Содержание
Введение………………………………………………………………………….......3
1 Теоретические аспекты учета наличных денежных средств в кассе организации…………………………………………………………………………..6
1.1 Организация ведения кассовых операций…………………....................6
1.2 Документы по учету кассовых операций………………………………..9
1.3 Синтетический и аналитический учет наличных денежных средств в кассе организации…………………………………………………………...14
2 Организация бухгалтерского учета денежных средств МБУ «ЕРЦ»………...21
2.1 Общая характеристика деятельности МБУ «ЕРЦ» как объекта исследования………………………………………………………................21
2.2 Организация учета расчетов с покупателями…………………………28
2.3 Организация учета расчетов с подотчетными лицами………………..32
3 Особенности ведения кассовых операций ………………………..……………36
3.1 Порядок сдачи денежной наличности в банковские учреждения……36
3.2 Порядок получения денежной наличности в банковском учреждении…………………………………………………………………..44
3.3 Инвентаризация денежных средств…………………………………….49
Заключение………………………………………………………………………….53
Список использованных источников……………………………………………...56
Приложения А. Образец чековой книжки ………………………………………….
Приложение Б. Схема движения денежных и информационных потоков………..
Приложение В. Организационная структура МБУ «ЕРЦ»…………………………
Приложение Г. Акт сдачи-приемки работ (услуг)………………………………….
Приложение Д. Образцы авансовых документов…………………………………...
Введение
В процессе осуществления своей деятельности предприятия вступают в хозяйственные связи с разными предприятиями, организациями и лицами. Постоянно совершающийся кругооборот хозяйственных средств вызывает непрерывное возобновление многообразных расчётов. Расчеты могут быть как внешними, так и внутренними, а организации могут выступать как продавцами, так и покупателями. Наиболее распространёнными видами внешних расчётов являются расчёты с поставщиками и подрядчиками за сырьё, материалы, товары, расчеты с покупателями и заказчиками. От состояния этих расчетов во многом зависит платежеспособность организации, ее финансовое положение и инвестиционная привлекательность. Из внутренних расчетов следует обратить особое внимание на расчеты с подотчетными лицами и на расчеты с персоналом по прочим операциям. Эти расчеты производятся в основном наличными денежными средствами и связаны с оплатой расходов предприятия. В связи с этим предприятие может располагать наличными денежными средствами. Для хранения денежных средств предназначена касса предприятия.
Правильная организация расчетных операций обеспечивает устойчивость оборачиваемости средств организации, укрепление в ней договорной и расчетной дисциплины и улучшение ее финансового состояния. Кроме того, рациональная организация расчетов, правильность постановки их учета предупреждают негативные последствия по этим операциям. Расчеты осуществляются в денежной форме.
Денежные средства - это финансовые ресурсы организации, самые высоколиквидные активы, возможные обеспечить выполнение обязательств любого уровня и вида. От их наличия зависит своевременность погашения кредиторской задолженности предприятия. Между организациями в основном производится безналичные расчеты, которые ведутся путем перечисления денежных средств со счета плотильщика на счет получателя с помощью различных банковских операций, замещающих наличные деньги в обороте. Поэтому большое значение имеет учет денежных средств и контроль за их обращением на расчетных и валютных счетах в банках. Наличными же средствами ведутся внутренние расчеты.
Движение наличных денег совершается посредством кассовых операций. Кассовые операции – это операции по приему, хранению и расходу наличных денег и денежных документов. Порядок осуществления кассовых операций регламентируется нормативными актами Центробанка РФ.
В условиях рыночной экономики следует исходить из принципа, что умелое использование денежных средств может приносить предприятию дополнительный доход. Следовательно, необходимо постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения дополнительной прибыли. Поэтому бухгалтерский учет денежных средств имеет важное значение для правильной организации денежного обращения, организации расчетов и кредитования.
В настоящее время в нашей стране нестабильная экономическая ситуация, поэтому существует кризис неплатежей. При нехватке денежных средств предприятия бывают вынуждены привлекать заемные средства. Основными кредиторами, безусловно, являются банки. Поэтому учет банковского кредита и контроль за его своевременным погашением в последние годы имеет особое значение.
Контроль за движением денежных средств, расчетами и банковским кредитом является одной из основных задач для предприятий. Обычно контроль осуществляется аудиторами. Если в составе организации нет аудиторской службы, то необходимо прибегнуть к помощи сторонней аудиторской фирмы.
Целью курсовой работы является изучение правильности поступления, хранения, использования наличных денежных средств.
Для достижения поставленной цели использовались общенаучные методы исследований, специальные методы и приемы бухгалтерского учета.
Предметом изучения выступает учет наличных денежных средств и операции с их участием.
Объектом исследования является Муниципальное бюджетное учреждение "Единый расчетный центр" (МБУ «ЕРЦ»).
При написании работы были поставлены задачи:
- раскрыть теоретические аспекты учета наличных денежных средств в кассе организации;
- рассмотреть организацию бухгалтерского учета наличных денежных средств МБУ «ЕРЦ»;
-выявить особенности ведения кассовых операций.
Указанные цели и задачи определили логику изложения материала и структуру работы, состоящую из трех разделов. Первый раздел освещает вопросы организации ведения кассовых операций, документы по учету кассовых операций, синтетический и аналитический учет кассовых операций. Организация учета расчетов с покупателями и с подотчетными лицами рассматривается на примере МБУ «ЕРЦ» во втором разделе. Особенности кассовых операций описаны в третьем разделе.
При написании курсовой работы были использованы следующие виды источников информации:
- законы Российского Банка;
- нормативно-правовые акты;
- периодические издания;
- учебники, учебно-методические пособия по бухгалтерскому учету.
1 Учет наличных денежных средств в кассе организаций
1.1
Организация ведения кассовых операций
Для расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Получение и расходование наличных денег из кассы регламентируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Центральным банком Российской Федерации.
Согласно Порядку ведения кассовых операций в РФ обеспечение сохранности наличных денежных средств возложено на руководителя организации.
К рекомендованным правилам по обеспечению сохранности наличных денег относятся следующие:
- помещение кассы должно быть изолированно, во время совершения операции двери кассы должны быть закрыты;
- в помещение кассы доступ посторонних лиц запрещен;
- наличные деньги должны храниться в специальных сейфах и хранилищах, ключи от которых имеются у ограниченного количества лиц (оригиналы у кассира, дубликаты - у директора);
- помещения кассы ежедневно опечатываются кассирами;
- не допускается хранение в кассе наличных денег, не принадлежащих организации;
- при транспортировке денег кассир должен быть обеспечен транспортом и охраной;
- в случае недееспособности кассира приказом руководителя назначается лицо его замещающее, на которое также возлагается полная материальная ответственность;
- разрешается заключать договора инкассации с банками и договора страхования со страховыми компаниями.
К кассовым операциям относится любое движение, то есть изменение остатка наличных денежных средств в отечественной и иностранной валюте, денежных документов, хранящихся в кассе организации.
Организации независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. Организации производят расчеты по своим обязательствам с другими организациями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Центральным банком Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Все документы, связанные с приходом и расходом денежных средств хранятся в архиве организации 5 лет.
Прием наличных денег организациями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.
Наличные деньги, полученные организациями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке.
Ведение кассовых операций возложено на кассира, с котором в соответствии с трудовым законодательством заключается договор о полной материальной ответственности за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. В организациях, имеющих несколько касс, существует главная касса, которую ведет главный кассир. Главному кассиру подчиняются и ежедневно отчитываются кассиры операционных касс.
Руководители организаций обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдачи в банк. Помещение кассы должно быть изолированно, а двери в кассу во время совершения операций закрыты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.
В кассах предприятий могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих предприятий. Лимит кассы - это предельная сумма денежных средств, которая может постоянно находиться в кассе организации. Размер лимита зависит от среднедневной выручки, среднедневного расхода наличных денег, особенностей деятельности организации, режима работы. Лимит денежных средств организации может изменяться по согласованию с обслуживающим банком в случае увеличения наличного денежного оборота.
Превышение установленного лимита в кассе наличных денег допускается лишь в течение лишь трех рабочих дней вперед выплаты заработной платы работникам организации, премий, пособий по социальному страхованию[1,c.85].
Вся денежная наличность сверх лимита сдается в банк. Организация имеет право накапливать в кассе наличные деньги сверх установленных лимитов для покрытия предстоящих расходов, включая расходы на оплату труда.
Для установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятие представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание.
Если оставить в кассе наличные деньги свыше установленного лимита, фирму оштрафуют. Размер штрафа - от 40 000 до 50 000 рублей.
За это же нарушение руководителя фирмы могут оштрафовать на сумму от 4000 до 5000 рублей.
Если организация не согласовала с обслуживающим ее банком лимит остатка наличных средств в кассе, то любой остаток в кассе считается сверхлимитным. В этом случае организация будет обязана сдавать в банк все наличные деньги.
Лимит остатка кассы структурным подразделением доводится до их сведения приказом руководителя предприятия.
При наличии у предприятия нескольких счетов в различных учреждениях банков предприятия по своему усмотрению обращаются в одно из них с расчетом на установления лимита остатка наличных денег в кассе. После установления лимита остатка кассы в одном из учреждений банка предприятие направляет уведомления об определенном ему лимите остатка кассы в другие учреждения банков, в которых открыты ему соответствующие счета.
Все наличные денежные средства сверх установленного лимита остатка наличных денег в кассе организации обязаны сдавать в банк в соответствующем порядке и согласованные сроки. Наличные деньги также могут быть сданы инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк.
