принципы построения научно – справочного аппарата в целом, призванного учесть документальные материалы, раскрыть их содержание и привести сведения, заключенные в них, в определенную систему.

При классификации информации необходимо глубокое историческое исследование развивающихся предметов и объектов в динамике, что позволит определить тенденции этого развития, предусмотреть теоретически возможные варианты группировки данных и обосновать выбор наиболее правильного варианта.

В трудах классиков марксизма-ленинизма большое внимание уделено математическим методам научного анализа, что очень важно для классификации информации. К. Маркс создал математическую модель экономического процесса с помощью системы уравнений, разработав схемы простого и расширенного воспроизводства.

Ф. Энгельс совокупно рассмотрел вопрос о диалектическом и математическом понимании природы, подчеркивая, что для этго необходимо знакомство с математикой и естествознанием. Роль математики в подтверждении общих закономерностей природы положена В. И. Лениным:“Единство природы, - писал он в работе “Материализм и эмпириокритизм”, обнаруживается в “поразительной аналогии” дифференциальных уравнений, относящихся к разным областям явлений”.

В наше время тенденция математизации знаний значительно усилилась. Проникновение математических методов в общественные науки, развитие кибернет

ики, объединившей едиными методами исследования естественные, технические и общественные науки, коснулись и классификации документной информации.

Документальные материалы, отражая объективную действительность, ее явления, служат одним из источников изучения действительности в конкретных исторических условиях и источником информации о ней. Информация, содержащаяся в материалах библиотек, архивах, научно-исследовательских институтах, организациях и предприятиях, занимает важное место в общем запасе информации, которым располагает общество. В связи с этим вопросы организации документной информации и ее поиска приобретают большое научное и практическое значение.

Охарактеризование основных положений марксистской теории познания, развитие В. И. Лениным, имеют принципиальное историческое значение не только для классификации наук, но и для классификации информации, накопленной в каждой отрасли знаний и отрасли практической деятельности.

Системы документной классификации.

Классификация наук отражает и рассматривает развитие и взаимосвязи наук, изучающих формы движения материи, последовательность и взаимосвязи самих форм движения. Становление научных знаний, связанное с изменением и субординации отдельных наук, дифференциацией и интеграцией и возникновением новых наук, сопровождает изменением и усложнением классификации.

Появившиеся исторически системы классификации фиксируют общую картину становления человеческой информации, изучение которой имеет большое значение для развития теории вообще и развития теории документных классификаций в частности.

Информация содержащаяся в документальных источниках, по своей значимости может быть краткосрочной, длительных сроков, постоянной. Соответственно и документальные материалы подразделяются в зависимости от ценности информации, заключенной в них – временных сроков хранения, длительных, постоянных. Информация может приобрести научное, практическое и историческое значение сразу же после ее создания или какое то время спустя (чаще это бывает с научными идеями). Информация, документ, имеющий непреходящее научное значение, становится историческим источником постоянной ценности.

Классификация.

В формальной логике под классификацией понимается разделение предметов какого – либо рода на классы по наиболее существенным признакам, присущим предметам данного рода и отличающим их от предметов других родов, при этом каждый класс занимает в получившейся системе определенное постоянное место и, в свою очередь, делится на подклассы.

В зависимости от признаков оснований, по которым распределяются предметы и явления, классификация может быть искусственной или естественной. Естественная классификация берет в основу распределение предметов и явлений исторически. Как отмечает Б. М. Кедров, “любая искусственная классификация вещей или знаний о вещах характеризуется прежде всего отсутствием историзма.

Она раскрывает и толкует связи между вещами, а так же между знаниями о них не как результат исторического развития, не как связи, сложившиеся необходимым образом в процессе этого развития, но как связи случайные, внешние, а нередко как установленные самим человеком ради удобства охвата данного материала. Напротив, подлинно естественная классификация в той или иной форме отражает именно те связи и отношения между подлежащими классификации объектами, которые сложились в итоге их исторического развития или развития знаний о них”.

