Введение
Тема моей курсовой работы определилась в процессе изучения тематической литературы, статей и комментариев специалистов по вопросам управленческого учета в России. Я поняла, что одной из главных проблем для управленческого учета в России это то, с чего собственно должен начаться управленческий учет, т.е. его внедрение в процесс деятельности и управления предприятием.
До сих пор у российских руководителей нет четкого понимания этого вида учета и это, пожалуй, одна из основных проблем в процессе постановки системы управленческого учета. В то время как необходимость принятия управленческих решений, связанных с функционированием и развитием бизнеса, рано или поздно заставляет Генерального Директора задуматься о создании такой системы учета и от четности, которая позволила бы ему без проблем и, желательно, не покидая кабинета, решать несколько задач:
получать необходимую для принятия стратегических решений информацию о своем бизнесе в финансовых и натуральных показателях;
следить за финансовыми последствиями управленческих решений;
наблюдать за эффективностью деятельности, как всего предприятия, так и каждого структурного подразделения, а в некоторых случаях оценивать и эффективность отдельных операций.
Не имея личный опыт в данном вопросе, я все же постараюсь, как можно более подробно рассмотреть его, основываясь на практическом опыте различных российских предприятий и мнениях специалистов в данной области.
Управленческий учет: российские особенности
Управленческий учет – система сбора и группировки финансовой и нефинансовой информации, на основе которой менеджеры принимают решения для достижения целей организации (определение из книги Чарлза Хорнгрена, Джорджа Фостера и Шриканта Датара «Управленческий учет»).
Общепризнанный специалист в области управленческого учета Колин Друри в книге «Управленческий учет для бизнес-решений» определяет управленческий учет как предоставление руководителям организации «информации, на основе которой они могут обоснованно принимать решения и повышать эффективность и производительность текущих операций. Информация по управленческому учету позволяет измерять экономические показатели операционных структур организации, действующих децентрализованно, таких как ее отдельные подразделения, цехи и отделы. Управленческая отчетность является в полной мере факультативной, то есть такая информация готовится только в том случае, если предполагается, что выгоды от нее будут выше расходов на ее подготовку».
По мнению Светланы Николаевой и Сергея Шебека, авторов книги «Управленческий учет. Легенды и мифы», управленческий учет – это «система управления организацией, предполагающая реализацию управленческих функций в отношении:
совокупности процессов, составляющих деятельность организации;
участвующих в процессах структурных единиц организации;
используемых в процессах ресурсов;
показателей, отражающих характеристики всех других категорий объектов управления, для достижения текущих и стратегических целей организации».
Долгое время в практике российских компаний управленческий учет воспринимался как «реальный учет, объективно отражающий операции компании» (см., в частности, статью: Божко П. Особенности управленческого учета на российских предприятиях // Финансовый директор. 2003. №2). Это было связано с тем, что еще лет пять назад большинство отечественных компаний использовали различные методы минимизации налогообложения. В этих целях создавались фиктивные организации, применялись схемы налогового планирования, некоторые операции не фиксировались в официальном учете. А для того чтобы собственники бизнеса и руководители предприятий видели всю картину бизнеса, велся управленческий учет. Как правило, в его основе лежали принципы, схожие с установленными для бухгалтерского учета, а более продвинутые компании за основу брали МСФО. Последний вариант наиболее наглядно демонстрирует противоречие в понимании управленческого учета в России и за рубежом, так как МСФО – это по определению финансовый учет, который, несмотря на свою прозрачность, не обеспечивает менеджмент компании всей необходимой для принятия управленческих решений информацией. В последнее время в силу изменения в России налогового климата и развития практики управленческого учета все больше отечественных компаний применяют управленческий учет в его классическом понимании.
