К основным средствам бюджетной организации относятся активы, имеющие материально-вещественную форму, используемые в качестве средств труда при выполнении работ, оказании услуг, производстве продукции либо для целей управления организацией, действующие в неизменной натуральной форме в течение нормативного срока службы продолжительностью свыше 12 месяцев [2, c.126].
К основным средствам не относятся:
• предметы, служащие менее одного года, независимо от их стоимости;
• предметы стоимостью до 30 базовых величин включительно за единицу (комплект) на дату приобретения независимо от срока их службы (кроме ковров и ковровых изделий, лимит по которым установлен в пределах 10 базовых величин). Исключение составляют сельскохозяйственные машины и орудия; строительные механизированные инструменты; рабочий, племенной и продуктивный скот; библиотечный фонд и др., которые относятся к основным средствам независимо от их стоимости. Организация в соответствии с учетной политикой имеет право понижения предельной стоимости объектов для отнесения их к основным средствам;
• отдельные предметы независимо от их стоимости и срока службы (учитываемые в составе МБП): посуда, кухонный и столовый инвентарь и принадлежности; орудия лова; постельные принадлежности, специальная одежда и специальная обувь; форменная одежда и обувь; бензопилы, кусторезы, сплавной трос, усы и временные ветки лесовозных дорог, временные здания в лесу сроком службы до двух лет (передвижные обогревательные домики, бензозаправки и др.); временные (нетитульные) сооружения, выставочные стенды, приспособления и устройства, возводимые при осуществлении строительно-монтажных работ; специальные инструменты, специальные приспособления, сменное оборудование; технологическая тара;
• животные на выращивании и откорме, птица, кролики, пушные звери, семьи пчел, служебные собаки, подопытные животные;
• многолетние насаждения, выращиваемые в питомнике, в качестве посадочного материала и/или не достигшие эксплуатационного возраста;
• машины и оборудование, требующие монтажа, а также законченные монтажом, но не введенные в эксплуатацию;
• не законченные строительством или не оформленные актами ввода в эксплуатацию объекты капитального строительства [10, c.192].
Важнейшей предпосылкой правильной организации учета основных средств является их научно обоснованная классификация.
В бюджетных организациях группировка основных средств по их видам установлена формой годовой отчетности №5 "Отчет о движении основных средств". Наименования видов основных средств в этой форме совпадает с названиями субсчетов активного сч. 01 "Основные средства" [9]:
010 Здания
011 Сооружения
012 Передаточные устройства
013 Машины и оборудование
015 Транспортные средства
016 Инструменты, производственный и хозяйственный инвентарь
017 Рабочий и продуктивный скот
018 Библиотечный фонд
019 Прочие основные средства
Внутри отдельных видов основных средств выделяются группы.
Основные средства поступают в организацию в результате: приобретения за плату у других организаций и лиц; капитальных вложений (строительства объектов основных средств); получения от других организаций и лиц безвозмездно; изготовления отдельных объектов собственными силами; оприходования излишков, выявленных инвентаризацией.
Увеличение основных средств по стоимости происходит в случае их дооценки при проведении ежегодной переоценки.
Поступление объектов основных средств отражается в бухгалтерском учете на основании Актов приемки-передачи основных средств (форма ОС-1) и иных документов. Движение основных средств отражается в бухгалтерском учете на активном счете 01 "Основные средства" по первоначальной (восстановительной) стоимости [5].
По основным средствам начисляется амортизация. Для обобщения информации об амортизации предназначен счет 02 "Амортизация основных средств" - регулирующий (пассивный) счет.
Записи по счетам 01 и 02 должны быть увязаны с записями по счету 25 "Фонд в основных средствах". Счет 25 - пассивный. Кредитовый остаток счета показывает остаточную стоимость основных средств. Если из дебетового остатка по счету 01 вычесть кредитовый остаток по счету 02, получим остаточную стоимость основных средств, т. е. кредитовый остаток по счету 25.
Учет арендованных основных средств ведется на забалансовом счете 01 "Арендованные основные средства".
Приобретение основных средств осуществляется за счет средств бюджета; средств, полученных от предпринимательской деятельности; целевых средств.
В бухгалтерском учете операции по поступлению основных средств отражаются следующим образом.