Научная классификация основывается на диалектико-математическом анализе классифицируемых объектов и понятий. В диалектической логике классификация определяется как раскрытие внутренней необходимой связи между группами, классами, родами, по которым распределены классифицируемые предметы.

В связи с этим некоторые авторы подразделяют научную классификацию по видам соответственно этапам развития и степени проникновения в изучаемые объекты: описательные классификации; описательные классификации с объяснениями; сущностные классификации.

Описательные классификации – наиболее элементарные и формальные. В них объекты распределены строго по классам, а между классами можно провести резкие различительные линии, в силу чего однозначно решается вопрос, к какому из классов относится данные объект. Такие классификации нередко применяются на начальных ступенях и носят характер предварительной систематизации.

Когда исследование переходит от анализа явления к вскрытия его сущности, от простой констатации наличия структуры анализируемого множества к нахождению его основания, от знания факта существования данных классов исследуемого объекта к знаниям со следующим видом классификации – описательной классификации с объяснением.

Формулировка закономерностей образования классов является дальнейшим шагом в развитии классификации и представляет вид классификации называемой сущностной. На этой стадии обнаруживается, что объекты одного класса многими нитями связаны с объектами других классов. Переход от описательной классификации к сущностной влечет за собой существенную перестройку первоначальной классификации. Происходит перераспределение объектов по классам, иногда выделяются новые классы или несколько классов сливаются в один. Производится и перегруппировка связей между классами, на основании характера этих связей.

Таким образом, научные классификации дают нам знание факта существования данных классов исследуемого объекта или знание закономерности их образования.

Научная классификация, отражая объективные закономерности исследуемых процессов, служит основой логико-математического или информационного моделирования, при котором сведения описываются с помощью логических формул.

Применение методов математической обработки информации и изучение формально логической структуры классификаций позволило определить возможности их использования при поиске информации при помощи электронных вычислительных машин. Машинное классифицирование требует, чтобы слова и словосочетания, выражающие объекты и понятия, были строго формализованы. в связи с этим широко экспериментируется применение машинной “памяти” и последующих механизированных поисков.

Среди многих проблем информационных поисков, в частности поисков с применением средств механизации и автоматизации, одним из важных является анализ содержания документов. Анализ содержания документа до сих пор является трудоемкой работой, выполняемой как правило, людьми, а не машинами. Сложность этой задачи состоит в том, что она является частью решения более сложной проблемы – формализации мышления.

Как видим, классификация выполняет важные функции не только в научном исследовании предметов и явлений, относящихся ко всему многообразию объектов, но и в организации процесса получения и обработки информации о нем.

В истории поиска сведений разработано не мало определений понятия классификации документальной информации. Главным образом библиотечно-библиографические классификации, а так же классификации делопроизводственных и архивных документов.

Е. И. Шамурин определил понятие библиотечно-библиографической классификации как распределение произведений печати и других произведений письменности по отделам (классам), подотделам (подклассам) и дальнейшим более детальным распределением в определенной логической последовательности и соподчинении на основе каких – либо общих признаков содержания и рода произведений печати – с одной стороны, и различия между ними - с другой. М.Ч.Т. полагают, что классификация документной информации “заключается в группировке научных документов по отраслям знаний, отдельным проблемам, предметам или по каким либо формальным признакам, например расстановка документов или изданий в алфавитном порядке имен их авторов или их заглавий” под библиотечной классификацией авторы понимают распределение документов по отраслям знаний в соответствии с содержанием этих документов

Словарь архивных терминов определяет классификацию сведений из документов как отнесение их к делению схем классификации на основе общих признаков между ними.

МФД, которая под документной классификацией понимает любой метод установлений связей, родовых или каких либо иных, между отдельными семантическими единицами, независимо от степени иерархических систем.

Установлено, что научно-техническая информация устаревает через 10-15 лет, а экономическая в более короткий срок.