Ведь в отличие от финансового (бухгалтерского) учета, который ведется на предприятиях в соответствии с законодательством, управленческий учет служит исключительно для принятия управленческих решений. Преимущества системы управленческого учета следующие:
она написана конкретно «под предприятие»;
система гибкая и при необходимости легко адаптируется к новым процессам, возникающим в рамках осуществления основной деятельности;
она включает в себя как натуральные, так и финансовые показатели;
при должном внедрении системы все принципы учета понятны сотрудникам и руководителям структурных подразделений, а промежуточная отчетность используется ими для более эффективного решения повседневных задач.
Разработка системы управленческого учета
Концепция системы управленческого учета базируется в первую очередь на пожеланиях Генерального Директора. Именно он определяет, какая информация ему необходима для анализа принимаемых решений. Если Генеральный Директор уделяет внимание показателям сбыта, его могут заинтересовать:
рентабельность каждой позиции товара;
сроки оборачиваемости товара;
период пребывания товара в пути;
сроки нахождения товара на складах;
накладные расходы, связанные с территориальным перемещением товара.
Если руководителя больше интересуют финансы, он может потребовать предоставлять ему:
данные о финансовой оборачиваемости реализуемых товаров и услуг;
размеры выплат по заемным ресурсам;
платежные характеристики контрагентов;
себестоимость произведенных товаров и услуг;
финансовый результат.
Практически по всем показателям (и производственным, и финансовым, и сбытовым) можно проследить полный цикл деятельности предприятия и понять, на каких этапах эффективность его работы высока, а какие процессы требуют доработки.
Пример из практики
ОАО «Промтрактор», Чебоксары
Директор по экономике: «Для нашего Генерального Директора управленческий учет является инструментом, с помощью которого принимаются как тактические, так и стратегические решения. Управленческий учет на «Промтракторе» включает в себя более 1000 финансовых и нефинансовых показателей, позволяющих диагностировать «здоровье» как предприятия в целом, так и отдельных его «органов» с периодичностью, достаточной для принятия необходимых управленческих решений и корректирующих действий, если поступил сигнал о наличии проблем».
Для успешной разработки системы управленческого учета на предприятии финансовой службе рекомендуется:
1. Определить финансовую структуру предприятия путем выделения центров финансовой ответственности.
2. Разработать состав, содержание и формы управленческой отчетности.
3. Разработать классификатор управленческого учета.
4. Разработать методы управленческого учета затрат и калькуляции себестоимости продукции.
5. Разработать управленческий план счетов и порядок отражения типовых хозяйственных операций.
6. Разработать внутренние положения и инструкции, регламентирующие ведение управленческого учета.
7. Провести соответствующие организационные изменения на предприятии.
Определение финансовой структуры предприятия
Прежде чем приступить к сбору, обработке и оценке управленческой информации, важно четко определить, какие подразделения в состоянии представить необходимые данные. С этой целью создается финансовая структура предприятия, которая представляет собой совокупность центров финансовой ответственности (ЦФО)2.
Если внедрять управленческий учет с нуля, то можно столкнуться с парадоксальной ситуацией, когда одни и те же данные поступают из разных служб компании. Естественно, цифры будут отличаться, поскольку каждая из служб до этого собирала информацию «для себя» так, как считала правильным. Соответственно, одной из задач является сверка данных, составляемых в разных подразделениях, чтобы финансово-экономическая служба могла определить, чьи показатели ей можно использовать в управленческом учете.
В соответствии с теорией и практикой корпоративного управления отдельные компании, структурные подразделения, службы, цеха, отделы или группы являются центрами финансовой ответственности. Их начальники несут ответственность за конкретные участки работ и решение поставленных руководством задач. В зависимости от полномочий и ответственности руководителей структурной единицы она может быть центром затрат, центром доходов, центром прибыли, центром инвестиций.
На практике финансовую структуру любого предприятия можно описать с использованием вышеуказанных типов центров финансовой ответственности.
Краткий словарь терминов
Центр затрат
— подразделение (совокупность подразделений), руководитель которого отвечает за выполнение поставленных задач в рамках выделенного бюджета затрат.
Существуют два основных типа центров затрат: центр нормативных затрат; центр управленческих затрат.
