Светлана Белова
С девяти до шести или круглосуточно?
Мир вокруг нас развивается все быстрей и быстрей, как грибы появляются новые технологии, производительность промышленных линий достигает показателей, которые не могли присниться даже Жулю Верну. Даже управленческие технологии медленно, но меняются, пытаясь подстроиться под темп жизни. Только производительность труда людей практически не меняется, и это становится проблемой в условиях жесткой конкуренции.
В эпохи, когда люди выполняли вместо машин простейшие операции, выработка линейно зависела от продолжительности рабочего дня и количества рабов или пролетариев, занятых на производстве. Живые средства производства легко заменялись в случае поломки и в конце 14-часового рабочего дня делали всего на 20% больше ошибок, чем в начале.
Все существующие сейчас способы для повышения производительности персонала в офисе оказываются в той или иной степени несостоятельными:
материальное стимулирование действует ограниченное время;
повышение производительности вычислительной техники и офисного оборудования имеет только косвенный эффект морального удовлетворения;
авралы и ненормированные рабочие дни порождают огромное количество ошибок и десятикратную потерю времени на их исправление.
Кроме того, лишь единицы людей имеют период наибольшей активности, совпадающий с пресловутым “с 9:00 до 18:00”. Получается, что половину рабочего времени, сотрудники работают вполсилы и не из-за своей нерадивости, а в силу объективных биологических циклов.
Идея предоставлять наиболее творческим и ценным сотрудникам свободный график работы появилась давно. Вволю пользуясь возможностью не слышать будильника по утрам, благодарные сотрудники отвечали повышением производительности труда, особенно заметным в первые месяцы. Кроме того, работодатели заметили, что можно заодно сэкономить на офисных расходах. Естественно, процесс ухода сотрудников “на дом” смог набрать силу только после развития информационных технологий и коммуникаций.
По данным American Association of Home Base Businesses http://www.econobest.com/1_2_6.htm, в 1990 году около 4 миллионов граждан США работали на дому, а в 2001 – более 50 миллионов. В свою очередь, развитие телеработы провоцирует появление новых технологий для удобства такой формы организации труда, как для компаний, так и для самих работников.
Можно обобщить выгоды для компаний, использующих телеработников:
повышение производительности труда;
сокращение расходов на офис;
неограниченное территориальное расширение рынка труда;
возможность работы в нескольких часовых поясах;
сокращение потерь времени из-за болезней сотрудников;
сокращение количества межличностных конфликтов.
В России используются и дополнительные преимущества: отсутствие расходов на оборудование, так как у нас предполагается, что аутсорс обязан иметь компьютер и все остальное, а так же сокращение налоговых выплат, так как расходы не включаются в фонд заработной платы, а оформляются хозяйственными договорами как производственные затраты. При этом многие надомники соглашаются на меньшую оплату труда по сравнению с full time, несмотря на то, что объем работы остается прежним.
В башне из слоновой кости или в муравейнике?
В первых рядах телеработников, естественно, шагают программисты и другие “компьютерные” люди. Они ближе всех к технологиям, обеспечивающим сам процесс, они насквозь творческие, свободолюбивые и совоподобные за счет более быстрого и дешевого ночного доступа в Интернет.
На дому предпочитают работать, кроме веб-дизайнеров, и просто дизайнеры, художники, фотографы. Да и все остальные творцы: журналисты, писатели, научные работники единодушно поддерживают идею не обременять себя обязательными присутственными часами где бы то ни было.
Постепенно формируется сообщество высококвалифицированных консультантов, также не занимающих служебных помещений. Среди них лидируют аудиторы, специализирующиеся на налоговом планировании, не намного отстают эксперты по бизнес-планированию и консультанты по организационному развитию.
Работа в тишине и спокойствии привлекает аналитиков, как маркетинговых, так и финансовых. Многие бухгалтеры предпочитают заниматься ответственной и аналитической работой, например составлением ежеквартальной отчетности, на дому. И даже онлайновые брокеры начинают совершать многомиллионные сделки, не снимая домашних тапочек.
Менеджеры по продажам, де-факто, давно перешли на гибкий рабочий график. Увы, множество работников: продавцы и менеджеры торговых залов, работники производств и складов, бухгалтеры-кассиры, операционисты и другие не могут и мечтать забыть звон будильника и толчею в транспорте. К сожалению, не могут рассчитывать на свободный график и системные администраторы, от которых собственно и зависит работа виртуального офиса.
Для телеработника есть ряд очевидных преимуществ:
свободное планирование времени, возможность обеспечить желаемый баланс между работой и личной жизнью;
снижение количества и продолжительности непродуктивных простоев;
уменьшение стрессовых ситуаций, снижение количества и остроты конфликтов с сослуживцами;
смягчение остроты критики со стороны руководства (например, практически полное отсутствие ненормативной лексики и экспрессивных выражений в официальных распоряжений начальника );
возможность работы на несколько организаций одновременно;
независимость от общественного транспорта и ситуаций на дорогах;
снижение влияния на здоровье неблагоприятных факторов окружающей среды, таких как загазованные улицы и “искусственные” воздух и освещение в офисных помещениях;
уменьшение расходов на офисную одежду, а для женщин дополнительно и на декоративную косметику;
более широкий географический рынок труда, в перспективе, свобода выбора страны и места жительства.