1.2
Документы по учету кассовых операций
Движение наличных денег в кассе организации оформляется приходными и расходными кассовыми ордерами.
При получении приходных и расходных кассовых ордеров кассир обязан проверить: наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере- подписи руководителя и главного бухгалтера; правильность оформления документов; наличие перечисленных в документах приложений.
В кассовых документах все реквизиты должны быть заполнены четко и ясно, подчистки, помарок или исправления не допускаются. Выдача приходных и расходных кассовых ордеров на руки лицам, вносящим или получающим деньги, не разрешается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут проводиться только в день их составления[2,c.112].
На выручку, полученную от населения, обычно составляют один приходный кассовый ордер в конце рабочего дня. Наличные деньги, поступившие от фирм и предпринимателей, можно приходовать в течение дня отдельными ордерами.
Приходные и расходные кассовые ордера после получения или выдачи денег подписываются кассиром, а прилагаемые к ним документам погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на основе платежных (расчетно-платежных) ведомостей на оплату труда и других документов, регистрируется после выдачи заработной платы и других выплат в установленные сроки. Журнал регистрации позволяет контролировать целевое назначение полученных и израсходованных организацией наличных денежных средств, правильность нумерации кассовых документов, обеспечивает полноту и своевременность отражения осуществленных кассиром операций[1,c.88].
Информация о поступлении и выдаче наличных денег организации на основании приходных и расходных кассовых ордеров обобщается в кассовой книге. Записи в кассовую книгу делаются по мере совершения кассовых операций, оформленных первичными документами. Каждая организация имеет только одну кассовую книгу, листы которой должны быть пронумерованы, прошнурованы, а сама книга опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах, вторые экземпляры листов служат отчетом кассира, первые остаются в кассовой книге, поэтому и на первых, и на вторых экземплярах листов проставляются одинаковые номера. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются, сделанные исправления заверяются подписями кассира, главного бухгалтера или лица, его заменяющего.
В кассовой книге отражается остаток денежных средств на начало дня, которые соответствует остатку на конец предыдущего дня, а также приход и расход денежных средств за день, согласно приходным и расходным кассовым документам. Кассовая книга является комбинированным регистром бухгалтерского учета, в котором находит отражение движение денежных средств с указанием корреспондирующих счетов, а также показано, от кого и за что поступили денежные средства, кому и на какие цели они были выданы[2,c.112].
Нумерация вкладных листов кассовой книги осуществляется автоматически с начала года. Их брошюруют в хронологическом порядке и хранят отдельно за каждый месяц. В полученной по итогам года кассовой книге общее количество листов заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя организации, после чего книга опечатывается.
Каждый лист кассовой книги состоит из двух одинаковых частей, разделенных линией отреза.
В графе "Номер документа" указывают номер приходного или расходного кассового ордера, которым оформлено поступление (выдача) денег.
В графе "Номер корреспондирующего счета, субсчета" указывают номер того счета, по которому отражено поступление или выдача денег. Например, если в кассу поступила оплата от покупателя, здесь записывают "62", если деньги в качестве возврата краткосрочного займа - "66" и т. д.
В графе "Приход, руб. коп." отражают сумму денег, полученную в кассу по одному ПКО.
В графе "Расход, руб. коп." отражают сумму денег, выданную из кассы по одному РКО.
Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги кассовых операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию второй отрывной лист в качестве отчета кассира с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
Правила осуществления операций по обеспечению наличными деньгами обязывают бюджетное учреждение представлять в органе Федерального казначейства (ОФК) для получения наличных денежных средств:
- кассовую заявку (ежеквартально);
- денежный чек (при необходимости получения наличных денежных средств);
- заявку на получение наличных денежных средств (при необходимости получения наличных денежных средств).
Кассовая ежеквартальная заявка (в одном экземпляре) на предстоящий квартал представляется в установленные ОФК сроки с целью получения информации об общем объеме потребности в наличных денежных средствах каждого получателя бюджетных средств. Все кассовые заявки получателей средств обобщаются в сводную кассовую заявку ОФК, которая в установленном порядке представляется им в банк.
Чековые книжки, по которым происходит поступление наличных денежных средств в кассу учреждения, в необходимом количестве бесплатно выдаются бюджетной организации ОФК по ее заявлению или приобретается в банковских учреждениях. Образец чековой книжки приведен в приложении А. Каждая чековая книжка выдается кассиру или уполномоченному лицу от учреждения под расписку в журнале регистрации бланков денежных чековых книжек. Ответственность за сохранность и учет полученных в ОФК чековых книжек несет организация-получатель[3,c.54].
Хранение чековых книжек с использованными денежными чеками осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Чековые книжки с корешками использованных денежных чеков и неиспользованными чеками подлежат возврату по заявлению в произвольной форме, в котором указываются номера неиспользованных чеков, только в следующих случаях:
- при закрытии лицевых счетов, открытых получателю средств в органе Федерального казначейства;
- в случае изменения наименования получателя средств;
- при закрытии или изменении номера счета, открытого ОФК в банке.
Накануне дня получения наличных денег учреждение представляет в ОФК заявку на получение наличных денег (в двух экземплярах).
В заявке указываются серия, номер и дата денежного чека, номер лицевого счета получателя средств (номер лицевого счета по дополнительному бюджетному финансированию, номер лицевого счета для учета операций со средствами во временном распоряжении, номер лицевого счета по учету внебюджетных средств), должность, фамилия, имя и отчество представителя получателя средств, на которого выписан денежный чек, данные паспорта или иного удостоверяющего личность документа, показатели бюджетной классификации Российской Федерации, соответствующие целям получения наличных денег по данному денежному чеку, и суммы.
Бухгалтерская обработка документа «Отчет кассира» заключается в проверке правильности оформления приходных и расходных кассовых документов, соответствия записей в отчете данным прилагаемых к нему документов, подсчету итогов операций за день и остатку на начало и конец рабочего дня. Должны быть сверены суммы полученных и сданных наличных денег в учреждения банка с соответствующими выписками банка по расчетному и другим счетам организации. После проверки кассового отчета в нем проставляется номера корреспонденции счетов в графах, отведенных для этой цели.
Если в расходных кассовых ордерах нет расписки получателя денежных средств, выдача денег из кассы считается неправомерной, а сумма взыскивается с кассира как недостача. Если наличные деньги не оформлены приходными кассовыми ордерами, то они рассматриваются как излишек кассы и включаются в состав прочих доходов организации.
1.3
Синтетический и аналитический учет наличных
денежных средств в кассе организации
Для учета наличия и движения денежных средств организации используется активный счет 50 "Касса". Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег организации на начало месяца; оборот по дебету - поступившие наличными в кассу, а по кредиту - суммы, выданные наличными. В развитие счета 50 "Касса" могут быть открыты организацией следующие субсчета:
1 "Касса организации";
2 "Операционная касса";
3 "Денежные документы";
4 "Касса в иностранной валюте" и др.
По своему характеру операции похожи, так как связаны с движением денежной наличности, но ответственные лица и место совершения операций различны. Так, наибольший объем операций обычно выполняет касса организации (субсчет 1 "Касса организации"). К ним относятся: получение наличных денежных средств с расчетных счетов, сдача излишка кассы на расчетные счета, подготовка и сдача наличных инкассаторским службам, выдача заработной платы, пособий, денежных средств под отчет, получение наличными за реализованную продукцию, работы, услуги, выдача наличных операционным кассам и получение от них выручки и т.п.
Субсчет 2 "Операционная касса" используется организацией при наличии в ее составе для выполнения уставной деятельности билетных и багажных касс портов, вокзалов, речных пароходств, отделений связи и др. Последние получают и сдают денежную наличность кассе организации, если иное не предусмотрено в учетной политике организации (Сбербанк, инкассатор). Субсчет 3 "Денежные документы" предназначен для учета оплаченных путевок в санатории, дома отдыха, марок госпошлины, авиабилетов и др.
На каждом из субсчетов может отражаться денежная наличность, выраженная в национальной валюте (рублях) и по видам иностранной валюты (долларах США, немецкой марке и т.п.). Для их учета открывается субсчет 4 "Касса в иностранной валюте".
При соответствующих условиях организация должна вести книгу принятых и выданных денежных средств. Используется она для учета наличных денежных средств, выданных кассиром организации, другим кассирам или раздатчикам (доверенным лицом) и возврата документов, подтверждающих их выплату или оставшуюся денежную наличность.
При журнально-ордерной форме учета кассовые операции, записанные по кредиту счета 50, отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью № 1.
Основанием для заполнения журнала-ордера № 1 и ведомости № 1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале-ордере и ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.
В кассе организации могут храниться не только наличные денежные средства, но и ценные бумаги, денежные документы, являющиеся бланками строгой отчетности.
К денежным документам относятся путевки в дома отдыха и санатории, почтовые марки, марки госпошлины, единые и проездные билеты (трамвайные, троллейбусные, автобусные).
Бланки строгой отчетности (трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции путевых листов автотранспорта и т.п.) учитываются на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности".
Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий причиненный в связи с неправильным их хранением ущерб организации. Руководитель организации обязан после издания приказа о назначении кассира ознакомить его с порядком ведения кассовых операций, после чего кассир заполняет письменное обязательство (договор) о материальной ответственности.
Расписки на выданные суммы наличными, не оформленные расходными кассовыми ордерами, в остаток по кассе не включаются. Хранение в кассе денежных средств, не принадлежащих организации, запрещается, и при их обнаружении они считаются излишками[4,c.211].