Центр нормативных затрат
— подразделение (совокупность подразделений), руководитель которого отвечает за достижение планового уровня затрат на единицу продукции (работ, услуг) (например, производственный отдел, отдел закупок).
Центр управленческих затрат
— подразделение (совокупность подразделений), руководитель которого отвечает за достижение планового уровня суммарных затрат (например,
бухгалтерия
, администрация).
Центр доходов
— подразделение (совокупность подразделений), руководитель которого в рамках выделенного бюджета затрат отвечает за максимизацию доходов от продаж.
Центр прибыли
— подразделение (совокупность подразделений), руководитель которого отвечает за максимизацию прибыли (обладает полномочиями принимать решения, влияющие на прибыль путем как снижения затрат, так и увеличения доходов).
Центр инвестиций
— центр ответственности, руководитель которого обладает полномочиями руководителя центра прибыли, а также отвечает за уровень и эффективность инвестиций.
Пример построения финансовой структуры
Предприятия российского холдинга «Оптовая торговая компания» торгуют товарами массового спроса нескольких товарных групп на базе региональных центров — филиалов.
Управляющая компания состоит из подразделений, работающих по семи функциональным направлениям: административная деятельность, маркетинг, информационные технологии, логистика, складская деятельность, закупки, продажи (по видам товаров). Кроме того, у организации есть четыре филиала, каждый из которых состоит из подразделений, ведущих такую же деятельность, как и управляющая компания. Исходя из этого можно сформировать финансовую структуру холдинга (см. табл. 1).
Для более удобной и полноценной интерпретации данных управленческого учета автор статьи рекомендует присваивать каждому ЦФО определенный уровень. Так, в табл. 1
первому уровню соответствуют управляющая компания и ее территориальные филиалы;
второму уровню — подразделения, сгруппированные по функциональным направлениям деятельности всего холдинга;
третьему уровню — отдельные структурные подразделения управляющей компании и филиалов.
В соответствии с определенными уровнями каждому ЦФО присваиваются коды. Компания использовала для кодировки ЦФО во внедряемой информационной системе шестизначные коды: первые две цифры указывают на территориальное подразделение холдинга (10 — Управляющая компания, 20 — Филиал 1 и т. д.4). Первые две цифры «00» в коде ЦФО означают, что речь идет обо всем холдинге.
Вторые две цифры указывают на направление деятельности:
01 — Администрация,
02 — Маркетинг,
03 — Информационные технологии,
04 — Логистика,
05 — Складская деятельность,
06 — Закупки,
07 — Общие продажи,
08 — Продажи первого товарного направления (ТН 1),
09 — Продажи второго товарного направления (ТН 2),
10 — Продажи третьего товарного направления (ТН 3).
Вторые две цифры «00» в коде ЦФО означают, что речь идет обо всех направлениях деятельности.
Последние две цифры указывают на номер подразделения в рамках функционального направления или территориального подразделения. Например, код «10 05 02» означает, что речь идет об управляющей компании (10), функциональном направлении — складская деятельность (05), а цифры «02» указывают на второе подразделение управляющей компании в рамках этого функционального направления (склад № 1).
Третьи две цифры «00» в коде ЦФО означают, что речь идет обо всех подразделениях в рамках функционального направления или территориального подразделения.
Таким образом, агрегированные данные, например, по центру затрат второго уровня 00 01 00 «Администрация», отражают затраты на содержание администрации всего холдинга (суммарные затраты на содержание администрации управляющей компании и администраций всех филиалов).
Разработка управленческой отчетности
Для каждого центра ответственности надо разработать набор показателей, характеризующих эффективность его деятельности, а также регламент сбора, обработки и хранения полученной информации. Для этого нужно создать формы управленческой отчетности, в которые будут заноситься все данные.