Классификация знаний является объектом философии. Каждая наука, будь то теоретическая или прикладная, разрабатывает классификацию объектов своего изучения, без чего невозможно обобщение закономерностей развития той стороны природы и общества, которую эта наука изучает. Объектами изучения библиотековедения, документоведения, архивоведения, источниковедения и других научных дисциплин, являются различные виды документов как носители информации. В зависимости от целей и задач научной разработки, в этих научных дисциплинах на различных стадиях работы с документами складываются определенные типы (библиотечная, делопроизводственных документов, архивных документов, исторических источников), и в их пределах – виды классификации материалов.

При классификации наиболее крупной категории материалов – документации учреждений, находящейся в делопроизводстве, мы встречаемся с тремя видами классификационных схем: номенклатурами, создаваемыми с целью формирования дел и имеющими в связи с этим в основе своего построения такие признаки, как происхождение (учреждение или его структурная часть), время создания материалов, а в пределах города – виды документов; перечнями документальных материалов, составляемыми с целью определения срока хранения документов и имеющие в основе классификации функций деятельности учреждения, а внутри их – виды документов; классификаторами, создающимися в целях научной группировки сведений из документов для быстрого поиска информации.

Классификаторы строятся с учетом деятельности учреждения, отраслей, тем и предметов содержания документов.

В целом вся система классификации в делопроизводстве служит основой организации так называемых первичных комплексов документа и закладывает основы фондов для дальнейшего хранения и использования материалов в учреждении и государственном архиве.

Схема классификации исторических источников по содержа­нию может рассматриваться как информационно-поисковый язык. После детальной разработки эта схема классификации письменных исторических источников может с успехом использо­ваться для классификации документной информации, содержа­щейся в архивных комплексах соответствующего периода. Ко­гда схема будет детализирована, а ее деления получат индексы, исторические источники, например древние рукописи всей стра­ны, могут быть каталогизированы по единой программе незави­симо от места их хранения.

В свою очередь, архивные учреждения, которым предстоит разработка схемы классификации материалов досоветского пе­риода, могли бы также в се основу положить схему классификации исторических источников по содержанию, а в идеальном случае эти схемы должны совпадать. Наконец, схема класси­фикации исторических источников по содержанию окажет из­вестное влияние на схему единой классификации произведений печати и документальных материалов. Как видим, все системы документной классификации основываются на общих признаках документов и имеют значительное сходство между, собой

Документная классификация на первой стадии в делопроиз­водстве является инструментом организационной и управленче­ской деятельности учреждения, затем — организации архивного хранения и получения информации и, наконец, анализа докумен­тов как исторических источников.

Вот почему классификация документальных материалов па всех стадиях должна быть глубоко историчной и строиться на марксистско-ленинской методологической основе. Эти требова­ния целиком и полностью относятся к классификации докумен­тов в архивах, проводимой в целях поиска информации.

Особенности документной классификации на этой стадии состоят в том, что, с одной стороны, объектом классификации здесь являются исторические источники и, соответственно, их классификация должна отвечать требованиям, предъявляемым к классификации исторической наукой. С другой стороны, тек­стовые и другие архивные документы, являясь объектами ин­формации, по способам извлечения данных, их группировки и описания, в какой-то степени поддаются тем же закономерно­стям, которые характерны и для других объектов информации-— книг, журналов, патентов, кипофотофономатериалов, технической документации и др.