На оборотной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель организации по результатам инвентаризации принимает решение об их списании. Выявленные излишки наличных денег приходуются с последующим перечислением их в доход организации бухгалтерской записью:
Дебет счет 50 "Касса"
Кредит счет 91, субсчет 1 "Прибыли и убытки".
В случае выявления недостач их суммы подлежат взысканию с материально ответственного лица (кассира) и оформляются бухгалтерской записью:
Дебет счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит счет 50 "Касса".
Дебет счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" Кредит счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".
При осуществлении внешнеэкономической деятельности и ведении переговоров с иностранными партнерами у организации может возникнуть необходимость в использовании наличной иностранной валюты. Отдельного счета для учета ее движения не предусмотрено, поэтому в составе счета 50 "Касса" следует открыть отдельный субсчет, например субсчет 4 "Касса в иностранной валюте". Для проведения операций в иностранной валюте обычно открывают отдельную кассовую книгу или в имеющейся кассовой книге выделяют несколько страниц в зависимости от предполагаемого объема операций. Учет операций организуется по видам валют. В настоящее время банк выдает предприятию наличную инвалюту только на командировочные расходы.
При получении валюты в банке оформляются бухгалтерские записи:
Дебет счет 50, субсчет 4 "Касса в иностранной валюте" Кредит счет 52, субсчет 2 "Текущий валютный счет", субсчет 4 "Специальный транзитный валютный счет"; при ее выдаче под отчет-Дебет счет 71, субсчет 2 "Расходы с подотчетными лицами по загранкомандировкам", кредит счет 50, субсчет 4 "Касса в иностранной валюте". В любом случае, как и по счету 52 "Валютные счета", учет движения наличной валюты ведут в двух оценках в валюте и в рублях. Для этого могут быть использованы такие учетные регистры, как журнал-ордер № 1/1 и ведомость №1/1.
Остатки кассовой наличности в валюте подвергаются переоценке при изменении курса рубля по отношению к имеющейся у организации иностранной валюте.
Результат переоценки отражается в корреспонденции счета 50, субсчет 4 "Касса в иностранной валюте", со счетом 91 "Прочие доходы и расходы".
ЦБ РФ возложил на коммерческие банки обязательства по контролю за соблюдением организациями работ с денежной наличностью.
Периодичность и круг организаций, подлежащих проверке, определяются руководителем банка самостоятельно в зависимости от имеющейся в банке информации о соблюдении организациями установленного порядка и условий работы с денежной наличностью. Период, за который рассматривается состояние кассовой дисциплины на месте, должен быть не менее трех месяцев.
При проверке представитель банка выясняет правильность ведения кассовой книги, ежедневного отчета кассира по произведенным кассовым операциям в соответствии с приходно-расходными документами, расчетно-платежными ведомостями, их оформление; полноту оприходования денежной наличности, полученной в банке, соответствие записей в кассовой книге данным банка (по суммам, полученным из банка и сданным в банк). В случае расхождения между данными банка и записями в кассовой книге выясняются причины этих расхождений. Проверяются также целевое использование наличных денег, полученных в банке (на цели, указанные в чеке), и расходование наличных денег из выручки.
Одним из важных элементов проверки является проверка соблюдения предельного уровня расчетов наличными деньгами между юридическими лицами (до 10 тыс. руб.) и установленного банком лимита кассы. Кроме того, при необходимости в ходе Проверки могут рассматриваться другие вопросы, относящиеся к порядку ведения кассовых операций.
Результаты проверки оформляются справкой о кассовых операциях, составляемой в трех экземплярах. Справка подписывается руководителем, главным (старшим) бухгалтером организации и представителем банка. Если при проверке нарушений не установлено, проверяющий ограничивается заполнением справки с указанием, что проверка произведена в соответствии с требованиями порядка ведения кассовых операций и замечаний не установлено.
В случаях установления нарушений результаты проверки в трехдневный срок рассматриваются руководителем банка или его заместителем. После этого банк направляет первый экземпляр справки в налоговые органы по месту учета налогоплательщиков, представления с приложением копий справок по указанным проверкам для принятия мер финансовой и административной ответственности. Третий экземпляр передается предприятию, второй остается в банке.
Синтетический учет кассовых операций ведется в ведомостях по поступлению и расходованию денежных средств и денежных документов, которые составляются по окончании отчетного периода на основании первичных документов.
Для составления отчета о движении денежных средств информацию о денежном обороте средств в кассе обобщают по основной, инвестиционной и финансовой деятельности.
Аналитический учет кассовых операций ведется кассиром в кассовой книге. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.
Оформленный отчет кассира подлежит проверке бухгалтерами. Она заключается в тщательной проверке правильности оформления приходных и расходных документов, соответствия записей в отчете данным приложенных к ним документов, подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. Должны быть сверены и суммы полученных и сданных наличных денег в учреждения банка по расчетному и другим счетам. После проверки кассового отчета в специальной его графе проставляют номера корреспондирующих счетов[5,c.188].
Основанием для записи кассовых операций на счетах бухгалтерского учета служит отчет кассира с приложенными к нему первичными документами. Кассир передает отчет в бухгалтерию под расписку получающего его бухгалтера. Последний проверяет правильность записи первичных документов в отчете и его итогов. В организациях, ведущих расчеты с помощью контрольно-кассовых машин, кассовый отчет также составляется с показателями счетчиков контрольно-кассовых машин, которые распечатываются по окончании работы касс и прикладываются к отчету кассира. При этом показания счетчиков могут превышать величину наличной выручки на сумму продаж, оплаченных кредитными карточками, что отражается как переводы в пути, и денежными документами.
Учет поступления и выбытия денежных документов оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Книга учета движения денежных документов может вестись на бланках, аналогично кассовой книге.
Таким образом, все денежные средства находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов, на счетах в банках, выставленных аккредитивах, чековых книжках, на специальных и депозитных счетах и прочее. С помощью денежных средств производятся расчеты с поставщиками за приобретенные у них товарно-материальные ценности, с покупателями- за купленные ими товары, продукцию, с заказчиками- за выполненные работы и оказанные услуги, с кредитными учреждениями – по ссудам и другим финансовым операциям, с бюджетом- по налогам и сборам, с другими юридическими и физическими лицами- по различным хозяйственным операциям.
Денежные расчеты производятся либо в виде безналичных платежей, либо наличными денежными средствами.
Учет поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Книга учета движения денежных документов может вестись на бланках и аналогична кассовой книге.
2 Организация бухгалтерского учета денежных средств МБУ «ЕРЦ»
2.1 Общая характеристика деятельности МБУ «ЕРЦ» как объекта исследования
Единый расчетный центр г. Нижнекамска и Нижнекамского муниципального района был создан в мае 2000 г., как Коммунальное унитарное предприятие на основании Постановления Главы администрации Нижнекамского района и г. Нижнекамска № 333 от 02.05.2000 г. и реорганизован в 2008 г. в Муниципальное бюджетное учреждение «Единый расчетный центр города Нижнекамска».
Учреждение действует на основании Устава предприятия, зарегистрированного в Межрайонной инспекции Министерства РФ по налогам и сборам. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица. Организационно-правовая форма: муниципальное бюджетное учреждение (МБУ).
Единый расчетный центр создан с целью создания единой системы расчетов за все жилищно-коммунальные услуги (ЖКУ) с собственниками и нанимателями жилья, осуществлением начисления, приема платежей, упрощения взаимодействия субъектов жилищно-коммунального хозяйства (ЖКХ) и бюджетом. Через Единый расчетный центр жители города получают специальные гарантии и адресную помощь в рамках проведения жилищно-коммунальной реформы.
Статус юридического лица МБУ «ЕРЦ» приобрел с момента его государственной регистрации. В своей деятельности Учреждение руководствуется Конституцией РФ, Конституцией РТ, законами, иными нормативными правовыми актами, действующими на территории РТ.
Учреждение имеет круглую печать и штамп, содержащие его полное фирменное наименование с указанием его нахождения и индефикационного номера (ИНН). Учреждение самостоятельно формирует баланс, от своего имени приобретает имущественные и неимущественные права и несет ответственность по обязательствам в соответствии с действующим законодательством.
В 2003 г. система управления обслуживанием жилищного фонда претерпела существенные изменения. Большое распространение получили управляющие организации, товарищества собственников жилья (ТСЖ) и другие объединения собственников жилья, целью которых являлось создание рациональной системы управления. При этом крайне остро стоял вопрос по начислению, сбору, обработки и расщеплению в соответствии с договорами платежей за жилищно-коммунальные услуги. Указанные проблемы решились путем создания Единого расчетного центра. Схема движения денежных и информационных потоков МБУ «ЕРЦ» отражена в приложении Б.
Основные положительные моменты для поставщиков ЖКУ от создания МБУ «ЕРЦ»:
- оперативность и точность расчетов;
- ведение и постоянное обновление баз данных жилищно-коммунального комплекса муниципального образования;
- доведение до населения информации об уровне платежей с использованием для этого наглядных счетов-квитанций;
- создание максимальных удобств при расчетах за жилищно-коммунальные услуги;
- оптимизация процесса начисления платежа и обработки информации о плательщиках;
- обеспечение распределения собранных денежных средств между организациями-поставщиками услуг в полном соответствии с заключенными договорами.
Для формирования единого реестра получателей государственных субсидий и льгот по жилищно-коммунальным услугам Единый расчетный центр ежемесячно предоставляет в Управление социальной защиты информацию по домохозяйствам, по личным данным граждан и суммам начислений по каждому лицевому счету.