Состав, содержание и формы управленческой отчетности необходимо разрабатывать с учетом следующих принципов:
· релевантности (управленческая отчетность должна быть полезной для принятия конкретных управленческих решений, а не просто информировать о тех или иных аспектах деятельности компании);
· оперативности;
· адресности (отчетность должна представляться конкретным менеджерам в соответствии с их положением в иерархии управления);
· достаточности (информации в отчетности должно быть достаточно для принятия управленческих решений на соответствующем уровне, в то же время она не должна быть избыточной и отвлекать внимание руководителей на несущественные или не относящиеся к делу сведения);
· аналитичности (управленческая отчетность должна предполагать возможность проведения последующего анализа с минимальными затратами времени);
· понятности;
· достоверности;
· сопоставимости (сопоставимость управленческой отчетности дает пользователям возможность выявить сходства и различия данных, представленных в нескольких пакетах отчетности. Сопоставимость достигается за счет использования одинаковых принципов учета в схожих сделках и условиях).
Как показывает практика ведения управленческого учета на российских предприятиях, всю управленческую отчетность можно разбить на три блока:
1. управленческая отчетность о финансовом положении, результатах деятельности и изменении финансового положения предприятия;
2. управленческая отчетность по ключевым показателям деятельности;
3. управленческая отчетность об исполнении бюджетов предприятия.
Пример из практики
ГК «Ютлэнд»
На предприятиях, входящих в ГК «Ютлэнд», текущее управление финансами основано на системе бюджетирования — формируются бюджет доходов и расходов и бюджет движения денежных средств. Для учета и контроля исполнения бюджетов проводится анализ «план — факт», который реализован в основной корпоративной информационной системе.
Для оценки деятельности отдельных ЦФО применяются различные формы отчетности. Для ЦФО, отвечающих за получение дохода, определена форма, позволяющая контролировать и учитывать объем продаж, наценку по товарным группам и каналам сбыта, размер дебиторской задолженности, валовую прибыль. А в форме отчетности для центров затрат отражены объем и стоимость полученных услуг, работ, израсходованных материалов, имущественных активов.
Кроме того, регулярно проводится анализ дебиторской задолженности и определяется ее норма в расчете на каждого покупателя. Выполнение плана по дебиторской задолженности выделено в отдельный отчет. Также существует форма управленческой отчетности, которая позволяет оценить эффективность размещения оборотного капитала в различные товарные группы. К традиционным формам отчетности можно отнести и отчет о прибылях и убытках с учетом курсовых разниц (поскольку основной учетной валютой является доллар США), баланс и отчет о движении денежных средств. Минимальный период составления отчетности, принятый в управленческом учете компании, — месяц.
Управленческая отчетность российских компаний, как правило, составляется на основе МСФО, ГААП или российских бухгалтерских стандартов. Главные отличия управленческой отчетности от бухгалтерской заключаются в степени детализации (в управленческой отчетности представлена более подробная аналитическая информация), способах группировки данных (в управленческой отчетности данные могут группироваться по принципам, отличным от бухгалтерских) и в степени точности информации (в некоторых случаях, особенно в оперативных управленческих отчетах, допускаются определенная погрешность и использование приблизительных данных).
При разработке методики составления и обработки отчетности требуется взвешенный подход к определению сроков подачи управленческой отчетности, количества представляемых данных, их формата.
Каждое предприятие разрабатывает управленческую отчетность, ориентируясь прежде всего на свои потребности в управленческой информации. С одной стороны, не имея всей информации, руководство компании не сможет принимать взвешенных решений, с другой — если информации слишком много - менеджеру становится труднее выделить самые важные данные, оказывающие наибольшее влияние на развитие предприятия. Так, по информации журнала «Секрет фирмы», руководство холдинга, включающего Нижнетагильский и Западносибирский металлургические комбинаты, оценивает оптимальность бизнес-процессов холдинга всего по одному показателю эффективности — скорости движения оборотных средств.
Пример управленческой отчетности
Управленческая отчетность российского промышленного холдинга «Пищепром» представлена следующим образом.
1. Стандартная управленческая отчетность о финансовом положении, рез
1.1. Управленческий баланс.
1.2. Управленческий отчет о прибылях и убытках.