На первоначальную стоимость приобретенных за плату объектов основных средств одновременно составляются две бухгалтерские записи [9]:
1. Д-т сч. 01 "Основные средства" (субсч. 010-019)
К-т субсч. 100 'Текущий счет по бюджету", 101 'Текущий валютный счет по бюджету", 111 'Текущий счет по внебюджетным средствам", 118 'Текущий валютный счет по внебюджетным средствам", 130 "Аккредитивы", 131 "Чековые книжки", 178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами", 179 "Расчеты в порядке плановых платежей".
2. Д-т субсч. 200 "Расходы по бюджету" - при приобретении основных средств за счет бюджетных средств
Д-т субсч. 211 "Расходы по внебюджетным средствам", 246 "Фонд производственного и социального развития" - при приобретении основных средств за счет доходов от предпринимательской деятельности
К-т субсч. 250 "Фонд в основных средствах".
При приобретении основных средств за счет доходов от предпринимательской деятельности сумма НДС, указанная в документах поставщиков, а также сумма НДС, уплаченная при ввозе на территорию Республики Беларусь, относится в дебет субсч. 175 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам (работам, услугам)".
Основные средства, при ввозе которых предоставлялись льготы по налогам и таможенным платежам, приходуются с учетом предоставленных льгот на соответствующих субсчетах счета 01 "Основные средства".
Аналитический учет основных средств ведется в разрезе источников их приобретения (средства бюджета, средства предпринимательской деятельности, целевые средства, безвозмездно), материально ответственных лиц, мест нахождения (эксплуатации) по каждому инвентарному объекту [2, с.327].
Под инвентарным объектом понимается законченное конструктивное устройство со всеми относящимися к нему приспособлениями и принадлежностями, или конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и совместно выполняющих определенную работу.
Каждому инвентарному объекту основных средств, кроме библиотечных фондов, присваивается инвентарный номер. Инвентарный номер должен состоять из восьми знаков, из которых первые три - это код субсчета, четвертый - код группы основных средств по данному субсчету, а остальные четыре знака - порядковый номер предмета в группе, присвоенный ему по мере поступления в организацию. По тем субсчетам, по которым не выделены группы, четвертый знак обозначается нулем. Например, инвентарный номер 01630125 обозначает субсчет 016 "Инструменты, производственный и хозяйственный инвентарь", группу 3 "Хозяйственный инвентарь", порядковый номе
Причинами выбытия основных средств из организации могут быть безвозмездная передача их организациям внутри министерства (ведомства), реализация, недостачи, выявленные инвентаризацией, перевод в МБП, а также списание объектов по разным причинам [10, c.178]:
• пришедшие в негодность вследствие физического износа, аварий, стихийных бедствий, пожара, нарушения нормальных условий эксплуатации и по другим причинам;
• морально устаревшие объекты, т. е. объекты основных средств, применение которых становится экономически невыгодным в связи с созданием более совершенных и экономичных видов основных средств;
• в связи с реконструкцией, техническим перевооружением.
Уменьшение основных средств по стоимости происходит в случае их уценки при проведении ежегодной переоценки.
Объекты основных средств, утратившие свое назначение, но пригодные для использования в народном хозяйстве, даже если по ним начислена амортизация в размере 100%, не уничтожаются, а должны быть реализованы или переданы безвозмездно организациям своей системы. При передаче объектов другим организациям (за плату или безвозмездно) оформляются товарно-транспортная накладная ТТН-1 (товарная накладная ТН-2) и Акт ф. ОС-1.
В зависимости от стоимости основных средств, подлежащих списанию, организации списывают их с баланса самостоятельно или с разрешения вышестоящего органа [5]:
объекты стоимостью до 60 базовых величин включительно списываются организациями самостоятельно;
свыше 60 базовых величин до 160 базовых величин - с разрешения вышестоящей организации;
свыше 160 базовых величин - с разрешения министерств, других органов государственного управления, а организации, состоящие на местных бюджетах, - с разрешения исполнительных комитетов.
В случаях выбытия основных средств в результате безвозмездной передачи; реализации; списания пришедших в негодность объектов; списания недостающих при инвентаризации объектов; перевода предметов из состава основных средств в состав малоценных и быстроизнашивающихся предметов составляются две бухгалтерские записи [9].
1. На первоначальную стоимость:
Д-т субсч. 250 "Фонд в основных средствах"
К-т сч. 01 "Основные средства" (субсч. 010-019).
2. На сумму амортизации:
Д-т субсч. 020 "Износ основных средств"
К-т субсч. 250 "Фонд в основных средствах".