С января 2005 г. создана уникальная и достаточно эффективная программа адресной помощи семьям с низкими доходами в оплате ЖКУ – «Программа жилищных субсидий». Жилищные субсидии назначаются гражданину только в случае отсутствия за ним задолженности по оплате жилищно-коммунальных услуг.
Потребителями информационных услуг МБУ «ЕРЦ» выступают:
- Министерство строительства, архитектуры и ЖКХ (предоставление Базы данных для мониторинга, расчета индекса цен);
- администрация города (отчеты по муниципальному жилищному фонду в разрезе различных показателей – общая площадь, жилая площадь, степень благоустройства, действующие тарифы и т.д.);
- военкомат (списки юношей призывного возраста);
- правоохранительные органы (ответы на поступающие запросы в отношении квартиросъемщиков, собственников жилья);
- избирательные комиссии Нижнекамского района.
МБУ «ЕРЦ» взаимодействует с рядом коммерческих банков и почтовой связью города, которые на договорной основе предоставляют Нижнекамцам возможность проведения оплаты жилищно-коммунальных услуг наличным и безналичным платежом во всех отделениях банков и почты. Организована система безналичного расчета прямым перечислением, списанием со счета физического лица в банке, оплаты через банкоматы, а также при помощи дистанционного банковского обслуживания по телефону или Интернету.
Также практикуется заключение договоров с предприятиями на перечисление квартплаты, удержанной из заработной платы сотрудников. Одним из крупнейших предприятий, который ежемесячно перечисляет около 7,5 % от сборов, является ОАО «Нижнекамскнефтехим».
Более подробная характеристика поставщиков МБУ «ЕРЦ» представлена в таблице 1.1.
Таблица 1.1 Характеристика поставщиков МБУ «ЕРЦ»
| Наименование поставщика | Ассортимент предоставляемых товаров, услуг | Тип | Объем товарооборота за месяц |
| Жилищно-коммунальная сервейнговая компания | Аренда помещения | Официальный представитель | Более 150000 руб. |
| ГУП «Тат.Почта» | 1. Доставка счетов 2. Коммунальные сборы 3. Подписка 4. Абонентский ящик |
Официальный представитель, а также поставщик-перекупщик | Более 200000 руб. |
| ОАО «МТС» филиал в РТ | Услуги связи | Официальный представитель | От 2000 до 5000 руб. |
| ООО «Леймма Ойл» | ГСМ | Поставщик, работающий напрямую с дистрибьютором | Более 5000 руб. |
| ОСБ «Банк Татарстан» | 1. Инкассация 2. Пересчет денежных средств |
Официальный представитель | Более 20000 руб. |
| ООО «ПЖКХ» | Техническое обслуживание | Официальный представитель | От 10000 до 15000 руб. |
| ОАО «ВК и ЭХ» | Водоснабжение | Официальный представитель | |
| ГУ ОВО при УВД | Охрана служебных помещений | Официальный представитель | До 15000 руб. |
| ОАО «Татэнерго» | Электроэнергия и теплоснабжение | Официальный представитель | До 2000 руб. |
Организационная структура МБУ «ЕРЦ», представленная в приложении В построена на принципах централизации основных функций управления в области производства, технического развития, экономики, коммерческой деятельности, социального развития, кадрового обеспечения и децентрализации исполнительных функций на уровне участков.
Производственная структура МБУ «ЕРЦ» включает в себя структурное подразделение управления, расчетную группу, 9 расчетно-регистрационных участков (РРУ) и Службу учета претензий граждан (СУПГ).
Вышеперечисленные структурные подразделения подчиняются непосредственно директору учреждения.
Директор учреждения назначается на должность и освобождается от нее решением исполнительного комитета муниципального района. Он осуществляет оперативное руководство деятельности организации, организует работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений, направляет их деятельность на развитие и совершенствование, а также организует производственно-хозяйственную деятельность.
Директор имеет право:
- действовать от имени учреждения и представлять интересы во всех учреждениях, предприятиях и организациях;
- от имени учреждения совершать сделки, совершать иные юридические действия;
- открывать в банках расчетные и иные счета учреждения;
- назначать на должности, заключать и расторгать договора, налагать дисциплинарные взыскания.
Структурное подразделение управления состоит из следующих отделов:
- отдел бухгалтерии;
- юридический отдел;
- отдел кадров.
В состав управления также входят:
- секретарь;
- водитель;
- заведующая хозяйством;
-младший обслуживающий персонал (МОП).
Специалисты и служащие МБУ «ЕРЦ» в своей деятельности руководствуются должностными инструкциями, утвержденными директором МБУ «ЕРЦ».
Главный бухгалтер возглавляет централизованную бухгалтерскую службу учреждения, осуществляет организацию бухгалтерского учета в учреждении, а также контроль за экономным использованием трудовых, материальных и финансовых ресурсов, сохранностью собственности. Он назначается и освобождается от занимаемой должности приказом директора учреждения.
Основные задачи, которые ставятся перед главным бухгалтером:
- формирование полной и достоверной информации о деятельности МБУ «ЕРЦ», его имущественного положения, доходах и расходах для пользователей бухгалтерской отчетности, путем своевременного формирования бухгалтерского учета и отчетности, которые необходимы для обеспечения информационного контроля за соблюдением законодательства РФ при осуществлении хозяйственных операций и их целесообразностью и эффективностью, наличием и движением имущества и обязательств, а также за использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами и сметами;
-предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности и выявление внутрихозяйственных резервов, обеспечивающих финансовую устойчивость МБУ «ЕРЦ»;
-ведение бухгалтерского учета непрерывно с момента создания МБУ «ЕРЦ» до реорганизации или ликвидации в порядке, установленном законодательством РФ.
Бухгалтеры (общей хозяйственной бухгалтерии) находятся в непосредственном подчинении директора МБУ «ЕРЦ» и главного бухгалтера организации.
Бухгалтеры ведут учет расходов и доходов, полученных в ходе общей деятельности МБУ «ЕРЦ». Они формируют и составляют фактическую отчетность на основе первичных документов в учреждении, ведут расчеты по платежам в бюджет и внебюджетные фонды, а также другие виды учета согласно утвержденного положения по ведению бухгалтерского учета в МБУ «ЕРЦ».
Юрисконсульты осуществляют претензионно-исковую работу, оформляют материалы в арбитражные и судебные органы, принимают участие в рассмотрении судебных и арбитражных дел на основании доверенности, а также дают справки и консультации работникам МБУ «ЕРЦ» о текущем законодательстве.
Все специалисты расчетной группы подчиняются системному администратору, который назначается и снимается с должности распоряжением директора учреждения. Системному администратору подчинены операторы, программисты, ведущие бухгалтера по квартплате, бухгалтера отдела расчетов по квартплате.
Системный администратор контролирует ведение единой Базы данных МБУ «ЕРЦ», участвует в разработке перспективных и текущих планов технического обслуживания и эксплуатации, повышении эффективности использования электронно-вычислительной техники, разрабатывает инструкции по работе с программами, оформляет необходимую техническую документацию.
Ведущие бухгалтеры по квартплате осуществляют прием и контроль документации по начислению квартплаты, коммунальных услуг, контролируют достоверность учета поступающих платежей за ЖКУ от населения и распределение их на лицевые счета, выдают сведения поставщикам о начислениях платежей за ЖКУ
Подразделения расчетно-регистрационных участков, возглавляют старшие паспортистки. Старшая паспортистка контролирует соблюдение трудовой дисциплины сотрудников вверенного РРУ, в состав которого входят паспортисты, кассир и бухгалтера.
Паспортистки ведут учет граждан, формируют картотеку по квартирным карточкам, в которых отражаются все данные о гражданине, производят прием документов для регистрации, снятия с регистрационного учета, осуществляют выдачу справок (выписки из домовой книги, справки о составе семьи и др.), осуществляют ввод информации о гражданах в электронную Базу данных и этим поддерживают ее в актуальном состоянии.
Круглосуточная работа СУПГ заключается в ведении учета по заявлениям жителей о некачественной работе служб ЖКХ или некачественном предоставлении услуг, формировании нарядов подрядным ЖКХ предприятием для устранения претензий и ведении мониторинга за выполнением работ, направленных на устранение замечаний поступивших от жителей, подготовке актов для бухгалтерии на проведение перерасчетов за недопоставленные жилищно-коммунальные услуги. Старший диспетчер СУПГ ежедневно проверяет правильность регистрации претензий от населения, контролирует их выполнение. Ему подчинены диспетчера - операторы. Диспетчера принимают заявки и вводят их в компьютерную Базу данных.
2.2
Организация учета расчетов с покупателями
С продажей предприятиями своей продукции покупателям и заказчикам связано возникновение обязательств. Термин «обязательства» в первоначальном значении – это отношения, в силу которых одна сторона обязана совершить в пользу другой стороны определенные действия. В бухгалтерском учете отражаются и обобщаются не все обязательства, а лишь долговые, составляющие часть имущества и оборотного капитала предприятия.
Дебиторская задолженность представляет собой сумму долгов, причитающихся организации за материальные ценности или оказанные услуги. По мере развития торговли долговые обязательства увеличивались не только по количеству и суммам, но и по видам задолженности. Лука Пач
Покупатели и заказчики - это организации, приобретающие произведенную продукцию, товары, прочие ценности, потребляющие оказываемые им услуги и выполненные работы.
С позиции бухгалтерского учета дебитором является юридическое или физическое лицо, имеющее задолженность данному предприятию.
Учет расчетов с покупателями и заказчиками за отгруженную продукцию (работы, услуги) отражается на синтетическом счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».