1.3. Управленческий отчет о движении денежных средств:
1.3.1. Управленческий отчет о движении денежных средств 1 (прямой метод). Прямой метод составления отчета о движении денежных средств.
Метод расчета чистого притока/оттока денежных средств по основной деятельности. Рассчитывается как разница доходов, обеспеченных реальным поступлением денежных средств, и расходов, связанных с реальными платежами.
1.3.2. Управленческий отчет о движении денежных средств 2 (косвенный метод).
Косвенный метод составления отчета о движении денежных средств.
Метод представления потоков денежных средств от операционной деятельности, при котором чистая прибыль или убыток корректируется с учетом результатов операций неденежного характера, любых отсрочек или начислений прошлых периодов или будущих операционных денежных поступлений или платежей и статей доходов или расходов, связанных с инвестиционными или финансовыми потоками денежных средств.
2. Управленческая отчетность по ключевым показателям деятельности.
3. Управленческая отчетность об исполнении бюджетов (см. табл. 2).
Этот блок управленческой отчетности представлен анализом «план — факт» по всем составляемым в холдинге «Пищепром» бюджетам.
Разработка классификаторов и кодификаторов управленческого учета
Классификаторы управленческого учета определяют и описывают различные объекты учета с целью их однозначной трактовки всеми участниками процессов планирования, организации, стимулирования и контроля на предприятии. Как и в случае с управленческой отчетностью, количество и типы используемых классификаторов каждое предприятие определяет исходя из своих потребностей. Наиболее распространенными классификаторами управленческого учета, применяемыми в российских компаниях, являются:
· виды производимой продукции, оказываемых работ и услуг;
· виды доходов;
· центры финансовой ответственности;
· места возникновения затрат;
· виды (экономические элементы) затрат;
· статьи калькуляции;
· виды активов;
· виды обязательств;
· виды собственного капитала;
· проекты;
· направления инвестиций;
· основные и вспомогательные бизнес-процессы;
· типы клиентов;
· категории персонала.
Внутри каждого классификатора вводится сквозная нумерация. Если есть необходимость детализировать объекты учета, можно использовать многоуровневую структуру кода. Классификаторы и кодификаторы играют важную роль и при автоматизации управленческого учета.
Пример классификатора
Пример типичного классификатора приведен в табл. 3. При необходимости в классификаторе можно использовать и пятизначный код, разбив каждый из элементов затрат на подэлементы. Например, в статье затрат «Покупные сырье и материалы» с кодом 101 появятся подстатьи 10101 — «Топливо», 10102 — «Основные материалы», 10103 — «Вспомогательные материалы» и т. д.
Разработав все необходимые классификаторы, предприятию можно переходить к определению методов управленческого учета затрат и калькуляции себестоимости.
Внедрение системы управленческого учета.
Главная цель внедрения системы управленческого учета на предприятии — обеспечение руководства компании максимально полной информацией, необходимой для эффективной работы. Часто на российских предприятиях внедрение управленческого учета осуществляется по инициативе высшего руководства, которому не хватает конкретной управленческой информации.
Разработка и внедрение системы управленческого учета требуют немало усилий и времени (на крупных предприятиях этот процесс может занять несколько месяцев) и не сразу дают результаты. Понадобится время и на апробирование системы, и на накопление информации, которая поможет скорректировать систему управленческого учета уже по ходу внедрения.
Организациям, планирующим внедрить комплексную систему управленческого учета, рекомендуется четко определить ответственное лицо либо сформировать специальную команду лиц, ответственную за внедрение управленческого учета. Такая команда обычно подотчетна исполнительному органу организации и состоит из высококвалифицированных специалистов, полностью задействованных в процессе, задачей которых является обеспечение реализации общих целей, которые ставит руководство в процессе внедрения системы управленческого учета, на уровень конкретных мероприятий, понимания и исполнения всеми задействованными подразделениями.