В соответствии с Положением о порядке начисления амортизации основных средств и нематериальных активов по основным средствам бюджетных организаций начисляется амортизация. Объектами начисления амортизации не являются земля и отдельные объекты природопользования (вода, недра и другие природные ресурсы), а также отдельные виды и группы основных средств, в частности: библиотечные фонды; фильмофонды, музейные и художественные ценности, сценические средства, здания, сооружения, являющиеся памятниками архитектуры и искусства, включенными в Государственный список историко-культурных ценностей Республики Беларусь; основные средства государственных организаций, находящихся за границей; вооружение, военная и специальная техника, находящиеся в ВСРБ, других войсках и воинских формированиях.
Для обобщения информации об амортизации используется субсчет 020 "Амортизация основных средств".
Начисление амортизации прекращается при достижении нулевой остаточной стоимости основных средств. Такой порядок вызывает необходимость постоянного контроля за остаточной стоимостью каждого объекта.
Чтобы основные средства преждевременно не выходили из строя, необходимо содержать их в исправности и периодически производить ремонт.
Затраты по ремонту основных средств относятся в дебет субсчетов 200, 211с расшифровкой в разрезе соответствующих элементов Бюджетной классификации:
1101002 "Оплата текущего ремонта оборудования и инвентаря";
1101003 "Оплата текущего ремонта зданий и помещений";
2400301 "Капитальный ремонт жилищного фонда";
2400303 "Капитальный ремонт объектов социально-культурного и бытового назначения";
2400304 "Капитальный ремонт административных объектов";
2400305 "Прочий капитальный ремонт".
Следует заметить, что в соответствии с действующим в республике Планом счетов бухгалтерского учета исполнения смет расходов организаций, финансируемых из бюджета, в отличие от России, в составе основных средств учитываются также нематериальные активы.
К нематериальным активам для целей бухгалтерского учета относятся активы, не имеющие материально-вещественной (физической) формы, способные приносить будущие экономические выгоды. К ним относятся принадлежащие обладателю имущественные права [7]:
■ на объекты промышленной собственности;
■ на произведения науки, литературы и искусства;
■ на объекты смежных прав;
■ на программы для ЭВМ и компьютерные базы данных;
■ на использование объектов интеллектуальной собственности, вытекающих из лицензионных и авторских договоров;
■ на пользование природными ресурсами, землей;
■ прочие (лицензии на осуществление вида деятельности, на осуществление внешнеторговых и квотируемых операций, на использование опыта специалистов, права доверительного управления имуществом).
Прикладные программы для ЭВМ, компьютерные базы данных, приобретаемые и используемые для собственного потребления, в составе нематериальных активов не учитываются. Затраты по их приобретению относятся на расходы организации (при приобретении за счет доходов от предпринимательской деятельности - на расходы будущих периодов) или учитываются в составе основных средств (как составная часть приобретенного компьютера).
К нематериальным активам не относятся также экземпляры произведений, содержащихся на материальных носителях, в которых выражены произведения науки, литературы, искусства. Затраты на их приобретение отражаются в составе текущих информационных расходов, если они содержат деловую, научно-техническую и потребительскую информацию на любых носителях, включая экземпляры периодических и непериодических изданий, в том числе методическую, справочную литературу, нормативные документы. Отдельные экземпляры произведений могут учитываться в составе основных средств (как библиотечные фонды).
В бюджетных организациях нематериальные активы учитываются в составе основных средств на субсчете 019 "Прочие основные средства" в оценке по первоначальной стоимости [9].
Учет нематериальных активов ведется в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету нематериальных активов организациями, финансируемыми из бюджета, утвержденной Постановлением Министерства финансов №26 от 20 декабря 2001г.
Нематериальные активы принимаются к бухгалтерскому учету на основании Акта приемки-передачи основных средств (ф. ОС-1).
Аналитический учет нематериальных активов ведется по их видам по каждому инвентарному объекту в инвентарных карточках учета основных средств (ф. ОС-6). Инвентарные карточки регистрируются в описи инвентарных карточек (ф. ОС-10).
Порядок отражения на счетах операций по поступлению, выбытию нематериальных активов, по начислению амортизации аналогичен порядку отражения на счетах этих операций по основным средствам.
Таким образом, учет основных средств бюджетных организаций осуществляется на синтетическом счете 01, к которому открываются субсчета. В Республике Беларусь нематериальные активы учитываются в составе основных средств.