Этот счет дебетуется в корреспонденции со счетами 90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы» на суммы, на которые предъявлены расчетные документы, кредитуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств, расчетов на суммы поступивших платежей (включая суммы полученных авансов). При этом суммы полученных авансов и предварительной оплаты учитываются обособленно.
К этому синтетическому счету открывается несколько субсчетов по видам расчетов. Аналитический учет ведется в хронологическом порядке по каждому предъявленному покупателям (заказчикам) счету, а при расчетах плановыми платежами - по каждому покупателю или заказчику. При этом построение аналитического учета должно обеспечивать возможность получения необходимых данных по: покупателям и заказчикам по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил; покупателям и заказчикам по не оплаченным в срок расчетным документам; авансам полученным; векселям, срок поступления денежных средств по которым не наступил; векселям, дисконтированным (учтенным) в банках; векселям, по которым денежные средства не поступили в срок.
По мере отгрузки продукции и оказания услуг к оплате предъявляются расчетные документы, в которых величина выручки от их реализации (по договорной цене с налогом на добавленную стоимость) отражается:
Дебет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»
Кредит 90 «Продажи», субсчет 1 «Выручка».
Погашение задолженности покупателями и заказчиками (оплата расчетно-платежных документов) отражается:
Дебет 51 «Расчетные счета»,
52 «Валютные счета»,
50 «Касса»
Кредит 62 « Расчеты с покупателями и заказчиками ».
Организации могут получать авансы (предварительную оплату) под поставку материальных ценностей либо под выполнение работ или при частичной оплате продукции и услуг, производимых для заказчиков. На счетах бухгалтерского учета это отражается записью:
Дебет 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета» и др.
Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», субсчет «Авансы полученные».
При зачете сумм ранее полученных авансов при предъявлении покупателям (заказчикам) счетов за полностью произведенные работы, проданные изделия делается проводка:
Дебет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», субсчет «Авансы полученные».
Кредит 62 « Расчеты с покупателями и заказчиками ».
Если расчеты производятся при совершении товарообменной операции, то по соглашению сторон может производиться взаимный зачет задолженностей. Такая операция может отражаться следующим образом:
Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».
Счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» предназначен для обобщения информации о расчетах с покупателями и заказчиками.
Счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» дебетуются в корреспонденции со счетами 90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы» на суммы, на которые предъявлены расчетные документы.
Счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» кредитуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств, расчетов на сумму поступивших платежей (включая суммы полученных авансов) и т.п. При этом суммы полученных авансов и предварительной оплаты учитываются обособленно.
Если по полученному векселю, обеспечивающему задолженность покупателя (заказчика), предусмотрен процент, то по мере погашения этой задолженности делается запись по дебету счета 51 «Расчетные счета» или 52 «Валютные счета» и кредиту счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (на сумму погашения задолженности) и 91 «Прочие доходы и расходы» (на величину процента).
Учет расчетов с покупателями и заказчиками в рамках группы взаимосвязанных организаций, о деятельности которой составляется сводная бухгалтерская отчетность, ведется на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» обособленно.
Покупателями услуг МБУ «ЕРЦ» являются все предприятия жилищно-коммунального хозяйства, которые в свою очередь оказывают жителям города Нижнекамска услуги.
Пример 1. В январе МБУ «ЕРЦ» оказал услуги ТСЖ «Мечта» по начислению и сбору жилищно-комунальных платежей с населения. 31 января бухгалтер подготовил счет фактуру на основании акта выполненных работ. При отправки услуг МБУ «ЕРЦ» делает следующие записи:
Дебет 62 Кредит 90 1385,80
Оплата услуг с расчетного счета в бухгалтерии записывается:
Дебет 51 Кредит 62 1385,80
Акт сдачи-приемки работ(услуг), по которому производится реализация услуг МБУ «ЕРЦ» представлен в приложении Г.
2.3 Организация учета расчетов с подотчетными лицами
Подотчетные лица - это работники организации, которым выданы из кассы наличные деньги с условием предоставления отчета об их использовании.
Выдавать наличные деньги можно только тем сотрудникам, которые включены в перечень подотчетных лиц утвержденных приказом руководителя предприятия. В него включается все работники, которым могут понадобиться деньги для выполнения своих должностных обязанностей.
Все работники предприятия, получившие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Эти Правила предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в РФ(сотрудник получивший деньги под отчет, должен не позднее трех рабочих дней после того, как истек срок, на которые были выданы деньги, отчитаться об их использовании).
На любом предприятии должен иметься не только перечень подотчетных лиц, но и Правила расчетов с ними. В этих правилах должно быть определено следующее:
- срок сдачи авансовых отчетов:
1) по суммам, полученным на командировочные расходы:
- три дня в пределах территории РФ;
- десять дней для загранкомандировок.
2) для сумм, полученных на хозяйственные нужды, срок сдачи авансового отчета и возврата неиспользованных подотчетных сумм определяется организацией самостоятельно.
- неизрасходованные подотчетные суммы вносятся работникам в кассу организации одновременно со сдачей авансового отчета.
- бухгалтерия должна контролировать соблюдение подотчетными лицами установленных сроков возврата подотчетных сумм и своевременно отражать их на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Аналитический учет на этом субсчете должен быть организован по структурным подразделениям организации в разрезе каждого подотчетного лица.
- при увольнении сотрудника бухгалтер должен проверить, нет ли за ним задолженности по счету 94.
- сотруднику бухгалтерии, производящему начисления сумм оплаты труда, должна быть передана ведомость на удержание своевременно не возвращенных подотчетных сумм. Эти суммы должны быть внесены в расчетную ведомость.
Учет расчетов с работниками, которым выданы наличные деньги под авансовый отчет, ведется на счете 71. По дебету этого счета отражаются суммы, выданные сотруднику из кассы организации, а по кредиту-затраты и приобретенные ценности, на которые были израсходованы подотчетные суммы.
Аналитический учет по счету 71 ведется по каждому сотруднику и по каждой сумме, выданной под отчет. Счет 71 является активно-пассивным, поэтому в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу и по дебету, и по кредиту. Это происходит из-за того, что один из работников возможно ещё не отчитался по подотчетным деньгам, а другой - потратил свои деньги, не получив от предприятия денег на покрытие перерасхода по авансовому отчету.
Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.
На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).
Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
Пример 2. Водитель Зайнуллин Ринат Касимович получил денежные средства под отчет для поездки в командировку в г. Казань с 15.01.09г. по 16.01.09г. с целью ежемесячного предоставления базы данных в сумме 212рублей. Выдано из кассы Зайнуллину:
Дебет 71 Кредит 50 212р.
По приезде Зайнуллина из командировки на основе командировочного удостоверения подготавливается авансовый отчет о целевом использовании денежных средств. Бухгалтерией производятся следующие записи:
Дебет 20 Кредит 71 200р. Суточные
Дебет 91 Кредит 71 12р.
Образцы авансовых документов прилагаются в приложении Д.
Таким образом, бухгалтерский учет в МБУ «ЕРЦ» организован в соответствии с основными документами, регулирующими порядок осуществления, документального оформления, контроля и учета кассовых операций, которыми являются:
- Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»;
- письмо Центрального банка Российской Федерации «Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации»;
- положение Центрального банка Российской Федерации «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации»;
- указание Центрального банка Российской Федерации «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя».
3 Особенности ведения кассовой операции
3.1 Порядок сдачи денежной наличности в банковские учреждения
Порядок сдачи наличных средств в банк устанавливается в договоре между банком и предприятием. Организация может сдавать деньги в учреждение банка самостоятельно, через кассира, может передавать выручку банковским инкассаторам с последующим внесением денег на расчетный счет, а может передавать в учреждения связи (Госкомсвязи России) для перевода на соответствующие счета в учреждения банков.
Порядок сдачи наличных денежных средств в учреждения банка регулируется инструкциями ЦБ РФ. Прием денежной наличности учреждениями банков от обслуживаемых предприятий осуществляется в порядке, установленном Инструкцией по эмиссионно-кассовой работе в учреждениях Банка России.
Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются обслуживающими учреждениями банков каждому предприятию по согласованию с их руководителями исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков.
При этом могут устанавливаться следующие сроки сдачи предприятиями наличных денежных средств:
- для предприятий, расположенных в населенном пункте, где имеются учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России - ежедневно в день поступления наличных денег в кассы предприятий;
- для предприятий, которые в силу специфики своей деятельности и режима работы, а также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы учреждения банка не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России - на следующий день;
- для предприятий, расположенных в населенном пункте, где нет учреждений банков или предприятий Госкомсвязи России, а также находящихся от них на отдаленном расстоянии - 1 раз в несколько дней.
Сдача представителем кредитной организации, подразделения кредитной организации, организации денежной наличности в кассу учреждения Банка России осуществляется по объявлению на взнос наличными.
В объявлении на взнос наличными, оформленном подразделением кредитной организации, которому открыт лицевой счет для кассового обслуживания подразделения кредитной организации, указываются номер банковского счета кредитной организации, ее банковский идентификационный код, а также номер лицевого счета, открытого на балансовом счете по учету транзитных оборотов, связанных с выполнением операций при непосредственной корреспонденции счетов расчетов с учреждениями Банка России и кассы.
Заполненное объявление на взнос наличными представитель кредитной организации, подразделения кредитной организации, организации передает бухгалтерскому работнику учреждения Банка России для проверки на соответствие установленной форме бланка, заполнения всех предусмотренных бланком реквизитов, правильности указания банковских реквизитов, оформления и передачи кассовому работнику[7,c.20].