В минимальный набор навыков специалистов такой команды должно входить знание концепций и принципов управленческого учета, основ бухгалтерского учета и финансовой отчетности, информационных технологий, кадровой политики и моделирования процессов. Возглавлять команду должен человек, назначенный руководителем организации, обладающий профессиональными качествами и знаниями, достаточными для продвижения проекта.
На команду по внедрению системы управленческого учета обычно возлагаются следующие обязанности:
обеспечение внедрения системы управленческого учета;
координация и корректировка функционирования системы управленческого учета;
обеспечение постоянного взаимодействия и диалога между вовлеченными подразделениями и специалистами;
обеспечение вертикальной согласованности действий.
В крупных организациях могут создаваться специальные подразделения, на постоянной основе обеспечивающие организацию и развитие системы управленческого учета, администрирование такой системы, аналитические функции.
В ряде случаев компании для постановки управленческого учета прибегают к помощи внешних консультантов, чем обеспечивается признанное качество используемой методологии, привлечение исполнителей с опытом подобных работ в других организациях и сравнительная независимость всей работы от решения различных политических вопросов внутри организации. Однако привлечение внешних консультантов требует более существенных материальных затрат при отсутствии гарантий эффективности деятельности направленных подрядчиком специалистов.
Для успешного внедрения системы управленческой отчетности необходимо составить детальный план действий:
· Установить цели и задачи для системы
· Определить и назначить менеджера проекта
· Настроить систему и разбить процесс внедрения на конкретные задачи
· Установить источники данных и ответственных
· Определить, как будут составляться сводки
· Установить сроки внедрения сводок
· Назначить ответственных за подготовку отчётов
· Назначить ответственного за управление системой (старший менеджер по всем секторам плюс общее руководство)
· Оценить доступные ресурсы
· Требуемый персонал, его профессиональный уровень, степень зависимости
· Компьютерное оборудование (если система компьютеризованна)
· Подготовить детальный план, описывающий все требуемые закупки или услуги и соответствующие расходы
· Подготовить детальные бюджеты внутренних и внешних расходов
· Выполнить план по внедрению - начать с исполнительного приказа и вдохновляющих выступлений старших менеджеров
· Отслеживать и контролировать процесс внедрения системы, при необходимости по ходу дела вносить корректировки и изменения.
Планирование внедрения
Перечислите основные шаги в процессе внедрения. Назначьте ответственных лиц, сроки и бюджет для каждого из указанных шагов. (В Табл. 4, 5, и 6 представлены шаблоны для планирования процесса внедрения.)
Таблица 4. Внедрение: Основные шаги и ответственные лица
| Шаги
|
Задачи
|
Ответственные лица
|
Сроки
|
| I. Планирование | Определить цели | ||
| Назначить менеджера проекта | |||
| Настроить систему | |||
| II. Оценка ресурсов | Определить потребности в персонале | ||
| Провести набор персонала - внутренний и внешний | |||
| Определить инфраструктуру и технические требования системы | |||
| Составить план создания инфраструктуры и технического обеспечения системы. | |||
| III. Составление бюджета | Составить бюджет для внедрения системы | ||
| IV. Обучение | Обеспечить дополнительное обучение персонала, участвующего во внедрении системы | ||
| V. | |||
| VI. | |||
| VII. Установка системы | Внедрить систему и провести ее тестирование | ||
| VII. Наблюдение и контроль | Наблюдение за процессом внедрения и его корректировка |
Таблица 5. Рабочий план процесса внедрения системы
| ПЕРИОДЫ | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
| Шаг 1 | ||||||
| Шаг 2 | ||||||
| Шаг 3 | ||||||
| Шаг 4 | ||||||
| Шаг 5 | ||||||
| Шаг 6 | ||||||
| Шаг 7 | ||||||
| Шаг 8 | ||||||
Таблица 6. Составление бюджета процесса внедрения
Проблемы в ходе внедрения управленческой отчетности.
Первая проблема, с которой можно столкнуться при внедрении управленческого учета это нереалистичные цели или сроки внедрения. Сроки могут быть слишком растянуты для эффективного решения проблемы либо слишком сжатые, в которые корректно внедрить систему невозможно.