Схемы классификации наук, являясь результатом человече­ского мышления, несовершенны, как несовершенно и само мыш­ление. Действительность в них отражается в огрубленном и упрощенном виде. Классификация наук ввиду несовершенства знании не может рассматриваться по всем областям знаний как бесспорная. Что касается документных классификаций, то в них отражаются не формы движения материи, не непосредст­венные явления и предметы, их связи в объективном мире, а их отражение книгами, делопроизводственными, архивными и дру­гими документами, что «огрубляет» и «омертвляет» действи­тельность в еще большей степени В документных классифика­циях степень огрубления действительности еще более возраста­ет — в самом нашем мышлении, которое мы намереваемся от­разить в схеме. В завершенной схеме мы имеем уже огрубле­ние действительности «второй степени». Если же учесть процесс фактической группировки по рубрикам классификационной схемы конкретного содержания книг и документов, то степень огрубления действительности становится многостепенной, так как раскрытие связей в природе и обществе, данное в книгах и документах, при их классификации по схеме, в свою очередь, также огрубляется. Таким образом, классификация наук и документные классификации с различной степенью точности от­ражают реально существующие связи объективного мира. Диалектико-материалистическое понимание процессов раз­вития определяет основные принципы классификации наук и базирующихся па ее основе документных классификаций: объ­ективность отражения связей, исторический подход, всесторон­ность и комплексность изучения классифицируемого материала.

Принцип объективности
выражается в соответствии класси­фикации развитию внутренних связей самих предметов и яв­лений. В последовательности группировки и расположения све­дении должны быть отражены закономерности развития и по­следовательность, объективно присущие явлениям реального мира. Применение принципа объективностипpи классификации книг. делопроизводственных, архивных материалов н других до­кументов, имеющих значение исторических источников, позво­ляет научно обоснованно воспроизвести взаимосвязи наук, их соотношение с практической деятельностью общества, правиль­но отразить организацию государственного аппарата и его от­дельных частей на разных этапах развития государств и в со­ответствии с этим классифицировать содержание различных видов источников информации.

Принцип объективности проявляется в отражении интересов рабочего класса, в сознательном классовом подходе при оценке и классификации явлении и фактов. Принцип объективности яв­ляется главным условием марксистско-ленинского анализа и служит выражением основного требования коммунистической партийности.

Принцип историзма.
Историзм процессов развития природы и общества отражен в какой-то мере в самих объектах класси­фикации, т. е. информации и в различных формах ее фиксации - книгах, документах и т. н. В классификациях, особенно иерар­хических, необходимо сведения располагать от низшего к выс­шему, от простого к сложному, освобождаясь от случайностей, имеющих место в реальном историческом процессе.Принцип историзма позволяет конкретизировать подход к классифициру­емым явлениям, он допускает рассмотрение не самого процесса развития, а его определенного этапа или результата развития на определенном этапе. В связи с этим подход к анализу объек­тов может быть структурным,
когда анализируются взаимосвя­зи объектов, их внутреннее строение (структура), и генетиче­ским,
когда исследуется процесс возникновения и происхожде­ния (генезис) объектов.

Эти обе стороны принципа историзма важно учитывать при классификации объектов, связанных с общественными наука­ми, и в частности с исторической наукой, использующей дан­ные всех упоминаемых выше источников, начиная с книг и кон­чая различными видами документов, а следовательно—имею­щей дело с различными системами документной классификации. Историческая наука исследует историю человеческого общества в целом — всего мира или отдельных частей земного шара (ге­незис развития), а также отдельные структурные элементы развития общества — производительные силы, производственные отношения, базис, надстройка и т.п.

Принцип историзма при классификации делопроизводствен­ных и архивных документов предполагает глубокое изучение их исходя из особенностей тон конкретной исторической обстанов­ки, в условиях которой они возникли, с учетом времени и ме­ста их образования. В соответствии с принципом историзма документальные материалы ГАФ СССР подразделяются на две большие группы по историческим эпохам, в процессе которых они возникали - на материалы эпохи социализма и на материа­лы феодальной н капиталистической эпох (феодальной и капи­талистической общественно-экономических формации).

При раскрытии содержания документальных материалов согласно классификационным схемам принцип историзма про­является в учете специфики документов конкретных историче­ских периодов, народности, языка, социальных н классовых от­ношений и т.п.

В схемах документной классификации, особенно в схемах письменных исторических источников, широко сочетаются обе стороны принципа историзма (структурный и генетический).

Принцип историзма является одной из основ методологии документной классификации. Без истории нет теории. Теория воспроизводит историю, но в очищенном, освобожденном от случайностей обобщенном виде. Принцип историзма помогает правильно понять направления развития классификационных методов и лучшие из них использовать при разработке новых систем.