Представитель кредитной организации, подразделения кредитной организации сдает в кассу учреждения Банка России денежную наличность, сформированную и упакованную в полные и неполные пачки банкнот, полные и неполные кассеты с пачками банкнот, полные и неполные мешки с монетой. Кассовый работник принимает пачки банкнот по надписям на верхних накладках пачек банкнот с проверкой количества корешков, правильности и целости упаковки и пломб (оттисков клише), наличия необходимых реквизитов на верхних накладках пачек банкнот, пломбах (оттисках клише), кассеты с пачками банкнот - с проверкой правильности и целости упаковки и пломб, наличия на ярлыке и пломбах необходимых реквизитов, соответствия количества и номинала вложенных в кассету пачек банкнот реквизитам, указанным на ярлыке к кассете с пачками банкнот, мешки с монетой - по надписям на ярлыках к мешкам с монетой с проверкой правильности и целости упаковки и пломб, наличия необходимых реквизитов на пломбах и ярлыках к мешкам с монетой. При приеме пачек банкнот, кассет с пачками банкнот, мешков с монетой проверяется также соответствие реквизитов, проставленных на верхних накладках пачек банкнот, ярлыках к мешкам с монетой, кассетам с пачками банкнот, пломбах и сварочных швах, реквизитам кредитной организации, подразделения кредитной организации, представленным кредитной организацией, подразделением кредитной. Пачки банкнот, мешки с монетой, кассеты с пачками банкнот, имеющие несоответствие указанных реквизитов, а также кассеты с нарушенной упаковкой учреждением Банка России не принимаются.
Представитель организации сдает в кассу учреждения Банка России денежную наличность без формирования и упаковки банкнот в корешки и пачки, монеты - в мешки, пакеты, тюбики.
При соответствии фактической суммы денежной наличности, сдаваемой представителем кредитной организации, подразделения кредитной организации, организации, и суммы, указанной в объявлении на взнос наличными, представитель кредитной организации, подразделения кредитной организации, организации получает от кассового работника учреждения Банка России квитанцию к объявлению на взнос наличными, подписанную бухгалтерским и кассовым работниками, с проставленным оттиском печати, содержащим наименования территориального учреждения Банка России и учреждения Банка России, наименование и (или) номер кассы учреждения Банка России, принявшего денежную наличность.
В случае выявления при приеме денежной наличности несоответствия фактической суммы, сдаваемой представителем кредитной организации, подразделения кредитной организации, организации, сумме, указанной в объявлении на взнос наличными, кассовый работник предлагает представителю кредитной организации, подразделения кредитной организации, организации заново заполнить объявление на взнос наличными на фактически вносимую сумму. Денежная наличность возвращается представителю кредитной организации, подразделения кредитной организации, организации или по просьбе представителя кредитной организации, подразделения кредитной организации, организации находится на столе кассового работника до получения заново оформленного объявления на взнос наличными.
Первоначально оформленное объявление на взнос наличными кассовый работник перечеркивает, на обороте квитанции к объявлению на взнос наличными указывает фактически принимаемую сумму денежной наличности и расписывается, после чего возвращает первоначально оформленное объявление на взнос наличными бухгалтерскому работнику. Объявление и ордер к объявлению на взнос наличными уничтожаются любым способом, исключающим возможность восстановления их первоначального вида. Квитанция к объявлению на взнос наличными направляется в кассовые документы учреждения Банка России.
В случае выявления при приеме денежной наличности от представителя организации неплатежеспособных денежных знаков либо денежных знаков, вызывающих сомнение в их платежеспособности (далее - сомнительные денежные знаки), объявление на взнос наличными переоформляется. Заново оформленное объявление на взнос наличными передается бухгалтерскому работнику для проверки.
На неплатежеспособных банкнотах, не содержащих признаков подделки, проставляются штамп "В обмене отказано", наименование учреждения Банка России, дата, фамилия, инициалы, подпись кассового работника учреждения Банка России. Неплатежеспособные денежные знаки, не содержащие признаков подделки, возвращаются представителю организации[8,c.78].
Выявленные при приеме денежной наличности от представителя организации сомнительные денежные знаки в обязательном порядке направляются на экспертизу, проводимую учреждением Банка России. Для подтверждения приема на экспертизу сомнительных денежных знаков кассовый работник учреждения Банка России выдает представителю организации экземпляр мемориального ордера, подписанный бухгалтерским и кассовым работниками, с проставленным оттиском печати. На оборотной стороне мемориального ордера указываются номиналы, а также год образца, серии и номера - для банкнот, наименование монетного двора федерального государственного унитарного предприятия "Гознак" - для монеты.
В случае выявления в пачках банкнот, кассетах с пачками банкнот, мешках с монетой, сформированных и упакованных кассовыми работниками кредитной организации, подразделения кредитной организации, при их полистном, поштучном пересчете в учреждении Банка России излишка, недостачи, сомнительных денежных знаков, в учреждении Банка России в тот же день составляется акт об излишках, недостачах/сомнительных банкнот(ах) в пачках/монет(ах) в мешках в двух экземплярах. Один экземпляр акта с приложенными верхней и нижней накладками от пачки банкнот, бандеролями от всех корешков пачки банкнот, полиэтиленовой упаковкой с оттиском (оттисками) клише, ярлыком от мешка с монетой, обвязкой с пломбой направляется в порядке, предусмотренном в договоре, на основании которого осуществляется кассовое обслуживание кредитной организации, подразделения кредитной организации, в кредитную организацию, подразделение кредитной организации, кассовыми работниками которых сформирована и упакована денежная наличность.
Экземпляр акта, составленного на сомнительные денежные знаки, направляется кредитной организации, подразделению кредитной организации вместе с экземпляром акта экспертизы денежных знаков, в котором сомнительные денежные знаки признаются неплатежеспособными или требующими дополнительных исследований, подписанным кассовым работником учреждения Банка России, проводившим экспертизу, и заверенным оттиском печати, содержащим наименования территориального учреждения Банка России и учреждения Банка России, номер печати и(или) наименование должности кассового работника. Акт оформляется на каждый сомнительный денежный знак, признанный неплатежеспособным, в отдельности.
Экземпляры акта (актов) направляются в кредитную организацию, подразделение кредитной организации не позднее рабочего дня, следующего за днем их составления[9,c.113].
Порядок урегулирования претензий по излишкам, недостачам, неплатежеспособным денежным знакам, выявленным в пачках банкнот, кассетах с пачками банкнот, мешках с монетой, сформированных и упакованных кассовыми работниками кредитной организации, подразделения кредитной организации, определяется договором, на основании которого осуществляется кассовое обслуживание кредитной организации, подразделения кредитной организации.
Территориальное учреждение Банка России, учреждение Банка России вправе предусмотреть в договоре, на основании которого осуществляется кассовое обслуживание кредитной организации, подразделения кредитной организации, условие о взимании с кредитной организации платы в размере 0,1 процента от суммы фактически вложенных банкнот в пачку, монеты в мешок за осуществление в учреждении Банка России повторного пересчета сформированных и упакованных кассовыми работниками кредитной организации, подразделения кредитной организации пачек банкнот, мешков с монетой, в которых выявлены излишек, недостача.
Суммы недостач, неплатежеспособных денежных знаков, выявленных при пересчете пачек банкнот, кассет с пачками банкнот, мешков с монетой, сданных кредитной организацией, а также плата за повторный пересчет пачек банкнот, мешков с монетой, сформированных и упакованных кассовыми работниками кредитной организации, подразделения кредитной организации, в которых выявлены излишек, недостача, списываются в безакцептном порядке с банковского счета кредитной организации (при наличии в договоре, на основании которого осуществляется кассовое обслуживание кредитной организации, подразделения кредитной организации, условия о безакцептном списании денежных средств) в день составления акта на выявленный излишек, недостачу или акта, в котором сомнительные денежные знаки признаются неплатежеспособными или требующими дополнительных исследований. Сумма излишка, выявленного при пересчете пачек банкнот, кассет с пачками банкнот, мешков с монетой, сданных кредитной организацией, зачисляется на банковский счет кредитной организации в день составления акта.
Сомнительные денежные знаки, выявленные (принятые) в кредитной организации, подразделении кредитной организации, организации, сдаются в учреждение Банка России для проведения экспертизы по заявлению, оформленному на бланке кредитной организации, организации и подписанному руководителем и главным бухгалтером кредитной организации, организации или уполномоченными лицами кредитной организации. К заявлению прилагается опись сомнительных денежных знаков. В описи сомнительных денежных знаков указываются номиналы, год образца, количество, общая сумма сдаваемых на экспертизу сомнительных денежных знаков, серии и номера - для банкнот, наименование монетного двора федерального государственного унитарного предприятия "Гознак" - для монеты, дата составления описи. По возможности в описи сомнительных денежных знаков указываются наименование организации или фамилия, имя, отчество (если последнее имеется) физического лица, от которого поступили сомнительные денежные знаки, а также дата выявления (приема) сомнительных денежных знаков в кредитной организации, подразделении кредитной организации, организации. Опись сомнительных денежных знаков составляется в двух экземплярах и подписывается соответственно заведующим кассой кредитной организации, кассовым работником (заведующим кассой) подразделения кредитной организации, кассовым работником организации.