Есть и не менее очевидные минусы в работе на дому:
отсутствие живого общения, визуальных и речевых коммуникаций;
отсутствие обособленного рабочего места (согласно опросам, более половины российских надомников трудятся по вечерам и ночам на кухнях);
трудности самодисциплины;
отвлекающие факторы домашней обстановки, например любопытные и наз
риски поломки домашнего компьютера и последующего срыва сроков работ;
несовершенство и зачастую ненадежность линий связи;
трудности в обмене информацией, невозможность быть “в гуще событий”;
затруднения в сравнительной самооценке как профессиональных, так и внешних качеств (последнее особенно важно для женщин );
необходимость повышения своей профессиональной квалификации исключительно за свой счет.
Время и деньги
Как для телеработника так и для телеработодателя можно найти 1000 аргументов за и столько же против виртуального офиса.
Препятствий действительно множество:
Страх со стороны руководства частично потерять контроль над процессом.
Психологический барьер признать находящегося вне офиса “лентяя” столь же ценным работником, как и сотрудника, который всегда “под рукой”.
Отсталость персонала и связанные с этим расходы на его обучение современным технологиям.
Высокие тарифы на услуги Интернет.
Необходимость установки специального программного обеспечения для организации защищенных телеконференций.
Трудности при создании полноценных виртуальных команд.
Размывание корпоративной культуры без непосредственного контакта сотрудников.
Со многими трудностями предприятиям может и должно помогать государство или местные городские и муниципальные власти, хотя бы путем модернизации линий связи. Ведь они прямо заинтересованы в развитии виртуальных офисов:
Разгружаются транспортные потоки.
Уменьшается площадь, занятая под парковки и автостоянки.
Появляется возможность выровнять занятость в регионах без затрат на миграцию (в России актуальной является, например, задача использования потенциала “наукоградов”).
Становится возможной частичная занятость инвалидов и женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком (а желающих найдется немало), тем самым может быть уменьшено бремя социальных выплат.
В любом случае, для руководства компании решающими факторами для принятия решения об организации виртуального офиса будут ответы на вопросы:
Выгоден ли виртуальный офис по сравнению с оффлайновым?
Дает ли использование телеработников выигрыш во времени?
Сразу хотелось бы отметить, что составить классический бизнес-план проекта “виртуальный офис” на практике оказывается труднее, чем в теории.
Однако прямая материальная выгода просматривается в большинстве случаев. Даже у “ленивых” россиян производительность труда при переходе на надомную работу вырастает в первые 3 месяца на 15% точно так же, как и “трудолюбивых” американцев и немцев. Даже без учета этого важнейшего фактора, прямая экономия от офисных расходов покрывает затраты на специальное программное обеспечение. Если добавляется еще и экономия на фонде заработной платы, то вопрос о частичном переходе в виртуальность можно было бы считать решенным.
Со вторым вопросом, увы, полной ясности нет. Он тесно связан с управляемостью возникающего процесса. Именно, вероятность потери управляемости в первую очередь останавливает руководителей. За потерей управляемости следует неизбежная потеря времени, а время, как известно, эквивалент денег.
Есть четкие рекомендации по управлению телеработниками http://www.econobest.com/1_2_6.htm:
Работа вне основного офиса - дело сугубо добровольное. Кроме того, одного желания у работника и руководителя мало. Надо чтобы при переходе на телеработу у сотрудника имелись соответствующие условия. Например, наличие соответствующей инфраструктуры.
Телеработа подразумевает уменьшение и ослабление обратной связи и контроля. Для анализа доступны только некие промежуточные результаты. Общая картина согласно отчетам сотрудника и реальным положением дел может существенно отличаться. Следовательно, в телеработники может переводиться работник с высоким уровнем самодисциплины и ответственности.
Потенциальный кандидат на работу вне офиса должен быть досконально знаком с технологией работы и взаимодействием между другими ресурсами предприятия. Достигается это не только обучением.
Надо учитывать фактор семьи. Естественно, пребывание в кругу семьи иногда положительно, иногда нет, но сказывается на производительности работника.
Вопросы безопасности данных и секретности. Понятно, что каждая компания по-своему понимает эти вопросы. Но при переходе на телеработу проблема утечки и потери информации существенно возрастает.
Вопросы рабочего времени. Обычно находящийся дома сотрудник склонен преувеличивать свои возможности, полагаясь на достаточное для выполнения работ время.
Вопросы коммуникации. Если между руководителем и телеработником с относительно высокой зарплатой медленная связь, необходимо обеспечивать его более качественной связью. Время хорошего работника стоит очень дорого.
Интерактивность. Весьма серьезный вопрос. Как добиться максимально быстрого отклика телеработника или руководителя, если нет возможности постоянно находиться в онлайне? Проблема решается весьма просто. Пейджер и сотовый телефон. Причем необязательно звонить, достаточно послать на телефон текстовое сообщение. Обычное взаимодействие по электронной почте не обладает достаточной интерактивностью. Альтернативное решение - ICQ, NetMeeting и другие программные средства для интерактивного общения, в том числе и голосового. Кроме всего прочего, работник не должен чувствовать себя оторванным и удаленным от своего предприятия, что тоже является непростой задачей для руководителя.
Для того чтобы объединить ряд достоинств онлайнового и оффлайнового офисов изобретено немало комбинированных схем (естественно, они не учитывают варианты с использованием работников из других регионов), например:
“спрессованная неделя” подразумевает интенсивную работу команды несколько присутственных дней в офисе компании, а затем доводку индивидуальных частей работы на дому;
“гибкое время” требует составления индивидуальных графиков присутственных часов.
Для полноценного варианта удаленной работы придумано уже множество англоязычных названий, например telecommuting, flexplace, work-at-home, telework, remote work. В русском пока не устоялся ни один термин, надеюсь, что в ближайшем будущем с развитием линий связи проблема больших расстояний и плохих дорог начнет решаться с помощью организации виртуальных офисов с большим энтузиазмом.