Тендер - это конкурс среди подрядчиков за право вас обслужить. Как с помощью тендера получить качественное обслуживание и товары за приемлемые деньги. Как провести тендер. Особенности тендеров и их секреты.
В период, когда рынок насыщен и перенасыщен различными предложениями "купи у меня!", " закажи у меня!", "найми меня!" и заказчика и покупателя появляется возможность устроить тендер по удовлетворению своих потребностей и нужд.
Тендер - конкурс среди потенциальных исполнителей или поставщиков на выполнения заказа, каких-либо работ, по условиям заказчика. Позволяет заказчику оптимизировать свои затраты по критериям "цена - качество - сроки".
Не секрет, что основными определяющими параметрами при выборе независимого подрядчика на исполнение каких либо работ являются сроки исполнения работ, их качество и цена. Причем тут действует правило треугольника, у которого как не крути, острыми могут быть только 2 угла, а третий при этом будет тупой. Так и здесь. Достаточно просто выполнить любые два требования, а вот третье - будет при этом выдавать "запредельные", порой неприемлемые параметры.
Хотите дешево и качественно - значит это будет не быстро.
Хотите дешево и быстро - значит это будет некачественно.
Хотите быстро и качественно - значит это будет не дешево.
Вот найти такое соотношение "углов", которое бы устроило и вас, как заказчика, так и исполнителя и призван тендер.
В западном мире тендер - это одно из самых обычных способов решений вопросов с заключением договоров на поставку и производство работ. В России этот метод, к сожалению, только начинает завоевывать свои позиции в силу отсутствия нормальной бизнес - среды. Но лиха беда начало.
Несомненной пользой от проведения тендера является несколько факторов:
- Проведение гласного тендера создает конкурентную среду, участвовать в которой будут только действительно компетентные люди или организации. Те, кто занимаются "разведением лохов" чрезвычайно редко суются в подобные мероприятия. Их стихия - "навешать лапши" заказчику своим портфолио, представить себя "круче, чем яйцо на пасху" и "сорвать контракт". А дальше можно его "доить" пока не надоест. Или пока заказчик их не раскусит. Тендер для таких "подрядчиков" - не самая лучшая среда. По крайней мере, они там - как на ладони.
- При обсуждении условий, потенциальные участники на просто предлагают свои условия, а, как правило, проводят определенный "ликбез" по проблеме, порой выявляя некие вопросы, которые упустил сам заказчик при составлении технического задания (ТЗ) на тендер. Заказчик, при проведении переговоров с последующими потенциальными подрядчиками может продемонстрировать свое понимание "темы" во всей красе, давая понять, что он полностью владеет терминологией и тонкостями проблемы. И подрядчик понимает, что такого "клиента" голыми руками не возьмешь. И нужны серьезные аргументы в виде гарантий качества, сроков, цены, штрафных санкций…
- Если вы проводите тендер, то вы выступаете уже в роли не просителя, но повелителя. Не вы стоите "с протянутой рукой", а подрядчик задумчиво морщит лоб и изрекает "оно, конешно, можно, но это будет дорого стоить…", а вы выбираете из целого ряда предложений. "Да, вот ваше предложение подходит нам более всего, но вот цена…. Если бы ее уменьшить на…..". У вас появляется предмет торга. И поверьте старому переговорщику, создание предмета торга стоит дорогого. Это как игра в покер. Психология важнее расклада.
- При поиске поставщика или подрядчика является достаточно важным фактором форс-мажор. Не тот, что прописывают в договорах (землетрясения, войны, восстания рабов). А "бытовой" форс-мажор. Например, арест имущества подрядчика, поломка его автомобилей, забастовки его рабочих и пр. Мало того, что это надо прописывать в договоре, но надо от этого страховаться запасными вариантами. Эксклюзивный поставщик - это всегда плохой поставщик. Он в любой момент может изменить цены, условия поставки или оплаты. Вы очень сильно от него зависите. Поэтому всегда надо иметь запасных игроков. Тендер дает такую возможность! В процессе переговоров вы имеете нескольких потенциальных подрядчиков. Любой из них рад получить ваш заказ. Вот из них и формируется скамеечка запасных игроков.
Как провести тендер с пользой для себя? Промоделируем ситуацию. Допустим, вы хотите что то купить или заказать какие либо работы, ваши действия. Вы начинаете поиск потенциального продавца или подрядчика. Вы берете какую либо газету с объявлениями, лезете в интернет, обзваниваете знакомых… не суть важно. Важно то, что вы все равно формируете некий список потенциальных исполнителей, для того, что бы потом выбрать кого либо из них, с кем и будет заключена сделка. Т.е. налицо некий элемент тендера, с той оговоркой, что все же это не тендер.
Что плохо при таком подходе? Плохо то, что в данном случае вы выступаете в роли просителя! И условия сделки диктуете не вы, его Величество Клиент и Заказчик, а подрядчик! И вероятность сделать оптимальный выбор в таком случае крайне мала. Справедливости ради стоит заметить, что и подрядчик тоже как бы участвует в тендере своими рекламными обещаниями. Но какова истинная цена таких обещаний вам объяснять, надеюсь, не надо. Обещать - не жениться. По крайней мере с переговорами в состоянии, когда подрядчик знает, что у него есть конкуренты с которыми вы тоже ведете переговоры, это не сравнить. Поэтому проводить тендер при покупке товара или услуг весьма полезно. Вы сэкономите свои деньги, а партнеры и подрядчики оценят вашу бизнес-хватку по достоинству.