При сдаче на экспертизу сомнительных денежных знаков, имеющих существенные повреждения, номиналы и реквизиты которых невозможно установить до проведения экспертизы, в заявлении указывается их условная оценка - 1 рубль за упаковку (количество листов, кружков может не указываться), в описи сомнительных денежных знаков вместо реквизитов, предусмотренных в абзаце первом настоящего пункта, проставляется надпись "Денежные знаки Банка России в условной оценке 1 рубль". При наличии документа, подтверждающего причину повреждения денежных знаков (справки о пожаре, стихийном бедствии, протокола дорожно-транспортного происшествия и других документов), к заявлению прилагается копия такого документа[10,c.117].
Представитель кредитной организации, подразделения кредитной организации, организации передает заявление и 2 экземпляра описи сомнительных денежных знаков бухгалтерскому работнику учреждения Банка России. После сдачи сомнительных денежных знаков на экспертизу представитель кредитной организации, подразделения кредитной организации, организации получает от кассового работника учреждения Банка России второй экземпляр мемориального ордера, подписанный бухгалтерским и кассовым работниками, второй экземпляр описи сомнительных денежных знаков, подписанный кассовым работником учреждения Банка России, с проставленными оттисками печати.
Экспертиза сомнительных денежных знаков в учреждении Банка России проводится в течение пяти рабочих дней со дня сдачи представителем кредитной организации
.
По результатам проведения экспертизы сомнительных денежных знаков в тот же день составляется акт.
В случае признания принятых на экспертизу банкнот неплатежеспособными, не содержащими признаков подделки указанные банкноты оформляются в предусмотренном порядке. Неплатежеспособные денежные знаки, не содержащие признаков подделки, возвращаются представителю кредитной организации. При этом указанный представитель расписывается в получении неплатежеспособных денежных знаков в мемориальном ордере, оформленном в одном экземпляре, в котором приводятся данные документа, удостоверяющего личность представителя кредитной организации.
Денежные знаки, имеющие признаки подделки, передаются территориальному органу внутренних дел, и информация об этом сообщается кредитной организации, подразделению кредитной организации, организации по их просьбе в день обращения.
Сумма денежной наличности, сданной подразделением кредитной организации, которому открыт лицевой счет для кассового обслуживания подразделения кредитной организации, и пересчитанной до окончания операционного дня, перечисляется на банковский счет кредитной организации в тот же рабочий день. Если принятая денежная наличность пересчитана в день ее приема после окончания операционного дня или в течение операционного дня, следующего за днем приема, перечисление осуществляется в рабочий день, следующий за днем сдачи денежной наличности подразделением кредитной организации, которому открыт лицевой счет для кассового обслуживания подразделения кредитной организации, в учреждение Банка России[11,c.72].
Зачисление (перечисление) суммы сомнительных денежных знаков, признанных по результатам экспертизы платежеспособными, на банковский счет кредитной организации, организации осуществляется в день составления акта либо в день поступления в учреждение Банка России акта, составленного другим учреждением Банка России, признавшим сомнительный денежный знак платежеспособным.
3.2 Порядок получения денежной наличности в
банковском учреждении
Представитель кредитной организации, подразделения кредитной организации, которому не открыт лицевой счет для кассового обслуживания подразделения кредитной организации, организации, получает денежную наличность по денежному чеку, оформленному кредитной организацией, организацией.
Подразделение кредитной организации, которому открыт лицевой счет для кассового обслуживания подразделения кредитной организации, получает денежную наличность по денежному чеку, оформленному подразделением кредитной организации. В денежном чеке проставляется номер указанного лицевого счета.
Кредитная организация, подразделение кредитной организации получает денежную наличность в пределах суммы денежных средств на банковском счете кредитной организации, если иное не определено условиями договора, на основании которого осуществляется кассовое обслуживание кредитной организации. В случае открытия лицевого счета для кассового обслуживания подразделения кредитной организации данное подразделение кредитной организации получает денежную наличность в пределах суммы денежных средств, перечисленной кредитной организацией на указанный лицевой счет.
Учреждение Банка России извещает подразделение кредитной организации о поступлении денежных средств на лицевой счет для кассового обслуживания подразделения кредитной организации в тот же день способом, определенным договором, на основании которого осуществляется кассовое обслуживание подразделения кредитной организации.
Подразделение кредитной организации получает в учреждении Банка России денежную наличность не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления денежных средств на лицевой счет для кассового обслуживания подразделения кредитной организации.
Денежные средства, не полученные в установленный срок подразделением кредитной организации, перечисляются учреждением Банка России кредитной организации не позднее трех рабочих дней со дня их поступления на лицевой счет для кассового обслуживания подразделения кредитной организации, если иное не предусмотрено договором, на основании которого осуществляется кассовое обслуживание подразделения кредитной организации.
Организация получает денежную наличность в пределах суммы денежных средств на банковском счете организации.
Кредитные организации, подразделения кредитных организаций, организации представляют в учреждение Банка России денежные чеки накануне дня получения или в день получения денежной наличности.
Кредитные организации, подразделения кредитных организаций, организации могут представлять для резервирования денежных средств письменные заявки на получение денежной наличности накануне дня получения денежной наличности.
В письменной заявке на получение денежной наличности указываются соответственно полное фирменное или сокращенное фирменное наименование кредитной организации; полное фирменное или сокращенное фирменное наименование кредитной организации и наименование филиала; полное фирменное или сокращенное фирменное наименование кредитной организации и наименование дополнительного офиса, кредитно-кассового офиса, операционного офиса; полное фирменное или сокращенное фирменное наименование кредитной организации, наименование филиала и наименование дополнительного офиса, кредитно-кассового офиса, операционного офиса; наименование организации, сумма денежной наличности, которую предполагается получить, дата ее получения. В письменной заявке на получение денежной наличности также могут быть указаны суммы банкнот и монеты по номиналам. Письменная заявка на получение денежной наличности подписывается руководителем (его заместителем) кредитной организации, подразделения кредитной организации, организации или иным уполномоченным лицом и заведующим кассой кредитной организации, кассовым работником (заведующим кассой) подразделения кредитной организации, кассовым работником организации. Сумма, указанная в письменной заявке на получение денежной наличности, представленной накануне дня получения денежной наличности кредитной организацией, организацией, резервируется на банковском счете кредитной организации, организации.
Порядок передачи письменных заявок на получение денежной наличности в учреждение Банка России определяется договором, на основании которого осуществляется кассовое обслуживание кредитной организации, подразделения кредитной организации, организации.
Выдача наличных денежных средств по денежному чеку с банковского счета осуществляется с соблюдением очередности списания денежных средств со счета, установленной законодательством Российской Федерации.
Представитель кредитной организации, подразделения кредитной организации, организации предъявляет бухгалтерскому работнику учреждения Банка России денежный чек и документ, удостоверяющий личность. Бухгалтерским работником осуществляется проверка денежного чека, а также соответствия проставленных в денежном чеке оттиска печати и подписей образцам, указанным в карточке, с образцами подписей и оттиска печати; представителю кредитной организации, подразделения кредитной организации, организации передается контрольная марка от денежного чека и возвращается документ, удостоверяющий личность[8,
c.22].
Для получения денежной наличности представитель кредитной организации, подразделения кредитной организации, организации предъявляет кассовому работнику учреждения Банка России контрольную марку от денежного чека и документ, удостоверяющий личность, называет по просьбе кассового работника сумму получаемой денежной наличности, подписывает переданный ему кассовым работником денежный чек, после чего возвращает денежный чек кассовому работнику.
При предъявлении нескольких денежных чеков выдача кассовым работником денежной наличности осуществляется по каждому денежному чеку отдельно в порядке очередности номеров денежных чеков.
Денежная наличность выдается из кассы учреждения Банка России полными, неполными пачками банкнот, полными, неполными кассетами с пачками банкнот, полными корешками и отдельными банкнотами, полными, неполными мешками с монетой, пакетами, тюбиками, отдельными монетами. Денежная наличность выдается из кассы учреждения Банка России в упаковке учреждений Банка России, печатных фабрик, монетных дворов федерального государственного унитарного предприятия "Гознак". При наличии письменной заявки на получение денежной наличности кредитной организации, подразделения кредитной организации, организации, в которой указаны предполагаемые к получению суммы банкнот и монеты по номиналам, денежная наличность выдается по возможности в номиналах, указанных в письменной заявке на получение денежной наличности. Суммы банкнот и монеты по номиналам, указанные в письменной заявке на получение денежной наличности кредитной организации, подразделения кредитной организации, организации, могут корректироваться руководителем учреждения Банка России исходя из имеющихся в наличии банкнот и монеты определенных номиналов в целях удовлетворения потребностей хозяйствующих субъектов и населения в наличных деньгах на территории субъекта Российской Федерации.
Представитель кредитной организации, подразделения кредитной организации, организации под контролем кассового работника, осуществляющего выдачу денежной наличности, проверяет пачки банкнот, кассеты с пачками банкнот, мешки с монетой по надписям на верхних накладках пачек банкнот, ярлыках к кассетам с пачками банкнот, мешкам с монетой, а также корешки, пакеты, тюбики, отдельные банкноты и монеты полистным, поштучным пересчетом.
Представитель кредитной организации, подразделения кредитной организации, организации имеет право пересчитать полистно банкноты, упакованные в полные и неполные пачки, кассеты с пачками банкнот, и поштучно монету, упакованную в мешки, под наблюдением контролирующего работника учреждения Банка России в помещении для клиентов. Доставка денежной наличности в указанное помещение осуществляется представителем кредитной организации, подразделения кредитной организации, организации в сопровождении контролирующего работника учреждения Банка России.
При полистном, поштучном пересчете денежной наличности верхняя и нижняя накладки пачки банкнот, бандероли корешков, обвязка с пломбой (полиэтиленовая упаковка с оттиском (оттисками) клише), ярлык к мешку с монетой, кассете с пачками банкнот сохраняются до окончания пересчета пачки банкнот, кассеты с пачками банкнот, мешка с монетой.