Особое внимание также стоит уделить планированию, т.к. плохое планирование приводит к плохим результатам.
Если в системе не создан адекватный контроль - появляются неточные данные. Это может происходить по следующим причинам:
· Лица, составляющие сводки и отчеты, имеют причины (или просто способны) манипулировать данными.
· Лица, составляющие сводки, получают неверные данные.
Необходимо тщательно подходить к выбору менеджера проекта. Он должен обладать способностью руководить и пониманием дела в целом, должен быть уважаем в фирме, иметь власть для эффективного внедрения системы.
На менеджера проекта будет с разных сторон оказываться давление. Со стороны пользователей системой нижнего уровня, которым придётся менять свои рабочие привычки и, может быть, делать что-то новое, со стороны генерального директора, который ожидает быстрых результатов, со стороны директоров подразделений, которые неохотно будут предоставлять информацию, опасаясь, что новые данные представят вверенное им подразделение не в том свете (или более точно), в каком бы им хотелось.
Контроль в процессе внедрения управленческой отчетности.
Необходимо проводить постоянную проверку на полноту информации. Все данные, подлежащие обработке, должны обрабатываться. Последовательная проверка всех предварительно пронумерованных документов и сверка каждого документа с формами, из которых берутся данные, будет залогом безошибочного внедрения.
Требуется проверить соблюдение основных связей между данными
например, запас готовой продукции на начало периода + производство - отгрузка = запас готовой продукции на конец периода
Анализ отклонений и разумное объяснение несоответствий
Постоянно бороться за своевременность информации. Все данные должны собираться и обрабатываться в соответствии с заданной периодичностью. Ежемесячно, еженедельно или ежедневно.
Если возникают проблемы с внедрением системы или данные неточны, надо исать основные причины возникающих проблем:
Человеческая ошибка
· Сделана нечаянно из-за низкого уровня обучения или по неосторожности
Техническая ошибка
· Инфраструктура системы не предотвращает попадание в систему неправильных данных (не по вине человека)
Плохие отношения между руководством и персоналом
· Отсутствие мотивации у персонала
Плохое планирование мер безопасности - опасная область (см. также далее)
· Персонал вовлечён в мошеннические действия
Настройка установленной системы на удовлетворение нужд конкретного предприятия и конкретных пользователей
Настройка установленной системы на удовлетворение нужд конкретного предприятия и конкретных пользователей это непрерывно идущий процесс, который предполагает постоянное улучшение системы.
Чтобы добиться необходимого результата требуется установить систему регулярной обратной связи с пользователем, задавая следующие вопросы:
· Какая дополнительная информация жизненно важна для эффективного принятия решений на вашем уровне?
· Предоставляется ли информация вовремя для эффективного принятия решений?
· Помогает ли система определить важные проблемы и недостатки?
· Помогает ли система идентифицировать проблемы заранее?
· Сопоставима ли информация, получаемая в разные моменты времени?
установить систему регулярной обратной связи с лицами, занятыми на всех стадиях подготовки сводок и отчетов
· Какие проблемы с составлением и получением сводок данных?
· Какие проблемы с созданием отчётов?
· Где узкие места, вызывающие задержку информации? например:
Нехватка персонала
Необученный персонал
Коммуникационные проблемы
Проблемы, связанные с техникой и инфраструктурой
· Встречаются ли ситуации, когда нет определенной процедуры обработки данных?
Заключительные шаги, направленные на установление контроля за внедренной системой.
В любой области, для того чтобы проверить работу системы, требуется ее тестирование
Рассмотрим основные тесты и вопросы, которыми должен задаться менеджер, отвечающий за внедрение управленческой отчетности.
1. Тест на полноту и точность
· Соотносимы ли отчёты между собой ? Например, продажи, дебиторская задолженность и поступление денежных средств регистрируются на основе одних и тех же исходных данных?