Принцип всесторонности и комплексности.
Всесторонне из­учить объекты классификации - книги и документы - это зна­чит подвергнуть их содержание глубокому и тщательному ана­лизу, исходя при этом не из одной какой-либо конкретной пред­посылки, а учитывая все те направления, по которым могут быть использованы рассматриваемые носители информации.

Принцип всесторонности и комплексности изучения доку­ментов пронизывает все основные этапы документной классифи­кации, начиная с определения классификационных признаков предметов и кончая изучением аспектов поиска информации. Особое значение этот принцип имеет при классификации исто­рических источников и при их описании в каталогах, когда необ­ходимо учитывать способ воспроизведения документа, матери­ал, па котором он написан, рисунки, различные пометы и мно­гие другие специфические особенности. Всестороннее изучение изданий и документов позволяет установить все аспекты их со­держания н правильно определить их место в системе класси­фикации.

Рассмотренные основные принципы, общие для классифика­ции знаний и документных классификаций, являются методоло­гической основой при разработке всех систем классификации, независимо от того, являются ли они иерархическими, фасетными, предметными или дескрипторными. Для иерархических си­стем эти принципы наиболее важное значение приобретают при разработке главных таблиц классификаций («основного ряда»).

Проблема «основного ряда» в иерархических документных классификациях
затрагивает многие теоретические вопросы. Важнейший из них—вопрос о группировке и расположении знании, фактов, событий, явлении на первой ступени деления. В библиотечных системах, имеющих целью классифицировать книжные знания, заложено стремление максимально отразить классификацию наук. Как мы могли видеть в предыдущих гла­вах, почти все иерархические системы библиотечной классифи­кации в качестве главных своих делений имеют названия наук или групп наук, хотя имеются и деления, обозначающие области практической деятельности людей.

Среди библиотековедов долгое время шла дискуссия о порядке размещения наук о природе и наук об обществе. Од­ни авторы, ссылаясь на классификацию наук, данную Ф. Энгель­сом, полагают, что основной ряд должен начинаться с наук о природе. Другие, подчеркивая задачи и отличия библиотечной классификации от классификации наук, считают более правильным в пропагандистских и воспитательных целях начинать ос­новной ряд с общественно-политических паук.

Хотя, классифицируя знания, составляющие содержание книг, библиотечно-библиографические классификации макси­мально приближаются к классификации наук, они не могут с ней совпадать, поскольку имеют свое специфическое назначение, отличное от назначения классификации наук. Все иерархические библиотечно-библиографические классификации в отличие от .классификации наук, однолинейны (этим преследуются прак­тические цели—в частности, такие, как расстановка книг на полках); также и в систематических каталогах—каждая паука занимает одно, определенное для нее классификацией место в линии. Поэтому-то иерархические библиотечно-библиографические классификации лишь относительно вскрывают многообра­зие взаимосвязей наук и в них труднее отразить многоаспект­ный характер знании. Отсюда условность и известная искус­ственность иерархических библиотечно-библиографических класс­ификаций.

Однолинейная классификация наук в библиотечно-библиографических схемах представляет собой известное упрощение действительных связей и взаимоотношений, существующих как между отдельными науками, так и между целыми их группами, обнаруживая в некоторых случаях заметную искусственность. Такого рода искусственность и огрубление действительности не­избежны при постановке задачи от разветвленной к однолиней­ной классификации наук в любом ее виде.

Б. М, Кедров показывает, что разветвленный и, по сути де­ла, непрерывный ряд наук может быть при переходе к одноли­нейной классификации разорван, строго говоря, в любом месте Наименее искусственным был бы разрыв в пункте, соединяющем философские и общественные науки. В прикладной классифи­кации, какой является библиотечно-библиографическая классификация, по мнению Б. М. Кедрова, допустимо построение ли­нейного ряда путем перехода от философских наук к паукам об обществе. Эта идея нашла отражение при разработке основного ряда ББК.