На сумму недостачи, излишка, сомнительных денежных знаков, обнаруженных представителем кредитной организации, подразделения кредитной организации, организации при пересчете принятой денежной наличности, контролирующим работником учреждения Банка России оформляется акт в одном экземпляре. Бухгалтерским работником на основании акта на сумму недостачи, сомнительных денежных знаков оформляется расходный кассовый ордер, на сумму излишка - приходный кассовый ордер. Сумма недостачи денежной наличности выдается кассовым работником представителю кредитной организации, подразделения кредитной организации, организации по расходному кассовому ордеру, сумма излишка принимается кассовым работником от представителя кредитной организации, подразделения кредитной организации, организации по приходному кассовому ордеру. Акт помещается в дело (сшив) кассового подразделения учреждения Банка России.
3.3 Инвентаризация денежных средств
Инвентаризация кассы проводится в соответствии с приказом №49 Минфина РФ от 13.06.1995 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" и Порядком ведения кассовых операций.
Цель инвентаризации - проверка правил хранения наличных денег, оформления первичной и вторичной учетной документации, соответствие остатка в кассовой книге фактическому остатку в кассе.
Проведение инвентаризации обязательно в случаях:
- при смене кассира;
- при выявлении недостач и хищений;
- перед составлением годовой отчетности.
В остальных случаях сроки проведения инвентаризации устанавливает руководитель организации в Приказе о проведении инвентаризации, также в Приказе назначается комиссия для проведения инвентаризации (представители руководства, бухгалтерии, службы аудита).
Инвентаризация начинается с проверки учетного остатка, отраженного в отчете кассира, фактическому наличию денег в кассе. Если фактический остаток больше учетного, то в кассе имеется излишек, который должен быть признан в составе внереализационных доходов организации. В обратном случае в кассе недостача, которая должна быть взыскана за счет кассира. По результатам инвентаризации составляется Акт по форме Инв-15, на основании которого в бухгалтерии делают проводки:
Дебет 50 Кредит 91-1 - на сумму излишка,
Дебет 94 Кредит 50 - на сумму недостачи,
Дебет 73 Кредит 94 - недостача отнесена на кассира.
Действенной мерой контроля работы кассира является инвентаризация, она бывает плановая и внеплановая. В частности, к ним относятся:
- составление годовой бухгалтерской отчетности;
- смена материально ответственных лиц;
- выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества и др.
Кроме того, должна проводиться внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.
Инвентаризация, как плановая, так и внезапная, проводится комиссией, назначаемой руководителем учреждения, результаты ее фиксируются в акте.
Перед началом ревизии кассир дает расписку в том, что все поступившие деньги или другие ценности (денежные документы, ювелирные изделия и т.д.) оприходованы, выбывшие - списаны, а все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию. Во время проведения ревизии какие-либо операции, связанные с приемом или выдачей ценностей из кассы, не осуществляются.
Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. При обнаружении инвентаризацией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.
Акт подписывают все члены комиссии, а также кассир. Если акт не подписал хотя бы один из них, результаты инвентаризации считаются недействительными.
Стоит также заметить, что ревизионный контроль в учреждениях и организациях за сохранностью наличных денежных средств должен осуществляться не только посредством обязательных плановых и внезапных инвентаризаций, но и каждодневно.
Письмом Минфина РФ от 30.08.1993 N 104 утверждены Типовые правила эксплуатации ККТ при осуществлении денежных расчетов с населением (далее - Типовые правила).
По окончании работы кассир должен подготовить денежную выручку и другие платежные документы, составить кассовый отчет.
По показаниям секционных счетчиков (регистров) на начало и конец определяется сумма выручки. Сумма выручки должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленте с итоговым чеком ККТ. После снятия показания счетчиков (регистров) либо распечатки, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в журнале кассира-операциониста, которая скрепляется подписями кассира и представителя администрации.
Таким образом, любая организация или индивидуальный предприниматель, являющиеся клиентами кредитной организации, вправе получить со своего банковского счета наличные деньги в пределах остатка на нем, если условиями договора банковского счета не предусмотрено иное.
Выдача денег осуществляется на основании специально оформленного для конкретного клиента денежного чека, предъявленного накануне дня либо в день получения наличных денег.
Организация вправе перепроверить сумму выдаваемых денег, не отходя от кассы, под наблюдением кассового работника путем поштучного и полистного пересчета либо по надписям на ярлыках в случае выдачи денег в сумках.
Инвентаризация денежных средств в кассах учреждений и предприятий должна производиться производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации.
Целью инвентаризации является достижение правильности оформления первичных расходных документов, полноты и правильности оприходования денежных средств, повышение кассовой дисциплины, с помощью проверки фактического наличия денежных средств и денежных документов в кассе учреждения(предприятия)[12,c.77].
Заключение
Для хранения наличных денежных средств и выполнение расчетов с ними на каждом предприятии, в организации или учреждении создается касса. Кассовые операции занимают одно из центральных мест в хозяйственной деятельности организации. Кассовые операции осуществляет кассир, являющийся должностным лицом с полной материальной ответственностью за сохранность всех принятых на хранение денег и ценных бумаг и за всякий ущерб, причиненный предприятию. Предприятие создает условия, необходимые для обеспечения сохранности денежных средств в кассе, при доставке их из учреждения банка и при сдаче в банк.
Не разрешается хранить в кассе наличные деньги и другие ценности, не принадлежащие предприятию, и входить в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе.
В кассе можно хранить денежные суммы в пределах установленного лимита для оплаты хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других платежей. Для установления такого лимита предприятие представляет в обслуживающее учреждение банка расчет по установленной форме.
В кассу наличные денежные средства поступают с расчетного счета в банке через кассира, который получает их по денежным чекам, а также могут поступать: от рабочих и служащих за отпущенную им спецодежду; за топливо, материалы, готовую продукцию; ввиде оплаты платежей жилищно-коммунальных услуг; от подотчетных лиц в виде возврата не использованных им авансов и другие виды поступлений.
Основным приходным кассовым документом является приходный кассовый ордер с отрывной квитанцией.
Расход денег из кассы чаще всего связан с выплатой заработной платы и премий рабочим и служащим, производством расходов по командировкам, почтово-телеграфных и других хозяйственных расходов, выплатой пенсий, пособий по социальному страхованию и т. д. Основным документом, которым оформляется выдача денег из кассы, является расходный кассовый ордер.
Прием и выдача наличных денег кассами предприятий может производиться и по другим надлежаще оформленным документам: товарно-транспортным накладным на отпущенные за наличный расчет товарно-материальные ценности, счетам за оказанные услуги, платежным ведомостям и др.
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы сразу после их исполнения подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием числа, месяца, года.
До передачи в кассу кассовые ордера и заменяющие их документы регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.
Сразу же после получения или выдачи денег данные приходных и расходных кассовых документов записываются кассиром в кассовую книгу. На предприятии должна быть только одна кассовая книга, и записи в ней ведутся кассиром в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой.
Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации применяется активный Счет 50 «Касса».
На основании обработанного отчета кассира в бухгалтерии ведется учет кассовых операций в журнале-ордере №1.
Кроме наличных денег, в кассах могут храниться различные денежные документы и бланки документов строгой отчетности (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, переводы в пути и др.).
Для контроля над кассовой дисциплиной в сроки, установленные руководителем субъекта хозяйствования производится плановая и внеплановая (внезапная) ревизия кассы.
Для учета денежных средств применяются счета бухгалтерского учета, находящиеся в разделе V «Денежные средства» Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций(50 «Касса»,51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета»,55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути»)
Список использованных источников
1 Бухгалтерский учет: учеб.-2-е изд., перераб. И доп./ Ю.А. Бабаев [и др.]; под ред. Ю.А. Бабаева.- М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008.-384с.
2 Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2007.-592с. - (Высшее образование)
3 Бухгалтерский учёт: учебник.- М.: Высшее образование, 2007.-443с. – (Основы наук)
4 Кожинов В.Я. Переход к новому плану счетов финансово-хозяйственной деятельности предприятия. 4600 бухгалтерских проводок в таблицах перехода к новому Плану счетов.-М.: Экзамен, 2001.-496с.
5 Козлова Е.П., Бабченко Т.Н., Галанина Е.Н. Бухгалтерский учет в организациях.- М.: Финансы и статистика, 2002.-245с.
6 Соколов Я.В. Лука Пачоли: человек и мыслитель // Пачоли Л. Трактат о счетах и записях. - М.: Финансы и статистика, 1994.-354с.
7 Садиков И.А. Применение бланков строгой отчетности при осуществлении денежных расчетов с населением// Главбух.- 1998.-№5.-20с.
8 Верещака В.В. Приобретение и эксплуатация контрольно-кассовой машины// Главбух.- 1998.-№3.-22с.
9 Щадилова С.Н. Бухгалтерский учет и коммерческие расчеты: Учеб. пособие.- М.: ДИС, 1995.- 150 с.
10 Бухгалтерский учет: Учеб. пособие / В.Ф.Бабына, Т.И.Панова, З.И.Одуло и др.; Под общ. ред. В.Ф. Бабына.- М.: Выш. шк., 2002. - 304 с.
11 Шесть лет спустя. Как сделать безопасной работу с кассовой техникой.- Олеся Пережогина.- Главбух.- 2009.-№8.-72с.
12 Денежные средства.- Сергей Сапрыкин.- Главбух.- 2009.-№7.-77с.