· Имеет ли смысл и релевантна ли предоставляемая информация; предоставляет ли отчет всю информацию, необходимую для обоснованного принятия решений?
· Есть ли серьезные проблемы, мешающие составлению и распространению отчетов?
Тест на принятие системы пользователем
· Имеет ли для пользователя новый отчёт больше смысла, чем уже существующий?
· Нуждаются ли пользователи в дополнительном обучении для анализа информации, предоставляемой в отчёте ?
Тест на улучшение деловой активности
· Достигаются ли деловые цели ?
Тест на безопасность
· Доступна ли информация для нежелательных пользователей ?
Заключение
Хорошая система управленческой отчетности предоставляет руководству чрезвычайно важную информацию об их организации и ее деятельности. В отчетах содержится информация по следующим семи областям:
· Общая картина работы компании
насколько устойчиво финансовое положение компании, хорошо ли выглядят основные показатели, такие, как производство, продажи и т.д.
· Существующие проблемы и неэффективное использование ресурсов
правильно ли планирует закупки отдел снабжения; производим ли мы то, что намерены продавать; много ли у нас незаконченной продукции, лежащей без всякой пользы
· Потенциальные проблемы, которые могут возникнуть в ближайшем будущем
вероятно, если в ближайшее время нам не удастся разместить этот заказ, мы столкнемся с нехваткой денежных средств и будем вынуждены остановить производство
· Ежедневные принятия решений и разрешение проблем
сколько нужно закупать
нужно ли нам принимать этот новый заказ
· Стратегическое и долгосрочное принятие решений
должны ли мы продолжать производить данный продукт нужно ли нам инвестировать в производство нового продукта
· Направление планирования и составления бюджета
где наиболее слабые места в нашей системе планирования нужно ли нам усовершенствовать нашу технику прогнозирования продаж
Понятно, что лучшая стратегия постановки управленческого учета – сделать так, чтобы сотрудники сами каждый день стучали в дверь кабинета Генерального Директора, говорили о необходимости внедрения, приносили аргументированные технические задания, показывали промежуточные результаты испытаний каких-либо систем учета, созданных силами структурного подразделения. Однако на практике не все сотрудники предприятия заинтересованы во внедрении подобных систем. Причин может быть несколько:
нежелание раскрывать все особенности и «подводные камни» своего направления, так как прозрачность может выявить некомпетентность;
привычка работать по старинке – внедрение управленческого учета иногда сравнимо с обучением пожилого человека работе на компьютере с азов;
нежелание переходить с одной программы учета на другую – это очень актуально для сотрудников бухгалтерии, привязанных порой к одной из общепринятых бухгалтерских программ;
нежелание участвовать в непонятном процессе.
Последняя причина является, пожалуй, основной и требует от Генерального Директора больше всего внимания, поскольку, если ему не удастся объяснить подчиненным пользу внедрения системы управленческого учета, рано или поздно она перестанет работать. Но, к сожалению, Генеральный Директор не всегда может найти единомышленников в подобных вопросах, и очень часто ему приходится завоевывать сердца и умы людей постепенно.
И последний фактор, о котором нужно упомянуть. Управленческий учет и его настройка – длительный и очень интересный процесс (внедряется система месяцами, а в крупных компаниях – годами). Важно помнить, что учет все-таки не самоцель, а только инструмент для Генерального Директора, позволяющий ему (и соответственно компании в целом) работать более эффективно.
Таким образом, можно с уверенностью сказать, что внедрение управленческого учета необходимо для российских предприятий, чтобы обеспечить «прозрачность» производства в первую очередь для руководства компании, а так же чтобы повысить эффективность производства.
Из опыта компаний, которые уже внедрили управленческий учет, можно сделать вывод, что это оправдывает все потраченные усилия и средства. Конечно, в первую очередь, это благоприятно скажется на управлении крупными предприятиями и холдингами.
Абсолютно очевидно, что есть необходимость агитации и различных разъяснительных мероприятий по внедрению управленческого учета на предприятии.