Удивительно, но достаточно сильным сдерживающим фактором при проведении тендеров являются некие "соображения совести". Человек рассуждает "…вот, я им позвонил… они приехали… я им объяснил… как то их обнадежил…неудобно
Давайте рассмотрим несколько типичных примеров, когда проводит тендер не только полезно, но и жизненно необходимо для успешного решения задачи и экономии средств. Некоторые из этих примеров основаны на реальных фактах (автор одно время работал заместителем ген.директора в одном крупном издательстве).
Например, вы решили оборудовать свой офис кондиционерами, или купить партию компьютеров, выбрать себе поставщика расходных материалов. Если вы сами начнете искать подрядчика, то вам очень скоро надоест их и обзванивать, и "разводить" на скидку. При этом вы формально демонстрируете себя как слабая сторона - это вам "надо", а не им. Они и без вас прекрасно жили. Если же вы объявите тендер, то вы лишь обнаружите свое желание, "да вот мы подыскиваем…". И тут вам предложения посыплются как из рога изобилия. И всегда есть предмет для торга.
Следует отметить такой момент. Многие поставщики или подрядчики, для того, что бы заполучить контракт идут на прямой подкуп персонала заказчика, т.е. на "откат". Тендер позволяет практически обойти этот иногда губительный для фирмы путь. Поскольку результаты тендера как правило проходят через руководство. И нерадивому менеджеру польстившемуся на копеечный подарок придется объяснить, почему он выбрал именно этого подрядчика, предложившего не самые выгодные условия.
При проведении тендера на покупку-поставку все достаточно просто и прозрачно. Более сложным является тендер на проведение работ, точная цена которых не известна. Например, на проведения ремонта. Множество претендентов на эту работу предоставят вам свои сметы на проведение работ. Рассмотрев их подробно, заказчик может вывести для себя некую среднюю величину стоимости работы или отдельных операций. Это служит серьезным козырем при проведении переговоров с каждым из претендентов. Оценка какой-то операции в разных фирмах может отличаться в десятки раз! Серьезный повод поинтересоваться, "а почему у вас это так дорого? Обычно за это просят ….".
Другим примером может служить покупка "интеллектуальных" товаров, например, заказ на разработку бизнес-плана или сценария рекламной кампании или акции. Разработка креатива рекламной кампании зачастую проводится либо своими силами, либо заказывается в рекламном агентстве. Конечно, это правильно, обратиться к специалистам. Но будет еще более правильным провести тендер, конкурс на разработку такой кампании. Одна голова хорошо, а 50 - лучше. Рекламные агентства ведь тоже будут участвовать в этом тендере, а наличие "конкурентов" заставить их "лобик морщить" куда как интенсивнее. Да и не обязательно лучшие идеи рождаются у "специалистов" . Иногда и дилетант может выдать такой перл, что диву даешься.
Есть одна история, о том, как Г.Форд решил провести реорганизацию среди своей администрации и назначил аттестационную комиссию по оценке целесообразности должностей и соответствия им людей. При подведении итогов дошла очередь до одного молодого инженера, про которого комиссия написала, что он сидит весь день ничего не делая задрав ноги на стол, курит, пьет кофе, листает газеты. Форд повелел его оставить и не беспокоить: " Именно этим же он и занимался, когда ему в голову пришла идея, внедрив которую, мы заработали несколько миллионов долларов".
Поэтому иногда весьма полезно привлекать к созданию "творческих" продуктов именно дилетантов. Они привносят свежую струю в поток идей, смотрят на проблему под другим углом, нежели привыкли видеть ее вы, или те, кто ею постоянно занимается.
Технология проведения тендера на первый взгляд кажется несложной. Необходимо лишь доходчиво изложить свои требования и обнародовать их. Затем останется лишь собирать предложения, проводить их анализ, вести предварительные переговоры и принять решение. Однако тут имеются некоторые подводные камни, которых надо постараться избежать.
Во-первых, изложить исходную задачу требуется максимально внятно. Правильно поставленная задача - половина решения. Она же позволит вам избежать ненужных обсуждений. В некоторых случаях следует обозначить объемы закупок или сумму, на которую они будут произведены.
Во-вторых, оповещать заинтересованные стороны (потенциальных подрядчиков) следует максимально широко, и лучше не "персонально", а через нейтральные каналы. Т.е. претендент должен получить информацию о проводимом тендере не от вас, а от независимого достоверного источника. Например из пресс-релиза специализированного издания, новостей и т.п. Нежелательно, если претендент будет иметь контакт со своими конкурентами, это может породить ценовой сговор.
В третьих, проведение предварительных переговоров сотрудниками фирмы не самого высокого ранга связано с вероятностью их подкупа "откатом". Поэтому идеальным вариантом является проведение переговоров третьей стороной, не имеющей в этом тендере интереса. Причем результатом переговоров должен послужить некий сводный документ, в котором суть предложений изложена достаточно подробно и очевидно, что бы на его основе руководство фирмы - заказчика могло принять решение.
В четвертых, неплохо обеспечить конфиденциальность переговоров, особенно при проведении тендеров на крупные суммы. Это позволит избежать лишнего "трепа" как вашего бренда, так и излишней огласки вашего потенциала. Т.е. иногда и анонимность заказчика не будет лишней.