Библиотечно-библиографические классификации, и отличие от классификации наук, дают возможность создавать комплек­сы литературы не только по содержанию, но и но другим при­знакам—таким как читательское назначение (учебники, по­собия, справочники), языковый признак и т. и. В ней предусмат­ривается возможность группировки литературы общенаучного характера — библиографий, энциклопедии.

В библиотечно-библиографические классификации, вследст­вие ее практического назначения вводятся комплексы, выходя­щие за пределы одной формы движения, одной науки. К таким комплексам относятся так называемые общие отделы. Это про­истекает вследствие несоответствия понятий «форма движения материи» и «предмет» науки. Даже и для классификации наук понятия «форма движения материи» или «объект, изучаемый наукой» не всегда совпадают с понятием «предмет» в общеприня­том смысле этого слова.

«Предметом» может быть любая вещь, существующая в при­роде, каждое явление или процесс. «Форма движения»—поня­тно в одних случаях более широкое, чем «предмет», в других— значительно более узкое. «Как одна из форм физического дви­жения,— писал Е. И. Шамурин,— «теплота» является более об­щим понятием, чем предмет или группа предметов (неоргани­ческое тело, растение, животное), в которых наблюдаются теп­ловые явления. В свою очередь, каждое из понятий «минерал», «растение», «животное», «человек» шире, чем «теплота», так как во всех перечисленных «предметах» (дисперсных частицах орга­низованной материи) происходят те только тепловые, но и раз­личные другие процессы. Температурные явления—только од­на сторона их существования, следовательно, одна грань, один аспект их научного изучения.

Документные классификации как научные классификации.

Для научно-технической революции 20-го в. характерно ис­пользование не известных ранее видов энергии, применение но­вых способов обработки материалов, возникновение «мыслитель­ных» функций у машин, ускоренное развитие теоретических па­ук. На стыке традиционных наук возникли новые науки и науч­ные направления. Прекрасным примером интеграции наук является кибернетика, объединившая множество известных, но внешне мало связанных между собой направлений, - таких как организация, управление, информация, труд и т. и. - и рассмат­ривающая их с математической, биологической, инженерной, эко­номической н социальной точек зрения.

Новое качество приобрели так называемые прикладные нау­ки, которые становятся специальными, а в ряде случаев—самостоятельными отраслями знания. Они перестали быть наука­ми «второго сорта», отстающими от основных. Для приклад­ных наук свойственна теснейшая связь с практикой, детальный анализ внутренних связей между предметами н явлениями, обус­ловленные характером объектов исследования.

Деление наук на теоретические и прикладные весьма ус­ловно. Между теоретическими и прикладными знаниями существуютнастолько тесные взаимосвязи, что подчас невозможно определить, где кончаются теоретические науки и начинаются прикладные.

Заметная разница наблюдается только в результате, а не в процессе исследования: исследование в прикладной науке при­водит к реформам, а в теоретической - к революции.

Библиотековедение, документоведение, архивоведение, источ­никоведение, к которым относятся рассматриваемые выше документные классификации, являются прикладными науками и могутбыть отнесены к классу общественных наук. Они изучают произведения печати, современные и исторические документаль­ные материалы, созданные на различных материальных носителях, как продукт человеческого интеллекта, предназначенный для людей и используемый людьми. Поэтому названные науки н научные направления тесно связаны с другими общест­венными науками - такими как история, социология, наука уп­равления, а также со смежными науками—кибернетикой, информатикой и др.

Указанные прикладные науки (как и все науки) не останав­ливаются на собирании, изложении и систематизации материа­ла, а изучают с помощью исторического н логического методов внутренние связи между явлениями и фактами, давая им теоре­тическое объяснение н обобщая их. Одним из методов такого изучения является разработка соответствующих документных классификаций.

Прикладные науки, классификации которых рассматрива­ются, глубоко историчны как по времени возникновения, так и но методам исследования.