Хорошо, когда работники вовремя уходят в отпуск, вовремя возвращаются из него и остаются на фирме. Тогда в расчетах с ними проблем не возникает. А если ваш сотрудник решил отгулять отпуск раньше времени? Ведь Трудовой кодекс это позволяет. В таком случае считается, что отпуск предоставлен авансом. Отпускные при этом положено рассчитывать точно так же, как и после года работы.
Пример
Антонов был принят на работу в ООО «Космос» 1 июня прошлого года. С 4 по 31 января текущего года включительно ему был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск. Расчетный период (октябрь, ноябрь, декабрь) отработан полностью.
Ежемесячная заработная плата Антонова – 10 000 руб.
В расчет отпускных бухгалтер «Космоса» включил 30 000 руб.
Среднедневная зарплата Антонова равна 337,84 руб. (30 000 руб. : 3 мес. : 29,6 дней). Сумма отпускных составила 9459,52 руб. (337,84 руб. x 28 дней).
Для упрощения примера стандартные вычеты не рассматриваем.
Сумма налога на доходы с отпускных составит 1229,73 руб. (9459,52 руб. x 13%).
Если после досрочного отпуска сотрудник уволится, так и не «заработав» его, у бухгалтера возникнет масса проблем. В частности, придется пересчитать отпускные и «отобрать» у работника их часть. При этом в бухучете надо сторнировать излишне начисленные суммы и удержать их с работника. Об этом Минфин напомнил в письме от 20 октября 2004 г. № 07-05-13/10.
Кроме того, фирма должна вернуть увольняемому часть налога на доходы с отпускных. Для этого надо взять с него заявление с просьбой вернуть излишне удержанные суммы (п. 1 ст. 231 НК РФ). Отдавать налог непосредственно сотруднику не обязательно. На его сумму можно просто уменьшить возвращаемые фирме отпускные.
Пример
Допустим, 1 февраля текущего года Антонов уволился.
Бухгалтер «Космоса» рассчитал, какую сумму отпускных он должен вернуть.
К моменту увольнения сотрудник проработал на фирме 8 месяцев.
Посчитаем количество отпускных дней, которые он «заработал» за это время:
28 дней : 12 мес. Х 8 мес. = 19 дней
Сумма отпускных за эти дни составила:
337,84 руб. x 19 дней = 6418, 96 руб.
С отпускных надо удержать НДФЛ в сумме:
6418,96 руб. x 13% = 834,46 руб.
Таким образом, лишние отпускные составили:
9459,52 руб. – 6418, 96 руб. = 3040,56 руб.
Сумма налога на доходы, которую фирма должна вернуть Антонову, равна:
1229,73 руб. – 834,46 руб. = 395,27 руб.
Получается, что всего работник заплатит в кассу фирмы:
3040,56 руб. – 395,27 руб. = 2645,29 руб.
Записи в учете будут такими:
1 февраля
Дебет 20 Кредит 70
– 3040,56 руб. – сторнирована излишняя сумма отпускных за январь;
Дебет 70 Кредит 68
– 395,27 руб. – сторнирован излишне удержанный НДФЛ с отпускных;
Дебет 50 Кредит 70
– 2645,29 руб. (3040,56 – 395,27) – работник внес в кассу излишне
Помимо НДФЛ бухгалтеру придется разбираться и с другими «зарплатными» налогами. Посмотрим, как на нашем примере выглядят перерасчеты по ЕСН, а также по пенсионным взносам.
Пример
Для упрощения расчетов мы не будем рассматривать взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.
Сумма ЕСН, уплаченная с выданных Антонову отпускных, составила:
– в федеральный бюджет – 1891,90 руб. (9459,52 руб. x 20%);
– в ФСС – 302,70 руб. (9459,52 руб. x 3,2%);
– в ФФОМС – 75,68 руб. (9459,52 руб. x 0,8%);
– в ТФОМС – 189,19 руб. (9459,52 руб. x 2%);
– взносы на пенсионное страхование – 1324,33 руб. (9459,52 руб. x 14%).
31 января бухгалтер «Космоса» сделал такие проводки:
Дебет 20 Кредит 68 субсчет «Расчеты по ЕСН»
– 1891,90 руб. – начислен ЕСН в федеральный бюджет;
Дебет 68 Кредит 69-2
– 1324,33 руб. – зачтены взносы на пенсионное страхование в счет уплаты ЕСН в федеральный бюджет;
Дебет 20 Кредит 69-1
– 302,70 руб. – начислен взнос в Фонд социального страхования;
Дебет 20 Кредит 69-3
– 75,68 руб. – начислен взнос в Федеральный ФОМС;
Дебет 20 Кредит 69-3
– 189,19 руб. – начислен взнос в территориальный ФОМС.
После увольнения Антонова ЕСН пришлось пересчитать. Он составил:
– в федеральный бюджет – 1283,79 руб. (6418,96 руб. x 20%);
– в ФСС – 205,41 руб. (6418,96 руб. x 3,2%);
– в ФФОМС – 51,35 руб. (6418,96 руб. x 0,8%);
– в ТФОМС – 128,38 руб. (6418,96 руб. x 2%);
– взносы на пенсионное страхование – 898,65 руб. (6418,96 руб. x 14%).
Излишне уплаченные суммы соцналога равны:
– в федеральный бюджет – 608,11 руб. (1891,90 – 1283,79);
– в ФСС – 97,29 руб. (302,70 – 205,41);
– в ФФОМС – 24,33 руб. (75,68 – 51,35);
– в ТФОМС – 60,81 руб. (189,19 – 128,38);
– взносы на пенсионное страхование – 425,68 руб. (1324,33 – 898,65).
На эти суммы бухгалтер сторнировал начисленный ЕСН:
1 февраля
Дебет 20 Кредит 68 субсчет «Расчеты по ЕСН»
– 608,11 руб. – сторнирован излишне начисленный ЕСН в федеральный бюджет;
Дебет 68 Кредит 69-2
– 425,68 руб. – сторнированы взносы на пенсионное страхование в счет уплаты ЕСН в федеральный бюджет;
Дебет 20 Кредит 69-1
– 97,29 руб. – сторнирован взнос в Фонд социального страхования;
Дебет 20 Кредит 69-3
– 24,33 руб. – сторнирован взнос в Федеральный ФОМС;
Дебет 20 Кредит 69-3
– 60,81 руб. – сторнирован взнос в территориальный ФОМС.
Обратите внимание: перетасовка сумм отпускных и налогов потянет за собой и пересчет налога на прибыль. Возвращенные работником отпускные и сторнированные соцналог и взносы надо исключить из расходов по прибыли в периоде увольнения работника.